SP71 3. Jaarstukken 2020 Servicepunt71
Tekst van het document
Resultaat 2020
Bijdrage gemeente Leiden
-22.592
-24.424
-9.191
-33.615
-33.615
0
Bijdrage gemeente Leiderdorp
-3.044
-3.346
-1.329
-4.675
-4.675
0
Bijdrage gemeente Oegstgeest
-2.747
-2.957
-1.194
-4.151
-4.151
0
Bijdrage gemeente Zoeterwoude
-1.188
-1.304
-439
-1.743
-1.743
0
Totaal Bijdragen deelnemers
-29.571
-32.031
-12.153
-44.184
-44.184
0
Specificatie Bijdrage deelnemers
Jaarrekening | 45
Naast de reguliere bijdrage hebben de gemeenten maatwerk en meerwerk afgenomen. Onderstaand overzicht maakt de afname per vakgebied en per deelname inzichtelijk. Specificatie Bijdragen deelnemers
Totaal
Leiden
Leiderdorp
Oegstgeest
Zoeterwoude
Totaal Reguliere bijdrage
-44.184
-33.615
-4.675
-4.151
-1.743
Meerwerk Informatievoorziening
-2.538
-2.117
-221
-125
-75
Maatwerk Informatievoorziening
-1.749
-1.400
-162
-131
-55
Meerwerk Inkoop en Contractmanagement
-514
-389
-37
-55
-32
Maatwerk Inkoop en Contractmanagement
-352
-281
-39
-32
0
Meerwerk Financiën
-1.028
-926
-13
-72
-16
Maatwerk Financiën
-83
0
-83
0
0
Meerwerk HRM
-95
-70
-11
-7
-7
Meerwerk Juridische Zaken
-179
-136
-19
-20
-3
Maatwerk Facilitaire Zaken
-2.018
-1.599
-292
-128
0
Meerwerk Facilitaire Zaken
-249
-187
0
-61
0
Totaal Maatwerk en Meerwerk
-8.803
-7.105
-878
-632
-188
Totaal bijgedragen door deelnemers
-52.988
-40.720
-5.553
-4.783
-1.932
Incidentele baten en lasten De incidentele baten en -lasten ontstaan hoofdzakelijk door meerwerkopdrachten ad € 3,7 mln geïnitieerd vanuit de verschillende klanten. Een bedrag van € 4,1 mln aan incidentele lasten betreft voornamelijk externe inhuur ten laste van formatie en projecten, extra lasten en baten als gevolg van coronamaatregelen ad €160.000, organisatieontwikkeling van Servicepunt71 zelf van € 90.000. Het bedrag boven het formatieve budget hebben we als incidenteel aangemerkt. Er zijn diverse incidentele projectopdrachten geweest die tot € 1,7 mln aan baten hebben geleid. Het saldo van de incidentele baten en lasten wordt gedekt door structurele voordelen in de materiële budgetten: er is sprake van materieel en reëel evenwicht. In de tabel hieronder is het materieel begrotingsevenwicht uiteengezet. Er zijn geen structurele toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves. Het structureel begrotingssaldo voor 2020 was geschat op € 20.000 negatief.
46 | SERVICEPUNT 71
Overzicht van materieel evenwicht Bedragen x 1.000 euro
Rekening
Rekening
2019
2020
Totaal
Lasten
39.039
52.485
Totaal
Baten
-38.873
-55.425
166
-2.939
Incidenteel Dienstverlening
Lasten
5.826
4.526
Overhead, Vpb en Onvoorzien
Lasten
632
197
Algemene Dekkingsmiddelen
Lasten
0
-
Dienstverlening
Baten
-4.915
-7.387
Overhead, Vpb en Onvoorzien
Baten
-6
-93
Algemene Dekkingsmiddelen
Baten
-4
-161
Structureel saldo lasten en baten
Lasten
32.582
47.763
Baten
-33.948
-47.783
-1.367
-20
Structurele toevoeging reserves
1.287
-
Structurele onttrekking reserves
-890
-
398
-
Totaal lasten inclusief toevoegingen
33.869
47.763
Totaal baten inclusief onttrekkingen
-34.838
-47.783
STRUCTUREEL SALDO REKENING
-969
-20
REKENING MATERIEEL EVENWICHT
JA
JA
Reserves
Jaarrekening | 47
3.1.3 Wet normering bezoldiging topfunctionarissen Openbaarmakingsverplichting Wet Normering Topinkomens (WNT) Op grond van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) is het verplicht om bezoldigingsgegevens van topfunctionarissen openbaar te maken. Topfunctionarissen zijn diegenen die behoren tot het hoogste uitvoerende of toezichthoudende orgaan, of de laag daaronder, en in die rol verantwoordelijk zijn voor de gehele instelling of rechtspersoon. Bij Servicepunt71 is alleen de directeur een topfunctionaris. Daarnaast moeten bezoldigingsgegevens en eventuele ontslagvergoedingen van andere medewerkers met een dienstbetrekking worden vermeld, zodra de bezoldiging in totaal hoger is dan het bezoldigingsmaximum. Dit geldt ook voor topfunctionarissen zonder dienstbetrekking. In dat geval wordt wel rekening gehouden met het aantal kalenderdagen en in welke deeltijdfactor de functionaris werkt. Deze verantwoording 2020 is opgesteld op basis van het voor gemeenten en gemeenschappelijke regelingen geldende algemene WNT-maximum van € 201.000. Er zijn geen bezoldigingen betaald die boven dit wettelijke maximum uitkomen.
De binnen onze organisatie geïdentificeerde leidinggevende topfunctionaris met een dienstbetrekking heeft geen dienstbetrekking bij meerdere WNT-plichtige instelling(en) als leidinggevende topfunctionaris (die zijn aangegaan met ingang van 1 januari 2020). Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking Gegevens 2020 Organisatie
Servicepunt71
Naam
Zandstra E.
Functie
directeur
Functiegegevens Aanvang en einde functievervullling in 2020 Omvang dienstverband (in fte) Dienstbetrekking
01-01-2020 - 31-12-2020 1,0 fte ja
Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
106.618
Beloningen betaalbaar op termijn
19.230
Bezoldiging
125.848
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum
201.000
Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag
n.v.t.
Reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan
n.v.t.
Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling
n.v.t.
48 | SERVICEPUNT 71
Gegevens 2019 Organisatie
Servicepunt71
Naam
Zandstra E.
