04 Jaarrekening 2024 - Bijlage 4 - Accountantsverslag 2024
Tekst van het document
Hoort bij raadsbesluit nr. 1474 van 7 juli 2025
R.W.
Accountantsverslag 2024
Publieke Sector Accountants B.V. Arcadialaan 20 E 1813 KN Alkmaar www.publiekesectoraccountants.nl info@psa-ra.nl
Aan de gemeenteraad van gemeente Oldenzaal Postbus 354 7570 AJ OLDENZAAL
Geachte leden van de gemeenteraad,
Onderwerp Accountantsverslag 2024
Wij hebben de controle van de jaarrekening 2024 van uw gemeente afgerond. De jaarrekening van gemeente Oldenzaal is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders. Met dit accountantsverslag informeren wij u over onze belangrijkste controlebevindingen. Op 26 juni 2025 hebben wij onze controlebevindingen besproken met de wethouder Financiën, de gemeentesecretaris, de Bestuursadviseur Concernstaf en uw Coördinator P&C en op 1 juli 2025 hebben wij deze besproken met de Auditcommissie.
Datum 3 juli 2025
Bij de jaarrekening 2024 hebben wij op 3 juli 2025 een goedkeurende controleverklaring afgegeven. Dit oordeel bij de jaarrekening 2024 ziet ook toe op de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording.
Kenmerk 312024023.25.427
Ons accountantsverslag is bedoeld om u te ondersteunen in de beoordeling van de jaarrekening 2024. De bevindingen en beschouwingen in dit verslag komen voort uit onze controlewerkzaamheden en diverse besprekingen die wij met uw medewerkers hebben gevoerd. Voor de goede orde vermelden wij dat uw controlerende taak uiteraard verder gaat dan uitsluitend het financieel getinte perspectief vanuit de accountantscontrole. Wij maken u erop attent dat voor dit accountantsverslag een beperkte verspreidingskring geldt. Het accountantsverslag is uitsluitend bestemd voor de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders. Wij geven u toestemming om dit accountantsverslag te publiceren via de agenda’s van de raadscommissies en gemeenteraad. Met vriendelijke groet, Publieke Sector Accountants B.V. ValidSigned door A. Booij RA op 03-07-2025
A. Booij RA
Publieke Sector Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409.
Inhoudsopgave Contact: De volgende personen kunnen benaderd worden bij vragen met betrekking tot dit accountantsverslag:
Arie Booij 06 – 1509 2689 abooij@psa-ra.nl
Onze uitkomsten in 1 oogopslag 1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij . 1 2. Financiële positie en resultaat............................ 6
Gert Scheele 06 – 1098 0213 gscheele@psa-ra.nl
3. Bevindingen eindejaarscontrole ....................... 13 4. Interne beheersing........................................... 29 5. Overige aangelegenheden................................ 38
Amar Iqbal 06 – 4003 1051 aiqbal@psa-ra.nl
6. Verplichte tabel SiSa ........................................ 43
Onze uitkomsten in 1 oogopslag
Aanpak en uitkomsten
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Overige onderwerpen
Bijlage
Onze uitkomsten in 1 oogopslag
Aanpak en uitkomsten
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Overige onderwerpen
Bijlage
1
1.
Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij
Aanpak en uitkomsten
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Overige onderwerpen
Bijlage
Reikwijdte van de controle
1
1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij Met de opdrachtbevestiging van 29 januari 2025 (kenmerk 312024023.25.067) heeft u ons de opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2024. De doelstelling van de controle is het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening van gemeente Oldenzaal. De reikwijdte van onze controle staat omschreven in deze opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2024 voldoende voor de doelstelling van onze controle. In dit accountantsverslag geven wij een toelichting op de bevindingen naar aanleiding van de controle. Onze controle is verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), de Nota verwachtingen accountantscontrole 2024, het Controleprotocol 2024, zoals door de raad vastgesteld op 24 maart 2025 en de Regeling Controleprotocol WNT 2024 vallen.
Materialiteitsbepaling is overeenkomstig het Besluit accountantscontrole decentrale overheden en uw Controleprotocol 2024
De wijze waarop wij de materialiteit bepaald hebben, sluit aan op het Controleprotocol 2024, welke is vastgesteld door de gemeenteraad op 24 maart 2025. De maximaal toe te passen marges voor de accountantscontrole zijn vastgelegd in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (het Bado). In uw controleprotocol heeft u geen lagere marges vastgesteld. De bij onze controle van de jaarrekening 2024 toegepaste goedkeuringstoleranties bedragen derhalve: Bron: jaarrekening 2024 *
Fouten
Goedkeuringsmaterialiteit
Onzekerheden € 1.510.000
€ 4.530.000
*de totale lasten (incl. stortingen in de reserves) op basis van de jaarrekening 2024 bedragen € 151.014.000.
De gemeenteraad heeft in het controleprotocol de rapporteringstolerantie vastgesteld op € 100.000.
Aanpak en uitkomsten
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Overige onderwerpen
Bijlage
Onze aanpak is gericht op risico’s
Voor de jaarrekeningcontrole 2024 onderkennen wij een aantal risico’s en aandachtspunten, die een verhoogd (bruto) risico met zich mee (kunnen) brengen op een materiële fout in uw jaarrekening en die een mogelijke impact op de bedrijfsvoering kunnen hebben. De risico’s en aandachtspunten zijn hieronder weergegeven. Opname van een risicogebied of aandachtspunt in deze opsomming betekent niet dat daadwerkelijk sprake is van risico’s die zich daadwerkelijk voordoen, maar zijn enkel bedoeld om aan te geven dat wij hier tijdens onze controle (extra) aandacht aan hebben besteed. De onderkende risico’s en aandachtspunten voor 2024 zijn: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪
▪ ▪ ▪
De voortgang van de investeringsplanning en beheersing van investeringskredieten en (grote) projecten vanwege het financieel belang. De waardering en risico inschatting met betrekking tot lopende grondexploitaties, inclusief de geldende regels rondom het tussentijds winstnemen. De actualiteit van de gevoerde administratie(s), gericht op de betrouwbaarheid van de (tussentijdse) informatievoorziening. Voorzieningen: vanwege het schattingselement en de daarmee samenhangende (subjectieve) schattingsonzekerheden. Investeringen en investeringsbijdragen: het bestaan en waardering als gevolg van schattingselementen (inschatting van levensduur). Naleving van de (Europese) aanbestedingsregels en het onderkend corruptierisico hierbij. Risico’s en onzekerheden in het sociaal domein, waaronder prestatielevering Wmo en Jeugd. Beheersing van risico’s in verband met (het ontbreken van prestatieverklaringen in) het inkoopproces en handmatige betalingen. “ Veronderstelde risico’s” vanuit de voorschriften voor de accountantscontrole. Dit betreft de mogelijkheid die het management heeft om specifieke controlemaatregelen te omzeilen, bijvoorbeeld door memoriaalboekingen of het schattingsproces en de opbrengstverantwoording. De specifieke aandacht voor deze risico’s is voorgeschreven vanuit de controlerichtlijnen en is niet uniek voor de gemeente Oldenzaal.
Voortgang en uitkomsten verbijzonderde interne controle 2024 en de status van de (noodzakelijke en gewenste) verbeteringen met betrekking tot de kwaliteit van de interne beheersing. Ontwikkelingen en actualiteiten op IT-gebied, continuïteit en betrouwbaarheid IT-omgeving. Fraude- en corruptierisico’s en de actualisatie van de interne (fraude-)risicoanalyse.
