Document · PDF

SP71 1. Ontwerpbegroting 2022-2025 Servicepunt71

Besluitvormende raadsbijeenkomst 3 juni 2021, gemeente OegstgeestBij agendapunt: Stukken13.378 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

BEGROTING 2022

Colofon Vier gemeenten - Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude - hebben vanaf 1 januari 2012 de interne bedrijfsvoeringstaken geconcentreerd in één organisatie, Servicepunt71. Servicepunt71 is dé partner op het gebied van Informatievoorziening, HRM, Facilitaire zaken, Juridische zaken, Financiën en Inkoop. Servicepunt71 Postbus 171 2300 AD Leiden

INHOUDSOPGAVE 1

INLEIDING

2 2.1

BELEIDSBEGROTING Programmaplan 2.1.1 Dienstverlening 2.1.2 Overhead, Vpb en Onvoorzien 2.1.3 Algemene dekkingsmiddelen Paragrafen 2.2.1 Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing 2.2.2 Paragraaf Financiering 2.2.3 Paragraaf Bedrijfsvoering

5 5 5 8 9 10 10 17 19

FINANCIËLE BEGROTING Overzicht van baten en lasten en toelichting 3.1.1 Baten en lasten 3.1.2 Bijdrage deelnemers 3.1.3 Incidentele baten en lasten 3.1.4 Taakveldindeling Uiteenzetting financiële positie en toelichting 3.2.1 Geprognosticeerde balans 3.2.2 EMU saldo 3.2.3 Arbeidskosten gerelateerde verplichtingen 3.2.4 Investeringen en kapitaallasten 3.2.5 Stand en verloop reserves 3.2.6 Stand en verloop voorzieningen

23 23 23 27 31 33 34 34 35 35 36 37 37

2.2

3 3.1

3.2

1 Inleiding Voor u ligt de begroting 2022 van de Gemeenschappelijke Regeling Servicepunt71. In de begroting 2022 zijn de financiële ontwikkelingen uit de Kaderbrief 2022 opgenomen. Begroting Servicepunt71 meer voorspelbaar In de inleiding van de begroting 2021 hebben wij al gemeld dat de organisatie van Servicepunt71 sinds de oprichting flinke ontwikkelingen doormaakt. Lag bij de start de focus op de opdrachtgever-opdrachtnemerrelatie (strategisch kader 2012-2015), de afgelopen jaren is ingezet op de ontwikkeling van nabijheid en meer maatwerk en het ontwikkelen van (strategisch) partnerschap (strategisch kader 2016-2020). Als gevolg van deze koerswijziging zoeken we als samenwerkende organisaties naar een goede balans tussen zakelijkheid en werken als collega’s. In de jaren 2019 t/m 2021 zijn de taken voor Servicepunt71 uitgebreid door de overkomst van alle informatievoorzieningsfuncties. De doorontwikkeling en inbedding daarvan in de organisatie zal naar verwachting ook in 2022 nog inzet vragen. De dienstverlening van Servicepunt71 is de laatste jaren onder druk komen te staan door groeiende en veranderende vraag. De slagkracht, flexibiliteit en innovatie van de bedrijfsvoering is daardoor minder groot dan wij willen, net als de voorspelbaarheid op financiën.

Om hierin verbeteringen aan te brengen, werken we aan twee grote opgaven: het onderzoek naar een nieuw samenwerkingsmodel en de opgave ‘In control’. In de afgelopen maanden hebben we met de gemeentelijke organisaties en het bestuur intensieve gesprekken gevoerd over de groeiende vraag, de knelpunten, noodzakelijke doorontwikkeling en nieuwe ambities in de bedrijfsvoering. We hebben daarin gezamenlijk prioriteiten gesteld en met name gekozen voor het oplossen van de belangrijkste knelpunten en noodzakelijke doorontwikkeling, in afwachting van de uitkomsten van het nieuwe samenwerkingsmodel. Dit heeft er toe geleid dat in deze begroting een aantal extra bijdragen voor 2021 en 2022 van de gemeenten zijn opgenomen. Zodra er duidelijkheid is over de uitkomst van het onderzoek naar het nieuwe samenwerkingsmodel, zullen de effecten voor de volgende jaren in beeld worden gebracht, zodat deze tijdig voor de begroting 2023 kunnen worden verwerkt. De extra bijdragen zijn in de volgende hoofdstukken toegelicht. Deze inleiding bevat de opbouw van de begroting 2022 (leeswijzer), de belangrijkste thema's voor 2022, de mutatie op totaalniveau van de begroting 2022 en het effect op de bijdrage per deelnemer, en de zienswijzen op de vorige begroting 2021. 1.1 Opbouw van de begroting 2022 Hoofdstuk 2 bevat de beleidsbegroting, die bestaat uit het programmaplan en de paragrafen.

Het programmaplan bevat de programma's Dienstverlening, Overhead, Vpb en Onvoorzien en Algemene dekkingsmiddelen. Daarna volgen de paragrafen Weerstandsvermogen en risicobeheersing, Financiering en Bedrijfsvoering. Hoofdstuk 3 bevat de financiële begroting, die bestaat uit het overzicht van baten en lasten met toelichting en de uiteenzetting van de financiële positie met toelichting. Deze worden op onderdelen verder toegelicht. Voor de leesbaarheid zijn alle bedragen in de tabellen afgerond op duizendtallen. 1.2 Belangrijkste thema's 2022 In de dienstverlening Servicepunt71 blijft ondersteunen in de maatschappelijke ontwikkelingen en de ontwikkelingen in beleid en/of wet- en regelgeving bij de partners. De meest in het oog springende zijn de ontwikkelingen op het gebied van duurzaamheid (circulaire economie) en de grote maatschappelijke opgaven (inclusieve samenleving), wetgeving als de Wet Open Overheid, de Omgevingswet en de ontwikkelingen in de zorg. Tegelijkertijd werken we aan goede sturing op de regionale informatievoorziening. Per 1 januari 2022 starten we met het nieuwe financiële systeem en wordt verder vorm gegeven aan juridische kwaliteitszorg. Ook zullen de laatste verhuisbewegingen van de gemeente Leiden de nodige inzet van ons vragen.

Inleiding

| 3

Voor de organisatie Servicepunt71 Uiteraard zal de uitkomst van het onderzoek naar het nieuwe samenwerkingsmodel van invloed zijn op de organisatie Servicepunt71 in 2022.Voor nu is het effect hiervan nog ongewis. Onafhankelijk van de uitkomst is er blijvend aandacht voor het versterken van de huidige bedrijfsvoering binnen Servicepunt71, waarbij de uitgangspunten ' werken als één organisatie', ‘nabijheid’ en 'slimme en innovatieve bedrijfsvoering' ook in 2022 centraal blijven staan. 1.3 Financiële mutatie Als uitgangspunt voor deze begroting is de primitieve begroting 2021 gebruikt (jaarschijf 2022) inclusief de in 2020 vastgestelde begrotingswijzigingen met een meerjarig effect. De ontwikkeling van de begroting van Servicepunt71 en het effect op de bijdragen van de partners wordt in de volgende tabel getotaliseerd weergegeven. Detailinformatie is opgenomen in 3.1.1 en 3.1.2. Bedragen x € 1.000

2022

2023

2024

2025

Begroting 2022 voor wijzigingen

44.760

44.733

Mutaties bijdrage partners

3.394

1.950

1.873

1.871

Begroting 2022 na wijzigingen

48.155

46.683

46.607

46.605

2022

2023

2024

2025

Beginstand bijdragen deelnemers

44.760

44.733

Mutatie bijdrage Leiden

2.590

1.480

1.422

1.420

Mutatie bijdrage Leiderdorp

372

217

209

208

Mutatie bijdrage Oegstgeest

305

178

171

Mutatie bijdrage Zoeterwoude

127

Eindstand bijdragen deelnemers

48.155

46.683

46.607

46.605

Bedragen x € 1.000

1.4 Zienswijzen begroting 2021 Met uitzondering van Zoeterwoude hebben de gemeenten over de begroting 2021 hun zienswijzen uitgebracht. Leiden, Leiderdorp en Oegstgeest hebben positief geadviseerd dan wel geadviseerd in te stemmen met de ontwerpbegroting 2021. Het bestuur heeft de raden te kennen gegeven dat ze in de reguliere budgetcyclusproducten, of als daartoe aanleIding is, op de hoogte gehouden zouden worden over het In Control programma. Verder is de zienswijze van de gemeente Leiden ter harte genomen om ernaar te streven de norm voor het aantal participatiebanen te halen, en om aandacht te houden voor de telefonische bereikbaarheid.

