ab vergadering regio achterhoek dd 10-03-2021

MEMO Datum

: 5 maart 2021

Van

: Niek Reinders

Aan

: college

Afdeling

: Directie

Zaaknummer

: 16032-2021

Onderwerp

: AB-vergadering Regio Achterhoek van 10 maart 2021

Op 10 maart 2021 vindt de volgende vergadering plaats van het Algemeen Bestuur van Regio Achterhoek. Hierbij ontvangt u ons commentaar en ambtelijk advies naar aanleiding van de geagendeerde voorstellen en bespreekstukken. De conceptagenda van de AB-vergadering ziet er als volgt uit: 1. 2. 3. 4. 5.

Opening, mededelingen en delen actualiteiten Intern controleplan/gewijzigde financiële- en controleverordening Lobby Wijziging Samenwerkingsregeling Regio Achterhoek (25ste wijziging) Algemene subsidieverordening Regio Achterhoek 2021 en Nadere regels Projecten Achterhoek Visie 2030 6. Projecten Regio Deal en Investeringsagenda 7. Verslagen van de vergaderingen van 27 januari 2021 en 11 februari 2021 8. Rondvraag en sluiting Hieronder gaan wij in op de agendapunten. ad 2. Intern controleplan/gewijzigde financiële- en controleverordening Advies: Instemmen. Toelichting: In verband met de vanaf 2022 verplichte rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening, is de werkwijze rondom de interne verantwoording zoals die reeds plaatsvond binnen Regio Achterhoek verwerkt in een controle- en uitvoeringsplan. Verder zijn de financiële- en controleverordening eveneens geactualiseerd in verband met de verantwoordingsverplichting. ad 3. Lobby Advies: Kennisnemen. Toelichting: De volgende lobbygerelateerde zaken en activiteiten hebben plaatsgevonden, of zijn aanstaande: - Werkbezoek op 19 februari van (kandidaat-)Kamerleden uit Oost-Nederland bij De Marke in het kader van de campagne Nederland Slim Benutten.

De thema’s landbouw en natuur en in het bijzonder de aanpak van stikstof en droogte zijn onder de aandacht gebracht van de (kandidaat-)Kamerleden tijdens het werkbezoek dat digitaal plaatsvond. - Strategische Innovatie Investerings Agenda (SIIA). Deze investeringsagenda is nog in ontwikkeling en 8RHK Ambassadeurs hebben een tweetal reacties gegeven op het concept daarvan. Vanuit de thematafels, de Achterhoek Board en de portefeuillehouder Lobby zijn er 15 Achterhoekse projecten geselecteerd die ondergebracht kunnen worden onder de investeringsagenda.

16032-2021:166870

-

-

Omgevingsagenda Oost-Nederland. N.a.v. de eerdere constatering dat de Achterhoek een te beperkte rol heeft gekregen in de omgevingsagenda, heeft een brede werkgroep de opgave van de Achterhoek nader verkend en op basis daarvan een addendum opgesteld. Dit zal geagendeerd worden in het BOL-Oost overleg. Webcast van de provincie over het programma Kracht van Oost 2.0 (i.o.) op 4 maart. De Achterhoek wordt daarbij vertegenwoordigd vanuit het DB of de Achterhoek Board. Lentediner. In verband met de coronamaatregelen vindt het Lentediner dit jaar digitaal plaats. Het is nog niet duidelijk wanneer het zal plaatsvinden. De komende maanden wordt het programma uitgewerkt. Werkbezoek VVD-fractie PS op 24 maart. Dit werkbezoek wordt georganiseerd door 8RHK Ambassadeurs en vindt digitaal plaats. Werkbezoek GS op 29 juni. Ook dit werkbezoek vindt digitaal plaats. Op het programma staan onder andere de ondertekening van een intentieverklaring ten aanzien van de opgaven van de Achterhoek. Het definitieve programma volgt evenwel.

ad 4. Herziening Samenwerkingsregeling Regio Achterhoek – 25ste wijziging Advies: Instemmen. Toelichting: Het AB wordt gevraagd om formeel akkoord te gaan met de 25e wijziging van de Samenwerkingsregeling Regio Achterhoek. Eerder heeft het AB het concept ervan ter besluitvorming aangeboden aan de verschillende gemeenteraden. De uitkomst hiervan wordt medegedeeld tijdens de AB-vergadering. Minimaal 6 van de 7 gemeenten moeten akkoord gaan met de herziening. Onze raad stemt op 9 maart waarschijnlijk in met de voorgestelde wijzigingen. ad 5.

Algemene Subsidieverordening Regio Achterhoek 2021 en de Nadere regels Projecten Achterhoek Visie 2030 Advies: Instemmen. Toelichting: De Algemene Subsidieverordening Regio Achterhoek 2021 en de Nadere regels worden gewijzigd ten aanzien van het subsidieverleningsproces, onder meer als gevolg van nieuwe afspraken met de provincie over de voor de Achterhoek beschikbaar gestelde middelen voor de Gebiedsagenda Achterhoek. Deze wijziging is eerder besproken tijdens de AB-vergadering van 27 januari, waarbij het AB opmerkingen plaatste over de rollen van de verschillende gremia die betrokken zijn bij het verleningsproces. Het proces ziet er nu als volgt uit: - de Achterhoek Board adviseert over projectaanvragen; - het AB neemt kennis van de projectaanvragen en van het advies van de Board; - het DB neemt een besluit over de projectaanvragen. De rol van de provincie en de werkwijze t.a.v. projecten voor de Achterhoek Visie 2030 worden verduidelijkt aan de hand van een notitie. Deze notitie zal worden meegestuurd bij de projectaanvragen. Het AB wordt gevraagd hier kennis van te nemen. ad 6. Projectaanvragen Regio Deal, investeringsfonds en gebiedsopgave Achterhoek Advies: Instemmen, op voorwaarde dat de Achterhoek Board een positief advies afgeeft over alle afzonderlijke projecten.

Toelichting: Op voordracht van de diverse Achterhoek Thematafels worden projecten aangedragen voor het ontvangen van cofinanciering vanuit de Regio Deal, vanuit het investeringsfonds en de provinciale gelden voor de gebiedsopgave Achterhoek. De Achterhoek Board heeft op 5 februari een positief advies afgegeven t.a.v. de eerste twee projecten. De Board bespreekt het derde project op 4 maart. Tijdens de ABvergadering zal haar advies mondeling teruggekoppeld worden. Uit de beoordelingsformulieren blijkt dat de diverse projecten aansluiten bij doelstellingen en criteria die gelden voor de Regio Deal dan wel de Achterhoek Visie 2030. Hieronder geven wij kort weer wat de doelen van deze projecten zijn volgens de aanvragers. Voor de volledige projectaanvragen en beoordelingsformulieren verwijzen wij verder naar de bijlage.

