Bijlage 4. Module dienstverlening bij RV d.d. 18 januari 2022 Toestemming centrumregeling Bedrijfsvoering Leidse regio Z-21-148659 Oegstgeest

Servicepunt71 is niet (per definitie) verantwoordelijk voor het uitvoeren van aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden (voortvloeiend uit een niet effectieve AOIB), maar geeft wel uitleg waar nodig en toetst wel of deze werkzaamheden juist, volledig en tijdig zijn uitgevoerd. Ook trekt het Servicepunt71 mede op basis van die toets een conclusie over de getrouwe en rechtmatige uitvervoering van het proces (en de daaruit vloeiende baten en lasten en waar mogelijk de balansmutaties) als geheel. Hierbij dient rekening gehouden te worden dat voor het reviewen van aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden Servicepunt71 volledig afhankelijk is van de oplevering door de lijnorganisatie. Hierover dienen goede onderlinge afspraken gemaakt te worden. Het is niet vanzelfsprekend dat uitvoering van deze reviewwerkzaamheden door het Module bedrijfsvoering transitieperiode 2021 - 27 -

Servicepunt71 direct worden uitgevoerd nadat de lijnorganisatie heeft opgeleverd. Dit is planning technisch niet altijd te realiseren. Een IT-audit valt buiten de verantwoordelijkheid van het vakteam AO/IC van Servicepunt71. Relevante wetgeving/beleidskaders ▪ Gemeentewet (Artikel 213, 213a); ▪ Besluit accountantscontrole gemeenten; ▪ Controleverordeningen deelnemende gemeenten en partnerorganisaties; ▪ Normenkaders rechtmatigheidscontrole deelnemende gemeenten en partnerorganisaties; ▪ Algemene controleplannen deelnemende gemeenten en partnerorganisaties. Overig

Module bedrijfsvoering transitieperiode 2021 - 28 -

3.05 Financieel advies De omschrijving van deze dienstverlening moet nog wordt aangepast en toegeschreven op de afspraken voor gemeente Oegstgeest. Vakteam Financiën Productsoort Individueel Omschrijving van het product ▪ Adviezen bij beleidsvoorbereiding; opstellen financiële paragrafen bij bestuursvoorstellen en P&C producten. ▪ Toetsing financiële paragrafen bij bestuursvoorstellen. ▪ Advisering lijnmanagers over financiële bedrijfsvoering. ▪ Project-control: het verstrekken, analyseren en controleren van projectinformatie en -procedures ter ondersteuning van de projectmanager en de ambtelijke opdrachtgever. Benodigde input ▪ Opdracht; jaarkalender beleidsproducties van de partnerorganisatie; informatie; beschikbaarheid voor overleg. Uitgewerkte opdracht van partnerorganisatie (omschrijving beleidsvoorbereidingstraject, benoeming momenten van behoefte aan deelname financieel adviseur, relevante stukken en data). ▪ Tijdige aanlevering; onderbouwing / herkomst financiële data; toegang tot relevante documentatie; beschikbaarheid voor overleg.

Geleverde output ▪ Financiële toelichting die integraal onderdeel uitmaakt van het betreffende voorstel, waaruit blijkt: welke financiële gevolgen het betreffende besluit heeft; (indien nodig) een toets op de doelmatigheid van het voorstel, of het besluit een wijziging van de (meerjaren-) begroting tot gevolg heeft; op welke wijze de begrotingswijziging (indien van toepassing) wordt voorzien van financiële dekking of een advies over de dekking (inhoudelijk en procedureel). ▪ Een beoordeling van bovenstaande punten indien de partnerorganisatie zelf een voorstel met financiële gevolgen in procedure brengt. ▪ Geregelde budgetgesprekken met het lijnmanagement van de partnerorganisaties over de (financiële aspecten) van de bedrijfsvoering (uitputting budget, doeltreffendheid, doelmatigheid). Naast gevraagd advies ook ongevraagd advies, zoals het actief informeren van partnerorganisaties / managers over belangrijke ontwikkelingen vanuit het hogere overheden (circulaires gemeentefonds e.d.). Tijdens deze gesprekken komt de P&C cyclus ook aan de orde (product 3.2).

▪ Project- en/of programma-control voor grote, complexe (ruimtelijke) projecten of extra programma's van de partnerorganisaties: maken financiële paragraaf en financiële besluitteksten fasedocumenten, monitoren risico’s, kredieten en urenramingen, toetsen van vastgoed en grondexploitaties, toetsen van tussentijdse projectrapportages, onderbouwd opschalen naar het lijnmanagement c.q. de concerncontroller. Servicenormen ▪ Servicepunt71 toetst binnen vijf werkdagen niet complexe compleet aangeleverde financiële paragrafen c.q. aspecten van bestuursvoorstellen ▪ Servicepunt71 communiceert binnen vijf werkdagen de verwachte afhandeltermijn van complexe compleet aangeleverde financiële paragrafen c.q. aspecten van bestuursvoorstellen ▪ Servicepunt71 levert integrale financiële advisering binnen de afgesproken termijn Wat valt buiten de scope? ▪ Zorgen voor financiële dekking. De adviseur doet, binnen de mogelijkheden daartoe wel voorstellen, om de lijnmanager in diens integrale verantwoordelijkheid te ondersteunen. ▪ Het uitvoeren van taken die belegd zijn bij budgethouder (aanvraag verplichting, coderen & afhandelen facturen, beoordelen tijdregistratie). ▪ Maken van projectplanning en –fasering & voortgangsbewaking. ▪ Maken inhoudelijke risico-inventarisatie. ▪ Opstellen grond- en vastgoedexploitaties. ▪ Onderhoudsplannen opstellen.

Relevante wetgeving/beleidskaders ▪ Gemeentewet ▪ BBV ▪ Bijzondere wetten, regelingen en besluiten die als grondslag voor subsidies dienen (EU, landelijk, PZH). ▪ Verordeningen financieel beheer van de partnerorganisaties. ▪ Financieel beleid vastgesteld door de partnerorganisaties. ▪ Handboek bestuurlijke besluitvorming ▪ Handboek Projectmatig werken ▪ Nota plankosten, grondprijzen ▪ Beleidskader Reserves & Voorzieningen ▪ Nota Inkoop en Aanbestedingsbeleid Overig Binnen dit product worden tevens uitgevoerd: ▪ financieel advies over personeelsbeleid en –beheer ▪ algemene uitkering Module bedrijfsvoering transitieperiode 2021 - 29 -

▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

treasury ondersteuning gemeentegaranties programma-control specialistische adviezen op het gebied van grondexploitaties risicobeleid en –beheer SISA

3.06 Fiscaal Advies (Nieuwe dienst) Vakteam Financiën Productsoort Individueel Omschrijving van het product ▪ Adviezen bij beleidsvoorbereiding; opstellen fiscale toelichting. ▪ Toetsing fiscale effecten bij bestuursvoorstellen. ▪ Ondersteunen bij en controle op aangifte loonbelasting, BTW en VPB ▪ Advisering partnerorganisaties over effect van (nieuwe) fiscale wetgeving op bedrijfsvoering. ▪ Projectondersteuning: verlenen van fiscaal advies m.b.t. specifieke projecten (meerwerk) ▪ Opzetten van en uitvoering geven aan het Taks Control Framework. ▪ Inhoudelijk aanspreekpunt voor de Belastingdienst Overig

