04 Jaarrekening 2024 - Bijlage 1 - Oldenzaal Jaarstukken 2024 - Versie 3 juli 2025

89

Schoolgebouwen Product

Onder het product schoolgebouwen vallen de aanvragen voor nieuwbouw of grootschalige revitalisatie. Het onderhoud (zowel binnen als buiten) en beheer komt voor rekening van de schoolbesturen. Uitgezonderd scholencomplex De Essen, waarin de basisscholen De Linde en De Esch zijn gehuisvest. Bij dit gebouw komt het beheer en onderhoud voor rekening van de gemeente.

Doel

Aanwezigheid van een efficiënte en goede verdeling binnen de wijken van de schoolgebouwen

Beleid

We hebben een zorgplicht voor: (vervangende) nieuwbouw, uitbreiding, medegebruik, gebruik, terrein, eerste inrichting en schade / constructiefouten, tenzij een gevolg van nalatigheid. Al het onderhoud is voor rekening van de schoolbesturen, waarvoor zij een rechtstreekse vergoeding ontvangen van het Rijk. In 2021 is het IHP vastgesteld en vanaf 2022 werken we met dit plan. Doelstelling van dit plan is om te zorgen voor duurzame en gezonde schoolgebouwen en te komen tot een efficiënte en goede verdeling binnen de wijken van deze onderwijsgebouwen.

Uitvoering

Aangezien de onderhoudsverplichting is komen te vervallen laten we de schoolgebouwen niet meer jaarlijks inspecteren. Het schoolgebouw De Essen wordt periodiek door medewerkers van onze eigen dienst geïnspecteerd en waar nodig onderhoud ingepland en uitgevoerd.

Kwaliteit

Deze is binnen het IHP vastgesteld. Hierbij wordt uitgegaan van Frisse Scholen klasse B (goed)

Planning/toekomst Overeenkomstig het IHP worden de schoolvervangingen ingepland. In het jaarlijkse uitvoeringsprogramma wordt de actuele stand van zaken weergegeven. Budget

Voor de nieuwbouw of grootschalige revitalisatie dient een afzonderlijk krediet te worden aangevraagd. Voor de ver- en nieuwbouw van verscheidene scholen in het primair en voortgezet onderwijs is in het IHP een budget opgenomen. De opgenomen bedragen zijn ramingen. Na het uitvoeren van de haalbaarheidsonderzoeken vindt een verfijning van het krediet plaats inclusief zaken zoals eventueel vrijvallende restantboekwaarde, sloop- en verhuiskosten en tijdelijke huisvestingskoten. Ook wordt hierbij rekening gehouden met het huidige rentepercentage.

Confrontatie

Zie budget

Conclusie

Via het IHP zijn de middelen voor de komende planningsperiode veiliggesteld binnen de begroting. Het gaat hierbij om geraamde bedragen. In de kredietaanvraag worden deze bedragen geactualiseerd en aangevuld met overige kosten.

Overige gebouwen Product

Onder het product overige gebouwen vallen alle gebouwen in eigendom van de gemeente, uitgezonderd schoolgebouwen.

Doel

Als eigenaar hebben we de verplichting voor een veilig te gebruiken gebouw en voldoen aan de wettelijke vereisten.

Beleid

Het beheer en onderhoud van het maatschappelijk vastgoed (uitgezonderd schoolgebouwen) worden afgestemd op de situatie van het gebouw. Het huidige beleid voor beheer en onderhoud is gericht op een voortdurende instandhouding van ons vastgoedbezit. Wij hebben verplichtingen als eigenaar, verhuurder of exploitant. Gebouwen moeten veilig te gebruiken zijn en voldoen aan de wettelijke vereisten. Wij willen efficiënt met ons vastgoedbezit omgaan en zien vastgoedeigendom niet als een doel op zich. Door te zoeken naar optimalisatie in het gebruik verwachten we dat er de komende jaren gebouwen worden afgestoten of ingevuld worden met een andere functie om maatschappelijke doelstellingen te bereiken.

Uitvoering

Al deze gebouwen worden jaarlijks geïnspecteerd. Indien nodig wordt daarbij externe expertise ingehuurd. De onderhoudsgegevens worden ingevoerd in een meerjarenprogramma. Uitgangspunt bij het onderhoud van onze gebouwen is ‘sober en doelmatig’. Tijdens de jaarlijkse inspectie wordt de noodzaak van het geplande onderhoud beoordeeld. Daar waar mogelijk worden werkzaamheden doorgeschoven naar volgende jaarschijven. Bewaakt wordt wel dat er geen kapitaalvernietiging optreedt door te laat preventief onderhoud. Vervanging van (installatie-)onderdelen vindt pas plaats als deze niet meer functioneren of als wordt verwacht dat ze op korte termijn gaan uitvallen. In de uitgangspunten van het gemeentelijk vastgoedbeleid is verwoord dat er bij vervanging wordt gekozen voor de meest duurzame en energiezuinige oplossing, mits er sprake is van een reële terugverdientijd. In 2024 is het gebouwenbeheerplan geactualiseerd. In oktober 2024 is deze vastgesteld.

