Document · PDF

Rekenkamerrapport Grip op grote projecten - Bijlage Feitenrapport

Gemeenteraad 10 april 2025, gemeente NuenenBij agendapunt: Rekenkamerrapport Grip op grote projecten9.873 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Feitenrapport Onderzoek ‘Grip op grote projecten’

Rekenkamer Gemeente Nuenen c.a. 14 Februari 2025

Inhoudsopgave

1 Inleiding 1.1 Aanleiding 1.2 Onderzoeksopzet

2 2 2

2 Feitenrapportage 2.1 Voorbereiding van raadsbesluiten 2.1.1 Het Klooster 2.1.2 De Hongerman 2.1.3 Bosweg 2.2 Besluitvorming raad en evaluatie raadsbesluit 2.2.1 Het Klooster 2.2.2 De Hongerman 2.2.3 Bosweg 2.3 Uitvoering van de projectbewaking

5 6 6 8 9 11 11 13 16 18

Bijlage 1. Normenkader

Bijlage 2. Het Klooster – Tijdlijn, planning, doelen/randvoorwaarden, participatie en scenario’s 24 Bijlage 3. De Hongerman – Tijdlijn, planning, doelen/randvoorwaarden, participatie en scenario’s 30 Bijlage 4. Bosweg – Tijdlijn, planning, doelen/randvoorwaarden, participatie en scenario’s 37

1 Inleiding 1.1 Aanleiding De Rekenkamer van de gemeente Nuenen heeft besloten onderzoek te doen naar de beheersbaarheid van grote projecten. De raad draagt de maatschappelijke en financiële eindverantwoordelijkheid voor het bereiken van de doelen bij de realisatie van grote projecten. Met grote projecten wordt bedoeld opdrachten en/of aanbestedingen waarvoor een groot budget beschikbaar wordt gesteld en de gehele doorlooptijd vanaf planvorming tot en met de uitvoering meer dan een jaar duurt. Deze projecten gaan doorgaans gepaard met grote risico’s. Het is dus belangrijk dat de raad grip op, en een goed inzicht heeft in de uitvoering van een groot project. De raad wil en kan beoordelen of het college de uitvoering van een dergelijk project “in control” heeft en op een juiste wijze aanstuurt. Essentieel is of de geformuleerde doelen bij een dergelijk project worden bereikt en dat dit gerealiseerd wordt op een doelmatige en rechtmatige wijze.

1.2 Onderzoeksopzet Het onderzoek ‘Grip op grote projecten’ is in 2022 ontstaan en heeft in 2024 zijn uiteindelijke beslag gekregen. Onderzoeksbureau Adlasz was reeds in 2022 gecontracteerd voor ondersteuning bij de uitvoering van dit onderzoek. Het onderzoek ‘Grip op grote projecten’ had een onderzoeksvraag, maar het was nog niet duidelijk welke specifieke grote projecten onderzocht zouden worden. Bij de aanstelling van de nieuwe Rekenkamer in februari 2024 is bepaald dat dit onderzoek als eerste wordt uitgevoerd. Vervolgens is besloten dat drie grote projecten van de gemeente Nuenen onderzocht worden. Gekozen is voor de projecten ‘Het Klooster’, ‘De Hongerman’ en ‘Bosweg’. Na de keuze voor de drie projecten is bepaald welke afgeleide onderzoeksvragen beantwoord dienen te worden, welke functionarissen geïnterviewd worden en welke informatie nodig is.

Onderzoeksvraag De centrale vraagstelling van het onderzoek luidt: Heeft de raad voldoende grip op de realisatie van grote projecten en het bereiken van de geformuleerde doelen? Het onderzoek beantwoordt een aantal afgeleide onderzoeksvragen die onderverdeeld zijn in de volgende drie categorieën: • De voorbereiding van de raadsbesluiten; • De besluitvorming door de raad en de evaluatie van het besluit; • De uitvoering van de projectbewaking.

In de volgende tabel zijn de afgeleide onderzoeksvragen per categorie weergegeven: Afgeleide onderzoeksvragen Voorbereiding van de raadsbesluiten a. b. c. d. e. f.

Welke kaders en richtlijnen hebben raad en college met elkaar vastgelegd over de sturing en verantwoording met betrekking tot grote projecten? Heeft de raad de doelen en het project goed omschreven? Is duidelijk welk (toekomstig) maatschappelijk probleem de gemeente oplost met dit project? Worden er meerdere alternatieven gegeven voor de wijze waarop het probleem wordt opgelost? Is het helder wat wel en niet onder het project valt en wat de belangen en wensen van de beoogde doelgroep(en) en derden zijn? Hoe belanghebbenden voorafgaand aan de besluitvorming zijn betrokken?

Besluitvorming door de raad en de evaluatie van het besluit g. h.

Zijn de doelstellingen van het project helder en meetbaar geformuleerd? (Wat wil de gemeente bereiken? Wat zijn de beoogde prestaties en resultaten? Wat zijn de beoogde effecten? Is het helder: Wat de start- en einddatum zijn? Hoe belanghebbenden bij de uitvoering worden betrokken? Welke go/no go momenten er zijn? Of er ruimte is voor wijzigingen? Hoe en wanneer de raad over eventuele wijzigingen wordt geïnformeerd? Hoe de voortgang wordt gemeten en wanneer de raad hierover wordt geïnformeerd en over wijzigingen besluit?

Uitvoering projectbewaking i. j. k. l. m.

Wordt tussentijds tijdig verantwoording afgelegd over het project conform de gemaakte afspraken? Wordt informatie over belangrijke afwijkingen van het project juist en tijdig verstrekt? Wordt duidelijk hoe kan worden bijgestuurd? Zijn er processen ingericht om de voortgang van de projecten te kunnen volgen? Wordt er gemonitord op de ontwikkeling van de kosten ten opzichte van budget, het behalen van de deadlines en de realisatie van de beoogde doelstellingen?

Afsluiting n.

Wordt een evaluatie uitgevoerd?

Interviews Voor het inzicht in de begrotingscyclus en de drie projecten zijn interviews afgenomen. De volgende functionarissen van de gemeente Nuenen zijn geïnterviewd: • Vier raadsleden • Drie wethouders • Drie projectleiders • De projectadviseurs van de Dienst Dommelvallei • De projectmanager ‘Impuls projectmatig werken’ • De manager bedrijfsvoering (a.i.) • De coördinator P&C cyclus van de Dienst Dommelvallei • De controller van de gemeente Nuenen in dienst van de Dienst Dommelvallei • De auditcommissie (klankbordgesprek) Van elk interview is een verslag gemaakt en de geïnterviewde is de mogelijkheid gegeven hierop te reageren. Alle geïnterviewden hebben gereageerd en het verslag (na eventuele aanpassingen) akkoord bevonden. De verslagen zijn gebruikt als input voor dit rapport.

Documentenonderzoek Voor het inzicht in de doelstellingen en kaders betreffende grote projecten, de P&C-cyclus en de inhoud van de drie projecten zijn de volgende documenten opgevraagd en onderzocht: • Verordeningen o Financiële verordening gemeente Nuenen c.a. 2023 o Controleverordening gemeente Nuenen c.a. 2023 • P&C documenten o Begrotingen 2021- 2025, 2023-2026 en 2024-2027 o Tussentijdse rapportages (voorjaar en najaar) 2022, 2023 en 2024 o Jaarrekening 2021, 2022, 2023 • Managementletter 2023 externe accountant • Raadsvoorstellen/-informatiebrieven (zie ook bijlage 2,3 en 4 in tabel ‘Tijdlijn’) o Raadsbesluiten projecten Klooster, Hongerman en Bosweg en onderliggende stukken o Raadsinformatiebrieven (RIB’s) – inzake genoemde projecten 2022 t/m 2024 • Stukken ten behoeve van ambtelijk projectoverleggen o Projectenvoortgangsmonitor (GROTICK) December 2024 o Overzicht capaciteitsplanning (prioritering projectwerk versus regulier werk) o Processtroomschema ‘projectmatig werken’ o Agenda en notulen diverse afstemmings-overleggen (OGON, Trila) – voorbeelden • Financiële overzichten o Overzicht projectstanden in K2F (meest recent) per project, ontvangen van de projectleiders o Overzicht kredieten per project, ontvangen van de projectleiders

