22b. GGD - Actualisatie Beleidsnotitiekaders P&C documenten 4 GR - 12 januari 2023

 Het opstellen van een rentevisie.  Het zorgdragen voor het integrale geldstromenbeheer.  Het voeren van de interne controle op de uitgevoerde treasury-transacties;  Het beheer van debiteuren en crediteuren.  Het onderhouden van contacten met banken en overige financiële instellingen.  Het zorgdragen voor de wettelijke informatievoorziening aan derden, toezichthouders en CBS.  Het afleggen van verantwoording aan de directeur over de uitvoering van de aan hem/haar gemandateerde activiteiten. De uitvoering van een of meer hiervoor genoemde activiteiten kan worden gemandateerd aan een daarvoor aan te wijzen medewerker van het team Financiën. Het in het kader van zijn reguliere controle taak rapporteren en adviseren omtrent feitelijke naleving van het treasurystatuut.

- 25 Herijking beleidsnotitie kaders P&C-documenten 4GR

december 2022

4.3 Bevoegdheden

In onderstaande tabel staan bevoegdheden met betrekking tot treasuryactiviteiten weergegeven alsmede de daarbij benodigde fiattering:

Het afsluiten van deposito’s Aantrekken van middelen met een looptijd tot 1 jaar Het aantrekken van leningen met een looptijd van 1 jaar of langer Het geven van betalingsopdrachten Bankrekeningen openen Bankcondities en tarieven afspreken Het afsluiten van kredietfaciliteiten

Uitvoering (voorbereiden) Sectormanager Bedrijfsondersteuning * Sectormanager Bedrijfsondersteuning * Sectormanager Bedrijfsondersteuning *

Autorisatie (handtekening) Directeur en Controller

Medewerker financiën belast met treasuryactiviteiten Sectormanager Bedrijfsondersteuning * Sectormanager Bedrijfsondersteuning * Sectormanager Bedrijfsondersteuning *

Twee van: de directeur en/of door de directeur gemandateerde functionaris. Dagelijks Bestuur

Directeur en Controller Dagelijks Bestuur

Directeur en controller Directeur en Controller

Sectormanager Bedrijfsondersteuning is bevoegd een medewerker van het team financiën te mandateren voor het uitvoeren van de treasuryactiviteiten. 4.4 Informatievoorziening

Met betrekking tot de treasuryactiviteiten dient tenminste de in de onderstaande tabel opgenomen informatie te worden verstrekt door de betreffende functionarissen: Informatie

Frequentie

Informatieverstrekker

Liquiditeitenplanning komende 4 jaren, via 1e treasuryrapportage van het jaar. Voortgang treasury-beheer incl. liquiditeitenplanning lopend jaar, via treasury-rapportage. Verantwoording treasurybeheer via treasury-paragraaf in jaarrekening en begroting.

Jaarlijks

Wettelijke informatie aan derden, toezichthouders en CBS zoals genoemd in wet Fido. Informatie over toekomstige uitgaven en inkomsten.

Wettelijke termijnen

Directeur (advies controller en opgesteld door Sectormanager BO*) Directeur (advies controller en opgesteld door Sectormanager BO*) Dagelijks Bestuur (via directeur, advies controller en opgesteld door Sectormanager BO*) Sectormanager Bedrijfsondersteuning *

trimester

Sectormanagers

Kwartaal

Jaarlijks

Informatieontvanger Dagelijks Bestuur

Dagelijks Bestuur

Algemeen Bestuur

Derden

Directeur, via team financiën

Sectormanager Bedrijfsondersteuning is bevoegd een medewerker van het team financiën te mandateren voor het verstrekken van de informatie. - 26 Herijking beleidsnotitie kaders P&C-documenten 4GR

december 2022

5. Hardheidsclausule In gevallen waarin dit statuut niet voorziet is het dagelijks bestuur gemandateerd beslissingen te nemen, welke gemotiveerd aan het algemeen bestuur ter kennis zullen worden gebracht.

6. Inwerkingtreding en citeertitel 1. 2.

Dit statuut treedt in werking op [datum]. Dit statuut wordt aangehaald als: Treasurystatuut [naam organisatie en jaartal].