Ter voorkoming van een materiële fout in de jaarrekening heeft het college voor bovenstaande risicogebieden beheersmaatregelen getroffen. Wij hebben ons bij de controle gericht op de opzet en het bestaan van de door het college ingerichte beheersingsomgeving, die deze risico’s moeten verkleinen. Voor een toelichting op een aantal onderkende risico’s en aandachtpunten verwijzen wij naar het hoofdstuk ‘belangrijke bevindingen’. Daarnaast verwijzen wij u naar onze bevindingen in het hoofdstuk ‘Interne beheersing’.
Aanpak en uitkomsten
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Overige onderwerpen
Bijlage
De rechtmatigheidsverantwoording is getrouw in de jaarrekening opgenomen, waarbij het college de geconstateerde afwijkingen op een juiste wijze heeft gepresenteerd
In de jaarrekening 2024 legt het college met de rechtmatigheidsverantwoording verantwoording af over een drietal rechtmatigheidscriteria die niet expliciet blijken uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het college toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door de gemeenteraad vastgestelde kaders zoals de begroting en verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving, zoals opgenomen in het op 24 maart 2025 door de raad vastgestelde normenkader 2024 voor de financiële rechtmatigheid. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de gemeenteraad vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. De rechtmatigheidsverantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de raad bepaald en bedraagt 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 1.510.000.
Uit de rechtmatigheidsverantwoording blijken afwijkingen van in totaal € 7.970.500, waarvan een bedrag van € 7.439.000 als acceptabel kwalificeert. Deze afwijkingen hebben betrekking op het begrotingscriterium (€ 7.439.000) en het voorwaardecriterium (€ 531.500). In de jaarstukken (rechtmatigheidsverantwoording en paragraaf bedrijfsvoering) geeft het college hier een nadere toelichting op.
De baten en lasten, alsmede balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen zijn rechtmatig
Uw gemeente voert 23 regelingen met betrekking tot specifieke uitkeringen uit. Deze zijn verantwoord via de SiSa-bijlage in uw jaarrekening. Op basis van uw controleprotocol 2024 en het normenkader 2024, beide vastgesteld op 24 maart 2025 door de raad, hebben wij de naleving van het financieel rechtmatigheidskader voor uw gemeente met betrekking tot deze specifieke uitkeringen gecontroleerd. Hierbij zijn geen materiële bijzonderheden geconstateerd.
De jaarrekening voldoet aan het BBV
Significante verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiële positie en de baten en lasten van de gemeente Oldenzaal. Daarnaast vereisen zij van het college het toepassen van oordeelsvorming ten aanzien van moeilijke, subjectieve en complexe posities, die vaak – vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken – inherent onzeker zijn.
Onze conclusie is dat de baten en lasten, alsmede de balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen, rechtmatig zijn weergegeven in de jaarrekening 2024.
Aanpak en uitkomsten
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Overige onderwerpen
Bijlage
De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van de gemeente Oldenzaal zijn uiteengezet in de jaarstukken 2024 in hoofdstuk 4.4. ‘Toelichtingen en grondslagen’. In de jaarrekening 2024 hebben zich ten opzichte van 2023 geen materiële wijzigingen voorgedaan in de toegepaste verslaggevingsgrondslagen, die van invloed zijn op de baten en lasten en/of de financiële positie van uw gemeente. Wij hebben het door het college van burgemeester en wethouders toegepaste proces voor belangrijke verslaggevingsgrondslagen geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij hebben de toepassing van de juiste methodiek, de aannames, de berekeningen en de consistente toepassing van de betrokken modellen en/of de van toepassing zijnde financiële verslaggeving beoordeeld. Wij zijn van mening dat de verslaggevingsgrondslagen en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent zijn gebruikt: de jaarstukken voldoen aan het BBV (Besluit begroting en verantwoording).
Geen resterende geïdentificeerde materiële fouten en tekortkomingen in de jaarstukken
Naar aanleiding van onze jaarrekeningcontrole, resteren er geen van materieel belang zijnde ongecorrigeerde afwijkingen of onzekerheden. Door ons gerapporteerde bevindingen zijn derhalve niet materieel (dus hebben geen invloed op de strekking van onze controleverklaring), maar zijn naar onze mening vooral van belang voor uw beoordeling van de jaarstukken en de verdere kwaliteitsverbetering van de administratieve organisatie en interne beheersing. Voor de niet materiële fouten en tekortkomingen in de jaarstukken verwijzen wij u naar de diverse onderdelen van dit rapport.
Goedkeurende controleverklaring
Wij zijn van oordeel dat de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening 2024 van de gemeente Oldenzaal een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van de baten en lasten over 2024 en van het vermogen op 31 december 2024 in overeenstemming met het BBV. Onze conclusie is tevens dat de baten en lasten, alsmede de balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen, rechtmatig zijn weergegeven in de jaarrekening 2024. Daarnaast zijn wij van mening dat de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording een getrouwe weergave geeft van de rechtmatigheid van het door haar gevoerde financieel beheer. Hierbij geldt als voorwaarde dat de door ons gecontroleerde jaarrekening ongewijzigd door de raad wordt vastgesteld. Wij verzoeken u derhalve ons een door de voorzitter van de raad en de griffier ondertekend besluit van de vastgestelde jaarrekening te verstrekken. Mochten nog wijzigingen worden aangebracht in de definitieve versie van de jaarrekening dan dienen wij deze te beoordelen alvorens onze controleverklaring hierbij mag worden opgenomen.
Aanpak en uitkomsten
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Overige onderwerpen
Bijlage
2.
Financiële positie en resultaat
Aanpak en uitkomsten
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Overige onderwerpen
Bijlage
6
2. Financiële positie en resultaat 3.
Voor een nadere toelichting verwijzen wij u naar de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing in de jaarstukken en het vervolg in dit hoofdstuk.
Aanpak en uitkomsten
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Overige onderwerpen
Bijlage
In het BBV, de verslaggevingsregels voor gemeenten, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen (dat bestaat uit de algemene reserve en de bestemmingsreserves) worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het gerealiseerd totaalsaldo van baten en lasten in 2024 bedraagt 13,1 miljoen positief. Per saldo is tussentijds € 5,9 miljoen toegevoegd aan de reserves, zodat het uiteindelijk gerealiseerde resultaat over 2024 € 7,2 miljoen voordelig bedraagt. Dit resultaat is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans.
Eigen vermogen (in € 1.000)
2024
2023
2022
2021
2020
Eigen vermogen per 1 januari
53.361
50.818
45.927
35.901
35.084
Tussentijdse resultaatbestemming
5.867
-/-2.476
-/- 2.846
2.246
-/- 422
Gerealiseerd resultaat
7.238
5.019
8.503
8.298
1.238
Totaal (‘gerealiseerd saldo van baten en lasten’)
13.106
2.543
5.657
10.544
816
Correctie balans (rechtstreekse vermogensmutatie)
-/- 31
-
-/- 766
-
-
Eigen vermogen per 31 december
66.435
53.361
50.818
45.927
35.901
De tussentijdse resultaatbestemming bestaat uit de stortingen in en onttrekkingen uit de reserves, in overeenstemming met de besluiten van de gemeenteraad. De omvang van het eigen vermogen bedraagt ultimo 2024 circa 52% van het balanstotaal (op 31 december 2023: circa 48% van het balanstotaal). Zowel in absolute zin als in relatieve zin is het vermogen toegenomen. In de toelichting op balans bij het onderdeel eigen vermogen van de jaarrekening geeft het college een nadere toelichting op de mutaties in het eigen vermogen over het jaar 2024. Wij verwijzen u naar deze toelichting.