2 Feitenrapportage Dit rapport geeft een overzicht van de feiten met betrekking tot de drie grote projecten en de interne processen met betrekking tot projecten. Deze feiten zijn verzameld uit het documentenonderzoek en de afgenomen interviews. Het gaat om de volgende drie projecten: A. Het Klooster - een multifunctionele accommodatie die gerenoveerd, verduurzaamd en getransformeerd moet worden van verzamelgebouw naar sociaal-cultureel knooppunt. Er moet een adequate en toekomstbestendige theater- en raadszaal komen (zowel qua ontwerp, inrichting als techniek). De bibliotheek wordt ingepast in het gebouw. Ook dient de exploitatie geregeld te worden. B. De Hongerman - renovatie, uitbreiding en verduurzaming van sporthal De Hongerman tot een adequate, toekomstbestendige voorziening voor bewegingsonderwijs, binnensport en maatschappelijke functies in Nuenen-Zuid. Hoe de sporthal geëxploreerd gaat worden is onderdeel van het project. C. Bosweg - een woonwagenlocatie met jarenlang achterstallig onderhoud. De volledige locatie wordt opnieuw ingericht en op orde gebracht. De 20 bestaande standplaatsen worden her ontwikkeld. Deze projecten zijn in 2023 goedgekeurd. Hieronder volgt een overzicht van hun financiële omvang en de datum van het raadsbesluit:

Project

Projectgrootte

Het Klooster De Hongerman Bosweg

EUR 12.4 miljoen EUR 13.5 miljoen EUR 9.8 miljoen

Totaal

EUR 35.7 miljoen

Goedkeuringsbesluit 16 maart 2023 15 juni 2023 14 december 2023

Zoals al eerder aangegeven zijn de feiten per project verzameld aan de hand van de afgeleide onderzoeksvragen, die onderverdeeld zijn in drie categorieën. In paragraaf 2.1 worden de vragen over de voorbereiding van de raadsbesluiten per project beantwoord. In paragraaf 2.2 worden de vragen over het raadsbesluit en de evaluatie van het raadsbesluit per project beantwoord. In paragraaf 2.3 worden de vragen over de uitvoering van de projectbewaking beantwoord. Deze laatste vragen hebben betrekking op de processen binnen de gemeente waarnaar intern in de ambtelijke organisatie onderzoek is verricht. Om die reden wordt de beantwoording van deze vragen niet per project gedaan. In dit moment zijn de drie genoemde projecten nog (aan het begin) van de uitvoeringsfase. Daarmee is een overall evaluatie achteraf nog niet aan de orde. De beantwoording van de laatste vraag (vraag n) is daarom niet meegenomen in dit onderzoek.

2.1 Voorbereiding van raadsbesluiten 2.1.1 Het Klooster A. Het Klooster – Voorbereiding van raadsbesluiten Deelvraag a.

Welke kaders en richtlijnen hebben raad en college met elkaar vastgelegd over de sturing en verantwoording met betrekking tot grote projecten?

Heeft de raad de doelen en het project goed omschreven?

Beantwoording

Voor de beantwoording van deze deelvraag is een normenkader opgesteld. Het normenkader bevat een overzicht van de normen uit de interne en externe wet- en regelgeving gericht op sturing en verantwoording van grote projecten. In bijlage 1 is het normenkader opgenomen. In het raadsvoorstel van 16 maart 2023 is het volgende opgenomen: ‘In de raadsagenda en het coalitieprogramma 2022-2026 van de nieuwe gemeenteraad is het volgende opgenomen over ‘t Klooster: Regie voeren op de uitvoering van de raadsbesluiten en mocht blijken, dat de transformatie, renovatie en verduurzaming van het Klooster niet binnen de door de gemeenteraad vastgestelde kaders kunnen worden gerealiseerd, dit voor de gemeenteraad aanleiding kan zijn voor een heroverweging.’ In de aangeleverde raadsvoorstellen zijn de doelen beschreven. In het laatste raadsvoorstel van 16 maart 2023 is het doel als volgt beschreven: ‘Een verbouwd multifunctioneel SCC Het Klooster, dat activiteiten herbergt voor alle Nuenense inwoners en omgeving.’ In het raadsvoorstel van 9 juli 2020 is het doel als volgt beschreven: ‘Het Klooster verandert als sociaal-cultureel gebouw van gedaante. Verandert van een gecompartimenteerd verzamelgebouw naar een bruisend knooppunt met een verscheidenheid aan activiteiten en ontmoetingsmogelijkheden voor de Nuenense inwoners. Tegelijkertijd vormt Het Klooster een belangrijk fysiek knooppunt.

Het Klooster zal - op termijn - de toegangspoort zijn naar de kloostertuin die gezien wordt als een belangrijke component van de realisering van de wereld van Van Gogh in Nuenen.’

A. Het Klooster – Voorbereiding van raadsbesluiten Deelvraag

Beantwoording

Is duidelijk welk (toekomstig) maatschappelijk probleem de gemeente oplost met dit project?

In het raadvoorstel van 9 juli 2020 is beschreven welk maatschappelijk probleem opgelost wordt: ‘- Het gebouw voldoet bouwkundig niet meer aan huidige eisen. - Renovatie is noodzakelijk - Het Klooster wordt een knooppunt in de Nuenense gemeenschap - Sociaal-cultureel knooppunt: nieuwe exploitatiemodel’

Worden er meerdere alternatieven gegeven voor de wijze waarop het probleem wordt opgelost?

Meerdere alternatieven worden gegeven in de raadsvoorstellen van 9 juli 2020, 10 december 2020 en van 16 maart 2023. In bijlage 2 zijn in de tabel ‘Scenario’s Klooster’ de verschillende alternatieven per raadsvoorstel opgenomen.

Is het helder wat wel en niet onder het project valt en wat de belangen en wensen van de beoogde doelgroep(en) en derden zijn?

De randvoorwaarden zijn benoemd in het raadsvoorstel van 16 maart 2023. Daarin komt de scope van het onderzoek naar voren. In het raadsvoorstel van 16 maart 2023 is beschreven dat het bestuur (gebruikers/verenigingen) van 't Klooster betrokken zijn geweest bij het scenario-onderzoek en advies hebben gegeven. In bijlage 1 van het raadsvoorstel ‘Het Klooster Scenario onderzoek definitief’ is het scenario-onderzoek met daarin de wensen van de doelgroep opgenomen. In bijlage 2. Is in de tabellen ‘Randvoorwaarden Klooster’ en ‘Participatie Klooster’ de toelichting op deze onderwerpen per raadsvoorstel opgenomen.

Hoe belanghebbenden voorafgaand aan de besluitvorming zijn betrokken?

In de raadsvoorstellen is de wijze waarop belanghebbenden voorafgaand aan besluitvorming betrokken zijn beschreven (zie ook bovenstaand antwoord). In bijlage 2 is in de tabel ‘Participatie Klooster’ de toelichting op deze onderwerpen per raadsvoorstel opgenomen.

2.1.2 De Hongerman B. De Hongerman – Voorbereiding van raadsbesluiten Deelvraag

Beantwoording

Welke kaders en richtlijnen hebben raad en college met elkaar vastgelegd over de sturing en verantwoording met betrekking tot grote projecten?

Heeft de raad de doelen en het project goed omschreven?