4 | SERVICEPUNT 71

2 Beleidsbegroting 2.1 Programmaplan 2.1.1 Dienstverlening Dienstverlening bedragen x € 1.000,1A Informatievoorziening

Rekening 2020

Begroting 2021

Begroting 2022

Lasten

28.090

26.596

Baten

-4.492

2023

2024

2025

25.695

25.877

26.136

25.976

-652

23.599

25.944

25.043

25.225

25.484

25.324

Lasten

2.773

2.362

2.939

Baten

-964

-535

1.809

1.827

2.404

Lasten

8.329

6.972

8.428

7.189

7.109

Baten

-1.393

-427

6.936

6.545

8.001

6.762

6.682

Lasten

4.658

3.925

4.046

3.988

Baten

-516

-72

4.142

3.853

3.974

3.917

Lasten

2.975

2.759

2.697

2.647

2.624

Baten

-655

-243

-193

-170

2.320

2.516

2.454

Lasten

2.465

2.057

2.143

Baten

-2.421

-2.029

-2.076

Lasten

49.290

44.671

45.947

44.783

44.939

44.779

Baten

-10.441

-3.958

-4.005

-3.955

-3.932

38.850

40.712

41.943

40.828

41.007

40.847

Toevoeging

1.520

239

-83

Onttrekking

-867

-1.000

-262

-517

-359

653

-761

-83

-262

-517

-359

39.503

39.952

41.860

40.567

40.490

40.488

Saldo 1B Inkoop en contractmangement

Saldo 1C Financiën

Saldo 1D HRM

Saldo 1E Juridische zaken

Saldo 1F Facilitaire zaken

Saldo Programma

Saldo van baten en lasten Reserves

Meerjarenraming

Mutaties reserves Resultaat

De mutaties op dit programma tussen de begroting 2021 en de begroting 2022 worden toegelicht in hoofdstuk 3.1.1. ONTWIKKELINGEN PER VAKGEBIED In deze paragraaf gaan we in op de ontwikkelingen en/of activiteiten per vakgebied. Informatievoorziening Met de overgang van VRIS groep 3 (Team Informatiebeheer en archivering) per 1 januari 2021 is de regionale reorganisatie van de Informatievoorzieningsfunctie afgerond. Het stroomlijnen van dit organisatieonderdeel zal ook in 2022 en de jaren daarna nog de nodige inspanning vragen. Focus op integraal werken en kwaliteitsverbetering binnen de IV organisatie zijn in

Beleidsbegroting | 5

2022 de speerpunten. Nu de reorganisatie is afgerond zullen we in de zomer van 2021 de evaluatie hiervan uitvoeren. Dan zal ook duidelijk worden in hoeverre dit leidt tot aanpassingen in de meerjarenbegroting. De IV-organisatie heeft een start gemaakt met het ontwikkelen van strategische stuurinstrumenten, zoals een roadmap informatievoorziening en informatieplannen per domein met een horizon van 4 jaar. Als laatste instrument hierin zal nog een Vervangings- en Onderhoudskalender worden ontwikkeld. Al deze instrumenten worden jaarlijks herijkt en zullen vanaf 2022 zorgen voor een meer strategische, integrale sturing van de informatievoorziening. Ook zal dit leiden tot een grotere voorspelbaarheid van uitgaven en investeringen op IV-gebied. De modernisering van de gemeentelijke informatievoorziening, die wordt vormgegeven vanuit het landelijke programma Common Ground (VNG), is in 2021 gestart en zal in 2022 meer concreet vorm krijgen. Belangrijkste onderwerpen daarbij zijn het vergroten van de flexibiliteit en wendbaarheid, beter kunnen voldoen aan privacywetgeving en efficiënt omgaan met data. Inkoop en Contractmanagement Op meerdere domeinen groeit de vraag naar meer strategisch advies en kennis van markt en leveranciers. Om in deze behoefte te kunnen voorzien, wordt er sinds 2021 gewerkt met domeinspecialisaties. Dit willen wij in 2022 verder uitbouwen en versterken.

Naast de behoefte aan meer inhoudelijke expertise groeit de vraag naar inkoop- en contractmanagement ook nog steeds in absolute zin. Naast vaste formatie wordt er daarom gebruik gemaakt van een flexibele schil van externe adviseurs. In 2022 zijn we ook samen met de gemeenten actief aan de slag met de opgaven om te komen tot een circulaire economie, waaronder circulariteit bij bouw, sloop en gebiedsontwikkeling en zero emissie en geven wij nader invulling aan de ambities en afspraken op het gebied van maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI). Ook wordt er actief invulling gegeven aan het werken in het nieuwe financieel/P2P systeem, waarbij gestuurd wordt op en ondersteund wordt bij een efficiënt en rechtmatig inkoop- en orderproces. Financiën Per 1 januari 2022 wordt het nieuwe financiële/P2P systeem door zes organisaties tegelijkertijd in gebruik genomen. Dit is een omvangrijke implementatieopgave met veel technische koppelingen met andere administraties en grote groepen gebruikers. In de eerste maanden van dit jaar bevinden we ons in een overgangsperiode, waarin we de voordelen van het nieuwe systeem en veranderde werkprocessen moeten eigen maken, vastleggen en borgen. Het nieuwe financiële/P2P systeem moet ook mogelijkheden creëren voor digitalisering en/of robotisering. In 2022 wordt inzichtelijk gemaakt welk effect dit heeft op de werkzaamheden van financiën.

2022 is ook het jaar waarin de contracten van de gemeenten en Servicepunt71 met de eigen accountants aflopen. In 2022 zal verkend worden of er regionaal animo is om een gezamenlijke aanbesteding voor een accountant te overwegen. Dit laatste levert efficiency op voor de werkzaamheden die Servicepunt71 nu verricht voor de verschillende accountants. HRM De Coronacrisis heeft gezorgd voor een nieuwe/andere manier van het organiseren van werk en de inzet van medewerkers. Er wordt meer beroep gedaan op het vermogen van medewerkers om zelfstandig werk te organiseren, samenwerkingsverbanden vorm te geven en het behalen van werkresultaten. Ook van managers wordt gevraagd om, in verbinding met het team, te sturen op afstand en resultaat. De verwachting is dat deze (hybride) manier van werken een constante zal worden en vraagt om passende HRM ondersteuning. Vragen als: wat heeft dit voor effect op onze manier van samenwerken, onze arbeidsvoorwaarden, wat betekent dit voor arbo- verzuimmanagement en de (door)ontwikkeling van mens en organisatie zullen de komende jaren de HRM agenda domineren. Juridische Zaken In 2021 loopt bij JZ de pilot advocaat in loondienst voor civielrechtelijke zaken. De gemeenten moeten bij bepaalde procedures een advocaat in de arm nemen vanwege verplichte procesvertegenwoordiging.

De pilot loopt goed, de inhouse advocaat wordt op veel dossiers ingezet, tegen een lager kostenplaatje. In 2021 volgt de evaluatie en voorstel voor structureel vormgegeven en indien mogelijk uitbreiden per 2022. Acties rondom juridische kwaliteitszorg lopen door in 2022. Aandachtsgebieden zijn verbeteren van de kwaliteit van regelgeving en juridisch risicomanagement. Ook vindt in 2021 de verkenning plaats naar de mogelijkheden van legal tech. Uitkomsten hiervan worden in 2022 opgepakt.

6 | SERVICEPUNT 71

De bezwaarbehandeling is vanwege de coronamaatregelen extra druk. Er komen meer bezwaren binnen en zittingen worden op verscheidene bewerkelijker manieren georganiseerd. In het najaar van 2021 is het de verwachting dat dit zal normaliseren, waarna de optimalisatie van het proces in 2022 verder zal worden opgepakt en geëvalueerd. Facilitaire Zaken Eind 2021 start de verhuizing van het stadhuis van de gemeente Leiden in het kader van hun herhuisvestingsproject. Deze verhuisbeweging zal doorlopen in het eerste kwartaal van 2022. Op dit moment is niet duidelijk of er voor 2022 grote facilitaire projecten op de rol staan voor de gemeenten. FaZa zal in 2022 wel intern werken aan een aantal verbetertrajecten om zodoende door te groeien naar een excellente dienstverlening (operational excellence). Mutaties reserves De mutatie vanaf 2022 betreft de aanpassing van de reserve Egalisatie kapitaallasten naar de actuele gegevens van de activa als gevolg van de afsluiting van het boekjaar 2020.

