A8 Rekenkamer Son en Breugel i.s.m. Geldrop-Mierlo - Vooronderzoek Dienst Dommelvallei - 21 juni 2024

2014-2024

21 juni 2024

Vooronderzoek Dienst Dommelvallei door de Rekenkamer van: Son en Breugel

In samenwerking met de Rekenkamer van Geldrop-Mierlo

1

Inhoud 1.

2.

3.

Inleiding ...........................................................................................................................3 1.1

Aanleiding vooronderzoek rekenkamers ....................................................................3

1.2

Afbakening onderzoek; Nuenen c.a. en soft controls .................................................3

1.3

Onderzoeksvraag, fasen en uitvoering vooronderzoek ................................................3

1.4

Leeswijzer................................................................................................................4

Oprichting en start Dienst Dommelvallei, toen en nu .........................................................5 2.2

Ontwikkeling. Baten, resultaat en formatie in 2014 en 2023/24 ..................................6

2.3

Risico’s Dienst Dommelvallei 2013 - 2024 .................................................................8

Drie actuele dossiers: belastingen, huisvesting en governance......................................... 11 3.1

Belastingen van Dienst Dommelvallei (2014) naar BSOB (2024) ............................... 11

3.2

Huisvesting Dienst Dommelvallei: 2013, 2016 en 2024 ............................................ 13

Periode 2012-2014. Visie en toekomstperspectief destijds. .............................................. 13 Evaluatie 2016 door extern bureau: Seinstra en Van der Laar ............................................ 14 Ontwikkelingen huisvestingsdossier vanaf 2023 tot heden. .............................................. 15 3.3 4.

Governance Dienst Dommelvallei en de 3 gemeenten ............................................ 17

Evaluaties 2014-2024 Dienst Dommelvallei ..................................................................... 19 4.1

Evaluatie DVO medio 2014 (betreft Son en Breugel) ................................................. 19

4.2

Evaluatie Dienst Dommelvallei door het externe bureau in 2016 .............................. 19

4.3

Evaluatie Interim Directeur DD 2022 en uitbreiding formatie .................................... 21

4.4

Visie nieuwe directeur op de organisatie Dienst Dommelvallei ................................. 22

5.

Rol van de gemeenteraden ............................................................................................. 24

6.

Conclusies en aanbevelingen ......................................................................................... 25 6.1

Conclusies ............................................................................................................ 25

6.2

Aanbevelingen ....................................................................................................... 26

Bijlage 1 Bronnenlijst ............................................................................................................. 28 Bijlage 2 Interviews ................................................................................................................ 29 Bijlage 3 Beantwoorden onderzoeksvragen ............................................................................. 30 Bestuurlijke reactie College van B&W ..................................................................................... 32

2

1. Inleiding 1.1 Aanleiding vooronderzoek rekenkamers De rekenkamer van de gemeenten Geldrop-Mierlo en Son en Breugel hebben begin 2024 alle fracties van beide gemeenten afzonderlijk uitgenodigd voor een gesprek. In dit gesprek is onder meer gevraagd naar wensen voor onderzoek. Uit deze consultatie van de raad door de Rekenkamer is naar voren gekomen dat bij beide gemeenten een grote gemeenschappelijke behoefte bestaat voor onderzoek naar de Dienst Dommelvallei (DD). Op grond van dit verzoek hebben de beide Rekenkamers besloten een vooronderzoek te doen, om zo te kunnen bepalen of een verdiepend onderzoek nodig is en hoe een dergelijk onderzoek zou kunnen worden uitgevoerd, inclusief een concrete vraagstelling. Op 31 maart 2024 hebben de rekenkamers de gemeenteraden over dit vooronderzoek geïnformeerd. In dit schrijven heeft de Rekenkamer gevraagd of de fracties nog aanvullende wensen willen meegeven aan de Rekenkamers. De Rekenkamers hebben enkele reacties ontvangen.

1.2 Afbakening onderzoek; Nuenen c.a. en soft controls Zoals hiervoor vermeld betreft het een vooronderzoek dat door de Rekenkamers van Geldrop-Mierlo en Son en Breugel is uitgevoerd. Ten aanzien van de afbakening van dit vooronderzoek merken de Rekenkamers het volgende op: De gemeente Nuenen c.a. is de derde gemeente die onderdeel uitmaakt van de Dienst Dommelvallei. Zij participeren niet in dit onderzoek. De Rekenkamers van Geldrop-Mierlo en Son en Breugel hebben contact gehad met de Rekenkamer Nuenen c.a. en hen geïnformeerd over dit onderzoek. De Rekenkamer Nuenen is zeer recent gestart, zo hebben de Rekenkamers vernomen. Daar waar dit onderzoek spreekt over gemeenten, gemeenteraden en colleges wordt uitdrukkelijk Geldrop-Mierlo en Son en Breugel bedoeld. Ten tweede constateren de Rekenkamers dat uit de interviews blijkt dat cultuur en soft controls van invloed zijn op de beeldvorming en ervaringen rondom de Dienst Dommelvallei. In een vooronderzoek zijn de Rekenkamers primair op zoek gegaan naar feiten uit de verschillende documenten die de Rekenkamer heeft ontvangen. Daarnaast zijn de feiten ingekleurd door dat wat geïnterviewden naar voren hebben gebracht. De soft controls zijn buiten dit onderzoek gelaten om de beide gemeenteraden een zo objectief mogelijk beeld te geven in dit vooronderzoek.

1.3 Onderzoeksvraag, fasen en uitvoering vooronderzoek In dit vooronderzoek kijken de beide Rekenkamers naar de actuele stand van zaken (in de ontwikkeling) van de taakuitvoering en de organisatie van de Dienst Dommelvallei. De vraag in dit onderzoek is als volgt:

3

‘ Wat is de actuele stand van zaken van de Dienst Dommelvallei in 2024 en hoe verhoudt zich dit tot de start in 2014. Welke actuele dossiers kunnen de twee Rekenkamers onderscheiden en wat is de rol van de gemeenteraden van Geldrop-Mierlo en Son en Breugel ten aanzien van de Dienst Dommelvallei?’ De vraag hebben de Rekenkamers opgesplitst in de volgende deelvragen: 1. Wat waren de uitgangspunten voor de oprichting van de Dienst Dommelvallei per 1 januari 2014? 2. Wat was de begroting en de formatie in 2014 en op dit moment? 3. Welke actuele dossiers die betrekking hebben op de Dienst Dommelvallei onderscheiden de Rekenkamers? 4. Zijn er evaluaties over de Dienst Dommelvallei uitgevoerd en wat is ermee gedaan? 5. Wat is de rol van de gemeenteraden van Geldrop-Mierlo en Son en Breugel bij de Dienst Dommelvallei en haar actuele ontwikkelingen. 6. Welke advies geven de Rekenkamers aan de gemeenteraden over een eventueel vervolgonderzoek over de Dienst Dommelvallei? De Rekenkamer zal de raad informeren over dit onderzoek en zal een voorstel doen aan de raden in hoeverre de uitkomsten van dit onderzoek leiden tot de behoefte voor een nader, verdiepend onderzoek naar de Dienst Dommelvallei en wat een nadere concretisering van de vraagstelling voor een dergelijk onderzoek zou kunnen zijn. De Rekenkamers voeren dit vooronderzoek zelf, in eigen beheer, uit.

