AP 6d. Bijlage Inkoopbeleid ISNV 8.5 (met bouwblokken april 2023)
Tekst van het document
Inkoopbeleid
Versie: 8.5 Datum: 1 augustus 2023
Versiebeheer Versie
Datum
Auteur
Samenvatting van de wijzigingen
2.0
13 maart 2013
T. van Druten A. Vriend-Smal
3.0
13 maart 2013
R. Kleijn
4.0
2 april 2013
A. Vriend-Smal en R. Kleijn
Aanpassing o.b.v. de Aanbestedingswet per 1-42013 Laatste aanpassingen na ronde onder inkoopcoördinatoren Aanpassingen na juridische toetsing door extern deskundige
5.0
11 april 2013
B. Timmer
Kleine tekstaanpassingen
5.3
22 april 2013
R. Kleijn
Tekstaanpassingen Kleine Stuurgroep.
6.0
30 januari 2014
B. Timmer
Deelnemer Meerinzicht toegevoegd. Drempelbedragen aangepast.
7.0
19 mei 2014
E. van Beek
Versiebeheer, opmaak, drempelbedragen gecompleteerd.
8.0
1 januari 2017
S. van Goor R. Kleijn
Algehele herziening o.b.v. de Aanbestedingswet per 1 juli 2016 en de Drempelbedragen vanaf 1 juli 2016
8.1
1 januari 2018
S.C. van Goor
Drempelbedragen aangepast ingaande 1-1-2018
8.2
1 januari 2019
W. Kunstman
Drempelbedragen aangepast ingaande 1-1-2020
8.3
13 mei 2020
W. Kunstman
Link SROI aangepast blz. 17
8.4
1 januari 2022
W. Kunstman
Drempelbedragen aangepast ingaande 1-1-2022
8.5
1 augustus 2022
W. Kunstman
Algehele herziening ten opzichte van VNG format
Inhoudsopgave Voorwoord................................................................................................................................ 4 Hoofdstuk 1 Inleiding ................................................................................................................ 5 1.1 Doelstellingen inkoopbeleid ....................................................................................................... 5 1.2 Bijdrage aan organisatiedoelstellingen ................................................................................... 6 1.3 Relatie met andere beleidsgerelateerde onderwerpen ......................................................... 7 1.4 Totstandkoming en leeswijzer ................................................................................................ 7 1.5 Definities en begrippen ........................................................................................................... 7 Hoofdstuk 2 Organisatie inkoopfunctie .................................................................................... 10 2.1 Inkoopproces........................................................................................................................ 10 2.2 Inrichting van de inkoopfunctie ...........................................................................................
10 2.3 Standaard werkwijzen .......................................................................................................... 11 Hoofdstuk 3 Juridisch kader ..................................................................................................... 13 3.1 Algemeen juridisch kader..................................................................................................... 13 3.2 Algemene inkoopvoorwaarden ............................................................................................ 13 3.3 Algemene beginselen bij inkoop .......................................................................................... 13 3.4 Inkoophandboek ............................................................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3.5 Afwijken van het inkoopbeleid ............................................................................................ 14 3.6 Klachtenregeling aanbesteden............................................................................................. 14 Hoofdstuk 4 Ethische en ideële uitgangspunten ....................................................................... 15 4.1 Integriteit ..............................................................................................................................
15 4.2 Maatschappelijk verantwoord inkopen ................................................................................ 15 4.2.1. Duurzaam inkopen ......................................................................................................... 17 4.2.2. Sociale aspecten bij inkopen .......................................................................................... 17 4.3 Innovatie .............................................................................................................................. 19 Hoofdstuk 5 Economische uitgangspunten ............................................................................... 17 5.1 Inkopen of subsidiëren.......................................................................................................... 20 5.2 Product- en marktanalyse .................................................................................................... 21 5.3 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie .................................................. 21 5.4 Lokale/regionale ondernemers en MKB .............................................................................. 21 5.5 Bepalen van de Inkoopprocedure ........................................................................................
21 5.6 Eerlijke mededinging en commerciële belangen ................................................................. 23
Inkoopbeleid Inkoopsamenwerking Noord Veluwe (ISNV)
Pagina: 3 van 25 Versie: 8.5 Datum: 1augustus 2023
Voorwoord Voor u ligt het integrale inkoopbeleid van de Inkoopsamenwerking Noord-Veluwe (ISNV) bestaande uit gemeenten Elburg, Ermelo, Harderwijk, Hattem, Heerde, Nunspeet, Nijkerk, Oldebroek, Putten en Zeewolde, Omgevingsdienst Noord-Veluwe (ODNV),GR Meerinzicht en GR Bedrijfsvoeringsorganisatie h2o, hierna genoemd: de deelnemende organisaties. De inkooppraktijk binnen de deelnemende organisaties is zo complex en omvangrijk dat samenwerking op het gebied van kennisdeling en inkoopbundeling voordelen biedt. De Inkoopsamenwerking Noord-Veluwe is in 2008 gestart, hierna genoemd: de ISNV. De ISNV bundelt de inkoopactiviteiten en kennis van individuele deelnemende organisaties, daar waar dit passend is en dit tot kwalitatieve en kwantitatieve voordelen leidt. Daarnaast werken de deelnemende organisaties zo efficiënt mogelijk op inkoopgebied. Dat betekent dat het inkoopbeleid en de inkoopvoorwaarden voor alle deelnemende organisaties vrijwel gelijk zijn. Waar een deelnemer nadere invulling van het inkoopbeleid heeft, wordt dit in een lokaal addendum vermeld. Indien in ISNV-verband de markt wordt benaderd dan geldt het ISNVinkoopbeleid. Opdrachtgever voor de ISNV is de secretarissenkring. Opdrachtnemer is de stuurgroep bestaande uit een vertegenwoordiging van de managementteams van de deelnemende organisaties.
Het inkoopbeleid geeft de kaders en spelregels weer voor het inkopen van Leveringen, Diensten en Werken. Het inkoopbeleid helpt de deelnemende organisaties in het streven naar een rechtmatige en doelmatige inkooppraktijk. Relevante wetgeving is in het beleid verwerkt. Ook draagt het inkoopbeleid zorg voor een juiste inbedding van thema’s zoals Social Return, Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen, lokale/regionale ondernemers en MKB. De deelnemende organisaties willen met dit beleid interne medewerkers en externe opdrachtnemers een handvat bieden voor een professionele samenwerking bij inkoop- en aanbestedingstrajecten.
Inkoopbeleid Inkoopsamenwerking Noord Veluwe (ISNV)
Pagina: 4 van 25 Versie: 8.5 Datum: 1augustus 2023
Hoofdstuk 1 Inleiding
Binnen de overheidssector groeit de aandacht voor professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk. Daar is een aantal redenen voor aan te geven, die deels met elkaar verband houden: o de toenemende druk op de rechtmatigheid van het handelen op het gebied van inkoop en de daaraan gerelateerde (goedkeurende) accountantsverklaring/ rechtmatigheidsverantwoording. https://vng.nl/nieuws/rechtmatigheidsverantwoordingopgeschoven-naar-boekjaar-2022; o de Europese en Nederlandse regelgeving en jurisprudentie; o de Aanbestedingswet 2012 en de herziening in 2016; o de toenemende druk op de budgetten; o de toenemende aandacht voor thema’s zoals Social Return, Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen, Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en lokale/regionale ondernemers en MKB. In dit inkoopbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkoop in de deelnemende organisaties plaatsvindt.
