Bijlage 4. Module dienstverlening bij RV d.d. 18 januari 2022 Toestemming centrumregeling Bedrijfsvoering Leidse regio Z-21-148659 Oegstgeest

Module bedrijfsvoering transitieperiode Gemeente Oegstgeest

Inhoudsopgave Inleiding ................................................................................................................................................................... 4 0.01 Crisis en calamiteitenondersteuning ................................................................................................................ 5 1.00 Informatievoorziening ...................................................................................................................................... 6 1.01 Basisdienst ICT ............................................................................................................................................... 6 1.02 Kantoor71-account .......................................................................................................................................... 7 1.03 Kantoor71-device ............................................................................................................................................ 8 1.04 Tele- en datacommunicatie ............................................................................................................................. 9 1.05 Unmanaged mobile devices ..........................................................................................................................

10 1.06 Applicatie-, database- en webhosting ............................................................................................................ 11 1.07 Leveren additionele werkplek software .......................................................................................................... 12 1.08 Aanvullende opslagruimte ............................................................................................................................. 13 1.09 ICT advies en -ondersteuning........................................................................................................................ 14 1.10 Netwerk ICT................................................................................................................................................... 15 1.11 Basisdienst Informatiebeleid & -strategie....................................................................................................... 16 1.12 Informatiebeveiliging en Privacy .................................................................................................................... 16 1.13 Projectmanagement ......................................................................................................................................

16 1.15 Procesarchitectuuradvies .............................................................................................................................. 16 1.16 Applicaties en datadiensten ........................................................................................................................... 17 1.17 Informatiebeheer en archivering .................................................................................................................... 18 2.01 Basisdienst Inkoop en Contractmanagement ................................................................................................ 20 2.02 Purchase2Pay component Inkoop en Contractmanagement......................................................................... 21 2.03 Contractmanagement .................................................................................................................................... 22 2.04 Inkoopadvies en begeleiding inkooptrajecten ................................................................................................ 23 3.01 Basisdienst Financiën .................................................................................................................................... 24 3.02 P&C-producten ..............................................................................................................................................

25 3.03 Financiële administratie ................................................................................................................................. 26 3.04 AO/IB ............................................................................................................................................................. 27 3.05 Financieel advies ........................................................................................................................................... 29 3.06 Fiscaal Advies (Nieuwe dienst) ...................................................................................................................... 30 4.01 Basisdienst HRM ........................................................................................................................................... 31 4.02 Personeels- en salarisadministratie ............................................................................................................... 32 4.03 In-, door- en uitstroom ................................................................................................................................... 33 4.04 HRM advies en ondersteuning ......................................................................................................................

35 5.01 Basisdienst Juridische Zaken ........................................................................................................................ 36 5.02 Voeren bezwarensecretariaat ........................................................................................................................ 37 5.03 Juridisch advies en -ondersteuning ............................................................................................................... 38 5.04 Inhouse advocaat civielrecht (Nieuwe dienst)................................................................................................ 39 5.05 Procesvertegenwoordiging ............................................................................................................................ 40 5.06 Klachtencoördinatie ....................................................................................................................................... 41 Module bedrijfsvoering transitieperiode 2021 -2-

5.07 Mediation ....................................................................................................................................................... 42 5.08 Verzekeringen ............................................................................................................................................... 43 6.01 Basisdienst Facilitaire Zaken ......................................................................................................................... 44 6.02

Regie en coördinatie................................................................................................................................. 45

6.03 Locatiedienst ................................................................................................................................................. 46 6.04 Hybride vergaderservice (Nieuwe dienst) ...................................................................................................... 46

Module bedrijfsvoering transitieperiode 2021 -3-

Inleiding In de huidige situatie worden de diensten vanuit Servicepunt71 geleverd op basis van de producten en diensten uit de Module bedrijfsvoering transitieperiode (voorheen PDC Servicepunt71). In voorliggende Module wordt voor elke dienst een beschrijving van de bijbehorende activiteiten gegeven. De basis is dit document is de PDC die is vastgesteld in 2019 en is aangevuld met de volgende punten: -

-

-

-

De diensten en producten zijn tekstueel geactualiseerd (denk bijvoorbeeld aan de verwijzing naar functionarissen en organisatieonderdelen die inmiddels zijn gewijzigd). Deze wijzigingen hebben geen invloed op de te leveren dienstverlening. Binnen verschillende teams is de dienstverlening de afgelopen jaren uitgebreid t.o.v. het aanbod in de PDC (inhouse advocaat, faciliteiten hybride vergaderen, etc.). Deze diensten worden toegevoegd aan de PDC qua benaming van de dienst; verdere uitwerking wordt op een later moment uitgevoerd. Afspraken over ontwikkelingen in de dienstverlening die zijn gemaakt en in de toekomst leiden tot andere producten of dienstverlening worden in kaart gebracht en toegevoegd, zoals de business case mobiele telefonie. De dienstverlening op het gebied van informatievoorziening: ICT, informatiemanagement, projecten informatievoorziening, applicatiediensten, datadiensten en informatiebeheer en archiefdiensten wordt op dit moment nog herzien en ontwikkeld. De huidige dienstverlening wordt uitgevoerd op basis van de ICT producenten uit de PDC 2019 en de organisatieplannen van de transitie VRIS. De betreffende paragrafen zijn gebruikt ter beschrijving van de te leveren diensten. In de tussentijd wordt gewerkt aan de herziening van de producten en diensten, dit wordt in 2022 opgeleverd. Dit document wordt op dat moment geactualiseerd.

Module bedrijfsvoering transitieperiode 2021 -4-

0.01 Crisis en calamiteitenondersteuning Vakteam

Algemeen (coördinatie door Facilitaire Productsoort Collectief Zaken) Omschrijving van het product Crisis- en calamiteitenondersteuning is een overkoepelend product dat door de teams ICT, Facilitaire Zaken en Juridische Zaken geleverd wordt. Tijdens calamiteiten en crises wordt ondersteuning geleverd op het gebied van Facilitaire Zaken (bodes), ICT en Juridische advisering aan de gemeentelijke crisisorganisatie(s). Zowel binnen als buiten werktijden, 24 uur per dag, 7 dagen per week en voor een aaneengesloten tijdsduur van minimaal 72 uur (vervanging). De beschikbaarheid van ICT en Facilitaire Zaken is geborgd middels een drietal piketdiensten: ▪ Piket Teammanager ▪ Piket ICT ▪ Piket Bodes Alle aangeboden piketdiensten bestaan uit ± 6 functionarissen die volgens rooster piket draaien. Vakteam Juridische Zaken levert “zacht piket”. Benodigde input Om aangesloten te blijven bij de ontwikkelingen op het gebied van de rampenorganisatie is het noodzakelijk dat de functionarissen, die de rol Piket Teammanager bemensen, periodiek overleg hebben met de Medewerker Openbare Veiligheid dan wel de Veiligheidsstaf. Om te voorkomen dat iedere gemeente dit apart organiseert is het vanuit Servicepunt71 gewenst dat dit tweemaal per jaar centraal georganiseerd wordt, dus voor vier gemeenten tegelijk. Ditzelfde geldt voor het trainen en opleiden van de ICT-ers en bodes.