Het onderzoek is gestart medio april 2024 met de uitvraag van documenten. In maart en mei hebben interviews plaatsgevonden. Dit heeft geresulteerd in een Nota van Bevindingen (feitenrelaas). Dit is op 26 mei voorgelegd aan de Dienst Dommelvallei voor een ambtelijke check. Op 29 mei 2024 en 31 mei 2024 heeft de Rekenkamer een reactie ontvangen op het feitenrapport en de suggesties verwerkt in het rapport. Op 31 mei 2024 heeft de Rekenkamer als aanvulling op de eerdere ontvangen documenten de 100 dagen analyse van de directeur van de Dienst Dommelvallei ontvangen. Dit document is verwerkt in de eindversie. Daarna heeft de Rekenkamer de conclusies en aanbevelingen opgesteld. Op 3 juni 2024 is het eindrapport voorgelegd aan de beide gemeentesecretarissen om het college te informeren over het rapport voordat de Rekenkamers het openbaar maken. Colleges kunnen voor 19 juni 2024 hun eventuele bestuurlijke reactie naar de Rekenkamers zenden. Deze reactie zullen de Rekenkamers dan opnemen in het rapport. Op 19 juni 2024 is dit rapport naar de beide gemeenteraden gezonden en is het rapport openbaar. Het ligt in de planning, zo is overlegd met de griffies, om dit vooronderzoek te bespreken op 1 juli 2024 in de raad van Geldrop-Mierlo en op 4 juli 2024 in de raad van Son en Breugel

1.4 Leeswijzer Na de introductie van dit vooronderzoek in het 1e hoofdstuk gaat hoofdstuk 2 in op de uitgangspunten van de oprichting van de Dienst Dommelvallei in 2013, de begroting en formatie bij de start in 2014 en de actuele situatie. Hoofdstuk 2 eindigt met een risicoparagraaf van de Dienst. Hoofdstuk 3 legt de focus op drie voor de Rekenkamer in het oog springende en actuele dossiers: de overgang van belastingtaken van de Dienst Dommelvallei (DD) naar de Belastingsamenwerking Oost Brabant (BSOB) per 1 januari 2024, de huisvesting van de Dienst Dommelvallei en haar ontwikkelingen in de periode 2014-2026. Tot slot besteed dit vooronderzoek aandacht aan de Governance van de Dienst Dommelvallei. 4

Hoofdstuk 4 gaat in op de evaluaties van de Dienst Dommelvallei en wat ermee is gedaan. In hoofdstuk 5 staat centraal de rol van de twee bij dit onderzoek betrokken gemeenteraden. In het bijzonder de raden van de gemeente Geldrop-Mierlo en Son en Breugel. Het laatste hoofdstuk 6 besteedt aandacht aan de conclusies en aanbevelingen.

2. Oprichting en start Dienst Dommelvallei, toen en nu De voorbereidingen om tot een vorm van samenwerking te komen dateren vanaf 2008 tussen de gemeente Son en Breugel en de gemeente Nuenen c.a. In de zomer van 2011 hebben de gemeenteraden van deze twee gemeenten samen met de gemeenteraad van Geldrop-Mierlo een ‘Bestuursopdracht haalbaarheidsstudie Dommeldal’ vastgesteld. Dit resulteerde in een document van 11 september 2012 voor de drie colleges te voorbereiding en ondersteuning van de besluitvorming. In het najaar van 2012 hebben de drie gemeenteraden het raadsbesluit genomen om de drie colleges opdracht te geven om per 1 januari 2014 de Dienst Dommelvallei op te richten. Het colleges van de gemeenten opdracht gegeven tot het ontwikkelen van een bedrijfsplan. Op 11 juni 2013 is het Bedrijfsplan Dienst Dommelvallei verschenen getiteld ´Samen werken aan Samenwerken´. Een gedetailleerd plan waarin de wijze waarop de Dienst Dommelvallei gaat werken is neergelegd. Hieronder staat kort beschreven wat de missie en visie van de Dienst Dommelvallei was in 2013. Bedrijfsplan Dienst Dommelvallei 11 juni 2013 Uitgangspunten We gaan een Dienst Dommelvallei vormen ten behoeve van de drie gemeenten, onder een eenhoofdige leiding waarbij de dienst gehuisvest wordt in Mierlo. Hierbij is het uitgangspunt dat de drie gemeenten de taken op het gebied van bedrijfsvoering samenbrengen.

De Missie De Dienst Dommelvallei verricht economisch, efficiënt en effectief activiteiten ten behoeve van de drie samenwerkende gemeenten op basis van de gedefinieerde kernwaarden: innovatief, resultaatgerichtheid, flexibel en klantgericht De Visie De Dienst Dommelvallei heeft als klant de drie opdrachtgevende gemeenten en niet de burger. De opdrachtgevende gemeenten blijven volledig in positie als democratisch gelegitimeerd bestuur, met alle rechten en plichten die daarbij horen. Dit betekent dat verschillen altijd mogelijk blijven. Daarbij hebben de drie gemeenten een gemeenschappelijk doel: het verbeteren van de woon- werk- en leefomgeving van de inwoners van Geldrop-Mierlo, Nuenen c.a. en Son en Breugel samen de Dommelvallei. Eigenheid van de gemeenten is uitgangspunt. Randvoorwaarden voor de Dienst Dommelvallei. De bestuurlijke doelstellingen van de Dienst Dommelvallei zijn eenduidig: verhoging van de kwaliteit en efficiency en vermindering van de kwetsbaarheid. Om deze doelstellingen te realiseren is een organisatie noodzakelijk die optimaal is toegerust voor haar taken. Dat is alleen mogelijk als aan specifieke, eigentijdse randvoorwaarden is voldaan. Deze zijn hierna kernachtig geformuleerd. De taken van de Dienst Dommelvallei zijn de uitvoering van de bedrijfsvoeringstaken voor de gemeenten Geldrop-Mierlo, Nuenen c.a.

en Son en Breugel en het uitvoeren van de dienstverlening 5

voor de gemeenten Nuenen c.a. en Son en Breugel. Verder voert de Dienst Dommelvallei de werk en inkomens taken uit voor Nuenen c.a. en Son en Breugel. Sinds 1 januari 2015 voert de Dienst Dommelvallei de taken uit voor het Plus Teams van personeelszaken, financiën, ICT en de salarisadministratie (Bron, Jaarrekening 2015 Plusteam). Het Plusteam werkt voor de gemeenten Geldrop-Mierlo en Waalre.

In 2023 typeert de nieuwe directeur van de Dienst Dommelvallei tijdens een presentatie aan het bestuur ter gelegenheid van haar 100 dagen werkzaam zijn bij de Dienst Dommelvallei Ppt-presentatie Jacqueline Nijland aan bestuur Dienst Dommelvallei (datum onbekend) Missie en visie: De Dienst Dommelvallei verbindt en versterkt gemeenten op het terrein van bedrijfsvoering en dienstverlening.

2.2 Ontwikkeling. Baten, resultaat en formatie in 2014 en 2023/24 Bij ontwikkelingen van de Dienst Dommelvallei waren er twee documenten die inzicht zouden kunnen geven aan de formatie en budget bij de start van de DD op 1 januari 2014. Het 1e document is het beslisdocument voor besluitvorming door de drie colleges tot het instellen van de Dienst Dommelvallei. Dit document bevat veel detailinformatie, maar geen (werk) begroting en geen formatie van de te vormen organisatie. Het werkplan volgt daarna in 11 juni 2013. Op pagina 63 van dit werkplan staat het functiehuis, echter de helft ervan is weggevallen. Om die reden is het overzicht van de formatie uit hoofdstuk 6 overgenomen (Werkplan DD, pagina 11). Hieronder eerst een overzicht van de financiën en daarna aandacht voor de formatie. Er is gekeken naar de situatie bij de start van de Dienst Dommelvallei en de situatie op 31-12-2023.

Baten in de werkbegroting

01-01-2014

Begroting 2014 (baten) € 13.576.324,24 Tabel 1. Werkbegroting Dienst Dommelvallei bij aanvang op 01-01-2014. Bron: bedrijfsplan Dienst Dommelvallei 11 juni 2013, bijlage 4, pagina 73.

Baten

31-12-2023

Gegevens 2022, realisatie

€ 17.544.000

Primaire begroting 2023

€ 17.889.000

Bijgestelde begroting 2023 € 20.931.000 Realisatie 2023

€ 20.885.000

Positief resultaat 2023 € 139.000 Tabel 2. Begroting 2023 Dienst Dommelvallei en realisatie 2023. Bron: accountantsverslag 2023.

6

Ten aanzien van de ontwikkeling van de formatie staan hieronder drie meetmomenten: 2014 (start Dienst Dommelvallei), 2016 (Evaluatie Seinstra en Van der Laar) en de huidige formatie in 2024. Afdeling organisatie DD

Formatieplan met start per 01-01-2014

Directie en staf

6,00

Financiën

45,00

PO&I

44,00

Dienstverlening

37,50

Totale formatie in fte 2014 132,5 Tabel 3. Formatie Dienst Dommelvallei bij de start in 2014. Bron: bedrijfsplan Dienst Dommelvallei 11 juni 2013, pagina 11 en pagina 63. Bij de evaluatie van de Dienst Dommelvallei door Seinstra en Van der Laar is de volgende formatie opgenomen in 2015 (pagina 13). Afdeling organisatie DD

31-12-2015

Directie en staf

6

Financiën

45

PO&I

43

Dienstverlening

38

Totale formatie in fte 132 Tabel 4. Formatie 2015 Dienst Dommelvallei: Ontwerpbegroting 2016-2019, maart 2015, begroting 2015. De actuele stand van de formatie van de Dienst Dommelvallei eind 2023 staat hieronder weergegeven. Afdeling organisatie DD

31-12-2023

Directie en staf

6,44

Financiën

54,55

PO&I

54,32

Dienstverlening

47,25

Totale formatie in fte 162,56 Tabel 5. Formatie 2024 Dienst Dommelvallei voor het kalenderjaar 2024. Bron: Begroting 2024 Dienst Dommelvallei1.

