SP71 3. Jaarstukken 2020 Servicepunt71
Tekst van het document
JAARSTUKKEN 2020
JAARSTUKKEN 2020
Colofon Vier gemeenten - Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude - hebben vanaf 1 januari 2012 de interne bedrijfsvoeringstaken geconcentreerd in één organisatie, Servicepunt71. Servicepunt71 is dé partner op het gebied van Informatievoorziening, HRM, Facilitaire zaken, Juridische zaken, Financiën en Inkoop. Servicepunt71 Postbus 171 2300 AD Leiden
INHOUDSOPGAVE 1
INLEIDING
3
2 2.1
JAARVERSLAG PROGRAMMAVERANTWOORDING 2.1.1 Dienstverlening 2.1.2 Overhead, Vpb en Onvoorzien 2.1.3 Algemene dekkingsmiddelen PARAGRAFEN 2.2.1 Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing 2.2.2 Paragraaf Financiering 2.2.3 Paragraaf Bedrijfsvoering
7 8 9 20 22 23 23 30 33
3.3
JAARREKENING OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN EN TOELICHTING 3.1.1 Overzicht van baten en lasten 3.1.2 Toelichting op de gerealiseerde baten en lasten 3.1.3 Wet normering bezoldiging topfunctionarissen 3.1.4 Overzicht per taakveld 3.1.5 EMU saldo BALANS EN TOELICHTING 3.2.1 Balans per 31-12-2020 3.2.2 Toelichting op de balans GRONDSLAGEN VOOR WAARDERING EN RESULTAATBEPALING
41 42 42 42 48 50 50 52 52 53 60
4 4.1
BIJLAGEN BIJLAGE OVERZICHT BIJGESTELDE PRIORITEITEN
61 61
5 5.1
OVERIGE GEGEVENS CONTROLEVERKLARING
65 66
2.2
3 3.1
3.2
1 Inleiding Voor u ligt het jaarverslag 2020 van de Gemeenschappelijke Regeling Servicepunt71. In dit jaarverslag wordt verantwoording afgelegd ten opzichte van de begroting 2020. Het is een bijzonder jaar met vele uitdagingen geweest. Ondanks de uitdagingen die de coronapandemie met zich mee bracht en de aanhoudende druk op de gevraagde dienstverlening, heeft Servicepunt71 in het algemeen de afgesproken dienstverlening kunnen leveren, een enkele uitzondering daargelaten. We zijn, net zoals de afgelopen jaren, blijven inzetten op de ontwikkeling van nabijheid en meer maatwerk en het ontwikkelen van (strategisch) partnerschap. Ook hebben we stappen gezet in de opbouw van onze IV-organisatie (informatievoorziening). Effect van coronapandemie op de dienstverlening Met het uitbreken van de coronapandemie in maart 2020 stond de dienstverlening van Servicepunt71 vooral in het teken van het vinden van digitale oplossingen en het versneld uitrollen van apparatuur om thuiswerken voor zoveel mogelijk medewerkers in de Leidse regio mogelijk te maken en de vitale processen door te laten lopen. De ICT-infrastructuur was in eerste instantie niet direct voldoende toegerust op deze groei van virtueel werken, waardoor verstoringen toenamen. Maar met dagelijkse inspanningen is het gelukt om de stabiliteit en beschikbaarheid van de werkomgeving te verbeteren.
Met de in 2020 afgeronde uitbesteding van de ICT infrastructuur is een belangrijke stap gezet in de vernieuwing van de sterk verouderde ICT omgeving. In 2021 wordt de nieuwe digitale werkplek Kantoor71 uitgerold en worden verdere maatregelen genomen om de stabiliteit en beschikbaarheid te verbeteren. Ook hebben we in de uitvoering van onze dienstverlenende processen (tijdelijke) aanpassingen en vernieuwingen doorgevoerd in afstemming met de partners. Bijvoorbeeld met de tijdelijke overbruggingsregeling voor zelfstandig ondernemers (TOZO), de inning van facturen, het virtueel uitvoeren van hoorzittingen en trainingen, de online bezwarencommissie en de bemensing van de servicedesks vanuit huis. Vanuit HRM zijn diverse vraagstukken over de werkgeversrol en leiding geven op afstand van de organisaties opgepakt en van advies voorzien. We zijn er trots op dat we daarin snel veel mogelijk hebben kunnen maken. Toen duidelijk werd dat de coronamaatregelen nog geruime tijd van kracht zouden blijven, kwamen er bedrijfsvoeringvraagstukken naar boven met een meer structureel karakter. Immers, de kantoren in de Leidse Regio moesten ingericht worden op de anderhalve meter kantooromgeving. Voor Servicepunt71 zelf geldt dat we dit direct betrekken bij de al geplande verbouwing van het Tweelinghuis, zodat we dubbele aanpassingskosten voorkomen.
Ondanks het extra werk voor en door corona en de aanpassingen die dat van onze manier van werken vraagt, hebben we ons het afgelopen jaar ingezet om de afgesproken prioriteiten zoveel mogelijk te realiseren. De afgesproken prioriteiten zijn dan ook zo grotendeels gerealiseerd. Druk op de dienstverlening We hebben door corona de werkdruk verder zien toenemen, bij de medewerkers van Servicepunt71 en de organisaties. Niet alleen door de extra vragen die op ons af zijn gekomen, maar ook door de manier waarop het werk gedaan moet/mag worden: op afstand, thuis, achter het scherm, en met het gevoel bereikbaar te moeten zijn. Als Leidse Regio organisaties treffen wij verschillende maatregelen en acties voor het welzijn van medewerkers, onder andere binnen het regionale project vitaliteit. Bij het ontstaan van een te hoge werkdruk wordt er in goed overleg met de gemeenten geprioriteerd. Voor tijdelijke verzoeken voor extra dienstverlening maakt Servicepunt71 gebruik van externe inhuur. De druk op de dienstverlening wordt veroorzaakt door onder andere de groei van de gemeentelijke organisaties en de daardoor groeiende vraag en de toenemende complexiteit van vragen en opdrachten. Ook ervaren we bij alle teams van Servicepunt71 de krapte op de arbeidsmarkt. Het is lastig om goed gekwalificeerd personeel te vinden, op sommige domeinen is zelfs inhuur moeilijk te vinden.
Inleiding
| 3
De druk op de dienstverlening is ook voelbaar, doordat het huidige besturingsmodel van de samenwerking onvoldoende recht doet aan de verschillen tussen de deelnemende gemeenten. In dat kader is ondertussen de opdrachtformulering voor het onderzoek naar het nieuwe samenwerkingsmodel eind 2020 vastgesteld en het onderzoek gestart. In 2020 zijn we, als vervolg op het Actieplan Beheersbare Bedrijfsvoering, gestart met de In Control-opgave om meer grip en voorspelbaarheid te krijgen op financiën en dienstverlening, voor onszelf en onze partners. Als gevolg van deze In Control-opgave is door het management strakker gestuurd op resultaat en budget en zakelijker omgegaan met meerwerkovereenkomsten dan voorheen. De sterke focus op in Control heeft daarnaast een extra behoedzame houding bewerkstelligd: terughoudendheid bij het doen van uitgaven, invulling van vacatures en dergelijke, maar ook voorzichtigheid bij het opstellen van de prognoses. Wij zien dit als een belangrijke oorzaak voor de prognose van een negatief resultaat halverwege het jaar en het positieve resultaat aan het einde van het jaar. In 2021 richten we ons daarom in het bijzonder op het verbeteren van de financiële voorspelbaarheid. Resultaat 2020 en resultaatbestemming We verwachtten aanvankelijk een aanzienlijk tekort en waren dus achteraf te voorzichtig met onze prognoses.
Maar mede door de tussentijdse bijsturing in het tweede tertaal is het financiële resultaat over 2020 ondertussen aanzienlijk positief; het komt uit op een voordeel van afgerond € 1.857.000. Dit is een hoog bedrag, maar daar gaan nog posten vanaf vanwege activiteiten die doorlopen naar 2021. Het voordeel op het resultaat is grotendeels te verklaren door de grote impact van de coronapandemie. De prognose is opgesteld na de eerste coronagolf, toen het er op leek dat de rest van het jaar weer gewoon gewerkt zou kunnen worden, en niemand nog rekening hield met een tweede golf. Gedurende de tweede golf aan het einde van het jaar is ook duidelijk geworden dat er door corona minder kosten zijn gemaakt. Een beperkt aantal prioriteiten in de reguliere dienstverlening heeft vertraging opgelopen of is in mindere mate afgenomen. Zo zijn er bijvoorbeeld minder opleidingen gevolgd, zijn er lagere huisvestingskosten en hebben de ingezette organisatieontwikkeling van Servicepunt71 en de vernieuwing van de Digitale Werkomgeving (ofwel Kantoor71) vertraging opgelopen. Ook was in 2020 de integratie van de teams van Informatievoorziening (VRIS Groep 1 in juli 2019 en VRIS Groep 2 in januari 2020) bij Servicepunt71 nog in volle gang, respectievelijk net gestart. Door de omstandigheden is het inbedden van de teams en de doorontwikkeling van de IV-functie vertraagd.