16032-2021:166870

2

1. Uuthuuskes Aalten “Betaalbaar wonen voor jonge starters in de kleine kernen. Vooral starters zijn de dupe van de huidige krapte op de woningmarkt. Koopwoningen zijn te duur, bovendien moet je flink gespaard hebben om een woning te kunnen kopen, de bijkomende kosten kunnen al enkele jaren niet meer worden meegefinancierd. Het alternatief is huren, maar in de kleine kernen staan amper huurwoningen en deze komen ook nauwelijks vrij. Woningen in de kleine kernen en het buitengebied zijn groot met veel grond. Mooi en comfortabel wonen, maar voor een starter onbetaalbaar, zeker in de huidige woningmarkt. Reden voor de gemeente Aalten om te starten met het project Uuthuuskes. Betaalbare woningen voor starters uit de kleine kernen staat daarbij voorop.” 2. Duurzame Onkruidbestrijding Ruwvoer “Een duurzame, effectieve en robuuste oplossing om probleemonkruiden aan te pakken in (kruidenrijke) graslanden.” 3. Achterhoek Gezond Gemeenten “Vanaf het begin betrokkenheid van gemeenten (sociaal domein, participatie, omgevingswet, etc.) betrekken bij de vorming van het Kavelplan voor Achterhoek Gezond.” Cofinancieringsbijdragen Regio Deal regionaal gemeenten investerings(algemeen) fonds

project

positief advies Achterhoek Board?

Uuthuuskes Aalten

5-2

€

83.250 €

83.250

€

-

€

Duurzame Onkruidbestrijding Ruwvoer

5-2

€

6.044 €

6.044

€

-

€

Achterhoek Gezond Gemeenten

n.n.b.

€

-

€

80.262

€

gebiedsopgave Achterhoek

-

€

166.500

specifiek: Oost Gelre

€

-

-

€

-

-

€

-

ad 7. Verslagen van de vergaderingen van 27 januari 2021 en 11 februari 2021 Toelichting: Geen opmerkingen.

16032-2021:166870

3

Bundel van de Algemeen Bestuur van 10 maart 2021

1 2

Opening, mededelingen en delen actualiteiten Intern controleplan/gewijzigde financiële- en controleverordening 1. Instemmen met het intern controleplan en het bijbehorende uitvoeringsplan. 2. Instemmen met de gewijzigde financiële- en controleverordening 2021. Voorstel controleplan/gewijzigde financiële- en controleverordeningen.docx Intern controleplan Regio Achterhoek.docx Uitvoeringsplan IC 2021 Regio Achterhoek.xlsx Financiële verordening 2021.docx Controleverordening 2021.doc

3

Lobby Kennis nemen van de lobby gerelateerde zaken en activiteiten. Memo Lobby 10 maart 2021.docx Bijlage 1 - Reactie SIIA.pdf Bijlage 2 - Reactie SIIA projectenlijst.pdf Bijlage 3 - Projectenlijst Achterhoek SIIA.docx Bijlage 4- Opgaven Omgevingsagenda-Oost: opgaven Achterhoek.pdf Bijlage 5 - Brochure Kracht van Oost 2.0.docx

4

Wijziging Samenwerkingsregeling Regio Achterhoek (25ste wijziging) Akkoord gaan met de 25ste wijziging van de Samenwerkingsregeling Regio Achterhoek. Voorstel Herziening Samenwerkingsregeling.docx Bijlage 1 Herziene Samenwerkingsregeling - 25ste wijziging.docx

5

Algemene subsidieverordening Regio Achterhoek 2021 en Nadere regels Projecten Achterhoek Visie 2030 1\. Instemmen met de Subsidieverordening Regio Achterhoek 2021 en de Nadere regels Projecten Achterhoek Visie 2030; 2\. Kennis nemen van de notitie rol provincie Gelderland en werkwijze projecten Achterhoek Visie 2030\. Voorstel Algemene subsidieverordening Regio Achterhoek 2021 en Nadere regels Projecten Achterhoek Visie 2030 .docx bijlage 1 - Algemene subsidieverordening Regio Achterhoek 2021.pdf bijlage 2 - Nadere regels Projecten Achterhoek Visie 2030.pdf bijlage 3 - Notitie werkwijze Projecten Achterhoek Visie 2030.pdf

6

Projecten Regio Deal en Investeringsagenda Akkoord gaan met de voorliggende drie projecten en de voorgestelde financiering: \> Uuthuuskes \> Duurzame Onkruidbestrijding Ruwvoer \> Achterhoek Gezond Gemeenten Ter informatie is het financieel overzicht toegevoegd van de projecten Regio Deal en investeringsfonds (stand februari 2021). Voorstel goedkeuren projecten.docx Aanvraagformulier-project Uuthuuskes Aalten.docx Beoordeling project Uuthuuskes Aalten.docx Aanvraagformulier project Duurzame Onkruidbestrijding Ruwvoer.docx Beoordeling project Duurzame Onkruidbestrijding Ruwvoer.docx Aanvraagformulier Achterhoek Gezond Gemeenten.docx Overzicht projecten per eind februari 2021.pdf

7

Verslagen van de vergadering van 27 januari 2021 en 11 ferbruari 2021 Vaststellen van de verslagen. Verslag_Algemeen_Bestuur_27_januari_2021.docx

Verslag_Algemeen_Bestuur_11_februari_2021.docx 8

Rondvraag en sluiting

2 Intern controleplan/gewijzigde financiële- en controleverordening 1 Voorstel controleplan/gewijzigde financiële- en controleverordeningen.docx

ALGEMEEN BESTUUR Vergadering d.d.

: 10 maart 2021

Agendapunt

:2

Onderwerp

: Intern controleplan/gewijzigde financiële- en controleverordening : De heer O. van Dijk

Portefeuillehouder Voorstel: 1. Instemmen met het intern controleplan en het bijbehorende uitvoeringsplan. 2. Instemmen met de gewijzigde financiële- en controleverordening 2021. Toelichting: Vanaf 2022 moet het bestuur een rechtmatigheidsverantwoording opnemen (over het verslagjaar 2021) in de jaarrekening. Hiermee wordt verantwoording afgelegd over de naleving van de regels, die relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van de Regio. Het bestuur is al staatsrechtelijk en bestuurlijk verantwoordelijk voor de rechtmatigheid. Nu is het nog de accountant die hierover verslag uitbrengt en het gesprek voert met het algemeen bestuur. De reden van de wetswijziging is dat de overheid van mening is dat de kwaliteit van de bedrijfsvoering hiermee een impuls krijgt, daarnaast zal het gesprek over rechtmatigheid veel meer gaan plaatsvinden tussen het DB en het AB. Intern controleplan Er worden al jaarlijks interne controles uitgevoerd. In verband met de wetswijziging zijn deze controles verwerkt in een plan en waar nodig uitgebreid. Dit plan is opgesteld in overleg met de accountant en opgenomen in de bijlagen. Gewijzigde verordeningen Als gevolg van de wetswijziging zijn de financiële- en controleverordening geactualiseerd en afgestemd op de wetswijziging. De verordeningen zijn opgenomen in de bijlagen. Procedure:

Vervolgactie:

Bijlagen:

Consequenties:

DB d.d.: 17 februari 2021 Communicatie:

Meegezonden:

Financieel:

AB d.d.: 10 maart 2021

Mededeling

Financiële verordening

Personeel:

beslissing aan:

Controleverordening Intern controleplan Uitvoeringsplan

Nadere informatie bij: Esther van Zuuk

Tel.nr.: (0314) 32 12 32

1 Intern controleplan Regio Achterhoek.docx

Intern controleplan december 2020

1. Inleiding

Regio Achterhoek gaat vanaf het boekjaar 2021 een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. In het kader van deze verandering wordt met dit interne controleplan aangegeven hoe de interne controle wordt vormgegeven.