De formatie is inclusief medewerkers die niet zijn overgegaan naar de BSOB en boven formatief zijn. 1

7

Na bijna 10 jaar Dienst Dommelvallei is de formatie van de Dienst Dommelvallei toegenomen met 30,06 FTE. De Rekenkamers merken op dat op 1 januari 2015 het Plus Team (Geldrop-Mierlo en Waalre) qua taken aan de Dienst Dommelvallei zijn toegevoegd. Voor het Plus Team voert de Dienst Dommelvallei bedrijfsvoeringsactiviteiten uit. Deze taken zijn geïntegreerd met de ondersteuning aan de drie gemeenten. De formatie zoals opgenomen is dus de gehele formatie voor 2024. Het budget (begroting) van de Dienst Dommelvallei bij de start in 2014 was € 13.576.324,24 en het budget (begroting) voor 2023 was € 20.931.000. Hieronder staan de financiële gegevens met het resultaat over 2023 weergegeven. Het behaalde resultaat door de Dienst Dommelvallei over 2023 van bedraagt € 139.000. Dit bedrag is toegevoegd aan het eigen vermogen van de Dienst Dommelvallei. Het eigen vermogen van de Dienst Dommelvallei (bestemmingsreserve en onverdeeld resultaat) bestaat op 1 januari 2024 uit € 639.000 (bron: accountantsverslag 2023). De accountant verwoordt het in het accountantsverslag 2023 op pagina 5 als volgt: Op basis van de begroting worden alle netto kosten van Dienst Dommelvallei afgerekend met de deelnemende gemeenten, waardoor het begrote resultaat nihil bedraagt. Het gerealiseerd resultaat bedraagt circa € 139.000 positief.

Dit wordt voornamelijk veroorzaakt door het volgende: • € 520.000 hogere kosten op de taak belastingen. Dit komt enerzijds vanwege voorzienbare frictiekosten door de overgang naar BSOB en anderzijds door een enorme toename van de inzet voor afhandeling van bezwaren. Een deel van deze kosten is structureel van aard. • € 667.000 lagere kosten binnen de informatievoorziening, met name door vertraging in de uitvoering van ICT projecten (zowel lagere inkoopkosten als personeelskosten). De beheersing van deze budgetten behoeft ons inziens meer aandacht. Bij de besluitvorming van de jaarrekening is een resultaatvoorstel opgenomen waarbij het gehele resultaat wordt ingehouden in de reserve I&A. Het algemeen bestuur is bevoegd hierover een besluit te nemen bij vaststelling van de jaarrekening. Op basis van de risico inventarisatie die is uitgevoerd door Dienst Dommelvallei is er een weerstandsvermogen nodig van € 308.000. De drie deelnemende gemeenten dienen hiermee rekening te houden binnen hun weerstandscapaciteit.

2.3

Risico’s Dienst Dommelvallei 2013 - 2024

De Rekenkamer heeft verschillende documenten geraadpleegd (opgenomen in bijlage 1). Uit deze documenten destilleert de Rekenkamer de volgende onderwerpen in termen van risico’s. Risico Dienst Dommelvallei Belastingen/ BSOB

Bron Bedrijfsplan DD 2013, interviews en fracties

Huisvesting Dienst Dommelvallei Verslagen AB en DB, interviews en fracties Governance

Evaluatie VD Laar (2016), verslagen AB en DB, interviews en fracties

Archieftaak

Verslag Algemeen Bestuur en brief provincie

Fiscaliteit

Management Letter accountant 2022 en 2023

Arbeidsmarktproblematiek (inhuur externen) en ICT (hard en Jaarverslag en jaarrekening 2023, interviews en fracties software)

8

Tabel 6. Risico’s Dienst Dommelvallei zoals de Rekenkamers hebben vastgesteld naar aanleiding van de ter beschikbaar gestelde documenten en gesprekken. De Rekenkamers schatten de eerste drie risico’s van tabel 6 het meest prominent in. In het volgende hoofdstuk gaan de Rekenkamers hier verder op in. Ten aanzien van de archieftaak en fiscaliteit een korte duiding hieronder. Archief werkzaamheden (sinds 1 januari 2014 voert de Dienst Dommelvallei dit uit voor de drie aangesloten gemeenten). In de stukken van het Algemeen Bestuur van 13-04-2024 is een brief van de Provincie Noord Brabant opgenomen met de volgende tekst: De archivaris van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven constateert in het inspectieverslag van 8 juni 2022 dat uw gemeenschappelijke regeling voor de zorg en beheer van informatie niet voldoet aan de eisen die de toepasselijke wet- en regelgeving aan uw organisatie stelt. De Dienst Dommelvallei staat voor de grote uitdaging het (digitaal) informatie- en archiefbeheer op orde te brengen. Fiscaliteit In 2020 is de Dienst Dommelvallei gestart met het projectplan ‘fiscaal in control’. Dit is in 2022 nog niet in uitvoering genomen vanwege beperkte capaciteit (Management, 2021 Letter Dienst Dommelvallei november 2022).

In de Management Letter van Dienst Dommelvallei die is opgesteld door de accountant Crowe van 21 november 2023 schrijft Crowe dat er een groot risico is (rood) ten aanzien van de fiscale beheersing van de drie gemeenten van BTW en VPB-aangiftes. De accountant adviseert dit zwaarder te beleggen, adequate kennis ontbreekt op het moment van schrijven bij de Dienst Dommelvallei en de drie gemeenten. Arbeidsmarktproblematiek (inhuur externen) en ICT Een van de redenen om de Dienst Dommelvallei op te richten in 2013 was om goed werkgeverschap te kunnen bieden, het boeien en binden van medewerkers. Verder is de verwachting in 2013 dat de samenwerking in de Dienst Dommelvallei leidt tot het aantrekken van nog gekwalificeerdere medewerkers. De Rekenkamer constateert dat in 2024 deze reden tot oprichten van de Dienst Dommelvallei onder druk staat. Dit staat niet zo expliciet opgenomen in de documenten, het blijkt uit de afgenomen interviews. In dit kader wijst de Rekenkamer bovendien op het vorige punt: de risico’s ten aanzien van de fiscaliteit en het aandachtpunt voor gekwalificeerde medewerkers. Seinstra en Van der Laar merkt in haar rapport hierover op in 2016 (Pagina 18). Bij de vorming van Dienst Dommelvallei zijn de in de drie gemeenten beschikbare middelen (formatie en budget) en de daarbij behorende kwaliteiten gebundeld binnen Dienst Dommelvallei.

Daarbij zijn nauwelijks nieuwe strategische of specialistische functies gecreëerd en is in de eerste twee jaar van de samenwerking maar in beperkte mate kennis en competenties van buiten de drie gemeenten ingebed binnen de Dienst. Daarbij werd de samenwerking belast met een financiële taakstelling bij aanvang, waardoor er op momenten van natuurlijk verloop niet direct financiële ruimte was om tot kwaliteitsimpulsen in de ambtelijke organisatie te komen door aanvullende expertise of competenties aan te trekken. In paragraaf 5.7 van het rapport van Seinstra en Van der Laar staat het volgende: De kwetsbaarheid op de door de drie gemeenten bij Dienst Dommelvallei ingebrachte taken is aanzienlijk verminderd. Simpelweg door de getalsmatige samenvoeging van ruim 130 9

formatieplaatsen en daarbij behorende medewerkers uit de drie gemeenten op één plaats, binnen één organisatie, onder hetzelfde werkgeverschap. Er is hierdoor binnen de Dienst sprake van onderlinge vervangbaarheid waar nodig en mogelijk. De doelstelling ‘verminderen van de kwetsbaarheid’ is dan ook aantoonbaar gerealiseerd, met name voor Nuenen en Son en Breugel. In die gemeenten was het aantal éénpittersfuncties in de oorspronkelijke situaties relatief groot. Op enkele onderdelen is de kwetsbaarheid beperkt afgenomen, waar medewerkers specifiek nog voor één gemeente werkzaam zijn, of is de kwetsbaarheid opnieuw georganiseerd, bijvoorbeeld rondom een specialistische rol als de Controller. Tegenover de verminderde kwetsbaarheid op taken in Dienst Dommelvallei staat wel dat met de start van Dienst Dommelvallei de formatie van de achterblijvende organisaties, de drie gemeenten, aanzienlijk is afgenomen. Met name voor de gemeenten Nuenen c.a. en Son en Breugel heeft de overgang van formatie naar de Dienst tot gevolg gehad dat kwetsbaarheid in eigen huis is toegenomen en flexibiliteit van de eigen ambtelijke organisaties voor brede inzetbaarheid afneemt. Ten aanzien van de ICT komt uit de interviews naar voren dat er een onderzoek is gestart naar de toekomst van de ICT binnen de Dienst Dommelvallei.