Module bedrijfsvoering transitieperiode 2021 - 30 -

4.01 Basisdienst HRM Team HRM HRM Productsoort Collectief Omschrijving van het product ▪ Ontwikkeling van collectief beleid en instrumenten Signalering van relevante collectieve ontwikkelingen. Hierbij proactief adviseren en regelgeving harmoniseren om uiteindelijke beleidsthema’s, projecten of instrumenten te initiëren. ▪ Onderhoud cao, arbeidsvoorwaarden en secundaire arbeidsvoorwaarden Inspelen op veranderingen in wet- en regelgeving met betrekking tot arbeidsvoorwaarden. ▪ HRM-systemen Systemen beheren en toetsen op functionaliteit. Tevens contact onderhouden met leveranciers van systemen. ▪ Analyseren van en adviseren over HRM-managementgegevens Management en organisaties adviseren aan de hand van analyse van managementinformatie. ▪ Contractbeheer Arbodienstverlener Regulier overleg met arbodienstverlener over inzet bedrijfsartsen en contractafspraken. Monitoring en overleg over geleverde kwantificeerbare arbodienstverlening door arbodienst. Organisatie en voorbereiding overleg arbodienst. Benodigde input ▪ Een lange termijn visie waar de organisatie zich naartoe beweegt. ▪ Regelmatige afstemming en gesprekken met de directie en lijnmanagement. Initiëring komt van beide kanten. ▪ Bereikbaarheid en draagvlak van de partnerorganisatie. ▪ Tijdige, juiste en volledige informatie over (nieuwe) ontwikkelingen.

▪ Evaluatiegesprekken over diensten en producten die HRM de partnerorganisaties aanbiedt. Geleverde output ▪ Ontwikkeling van collectief beleid en instrumenten. Uniform en integraal opgesteld beleid of instrument, werkend, effectief en bijdragend aan de doelstellingen van de organisatie. Afgestemde arbeidsmarktcommunicatie en beleid. Werkend, effectief en bijdragend aan wat de organisatie nodig heeft op arbeidsmarktgebied. ▪ Onderhoud cao, arbeidsvoorwaarden en secundaire arbeidsvoorwaarden Afspraken/wijzigingen in cao worden conform afspraak geïmplementeerd in het beleid en processen van de organisaties. ▪ Advisering arbeidsvoorwaarden en rechtspositie Advies en ondersteuning op het gebied van arbeidsvoorwaarden en rechtpositie. Servicenormen ▪ Servicepunt71 beantwoordt binnen twee werkdagen niet complexe HRM-vragen ▪ Servicepunt71 communiceert binnen twee werkdagen een verwachte afhandeltermijn van complexe HRMvragen Wat valt buiten de scope? Relevante wetgeving/beleidskaders Nederlandse wetgeving, Cao SGO / Cao Gemeente, rechtsspraak en Europese regelgeving. Overig

Module bedrijfsvoering transitieperiode 2021 - 31 -

4.02 Personeels- en salarisadministratie Team HRM HRM Productsoort Collectief Omschrijving van het product ▪ (Her)inrichting, onderhoud en beheersing van het personeelsinformatiesysteem Inrichten en onderhouden van de personeels- en salarisadministratie. Doorvoeren van kwaliteitsverbeteringen hierin. ▪ Registreren, muteren en archiveren van personele gegevens Registratie en mutatie van personele gegevens: o.a. verzuimregistratie, werving en selectie en personeels- en salarisdossiervorming. ▪ Advisering over ontwikkeling, implementatie en inrichting van nieuw beleid op het gebeid van salarisadministratie ▪ Administratieve ondersteuning en besluitvorming omtrent alle HRM-hoofd- en deelprocessen Opstellen van besluiten en brievenen de administratieve verwerking van formulieren. ▪ Voeren van de salarisadministratie Zorgdragen voor een maandelijkse salarisbetaling en informatie t.b.v. accountant verantwoording ▪ Uitvoering geven aan de rechtspositie van gemeentelijke politieke ambtsdragers Zorgen voor in- en uitstroom van bestuurders en raadsleden, inclusief pensioenen en uitkeringen. Uitbetaling raadsleden en bestuurders, beantwoording rechtspositionele vragen, berekening uitkeringen na afloop termijn en aanlevering gegevens database nevenfuncties t.b.v. transparantie.

▪ Standaard rapportages Beschikbaar stellen van standaard rapportages managementinformatie voor de partnerorganisaties. ▪ Genereren van HRM-managementgegevens Genereren van standaard managementinformatie op HRM-aspecten. Hierbij kan gedacht worden aan instroom, formatie, bezetting, verzuim, functioneren & beoordelen, reiskosten en overwerk. ▪ Informatieverstrekking HRM aan diverse doelgroepen binnen de vijf organisaties Via Servicedesk HRM afhandelen van vragen van medewerkers en leidinggevenden omtrent primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden. Beantwoording van vragen over salaris gerelateerde zaken en beschikbaar stellen van formulieren en informatie via Virtueel Servicepunt. ▪ Beschrijving en onderhoud van administratieve HRM processen Benodigde input ▪ Tijdige, juiste en volledige informatie over (nieuwe) ontwikkelingen rondom personeel en salaris. ▪ Tijdig wijzigingen doorgeven. ▪ Ziekte- en beter meldingen doorgeven. ▪ Duidelijk aangeven wat voor informatie men nodig heeft en wat men verwacht. ▪ Regelmatige afstemming en gesprekken met de directie en lijnmanagement. Initiëring komt van beide kanten. ▪ Toegang tot informatie van de betreffende organisaties Geleverde output ▪ (Her)inrichting, onderhoud, beheersing en innovatie van het personeelsinformatiesysteem. Een actueel en goed functionerend personeelsinformatiesysteem.

▪ Registreren, muteren en archiveren van personele gegevens Actuele personele gegevens die voor de medewerker en leidinggevende gemakkelijk digitaal inzichtelijk zijn. ▪ Administratieve ondersteuning en besluitvorming omtrent alle HRM-hoofd- en deelprocessen Administratieve ondersteuning en besluitvorming omtrent de HRM-processen en verwerking van mutaties. ▪ Voeren van de salarisadministratie Maandelijkse salarisbetaling, eindejaarsverwerking/overzichten, koppelingen salarisbegroting, informatie t.b.v. accountant verantwoording en afdrachten aan derden (namens de partnerorganisaties) verzorgen. ▪ Uitvoering geven aan de rechtspositie van gemeentelijke politieke ambtsdragers. In- en uitstroom van bestuurders en raadsleden verzorgen. Uitbetaling raadsleden en bestuurders, beantwoording rechtspositionele vragen, berekening uitkeringen na afloop termijn en aanlevering gegevens database nevenfuncties. ▪ Informatieverstrekking HRM aan diverse doelgroepen Beschikbaar stellen van formulieren en informatie via Virtueel Servicepunt. ▪ Advies en ondersteuning niet complexe HRM-vragen ▪ Systemen die functioneel werken en aansluiten bij de behoefte van de organisatie. ▪ Actuele standaard rapportages waar de partnerorganisatie zelf informatie uit kan halen. ▪ Genereren van HRM-managementgegevens. HRM-managementgegevens aanleveren.