Daarnaast gaan de deelnemende organisaties bij het inkopen van Werken, Leveringen of Diensten uit van: o Juridisch kader: hoe gaan de deelnemende organisaties om met de relevante regelgeving? o Ethische en ideële: hoe gaan de deelnemende organisaties om met thema’s zoals integriteit, sociale verantwoordelijkheid, Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen, Maatschappelijke Verantwoord Inkopen, lokale/regionale ondernemers en MKB; o Economische uitgangspunten: hoe gaan de deelnemende organisaties om met de markt. 1.1 Doelstellingen inkoopbeleid Het inkoopbeleid geeft sturing aan de wijze van inkopen in de deelnemende organisaties. De deelnemende organisaties willen met dit inkoopbeleid de volgende doelstellingen realiseren: o
Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed De deelnemende organisaties leven daartoe de bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het inkoopbeleid na. Daarnaast kopen de deelnemende organisaties efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van gemeentelijke middelen staan centraal. De deelnemende organisaties houden daarbij in het vizier dat er voldoende toegang is voor marktpartijen en waarbij MKB en lokale ondernemingen mee kunnen inschrijven op opdrachten.
o
Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn. Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgever schap komt tot uitdrukking in betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Opdrachtnemer en in wederzijds respect tussen de deelnemende organisaties en de Opdrachtnemer. De deelnemende organisaties spannen zich in om alle inlichtingen en
Inkoopbeleid Inkoopsamenwerking Noord Veluwe (ISNV)
Pagina: 5 van 25 Versie: 8.5 Datum: 1augustus 2023
gegevens te verstrekken aan de ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het Inkoopproces. o
Het creëren van de meest maatschappelijke waarde voor de publieke middelen. Bij Inkopen kunnen de deelnemende organisaties ook interne en andere gemeentelijke en maatschappelijke kosten betrekken in haar afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol.
o
Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van de deelnemende organisaties. Deelnemende organisaties hebben een grote rol bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken. De deelnemende organisaties willen bij de Inkopen waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan.
o
Een continu positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de deelnemende organisaties. Inkoop is ondersteunend aan het gehele prestatieniveau van de deelnemende organisaties en moet daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van Inkoop zijn daarbij rechtstreeks afgeleid van de doelstellingen van de deelnemende organisaties.
o
Een (administratieve) lastenverlichting realiseren voor zowel de deelnemende organisaties als voor ondernemers. Zowel de deelnemende organisaties als ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het Inkoopproces. De deelnemende organisaties verlichten deze lasten door proportionele eisen en criteria te stellen, door een efficiënt Inkoopproces uit te voeren en door bij voorkeur digitaal en elektronisch in te kopen (en aanbesteden). De deelnemende organisaties maken, waar mogelijk, gebruik van de Uniform Europees Aanbestedingsdocument.
1.2 Bijdrage aan organisatiedoelstellingen Eén van de doelstellingen die de Deelnemende organisaties met dit inkoopbeleid willen realiseren is een continue positieve bijdrage aan de organisatiedoelstellingen, door: o
o
o
o
o
Mogelijkheden te bieden aan lokale/regionale ondernemers Bijdrage Inkoop: bij onderhandse aanbestedingen hiervoor voorwaarden scheppen en bij Nationale en Europese Aanbestedingen en de mogelijkheden benutten. Mogelijkheden te bieden aan MKB Bijdrage Inkoop: bij onderhandse aanbestedingen hiervoor voorwaarden scheppen en bij Nationale en Europese aanbestedingen en de mogelijkheden benutten. Versnelling van gemeentelijke procedures en vermindering van regeldruk Bijdrage Inkoop: de inkoopprocedures en de inkoopdocumenten zo eenvoudig mogelijk houden, zo veel mogelijk digitaal en elektronisch aanbesteden en documenten uniformeren en standaardiseren. Economische doelstelling Bijdrage Inkoop: professionaliseren van de inkoopfunctie, door een goede inkoopstrategie, het sluiten van raamovereenkomsten waar dit passend is, en professioneel contractbeheer en – management welke moet leiden tot een verbetering van de prijs/kwaliteitsverhouding op lange termijn. Bijdragen aan het creëren van Maatschappelijk Waarde
Inkoopbeleid Inkoopsamenwerking Noord Veluwe (ISNV)
Pagina: 6 van 25 Versie: 8.5 Datum: 1augustus 2023
Bijdrage Inkoop: in aanbestedingen zoveel mogelijk maatschappelijke waarde creëren door milieucriteria (duurzaamheid) en sociale criteria (sociale voorwaarden en Social Return) in Aanbestedingen op te nemen en uitvoering te faciliteren en te monitoren. 1.3 Relatie met andere beleid gerelateerde onderwerpen Eén van de doelstellingen van het inkoopbeleid is het scheppen van kaders om een bijdrage te kunnen leveren aan het algehele prestatieniveau van de deelnemende organisaties. Dit inkoopbeleid is van invloed op en ondersteunend aan andere beleid gerelateerde onderwerpen, zoals: o de organisatieverordening van de deelnemende organisaties; o het economisch beleid en/of het economisch beleidsplan; o de programmabegroting; o het gemeentelijke arbeidsmarkt- en re-integratiebeleid; o het integriteitbeleid van de deelnemende organisaties; o het mandaatbesluit; o het beleid op het gebied van risicomanagement en/of de notitie risicomanagement; o de Financiële verordeningen op basis van de Gemeentewet; o gemeentelijke milieubeleidsplannen en uitvoeringsprogramma; o het subsidiebeleid. 1.4 Totstandkoming en leeswijzer Bij de totstandkoming van het Inkoopbeleid is de aanpak gevolgd zoals is weergegeven in de handreiking “VNG Model Inkoopbeleid” van de VNG.