Functie
directeur
Functiegegevens Aanvang en einde functievervullling in 2019
01-01-2019 - 31-12-2019
Omvang dienstverband (in fte)
1,0 fte
Dienstbetrekking
ja
Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
100.786
Beloningen betaalbaar op termijn
17.494
Bezoldiging
118.280
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum
194.000
Toezichthoudende topfunctionarissen Gegevens 2020 Naam topfunctionaris
Functie
P. Dirkse
Wethouder Leiden, bestuurslid
L.M. Driessen-Jansen
Burgemeester Leiderdorp, bestuurslid, tot 13-1
D.C.W. Binnendijk
Wethouder Leiderdorp, bestuurslid, 13-1 tot 19-10
D.C.W. Binnendijk
Wethouder Leiderdorp, voorzitter, vanaf 20-10
M. E. Huizing
Wethouder Oegstgeest, bestuurslid
E.G.E.M. Bloemen
Burgemeester Zoeterwoude, voorzitter, tot 2-10
A. de Gans
Wethouder Zoeterwoude, bestuurslid, 3-10 tot 7-10
F.Q.A van Trigt
Burgemeester Zoeterwoude, bestuurslid, vanaf 8-10
Jaarrekening | 49
3.1.4 Overzicht per taakveld In het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV, artikel 24, lid 3, letter d) is de verplichting vastgesteld dat de jaarrekening een bijlage met het overzicht van de geraamde baten en lasten per taakveld bevat. Hoofdtaakveld - Bedragen x 1.000 euro Bestuur en ondersteuning
Taakveld
Lasten
Baten
0.1
Bestuur
22
7
0.10
Mutaties reserves
1.949
-867
0.11
Resultaat van de rekening van baten en lasten
-
-
0.2
Burgerzaken
446
-70
0.4
Overhead
50.188
-54.932
0.5
Treasury
2
-
0.64
Belastingen overig
5
-
52.613
-55.861
9
-
9
-
116
-116
116
-116
29
-10
29
-10
199
-
199
-
Totaal Veiligheid
1.2
Openbare orde en veiligheid
Totaal Verkeer, vervoer en waterstaat
2.2
Parkeren
Totaal Onderwijs
4.3
Onderwijsbeleid en leerlingzaken
Totaal Sport, cultuur en recreatie
5.7
Openbaar groen en (openlucht) recreatie
Totaal Sociaal domein
6.2
Wijkteams
71
-
6.3
Inkomensregelingen
596
-200
6.6
Maatwerkvoorziening (WMO)
116
-44
6.71
Maatwerkdienstverlening 18+
18
-
6.72
Maatwerkdienstverlening 18-
35
-
835
-244
29
-
29
-
Totaal Volksgezondheid en milieu
7.3
Afval
Totaal Volkshuisvesting, ruimtelijke ordening en stedelijke vernieuwing
8.1
Ruimtelijke ordening
271
-
8.2
Grondexploitatie (niet-bedrijventerreinen)
27
-19
8.3
Wonen en bouwen
306
-40
605
-59
54.434
-56.291
Totaal Totaal
3.1.5 EMU saldo In het bestuurlijk overleg tussen het ministerie van Binnenlandse Zaken, de VNG (Vereniging van Nederlandse Gemeenten) en het IPO (Interprovinciaal Overleg) is afgesproken dat het Rijk en de lokale overheden gezamenlijk werken aan het beheersen van het EMU-tekort. Dit EMU-tekort is het financieringssaldo minus deelname aan bedrijven en inkomsten uit kredietverstrekking. Kernpunt hierbij is dat men de ontwikkeling van het EMU-saldo nauwlettend volgt. Hieronder is de berekening opgenomen van het EMU-saldo.
50 | SERVICEPUNT 71
Berekening EMUsaldo
2020 Omschrijving
1.
(+)
Exploitatiesaldo vóór toevoeging aan c.q. onttrekking uit reserves (zie BBV, artikel 17c)
2.
(-)
Mutatie (im)materiële vaste activa
3.
(+)
Mutatie voorzieningen
0
4.
(-)
Mutatie voorraden (inclusief bouwgronden in exploitatie)
0
5.
(-)
Verwachte boekwinst bij verkoop effecten en verwachte boekwinst bij verkoop (im)materiële vaste activa
0
Berekend EMU-saldo
2.939 436
2.504
Jaarrekening | 51
3.2 BALANS EN TOELICHTING 3.2.1 Balans per 31-12-2020 ACTIVA - Bedragen x 1.000 euro
2019
2020
Materiele vaste activa (economisch nut)
4.901
5.336
Totaal vaste activa
4.901
5.336
5.951
10.119
Vaste activa
Vlottende activa Uitzettingen < 1 jaar - Vorderingen op openbare lichamen
5.110
7.920
- Uitzettingen in 's Rijks schatkist
808
2.173
- Overige vorderingen
33
26
-
-
- Banksaldi
Overlopende activa
163
288
Totaal vlottende activa
6.114
10.408
TOTAAL ACTIVA
11.014
15.744
2019
2020
2.497
5.436
PASSIVA - Bedragen x 1.000 euro Vaste passiva Eigen vermogen - Resultaat
12
1.857
- Algemene reserve
130
571
4
4
2.280
3.004
70
0
- Reserve Flankerend beleid - Reserve Egalisatie kapitaallasten - Reserve Bedrijfsvoering ICT
Vaste schulden > 1 jaar
3.000
2.000
Totaal vaste passiva
5.497
7.436
3.679
6.096
Vlottende passiva Netto vlottende schulden < 1 jaar - Schulden aan openbare lichamen
1.216
3.261
- Overige schulden
2.343
2.756
120
79
- Banksaldi
Overlopende passiva
1.838
2.212
Totaal vlottende passiva
5.518
8.308
TOTAAL PASSIVA
11.014
15.744
52 | SERVICEPUNT 71
3.2.2 Toelichting op de balans Toelichting op de activa Vaste activa De ontwikkeling van de materiële vaste activa kan als volgt worden weergegeven: Materiele vaste activa met economisch nut Bedragen x 1.000 euro
Boekwaarde
Investeringen
Desinvesteringen Afschrijvingen
Boekwaarde
1-1-2020
Bedrijfsgebouwen
393
Machines, apparaten en installaties
925
31-12-2020 130
263
57
687
181
Overige materiele vaste activa
3.583
1.825
106
411
4.892
TOTAAL
4.901
1.825
163
1.227
5.336
De investeringen in Overige materiële vaste activa betreffen software en hardware. In 2020 zijn uitsluitend uitgaven gedaan in de categorie Overige materiële vaste activa, met name voor de aanschaf van Surfaces en toebehoren. Daarnaast zijn conform besluit over de start van VRIS groep 2 bij Servicepunt71 activa overgenomen van de gemeenten Leiden en Leiderdorp. De boekwaarde ultimo 2020 voor deze activa is € 664.000. Bij de 2e tertaalrapportage 2020 zijn de boekwaardes van 4 investeringen met een totale boekwaarde van € 162.517 afgewaardeerd als gevolg van het ontmantelen van de Twin Datacenters. De afschrijvingen op materiële vaste activa vinden plaats op annuïtaire basis. Deze annuiteiten zijn berekend met de bij de 2e tertaalrapportage herziene omslagrente van 1,1%. Dit is gelijk aan het percentage bij de begroting 2020. Vlottende activa De vlottende activa betreffen uitzettingen met een rentetypische looptijd van korter dan één jaar. Deze bestaan uit de volgende componenten: Uitzettingen rentetypische looptijd < 1 jr
Boekwaarde
Boekwaarde
Bedragen x 1.000 euro
31-12-2019
31-12-2020
5.110
7.920
Uitzettingen in 's Rijks schatkist
808
2.173
Overige vorderingen
33
26
Banksaldi
0
0
TOTAAL
5.951
10.119
Vorderingen op openbare lichamen
De vorderingen op openbare lichamen betreffen voornamelijk vorderingen op onze deelnemers. Conform de wet FIDO en de Regeling schatkistbankieren decentrale overheden is Servicepunt71 verplicht om overtollige middelen, boven de doelmatigheidsdrempel, aan te houden in 's Rijks schatkist. Voor 2020 bedraagt de doelmatigheidsdrempel € 275.835 (Regeling schatkistbankieren decentrale overheden). Geconcludeerd kan worden dat over 2020 de doelmatigheidsdrempel niet is overschreden.