In 2020 is de voorbereiding voor de overgang van VRIS Groep 3 afgerond. Deze groep is op 1 januari 2021 aangesloten bij Servicepunt71. Dergelijke effecten op de dienstverlening zullen ook in 2021 nog voorkomen; vanwege een potentiële derde golf kunnen prioriteiten opnieuw verschuiven. Ook is het nog steeds onduidelijk wanneer we weer terug kunnen naar kantoor. En hoe ziet het ‘nieuw normaal’ er dan uit? In de volgende tabel wordt het resultaat per programma weergeven. De saldi worden in hoofdstuk 2 per programma toegelicht. Voor de besteding van dit resultaat zal een aantal voorstellen worden gedaan. Programma Dienstverlening
Resultaat 1.056
Overhead, Vpb en Onvoorzien
814
Algemene dekkingsmiddelen
-13
Totaal resultaat
1.857
Betrouwbaarheid en klanttevredenheid Door drukte bij de staf is in 2020 noodgedwongen prioriteit gegeven aan de doorgang van de dienstverlening, met als gevolg dat de klanttevredenheid niet is gemeten. In 2021 zullen we deze metingen wel weer uitvoeren.
4 | SERVICEPUNT 71
Leeswijzer De opzet van dit jaarverslag sluit aan op de opzet van de begroting 2020. Ook in dit document is er voor gekozen om naast de dienstverlening per vakgebied in te gaan op de gezamenlijke integrale prioriteiten. Immers veel prioriteiten en ontwikkelingen hebben effect op meerdere of alle terreinen van onze dienstverlening. De realisatie in deze rapportage is weergegeven middels een kleurcodering. Groen betekent dat er binnen de planning en het budget gerealiseerd is, oranje betekent dat er extra inspanning of budget nodig is geweest en rood wil zeggen dat realisatie niet is gelukt. Hoofdstuk 2 bevat het jaarverslag, dat bestaat uit de programmaverantwoording en de paragrafen. De programmaverantwoording gaat eerst in op de realisatie van de integrale doelstellingen en prioriteiten zoals opgenomen in de Begroting 2020. Hoofdstuk 3 bevat de jaarrekening, die bestaat uit het overzicht van baten en lasten met toelichting en de balans met toelichting. Deze worden op onderdelen verder toegelicht. Hoofdstuk 4 tenslotte bevat de controleverklaring van de externe accountant. Voor de leesbaarheid zijn alle bedragen in de tabellen afgerond op duizendtallen. Het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) schrijft naast een programmabegroting en programmaverantwoording ook een productenraming en -realisatie voor.
Bij Servicepunt71 zijn de programmaverantwoording en de productenrealisatie identiek.
Inleiding
| 5
6 | SERVICEPUNT 71
2 Jaarverslag
Jaarverslag | 7
2.1 PROGRAMMAVERANTWOORDING
8 | SERVICEPUNT 71
2.1.1 Dienstverlening Overzicht baten en lasten Dienstverlening Bedragen x 1.000 euro
Rekening 2019
Begroting
Wijziging
Begroting
Rekening
Resultaat
2020
Begroting
2020 na wijziging
2020
2020
Lasten Informatievoorziening
12.838
14.207
13.948
28.154
28.090
64
Baten Informatievoorziening
-2.087
0
-4.252
-4.252
-4.492
239
Saldo van lasten en baten Informatievoorziening
10.752
14.207
9.695
23.902
23.599
303
Lasten Inkoop en Contractmanagement
2.544
1.918
1.074
2.992
2.773
218
Baten Inkoop en Contractmanagement
-1.125
-478
-623
-1.101
-964
-137
Saldo van lasten en baten Inkoop en Contractmanagement
1.418
1.440
451
1.890
1.809
81
Lasten Financiën
9.178
7.784
974
8.758
8.329
429
Baten Financiën
-1.484
-427
-983
-1.410
-1.393
-17
Saldo van lasten en baten Financiën
7.694
7.357
-9
7.348
6.936
411
Lasten HRM
5.234
4.645
12
4.657
4.658
-1
Baten HRM
-836
-72
-339
-410
-516
106
Saldo van lasten en baten HRM
4.398
4.573
-327
4.247
4.142
105
Lasten Juridische Zaken
2.904
2.574
452
3.026
2.975
51
Baten Juridische Zaken
-337
-170
-388
-559
-655
97
Saldo van lasten en baten Juridische Zaken
2.567
2.404
64
2.468
2.320
148
Lasten Facilitaire Zaken
2.920
2.247
145
2.392
2.465
-72
Baten Facilitaire Zaken
-2.723
-2.330
-11
-2.341
-2.421
80
Saldo van lasten en baten Facilitaire Zaken
197
-83
134
51
43
8
Totaal lasten Dienstverlening
35.617
33.375
16.605
49.979
49.290
689
Totaal baten Dienstverlening
-8.592
-3.477
-6.596
-10.074
-10.441
367
Saldo van baten en Lasten Dienstverlening
27.025
29.897
10.009
39.906
38.850
1.056
Toevoeging reserves
1.357
0
1.520
1.520
1.520
0
Onttrekking reserves
-1.468
-542
-325
-867
-867
0
Mutaties reserves
-111
-542
1.196
653
653
0
Totaal lasten/toevoeging reserves
36.975
33.375
18.125
51.499
50.810
689
Totaal baten/onttrekking reserves
-10.060
-4.020
-6.921
-10.940
-11.307
367
Totaal saldo van baten en lasten Dienstverlening
26.914
29.355
11.204
40.559
39.503
1.056
Jaarverslag | 9
Resultaat Dienstverlening Zoals in de inleiding staat beschreven is door de tussentijdse bijsturing in het tweede tertaal, voorzichtige prognoses en een aantal ontwikkelingen (zoals het aanhouden van de pandemie en krapte op de arbeidsmarkt) het financiële resultaat over 2020 aanzienlijk positief. Ondanks de bijzondere omstandigheden zijn de afgesproken prioriteiten zo goed als allemaal uitgevoerd. Herprioritering, vertraging of vermindering van dienstverlening heeft zich in beperkte mate voorgedaan in de reguliere dienstverlening. Voor het programma Dienstverlening is er een voordeel van € 1.056.000, waarvan € 689.000 aan de lasten kant en € 367.000 aan de batenkant. Ook staan we in dit hoofdstuk stil bij de inhoudelijke resultaten en de realisatie van de baten en lasten van de verschillende bedrijfsvoeringsonderdelen. Na de overzichten van de realisatie van de baten en lasten volgt een korte toelichting op de grootste verschillen. Prioriteiten 2020 De primitieve begroting 2020 is opgesteld in het begin van 2019 en vastgesteld in de bestuursvergadering van juli 2019. In de zomer van 2019 is het actieplan beheersbare bedrijfsvoering opgesteld, dit heeft er onder andere toe geleid dat de in de begroting 2020 genoemde prioriteiten niet meer actueel waren, daarom heeft het bestuur van Servicepunt71 de prioriteiten voor 2020 geactualiseerd.
In hoofdstuk 5.1 treft u de geactualiseerde prioriteitsteksten aan. Hieronder treft u de realisatie van de bijgestelde prioriteiten aan. Zoals vermeld in de inleiding werken wij hierbij met een kleurcodering. Integrale prioriteiten Integrale prioriteiten 1. Strategische koers Servicepunt71 / Samenwerkingsmodel
√
2. Jaarrekening 2019
√
3. Intake Omgevingswet
√
4. Intake intern veiligheidsbeleid
√
5. Intake implementatie beleid agressie en geweld en GIR
±
1. Strategische koers Servicepunt71 / Samenwerkingsmodel In het eerste halfjaar werd de eerste verkennende fase doorlopen in het bepalen van een beter passend samenwerkingsmodel. De uitkomst daarvan was dat een nieuw model moet voorzien in vereenvoudiging van de sturing en een betere aansluiting bij de gemeentelijke processen. Om dit te realiseren is als het beoogde toekomstperspectief benoemd dat de gemeente Leiden de bedrijfsvoering voor de andere gemeenten uitvoert. Dit betekent het overbrengen van de dienstverlening van Servicepunt71 naar de organisatie van Leiden. De volgende stap in het proces is dat door de samenwerkende organisaties een onderzoek wordt uitgevoerd dat meer zicht geeft op de voor- en nadelen van de beoogde koers, de kansen en risico’s in kaart brengt en randvoorwaarden meegeeft. De colleges van de vier gemeenten hebben daarom in het najaar hun gemeenteraden geïnformeerd over het beoogde toekomstperspectief en het onderzoek. Daarna zijn de gemeenteraden in de gelegenheid gesteld om hun aandachtspunten voor het onderzoek mee te geven. Ook de medewerkers en ondernemingsraden zijn geïnformeerd. Daarmee werd fase 1 van de oriëntatie op een nieuw samenwerkingsmodel afgerond. Na consultatie van de gemeenteraden heeft het bestuur aan het eind van het jaar de opdrachtformulering voor het onderzoek vastgesteld.