Het inkoopbeleid is volgens onderstaande indeling beschreven: o Definities en begrippen (hoofdstuk 1.5); o Organisatie inkoopfunctie (hoofdstuk 2); o Juridisch kader (hoofdstuk 3); o Ethische en ideële uitgangspunten (hoofdstuk 4); o Economische uitgangspunten (hoofdstuk 5). 1.5 Definities en begrippen Aanbesteding
Aanbestedingswet en regelgeving Deelnemende organisaties
Een inkoopprocedure die ertoe leidt dat een opdracht van één of meer deelnemende organisaties voor Leveringen, Diensten of Werken of een raamovereenkomst daartoe verstrekt wordt aan één of meerdere Ondernemers. Het geheel van geldende wet- en regelgeving bij Inkoop en aanbesteden, zowel Nationaal als Europeesrechtelijk. Deelnemers van het Inkoopsamenwerkingsverband Noord Veluwe (ISNV): o Gemeente Elburg, zetelend te Elburg; o Gemeente Ermelo, zetelend te Ermelo; o Gemeente Harderwijk, zetelend te Harderwijk; o Gemeente Hattem, zetelend te Hattem; o Gemeente Heerde, zetelend te Heerde; o Gemeente Nunspeet, zetelend te Nunspeet; o Gemeente Nijkerk, zetelend te Nijkerk; o Gemeente Oldebroek, zetelend te Oldebroek;
Inkoopbeleid Inkoopsamenwerking Noord Veluwe (ISNV)
Pagina: 7 van 25 Versie: 8.5 Datum: 1augustus 2023
o o o o o Diensten Inkoop
Inkoopproces /-procedure (meest voorkomende)
Inkoopstrategie
Algemene Inkoopvoorwaarden ISNV Leveringen Lokaal/regionale Ondernemers Maatschappelijk Verantwoord Inkopen Maatschappelijke Waarde
MKB Offerte Offerteaanvraag
Ondernemer Opdrachtgever Opdrachtnemer Overeenkomst Overheidsopdracht Partijen /Partij Prestatie(s)
Gemeente Putten, zetelend te Putten; Gemeente Zeewolde, zetelend te Zeewolde; Omgevingsdienst Noord Veluwe, zetelend te Harderwijk; GR Meerinzicht, zetelend te Ermelo GR Bedrijfsvoeringsorganisatie h2o
Een overheidsopdracht voor diensten zoals bedoeld in de Aanbestedingsregelgeving artikel 1.1. (Rechts) Handelingen van één of meer deelnemende organisaties gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die één of meerdere facturen van een ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben. De enkelvoudig onderhandse Aanbesteding, de meervoudig onderhandse Aanbesteding, de nationale of Europese Aanbesteding (openbaar en/of niet openbaar) gericht op of resulterend in een overheidsopdracht voor Leveringen, Diensten of Werken dan wel een raamovereenkomst voor Leveringen, Diensten of Werken. In de inkoopstrategie worden de uitgangspunten van het inkoopproces van een bepaalde opdracht vastgesteld. Richtinggevend voor de inkoopstrategie zijn een marktanalyse, de inkoopbehoefte, het organisatie- en inkoopbeleid en de Algemene Inkoopvoorwaarden ISNV. De Algemene Inkoopvoorwaarden die van toepassing zijn op offerteaanvragen en deel uitmaken van een overeenkomst. Een overheidsopdracht voor leveringen zoals gedefinieerd in de Aanbestedingsregelgeving artikel 1.1. Ondernemers met een hoofd- of nevenvestiging in de gemeente van de deelnemende organisatie (lokaal) dan wel in een groep van gemeenten van de deelnemende organisaties (regionaal).
Integrale visie op inkopen waarbij waarde wordt gecreëerd op sociaal (people), economisch (profit) en ecologisch (planet) gebied. Het extra voordeel op innovatie, milieu of sociaal gebied voor een gemeenschap van een inkoopproces over en boven de directe inkoop van Diensten, Leveringen en Werken. Onderneming met ≤ 250 medewerkers. Een onherroepelijk aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek. Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de deelnemende organisaties voor te verrichten Prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’. De deelnemers van de ISNV. Degene die zich jegens een opdrachtgever verbindt tot het verrichten van werkzaamheden ter uitvoering van de opdracht. Al hetgeen tussen de deelnemende organisaties en de Contractant is overeengekomen, inclusief daarbij behorende bijlagen. een overheidsopdracht voor werken, leveringen, diensten of een raamovereenkomst. de deelnemende organisaties en/of de Contractant. De te verrichten Leveringen en/of Diensten.
Inkoopbeleid Inkoopsamenwerking Noord Veluwe (ISNV)
Pagina: 8 van 25 Versie: 8.5 Datum: 1augustus 2023
Social Return en Social Return On Investment (SROI)
Sociale- en andere specifieke diensten Subsidie
Werken
Social Return is een aanpak om meer mogelijkheden te bieden aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt om weer deel uit te maken van de arbeidsmarkt. SROI is het rendement van maatschappelijke investeringen (Social Return). Dit zowel vanuit het Sociale Werkvoorzieningbedrijf waarmee de deelnemende organisatie verbonden is alsook vanuit de Sociale Dienst van de deelnemende organisatie(s). De specifieke voorschriften die gelden voor een sociale en andere specifieke diensten vindt u in de artikelen 2.38 en 2.39 van de Aanbestedingswet 2012. De aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten (volgens de Algemene wet bestuursrecht (AWB)). Een overheidsopdracht voor werken zoals bedoeld in de aanbestedingsregelgeving artikel 1.1.
Inkoopbeleid Inkoopsamenwerking Noord Veluwe (ISNV)
Pagina: 9 van 25 Versie: 8.5 Datum: 1augustus 2023
Hoofdstuk 2 Organisatie inkoopfunctie 2.1 Inkoopproces Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Het onderstaande plaatje geeft het cyclische inkoopproces weer. Inkoopfunctie
Interne klant
Voor traject
Speciiceren
Selecteren
Contracteren
Bestellen
Bewaken
Leverancier
Nazorg
Aanbesteding In de volgende tabel wordt per fase een toelichting gegeven over de werkzaamheden: Stap
Fase inkoopproces
Toelichting
1
Voortraject
• Bepalen van inkoopbehoefte • Bepalen van het aanbod (bijv. product- en marktanalyse) • Raming en bepalen van het financiële budget • Keuze Offerteaanvraag • Formuleren inkoopstrategie
2
Specificeren
• Opstellen van eisen en wensen • Omschrijven van de opdracht • Opstellen Offerteaanvraag
3
Selecteren
• Eventuele voorselectie geïnteresseerde Ondernemers • Bekendmaking opdracht via verzenden van de Offerteaanvraag, de website of TenderNed • Offertes evalueren • Nader onderhandelen (indien mogelijk op grond van de geldende wet- en regelgeving) • (voornemen) Gunning aan winnende Ondernemer
4
Contracteren
• Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) Contractant • Registreren getekende overeenkomst • Informeren afgewezen Ondernemers
5
Bestellen
• Uitvoeren van de opdracht • Eventueel met het doen van bestellingen
6
Bewaken
• Bewaken termijnen • Controleren nakoming afgesproken prestaties, waaronder de MVI-afspraken. • Tijdige betaling facturen
7
Nazorg
• Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of looptijd • Evalueren overeenkomst met Contractant
2.2 Inrichting van de inkoopfunctie Elke deelnemende organisatie zorgt er voor dat het inkoopbeleid en het inkoopproces goed worden geborgd in de eigen organisatie. Binnen de ISNV zijn inkoopcoördinatoren en/of inkoopadviseurs werkzaam op strategisch en tactisch inkoopniveau. Daarnaast wordt gewerkt met contractmanagers en contractbeheerders. Inkopen wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. De portefeuillehouder Inkopen is verantwoordelijk voor Inkopen. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Voor een succesvolle toepassing van dit Inkoopbeleid Inkoopsamenwerking Noord Veluwe (ISNV)
Pagina: 10 van 25 Versie: 8.5 Datum: 1augustus 2023
Inkoop- en aanbestedingsbeleid is betrokkenheid van bestuurder, budgethouder/opdrachtgever en inkoper essentieel. De inkoopcoördinator of inkoopadviseur ondersteunt de budgethouder bij de toepassing van het inkoopbeleid en uitvoering van het Inkoopproces. De inkoopcoördinator heeft een adviesrol ten behoeve van alle organisatieonderdelen. De inkoopcoördinator of inkoopadviseur zorgt er ook voor dat het inkoopbeleid gezamenlijk wordt geëvalueerd en, indien nodig, bijgesteld. 2.3 Standaard werkwijzen Een eenduidige professionele werkwijze is een speerpunt voor de deelnemende organisaties. Het hanteren van een standaard werkwijze maakt het mogelijk om inkoopinformatie op een eenduidige wijze te registreren en rapporteren. Dit zodat verantwoording kan worden afgelegd met betrekking tot de bestede gelden (doel- en rechtmatigheid). . De onderstaande standaard werkwijzen worden gehanteerd: o Regionale (ISNV) inkoopkalender De deelnemende organisaties stellen gezamenlijk een meerjaren regionale (ISNV) inkoopkalender op, deze wordt jaarlijks geactualiseerd en vastgesteld en gepubliceerd op de internetsite https://www.ISNV.nl. Daarin zijn de uit te voeren gezamenlijke inkooptrajecten en projecten voor inkoopprofessionalisering opgenomen.