Jaarrekening | 53
De middelen die we, in het kader van de doelmatigheidsdrempel, buiten 's Rijks schatkist hielden zijn: Middelen buiten 's Rijks Schatkist
2020
Kwartaal 1
28
Kwartaal 2
43
Kwartaal 3
41
Kwartaal 4
30
De overlopende activa betreffen ten behoeve van het boekjaar 2021 vooruitbetaalde bedragen: Overlopende activa
Boekwaarde
Boekwaarde
Bedragen x 1.000 euro
31-12-2019
31-12-2020
Vooruitbetaald tbv volgend boekjaar
163
288
TOTAAL
163
288
Toelichting op de passiva Vaste passiva Middels een verloopoverzicht van de reserves wordt de ontwikkeling van het eigen vermogen hieronder uiteengezet: Verloop reserves Bedragen x 1.000 euro
Boekwaarde
Toevoegingen
Onttrekkingen
Resultaat 2020
Boekwaarde
1-1-2020
31-12-2020
Algemene reserve
142
429
0
1.857
2.428
SUBTOTAAL ALGEMENE RESERVES
142
429
0
1.857
2.428
Reserve Flankerend Beleid
4
0
0
0
4
2.280
1.520
797
0
3.004
Reserve Bedrijfsvoering ICT
70
0
70
0
0
SUBTOTAAL BESTEMMINGSRESERVES
2.355
1.520
867
0
3.008
TOTAAL EIGEN VERMOGEN
2.497
1.949
867
1.857
5.436
Reserve Egalisatie Kapitaallasten
Algemene reserve Doel van reserve: Dekkingsmiddel voor financiële tegenvallers en calamiteiten. Mutaties 2020: - Toevoegingen: € 428.962 - Conform besluit bij de Decemberwijziging 2020 zijn de nog niet bestede budggetten van de incidenteel beschikbaar gestelde middelen voor de organisatie- en regionale prioriteiten uit het Jaarplan 2020 aan de Algemene Reserve toegevoegd, om ze in 2021 gelijk weer te onttrekken voor het in 2021 afronden van de nog uit te voeren werkzaamheden. - Onttrekkingen: geen Reserve Flankerend Beleid Doel van reserve: Noodzakelijke mobiliteit van personeel mogelijk te maken en te bevorderen. Mutaties 2020: geen Reserve Egalisatie Kapitaallasten Doel van reserve: Egaliseren van verschillen tussen begrote en gerealiseerde kapitaallasten die in afzonderlijke boekjaren ontstaan. Mutaties 2020: - Toevoegingen:
54 | SERVICEPUNT 71
€ 1.410.110 - Deze toevoeging betreft de onderuitputting kapitaallasten 2020 € 110.000 - In 2019 is € 438.000 onttrokken voor een vooruitbetaling van een meerjarig contract voor Oracle licenties, welk bedrag in 2020 tot en met 2023 wordt teruggestort. In 2020 is het eerste deel teruggestort. - Onttrekkingen: € 542.172 - Conform begroting uitgevoerd € 162.517 - Afwaardering activa twin datacenters door overdracht datacenter naar Open Line € 92.000 - Voor uitvoering van voorbereidende werkzaamheden voor het project vervanging financieel systeem Reserve Bedrijfsvoering ICT Doel van reserve: Beschikbaar houden van incidentele budgetten voor de regionalisering van de informatievoorzieningsfunctie (VRIS) en de vernieuwing van de digitale werkomgeving. Mutaties 2020: - Toevoeging: geen - Onttrekking: - € 70.000 - Voor uitvoering en afronding programma VRIS Alle mutaties in de reserves zijn conform het door het algemeen bestuur op 19 december 2012 vastgestelde beleidskader Reserves en Voorzieningen. Vaste Schulden Voor de financiering van de overgenomen activa van de vier gemeenten is in 2012 een langlopende lening aangetrokken van € 10 mln. In 2020 is op de lening € 1 mln afgelost. De rentelast over 2020 bedroeg € 56.000. Het verloop van deze vaste schuld met een rentetypische looptijd langer dan 1 jaar is in onderstaand overzicht weergegeven.
Van de boekwaarde van € 2 mln op 31 december 2020 is de aflossing voor 2021 van € 1 mln als kortlopend aan te merken. Vaste schulden looptijd > 1 jr
Boekwaarde
Bedragen x 1.000 euro
1-1-2020
Onderhandse leningen
3.000
TOTAAL
3.000
Vermeerdering
Aflossing
Boekwaarde 31-12-2020
0
1.000
2.000
1.000
2.000
Vlottende passiva De vlottende passiva betreffen schulden met een rentetypische looptijd van korter dan één jaar. De post schulden aan openbare lichamen betreft voor een groot deel de ultimo 2020 nog aan de Belastingdienst af te dragen BTW. Op de post crediteuren staan de nog te betalen facturen van leveranciers. Op overige schulden staat het saldo van de kosten die in al 2020 verantwoord zijn, wat betekent dat de diensten zijn geleverd en/of de goederen zijn ontvangen, maar waarvoor we nog geen facturen hebben ontvangen. Het saldo bij de BNG is ultimo 2020 € 79.000 negatief. Het Servicepunt71 heeft een rekening-courant faciliteit van € 4 mln bij de BNG. Netto vlottende schulden looptijd < 1 jr
Boekwaarde
Boekwaarde
Bedragen x 1.000 euro
31-12-2019
31-12-2020
Schulden aan openbare lichamen
1.216
3.261
Crediteuren
2.052
2.483
Overige schulden
291
272
Banksaldi
120
79
TOTAAL
3.679
6.096
Jaarrekening | 55
Overlopende passiva De overlopende passiva bestaan voor het grootste deel uit afdrachten 2020 door de salarisadministratie die in 2021 zullen plaatsvinden. De post vooruitontvangen tbv volgend dienstjaar betreft de in 2020 ontvangen bijdragen die ten bate van het volgende begrotingsjaar 2021 komen. Overlopende passiva