▪ Analyseren van en adviseren over HRM-managementgegevens Management adviseren omtrent geanalyseerde managementinformatie. Servicenormen ▪ Servicepunt71 beantwoordt binnen twee werkdagen niet complexe HRM-vragen ▪ Servicepunt71 communiceert binnen twee werkdagen een verwachte afhandeltermijn van complexe HRM-vragen ▪ Servicepunt71 verwerkt alle geaccordeerde mutaties met betrekking tot salaris die voor de 10 e van de maand worden aangeleverd in de dezelfde maand in het salaris Wat valt buiten de scope? Informatie ophalen bij de partnerorganisaties. Partnerorganisaties leveren de informatie. HRM verwerkt deze informatie. Relevante wetgeving/beleidskaders Nederlandse wetgeving, Cao SGO / Cao Gemeente, rechtsspraak en Europese regelgeving.

Module bedrijfsvoering transitieperiode 2021 - 32 -

4.03 In-, door- en uitstroom Team HRM HRM Productsoort Collectief Omschrijving van het product • Werving en selectie van nieuwe medewerkers Bij vrijkomende vacature advies over invulling, vacaturetekst, wervingsmethode, wervingstraject en selectieproces. Administratieve afhandeling, zoals plaatsing vacatures, ontvangstbevestigingen, voorbereiding briefselectie, kandidatenrapport, uitnodigingen en afwijzingen en verzamelen van managementinformatie. • Aanstellen van nieuw personeel Advies en ondersteuning omtrent aanstelling en arbeidsvoorwaarden. Administratieve afhandeling, zoals verzorging arbeidsvoorwaardenpakket en aanmelding ABP. • Advies en administratie rondom inhuur externen Managementadvies m.b.t. de invulling van tijdelijke vacatures. • Stagebureau Advies over stagevormen in de regio. Uniform beleid en regelgeving. Werving & selectie van stagiairs: beantwoorden capaciteitsaanvraag, opstellen stagevacature, uitzetten via module in Youforce en opsturen van kandidatenrapport. Contact / relatie opbouwen met onderwijsinstellingen in de Leidse regio. • Ontwikkeling personeel Instrumenten en beleid ontwikkelen t.b.v. loopbaanontwikkeling en -begeleiding en hierover adviseren. Adviseren bij reorganisatie, ziekte en mobiliteitstrajecten. Het WW-traject begeleiden. En het begeleiden van WNW trajecten. • Opleiding en training (o.a.

Academie71) Jaarlijks ontwikkelen en uitvoering geven aan centraal opleidings- en trainingsprogramma. Adviseren bij grote opleidingstrajecten en bij het opstellen van opleidingsplannen. • Personeelsplanning Wendbaarheid van de organisatie in kaart brengen. Ontwikkelen van instrumenten en beleid rondom personeelsplanning en adviseren over de toepassing hiervan. Advisering op het gebied van mobiliteit en ontwikkeling personeel. • Advies en ondersteuning rondom beëindiging arbeidsrelatie Managementadvies over afwikkeling vrijwillig en gedwongen ontslag rekening houdende met relevante rechtspositionele zaken, advisering en facilitering exitgesprekken. Administratieve afwikkeling van ontslagbesluit, brief en eindafrekening verlof en salaris. • Mobiliteit en Flexibiliteitcentrum. Centraal overzicht van vacatures verzorgen. Contacten opbouwen en onderhouden met recruitmentbureaus en onderwijsinstellingen. Beleidsmatig inspelen op ontwikkelingen en hieruit een arbeidsmarktbeleid ontwikkelen Benodigde input ▪ Tijdige, juiste en volledige informatie over ontwikkelingen rondom personeel ▪ Afstemming en gesprekken met de directie en lijnmanagement. Initiëring komt van beide kanten ▪ Tijdig aankaarten of medewerkers loopbaanontwikkeling behoeven ▪ Input voor opleidingen en trainingen (voor o.a.

Academie71) Geleverde output ▪ Werving en selectie van nieuwe medewerkers Duidelijk proces rondom werving en selectie leveren. Adviseren en ondersteunen bij dit proces en in geval van een vrijkomende functie over de te hanteren wervingsmethode. Regie op wervingstraject. Hulp bij vacaturetekst. Benodigde administratieve afhandeling. ▪ Aanstellen van nieuw personeel Advies en ondersteuning omtrent aanstelling en arbeidsvoorwaarden. Administratieve afhandeling. ▪ Advies en administratie rondom inhuur externen Managementadvies t.a.v. de vervulling van tijdelijke vacatures en administratieve ondersteuning. ▪ Stagebureau Werving en selectie van stagiairs, inclusief advies over mogelijke stagevormen. Exclusief verder contact met stagekandidaten na aanlevering kandidatenrapport (bijv. inplannen kennismakingsgesprekken of afwijzen van kandidaten). Contact onderhouden met onderwijsinstellingen in de Leidse regio. ▪ Ontwikkeling personeel Advisering van medewerkers op het gebied van loopbaan en ontwikkeling. Instrumenten en beleid op het gebied van loopbaanontwikkeling en -begeleiding. Loopbaan- en re-integratieadviestrajecten, en workshops. ▪ Opleiding en training (o.a. Academie71) Opleidingsprogramma Academie71, die breed gedragen, divers en compleet aanbod van opleidingen en trainingen geeft.

▪ Personeelsplanning Instrumenten en beleid ontwikkelen rondom personeelsplanning en hierover adviseren. Tevens adviseren en faciliteren op het gebied van mobiliteit en ontwikkeling. Binnenkomende gespreksverslagen verwerken en archiveren ▪ Bedrijfsarts en providerboog Regelen beschikbaarheid en (regie op) inzet bedrijfsartsen en providerboog. ▪ Advies en ondersteuning rondom beëindiging arbeidsrelatie Duidelijke routing rondom beëindiging arbeidsrelatie. Advisering en ondersteuning van het management bij beëindiging arbeidsrelatie en over (administratieve)afwikkeling van ontslag. Servicenormen Module bedrijfsvoering transitieperiode 2021 - 33 -

▪ ▪

Servicepunt71 beantwoordt binnen twee werkdagen niet complexe HRM-vragen Servicepunt71 communiceert binnen twee werkdagen een verwachte afhandeltermijn van complexe HRMvragen ▪ Servicepunt71 stelt uiterlijk binnen tien werkdagen een vacature op ▪ Servicepunt71 voert binnen twee werkdagen de herplaatsingschek (vacatures, flexatures) uit ▪ Servicepunt71 deelt kandidaten voor cursussen van Academie71 minimaal één maand van te voren in ▪ Servicepunt71 regelt voor trajectregie dat binnen 4 maanden een van-werk-naar-werk-contract overeengekomen wordt ▪ Servicepunt71 voert iedere drie maanden een evaluatiegesprek op alle werk-naar-werk-contracten Wat valt buiten de scope? Vacaturetekst in zijn geheel opstellen, de partnerorganisatie zorgt voor eerste versie. Relevante wetgeving/beleidskaders Nederlandse wetgeving, Cao SGO / Cao Gemeente, rechtsspraak en Europese regelgeving. Overig

Module bedrijfsvoering transitieperiode 2021 - 34 -

4.04 HRM advies en ondersteuning Team HRM HRM Productsoort Individueel Omschrijving van het product • Advisering op organisatieontwikkelingsaspecten Advisering ten aanzien van organisatieontwerp, -ontwikkeling en verandering met oog voor andere bedrijfsvoering disciplines. Managementadvies t.a.v. organisatieontwerp en –verandering. Het betreft dan regulier organisatieonderzoek binnen afdelingen; advies ten aanzien van formatie en functieboek, herinrichting, begeleiding naar plaatsingsproces. • Arbo-advisering en ontwikkeling Beleids- en projectmatige werkzaamheden, reguliere advisering en ondersteuning op arbeidsomstandighedengebied. Uitvoering Arbo-convenanten, advisering en begeleiding RI&E's, complexere werkplekonderzoeken. Beleidsvoorstellen en adviezen over beleidsmatige Arbo-gerelateerde zaken en participatie in Arbo-gerelateerde projecten. • Advisering arbeidsvoorwaarden en rechtspositie Harmoniseren van regelgeving en inspelen op veranderingen in landelijke arbeidsvoorwaarden. Juridisch adviseren en ondersteunen van het management t.a.v. de rechtspositie op basis van AVR/CAR-UWO, complexe casuïstiek en bij bezwaar en beroep tegen besluitvorming.