In het raadsvoorstel van 15 juni 2023 is het doel als volgt omschreven: ‘Het doel van het project is het realiseren van een adequate, toekomstbestendige voorziening voor bewegingsonderwijs, binnensport en maatschappelijke functies in Nuenen-Zuid.’ In het raadsvoorstel van 8 juni 2021 is het doel als volgt beschreven: ‘Het doel van het project is het realiseren van een adequate, toekomstbestendige voorziening qua ontwerp, inrichting en exploitatie voor sport en maatschappelijke functies in Nuenen-Zuid, waarbij de groenstructuur, de belangen van de omwonenden en de belangen van de gebruikers naar tevredenheid gediend zijn. Het uiteindelijk projectresultaat is een gerenoveerd gebouw dat minimaal 25 jaar duurzaam geëxploiteerd en beheerd kan worden en ruimte biedt aan sport en maatschappelijke functies. Daarnaast betreft het een herinrichting van de buitenruimte die direct gerelateerd is aan het functioneren van het gebouw. Daarbij gaat het onder andere om de fietsenstalling en de entree naar het gebouw.

Is duidelijk welk (toekomstig) maatschappelijk probleem de gemeente oplost met dit project?

Uit het raadvoorstel 8 juni 2021 is beschreven welk maatschappelijk probleem opgelost wordt: ‘- Uitbreiding is noodzakelijk vanwege wettelijke taak en behoefte Nuenens College /Voldoen aan capaciteitsvraag - Multifunctioneel gebruik (faciliteren 2e muziekvereniging (O&V) en ruimte (voor vechtsporten en bewegingsactiviteiten) - Ongewenste situatie rondom afvalcontainers’

Worden er meerdere alternatieven gegeven voor de wijze waarop het probleem wordt opgelost?

In het raadsvoorstel van 8 juni 2021 worden drie varianten gegeven: ‘1. Renovatie basisvariant (huidige footprint); 2. Renovatie met uitbreiding met een zaaldeel aan de zuidzijde (kant Het Puyven); 3. Renovatie met uitbreiding met een zaaldeel aan de noordzijde (kant Brouwersveld). De varianten zijn uitgewerkt in bijlage 2. In het raadsvoorstel wordt voorkeursvariant 2 uitgewerkt.’

B. De Hongerman – Voorbereiding van raadsbesluiten Deelvraag e.

Beantwoording

Is het helder wat wel en niet onder het project valt en wat de belangen en wensen van de beoogde doelgroep(en) en derden zijn?

De randvoorwaarden zijn benoemd en de belangen en wensen van sportverenigingen, scholen en sociaal-culturele verenigingen blijken uit bijlage 2 van het raadsvoorstel van 8 juni 2021 (zie bladzijde 3 onderdeel ‘Stakeholders’).

Hoe belanghebbenden voorafgaand aan de besluitvorming zijn betrokken?

In de raadsvoorstellen is de wijze waarop belanghebbenden voorafgaand aan besluitvorming betrokken zijn beschreven. Wanneer dit niet het geval is wordt dit ook aangegeven (met de reden), zoals bij het alternatieve ontwerp.

In bijlage 3 zijn in de tabellen ‘Randvoorwaarden Hongerman’ en ‘Participatie Hongerman’ de uitgebreide lijst met randvoorwaarden en de toelichting op het onderdeel participatie per raadsvoorstel opgenomen.

In bijlage 3 is in de tabel ‘Participatie Hongerman’ de toelichting per raadsvoorstel opgenomen.

2.1.3 Bosweg C. Bosweg – Voorbereiding van raadsbesluiten Deelvraag

Beantwoording

Welke kaders en richtlijnen hebben raad en college met elkaar vastgelegd over de sturing en verantwoording met betrekking tot grote projecten?

Heeft de raad de doelen en het project goed omschreven?

Het doel is als volgt beschreven in het raadsvoorstel van 14 december 2023: De bewoners van de woonwagenlocatie Bosweg hebben recht op deugdelijke huisvesting en een passende woonomgeving. Daarvoor moet de locatie herontwikkeld worden.

Is duidelijk welk (toekomstig) maatschappelijk probleem de gemeente oplost met dit project?

In het raadsvoorstel van 14 december 2023 is niet benoemd welk maatschappelijk probleem wordt opgelost door dit project.

C. Bosweg – Voorbereiding van raadsbesluiten Deelvraag

Beantwoording

Worden er meerdere alternatieven gegeven voor de wijze waarop het probleem wordt opgelost?

In het raadsvoorstel van 14 december 2023 worden twee varianten gegeven: ‘1.2 De woonwagens in eigendom van bewoners hoeven mogelijk niet vervangen te worden. 1.3 Een alternatieve oplossing is om beperkte renovatie uit te voeren.’

Is het helder wat wel en niet onder het project valt en wat de belangen en wensen van de beoogde doelgroep(en) en derden zijn?

In het raadsvoorstel van 14 december 2023 zijn de randvoorwaarden benoemd. In het raadsvoorstel van 14 december 2023 is opgenomen dat voor de belangen en wensen van de beoogde doelgroepen een participatie- en communicatieplan wordt opgesteld als onderdeel van de bestuursopdracht, die ter besluitvorming wordt voorgelegd aan het college van B&W. Uit de aangeleverde stukken blijkt dat dit ook gedaan is. In bijlage 4 zijn in de tabellen ‘Randvoorwaarden Bosweg’ en ‘Participatie Bosweg’ de randvoorwaarden en de toelichting op het onderdeel participatie uit het raadsvoorstel van 14 december 2023 opgenomen.

Hoe belanghebbenden voorafgaand aan de besluitvorming zijn betrokken?

In het raadsvoorstel van 14 december 2023 is de wijze waarop belanghebbenden voorafgaand aan besluitvorming betrokken zijn beschreven. In bijlage 4 is in de tabel en ‘Participatie Bosweg’ de toelichting op het onderdeel participatie uit het raadsvoorstel van 14 december 2023 opgenomen.

2.2 Besluitvorming raad en evaluatie raadsbesluit 2.2.1 Het Klooster A. Het Klooster – Besluitvorming raad en evaluatie raadsbesluiten Deelvraag g.

Zijn de doelstellingen van het project helder en meetbaar geformuleerd? (Wat wil de gemeente bereiken? Wat zijn de beoogde prestaties en resultaten? Wat zijn de beoogde effecten?

Beantwoording

De doelstellingen van het project zijn beschreven. In het laatste raadsvoorstel van 16 maart 2023 is het doel als volgt beschreven: Een verbouwd multifunctioneel SCC Het Klooster, dat activiteiten herbergt voor alle Nuenense inwoners en omgeving. In het raadsvoorstel van 9 juli 2020 is het doel uitgebreider beschreven: Het Klooster verandert als sociaal-cultureel gebouw van gedaante. Verandert van een gecompartimenteerd verzamelgebouw naar een bruisend knooppunt met een verscheidenheid aan activiteiten en ontmoetingsmogelijkheden voor de Nuenense inwoners. Tegelijkertijd vormt Het Klooster een belangrijk fysiek knooppunt. Het Klooster zal - op termijn - de toegangspoort zijn naar de kloostertuin die gezien wordt als een belangrijke component van de realisering van de wereld van Van Gogh in Nuenen.

Is het helder:

Wat de start- en einddatum zijn?

In het raadsvoorstel van 16 maart 2023 is een planning opgenomen met einddatum. In bijlage 2 is in de tabel ‘Planning Klooster’ de planning per raadsvoorstel opgenomen.

Hoe belanghebbenden bij de uitvoering worden betrokken?

Uit het raadsvoorstel van 16 maart 2023 is opgenomen dat het bestuur (gebruikers/verenigingen) van 't Klooster betrokken is geweest bij het scenario-onderzoek en advies hebben gegeven. In bijlage 1 ‘Het Klooster Scenario onderzoek definitief’ van het raadsvoorstel is het scenario-onderzoek met daarin de wensen van de doelgroep opgenomen. In de bijlage 2 is in de tabel ‘Participatie Klooster’ de toelichting op deze onderwerpen per raadsvoorstel opgenomen.

A. Het Klooster – Besluitvorming raad en evaluatie raadsbesluiten Deelvraag

Beantwoording

Welke go/no go momenten er zijn?

Er kan niet vastgesteld worden of go/no go momenten vooraf gedefinieerd zijn, anders dan dat in artikel 5 lid 2 van de financiële verordening het volgende opgenomen is (zie bijlage 1 Normenkader): ‘Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen en beleidsvoornemens worden bij de begrotingsbehandeling geautoriseerd.’