Ook hiervoor is vastgesteld dat de gemeenten dit centraal, eventueel door de Medewerker Openbare Veiligheid, organiseren. In geval van een crisis/calamiteit wordt de Piket Teammanager gealarmeerd, die zorgt dat de Piket ICT, Piket Bodes en de beveiliging worden geïnformeerd. Hierna treedt de procedure in werking. Geleverde output ▪ Piket Teammanager: is verantwoordelijk voor de inzet piketdienst ICT en bodes. Is tevens verantwoordelijk voor inzet van de beveiliging (openen gebouw en controle aan de deur). Stuurt tijdens de calamiteit de ICT-ers en bodes aan en vervult een coördinerende rol. ▪ Piket ICT: verantwoordelijk voor een goede werking van alle Servicepunt71 ICT-faciliteiten en ondersteunt de bodes bij het inrichten van de crisisruimte (ICT-middelen). ▪ Piket Bodes: verantwoordelijk voor het inrichten van de crisisruimten, verzorgt de catering en biedt algemene ondersteuning. Vakteam Juridische Zaken levert de specifieke en noodzakelijke kennis en ervaring m.b.t. noodbevoegdheden en stelt -indien nodig- noodverordeningen en –bevelen op Servicenormen ▪ Servicepunt71 is 24/7 beschikbaar middels de piket telefoon ▪ Servicepunt71 is binnen 60 minuten na melding op de piket telefoon op locatie aanwezig Wat valt buiten de scope? De gemeente is verantwoordelijk voor de eerstelijns bevolkingszorg ten tijde van een calamiteit of ramp.

Zij zet haar deelprocessen binnen de crisisbeheersing in om een ramp of crisis te bestrijden om weer zo snel mogelijk terug te keren naar een veilige en stabiele situatie. Vanuit Servicepunt71 worden alleen piketfuncties geleverd voor de Piket Teammanager, ICT en Bodes. De levering van ICT Apparatuur valt buiten deze dienst. Relevante wetgeving/beleidskaders In het Regionaal Crisisplan staan het doel, de organisatie en functies gedetailleerd beschreven. Overig

Module bedrijfsvoering transitieperiode 2021 -5-

1.00 Informatievoorziening

1.01 Basisdienst ICT Vakteam ICT Productsoort Collectief Omschrijving van het product In de basisdienst zijn de algemene uren en materiële kosten opgenomen. Dit betreft o.a. het management en de servicemanagers. Het netwerk is vanaf 2017 opgenomen onder het product 1.10 Netwerk ICT. Benodigde input n.v.t. Geleverde output Aansturing van de vakteam en servicemanagement. Servicenormen ▪ De Servicedesk ICT is bereikbaar via servicedeskict@servicepunt71.nl of 071-5167700 op maandag t/m vrijdag 7:30 uur – 17:30 uur), behalve op feestdagen Wat valt buiten de scope? Relevante wetgeving/beleidskaders Overig

Module bedrijfsvoering transitieperiode 2021 -6-

1.02 Kantoor71-account Vakteam ICT Productsoort Collectief Omschrijving van het product De onderstaande deelproducten kunnen gecombineerd gebruikt worden. 1. Kantoor71 Account (standaard): persoonsgebonden account nodig om gebruik te kunnen maken van alle overeengekomen SP71 ICT diensten. Inclusief persoonlijke netwerk schijfruimte (1 Gb), persoonlijke mailbox (1Gb), toegang tot alle software waarvoor de gebruiker geautoriseerd is, toegang tot Microsoft Office standaard (Word, Excel, PowerPoint), Acrobat Reader, Outlook, internet en printfaciliteiten. 2. Leveranciersaccount: account voor ondersteuning door applicatieleverancier die alleen maar open gezet wordt t.b.v. onderhoudswerkzaamheden in opdracht van de applicatiebeheerder. 3. Functioneel account: niet persoonsgebonden account voor groepen medewerkers met beperkte functionaliteit en maximale toegang tot 3 applicaties, zonder gebruik van Outlook en mogelijkheid tot externe toegang. 4. Mailbox: zakelijke of functionele mailbox voor groepen medewerkers. Kan gecombineerd worden met een functioneel account. 5. Externe toegang: persoonsgebonden autorisatie voor toegang buiten gemeentelijke locaties, alleen beschikbaar voor Kantoor71 account, Leveranciersaccount en Office 365 account 6. Office 365 account.

Dit product is gelijk aan Kantoor71 Account (1) met als extra de toegang tot Microsoft 365 met onder andere de laatste versie van MS Office, Skype for Business en Onedrive. 7. Politiek Ambtsdragers account. Dit account geeft alleen toegang tot de mail en agenda functionaliteit en is enkel bestemd voor raadsleden en fractie medewerkers. Elke account maakt gebruik van Kantoor71 met uitzondering van het Politiek Ambtsdragers account. Benodigde input Aanvraag via VSP formulier met daarin: 1 en 6 Persoonsgegevens vanuit Beaufort, overzicht benodigde applicaties voor uitvoeren werkzaamheden. 2. De naam van de leverancier en de periode waarin toegang gegeven moet worden 3. Expliciet aangegeven voor welke doeleinden en toepassingen het account benodigd is, met een maximum van 3 applicaties 4. Naam van de mailbox; personen die de mailbox beheren 5. Een bestaande Kantoor71 account of bestaande Office 365 account 7. Persoonsgegevens. Dit account is alleen aan te vragen via de Griffie van de betreffende gemeente. Geleverde output 1 en 6 Inlognaam en Wachtwoord en toegang tot alle overeengekomen ICT omgevingen waarvoor men geautoriseerd is en bij Office365 account ook toegang tot Office365 en de daarbij behorende Cloud toepassingen. 2. Inlognaam en Wachtwoord en toegang 3. Inlognaam en Wachtwoord en toegang tot de specifieke toepassing na goedkeuring security officer 4. Mailbox 5.

Software token met persoonlijke toegangscode 7. Inlognaam en wachtwoord voor toegang tot Webmail van Servicepunt71 Servicenormen ▪ Servicepunt71 levert binnen drie werkdagen een Kantoor71-account, leveranciers account, functioneel account, mailbox. Voor externe toegang is de norm vijf werkdagen. Wat valt buiten de scope? 1 en 6 Autoriseren binnen de vak applicaties. Deze moet aangevraagd worden bij functioneel beheerder van de applicatie. 2. Autoriseren binnen de vak applicatie. 3. Autoriseren binnen de vak applicatie Toegang tot alle overige ICT middelen die niet behoren tot de specifieke toepassing en outlook 4. Toegang tot andere applicaties 5. Ondersteuning en levering externe hardware 7. Toegang tot Kantoor71 Relevante wetgeving/beleidskaders Securitybeleid ICT Overig

Module bedrijfsvoering transitieperiode 2021 -7-

1.03 Kantoor71-device Vakteam ICT Productsoort Collectief Omschrijving van het product Het leveren van de benodigde hardware t.b.v. Kantoor71. De producten 1 tot en met 4 en 7 worden geleverd met een 24” monitor en een vast telefoontoestel. 1. Standaard werkplek (Thin Client) 2. Small werkplek (Fat Client) Bijvoorbeeld Baliewerkplekken. 3. Medium werkplek (Fat Client) t.b.v. zware applicaties zoals Autocad 4. High end werkplek (Fat Client) t.b.v. zwaardere applicaties zoals GEO werkzaamheden 5. Werkplek “SP71 Openbaar” is een maximaal beveiligde desktop met als standaard basis functionaliteit internet,”, ook wel genoemd “Internet only werkplek”. 6. Surface Pro inclusief Type Cover 7. Docking station De volgende hardware producten worden apart via meerwerk in rekening gebracht: • Extra monitoren (standaard 24”) • Mobiele werkplek (Ultrabook) • Levering van niet standaard randapparatuur • Beveiligde USB stick • Surface Pen • Hoes voor de Surface Benodigde input Aanvraag via VSP. Op basis van applicatieprofiel of aan te sluiten randapparatuur wordt bepaald of een standaard werkplek of een specifieke werkplek geleverd moet worden. (Thin Client of Fat Client) Overige ICT middelen op aanvraag van bestelgerechtigde. Geleverde output Werkende ICT werkplek volgens de actuele standaarden van vakteam ICT Servicenormen ▪ Servicepunt71 levert binnen vijf werkdagen een standaard werkplek.