Het onderzoek blijft gericht op de mogelijkheid om de bedrijfsvoering, zoals Servicepunt71 die nu voor de vier gemeenten verzorgt, bij de gemeente Leiden onder te brengen. De resultaten van het onderzoek worden naar verwachting in het tweede kwartaal van 2021 opgeleverd. 2. Jaarrekening 2019 De afgelopen jaren nemen de eisen vanuit accountants steeds meer toe. Gevolg hiervan is dat er door de accountant minder gesteund kan worden op de interne controles. Veel meer zaken moeten zichtbaar worden vastgelegd en meer controles moeten worden uitgevoerd voor de gegevensgerichte werkzaamheden van de accountants. Sinds 2019 werken de gemeenten in de Leidse regio met vier verschillende (nieuwe) accountantskantoren. 2020 is het eerste jaar waarin er met de nieuwe accountants een jaarrekening is opgeleverd en de controles zijn uitgevoerd. Het opstarten van de samenwerking, toepassen van de juiste governance en het maken van goede werkafspraken, heeft veel tijd gevraagd. Daarnaast vergt het van de interne
10 | SERVICEPUNT 71
organisatie behoorlijk wat regie om tot één gezamenlijke planning, verwachting en resultaat te komen. Met extra inzet van eigen personeel en van inhuur is het gelukt om tot een tijdige afronding van de jaarrekeningtrajecten te komen. Met daarbij als resultaat goedkeurende accountantsverklaringen voor Servicepunt71, voor de 4 partnerorganisaties Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude en voor Holland Rijnland. 3. Intake Omgevingswet De introductie van de omgevingswet leidt tot bedrijfsvoeringsopgaven op het terrein van informatievoorziening, financiën, juridische zaken en HRM. In 2019 is in samenspraak met de partnergemeenten bepaald wat voor deze opgave de benodigde inzet is vanuit Servicepunt71. Een van de eerste onderdelen die ingericht moeten worden, is het zogenaamde Digitaal Stelsel Omgevingswet. Voor deze eerste stap is een project opgestart en een regionale stuurgroep opgericht die hiervoor als opdrachtgever fungeert. In 2020 is in Leiden een uitgebreide intake gedaan waarbij alle bedrijfsvoeringterreinen zijn betrokken en afspraken over dienstverlening voor 2021 zijn gemaakt. Ook de intakegesprekken daarover met de andere gemeenten zijn gestart. 4. Intake intern veiligheidsbeleid Om het strategisch informatiebeveiligings- en privacybeleid te operationaliseren zijn er verschillende beleidsdocumenten geactualiseerd en toegevoegd.
Om het beleid in de regio te implementeren volgden er in het laatste tertaal van 2020 verschillende activiteiten zoals de start van de uitvoering van het opgestelde Privacyprogramma en in gebruik name van het ISMS (Information Security Management System, het monitoring systeem voor Informatiebeveiliging en Privacy, IB&P). Het uitvoeren van 0-metingen in de regio heeft een beeld opgeleverd van de status van IB&P en de mate van bewustzijn van medewerkers, om op basis daarvan verdere verbetermaatregelen in kaart te brengen. Dit wordt in 2021 verder opgepakt. 5. Intake implementatie beleid agressie en geweld en GIR Het A&O fonds is ingezet om de trainingen te organiseren en levert ondersteuning bij de implementatie van het Gemeentelijk Incidenten Registratiesysteem (GIR). Dit is een voor gemeenten ontwikkeld systeem waarin incidenten van fysiek of verbaal geweld tegen medewekers kunnen worden geregistreerd. Vanwege de maatregelen i.v.m. Corona zijn de trainingen uitgesteld tot oktober 2021. Het was helaas niet mogelijk om de trainingen digitaal te verzorgen. Na afronding van de trainingen in 2021 kan GIR verder worden geïmplementeerd. Vakspecifieke prioriteiten Informatievoorziening Prioriteiten Informatievoorziening 6. Uitrol dashboards
√
7. Telefonie
±
8. Vernieuwing Digitale Werkomgeving
±
9. Applicatierationalisatie
±
10. Innovaties in de I-bedrijfsvoering
√
11. Intake Wet open overheid
√
6. Uitrol dashboards In 2020 is het managementinformatie dashboard Mens & Geld uitgerold bij Servicepunt71 en bij de gemeenten. In Leiden worden de laatste afdelingen begin 2021 aangekoppeld. Er is daarnaast gekeken naar de doorontwikkeling van het dashboard: welke informatie helpt managers om meer in control te komen? Om dit op te halen zijn gesprekken gevoerd met managers. In 2021 wordt op basis van de opbrengst hiervan het dashboard verder uitgebreid. 7. Telefonie In 2020 is een inhoudelijke visie op telefonie ontwikkeld, die antwoord geeft op de vraag hoe telefonische bereikbaarheid de komende periode georganiseerd kan worden. Kern van de visie is dat telefonische bereikbaarheid mobieler wordt (niet meer gebonden aan een vast toestel) en geïntegreerd wordt met de digitale werkomgeving (e-mail, digitaal vergaderen, MS Teams). De financiële business case wordt begin 2021 afgerond, waarna de implementatie wordt voorbereid.
Jaarverslag | 11
8. Vernieuwing Digitale Werkomgeving De vernieuwing van de Digitale Werkomgeving is in 2020 verder gegaan onder de projectnaam Kantoor71. De uitrol van Kantoor71 kon niet volgens planning worden afgerond in 2020, als gevolg van de coronacrisis en issues in de techniek. De planning is nu dat in het tweede kwartaal van 2021 alle medewerkers over zijn naar Kantoor71. Kantoor71 is in de loop van 2020 onder programmasturing gebracht. Het Werkplekprogramma omvat een set projecten die veel raakvlakken met elkaar hebben, zoals de vervanging van de e-mailarchivering, telefonie (zie hiervoor bij 7), printervoorzieningen, de introductie van TEAMS, etc. Het programma zorgt voor meer structuur, inzicht in de samenhang en besluitvorming over inhoudelijke en/of strategische onderwerpen. De belangrijkste prioriteit van het Werkplekprogramma is project Kantoor71. De overige onderwerpen zullen in 2021 worden opgestart. 9. Applicatierationalisatie Met het SGB zijn de verwachtingen over de resultaten van applicatierationalisatie (het verminderen van het aantal applicaties dat in de regio wordt gebruikt) begin 2020 bijgesteld. Het uitgangspunt 'rationaliseren, tenzij…' is herijkt. Dit betekent dat voor elk regionaal project bij afwijking op dit uitgangspunt een SGB-besluit is vereist, en dat bij lokale projecten de eerste check is of er een mogelijkheid tot rationalisatie bestaat.
Deze aanpak begint zijn eerste vruchten af te werpen, waardoor de regio bij de aanbesteding of vernieuwing van applicaties minder licentiekosten maakt, dan anders het geval zou zijn. Er is in 2021 een herijking van de rationalisatiestrategie voorzien, die meer rekening houdt met de business context. Daarnaast wordt in 2021 lifecycle management ingericht voor de belangrijkste applicaties. Onderdeel van lifecycle management is een vervangingskalender, waardoor we beter weten wanneer welke applicatie vervangen kan/moet worden door een regionale variant. 10. Innovaties in de I-bedrijfsvoering Afgelopen jaar is, zoals beoogd, inzet gepleegd op de ondersteuning van de ontwikkeling van data-gestuurd werken. Collega's uit team Datadiensten nemen deel in meerdere datagedreven projecten van de gemeente Leiden. Binnen de Leidse regio hebben wij contactpersonen opgehaald om ook nieuwe initiatieven te identificeren en op te pakken. Daarnaast is gestart met een visie op datamanagement; deze zal het tweede kwartaal van 2021 worden opgeleverd. Om deze visie ook tot uitvoering te brengen, is gestart met een advies tot aanstelling van een Chief Data Officer (CDO). Bekeken wordt waar de CDO zich op richt, waar deze functie wordt belegd binnen de organisatie en welke financiële middelen hiervoor nodig zijn. 11.