Kwaliteit

De gebouwen worden onderhouden op de afgesproken kwaliteit vallend binnen de termen sober en doelmatigheid.

Planning/toekomst Na vaststelling van het MJOP zal er jaarlijks worden geïnspecteerd en gemuteerd. Het MJOP is leidend voor de noodzakelijke onderhoudswerkzaamheden, passend binnen de uitgangspunten van het gemeentelijk vastgoedbeleid. Budget

Met bovengenoemde uitgangspunten voor beheer wordt de Voorziening Gebouwenbeheerplan Overige Gebouwen, met de in de programmabegroting geraamde dotaties voor de komende 10 jaar, voldoende gevoed.

90

De jaarlijkse dotatie aan de voorziening bedraagt € 555.001. Het saldo van de voorziening bedraagt per 31 december 2024 € 1.986.000. Confrontatie

Zie: budget

Conclusie

De overige gebouwen voldoen aan de uitgangspunten zoals opgenomen in het gemeentelijk vastgoedbeleid en het budget is in 2024 voldoende om deze kwaliteit te behouden.

Sportaccommodaties Product

Onder het product sportaccommodaties vallen buiten- en binnensport accommodaties.

Doel

Ons doel is om álle inwoners te laten genieten van sport en beweging. Daarom investeren wij in sportaccommodaties en sportverenigingen.

Beleid

Wij willen er voor zorgen dat er voldoende en kwalitatief hoogwaardige binnen- en buitensportaccommodaties beschikbaar zijn en blijven voor vitale sportverenigingen. Dit omvat naast beheer ook de verdere ontwikkeling en verbetering van accommodaties. De visie op sport en bewegen is in 2016 vastgesteld. Er is een nieuwe tarievenstructuur vastgesteld. De buitensportverenigingen zijn zelf verantwoordelijk voor het uitvoeren van de servicewerkzaamheden. Verdere privatisering van de buitensportaccommodaties is nog niet in ontwikkeling. Naast de gedeeltelijke privatisering van werkzaamheden zijn ook ontwikkelingen in de sport van belang voor het toekomstige beheer van de sportaccommodaties. Zo neemt het meisjesvoetbal en het zaterdagvoetbal een vlucht waar de accommodaties niet op ingericht zijn. Doelstelling is om de gevolgen per vereniging in kaart te brengen en voor te leggen. Synarchis heeft dit vooronderzoek uitgevoerd en in 2025 worden de uitkomsten hiervan verwerkt in een harmonisatieonderzoek.

Uitvoering

Voor het uit te voeren beheer en onderhoud is het “Sportbeheerplan 2013” maatgevend. Dit plan is in 2020 geactualiseerd. De sportvelden (buitensport) worden eenmaal per drie jaar door een externe organisatie uitgebreid kwalitatief beoordeeld. In 2023 is dit beheerplan opnieuw geactualiseerd. In het opgestelde rapport wordt, naast de advisering voor het reguliere beheer en onderhoud, speciale aandacht besteed aan geplande (vervangings-) investeringen in de nabije toekomst. Wel wordt de afweging gemaakt dat bij voldoende technische kwaliteit de investeringen naar een later tijdstip kunnen worden verschoven.

Kwaliteit

Voor het onderhoudsniveau van de buitensport accommodaties wordt aansluiting gezocht bij de onderhoudscriteria zoals deze door NOC*NSF, in samenwerking met de sportbonden, zijn geformuleerd.

Planning/toekomst In het jaar voorafgaande aan de investering zal worden beoordeeld of de technische levensduur langer is dan de economische levensduur en afhankelijk daarvan kan de vervangingsinvestering eventueel worden uitgesteld. De integrale afweging van (vervangings-)investeringen in de sport vindt jaarlijks plaats in de programmabegroting. Budget

In de begroting is voor elke sportaccommodatie afzonderlijk budget opgenomen voor het dagelijks en reguliere beheer en onderhoud alsmede kleine vervangingsinvesteringen. De budgetten voor de schil (=vastgoed) van de binnemmodaties zijn ondergebracht in de Voorziening Gebouwenbeheerplan (zie Overige gebouwen).n- en buitensportacco

Confrontatie

In 2023 is het sportbeheerplan geactualiseerd. Dit nieuwe beheerplan is richtinggevend voor het beheer en onderhoud van onze sportaccommodaties. Aansluitend zal de confrontatie met de beschikbare budgetten inzicht moeten geven of deze voldoende zijn om het beheer en onderhoud op het afgesproken niveau uit te voeren. Daarnaast liep in december 2024 het contract met de onderhoudspartij van de sportterreinen af. Middels een aanbesteding is deze opdracht nu weer voor 4 jaar weggezet.