Boekwaarde
Boekwaarde
Bedragen x 1.000 euro
31-12-2019
31-12-2020
Afdrachten 2020 salarisadministratie
1.625
1.981
Vooruitontvangen tbv volgend boekjaar
213
231
1.838
2.212
TOTAAL
Staat van investeringskredieten Investerings kredieten
Krediet
Bedragen x 1.000 euro
Uitgaven t/m
Restant
Af te
>
lopend jr
krediet
sluiten
3 jaar
7000600 DMS
200
48
152
Ja
7000601 Software "virtueel serviceplein" kopp.
60
29
31
Ja
7000637 Verbouwing Tweelingshuis 2020
664
0
664
7000304 Cognos
250
0
250
7000305 Proquro
756
756
0
7000306 Tangelo
40
0
40
7000684 Vervanging financieel systeem 2021
644
0
644
7000400 E-Hrm/harmoniseren Beaufort-databases
440
238
202
7000557 Kantoor71 Surfaces en toebehoren 2019
1.615
1.614
1
7000561 Monitoren 2018
553
111
442
7000586 Centrale (12k harw en rest uren) 2018
40
30
10
7000587 Toestellen 2018
592
0
592
7000590 Switches 2018
570
341
229
7000591 Core Switches 2018
200
0
200
7000638 AV-middelen Stadskantoor Leiden
231
231
0
7000639 AV-middelen Stadhuis Leiden
419
68
351
7000640 AV-middelen Raadszaal Leiden
250
0
250
7000642 Kantoor71 Surfaces en toebehoren 2020
712
712
0
7000643 Aanschaf Fat Clients 2020
120
0
120
7000644 Basisreg. gebouwen adressen 2016
3
3
0
Ja
7000645 Basisregistratie ondergrond 2013
3
3
0
Ja
7000646 Beheersyst openbare ruimte 2011
127
127
0
Ja
7000647 Bevolking software GBA 2019
12
12
0
Ja
7000648 CENTRIC-systeem
32
32
0
Ja
7000649 GBKN naar basisregistratie 2013
314
314
0
Ja
7000650 Aanschaf software 2019
59
59
0
Ja
7000651 Gladheidmeldsysteem 2012
2
2
0
Ja
7000652 Grondroerdersregeling 2011
7
7
0
Ja
56 | SERVICEPUNT 71
Ja
Ja Ja
Ja
Ja
Investerings kredieten
Krediet
Bedragen x 1.000 euro
Uitgaven t/m
Restant
Af te
>
lopend jr
krediet
sluiten
3 jaar
7000653 Integreren dienstverlening 2018
2
2
0
Ja
7000654 Klantbegeleidingssysteem 2018
5
5
0
Ja
7000655 Klantcontactcentrum 2017
21
21
0
Ja
7000656 Software BWT 2018
39
39
0
Ja
7000657 Software WMO 2018
12
12
0
Ja
7000658 Tachymeters 2 stuks 2016
26
26
0
Ja
7000672 Kantoor71 Surfaces en toebehoren 2021
888
0
888
7000603 Aanschaf spendanalysetool
20
5
15
7000604 Aanschaf tendertool
20
0
20
9.947
4.847
5.101
TOTAAL
Ja Ja
Investeringsprogramma geactualiseerd In 2020 is het meerjareninvesteringsprogramma geactualiseerd. Het programma bevat de voorgenomen investeringen in de komende 10 jaar. Zoals gebruikelijk worden daarvan de 4 relevante jaarschijven gepresenteerd. Af te sluiten kredieten 7000305 Vervanging financieel systeem (Proquro) Het krediet voor de vervanging van het financieel systeem wordt afgesloten voor het deel van de uitgaven dat betrekking had op Proquro. Voor het deel dat bestemd was voor de vervanging vanhet financiële systeem Decade is een nieuw krediet 7000684 Vervanging financieel systeem 2021 geopend. 7000557 Kantoor71 Surfaces en toebehoren 2019 en 7000642 Kantoor71 Surfaces en toebehoren 2020 Beide kredieten worden afgesloten, het krediet 2019 omdat het volledig is uitgegeven, en het krediet 2020 voor zover er in 2020 uitgaven op zijn gedaan. De afschrijving op beide kredieten start dan in 2021. Het niet uitgegeven deel van het krediet 2020 blijft beschikbaar in het krediet 7000672 Kantoor71 Surfaces en toebehoren 2021. 7000638 AV-middelen Stadskantoor Leiden Begin 2020 is de inrichting van het nieuwe Stadskantoor van Leiden afgerond. Het krediet wordt dan ook afgesloten voor zover er in 2020 uitgaven op zijn gedaan.
Omdat de herhuisvestingsopgave bij Leiden nog niet is afgerond, wordt het niet uitgegeven deel van het krediet toegevoegd aan het krediet 7000639 AV-middelen Stadhuis Leiden. 7000644 t/m 7000658 overgenomen activa in kader van VRIS groep 2 De kredieten 7000644 tot en met 7000658 betreffen de van Leiden en Leiderdorp overgenomen activa in het kader van de overgang van VRIS groep 2. 7000604 Aanschaf spendanalysetool Het krediet kan worden afgesloten. Kredieten langer open dan 3 jaar De volgende kredieten staan langer dan 3 jaar open en kunnen nog niet worden afgesloten: 7000600 DMS: Dit krediet is bedoeld voor de implementatie van een digitaal archief en/of zaakgericht werken. 7000601 Software "virtueel serviceplein" kopp.: Dit krediet wordt zo nodig verder aangewend om het digitale dienstverleningskanaal verder te ontwikkelen, wat nauw samenhangt met het vorige krediet. 7000400 E-Hrm/harmoniseren Beaufort-databases: We gebruiken het krediet voor nieuwe modules/de overgang naar een zogenaamde Saas-omgeving. 7000604 Aanschaf tendertool: De aanschaf is door de implementatie van Proquro uitgesteld.
Jaarrekening | 57
Niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen De niet uit de balans blijkende verplichtingen binnen Servicepunt71 zijn te onderscheiden naar arbeidskostengerelateerde verplichtingen, langlopende contracten voor het Tweelinghuis, raamovereenkomsten en overige contracten. Hieronder gaan we per categorie in op de belangrijkste contracten. Arbeidskostengerelateerde verplichtingen Op 31 december 2020 heeft Servicepunt71 de volgende arbeidskostengerelateerde verplichtingen: ■ De per balansdatum resterende verlofuren die overlopen naar 2021 vertegenwoordigen een waarde van € 1.089.000 (gebaseerd op 31.292 verlofuren tegen het uurtarief per schaal). ■ De per balansdatum uitstaande WW-verplichtingen zijn € 302.000. Toelichting op bedrag resterende verlofuren per balansdatum: Het bedrag aan openstaand verlof is dit jaar hoger dan voorgaande jaren. Dit is het gevolg van een hoger aantal uren restant-verlof in 2020. Het tarief per uur is wel significant gedaald. Dit is voornamelijk het gevolg van een nieuwe methode van berekenen. Voorheen werden de openstaande verlofuren vermenigvuldigd met het totaalbedrag per uur van de schaal van de betreffende medewerker. Dat betekent dat de maximale schaal werd aangehouden en ook IKB-opbouw werd meegerekend.
Met de nieuwe berekening wordt het openstaand verlof vermenigvuldigd met het bruto uurloon en daar worden de werkgeverslasten (gem. 23%) bij opgeteld. Het IKB wordt dus buiten beschouwing gelaten en de accurate periodiek wordt ook aangehouden in plaats van de maximale periodiek in die schaal. Langlopend huurcontract Tweelinghuis Servicepunt71 heeft met ingang van 1 oktober 2020 tot en met 31 juli 2026 een nieuwe meerjarige huurovereenkomst met de gemeente Leiden voor het pand Tweelinghuis. De jaarlijkse huurkosten bedragen € 558.000, De resterende contractwaarde tot en met 31 juli 2026 bedraagt € 3.118.000 (exclusief toekomstige indexatie). Raamovereenkomsten Voor diverse inkopen, zoals inhuur, opleiding, schoonmaak, beveiliging, kantoor- en IT benodigdheden, zijn raamovereenkomsten gesloten in de regio. Deze raamovereenkomsten zijn aangegaan na een Europese aanbesteding en met een maximale waarde per raamovereenkomst. Jaarlijks wordt bezien welke raamovereenkomst aan vernieuwing toe is. Bij gebruik van de raamovereenkomst wordt met één van de gecontracteerde partijen de nadere specificatie van de levering overeengekomen en met een verplichting vastgelegd. De waarde van een regionale raamovereenkomst is niet per organisatie vastgelegd maar voor alle deelnemende organisaties tezamen. Door deze werkwijze te hanteren worden vele losse aanbestedingen voorkomen.
Softwarebroker Servicepunt71 heeft sinds 1 juli 2019 voor de inkoop van software een raamovereenkomst met een zogenoemde softwarebroker. Deze raamovereenkomst ziet op de verwerving en dienstverlening met betrekking tot zogenoemde Commercial Off The Shelf (COTS), ofwel standaard software, en aanverwante dienstverlening. De raamovereenkomst tussen Servicepunt71 en de broker is tot stand gekomen na een Europese aanbestedingsprocedure. Op basis van deze raamovereenkomst worden er nadere overeenkomsten afgesloten tussen de broker en Servicepunt71 voor de inkoop van software ten behoeve van Servicepunt71. De broker gaat op verzoek van Servicepunt71 op zoek naar software die aan de wensen van Servicepunt71 voldoet en biedt deze aan als ‘één beste aanbieding’. De broker sluit vervolgens op eigen naam overeenkomsten af met leveranciers die vervolgens diensten en producten leveren aan Servicepunt71. Inmiddels zijn er onder de brokerconstructie 5 contracten afgesloten met een opdrachtwaarde boven de EU-drempel. Deze contracten, waarvan de langstlopende een einddatum heeft van 31 januari 2025, hebben per 1 januari 2021 gezamenlijk een resterende waarde van € 4.382.321. Deze waarde plus de uitgaven op deze 5 contracten in 2020 ad. € 1.242.963, wordt als financieel onrechtmatig aangemerkt (zie ook de paragraaf bedrijfsvoering).