1.1

Aanleiding

Vanaf 2022 moet het bestuur een rechtmatigheidsverantwoording opnemen (over het verslagjaar 2021) in de jaarrekening. Hiermee wordt verantwoording afgelegd over de naleving van de regels, die relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van de Regio. Over de naleving van de voorwaarden voor subsidies en Europese bestedingen bijvoorbeeld, maar ook over misbruik en oneigenlijk gebruik en lasten, waarvoor geen voorafgaande dekking opgenomen is in de begroting. Het bestuur is al staatsrechtelijk en bestuurlijk verantwoordelijk voor de rechtmatigheid. Maar nu is het nog de accountant die hierover verslag uitbrengt en het gesprek voert met het algemeen bestuur. Vanaf het boekjaar 2021 moet het dagelijks bestuur zelf een rechtmatigheidsverantwoording opstellen, die opgenomen wordt in de jaarrekening. Ook neemt zij een toelichting op in de bedrijfsvoeringsparagraaf van het jaarverslag over de financiële rechtmatigheid. Feitelijk is het bestuur al verantwoordelijk voor het rechtmatig handelen, echter de externe accountant stelt de rechtmatigheid vast. Het oordeel van de accountant maakt deel uit van het accountantsverslag en de accountantsverklaring. Door de wetswijziging komt het dagelijks bestuur nadrukkelijk in positie voor de rechtmatigheid. Zij moeten het zelfstandig vaststellen en hierover verantwoording over afleggen aan het algemeen bestuur.

De reden van de wetswijziging is dat de overheid van mening is dat de kwaliteit van de bedrijfsvoering hiermee een impuls krijgt, daarnaast zal het gesprek over rechtmatigheid veel meer gaan plaatsvinden tussen het college en de gemeenteraad (bij Regio DB en AB). Tot nu toe vindt het gesprek over rechtmatigheid plaats tussen de externe accountant en het DB. Momenteel voert Regio Achterhoek jaarlijks een interne controle uit met drie onderwerpen. Daarnaast worden al veel interne controles gedaan en worden controles en cijferbeoordelingen uitgevoerd bij het opstellen van de jaarstukken. Met dit controleplan worden alle controles inzichtelijk gemaakt per proces én in de tijd.

1.2

Doel

Om als bestuur verantwoording te kunnen afleggen wordt een intern controleplan opgesteld. Het doel is om een gezamenlijke aanpak te realiseren tussen het bestuur en de door de accountant te verrichten werkzaamheden. Het interne controleplan maakt inzichtelijk welke processen onderdeel van de interne controle uitmaken en wat de diepgang van de interne controlewerkzaamheden zijn. Het controleplan dient ook als basisdocument om de controleaanpak vooraf te bespreken met de accountant. De accountant kan hiermee bij de start van de controle beoordelen of de minimaal noodzakelijke interne beheersing aanwezig is.

2

1.3

Begrip ´interne controle´

Interne controle is een verzamelnaam voor activiteiten die horen bij het beheersen van de beleids- en bedrijfsprocessen. Deze interne beheersing (IB) bestaat uit de uitvoering van de processtappen en de zichtbare interne controle op deze uitvoering (IC). Zo wordt vastgesteld of:    

in opzet sprake is van een goede procesbeschrijving (AO); de processen worden uitgevoerd conform de beschreven opzet; de interne controlemaatregelen worden uitgevoerd conform de vereisten; de uitkomst van het werkproces rechtmatig of getrouw is weergegeven.

In schema:

In het schema is te zien dat interne beheersing geborgd moet zijn in de eerste lijn en de tweede lijn dit ondersteunt. De derde lijn (IC) toetst vervolgens de mate waarin de organisatie ’in control’ is. Dit interne controleplan richt zich specifiek op de werkzaamheden van de derde lijn. De informatie uit de interne controles en de inbedding van de interne beheersmaatregelen in de organisatie helpen om de kwaliteit van de bedrijfsvoering te verbeteren. De interne controle richt zich voornamelijk op de zogenaamde getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van financiële beheerhandelingen. Dit betekent dat de interne controle vooral gericht is op:    

het juiste gebruik van gedelegeerde bevoegdheden; het opvolgen van de wet- en regelgeving, verordeningen, voorschriften, instructies en procedures; betrouwbaarheid (juistheid, volledigheid, tijdigheid) en rechtmatigheid van transacties en de daarbij behorende gegevensverwerking; betrouwbaarheid (juistheid, volledigheid, tijdigheid) en rechtmatigheid van informatievoorziening en verantwoordingrapportages.

3

2. Kaders 2.1

Wettelijk kader (wet- en regelgeving)

Het wettelijke kader voor de interne controle is geregeld in: Externe kaders:  Gemeentewet;  BADO (Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden);  BBV (Besluit Begroting en Verantwoording);  Kadernota rechtmatigheid (commissie BBV). Interne kaders:  Controleprotocol;  Interne wet- en regelgeving.

3. Organisatie van de interne controle en verbijzonderde interne controle 3.1

Doel van de interne controle

Het doel van de interne controle is procesbeheersing in de lijn. De interne beheersing richt zich met name op de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Met de verbijzonderde interne controle wordt getoetst of de interne beheersmaatregelen in de processen hebben gewerkt (effectief zijn). De verkregen informatie vanuit de interne controle en het (verder) inbedden van de aanbevelingen vanuit de interne controle dragen bij om de kwaliteit van de bedrijfsvoering te verbeteren. Door deze werkwijze ontstaat een cyclisch proces van controle en bijsturing waarbij de risico’s op onrechtmatigheden steeds verder worden teruggedrongen.

3.2

Rollen en verantwoordelijkheden

3.2.1 Bestuur Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de getrouwheid en de rechtmatigheid van de jaarrekening en voor het daaraan ten grondslag liggende (financiële) beheer. De opdrachtverstrekking aan de accountant vindt plaats door het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur stelt in het controleprotocol de goedkeurings- en rapportagetoleranties vast. De accountant controleert de jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording wordt onderdeel van de jaarrekening. De accountant controleert dus straks ook of die verantwoording getrouw is. Het algemeen bestuur heeft bij het vaststellen van de jaarrekening de mogelijkheid om met betrekking tot bepaalde onrechtmatigheden een indemniteitsprocedure te starten. Dit houdt in dat het algemeen bestuur het dagelijks bestuur kan vragen om bepaalde zaken rond onrechtmatigheden nader uit te leggen en/of verbetervoorstellen te doen. Indien onrechtmatigheden voortkomen uit eigen regelgeving, heeft het algemeen bestuur de bevoegdheid om bij voldoende uitleg deze onrechtmatige handelingen achteraf te sanctioneren. Indien de regel goed is maar de naleving onvoldoende, dan is het algemeen bestuur verantwoordelijk om het dagelijks bestuur op te dragen maatregelen te nemen die een adequate naleving verzekeren.