▪ Servicepunt71 bepaalt in overleg met de partner een opleverdatum voor overige hardware, de opleverdatum is mede afhankelijk van de levertijden van externe leveranciers. Wat valt buiten de scope? Alle standaard hardware die niet standaard met Kantoor71 wordt meegeleverd. Deze worden op basis van een meerwerkfactuur gefactureerd op basis van kostprijs plus een administratie- en beheeropslag van 10%. Met uitzondering van de Ultrabooks. Hier geldt een maandtarief voor. Relevante wetgeving/beleidskaders Security beleid ICT Overig

Module bedrijfsvoering transitieperiode 2021 -8-

1.04 Tele- en datacommunicatie Vakteam ICT Productsoort Collectief Omschrijving van het product De uitgave van mobiele telefonie en data abonnementen. Gesprekskosten van mobiele telefonie worden één op één doorbelast. Vaste telefonie-abonnementen behoren standaard bij een Kantoor71 account en worden daarin verrekend. Benodigde input Aanvraag via VSP aanvraagformulier geautoriseerd door bestelgerechtigde. Geleverde output Actieve simkaarten mobiele telefonie en toegang tot mobiel datanetwerk. Maandelijkse factuur over gespreks-/data kosten. Servicenormen ▪ Servicepunt71 levert binnen vijf werkdagen Tele- en datacommunicatie Wat valt buiten de scope? Telefoontoestellen Relevante wetgeving/beleidskaders Security beleid ICT; Leverancierscontracten Oegstgeest. Overig

Module bedrijfsvoering transitieperiode 2021 -9-

1.05 Unmanaged mobile devices Vakteam ICT Productsoort Collectief Omschrijving van het product 1. Tablet met 4G mogelijkheid. Toegang tot Kantoor71 alleen mogelijk via een apart aan te vragen thuiswerktoken 2. Tablet zonder 4G mogelijkheid. Toegang tot Kantoor71 alleen mogelijk via een apart aan te vragen thuiswerktoken 3. Mobiele telefoon(standaard) 4. Smartphone Benodigde input Aanvraag via VSP aanvraagformulier geautoriseerd door bestelgerechtigde Geleverde output 1. Tablet inclusief los toetsenbord 2. Tablet inclusief los toetsenbord 3. Mobiele telefoon(standaard) 4. Smartphone met het besturingssysteem Android Bij aflevering ondersteuning en inrichting voor email, agenda en contacten door ICT. Servicepunt71 kan indien nodig het apparaat terugzetten naar de fabrieksinstellingen. Servicenormen ▪ Servicepunt71 levert unmanaged mobile devices binnen tien werkdagen mits voorradig Wat valt buiten de scope? ▪ Servicepunt71 levert geen support op deze devices of op zelf aangeschafte toestellen. ▪ Voor de bediening van het product wordt verwezen naar de meegeleverde handleidingen. ▪ Servicepunt71 is niet verantwoordelijk voor het correct functioneren van door gebruikers zelf geïnstalleerde applicaties of zelf aangeschafte toestellen. ▪ Vervanging bij verlies, diefstal of reparatie ▪ De kosten van het gebruik (tikken) dat buiten het standaard abonnement valt.

Relevante wetgeving/beleidskaders Security beleid ICT Overig

Module bedrijfsvoering transitieperiode 2021 - 10 -

1.06 Applicatie-, database- en webhosting Vakteam ICT Productsoort Collectief Omschrijving van het product Beschikbaar stellen en technisch ondersteunen van applicatie-, database- en web-omgevingen tbv bijvoorbeeld ▪ Oracle c.q. SQL databases ▪ vak applicaties ▪ websites en webapplicaties Bij elke nieuwe applicatie/toepassing, goedgekeurd door een informatie manager van de betreffende partnerorganisatie, maakt ICT een impactanalyse en op basis hiervan kan eventueel een meerwerkcontract geoffreerd worden. Benodigde input Een volledig wijzigingsaanvraag/projectaanvraag wordt door de aanvrager aangeboden aan de vakteam ICT. ICT bepaalt via een impactanalyse of de aanvraag als project of als wijziging wordt behandeld. Grote projecten kennen een initiële accordering ter opstelling van een projectplan en een definitieve accordering t.b.v. uitvoering. De partnerorganisatie zorgt ervoor dat ICT altijd een up-to-date overzicht van de functionele beheerders per applicatie en/of omgeving heeft. Geleverde output Impact analyse, bepaling noodzaak O-T-A-P-omgevingen en offerte voor akkoord. Na akkoord Beschikbaarstelling, Beheer en Technische ondersteuning van een applicatie-/database-/serverbeheeromgeving.

Bijgewerkte applicatie Servicenormen ▪ Servicepunt71 bepaalt in overleg met de partnerorganisatie een doorlooptijd voor applicatie-, database- en webhosting Wat valt buiten de scope? ▪ de aanschaf van software licenties van de bedrijfsapplicaties. ▪ licentiebeheer en onderhoud van de applicatie software; ▪ functioneel en technisch inhoudelijk beheer van de bedrijfsapplicaties; ▪ Het ontwikkelen en functioneel beheren van speciale interface software. Relevante wetgeving/beleidskaders Overig

Module bedrijfsvoering transitieperiode 2021 - 11 -

1.07 Leveren additionele werkplek software Vakteam ICT Productsoort Collectief Omschrijving van het product Het leveren van veel gebruikte werkplek software zoals: Microsoft Visio, Microsoft Project Management, Adobe Acrobat Standaard, Adobe Photoshop en Adobe Creative Suite en Lync Standaard (test)versie. Benodigde input VSP aanvraagformulier geautoriseerd door bestelgerechtigde. Geleverde output Via het dashboard van Kantoor71t oegang tot de aangevraagde additionele software. Servicenormen ▪ Servicepunt71 levert na akkoord offerte binnen vijf werkdagen additionele werkplek software Wat valt buiten de scope? Het leveren van software wat niet voldoet aan de architectuur eisen en niet voldoet aan de standaard. Het verlenen van functionele ondersteuning door ICT. Relevante wetgeving/beleidskaders Security beleid ICT Overig

Module bedrijfsvoering transitieperiode 2021 - 12 -

1.08 Aanvullende opslagruimte Vakteam ICT Productsoort Omschrijving van het product Beschikbaar stellen, beheren en technisch ondersteunen van opslagruimte. Benodigde input Geleverde output Servicenormen Wat valt buiten de scope? Relevante wetgeving/beleidskaders Overig Dit product is niet nader uitgewerkt, de kosten zijn opgenomen in Netwerk ICT.

Module bedrijfsvoering transitieperiode 2021 - 13 -

Collectief

1.09 ICT advies en -ondersteuning Vakteam ICT Productsoort Individueel Omschrijving van het product In deze dienst zijn de adviserende en project gerelateerde activiteiten van ICT ondergebracht. Deze activiteiten zijn voornamelijk collectief en worden ingezet voor adviesdiensten en regionale en interne ICT projecten Indien er uren resteren na planning en uitvoering van deze regionale en interne ICT projecten kunnen deze op basis van de standaard verdeelsleutel verdeeld worden tussen de gemeentes. Architectuur en informatiebeveiliging advies zijn niet vrijblijvend en moeten worden afgenomen bij Servicepunt71. Voor (Technische) projectleiding waarbinnen de projectwerkzaamheden worden gecoördineerd geldt hetzelfde. Benodigde input Aanvraag via VSP formulier Geleverde output ▪ Inzet van Projectleider; ▪ Inzet van Projectmedewerker; ▪ Adviesdiensten Informatiebeveiliging ▪ Adviesdiensten technische en informatiearchitectuur Servicenormen ▪ Servicepunt71 bepaalt in overleg met de partnerorganisatie een doorlooptijd voor ICT advies en –ondersteuning ▪ Servicepunt71 levert ICT advies binnen de afgesproken termijn Wat valt buiten de scope? Relevante wetgeving/beleidskaders Overig