58 | SERVICEPUNT 71
Overige langlopende contracten (n.a.v. Europese aanbestedingen) In 2019 is voor vier jaar, en met een opzegtermijn van twaalf maanden, een overeenkomst gesloten met Open Line. Onze datacenters zijn aan dit bedrijf overgedragen. De kosten van deze dienst zijn jaarlijks circa € 4.250.000. De kosten van overige hardware- en softwarecontracten, externe inhuur en andere contracten bedragen jaarlijks ongeveer € 5.865.000. Dit ligt hoger dan vorig jaar in verband met de overname van alle IT-contracten van de regiopartners per 1 januari 2020.
Gebeurtenissen na balansdatum Reorganisatie VRIS - overkomst groep 3 per 1 januari 2021 De partnerorganisaties hebben enkele jaren geleden de handen ineen geslagen om via het programma VRIS de samenwerking op het gebied van informatievoorziening te versterken. Dat was nodig om de toenemende digitaliseringsvraag, zoals digitale dienstverlening en datagestuurd werken, te kunnen invullen en aan eisen op het gebied van informatiebeveiliging en privacy-beheer te kunnen voldoen. In juli 2019 brachten gemeenten hun taken op het gebied van onder meer informatie- en projectmanagement en informatiebeveiliging bij Servicepunt71 onder, gevolgde door het functioneel- en gegevensbeheer met ingang van 2020. Met ingang van 2021 is als laatste groep ook Informatiebeheer en Archivering aan Servicepunt71 overgedragen. De organisatie is daardoor met ruim 28 fte gegroeid. Daardoor neemt de exploitatiebegroting toe met € 2,0 mln aan formatiebudget en overige personele kosten. Impact van de coronapandemie Als bedrijfsvoeringorganisatie van gemeenten en als overheidsorganisatie, is er voor Servicepunt71 geen sprake van een continuïteitsprobleem als gevolg van de uitbraak van het coronavirus daar de aangesloten gemeenten zorgdragen voor de financiering van Servicepunt71. Niet uit te sluiten is dat het niveau van dienstverlening op sommige gebieden omhoog moet, en op andere gebieden zal afnemen.
Gezien een jaar ervaring met corona, lijkt het op dit moment niet waarschijnlijk dat we door de corona-uitbraak meer dan gebruikelijk in personele problemen zullen komen. In samenspraak met de aangesloten gemeenten zullen we zo goed mogelijk anticiperen op de dingen die nog gaan komen.
Jaarrekening | 59
3.3 GRONDSLAGEN VOOR WAARDERING EN RESULTAATBEPALING Algemeen Voor zover niet anders vermeld zijn de activa en passiva gewaardeerd tegen nominale waarden. Alle bedragen in de jaarrekening staan weergegeven in duizenden euro’s, tenzij anders vermeld. Materiële vaste activa Het bestuur heeft op 27 juni 2011 de Nota afschrijvingsbeleid Servicepunt71 vastgesteld. Hierin zijn onder andere de volgende grondslagen opgenomen ten aanzien activering en afschrijving. ■ De ondergrens voor te activeren investeringen is vastgelegd op € 5.000. ■ De materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen verkrijging- of vervaardigingprijs. De verkrijgingprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingspijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten. ■ Op vaste activa met een beperkte gebruiksduur wordt jaarlijks afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur. In de Nota zijn de maximum termijnen voor elk type activum vastgelegd. ■ De afschrijving van een activum start op de eerste dag van het jaar volgend op het jaar waarin het object bedrijfsvaardig is opgeleverd.
■ Afschrijvingen geschieden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar. ■ De afschrijvingsmethode is in principe annuïtair. Vorderingen Vorderingen worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Eventuele voorzieningen wegens oninbaarheid worden in mindering gebracht op de vorderingen. Grondslagen voor resultaatbepaling De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Onder baten worden verstaan de baten die rechtstreeks aan het jaar zijn toe te rekenen en die in het jaar als gerealiseerd kunnen worden beschouwd. De lasten worden bepaald met inachtneming van de vermelde grondslagen voor waardering en toegerekend aan het verslagjaar waarop zij betrekking hebben. Verliezen worden in aanmerking genomen in het jaar waarin deze voorzienbaar zijn.
60 | SERVICEPUNT 71
4 Bijlagen 4.1 BIJLAGE OVERZICHT BIJGESTELDE PRIORITEITEN De primitieve begroting 2020 is opgesteld in het begin van 2019 en vastgesteld in de bestuursvergadering van juli 2019. In de zomer van 2019 is het actieplan beheersbare bedrijfsvoering opgesteld, dit heeft er onder andere toe geleid dat de in de begroting 2020 genoemde prioriteiten niet meer actueel waren, daarom heeft het bestuur van Servicepunt71 de prioriteiten voor 2020 geactualiseerd. Hieronder treft u de bijgestelde begrotingsteksten van alle prioriteiten aan. In programma dienstverlening en de paragraaf bedrijfsvoering treft u de realisatie van deze prioriteiten aan. Programma Dienstverlening Integrale prioriteiten 1. Strategische koers Servicepunt71 / Samenwerkingsmodel Het bestuur van Servicepunt71 heeft verzocht het samenwerkingsmodel van Servicepunt71 opnieuw te bepalen. Wij stellen hierbij eerst een advies op voor verschillende modellen (fase 1). Daarna volgt na een keuze een nadere uitwerking van het gekozen model (fase 2). Voor de uitwerking van dit vraagstuk is naast inzet van capaciteit van Servicepunt71 ook externe expertise nodig. Onderdeel van de strategische koers is de financiële huishouding van de organisatie en ruimte voor innovatie en doorontwikkeling. 2.
Jaarrekening 2019 Net als in 2018 levert Servicepunt71 voor de jaarrekeningen 2019 van gemeenten veel extra inzet, vanwege: - De fors toenemende eisen van de accountants; er worden veel meer controles gedaan en er moet veel meer worden vastgelegd; - Het opstarten van samenwerking en het maken van werkafspraken met vier nieuwe, verschillende accountants; - Het regisseren van de vier verschillende behoeften van de accountants tot steeds één gezamenlijk resultaat; - Aanvullende werkzaamheden ook bij Servicepunt71 als gevolg van de extra gegevensgerichte werkzaamheden door de accountant van Servicepunt71. 3. Intake Omgevingswet De introductie van de omgevingswet leidt tot bedrijfsvoeringsopgaven op het terrein van informatievoorziening, financiën, juridische zaken en HRM. In samenspraak met de partnergemeenten wordt de benodigde inzet van Servicepunt71 nader bepaald. Voor het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) is een stuurgroep opgericht, die voor dit deel als opdrachtgever fungeert. 4. Intake intern veiligheidsbeleid Dit betreft het verkennen en ontwikkelen van integraal veiligheidsbeleid t.a.v. informatie, personeel en faciliteiten voor de regio. 5. Intake implementatie beleid agressie en geweld en GIR Als uitvloeisel van het beleid t.a.v.