4

Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de uitvoering van het financiële en niet-financiële beheer. Het dagelijks bestuur moet zodanige maatregelen treffen dat de rechtmatigheid van de complete uitvoering gewaarborgd is. Het dagelijks bestuur legt verantwoording af aan het algemeen bestuur over de uitvoering en adequate vastlegging hiervan. Het dagelijks bestuur geeft een schriftelijke bevestiging af aan de accountant waarin het de juiste en volledige informatieverstrekking verklaart voor zaken die in het kader van de getrouwheid en rechtmatigheid van belang kunnen zijn.

3.2.2 Verantwoordelijkheden medewerkers

De verantwoordelijkheid voor de procesbeheersing ligt binnen de organisatie. De medewerkers zijn allen verantwoordelijk voor rechtmatig handelen. Team financiën is verantwoordelijk voor het zichtbaar maken van de beheersmaatregelen in de processen, de opvolging van de aanbevelingen en het opvolgen van de aanwijzingen vanuit de verbijzonderde interne controle. Periodiek (jaarlijks) dient de effectiviteit van de interne beheersing beoordeeld te worden. Het in beeld brengen van procesrisico’s en beheersingsmaatregelen is de basis voor een effectieve en efficiënte uitvoering van de interne beheersing. Binnen de organisatie is inzicht nodig in ‘wat kan er fout gaan in het proces’ en ‘welke maatregel dient getroffen te worden om te voorkomen dat deze fout wordt gemaakt’. Deze interne beheersing moet geborgd zijn in het werkproces. Dit betekent niet dat jaarlijks controles op basis van een steekproef uitgevoerd moeten worden. In het werkproces moeten de beheersmaatregelen zijn ingeregeld. De uitvoering van de beheersmaatregel dient zichtbaar vastgelegd te worden.

3.2.3 Rollen en verantwoordelijkheden interne controle functie Jaarlijks wordt de opzet, het bestaan en de werking van de interne beheersmaatregelen getoetst. Ook wordt de organisatie geadviseerd hoe de beheersmaatregelen verbeterd kunnen worden. Dit betreft de interne controle. De interne controle heeft als doel tekortkomingen in de procesbeheersing en de uitvoering op tijd op te sporen, zodat tijdig actie kan worden ondernomen om correcties door te voeren. De uitvoering van de interne controles ligt bij de financieel adviseurs. De financieel adviseurs zijn verantwoordelijk voor:  Opstellen interne controleplan;  Opstellen uitvoeringsplan per werkproces;  Testen werking beheersmaatregelen;  Rapporteren aan management inclusief eventuele verbetermaatregelen. Voor een adequate uitvoering van de interne controle moeten geen belemmeringen worden opgelegd door het bestuur en moet er een onafhankelijke positie van de interne controle functie zijn. Dit is lastig binnen een kleine organisatie als Regio Achterhoek, Desalniettemin wordt zorgvuldig gekeken naar het creëren benodigde functiescheidingen.

5

4. Aanpak interne controle 4.1

Significante posten en processen

Jaarlijks wordt de kwaliteit van de opzet, de invoering (het bestaan) en de werking van de belangrijkste interne controlemaatregelen getoetst voor alle significante (materiële) financiële bedrijfsprocessen. Een bedrijfsproces is in dit verband een afgebakend geheel van eenduidige maatregelen van de administratieve organisatie en interne controle. De volgende significante processen zijn opgesteld: Significante processen Planning en control Subsidieverstrekking Aanbestedingen Inkopen en betalen Personeel en salarisadministratie Rapportages Inkomende gelden

4.2

Bepalen omvang

Voor de interne controle zullen onderstaande criteria worden gehanteerd. De criteria 1 tot en met 6 hebben naast rechtmatigheid ook betrekking op getrouwheid. De criteria tot en met 9 zijn aanvullende criteria die alleen betrekking hebben op de rechtmatigheid. 1.

Calculatiecriterium, de vastgestelde bedragen zijn juist berekend. Voorbeeld: facturen;

2.

Valuteringscriterium, het tijdstip van betaling en de verantwoording van verplichtingen is juist. Voorbeelden: aangaan en verantwoording van contracten en verplichtingen;

3.

Leveringscriterium, juistheid van ontvangen goederen en/of diensten. Voorbeelden: inkoop van goederen/diensten;

4.

Adresseringscriterium, de persoon of organisatie waar een financiële stroom naar toe is gegaan, is juist (rechthebbende). Voorbeeld: betalingsverkeer;

5.

Volledigheidscriterium, alle opbrengsten die verantwoord zouden moeten zijn, zijn ook verantwoord. Voorbeelden: inwonerbijdrage van de gemeenten en de opbrengsten van projecten.

6.

Aanvaardbaarheidscriterium, de financiële beheershandeling past bij de activiteiten van de Regio en in relatie tot de kosten is een aanvaardbare tegenprestatie overeengekomen. Voorbeelden: inkoop van goederen en/of diensten en verstrekken van subsidies;

7.

Voorwaardencriterium, nadere eisen die worden gesteld bij de uitvoering van financiële beheershandelingen. Voorbeelden: subsidievoorwaarden, aanbesteding en belastingwetgeving; Het voorwaardencriterium bestaat uit de volgende criteria: de omschrijving van de doelgroep respectievelijk het project; de heffings- en/of declaratiegrondslag; normbedragen (denk aan

6

hoogte en duur); de bevoegdheden; het voeren van een administratie; het verkrijgen en bewaren van bewijsstukken; aan te houden termijnen besluitvorming, betaling, declaratie e.d. 8.

Begrotingscriterium, financiële handelingen moeten passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting (per programma). Voorbeeld: overschrijding van het programma.

9.

M&O-criterium, de interne toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt bij het gebruik van overheidsregelingen (=misbruik) en de interne toetsing of derden bij het gebruik van overheidsregelingen geen (rechts)handelingen hebben verricht die in strijd zijn met het doel of de strekking van de regeling (=oneigenlijk gebruik). Voorbeelden: subsidieregelingen, kwijtschelding en uitkeringen.

4.3

Controleaanpak

Per proces worden controleprogramma’s opgesteld die (indien mogelijk) een systeemgerichte risicogerichte controle waarborgen in de toekomst. De controleprogramma’s per proces zijn het spoorboekje voor de uit te voeren controles maar ook het spoorboekje voor de doorontwikkeling van de procesbeheersing. Feitelijk is dit een gedeeld spoorboekje waarbij de primaire verantwoordelijkheid bij de proceseigenaar komt te liggen en de financieel adviseurs toezicht uitoefenen op de opvolging van het spoorboekje. De controleprogramma’s zullen zo veel mogelijk aansluiten bij de handreikingen procesanalyses die de accountant gebruikt voor zijn controle. Per controleprogramma wordt inzicht gegeven in:      

de geldende in- en externe wet- en regelgeving: de aan het proces verbonden risico’s; de beheersmaatregelen waarmee de risico’s zijn te voorkomen/reduceren; de uitgevoerde interne controlewerkzaamheden; de bevindingen en conclusies; de aanbevelingen die voortkomen uit de bevindingen en conclusies.