Bijstaan en adviseren gemandateerde manager bij de vertegenwoordiging en verdediging van collegebesluiten betreffende rechtspositionele aangelegenheden • Advisering van (afdelings-) management op alle HRM-aspecten Advisering van het management omtrent alle HRM-aspecten betreffende zijn/haar bedrijfsonderdeel. Advies t.a.v. voorkomende personele aangelegenheden, de uitvoering van het personeelsbeleid door de leidinggevende, de toepassing van de rechtspositie, functiewaardering, formatiesturing. Advisering t.a.v. Algemene Pensioenwet Politieke Ambtsdragers. Advisering en ondersteuning bij colleges, raden, OR’en, GO’s en directies. • Signaleren en adviseren over verzuim Advisering van het management t.a.v. alle vormen van verzuim, inclusief verzuimpreventie en re-integratie. Het faciliteren en adviseren over de verplichtingen in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter. Melding van WVP-gerelateerde termijnen, aanlevering formats t.b.v. WVP-gerelateerde activiteiten, adviezen t.a.v. reintegratieverplichtingen. Coördinatie van activiteiten. Benodigde input ▪ Tijdige, juiste en volledige informatie over (nieuwe) ontwikkelingen ▪ HRM in vroeg stadium betrekken bij ontwikkelingen ▪ Afstemming en gesprekken met de directie en lijnmanagement. Initiëring komt van beide kanten. ▪ Een duidelijke afgebakende vraag.

Geleverde output ▪ Advisering op organisatieontwikkelingsaspecten Afgestemde en integraal opgestelde advisering betreffende organisatieontwikkelingsaspecten die aansluit op de adviesvraag. ▪ Arbo-advisering en ontwikkeling Arbo-advisering, ontwikkeling en beleid op arbeidsomstandighedengebied, Arbo-gerelateerde zaken en participatie in Arbo-gerelateerde projecten. ▪ Advisering arbeidsvoorwaarden en rechtspositie Tijdige implementatie en harmonisatie van nieuwe regelgeving, advies en ondersteuning van het management t.a.v. de rechtspositie op basis van AVR/CAR-UWO. Juridisch advies en ondersteuning van management bij bezwaar en beroep tegen besluitvorming. Advisering management inzake complexe casuïstiek, bijstaan en adviseren gemandateerde manager bij de vertegenwoordiging en verdediging van collegebesluiten betreffende rechtspositionele aangelegenheden bij bezwaar- en beroepsprocedures bij bezwarencommissie, rechtbank en CRvB. ▪ Advisering van (afdelings-) management op alle HRM-aspecten Advies aan management omtrent alle HRM-aspecten t.a.v. voorkomende personele aangelegenheden, de uitvoering van het personeelsbeleid door de leidinggevende, de toepassing van de rechtspositie, functiewaardering, formatiesturing en toepassing van HRM instrumenten. Advies t.a.v. Algemene Pensioenwet Politieke Ambtsdragers.

Advisering en ondersteuning bij colleges, raden, OR’en, GO’s en directies. ▪ Signaleren en adviseren over verzuim Advies aan management t.a.v. alle vormen van verzuim, verplichtingen in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter, verzuimpreventie, verzuimreductie en re-integratie. Melding van WVP-gerelateerde termijnen, aanlevering formats t.b.v. WVP-gerelateerde activiteiten, adviezen t.a.v. re-integratieverplichtingen. Coördinatie van activiteiten. Servicenormen ▪ Servicepunt71 beantwoordt binnen twee werkdagen niet complexe HRM-vragen ▪ Servicepunt71 communiceert binnen twee werkdagen een verwachte afhandeltermijn van complexe HRM-vragen ▪ Servicepunt71 levert HRM advies binnen de afgesproken termijn ▪ Servicepunt71 handelt binnen twaalf weken bezwaarschriften af Relevante wetgeving/beleidskaders Nederlandse wetgeving, Cao SGO / Cao Gemeente, rechtsspraak en Europese regelgeving

Module bedrijfsvoering transitieperiode 2021 - 35 -

5.01 Basisdienst Juridische Zaken Vakteam Juridische Zaken Productsoort Collectief Omschrijving van het product 1. Het gevraagd en ongevraagd adviseren over gemeente-brede ontwikkelingen en veranderingen die leiden tot nieuwe of aan te passen verordeningen, nieuw of aangepast beleid en overige aan te passen lokale wet- en regelgeving. 2. Kennisportaal: het regisseren van de contracten ten behoeve van ontsluiten en bijhouden van de juridische bronnen onder de paraplu van een digitaal kennisportal. Benodigde input Bij een projectmatige aanpak door de gemeente: adequate ambtelijke capaciteit beschikbaar stellen voor de projectdeelname en een proactieve en deskundige bijdrage. Daarnaast is de volgende input per product nodig: 1. Instemming met het gezamenlijk oppakken van gemeente-brede juridische vraagstukken op het gebied van wet- en regelgeving. 2. Actuele gegevens licentiehouders. Geleverde output ▪ Een uniform en integraal juridisch product, verordening, beleidsnota etc. ▪ Een signalering op het gebied van Europese en landelijke wet- en regelgeving en jurisprudentie waar relevant voor de rechtsgebieden waarover Juridische Zaken adviseert. Waar van toepassing wordt proactief aan gemeenten voorgesteld om te komen tot een gezamenlijke, uniform geformuleerde verordening. ▪ Een actuele ontsluiting van de (geabonneerde) rechtsbronnen.

▪ Aanbieden van trainingen binnen de Rechtsacademie door JZ en/of in samenwerking juridisch adviesbureaus of advocatenkantoren Servicenormen ▪ Servicepunt71 communiceert binnen twee werkdagen welke adviseur de juridische vraag gaat beantwoorden. ▪ Servicepunt71 levert juridisch advies binnen de afgesproken termijn. Wat valt buiten de scope? 1. Onder dit collectieve product valt alleen een uniform, gezamenlijk resultaat. Wil een gemeente afwijken, dan valt het dan op te stellen resultaat onder product 5.03 Juridische advisering en – ondersteuning. 2. Alleen de betalende abonnees hebben toegang. Niet-licentiehouders uitdrukkelijk niet. 3. Voor de juridische trainingen kunnen de kosten worden doorberekend aan de deelnemers van de training. Relevante wetgeving/beleidskaders Relevante lokale, nationale en Europese wet- en regelgeving. Overig