Aanpak en uitkomsten
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Overige onderwerpen
Bijlage
7
De vermogenspositie van uw gemeente neemt zowel in absolute als in relatieve zin toe
Bron: www.waarstaatjegemeente.nl
Aanpak en uitkomsten
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Overige onderwerpen
Bijlage
8
Als signaalwaarde voor de solvabiliteitsratio geldt volgens de VNG een percentage van 20%. Bij een solvabiliteitsratio lager dan 20% bevindt een gemeente zich op “glad ijs”. In de begroting 2024 heeft de gemeenteraad de solvabiliteit bepaald op 34%. De solvabiliteit in de jaarrekening 2024 komt uit op 52% en is derhalve 18 procentpunten hoger dan begroot. Ter vergelijking hebben wij de solvabiliteit van de gemiddelde waarden van gemeenten in de provincie Overijssel opgenomen. Daaruit blijkt dat de solvabiliteit van uw gemeente per 31 december 2023 boven het gemiddelde van de gemeenten in de provincie Overijssel ligt.
Wij adviseren u om uw reservepositie te beoordelen en vast te stellen in hoeverre de gereserveerde middelen naar uw verwachting nog noodzakelijk zijn ter dekking van toekomstige lasten. Dit kan mogelijk tot een herijking van de reservepositie leiden. Reserves die in de afgelopen jaren gevormd zijn, kunnen wanneer uw raad daartoe besluit, dan ingezet worden voor andere doeleinden. Wanneer u zou besluiten om deze middelen in te zetten voor de uitdagingen, waaronder het zogenaamde ravijnjaar, waar uw gemeente voor staat, heeft dit overigens ook zo zijn beperkingen vanuit de wet- en regelgeving. Het eigen vermogen is incidenteel geld, wat u slechts één keer kan inzetten. U kunt daarbij dan bijvoorbeeld aan de volgende mogelijkheden denken: ▪
▪
De kapitaallasten van (belangrijke) investeringen dekken via het eigen vermogen via een bestemmingsreserve kapitaallasten. De vrijval uit het eigen vermogen wordt vanuit het BBV onder bepaalde voorwaarden als structurele baten aangemerkt. Een nadeel is dat bij vervanging van de investering het de vraag is of nog voldoende eigen vermogen beschikbaar is om dit opnieuw te doen. Het inzetten van een surplus van het eigen vermogen om uw exploitatie dekkend te maken. Zie ook het Bestuurlijk Overleg Financiële-verhoudingen (BOFv) van november 2023. Het surplus van de algemene reserve (het vrij besteedbare deel dat niet nodig is voor de weerstandscapaciteit) mag voor maximaal 10% per jaar worden ingezet voor structurele lasten, onder de voorwaarde dat de solvabiliteit groter of gelijk blijft aan 20%. Nadeel is dat u eventueel noodzakelijke bezuinigingen uitstelt en gewend raakt aan een hoger uitgavenpatroon.
Wij merken daarbij op dat uw gemeente de afgelopen jaren een positief saldo van baten en lasten heeft gerealiseerd (voor mutaties in reserves) en het eigen vermogen ook in 2024 weer stijgt. Wij adviseren u om een gedegen analyse uit te laten voeren met als doel de oorzaken te achterhalen van voordelige saldi ten opzichte van de primaire en de gewijzigde begroting en daar van te leren voor de toekomst.
Resultaat 2024 is beïnvloed door reservemutatie(s)
Het feitelijke saldo van baten en lasten in een jaar wordt weergegeven als het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten. Daarnaast kent de gemeente Oldenzaal ook het gerealiseerde resultaat. Dit is het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemmingen. Deze bestemmingen bestaan uit in de loop van het jaar gedane onttrekkingen uit reserves minus de tussentijdse stortingen in reserves. De stortingen dan wel onttrekkingen aan reserves vinden plaats op basis van de door u genomen besluiten. Het gerealiseerde resultaat is dus mede het gevolg van de bestuurlijke besluitvorming.
Aanpak en uitkomsten
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Overige onderwerpen
Bijlage
9
Vermogenspositie De gemeente Oldenzaal beschikt over een gezonde financiële positie. Met een solvabiliteit van 52% en een eigen vermogen van € 66,4 miljoen ligt uw weerstandsvermogen boven het gemiddelde van de Overijsselse gemeenten. Wanneer wij kijken naar de samenstelling van het vermogen constateren wij dat in de afgelopen jaren relatief veel bestemmingsreserves zijn gevormd, ook ten opzichte van andere gemeenten. Opvallend is dat een deel van deze reserves in het verslagjaar geen mutaties kent.
Exploitatieresultaat (in € 1.000)
Realisatie 2024
Begroting na wijziging 2024
Totale baten Totale lasten
146.642 133.538
130.332 127.640
Gerealiseerde saldo van baten en lasten Af: toevoegingen aan reserves Bij: onttrekkingen uit reserves
13.104 17.479 11.612
Saldo mutaties reserves (per saldo toegevoegd)
2.692 9.547 6.855 -/2.692 0
-/- 5.867
Gerealiseerd resultaat (voordelig)
7.238
De exploitatie over 2024 laat een voordelig gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten van € 13,1 miljoen zien, ten opzichte van een positief begroot (na wijziging) resultaat van € 2,7 miljoen. Dit is een voordeel van € 10,4 miljoen. Het gerealiseerde voordelig resultaat ad € 7,2 miljoen is afzonderlijk op de balans onder het eigen vermogen opgenomen. Bij het vaststellen van de jaarstukken over 2024, zal de gemeenteraad ook een besluit nemen tot het bestemmen van het resultaat over 2024. In hoofdstuk 4.5 “Toelichting op het overzicht van baten en lasten per programma” is een analyse van de verschillen groter dan € 25.000 opgenomen. Wij verwijzen u naar deze toelichtingen. Het voordelige exploitatieresultaat 2024 (vóór bestemming) is mede ontstaan na een aantal incidentele baten en lasten. Door het effect van de incidentele baten en lasten buiten beschouwing te laten, ontstaat meer inzicht in de structurele baten en lasten. Het inzicht in de structurele baten en lasten is van belang, omdat het een betere indicatie geeft van de toekomstige baten en lasten, overigens zonder rekening te houden met beleidswijzigingen. In de toelichting op het overzicht van baten en lasten is in paragraaf 4.5.6 inzicht in de incidentele baten en lasten gegeven. Kortheidshalve verwijzen wij u naar deze uiteenzetting.
Aanpak en uitkomsten
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Overige onderwerpen
Bijlage
10
Concreet betekent dit voor uw gemeente het volgende:
Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit vanwege ingeschatte risico’s. De beschikbare weerstandscapaciteit (voor de samenstelling, zie de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing) is gelijk aan de vrij te bestemmen reserves ultimo 2024, heeft het college bepaald op € 22,9 miljoen. In 2023 bedroeg deze € 18,2 miljoen. De beschikbare weerstandscapaciteit is derhalve gestegen ten opzichte van 2023 en wordt vooral veroorzaakt door de bestemming van het rekeningresultaat 2023. In de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing heeft het college een opsomming gegeven van ingeschatte risico’s. De onderkende risico’s cumuleren voor 2024 tot een bedrag van € 7,6 miljoen (2023: € 6,0 miljoen). Ten opzichte van 2023 is sprake van een stijging van de gekwantificeerde risico’s. De inventarisatie van risico’s geeft een indicatie van de financiële omvang van de belangrijkste (specifieke) risico’s, om zo de benodigde weerstandscapaciteit te bepalen. Hierbij heeft het college inzicht gegeven in de (naar de inschatting van het college) belangrijkste risico’s voor uw gemeente, waarbij onderscheid gemaakt wordt naar risico’s voor het concern (€ 4,3 miljoen) en risico’s voor het grondbedrijf (€ 3,3 miljoen).