Het ingevulde werkprogramma/rapportage dient als verslag van de interne controle voor het management en bestuur. De bevindingen en eventuele aanbevelingen worden indien van toepassing door de uitvoerder van de interne controle besproken met de betreffende proceseigenaar. De controleprogramma’s worden gecontroleerd op bepaalde momenten in het jaar en worden waar mogelijk meegenomen in de planning en control cyclus. De planning ziet er als volgt uit: Proces Significante processen Subsidieverstrekking Aanbesteden Inkoop en betalen Personeel

Werkzaamheden

Wanneer

Testen opzet, bestaan en werking beheersmaatregelen rondom subsidieverstrekking. Testen opzet, bestaan en werking beheersmaatregelen rondom aanbestedingen (spendanalyse) Testen opzet, bestaan en werking beheersmaatregelen rondom inkoop en betalen. Testen opzet, bestaan en werking beheersmaategelen rondom aanstellen, uit dienst gaan en uitbetalen personeel.

Vóór de interim (augustus) Vóór de interim (augustus) en bij de jaarrekening Vóór de interim (augustus) en bij de jaarrekening Vóór de interim (augustus)

7

Planning en control Begrotingswijziging Tussenrekeningen Memoriaalboekingen Overige controles Personeel en administratie

Inkomende gelden

Inkoop en betalen

-

Rapportages IC-rapportage

-

Controleren of begrotingswijzigingen juist zijn doorgevoerd. Bewaking van tussenrekeningen

Bij tweede budgetrapportage

Controleren onderbouwing en juiste verwerking van memoriaalboekingen

Voor de interimcontrole

- Aansluiting salarisadministratie en financiële administratie - Rondrekening sociale lasten - cijferbeoordelingen loonkosten en formatieomvang - volledigheid van de inkomsten gemeenten - volledigheid van de subsidie Inkomsten Mutaties crediteurenstambestanden controleren

Bij de jaarrekening

Rapportages opstellen en bespreken met management en bestuur

Vóór de interim (augustus) en bij de jaarrekening

Ieder kwartaal

Bij de jaarrekening

Een keer per jaar tussentijds

Toelichting Het proces inkopen betreft een groot proces binnen Regio Achterhoek waarbij 25 facturen op jaarbasis worden gecontroleerd. Er wordt een controle gehouden vóór de interimcontrole (augustus). Voor de volledigheid wordt ook bij de balanscontrole een controle uitgevoerd over de overige vier maanden. Verder wordt een risicoclassificatie opgesteld per proces om inzicht te krijgen waar de kansen op fouten zitten en wat de impact daarvan is.

8

5. Rapportage 5.1

Wijze van rapporteren

De uitkomsten van de verbijzonderde interne controle worden gerapporteerd aan het Dagelijks Bestuur. Het Dagelijks Bestuur krijgt de gelegenheid om een reactie te geven op de bevindingen en aanbevelingen vanuit de interne controle. Vervolgens zal de accountant het rapport ter kennisneming ontvangen in het kader van de jaarrekeningcontrole. De rapportage geeft inzage in: - de omvang en aard van de uitgevoerde controles; - bijzonderheden naar aanleiding van de uitgevoerde controles; - conclusies en aanbevelingen. De afgelopen jaren heeft Regio Achterhoek meerdere interne controles uitgevoerd en gerapporteerd aan het Dagelijks Bestuur. Er werden jaarlijks drie onderwerpen gekozen. Deze interne controles worden per 1 januari 2021 uitgebreid conform het Uitvoeringsplan Interne Controle Regio Achterhoek.

5.2

Frequentie rapportage

Op jaarbasis worden meerdere interne controles uitgevoerd. Vóór de interimcontrole wordt een rapportage opgesteld met de uitkomsten van de controles die besproken wordt met de accountant en het bestuur. Bij de jaarrekening wordt de rapportage uitgebreid met de controles die aan het einde van het jaar nog gedaan zijn.

9

1 Uitvoeringsplan IC 2021 Regio Achterhoek.xlsx

Uitvoeringsplan IC 2021 In onderstaand schema staan de geplande werkzaamheden per proces. Naast de werkzaamheden staat hoe vaak een controle wordt gedaan (aantal) en wanneer dit wordt gedaan (o.a. tbv interim). Proces Werkzaamheden voor interim-controle

Voor interim

1. Planning & Control cyclus Gehele proces

Uit te voeren controles zoals zijn weergegeven in het werkprogramma: BESTAAN: Stel het bestaan van de geïdentificeerde beheersingsmaatregelen vast aan de hand van documentatie. Hieronder hebben wij bepaalde beheersingsmaatregelen specifiek gemaakt:

Memoriaal

Memoriaalboekingen: [1] onderbouwing aanwezig, [2] beoordeling juiste verwerking memoriaalboeking. [3] Selecteer aselect 7 memoriaalboekingen en controleer op juistheid, verwerking, zichtbare aansluiting, onderbouwing, autorisatie memoriaalboeking in functiescheiding (aanlevering, beoordeling, verwerking).

X

Begrotingswijzigingen: [1] toets goedkeuring van begrotingswijziging [2] controle uitvoeren op de juiste verwerking van de begrotingswijziging. [3] controleer 1 begrotingswijziging of deze juist is doorgevoerd (inclusief beoordeling juistheid autorisaties). Tevens is intern zichtbaar dat de ingevoerde wijzigingen zijn beoordeeld.

X

Begrotingswijziging

Tussenrekening

Tussenrekeningen: [1] controle op bewaking van tussenrekeningen. Stel vast dat periodiek aflettering heeft plaatsgevonden.

2. Treasury Treasury

Uit te voeren controles zoals zijn weergegeven in het werkprogramma: BESTAAN: Uitvoeren één lijncontrole van begin - eind proces met als doel de beheersmaatregelen te identificeren.

3. Aanbestedingen Aanbestedingen

Uit te voeren controles zoals zijn weergegeven in het werkprogramma: BESTAAN: Voer een lijncontrole uit voor aanbestedingen. Dit combineren we met lijncontrole voor inkoop en betalingen.

Aanbestedingen

Voer ieder jaar een spendanalyse uit voor de balanscontrole op de crediteuren hoger dan 214.000 euro (europese aanbestedingsgrens 2020-2021 ) over de afgelopen vier jaar. Voor hierbij ook een trendanalyse uit. Indien de hoogste bedragen in de twee oudste jaren zitten mag het buiten de controle blijven.

Aanbestedingen

Voer indien nodig in overleg met de accountant deelwaarnemingen uit.

4. Inkopen en betalen Inkopen & betalingen

Uit te voeren controles zoals zijn weergegeven in het werkprogramma: BESTAAN: Uitvoeren één lijncontrole van begin - eind proces met als doel de beheersmaatregelen te identificeren: Controle van 25 facturen per jaar waarvan 21 vóór de interimcontrole en 4 bij de balanscontrole over de laatste 4 maanden van het jaar. Afhankelijk van de procesanalyse worden de volgende controlewerkzaamheden onderkend: - Voldoet het aan de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen voorwaarden en aan de procesuitvoering gestelde eisen - Voldoet het aan het normenkader Controle betaling facturen (doortrekken selectie facturen). Stel vast dat: - betaling aan juiste crediteur/bankrekeningnummer - CTF aanwezig is in autorisatie betalingen (4 ogen) - de betaling op het DA overeenkomt met het betaalvoorstel

periodiek

periodiek

X

X X

0

X

In geval van investeringen: - activeringscriteria - afschrijvingstermijnen WERKING: bij alle facturen en betalingen controleren of autorisaties kloppen. Crediteurenstam

Controle mutaties crediteurenstambestanden van 2 nieuwe/gewijzigde crediteuren per jaar: - Stel vast dat de mutaties voor het bankrekeningnummer in crediteurenstambestand door 2e medewerker zijn geautoriseerd - Nagaan dat alleen de medewerkers van de crediteurenadministratie de bankrekeningnummers kunnen muteren in crediteurenstambestand (autorisaties in systemen).