Of er ruimte is voor wijzigingen?

In de financiële verordening is in artikel 5 lid 4 het volgende opgenomen (zie bijlage 1 Normenkader): ‘Als het college verwacht dat de lasten van een geautoriseerd investeringskrediet met méér dan 10% tot een maximum van € 100.000,- dreigen te overschrijden dan meldt het college dit in de eerstvolgende raadsvergadering aan de raad. Het college voegt hierbij een voorstel voor het wijzigen van het geautoriseerd investeringskrediet of voor het bijstellen van het beleid.’

Hoe en wanneer de raad over eventuele wijzigingen wordt geïnformeerd?

Op de volgende wijze wordt de raad geïnformeerd over eventuele wijzigingen: • Conform gemeentewet, BBV en financiële verordening (zie bijlage 1 Normenkader): Tussentijdse rapportages voorjaar en najaar Jaarrekeningen • Raadsvoorstellen • Raadsinformatiebrieven (RIB’s) • Beeldvormende en oordeelsvormende avonden Voor de raadsvoorstellen, raadsinformatiebrieven en de presentaties van de beeldvormende avonden wordt verwezen naar bijlage 2 in de tabel ‘Tijdlijn Klooster’. Hierin is opgenomen welke raadsinformatiebrieven en presentaties voor de beeldvormende avonden ontvangen zijn. In de raadsvoorstellen is niet opgenomen hoe en wanneer de raad over eventuele wijzigingen wordt geïnformeerd. In de motie bij het raadsvoorstel van 13 maart 2019 is het volgende opgenomen: ‘- De Raad tijdig, dus voor de verhuizing van de bibliotheek nieuwe stijl, te informeren over de uitgewerkte plannen via een RIB; - Onderzoek te doen naar partnership met partijen die zelf bezoekers trekken en eigen kapitaal ter beschikking stellen; - Onderzoek te doen naar de constructie zoals bijvoorbeeld in de geest van Waalre waar een investeerder zorgt voor financiële zekerheid en behoud van een plek voor het verenigingsleven voor de komende 10 jaar;

A. Het Klooster – Besluitvorming raad en evaluatie raadsbesluiten Deelvraag

Beantwoording

- De uitslag van deze onderzoeken mee te nemen in het aanvullend voorstel waarmee het college na het zomerreces terugkomt naar de Raad.’ -

Hoe de voortgang wordt gemeten en wanneer de raad hierover wordt geïnformeerd en over wijzigingen besluit?

Op de volgende wijze wordt de voortgang gemeten: Voortgangsmonitor – In de voortgangsmonitor wordt per project gerapporteerd over de aspecten geld, risico, organisatie, tijd, informatievoorziening, communicatie en kwaliteit (GROTICK – aspecten). In de voortgangsmonitor wordt de status van de GROTICK-aspecten éénmaal in de maand geactualiseerd door de projectleiders. De voortgangsmonitor wordt besproken in de OGON (Opdrachtgever-opdrachtnemer) overleggen en de POHO’s (portefeuillehoudersoverleggen). Voor de beantwoording van de vraag wanneer de raad geïnformeerd wordt over de voortgang en/of wijzigingen van het besluit wordt verwezen naar het antwoord van voorgaande vraag. De indruk bestaat dat deze informatieverschaffing voldoende is geweest.

2.2.2 De Hongerman B. De Hongerman – Besluitvorming en evaluatie raadsbesluiten Deelvraag g.

Zijn de doelstellingen van het project helder en meetbaar geformuleerd? (Wat wil de gemeente bereiken? Wat zijn de beoogde prestaties en resultaten? Wat zijn de beoogde effecten?

Beantwoording

In het raadsvoorstel van 15 juni 2023 is het doel als volgt omschreven: ‘Het doel van het project is het realiseren van een adequate, toekomstbestendige voorziening voor bewegingsonderwijs, binnensport en maatschappelijke functies in Nuenen-Zuid.’ In het raadsvoorstel van 8 juni 2021 is het doel uitgebreider beschreven: ‘Het doel van het project is het realiseren van een adequate, toekomstbestendige voorziening qua ontwerp, inrichting en exploitatie voor sport en maatschappelijke functies in Nuenen-Zuid, waarbij de groenstructuur, de belangen van de omwonenden en de belangen van de gebruikers naar tevredenheid gediend zijn. Het uiteindelijk projectresultaat is een gerenoveerd gebouw dat minimaal 25 jaar duurzaam geëxploiteerd en beheerd kan worden en ruimte biedt aan sport en maatschappelijke functies. Daarnaast betreft het een herinrichting van de buitenruimte die direct gerelateerd is aan het functioneren van het gebouw, Daarbij gaat het onder andere om de fietsenstalling en de entree naar het gebouw.’

B. De Hongerman – Besluitvorming en evaluatie raadsbesluiten Deelvraag h.

Is het helder:

Wat de start- en einddatum zijn?

Beantwoording

In de raadsvoorstellen en de presentatie (gegeven tijdens de beeldvormende avond) is de planning in kwartalen of maanden opgenomen. In bijlage 3 is in de tabel ‘Planning Hongerman’ de planning per raadsvoorstel en beeldvormende avond opgenomen.

Hoe belanghebbenden bij de uitvoering worden betrokken?

In bijlage 2 van het raadsvoorstel van 8 juni 2021 is beschreven op welke wijze belanghebbenden bij de uitvoering zijn betrokken. In bijlage 3 is in de tabel ‘Participatie Hongerman’ een toelichting op het onderdeel participatie per raadsvoorstel opgenomen.

Welke go/no go momenten er zijn?

Er kan niet* vastgesteld worden of go/no go momenten vooraf gedefinieerd zijn, anders dan dat in artikel 5 lid 2 van de financiële verordening het volgende opgenomen is (zie bijlage 1 Normenkader): ‘Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen en beleidsvoornemens worden bij de begrotingsbehandeling geautoriseerd.’ *Bij de vaststelling van de begroting 2025 is bepaald dat voor de buitenruimte een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet aan de raad moet worden voorgelegd.

Of er ruimte is voor wijzigingen?

Hoe en wanneer de raad over eventuele wijzigingen wordt geïnformeerd?

B. De Hongerman – Besluitvorming en evaluatie raadsbesluiten Deelvraag • •

Beantwoording

Raadsinformatiebrieven (RIB’s) Beeldvormende en oordeelsvormende avonden

Voor de raadsvoorstellen, raadsinformatiebrieven en de presentaties van de beeldvormende avonden wordt verwezen naar bijlage 2 in de tabel ‘Tijdlijn Hongerman’. Hierin is opgenomen welke raadsinformatiebrieven en presentaties voor de beeldvormende avonden ontvangen zijn. In het raadsvoorstel van 8 juli 2021 is het volgende opgenomen: ‘De gemeenteraad wordt actief betrokken bij het proces, waarbij het doel is dat de gemeenteraad de gestelde kaders kan bewaken en voldoende is geïnformeerd ten behoeve van de besluitvorming.’ -

Hoe de voortgang wordt gemeten en wanneer de raad hierover wordt geïnformeerd en over wijzigingen besluit?

Op de volgende wijze wordt de voortgang gemeten: Voortgangsmonitor – In de voortgangsmonitor wordt per project gerapporteerd over de aspecten geld, risico, organisatie, tijd, informatievoorziening, communicatie en kwaliteit (GROTICK – aspecten). In de voortgangsmonitor wordt de status van de GROTICK-aspecten éénmaal in de maand geactualiseerd door de projectleiders. De voortgangsmonitor wordt besproken in de projectoverleggen met de ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever, de OGON overleggen en de POHO’s. Voor de beantwoording van de vraag wanneer de raad geïnformeerd wordt over de voortgang en/of wijzigingen van het besluit wordt verwezen naar het antwoord van voorgaande vraag. De indruk bestaat dat deze informatieverschaffing voldoende is geweest.