Module bedrijfsvoering transitieperiode 2021 - 14 -

1.10 Netwerk ICT Vakteam ICT Productsoort Collectief Omschrijving van het product Een aantal producten zijn noodzakelijk om ICT dienstverlening te kunnen bieden. Het belangrijkste onderdeel hierin betreft het netwerk. Overige onderdelen zijn: • Telefooncentrales • Beheer Telefooncentrales • Standaardabonnement Gemnet • Dataopslag Het volgende product wordt apart via meerwerk in rekening gebracht: • Beveiligde verbinding van een externe locatie naar het netwerk van Servicepunt71 (VPN tunnel). Benodigde input n.v.t. Geleverde output Basislaag ICT Servicenormen ▪ De Servicedesk ICT is bereikbaar via servicedeskict@servicepunt71.nl of 071-5167700 op maandag t/m vrijdag 7:30 uur – 17:30 uur), behalve op feestdagen ▪ De Servicedesk ICT hanteert een prioriteitsstelling voor gemelde incidenten. (Voor specificatie zie onderdeel overig) Wat valt buiten de scope? Netwerk op locaties die niet verbonden zijn met het glasvezelnetwerk van SLIB Het aanleggen, aanpassen en vernieuwen van de inpandige bekabeling (b.v. netwerk en stroom). Relevante wetgeving/beleidskaders Overig Specificatie van prioritering en streeftijden van afhandeling van incidenten Prioriteit

Streeftijd 1 uur (95%)

P1 6 uur (100%) 4 uur (95%) P2

1 werkdag (100%)

P3

2 werkdagen (95%) 3 werkdagen (100%)

P4

10 werkdagen (100%)

Prioriteitsbepaling ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Kantoor71 is in zijn geheel niet beschikbaar Een bedrijfskritische applicatie is niet beschikbaar ICT middelen bij publieksbalies zijn niet beschikbaar Pin automaten Telefonie omgeving is niet beschikbaar FollowMe printomgeving is niet beschikbaar

▪ ▪

Indien een bedrijfskritische applicatie beperkt beschikbaar is en het bedrijfsproces niet in gevaar is Indien een specifieke applicatie niet beschikbaar is en meer dan vijf mensen hier last van hebben

▪

Alle overige Incidenten

▪

Alleen voor Serviceverzoeken (ondersteuning, levering informatie, advies)

Module bedrijfsvoering transitieperiode 2021 - 15 -

1.11 Basisdienst Informatiebeleid & -strategie In deze dienst zijn de adviserende activiteiten van informatiemanagement ondergebracht. Deze activiteiten zijn voornamelijk collectief en worden ingezet voor regionale en lokale adviesdiensten. Dit zijn: • • • •

Strategisch Informatiemanagement Domein-informatiemanagement Enterprise –, business- en procesarchitectuur Advies Informatievoorziening

1.12 Informatiebeveiliging en Privacy In deze dienst worden alle activiteiten ondergebracht, die zorgdragen voor een veilige informatievoorziening, die voldoet aan de wet- en regelgeving: • • • • • • •

Informatiebeveiligingsadvies (ENSIA-controles, controles Waardedocumenten en BRP, naleving clean-desk-policyetc.) Privacy-advies (bijv. rond inrichting AVG, inventarisatie en aanvullen bestaande contracten met verwerkersovereenkomsten, het onderhouden van het verwerkingenregister en afhandelen van opvragingen) Toezicht op het naleven van vereisten op het gebied van Informatiebeveiliging (wettelijke CISO taak)

1.13 Projectmanagement Het begeleiden van projecten op het gebied van ICT-oriëntaties, - aanbestedingen en/of implementaties. Beoordeling vindt plaats via de Project Portfolio Board die toetst op ‘de juiste dingen doen’ (aan de hand van door de business bepaalde speerpunten en op validiteit en positief resultaat van business cases). Deze dienst wordt aangevraagd per project door één of meer • • • • • •

opdrachtgevers (organisaties) en bevat: Projectmanagement Projectmanagement ondersteuning Projectarchitectuur Privacy-advies voor Privacy by Design en Privacy by Default Project Portfolio Management

1.15 Procesarchitectuuradvies • •

Advies van procesarchitect over aansluiting businessproces op overige processen, procedures en informatiesystemen.

Module bedrijfsvoering transitieperiode 2021 - 16 -

1.16 Applicaties en datadiensten Product of dienst

Voorlopige Kostenverdeling per 11-2020

Functioneel beheer

Beschikbare middelen

Stuksprijs – kosten per applicatie inzichtelijk

Beheren van koppelingen

Beschikbare middelen19

Stuksprijs

Inwinning basisregistratie

Beschikbare middelen

Verdeelsleutel voor basis + meerwerkfacturen20

Gegevensbeheer basisregistraties

Beschikbare middelen

Verdeelsleutel voor de basis + meerwerkfacturen

Geo-diensten

Beschikbare middelen

Verdeelsleutel voor basis + meerwerkfacturen

Beheer voorzieningen t.b.v. data

Beschikbare middelen

Verdeelsleutel voor basis + meerwerkfacturen

Bijhouden monitoren

Beschikbare middelen

Stuksprijs

Data-analyse beheer

Beschikbare middelen

Stuksprijs

Bijdrage van functioneel beheer in projecten

Onderdeel van projectbegroting, op basis van uren

Onderdeel van projectbegroting, op basis van uren

Ontwikkelen van koppelingen

Onderdeel van projectbegroting, op basis van uren/ beschikbare middelen21

Onderdeel van projectbegroting, op basis van uren

Ontwikkelen van nieuwe data-analyses, scripts, rapportages etc.

Beschikbare middelen

Onderdeel van projectbegroting, op basis van uren

Basisdienst leveranciersmanagement

Beschikbare middelen

Verdeelsleutel

Basisdienst strategisch datamanagement

Beschikbare middelen

Verdeelsleutel

Niveau

Voorgenomen kostenverdeling

Verrichten

BGT BAG GBI WKPB

Inrichten

Richten

Module bedrijfsvoering transitieperiode 2021 - 17 -

1.17 Informatiebeheer en archivering Verrichten Onder verrichten scharen we alle activiteiten die de bestaande informatievoorzieningen in stand houden en/of uitvoerend van aard zijn. Deze worden uitgevoerd volgens de geldende werkafspraken en procedures. Het gaat voor Groep 3 om de volgende activiteiten: 1. 2. 3.

4. 5.

6.

Postsortering en digitaliseren inkomende papieren post: beoordeling van te registreren post, scanklaar maken van post, scannen en kwaliteitsbeoordeling scan, routeren niet te registreren post Zaak- en documentregistraties maken: registratie van zaken en/of documenten in het zaaksysteem en aanpassingen op deze registraties Beantwoorden informatieverzoeken: het afhandelen van (informatie)verzoeken per telefoon, mail, of via persoonlijk contact, waaronder routering van klantcontactformulieren naar de behandelende afdeling, beantwoording vragen over registraties en inzage van archief Beheer van digitaal te bewaren informatie: uitvoerende werkzaamheden in het kader van vernietiging van archief volgens de vastgestelde bewaartermijnen en procedures Beheer van papieren archief: uitvoerende werkzaamheden voor vernietiging, vervanging, overbrenging, uitlenen van papieren archief, het systematisch opbergen van papieren stukken in dagdozen voor vervanging of bewaring (bij bewaarplicht of wanneer nog geen vervanging is geregeld) Advisering en Kwaliteitszorg – uitvoerende taken: bijdragen leveren aan kwaliteitszorg door het uitvoeren van controles op scans en registraties op basis van het vier-ogen-principe, steekproefsgewijze controles op registraties, het signaleren van verbeterpunten in de dagelijkse uitvoering van de werkzaamheden, het opstellen en beheren van werkinstructies,

procedures en handleidingen, het uitvoeren van audits, het leveren van bijdragen aan deskundigheidsbevordering

Inrichten en richten Onder inrichten verstaan we: alle activiteiten die ( nieuwe (grote aanpassingen aan) informatievoorzieningen realiseren. Onder richten verstaan we: alle activiteiten die richting geven aan de strategie voor de informatievoorziening en de ICT-voorzieningen. Hier worden de beleid en kaders vastgesteld en worden behoeftes in beeld gebracht. Deze taken liggen voor Groep 3 primair binnen de functie van de adviseur DIV. Daarom is ervoor gekozen om ze in één paragraaf weer te geven. Voor Groep 3 onderscheiden we de volgende activiteiten: 1.