Daarnaast kan de deelnemende organisatie desgewenst een lokale inkoopkalender opstellen met daarin de lokale inkooptrajecten en projecten voor inkoopprofessionalisering. Per Aanbesteding wordt bepaald of en in hoeverre de deelnemende organisaties gezamenlijk aanbesteden. o
Uniforme documenten en standaard formulieren De deelnemende organisaties werken met uniforme documenten en standaard formulieren om de professionele werkwijze te kunnen waarborgen. Aanbestedingen worden zoveel mogelijk digitaal en elektronisch uitgevoerd. Op deze wijze wordt gestreefd naar het bieden van een constante kwaliteit aan de interne klanten en externe opdrachtnemers en verlaging van administratieve lasten. Uniformiteit in de uitvoering draagt er ook aan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en niet met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd.
o
Dossiervorming Van iedere Aanbesteding wordt door de aanbestedende dienst aanbestedingsdossier bijgehouden. Door dossiervorming is het verloop van het aanbestedingsproces en rechtmatigheid daarvan aantoonbaar. Daarnaast kan dossiervorming als sturingsinstrument dienen voor toekomstige aanbestedingen en wordt openheid en transparantie van aanbestedingen bevorderd.
o
Contractbeheer In het kader van zorgvuldig opdrachtgeverschap streven de deelnemende organisaties er naar om alle contracten per deelnemende organisatie inzichtelijk te krijgen volgens een lokaal of centraal gestructureerd systeem (in ieder geval de contracten met een looptijd). Doel hiervan is de interne organisatie voldoende inzicht te bieden in lopende contracten en contractuele afspraken. Op deze wijze kan eenvoudig worden vastgesteld wanneer overeenkomsten voor bewerking (onderhandeling/Aanbesteding) moeten worden opgepakt.
o
Contractmanagement Contractmanagement zorgt voor de realisatie van de afspraken die met de leveranciers zijn
Inkoopbeleid Inkoopsamenwerking Noord Veluwe (ISNV)
Pagina: 11 van 25 Versie: 8.5 Datum: 1augustus 2023
overeengekomen, zodat het doel van het contract (invullen van een inkoopbehoefte) op de juiste wijze wordt gerealiseerd. Voor de belangrijke contracten wordt iemand aangewezen die hiervoor verantwoordelijk is.
Inkoopbeleid Inkoopsamenwerking Noord Veluwe (ISNV)
Pagina: 12 van 25 Versie: 8.5 Datum: 1augustus 2023
Hoofdstuk 3 Juridisch kader
3.1 Algemeen juridisch kader De deelnemende organisaties nemen bij inkopen boven en onder de (Europese) drempelwaarden algemene beginselen en uitgangspunten van aanbestedingsrecht in acht, zoals deze in de aanbestedingsregelgeving voor opdrachten boven en onder de (Europese) drempelwaarden zijn geformuleerd. Afhankelijk van de gekozen procedure gaat het daarbij om: o
Aanbestedingswet 2012 (versie 1 juli 2016) en Aanbestedingsbesluit: De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 implementeert sinds 1 juli 2016 de Europese Richtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’), Concessierichtlijnen 2014/23/EU en Richtlijn 2007/66/EU (‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheidsen concessieopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen. De Aanbestedingswet 2012 vormt samen met het Aanbestedingsbesluit (ARW 2016, Gids Proportionaliteit en Uniform Europees Aanbestedingsdocument) het wettelijke kader voor alle inkopen en aanbestedingen.
o
Europese wet- en regelgeving: Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en ‘Concessierichtlijn’ vormen momenteel de belangrijkste basis.
o o
Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten. Gemeentewet: het wettelijk kader voor gemeenten
3.2 Algemene inkoopvoorwaarden De deelnemende organisaties passen bij inkopen van Leveringen en Diensten de Algemene Inkoopvoorwaarden ISNV toe. In bijzondere omstandigheden kan vooraf met wederpartijen worden overeengekomen om één of meerdere bepalingen van de Algemene Inkoopvoorwaarden ISNV te vervangen door bepalingen in de overeenkomst die meer op de specifieke situatie zijn toegesneden. In specifieke situaties kan het nodig zijn om andere voorwaarden of onderdelen daarvan van toepassing te verklaren. De volgende meest actuele versie van voorwaarden worden regelmatig gebruikt: o Inkoop van Werken (bouwkundig en GWW): ARW 2016, UAV 2012, UAV-GC, RAW of STABU; o Inkoop van diensten en Leveringen ICT: GIBIT, IBD (o.a. verwerkersovereenkomst); o Inkoop van Ingenieurs- en adviesdiensten: DNR+addendum. 3.3 Algemene beginselen bij inkoop Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht De deelnemende organisaties nemen bij overheidsopdrachten en concessie overeenkomsten boven en onder de (Europese) drempelwaarden de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht: o
Gelijke behandeling (Objectiviteit): in gelijke omstandigheden mogen marktpartijen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.
o
Non-discriminatie: discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.
Inkoopbeleid Inkoopsamenwerking Noord Veluwe (ISNV)
Pagina: 13 van 25 Versie: 8.5 Datum: 1augustus 2023
o
Transparantie: de gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.
o
Proportionaliteit (evenredigheid): de gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De deelnemende organisaties passen het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden. In dit verband wordt verwezen naar de meest recente versie van de Gids Proportionaliteit.
o
Wederzijdse erkenning: diensten en goederen van ondernemers uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de deelnemende organisaties.
Algemene beginselen van behoorlijk bestuur en precontractuele beginselen van goede trouw De deelnemende organisaties nemen bij hun inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel alsmede de precontractuele beginselen van goede trouw, zoals redelijkheid en billijkheid. 3.5 Afwijken van het inkoopbeleid Afwijkingen van het inkoopbeleid (uitgezonderd de wetgeving) zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van B en W, Directie (bij een gemeenschappelijke regeling) of dagelijks bestuur van de deelnemende organisaties voor zover een en ander op basis van de wet- en regelgeving mogelijk is. Bij de opstelling van dit gemotiveerd voorstel dient altijd advies ingewonnen te worden bij de inkoopcoördinator of inkoopadviseur. 3.6 Klachtenregeling aanbesteden Wanneer partijen van mening verschillen inzake een Aanbesteding is het van belang om snel en laagdrempelig tot een oplossing te komen. Doel van de klachtenregeling aanbesteden is het bieden van een kader voor klachtenafhandeling om te bevorderen dat klachten snel en laagdrempelig worden afgehandeld. Een belanghebbende heeft in een Aanbesteding 4 mogelijkheden om een bezwaar kenbaar te maken bij deelnemende organisaties (in volgorde van oplopende zwaarte): 1. 2. 3. 4.