De verhouding tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit in de jaarrekening komt daarmee uit op 3,0. Hierdoor is uw gemeente voldoende in staat om financiële tegenvallers zelfstandig op te vangen en is de ratio hoger dan de door u vastgestelde norm van 2. Ten opzichte van de beschikbare weerstandscapaciteit kwalificeert het college het weerstandsvermogen in de jaarstukken 2024 daarmee als “voldoende voor afdekking van de mogelijke risico’s”. Voor meer gedetailleerde informatie over uw weerstandspositie, de onderkende risico’s en de kwantificering hiervan verwijzen wij u naar paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing van uw jaarstukken 2024. Overigens merken wij hierbij op dat deze cijfers niet aan accountantscontrole of een beoordelingsopdracht zijn onderworpen.
Aanpak en uitkomsten
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Overige onderwerpen
Bijlage
11
Het college van burgemeester en wethouders kwalificeert het weerstandsvermogen als voldoende om de onderkende risico’s af te kunnen dekken
12
3.
Bevindingen eindejaarscontrole
Aanpak en uitkomsten
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Overige onderwerpen
Bijlage
De rechtmatigheidsverantwoording 2024 is getrouw
13
3. Bevindingen eindejaarscontrole Uw rechtmatigheidsverantwoording 2024 De rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen in de jaarrekening. Wij hebben vastgesteld dat deze voldoet aan het voorgeschreven model en dat daarbij de door de raad vastgestelde kaders zijn gehanteerd. Deze kaders zijn in overeenstemming met richtlijnen die vanuit de commissie BBV zijn gegeven. Verantwoording Op basis van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening 2024 blijkt dat er rechtmatigheidsafwijkingen zijn geconstateerd groter dan de verantwoordingsgrens (1%, ofwel € 1.510.000). De geconstateerde rechtmatigheidsafwijkingen hebben betrekking op de criteria begrotingsrechtmatigheid en het voorwaardencriterium. Samenvatting rechtmatigheidsverantwoording
Bedragen
Begrotingscriterium (bruto)
€ 7.439.000
Begrotingscriterium (netto)
€0
Voorwaardencriterium (afwijkingen Europese aanbestedingen)
€ 531.500
M&O-criterium
€0
Rechtmatigheidsfouten bruto
€ 7.970.500
Rechtmatigheidsfouten netto
€ 531.500
In de paragraaf bedrijfsvoering heeft het college een toelichting opgenomen op de rechtmatigheidsbevindingen, welke hoger uitvallen dan de door de gemeenteraad vastgestelde rapporteringsgrens van € 100.000. Toelichting begrotingscriterium Op de programma’s Dienstverlening en Veiligheid (€ 535.000), Stedelijke en economische ontwikkeling (€ 5.165.000) en Financiële algemene dekkingsmiddelen (€ 1.686.000) is sprake van lastenoverschrijdingen van in totaal € 7.386.000. Daarnaast is sprake van overschrijdingen van investeringskredieten voor een bedrag van € 53.000. De totale begrotingsoverschrijding bedraagt derhalve € 7.439.000. Gelet op de kaders die uw raad in het normenkader aan het college heeft meegegeven, kwalificeren deze afwijkingen voor het gehele bedrag van € 7.739.000 als acceptabel.
Aanpak en uitkomsten
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Overige onderwerpen
Bijlage
Wij adviseren u toe te zien op stringente naleving van de Europese aanbestedingsregels. Toelichting M&O-criterium Binnen de gemeente Oldenzaal is geen overkoepelend beleidsstuk M&O oftewel M&O beleid aanwezig. Het feit dat geen beleid aanwezig is dient - in overeenstemming met de Kadernota rechtmatigheid 2024 van de Commissie BBV - door het college te worden vermeldt in de paragraaf bedrijfsvoering. Wij hebben vastgesteld dat het ontbreken van een overkoepelend M&O beleid is vermeld in de paragraaf bedrijfsvoering. Vanuit zowel de interne controlewerkzaamheden als onze controlewerkzaamheden zijn overigens geen indicaties gebleken dat sprake is geweest van misbruik dan wel oneigenlijk gebruik. Daarom is geen sprake van daadwerkelijke afwijkingen die mee moeten worden genomen in de rechtmatigheidsverantwoording (en is toelichting in paragraaf bedrijfsvoering terecht). Wij adviseren u verder om een overkoepelend M&O beleid op te stellen. Ons oordeel bij uw rechtmatigheidsverantwoording Op basis van onze toetsing aan de wettelijke voorschriften inzake de rechtmatigheidsverantwoording en de kaderstelling door de raad hebben wij vastgesteld dat de rechtmatigheidsverantwoording van het college van burgemeester en wethouders een getrouw beeld geeft. De jaarrekening (rechtmatigheidsverantwoording) en het jaarverslag (paragraaf bedrijfsvoering) bevat alle voorgeschreven informatie.
Alle verplichte onderdelen zijn toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.
Het Besluit accountantscontrole decentrale overheden en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten is aangepast en bevat wijzigingen die
Op 16 april 2025 heeft het Rijk in het Staatsblad een aantal wijzigingen gepubliceerd van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, het Waterschapsbesluit en het Besluit van 29 oktober 2021 tot wijziging van het Besluit financiële verhouding 2001. De wijzigingen gaan in voor verantwoordingen over het begrotingsjaar 2025. Hieronder hebben wij de belangrijkste wijzigingen die voor u relevant zijn opgenomen. Wijzigingen Besluit accountantscontrole decentrale overheden ▪ In artikel 1 zijn de “begrippen” afwijking, deelverantwoording, financiële rechtmatigheid en openbaar lichaam aangepast; ▪ In artikel 2 is aangegeven dat de goedkeuringstolerantie wordt aangepast. Vanaf het verslagjaar 2025 bedraagt deze 2% van de omvangsbasis. Deze is tot en met 2024 1%. De omvangsbasis is daarbij gelijk aan de totale lasten van de gemeente exclusief de
Aanpak en uitkomsten
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Overige onderwerpen
Bijlage
14
Toelichting voorwaardencriterium Onder het voorwaardencriterium staan de bevindingen ten aanzien van de Europese aanbestedingen vermeld. In het kader van de verbijzonderde interne controle heeft het college onderzocht of de opdrachtverleningen overeenkomstig de richtlijnen voor Europese aanbestedingen zijn gedaan. Het college heeft daarbij voor een drietal opdrachten vastgesteld dat dit niet het geval is. De hiermee samenhangende lasten die in de jaarrekening 2024 zijn opgenomen, bedragen € 531.500. Op basis van onze controle komen wij tot dezelfde afwijkingen. Het college heeft deze afwijkingen meegewogen in de rechtmatigheidsverantwoording.
▪
toevoegingen aan de reserves. Tot en met 2024 was de omvangsbasis gelijk aan de totale lasten van de gemeente inclusief de toevoegingen aan de reserves; en De goedkeuringstolerantie is de som van de afwijkingen in de jaarrekening en onzekerheden in de uitvoering van de controle. Dit betekent dat fouten en onzekerheden gezamenlijk worden afgewogen (lees: opgeteld) ten opzichte van de goedkeuringstolerantie van 2%. Tot en met 2024 werden fouten (1%) en onzekerheden (3%) afzonderlijk afgewogen. Wanneer fouten en onzekerheden samen meer dan 2% van de omvangsbasis bedragen, dient de accountant een niet-goedkeurende controleverklaring af te geven.