Intake Wet open overheid Het kost gemeenten de nodige inspanningen om de komende jaren Woo-proof te worden. Leiden en Servicepunt71 hebben in 2020 gezamenlijk een verkenning uitgevoerd. Op basis van de verkenning is een aanpak gemaakt, deze wordt in 2021 regionaal besproken. Team Juridische Zaken heeft afgelopen jaar vooruitlopend op de totaal-aanpak een analyse gemaakt van de juridische component van de Woo (het actief openbaar maken van elf specifieke categorieën documenten) en gedeeld met de gemeenten. Realisatie van de baten en lasten Informatievoorziening
Rekening
Begroting
Wijziging
Begroting
Rekening
Resultaat
Bedragen x 1.000 euro
2019
2020
Begroting
2020 na wijziging
2020
2020
Lasten
12.838
14.207
13.948
28.154
28.090
64
Baten
-2.087
0
-4.252
-4.252
-4.492
239
Saldo van lasten en baten
10.752
14.207
9.695
23.902
23.599
303
Toevoeging reserves
1.357
0
1.520
1.520
1.520
0
Onttrekking reserves
-1.468
-542
-325
-867
-867
0
Mutaties reserves
-111
-542
1.196
653
653
0
10.641
13.665
10.891
24.555
24.252
303
Resultaat
12 | SERVICEPUNT 71
Toelichting lasten en baten: Het saldo van de zes afdelingskostenplaatsen van de teams binnen Informatievoorziening is € 198.000, waarvan € 89.000 voordeel op salarissen en externe inhuur, € 150.000 voordeel op de incidentele teamontwikkelings- en opleidingsbudgetten bij de teams Applicaties en Datadiensten (die door Corona niet konden worden benut) en € 41.000 nadeel op de overige budgetten. Het project VRIS is afgerond met een positief saldo op de projectbudgetten van € 36.000. Op de (met ingang van januari 2020) overgedragen budgetten voor het functioneel beheer van applicaties is per saldo een voordeel ontstaan van € 205.000. Gedurende het hele jaar zijn er over specifieke applicaties gesprekken gevoerd tussen Servicepunt71 en de deelnemers over de juistheid van de overgedragen budgetten. Dit heeft waar nodig tot bijstelling van budgetten of extra facturen geleid. Omdat er over een aantal applicaties nog steeds gesprekken gevoerd worden, is het raadzaam dit voordeel te reserveren. Op de budgetten voor datadiensten was er een klein voordeel van € 9.000. Bij de 2e tertaalrapportage 2020 was een knelpunt ontstaan door de uitrol van de nieuwe digitale werkomgeving en door aanloopproblemen bij de overgang naar Open Line. De Coronapandemie heeft kosten veroorzaakt die niet waren voorzien.
Deze konden voor een deel binnen de begroting van Servicepunt71 zelf worden opgevangen door een reservering binnen het programma Overhead, Vpb en Onvoorzien, en voor een deel hebben de deelnemers extra middelen beschikbaar gesteld. Per saldo is er binnen dit programma bij informatievoorziening een nadeel van € 144.000 ontstaan, maar dit nadeel wordt opgevangen met een voordeel binnen het programma Overhead, Vpb en Onvoorzien. Inkoop & Contractmanagement Prioriteiten Inkoop en Contractmanagement 12. Purchase2Pay
√
13. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen
√
12. P2P Na de introductie van Purchase to Pay (P2P) binnen alle partnerorganisaties heeft Servicepunt71 in 2020 de beheerorganisatie verder ingebed voor het reguliere beheer van het systeem. P2P is onderdeel van de reguliere dienstverlening en processen. Het gebruik van het systeem maakt het mogelijk contacten eenvoudiger en overzichtelijk te beheren. Om medewerkers van gemeenten goed te ondersteunen, worden er maandelijks trainingen aangeboden via Academie71. In 2021 zal er ook nadrukkelijk aandacht zijn voor de inbedding van P2P in de nieuwe applicatie voor de financiële administratie. 13. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen Maatschappelijk verantwoord inkopen betekent dat we naast de prijs van de producten, diensten of werken, ook letten op de effecten van de inkoop op milieu en sociale aspecten. Daarom nemen we bij aanbestedingen waar mogelijk deze criteria mee. Vanuit Inkoop maken we gebruik van een zelfevaluatietool die na afloop van aanbestedingen wordt ingevuld. Met deze evaluatietool maken we rapportages voor de gemeenten en genereren we input voor nieuwe aanbestedingen. Inkoop neemt daarnaast deel aan landelijke netwerken om kennis en ervaring van buiten te benutten voor maatschappelijk verantwoord inkopen in de Leidse regio.
Dit heeft onder andere geleid tot een top drie nominatie voor de (MVI) Koopwijsprijs van de Rijksoverheid, voor duurzame en innovatieve bushokjes, samen met de gemeente Leiden.
Jaarverslag | 13
Realisatie van de baten en lasten Inkoop en Contractmanagement Bedragen x 1.000 euro
Rekening
Begroting
Wijziging
Begroting
Rekening
Resultaat
2019
2020
Begroting
2020 na wijziging
2020
2020
Lasten
2.544
1.918
1.074
2.992
2.773
218
Baten
-1.125
-478
-623
-1.101
-964
-137
Saldo van lasten en baten
1.418
1.440
451
1.890
1.809
81
Toevoeging reserves
0
0
0
0
0
0
Onttrekking reserves
0
0
0
0
0
0
Mutaties reserves
0
0
0
0
0
0
1.418
1.440
451
1.890
1.809
81
Resultaat
Toelichting lasten en baten: Het voordeel bij Inkoop en Contractmanagement van € 81.000 betreft voornamelijk het voordeel op salarissen en externe inhuur voor teammanagement en staf/beheer. Daarnaast is er een lagere opbrengst van € 137.000 bij Contractmanagement. Hier tegenover staan lagere kosten van € 125.000. Financiën Prioriteiten Financiën 14. Intake rechtmatigheidsverklaring door colleges m.i.v. 2021
√
15. Vervanging Decade
√
14. Intake rechtmatigheidsverklaring door colleges m.i.v. 2021 Elk college van de gemeenten moet in 2022 een rechtmatigheidsverklaring afgeven over het controlejaar 2021. In 2020 heeft Servicepunt het gesprek gevoerd met de controllers van de gemeenten om te onderzoeken hoe dit het beste kan worden ingericht. In het najaar is een notitie over de invoering van deze rechtmatigheidsverantwoording opgesteld met als basis de notitie Rechtmatigheidsverantwoording van de Commissie Bedrijfsvoering Auditing Decentrale Overheden (BADO). Om de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording in verslagjaar 2021 mogelijk te maken, zijn wetsaanpassingen noodzakelijk in de Financiële Verhoudingswet, de Gemeentewet en de Provinciewet, maar ook in lagere regelgeving, zoals het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). In gezamenlijkheid met de partnergemeenten is ingeschat dat er in 2021 geen grote extra inspanningen nodig zijn vanuit Servicepunt71. Het is wel mogelijk dat er naar aanleiding van de nog op te stellen controleplannen voor 2021 extra controlebehoeften ontstaan vanuit de gemeenten. 15. Vervanging Decade In 2020 is het project gestart voor de vervanging van het financieel systeem. De huidige applicatie is 19 jaar oud (Decade) en wordt door de leverancier niet meer doorontwikkeld en in de toekomst niet meer ondersteund.
Dit leidt tot operationele risico’s, die vervanging van dit pakket noodzakelijk maken. Bovendien sluit de huidige applicatie onvoldoende aan bij de mogelijkheden in de markt en de behoeften van de partners. De vervanging is een majeure operatie met veel impact op Servicepunt71 en alle partners. In 2020 is een projectorganisatie ingericht en een regionale stuurgroep ingesteld. Er is een businesscase opgesteld, marktverkenning uitgevoerd waarna er een projectplan is opgeleverd met een programma van eisen. De daadwerkelijke aanbesteding is eind 2020 gestart en wordt in het eerste kwartaal van 2021 afgerond. De planning is om in boekjaar 2022 de applicatie in gebruik te nemen.