Conclusie

Afhankelijk van de verdere uitwerking van het sportbeheerplan is aan te geven of de beschikbare budgetten voor 2024 en verder, voldoende zekerheid bieden. Mocht op dat moment geconstateerd worden dat beschikbaar budget en voorgenomen maatregelen niet met elkaar in overeenstemming zijn, zullen er maatregelen worden getroffen opdat deze overeenstemming alsnog ontstaat.

91

3.3 Financiering Algemeen (financiering) Het treasurystatuut Oldenzaal 2018 is uitgangspunt voor alle treasuryactiviteiten. Dit statuut is door het college vastgesteld in de vergadering van 5 december 2017 en is met ingang van 1 januari 2018 in werking getreden. De raad is hiervan via een infobrief op de hoogte gebracht. Het treasurystatuut is aangepast vanwege o.a. gewijzigde wet- en regelgeving: • •

De wet Fido is gewijzigd om het verplicht schatkistbankieren voor decentrale overheden te kunnen invoeren; De Regeling Ruddo is gewijzigd waarmee de richtlijn voor het inzetten van derivaten is aangescherpt.

In ons treasurystatuut is bepaald dat het gebruik van derivaten niet is toegestaan. Ook is een artikel toegevoegd waarin is vastgelegd dat toekomstige organisatiewijzigingen zonder collegebesluit van toepassing worden geacht op het huidige treasurystatuut. Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet geeft het maximale bedrag aan dat met kortlopende middelen mag worden gefinancierd. Deze limiet wordt elk kwartaal getoetst en mag in beginsel niet worden overschreden. Wanneer de limiet voor het derde achtereenvolgende kwartaal wel wordt overschreden moet de provincie Overijssel daarvan op de hoogte worden gebracht. Daarbij moet tevens een plan om binnen de limiet te blijven ter goedkeuring worden voorgelegd. De limiet voor 2024 bedraagt 8,5% van de lasten van de begroting bij aanvang van het jaar en bedraagt afgerond € 9,8 mln. De limiet is niet overschreden. Hiermee is voldaan aan de gestelde voorwaarden. Bedragen x €1.000

1e kwartaal

2e kwartaal

3e kwartaal

4e kwartaal

Kasgeldlimiet

9801

9801

9801

9801

Saldo gemeente

1319

6749

551

730

onderschrijding

8482

3052

9250

9071

Renterisiconorm Het doel van de renterisiconorm is het beheersen van de renterisico’s bij herfinanciering en/of renteherziening. Elke gemeente loopt een financieel risico wanneer de rente onverwacht stijgt. Door te zorgen voor voldoende spreiding in de rentetypische looptijden van de leningenportefeuille en/of door te kiezen voor een annuïtaire- of lineaire aflossingsvorm kunnen de effecten van een renteverandering worden afgevlakt. De renterisiconorm voor 2024 bedraagt 20% van het totaal van de lasten op de begroting, 20% van afgerond € 115 mln. is € 23 mln. In 2024 is geen langlopende lening aangetrokken, er was geen sprake van herfinanciering of renteherziening en de renterisiconorm is dan ook niet overschreden. Financieringsbehoefte De financieringsbehoefte is onder meer afhankelijk van het tijdstip waarop investeringen tot uitvoering komen. Daarnaast is ook aflossing van de leningenportefeuille bepalend voor de liquiditeitspositie. In 2024 is ruim € 2,6 miljoen afgelost. Dit kan er toe leiden dat er langlopende financiering moet worden aangetrokken. Ons streven is er op gericht om binnen de kasgeldlimiet in de financieringsbehoefte te voorzien door het aantrekken van kortlopende leningen. De ervaring leert namelijk dat de rente op kortlopende leningen nagenoeg altijd lager is dan op langlopende geldleningen waardoor (tijdelijk) een rentevoordeel kan worden behaald.

In 2024 is geen vaste geldlening aangetrokken. 92

Liquiditeitsplanning De liquiditeitenplanning voor de geldstromen binnen onze gemeente is een instrument waarmee intern een betere afstemming kan plaatsvinden over betalingsactiviteiten en de effecten daarvan op de gemeentelijke financiering. In het verlengde daarvan vormt de planning een basis voor meer onderbouwde financieringsactiviteiten. Rentevisie De rentevisie wordt gebaseerd op de rentevisie van enkele financiële instellingen, waaronder die van onze huisbankier. De Europese Centrale Bank (ECB) beslist maandelijks over de officiële rentetarieven in het eurogebied en heeft diverse instrumenten om die te beïnvloeden. Factoren die van invloed zijn op de rente zijn o.a. economische groei, inflatie en monetair beleid. Hoofddoel van de ECB is de prijzen stabiel houden, dat biedt zekerheid en vertrouwen en bevordert economische groei. Het rente-instrument is voor de ECB een heel doeltreffend instrument om de hoogte van de rente op de geldmarkt en daarmee de groei en inflatie te sturen. Door de oplopende inflatie was de ECB in 2023 genoodzaakt om het ruime geldbeleid verder in te perken en de (korte termijn) rente tarieven te verhogen, met het doel de sterk opgelopen inflatie af te remmen en terug te brengen naar de gewenste 2%. Dit heeft in 2024 effect getoond waardoor de ECB de rente kon verlagen.