Hieronder staat in tabel 7 opgenomen twee posten van de ‘niet in de balans opgenomen verplichtingen’. Voor de inhuur van derden, 60 nieuwe inhuuropdrachten per jaar, is een post opgenomen tot en met 2027, terwijl er in de begrotingswijziging 2024 een post is opgenomen om een recruiter aan de trekken om werving en selectie van 150 vacatures per jaar van de Dienst Dommelvallei te begeleiden. De Rekenkamer merkt op dat de Dienst Dommelvallei een formatie heeft voor 2024 van 162 fte. Verbonden t/m jaar

Bedrag op jaarbasis (€)

Yacht B.V. (inhuur derden)

2027

1.500.000

ARP Nederland B.V. (hardware)

2025

650.000

Omschrijving

Tabel 7. Pagina 39 Jaarrekening 2023 Dienst Dommelvallei: niet in de balans opgenomen verplichtingen. In de begrotingswijziging 2024 en de meerjarenbegroting (pagina 6) staat vermeld: Momenteel worden op basis van incidentele middelen de werkzaamheden rondom werving- en selectie uitgevoerd door een ingehuurde recruiter. Met gemiddeld ruim 150 vacatures per jaar en 60 nieuwe inhuuropdrachten, is er gezien de huidige arbeidsmarktkrapte een structurele behoefte aan specifieke kennis en vaardigheden m.b.t. de arbeidsmarkt. De inzet van de recruiter is structureel nodig. De kosten bedragen € 92.000,- per jaar o.b.v. 1 fte schaal 10. De middelen worden nu voor 2 jaar gevraagd omdat we eerst op basis van het nieuwe dienstplan willen zien of deze structurele behoefte op een andere manier ingevuld zou kunnen worden.

10

3. Drie actuele dossiers: belastingen, huisvesting en governance 3.1 Belastingen van Dienst Dommelvallei (2014) naar BSOB (2024) Op 1 januari 2014 is deze taak van de drie individuele gemeenten overgegaan naar de Dienst Dommelvallei (DD). Per 1 januari 2024 is de administratie en innen van gemeentelijke belastingen ondergebracht bij de Belasting Samenwerking Oost Brabant (BSOB). Hieronder volgt een chronologisch overzicht wat de Rekenkamer in het vooronderzoek heeft gevonden aan informatie. In het bedrijfsplan van 11 juni 2013 is in Hoofdstuk 12 (pagina’s 37 t/m 41) ruime aandacht besteed aan de overgang van de belastingen van de drie gemeenten naar de Dienst Dommelvallei, de verschillen tussen de gemeenten, de noodzaak tot harmonisering en de opmerking dat gezien het complexe proces er een overgangsperiode is van 2014 -2016. In het Bedrijfsplan Dienst Dommelvallei zijn de volgende risico’s op 11 juni 2013 onderkend.2

Bedrijfsplan Dienst Dommelvallei van 11 juni 2013 Risico’s Belastingen Bij de taxatie wordt gebruikt gemaakt van softwarepakketten. Eerst richten we ons op de verdere voorbereidingen en een start met de eerste werkzaamheden voor het belastingjaar 2015. De herwaarderingen zouden dan in de periode 1 juli – 31 december 2014 al vanuit de nieuwe organisatie worden gedaan. Dit is uiteraard geheel afhankelijk van de gekozen applicatie ten behoeve van belastingheffing, innen en de waarderingsmodule. Hier zijn enkele risico’s aan verbonden: o Het is mogelijk dat de benodigde applicaties niet tijdig voorhanden zijn vanwege een mogelijk aanbestedingstraject. In dat geval zal de belastingorganisatie op zoek moeten naar andere ICTvoorzieningen om belastingen te kunnen heffen en innen. o Daarnaast dienen er goede conversies te worden gemaakt van de bestanden. Als de implementatie niet tijdig gereed of incompleet is, kunnen medewerkers er niet in 2014 mee gaan werken. o Het opleiden van medewerkers om met nieuwe software om te gaan is een tijdrovend traject, en in het bijzonder voor de applicatiebeheerders. Dit moet niet onderschat worden. Ten aanzien van de belastingtaak merkt de directeur in haar ppt presentatie, medio 2023, op aan het bestuur over de belastingtaken. Deze taken zijn die per 1 januari 2024 overgegaan naar de BSOB. Het gaat maar net, het piept en kraakt.

Veel inhuur om bezwaarafhandeling tijdig te kunnen doen. €€€

2

Bedrijfsplan Dienst Dommelvallei pagina 51 11

Daardoor al lange tijd geen ruimte voor ontwikkeling van processen en het toepassen van A.I. (mede door keuzes in ICT-plan) Op technisch vlak veel investeringen nodig om de slag te maken. Mijn advies (Rekenkamer: directeur Dienst Dommelvallei): Onderzoeken of uitbesteden aan BSOB een haalbare businesscase oplevert. In de agendabundel van het Dagelijks Bestuur van de Dienst Dommelvallei is op 26-06-2023 business case BSOB mondeling toegelicht. Verdere gegevens ontbreken hierover in de agendabundel. Accountantsverslag 2023, pagina 9. (Verslag is gedateerd op 5 maart 2024) Door het AB is op 30 oktober 2023 besloten om de uitvoering van de belastingheffing per 1 januari 2024 over te dragen aan de Belastingsamenwerking Oost Brabant (hierna BSOB). Als gevolg hiervan wordt Dienst Dommelvallei in 2024 geconfronteerd met dubbele (frictie)kosten, onder andere voor boventallig personeel en doorlopende softwarecontracten. Op basis van de verslaggevingsregels is het noodzakelijk om in dergelijke gevallen een voorziening te vormen. Deze is gekwantificeerd op € 250.000. In 2024 worden nog verdere kosten gemaakt die noodzakelijk zijn voor de aansluiting bij BSOB, zoals verbetering van de datakwaliteit (objectgegevens, waarderingsmethodiek, etc.) en extra inhuur voor afhandeling van bezwaren 2023 en 2024. Bovendien wordt aan BSOB een reguliere bijdrage van € 1.780.293 in 2024 betaald.

Deze kosten worden toegerekend aan boekjaar 2024. De geschatte (structurele) kosten hiervan worden opgenomen in de eerste begrotingswijziging 2024. De afgelopen jaren is het aantal (Woz)bezwaren, mede als gevolg van de vele ‘no cure no pay’ bureaus, toegenomen en is er achterstand in het afhandelen van deze bezwaren ontstaan. Per einde boekjaar staan er nog 2.665 bezwaren open. Voor het verplicht betalen van een proceskostenvergoeding bij ‘succesvolle’ bezwaren is een geschatte verplichting van € 235.000 gevormd. Wij hebben de onderbouwing hiervan getoetst en stemmen hiermee in. Door de aansluiting bij BSOB is overigens de hoop dat de afwikkeling van bezwaren in 2024 sneller zal verlopen.