2.2.3 Bosweg C. Bosweg – Besluitvorming raad en evaluatie raadsbesluiten Deelvraag g.

Zijn de doelstellingen van het project helder en meetbaar geformuleerd? (Wat wil de gemeente bereiken? Wat zijn de beoogde prestaties en resultaten? Wat zijn de beoogde effecten?

Is het helder

Wat de start- en einddatum zijn?

Beantwoording

De doelstelling van het project is globaal beschreven. In het raadsvoorstel van 14 december 2023: De bewoners van de woonwagenlocatie Bosweg hebben recht op deugdelijke huisvesting en een passende woonomgeving. Daarvoor moet de locatie herontwikkeld worden. De gewenste resultaten qua kwaliteit zijn opgenomen in het raadsvoorstel van 14 december 2023. Hiervoor wordt verwezen naar bijlage 4 tabel ‘Randvoorwaarden Bosweg’.

In het raadsvoorstel van 14 december 2023 en de presentatie die gegeven is tijdens de beeldvormende avond op 6 september 2023 is de planning in kwartalen opgenomen. In bijlage 4 is in de tabel ‘Planning Bosweg’ de planning van het raadsvoorstel van 14 december 2023 en de beeldvormende avond op 6 september 2023 opgenomen.

Hoe belanghebbenden bij de uitvoering worden betrokken?

In het raadsvoorstel van 14 december 2023 is de wijze waarop belanghebbenden voorafgaand aan besluitvorming betrokken zijn beschreven. In de bijlage 4 is in de tabel en ‘Participatie Bosweg’ de toelichting op het onderdeel participatie uit het raadsvoorstel van 14 december 2023 opgenomen.

Welke go/no go momenten er zijn?

Of er ruimte is voor wijzigingen?

C. Bosweg – Besluitvorming raad en evaluatie raadsbesluiten Deelvraag

Beantwoording

aan de raad. Het college voegt hierbij een voorstel voor het wijzigen van het geautoriseerd investeringskrediet of voor het bijstellen van het beleid.’ -

Hoe en wanneer de raad over eventuele wijzigingen wordt geïnformeerd?

Hoe de voortgang wordt gemeten en wanneer de raad hierover wordt geïnformeerd en over wijzigingen besluit?

Op de volgende wijze wordt de voortgang gemeten: Voortgangsmonitor – In de voortgangsmonitor wordt per project gerapporteerd over de aspecten geld, risico, organisatie, tijd, informatievoorziening, communicatie en kwaliteit (GROTICK – aspecten). In de voortgangsmonitor wordt de status van de GROTICK-aspecten éénmaal in de maand geactualiseerd door de projectleiders. De voortgangsmonitor wordt besproken in de OGON overleggen en de POHO’s. Voor de beantwoording van de vraag wanneer de raad geïnformeerd wordt over de voortgang en/of wijzigingen van het besluit wordt verwezen naar het antwoord van voorgaande vraag. De indruk bestaat dat deze informatieverschaffing voldoende is geweest.

2.3 Uitvoering van de projectbewaking Voor de beantwoording van deze vragen zijn de in hoofdstuk 1 vermelde documenten uit het documentenonderzoek geraadpleegd. Daarnaast is informatie uit de interviews opgehaald.

Interne organisatie – Uitvoering projectbewaking Deelvraag i.

Wordt tussentijds tijdig verantwoording afgelegd over het project conform de gemaakte afspraken?

Beantwoording Op de volgende wijze is verantwoording afgelegd over de drie projecten aan de raad: • Conform gemeentewet, BBV en financiële verordening (zie bijlage 1 Normenkader): Tussentijdse rapportages voorjaar en najaar 2022-2024 Jaarrekeningen 2022-2024 • Raadsvoorstellen • Raadsinformatiebrieven (RIB’s) • Beeldvormende en oordeelsvormende avonden Voor de raadsvoorstellen en de presentaties van de beeldvormende avonden wordt verwezen naar bijlage 2, 3 en 4 in de tabel ‘Tijdlijn’ van de drie projecten. Hierin is opgenomen welke raadsvoorstellen, raadsinformatiebrieven en presentaties voor de beeldvormende avonden ontvangen zijn.

Wordt informatie over belangrijke afwijkingen van het project juist en tijdig verstrekt?

De indruk bestaat dat dit voor de 3 projecten is gebeurd.

Wordt duidelijk hoe kan worden bijgestuurd?

Op de volgende wijze kan door de raad worden bijgestuurd: • Conform gemeentewet, BBV en financiële verordening (zie bijlage 1 Normenkader): Tussentijdse rapportages voorjaar en najaar • Raadsvoorstellen

Zijn er processen ingericht om de voortgang van de projecten te kunnen volgen?

Gebaseerd op de documentstudie en informatie opgehaald uit interviews is het volgende geïdentificeerd:

•

Algemeen: In 2023 is er het project ‘Impuls projectmatig werken’ gestart, waarvoor een externe deskundige is ingehuurd. Dit heeft geleid tot structurering van processen en rapportages. Er is een intranetpagina beschikbaar met tools en handleidingen. De externe deskundige verzorgt ook trainingen.

Interne organisatie – Uitvoering projectbewaking Deelvraag

Beantwoording Inrichting processen: • • • •

•

• •

Elk project kent een projectteam met een overkoepelende projectleider/coördinator en (soms meerdere) projectleiders voor de verschillende delen/fasen. Een deel van de projectleiders wordt extern ingehuurd, met name voor de technische expertise. Ook de projectleider/coördinator voor Bosweg is extern. Hij heeft ervaring met soortgelijke projecten. De diverse projectleiders/coördinatoren voor de 3 projecten zijn allen langere tijd bij het project betrokken en spenderen een significant deel van hun tijd aan het project. De projectleider/coördinator wordt ondersteund door een financieel adviseur van Dienst Dommelvallei. De Dienst levert geen projectcontrollers. De projectcoördinator en de financieel adviseur monitoren samen de financiële voortgang van het project. De projecten worden administratief gevolgd in K2F. Dit is het standaard administratieve systeem van de gemeente. De projectenmodule van K2F wordt hierbij gebruikt, maar wij begrijpen omdat die niet goed ondersteunend is. De financieel adviseur richt, samen met de projectcoördinator, K2F zo specifiek mogelijk in om de ontwikkeling van de kosten ten opzichte van het goedgekeurde budget zo nauwgezet mogelijk te kunnen volgen. Vaak worden door de projectleider/coördinator eigen spreadsheets bijgehouden om de kosten beter te kunnen monitoren. Dit was vooral in de voorbereidingsfase van de projecten nodig.

Er wordt gekeken of de rapportagetool COGNOS (gekoppeld aan K2F) ingericht kan worden voor dit doel. Voor De Hongerman en Het Klooster is de voorbereidingsfase afgelopen. Hierdoor zijn de kosten in de ogen van de projectleiders/coördinatoren gemakkelijker te volgen – grotere bedragen, maar gerelateerd aan het aanbestede bedrag. De aanbestedingen zijn conform begroting aangegaan. De ambtelijk opdrachtgever is hoofdbudgethouder en stemt in met alle facturen boven de EUR 50.000 en de codering wordt door de projectleider/budgethouder uitgevoerd. De projectleider/coördinator mag facturen tot EUR 50.000 accorderen, de codering wordt dan waar van toepassing door de deelprojectleiders gedaan. Goedgekeurde facturen worden voor verwerking in K2F naar Dienst Dommelvallei gestuurd. Interne uren worden vastgelegd en gecodeerd in een apart registratiesysteem. Periodiek wordt de informatie uit dit systeem geupload naar K2F. Maandelijks wordt een capaciteitsoverzicht ingevuld door de projectleiders/coördinatoren en de afdelingshoofden om inzichtelijk te maken hoeveel uren vanuit de eigen werknemers van de gemeente nodig zijn ter ondersteuning van de projecten, en of die vraag ingevuld kan worden.

Interne organisatie – Uitvoering projectbewaking Deelvraag

Beantwoording Rapportage:

•

m. Wordt er gemonitord op de ontwikkeling van de kosten ten opzichte van budget, het behalen van de deadlines en de realisatie van de beoogde doelstellingen?