De herfinancieringsrente, het tarief waartegen banken geld kunnen lenen, is op 18 december 2024 verlaagd van 3.40 % naar 3.15 %. De depositorente, de vergoeding die banken krijgen om bij de ECB geld te stallen werd verlaagde van 3,25 % tot 3,00 %. Mede door de ECB doorgevoerde monetaire verkrapping heeft geleid tot een substantiële daling van de inflatie in de richting van de doelstelling van 2 %. De ECB- projecties wijzen op een inflatie van gemiddeld 2.5% in 2024, dalend naar 2.2% in 2025 en 1,9% in 2026. Afhankelijk van de daadwerkelijke inflatieontwikkelingen is de verwachting dat de beleidsrentes in 2025 redelijk stabiel zullen blijven of zeer beperkt nog iets zullen dalen. Uitgangspunt in ons beleid is om bij het aantrekken van nieuwe leningen, leningen met een looptijd van 10 jaar of langer aan te trekken waardoor de fluctuaties van de omslagrente, zoals gewenst, beperkt zullen blijven. Leningenportefeuille De leningenportefeuille bestaat op het moment van het opstellen van deze paragraaf uit vier leningen met een restant schuld per 1 januari 2025 van € 20,9 mln. De gemiddelde rente van deze leningen bedraagt 0,70% (1 januari 2024 0,73%). Vervroegde aflossing van deze leningen is niet mogelijk en de rente staat gedurende de gehele looptijd vast.

Uitzettingen Door de invoering van het schatkistbankieren zijn wij verplicht om overtollige middelen boven een “drempelbedrag” aan te houden in de schatkist. Het drempelbedrag is 2,0% van de begrotingsomvang. De gemeente Oldenzaal mocht in 2024 per kalenderdag afgerond € 2.3 miljoen buiten de schatkist houden. Dit wordt per kwartaal getoetst en het gemiddelde positieve saldo in R/C mag dit bedrag niet overschrijden. Vanuit praktische overwegingen is er voor gekozen om overtollige middelen per dag automatisch door de BNG Bank te laten overboeken naar de schatkist. Hiermee wordt voorkomen dat het drempelbedrag wordt overschreden. Omdat het verstrekken van leningen niet tot de kerntaken van de gemeente behoort is in het treasurystatuut bepaald dat de gemeente zelf geen leningen verstrekt. Het verstrekken van garanties, evenals het aangaan van financiële participaties, wordt uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak. Ter beperking van het financiële risico wordt geen garantie verstrekt indien een beroep kan worden gedaan op een voorziening in de vorm van een (nationaal) waarborgfonds. De gemeente Oldenzaal heeft nog een leningenportefeuille van hypothecaire geldleningen die in het verleden aan medewerkers zijn verstrekt. Sinds 2009 is het bij wet niet meer toegestaan leningen te verstrekken, bestaande leningen 93

mogen uitlopen. De portefeuille bestaat per 31 december 2024 uit een totale restantschuld van afgerond € 1,5 miljoen. Relatiebeheer De BNG Bank in Den Haag is onze huisbankier. In 2022 is er een onderhandse overeenkomst met de BNG Bank afgesloten voor onbepaalde tijd. Ten behoeve van het schatkistbankieren hebben we ook bij het Ministerie van Financiën een rekeningcourant. En voor de verwerking van het contante betalingsverkeer zoals de parkeergelden en de leges Publiekszaken is een overeenkomst afgesloten met Brink’s Solutions Nederland B.V. Renteomslag Het gehanteerde renteomslagpercentage bedroeg voor 2024 1,25%. Berekening op basis van de gegevens zoals in deze jaarstukken opgenomen laat een percentage zien van 0,3%. Deze afwijking zorgt voor een negatief resultaat op treasury, Dit negatieve resultaat is ontstaan omdat bij de Najaarsnota de begroting Treasury niet is aangepast. In onderstaande tabel treft u de actuele berekening van de renteomslag aan. Deze wordt gebruikt voor toerekening van rente aan de diverse taakvelden.