Deze aanpassingen zijn relevant voor het intern controleplan van uw gemeente en de uitvoering daarvan. Wijzigingen in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten ▪ In het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (Bbv) zijn wijzigingen doorgevoerd, waarmee de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is geformaliseerd. Aan artikel 1 van het Bbv zijn daartoe de volgende onderdelen toegevoegd: o Rechtmatigheidsverantwoording; o Verantwoordingsgrens; o Financiële rechtmatigheid; o Rechtmatigheidsfout; en o Onduidelijkheid. De verantwoordelijkheid voor deze verantwoording is daarmee expliciet bij het college neergelegd. ▪
In het Bbv is nu expliciet geregeld dat in de paragraaf bedrijfsvoering een beschrijving wordt opgenomen van de maatregelen die worden ondernomen om rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden met betrekking tot de financiële rechtmatigheid te voorkomen.
▪
De paragraaf “Wet open overheid” is een verplichte paragraaf geworden.
▪
In titel 4.7 zijn in artikel 58b de verslaggevingskaders voor de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. Deze zijn: o De jaarrekening bevat een rechtmatigheidsverantwoording. o De rechtmatigheidsverantwoording bevat een overzicht van de rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden in het kader van de financiële rechtmatigheid. o De verantwoordingsgrens is een totaalbedrag voor rechtmatigheidsfouten én onduidelijkheden in het kader van de financiële rechtmatigheid. o De gemeenteraad en provinciale staten stellen de verantwoordingsgrens vast op ten hoogste 2% van de totale lasten, exclusief de toevoegingen aan de reserves.
Aanpak en uitkomsten
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Overige onderwerpen
Bijlage
15
relevant zijn vanaf 2025 voor de rechtmatigheidsverantwoording
Voor zover het totaalbedrag aan rechtmatigheidsfouten én onduidelijkheden in het kader van de financiële rechtmatigheid hoger is dan de verantwoordingsgrens, worden deze in het kader van de financiële rechtmatigheid opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Bij ministeriële regeling wordt voor de rechtmatigheidsverantwoording een model vastgesteld.
De belangrijkste aanpassing is dat de verantwoordingsgrens vanaf 2025 maximaal 2% van de totale lasten, exclusief de toevoegingen aan de reserves kan zijn. U kunt als gemeenteraad kiezen voor een verantwoordingsgrens tussen 0% en 2%. Deze aanpassingen zijn relevant voor de jaarrekening 2025 (verantwoording) en uw kaderstelling (verantwoordingsgrens maximaal 2%). Voor een totaalbeeld van de wijzigingen verwijzen wij naar https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stb-2025-99.html. Wij adviseren u om uw kaderstelling, zoals bijvoorbeeld de financiële- en controleverordening, uw controleprotocol en het intern controleplan, te beoordelen en na te gaan of deze nog in de lijn zijn van de recente aanpassingen. Deze wijzigingen kunnen ook invloed hebben op de omvang en inhoud van de interne controlewerkzaamheden die binnen uw gemeente worden gepland en uitgevoerd. Het is derhalve belangrijk om hier tijdig actie op e ondernemen.
Bewaak het ambitieniveau van uw investeringsplanning
In de jaarstukken is, in onderdeel 4.9 het “Verslag kredieten” opgenomen. Uit dit overzicht blijkt dat sprake is van ruim 70 lopende kredieten, waarvoor in totaal € 42,3 miljoen beschikbaar in gesteld tot en met 2024. Per krediet is aangegeven wat de bestedingsruimte nog is (restant krediet c.q. overschrijding), of het krediet in 2024 wordt afgesloten of dat het (restant) krediet wordt overgeheveld naar 2025. Van de lopende kredieten blijkt een bedrag van € 24,9 miljoen nog beschikbaar te zijn voor uitgaven in de komende jaren. Ten opzichte van de jaarschijf 2024 (beschikbaar in het dienstjaar 2024 ad € 35,9 miljoen is in 2024 een bedrag van € 11,0 miljoen uitgegeven. Ons valt op dat bij circa 25 beschikbaar gestelde kredieten nog geen bestedingen zijn geweest. Daarnaast zien wij dat bij 17 kredieten sprake is van een verwachte bijdrage van derden, waarbij in een aantal gevallen al wel uitgaven gedaan zijn, maar de verwachte bate nog niet is aangevraagd of toegerekend. Zin de jaarstukken wordt op diverse plaatsen, met name in de programma’s en de paragrafen, aangegeven dat sprake is van vertraging in de uitvoering. Dat houdt in dat de geraamde uitgaven in een later jaar komen, maar ook dat de geraamde kapitaallasten in de afgelopen jaren wel op uw begroting hebben gedrukt. In de jaarrekening komen deze overigens pas naar voren, wanneer een krediet gerealiseerd is.
Met het “Verslag kredieten” krijgt u goed zicht op de financiële voortgang van de investeringen. Wat daarbij van belang is, is dat voldoende rekening wordt gehouden met mogelijke effecten van vertraging in de uitvoering en de impact daarvan op de ingeschatte kosten. Niet elk krediet komt namelijk overeenkomstig uw planning in uitvoering en momenteel is nog steeds sprake van stijgingen
Aanpak en uitkomsten
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Overige onderwerpen
Bijlage
16
o
Op basis van onze beoordeling van de staat van kredieten stellen wij vast dat sprake lijkt te zijn van een zekere mate van “planningsoptimisme” waarbij de (politieke) ambities en de ambtelijke (beschikbare) capaciteit niet op elkaar aansluiten. Een aantal kredieten staat al langere tijd open en hebben vooralsnog geen of een onderbesteding. Dit is al enkele jaren achtereen het geval. Het lang open laten staan maakt de beheersing van uw investeringskredieten lastig. Binnen uw gemeente wordt overigens de lijn gehanteerd dat het gehele krediet bij aanvang van de investering beschikbaar wordt gesteld. Deze methode leidt dan dus vanzelf tot oplopende saldi van openstaande kredieten, wanneer het ambitieniveau en de beschikbare ambtelijke capaciteit niet voldoende op elkaar zijn afgestemd. Daarnaast is het de vraag of, gelet op het lang open staan van kredieten en de voortgang van de realisatie, uw investeringsplanning (en daarmee de begroting) reëel is. Het stelselmatig niet realiseren van kredieten kan betekenen dat niet alleen uw planning niet gerealiseerd wordt, maar dat ook in uw meerjarenbegroting (mogelijk) al rekening gehouden wordt met kapitaallasten voor de geplande investeringen. In dat geval heeft dit effect op de bestedingsruimte in uw begroting.
Wij adviseren u om de realisatie van uw investeringsplanning mee te wegen in het vaststellen van toekomstige investeringsplannen. Daarnaast adviseren wij u om de impact op uw meerjarenbegroting in beeld te brengen van het later realiseren van investeringen dan u aanvankelijk heeft gepland. Daarbij is het van belang om uit te gaan van een haalbaar en realistisch alternatief.
Grondexploitaties: het college is bewust voorzichtig in het schatten van de toekomstige ontwikkelingen bij complexen: Wij hebben een aantal adviezen in het kader van een verdere verbetering van de informatiewaarde van de prognose van het college
De boekwaarde van het onderhanden werk is in 2024 per saldo met € 4.489.000 toegenomen tot € 2.163.000 positief. Een positieve boekwaarde betekent dat sprake is (geweest) van kosten die hoger zijn geweest dan de gerealiseerde opbrengsten. De waardering van elke grondexploitatie afzonderlijk, is afhankelijk van het verwachte exploitatieresultaat. Deze worden jaarlijks door het college geactualiseerd. Het verwachte resultaat per grondexploitatie, is afhankelijk van diverse schattingselementen. Door de invloed van parameters (o.a. indexering, fasering, rente, prijs), die bepalend zijn voor toekomstige kosten en opbrengsten, besteden wij daarom tijdens de controle altijd aandacht aan de grondexploitaties. De risico’s voor de grondexploitaties in het algemeen, zijn in essentie terug te brengen tot de zogenoemde vijf P’s: ▪ Planning: is de tijdsplanning van de projecten afgestemd op de (on)mogelijkheden in de markt? Immers, de marktbehoefte bepaalt welke projecten op welk moment te realiseren zijn. ▪ Programmering: in de afgelopen jaren hebben economische ontwikkelingen geleid tot belangrijke wijzigingen in woningbehoefte en vraag naar bedrijventerrein.