2.

3.

4.

Advisering: het gevraagd en ongevraagd adviseren over vraagstukken in informatievoorziening en informatiebeheer, het vertalen van landelijke kaders en richtlijnen naar regionaal beleid en uitvoering, deelname aan de voorbereiding van relevante aanbestedingen, het in kaart brengen van het informatielandschap van de organisaties. Kwaliteitszorg: het gevraagd en ongevraagd adviseren over de kwaliteit van de digitaal opgeslagen informatie in systemen, het in kaart brengen van risico’s en maatregelen, het adviseren en implementeren van verbeteringen. Daarbij gaat het om aspecten als terugvindbaarheid van informatie, toegankelijkheid van informatie, duurzaamheid van opslag, authenticiteit van informatie en vernietigen, bewaren en overbrengen van archief volgens wettelijke afspraken. Zaakgericht werken: het adviseren over de inrichting van zaaktypen en het zaaksysteem, het juiste gebruik ervan door de organisaties bevorderen en bijdragen aan standaardisatie in zaakgericht werken en het zaaksysteem op regionaal niveau. Inzet in projecten: advies en inbreng in relevante projecten, van aanbesteding, tot en met aanschaf en implementatie van systemen, voor waarborging van een goede inrichting van (div)-processen, en gebruik van systemen en , voor de opslag en het duurzaam beheren van digitale informatie.

Voor alle organisaties geldt dat in meer of mindere mate er nog processen zijn die papieren archief opleveren. Soms vloeit dit voort uit het proces zelf, soms is dit vanwege het nog niet hebben van vervanging voor alle papieren documenten. Advisering en kwaliteitszorg hebben ook betrekking op het zorgdragen voor de bestaande papieren archieven en de transitie naar een zo digitaal mogelijke informatiehuishouding. In de huidige situatie wordt waar mogelijk rond advisering en kwaliteitszorg al vanuit een regionaal perspectief gedacht en samengewerkt. Voor de toekomst zetten we in op het regionaliseren van de bestaande beleidskaders, het standaardiseren van werkwijzen, instructies en handleidingen. Ook is het van belang om in 2021 het informatielandschap regionaal in kaart brengen in de applicatie Blue Dolphin, waarin ook andere architectuurlagen zijn vastgelegd. Voor Leiden is dit al gedaan. Het hebben van dit overzicht is een verplichting Module bedrijfsvoering transitieperiode 2021 - 18 -

op basis van de Archiefwet. Daarnaast constateren we dat de beschikbaarheid van deze informatie van essentieel belang is om goed te kunnen adviseren en in te schatten welke knelpunten er zijn bij aanschaf van systemen, wijzigingen in het applicatielandschap, conversies of koppelingen die impact hebben op de digitaal opgeslagen informatie en het beheer ervan. Daarnaast is het van belang om in te zetten op een zo efficiënt mogelijke werkwijze voor de nog benodigde bestuurlijke besluitvorming na 1 januari 2021. Het gaat hier bijvoorbeeld om besluiten die genomen moeten worden in het kader van vernietiging, vervreemding, vervanging en overbrenging. We sluiten hiervoor aan bij de huidige regionale ontwikkeling die wordt voorbereid door juridische zaken van SP71 om mandatering anders vorm te geven, met als doel regeldruk voor alle betrokken organisaties te verminderen. In de implementatiefase na vaststelling van het organisatieplan wordt dit meegenomen. De toekomstvisie DIV geeft aan dat we verwachten dat in de komende jaren de taken en de dienstverlening zullen verschuiven naar een toename in kwaliteitszorg en advisering op alle niveaus (verrichten, inrichten en richten). Hoe digitaler organisaties werken, hoe noodzakelijker het wordt om te weten of de informatie op de juiste manier, voor de juiste persoon, op het juiste moment beschikbaar is.

Voor kwaliteitszorg ligt er vanuit het perspectief inrichten/richten de ontwikkelopgave om in samenwerking met de organisaties en de huidige medewerkers DIV hieraan vorm te geven. Voor de huidige DIV-medewerkers gaat het om een verschuiving van een administratieve rol naar een meer interactieve en adviserende rol. Ook de benodigde tools en hulpmiddelen om dit goed vorm te geven moeten nog verder worden ontwikkeld op basis van de huidige ervaringen. Dit geldt ook voor de toezichthoudende rol die binnen deze taak gestalte moet krijgen, waarbij de insteek is dat toezicht houden geen doel op zichzelf is, maar ten dienste staat van het belang van de organisaties zelf. Het gaat om het in stand houden en organiseren van de structurele en duurzame basis voor goed informatiegebruik, archiefbeheer en verantwoording/compliance en een adequate informatiehuishouding waarmee zij hun eigen dienstverlening kunnen uitvoeren.

Module bedrijfsvoering transitieperiode 2021 - 19 -

2.01 Basisdienst Inkoop en Contractmanagement Vakteam

Inkoop en Productsoort Collectief Contractmanagement Omschrijving van het product ▪ Ontwikkeling van collectief beleid en instrumenten Inkoop- en aanbestedingsbeleid inclusief kaders en richtlijnen Inkoopvoorwaarden, Formats en toolkit inkoop, aanbesteden en contractmanagement ▪ Inspelen op veranderingen in wet- en regelgeving Het gevraagd en ongevraagd adviseren over ontwikkelingen en wijzigingen in wet- en regelgeving op het gebied van inkoop en contractmanagement ▪ Communicatie en voorlichting Contentbeheer en communicatie intranet/VSP/internet op het gebied van inkoop en contractmanagement Training, coaching en voorlichting op het gebied van inkoop, aanbesteden en contractmanagement Benodigde input ▪ Tijdige, juiste en volledige informatie over (nieuwe) ontwikkelingen. ▪ Behoefte aan kennis bij partnerorganisaties Geleverde output ▪ Ontwikkeling van collectief beleid en instrumenten Uniform en integraal opgesteld(e) Inkoop- en aanbestedingsbeleid inclusief kaders en richtlijnen, inkoopvoorwaarden, formats en toolkit. Up-to-date, werkend, effectief en bijdragend aan de doelstellingen van de organisatie. ▪ Inspelen op veranderingen in wet- en regelgeving Afspraken/wijzigingen in wet- en regelgeving worden geïmplementeerd in het inkoop- en aanbestedingsbeleid en de processen van de organisatie.