- 27 Herijking beleidsnotitie kaders P&C-documenten 4GR

december 2022

B. Model Financiële verordening Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen Artikel 1. Begripsbepaling In deze verordening wordt verstaan onder administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd; Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording Artikel 2. Programma-indeling Middels het vaststellen van de begroting stelt: 1. Het algemeen bestuur een programma-indeling vast. 2. Het algemeen bestuur de taakvelden per programma vast. 3. Het algemeen bestuur de beleidsindicatoren vast. Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken 1. In de begroting en de jaarstukken wordt voor elk van de programma’s de baten, lasten en het saldo weergegeven. 2. Door middel van kengetallen wordt aandacht besteed aan de financiële positie. 3. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen het benodigde investeringskrediet weergegeven. 4. In de jaarrekening wordt van de investeringen de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele stand van de totale uitgaven en inkomsten per investering weergegeven. Artikel 4. Kaders begroting 1.

Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur een kadernota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting en de meerjarenraming voor het jaar volgend op het volgende begrotingsjaar. Het algemeen bestuur stelt deze nota vast. 2. De kadernota wordt uiterlijk 31 december ter informatie toegezonden aan de gemeenteraden [ en Provinciale Staten] van de deelnemers 3. De bijdragen van de deelnemers voor budgetten t.b.v. collectieve taken worden jaarlijks geïndexeerd. De percentages die hiervoor worden gehanteerd betreffen een gewogen index (gemiddelde van de loonindex en de prijsindex) welke volgens de volgende methodiek bepaald wordt: - voor de begroting van het jaar t worden de percentages gehanteerd die in de Macro Economische Verkenning t-1 (uitgebracht in jaar t-2) zijn opgenomen voor het jaar t-1. Het gaat om de “Loonvoet sector overheid” voor de index van de lonen en de “Prijs netto materiële overheidsconsumptie (imoc)” voor de index van de prijzen. - de wegingspercentages worden bepaald door de samenstelling van de begroting (looncomponent versus overige kosten). 4. De overige baten/andere verrekeningen en de lastenzijde van de begroting worden op basis van de meest actuele inzichten geraamd. Eventuele saldi die het gevolg zijn van deze verschillende benaderingswijzen voor baten en lasten zullen via de algemene reserve geëgaliseerd worden.

- 28 Herijking beleidsnotitie kaders P&C-documenten 4GR

december 2022

Artikel 5. Aanbieding begroting 1. De ontwerpbegroting wordt uiterlijk 15 maart in het jaar voorafgaande aan het begrotingsjaar door het dagelijks bestuur vastgesteld en voor zienswijze aangeboden aan de gemeenteraden [en Provinciale Staten] 2. De gemeenteraden [en Provinciale Staten] wordt gevraagd om uiterlijk 8 juni van het jaar voorafgaande aan het begrotingsjaar hun zienswijze in te dienen. 3. Het algemeen bestuur stelt uiterlijk 15 september in het jaar voorafgaande aan het begrotingsjaar de begroting definitief vast. Artikel 6. Autorisatie begroting en investeringskredieten 1. Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma. Tevens autoriseert het algemeen bestuur met het vaststellen van de begroting de investeringsbegroting, tenzij het algemeen bestuur anders aangeeft. 2. Indien het [dagelijks bestuur/directie] verwacht dat de baten en lasten van een geautoriseerde programmabegroting zodanig muteren dat het saldo van baten en lasten van een individueel programma met meer dan [bedrag/percentage] verslechtert wordt dit door het dagelijks bestuur in de eerstvolgende vergadering/rapportage van het algemeen bestuur gemeld. Het dagelijks bestuur voegt hierbij desgewenst een voorstel tot begrotingswijziging of voor het bijstellen van het beleid. 3.

Indien het dagelijks bestuur een overschrijding verwacht van een geautoriseerd investeringskrediet met méér dan [bedrag/percentage] wordt dit door het dagelijks bestuur in de eerstvolgende vergadering/rapportage aan het algemeen bestuur gemeld. Het dagelijks bestuur voegt hierbij een voorstel tot begrotingswijziging of voor het bijstellen van het beleid. 4. Het [dagelijks bestuur/directie] is gemachtigd om in uitzonderingsgevallen, zonder voorafgaande rapportage aan het algemeen bestuur of een besluit van het algemeen bestuur de in lid 2 genoemde bedragen te overschrijden om de belangen van de organisatie naar de inzichten op dat moment, zo goed mogelijk te behartigen. Deze omstandigheden zijn aan de orde indien het organisatiebelang in een bepaalde situatie (mogelijk) nadelig gevolgen zou ondervinden indien geen beslissing kan worden genomen en ingrijpen geen uitstel duldt. Deze uitzonderingsgevallen worden betiteld als “brandzaak” en terstond na het besluit van het dagelijks bestuur met een begrotingswijziging gemeld aan het algemeen bestuur. Artikel 7. Tussentijdse rapportage 1. Het dagelijks bestuur informeert [bij grote afwijkingen] het algemeen bestuur tussentijds door middel van tussenrapportages. 2. In de tussenrapportages worden afwijkingen op de ramingen van de baten en lasten van programma’s toegelicht. Hoofdstuk 3. Financieel beleid Artikel 8.