Spreiding Voor Balanscontrole

X

X

Proces

Werkzaamheden voor interim-controle

5. Personeel en salarisadministratie In-uitdienst

Uit te voeren controles zoals zijn weergegeven in het werkprogramma: BESTAAN: Beoordeel 1 indienst (1a), 1 uitdienst (1b), 1 variabele mutatie (1c) in detail aan de hand van de onderliggende stukken en het personeeldossier en stel het bestaan van de beheersmaatregelen vast. Trek deze controles door tot en met de betaling (waarbij de betaling wordt geautoriseerd door het afdelingshoofd en tevens autorisatie plaatsvindt van de betaalstaat.

Voor interim

Voor Balanscontrole

X

Aansluiting SA-FA

Stel 1 keer per jaar de aansluiting op tussen de salaris- en de financiële administratie bij het einde van het boekjaar.

X

Rondrekening SL

Stel 1 keer per jaar aan het einde van het boekjaar een rondrekening sociale (werkgevers)lasten op. Verkrijg lijstwerk uit de SA (incl grondslagen / franchises) en stal vast dat de afdrachten juist en volledig gedaan zijn.

X

Bevoegdheden

- beoordeel de bevoegdhedenmatrix binnen de personeels- en salarisadministratie. Stel vast dat de juiste / geautoriseerde personen toegang hebben tot de systemen en de functiescheidingen zijn doorgetrokken tot in de systemen --> n.v.t. dit is centraal in Doetinchem geregeld.

Stamgegevens

Stel aan het einde van het boekjaar vast dat de stamgegevens met betrekking tot premiepercentages juist zijn ingevoerd in de salarisadministratie. Deze controle is uitgevoerd bij de rondrekening sociale lasten.

CBO

Stel een cijferbeoordeling op. Bouw hierbij een verwachting op op basis van: - Salarisstijging op salaris van vorig jaar - Ontwikkeling in formatie - Overige incidentele cao betalingen (w.o. eenmalige uitkering) Beoordeel de ontwikkeling in loonkosten per FTE ten opzichte van vorig jaar. Betrek hierbij de salarisstijging en overige cao ontwikkelingen.

6. Subsidieverstrekking Subsidieverstrekking

Uit te voeren controles zoals zijn weergegeven in het werkprogramma: BESTAAN: Stel het bestaan van de geïdentificeerde beheersingsmaatregelen vast aan de hand van documentatie.

Aansluiting subisdieregister

Stel vast dat zichtbaar de aansluiting wordt gelegd tussen het subsidieregister en de financiële administratie. --> Geen subsidieregister van toepassing. Selecteer subsidieverstrekkingen en controleer jaarlijks 5 verstrekkingen in het boekjaar en 3 in het boekjaar op het volgende: VERLENING: - juiste en rechtmatige toekenning - Juiste verwerking in de FA VASTSTELLING: - juistheid en rechtmatigheid afrekening - tussentijdse monitoring naleving subsidievoorwaarden en afspraken - Juiste verwerking in de FA.

Subsidieverstrekking

X

X

X

7. Inkomende gelden Inkomsten gemeenten

Uit te voeren controles zoals zijn weergegeven in het werkprogramma: Leg vast of de inkomende gelden aansluiten met de begroting en begrotingswijzigingen bij het opstellen van de jaarrekening.

X

Subsidieinkomsten eigen projecten

Leg vast of het verkrijgen van subsidieinkomsten wordt beheerst (administratieve verwerking, deadlines). Leg aansluitingen vast tussen de onderliggende beschikkingen en projectaanvragen.

X

8. Geautomatiseerde gegevenverwerking -Logische toegangsbeveiliging

Uit te voeren controles zoals zijn weergegeven in het werkprogramma: Geautomatiseerde gegevensverwerking is uitbesteed aan Doetinchem, derhalve niet van toepassing op regio Achterhoek.

-Back-upbeheer

Geautomatiseerde gegevensverwerking is uitbesteed aan Doetinchem, derhalve niet van toepassing op regio Achterhoek.

-Wijzigingsbeheer

Geautomatiseerde gegevensverwerking is uitbesteed aan Doetinchem, derhalve niet van toepassing op regio Achterhoek.

-Applicatiebeheer

Geautomatiseerde gegevensverwerking is uitbesteed aan Doetinchem, derhalve niet van toepassing op regio Achterhoek.

9. Rapportages IC rapportage

De volgende rapportages zullen worden uitgebracht IC rapportage voor interim-controle accountants inclusief bespreking met het bestuur.

X

X

Frequentie van de interne beheersingsmaatregel

Minimum aantal waarnemingen (toetsingen) van de effectieve werking van de beheersingsmaatregel

Meerdere keren per dag

25 tot 60

Dagelijks

20 tot 40

Wekelijks

5 tot 15

Maandelijks

2 tot 5

Per kwartaal

2

Per halfjaar

1

Jaarlijks

1

Geprogrammeerde procedure (afhankelijk van de uitkomsten van de tests van de IT general controls)

1

Aantallen Regio: Beheersmaatregel

Toelichting aantallen

Memoriaal

115 per jaar, waarvan 24 vaste (hypotheek en loonjounaalpost) = 91 resterend per jaar. Komt dus gemiddeld wekelijks voor.

Begrotingswijziging

2 wijzigingen per jaar. Komt dus half jaarlijks voor.

Inkoopfacturen

1000 per jaar. Komt dus meermalen per dag voor.

Crediteuren

Komt niet vaak voor, ongeveer 1 per maand.

Subsidieverstrekking

Verlening: dit jaar 40 projecten goedgekeurd, ongeveer wekelijks Vaststelling: dit zijn er dit jaar 13. volgens planning 2021 21 stuks. Tussen maandelijks en wekelijks in.

volgens tabel

aantal waarnemeningen in overleg met accountant

tussen 5 en 10

7 memoriaalboekingen

1

1 begrotingswijziging

tussen 25 en 60

25 inkoopfacturen

tussen 2 en 5

2 nieuwe/gewijzigde crediteuren

tussen 5 en 10

5 subsidieverleningen

tussen 2 en 5

3 subsidievaststellingen

1 Financiële verordening 2021.docx

Financiële verordening 2021 Regio Achterhoek Het algemeen bestuur van de Regio Achterhoek; gelet op artikel 212 van de Gemeentewet; besluit vast te stellen de Financiële verordening Regio Achterhoek 2021: Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen Artikel 1. Begripsbepaling In deze verordening wordt verstaan onder:  inkomsten: totaal van de baten voor onttrekking reserves;  netto schuld: bruto schuld minus de omvang van de geldelijke bezittingen die niet zijn ingezet voor de publieke taak. Onder bruto schuld wordt verstaan het totaal van langlopende leningen, kortlopende schulden, crediteuren en overlopende passiva. Onder geldelijke bezittingen die niet zijn ingezet voor de publieke taak wordt verstaan het totaal van langlopende uitzettingen, vorderingen, liquide middelen en overlopende activa;  deelprogramma: onderdeel van een programma bestaande uit een samenstel van een aantal samenhangende producten of een enkel product van de productenraming en productenrealisatie. Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording Artikel 2. Programma-indeling 1. Het algemeen bestuur stelt bij het opstellen van een begroting een programma-indeling voor het begrotingsjaar vast. 2. Het algemeen bestuur stelt bij het opstellen van de begroting op basis van de door het dagelijks bestuur aan de programma’s toegewezen producten de onderverdeling van de programma’s in deelprogramma’s vast. 3.