Beleidsbegroting | 7

2.1.2 Overhead, Vpb en Onvoorzien Overhead, Vpb en Onvoorzien bedragen x € 1.000,Overhead

Rekening 2020

Begroting 2021

Begroting 2022

Lasten

3.193

3.729

Baten

-97

2023

2024

2025

3.977

3.799

3.096

3.729

3.977

3.799

Lasten

105

106

Baten

105

106

Lasten

3.193

3.834

4.083

3.905

Baten

-97

3.096

3.834

4.083

3.905

Toevoeging

429

Onttrekking

429

3.525

3.834

4.083

3.905

Saldo Onvoorzien

Saldo Programma

Saldo van baten en lasten Reserves

Mutaties reserves Resultaat

Meerjarenraming

De mutaties op dit programma tussen de begroting 2021 en de begroting 2022 worden toegelicht in hoofdstuk 3.1.1. Overhead Overhead betreft het geheel van functies die gericht zijn op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. De overheadkosten bestaan uit personele lasten voor Directie en team Interne bedrijfsvoering, organisatiebrede personeels- en overige kosten, en huisvestingskosten. Door inzet van deze middelen functioneert de gehele organisatie intern en extern effectief en efficiënt, zowel voor de op te leveren resultaten als de wijze waarop deze tot stand komen. De dienstverlening door de vakteams binnen het primaire proces is opgenomen in het programma Dienstverlening. Op dit moment is het team Interne bedrijfsvoering onvoldoende ingericht op de vraagstukken die de groei van Servicepunt (als gevolg van VRIS) en veranderende rol van de staf zelf (als gevolg van de organisatieontwikkeling en strategische visie) met zich meebrengt. Dit is onder andere gebleken uit de gestarte trajecten doorontwikkeling Staf, de accountteams en In control. Met de gemeenten is afgesproken dat we nu niet investeren in een structurele oplossing.

In afwachting van de uitkomst van het onderzoek naar het samenwerkingsmodel accepteren wij dat strategische dossiers niet worden opgepakt, tenzij het regionaal wenselijk wordt geacht en hierover (meerwerk)afspraken worden gemaakt. Vennootschapsbelasting Servicepunt71 is voor haar dienstverlening aan de gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude vrijgesteld van Vpb, omdat deze onder de samenwerkingsvrijstelling valt. De dienstverlening aan Holland Rijnland, de Omgevingsdienst West Holland en derden is niet vrijgesteld. Over de winst op deze dienstverlening moet Vpb worden betaald, tenzij deze lager is dan € 15.000. Omdat we verwachten dat er in 2022 op deze activiteiten geen winst zal worden behaald hoeft Servicepunt71 geen Vpb te betalen, een en ander onder voorbehoud van goedkeuring door de Belastingdienst. Onvoorzien Het budget voor Onvoorzien kan worden ingezet voor uitgaven die als onuitstelbaar en onvermijdbaar worden aangemerkt, terwijl er in de begroting geen raming voor deze uitgaven kon worden opgenomen. Voor 2022 bedraagt het budget voor onvoorzien € 105.000.

8 | SERVICEPUNT 71

2.1.3 Algemene dekkingsmiddelen Algemene dekkingsmiddelen bedragen x € 1.000,Algemene dekkingsmiddelen

Rekening 2020

Begroting 2021

Begroting 2022

Lasten

Baten

-44.887

2023

2024

2025

-43.785

-45.943

-44.472

-44.395

-44.393

-44.885

-43.785

-45.943

-44.472

-44.395

-44.393

Lasten

Baten

-44.887

-43.785

-45.943

-44.472

-44.395

-44.393

-44.885

-43.785

-45.943

-44.472

-44.395

-44.393

Saldo Programma

Meerjarenraming

Saldo van baten en lasten

De mutaties op dit programma tussen de begroting 2021 en de begroting 2022 worden toegelicht in hoofdstuk 3.1.1. Algemene Dekkingsmiddelen De algemene dekkingsmiddelen bestaan uit de reguliere bijdragen van de deelnemende gemeentenen, en vanaf 2021 en deze begroting ook uit maatwerk. Maatwerk wordt geleverd op het gebied van Inkoop (Leiden, Leiderdorp en Oegstgeest), Financiën (Leiderdorp) en Facilitaire Zaken (Leiden, Leiderdorp en Oegstgeest). Ook de inkomsten uit het contract met Holland Rijnland vallen onder de algemene dekkingsmiddelen. De bijdragen van gemeenten bestaan naast het reguliere deel en het maatwerkdeel uit een meerwerkdeel. Meerwerk betreft collectieve of individuele producten en diensten waarvan de afgesproken afnamevolumes binnen de leveringsafspraken ontoereikend zijn gebleken, en waarvoor aparte meerwerkovereenkomsten worden afgesloten. Meerwerk, of een zo goed mogelijke raming daarvan, is en wordt gedurende het jaar opgenomen onder het programma Dienstverlening of het programma Overhead, Vpb en Onvoorzien. Ook de inkomsten van detacheringen en inkomsten van overige klanten (zoals Omgevingsdienst West Holland en derden) worden opgenomen onder het desbetreffende programma.

Beleidsbegroting | 9

2.2 Paragrafen 2.2.1 Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing 1. Inleiding Impact van de coronapandemie Als bedrijfsvoeringorganisatie van gemeenten en als overheidsorganisatie, is er voor Servicepunt71 geen sprake van een continuïteitsprobleem als gevolg van de uitbraak van het coronavirus, omdat de aangesloten gemeenten zorgdragen voor de financiering van Servicepunt71. Niet uit te sluiten is dat het niveau van dienstverlening op sommige gebieden omhoog gaat en op andere gebieden afneemt. Tot nu toe zijn we door de corona-uitbraak niet in personele problemen gekomen. In samenspraak met de aangesloten gemeenten zullen we zo goed mogelijk anticiperen op de dingen die nog gaan komen. Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen is de relatie tussen de weerstandscapaciteit en alle risico’s waarvoor Servicepunt71 geen maatregelen heeft getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn voor de financiële positie. Het weerstandsvermogen wordt uitgedrukt in een ratio weerstandsvermogen en afgezet tegen de algemeen geldende weerstandsnorm. Die ratio geeft de mate aan waarin Servicepunt71 in staat is om tegenvallers op te vangen zonder effecten op de bedrijfsvoering.

Met de inwerkingtreding van de nieuwe Nota Weerstandsvermogen en Risicomanagement met ingang van 1 januari 2021, is niet meer de eis dat de ratio van het weerstandsvermogen minimaal 1.0 = voldoende moet zijn, maar streeft Servicepunt71 naar een ratio van het weerstandsvermogen tussen de 0 – 0,6. Dit vanwege de eigenaarsrol van de gemeenten als ook vanwege het bestuurlijk besluit om risico’s binnen het weerstandsvermogen van de gemeenten op te vangen. Weerstandscapaciteit De middelen en mogelijkheden waarover Servicepunt71 beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken vormen samen de weerstandscapaciteit. Wat tot de weerstandscapaciteit behoort is een bestuurlijke afweging. In de Nota Weerstandsvermogen en Risicomanagement uit 2021 is bepaald dat de weerstandscapaciteit bestaat uit de algemene reserve, de aan specifieke risico’s gelieerde bestemmingsreserves, het niet bestemde saldo van de exploitatie en het budget Onvoorzien. Daarnaast zijn de deelnemers op grond van artikel 17 van de GR Servicepunt71 verplicht ervoor zorg te dragen dat Servicepunt71 altijd beschikt over voldoende middelen om aan al zijn verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen. Risicomanagement Een risico is een mogelijke gebeurtenis met een negatief gevolg voor de organisatie.

Servicepunt71 wil risico's zoveel mogelijk beheersen door ze structureel en op systematische wijze te identificeren, prioriteren, analyseren en beoordelen. Een goed systeem van risicomanagement stelt bestuurders en managers in staat passende beheersmaatregelen te nemen voor risico’s die het behalen van de doelstellingen van de organisatie bedreigen. 2. Risico's Risico-overzicht Om de risico's in kaart te brengen stelden we een risicoprofiel op. Dit risicoprofiel maakten we met een risicomanagementinformatiesysteem dat ook de gemeenten gebruiken. Met het informatiesysteem brengen we risico's systematisch in kaart, waarna alle afdelingen binnen Servicepunt71 ze beoordelen. Het overzicht hieronder presenteert alle risico's van Servicepunt71, met de hoogste bijdrage aan de benodigde weerstandscapaciteit bovenaan. Het overzicht toont ook de beheersmaatregelen. De risico's van Servicepunt71 Hieronder staan alle risico's van Servicepunt71 opgenomen. Dat we alle risico's laten zien in plaats van maximaal de top 10 komt door de ontwikkelingen in 2019. Door groei van de gemeentelijke organisaties is de omvang van de dienstverlening bij Servicepunt71 gegroeid. Er worden extra taken toegevoegd zoals bijvoorbeeld door de regionalisering van de informatievoorzieningfunctie en de genomen stappen naar een nieuwe digitale werkomgeving. Ook neemt de complexiteit van de vragen of opdrachten toe.