In de agendabundel vergadering Algemeen Bestuur van de Dienst Dommelvallei van 19 december 2023 staat het volgende opgenomen. Agendabundel Dienst Dommelvallei AB 19-12-2023. Reorganisatie cluster Belastingen en Invordering. Het algemeen bestuur besluit: Tot het wijzigen van de organisatie i.c. het opheffen van het cluster 'Belasting en invordering' van de afdeling Financiën per 1 januari 2024. De arbeidsplaatsen die komen te vervallen aan te wijzen overeenkomstig bijlage 3. 3. De medewerkers die een te vervallen arbeidsplaats conform bijlage 3 vervullen boventallig te verklaren per 1 januari 2024. 4. Opdracht te geven om de dienstverlening uit te besteden aan de Belasting Samenwerking Oost Brabant (BSOB) per 1 januari 2024 door middel van het sluiten van een dienstverleningsovereenkomst. 5. Het vestigen van een alleenrecht aan de BSOB als een overheidsopdracht voor diensten. De ondertekening door Dienst Dommelvallei van de DVO om over te gaan naar de BSOB moet een rechtmatige beslissing zijn. Dienst Dommelvallei mag deze DVO aangaan. Dat is gecheckt. Toetreding van de gemeenten tot de GR kan (nog) niet, dit kan pas als voor alle boventallige personeelsleden een andere functie is. 12

Agendabundel AB 18 april 2024. (Rekenkamer heeft de tekst uit de agendabundel cursief aangevuld omwille van de leesbaarheid) De drie gemeenten van de Dienst Dommelvallei zijn geen lid van de GR BSOB. De Dienst Dommelvallei is vertegenwoordigd in AB, (van de BSOB) en heeft geen stemrecht in de GR. Zitting in het AB van de BSOB hebben de wethouder uit Son en Breugel (Financiën) en zijn vervanger is de wethouder uit Geldrop-Mierlo (Financiën). XXX (Geanonimiseerd door de Rekenkamer) heeft een vraag over de aanslagoplegging van belastingen 2024 in Son en Breugel en Nuenen. De waarderingskamer heeft ingestemd met het plan van aanpak, zodat aanslagoplegging niet in het geding is. Uit de interviews komt naar voren dat er rondom de besluitvorming voor overgang van de belastingzaken van de Dienst Dommelvallei naar de BSOB een discussie is ontstaan tussen de gemeenten en de Dienst Dommelvallei over wie nu een besluit hierover moet nemen: Dienst Dommelvallei zelf (het Algemeen Bestuur) of de afzonderlijke gemeenten. De Dienst Dommelvallei meende dat het AB bevoegd was. De gemeenten hebben via de Dienst Dommelvallei, juridisch advies ingewonnen en meenden dat de gemeenten zelf een besluit diende te nemen. Deze informatie is niet opgenomen in de agendabundels in 2023 van het AB of DB van de Dienst Dommelvallei, zo constateert de Rekenkamer.

Om het zekere voor het onzekere te nemen is besloten dat de drie colleges zelf een besluit hebben genomen over de overgang naar de BSOB. De Rekenkamer begrijpt uit de interviews dat de colleges hebben besloten dat de gemeenten hun belastingactiviteiten onderbrengen bij de BSOB per 1 januari 2024 en hiervoor de directeur Dienst Dommelvallei mandateren (Rekenkamer begrijpt uit een interview dat het geen delegatiebesluit betreft) voor het ondertekenen van drie afzonderlijke overeenkomsten met de gemeenten en de BSOB voor de overgang van de belastingen naar de BSOB. De Rekenkamer was benieuwd in hoeverre was overwogen om de gemeenteraden te betrekken bij deze besluitvorming. Uit de interviews maakt de Rekenkamer op dat omwille van de korte tijd er geen gelegenheid was om dit door de raden te laten besluiten. Het was bovendien een bedrijfsvoeringstaak en kon ook aan de colleges worden overgelaten. Een enkele geïnterviewde merkte op dat besluitvorming via de raden zorgvuldiger zou zijn geweest.

3.2 Huisvesting Dienst Dommelvallei: 2013, 2016 en 2024 Periode 2012-2014. Visie en toekomstperspectief destijds. In de rapportage ten behoeve van besluitvorming door de drie colleges op 9 september 2012 over de instelling van de Dienst Dommelvallei komt de huisvesting van de Dienst Dommelvallei aan de orde in een aparte paragraaf3. De keuze voor Mierlo is genomen, zo staat vermeld in de rapportage uit 2012, omdat het oude gemeentehuis wat op dat moment leeg stond, voldoende werplekken kon bieden en de voordeligste optie was. Hierbij is opgemerkt dat de keuze voor Mierlo budgetneutraal kon plaatsvinden. Andere opties zouden meerkosten met zich meebrengen.

Rapportage t.b.v. besluitvorming inzake DD door de drie colleges, document van 11-09-2012 pagina 36 en verder. 3

13

De exploitatiekosten van het gemeentehuis in Mierlo bedragen op jaarbasis afgerond € 110.000,--. Het gebouw is (red. in 2021) administratief nagenoeg afgeschreven. De nog resterende kapitaallasten zijn in het genoemde bedrag opgenomen. Investeringen in het gebouw zijn nodig om de Dienst Dommelvallei te kunnen huisvesten. Deze eenmalige kosten worden geraamd op € 250.000,--. De lasten hiervan kunnen van invloed zijn op de nog vast te stellen huurprijs. In dezelfde paragraaf 12 staat een passage hoe men toen de toekomst zag: het ontwikkelperspectief op huisvesting. Op basis van het voorgaande is besloten om geen nadere of diepere vergelijking van opties te maken. Het is duidelijk dat de optie in Mierlo veruit het meest kostenefficiënt is en voldoende ruimte biedt voor de start per 1 januari 2014. Daarmee is niet gezegd dat de kosten het enige criterium zijn voor de keuze. Het lange termijnperspectief is namelijk een meer centraal in het gebied gelegen locatie. Echter, de meerkosten die ervoor gemaakt moeten worden als die keuze nu gemaakt wordt, zijn niet te rechtvaardigen. Bij het korte én lange termijnperspectief vinden de drie gemeenten ook van belang dat huisvesting van de dienst kansen biedt om huisvestingsvraagstukken van de drie gemeenten op te lossen.

Zo biedt de voorgestelde optie een kans voor de gemeente Geldrop-Mierlo om het al langer lopende huisvestingsdossier van de gemeentelijke organisatie tot een goed einde te brengen. Er komen echter meer van dit soort kansen aan, ook vanuit de andere twee gemeenten. De opdracht is om bij elk huisvestingsvraagstuk van de drie gemeenten te kijken hoe het vraagstuk in gemeenschappelijkheid kan worden opgelost. Het ontwikkelperspectief houdt in dat er in 2016 een evaluatie plaatsvindt van de huisvesting en de mogelijkheden tot doorontwikkeling van de dienst. Zo kan een perspectief ontstaan op een nieuwe huisvesting per 2020 en vindt de huisvesting van de dienst in ieder geval van 2014 tot en met 2019 in Mierlo plaats. De keuze is tijdelijk: in 2016 vindt een evaluatie van de samenwerking in Dommelvalleiverband plaats. Er wordt dan opnieuw gekeken naar de huisvesting en de huisvestingsbehoefte voor de periode erna. Dat kan betekenen, dat er op dat moment gekozen wordt om op termijn naar een andere locatie te verhuizen.

Evaluatie 2016 door extern bureau: Seinstra en Van der Laar Bij aanvang van de start van de Dienst Dommelvallei is een evaluatie voorzien na twee jaar. Op 11 mei 2016 heeft het externe bureau Seinstra en Van der Laar een evaluatie opgeleverd van de Dienst Dommelvallei met als titel: ‘Versterken door Verbinden’. Er zijn bij deze evaluatie 18 bevindingen onderscheiden. De laatste bevinding laat zien dat de huisvesting van de Dienst Dommelvallei op dat moment geen actueel discussiepunt is. De oorspronkelijke huisvestingsdiscussie over de vestigingsplaats van Dienst Dommelvallei is op alle niveaus (politiek bestuurlijk en ambtelijk) niet langer meer een punt van discussie. Daar waar bij de vorming van de dienst bestuurlijke discussie bestond over de vestiging van de dienst in Nuenen dan wel in Mierlo, vanuit de gedachte van ‘nabijheid’ en de centrale ligging van de samenwerking, lijkt deze discussie van dat moment te zijn verdwenen voor zover het de huidige setting (partners en taken) van de samenwerking betreft. Evaluatie DD door Seinstra en Van der Laar, 11. Mei 2016, pagina 24

14

Ontwikkelingen huisvestingsdossier vanaf 2023 tot heden. In 2023 ontstond de wens om de huisvesting van de Dienst Dommelvallei onder de aandacht te brengen. Voor zover de Rekenkamers kunnen nagaan is deze wens gebaseerd op de volgende elementen: •

•

De gemeente Geldrop-Mierlo heeft ambities om het centrum van Mierlo verder te ontwikkelen. Het gebouw van de Dienst Dommelvallei is gelegen in het centrum. Het zou de gemeente goed uitkomen om op termijn te kunnen beschikken over dit gebouw en de grond om het mee te nemen in de ontwikkeling van het centrumplan Mierlo; Het energielabel van de huisvesting in Mierlo heeft geen energielabel C. Dit is inmiddels een wettelijke verplichting voor overheidsgebouwen. Om het gebouw te verduurzamen en naar label C te krijgen zijn er meer dan substantiële investeringen noodzakelijk;

Het huurcontract tussen de Dienst Dommelvallei en de gemeente Geldrop-Mierlo loopt tot 1 januari 2025 en is per die datum opgezegd, zo hebben de Rekenkamers vernomen uit de interviews. De Rekenkamers hebben alle verslagen van het Algemeen Bestuur (AB) en Dagelijks Bestuur (DB) van de DD vanaf 2023 tot heden gelezen. In het huisvestingsdossier staan twee passages: Verslag Dagelijks Bestuur Dienst Dommelvallei van 11-09-2023 Met Nuenen hebben de eerste gesprekken met de projectleider plaatsgevonden. XXX en XXX zijn er beiden van overtuigd dat met aanpassingen aan het gemeentehuis (en bibliotheek) in Nuenen zowel de gemeente als de Dienst Dommelvallei gehuisvest kunnen worden. De gesprekken met de makelaar en de eigenaar van het pand op Ekkersrijt in Son en Breugel zijn ook nog gaande. Op korte termijn komt er een voorstel richting DB. XXX meldt dat eerder aan de raden gemeld is dat er geen plek was voor de Dienst Dommelvallei in één van de gemeentehuizen. In ieder geval iets om rekening mee te houden in de communicatie. XXX: namen uit het verslag zijn door de Rekenkamers geanonimiseerd. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------Verslag Dagelijks Bestuur Dienst Dommelvallei 18-12-2023 Huisvesting Dienst Dommelvallei Het DB besluit: 1.