14 | SERVICEPUNT 71
Realisatie van de baten en lasten Financiën Bedragen x 1.000 euro
Rekening
Begroting
Wijziging
Begroting
Rekening
Resultaat
2019
2020
Begroting
2020 na wijziging
2020
2020
Lasten
9.178
7.784
974
8.758
8.329
429
Baten
-1.484
-427
-983
-1.410
-1.393
-17
Saldo van lasten en baten
7.694
7.357
-9
7.348
6.936
411
Toevoeging reserves
0
0
0
0
0
0
Onttrekking reserves
0
0
0
0
0
0
Mutaties reserves
0
0
0
0
0
0
7.694
7.357
-9
7.348
6.936
411
Resultaat
Toelichting lasten en baten: Gedurende het jaar heeft Financiën extra budgetten ontvangen, waarvan het merendeel conform bestedingsdoel is uitgegeven en tekorten zijn gerepareerd. Toch is bij Financiën is een voordeel van € 303.000 ontstaan doordat de drie teams van Financiën elk te maken hebben met moeilijk te vervullen vacatures door de krappe arbeidsmarkt, zowel met vaste medewerkers als met externe inhuur. Dit heeft in 2020 geleid tot het niet kunnen leveren van alle afgesproken basisdienstverlening (AOIC en financieel advies). Daarnaast is door een latere start van het project vervanging financieel systeem het bij de 2e tertaalrapportage 2020 incidenteel beschikbaar gestelde budget van € 90.000 nog niet uitgegeven. Van het incidentele budget voor de meerwerkafspraak met de accountant (voor de jaarrekening controle 2020) vindt een deel van het werk standaard plaats in het volgende kalenderjaar. Derhalve is een deel van het meerwerkbudget van € 18.000 nog niet in 2020 uitgegeven. HRM Prioriteiten HRM
T2
16. Duurzame inzetbaarheid, SPP
√
17. Harmoniseren arbeidsvoorwaarden (co-creatie)
±
18. Regeling telefoonkostenvergoeding
√
19. Vitaliteit (Sociaal kader)
√
20. Arbeidsmarktstrategie
√
21. Intake MTO
√
22. Intake leiderschapsontwikkeling
√
23. Intake n.a.v. groei vacatures
√
24. Intake ontwikkelpool Oegstgeest en Zoeterwoude
√
16. Duurzame inzetbaarheid, SPP Door middel van het inzetten van het instrument Strategische Personeelsplanning (SPP) wordt duidelijk wat de opgaven van de Leidse regio in de toekomst zijn en wat dit vraagt van de medewerkers van de toekomst. In 2020 heeft het organiseren en begeleiden van de SPP-sessies volgens planning plaatsgevonden. Vanuit de partners is de behoefte geuit aan een regionale versie van dit HRM instrument om regionale mobiliteit, ontwikkel- en doorgroeimogeljkheden voor medewerkers en aantrekkelijk werkgeverschap te versterken. Deze versie is in ontwikkeling en zal in 2021 regionaal worden ingezet. 17. Harmoniseren arbeidsvoorwaarden (co-creatie) Het proces van co-creatie tussen werkgevers, werknemers en de vakbonden om te komen tot regionaal geharmoniseerde secundaire arbeidsvoorwaarden heeft in 2019 vertraging opgelopen. De voorbereidende werkzaamheden voor het harmoniseren van de arbeidsvoorwaarden zijn uiteindelijk in september 2020 afgerond met het vaststellen van de onderwerpen voor de onderhandelingen en het maken van procesafspraken. De gesprekken binnen het SGB en met de vakorganisaties zijn gestart. Door de opgelopen vertraging zetten we deze prioriteit op oranje.
Jaarverslag | 15
18. Regeling telefoonkostenvergoeding Met de implementatie van de nieuwe digitale werkomgeving wijzigt het gebruik van telefonie. Met het Lokaal Overleg van Servicepunt71 is overeenstemming bereikt over het stop zetten van de regeling telefoonkostenvergoeding. De implementatie is afgerond en waar nodig zijn individuele afspraken gemaakt over de afbouw. 19. Vitaliteit (Sociaal kader) Vitale medewerkers dragen bij aan een gezonde en wendbare organisatie. Landelijk neemt de gemiddelde leeftijd van de beroepsbevolking toe en moeten we met het verschuiven van de AOW leeftijd langer werken. Om de medewerkers in de Leidse regio gezond en vitaal aan het werk te houden is het uitvoeringsplan Vitaliteit begin 2020 vastgesteld, waarna gestart is met de implementatie. Als gevolg van Corona is wel de volgorde van verschillende deelprojecten gewijzigd. Zo is bijvoorbeeld het gesprek over het vitaliteitsbudget naar het nieuwe jaar verschoven (tevens in relatie tot andere onderwerpen uit cocreatie, waarover met de bonden onderhandeld moet worden). Daar tegenover staat dat we door Corona met spoed faciliteiten (werkplek, training/workshops, tips/trics, aanpassing PGB e.d.) voor vitaal thuiswerken in hebben geregeld.
Daarnaast is in het afgelopen jaar een bijeenkomst voor managers georganiseerd, heeft er een kick-off voor de medewerkers plaatsgevonden, zijn regionale vitaliteitscoaches aangesteld en opgeleid en is het programma ‘Sterk in je Werk’ geïntroduceerd. Tevens is de aanbesteding voor de PMO/Fitcheck afgerond. Een Fitcheck is een gratis en anoniem medisch onderzoek waarmee gezondheidsklachten in de toekomst kunnen worden voorkomen oftewel een zogenaamd Preventief Medisch Onderzoek (PMO). De implementatie loopt ook in 2021 nog door. Ondanks de wijziging in de volgorde van de deelprojecten is het toch gerealiseerd dus vandaar groen. 20. Arbeidsmarktstrategie Door de landelijke schaarste op de arbeidsmarkt is inzet noodzakelijk om de juiste medewerkers te vinden en te behouden voor de opgaven in de Leidse regio. Hiervoor is de arbeidsmarktstrategie ontwikkeld. In 2020 zijn de 6 eerste deelprojecten afgerond (onder andere de regionale arbeidsmarktcampagne, organisatie-stories en de modernisering van de website). Daarmee hebben we een stevige basis gelegd voor de promotie van de organisaties en daarmee het aantrekken van talent. De laatste drie deelprojecten uit het project zijn eind 2020 opgestart en worden begin 2021 afgerond. 21. Intake MTO Een verkennend gesprek met de partners over een regionale opzet van een medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) heeft plaatsgevonden.
Concretisering van de opdracht door de partners heeft als gevolg van de Corona-pandemie niet plaatsgevonden. Er is afgesproken dit jaar geen gezamenlijk MTO uit te voeren. Onderzocht wordt of dit onderwerp als prioriteit moet worden opgenomen voor 2021. 22. Intake leiderschapsontwikkeling Er was in 2020 geen behoefte vanuit de regio aan een gemeenschappelijk leiderschapstraject. Vanuit de reguliere dienstverlening worden de partners individueel geadviseerd over specifieke leiderschapstrajecten. 23. Intake naar aanleiding van groei vacatures In 2020 is een intake gehouden over hoe om te gaan met de toename van het aantal indiensttredingen zonder de formatie bij HRM uit te breiden. Na inventarisatie van de knelpunten en verbetermogelijkheden is een werkgroep gestart om het indiensttredingsproces te verbeteren en actuele ontwikkelingen, zoals bijvoorbeeld de e-module integriteit, te implementeren. We zijn gestart met een proef waarbij managers aan de hand van een checklist zelf het arbeidsvoorwaardengesprek kunnen voeren. In verband met Corona is voor de arbeidsvoorwaardengesprekken digitale ondersteuning opgestart. Eind 2020 is een projectgroep gestart om te komen tot voorstel voor een integraal verbeterd indiensttredingsproces inclusief de digitale ondersteuning. 24.
Intake ontwikkelpool Oegstgeest en Zoeterwoude De partnerorganisaties (met uitzondering van Leiden) wilden in gezamenlijkheid onderzoeken of het opzetten van een regionale flexpool realiseerbaar zou zijn. Aan het begin van dit kalenderjaar werd geconstateerd dat de arbeidsmarkt onder druk stond en het steeds lastiger werd om goed gekwalificeerd personeel te vinden, zeker voor de kleinere gemeenten. De opdracht voor de regionale flexpool is door de partners geherprioriteerd en daarmee vervallen.