Vragen stellen bij de nota van inlichtingen; Via de klachtenregeling een klacht indienen bij de deelnemende organisatie; Een klacht indienen bij de landelijke Commissie van Aanbestedingsexperts; Een kort geding aanhangig maken via de rechtbank.
Een klacht is een schriftelijke melding van een onderneming die belang heeft bij de Aanbesteding aan de aanbestedende dienst waarin de ondernemer gemotiveerd aangeeft dat hij het niet eens is met de Aanbesteding of een onderdeel daarvan. De wijze van uitvoering van de klachtenregeling is te raadplegen op de ISNV-website (https://www.isnv.nl).
Inkoopbeleid Inkoopsamenwerking Noord Veluwe (ISNV)
Pagina: 14 van 25 Versie: 8.5 Datum: 1augustus 2023
Hoofdstuk 4 Ethische en ideële uitgangspunten 4.1 Integriteit De deelnemende organisaties stellen bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop. De bestuurders, inkopers en alle andere betrokkenen/belanghebbenden bij het inkoopproces handelen integer conform de Gedragscode “Handreiking verantwoord inkopen” zie: (https://www.pianoo.nl/nl/handreiking-integriteit-gemeenten-provincies-en-waterschappen). Aan deze gedragscode liggen de volgende vier kernwaarden ten grondslag: zakelijk fatsoen, deskundigheid en objectiviteit, vrije mededinging en duurzaamheid. Het is belangrijk dat medewerkers (bestuurders en alle betrokkenen bij het inkoopproces) eerlijk, integer en betrouwbaar zijn, handelen in overeenstemming met vaktechnische standaarden en beslissingen nemen op basis van feiten in plaats van eigenbelang. De deelnemers van de ISNV kopen in bij integere marktpartijen. Dit betekent onder andere dat wij in het kader van de Wet BIBOB een onderzoek kunnen instellen naar een marktpartij. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkopen (en aanbestedingen) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.
Indien uit het onderzoek is gebleken dat er een ernstig gevaar is dat de overeenkomst wordt gebruikt om strafbare feiten te plegen of om uit strafbare feiten verkregen of te verkrijgen op geld waardeerbare voordelen te benutten, kan dit er toe leiden dat er geen zakenrelatie met deze marktpartij wordt aangegaan of de lopende zaakrelatie wordt beëindigd. De deelnemende organisaties kunnen speciale voorwaarden verbinden aan de uitvoering van een opdracht. In geval zal zij deze vermelden in de oproep tot mededinging of in de aanbestedingsstukken. Deze voorwaarden kunnen onder andere verband houden met economische, innovatie- of milieu gerelateerde dan wel sociale of arbeid gerelateerde overwegingen. 4.2 Maatschappelijk verantwoord inkopen Inkoop vindt op een verantwoorde en milieubewuste wijze plaats. Dit betekent dat bij alle inkopen een juiste balans wordt gezocht tussen kosten en beschikbare budgetten (profit), milieuaspecten (planet) en sociale aspecten (people). Dit mede in verband met de voorbeeldfunctie die de deelnemende organisaties in het maatschappelijk verkeer wensen te vervullen.
De deelnemers van de ISNV kopen duurzaam in, waarbij rekening wordt gehouden met de mogelijkheid om: - Klimaatbewust Inkopen De deelnemende organisaties onderschrijven het Klimaatakkoord van Parijs (2015) waarin 195 landen afspraken om de opwarming van de aarde te beperken tot ruim onder de 2 graden. De deelnemende organisaties willen stappen maken naar een klimaat neutrale bedrijfsvoering binnen de deelnemende organiaties (zoals in energie, mobiliteit en materiaalgebruik). Daarnaast worden ook Ondernemers aan- gespoord tot CO2-reductie. - Circulair in te kopen: Bij circulair Inkopen wordt het inkoopinstrument ingezet om productie en (her)gebruik van producten en diensten te stimuleren en daarmee de transitie naar een circulaire economie te bevorderen. De deelnemende organisaties kunnen bij Inkopen en aan- bestedingen bijvoorbeeld het hergebruik van materialen en afvalreductie vereisen. - Biobased Inkopen: producten die biologische afbreekbaarheid zijn;Bij biobased Inkopen worden producten ingekocht die geheel of gedeeltelijk van hernieuwbare grondstoffen zijn gemaakt. Het gebruik van fossiele grondstoffen wordt teruggedrongen, waardoor de transitie naar een koolstofarme economie wordt ondersteund. De deelnemende organisaties streven ernaar daar waar mogelijk en gewenst biobased producten in te kopen.
- Internationale Sociale Voorwaarden De Internationale Sociale Voorwaarden (ISV), gebaseerd op de fundamentele arbeidsnormen Inkoopbeleid Inkoopsamenwerking Noord Veluwe (ISNV)
Pagina: 15 van 25 Versie: 8.5 Datum: 1augustus 2023
van de International Labour Organisation (ILO), vereisen dat leveranciers analyseren of er risico’s zijn op schendingen van arbeidsnormen en mensenrechten in hun productieketen (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon). Als er risico’s zijn, dan moeten Ondernemers zich inspannen om deze risico’s te voorkomen of te verkleinen. Hiertoe kunnen de deelnemende organisaties bij Inkopen en aanbestedingen de ISV van toepassing verklaren. In de Offerteaanvraag kunnen de deelnemende organisaties de ISV opnemen als uitvoeringseisen. De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoer- baarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten. Dit kan tot uitdrukking worden gebracht door het volgende: • De deelnemende organisaties analyseren in welke productgroepen, welke maatschappelijke winst te behalen valt. • Bij de product- en marktanalyse kunnen de deelnemende organisaties inventariseren welke Werken, Leveringen of Diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden.
• De deelnemende organisaties promoten het in dialoog met de markt vóór (marktconsultatie) of tijdens de aanbestedingsprocedure (bijv. concurrentiegerichte dialoog) zoeken naar bestaande of nieuwe MVI-oplossingen. • In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de minimumeisen of de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst kunnen duurzaamheidscriteria worden opgenomen. • De deelnemende organisaties stimuleren het kijken naar de levensduurkosten en niet enkel de aanschafprijs. • De deelnemende organisaties kunnen digitaal Inkopen (E-procurement, E-factureren etc.). • De deelnemende organisaties monitoren de aangeboden MVI-oplossingen en controleert of MVI-afspraken worden nagekomen. • De deelnemende organisaties delen goede MVI-voorbeelden met andere overheden via pianoo.nl en via de MVI- Zelfevaluatietool. en ontwikkelde instrumenten toe te passen zoals: - CO2-Prestatieladder; - Prestatieladder MVO Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen; - Prestatieladder SO Sociaal ondernemen. De deelnemers van de ISNV kopen zoveel mogelijk in bij marktpartijen die maatschappelijk verantwoord ondernemen. Hieronder verstaan wij tenminste dat een ondernemer elke vorm van dwangarbeid verwerpt en de regelgeving van de Verenigde Naties over mensenrechten en de rechten van kinderen respecteert.