Geen huurovereenkomst aan te gaan voor de huur van het pand Ekkersrijt 6040 in Son en Breugel. 2. Te kiezen voor de optie huisvesting samen met de gemeente Nuenen. 3. De gemeente Geldrop-Mierlo te vragen of men wil onderzoeken of verlengen van de huur van het huidige pand tot 1 januari 2026 mogelijk is.

De jaarrekening 2023 bevat de volgende passage: Bron Jaarrekening 2023, pagina 28 Verhuizing In de zoektocht naar een nieuwe definitieve huisvesting is gekozen voor de samenwerking met de gemeente Nuenen. In de huisvestingsplannen van de gemeente Nuenen wordt ruimte gemaakt voor 15

Dienst Dommelvallei. We verwachten dat we eerst enkele jaren gebruik maken van tijdelijke huisvesting en daarna definitief onze intrek nemen in het gemeentehuis van Nuenen.

In de begroting 2024 staat over de huisvesting en verhuiskosten het volgende opgenomen. Begroting 2024, pagina 7. 6. Huisvestingskosten De kosten voor schoonmaak en energie zijn gestegen met € 24.000,-. De toename van de schoonmaakkosten (€ 7.000,-) komt voort uit de gestegen loonkosten. De extra kosten voor energie (€ 17.000,-) komen voort uit de gestegen prijzen en de vervallen korting op energiebelasting. Omdat nog niet helder is welke kosten daadwerkelijk gemoeid zijn met de huisvesting in Nuenen is ervoor gekozen om voor de jaren 2027 en 2028 een p.m. raming op te nemen. 7. Verhuiskosten In de zoektocht naar een nieuwe definitieve huisvesting is gekozen voor de samenwerking met de gemeente Nuenen. In de huisvestingsplannen van de gemeente Nuenen wordt ruimte gemaakt voor Dienst Dommelvallei. We verwachten dat we eerst enkele jaren gebruik maken van tijdelijke huisvesting en daarna definitief onze intrek nemen in het gemeentehuis van Nuenen. In 2024 werken we de afspraken met Nuenen en Geldrop-Mierlo, zoals moment van verhuizen, huur en aanvullende kosten van de tijdelijke huisvesting zoals gas en elektra, uit. Vooralsnog verwachten dat we de tijdelijke periode binnen de huidige budgetten van huur en exploitatie te kunnen realiseren. Wel zal er sprake zijn van verhuiskosten, deze schatten we in op € 10.000,-.

De Rekenkamers merken op dat op pagina 6 van de begroting 2024 staat opgenomen: Begroting 2024, pagina 6. Het nieuwe dienstplan gaat een nieuwe manier van werken betekenen. Op dit moment is nog niet duidelijk of aanvullende middelen nodig zijn om de transitie mogelijk te maken, maar het is ook nog niet uit te sluiten. Het is de Rekenkamers onduidelijk in hoeverre het ‘nieuwe dienstplan, gevolgen heeft voor de nieuwe huisvesting. Onduidelijk is of dit bekend is en of dit wordt meegenomen in het programma van eisen voor de nieuwe huisvesting. Tot slot de laatste stand van zaken over de huisvesting vanaf 2025: Agendabundel AB 18 april 2024. Verzoek aan Geldrop tot 1 jan 2026 in Mierlo te blijven. Tot zover inzicht op grond van de door de Rekenkamers geraadpleegde schriftelijke bronnen. Uit de interviews kwam de volgende duiding naar voren. De wens om tot 1 januari 2026 gebruik te maken van de huisvesting in Mierlo is gelegen dat de gemeente Nuenen c.a.. Het Klooster en de nieuwe bibliotheek naar een nieuwe locatie over zal brengen. Het Klooster is nu tijdelijk gehuisvest op een andere locatie. Op deze tijdelijke locatie zou de Dienst Dommelvallei kunnen worden gehuisvest vanaf 1 januari 2026 in afwachting van de definitieve locatie. De definitieve locatie is ofwel een gerenoveerd gemeentehuis in Nuenen of een nieuw te 16

bouwen gemeentehuis in Nuenen. Op dit moment is Nuenen bezig om hierin een keuze te maken en een doorrekening van de kosten te maken. Onduidelijk is wat de stand van zaken hierbij is. Het blijkt de Rekenkamers dat er geen zicht is op de nieuwe tijdelijke en definitieve huisvestingskosten voor de Dienst Dommelvallei. De verwachting is, zo komt uit de interviews naar voren, dat dit budgetneutraal kan (in vergelijking met kosten van de huidige locatie in Mierlo). Waarop deze aanname is gebaseerd hebben de Rekenkamers niet kunnen achterhalen. In de discussie over de huisvesting van de Dienst Dommelvallei is ook besproken om de Dienst Dommelvallei een meer flexibel karakter te geven. Bij de Dienst Dommelvallei werkt men veelal hybride, dus ook vaak thuis, waardoor het gebouw in Mierlo te groot is, zo meldt een geïnterviewde. Bovendien zijn de medewerkers van de Dienst Dommelvallei regelmatig op locatie werkzaam bij de drie gemeentehuizen. Er lag ook een optie op tafel om geen nieuwe huisvesting te betrekken en als Dienst Dommelvallei voor een meer flexibele variant zou kiezen, waarbij werken in de drie gemeentehuizen op locatie en thuiswerken de norm zou kunnen zijn. Een eigen huisvesting voor de Dienst Dommelvallei zou dan niet nodig zijn. Deze optie is niet meer opportuun nu er een besluit is genomen voor nieuwe huisvesting in Nuenen.

Het is de rekenkamers niet bekend of er in de afweging tussen de opties (wel of geen eigen huisvesting en verschillende opties zoals renoveren Mierlo, kiezen voor Ekkersrijt of renovatie c.q. nieuwebouw gemeentehuis Nuenen c.a.) een gedegen kostencalculatie is gemaakt.

3.3

Governance Dienst Dommelvallei en de 3 gemeenten

Op 1 april 2013 is de Dienst Dommelvallei opgericht door de gemeenten Geldrop-Mierlo, Nuenen c.a. en Son en Breugel. Grondslag vormt in de afgelopen 10 jaar de Wet Gemeenschappelijke Regelingen. De gemeenten zijn dus eigenaar van de Dienst Dommelvallei. Opdrachtgevers voor de dienstverlening zijn de drie afzonderlijke gemeente en de Dienst Dommelvallei. Dat is geborgd door een Dienstverleningsovereenkomst tussen de afzonderlijke gemeenten en de Dienst Dommelvallei. Deze dienstverleningsovereenkomst gold voor één jaar, waarna er jaarlijks een nieuwe geactualiseerde dienstverleningsovereenkomst moet worden afgesloten. In een dienstverleningsovereenkomst worden de afspraken vastgelegd over de opdrachtverlening en werkzaamheden die de Dienst Dommelvallei voor de gemeenten gaat uitvoeren en vormt daarmee het kader voor sturing op de Dienst. In de DVO’s worden de te leveren diensten en producten benoemd en de uitgangspunten waarbinnen de Dienst Dommelvallei deze producten en diensten levert. Na het overeenkomen van de 1e DVO in 2013 is er geen nieuwe of herziene DVO overeengekomen. De DVO uit 2013 geldt anno 2024 nog steeds. De top van de Dienst Dommelvallei bestaat sinds de oprichting uit een Algemeen Bestuur (die bestaat uit drie leden per college). Het Dagelijks Bestuur bestaat uit een collegelid per gemeente en de gemeentesecretaris.