agressie en geweld heeft het SGB in 2019 opdracht gegeven voor het uitvoeren van een analyse van de locaties in de regio en een risicoanalyse. De risicoanalyse wordt in 2020 aangeboden aan het SGB voor het uitzetten van de noodzakelijke acties. Onderdeel van de implementatie is inventariseren en op orde brengen van het cameratoezicht. De besluitvorming in het SGB bepaalt welke inzet vanuit Servicpunt71 nog nodig is. Na instemming van de medezeggenschap volgen uitvoeringsacties per deelnemende organisatie. Prioriteiten Informatievoorziening 6. Uitrol dashboards Wij werken aan verbetering van de sturingsinformatie op de bedrijfsvoering. In 2019 is een dashboard ontwikkeld voor cluster Beheer Leiden. Dit dashboard zal in de hele regio worden uitgerold. Op basis van de organisatieprioriteiten, zie paragraaf 2.1, wordt extra inzet gepleegd op het (door)ontwikkelen van dit dashboard met sturingsinformatie. 7. Telefonie In 2020 wordt de nieuwe visie op telefonie vastgesteld en de implementatie gestart. De huidige telefooncentrales worden vervangen en de nieuwe oplossing wordt afgestemd op de nieuwe digitale werkomgeving. 8. Vernieuwing Digitale Werkomgeving Het in 2018 ingezette project ter uitbesteding van de infrastructuur en het vernieuwen van de digitale werkomgeving (Werkplek71) wordt in 2020 afgerond.
Vanaf eind Q1 wordt de nieuwe digitale werkomgeving stapsgewijs geïntroduceerd. Het overeengekomen gedeeltelijk meerwerk betreft het projectbudget dat is overeengekomen op basis van de businesscase voor de nieuwe digitale werkomgeving, d.d. begin 2018. Dekking daarover is al opgenomen in de begroting. 9. Applicatierationalisatie Er blijft in 2020 aandacht voor het terugbrengen van het aantal applicaties. Servicepunt71 blijft hier de regie op voeren, maar de opgave ligt bij de gemeenten.
Bijlagen | 61
Programma Dienstverlening 10. Innovaties in de I-bedrijfsvoering Er is steeds meer data beschikbaar: informatie in bedrijfsvoeringssystemen, data uit sensoren, gegevensbronnen van andere organisaties. Het analyseren van deze data kan helpen bij het optimaliseren van de bedrijfsvoering. Niet alleen door te analyseren wat er is gebeurd, maar ook door te voorspellen wat er gaat gebeuren. In 2020 zullen wij de inzet van data-gestuurd werken onderzoeken en in een aantal projecten toepassen. 11. Intake Wet open overheid JZ en Informatiemanagement nemen deel in de projectgroep die de implementatie van de Wet open overheid voorbereidt. Dit gebeurt uit de reguliere dienstverlening. De projectgroep brengt in beeld wat gemeenten in aanloop naar inwerkingtreding van de wet moeten regelen. Hieruit wordt ook duidelijk tot welke vraag dit leidt aan Servicepunt71, en of dit past binnen de reguliere dienstverlening. Prioriteiten Inkoop en Contractmanagement 12. Purchase2Pay Na de introductie van P2P binnen alle partnerorganisaties heeft Servicepunt in 2020 de beheerorganisatie verder ingebed voor het reguliere beheer van het systeem. Dit voorziet geen grootschalige verbeteropgaven, wel alle maandelijkse trainingen, het uitvoeren van de huidige keten, het beheren van de contractadministratie en het doorvoeren van beperkte procesverbeteringen.
Met Leiden worden eventueel aparte afspraken gemaakt voor het doorvoeren van aanvullende verbetertrajecten, zie Lokale prioriteiten gemeente Leiden. 13. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen Samen met de gemeenten uitvoering geven aan de ambities en kaders t.b.v. MVI. Prioriteiten Financiën 14. Intake rechtmatigheidsverklaring door colleges m.i.v. 2021 Colleges moeten in 2021 zelf een rechtmatigheidsverklaring afgeven. Op dit moment is nog in ontwikkeling met het Rijk en de VNG wat deze verklaring precies behelst en wat dit aan ondersteunende dienstverlening vraagt van Servicepunt71. Servicepunt verzorgt een intake om de behoefte op te halen. Afhankelijk van de uitkomst wordt een regionaal voorstel gemaakt. 15. Vervanging Decade De applicatie voor de financiële administratie (Decade) wordt door de leverancier niet meer doorontwikkeld en in de toekomst niet meer ondersteund. Dat leidt tot operationele risico’s, die vervanging van dit pakket noodzakelijk maken. Bovendien sluit de huidige applicatie onvoldoende aan bij de mogelijkheden in de markt en de behoeften van de partners. De vervanging is een majeure operatie met veel impact op Servicepunt71 en alle partners. In 2020 moet een projectorganisatie worden ingericht die in kalenderjaar 2020 een projectplan oplevert, scope bepaalt, programma van eisen opstelt en de aanbesteding opstart.
In 2021 zal de implementatie verder worden voorbereid, de invoering is per 1/1/22 voorzien. Binnen Servicepunt71 zijn geen middelen beschikbaar om vervangingsinvesteringen te doen, inclusief de benodigde capaciteit. Dit is eerder benoemd in het Actieplan Beheersbare Bedrijfsvoering, en in de recente Kadernota. Bij de bespreking van het Actieplan in het SGB is de vervanging van Decade kort beschreven, en is aangegeven dat het krediet onvoldoende is. De voorbereiding van de vervanging leidt daarom tot meerwerk. Een aanvullende toelichting op het meerwerk is opgenomen bij 'Uitvoering regionale prioriteiten, toelichting meerwerk'. Prioriteiten HRM 16. Duurzame inzetbaarheid, SPP Door middel van het inzetten van het instrument Strategische Personeelsplanning wordt duidelijk wat de opgaven van de Leidse regio in de toekomst zijn en wat dit vraagt van de medewerkers van de toekomst. Servicepunt71 ondersteunt en adviseert de partnerorganisaties. In 2020 wordt SPP per organisatie gedaan en in 2021 een regionale SPP. 17. Harmoniseren arbeidsvoorwaarden (co-creatie) In 2018 zijn forse stappen gezet om in co-creatie tussen werkgevers, werknemers en de vakbonden te komen tot regionaal geharmoniseerde secundaire arbeidsvoorwaarden. Begin 2019 is hiervoor een plan van aanpak opgesteld.
De afspraken die uit de vervolgoverleggen komen zullen leiden tot aanpassingen in de bestaande personele regelingen. Deze aanpassingen zullen in 2019 en 2020 worden voorbereid, vastgesteld en geïmplementeerd. 18. Regeling telefoonkostenvergoeding Met de implementatie van de nieuwe digitale werkomgeving wijzigt het gebruik van telefonie. Servicepunt71 bereidt wijziging van de regeling telefoonkostenvergoeding voor en het overleg met de vakbonden hierover. 19. Vitaliteit (Sociaal kader) Vitale medewerkers dragen bij aan een gezonde en wendbare organisatie. Landelijk neemt de gemiddelde leeftijd van de beroepsbevolking toe en moeten we met het verschuiven van de AOW leeftijd langer werken. Om de medewerkers in de Leidse regio gezond en vitaal aan het werk te houden, is in 2019 een opzet voor een meerjarig programma ontwikkeld, dat Q1 2020 van start zal gaan. 20. Arbeidsmarktstrategie In 2020 zal de landelijke schaarste op de arbeidsmarkt zich nog doorzetten. Het imago van gemeenten en werving op basis van functie-eisen zijn de belangrijkste knelpunten in de werving van gekwalificeerd personeel. Inzet om de juiste medewerkers te vinden en te behouden voor de opgaven in de Leidse regio is noodzakelijk. Daarom is er in 2019 een arbeidsmarktstrategie ontwikkeld, die in 2020 concreet vorm gaat krijgen. 'On-boarding' vormt onderdeel van de aanpak.