Waardering en afschrijving vaste activa 1. Het algemeen bestuur stelt in een afzonderlijke nota nadere regels voor het beleid over waardering, activering en afschrijving vast. 2. Deze nota wordt minimaal 1x in de 4 jaar beoordeeld en eventueel geactualiseerd.

- 29 Herijking beleidsnotitie kaders P&C-documenten 4GR

december 2022

Artikel 9. Reserves en voorzieningen 1. Het algemeen bestuur stelt in een afzonderlijke nota nadere regels voor het beleid betreffende reserves en voorzieningen vast. 2. Deze nota wordt minimaal 1x in de 4 jaar beoordeeld en eventueel geactualiseerd. 3. In de begroting en de jaarrekening wordt een toelichting gegeven op het doel en de stand van de reserves en voorzieningen. Artikel 10. Risicomanagement en weerstandsvermogen 1. Het algemeen bestuur stelt in de nota risicomanagement en weerstandsvermogen het beleid over de risico’s vast. 2. Deze nota wordt minimaal 1 x in de 4 jaar beoordeeld en eventueel geactualiseerd 3. In de begroting en de jaarrekening wordt een toelichting gegeven op het weerstandsvermogen: welke risico’s worden gelopen en welke weerstandscapaciteit hier tegenover staat. Artikel 11. Financieringsfunctie 1. Het algemeen bestuur stelt in een afzonderlijk treasurystatuut nadere regels ten aanzien van het beleid betreffende de treasuryfunctie. 2. Dit statuut wordt minimaal 1x in de 4 jaar beoordeeld en eventueel geactualiseerd. 3. Het dagelijks bestuur geeft uitvoering aan de financieringsfunctie binnen de kaders van het treasurystatuut. Artikel 12. Kostprijsberekening 1.

Voor het bepalen van de geraamde kostprijs waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd, wordt een stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente betrokken. 2. De methode voor toerekening van directe kosten overhead en rente wordt vastgelegd en toegelicht in de begroting danwel in een aparte nota door het algemeen bestuur vastgesteld. Artikel 13. Andere financiële beleidsnota’s. Het algemeen bestuur kan het dagelijks bestuur verzoeken om een afzonderlijke nota uit te brengen over een specifiek onderwerp. Hoofdstuk 4. Paragrafen Artikel 14. Paragrafen 1. Bij de begroting verstrekt het dagelijks bestuur de informatie als bedoeld in de artikelen 9 tot en met 16 van het Bbv in afzonderlijke paragrafen voor zover van toepassing. 2. In het jaarverslag legt het dagelijks bestuur verantwoording af over wat in de overeenkomstige paragrafen in de begroting is opgenomen.

- 30 Herijking beleidsnotitie kaders P&C-documenten 4GR

december 2022

Hoofdstuk 5. Financiële organisatie en financieel beheer Artikel 15. Administratie De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor: 1. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de organisatie als geheel en in de organisatieonderdelen afzonderlijk; 2. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa, voorraden, vorderingen, schulden, enz.; 3. het verschaffen van informatie aan budgethouders en voor het maken van kostencalculaties; 4. het bevorderen van en afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; 5. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving. Artikel 16. Financiële organisatie Het dagelijks bestuur draagt zorgt voor: 1. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden; 2. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ; 3.

de te maken afspraken met de organisatie over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen; 4. het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten; 5. het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van de organisatie, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan. Artikel 17. Interne controle Het [dagelijks bestuur/directeur] zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel. Hoofdstuk 6. Slotbepalingen Artikel 18.

Intrekken oude verordening en overgangsrecht De [citeertitel oude verordening] wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt [en op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt].