Deze toegenomen complexiteit manifesteert zich bijvoorbeeld in de bedrijfsvoeringkant van vraagstukken, zoals de omgevingswet en ondermijning, en in privacy- en veiligheidsvraagstukken als gevolg van de

10 | SERVICEPUNT 71

digitalisering. Ook nemen de werkzaamheden toe door steeds verder toenemende eisen van de accountant en aangescherpte wet- en regelgeving. In de eerste kolom wordt met een nummer aangegeven dat het een eerder benoemd risico betreft. Als er een 'N' staat, dan is het een nieuw risico. Nieuw Oud 1 2 nr. nr.

Risico/gebeurtenis

Beheersmaatregel

Kans

Max. 3 Invloed impact

Nieuwe IV-organisatie (VRIS) De beschikbare middelen voor de nieuwe IV-organisatie blijken na de VRIS transitie onvoldoende om een robuuste organisatie op te zetten. Inmiddels is op onderdelen al gebleken dat de middelen niet voldoende zijn. Het grote aantal IV-projecten met veelal regionale sturing vraagt te veel capaciteit van onze organisatie, waardoor bij vertraging of niet slagen de dienstverlening door de gemeenten zelf in het gedrang kan komen.

Wij sturen zo goed mogelijk op een effectieve en efficiënte inzet van capaciteit en middelen. We gaan tijdig in gesprek om de ambitie bij te stellen of over het verhogen van de financiële middelen door aanpassing van de bijdrage van de gemeenten. In Bedrijfsvoering in Balans worden voorstellen gedaan om een aantal knelpunten op te lossen.

80%

375

13,42%

Krapte op de arbeidsmarkt De medewerkers zijn een belangrijke succesfactor voor de realisatie van de doelstellingen van Servicepunt71 en de gemeenten. Door de krapte op de arbeidsmarkt (bijvoorbeeld bij Informatievoorziening en Financiën) kan het realiseren hiervan in de knel komen of zijn er meerkosten mee gemoeid. Er zijn vaker vacatures waardoor we meer tijd moeten besteden aan werving, blijven vacatures langer niet vervuld of worden ze met (duurdere) externe inhuur vervuld. Ook neemt de mobiliteit toe, waardoor het wervingsproces ook vaker doorlopen moet worden. Door deze krapte zijn leidinggevenden steeds meer tijd kwijt met het aanttrekken en behouden van medewerkers, wat ten koste gaat van andere werkzaamheden.

Leidinggevenden zijn intensief en creatief bezig met wervingscampagnes en zoeken naar alternatieven om vacatures te vervullen. We anticiperen op lokale, regionale en landelijke ontwikkelingen. Via ontwikkelbeleid, inrichtingsprincipes en het hanteren van een flexibele schil investeren we in een wendbare organisatie. Onze arbeidsmarktstrategie en vitaliteitsprogramma worden geactualiseerd.

80%

375

13,42%

Mobiliteitskosten voor medewerkers. Als gevolg van strategische personeelsplanning en veranderende eisen kunnen medewerkers boventallig raken en op termijn afvloeien. Dit leidt tot kosten voor mobiliteitstrajecten en latere WWverplichtingen.

Als eerste opvang van mobiliteitskosten en WW-verplichtingen is een budget beschikbaar van € 100.000. In voorkomende gevallen wordt ingezet op individuele trajectbegeleiding en wordt samen met de gemeenten regiobreed naar oplossingen gezocht.

60%

375

10,07%

Veranderende en toenemende vraag van de eigenaren Servicepunt71 is opgericht vanuit de 3 kernwaarden: kosten, kwaliteit en kwetsbaarheid. Daarbij is gekozen voor een hoge mate van standaardisatie. De vraag van de eigenaren is de afgelopen jaren toegenomen en neemt nog steeds toe, zowel in kwantitatieve zin als in kwalitatieve zin. Deze vraagtoename leidt tot een grote flexibele schil, toename van meerwerkafspraken en tot stijging van de werkdruk over de hele linie bij Servicepunt71. De veranderende en toegenomen vraag kan leiden tot hogere kosten voor personele inzet, ondersteuning en automatisering. Bovendien vragen de gesprekken hierover onevenredig veel tijd van management, adviseurs en projectleiders om de eigenaren op één lijn te krijgen met lange besluitvormingstrajecten als gevolg.

In 2019 is met de eigenaren en de gebruikers van de dienstverlening van Servicepunt71 het gesprek gestart over deze toenemende vraag en hoe deze te beteugelen, dan wel de financiële effecten goed in beeld te brengen en zo nodig te beperken. Als eerste stap is een deel van de flexibele schil van Inkoop omgezet naar vaste formatie, ter verlaging van de kosten en behoud van kennis. Het resterende risico is de mismatch tussen de te leveren diensten en de vergoeding daarvoor.

60%

375

10,07%

Beleidsbegroting | 11

Nieuw Oud 1 2 nr. nr.

Risico/gebeurtenis

Beheersmaatregel

Kans

Max. 3 Invloed impact

Prijsindex De toegekende prijsindex blijft achter bij de prijsstijging die contractpartijen aan Servicepunt71 doorberekenen. Hierdoor komt de dienstverlening onder druk te staan.

Voor de indexatie van IV-budgetten wordt door de deelnemers een meer marktconforme index toegekend. Daarmee is het risico afgenomen. We monitoren de prijsontwikkeling binnen de lopende contracten.

60%

375

10,07%

Toegenomen verwachtingen en standaarden Servicepunt71 moet noodzakelijke innovaties doorvoeren als gevolg van toegenomen verwachtingen en standaarden (bijvoorbeeld vervanging financieel systeem). Zowel incidentele projectkosten als toename van de structurele kosten zijn niet in begroting opgenomen.

Servicepunt71 bespreekt de prioritering en budgettair kader tijdig met de partners.

60%

375

10,07%

Mentale vitaliteit organisatie als gevolg van COVID19 Door langdurig thuiswerken missen mensen steeds meer de binding met elkaar en het werk. Dit kan leiden tot een daling van de productiviteit en stijging van het verzuim.

Het management monitort, maakt het onderwerp goed bespreekbaar en voert intensief gesprekken met medewerkers. We organiseren activiteiten om sociaal contact, samenwerking en binding te versterken. Er worden thuiswerktrainingen en mental-trainingen aangeboden.

60%

375

10,07%

Hoger gebruik van infrastructuur bij Open Line dan aangenomen De ICT-infrastructuur is uitbesteed aan Open Line. De kosten worden verrekend op basis van prijs maal aantallen. Als de aantallen hoger zijn dan aangenomen, dan leidt dit tot meerkosten waarvoor geen budget beschikbbaar is. Er wordt actief gestuurd om de aantallen te verlagen. Het risico bestaat dat dit niet voldoende lukt.

Er is een project gestart om actief de aantallen omlaag te brengen. Voor 2021 is € 150.000 beschikbaar gesteld voor het verwachte tekort gedurende de periode dat het project loopt en de aantallen nog niet voldoende zijn teruggebracht.

40%

375

6,71%

Huisvesting Tweelinghuis Het project Huisvesting Tweelinghuis loopt vertraging op. Deze vertraging leidt tot hogere projectkosten en mogelijk tot hogere structurele huisvestingslasten.

Servicepunt71 bespreekt de gevolgen van de vertraging tijdig met de partners en maakt dan afspraken over aanvullend benodigde capaciteit en middelen.

60%

175

4,70%

Vernieuwing digitale kantooromgeving De afronding van de vernieuwing van de digitale kantooromgeving Kantoor71 vertraagt door de coronapandemie.

Er is in de begroting van Servicepunt71 met extra kosten door vertraging van dit traject rekening gehouden met een extra financiële bijdrage van € 250.000. Met deze beheersmaatregel is het risico kleiner geworden, maar nog niet helemaal verdwenen.

40%

175

3,13%

Informatiebeveiliging en bescherming van persoonsgegevens (AVG) Incidenten in de informatiebeveiliging en lekken in de bescherming van persoonsgegevens leiden tot bestuurlijke boetes en (extra) investeringen. Tegelijk lopen we risico door actieve aanvallen van buitenaf om in onze systemen te komen.