62 | SERVICEPUNT 71
Programma Dienstverlening 21. Intake MTO De partners in de Leidse regio maken allemaal gebruik van het bureau Effectory voor het uitvoeren van een MTO. De intentie is om in 2020 een verkennend gesprek te voeren over de regionale opzet van een MTO. Met Inkoop wordt overleg gevoerd over de mogelijkheden binnen de Europese aanbesteding. 22. Intake leiderschapsontwikkeling Meerdere gemeenten vragen om ondersteuning bij leiderschapstrajecten. Er zijn twee opties: - Help ons om tot een ontwikkeltraject te komen: dit behoort tot regulier advies. - Wil je het traject inhoudelijk begeleiden in een trekkersrol: Meerwerk. 23. Intake n.a.v. groei vacatures Door een flinke toename van het aantal indiensttredingen (uit zich o.a. in meer arbeidsvoorwaardengesprekken) dreigt een capaciteitstekort bij de personeelsadministratie. De inzet van de personeelsadministratie beweegt nog niet flexibel mee met het aantal indiensttredingen. Een optie is om hier een flexibele schil toe te gaan passen. Een alternatief is om de dienstverlening te beperken, door andere afspraken te maken over de inzet van de personeelsadministratie bij de indiensttreding, met name bij arbeidsvoorwaardengesprekken. Het maken van deze keus, in samenspraak met de partners, is als intake in dit jaarplan opgenomen. 24.
Intake ontwikkelpool Oegstgeest en Zoeterwoude Oegstgeest en Zoeterwoude zetten beide een pool van young professionals op. Servicepunt71 doet een intake om vast te stellen hoe de invulling en inrichting van deze pools wordt ondersteund en de mogelijkheden te verkennen om hier (als kleinere gemeenten) meer regionaal in op te trekken. Prioriteiten Juridische Zaken 25. Uitwerking visie juridisch advies De Visie op Juridisch Advies is in 2019 in samenspraak met de gemeenten opgesteld. In 2020 vindt verdere uitwerking met prioritering en focus per jaar plaats. 26. Optimaliseren proces bezwaarbehandeling In 2020 wordt het project versnellen doorlooptijden bezwaarbehandeling geëvalueerd en bezien of verdere acties nodig zijn. 27. Aanbestedingen JZ In 2020 worden een Europese aanbesteding voor de aansprakelijkheidsverzekering uitgevoerd (vier gemeenten) en een meervoudig onderhandse aanbesteding taxaties (Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude). Deze aanbestedingen zijn opgenomen in de aanbestedingskalender en worden vanuit team Inkoop begeleid. Hiervoor is meerwerk afgesproken. Dit wordt ingezet voor de inhuur van een juridisch adviseur. 28. Intake Wet elektronische publicaties en de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer In aanloop naar deze nieuwe wetten vraagt Oegstgeest specifiek om uitleg en ondersteuning bij de implementatie.
Het ligt voor de hand dat dit ook voor andere gemeenten geldt. Servicepunt71 inventariseert de behoeften. 29. Intake follow-up omgekeerde mandaatregeling In 2019 is de omslag en harmonisatie van het model voor mandaten ingezet. Realisatie vergt meer toelichting en afstemming met de MT's en omzetting naar het nieuwe model naar mandaatwensen van iedere gemeente. Prioriteiten Facilitaire Zaken 30. Uitrol regionale toegangspas De uitrol van de regionale toegangspas wordt in 2020 vervolgd en afgerond, d.w.z. het uitgeven van nieuwe toegangspassen en het innemen van oude passen. Paragraaf Bedrijfsvoering Organisatie prioriteiten 1. In control, beheersbare bedrijfsvoering / Assurancerapport, controlframework Servicepunt71 Het bestuur heeft Servicepunt71 opgedragen alles in het werk te stellen om beter in control te komen. In 2020 wordt dan ook extra ingezet op een robuustere en toekomstgerichte bedrijfsvoering binnen SP71 zelf. Het programma daarvoor wordt begin 2020 uitgewerkt en de uitvoering is direct ter hand genomen. Onder het programma vallen verschillende deelopgaven, onder andere: - Het vernieuwen van de systematiek bij de leveringsafspraken, de PDC en de verdeelsleutels - De financiële voorspelbaarheid vergroten door de financieel administratieve processen te verbeteren.
- Sturing op rechtmatigheid (verklaring per 2021 niet meer door accountant, maar door bestuur) waaronder de per 1/2020 van de gemeenten overgenomen (deels onrechtmatige) contracten voor IV applicaties en het actualiseren van de regelingen. - (Door)ontwikkelen van een dashboard met sturingsinformatie. - Het samen met de regio opstellen van een nieuw assurance model. 2. Opzet flexibele schil Inkoop In samenspraak met de partnerorganisaties stelt Servicepunt71 regionale spelregels op voor de bekostiging van werkzaamheden bij aanbestedingen en inkooptrajecten. Het resultaat is dat helder wordt welke activiteiten onder de basisdienstverlening vallen en welke onder de flexibele schil. 3. Huisvesting Servicepunt71 Vanaf Q1 vinden de voorbereidingen plaats voor de herinrichting en verbouwing van het Tweelinghuis. De startdatum is afhankelijk van de uitkomsten van onderzoek naar de technische staat van het pand. Bij zowel de voorbereidingen als de daadwerkelijke verbouwing ondersteunen verschillende vakteams, zoals Inkoop en Contractmanagement, Facilitaire Zaken, ICT en Financiën.
Bijlagen | 63
Programma Dienstverlening 4. Doorontwikkeling verschillende teams binnen Servicepunt71 Voor verschillende teams binnen Servicepunt is het noodzakelijk om door te ontwikkelen om mee te kunnen bewegen met de ontwikkeling van de dienstverlening. Binnen de beschikbare capaciteit en middelen wordt prioriteit gegeven aan de teams HRM, AOIC en Interne Bedrijfsvoering. Ook bij de teams Financiële administratie en Facilitaire zaken is doorontwikkeling gewenst, maar dit komt nu nog niet tot uitdrukking in de prioriteiten. 5. Evaluatie dienstverlening Holland Rijnland De DVO expireert op 30 juni 2021, met een stilzwijgende verlenging van 5 jaar. Tussentijds opzeggen moet 12 maanden vooraf. Daarom is het belangrijk om voor 30 juni 2020 de evaluatie af te ronden. Wij gaan uit van uitvoering van de evaluatie door de gemeente Leiden met ondersteuning van Servicepunt71, omdat de gemeente Leiden contractpartner is. 6. Inbedding I-teams Per 1 juli 2019 en 1 januari 2020 heeft Servicepunt71 door de reorganisatie VRIS een flinke groep nieuwe medewerkers mogen verwelkomen en is de begroting flink gestegen. In 2020 wordt de overgang van de 3e en laatste groep voorbereid. Met de formele overgang van de medewerkers en taken is de reorganisatie niet afgerond. De werkprocessen binnen de teams, tussen de teams en met de partnerorganisaties vragen in die eerste periode meer aandacht.