▪ Communicatie en voorlichting Heldere up-to-date informatie op intranet/VSP/internet op het gebied van inkoop en contractmanagement Advies en ondersteuning op het gebied van inkoop en contractmanagement in de vorm van handleidingen, trainingen en (online) spreekuur. Servicenormen ▪ Team Inkoop en Contractmanagement communiceert Wat valt buiten de scope? ▪ Purchase2Pay component Inkoop en Contractmanagement (2.02), Contractmanagement (2.03), Inkoopadvies en begeleiding inkooptrajecten (2.04) Relevante wetgeving/beleidskaders ▪ Aanbestedingswet 2012 en overige relevante Europese en nationale wet- en regelgeving ▪ Inkoop- en aanbestedingsbeleid Leidse Regio ▪ Gemeentewet ▪ Algemene wet bestuursrecht ▪ Toetsingskaders interne controle en accountantscontrole Overig

Module bedrijfsvoering transitieperiode 2021 - 20 -

2.02 Purchase2Pay component Inkoop en Contractmanagement Vakteam

Inkoop en Productsoort Collectief Contractmanagement Omschrijving van het product ▪ (Her)inrichting, onderhoud en beheersing van het Purchase2Paysysteem Inrichten en onderhouden van het P2Psysteem (contract- en orderregistratie) en doorvoeren van kwaliteitsverbeteringen hierin ▪ Registreren, muteren en archiveren van aanbestedingsdossiers Registratie van nieuwe en mutatie van bestaande aanbestedingsdossiers ▪ Administratieve ondersteuning en besluitvorming omtrent alle inkoopprocessen Opstellen van verlengings-en opzeggingsbrieven en de administratieve verwerking hiervan in het P2Psysteem ▪ Generen van rapportages en managementinformatie Generen en beschikbaar stellen van (standaard)rapportages en managementinformatie voor de partnerorganisaties op het gebied van P2P (orders, contractuitnutting etc.) ▪ Informatieverstrekking P2P aan diverse doelgroepen binnen de vijf organisaties Afhandelen van vragen van medewerkers en leidinggevenden omtrent het P2P proces, het verstrekken van handleidingen en geven van trainingen ▪ Aanmaken orders inhuur Aanmaken van de orders voor alle overeenkomsten en verlengingen m.b.t.

externe inhuur en adviesdiensten in het contractmanagement/P2Psysteem en het communiceren van de ordernummers naar leveranciers voor alle procedures Benodigde input ▪ Tijdige en volledige aanlevering aanbestedingsdossiers van aanbestedingen begeleidt door de inkoopadviseurs ▪ Tijdige en volledige aanlevering van alle documenten van enkelvoudige gunningen die zijn uitgevoerd door de gemeenten zelf ▪ Tijdige en volledige aanlevering van gegevens voor het correct aanmaken van orders ▪ Tijdige en volledige aanlevering formulier externe inhuur Geleverde output ▪ (Her)inrichting, onderhoud en beheersing van het Purchase2Paysysteem Een actueel en goed functionerend P2Psysteem ▪ Registreren, muteren en archiveren van aanbestedingsdossiers ▪ Actuele aanbestedingsdossiers die voor de medewerker en leidinggevende gemakkelijk digitaal inzichtelijk zijn.

Administratieve ondersteuning en besluitvorming omtrent alle inkoopprocessen Verlengings-en opzeggingsbrieven en de administratieve verwerking hiervan in het P2Psysteem ▪ Generen van rapportages en managementinformatie Generen en beschikbaar stellen van (standaard)rapportages en managementinformatie voor de partnerorganisaties op het gebied van P2P (orders, contractuitnutting etc.) ▪ Informatieverstrekking P2P aan diverse doelgroepen binnen de vijf organisaties Beschikbaar stellen van handleidingen en informatie via omtrent het P2P proces via de daarvoor bestemde kanalen ▪ Aanmaken orders ▪ Orders voor alle overeenkomsten en verlengingen m.b.t. externe inhuur en adviesdiensten Servicenormen ▪ Servicepunt71 registreert binnen vijf werkdagen een compleet aangeleverd dossier in het P2P systeem ▪ Servicepunt71 attendeert de opdrachtgever op een aanbestedingsdossier dat niet compleet is aangeleverd en geeft daarbij aan welke informatie ontbreekt ▪ Servicepunt71 registreert binnen twee werkdagen een order in het P2P systeem a.d.h.v.

een compleet ingevuld formulier externe inhuur Wat valt buiten de scope? ▪ Basisdienst Inkoop en Contractmanagement (2.01), Contractmanagement (2.03), Inkoopadvies en begeleiding inkooptrajecten (2.04) Relevante wetgeving/beleidskaders ▪ Aanbestedingswet 2012 en overige relevante Europese en nationale wet- en regelgeving ▪ Inkoop- en aanbestedingsbeleid Leidse Regio ▪ Gemeentewet ▪ Algemene wet bestuursrecht ▪ Toetsingskaders interne controle en accountantscontrole Overig

Module bedrijfsvoering transitieperiode 2021 - 21 -

2.03 Contractmanagement Vakteam

Inkoop en Productsoort Individueel Contractmanagement Omschrijving van het product De activiteiten die tot doel hebben de in de overeenkomst vastgelegde (commerciële en juridische) afspraken te monitoren en daarop te sturen. Contractmanagement wordt met name ingezet bij contracten met financieel of politiek risico, complexe contracten of contracten met een hoge contractwaarde ▪ Contractmanagement vindt altijd plaats in overleg met de contracteigenaar ▪ De prestaties van de leverancier worden, gedurende de looptijd van de overeenkomst, besproken tussen de contracteigenaar en de leverancier (indien zo overeengekomen) ▪ Op van te voren vastgelegde momenten vinden evaluaties plaats om vast te stellen of de afgesproken prestatie indicatoren, zowel door de leverancier als door de opdrachtgever, daadwerkelijk gehaald zijn en of gespreksverslagen, rapportages en evaluaties worden vastgelegd (indien zo overeengekomen) ▪ Informatie, die in het kader van contractmanagement is gegenereerd wordt tevens gebruikt als input voor eventuele nieuwe inkopen ▪ Ondersteuning bij interne en externe Audits (aanleveren van aanbestedingsdocumenten/dossiers) ▪ Kwaliteits- en procesmanagement op het gebied van inkoop en contractmanagement ▪ Monitoren van alle aflopende overeenkomsten voor externe inhuur- en adviesdiensten en tijdig informeren van opdrachtgevers (signaalfunctie) Benodigde input ▪ Alle

aanbestedingsdossiers van aanbestedingen begeleidt door de inkoopadviseurs ▪ Alle documenten van enkelvoudige gunningen die zijn uitgevoerd door de gemeenten zelf ▪ Managementinformatie vanuit leverancier ▪ Spend gegevens en facturen uit financieel systeem ▪ Orders uit P2P systeem Geleverde output ▪ Up to date en volledig contractenregister ▪ Advisering o Advisering en ondersteuning bij contract issues en calamiteiten o Advisering over optimalisering contracten (bijvoorbeeld meer zaken in het contract onderbrengen waarbij betere contractafspraken mogelijk zijn en waardoor minder leveranciers nodig zijn) o Adviseren over mogelijkheden gemeente brede inkopen ▪ Ondersteuning o Ondersteuning bij periodieke gesprekken met leverancier o Ondersteuning bij contractevaluaties/prestatiemetingen o Aanspreken leverancier op prestaties samen met de contracteigenaar o Onderhandelen met partnerorganisaties/leveranciers over contractafspraken en voorwaarden o Ondersteuning aanleveren informatie contractuitnutting (indien juiste informatie is aangeleverd) ▪ Rapportages en signaleringen o rapportages over leveranciersprestaties o rapportages over contract compliance o tijdige signaleringen m.b.t. aflopende contracten o tijdige signaleringen m.b.t.

overschrijding van contractwaarden Servicenormen ▪ Servicepunt71 levert contractmanagementadvies binnen de afgesproken termijn ▪ Servicepunt71 beantwoordt binnen vijf werkdagen niet complexe contractmanagementvragen ▪ Servicepunt71 communiceert binnen twee werkdagen een verwachte afhandeltermijn van complexe contractmanagementvragen ▪ Servicepunt71 geeft bij alle contracten, met opties tot verlengen en/of opzegging, tijdig advies over de mogelijkheden bij expiratie van het contract (verlengen, opzeggen, opnieuw aanbesteden) Wat valt buiten de scope? ▪ Basisdienst Inkoop en Contractmanagement (2.01), Purchase2Pay component Inkoop en Contractmanagement (2.02), Inkoopadvies en begeleiding inkooptrajecten (2.04) Relevante wetgeving/beleidskaders ▪ Aanbestedingswet 2012 en overige relevante Europese en nationale wet- en regelgeving ▪ Inkoop- en aanbestedingsbeleid Leidse Regio ▪ Gemeentewet ▪ Algemene wet bestuursrecht ▪ Toetsingskaders interne controle en accountantscontrole Overig