Module bedrijfsvoering transitieperiode 2021 - 36 -

5.02 Voeren bezwarensecretariaat Vakteam Juridische Zaken Productsoort Collectief Omschrijving van het product Voeren van secretariaat ter behandeling van bezwaarschriften, waaronder secretariaat van de Regionale bezwarencommissie Servicepunt71 en de Arbeidsgeschillencommissie. In het kader van het voeren van het secretariaat worden de volgende werkzaamheden verricht: ▪ Correspondentie m.b.t. ingediende bezwaarschriften. ▪ Plannen van de hoorzittingen, versturen stukken. ▪ Opstellen concept commissieadviezen of concept beslissingen op bezwaar. ▪ Verslaglegging hoorzittingen als onderdeel commissieadvies, dan wel uitgewerkt waar nodig, dan wel indien nodig verslaglegging hoorzittingen door externe notulist (bij arbeidsgeschillen). ▪ Bewaken en signaleren van beslistermijnen. ▪ Opstellen van (concept) jaarverslagen t.b.v. Commissies en bezwarensecretariaat. ▪ Bijhouden overzicht van en regelen uitbetalen van per half jaar uit te betalen presentiegelden. ▪ Houden van ambtelijke hoorzittingen in door de colleges vastgestelde categorieën van zaken. ▪ Toepassen van informele aanpak vanuit uitgangspunten Prettig Contact met de Overheid. ▪ Bellen bij binnenkomst van een bezwaarschrift met de bezwaarde en de vakafdeling om te kijken wat de beste wijze is om het bezwaar af te handelen en of ruimte is voor informeel overleg.

▪ Indien gewenst informele overleggen tussen gemeente en bezwaarde begeleiden. Benodigde input ▪ De partnerorganisatie levert binnen 2 werkdagen een kopie van het bezwaarschrift (inclusief envelop), met het primaire besluit en binnen 10 werkdagen het digitale dossier met productielijst, losse pdf- en met duidelijke benaming en een toelichting op het primaire besluit aan bij Servicepunt71, SE Juridische Zaken op de daarvoor aangemaakte map op de I-schijf (conform afgesproken proces). Voor de Regionale Commissie rechtspositionele aangelegenheden geldt dat het dossier waar mogelijk digitaal in één pdf wordt aangeleverd.. ▪ De betrokken gemeente draagt zorg voor de ontvangstbevestiging. ▪ Voor de volledigheid van de gegevens is het van belang dat de partnerorganisatie de beslissingen op bezwaar, zodra genomen, direct digitaal doorstuurt naar Servicepunt71, vakteam Juridische Zaken. ▪ Budget presentiegelden zit bij de gemeente. Geleverde output ▪ Het verzorgen van de uitgaande correspondentie met betrekking tot de behandeling van bezwaarschriften. ▪ Het voeren van telefoongesprekken in het kader van bellen bij bezwaar met bezwaarde en vakafdeling. ▪ Het leiden van een informeel overleg tussen bezwaarde en vakafdeling. ▪ Het secretariaat bereidt de zitting voor, voor zowel commissiezaken als bij ambtelijk horen zaken.

▪ Opstellen kort zakelijk verslag van de zitting bij of als onderdeel van het commissieadvies of concept beslissing op bezwaar. ▪ Termijnbewaking en signalering indien termijn overschreden dreigt te worden. ▪ Verdaagbesluiten. ▪ Arbeidsgeschillen worden altijd strikt vertrouwelijk behandeld. ▪ Toesturen commissieadviezen aan bestuursorganen, inclusief een concept beslissing op bezwaar indien het een (kennelijk) niet-ontvankelijk advies of (kennelijk) ongegrond advies betreft. ▪ Toesturen concept beslissing op bezwaar bij ambtelijk horen zaken. ▪ Toesturen van de commissieadviezen tegelijk aan bezwaarde als aan bestuursorgaan. ▪ Opstellen concept-jaarverslag van de Commissies (in concept, de Commissie maakt het onderdeel van de commissie definitief). ▪ Het coördineren van de contacten met de leverancier van de juridische applicatie (Octopus). Het uitvoeren van het functioneel beheer over Octopus. ▪ Leveren overzicht ter betaling presentiegelden. Servicenormen ▪ Servicepunt71 verzendt het commissieadvies binnen 14 weken na afloop van de bezwarentermijn. ▪ Servicepunt71 verzendt de concept beslissing op bezwaar bij ambtelijk horen binnen acht weken na afloop van de bezwarentermijn. Wat valt buiten de scope? ▪ Het sturen van de ontvangstbevestiging aan de bezwaarde. ▪ Zorg dragen voor besluitvormingstraject m.b.t. nemen beslissingen op bezwaar door de bevoegde bestuursorganen.

▪ Toezenden van de beslissingen op bezwaar naar bezwaarden en derden belanghebbenden. ▪ Afdoen van ingebrekestellingen. ▪ Beheer budget externe notulist blijft bij de partnerorganisatie. ▪ Aanleveren en anonimiseren bezwarendossiers Relevante wetgeving/beleidskaders Algemene wet bestuursrecht; CAR-UWO; Verordeningen op de Commissies Bezwaar.

Module bedrijfsvoering transitieperiode 2021 - 37 -

5.03 Juridisch advies en -ondersteuning De omschrijving van deze dienstverlening moet nog wordt aangepast en toegeschreven op de afspraken voor gemeente Oegstgeest. Vakteam Juridische Zaken Productsoort Individueel Omschrijving van het product 1. Het gevraagd en ongevraagd adviseren over, en toetsen van, vraagstukken op alle relevante juridische rechtsgebieden, waaronder: a. Bestuurs- en bestuursprocesrecht algemeen; b. Privaatrecht, waaronder contractenrecht en aanbestedingsrecht; c. Omgevingsrecht, waaronder bouwen, wonen, infrastructuur, erfgoed, kappen, landschap; d. Mandaat, delegatie en volmacht alsmede beheer mandaatregister (‘bevoegdhedenregister’); e. APV en andere lokale verordeningen; f. Bibob; g. Wob; h. Horeca en evenementen; i. Juridische vragen van Raad en griffie; j. Sociaal Domein (3 D’s, o.a. Jeugdhulp) k. Subsidie, onderwijs. l. Nadeelcompensatie (1) 2. Advisering over, en begeleiden bij, externe juridische inhuur. Voor alle deelgebieden geldt dat de advisering en toetsing projectmatig kan worden opgepakt. Benodigde input Overall: ▪ Een adviesverzoek of aanvraag via multichannel, bij voorkeur via JZ-mailbox... Vervolg communicatie hoeft niet slechts digitaal te verlopen. ▪ Een dossier met alle relevante en actuele informatie, zodat een goed en afgewogen advies kan worden gegeven. ▪ Eventueel desgevraagd een mondelinge toelichting op het dossier.

Specifiek: 1d De gemeente bepaalt welke zaken in aanmerking dienen te komen voor delegatie, mandaat of volmacht. 2 De partnerorganisatie geeft zo snel mogelijk uitsluitsel over budgettaire mogelijkheden m.b.t. externe juridische inhuur. Geleverde output Een schriftelijk of mondeling advies dat qua inhoud en tijdigheid en qua omvang/complexiteit aansluit op de adviesvraag. Daarnaast wordt de volgende output per product geleverd: 1b Standaard contracten worden via een digitale modellenbank beschikbaar gesteld (nog in ontwikkeling) 1d De partnerorganisatie ontvangt het concept mandaatbesluit inclusief aangepast mandaatregister. Na vaststelling en bekendmaking leidt dit tot aanpassing van het digitale mandaatbesluit en -register op het VSP. 1f/1g/1m Een schriftelijk of mondeling advies dat qua inhoud en tijdigheid en qua omvang/complexiteit aansluit op de adviesvraag, inclusief college- en/of raadsvoorstel met bijbehorende publicatietekst. 2. In overleg met de partnerorganisatie wordt bepaald of de zaak/inhoudelijke vraag door Servicepunt71 zal worden behandeld. Indien nee, dan adviseert Servicepunt71 vervolgens over de keuze van de in te huren externe, juridisch deskundige. vakteam JZ levert de partnerorganisatie ondersteuning in de zin van begeleiden externe op de specifieke gewenste deskundigheid voor het aantal (elektronisch vastgelegd) afgesproken uren.