We blijven inzetten op bewustwording en het zo nodig verder professionaliseren van de informatiebeveiliging en gegevensbescherming, ondersteund door technische en organisatorische maatregelen. Daarnaast zetten we in op het terugdringen van de hoeveelheid bedrijfsapplicaties, en proberen we minder gebruik te maken van maatwerk, ofwel meer marktstandaards.

40%

175

3,13%

Langdurig ziekteverzuim Het niet-werkgerelateerde langdurig ziekteverzuim blijft hoger dan het landelijk gemiddelde. Vervanging kan niet zonder extra kosten worden georganiseerd, daardoor blijft voortgang en resultaat achter bij de afspraken.

We zetten actief in op vitaliteitsmaatregelen, duurzame inzetbaarheid en verzuimbeleid. Ook zetten we waar mogelijk in op (gedeeltelijke) reintegratie, op andere taken of uitstroom, daarbij rechtdoend aan goed werkgeverschap. In overleg met de partners kunnen we werkzaamheden herverdelen, herprioriteren of een meewerkovereenkomst sluiten.

40%

175

3,13%

12 | SERVICEPUNT 71

Nieuw Oud 1 2 nr. nr.

Risico/gebeurtenis

Beheersmaatregel

Kans

Max. 3 Invloed impact

Groep 2 VRIS Met de overkomst van Groep 2 VRIS en de budgetten voor licenties en onderhoudskosten van applicaties bestaat de kans dat de budgetten onvoldoende blijken te zijn. Het risico is dat deze budgetten niet of niet voldoende worden aangevuld. Daarnaast kost het op orde brengen van de contracten veel inspanning kosten en kan dit leiden tot extra kosten.

In het organisatieplan van Groep 2 VRIS zijn afspraken gemaakt hoe regionaal om te gaan met deze situaties. Deze afspraken worden tot nog toe goed nageleefd.

40%

0,89%

Participatiebanen. Het aantal participatiebanen bij Servicepunt71 is lager dan de norm, zeker nu die norm door de overkomst van medewerkers door VRIS is opgetrokken. Veel van de taken die geschikt zijn voor een participatiebaan zijn uitbesteed aan de DZB, deze worden (nog) niet meegeteld binnen onze score. Daarnaast wordt het werk in de bedrijfsvoering steeds hoogwaardiger. De coronapandemie helpt bovendien niet mee om meer plekken te realiseren. Voor iedere niet ingevulde arbeidsplaats van 25,5 uur kan een boete van €5.000 opgelegd worden.

Servicepunt71 monitort actief of het aantal participatiebanen wordt gehaald. Ondanks dat het werk in de bedrijfsvoering steeds hoogwaardiger wordt, zoeken we actief naar kansen en mogelijkheden en besteden we daarbij aandacht aan inclusiviteit en diversiteit.

40%

0,89%

In-Control verklaring Hoewel de besluitvorming is vertraagd, moet naar verwachting over het boekjaar 2021 door de directeur van Servicepunt71 zelf een ‘in control-verklaring’ worden afgeven. Het risico is dat er onvoldoende capaciteit en middelen beschikbaar zijn om dit te kunnen realiseren.

De meeste voorbereidende werkzaamheden zijn in 2020 uitgevoerd. We verwachten niet dat daarvoor nog veel nodig zal zijn, zodat het risico naar beneden toe is bijgesteld.

10%

0,22%

Accountantscontrole a. De accountantscontrole (assurance en rekening) verscherpt door hogere eisen aan accountants, de gemeenten en Servicepunt71. Elke partnerorganisatie heeft een andere accountant wat tot extra afstemming leidt. De IT-audit bij Servicepunt71 neemt in omvang toe door overname van alle regionale applicaties. Bovenstaande vergroot de druk op de staande organisatie: er is onder tijdsdruk meer capaciteit nodig waar niet op voorhand een meerwerkafspraak met de gemeenten aan ten grondslag ligt. Het leidt daarnaast mogelijk tot meerwerk ten opzichte van het huidige contract met de accountant van Servicepunt71. b. Voor de jaarrekening 2020 krijgen we een afkeurende verklaring op het gebied van de rechtmatigheid door contracten voor van de gemeente Leiden overgenomen contracten voor applicaties en onze brokerconstructie voor het aangaan van contacten voor applicaties. Dit kan tot imagoschade voor Servicepunt71 leiden.

a. In overleg met de regio en de accountants is de scope van het assurance-model aangepast. Ook is op voorhand een afspraak over meerwerk gemaakt, waarvoor in 2021 en 2022 extra budget beschikbaar is gesteld. Ook voor de extra werkzaamheden door Servicepunt71 voor alle jaarrekeningen is voor 2021 en 2022 extra budget beschikbaar gesteld. Daarmee is het risico op meerkosten zeer klein. Vanzelfsprekend zijn we voortdurend in gesprek met zowel de accountants als de partners om tijdig te kunnen signaleren en te kunnen bijsturen waar mogelijk.

80%

0,00%

Loonindex De loonindex blijft achter bij de ontwikkeling van de loonkosten.

Er is afgesproken dat de loonindex voor Servicepunt71 aansluit bij de ontwikkeling.

10%

0,00%

3.850

100%

Totaal Bedragen x € 1.000 1 2 3

Dit betreft de rangorde van de risico's in de huidige rapportage. Dit betreft de nummering zoals gebruikt bij de tweede tertaalrapportage 2020. Bedragen x 1.000 euro

Beleidsbegroting | 13

Veranderingen in het risicoprofiel Voor de jaarrekening keken we kritisch naar de risico's. Als gevolg van die actualisatie zijn er ten opzichte van de vorige risicoinventarisatie een aantal wijzigingen: ■ Er is één nieuw risico: Hoger gebruik van infrastructuur bij Open Line dan aangenomen (8). ■ Er zijn twee risico's vervallen: Overgedragen contracten voor applicaties (oud nr. 15) en Programmateam VRIS (oud nr. 16). ■ De kans en impact van risico Vernieuwing digitale kantooromgeving (10) zijn verlaagd van respectievelijk groot en zeer groot naar gemiddeld. ■ De impact van risico Accountantscontrole (16) is verlaagd van groot naar zeer klein. ■ De kans van risico Krapte op de arbeidsmarkt (2) is verhoogd van groot naar zeer groot. ■ De kans en impact van risico In-control verklaring (15) zijn verlaagd van groot naar respectievelijk zeer klein en klein. ■ De kans en impact van risico Groep 2 VRIS (13) zijn verlaagd van respectievelijk groot en gemiddeld naar gemiddeld en klein. ■ De kans van risico Participatiebanen (14) is verhoogd van klein naar gemiddeld. Benodigde weerstandscapaciteit Het reserveren van het maximale bedrag van € 3.850.000 voor alle risico's is ongewenst. De risico's treden immers niet allemaal tegelijk en in hun maximale omvang op. Daarom voerden we op basis van de risico's een risicosimulatie uit.

Bij de simulatie rekenden we met een zekerheidspercentage van 90%. Benodigde weerstandscapaciteit bij verschillende zekerheidspercentages Tabel 2: Benodigde weerstandscapaciteit bij verschillende zekerheidspercentages Percentage

Bedrag

75%

€ 1.363.968

80%

€ 1.429.145

85%

€ 1.504.682

90%

€ 1.600.471

95%

€ 1.743.446

Uit de simulatie bleek dat we met een weerstandscapaciteit van € 1.600.471. met 90% zekerheid alle risico's kunnen afdekken als ze zich voordoen. 3. Beschikbare weerstandscapaciteit De beschikbare weerstandscapaciteit bepaalden we volgens de kaders in de Nota Weerstandsvermogen en Risicomanagement uit 2021. Onderdelen van de weerstandscapaciteit zijn de algemene reserve, de aan specifieke risico’s gelieerde bestemmingsreserves, het resultaat over betreffend boekjaar en het budget Onvoorzien. Daarnaast zijn de deelnemers op grond van artikel 17 van de GR Servicepunt71 verplicht ervoor zorg te dragen dat Servicepunt71 altijd beschikt over voldoende middelen om aan al zijn verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen. Inventarisatie van de weerstandscapaciteit Bedragen x € 1.000

Rekening

Begroting

2020

2021

2022

Meerjarenraming 2023

2024

2025

Algemene reserve

142

Onvoorzien

105

Weerstandscapaciteit

177

247

Een bedrag van ca. € 429.000 is bij de decemberwijziging bestemd en telt dus niet meer mee voor het weerstandsvermogen.

14 | SERVICEPUNT 71

4. Weerstandsvermogen Om te bepalen of we voldoende weerstandsvermogen hebben, moeten we de relatie leggen tussen de benodigde weerstandscapaciteit (gebaseerd op de financieel gekwantificeerde risico's) en de beschikbare weerstandscapaciteit. De figuur hieronder geeft de relatie tussen deze twee componenten weer.