De fundamentele arbeidsnormen als geformuleerd door de Internationale Arbeidsorganisatie (ILO) zijn onverkort van toepassing. Als nationale regelgeving voorziet in strengere maatregelen heeft deze voorrang boven internationale afspraken. Een marktpartij gaat, binnen de kaders van de geldende wet- en regelgeving, alle vormen van discriminatie tegen, met name oneerlijke of ongelijke behandeling op grond van geslacht, ras, handicap, etnische of culturele afkomst, godsdienst of maatschappijvisie, leeftijd of seksuele Inkoopbeleid Inkoopsamenwerking Noord Veluwe (ISNV)
Pagina: 16 van 25 Versie: 8.5 Datum: 1augustus 2023
geaardheid. 4.2.1. Duurzaam inkopen Milieuaspecten houden zowel de procedurele aspecten van Inkoop in, als de inhoudelijke ‘product’ aspecten met betrekking tot de verwerving en het ge- en verbruik van een Werk, Levering of Dienst. Dit komt o.a. tot uitdrukking door het volgende: o Bij de product- en marktanalyse wordt geïnventariseerd welke Werken, Leveringen of Diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden; o In de aanbestedingsstukken en in de te sluiten overeenkomst worden duurzaamheidscriteria van Pianoo ( https://www.pianoo.nl/nl/themas/maatschappelijkverantwoord-inkopen-mvi-duurzaam-inkopen/productgroepen )als minimumeis opgenomen; o De deelnemers ISNV kiezen er bij voorkeur voor om digitaal en geheel elektronisch in te kopen en aan te besteden. De deelnemende organisaties zullen de aangeboden duurzame oplossingen monitoren. Op deze wijze wordt een duurzame oplossing ingebed in de eigen organisatie. o Inkopen draagt bij aan de Duurzame Ontwikkelingsdoelen van de VN. Door Maatschappelijk Verantwoord Inkopen dragen de deelnemende organisaties bij aan het verwezenlijken van de Duurzame Ontwikkelingsdoelen (Sustainable Development Goals) van de Verenigde Naties. Doel 11 van de 17 Doelen gaat specifiek in op het realiseren van duurzame steden en gemeenschappen. Doel 12 (in het bijzonder doel 12.7) ziet op duurzame prak- tijken bij overheidsopdrachten.
Maatschappelijk Verantwoord Inkopen draagt onder meer bij aan het zorgen voor duurzame energie (doel 7), het terugdringen van klimaatverandering (doel 13) en het bevorderen van fatsoenlijk werk en gelijk loon voor gelijk werk (doel 8). De deelnemers ISNV kopen duurzaam in. 4.2.2. Sociale aspecten bij inkopen De deelnemende organisaties vinden het belangrijk om samen met haar opdrachtnemers te investeren in de sociale infrastructuur en de sociale arbeidsvoorwaarden. Door de toepassing van Social Return willen de deelnemers ISNV kansen bieden aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Het doel is hierbij om zoveel mogelijk mensen die zonder re-integratiesteun niet of moeilijk aan het werk komen, aan werk of werkervaring te helpen. Het kan hierbij gaan om arbeids-, stage-, proef-, of leerwerkplaatsen. De toepassing van Social Return mag niet leiden tot verdringing van arbeidsplaatsen. De deelnemende organisaties (m.u.v. gemeente Nijkerk) hebben ingestemd met het convenant Uniform Social Return en de bijbehorende bouwblokkenmethode en monitoring van de SROIverplichting door middel van de WIZZR-applicatie te laten plaatsvinden.
Doel van het convenant o Op een uniforme manier uitvoering geven aan social return o Waardering van de social returninspanningen van opdrachtnemer(s) wordt daardoor geüniformeerd; Beleid (waar mogelijk) over visie, communicatie, verantwoordingseisen en invullingsvormen wordt geüniformeerd. 4.2.2.1. Sociale criteria: Sociale voorwaarden Sociale voorwaarden gaan over het verbeteren van arbeidsomstandigheden in de gehele productieketen. Bij alle Europese aanbestedingen worden de generieke internationale sociale normen gehanteerd. Internationale verdragen bevatten morele normen over mensenrechten, Inkoopbeleid Inkoopsamenwerking Noord Veluwe (ISNV)
Pagina: 17 van 25 Versie: 8.5 Datum: 1augustus 2023
arbeidsomstandigheden en beloningen. Het voldoen aan sociale aspecten betekent dat ondernemers zich moeten inspannen dat deze normen in de hele keten van het proces worden nagestreefd. Daarnaast kunnen de ISNV-deelnemers aanvullende normen opleggen. 4.2.2.2. Sociale criteria: Opdracht of onderdelen hiervan voorbehouden aan SW-bedrijf Het SW-bedrijf vervult een bijzondere positie binnen de deelnemende organisaties. Als bestuurder is de gemeente verantwoordelijk voor het in stand houden van een beschermde werkomgeving voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. De deelnemers ISNV werken met verschillende SWbedrijven en hebben lokaal beleid ontwikkeld waarin is vastgelegd op welke wijze de samenwerking met het SW-bedrijf is ingevuld. Zij hebben binnen de wettelijke kaders de mogelijkheid om opdrachten/contracten bij het eigen SWbedrijf in te besteden (conform A-wet art. 2.82). Dit wordt gestimuleerd. 4.2.2.3. Sociale criteria: Social Return Investeren in de sociale infrastructuur van deelnemers en de regio. Eén van de instrumenten om dit te bewerkstelligen is Social Return. Social Return maakt het mogelijk dat investeringen die de deelnemers doen naast het ‘gewone’ rendement, ook een concrete sociale winst opleveren.
Social return is het principe dat Ondernemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets terugdoen voor de deelnemende organisaties, op maatschappelijk of sociaal vlak. De deelnemende organisaties willen dat hun Inkopen ook een sociale opbrengst (return) opleveren voor de maatschappij. Bij Inkopen en aanbestedingen kan worden gekozen voor sociale uitgangspunten en wordt nagedacht over de kansen die er zijn voor social return bij een specifieke Werk, Dienst en eventueel Levering. Deelnemende organisaties kunnen social return inzetten voor: • Het bevorderen van de participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. • Het stimuleren van sociaal ondernemen. • Het bereiken van andere doelen in het sociaal domein, zoals armoedebestrijding, onderwijs en zorg. Om invulling te geven aan Social Return nemen de deelnemende organisaties (m.u.v gemeente Nijkerk) bij aanbestedingen een contracteis c.q. bijzondere uitvoeringsvoorwaarde op, waarbij Social Return wordt gekapitaliseerd op basis van een bepaald percentage van de opdrachtwaarde resp. loonsom. Bij opdrachten en leveringen die meer uit materiaal bestaan dan uit arbeid (bijv. 70% materiaal en 30% arbeid) en dus sprake is van een lage economisch toegevoegde waarde, wordt een lager percentage aangehouden.
De contracteis die door de deelnemende organisaties aanbestedingen voor Social Return als verplichting wordt opgenomen is: • 2% van de aanneemsom, indien er sprake is van de verhouding 30% of minder arbeid; • 5% van de aanneemsom in overige gevallen. Alleen bij hoge uitzondering kan er (gemotiveerd) worden afgeweken van bovenstaande percentages. Daarbij blijft het uitgangspunt wel dat er een bepaalde mate van SROI wordt toegepast.