Servicenormen ▪ Servicepunt71 communiceert binnen twee werkdagen welke adviseur de juridische vraag gaat beantwoorden ▪ Servicepunt71 levert juridisch advies binnen de afgesproken termijn Wat valt buiten de scope? ▪ Besluitvormingsroute voor alle adviezen, behalve voor de adviezen/besluiten op het gebied van Bibob. ▪ Budgetten voor externe juridische inhuur zijn niet overgekomen en blijven bij de partnerorganisatie. Relevante wetgeving/beleidskaders ▪ Relevante (inter) nationale wet- en regelgeving, lokale wet- en regelgeving. Overig (1) Advies op het gebied van nadeelcompensatie wordt slechts in beperkte mate geleverd. Veelal zal aanvullende inhuur via meerwerk noodzakelijk zijn, waarbij JZ een coördinerende rol op zich kan nemen.

Module bedrijfsvoering transitieperiode 2021 - 38 -

5.04 Inhouse advocaat civielrecht (Nieuwe dienst) Vakteam Juridische Zaken Productsoort Individueel Omschrijving van het product ▪ Adviseren op civielrecht (contracten, aansprakelijkstellingen, aanbestedingsrecht) ▪ Onderhandelen ▪ Voorkomen van procedures ▪ Vertegenwoordiging van de partnerorganisatie bij behandeling van kort gedingen, beroepen en hoger beroepen. in privaatrechtelijke procedures. • Indien de capaciteit uitgenut is of indien sprake is van een dusdanig gespecialiseerde vraag dat de inhouse advocaat deze niet kan oppakken, dan wordt doorverwezen naar een externe advocaat. Benodigde input ▪ Een dossier / mondelinge of schriftelijke informatie, voldoende om de partnerorganisatie adequaat te kunnen vertegenwoordigen. ▪ Het mandaat, volmacht en/of machtiging om de partnerorganisatie te mogen vertegenwoordigen. ▪ De aanwezigheid ter zitting van medewerkers van vakafdelingen voor het beantwoorden van (de minder juridische, maar meer feitelijke en beleidsmatige) vragen. ▪ Afschrift van de uitspraken; door de partnerorganisatie gestuurd aan de Inhouse advocaat JZ die ter zitting aanwezig is geweest.

▪ Toegang aan JZ tot het zaakvolgsysteem van de gemeenten, om de relevante stukken te kunnen inlezen en volgen (aanleveren dossiers blijft verantwoordelijkheid gemeente) ▪ Indien advisering of procesvertegenwoordiging gewenst is van een extern kantoor dan kan JZ dit faciliteren. De gemeenten benaderen eerst JZ alvorens een externe te betrekken. In onderling overleg wordt bezien of JZ in de vraag kan voorzien of dat een externe wordt ingeschakeld. Geleverde output ▪ Het bewaken van termijnen, het opstellen van verweerschriften in overleg met de partnerorganisaties, de vertegenwoordiging ter zitting, de advisering omtrent besluitvorming na uitspraak. ▪ Civielrechtelijk juridisch advies ▪ Voeren van onderhandelingen Servicenormen ▪ Servicepunt71 acteert met betrekking tot procesvertegenwoordiging binnen de wettelijke termijnen. ▪ Servicepunt71 communiceert binnen vijf werkdagen welke inhouse advocaat de procesvertegenwoordiging gaat oppakken. Wat valt buiten de scope? ▪ Administratieve taken in procesvertegenwoordiging worden door de gemeenten zelf gedaan. ▪ Budgetten voor inhuur van externe juridische inhuur zijn bij de gemeenten gebleven. Relevante wetgeving/beleidskaders ▪ Relevante (inter) nationale en lokale wet- en regelgeving. Overig

Module bedrijfsvoering transitieperiode 2021 - 39 -

5.05 Procesvertegenwoordiging Vakteam Juridische Zaken Productsoort Individueel Omschrijving van het product ▪ Vertegenwoordiging van de partnerorganisatie bij behandeling van bezwaarschriften. ▪ Vertegenwoordiging van de partnerorganisatie in andere procedures van publiekrechtelijke aard. ▪ Vertegenwoordiging van de partnerorganisatie in privaatrechtelijke procedures, of anderszins. ▪ Inhuur advocaat loopt via SE Juridische Zaken Benodigde input ▪ Een dossier / mondelinge of schriftelijke informatie, voldoende om de partnerorganisatie adequaat te kunnen vertegenwoordigen. ▪ Het mandaat, volmacht en/of machtiging om de partnerorganisatie te mogen vertegenwoordigen. ▪ De aanwezigheid ter zitting van medewerkers van vakafdelingen voor het beantwoorden van (de minder juridische, maar meer feitelijke en beleidsmatige) vragen. ▪ Afschrift van de uitspraken; door de partnerorganisatie gestuurd aan de medewerker van SE JZ die ter zitting aanwezig is geweest.

▪ Toegang aan SE JZ tot het zaakvolgsysteem van de gemeenten, om de relevante stukken te kunnen inlezen en volgen (aanleveren dossiers blijft verantwoordelijkheid gemeente) Geleverde output ▪ Het bewaken van termijnen, het opstellen van verweerschriften in overleg met de partnerorganisaties, de vertegenwoordiging ter zitting, de advisering omtrent besluitvorming na uitspraak en eventuele begeleiding van externe specialistische juridische kennis. Servicenormen ▪ Servicepunt71 acteert met betrekking tot procesvertegenwoordiging binnen de wettelijke termijnen. ▪ Servicepunt71 communiceert binnen vijf werkdagen welke adviseur de procesvertegenwoordiging gaat ondersteunen. Wat valt buiten de scope? ▪ Administratieve taken in procesvertegenwoordiging worden door de gemeenten zelf gedaan. ▪ Budgetten voor inhuur van externe juridische inhuur zijn bij de gemeenten gebleven. Relevante wetgeving/beleidskaders ▪ Relevante (inter) nationale en lokale wet- en regelgeving. Overig

Module bedrijfsvoering transitieperiode 2021 - 40 -

5.06 Klachtencoördinatie Vakteam Juridische Zaken Productsoort Individueel Omschrijving van het product ▪ Coördinatie klachtenproces. ▪ Contact onderhouden met de Nationale Ombudsman. Benodigde input ▪ De partnerorganisatie levert een kopie van de klacht (inclusief envelop) en het dossier binnen 5 werkdagen aan bij Servicepunt71. ▪ De betrokken partnerorganisatie draagt zorg voor de ontvangstbevestiging. De partnerorganisatie levert uitkomsten klachtenprocedures t.b.v. jaarverslag. ▪ Een schriftelijke adequate reactie op de klacht en deze versturen naar de klachtencoördinatoren Oegstgeest. Geleverde output ▪ De procesbewaking t.b.v. een tijdige en correcte klachtafhandeling. ▪ Een toets op de inhoudelijke reactie of deze aansluit bij de bejegeningsklacht (mede in relatie tot het te toetsen juridisch kader). ▪ Organiseren van een hoorzitting samen met klachtbehandelaar en verslaglegging gesprek (indien aan de orde). ▪ Ondersteunen bij opstellen oordeel bestuursorgaan n.a.v. de klacht (indien aan de orde). ▪ Een jaarverslag met conclusies en aanbevelingen: tbv alle gemeenten. Servicenormen ▪ Servicepunt71 coördineert de klachtenbehandeling zodat deze binnen de wettelijke termijn wordt afgedaan. Wat valt buiten de scope? ▪ Het besluiten op de klacht en het toezenden van de besluiten aan de klager. ▪ De betrokken partnerorganisatie draagt zorg voor de ontvangstbevestiging.