Ratio weerstandsvermogen =

Beschikbare weerstandscapaciteit Benodigde weerstandscapaciteit

€ 246.974

= 0,15

€ 1.600.471

Weerstandsnorm Waarderingscijfer

Ratio

Betekenis

> 2.0

Uitstekend

1.4 - 2.0

Ruim voldoende

1.0 - 1.4

Voldoende

0.8 - 1.0

Matig

0.6 - 0.8

Onvoldoende

< 0.6

Ruim onvoldoende

De normtabel werd ontwikkeld in samenwerking met de Universiteit Twente. De tabel geeft een waardering van de berekende ratio. Onze ratio valt in klasse F. Dit duidt, zoals verwacht, op een ruim onvoldoende weerstandsvermogen. Per 2021 is besloten om voor het weerstandsvermogen met name te putten uit de weerstandscapaciteit van de gemeenten en slechts beperkt eigen weerstandscapaciteit aan te houden. 5. Kengetallen De paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing bevat volgens het BBV vijf financiële kengetallen. Daarvan zijn er 3 van toepassing op Servicepunt71. De berekenwijze van de kengetallen is vastgelegd in een ministeriële regeling. Verloop van de kengetallen Kengetallen:

Rekening

Begroting

2020

2021

2022

Netto schuldquote

-0,2%

14,1%

10,8%

Netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen

-0,2%

14,1%

10,8%

Solvabiliteitsratio

34,5%

23,8%

25,2%

Structurele exploitatieruimte

0,0%

-0,1%

0,1%

Mede op basis van deze kengetallen dient de paragraaf een analyse te geven van de onderlinge verhouding van deze kengetallen en wat dat betekent voor de financiële positie van de organisatie. De VNG heeft een aantal normen ontwikkeld om een grofmazige waardering te geven aan deze indicatoren. Normen VNG (%) Normen kengetallen

Voldoende

Matig

Onvoldoende

Netto schuldquote

< 100%

100% - 130%

> 130%

Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen

< 100%

100% - 130%

> 130%

Solvabiliteitsratio

> 50%

30% - 50%

< 30%

Structurele exploitatieruimte

> 0,6%

0% - 0,6%

■ De netto-schuldquote vergelijkt de leningen (met aftrek van de geldelijke bezittingen) met de totale baten van de begroting. Hiermee geeft deze indicator inzicht in de mate waarin de begroting 'vastligt' door rente en aflossing. Bovenstaande tabel presenteert hiernaast ook de schuldquote gecorrigeerd voor de leningen die Servicepunt71 heeft uitstaan (deze middelen

Beleidsbegroting | 15

vloeien immers op termijn terug). Omdat Servicepunt71 geen leningen heeft uitstaan, zijn beide aan elkaar gelijk. Op beide indicatoren scoort Servicepunt71 voldoende volgens de VNG-normering (<100%). ■ De solvabiliteit geeft de mate aan waarin de bezittingen (balanstotaal) zijn gefinancierd uit eigen middelen (eigen vermogen). Servicepunt71 scoort met 25,2% volgens deze normatiek onvoldoende. Dit vraagt niet om actieve bijstelling omdat de deelnemers op grond van artikel 17 van de GR Servicepunt71 verplicht zorg dragen dat Servicepunt71 te allen tijde beschikt over voldoende middelen. ■ De indicator 'structurele exploitatieruimte' geeft aan hoe groot de structurele vrije ruimte (structurele baten min structurele lasten) zich verhoudt tot de totale begrotingsbaten. Dit laat zien in hoeverre Servicepunt71 in staat is om structurele tegenvallers op te vangen. De VNG waardeert een score hoger dan 0,6 als 'voldoende', een score tussen 0 en 0,6 als 'matig' en een score van 0 of lager als 'onvoldoende'. De Servicepunt71 begrotingsruimte is binnen deze norm matig. Onderlinge verhouding tussen kengetallen De kengetallen vormen een grofmazig instrument om een uitspraak te kunnen doen over de financiële positie van een organisatie. Eén enkel kengetal zegt weinig over de financiële positie. De kengetallen moeten daarom altijd in samenhang worden bezien.

Alleen gezamenlijk en in hun onderlinge verhouding kunnen ze een goed beeld geven van de financiële positie. Ondanks de onvoldoende score op solvabiliteit, geven de kengetallen in samenhang geen aanleiding tot bijstelling van het beleid omdat de deelnemers verplicht zijn te zorgen dat Servicepunt71 altijd over voldoende middelen beschikt.

16 | SERVICEPUNT 71

2.2.2 Paragraaf Financiering Inleiding In de paragraaf Financiering wordt de financieringsfunctie van Servicepunt71 uiteengezet voor de jaren 2022-2025. Dit gebeurt in een onderdeel 'algemene ontwikkelingen' en een onderdeel 'ontwikkelingen Servicepunt71'. Onder de algemene ontwikkelingen komen de renteontwikkelingen en ontwikkelingen in de wet- en regelgeving aan de orde. In de paragraaf Ontwikkelingen Servicepunt71 geven we een toelichting op de renterisiconorm, de kasgeldlimiet en de financiering van Servicepunt71. Algemene Ontwikkelingen Rentevisie De rente op de geld- en kapitaalmarkt wordt voornamelijk bepaald door het beleid van de Europese Centrale Bank (ECB). Het belangrijkste rentetarief van de ECB (herfinancieringsrente) is in 2016 verlaagd naar 0% en sindsdien ongewijzigd gebleven. De depositorente die de ECB hanteert is voor de geldmarkt de ondergrens. De depositorente is in 2019 verlaagd (van -0,4% naar -0,5%), met als gevolg lagere rentetarieven op (kas)geldleningen met een korte looptijd. De ECB heef het, in 2018 gestaakte, opkoopprogramma van obligaties, met als doel het aanjagen van de inflatie, eind 2019 opnieuw gestart. In 2020 is een extra opkoopprogramma gestart met een omvang van € 1.350 miljard om de financiele gevolgen van de Coronacrisis te beperken.

Het opkoopprogramma leidt ertoe dat er meer geld in de economie komt, wat heeft geleid tot een lage rente. Ten aanzien van de rente, op zowel kortlopende als langlopende financiering, wordt voor 2021 een stabiel verloop verwacht op een laag renteniveau. Ook voor 2022 worden geen substantiele rentestijgingen verwacht. Ontwikkelingen Servicepunt71 Beleidsvoornemen Treasury De financieringsfunctie van Servicepunt71 is alleen gericht op ondersteuning van haar publieke taak. Het beheer heeft uitsluitend een voorzichtig en risicomijdend karakter. De uitvoering daarvan vindt plaats binnen de kaders van de Wet financiering decentrale overheden (Wet Fido) en hetgeen door het bestuur van Servicepunt71 aan kaders is vastgesteld in de financiële verordening en het treasurystatuut. Voor de uitvoering van de financieringsfunctie worden de ontwikkelingen op de geld- en kapitaalmarkt nauwlettend gevolgd. Ter ondersteuning van die taak wordt jaarlijks een liquiditeitsbegroting opgesteld die de basis vormt voor financieringsbeslissingen. Risicobeheer De kosten van Servicepunt71 worden door de deelnemende gemeenten gedragen. Afspraken over de bevoorschotting voor het lopende jaar zijn erop gericht om de kortlopende liquiditeitsbehoefte af te dekken en liquiditeitsoverschotten zoveel mogelijk te voorkomen.

Door het matchen van de inkomende en uitgaande geldstromen zal de financieringsbehoefte en het daarmee samenhangende renterisico gering zijn. Investeringen van Servicepunt71 worden gefinancierd met langlopende geldleningen, die qua looptijd zoveel mogelijk overeenstemmen met de levensduur van de activa. Gezien de aard en activiteiten van Servicepunt71 is het risicoprofiel beperkt. Een krediet-, koers- en valutarisico worden niet gelopen. Het liquiditeitsrisico is beperkt. Voor de beheersing van de renterisico’s gelden twee concrete richtlijnen: de kasgeldlimiet en de renterisiconorm (beide benoemd in de wet FIDO). Kasgeldlimiet De gemiddelde vlottende schuld is gelimiteerd op 8,2% van het begrotingstotaal (wet FIDO). De kasgeldlimiet heeft de afgelopen jaren het volgende verloop gehad. ■ Kasgeldlimiet 2019 € 2,63 miljoen ■ Kasgeldlimiet 2020 € 3,02 miljoen ■ Kasgeldlimiet 2021 € 3,72 miljoen ■ Kasgeldlimiet 2022 € 4,10 miljoen Naar het zich laat aanzien heeft Servicepunt71 de komende jaren in beperkte mate kortlopende schulden. De kasgeldlimiet zal dan ook niet overschreden worden in de periode 2022-2025.