Het gaat dan onder andere over het inregelen van beheerprocessen, projectmanagementaanpak, regionaal opdrachtgeverschap en het financieel en contractueel op orde brengen van de registratie. Hiervoor is vanuit de IV teams inzet nodig. Daarnaast moeten de nieuwe teams ingebed worden in de administratieve organisatie van Servicepunt71. Dit vraagt inzet van verschillende vakteams: o.a. financiën (administratie en rapportage), HRM (rechtspositionele inbedding van de nieuwe medewerkers), Staf (rapportages e.d.) en Juridische Zaken (bevoegdheden en regelingen van Servicepunt71 en de gemeenten). De beschreven inzet past binnen de financiële kaders van het programma VRIS. Die is naar aanleiding van het Actieplan Beheersbare Bedrijfsvoering in de SGB-vergadering van 17 oktober jl. voor het laatst geactualiseerd en van financiering voorzien. 7. Organisatieontwikkeling Servicepunt71 In 2020 loopt het tweede jaar van het programma organisatieontwikkeling. Het programma is ingezet om als Servicepunt71 meer als collega verbonden te zijn met de partners en om slimmer, gebruiksvriendelijker en strategischer in onze dienstverlening te worden. Het programma richt zich op: - een passend dienstverleningsconcept met o.a.
accountteams - steunend op de motivatie en professie van medewerkers, de professional aan zet - met interne sturing door coachende teammanagers en door concernmanagers die koers geven aan de ontwikkeling van Servicepunt71 als geheel. Binnen de prioritering van het totaal van de organisatieopgaven is er voor gekozen om te temporiseren op de ingezette ontwikkeling van het dienstverleningsconcept: De wens om de werkwijze van alle Servicedesken binnen SP71 te harmoniseren (werken als één Servicedesk) kan in 2020 niet volledig worden uitgevoerd en ook de doorontwikkeling van de accountteams wordt minder snel opgepakt. Verdere stappen in de inzet om te ‘werken als één organisatie’ blijven bovendien beperkt tot de collega’s van de servicedesks en de adviseurs in de accountteams. Het zorgen voor een betere onderlinge verbinding van andere collega’s met de partnerorganisaties krijgt minder aandacht. Tot slot is de geplande klantevaluatie voor 2020 vervallen.
64 | SERVICEPUNT 71
5 Overige gegevens
Overige gegevens | 65
5.1 CONTROLEVERKLARING CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT A. Verklaring over de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening 2020 Ons oordeel Wij hebben de jaarrekening 2020 van Servicepunt71 te Leiden gecontroleerd. Naar ons oordeel: ■ geeft de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2020 als van de activa en passiva van Servicepunt71 op 31 december 2020 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (hierna: BBV); ■ zijn de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2020 vanwege het belang van de aangelegenheid beschreven in de paragraaf 'De basis voor ons afkeurend oordeel inzake de rechtmatigheid', niet in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het normenkader, welke op 20 december 2012 is vastgesteld door het algemeen bestuur. De jaarrekening bestaat uit: 1. het overzicht van baten en lasten over 2020; 2. de balans per 31 december 2020; 3. de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen; 4.
de bijlage met het overzicht van de gerealiseerde baten en lasten per taakveld. De basis voor ons oordeel De basis voor ons afkeurend oordeel inzake de rechtmatigheid Servicepunt71 is voor een bedrag van € 6.492.000 verplichtingen aangegaan die, waar dit wel vereist was, niet volgens de Europese aanbestedingswet zijn aanbesteed. Van het genoemde bedrag is een bedrag van € 2.109.000 verantwoord in de lasten van het boekjaar 2020. Het restant van € 4.383.000 betreft de verplichting voor het boekjaar 2021 en verder en is opgenomen onder de niet uit de balans blijkende verplichtingen. De rechtmatigheidsfout overschrijdt het in de paragraaf "Materialiteit" genoemde percentage voor fouten. De basis voor ons oordeel bij de jaarrekening Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het controleprotocol en het normenkader dat op 20 december 2012 is vastgesteld door de het algemeen bestuur en het Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) 2020 vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie ‘Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening’.
Wij zijn onafhankelijk van Servicepunt71 zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Naleving anticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd In overeenstemming met het Controleprotocol WNT 2020 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1, sub n en o Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is.
66 | SERVICEPUNT 71
Materialiteit Op basis van onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op EUR 544.000. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves, zoals voorgeschreven in artikel 2 lid 1 Bado. Daarbij zijn voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen WNT-informatie de materialiteitsvoorschriften gehanteerd zoals vastgelegd in het Controleprotocol WNT 2020. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn, zoals ook bedoeld in artikel 3 Bado. Conform het controleprotocol dat is vastgesteld door het algemeen bestuur rapporten wij de tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de EUR 50.000 alsmede kleinere afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve of WNT-redenen relevant zijn. B. Verklaring over de in de jaarstukken opgenomen andere informatie Naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij, omvatten de jaarstukken andere informatie, die bestaat uit: ■ Inhoudsopgave; ■ Hoofdstuk 1 Inleiding; ■ Hoofdstuk 2 Jaarverslag, waaronder de programmaverantwoording en de paragrafen; ■ Bijlage Overzicht bijgestelde prioriteiten.
Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat. Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het algemeen bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie, waaronder het jaarverslag, in overeenstemming met het BBV. C Beschrijving van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening Verantwoordelijkheden van het algemeen bestuur voor de jaarrekening Het algemeen bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het BBV. Het algemeen bestuur is ook verantwoordelijk voor het rechtmatig tot stand komen van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties, in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het normenkader, welke op 20 december 2012 is vastgesteld door het algemeen bestuur.
In dit kader is het algemeen bestuur tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het algemeen bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van die relevante wet- en regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude. Bij het opmaken van de jaarrekening moet het algemeen bestuur afwegen of de financiële positie voldoende is om de werkorganisatie in staat te stellen de risico’s vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen. Het algemeen bestuur moet gebeurtenissen en omstandigheden waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de risico’s kunnen worden opgevangen toelichten in de jaarrekening.
Overige gegevens | 67
Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel. Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken. Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, het Bado, het controleprotocol en het normenkader dat op 20 december 2012 is vastgesteld door het algemeen bestuur, het Controleprotocol WNT 2020, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen.
Onze controle bestond onder andere uit: ■ het identificeren en inschatten van de risico’s o dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude, o dat baten en lasten alsmede de balansmutaties als gevolg van fouten of fraude niet in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen, het in reactie op deze risico’s bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing; ■ het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden.
Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de werkorganisatie; ■ het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving, de gebruikte financiële rechtmatigheidscriteria en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het algemeen bestuur en de toelichtingen die daarover in de jaarrekening staan; ■ het vaststellen dat de door het algemeen bestuur gehanteerde afweging dat de werkorganisatie in staat is de risico’s vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen aanvaardbaar is. Tevens het op basis van de verkregen controle-informatie vaststellen of er gebeurtenissen en omstandigheden zijn waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of Servicepunt71 haar financiële risico’s kan opvangen. Als wij concluderen dat er een onzekerheid van materieel belang bestaat, zijn wij verplicht om aandacht in onze controleverklaring te vestigen op de relevante gerelateerde toelichtingen in de jaarrekening. Als de toelichtingen inadequaat zijn, moeten wij onze verklaring aanpassen. Onze conclusies zijn gebaseerd op de controle-informatie die verkregen is tot de datum van onze controleverklaring.
Toekomstige gebeurtenissen of omstandigheden kunnen er echter toe leiden dat Servicepunt71 de financiële risico’s niet kan opvangen; ■ het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de jaarrekening en de daarin opgenomen toelichtingen; en ■ het evalueren of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de onderliggende transacties en gebeurtenissen en of de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen.
68 | SERVICEPUNT 71
Wij communiceren met het bestuur onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing. Den Haag, 9 april 2021 Baker Tilly (Netherlands) N.V. Was getekend. drs. R. Buitenhuis RA Director Audit
Overige gegevens | 69
70 | SERVICEPUNT 71