16 | SERVICEPUNT 71
Realisatie van de baten en lasten HRM Bedragen x 1.000 euro
Rekening
Begroting
Wijziging
Begroting
Rekening
Resultaat
2019
2020
Begroting
2020 na wijziging
2020
2020
Lasten
5.234
4.645
12
4.657
4.658
-1
Baten
-836
-72
-339
-410
-516
106
Saldo van lasten en baten
4.398
4.573
-327
4.247
4.142
105
Toevoeging reserves
0
0
0
0
0
0
Onttrekking reserves
0
0
0
0
0
0
Mutaties reserves
0
0
0
0
0
0
4.398
4.573
-327
4.247
4.142
105
Resultaat
Toelichting lasten en baten: Het resultaat bij HRM van € 105.000 is voornamelijk het gevolg van de interne verrekening van de inzet van medewerkers voor andere teams binnen Servicepunt71, voornamelijk voor het organisatieontwikkelingstraject, en doordat vacatures langer open hebben gestaan dan verwacht. Juridische zaken Prioriteiten Juridische Zaken 25. Uitwerking visie juridisch advies
√
26. Optimaliseren proces bezwaarbehandeling
±
27. Aanbestedingen JZ
√
28. Intake Wet elektronische publicaties en de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer
√
29. Intake follow-up omgekeerde mandaatregeling
√
25. Uitwerking visie juridisch advies De Visie op Juridisch Advies is in 2019 in samenspraak met de gemeenten opgesteld. In 2020 heeft verdere uitwerking met prioritering en focus plaatsgevonden. Daarbij is voor 2021 een prioritering opgesteld in samenspraak met het team en deze is afgestemd met de gemeenten. 26. Optimaliseren proces bezwaarbehandeling Vanwege de Coronamaatregelen, de restricties voor fysieke bijeenkomsten, kost bezwaarbehandeling veel meer tijd. Het is wel gelukt om heel snel online zittingen van de regionale bezwaarcommissie van Servicepunt71 aan te bieden. Er is daardoor minder ruimte voor de evaluatie van het project ‘versnellen doorlooptijden bezwaarbehandeling’. En gezien het gewijzigde proces is het niet het juiste moment. De doorlooptijden blijven we wel monitoren en waar nodig worden wijzigingen aangebracht in het proces. Met de gemeenten is tot meerwerkafspraken gekomen om de achterstanden (ontstaan door het extra werk door Coronamaatregelen) in te halen en de reguliere bezwaarbehandeling te laten doorlopen. De cijfers worden in het eerste kwartaal van 2021 verwerkt in het Jaarverslag Bezwaarbehandeling. Het aantal bezwaarschriften bij gemeenten is daarnaast fors gestegen ten opzichte van begroot. Hiervoor zijn met de betreffende gemeenten meerwerkafspraken gemaakt om achterstanden te voorkomen en in te halen. 27.
Aanbestedingen JZ De Europese aanbesteding voor de aansprakelijkheidsverzekering (vier gemeenten) en de meervoudig onderhandse aanbesteding taxaties (Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude) zijn in het 2e tertaal conform planning tijdig afgerond. 28. Intake Wetten elektronische publicaties en de modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer De gemeenten zijn actief geïnformeerd over wat er aan komt qua veranderingen in wetgeving. Voor wat betreft de Wet Elektronische Publicaties (Wep) is geadviseerd om dit mee te nemen in de regionale werkgroep Wet open Overheid (Woo).
Jaarverslag | 17
Servicepunt71 heeft samen met de gemeente Leiden een verkenning uitgevoerd waarin de impact en benodigdheden in kaart zijn gebracht. De Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer wordt daar niet in meegenomen. Hiervoor volgt nog een verkenning. 29. Intake follow-up omgekeerde mandaatregeling De omgekeerde mandaatregeling ligt gereed voor de gemeenten Leiderdorp en Zoeterwoude. Oegstgeest heeft de keuze gemaakt om ook mee te gaan in het omgekeerde mandaat en zal dit binnenkort realiseren. Voor gemeente Leiden ligt het stramien van het omgekeerde mandaat klaar. De correcte administratieve verwerking van de mandaatregeling moet van de gemeente zelf komen. Dit vergt nog uitzoekwerk en afstemming intern om de mandaten kloppend en conform functiebenamingen en organisatiestructuur te krijgen. Alle omgekeerde mandaten moeten nog worden vastgesteld in de colleges. Realisatie van de baten en lasten Juridische Zaken Bedragen x 1.000 euro
Rekening
Begroting
Wijziging
Begroting
Rekening
Resultaat
2019
2020
Begroting
2020 na wijziging
2020
2020
Lasten
2.904
2.574
452
3.026
2.975
51
Baten
-337
-170
-388
-559
-655
97
Saldo van lasten en baten
2.567
2.404
64
2.468
2.320
148
Toevoeging reserves
0
0
0
0
0
0
Onttrekking reserves
0
0
0
0
0
0
Mutaties reserves
0
0
0
0
0
0
2.567
2.404
64
2.468
2.320
148
Resultaat
Toelichting lasten en baten: Bij team Juridische Zaken is een incidenteel voordeel van € 51.000 ontstaan op de budgetten voor salarissen en externe inhuur. Dit heeft te maken met het niet direct kunnen vervullen van vacatures op juridisch advies, en met aanvullende meerwerkafspraken door de coronapandemie waarvoor de werkzaamheden in 2020 nog niet zijn afgerond en doorlopen in 2021. Een deel van de voor meerwerk beschikbaar gesteld budgetten is dus in 2021 nog nodig. Daarnaast is er een incidenteel voordeel van afgerond € 20.000 door een opbrengst in 2020 voor een detachering in 2019, van € 55.000 doordat een deel van een detacheringsovereenkomst niet in de begroting opgenomen bleek te zijn, en per saldo een meeropbrengst van € 22.000 op met derden gemaakte afspraken. Facilitaire zaken Prioriteiten Facilitaire Zaken 30. Uitrol regionale toegangspas
√
30. Uitrol regionale toegangspas Deels door vertraging door de Coronapandemie, en deels omdat de opdracht gedurende het project is uitgebreid, bleek in de laatste fase van het project dat bij een aantal organisaties nog niet alle issuses waren opgelost. Voor het grootste deel van de gemeente Leiden en Servicepunt71 is het project afgerond. Voor de gemeenten Leiderdorp en Oegstgeest en voor Leiden DZB en de afdeling Beheer van Leiden moeten nog enkele werkzaamheden verricht worden. Alle organisaties zijn hiervan op de hoogte en zijn akkoord met de extra investering die dat vraagt. Deze laatste fase van het project zal eind mei 2021 afgerond zijn. Vanwege de uitbreiding van de scope loopt het project op schema, ondanks de latere afronding dan aanvankelijk gepland.
18 | SERVICEPUNT 71
Realisatie van de baten en lasten Facilitaire Zaken Bedragen x 1.000 euro
Rekening
Begroting
Wijziging
Begroting
Rekening
Resultaat
2019
2020
Begroting
2020 na wijziging
2020
2020
Lasten
2.920
2.247
145
2.392
2.465
-72
Baten
-2.723
-2.330
-11
-2.341
-2.421
80
197
-83
134
51
43
8
Toevoeging reserves
0
0
0
0
0
0
Onttrekking reserves
0
0
0
0
0
0
Mutaties reserves
0
0
0
0
0
0
197
-83
134
51
43
8
Saldo van lasten en baten
Resultaat
Toelichting lasten en baten: Bij Facilitaire Zaken is een incidenteel nadeel van € 72.000 ontstaan op de budgetten voor salarissen en externe inhuur. Het voordeel van € 80.000 betreft de hogere opbrengst voor de meerinzet door een aantal medewerkers op diverse opdrachten bij de partnerorganisaties.