Inkoopbeleid Inkoopsamenwerking Noord Veluwe (ISNV)
Pagina: 18 van 25 Versie: 8.5 Datum: 1augustus 2023
In enkele gevallen kan er een hoger percentage van de aanneemsom als verplichting worden opgenomen. Slechts bij hoge uitzondering en onder voorwaarden wordt door de deelnemende organisaties Social Return opgenomen als gunningscriterium. De deelnemende organisaties (m.u.v gemeente Nijkerk) hebben voor de invulling van de Social Return gekozen voor de bouwblokkenmethode (zie bijlage 1). Kenmerkend voor de bouwblokkenaanpak is de structuur en de invulling op basis van maatwerk en dialoog. Blokken met een transparante waardebepaling, kunnen op maat worden gestapeld tot de gewenste Social Return. De insteek van de bouwblokkenaanpak is niet alleen gericht op het uitplaatsen van bijstandsgerechtigden, maar ook om Social Return op creatieve wijze in te vullen, passend bij de wijze waarop opdrachtnemers die kunnen en willen vorm geven. Na gunning van een opdracht met Social Return, wordt door de deelnemer van de ISNV met de opdrachtnemer concrete afspraken gemaakt over de exacte invulling. Hierbij kan o.a. worden gekozen voor: • het inzetten van werklozen /werkzoekenden en jongeren (t/m 26 jaar); • het realiseren van werkervaringsplaatsen; • het plaatsen van orders bij sociale werkbedrijven; • het delen van kennis, expertise, middelen; • het verbinden met lokale (wijk)initiatieven. De prioriteit ligt bij het bieden van kansen op werkgelegenheid aan werkloos/werkzoekenden.
De deelnemers adviseren en faciliteren opdrachtnemers bij het zo effectief mogelijk invullen van afspraken en verplichtingen. De opdrachtnemer bepaalt vervolgens zelf welke invulling hij geeft aan Social Return. Deze activiteiten mogen in de opdracht worden uitgevoerd, maar ook indirecte relatie met de opdracht of in de bedrijfsvoering van de opdrachtnemer of bij een toeleverancier. Om de waarde van de inspanningen met betrekking tot de Social Return te kunnen meten, wordt de gerealiseerde waarde van de opdrachten/contracten uitgedrukt in inspanningswaarde. De hoogte van deze inspanningswaarde heeft te maken met de afstand van de doelgroep tot de arbeidsmarkt en de inspanning die opdrachtnemer moet leveren om de doelgroep in te zetten op betaalde arbeid. Social Return is gericht op een toekomstbestendige inzet en wordt toegepast bij Europese of Nationale aanbestedingen voor Werken, Leveringen en Diensten met een arbeidsintensief karakter. Bij opdrachten met een geringere omvang aan arbeidsuren wordt per opdracht/contract gekeken wat realiseerbaar is. Indien Opdrachtnemer zijn verplichtingen aangaande Social Return niet (volledig) nakomt, zal het bedrag, naar rato van de niet gerealiseerde Social Return worden ingehouden op de contractwaarde. Dit bedrag wordt gestort bij de betreffende deelnemer van de ISNV ten behoeve van Social Return.
4.3 Innovatie De deelnemende organisaties streven waar passend naar innovatie bij Werken, Leveringen en Diensten en in het inkoopproces. Innovatie kan zowel gericht zijn op het product alsook betrekking hebben op het Inkoopproces. Dit kan bijvoorbeeld door toepassing van contractvormen die innovatie bij de wederpartij van de deelnemende organisaties stimuleren en door Aanbesteding daarvan creativiteit in de markt uit te lokken. Inkoopbeleid Inkoopsamenwerking Noord Veluwe (ISNV)
Pagina: 19 van 25 Versie: 8.5 Datum: 1augustus 2023
Hoofdstuk 5 Economische uitgangspunten
5.1 Inkopen of subsidiëren. De gelden die de deelnemende organisaties besteden kunnen via subsidie of inkoop worden uitgekeerd. Er moet altijd een weloverwogen keuze gemaakt moet worden tussen subsidie en inkoop. In de visie van de deelnemende organisaties geldt daarbij het uitgangspunt: bij de afweging tussen subsidie en inkoop wordt gekozen voor inkoop indien de door de wederpartij toegezegde prestatie zo nodig in rechte afdwingbaar moet zijn en voor subsidie als dat niet nodig is (zie voor meer hierover https://vng.nl/files/vng/handreiking-overheidsopdracht-en-subsidie-2013.pdf). Alleen in het geval dat een deelnemende organisaties geen enkele invloed willen hebben op de uitgevoerde activiteiten, de uitvoering van de activiteiten in feite “onverplicht’ is en niet afgedwongen kan worden, is sprake van een zuivere subsidierelatie, die niet aanbesteed hoeft te worden. Aandachtspunt bij het verstrekken van subsidies voor werken, dan wel diensten gerelateerd aan werken, is dat de Aanbestedingswet wordt toegepast indien er voor meer dan 50% wordt gesubsidieerd door een of meer aanbestedende diensten. In de Aanbestedingswet gelden hiervoor dezelfde drempelbedragen als vermeld onder 5.5. Hiervoor geldt dat het inkoopbeleid van de ISNV van toepassing is.
5.2 Uitbesteden of zelf uitvoeren Deelnemende organisaties maken een strategische keuze tussen het zelf uitvoeren van bepaalde activiteiten (inbesteden) en het uitbesteden daarvan aan derden (uitbesteden/outsourcing). Onder outsourcing wordt verstaan het (laten) uitvoeren van bestaande activiteiten door een externe organisatie. Tijdelijke inhuur van personeel is geen outsourcing. Outsourcing betekent ook niet dat de activiteiten per definitie volledig buiten de deur van uw organisatie plaatsvinden, maar wel dat de verantwoordelijkheid daarvoor elders is belegd. Formeel-juridisch wordt opdrachtverlening aan een partij binnen eenzelfde juridische entiteit (rechtspersoon) aangemerkt als zuiver inbesteden. Van quasi-inbesteden is sprake als de opdracht wordt geplaatst bij een van uw organisatie afgescheiden rechtspersoon die het merendeel van zijn werkzaamheden voor uw organisatie verricht en waarop u toezicht kunt uitoefenen als op uw eigen organisatie. Bij inbesteden en quasi-inbesteden is geen sprake van aanbesteden in de zin van de aanbestedingsregels. Als u een opdracht verstrekt aan derden (outsourcing/uitbesteding) dan zijn de aanbestedingsregels wel van toepassing.
5.3 Doorleggen verantwoording i.r.t inkoop- en aanbestedingsbeleid Indien de besteding van gemeenschapsgeld dan wel de realisatie van publieke functies door de deelnemende organisaties worden overgedragen aan derden gelden de volgende uitgangspunten: • Indien een derde partij in het kader van de nationale of Europese wetgeving valt onder de definitie aanbestedende dienst dient deze de nationale en Europese aanbestedingswetgeving onverkort toe te passen; • Indien de derde partij niet onder de definitie van aanbestedende dienst valt kan het college besluiten dat deze partij de nationale en Europese aanbestedingswetgeving toch onverkort toe moet passen; • In beide gevallen worden de specifieke regels uit het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid niet van toepassing verklaard.