De secretaris-directeur van de Dienst Dommelvallei heeft q.q. zitting in het AB en DB en heeft geen stemrecht, wel adviesrecht. De directeur heeft de dagelijkse leiding en is verantwoordelijk voor de organisatie van de Dienst Dommelvallei. Er is een Directieoverleg met de drie gemeentesecretarissen en de directeur. Dit directieoverleg Dienst Dommelvallei (DOD) bereid de AB en DB-vergaderingen voor. Seinstra en van de Laar (11 mei 2016) formuleert in haar evaluatie bevindingen over de governance van de Dienst Dommelvallei. In tabel 8 staat de relevante bevinding over de governance opgenomen en daarachter wat het bestuur met de bevindingen heeft gedaan in mei 2024:

17

Bevindingen 2016

Opvolging bevindingen mei 2024

5.11 Bestuurlijke sturing geeft In 2024 is dit niet gewijzigd. Wel een plan om dit aan te veel bestuurlijke drukte passen per 01-01-2025. Besluit door AB en DB. 5.12 Eigenaarschap colleges en In 2024 is dit niet gewijzigd. Wel een plan om dit aan te opdrachtgeverschap lopen door passen per 01-01-2025. Besluit door AB en DB. elkaar 5.13 Gekozen Governance is In 2024 is dit niet gewijzigd. Wel een plan om dit aan te strijdig met art. 14 lid 2 Wgr passen per 01-01-2025. Besluit door AB en DB. 5.14 DD geen formele status en is In 2024 is dit niet gewijzigd. Wel een plan om dit aan te beperkt in positie passen per 01-01-2025. Besluit door AB en DB. Tabel 8. Evaluatie door Seinstra en Van de Laar, mei 2016. 18 bevindingen bij Dienst Dommelvallei. Cijfers in kolom in refereert aan paragraaf van dit onderzoek. Opgenomen bevindingen in deze tabel hebben betrekking op de governance. Ten aanzien van governance presenteert in 2023 de nieuwe directeur na 100 dagen in dienst te zijn bij de Dienst Dommelvallei aan het bestuur haar bevindingen over de governance van de Dienst Dommelvallei met haar advies en een winstwaarschuwing. O Governance ( 12 bestuurders) niet passend bij bedrijfsvoering organisatie O doel verschillende poho-overleggen niet helder O Sturing aan de voorkant ontbreekt, daardoor veel controle achteraf om sturing te compenseren.

Mijn advies (Rekenkamer; directeur Dienst Dommelvallei in 2023): O Bedrijfsplan herzien met meer aandacht voor beschrijving van rollen en verantwoordelijkheden, vervolgens medewerkers begeleiden in nieuwe rol O Governance herzien Mijn winstwaarschuwing (Rekenkamer; directeur Dienst Dommelvallei in 2023):: Veranderen binnen de dienst betekent ook veranderen binnen gemeenten. In de begroting van de Dienst Dommelvallei voor 2024 staat het volgende vermeld over de nieuwe governance: Samen met Geldrop-Mierlo, Son en Breugel en Nuenen wordt op dit moment gewerkt aan het nieuwe bedrijfsplan van Dienst Dommelvallei. Daarnaast vindt op verzoek van het bestuur op dit moment een onderzoek plaats naar een nieuwe governance voor Dienst Dommelvallei. De ondersteuning van een extern bureau hierbij wordt geraamd op € 20.000,-. In een enkel interview kwam aan de orde dat er gestreefd wordt naar de invoering van een Bedrijfsvoering organisatie bij de Dienst Dommelvallei per 1 januari 2025. 18

4. Evaluaties 2014-2024 Dienst Dommelvallei 4.1 Evaluatie DVO medio 2014 (betreft Son en Breugel) Bij de ondertekening van Dienstverleningsovereenkomst (DVO) tussen de gemeente Son en Breugel en de Dienst Dommelvallei staat (hand)geschreven dat na zes maande na de start van de samenwerking de DVO zal worden geëvalueerd. Het Management Team zou hiervoor een aanzet geven. De Rekenkamer heeft geen evaluatie aangetroffen. Aannemelijk is volgens de Rekenkamer dat er geen schriftelijke evaluatie heeft plaatsgevonden. Na het afsluiten van DVO tussen de betrokken gemeente en de Dienst Dommelvallei is de DVO niet meer aangepast en geldt de DVO uit 2013. Dit geldt voor alle drie de gemeenten.

4.2 Evaluatie Dienst Dommelvallei door het externe bureau in 2016 In 2013 is voorzien om de Dienst Dommelvallei te laten evalueren door een externe partij. Seinstra en Van der Laar heeft deze evaluatie uitgevoerd en op 11 mei 2016 een evaluatierapport opgeleverd. Het rapport geeft de toekomstvisie van de gemeenten op dat moment weer. Evaluatie Seinstra en Van der Laar, 11 mei 2016 pagina 4. Naar aanleiding van het rapport van de adviescommissie Huijbregts zijn alle Brabantse gemeenten door Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-Brabant verzocht een visie te ontwikkelen op hun eigen bestuurlijke toekomst. Ook Geldrop-Mierlo, Son en Breugel en Nuenen c.a. zijn elk een traject gestart om tot een dergelijke visie te komen. De gemeenten Geldrop-Mierlo en Son en Breugel hebben in 2015 deze toekomstvisies in hun gemeenteraden vastgesteld. De gemeente Nuenen c.a. bevindt zich momenteel nog in dat proces. Over de gemeente Geldrop-Mierlo heeft Seinstra en Van der Laar het volgende vermeld (pagina 5) In reactie op het verzoek van het provinciebestuur om na te denken over de bestuurlijke toekomst heeft de gemeenteraad van Geldrop-Mierlo (circa 39.000 inwoners) in mei 2015 besloten om het uitgangspunt ‘bestuurlijke zelfstandigheid, met de focus op de samenwerking binnen Dienst Dommelvallei’ te hanteren.

Daarnaast is besloten om bewoners uit te nodigen om mee te denken over de bestuurlijke toekomst en de visies te bespreken met andere gemeenten in het Stedelijk Gebied. Vervolgens zijn burgers, bedrijven en instellingen geraadpleegd door middel van een burgerpeiling en een debatavond. Ook zijn gesprekken gevoerd met de colleges van omringende gemeenten. Uit de raadpleging is gebleken dat er draagvlak was voor het gekozen uitgangspunt. De resultaten zijn vastgelegd in het rapport ‘De toekomst van Geldrop-Mierlo’ In zijn vergadering van 14 september 2015 heeft de gemeenteraad van Geldrop-Mierlo de bestuurlijke visie vastgesteld. De gemeenteraad heeft zich uitgesproken voor de zelfstandigheid van de gemeente Geldrop-Mierlo, waarbij oog moet zijn voor samenwerking. Daarbij ligt de focus op de samenwerking met de partners in Dommelvallei. 19

Voor de gemeente Son en Breugel staat over de gedachten over de bestuurlijke toekomst op pagina 6 van het evaluatierapport geschreven: De gemeenteraad van Son en Breugel (circa 16.000 inwoners) heeft in zijn vergadering op 18 juni 2015 een notitie van het college van B&W besproken inzake de bestuurlijke toekomst, met vijf varianten ten aanzien van samenwerking. Het betreft de varianten: 1. volledig zelfstandig blijven; 2. Noord; 3. West; 4. Zuid; 5. Oost. Voor elk van deze varianten zijn diverse mogelijkheden voor samenwerking (bijvoorbeeld strategisch, inhoudelijk, ambtelijk of bestuurlijk) geanalyseerd en getoetst aan criteria, zoals ‘krachtige regio’ en ‘nabijheid van bestuur’. Geconstateerd is onder andere dat de samenwerking in Dienst Dommelvallei kan worden voortgezet en nog verder kan worden geïntensiveerd. Ook is benoemd dat strategische samenwerking in het Stedelijk Gebied mogelijkheden biedt om de lokale en regionale belangen zo goed mogelijk met elkaar te kunnen verbinden. Op basis hiervan heeft de gemeenteraad een gefaseerde aanpak vastgesteld ten aanzien van de bestuurlijke toekomst, namelijk: a) Samenwerking binnen Dommelvallei (korte termijn: binnen nu en twee jaar). Er is vertrouwen in Dienst Dommelvallei en voorzien wordt dat de samenwerking vanaf 2016 nog verder geïntensiveerd en verbreed kan worden.