Is er een kritische analyse van de ‘mix’ van aanbod van bedrijventerrein en woningen (huur, koop, vrije kavels, appartementen, etc.) in de projecten, in relatie tot de huidige marktvraag in de gemeente? ▪ Prijs: de verkoopprijzen van woningen zijn momenteel enorm hoog. Hoe vertaalt dit zich in grondprijzen en wat zijn de verwachtingen op de (middel-)lange termijn, bijvoorbeeld door ontwikkelingen in de hypotheekrente(aftrek) en de oorlogen die gaande zijnde in de rest van de wereld?
Aanpak en uitkomsten
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Overige onderwerpen
Bijlage
17
van kosten om bepaalde investeringen te realiseren. Wanneer een investering later in uitvoering komt, kan het voorkomen dat het initieel geraamde krediet niet meer toereikend is. Wij adviseren u hier alert op te blijven.
▪
Plankosten: zijn de geraamde kosten die voor de grondexploitaties gemaakt moeten worden realistisch? U kunt hierbij denken aan de totstandkoming van de ramingen van bijvoorbeeld civieltechnische werken en interne plankosten. Parameters: zijn de gehanteerde kosten- en opbrengstenindexaties in lijn met de actuele marktontwikkelingen en zijn de renteparameter en disconteringsvoet in overeenstemming met de voorschriften in het BBV?
De grondexploitaties zijn door uw college in 2024 opnieuw doorgerekend (geactualiseerd) en waar nodig heeft het college de verwachtingen bijgesteld. Bij het opstellen van de jaarrekening is beoordeeld of het onderhanden werk in de jaarrekening op een juiste wijze is gewaardeerd en of er mogelijk (aanvullende) verliezen of tussentijdse winstneming moet worden verwerkt. Bouwgronden in exploitatie – (boekwaarde € 2,2 miljoen) Uw gemeente heeft ultimo boekjaar 2024 tien in exploitatie genomen complexen voor woningbouw en 2 voor bedrijventerreinen. In het boekjaar zijn 2 projecten afgesloten en is het project 211 De Graven Es geopend. De actieve bouwgronden in exploitatie zijn verantwoord onder de voorraden op de balans en opgenomen in de paragraaf grondbeleid. De projecten verschillen in omvang, complexiteit en risico’s. Deze elementen zijn van invloed op de waardering van de grondexploitaties. De nog te maken kosten betreffen € 20,5 miljoen en de nog te realiseren opbrengsten bedragen € 40 miljoen. Het verwachte resultaat uit deze projecten bedraagt circa € 17,3 miljoen. Looptijd De gemiddelde looptijd van de projecten is circa 4 jaar. Hoe korter de looptijd van de projecten, des te minder onzekerheid er bestaat omtrent de beoogde resultaten per project. De looptijd van uw projecten is toegenomen ten opzichte van voorgaand jaar.
Dit komt door de langere looptijd bij een aantal projecten zoals Saasvelderlaan (8 jaar), Jufferbeek (6 jaar) en het project Stakenbeek 2e fase (6 jaar) . Risico’s In het boekwerk “Herziening grondexploitaties 2024”, zoals vastgesteld door de gemeenteraad op 16 december 2024, heeft het college een inschatting gemaakt van de risico’s rondom de grondexploitaties. Op basis van dit boekwerk blijkt dat het benodigd weerstandsvermogen voor de grondexploitaties deels opgevangen kan worden binnen het saldo van de grondexploitatie. Dit doet uw gemeente onder andere door het toevoegen van een opslag in de calculatie voor “onnauwkeurigheid ramingen” van 5% op de kosten. Daarnaast heeft uw gemeente een reserve strategische voorraad en een algemene reserve grondexploitaties. Rekenparameters Het college stelt jaarlijks de rekenparameters vast voor de actualisatie van de grondexploitaties en legt dit voor aan de gemeenteraad. Deze rekenparameters zijn door uw gemeente naar onze mening voorzichtig ingestoken. De onderbouwing van deze
Aanpak en uitkomsten
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Overige onderwerpen
Bijlage
18
▪
▪
Indexeringsmethodiek verfijnen Door indexering te differentiëren naar tijdshorizon (korte, middellange en lange termijn) ontstaat een meer realistische inschatting van toekomstige ontwikkelingen.
▪
Kostencategorieën detailleren Door differentiatie aan te brengen in GWW-kosten, plankosten en woningbouwkosten ontstaat meer transparantie in de kostenopbouw en kunnen ontwikkelingen per categorie beter worden gevolgd.
▪
Opbrengstenindex toevoegen Door tevens een index te bepalen op de opbrengsten brengt dit de inschatting van de toekomstige baten en lasten meer in evenwicht. Door hierin onderscheid te maken tussen sociale huur, vrije sector huur, betaalbare koopsector en bedrijfskavels krijgt uw gemeente beter inzicht in de verschillende marktsegmenten en hun specifieke ontwikkelingen.
Een aantal opmerkingen omtrent het boekwerk “Herziening grondexploitaties 2024” Op basis van onze controlewerkzaamheden is gebleken dat de looptijden van de diverse trajecten niet juist zijn opgenomen in de managementoverzichten per project, als onderdeel van het door de raad vastgesteld boekwerk ““Herziening grondexploitaties 2024”. Dit betreft een tekstuele onjuistheid. In de bijgevoegde grafieken in de managementoverzichten is in de jaarschijven tevens te zien dat er in de onjuiste jaren geen inkomsten en of uitgaven zijn geraamd. Wij adviseren in het kader van de informatiewaarde van het boekwerk “Herziening grondexploitaties” om in het vervolg bij langlopende projecten (met een looptijd langer dan 3 jaar) een scenarioanalyse op te nemen. Op deze wijze wordt de raad meer meegenomen in de impact van de diverse parameters op het verwachte resultaat van de betreffende projecten.
Kosten van groot onderhoud aan uw kapitaalgoederen worden niet eenduidig verantwoord
Ons valt op dat er binnen uw gemeente wisselend wordt omgegaan met het verantwoorden van kosten van groot onderhoud. Voor het onderhoud aan LED-systemen en verhardingen zijn ter dekking van de kosten bestemmingsreserves beschikbaar en voor de kosten van groot onderhoud aan gebouwen (exclusief onderwijshuisvesting) is de voorziening gebouwenbeheersplan aanwezig. De kosten van groot onderhoud aan uw overige kapitaalgoederen worden in de exploitatie opgevangen. De kosten van groot onderhoud aan uw kapitaalgoederen kunnen jaarlijks in omvang fors verschillen en daarmee zorgen voor grote schommelingen in het financiële resultaat. Wanneer groot onderhoud een cyclisch karakter heeft en de gemeente het onderhoud op basis van een meerjarenonderhoudsplan systematisch wil opvangen, is het aan te bevelen om dit via een zogenaamde egalisatie voorziening te laten lopen. Het treffen van een voorziening voor groot onderhoud is ook verankerd in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Artikel 44 van het Bbv bepaalt dat een voorziening kan
Aanpak en uitkomsten
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Overige onderwerpen
Bijlage
19
parameters kan echter nog verder worden geoptimaliseerd. Wij adviseren de gemeente om de volgende verbeteringen door te voeren:
Door het treffen van een voorziening voor groot onderhoud worden de lasten systematisch en vooral gelijkmatig toegerekend aan de jaren waarin het kapitaalgoed wordt gebruikt, omdat de jaarlijkse dotatie aan de voorziening gelijkblijvend is. Dit is ook in lijn met het matchingprincipe: het gelijkmatig toerekenen van kosten aan de periode waarin de baten worden gerealiseerd. Hiermee ontstaat een stabiel en realistisch financieel beeld, wat belangrijk is voor de begrotingsdiscipline, de beleidsruimte en de vergelijkbaarheid van de jaarrekeningen over verschillende jaren. Daarnaast sluit het werken met een voorziening aan bij het voorzichtigheidsbeginsel. Door tijdig middelen apart te zetten voor toekomstig onderhoud, wordt financiële tegenvallers voorkomen en kan de gemeente haar onderhoudsverplichtingen duurzaam nakomen. De kosten van groot onderhoud worden dan jaarlijks ten laste van de voorziening gebracht. Zoals aangegeven worden tot en met heden de kosten van groot onderhoud aan uw kapitaalgoederen wisselend verantwoord in uw jaarrekening. Wij adviseren u om de kosten van groot onderhoud aan uw kapitaalgoederen op een eenduidige wijze te gaan verantwoorden. In de lijn met het Bbv verdient het aanbeveling om voor al uw kapitaalgoederen dit via onderhoudsvoorzieningen te doen. Het Bbv stelt daarbij wel strenge eisen aan het treffen en toetsen van voorzieningen.