94

Berekening rente-omslag 2024 A

De externe rentelasten over de korte en lange financiering

€ 320.737,15

B

De externe rentebaten over de korte en lange uitzettingen

€ 121.316,78

Saldo rentelasten en rentebaten (A-/-B)

€ 199.420,37

C1

De rente die aan de facilitaire grondexploitaties (kostenverhaal) moet worden doorberekend

€5.886,11

C2

De rente van projectfinanciering die aan het betreffende taakveld moet worden toegerekend

€-

C3

De rentebaat van doorverstrekte leningen indien daar een specifieke lening voor is aangetrokken (= projectfinanciering), die aan het betreffende taakveld moet worden toegerekend

€-

regel 10

Aan taakvelden toe te rekenen externe rente (C1+C2-/-C3)

€ 193.534,26

D1

Rente over eigen vermogen

€ 49.204,32

D2

Rente over voorzieningen

€-

Totaal aan taakvelden toe te rekenen rente (regel 10 + D1 + D2)

€ 242.738,58

E

De aan taakvelden toegerekende rente (renteomslag)

€ 281.520,24

F

Renteresultaat op het taakveld treasury (regel 14 -/- E)

€ -38.781,66

Boekwaarde IMVA 1-1

€ 1.164.125,47

Boekwaarde MVA 1-1 (staat C + warme gronden)

€ 88.122.346,31

Boekwaarde FVA (excl. aan derden verstrekte leningen) 1-1

€ 262.437,86

Boekwaarde grondexploitatie 1-1

€2.325.936,91

Totaal

€ 87.222.972,73

Berekende omslagrente

0,28%

Gehanteerde omslagrente (na correctie)

0,32%

Verschil

-0,04%

95

3.4 Bedrijfsvoering Algemeen (bedrijfsvoering) De paragraaf bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens rond de gemeentelijke bedrijfsvoering. Met bedrijfsvoering worden de bedrijfsprocessen bedoeld die nodig zijn om de beleidsdoelstellingen uit de programma's te realiseren. De bedrijfsvoering is daarbij randvoorwaardelijk. Maatschappelijke ontwikkelingen en (ingrijpende) veranderingen in wet- en regelgeving zijn van grote invloed op ons werk; op wat we doen, hoe we dit doen en met wie we dit doen. Complexe vraagstukken en samenwerkingsvormen (zowel lokaal als regionaal) vergen andere sturing en flexibele inzet van mensen en middelen. Daarnaast vragen onze eigen ambities en het streven naar optimale dienstverlening aan de stad om een duidelijke focus op onze doelen en taakuitvoering. Wij zetten in op samenwerking, vernieuwing en transparantie. Samen met de samenleving werken wij aan een leefbare stad. We zijn continu bezig onze werkwijzen te verbeteren en efficiënter in te richten. Dit kunnen kleine aanpassingen zijn in processen, maar ook complete herinrichtingen van processen . We streven ernaar om onze organisatie voortdurend zo optimaal mogelijk te laten functioneren.

Het jaar 2024 stond vanuit de bedrijfsvoering in het teken van het verbeteren van de (digitale) dienstverlening, het doorvoeren en digitaliseren) van de nieuwe P&C-cyclus en het oppakken van belangrijke (wettelijke) ontwikkelingen. Digitale dienstverlening wordt aan de ene kant verbeterd richting onze inwoners, maar dit betekent ook dat onze medewerkers voortdurend mee moeten gaan in deze ontwikkelingen. Daarnaast is aandacht besteed aan het openbaar maken van onze informatie conform de Wet open overheid. In 2024 richtten we ons op de volgende hoofdthema’s: • • •

verbeteren en doorontwikkelen van onze dienstverlening; (wettelijke) ontwikkelingen en rechtmatigheid; openbaarheid van informatie.

Dienstverlening Uitbreiding en verbetering van onze digitale dienstverlening heeft onze doorlopende aandacht. De inwoner kan zelf de afweging maken of ze kiest voor digitale dienstverlening of een afspraak op het stadhuis en waar nodig is er dienstverlening op locatie. Mens en organisatie Op dit moment is een aantal factoren van invloed op ons HR beleid, namelijk: • • •

de veranderende maatschappij en eisen die worden gesteld aan gemeenten en ambtenaren; de toenemende complexiteit en hoeveelheid opgaven; de veranderende arbeidsmarkt (krapte, vergrijzing, visie op arbeid door de jongere generatie en digitalisering).

We willen slagvaardig diensten verlenen aan de samenleving. Dat vraagt een gezonde, wendbare en toekomstbestendige organisatie. Om de wettelijke taken uit te kunnen voeren en onze (politieke) ambities te realiseren hebben we een kwalitatief en kwantitatief goed personeelsbestand nodig. Om dit te behouden en te versterken waar nodig , richten we ons HR beleid specifiek op de thema's 96

vinden, binden, ontwikkelen en duurzame inzetbaarheid. We hebben in 2024 diverse HRinstrumenten en activiteiten ingezet om te werken aan deze thema's, waaronder: • • • • • •