Beleidsbegroting | 17

Renterisiconorm Over de langlopende schuld mogen de jaarlijkse aflossingen en renteherzieningen niet meer bedragen dan 20% van het begrotingstotaal (wet FIDO). In onderstaande tabel is de ontwikkeling van de renterisiconorm in meerjarenperspectief geplaatst. Renterisiconorm

Rekening

Begroting

Meerjarenraming

Bedragen x € 1.000

2020

2021

2022

2023

2024

2025

Grondslag (totaal van de lasten)

54.434

45.946

49.948

48.688

48.844

48.684

Normpercentage

20,0%

TOEGESTANE RENTERISICONORM

10.887

9.189

9.990

9.738

9.769

9.737

Verplichte aflossingen

1.000

RUIMTE/OVERSCHRIJDING

9.887

8.189

8.990

9.738

9.769

9.737

De renterisiconorm zal de komende jaren niet worden overschreden. Aantrekken financieringsmiddelen Het is de verwachting dat het niet noodzakelijk zal zijn om in 2022 aanvullende kortlopende- of langlopende financiering aan te trekken. Omslagrente Voor de interne doorberekening van de rentelasten hanteert de SP71 met ingang van 2022 een interne rente van 0,5%. De interne rekenrente wordt gebruikt voor rentetoerekening aan investeringen.

18 | SERVICEPUNT 71

2.2.3 Paragraaf Bedrijfsvoering In de inleiding bij deze begroting is ingegaan op de integrale doelstellingen en prioriteiten van Servicepunt71. In deze paragraaf belichten we een aantal onderwerpen van de bedrijfsvoering. Beleidsindicatoren Op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) moeten met ingang van 1 januari 2018 beleidsindicatoren worden opgenomen. Met behulp van deze beleidsindicatoren is het via de website 'waarstaatjegemeente.nl' beter mogelijk de resultaten onderling te vergelijken. Een aantal van deze indicatoren valt onder het hoofdtaakveld Bestuur en Organisatie. Omdat de indicatoren niet direct en volledig aan een van de programma's gekoppeld kunnen worden, worden ze in deze paragraaf opgenomen. Beleidsindicator

Eenheid

Periode

Servicepunt 71

Nederland

1. Formatie

Bron

Fte per 1.000 inwoners

2022

2,03

n.n.b.

Begroting 2022

2. Bezetting

Fte per 1.000 inwoners

2022

1,94

n.n.b.

Begroting 2022

3. Apparaatskosten

Kosten per inwoner

2022

€ 264,45

n.n.b.

Begroting 2022

4. Externe inhuur

Kosten inhuur als % van totale loonsom incl inhuur

2022

6,0%

n.n.b.

Begroting 2022

5. Overhead

% van totale lasten

2022

100%

n.n.b.

Begroting 2022

Externe inhuur Servicepunt71 zet in op het zo laag mogelijk houden van externe inhuur door actieve regie op het terugdringen van het ziekteverzuim, de inzet op vitaliteit, met focus op de regionale arbeidsmarktstrategie, en het monitoren of verdere omzetting van de flexibele schil in vaste formatie mogelijk is. Daarnaast heeft Servicepunt afspraken gemaakt, of worden gedurende het jaar afpraken gemaakt, waardoor extern moet worden ingehuurd: ■ gedurende het jaar worden afspraken over extra taken (meerwerk) gemaakt. Om dit meerwerk te kunnen leveren, worden extern ingehuurde medewerkers ingezet om of meerwerkopdrachten uit te voeren of om vaste medewerkers te ontlasten waardoor deze meerwerkopdrachten kunnen uitvoeren; ■ conform afspraak werkt het team Inkoop voor de te voeren inkoop- en aanbestedingsprocedures met een flexibele schil. Deze flexibele schil bestaat uit extern ingehuurde krachten; ■ het team Projecten Informatievoorziening voert in opdracht van de regio het projectmanagement voor de diverse Iprojecten. Het grote aantal uit te voeren projecten kan niet met de vaste formatie worden uitgevoerd waardoor externe inhuur van medewerkers nodig is. Tegenover de externe inhuurkosten staan opbrengsten. De kosten voor meerwerk, de flexibele schil van team Inkoop, de externe inhuur bij team Projecten Informatievoorziening worden in rekening gebracht.

Een deel van de externe inhuur door krapte op de arbeidsmarkt wordt gedekt door vacatureruimte, en een deel van de externe inhuur bij langdurig ziekteverzuim wordt gedekt door uitkeringen. Samenwerkingsmodel Op het moment dat de voorliggende begroting wordt opgesteld, is het onderzoek naar het samenwerkingsmodel in volle gang. Op basis van de resultaten van het onderzoek wordt een principebesluit genomen door de colleges van de partnergemeenten. Als het principebesluit leidt tot het volgen van de beoogde koers, volgt in de tweede helft van 2021 de voorbereiding van het definitieve besluit. Als het definitieve besluit valt om de samenwerking in de bedrijfsvoering van de Leidse regio verder te versterken door dit bij Leiden onder te brengen, zal 2022 in het teken staan van de overgang van de organisatie van Servicepunt71 naar Leiden.

Beleidsbegroting | 19

Verder versterken interne bedrijfsvoering In 2020 en 2021 zijn met ‘Servicepunt71 in control’ stappen gezet om beter in control te komen; ook het vernieuwen van de afspraken over het assurance model hebben daar aan bij gedragen. Met het traject ‘Bedrijfsvoering in Balans’ is de financiële positie van Servicepunt71 tot en met 2022 verstevigd. De interne bedrijfsvoering krijgt in 2021 verdere versterking door het volwassenheidsniveau van procesmanagement te verhogen. Doel is om de kwaliteit, controleerbaarheid, stuurbaarheid en efficiëntie van de dienstverlening te verbeteren. Dit traject loopt door in 2022. Doorontwikkeling bedrijfsvoeringsdienstverlening In het streven naar verbetering van de bestaande dienstverlening staan drie uitgangspunten centraal. Het werken als één organisatie: Met procesmanagement verstevigt Servicepunt71 in 2022 de ketenprocessen binnen de organisatie. Zo streven we ernaar dat collega’s van gemeenten hun vraag maar één keer hoeven te stellen (‘no wrong doors’) en dat diensten die samenhang kennen, vaker gebundeld worden geleverd (‘one stop shopping’). Nabijheid, samenwerken met gemeenten als met collega’s: Het verbeteren van het werken in ‘nabijheid’ heeft tot doel dat Servicepunt71 de situatie van collega’s bij gemeenten zo goed mogelijk kent.

In 2022 gaat Servicepunt71 verder op de eerder ingeslagen weg door de advisering vanuit de verschillende bedrijfsvoerings-disciplines te bundelen in accountteams. Sinds de start van de teams weten de adviseurs van de teams elkaar beter te vinden. De vervolgstap is dat de advisering vanuit Servicepunt71 zich ontwikkelt tot volwaardiger business partnership. Gaan voor slimme en innovatieve bedrijfsvoering: Als dit collega’s bij gemeenten ontzorgt zetten we waar mogelijk in op geautomatiseerde of datagestuurde dienstverlening. De verwachting is dat in 2022 op het gebied van auditing en de financiële administratie Servicepunt71 een aantal pilots kan gaan draaien. Ontwikkeling Teams Voor verschillende teams binnen Servicepunt is het noodzakelijk om door te ontwikkelen om mee te kunnen bewegen met de ontwikkeling van de dienstverlening. ■ Informatievoorziening De doorontwikkeling van regionaal datagedreven werken gaat een nieuwe fase in met de aanstelling van de Chief Data Officer (CDO). De uitvoering van de visie Datamanagement zal voor team datadiensten betekenen dat wij het verzamelen, valideren, bewaren, en beschikbaar stellen van data professioneel moeten kunnen faciliteren. Dit betekent dat wij hiervoor de benodigde kennis en kunde moeten opdoen en wanneer nodig ook tooling moeten aanschaffen om dit te kunnen uitvoeren.