Zo moet, per soort kapitaalgoed, sprake zijn van een adequaat en recent beheerplan, wat voldoet aan de volgende randvoorwaarden en uitgangspunten: ▪
▪ ▪
Onderbouwing en planmatigheid. Er moet sprake zijn van een onderbouwd meerjarig beheer- of onderhoudsplan, wat inzicht geeft in de aard van het kapitaalgoed, de onderhoudscycli (frequentie van het groot onderhoud) en de te verwachten kosten per jaar of periode. Realisme en actualiteit. Het beheerplan moet een realistische inschatting bevatten van de toekomstige kosten en regelmatig worden geactualiseerd op basis van actuele inzichten en de werkelijke onderhoudsconditie. Specifiek voor voorzieningen groot onderhoud. Het beheerplan moet ten minste een periode van ten minste vijf jaar beslaan en de lasten van het groot onderhoud uit het plan moeten redelijk betrouwbaar zijn in te schatten. Daarmee vormt het beheerplan de basis voor de jaarlijkse toevoeging en onttrekking aan de voorziening.
Wanneer voorzieningen gevormd zijn, is het van belang dat u periodiek vaststelt dat de getroffen voorzieningen nog in de pas lopen met de onderliggende beheerplannen en daarbij horende kostenramingen. Wanneer zowel de daadwerkelijke uitvoering als ook de gerealiseerde kosten met de onderliggende planningen in de pas (blijven) lopen, is dat een indicatie dat het onderliggende plan een goede onderbouwing voor de getroffen voorziening is.
Aanpak en uitkomsten
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Overige onderwerpen
Bijlage
20
worden gevormd voor verplichtingen en risico’s die op de balansdatum bestaan, en specifiek voor kosten die hun oorsprong vinden in het verslagjaar of in vorige verslagjaren, maar die in een volgend jaar tot uitgaven zullen leiden.
Overgang Appa-pensioen wethouders naar ABP
Op basis van de Algemene Pensioenwet Politieke Ambtsdragers (Appa) bouwt een wethouder tijdens zijn ambtsvervulling pensioen op. De gemeente voert de Appa uit en betaalt de pensioenen. Voor de opbouw van het wethouders pensioen heeft de gemeente de voorziening “Pensioenen/wachtgeld wethouders” getroffen. De voorziening is verplicht op grond van het Besluit begroting en verantwoording (Bbv) en moet voldoende zijn om de opgebouwde wettelijke Appa rechten, vanaf het ingaan van het pensioen van een wethouder, te kunnen dekken. De hoogte van de voorziening wordt jaarlijks gevalideerd door het college op basis van geactualiseerde actuariële berekeningen. Met ingang van 1 januari 2028 worden de pensioenen van de wethouders ondergebracht in het nieuwe pensioenstelsel. Dit is het gevolg van de nieuwe Wet toekomst pensioen (Wtp). Met ingang van 1 januari 2028, worden de opgebouwde pensioenen overgedragen het ABP. Om de overstap naar het ABP te maken is het nodig het opgebouwde pensioen te financieren door middel van een eenmalige kapitaalstorting aan het ABP. Hiervoor dient de waarde van de bestaande pensioenaanspraken en rechten van de (oud) wethouders te worden vastgesteld volgens de ABP-rekenregels. Vervolgens zijn actieve wethouders pensioenpremie verschuldigd aan het ABP en wordt bij het ABP verder het pensioen opgebouwd.
Het gevolg van deze overgang naar het ABP is dat de gemeente geen verantwoordelijkheid meer heeft voor de administratie en uitbetaling van Appa pensioenen vanaf 2028. Na de waardeoverdracht zal de voorziening op uw balans komen te vervallen en hoeft geen jaarlijkse aanpassing meer gedaan te worden als gevolg van mutaties en de jaarlijkse aanpassing van de rekenrente. Voor uw gemeente is het van belang om er in de periode tot 2028 voor te zorgen dat voldoende financiële middelen beschikbaar zijn om de overdracht van deze pensioenaanspraken aan het ABP te kunnen bekostigen. Op de balans is per ultimo 2024 de voorziening “Pensioenen/wachtgeld wethouders”, welke per 31 december 2024 is gewaardeerd op € 3.395.000 en geheel betrekking heeft op opgebouwde pensioenrechten voor (voormalige) wethouders. Wij adviseren u om het verloop en het saldo van deze voorziening in de komende jaren zorgvuldig te blijven monitoren. Daarbij is het onder andere van belang dat u beschikt over een actueel overzicht van alle (ex-)politieke ambtsdragers met opgebouwde Appa-rechten, inclusief de exacte hoogte van hun pensioenaanspraken, hun leeftijd, diensttijd en eventuele eerdere overdrachten.
Aanpak en uitkomsten
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Overige onderwerpen
Bijlage
21
Wij adviseren u om voor de beheersing van de kosten van groot onderhoud per kapitaalgoed een voorziening te treffen, waarbij het onderliggende beheerplan aan de hiervoor beschreven randvoorwaarden en uitgangspunten voldoet. Daarnaast adviseren wij u vervolgens om minimaal jaarlijks, in het kader van de jaarrekeningcontrole, per voorziening c.q. kapitaalgoed, een verschillenanalyse te maken tussen de geplande onderhoudsactiviteiten voor dat jaar met de daarbij horende kosten en de realisatie over het verslagjaar en deze te bespreken in het college. Wanneer sprake is van verschillen moet daar een verklaring voor gegeven worden en moet u de impact beoordelen op de getroffen voorziening en de daarbij horende meerjarendotatie. Tenslotte is, op basis van het Bbv, iedere vijf jaar een herijking van een beheerplan vereist of zo mogelijk eerder wanneer de realisatie fors afwijkt ten opzichte van de initiële inschatting.
Aangezien uw gemeente verantwoordelijk is voor de overdracht van de pensioenen van alle (voormalige) wethouders van uw gemeente, adviseren wij u te verifiëren of in de voorziening ook daadwerkelijk rekening is gehouden met de opgebouwde rechten van alle voormalige wethouders uit het verleden. Tenslotte merken wij op dat bij de controle is gebleken dat van verschillende (oud)wethouders de partner al was overleden (voor 2024), maar dat daar voor het nabestaandenpensioen nog wel een bedrag van in totaal € 66.000 in de voorziening was opgenomen. Dit bedrag had moeten vrijvallen in 2024.