- 31 Herijking beleidsnotitie kaders P&C-documenten 4GR

december 2022

Artikel 19. Inwerkingtreding en citeertitel 1. Deze verordening treedt in werking op [datum]. 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening [naam organisatie en jaartal]. Toelichting op de artikelen Vooraf Er is gekozen voor de minimale variant van deze financiële verordening. Dat houdt in dat invulling is geven aan dat wat artikel 212 van de Gemeentewet vraagt. Dit betekent dat niet alles wat in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (hierna: Bbv) is vastgelegd onverkort in deze verordening is opgenomen. De concrete invulling van het financiële beleid krijgt hoofdzakelijk via de reguliere P&C-cyclus vorm. Door hier via deze verordening niet tot in detail afspraken over te maken wordt voorkomen dat bij elke wijziging in de P&C-cyclus of bij elke wijziging van een financiële beleidsregel ook de financiële verordening aangepast moet worden. Ook wordt voorkomen dat er werkzaamheden op basis van deze verordening moeten worden verricht waar het algemeen bestuur, om wat voor reden dan ook, op dat moment geen behoefte aan heeft. Artikel 2. Programma-indeling Dit artikel bevat bepalingen over de inrichting van de begroting en de jaarstukken. Overigens bepaalt dit artikel niet dat elke nieuwe bestuursperiode de gehele begroting en jaarstukken moeten worden herzien. In de meeste gevallen is dat niet raadzaam.

Als de indeling en gebruikte beleidsindicatoren de vorige bestuursperiode goed zijn bevallen, kunnen deze ongewijzigd opnieuw worden vastgesteld. In andere gevallen zijn (kleine) bijstellingen of wijzigingen meestal voldoende. Artikel 4. Kaders begroting In dit artikel wordt toegelicht hoe de kaders voor de begroting worden vastgesteld. Daarbij wordt verwezen naar de planning. Daarnaast wordt in sub 3 van dit artikel de afspraak aangehaald die door de 4GR is gemaakt over de indexering van de collectieve budgetten van de 4GR. Door deze index vast te leggen in de financiële verordening kan de discussie met de deelnemers meer gaan over de inhoud in plaats van over de te hanteren index. De wegingsfactor van de indices wordt bepaald door de verdeling van de totale lasten in de begroting over prijzen en lonen. Door de wegingsfactor te vermenigvuldigen met de index voor lonen en voor prijzen wordt een gewogen index verkregen. De gewogen index wordt berekend over de totale bijdrage van de collectieve taken voor de deelnemers in de GR. Op basis van de verdeelsleutel die per GR is afgesproken wordt de bijdrage per deelnemer bepaald. In de beleidsnotitie kaders P&C-documenten is ook vastgesteld dat de kadernota uiterlijk eind december ter informatie wordt toegezonden aan de gemeenteraden[en Provinciale staten].

Zij kunnen de kadernota als instrument gebruiken om hun college of hun AB-lid (afhankelijk van de soort regeling) te instrueren over hoe hij/zij geacht wordt te stemmen in het algemeen bestuur en om contacten met andere gemeenteraden [en Provinciale staten] te leggen zodat deelnemers kunnen achterhalen of zij op één gemeenschappelijke lijn zitten.

- 32 Herijking beleidsnotitie kaders P&C-documenten 4GR

december 2022

Artikel 5. Aanbieding begroting In de beleidsnotitie kaders P&C-documenten is vastgelegd op welke momenten de begroting wordt aangeboden aan de gemeenteraden [en Provinciale staten] van de deelnemers en wanneer uiterlijk om zienswijze wordt gevraagd. Doordat de 4GR dezelfde deadlines hanteren is het makkelijker voor deelnemers om hun bestuurlijke planning hierop af te stemmen. Dit zou er toe moeten leiden dat de gemeenschappelijke regeling de zienswijzen van de deelnemers binnen de gewenste termijn en meer tegelijk zullen ontvangen. Artikel 7. Tussentijdse rapportages Bij het verstrekken van tussentijdse informatie kan onderscheid gemaakt worden in rapporteren en informeren. Het onderdeel informeren behoort niet tot de reikwijdte van deze financiële verordening. Bij informeren draait het immers om het op de hoogte brengen van de deelnemers van belangrijke zaken die spelen of in het nieuws kunnen komen. Dit is zeer specifiek van geval tot geval waar geen vaste regels bij passen. Rapporteren vindt plaats via de normale lijn. Dit houdt in dat een rapportage wordt aangeboden aan de colleges en via de colleges aan de gemeenteraden en/of Provinciale Staten. Rapporteren vindt plaats indien een tussentijdse rapportage is afgesproken met de deelnemers of als er sprake is van een aanpassing van de financiële bijdrage c.q. sprake is van een begrotingswijziging.

- 33 Herijking beleidsnotitie kaders P&C-documenten 4GR

december 2022

C. Model Controleverordening Hoofdstuk I: Algemene bepalingen Begrippenkader Artikel 1 In deze verordening wordt verstaan onder: 1. Accountant: Een door het algemeen bestuur benoemde organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening. 2. Accountantscontrole: De controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening en jaarverslag uitgevoerd door de door het algemeen bestuur benoemde accountant van: - het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; - het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties; - het in overeenstemming zijn van de door het dagelijks bestuur opgestelde jaarrekening met de inachtneming van de relevante bepalingen als bedoeld in artikel 186 Gemeentewet; - de inrichting van het financiële beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; - waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen. 3.