Jaarverslag | 19
2.1.2 Overhead, Vpb en Onvoorzien Overzicht baten en lasten Overhead, Vpb en Onvoorzien Bedragen x 1.000 euro
Rekening
Begroting
Wijziging
Begroting
Rekening
Resultaat
2019
2020
Begroting
2020 na wijziging
2020
2020
Lasten Overhead
3.422
3.299
1.005
4.303
3.193
1.111
Baten Overhead
-6
0
0
0
-97
97
Saldo Overhead
3.416
3.299
1.005
4.303
3.096
1.208
Lasten Vpb
0
0
0
0
0
0
Baten Vpb
0
0
0
0
0
0
Saldo Vpb
0
0
0
0
0
0
Lasten Onvoorzien
0
105
-70
35
0
35
Baten Onvoorzien
-4
0
0
0
0
0
Saldo Onvoorzien
-4
105
-70
35
0
35
Totaal lasten
3.422
3.404
935
4.339
3.193
1.146
Totaal baten
-10
0
0
0
-97
97
3.412
3.404
935
4.339
3.096
1.243
Toevoeging reserves
0
0
0
0
429
-429
Onttrekking reserves
-68
0
0
0
0
0
Mutaties reserves
-68
0
0
0
429
-429
3.344
3.404
935
4.339
3.525
814
Totaal saldo van baten en lasten
Resultaat
Toelichting lasten en baten: Het resultaat op het programma Overhead, Vpb (Vennootschapsbelasting) en Onvoorzien is € 814.000 voordelig. Op Overhead is een voordeel behaald van € 1.208.000, is er geen vennootschapsbelasting verschuldigd en is er een voordeel op Onvoorzien van € 35.000. Het nadeel op de Mutaties reserves is € 429.000. Deze resultaten worden hieronder kort toegelicht. Overhead Directie en Interne bedrijfsvoering ■ Het voordeel op de afdelingskostenplaats Directie is € 121.000. Door de Coronapandemie is het organisatieontwikkelingstraject van Servicepunt71 vertraagd. Van het hiervoor beschikbare budget is € 86.000 niet uitgegeven. Daarnaast is € 40.000 van het budget voor het nieuwe samenwerkingsmodel over, waarvan de uitvoering doorloopt naar 2021. Dit laatste bedrag is onderdeel van de toevoeging aan de Algemene reserve. Zie hieronder bij Mutaties reserves. ■ Het voordeel op de afdelingskostenplaats Interne Bedrijfsvoering is € 13.000. ■ Op de Servicepunt71-brede kostenplaatsen is het voordeel per saldo € 236.000. Door de Coronapandemie is er een voordeel van € 41.000 op de centrale opleidingsbudgetten. Op de budgetten voor mobiliteit en compensatie voor participatiebanen is een voordeel van € 178.000.
In 2020 is het budget voor mobiliteitskosten weinig aangesproken, en door de Coronapandemie en ondanks de aandacht daarvoor is het lastig gebleken om meer participatiebanen te creëren. Er dus nauwelijks aanspraak gemaakt op het hiervoor beschikbare budget. Wel zijn er diverse participatiebaanmedewerkerkers ingehuurd via de DZB, die daarmee meetellen in het quotum van Leiden en niet in het quotum van Servicepunt71. Hadden deze wel mogen meetellen binnen Servicepunt71, dan was het quotum ruim gehaald. Het saldo op de overige kostenplaatsen in deze groep is € 14.000 voordelig. ■ Er is een klein voordeel van € 5.000 op de kostenplaatsen van de OR en OOK!.
20 | SERVICEPUNT 71
■ Op de verzamelkostenplaats Overig is het voordeel € 621.000. Dit bestaat uit het niet verdeelde budget van € 320.000 voor de organisatie- en regionale prioriteiten uit het Jaarplan 2020, waarvan de uitvoering door de coronapandemie op onderdelen is vertraagd. Ook dit bedrag is onderdeel van de toevoeging aan de Algemene reserve. Zie hieronder bij Mutaties reserves. Het verschil van € 301.000 was bij de 1e tertaalrapportage 2020 deels gereserveerd voor aanvulling van de budgetten binnen het programma Dienstverlening, onder andere voor het nadeel bij Informatievoorziening voor de extra kosten voor De Nieuwe Digitale Werkomgeving en de overgang van de datacenters naar Open Line. Zie ook de paragaraaf bedrijfsvoering voor meer inhoudelijk toelichtingen. Facilitaire budgetten Tweelinghuis Op de facilitaire budgetten voor het Tweelinghuis is een voordeel van € 211.000. Dit voordeel heeft twee oorzaken. De eerste is dat er door de Coronapandemie en het verplichte thuiswerken onder andere minder kosten zijn gemaakt voor energie en water, voor het gebruik van koffieautomaten, voor schoonmaak en vergaderkosten. Bovendien is er met ingang van dit jaar geen kantine meer. Dit levert een voordeel op van € 111.000.
De tweede oorzaak is dat er in de begroting rekening was gehouden met het huren van de verdiepingen (met ingang van januari 2020) die tot en met 2019 in gebruik waren bij Leiden. Omdat die verdiepingen pas per 1 oktober 2020 worden gehuurd, is er een voordeel ontstaan van € 100.000 op de huur en de andere facilitaire budgetten die hiervoor waren gereserveerd. Vennootschapsbelasting (Vpb) Servicepunt71 is voor haar dienstverlening aan de gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude vrijgesteld van Vpb, omdat deze onder de samenwerkingsvrijstelling valt. De dienstverlening aan Holland Rijnland, de Omgevingsdienst West Holland en derden is niet vrijgesteld. Over de winst op deze dienstverlening moet Vpb worden betaald, tenzij deze lager is dan € 15.000. Omdat er in 2020 geen winst is behaald, hoeft Servicepunt71 geen Vpb te betalen; een en ander onder voorbehoud van goedkeuring door de Belastingdienst. Onvoorzien Het budget voor Onvoorzien kan worden ingezet voor uitgaven die als onuitstelbaar en onvermijdbaar worden aangemerkt, terwijl er in de begroting geen raming voor deze uitgaven was opgenomen. Bij de start van 2020 bedroeg het budget voor Onvoorzien € 105.000.
Bij de 1e tertaalrapportage 2020 is € 60.000 van dit budget ingezet als dekking voor kosten van ziektevervanging bij het team AO/IC en is € 10.000 ingezet als dekking voor de Coronakosten van Servicepunt71 zelf. Het niet ingezette deel van het budget is € 35.000. Mutaties reserves Conform het besluit van het bestuur bij de Decemberwijziging 2020 is € 429.000 toegevoegd aan de Algemene reserve. Dit betreft het saldo van de budgetten voor het uitvoeren van de organisatie- en regionale prioriteiten uit het Jaarplan 2020, waarvan de uitvoering van de werkzaamheden mede door de Coronapandemie zijn vertraagd, maar in 2021 nog wel gepland staan om te worden uitgevoerd.
Jaarverslag | 21
2.1.3 Algemene dekkingsmiddelen Overzicht baten en lasten Algemene dekkingsmiddelen Bedragen x 1.000 euro
Rekening
Begroting
Wijziging
Begroting
Rekening
Resultaat
2019
2020
Begroting
2020 na wijziging
2020
2020
Lasten
0
0
2
2
2
0
Baten
-30.271
-32.759
-12.141
-44.900
-44.887
-13
Saldo van lasten en baten
-30.271
-32.759
-12.139
-44.898
-44.885
-13
Toevoeging reserves
0
0
0
0
0
0
Onttrekking reserves
0
0
0
0
0
0
Mutaties reserves
0
0
0
0
0
0
-30.271
-32.759
-12.139
-44.898
-44.885
-13
Resultaat
De algemene dekkingsmiddelen bestaan uit de reguliere bijdragen van de deelnemende gemeenten en uit specifieke inkomsten uit contracten met andere klantorganisaties (Holland Rijnland). De bijdragen van de gemeenten uit meerwerk (overeengekomen extra dienstverlening) en maatwerk (niet door alle gemeenten afgenomen dienstverlening) zijn niet opgenomen onder Algemene dekkingsmiddelen maar in programma Dienstverlening. De reguliere bijdragen van deelnemers zijn conform de vastgestelde begroting na wijziging. Toelichting lasten en baten: Op Algemene dekkingsmiddelen is een nadeel van € 13.000 ontstaan op de bijdrage van Holland Rijnland, doordat bij het begroten abusievelijk een hogere opbrengst is opgenomen dan afgesproken. Dit afgesproken bedrag is in rekening gebracht. Op het met dit verschil corresponderende budget voor uitgaven op het programma Overhead, Vpb en Onvoorzien zijn uiteraard geen uitgaven gedaan.
22 | SERVICEPUNT 71
2.2 PARAGRAFEN 2.2.1 Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing 1. Inleiding Impact van de coronapandemie Als bedrijfsvoeringorganisatie van gemeenten en als overheidsorganisatie, is er voor Servicepunt71 geen sprake van een continuïteitsprobleem als gevolg van de uitbraak van het coronavirus, omdat de aangesloten gemeenten zorgdragen voor de financiering van Servicepunt71. Niet uit te sluiten is dat het niveau van dienstverlening op sommige gebieden omhoog gaat en op andere gebieden afneemt. Tot nu toe zijn we door de corona-uitbraak niet in personele problemen gekomen. In samenspraak met de aangesloten gemeenten zullen we zo goed mogelijk anticiperen op de dingen die nog gaan komen. Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen is de relatie tussen de weerstandscapaciteit en alle risico’s waarvoor Servicepunt71 geen maatregelen heeft getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn voor de financiële positie. Het weerstandsvermogen wordt uitgedrukt in een ratio weerstandsvermogen en afgezet tegen de algemeen geldende weerstandsnorm. Die ratio geeft de mate aan waarin Servicepunt71 in staat is om tegenvallers op te vangen zonder effecten op de bedrijfsvoering.