Rapportage vindt voornamelijk plaats via de voortgangsmonitor – In de voortgangsmonitor wordt per project gerapporteerd over de aspecten geld, risico, organisatie, tijd, informatievoorziening, communicatie en kwaliteit (GROTICK – aspecten). In de voortgangsmonitor wordt de status van de GROTICK-aspecten éénmaal in de maand geactualiseerd door de projectleiders/coördinatoren. Stoplichtkleuren geven aan of er zorgpunten zijn. Voortgangsoverleg vindt als volgt plaats: Eenmaal per week projectgroep overleg Tweewekelijks (of vaker indien nodig) overleg tussen projectleider/coördinator en de ondersteunend financieel adviseur Dienst Dommelvallei 1 maal per maand afstemmingsoverleg tussen afdelingshoofden inzake capaciteit 1 maal per maand overleg tussen opdrachtgever en opdrachtnemer (OGON) – overleg tussen projectleiders/coördinatoren en ambtelijk opdrachtgevers (afdelingsmanagers). 1 maal per maand Portefeuillehoudersoverleg (POHO) – overleg tussen bestuurlijk opdrachtgever (wethouder), ambtelijk opdrachtgever (afdelingsmanager) en projectleider/coördinator

Gebaseerd op de documentstudie en informatie opgehaald uit interviews is het volgende geïdentificeerd: Voortgangsmonitor – In de voortgangsmonitor wordt per project gerapporteerd over de aspecten geld, risico, organisatie, tijd, informatievoorziening, communicatie en kwaliteit (GROTICK – aspecten). In de voortgangsmonitor wordt de status van de GROTICK-aspecten éénmaal in de maand geactualiseerd door de projectleiders. De voortgangsmonitor wordt besproken in de OGON overleggen en de POHO’s.

Bijlage 1. Normenkader Beleid en kaderstelling Norm (aanwezig) Rol gemeenteraad • Gemeentewet De gemeenteraad heeft de bevoegdheid tot het instellen van een rekenkamer, het instellen van een onderzoek, het vaststellen van de jaarrekening/ (wijziging van de) begroting en het aanwijzen van een accountant.

Programma-indeling, taakvelden en beleidsindicatoren • Financiële verordening art. 2 lid 1 De raad stelt de programma-indeling vast en op voorstel van het college de taakvelden per programma en de beleidsindicatoren.

Operationalisatie van de norm • •

•

Kaders begroting – Budgetrecht • • Financiële verordening art. 4 lid 1 • Het college biedt de raad een kadernota met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. Autorisatie begroting en investeringskredieten • Financiële verordening art. 5 lid 1 De raad autoriseert de baten en lasten per programma. • Financiële verordening art. 5 lid 2 Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen en beleidsvoornemens worden bij de begrotingsbehandeling geautoriseerd.

• •

•

De rol en bevoegdheden van de raad zijn beschreven in de verordening en beleidsnota’s. De raad heeft inzicht in de beschikbare middelen om afwijkingen (exploitatie en investeringen) te voorkomen/ beperken en maakt hier ook zichtbaar gebruik van.

De beleidsindicatoren zijn meetbare doelen zodat effecten van het maatschappelijk beleid zichtbaar is.

De beleidsplannen passen in de wettelijke regelgeving. In de begroting is zichtbare aansluiting tussen beleidsplannen, uitvoering en financiën (wat willen we bereiken? – wat gaan we ervoor doen? – wat mag het kosten?).

De raad heeft de begroting vastgesteld. De raad kan tijdens de begrotingsbehandeling op basis van de investeringen in de begroting aangeven van welke nieuwe investeringen een apart moet worden ontvangen ter vaststelling. Bij overschrijding van een investeringskrediet (met meer dan 10% tot een max van € 100.000) wordt door het college in de eerstvolgende raadsvergadering een raadsvoorstel tot bijstelling van het budget ingediend.

Beleid en kaderstelling Norm (aanwezig) •

Operationalisatie van de norm

Financiële verordening art. 5 lid 4 Als het college verwacht dat de lasten van een geautoriseerd investeringskrediet met méér dan 10% tot een maximum van € 100.000,- dreigen te overschrijden dan meldt het college dit in de eerstvolgende raadsvergadering aan de raad. Het college voegt hierbij een voorstel voor het wijzigen van het geautoriseerd investeringskrediet of voor het bijstellen van het beleid.

Informatievoorziening: Tussentijdse rapportages en jaarstukken • BBV De jaarrekening bevat een analyse van de afwijkingen tussen de begroting na wijzigingen en de jaarstukken. • BBV De toelichting op het overzicht van baten en lasten bevat de gronden waarop de ramingen zijn gebaseerd en in geval van aanmerkelijk verschil met de raming, respectievelijk de realisatie van het vorig, respectievelijk voorvorig begrotingsjaar de oorzaken van het verschil. • Gemeentewet Het college geeft de raad alle inlichtingen die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft. • Financiële verordening art. 6 lid 1 en 2 Het college informeert de raad tussentijds door tussentijdse rapportages over ontwikkelingen en over de financiële stand van zaken in het lopende boekjaar. Afwijkingen van € 25.000 en meer worden toegelicht. • Financiële verordening art. 7 lid 1 en 2 Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt het college de raad het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat. Afwijkingen van € 25.000 en meer worden toegelicht. • Financiële verordening art. 19d De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de

•

• • •

•

• •

De gemeente(-raad) heeft inzicht in de oorzaken/ verklaringen/ vervolgacties van afwijkingen (exploitatie en investeringen) van de begroting. De raad behandelt de aangereikte informatie van het college m.b.t. afwijkingen (exploitatie en investeringen). De gemeenteraad is in staat om de voortgang van het gestelde beleid te monitoren. De raad koppelt hun zienswijze/ evaluatie van de informatie voldoende terug aan het college en is voldoende vastgelegd in de notulen van de raadsvergaderingen. Er wordt een algemeen actueel beleidskader m.b.t. de informatievoorziening op afwijkingen (exploitatie en investeringen) gehanteerd welke aansluit op de doelstellingen. In de begrotingscyclus wordt de gemeenteraad tijdig geïnformeerd over eventuele afwijkingen (exploitatie en investeringen) van de begroting. In de begrotingscyclus wordt nadrukkelijk aandacht besteed aan afwijkingen (exploitatie en investeringen) van de begroting. De begrotingscyclus biedt de mogelijkheid tijdig te acteren op eventuele afwijkingen (exploitatie en investeringen) van de begroting.

Beleid en kaderstelling Norm (aanwezig) •

•

doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving. Financiële verordening art. 20e Het college draagt zorg voor de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen. Budgethoudersregeling art. 7 lid1 en lid 4 De (hoofd)budgethouders verstrekken de afdeling financiën alle gegevens en stukken die ten behoeve van een juiste verzorging van de financiële administratie, de begroting, de budgetbewaking en de (jaar)verslaglegging nodig zijn. De hoofdbudgethouders blijven verantwoordelijk voor de volledige, juiste en tijdige rapportage van de realisatie van activiteiten ende besteding en/of verkrijging van middelen van het budget. Budgethoudersregeling art. 9 Het hoofd van de afdeling financiën draagt er zorg voor, dat de directie en de (hoofd)budgethouders beschikken over actuele en volledige informatie over de budgetten waarvoor zij zijn aangewezen.

Operationalisatie van de norm •

•

• • •

•

De toelichting m.b.t. afwijkingen (exploitatie en investeringen) geeft aan in hoeverre de vooraf afgesproken doelstellingen / prestaties zijn gehaald. Bij de afwijkingen wordt aangegeven of er sprake is van een incidentele dan wel een structurele afwijking (exploitatie en investeringen) en waarom dat dit het geval is. In de toelichting bij de afwijkingen (exploitatie en investeringen) is aangegeven wat de consequenties en voorgenomen acties zijn in het geval er sprake is van het niet realiseren van vooraf afgesproken doelen. Er zijn vervolgacties ingericht om afwijkingen (exploitatie en investeringen) van de begroting tegen te gaan. De vervolgacties zijn helder en eenduidig geformuleerd en vastgelegd. Door tussentijdse rapportages door het college wordt de raad expliciet geïnformeerd over de afwijkingen (exploitatie en investeringen) en de reden hiervoor. De frequentie, aard en type informatie die aan de raad wordt verstrekt is conform de informatiebehoefte en -afspraken tussen het college en de raad.