Inkoopbeleid Inkoopsamenwerking Noord Veluwe (ISNV)
Pagina: 20 van 25 Versie: 8.5 Datum: 1augustus 2023
5.4 Product- en marktanalyse Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd. De deelnemende organisaties achten het van belang om de markt te kennen door (indien mogelijk) een product- en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. De deelnemende organisaties kunnen contact opnemen met MVO Nederland voor ondersteuning bij het zoeken naar duurzame oplossingen. 5.5 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie De deelnemende organisaties achten een te grote afhankelijkheid van ondernemers niet wenselijk en streven naar een passende onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemingen zowel tijdens als na de contractperiode. De deelnemende organisaties moeten in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij het inkopen (waaronder de keuze van ondernemers en opdrachtnemer), maar ook vanwege de naleving van de Europese wet- en regelgeving.
De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector, concentratiegraad en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers. Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de deelnemende organisaties door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De deelnemende organisaties kiezen in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers 5.6 Lokale/regionale ondernemers en MKB De deelnemende organisaties houden waar mogelijk rekening met lokale en regionale Ondernemers en het MKB. Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen zonder dat dit mag leiden tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers.
De deelnemende organisaties geven hieraan invulling door waar mogelijk: o gebruik te maken van percelen in aanbestedingen; o Gebruik te maken van de percelenregeling (artikel 2.18 en 2.19 Aanbestedingswet 2012); o Toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming; o Oog voor sociale ondernemingen (artikel 2.82 Aanbestedingswet 2012; o administratieve lasten te verminderen; o het hanteren van onnodig zware geschiktheids-, selectie- en gunningscriteria te voorkomen. o 1 offerte bij meervoudig onderhands Daarnaast houden de deelnemende organisaties rekening met lokale/regionale ondernemers door bij onderhandse aanbestedingen waar mogelijk minimaal 1 offerte bij lokale ondernemers aan te vragen. 5.7 Bepalen van de Inkoopprocedure In fase 1 van het inkoopproces, inventariseren, wordt een inkoopstrategie geschreven. Onderdelen van de inkoopstrategie zijn onder andere de uitwerking van de product- en marktanalyse, de opdrachtwaarde en de geselecteerde inkoopprocedure. Inkoopbeleid Inkoopsamenwerking Noord Veluwe (ISNV)
Pagina: 21 van 25 Versie: 8.5 Datum: 1augustus 2023
Welke inkoopprocedure geschikt en proportioneel is wordt door de budgethouder en indien nodig met advies van de inkoopcoördinator, bepaald aan de hand van minimaal de volgende objectieve criteria: o o o o o o
omvang van de opdracht; transactiekosten voor de deelnemende organisatie(s) dienst en de inschrijvers; aantal potentiële inschrijvers; gewenst eindresultaat; complexiteit van de opdracht; type van de opdracht en het karakter van de markt.
De motivering voor de te volgen inkoopprocedure wordt, als onderdeel van de inkoopstrategie, gearchiveerd in het aanbestedingsdossier. De deelnemende organisaties hebben in onderstaande tabel indicatieve bedragen opgenomen voor inkoopprocedures onder de Europese aanbestedingsdrempel welke een beeld kunnen bieden bij de selectie. De inkoopstrategie is leidend voor de uiteindelijke keuze, met uitzondering van de Europese drempelbedragen. De drempelwaarde voor ‘sociale en andere specifieke diensten’ is in de Europese richtlijn vastgesteld op € 750.000,- exclusief BTW. INDICATIEVE BEDRAGEN Werken
Leveringen
Diensten
Maatschappelijke diensten en gezondheidszorg
Enkelvoudig onderhands
Tot €100.000
Tot € 50.000
Tot € 50.000
Tot € 100.000
Meervoudig onderhands
≥ € 100.000 en tot € 3.000.000
≥ € 50.000 en tot € 215.000
≥ € 50.000 en tot € 215.000
≥ € 100.000 en tot € 750.000
≥ € 3.000.000 en tot ≥ € 5.382.000
Afhankelijk van marktanalyse
Afhankelijk van marktanalyse
Afhankelijk van marktanalyse
Verplicht ≥ € 215.000
Verplicht ≥ € 215.000
Nationaal
Europees
Verplicht ≥ € 5.382.000
Verplicht > € 750.000
Toelichting per inkoopprocedure Algemeen Deelnemende organisaties kunnen er voor kiezen om, naast de aankondiging op Tenderned, Europese en Nationale aanbestedingen aan te kondigen op hun website. De deelnemende organisaties geven op verzoek van ondernemers aan hoe de keuze van de ondernemers die worden toegelaten tot de Aanbesteding tot stand is gekomen. Inkoopbeleid Inkoopsamenwerking Noord Veluwe (ISNV)
Pagina: 22 van 25 Versie: 8.5 Datum: 1augustus 2023
Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De deelnemende organisaties willen immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen. Enkelvoudig onderhandse Aanbesteding De deelnemende organisaties vragen minimaal aan één ondernemer een offerte tenzij uit een + gedegen overweging van de markt en de opdracht of uit signalen van de markt blijkt dat een meervoudig onderhandse procedure gezien de opdracht en transactiekosten passender is. Meervoudig onderhandse Aanbesteding De deelnemende organisaties hebben als uitgangspunt om alle inkopen voor Leveringen en (Maatschappelijke) Diensten met een waarde boven het enkelvoudige indicatieve bedrag en onder de Europese aanbestedingsdrempel onderhands aan te besteden. Voor alle inkopen voor Werken wordt tot €3.000.000,- een meervoudige onderhandse aanbestedingsprocedure passend geacht. Bij alle meervoudig onderhandse Aanbesteding vragen de deelnemende organisaties in principe een offerte aan ten minste drie en maximaal vijf ondernemers. Waar mogelijk wordt minimaal één offerte bij een lokale ondernemer opgevraagd.
De deelnemende organisaties maken op basis van objectieve criteria een selectie van de ondernemers die worden toegelaten tot de meervoudige onderhandse procedure. Nationale aanbestedingsprocedure De toepassing van de nationale aanbestedingsprocedure verschilt per categorie inkoop: o Voor leveringen en diensten kunnen de deelnemende organisaties waar passend Nationaal aanbesteden; o Voor werken ≥ 3.000.000,- wordt een nationale aanbestedingsprocedure passend geacht. Europese aanbestedingsprocedure Boven de (Europese) drempelbedragen zullen de deelnemende organisaties in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving. De Europese drempelbedragen worden iedere twee jaar opnieuw vastgesteld door de Europese Commissie. De bedragen in de tabel zijn van toepassing voor 2022 en 2023. De deelnemers zijn vrij om onder de Europese drempel zelf de procedure te kiezen, ook als dat een 'rode procedure' is. Maar wel regelt de gids dat voor het item proportionaliteit geldt 'pas toe of leg uit': als afgeweken wordt van de groene procedure zal dit in voldoende mate intern maar ook extern gemotiveerd moeten worden. Naarmate de afwijking groter is (oranje rood) wordt de externe motivatie belangrijker en neemt het juridische risico dus ook toe.