Met de inwerkingtreding van de nieuwe Nota Weerstandsvermogen en Risicomanagement met ingang van 1 januari 2021, is niet meer de eis dat de ratio van het weerstandsvermogen minimaal 1.0 = voldoende moet zijn, maar streeft Servicepunt71 naar een ratio van het weerstandsvermogen tussen de 0 – 0,6. Dit vanwege de eigenaarsrol van de gemeenten als ook vanwege het bestuurlijk besluit om risico’s binnen het weerstandsvermogen van de gemeenten op te vangen.. Weerstandscapaciteit De middelen en mogelijkheden waarover Servicepunt71 beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken vormen samen de weerstandscapaciteit. Wat tot de weerstandscapaciteit behoort is een bestuurlijke afweging. In de Nota Weerstandsvermogen en Risicomanagement uit 2021 is bepaald dat de weerstandscapaciteit bestaat uit de algemene reserve, de aan specifieke risico’s gelieerde bestemmingsreserves, het niet bestemde saldo van de exploitatie en het budget Onvoorzien. Daarnaast zijn de deelnemers op grond van artikel 17 van de GR Servicepunt71 verplicht ervoor zorg te dragen dat Servicepunt71 altijd beschikt over voldoende middelen om aan al zijn verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen. Risicomanagement Een risico is een mogelijke gebeurtenis met een negatief gevolg voor de organisatie.
Servicepunt71 wil risico's zoveel mogelijk beheersen door ze structureel en op systematische wijze te identificeren, prioriteren, analyseren en beoordelen. Een goed systeem van risicomanagement stelt bestuurders en managers in staat passende beheersmaatregelen te nemen voor risico’s die het behalen van de doelstellingen van de organisatie bedreigen. 2. Risico's Risico-overzicht Om de risico's in kaart te brengen stelden we een risicoprofiel op. Dit risicoprofiel maakten we met een risicomanagementinformatiesysteem dat ook de gemeenten gebruiken. Met het informatiesysteem brengen we risico's systematisch in kaart, waarna alle teams binnen Servicepunt71 ze beoordelen. Het overzicht hieronder presenteert alle risico's van Servicepunt71, met de hoogste bijdrage aan de benodigde weerstandscapaciteit bovenaan. Het overzicht toont ook de beheersmaatregelen. De risico's van Servicepunt71 Hieronder staan alle risico's van Servicepunt71 opgenomen. Dat we alle risico's laten zien in plaats van maximaal de top 10 komt door de ontwikkelingen sinds 2019. Door groei van de gemeentelijke organisaties is de omvang van de dienstverlening bij Servicepunt71 gegroeid. Er zijn extra taken toegevoegd zoals bijvoorbeeld door de regionalisering van de informatievoorzieningfunctie en de genomen stappen naar een nieuwe digitale werkomgeving Kantoor71.
Ook neemt de complexiteit van de vragen of opdrachten toe. Deze toegenomen complexiteit manifesteert zich bijvoorbeeld in de bedrijfsvoeringkant van vraagstukken, zoals de Omgevingswet, ondermijning en in privacy- en veiligheidsvraagstukken als
Jaarverslag | 23
gevolg van de digitalisering. Ook nemen de werkzaamheden toe door steeds verder toenemende eisen van de accountant en aangescherpte wet- en regelgeving. In de tweede kolom wordt met een nummer aangegeven dat het een eerder benoemd risico betreft. Als er een 'N' staat, dan is het een nieuw risico. Nieuw Oud 1 2 nr. nr.
Risico/gebeurtenis
Beheersmaatregel
Kans
Max. 3 Invloed impact
1
2
Nieuwe IV-organisatie (VRIS) De beschikbare middelen voor de nieuwe IV-organisatie blijken na de VRIS transitie onvoldoende om een robuuste organisatie op te zetten. Inmiddels is op onderdelen al gebleken dat de middelen niet voldoende zijn. Het grote aantal IV-projecten met veelal regionale sturing vraagt te veel capaciteit van onze organisatie, waardoor bij vertraging of niet slagen de dienstverlening door de gemeenten zelf in het gedrang kan komen.
Wij sturen zo goed mogelijk op een effectieve en efficiënte inzet van capaciteit en middelen. We gaan tijdig in gesprek om de ambitie bij te stellen of over het verhogen van de financiële middelen door aanpassing van de bijdrage van de gemeenten. In Bedrijfsvoering in Balans worden voorstellen gedaan om een aantal knelpunten op te lossen.
80%
375
13,42%
2
4
Krapte op de arbeidsmarkt De medewerkers zijn een belangrijke succesfactor voor de realisatie van de doelstellingen van Servicepunt71 en de gemeenten. Door de krapte op de arbeidsmarkt (bijvoorbeeld bij Informatievoorziening en Financiën) kan het realiseren hiervan in de knel komen of zijn er meerkosten mee gemoeid. Er zijn vaker vacatures waardoor we meer tijd moeten besteden aan werving, blijven vacatures langer niet vervuld of worden ze met (duurdere) externe inhuur vervuld. Ook neemt de mobiliteit toe, waardoor het wervingsproces ook vaker doorlopen moet worden. Door deze krapte zijn leidinggevenden steeds meer tijd kwijt met het aanttrekken en behouden van medewerkers, wat ten koste gaat van andere werkzaamheden.
Leidinggevenden zijn intensief en creatief bezig met wervingscampagnes en zoeken naar alternatieven om vacatures te vervullen. We anticiperen op lokale, regionale en landelijke ontwikkelingen. Via ontwikkelbeleid, inrichtingsprincipes en het hanteren van een flexibele schil investeren we in een wendbare organisatie. Onze arbeidsmarktstrategie en vitaliteitsprogramma worden geactualiseerd.
80%
375
13,42%
3
5
Mobiliteitskosten voor medewerkers. Als gevolg van strategische personeelsplanning en veranderende eisen kunnen medewerkers boventallig raken en op termijn afvloeien. Dit leidt tot kosten voor mobiliteitstrajecten en latere WWverplichtingen.
Als eerste opvang van mobiliteitskosten en WW-verplichtingen is een budget beschikbaar van € 100.000. In voorkomende gevallen wordt ingezet op individuele trajectbegeleiding en wordt samen met de gemeenten regiobreed naar oplossingen gezocht.
60%
375
10,07%
4
6
Veranderende en toenemende vraag van de eigenaren Servicepunt71 is opgericht vanuit de 3 kernwaarden: kosten, kwaliteit en kwetsbaarheid. Daarbij is gekozen voor een hoge mate van standaardisatie. De vraag van de eigenaren is de afgelopen jaren toegenomen en neemt nog steeds toe, zowel in kwantitatieve zin als in kwalitatieve zin. Deze vraagtoename leidt tot een grote flexibele schil, toename van meerwerkafspraken en tot stijging van de werkdruk over de hele linie bij Servicepunt71. De veranderende en toegenomen vraag kan leiden tot hogere kosten voor personele inzet, ondersteuning en automatisering. Bovendien vragen de gesprekken hierover onevenredig veel tijd van management, adviseurs en projectleiders om de eigenaren op één lijn te krijgen met lange besluitvormingstrajecten als gevolg.
In 2019 is met de eigenaren en de gebruikers van de dienstverlening van Servicepunt71 het gesprek gestart over deze toenemende vraag en hoe deze te beteugelen, dan wel de financiële effecten goed in beeld te brengen en zo nodig te beperken. Als eerste stap is een deel van de flexibele schil van Inkoop omgezet naar vaste formatie, ter verlaging van de kosten en behoud van kennis. Het resterende risico is de mismatch tussen de te leveren diensten en de vergoeding daarvoor.
60%
375
10,07%
24 | SERVICEPUNT 71
Nieuw Oud 1 2 nr. nr.
Risico/gebeurtenis
Beheersmaatregel
Kans
Max. 3 Invloed impact
5
7
Prijsindex De toegekende prijsindex blijft achter bij de prijsstijging die contractpartijen aan Servicepunt71 doorberekenen. Hierdoor komt de dienstverlening onder druk te staan.
Voor de indexatie van IV-budgetten wordt door de deelnemers een meer marktconforme index toegekend. Daarmee is het risico afgenomen. We monitoren de prijsontwikkeling binnen de lopende contracten.
60%
375
10,07%
6
8
Toegenomen verwachtingen en standaarden Servicepunt71 moet noodzakelijke innovaties doorvoeren als gevolg van toegenomen verwachtingen en standaarden (bijvoorbeeld vervanging financieel systeem). Zowel incidentele projectkosten als toename van de structurele kosten zijn niet in begroting opgenomen.
Servicepunt71 bespreekt de prioritering en budgettair kader tijdig met de partners.