Verder zullen wij kennis opdoen en gebruik gaan maken van nieuwe vergelijkings- en inwinningstechnieken om zo de kwaliteit van de Basisregistraties op orde te houden en mogelijk te verbeteren. ■ Inkoop en Contractmanagement Gemeenten moeten aan steeds strengere regelgeving voldoen om rechtmatig en doelmatig te kunnen inkopen. Daarnaast hebben de gemeenten een sterke behoefte aan meer specialisatie en inhoudelijke expertise van inkoopadviseurs en contractmanagers. Op meerdere domeinen groeit de vraag naar een meer inhoudelijke rol en meer strategisch advies en kennis van markt en leveranciers. Dit vraagt verandering in het kennisniveau en de rol van de inkoopadviseurs en contractmanagers. In 2022 wordt gewerkt aan verdere doorontwikkeling en specialisatie van team Inkoop en Contractmanagement. ■ Financiële administratie Financiële processen worden steeds meer, vergaand, geautomatiseerd of zelfs gerobotiseerd. Dit vraagt verandering in werkwijze én in competenties van de medewerkers van de Financiële Administratie. Dit heeft impact op de dienstverlening. In 2022 zal invulling geven worden aan de veranderde rollen en functies, passend bij het toekomstbeeld van de Financiële Administratie. ■ HRM Binnen het team HRM wordt ingezet op HR businesspartnerschap om de verbinding met de vraagstukken die leven bij de partners te kunnen vergroten.

HRM adviseurs gaan zich meer richten op het (her)kennen van vraagstukken die leven bij de partners in de Leidse regioen hebben de ambitie om meer te anticiperen op personeels- en organisatievraagstukken. HRM Beheer en HRM Specialisten zullen hierin een meer ondersteunde/faciliterende rol gaan vervullen, met als doel dat toegewerkt wordt naar: ■ · Verbeteren van de kwaliteit

20 | SERVICEPUNT 71

■ · Verkorten van de doorlooptijd ■ · Rolduidelijkheid (1 ingangsprincipe) ■ · Ontzorgen van het management Betrouwbaarheid en klanttevredenheid In het strategische kaderdocument 'Servicepunt71 richting 2020' zijn doelstellingen en ambities opgenomen met betrekking tot de dienstverlening, zowel in generieke zin, als in specifieke zin per discipline. Sturing op de realisatie hiervan vindt vooral plaats in de continue dialoog tussen medewerkers en management van Servicepunt71 en gemeenten. Indicatoren kunnen daarbij ondersteunend zijn. Uitgaande van de kernelementen voor de visie van Servicepunt71 zijn de belangrijkste kritische prestatie-indicatoren (kpi) Betrouwbaarheid en Klanttevredenheid. Hieronder is een tabel opgenomen met de generieke doelstellingen voor betrouwbaarheid en klanttevredenheid. Daarna is per kpi een toelichting opgenomen. Nr

Betrouwbaarheid (belangrijkste servicenormen)

2020 realisatie

2021 begroting

2022 begroting

2023 begroting

2024 begroting

2025 begroting

Beschikbaarheid Infrastructuur <% binnen service-window>

Niet gemeten

99,5%

Telefonische bereikbaarheid <juist en tijdig beantwoorde oproepen>

Niet gemeten

95,0%

Tijdigheid dienstverlening <gewogen gemiddelde PDC-normering>

Niet gemeten

94,0%

Tijdigheid dienstverlening burgers, bedrijven en instellingen <gewogen gemiddelde PDC-normering>

Niet gemeten

85,0%

Klanttevredenheid

Niet gemeten

7,0

Betrouwbaarheid Voor betrouwbaarheid maken wij een onderscheid in 4 kpi's. Wij streven naar een zo hoog mogelijke betrouwbaarheid en stellen onze doelpercentages daarom regelmatig hoger dan de betrouwbaarheid van voorgaande jaren. Door drukte bij de staf is in 2020 noodgewongen prioriteit gegeven aan de doorgang van de dienstverlening, met als gevolg dat de betrouwbaarheid niet is gemeten. Nalevering van de betrouwbaarheidskpi's maakt onderdeel uit van het project 'in control' dat in 2020/2021 loopt, en zal een positieve bijdrage leveren op de percentages. Klanttevredenheid Door drukte bij de staf is in 2020 noodgewongen prioriteit gegeven aan de doorgang van de dienstverlening, met als gevolg dat de klanttevredenheid niet is gemeten. Dit maakt de aandacht voor de klanttevredenheid niet minder. In de klanttevredenheidsmeting 2019 is gekeken naar de tevredenheid over de dienstverlening, de samenwerking en de nabijheid van Servicepunt71. Dit sluit aan op de hiervoor beschreven doorontwikkeling bedrijfsvoeringsdienstverlening die wij voorstaan. Wij houden de 7,0 als streefcijfer aan voor de komende jaren, dit streefcijfer is genoemd in strategische kaderdocument 'Servicepunt71 richting 2020'. Kortom, Servicepunt71 blijft streven naar een zo’n hoog mogelijke score op betrouwbaarheid en klanttevredenheid, zonder daarbij de andere doelstellingen uit het oog te verliezen.

Beleidsbegroting | 21

22 | SERVICEPUNT 71

3 Financiële begroting 3.1 Overzicht van baten en lasten en toelichting 3.1.1 Baten en lasten De ontwikkeling van baten en lasten in het meerjarenbeeld worden in dit hoofdstuk toegelicht. Toevoegingen en onttrekkingen aan reserves zijn toegelicht in hoofdstuk 3.2.5 van deze begroting. Programma bedragen x € 1.000,-

L/B

Rekening 2020

Begroting 2021

Begroting 2022

Dienstverlening

Lasten

49.290

44.671

Baten

-10.441

2023

2024

2025

45.947

44.783

44.939

44.779

-3.958

-4.005

-3.955

-3.932

38.850

40.712

41.943

40.828

41.007

40.847

Lasten

3.193

3.834

4.083

3.905

Baten

-97

3.096

3.834

4.083

3.905

Lasten

Baten

-44.887

-43.785

-45.943

-44.472

-44.395

-44.393

-44.885

-43.785

-45.943

-44.472

-44.395

-44.393

Saldo Overhead, Vpb en Onvoorzien

Saldo Algemene dekkingsmiddelen

Meerjarenraming

Saldo Totaal

Lasten

52.485

48.504

50.031

48.688

48.844

48.684

Totaal

Baten

-55.425

-47.743

-49.948

-48.427

-48.327

-48.325

-2.939

761

262

517

359

Toevoeging

1.520

239

-83

Onttrekking

-867

-1.000

-262

-517

-359

653

-761

-83

-262

-517

-359

Toevoeging

429

Onttrekking

429

TOTAAL SALDO VAN BATEN EN LASTEN RESERVES Dienstverlening

Saldo RESERVES Overhead, Vpb en Onvoorzien

Saldo Totaal

Toevoeging

1.949

239

-83

Totaal

Onttrekking

-867

-1.000

-262

-517

-359

1.082

-761

-83

-262

-517

-359

TOTAAL MUTATIE IN RESERVES Begrotingstotaal

Lasten/ Toev.

54.434

48.743

49.948

48.688

48.844

48.684

Begrotingstotaal

Baten/Onttr.

-56.291

-48.743

-49.948

-48.688

-48.844

-48.684

-1.857

GERAAMD RESULTAAT

Algemeen uitgangspunt voor de begroting 2022 is de primitieve begroting 2021 ( jaarschijven 2021-2024), inclusief de begrotingswijzigingen in 2020 voor zover deze betrekking hebben op het meerjarenbeeld. De ontwikkelingen in de begroting 2022 worden hieronder toegelicht.

Financiële begroting | 23

Dit hoofdstuk wordt afgesloten met een korte weergave van de ontwikkelingen die in hoofdstuk 2.1 genoemd zijn en die naar verwachting de komende jaren effect kunnen hebben op de begroting van Servicepunt71 en daarmee op de begrotingen van de partnerorganisaties (nummer 8). Bovenop deze ontwikkelingen kunnen er steeds nieuwe (inhoudelijke) ontwikkelingen bijkomen. Voor al deze ontwikkelingen is het financiële effect in deze begroting nog niet te duiden. Vanzelfsprekend zullen zij te zijner tijd in de relevante budgetcyclusproducten worden opgenomen als de effecten wel bekend zijn. Algemene ontwikkelingen 1. Indexatie op de loonkosten vanaf 2022 In 2019 is de laatste CAO 2019-2020 afgesloten. Voor 2021 moet er weer een nieuwe CAO komen, maar de onderhandelingen zijn opgeschort. Desalniettemin is er voor de regio een loonindexadvies afgegeven van 2%. Wij volgen dit advies, en berekenen de loonindex op € 620.610. Door deze indexering nemen de bijdragen van de gemeenten per saldo met eenzelfde bedrag toe. Bedragen x € 1.000

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/10260195/1