• • • • •

Wendbare en toekomstbestendige organisatie: In het kader van de organisatie-ontwikkeling hebben we een ontwikkelagenda opgesteld waarop de belangrijkste thema's staan om toekomstbestendig te blijven. Kwalitatief en kwantitatief goed personeelsbestand: We hebben onze wervingsstrategieën versterkt om het toegenomen aantal vacatures te kunnen blijven vervullen. Het aantal vervulde vacatures van de afgelopen 3 jaren was als volgt: 2022: 45 vacatures 2023: 50 vacatures 2024: 60 vacatures Het aantal reacties op de vacatures verschilt nogal. Zo zien we op vacatures als medewerker backoffice burgerzaken, Wmo consulent medewerker KCC een groot aantal reacties. Vacatures die meer specialistisch van aard zijn, kosten aanzienlijk meer tijd en moeite om in te vullen. Te denken aan functies in het ruimtelijk domein, op financieel gebied en ICT gebied. Omdat een goede introductie bijdraagt aan een goede binding hebben we ons onboardingprogramma uitgebreid met een onboarding-app. Actueel en wendbaar beloningsbeleid: we zijn in 2024 gestart met de implementatie van een nieuw functiewaarderingssysteem HR21. Met deze basis kunnen we een start maken een passend beloningsbeleid; Weerbaarheid: we hebben ons integriteitsbeleid en onze gedragscode geactualiseerd. Immers integere ambtenaren en bestuurders zijn een basisvoorwaarde voor het vertrouwen van de inwoner in het gemeentelijk handelen.

Arbo: in 2024 heeft de focus gelegen op de thema's veiligheid en agressie. De protocollen zijn geactualiseerd, er zijn extra veiligheidsmaatregelen getroffen en er is een Agressie Interventie Team opgericht. Vermindering kwetsbaarheid/regionale samenwerking: we hebben in 2024 de salarisadministratie ondergebracht in het regionale samenwerkingsverband salarisadministratie Wierden.

Inspelen op digitale ontwikkelingen Inwoners en ondernemers zien veel nieuwe ontwikkelingen op het gebied van informatie(technologie) en verwachten van ons dat wij hierop inspelen. Wij volgen de ontwikkelingen en passen ze toe als dit in het belang is van de ambitie van onze gemeente. De strategie die wij hierin hanteren is die van “slimme volger”. Als basis hiervoor is flexibele automatisering nodig. Hiervoor zetten we samen met andere gemeenten in de regio (IT Platform Twente), onze ICT partner gemeente Hengelo, in de coöperatieve vereniging Dimpact en landelijk (VNG realisatie) stappen. Op het gebied van technologie worden de ontwikkelingen rondom blockchain, datamining, algoritmen en internet of things gevolgd en passen we dit toe in onze gemeente indien dit van belang is. Met de samenwerkende partijen zijn de volgende projecten gerealiseerd: • • • • •

Samen met IT-platform hebben we een applicatie in het kader van de Wet tijdelijke huisverboden vervangen. Samen met Dimpact is er verder ontwikkeld aan PodiumD en Openformulieren. Elders onder programma Dienstverlening is hier meer over geschreven. In de samenwerking met IT Hengelo zijn we gestart met de implementatie van Optimaal Digitaal Samenwerken. In 2024 zijn hiervoor Intune (beheren gebruikerstoegang), MFA (Microsoft authenticator) en Office 365 (Word, Excel, PowerPoint en OneNote) gerealiseerd. In 2024 zijn diverse samenwerkingsovereenkomsten geactualiseerd. VNG realisatie heeft samen met ons gezorgd voor het implementeren van Haal Centraal, een Common Ground toepassing waarmee je de basisregistratie personen kunt bevragen vanuit een gekoppelde op een Common Ground gebouwde applicatie. Dit was voor ons de Vergunningen, Toezicht en Handhavingsappplicatie . 97

De volgende projecten heeft de gemeente Oldenzaal uitgevoerd: • • • • • •

Implementatie van een nieuw meldingen systeem, waardoor de melding van een inwoner veel sneller kan worden afgehandeld. Er is een visie op de digitale overheid vastgesteld en hiermee is een start gemaakt. Het financieel systeem en de factuurafhandelingssoftware is vervangen. Daarnaast is een applicatie voor het digitaal kunnen maken van de Planning en Control-cyclus ingevoerd. Er is een pilot geweest voor het testen van een wachtwoordkluis die nu verder wordt uitgerold binnen de organisatie. In o.a. de trouwzaal en de raadzaal zijn audiovisuele middelen vervangen en geïnstalleerd. Hierdoor kan er digitaal gestemd worden, en zijn de mogelijkheden voor digitaal bijwonen van raadsvergaderingen sterk verbeterd. Vanuit het datagedreven werken zijn er in elk domein pilots gestart om te onderzoeken of AI-tools waaronder ChatGPT binnen de gemeentelijke processen toe te passen is.