▪ Het betreft alleen bejegeningsklachten en geen andersoortige klachten. Relevante wetgeving/beleidskaders ▪ Algemene wet Bestuursrecht. ▪ Klachtenreglement. Overig

Module bedrijfsvoering transitieperiode 2021 - 41 -

5.07 Mediation Vakteam Juridische Zaken Productsoort Individueel Omschrijving van het product Bemiddelen met behulp van een mediator tussen een partnerorganisatie en een derde om een oplossing te zoeken en te vinden voor een (juridisch) geschil. Benodigde input Budget partnerorganisatie Geleverde output Een goede begeleiding om te komen tot inzet van een mediator, die past bij de adviesvraag. Servicenormen nader te bepalen Wat valt buiten de scope? ▪ Namens de partnerorganisatie zelf deelnemen in een mediationtraject. ▪ Elke schijn van niet-objectiviteit moet voorkomen worden. Relevante wetgeving/beleidskaders Algemene beginselen van behoorlijk bestuur. Overig

Module bedrijfsvoering transitieperiode 2021 - 42 -

5.08 Verzekeringen Vakteam Juridische Zaken Productsoort Individueel Omschrijving van het product 1. Het signaleren van relevante ontwikkelingen in (nieuwe) wet- en regelgeving. 2. Beheer aansprakelijkstellingen: de registratie van schade claims van derden (van met name de WA verzekeringen), registratie en actief monitoren van schadeclaims jegens derden (regres) in één systeem (VNGVis). Functioneel beheer VNG-Vis. Actief onderhouden van rappelsysteem 3. Beheer verzekeringsportefeuille: het registreren en muteren van de verzekeringen, evenals het doorzenden van claims (aan de makelaar of verzekeraar). Actief monitoren van verzekeringen, mutaties en claims. Rappelsysteem onderhouden. Informatie bij partnerorganisaties ophalen. 4. Advisering bij aansprakelijkstelling: de afhandeling van schade claims van derden (van met name de WAverzekeringen) en afhandeling van schadeclaims jegens derden (namens gemeente het verhalen van schade op de veroorzaker(s) Hierbij wordt de informele aanpak vanuit uitgangspunten Passend Contact met de Overheidtoegepast. 5. Advisering bij aanbesteding van verzekeringen voor de partnerorganisaties. Programma van eisen opstellen, aanbesteding leiden en afstemmen met de partnerorganisaties. (Pro-)Actief, zakelijk en professioneel contact met de marktpartijen onderhouden namens de partnerorganisaties. 6.

Advisering bij risicobeheersing en verzekeringen: het doorgeleiden van de advisering van de tussenpersoon of direct writer aan de desbetreffende vakafdelingen. Benodigde input 2 Het tijdig doorsturen van binnengekomen aansprakelijkstellingen en schademeldingen. 3. Het zo spoedig mogelijk doorgeven van mutaties in de verzekeringsportefeuille aan Servicepunt71. 4/6 Een tijdige aanlevering van een dossier met juridisch relevante informatie die voldoet om een goed en afgewogen advies te geven. 4/6 Zo nodig, mondelinge (aanvullende) informatie die voldoet om een goed en afgewogen advies te geven. 6. Advisering over nut en noodzaak verzekeringen en voorstellen voor verbeterde polisvoorwaarden. Advisering over te nemen risicopreventiemaatregelen. Geleverde output 2 Een complete en actuele digitale registratie van claims en schademeldingen. 4. Een complete en actuele digitale registratie van verzekeringen. Bij binnenkomst van een claim wordt dezelfde dag telefonisch contact met de claimant opgenomen. Bij geen gehoor wordt dit nogmaals een dag later geprobeerd. Indien nog steeds geen gehoor, dan schriftelijk bericht. Dus binnen twee werkdagen heeft SEJZ contact met de claimant opgenomen.Deze aanpak is gebaseerd op de PCMO-uitgangspunten. 5/7 Een schriftelijk of mondeling advies dat qua inhoud en tijdigheid en qua omvang/complexiteit aansluit op de adviesvraag. 6.

Optimaal resultaat uit aanbesteding. Niet alleen kosten (premie), maar ook kwalitatief (voorwaarden, DVO). Servicenormen ▪ Servicepunt71 geeft de budgethouder binnen twee maanden advies over een aansprakelijkstelling (m.u.v. wachttijd verzekeringsmaatschappij) ▪ Servicepunt71 communiceert binnen twee werkdagen welke adviseur de juridische vraag gaat beantwoorden ▪ Servicepunt71 levert juridisch advies binnen de afgesproken termijn Wat valt buiten de scope? 3. De feitelijke facturering vindt plaats via de budgethouder en de SE Financiën 3. Het technisch applicatiebeheer systeem ligt bij de SE ICT. Relevante wetgeving/beleidskaders ▪ Relevante lokale, nationale en Europese wet- en regelgeving. Overig

Module bedrijfsvoering transitieperiode 2021 - 43 -

6.01 Basisdienst Facilitaire Zaken Vakteam Facilitaire Zaken Productsoort Individueel1 Omschrijving van het product In de Basisdienst Facilitair zijn de voorwaardenscheppende activiteiten van de afdeling ondergebracht. Deze zijn: ▪ Ontwikkeling beleid en instrumenten: Signalering door management en staf van relevante collectieve ontwikkelingen op Facilitair gebied. Hierop beleid en instrumenten (door)ontwikkelen en hier proactief in adviseren. Verder informatie verstrekken over relevante Facilitaire ontwikkelingen en trends. Afstemmen met partnerorganisatie over gevolgen/kansen voor partnerorganisaties. Met partnerorganisaties samenhang bepalen en beleids- of ontwikkelopdrachten formuleren. Vervolgens uitwerken in beleidsthema’s, projecten of instrumenten. Benodigde input ▪ Facilitaire Zaken werkt in hoge mate vanuit de eigen expertise en proactieve werkwijze en vertaalt marktontwikkelingen en klantwensen naar nieuwe werkmethodieken/processen passend binnen de lange termijnvisie van de organisatie en rekening houdend met de bereikbaarheid en draagvlak van de partnerorganisaties. Geleverde output ▪ Uniform en integraal opgesteld Facilitair beleid: werkend, effectief en bijdragend aan de lange termijn doelstellingen van de organisatie. Signalering en terugkoppeling op het gebied van Facilitaire Zaken.