Het algemeen bestuur autoriseert de budgetten per programma. 4. Het algemeen bestuur stelt op voorstel van het dagelijks bestuur per programma relevante indicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de regionale beleid en de maatschappelijke effecten van het regionale beleid. 5. Het algemeen bestuur kan bij aanvang van iedere bestuursperiode vaststellen over welke onderwerpen hij in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen in de begroting en rekening kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd. Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken 1. Bij de begroting worden onder elk van de programma’s de lasten en baten per programma weergegeven en bij de jaarstukken worden onder elk van de programma’s de gerealiseerde lasten en baten per programma weergegeven. 2. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven. 3.

Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen.

4.

In de jaarrekening wordt van de investeringen en meerjarige projecten de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

Artikel 4. Kaders begroting 1. Het dagelijks bestuur biedt voor 15 april een kaderbrief aan aan de deelnemende gemeenten conform artikel 34b WGR. 2. In de begroting wordt een post onvoorzien van € 8.000 opgenomen. Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten 1. Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma. 2. Nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd. Het algemeen bestuur kan bij de begrotingsbehandeling aangeven van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. 3. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur vooraf als ze verwacht dat de lasten de geautoriseerde lasten (op programmaniveau) of de investeringsuitgaven de geautoriseerde investeringskredieten dreigen te overschrijden of de baten op programmaniveau de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden. Het algemeen bestuur geeft vervolgens aan of hij hiervoor een voorstel wil voor wijziging van het budget of een voorstel voor bijstelling van het beleid. 4. Bij de behandeling van de tussenrapportages in het algemeen bestuur doet het dagelijks bestuur voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde budgetten en de investeringskredieten en het bijstellen van het beleid. 5.

Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het dagelijks bestuur vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan het algemeen bestuur voor. Artikel 6. Tussentijdse rapportage 1. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de Regio over de eerste 4 maanden en de eerste 8 maanden van het lopende boekjaar. 2. De tussenrapportages bevatten een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van: a. de baten en de lasten per programma uitgesplitst naar deelprogramma’s; b. het totale saldo van de baten en de lasten volgend uit onderdeel a; c. de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma; en d. het resultaat, volgend uit de onderdelen b en c, alsmede de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten. 3. In de tussenrapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en de lasten van deelprogramma’s en investeringskredieten in de begroting groter dan € 2.000 toegelicht.

Artikel 7. Informatieplicht Het dagelijks bestuur besluit niet over: a. de aan- en verkoop van goederen, werken en diensten groter dan € 500.000; b. het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 100.000; en c. het verstrekken van kapitaal aan instellingen en ondernemingen, dan nadat het algemeen bestuur is geïnformeerd over het voornemen en hiertoe in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het dagelijks bestuur te brengen. Artikel 8. EMU-saldo Wanneer het Rijk de Regio bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het dagelijks bestuur een aanpassing nodig acht, doet het dagelijks bestuur een voorstel voor het wijzigen van de begroting. Hoofdstuk 3. Financieel beleid Artikel 9. Waardering en afschrijving vaste activa 1. Materiële vaste activa met economisch nut worden annuïtair afgeschreven in maximaal: a. 12 jaar: Meubilair b. 10 jaar: Elektronische middelen c. 5 jaar: Automatisering software 2. Activa met economisch nut en een verkrijgingsprijs van minder dan € 1.000 worden niet geactiveerd. 3. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

4. Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden en reserves en voorzieningen ten laste van de exploitatie gebracht. Indien hiervan bij besluit van het algemeen bestuur wordt afgeweken, wordt het actief annuïtair afgeschreven over de verwachte levensduur van het actief of een kortere door het algemeen bestuur aan te geven tijdsduur. Artikel 10. Voorziening voor oninbare vorderingen Voor de vorderingen op verbonden partijen en derden wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen. Artikel 11. Reserves en voorzieningen Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur eens in de vier jaar een nota reserves en voorzieningen aan. Deze nota wordt door het algemeen bestuur vastgesteld en behandelt: a. de vorming en besteding van reserves; b. de vorming en besteding van voorzieningen; en c. de rentetoerekening aan reserves en voorzieningen. Artikel 12. Prijzen economische activiteiten 1. Voor de levering van diensten aan overheidsbedrijven en derden en met welke bijbehorende activiteiten de Regio in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt tenminste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht.

Bij afwijking doet het dagelijks bestuur vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een AB-besluit, waarin het publiek belang van de activiteit wordt gemotiveerd.

2. Bij het verstrekken van leningen of garanties aan overheidsbedrijven en derden brengt de Regio de geraamde integrale kosten in rekening. Bij afwijking doet het dagelijks bestuur vooraf een voorstel voor een AB-besluit, waarin het publiek belang van de lening of garantie wordt gemotiveerd. 3. Bij het verstrekken van kapitaal door de Regio aan overheidsbedrijven en derden gaat het dagelijks bestuur uit van een vergoeding van tenminste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen. Bij afwijking doet het dagelijks bestuur vooraf een voorstel voor een ABbesluit, waarin het publiek belang van de kapitaalverstrekking wordt gemotiveerd. 4. AB-besluiten met de motivering van het publiekbelang als bedoeld in de vorige leden zijn niet nodig als sprake is van: a. leveringen van diensten en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid; b. een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak; c. een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden en d. een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is. Artikel 13.

Financieringsfunctie 1. Het dagelijks bestuur neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht: a. voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden tenminste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; en b. er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Wet financiering decentrale overheden. 2. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur vooraf als de wettelijke kasgeldlimiet, bedoeld in artikel 1, onder f, van de Wet financiering decentrale overheden, of de wettelijke renterisiconorm, bedoeld in artikel 1, onder h, van de Wet financiering decentrale overheden, dreigt te worden overschreden. 3. Bij het verstrekken van leningen, het verstrekken van garanties en het verstrekken van risicodragend kapitaal bedingt het dagelijks bestuur indien mogelijk zekerheden. 4. Bij het verstrekken van een garantie wordt een voorziening ten laste van de begroting gevormd ter grote van het risico dat de Regio met de garantie loopt. Als in de begroting niet is voorzien in budget voor deze voorziening dan doet het dagelijks bestuur vooraf aan de garantieverlening een voorstel aan het algemeen bestuur voor een begrotingswijziging. Hoofdstuk 4. Paragrafen Artikel 14.

Financiering In de paragraaf financiering bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 13 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op: a. de schulden met een looptijd korter dan een jaar en het verschuldigde rentepercentage; b. de schulden met een looptijd langer dan een jaar en het verschuldigde rentepercentage; c. de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende vier jaar; d. de rentevisie.