Adoptie en implementatie Microsoft 365 De planning was om in 2024 over te stappen naar Microsoft 365. Hiermee werken we volledig in de cloud. Het gehele traject is opgesplitst in 4 projecten: • • • •

Implementatie Office online; vervanging van de huidige Office-pakketten; dit project is afgerond Implementatie Telefonie; vervanging van de huidige telefooncentrale; dit project heeft vertraging opgelopen bij de aanbesteding en wordt in 2025 verder opgepakt Implementatie Samenwerkomgeving; inrichtingen van de nieuwe samenwerkomgeving; een informatiebeheerplan en high level design is in 2024 opgesteld. Ook dit project heeft vertraging opgelopen en wordt in 2025 verder opgepakt Implementatie Intranet; vervanging van het huidige intranet; dit project is conform de planning nog niet gestart maar wordt pas opgestart nadat de andere 3 projecten voor een groot deel zijn afgerond.

Op het gebied van ICT werken we samen met gemeente Hengelo. In dit project hebben we wel medezeggenschap maar gemeente Hengelo is leidend. Zij bepalen daarmee grotendeels de planning en voortgang van de implementatie van M365. Nieuwe informatiewetten Verschillende informatiewetten die van invloed zijn op gemeenten treden binnenkort in werking of zijn reeds van kracht, zoals de Wet Digitale Overheid, de Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer (Wmebv) en het Besluit digitale Toegankelijkheid. Gemeenten moeten zich voorbereiden op de verplichtingen die voortvloeien uit deze wetgeving. In 2024 heeft een inventarisatie plaatsgevonden om de impact te beoordelen en specifieke acties te bepalen. De gemeenteraad heeft de Visie Digitale Overheid vastgesteld waarin prioriteiten zijn bepaald voor het verbeteren van digitale dienstverlening en digitale toegankelijkheid van apps en websites. Om te voldoen aan de Wmebv heeft het college in 2024 een aanwijzingsbesluit vastgesteld waarin staat welk online formulier gebruikt moet worden bij het digitaal aanvragen van producten en diensten. Samenwerking tussen gemeenten en ICT leveranciers is belangrijk om onze informatiesystemen aan te passen. Uiteindelijk kan de gemeente Oldenzaal voldoen aan de nieuwe vereisten en zorgen voor een efficiënte en toegankelijke digitale dienstverlening.

Archivering In 2024 is een handboek kwaliteitssysteem informatiebeheer opgesteld (status: in concept gereed). Het hebben van een kwaliteitssysteem is noodzakelijk om te kunnen beoordelen of het informatiebeheer voldoet aan de wensen en eisen die eraan gesteld worden. Vanuit de Archiefregeling (artikel 16) is een kwaliteitssysteem een wettelijke verplichting; het ontwikkelen en implementeren van een kwaliteitssysteem is dan ook aanbevolen in het rapport van de 98

archiefinspectie en de jaarlijkse KPI rapportages. De implementatie van een kwaliteitssysteem is onderdeel van het in december 2023 vastgestelde Verbeterplan Informatiebeheer (2023-2026). De projecten en acties in het verbeterplan hebben tot doel ons informatie- en archiefbeheer duurzaam op orde te brengen en te houden. Om de organisatie hierin te ondersteunen is het huidige team Documentaire Informatievoorziening in 2024 gestart met een ontwikkeling naar een nieuw team Informatiebeheer. Dit team zal zich vooral richten op een advies- en begeleidingstaak bij digitaal werken. Om deze nieuwe rol ook goed uit te kunnen voeren is het team eind 2024 gestart met een leergang Informatiemanagement. Ook heeft de stadsarchivaris in 2024 de archiefopleiding VVA (Voortgezette Vorming Archiefbeheer) succesvol afgerond. In 2024 heeft de gemeente Oldenzaal de genealogie website een update gegeven. Hierdoor is het voor geïnteresseerden eenvoudiger geworden om informatie over hun voorouders te vinden. In 2024 werd opnieuw duidelijk hoe belangrijk informatiebeveiliging is binnen gemeenten. De toenemende digitale dreigingen, mede gedreven door geopolitieke spanningen zoals de oorlog in Oekraïne en spionageactiviteiten uit diverse landen, maken cyberveiligheid een onlosmakelijk onderdeel van de hedendaagse (hybride) oorlogsvoering.

Gemeenten worden dagelijks geconfronteerd met duizenden geautomatiseerde én gerichte aanvallen. Gelukkig zorgen onze beveiligingsmaatregelen, zoals firewalls en detectiesystemen, ervoor dat de meeste aanvallen direct worden afgeslagen. Toch kunnen bijvoorbeeld geavanceerde phishingmails de e-mailfilters omzeilen en nietsvermoedende medewerkers verleiden tot het delen van vertrouwelijke informatie of het klikken op een schadelijke bijlage. Daarnaast werd in 2024 een trend gesignaleerd: steeds vaker worden niet de gemeenten zelf, maar hun leveranciers het doelwit van hackaanvallen. Een enkele succesvolle aanval kan grote gevolgen hebben, variërend van datalekken en verstoring van gemeentelijke dienstverlening tot financiële schade. Veel cyberdreigingen starten met social engineering, waarbij kwaadwillenden inspelen op de onoplettendheid van gemeentepersoneel. Dit onderstreept het belang van bewustwording en training. In 2024 is daarom veel aandacht besteed aan zowel fysieke als digitale trainingen. We blijven onze informatieveiligheid continu toetsen en verbeteren. In lijn met de Baseline Informatieveiligheid Overheid (BIO) zijn er in 2024 weer diverse ICT-technische verbeteringen doorgevoerd en initiatieven opgezet om het bewustzijn binnen onze organisatie te vergroten.