Deelverantwoording: Een in opdracht van het algemeen bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de organisatie van [naam organisatie], welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening. Hoofdstuk II: Accountant Opdrachtverlening accountantscontrole Artikel 2 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan de door het algemeen bestuur benoemde accountant. - de toe te passen goedkeuringstolerantie bij de controle van de jaarrekening is 1% en de onzekerheidstolerantie is 3%; - de door de accountant te hanteren rapporteringtolerantie bij het opstellen van zijn verslag van bevindingen bedraagt € 50.000; - het door de accountant, bij zijn onderzoek naar het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en de balansmutaties, te hanteren normenkader en toetsingskader wordt door het algemeen bestuur (jaarlijks) in een controleprotocol vastgesteld. Informatieverstrekking Artikel 3 1. De directeur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle. 2. De directeur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende nota’s, verordeningen, bestuursbesluiten, deelverantwoordingen, administraties, overeenkomsten, plannen, berekeningen e.d.

voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

- 34 Herijking beleidsnotitie kaders P&C-documenten 4GR

december 2022

3. Bij de jaarrekening bevestigt [de directeur namens het dagelijks bestuur] schriftelijk middels een letter of representation (LOR) aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt. 4. De directeur biedt de gecontroleerde concept-jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen aan het dagelijks bestuur aan. Het dagelijks bestuur legt de gecontroleerde concept-jaarrekening voor 30 april van het jaar, volgend op het boekjaar, ter informatie aan de deelnemers van de GR. 5. Het dagelijks bestuur legt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen van de accountant vóór 15 juli van het jaar, volgend op het boekjaar, ter vaststelling voor aan het algemeen bestuur. 6. Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld. Inrichting accountantscontrole Artikel 4 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. 2.

De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De tijdstippen waarop deze worden ingepland vinden zoveel mogelijk in onderling overleg met de organisatie plaats. Voor zover de accountant dit in het kader van zijn controleopdracht noodzakelijk acht, kan hij controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren. 3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant, de portefeuillehouder Financiën van het dagelijks bestuur, de directeur en de controller, een en ander met inachtneming van het bepaalde in de door het Algemeen Bestuur vastgestelde mandaatbesluiten. Toegang tot informatie Artikel 5 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. De directeur draagt er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van [naam organisatie] 2.

De accountant is bevoegd om van alle medewerkers, die onder verantwoordelijkheid van [naam organisatie] werkzaamheden verrichten, mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. De directeur draagt er zorg voor, dat de desbetreffende werknemers hieraan hun medewerking verlenen. 3. De directeur draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van [naam organisatie] de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie. - 35 Herijking beleidsnotitie kaders P&C-documenten 4GR

december 2022

Overige controles en opdrachten Artikel 6 Het dagelijks bestuur, dan wel de directeur, mits daartoe gemandateerd, kan de door het algemeen bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid, voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Rapportage Artikel 7 1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, dringt hij bij het dagelijks bestuur aan op correctie van de geconstateerde afwijkingen. Indien het dagelijks bestuur de geconstateerde afwijkingen niet wenst dan wel niet meer kan herstellen, meldt de accountant dit terstond schriftelijk aan het algemeen bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het dagelijks bestuur. 2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel-)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de controller en de directeur dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren van [naam organisatie]. 3.

De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden vóór verzending aan het algemeen bestuur door de accountant aan het dagelijks bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het dagelijks bestuur om op deze stukken te reageren. 4. De accountant bespreekt (indien hier aanleiding toe is) voorafgaand aan de behandeling van de jaarstukken in het algemeen bestuur het verslag van bevindingen met […….de directeur]. Hoofdstuk III: Slotbepalingen Hardheidsclausule Artikel 8 Van deze controleverordening kan worden afgeweken voor zover toepassing leidt tot onbillijkheid van overwegende aard. Intrekken oude verordening en overgangsrecht Artikel 9 De [citeertitel oude verordening] wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt [en op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt]. Inwerkingtreding en citeertitel Artikel 10 1. Deze verordening treedt in werking op [datum]. 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Controleverordening [naam organisatie en jaartal].