Artikel 15. Weerstandsvermogen & risicobeheersing 1. In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 11 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op: a. de solvabiliteitsratio; b. de netto schuldquote; c. de netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen d. structurele exploitatieruimte 2. Voor het in beeld brengen van de weerstandscapaciteit van de Regio wordt beoordeeld of de Regio bij een risicoscenario de schuldverplichtingen in de toekomst kan blijven nakomen zonder dat de uitgaven aan en de investeringen in noodzakelijke publieke voorzieningen in de knel komen. Artikel 16. Onderhoud kapitaalgoederen De Regio heeft geen kapitaalgoederen in eigendom. Artikel 17. Bedrijfsvoering In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op: a. de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten; b. de kosten van inhuur derden; c. de huisvestingskosten; d. de automatiseringskosten; e. de budgetten voor het algemeen bestuur en de accountant. Hoofdstuk 5.

Financiele organisatie en financieel beheer Artikel 18. Administratie 1. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor: a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen van de Regio; b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden en contracten; c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties; d. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de diensten van de Regio en de maatschappelijke effecten van het beleid; e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving. 2.

Onder administratie wordt verstaan het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

Artikel 19. Financiële organisatie Het dagelijks bestuur draagt zorgt voor: a. een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidig toewijzing van taken aan de onderdelen; b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden; c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten; d. de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie; e. de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen; f. de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productenraming en de productenrealisatie; g. het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten; h. het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen; en i. het beleid interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van de regelingen en eigendommen van de organisatie, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan. Artikel 20. Interne controle 1.

Het dagelijks bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel. 2. Het dagelijks bestuur zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de Regio met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de 5 jaar. Bij afwijkingen in de registratie neemt het dagelijks bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Hoofdstuk 6. Slotbepalingen Artikel 21. Intrekken oude verordening en overgangsrecht De Financiële verordening 2016 Regio Achterhoek wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt en op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt. Artikel 22. Inwerkingtreding en citeertitel 1. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2021 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening 2021 Regio Achterhoek Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 10 maart 2021 De voorzitter,

De secretaris,

Toelichting op de artikelen Artikel 1. Begripsbepaling In deze verordening is het begrip deelprogramma gedefinieerd. De autorisatie van de programmabegroting kan plaats vinden op een lager niveau, namelijk op het niveau van deelprogramma’s in plaats van op het niveau van programma’s. Een programma van de begroting kan op grond van artikel 8 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (hierna: BBV) worden opgedeeld in deelprogramma’s. Een deelprogramma wordt hier gedefinieerd als een productgroep van een of meer producten van de productenraming (en productenrealisatie). De begrippen netto schuld en inkomsten zijn gedefinieerd. Hiervoor zijn de definities gevolgd die de Vereniging van Nederlandse Gemeenten toepast voor het jaarlijkse overzicht met kengetallen over de financiële positie van gemeenten. Artikel 2. Programma-indeling Dit artikel bevat bepalingen over de inrichting van de begroting en de jaarstukken. De indeling van de programma’s wordt bij het opstellen van de begroting door het algemeen bestuur vastgesteld. Het BBV bepaalt in aanvulling hierop dat het dagelijks bestuur de producten aan de programma’s toewijst. Op grond van de WGR artikel 35 zijn de artikelen 186 t/m 213 van de Gemeente wet van toepassing. Op grond van artikel 189 Gemeentewet berust het budgetrecht bij het algemeen bestuur.

Het algemeen bestuur neemt uiteindelijk de beslissing welke bedragen zij voor taken en activiteiten op de begroting beschikbaar stelt. Gedurende het begrotingsjaar kan het algemeen bestuur op grond van artikel 192 Gemeentewet besluiten nemen tot wijziging van de begroting. De Regio kan slechts uitgaven doen voor de bedragen die hiervoor op de begroting zijn gebracht (derde lid artikel 189 Gemeentewet). Het algemeen bestuur kan kiezen op welk niveau hij budgetten beschikbaar stelt. Er is voor gekozen de budgetten per programma te autoriseren. Op grond van het vierde lid van artikel 8 BBV kan een gemeente of provincie de baten en lasten van een programma onderverdelen in baten en lasten voor deelprogramma’s. Het vierde lid van artikel 2 van de financiële verordening bepaalt dat op voorstel van het dagelijks bestuur het algemeen bestuur niet-financiële indicatoren per programma vaststelt. Het is het zogenaamde SMART maken van de begroting. Het derde lid van artikel 8 BBV stelt namelijk dat per programma wordt aangegeven wat de doelstelling – in het bijzonder de beoogde maatschappelijke effecten – is en hoe er naar wordt gestreefd deze effecten te bereiken. Overigens bepaalt dit artikel niet dat elk begrotingsjaar de gehele begroting en jaarstukken moeten worden herzien. In de meeste gevallen is dat niet raadzaam.

Als de indeling en gebruikte indicatoren de vorige periode goed zijn bevallen, kunnen deze ongewijzigd opnieuw worden vastgesteld. In andere gevallen zijn (kleine) bijstellingen of wijzigingen meestal voldoende. Het BBV schrijft een aantal verplichte paragrafen voor. In een paragraaf wordt het algemeen bestuur integraal over een bepaald thema dat dwars door de begroting loopt, geïnformeerd. Het vijfde lid van artikel 2 van de financiële verordening bepaalt dat het algemeen bestuur bij aanvang een nieuwe bestuursperiode kan aangeven welke paragrafen hij nog meer wenst. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan een paragraaf subsidies of een paragraaf duurzaamheid. Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken In dit artikel zijn aanvullend op het BBV bepalingen opgenomen voor de inrichting van de begroting. Het artikel bevat de bepaling dat de lasten en baten onder de programma’s in de begroting per programma worden weergegeven. In het tweede lid wordt de verplichting in het BBV (artikel 20) om in de begroting aandacht te besteden aan de investeringen nader uitgewerkt door te bepalen dat er bij de uiteenzetting van de

financiële positie een overzicht van de investeringen wordt gegeven. Het derde lid bepaalt dat in aanvulling op het bepaalde in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten de gevolgen van de begroting en meerjarenraming voor de schuldpositie inzichtelijk worden gemaakt. In het vierde lid wordt dit geregeld voor de jaarrekening. Artikel 4. Kaders begroting Artikel 4 van de financiële verordening biedt de kaders voor het opstellen van de begroting en de meerjarenraming. Hierin staan een aantal uitgangspunten die het dagelijks bestuur bij het opstellen van deze stukken in acht moet nemen. Dit in aanvulling op de bepalingen van de artikelen 189 en 193 Gemeentewet en het BBV. Het eerste lid van het artikel bepaalt dat het algemeen bestuur vooraf aan het opstellen van de begroting een nota vaststelt waarin de hoofdlijnen voor het beleid en de financiële kaders voor de komende jaren zijn vastgelegd. De kaders geven richting aan het dagelijks bestuur voor het opstellen van de begroting en de meerjarenraming. De kaderbrief wordt uiterlijk 15 april voorafgaand aan het begrotingsjaar naar de deelnemende gemeenten gestuurd. Artikel 8 van het BBV zegt dat het bedrag voor onvoorzien moet zijn opgenomen in het programmaplan.