Echter kan deze intensivering niet zover gaan dat er een vorm van volledige ambtelijke fusie ontstaat. Dat wordt op grond van criteria, zoals draagvlak en democratische legitimiteit, afgewezen. b) Samenwerking binnen het Stedelijk Gebied (middellange termijn: binnen nu en vier jaar). Denken vanuit de regio wordt van groot belang geacht, bijvoorbeeld ten aanzien van ontwikkelingen als de Omgevingswet en decentralisaties. Vanuit dat strategisch belang is Son en Breugel genegen om met andere gemeenten te spreken over de overdracht van bevoegdheden op beleidstaken aan de regio met een eigen democratisch gekozen bestuursorgaan. c) Visie op bestuurlijke vorming (lange termijn: vanaf vier jaar). Na de stappen onder a. en b. maakt de raad de balans op en beoordeelt hoe de gemeenschap van Son en Breugel dan optimaal bediend kan worden en of de samenwerking aan de verwachtingen voldoet. Een bestuurlijke fusie binnen het verband van Dommelvallei wordt niet uitgesloten, indien daarmee de belangen van de lokale gemeenschap beter gediend zijn en of de samenwerking in de regio voldoet aan de verwachtingen. Zowel uit de bevindingen van de Rekenkamer als uit de interviews blijkt dat de respondenten vinden dat er weinig is gedaan met de bevindingen uit de evaluatie. Daar waar relevant heeft de Rekenkamer de bevindingen genoemd in de betreffende paragraaf in dit vooronderzoek.

Geïnterviewden duiden het feit dat er weinig mee is gedaan als volgt: De Dienst Dommelvallei is gestart op 1 januari 2014. Met de bevindingen uit de door een extern bureau gehouden evaluatie van 11 mei 2016 is weinig gedaan. Uit de interviews wordt de mogelijke uitreding van Nuenen c.a. uit de Dienst Dommelvallei (om mogelijk naar de gemeente Eindhoven te gaan) als mogelijke verklaring genoemd. In die periode liep er ook een onderzoek naar de bestuurskracht in de provincie NoordBrabant en dat dit mogelijke gevolgen zouden hebben voor eventuele herindelingen. Tot slot is naar voren gekomen dat er een kans bestond dat naar aanleiding van bespreking van het rapport de drie gemeenteraden een andere richting zouden willen inslaan als het Algemeen Bestuur van de Dienst Dommelvallei op dat moment wenselijk achtte. Om die reden zou een geschikter moment worden afgewacht. Een geschikter moment om de evaluatie te bespreken in de raden is er kennelijk tot op heden niet van gekomen. 20

4.3 Evaluatie Interim Directeur DD 2022 en uitbreiding formatie In de agendabundel van het Algemeen Bestuur van 28-02-2023 heeft de interim-directeur van de Dienst Dommelvallei het volgende opgemerkt. Bevindingen van mijn interim-periode als directeur van de Dienst Dommelvallei. Daarbij is door mij onder meer aangegeven dat de formatie van de dienst aan de krappe kant is. De afgelopen jaren is er te veel sprake geweest van het moeten uitvoeren van nieuwe taken, zonder dat daarvoor de benodigde formatie aanwezig was, dan wel dat er uitgebreid kon worden. Nu lopen we op allerlei vlakken tegen onze grenzen aan en zelfs er overheen. Het kraakt aan alle kanten. We zien dit bijvoorbeeld ook terug in het ziekteverzuim-percentage van momenteel 7,5%. Bij de afgelopen begrotingsbehandeling van de gemeenten is er -in ieder geval- bij Nuenen en Geldrop-Mierlo sprake geweest van een behoorlijke uitbreiding van de formatie. Hierbij is geen rekening gehouden met de hoeveelheid werk voor onze dienst. Naast een structureel effect hebben we hierbij ook nog te maken met incidentele werkzaamheden, die erbij zijn gekomen. Overigens is een formatie-uitbreiding straks ook nog aan de orde voor Son en Breugel. In het kader van ‘trap op trap af’ is het noodzakelijk dat hiervoor uitbreiding van de formatie plaats vindt.

In deze AB-vergadering is ook aangekondigd dat er een voorstel in uw richting komt om de formatie van de dienst uit te breiden. Naast de effecten van de nieuwe/uitgebreide taken lopen we ook tegen zaken aan als collega’s die binnenkort met pensioen gaan en die tijdig vervangen moeten worden. Dit betekent in feite dat we incidenteel te maken krijgen met dubbele lasten. Ook is gebleken dat er voor ongeveer 2.500 uur sprake is van een zogenaamd verlofstuwmeer, doordat in de afgelopen jaren verlof is gekocht. Het nu opnemen van het verlof brengt extra lasten met zich mee vanwege vervanging, waarvoor in het verleden eigenlijk een voorziening/reserve opgebouwd had moeten worden. In de jaarrekening 2022 nemen we hiervoor een bedrag op. Op het terrein van ICT is al eerder afgesproken dat er een onderzoek uitgevoerd moet worden naar de ‘state of art’ maar ook naar de formatieve bezetting in relatie tot de taken die verricht moeten worden. Het lijkt mij goed als er op een korte termijn een formatie-onderzoek wordt uitgevoerd voor de totale Dienst Dommelvallei. Hiermee kan een duidelijk beeld gekregen worden van de verhouding formatie versus taken. De kosten van een dergelijk onderzoek dekken we ten laste van onze lopende begroting. Het is zinvol om beide onderzoeken op elkaar af te stemmen.

Maar voordat het zover is, is het volgens mij noodzakelijk om de formatie uit te breiden om te voorkomen dat we op meerdere terreinen achter de feiten moeten aanlopen. Eerder is aangekondigd om de personele consequenties te verwerken in de 1e begrotingswijziging 2023 en vervolgens op te nemen in de begroting 2024.

21

Voor de volledigheid nog de opmerking dat er geen rekening is gehouden met de mogelijke effecten van het onderzoek bij belastingen en invordering, het onderzoek bij de Wet open overheid, en bij het Privacy team slechts gedeeltelijk. Formatie De formatie van onze Dienst bedraagt per 1 januari 2023 150,86 fte. In de begroting 2023 is rekening met de salarislasten behorende bij deze formatie. Deze formatie zou het uitgangspunt moeten zijn van het uit te voeren formatie-onderzoek. De Rekenkamer constateert op basis van schriftelijke documenten dat er met name vanuit financieel perspectief en formatie is gekeken. De interim directeur gaf in dezelfde agendastukken als het voormalige citaat de volgende toelichting. Deze toelichting is volgens de Rekenkamer relevant voor het dossier ontwikkelplan Belastingen en Invordering. De toelichting dateert van december 2022. In 2023 is de keuze gemaakt om deze taken over te brengen naar de BSOB per 1 januari 2024. Toelichting interim-directeur Dienst Dommelvallei op verzoek Formatie-uitbreiding en doorontwikkeling Privacy team Er loopt een intern onderzoek naar de taken en de samenstelling van de zogenaamde privacyactiviteiten gekoppeld aan de werkzaamheden van de ‘functionaris gegevensbescherming’. We hebben inmiddels geconstateerd dat zowel de Dienst Dommelvallei als de vier organisaties op dit vlak heel kwetsbaar zijn.

Ook op het gebied van onderlinge vervanging en waarneming. Uit de informatie tot nu toe hebben we geconstateerd dat er 2 fte extra nodig is om zowel het onderdeel privacy als gegevensbescherming goed te borgen. Vooralsnog willen wij volstaan met uitbreiding met 1 fte en een extra budget om de ontstane achterstand weg te werken. Hiervoor is een bedrag van € 50.000,incidenteel noodzakelijk naast de salariskosten van 1 fte op schaal 9 (ter hoogte van € 76.000,-). Ontwikkelplan belastingen en invordering In de 1e begrotingswijziging van 2022 gaven we aan dat de uitvoering van de kerntaken voor Belastingen en Invordering in het geding kwamen door een disbalans tussen de hoeveelheid werk en de beschikbare capaciteit. In 2022 wendden we incidentele middelen aan om de acute problemen op te vangen en startten tegelijkertijd een onderzoek om een structurele oplossing te vinden. In de 1e berap van 2023 informeren wij u over het ontwikkelplan en leggen wij de financiële consequenties voor in een begrotingswijziging. In 2022 hebben we ervaring opgedaan met de inzet van een juridische medewerker WOZ. Deze is noodzakelijk om het groeiend aantal complexe bezwaren/beroepen af te handelen. Daarom zetten we deze 1 fte nu om in structurele formatie. De gevraagd formatie-uitbreiding is toegekend en opgenomen in de begroting 2023.