- 36 Herijking beleidsnotitie kaders P&C-documenten 4GR

december 2022

D. Nota reserves en voorzieningen 1. Inleiding Binnen de kaderstellende en controlerende taak van het algemeen bestuur is het van belang dat er goed zicht bestaat op de financiële positie van de organisatie. Dit zicht moet niet beperkt blijven tot de jaarlijkse baten en lasten in de exploitatiebegroting, maar is tevens van toepassing op de reserves, voorzieningen en het weerstandsvermogen. Reserves en voorzieningen maken een integraal onderdeel uit van de financiële positie van de organisatie. Het regelgevend kader over de reserves en voorzieningen ligt vast in wettelijke voorschriften. Dit houdt in dat het niet nodig is deze voorschriften op te nemen in deze nota. Het algemene uitgangspunt is terughoudendheid bij het instellen van reserves en voorzieningen, zowel qua aantal als omvang, Het beperken van de reserves en voorzieningen bevordert de inzichtelijkheid in de financiële positie van de organisatie. Als het gaat om het realiseren van een bepaald beleidsdoel, loopt dit zoveel mogelijk via de exploitatie. Daar vindt ook de integrale afweging plaats. Voorkomen moet worden dat de aanwezigheid van veel bestemmingsreserves leidt tot uitholling van het bestuurlijk afwegingsproces.

Aan de andere kant kan instelling van reserves ook voorkomen dat voor incidentele meerjarige projecten extra geld moet worden gevraagd bij de gemeenten en dat grote fluctuaties in de exploitatie optreden. Dit document is als volgt opgebouwd:  Kaders en doelstellingen  Criteria voor het instellen van reserves en voorzieningen  Criteria voor het muteren van reserves en voorzieningen  Criteria voor het opheffen van reserves en voorzieningen

2. Kaders en doelstellingen Kaders Voor de reserves en voorzieningen zijn de volgende kaders van belang: a. De Financiële verordening [jaar] van de [naam gemeenschappelijke regeling]; b. De regelgeving op basis van het Besluit begroting en verantwoording (Bbv); c. De ‘stellige uitspraken’ van de commissie Bbv, die onder andere is ingesteld ter bewaking van de nieuwe regelgeving. De standpunten van de commissie uit Vraag en Antwoord Bbv worden gelijk gesteld aan de richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving (RJ) en zijn dus maatgevend en bindend. Doelstellingen Dit spelregelkader formuleert de volgende doelstellingen en beleidsregels die het dagelijks bestuur de komende jaren wil realiseren: a. Voldoen aan wet en regelgeving (Bbv evenals de Financiële verordening); b. Heldere en eenduidige beleidsregels over reserves en voorzieningen; c. Er worden geen nieuwe reserves of voorzieningen ingesteld, tenzij de noodzaak hiervan wordt aangetoond.

3. Criteria voor het instellen van reserves en voorzieningen Om te voorkomen dat onnodig middelen worden vastgelegd waarvoor een andere bestemming mogelijk is, moeten goede gronden aanwezig zijn om een reserve of voorziening in te stellen of in stand te houden. - 37 Herijking beleidsnotitie kaders P&C-documenten 4GR

december 2022

Aan de andere kant moet er ook voor worden gewaakt dat de begrotingspositie van de organisatie, door financiële risico’s waarvoor geen buffer is gevormd, wordt aangetast. De omvang van de reserves en voorzieningen moet daarom worden afgestemd op het doel dat er mee gediend moet worden c.q. op de omvang van de risico’s dan wel de verplichtingen en/of verliezen die er door moeten worden afgedekt. Om het budgetrecht van het AB op het terrein van de reserves en voorzieningen tot zijn recht te laten komen zal het instellen van reserves en voorzieningen bij afzonderlijk AB-besluit (apart beslispunt) dienen plaats te vinden. In dit besluit zal expliciet het volgende moeten worden aangegeven:  de omschrijving van het doel waarvoor de reserve of voorziening moet worden gevormd;  de vermelding van het motief voor instelling;  de minimale omvang (bij reserves in verband met risico’s) en/of maximale omvang;  de omvang en de wijze van stortingen en onttrekkingen (structureel of incidenteel), inclusief onderbouwing daarvan, bijvoorbeeld op basis van een meerjarige (onderhoud)planning;  de dekking van de stortingen;  de looptijd.

Uitzondering op bovenstaande is als er op de balansdatum verplichtingen of verliezen bekend zijn die redelijkerwijs zijn in te schatten of als middelen van derden (niet zijnde subsidies met een specifiek doel van Europese of Nederlandse overheidslichamen) nog niet volledig besteed zijn. Indien hiervoor op grond van het Bbv een voorziening gevormd moet worden dan is geen specifiek AB-besluit nodig. Wel spreekt het voor zich dat het AB hier zo spoedig mogelijk van op de hoogte wordt gebracht.