Voor het achtste achtereenvolgende jaar wordt via de ENSIA-systematiek (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) verantwoording afgelegd over onze informatieveiligheidsstatus. Dit gebeurt richting zowel de wettelijke toezichthouders als de gemeenteraad. Dit proces wordt beoordeeld door een externe auditor, die een Assurance Verklaring verstrekt als bevestiging van onze inzet en voortgang. Daarnaast hebben wij ons beleid aangescherpt. Bedrijfscontinuïteit In 2023 is het bedrijfscontinuïteitsplan vastgesteld. Doel van het continuïteitsplan is om de effecten van een crisis zoveel mogelijk te reduceren, verdere schade en escalatie te voorkomen, de dienstverlening te continueren en het herstel te bespoedigen van de meest bedrijfskritische processen. Binnen het bedrijfscontinuïteitsplan richten we ons op 3 pijlers: • • •

Uitval van het gebouw Uitval van middelen (ICT, stroom, telefonie) Uitval van medewerkers

Het continuïteitsplan is in 2024 getest op actualiteit en bruikbaarheid. Uit de evaluatie van deze oefening zijn een aantal punten naar voren gekomen waarmee het plan in 2025 verder geoptimaliseerd wordt. 99

Financiën In 2024 zijn we overgestapt op een nieuw financieel systeem. Daarnaast hebben we een P&C-tool ingericht waarmee onze P&C-cyclus volledig digitaal en de P&C-producten (programmabegroting, jaarrekening en voor- en najaarsnota) meer integraal worden samengesteld. Inkoop: rechtmatigheid en professionalisering De afgelopen jaren is vooruitgang geboekt in het verbeteren van de rechtmatigheid op het gebied van inkoop en aanbesteding. Om nog beter in control te zijn wordt gestart met een onderzoek naar inzet van een verplichtingenadministratie. Hierbij worden de grotere opdrachten gekoppeld aan een contract of opdracht inclusief bijbehorende uitgaven. De ingezette professionaliseringslag wordt in 2025 voortgezet, zowel op gebied van inkoop en rechtmatigheid als op contractmanagement en contractbeheer. Zo wordt o.a. gestuurd op naleving van contractafspraken en op beloften die zijn gedaan tijdens aanbestedingen. Audit Op basis van de resultaten van de uitgevoerde juridische audit in 2023, is in 2024 een afstudeerder geworven die in 2025 aan de slag gaat met de verbetering van de juridische kwaliteitszorg (JKZ) in de organisatie. Evaluatie mandaat Het mandaatbesluit is in juli 2023 vervangen door een zogeheten negatief mandaatstelsel.

Het uitgangspunt hierbij is dat alle bevoegdheden die het werkterrein van een bepaalde ambtenaar aangaan, aan deze functionaris worden gemandateerd behoudens enkele bevoegdheden die het college of burgemeester aan zichzelf houdt. Deze laatste bevoegdheden worden dan apart genoemd in een bijlage bijbehorend het mandaatbesluit. Alle bevoegdheden die niet in een van de bijlagen staan, zijn dan gemandateerd aan de medewerker. Dat geldt zowel voor publiekrechtelijke bevoegdheden als voor privaatrechtelijke bevoegdheden en voor feitelijke handelingen. Het jaar 2024 was vooral een evaluatiejaar. Binnen het team van Juridische Zaken hebben wij aanzienlijk minder adviesvragen gekregen over mandaat en wie bevoegd is om een bepaald besluit te nemen of wie welke overeenkomst mag tekenen. Het viel ons daarbij op dat medewerkers de werking van het mandaatbesluit goed door hebben. Hierdoor kunnen zij sneller schakelen en dat komt de snelheid in de besluitvorming alleen maar ten goede. Overgang Overijsselse Ombudsman naar Nationale Ombudsman Op 1 januari 2024 zijn wij als gemeente automatisch overgestapt naar de Nationale Ombudsman. In het jaar 2024 zijn er geen procedures geweest bij de Nationale Ombudsman.

Toelichting op de rechtmatigheidsverklaring Toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording Invoering rechtmatigheidsverantwoording Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording voor het eerst sinds verslagjaar 2023 is de verantwoordelijkheid voor het rapporteren over de rechtmatigheid van de in de jaarrekening opgenomen baten, lasten en balansmutaties verschoven van de externe accountant naar het college. De accountant geeft alleen nog een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. Dit omvat ook een oordeel over de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording. Aanpak verantwoording onrechtmatigheden Het college van burgemeester en wethouders legt door middel van een 100