Module bedrijfsvoering transitieperiode 2021 - 22 -

2.04 Inkoopadvies en begeleiding inkooptrajecten Vakteam

Inkoop en Productsoort Individueel Contractmanagement Omschrijving van het product Leveren van kwalitatief hoogwaardige, inhoudelijk sterke en goed onderbouwde advisering over inkoopvraagstukken waarbij alle aspecten en belangen zijn afgewogen en meegenomen en begeleiden van aanbestedingen: ▪ Advisering over inkoopvraagstukken en -trajecten < € 50.000,- (enkelvoudig onderhandse gunningen) ▪ Advisering over en begeleiding van inkooptrajecten > € 50.000,- (meervoudig onderhandse, nationale, Europese aanbestedingen en aanbestedingen via Dynamisch Aankoop Systeem/DAS) ▪ Escalatie lopende aanbestedingen ▪ Advies over inkoopstrategieën (lange termijn) ▪ Advies over aanbestedingsprocedure, planningsvoorstel, perceeladvies & evt. inkoopstrategie ▪ Stimuleren gemeente brede en regionale samenwerking op het gebied van inkoop en aanbesteden ▪ Ad hoc advies over inkoopvraagstukken ▪ Indien relevant marktverkenning organiseren met projectleider ▪ Opstellen concept aanbestedingsdocumenten (m.u.v. Programma van Eisen/bestek) ▪ Controle deel bestek of algemene deel Programma van Eisen ▪ Voorstel beoordelingswijze en -criteria (EVMI/laagste prijs) ▪ Conceptcontract (met contractmanager), m.u.v.

contracten voor GWW en Vastgoed (Werken) ▪ Mede begeleiden gezamenlijke schouw of praktijktest (optioneel) ▪ Verantwoordelijk voor uitvoeren procedure in Tenderned ▪ Versturen Nota van Inlichtingen naar projectleden en publicatie ▪ Controle op volledigheid en geldigheid inschrijvingen (evt. juridische check Juridische Zaken) ▪ Eerste controle op de referentie-eisen (en evt. verificatie-vragen stellen) ▪ Beoordelingsinstructie geven/aanleveren ▪ Procesbegeleider beoordelingsfase (NB. beoordeelt niet mee) ▪ Opstellen concepten gunning- en afwijzingsbrieven (evt. juridische check Juridische Zaken) ▪ Versturen van de gunningsbrief ▪ Procesbegeleider bij afwijzingsgesprekken ▪ Opstellen van en zorgdragen voor ondertekening van overeenkomsten ▪ Ondersteuning bij interne en externe Audits (aanleveren van aanbestedingsdocumenten/dossiers) ▪ Inkoopplanning ▪ Stimuleren Maatschappelijk Verantwoord Inkopen ▪ Kwaliteits- en procesmanagement op het gebied van inkoop en contractmanagement Benodigde input ▪ Tijdige inschakeling Inkoop en Contractmanagement/ tijdig melden inkoopbehoefte ▪ Gedegen en onderbouwde raming ▪ Overzicht planning ▪ Materiedeskundigheid lijnorganisatie ▪ Projectleider en project/beoordelingsteam ▪ Voldoende beschikbaar budget ▪ Tijdige, juiste en volledige informatie over behoeften ▪ Een duidelijke afgebakende vraag ▪ Afstemming en gesprekken met de directie en

lijnmanagement. Initiëring komt van beide kanten Geleverde output ▪ Professioneel inkoopadvies ▪ Advies over rechtmatige en doelmatige aanbesteding van leveringen, diensten of werken ▪ Begeleiding van aanbestedingen ▪ Inkoopexpertise (bij (Europese) aanbestedingen) binnen het projectteam, inkoopkennis ▪ Advies over regionale samenwerkingsmogelijkheden ▪ Dossiers voor interne- en externe controle die zijn aangeleverd voor registratie Servicenormen ▪ Servicepunt71 communiceert binnen vijf werkdagen welke inkoopadviseur de aanbesteding gaat begeleiden ▪ Servicepunt71 levert inkoopadvies binnen de afgesproken termijn ▪ Servicepunt71 beantwoordt binnen twee werkdagen niet complexe Inkoopvragen ▪ Servicepunt71 communiceert binnen twee werkdagen een verwachte afhandeltermijn van complexe inkoopvragen Wat valt buiten de scope? ▪ Begeleiding van enkelvoudige onderhandse aanbestedingen ▪ De projectleidersrol (deze wordt niet door Team Inkoop en Contractmanagement vervuld) ▪ Materiedeskundigheid wordt niet door Team Inkoop en Contractmanagement geleverd Relevante wetgeving/beleidskaders ▪ Aanbestedingswet 2012 en overige relevante Europese en nationale wet- en regelgeving ▪ Inkoop- en aanbestedingsbeleid Leidse Regio ▪ Gemeentewet ▪ Algemene wet bestuursrecht ▪ Toetsingskaders interne controle en accountantscontrole Overig

Module bedrijfsvoering transitieperiode 2021 - 23 -

3.01 Basisdienst Financiën Vakteam Financiën Productsoort Collectief Omschrijving van het product ▪ Voorstellen voor financiële kaders, beleid en regelingen ▪ Opzet & onderhoud financiële instrumenten en processen Benodigde input ▪ De vastgestelde verordening financieel beheer ex art. 212 van de gemeentewet en daaruit voortvloeiende besluiten als organisatiebesluit, budgethouderregeling, de mandaatregeling en –register. ▪ De vastgestelde controleverordening ex art. 213 van de gemeentewet, het normenkader en de opdracht aan de accountant en het algemeen controleplan. ▪ Alle vigerende regelingen en besluiten over financieel beleid (treasurystatuut, afschrijvingstabel, nota reserves & voorzieningen, etc.). Geleverde output ▪ Financiële beheerregelingen die voldoen aan wettelijke bepalingen & geharmoniseerd t.b.v. partnerorganisaties ▪ Actuele (financiële) administratieve organisatie; standaardisatie financiële instrumenten en processen Servicenormen ▪ Servicepunt71 beantwoordt binnen één werkdag niet complexe financiële vragen (eerste lijn) ▪ Servicepunt71 communiceert binnen drie werkdagen de verwachte afhandeltermijn voor complexe financiële vragen Wat valt buiten de scope? ▪ Majeure wijzigingen (Zero Based Budgetting, reorganisaties, volledige doorontwikkeling programmabegroting, volledig doorlichten rekeningschema of programmastructuur) betekent meerwerk/maatwerk.

Relevante wetgeving/beleidskaders ▪ Gemeentewet ▪ BBV ▪ Regeling Informatievoorziening voor Derden ▪ Regeling Verantwoordingsinformatie specifieke uitkeringen. ▪ Verordeningen financieel beheer van de partnerorganisaties. ▪ Financieel beleid vastgesteld door de partnerorganisaties. ▪ Handboek bestuurlijke besluitvorming ▪ Handboek Projectmatig werken ▪ Nota plankosten, grondprijzen ▪ Beleidskader Reserves & Voorzieningen ▪ Nota Inkoop en Aanbestedingsbeleid Overig

Module bedrijfsvoering transitieperiode 2021 - 24 -

3.02 P&C-producten Vakteam Financiën Productsoort Collectief Omschrijving van het product ▪ Perspectiefnota/Kadernota (PPN) ▪ (meerjaren-)begroting (MJB) ▪ Bestuursrapportages (BR) en managementrapportages (MR) ▪ Jaarrekening (JR) Benodigde input Jaaropdracht met P&C-kalender en kader op de inhoud van de verschillende producten van de partnerorganisatie. De jaaropdracht dient tijdig, d.w.z. uiterlijk 2 maanden voor aanvang van de werkzaamheden te worden verstrekt. Vertrekpunt is de kwaliteit van de productie van de voorgaande P&C cyclus. Geleverde output Het ontwikkelen van procedures en adviezen over de P&C-documenten (perspectiefnota, begroting, bestuursrapportage en jaarrekening) Beheer en bewaking dossiervorming. Planning van de werkzaamheden (spoorboek) en communicatie over de planning en voortgang. Oplevering van de PPN/MJB/BR/-MRJR. Servicenormen ▪ Servicepunt71 levert binnen de afgesproken planning de P&C producten op Wat valt buiten de scope? Begeleiding bestuurlijk proces en verzending van documenten aan de Provincie. Kaderstelling m.b.t. kostenverdeling en het vaststellen van tarieven en verdeelsleutels. Eindredactie, publicatie van openbare stukken, inhoudelijk input lijnmanagement. De partnerorganisatie is verantwoordelijk voor het stellen van de financiële beleidskaders.