4. Criteria voor het muteren van reserves en voorzieningen De besluitvorming over mutaties op reserves is anders dan de besluitvorming over mutaties op voorzieningen. Voor de reserves ligt het mandaat altijd bij het AB. Voor de voorzieningen is de mutatie afhankelijk van het doel waarvoor de voorziening is gevormd. Reserves Alle stortingen in en onttrekkingen aan reserves vereisen goedkeuring van het AB. Het rechtstreeks verantwoorden van uitgaven op reserves is niet toegestaan. Deze uitgaven behoren als last op het betreffende programma(deel) te worden verantwoord. Hiertegenover staat dan een onttrekking aan de reserve. Uitzondering hierop betreft de resultaatbestemming uit het vorige boekjaar; deze mutaties worden wel rechtstreeks op de betreffende reserves verantwoord. Het goedkeuren van mutaties op reserves door het AB gebeurt op de volgende wijze: I. Bij de resultaatbestemming van de jaarrekening. Er wordt dan expliciet een voorstel voorgelegd om het resultaat te storten in een bepaalde reserve c.q. een bedrag te onttrekken aan de reserve. II. Bij de vaststelling van de begroting. Bij de begroting is opgenomen dat een bepaald bedrag gestort wordt in of onttrokken wordt aan een bepaalde reserve. Indien er sprake is van een onttrekking aan een reserve dan is ook duidelijk welke lasten hiermee afgedekt worden. III. Bij de vaststelling van de bestuursrapportage.

Het AB verleent in de vorm van een begrotingswijziging goedkeuring aan de mutaties in de rapportageperiode. IV. Bij afzonderlijk besluit. In een afzonderlijk AB-besluit is besloten tot een storting in of onttrekking aan een bepaalde reserve. Duidelijk in het besluit is opgenomen voor welk doel de storting plaatsvindt en welke lasten afgedekt worden met de onttrekking. V. Egalisatie van het totaal van baten en lasten. Bij de vorming van een egalisatiereserve is door het AB besloten dat het saldo van de baten en lasten van een specifiek onderdeel geëgaliseerd wordt via een bepaalde reserve. - 38 Herijking beleidsnotitie kaders P&C-documenten 4GR

december 2022

In specifieke gevallen kan het AB aan het DB de bevoegdheid delegeren om de hoogte van bepaalde bestemmingsreserves per balansdatum in overeenstemming te brengen met de onderliggende verplichtingen. Voorzieningen Voor toevoegingen aan en onttrekkingen uit voorzieningen gelden de volgende spelregels: I. Een toevoeging aan of onttrekking uit een bestaande voorziening wordt geraamd in begroting II. Een onttrekking aan de voorziening wordt rechtstreeks ten laste van de voorziening geboekt. Een aanwending is dus geen last die via de exploitatie loopt, een begrotingswijziging is om deze reden dan ook niet nodig. III. Indien een voorziening, die gevormd is ter gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren (bijv. voorziening voor groot onderhoud) hoger of lager is dan benodigd voor de achterliggende verplichtingen dan dient een vrijval of een storting in de voorziening plaats te vinden. Hiervoor is geen AB-besluit nodig.

4.2 Muteren op reserves en voorzieningen Reserves Het muteren op de reserves vindt op de volgende wijze plaats:  Een storting in of onttrekking aan een egalisatiereserve vindt altijd plaats conform de gemaakte afspraak met het AB.  Stortingen in overige reserves vinden plaats conform raming in de begroting, tenzij het AB anders besluit.  Onttrekkingen uit overige reserves vinden plaats conform de werkelijke bestedingen tot maximaal het bedrag van de raming in de begroting, tenzij het AB anders besluit. Voorzieningen Het muteren op voorzieningen vindt op de volgende wijze plaats:  Een storting in een voorziening vindt in principe plaats conform raming in begroting, tenzij bij het vormen van de voorziening anders is beschreven.  Indien na toetsing van alle op de voorziening drukkende verplichtingen blijkt dat de hoogte van deze te laag of te hoog is, zal moeten worden bijgestort ten laste van, of valt een deel vrij ten gunste van de exploitatie.  Een onttrekkingen uit de voorziening vindt plaats conform de werkelijke besteding.