Geen voorziening Regeling Vervroegde Uittreding (RVU) getroffen: voor 2024 beperkte aanmeldingen
In 2024 heeft er een wijziging van de gemeente-CAO plaatsgevonden. Naar aanleiding hiervan zijn er bij de commissie BBV vragen gesteld rondom de Regeling Vervroegde Uitdiensttreding (RVU), dat is veroorzaakt door een aanpassing van de CAO. Medewerkers die uiterlijk 31 december 2028 de AOW-gerechtigde leeftijd bereiken en 41 jaar in dienst zijn geweest bij een bij ABP aangesloten werkgever (waarvan de laatste 10 jaar van een werkgever in de sector gemeenten) kunnen vervroegd uitdiensttreden met behoud van een maandelijkse uitkering. In dit kader moeten gemeenten en gemeenschappelijke regelingen een voorziening vormen, wanneer er al is afgesproken voor het einde van het boekjaar dat er gebruik gemaakt gaat worden van deze regeling (in de vorm van een overeenkomst). Het college heeft hiertoe een inventarisatie gedaan en vastgesteld dat voor de periode 2025 – 2026, de initiële periode voor het gebruik van de RVU, naar haar verwachting slechts in beperkte mate medewerkers gebruik (gaan) maken va de regeling. Derhalve heeft het college geen voorziening gevormd. Eind 2024 is de RVU-regeling verlengd tot (minimaal) 2028. Wij adviseren u te onderzoeken of er mogelijk meerdere medewerkers van de regeling gebruik kunnen gaan maken en, wanneer dat het geval is, een inschatting te maken van de financiële verplichting die u daarvoor dan nodig heeft.
Voor de totale verplichting moet dan een voorziening gevormd worden.
Voorziening verlofsparen gevormd in 2023 – deze zal de komende jaren waarschijnlijk toenemen
Medewerkers kunnen op basis van de CAO Gemeenten vanaf 1 januari 2022 bovenwettelijke vakantie-uren sparen. Met dit 'verlofsparen' kunnen medewerkers passend bij hun levensfase hun bovenwettelijke vakantie-uren inzetten op een manier die aansluit bij hun persoonlijke levens- en carrièreplanning. Deze vakantie-uren verjaren niet. Dit kan gaan leiden tot verlofstuwmeren die bijvoorbeeld ingezet gaan worden om eerder met pensioen te gaan. Aangezien er bij verlofsparen sprake is van arbeidskosten gerelateerde verplichtingen die een niet voorspelbare opbouw en daarmee ook onvoorspelbare afbouw kennen, dient hier volgens de Commissie BBV een voorziening voor gevormd te worden. De hoogte van deze voorziening hangt onder andere af van de mate waarin medewerkers gebruik gaan maken van deze regeling.
Aanpak en uitkomsten
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Overige onderwerpen
Bijlage
22
Daarnaast is het essentieel om de ontwikkeling van de rekenrente goed te volgen. Deze rente is een bepalende factor voor de hoogte van de voorziening: een dalende rekenrente vereist mogelijk een bijstorting, terwijl een stijgende rekenrente kan betekenen dat er meer dan nodig in de voorziening is opgenomen.
Mogelijk dat dit in de komende jaren het beroep op deze mogelijkheid vanuit uw medewerkers groter gaat worden. Wij adviseren u hier alert op te zijn en blijven, omdat dit niet alleen financiële gevolgen kan hebben (het treffen van een voorziening), maar ook kan betekenen dat verloftegoeden significant kunnen gaan toenemen, met als gevolg dat u (eerder) personeel moet gaan vervangen. Op het moment dat medewerkers het tegoed aan “verlofsparen” opnemen zal de voorziening voor het deel dat opgenomen wordt vrijvallen, waardoor budget beschikbaar komt om eventueel een vervanger aan te trekken. Voor de komende jaren adviseren wij u dit goed te blijven volgen en te analyseren, omdat enerzijds u de risico’s zult moeten voorzien, maar anderzijds geen sprake mag zijn van een arbeidskosten gerelateerde verplichting met gelijkblijvende omvang. De Commissie BBV adviseert hierbij om na te gaan of u in de toekomst mogelijk gebruik kunt maken van ervaringscijfers.
Dotatie voorzieningen door derden beklemde middelen te laag
Onder de voorzieningen van door derden beklemde middelen zijn de voorziening rioolheffing en de voorziening afvalstoffenheffing opgenomen. Aan deze voorzieningen wordt jaarlijks het productsaldo van beide taken toegevoegd of onttrokken. Bij de controle stelden wij vast dat bij de interne rentetoerekening aan beide taken, per abuis is uitgegaan van een te hoge renteomslag. Hierdoor is er te veel rente toegerekend aan deze taken, hetgeen een drukkend effect heeft gehad op het productsaldo van deze taken. Aan de voorziening afvalstoffenheffing is daardoor een bedrag van € 28.000 te weinig toegevoegd en aan de voorziening rioolheffing is een bedrag van € 230.000 te weinig toegevoegd. Per saldo is het resultaat over 2024 daardoor voor een bedrag van € 258.000 te hoog weergegeven. In de jaarrekening 2024 is dit niet gecorrigeerd, waardoor wij dit als controleverschil hebben meegewogen in onze oordeelsvorming. Omdat sprake is van door derden beklemde middelen, is het college voornemens om dit in 2025 alsnog te corrigeren en deze bedragen alsnog toe te voegen aan de betreffende voorzieningen. Wij adviseren u erop toe te zien dat dit ook daadwerkelijk zal plaatsvinden.
Voorziening afvalstoffenheffing loopt op
Op de balans is onder de voorzieningen de voorziening afvalstoffenheffing opgenomen. Deze voorziening is in 2022 gevormd en heeft ultimo 2024 een saldo van € 1.546.000. Vanaf het moment van vormen van de voorziening, zien wij dat het saldo jaarlijks toeneemt. De voorziening is opgenomen onder de “voorzieningen voor middelen van derden waarvan de bestemming gebonden is”. Het jaarlijks resultaat op het product Afval wordt toegevoegd of onttrokken aan de voorziening, waardoor eventueel overtollige middelen beschikbaar blijven (gesloten systeem) voor het inzamelen en verwerken van afval binnen uw gemeente.
Aanpak en uitkomsten
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Overige onderwerpen
Bijlage
23
In de jaarrekening 2023 heeft het college een voorziening getroffen voor een bedrag van € 201.000, welke in 2024 is toegenomen tot € 215.000. Deze voorziening is bepaald door het verlof te kwantificeren van de medewerkers die zich hebben aangemeld voor “verlofsparen”. Medewerkers kunnen vanaf 1 januari 2022 “verlofsparen”. Niet al uw medewerkers hebben hier gebruik van gemaakt, waardoor de omvang van de voorziening relatief van beperkte omvang is.
Jaar
Stand voorziening 1-1 boekjaar
Toevoegingen
Onttrekkingen
Stand voorziening 31-12 boekjaar
2022
-
1.365
-
1.365
2023
1.365
133
-
1.498
2024
1.498
48
-
1.546
In de Notitie Lokale heffingen (april 2021) heeft de commissie BBV een stellige uitspraak gedaan dat er extracomptabel moet worden aangetoond dat de middelen van derden waarvan de bestemming gebonden is binnen een redelijke termijn worden ingezet ter bestrijding van de lasten waarvoor een heffing is opgelegd. Wij adviseren u te monitoren en vast te stellen dat het beschikbare saldo de komende jaren daadwerkelijk ingezet zal worden voor het product afval, waarbij het van belang is dat op basis van een plan duidelijk wordt dat het saldo de komende jaren ook daadwerkelijk zal worden ingezet.