Relevante wetgeving/beleidskaders ▪ Gemeentewet ▪ BBV ▪ Regeling Informatievoorziening voor Derden ▪ Regeling Verantwoordingsinformatie specifieke uitkeringen ▪ Verordeningen financieel beheer van de partnerorganisaties ▪ Organisatiebesluit van de partnerorganisaties ▪ Financieel beleid vastgesteld door de partnerorganisaties ▪ Handboek bestuurlijke besluitvorming Overig Binnen dit product worden tevens uitgevoerd: ▪ beheer activa / kredieten / reserves & voorzieningen

Module bedrijfsvoering transitieperiode 2021 - 25 -

3.03 Financiële administratie Vakteam Financiën Productsoort Collectief Omschrijving van het product 1. Begrotingsadministratie 2. Financiële administratie (crediteuren, debiteuren, betalingsverkeer, memoriaal, orders/verplichtingen) 3. Balansbeheer, coördinatie en samenstellen van periodieke werkzaamheden en balansdossiers 4. BTW- BCF-WKR aangifte Benodigde input 1. Opgeleide, opdrachtgevers, bestellers, prestatieverklaarders, budgethouders en codeurs, die tijdig de workflow gebruiken voor het aanleveren van mutaties 2. Budgetgesprekken van financieel adviseurs met budgethouders 3. Tijdig en volledig tijdschrijven & fiatteren in TIM. 4. Continu actuele data crediteuren / debiteuren. 5. Begroting en mutaties geaccordeerd door budgethouders c.q. bestuursorganen (facturen, vorderingen, begrotingswijzigingen, overige financiële besluiten). 6. Een continue actueel mandaatbesluit / register. Geleverde output 1. Actueel overzicht stand begroting en bewaking op de volledigheid van begrotingsmutaties. 2. Actueel rekeningschema. 3. Beheer balansposten (w.o. tussenrekeningen). Beheer balansdossier bij (tussentijdse) afsluitingen. Relatiebeheer t.b.v. actualiteit data crediteuren / debiteuren. 4. Actuele, correcte, digitale rapportages op maat. 5. Opleveren van aansluitingen van het financieel systeem en subsysteem (aanlevering partnerorganisatie) t.b.v. het balansdossier. 6.

Toegankelijkheid van het financieel systeem (ERPX), Cognos, Tangelo, c.q. alternatieve pakketten. Servicenormen ▪ Servicepunt71 brengt te betalen facturen binnen vijf werkdagen in omloop ▪ Servicepunt71 controleert te betalen facturen en stelt deze betaalbaar binnen twee werkdagen na accordering door de budgethouder ▪ Servicepunt71 voert binnen vijf werkdagen een opdracht voor een verkoopfactuur uit ▪ Servicepunt71 voert binnen twee werkdagen een opdracht voor een correctiememo uit Wat valt buiten de scope? ▪ Beheer sub-administratie (uitgezonderd salarisadministratie), aanlevering data subsystemen. ▪ Onderhoud en inhoud sub-administratie bij partnerorganisaties. Relevante wetgeving/beleidskaders Overig ▪ Koppelingen met andere systemen ▪ Crediteuren ▪ Debiteuren ▪ Interne kostenverdeling ▪ Aangifte BTW / BCF ▪ Leveren Iv3, data EMU-saldo

Module bedrijfsvoering transitieperiode 2021 - 26 -

3.04 AO/IB Vakteam Financiën Productsoort Individueel Omschrijving van het product 1. Verbijzonderde interne controle (VIC) gericht op het geven van een oordeel over getrouwheid en rechtmatigheid. (Jaarlijks) opstellen/actualiseren van interne controleplannen (op basis van de in het algemene controleplan van de opdrachtgever geïdentificeerde risicovolle processen) na uitvoeren van een startgesprek met de lijnorganisatie en concerncontroller/intern accountant waarin actuele ontwikkelingen en belangrijke risico’s worden afgestemd; (Jaarlijks) opstellen van werkprogramma’s per risicovol proces; (Halfjaarlijks) uitvoeren verbijzonderde interne controlewerkzaamheden per risicovol proces; (Halfjaarlijks) samenstellen controledossiers op basis van de uitgevoerde controlewerkzaamheden; (Halfjaarlijkse) rapportage middels een controlememorandum met minimaal: een recapitulatie van bevindingen omtrent AO/IC het aandragen van aanbevelingen voor kwaliteitsverbetering omtrent AO/IC het aandragen van aanbevelingen voor eventuele benodigde aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden voor opstellen jaarrekening; een oordeel over opzet, bestaan en werking/effectiviteit van de interne beheersmaatregelen. 2.

Administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB) Ondersteunen van lijnorganisatie bij het opstellen/onderhouden van procesbeschrijvingen; Adviseren van lijnorganisatie over de opzet van de administratieve organisatie en interne beheersing. 3. Overige onderzoeken en audits Uitvoeren van / leveren van ondersteuning aan onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. Benodigde input 1. Verbijzonderde interne controle (VIC) Algemeen controleplan opdrachtgever; aan te leveren zodra beschikbaar/bekend maar voor 1 april van het controlejaar. (Concept/voorlopige) Wijzigingen van de geïdentificeerde risicovolle processen ten (opzichte van vorig jaar) dienen aangeleverd te worden zodra deze bekend zijn, het liefst voor het einde van het boekjaar voorafgaande aan het controlejaar; Rapportages (externe) accountant met betrekking tot voorgaande controles (managementletter, verslag van bevindingen bij jaarrekening, IT-audit etc.); Afstemming voor akkoord en terugkoppeling van de concept interne controleplannen met de externe accountant, uit te zetten door de opdrachtgever; Beschikbaarheid medewerkers lijnorganisatie; beantwoorden vragen binnen de gestelde doorlooptijd / aanleveren vooraf opgevraagde gegevens / verdere ondersteunging waar nodig; Controleplanning externe accountant; 2.

Administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB) Opdrachtbrief lijnorganisatie; Kaderstelling AO/IB; AO-beheerplan. 3. Overige onderzoeken en audits Opdrachtbrief partnerorganisatie met gedetailleerde afspraken over doelstelling, opzet en kaders t.b.v. uitvoering/werkzaamheden. Geleverde output ▪ Interne controleplan; ▪ Werkprogramma; ▪ Rapportage middels een controlememorandum; ▪ Controledossier per geïdentificeerde risicovolle processen ▪ Nieuwe of geactualiseerde procesbeschrijving. Servicenormen ▪ Servicepunt71 voert verbijzonderde controles uit op basis van de kaders uit het algemeen controleplan van de partnerorganisatie ▪ Servicepunt71 reviewt de rapportages van de verbijzonderde interne controles voor oplevering (4 ogen principe) ▪ Servicepunt71 levert en bespreekt de verbijzonderde interne controles conform planning Wat valt buiten de scope? Servicepunt71 is verantwoordelijk voor het toetsen van de opzet, het bestaan en de effectieve werking van interne beheersingsmaatregelen (AO/IB). Servicepunt71 voert vooraf in het interne controle plan vastgelegde specifieke systeemgerichte en/of gegevensgerichte werkzaamheden uit.