4.3 Wijzigen doel of bestemming reserves en voorzieningen Reserves Het AB is te allen tijde bevoegd het doel of de bestemming van een (bestemmings-)reserves te wijzigen. Voor een dergelijke wijziging is een apart AB besluit nodig. 4.3.2.Voorzieningen Het doel van een voorziening kan niet wijzigen, gegeven het verplichtende karakter hiervan.

5. Criteria voor het opheffen van reserves en voorzieningen Reserves Wanneer naar aanleiding van een besluit van het AB het doel of de bestemming van een (bestemmings-)reserve vervalt, wordt de reserve opgeheven en bepaalt het AB de bestemming van een eventueel saldo.

- 39 Herijking beleidsnotitie kaders P&C-documenten 4GR

december 2022

Voorzieningen Opheffing van een voorziening is alleen mogelijk indien de redenen voor de vorming van de voorziening zijn weggevallen of er geen recent (beheer)plan meer aanwezig is voor de voorziening. De vrijkomende middelen vallen vrij ten gunste van de exploitatie.

6. Bijlage Onderscheid reserves en voorzieningen De wettelijke bepalingen over reserves en voorzieningen zijn vastgelegd in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (Bbv), artikelen 41 tot en met 45. Het kenmerkende onderscheid tussen reserves en voorzieningen is als volgt:

Onderdeel van

Reserve Eigen vermogen

Voorziening Vreemd vermogen

Beschikkingsbevoegdheid Algemeen bestuur

Dagelijks bestuur

Besteding

Vrij

Staat vast

Wijziging bestemming

Mogelijk

Niet mogelijk

Storting

Resultaatbestemmend: komt niet direct ten laste van de exploitatie (tenzij het AB hier vooraf toestemming voor gegeven heeft) Resultaatbestemmend: komt niet direct ten gunste van de exploitatie (tenzij het AB hier vooraf toestemming voor gegeven heeft) Niet verplicht, wel wenselijk

Resultaatbepalend: komt rechtstreeks ten laste van de exploitatie

  

   

Onttrekking

Financiële onderbouwing Indeling

Algemene reserve Bestemmingsreserves Egalisatiereserves

Resultaatbepalend: komt rechtstreeks ten gunste van de exploitatie

Verplicht



Verplichtingen en verliezen Bestaande risico's Egalisatie van kosten Bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen Bijdragen van derden die specifiek besteed moeten worden

7. Slotbepalingen 7.1 Hardheidsclausule In gevallen waarin deze nota niet voorziet, beslist het algemeen bestuur. 7.2 Citeertitel Deze nota kan worden aangehaald als: Nota reserves en voorzieningen [naam organisatie; jaar]. 7.3 Inwerkingtreding Deze nota vervangt de op [datum] vastgestelde Nota reserves en voorzieningen [naam organisatie] en treedt in werking per 1 januari 2023. Deze nota wordt elke 4 jaren beoordeeld en geactualiseerd.

- 40 Herijking beleidsnotitie kaders P&C-documenten 4GR

december 2022

E. Informatie jaarrekening t.b.v. de paragraaf verbonden partijen Informatie voorlopige jaarrekening 20xx ten behoeve van de paragraaf verbonden partijen Naam Vorm Vestigingsplaats Doel en openbaar belang Kerntaken Partners

Bestuurlijke betrokkenheid Website Frequentie van terugkoppeling naar de raad Financiën Eigen vermogen Vreemd vermogen Resultaat

Deelnemersbijdrage 20xx Risico’s Niet afgedekte risico’s

[Naam GR] Gemeenschappelijke Regeling Eindhoven

Asten, Bergeijk, Best, Bladel, Cranendonck, Deurne, Eersel, Eindhoven, Geldrop-Mierlo, Gemert-Bakel, Heeze-Leende, Helmond, Laarbeek, Nuenen c.a., Oirschot, Reusel- De Mierden, Someren, Son en Breugel, Valkenswaard, Veldhoven en Waalre. [provincie Noord-Brabant]

Structureel jaarlijks tweemaal (begroting, rekening); daarnaast incidenteel ….. Bron: [Naam document als de voorlopige informatie gebaseerd is op een voorgelegd document] 1-1-20xx 31-12-20xx … waarvan voorzieningen ….

… waarvan voorzieningen ….

Het resultaat [t-1] bedroeg € ….

Ingeschat resultaat [t]: € ……

Zie hiervoor bijlage …. [Deel van de totale risico’s die bij de GR niet afgedekt zijn door de AR en wat bij de gemeente voor haar aandeel in de GR in haar eigen risicoparagraaf meegenomen moet worden]

Ontwikkelingen

- 41 Herijking beleidsnotitie kaders P&C-documenten 4GR

december 2022