Bijlage 2. Het Klooster – Tijdlijn, planning, doelen/randvoorwaarden, participatie en scenario’s A. Tijdlijn Klooster Datum

Gebeurtenis/Raadsvoorstel/RIB/Memo

28-nov-18 10-dec-18

Tijdens de raadscommissie-vergadering van 28 november 2018 werd een voorstel over de toekomst van SCC Het Klooster aangehouden. Via een memo d.d. 10 december 2018 werd de raad op de hoogte gebracht van de acties die vanuit het college op dit dossier te verwachten waren. Het gaat om presentatie van de resultaten van het bestuurlijk overleg en daaraan gekoppeld stappenplan

14-jan-19

Presentatie van de resultaten en stappenplan aan de raad.

13-mrt-19

Raadsvoorstel vervolgstappen Klooster

9-jul-20

Raadsvoorstel Het Klooster 2020: 'Van verzamelgebouw naar sociaal-cultureel knooppunt.'

10-dec-20

Raadsvoorstel Verduurzaming Klooster

na dec-20

Openbare Europese aanbestedingsprocedure heeft niet tot het gewenste resultaat geleid. 1 inschrijver had boven het beschikbare bouwbudget ingeschreven.

15-sep-22

Beeldvormende avond - stand van zaken project 't Klooster

na 15-sep-22

Onderzoek naar een aantal scenario’s om te onderzoeken hoe verdergegaan moet worden met de verbouwing van ’t Klooster.

19-jan-23

Extra beeldvormende avond om resultaten van het scenario-onderzoek te delen met de raad

16-mrt-23 18-sep-23

Raadsvoorstel Klooster - scenario onderzoek bouw RIB: update 3 deelprojecten (1. Tijdelijke huisvesting 2. Bouw en inrichting 3. Beheer en exploitatie)

2-nov-23

RIB: update deelproject 1. Tijdelijke huisvesting

22-mrt-24

RIB: update 3 deelprojecten (1. Tijdelijke huisvesting 2. Bouw en inrichting 3. Beheer en exploitatie)

A. Planning Klooster Raadsvoorstel 13 maart 2019

Raadsvoorstel 9 juli 2020

Nu wordt gestart met achterstallig onderhoud, de planvorming en beheermodel. Na het zomerreces wordt een aanvullend voorstel geformuleerd. Dat voorstel stoelt op het plan dat medio februari 2019 is opgesteld.

Voor een project van deze omvang wordt uiteraard een apart plan opgesteld. De eerste inschattingen gaan uit van start van de werkzaamheden op zijn vroegst in juni 2021.

Raadsvoorstel 10 december 2020 (verduurzaming) De werkzaamheden gaan medio 2022 van start, met een doorlooptijd van circa 15 maanden.

Raadsvoorstel 16 maart 2023 Planning Als de raad instemt met dit raadsvoorstel dan ziet de globale planning er als volgt uit: - Het bijstellen en uitwerken van het bouwplan juni/juli 2023 - Start aanbesteding bouw (Europees) juli 2023 - Gunning aanbesteding bouw (Europees) 1e kwartaal 2024 - Start bouw 1e kwartaal 2024

A. Doelen/randvoorwaarden Klooster Raadsvoorstel 13 maart 2019 Doelen: - Op de korte termijn het achterstallig onderhoud van vloeren, luchtinstallatie, verwarming en techniek uitvoeren (zowel voor het gebouw als het theater). - Renovatie en update van het theater - Planvorming voor de inhuizing van de bibliotheek nieuwe stijl en de daarbij interne herschikking van bestaande en nieuwe gebruikers incl. interne bouwkundige aanpassingen en aankleding Randvoorwaarden Niet van toepassing

Raadsvoorstel 9 juli 2020 Doelen: Het Klooster verandert als sociaal-cultureel gebouw van gedaante. Verandert van een gecompartimenteerd verzamelgebouw naar een bruisend knooppunt met een verscheidenheid aan activiteiten en ontmoetingsmogelijkheden voor de Nuenense inwoners. Tegelijkertijd vormt Het Klooster een belangrijk fysiek knooppunt. Het Klooster zal - op termijn - de toegangspoort zijn naar de kloostertuin die gezien wordt als een belangrijke component van de realisering van de wereld van Van Gogh in Nuenen. Randvoorwaarden Niet van toepassing

Raadsvoorstel 10 december 2020 (verduurzaming) Doelen: Wij willen het Klooster transformeren van een gecompartimenteerd verzamelgebouw naar een bruisend sociaal cultureel knooppunt.

Het Klooster is als gezichtsbepalend gebouw en als een gebouw met een hoge energierekening bij uitstek geschikt om als voorbeeld te dienen voor andere verduurzamingsprojecten. Raadsvoorstel 16 maart 2023 Doelen en randvoorwaarden: Een verbouwd multifunctioneel SCC Het Klooster, dat activiteiten herbergt voor alle Nuenense inwoners en omgeving, waarbij de volgende randvoorwaarden gelden: - Het wegwerken van noodzakelijk achterstallig onderhoud; - Transformatie van verzamelgebouw naar duurzaam, multifunctioneel, sociaal cultureel knooppunt (dorpshuis 2.0); - Een adequate en toekomstbestendige theater- en raadszaal, zowel qua ontwerp, inrichting als techniek; - De inpassing van de bibliotheek (2.0). Als de gemeenteraad een besluit neemt over dit voorstel dan gaat de projectgroep aan de slag met de nadere uitwerking van het plan op basis van scenario 2. Vervolgens zal opnieuw een niet openbare Europese aanbesteding worden voorbereid en doorlopen.

A. Participatie Klooster Raadsvoorstel 13 maart 2019 Communicatie Via reguliere kanalen.

Raadsvoorstel 9 juli 2020 Communicatie Het advies van de stuurgroep en dit raadsvoorstelzijn tot stand gekomen in samenwerking met de vele gebruikers/huurders van Het Klooster. Zij zijn ook voor het vervolg de belangrijkste gesprekspartners. Het zijn immers de huurders, de gebruikers die straks gaan zorgen voor een koppend sociaal-cultureel hart in het centrum van Nuenen.

Raadsvoorstel 16 maart 2023 Communicatie Het scenario-onderzoek naar de bouw is in nauw overleg uitgevoerd met het bestuur van ’t Klooster, dat de gebruikers/verengingen vertegenwoordigt. Ook is op 8 december jl. het scenario-onderzoek inhoudelijk besproken tijdens de algemene ledenvergadering, hierbij zijn niet de financiële onderbouwingen getoond. Het bestuur en leden hebben ook advies gegeven op de scenario’s. De uitkomst van de besluitvorming in de gemeenteraad zullen wij terugkoppelen naar het bestuur Vereniging Het Klooster.

Raadsvoorstel 10 december 2020 (verduurzaming) Communicatie Dit raadsvoorstel is tot stand gekomen in samenwerking met de afdeling vastgoed en gebouwenbeheer van de gemeente Nuenen, een extern bureau voor installatietechniek en een extern bureau voor subsidies.

A. Scenario’s Klooster Raadsvoorstel 13 maart 2019 Geen scenario's.

Raadsvoorstel 9 juli 2020 Kanttekeningen en alternatieven: 1.1 Onderhoud kan niet op de lange baan geschoven worden. 1.2 Onderhoud loskoppelen van ambities. 2.1 Geen ambitie, wel renovatie. 3.1 Geen ambitie, geen groter exploitatietekort. 4.1 Vloerverwarming niet ambiëren. 6.1 Conservatieve ambitieduurzaamheid. 7.1 Een stichting in plaats van een vereniging.