Servicenormen Wat valt buiten de scope? Genoemde instrumenten dienen voor een uniforme werkwijze en levering van diensten en producten voor de gezamenlijke partnerorganisaties. Afwijkende klantvragen worden opgepakt vanuit Facilitair advies en ondersteuning. Relevante wetgeving/beleidskaders HACCP, VSR, Voedselwarenwet, Arbowet en ontwikkelingen op de markt. Overig Voor het commerciële en juridische contractmanagement wordt nauw samengewerkt met de SE-Inkoop van Servicepunt71.

1

Betreft een individueel product, maar wordt net als alle andere basisdiensten opgenomen in het collectieve leveringscontract Module bedrijfsvoering transitieperiode 2021 - 44 -

6.02 Regie en coördinatie De omschrijving van deze dienstverlening moet nog wordt aangepast en toegeschreven op de afspraken voor gemeente Oegstgeest. Vakteam Facilitaire Zaken Productsoort Individueel Omschrijving van het product Facilitaire Zaken fungeert als intermediair tussen partnerorganisatie en leverancier, regisseert en coördineert de facilitaire contracten en onderhoudt de relatie met de leverancier. ▪ Locatiemanagement: het aansturen van alle uitvoerende werkzaamheden op de verschillende locaties. ▪ Klantmanagement: Het proces waarin een relatie met de partnerorganisatie (op verschillende niveaus, van directie tot eindgebruiker) wordt opgebouwd en onderhouden. ▪ Domeinmanagement: Focust zich op het inhoudelijk beleid en de verbinding van marktontwikkelingen met de eigen organisatie. ▪ Informatiemanagement en rapportages: De informatie uit diverse bronnen (FMIS, rapportages leveranciers, financiële informatie, etc.) wordt omgezet in gerichte, periodieke managementrapportages. Benodigde input De informatie vanuit de frontoffice, klant- en demandmanagement evenals vakteam Inkoop (commercieel en juridisch contractmanagement) wordt ingezet bij de aanbestedingen en tussentijds sturen op contractafspraken. ▪ Met de partnerorganisatie (contractmanager en lijnmanagement) vinden regulier gesprekken plaats, waarbij de partnerorganisatie o.a.

zijn behoeften en wensen kenbaar maakt. ▪ De behoeften en wensen van de partnerorganisatie dienen mede als input voor het domeinmanagement. ▪ De input bestaat uit de vastlegging van meldingen en reserveringen, financiële gegevens, contractuele verplichtingen etc. ▪ Aan de hand van de kwartaalrapportages vindt overleg plaats met het lijnmanagement van de deelnemende organisaties. Het overleg dient ook ter evaluatie van de diensten en producten die Facilitaire Zaken aanbiedt. Geleverde output ▪ Leveranciersmanagement: ▪ De informatie wordt vertaald naar contractafspraken, vakkundige inzet bij leveranciersbesprekingen (kwartaaloverleggen) en aanbestedingen. ▪ Contractafspraken worden verder uitgewerkt naar uitvoeringsprocessen binnen het locatiemanagement. De producten hebben betrekking op o.a. verhuizen en werkplekinrichting, locatieonderhoud, schoonmaak, vervoer, restauratieve voorzieningen, beveiliging, toegangsbeheer en BHV-coördinatie. ▪ Het locatiemanagement is verantwoordelijk voor een tijdige uitvoering van de werkzaamheden op de betreffende locatie en de communicatie hierover naar de partnerorganisatie. Het locatiemanagement is zichtbaar aanwezig. ▪ Inzicht in klantbehoefte draagt bij aan management van verwachtingen en aan dienstverlening op maat.

▪ Elementen ter vergroting van het onderscheidend vermogen, bv maatschappelijke verantwoordelijkheid en gastvrijheid, worden gerichter aan de dienstverlening toegevoegd. ▪ Periodiek betrouwbare managementrapportages. De benoemde informatie in de managementrapportages is afgestemd met de partnerorganisatie. ▪ Per kwartaal wordt gerapporteerd over de voortgang van de leveringscontracten en of de werkelijke afname nog in lijn is met het contract. Waar nodig worden de leveringscontracten gedurende het jaar bijgesteld als passend aanbod op de vraag van de partnerorganisatie. Servicenormen ▪ Servicepunt71 stuurt mede aan de hand van een door de externe leverancier aangeleverde kwartaalrapportage wordt op kwaliteit en uitnutting van de ontvangen diensten. De bevindingen worden in het vier keer per jaar gehouden budgetgesprek gedeeld.

▪ Servicepunt71 analyseert en adviseert bij komende expiratie van een facilitair contract over verlenging, bijsturing of beëindiging van het contract ▪ Servicepunt71 voert vier maal per jaar een budgetgesprek over uitnutting van de gemeentelijke facilitaire budgetten ▪ Servicepunt71 geeft minimaal twee maal per jaar een doorkijk van de gemeentelijke facilitaire budgetten voor de komende 3 jaar Wat valt buiten de scope? Leveranciersmanagement wordt op een uniforme wijze geleverd voor de gezamenlijke partnerorganisaties, het commercieel en juridisch contractmanagement wordt nauw samengewerkt met vakteam inkoop van Servicepunt71. Afwijkende klantvragen worden opgepakt vanuit Facilitair advies en ondersteuning. Relevante wetgeving/beleidskaders HACCP, VSR, Voedselwarenwet, Arbowet en ontwikkelingen op de markt. Overig Voor het commerciële en juridische contractmanagement wordt nauw samengewerkt met vakteam Inkoop van Servicepunt71. Module bedrijfsvoering transitieperiode 2021 - 45 -

6.03 Locatiedienst Vakteam Facilitaire Zaken Productsoort Individueel Omschrijving van het product In deze dienst zijn de locatie gebonden activiteiten en diensten ondergebracht en de Servicedesk facilitaire Zaken. De frontoffice van de vakteam Facilitaire Zaken. Benodigde input Meldingen op basis van servicerondes door locatiemedewerkers en klachten, wensen, informatie en storingen (kwis) en aanvragen voor reserveringen via de frontoffice. Geleverde output De locatie gebonden activiteiten en diensten hebben betrekking op o.a. de volgende producten; receptie/ontvangstbalie, uitgifte van toegangspassen en -beheer, bewegwijzering, locatieonderhoud, vervoer, vergaderservice, audiovisuele middelen, ondersteuning bij huwelijken, bij Raad en Bestuur en bij evenementen, ondersteuning bij werkplekinrichting en verhuizen. Servicenormen ▪ De Servicedesk Facilitaire Zaken is bereikbaar tijdens de reguliere gemeentelijke kantooruren en op afspraak buiten kantooruren.

Via servicedeskfacilitairezaken@servicepunt71.nl of 071-5165545 ▪ Servicepunt71 handelt veelal binnen één werkdag doch uiterlijk binnen vijf werkdagen over niet complexe facilitaire meldingen en reserveringen ▪ Servicepunt71 communiceert binnen vijf werkdagen de verwachte afhandeltermijn voor complexe facilitaire meldingen en reserveringen Wat valt buiten de scope? Alle producten en diensten die niet in de Componentengids (producten ABC) staan benoemd (zie VSP). Relevante wetgeving/beleidskaders HACCP, VSR, Voedselwarenwet, Arbowet en ontwikkelingen op de markt Overig

6.04 Hybride vergaderservice (Nieuwe dienst) Deze vorm van dienstverlening vraagt andere capaciteiten van het personeel dat normaal de vergaderservice levert. De dienst moet eigen afspraken en omschrijving krijgen.

Module bedrijfsvoering transitieperiode 2021 - 46 -