Raadsvoorstel 16 maart 2023 Kanttekeningen en alternatieven: 2.1 Relatie/verbinding Kloostertuin - Park 2.2 Er is minder ruimte voor uitbreiding van het aantal toekomstige gebruikers van ’t Klooster 2.3. Bestuur en gebruikers hebben voorkeur voor scenario 1: volledig concept intact laten 2.4 Kiezen voor scenario 3: huidige gebouw – alleen noodzakelijke aanpassingen. Scenario 3 is voor ons onbespreekbaar omdat we daarin ons streven naar een Dorpshuis 2.0 zoals we dat met z’n allen voorstaan volstrekt onrealiseerbaar achten.

Raadsvoorstel 10 december 2020 (verduurzaming) Kanttekeningen en alternatieven: 1.1 Gematigde Ambitie 1.2 Ambitie Energie-Neutraal

Bijlage 3. De Hongerman – Tijdlijn, planning, doelen/randvoorwaarden, participatie en scenario’s B. Tijdlijn Hongerman Datum tot 2017 2018

Gebeurtenis/Raadsvoorstel/RIB/Memo Sporthal Hongerman in eigendom van Woningcorporatie Helpt Elkander Gemeente wordt eigenaar van Hongerman en exploitant

12-dec-19

Gemeenteraad heeft gekozen voor renovatie ipv nieuwbouw

2-sep-20

Bevestigd in de commissie Samenleving + kiezen voor optie duurzame renovatie

10-mrt-21

Raadsvoorstel 1: renovatie Hongerman in commissie Samenleving - besloten is om het voorstel niet door te geleiden naar de raad

na maart 2021

Scholenkoepel OMO heeft het college van Nuenen c.a. laten weten mee te financieren in de renovatie Hongerman. Bedrag € 1,3 miljoen

17-mei-21

RIB over financiering OMO ad. € 1,3 miljoen

8-jul-21

Raadsvoorstel 2: vaststellen voorkeursvariant 2 en beschikbaarstelling krediet

sep-22

Na Europese aanbesteding ontwerpteam gestart met uitwerken variant 2 tot definitief ontwerp (zou voorjaar 2023 klaar moeten zijn)

nov-22

Bij onderzoek naar draagkracht constructie is geconstateerd dat het dak niet volgens vergunning is uitgevoerd.

nov- dec 2022

Hongerman gesloten en gebrek hersteld

B. Tijdlijn Hongerman Datum 10-nov-22

Gebeurtenis/Raadsvoorstel/RIB/Memo Raad heeft college met motie opgedragen om met spoed een datum op te geven voor bespreking renovatie Hongerman. Agendacommissie is geïnformeerd dat de daarvoor benodigde informatie pas januari 2023 beschikbaar is.

najaar 2022 8-mrt-23

Vanwege politieke ontwikkelingen is het participatieproces in najaar 2022 stopgezet

mei-23

Memo aan raad ter informatie: OMO trekken financiering € 1,3 miljoen in omdat gemeente niet tegemoet kan komen aan de voorwaarde die OMO stelt (permanent gebruik van 3 van de 4 zaaldelen)

6-jun-23

Overleg 6 gemeenteraadfracties over bezetting multifunctionele accommodatie Hongerman

15-jun-23

Raadsvoorstel 3: vaststelling alternatieve ontwerp en aanvullend krediet

20-dec-23

RIB: vertraging 4 maanden door onderzoek ontheffing Wet natuurbescherming Provincie, uitvoering Omgevingsdienst Brabant-Noord (dwergvleermuis). Onderzoek kan alleen in het najaar plaatsvinden. Ipv start werkzaamheden sept 2024 is de verwachting dec 2024/jan 2025

Beeldvormende avond raad: presentatie Renovatie Hongerman (voorlopig ontwerp)

B. Planning Hongerman Raadsvoorstel 8 juli 2021

Q2/Q3 2021

Q4 2021

- Uitwerken voorlopig ontwerp - Inkoopstrategie opstellen en aanbesteding aannemer - Uitwerken beheer en exploitatiemodel - Uitwerken definitief ontwerp

Beeldvormende avond 8 maart 2023

Raadsvoorstel 15 juni 2023

Oordeelsvorming + besluit Raad

Q3/Q4 2023

Definitief ontwerp en technische omschrijving

mei t/m aug 2023

Uitwerken DO en TO

Q1/Q2 2024

Europese aanbesteding bouw

mei-23

Q1 2022

- Uitwerking technisch ontwerp / bestek - Omgevingsvergunning

aug t/m jan 2024

Start aanbesteding bouw (Europees)

Q3 2024 t/m Q1 2026/Q4 2023

Vanaf Q2 2022

- Voorbereiding uitvoering - Start bouw

feb en maart 2024

Werkvoorbereiding bouw

Q1 2026

april 2024 t/m september 2025

Realisatie in 2 fases

Eind 2023

Oplevering renovatie

apr-24

Tussen oplevering fase 1

okt-25

Eindoplevering

Bouw Eindoplevering

B. Randvoorwaarden Hongerman Raadsvoorstel 8 juli 2021 -

Een duurzame renovatie. Dit houdt in het gedeeltelijk vernieuwen van het gebouw met behoud van het bestaande casco en de hoofdindeling op een dusdanig kwaliteitsniveau dat het gebouw nog minimaal 25 jaar gebruikt kan worden. Een aanpassing van de schil van het gebouw, bijvoorbeeld om daarmee de relatie tussen het gebouw en de omgeving te versterken of de functionaliteit te verbeteren, is mogelijk. Reparatie (uitvoeren van noodzakelijk onderhoud) of nieuwbouw is uitgesloten. De huidige footprint (omvang van het bebouwde oppervlak) van het gebouw is het uitgangspunt, met als varianten o uitbreiding ruimte t.b.v. sportvoorzieningen; o uitbreiding ruimte t.b.v. sociaal-maatschappelijke functies; o beide uitbreidingen. De Hongerman is en blijft een multifunctioneel gebouw. Het gebouw wordt zo optimaal mogelijk benut en multifunctioneel gebruik van ruimtes en horeca gestimuleerd. De gerenoveerde Hongerman voldoet minimaal aan de BENG-eisen (Bijna Energie Neutrale Gebouwen). De uitstraling en beeId/kwaliteit van de Hongerman is sober en functioneel. Het richtinggevend budget voor de renovatie op basis van de bestaande footprint is € 5,5 miljoen (raadsbesluit december 2019). Eventuele uitbreidingen kunnen leiden tot meerkosten. Het betreft zowel de voorbereidings- als bouwkosten. Voor de voorbereiding is daarvan al € 700.000 beschikbaar gesteld.

De mogelijkheden om extra duurzame oplossingen te realiseren (hoger dan BENG) of de beeldkwaliteit te verbeteren worden onderzocht binnen de grenzen van het richtinggevend budget. De plannen worden in overleg met de (huidige) gebruikers van de Hongerman en bewoners uit de omgeving uitgewerkt. Bij de gebruikers ligt daarbij de focus op het programma van eisen en het functioneren van het gebouw. Bij de bewoners ligt de focus op de uitstraling en eventuele aanpassingen aan de buitenzijde van het gebouw en de direct aan het gebouw gerelateerde buitenruimte. De gemeenteraad wordt actief betrokken bij het proces, waarbij het doel is dat de gemeenteraad de gestelde kaders kan bewaken en voldoende is geïnformeerd ten behoeve van de besluitvorming. Het vertrekpunt voor het programma van eisen is het huidige gebruik/huidige gebruikers van de Hongerman. Voor in ieder geval twee gebruikers die nu ergens anders in Nuenen een ruimte gebruiken wordt onderzocht of die ook in De Hongerman een ruimte kunnen krijgen. Dit betreft Self Defence Friends (SDF) en showcorps Oefening en Volharding (O&V). Daarnaast heeft Helpt Elkander aangegeven dat de gebruikers van het steunpunt Goudvinkhof en deels ook van de Jo van Dijkhof moeten

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/15308144/1