22b. GGD - Actualisatie Beleidsnotitiekaders P&C documenten 4 GR - 12 januari 2023

Actualisatie Beleidsnotitie kaders P&C-documenten 4GR

Werkgroep controllers 4 GR: Dick Rozema Controller MRE Kees van Daal Controller ODZOB a.i. Erik Grummels Afdelingshoofd financien en control VRBZO Peter van Son Controller GGDBZO Ad Verbakel Controller gemeente Eindhoven Giovanni Wouters Gemeentesecretaris Gemert-Bakel

- 2Herijking beleidsnotitie kaders P&C-documenten 4GR

december 2022

Inhoud 1. Inleiding ............................................................................................................................................... 4 1.1 Algemene inleiding ........................................................................................................................ 4 1.2 Voordelen en aandachtspunten .................................................................................................... 5 1.3 Besluitvorming en verantwoording in gemeenschappelijke regelingen ....................................... 5 1.4 Rapporteren en informeren .......................................................................................................... 5 1.5 Wijze van indexeren ...................................................................................................................... 6 1.5.1 Indexering ............................................................................................................................... 6 1.5.2 Indexering deelnemersbijdrage ............................................................................................. 7 1.5.3 Gewogen index .......................................................................................................................

7 1.6 Schets van de bekostiging ............................................................................................................. 8 2. Nieuwe Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) ........................................................................... 9 2.1 Overzicht nieuwe wettelijke termijnen ....................................................................................... 10 2.2 Kadernota .................................................................................................................................... 10 2.3 Begroting ..................................................................................................................................... 11 2.4 Jaarstukken .................................................................................................................................. 14 2.5 Harmonisatie bestuurlijke processen .......................................................................................... 14 2.6 Informatie voor paragraaf verbonden partijen van deelnemers ................................................ 15 2.7 Risico-ontwikkelingen 4GR .......................................................................................................... 15 2.8 Informatiebijeenkomsten begrotingen 4GR ............................................................................... 17 3.

Financiële onderwerpen.................................................................................................................... 18 3.1 Financiële verordening ................................................................................................................ 18 3.2 Controleverordening ................................................................................................................... 19 3.3 Treasurystatuut ........................................................................................................................... 19 3.4 Nota reserves en voorzieningen .................................................................................................. 19 Bijlagen .................................................................................................................................................. 20 A. Model Treasurystatuut.................................................................................................................. 20 B. Model Financiële verordening ...................................................................................................... 28 C. Model Controleverordening .......................................................................................................... 34 D.

Nota reserves en voorzieningen ................................................................................................... 37 E. Informatie jaarrekening t.b.v. de paragraaf verbonden partijen .................................................. 41

- 3Herijking beleidsnotitie kaders P&C-documenten 4GR

december 2022

1. Inleiding 1.1 Algemene inleiding De regio Zuidoost-Brabant telt 21 gemeenten; deze nemen deel aan diverse gemeenschappelijke regelingen. Aan een viertal gemeenschappelijke regelingen nemen alle 21 gemeenten deel, namelijk Metropoolregio Eindhoven (MRE), Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant (ODZOB), Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost (VRBZO) en Gemeentelijke gezondheidsdienst Brabant-Zuidoost (GGD). De ODZOB kent een extra deelnemer, namelijk de provincie Noord-Brabant. In de rest van de notitie worden deze vier gemeenschappelijke regelingen aangeduid met 4GR. In 2017 is het initiatief genomen om te komen tot een harmonisatie van de financiële kaders van de gemeenschappelijke regelingen in Zuidoost-Brabant. Dit leidde tot een beleidsnotitie die in elk algemeen bestuur van de 4GR bekrachtigd werd. Achterliggende doelstellingen hierbij waren het realiseren van meer eenduidigheid en efficiency voor alle betrokkenen. Daarnaast wordt beoogd dat gesprekken tussen deelnemers en de gemeenschappelijke regelingen vooral over de inhoud kunnen gaan, en niet beperkt blijven tot financiële aspecten. Hiervoor is het van belang dat alle betrokkenen, ieder vanuit zijn eigen rol en verantwoordelijkheid, invulling geeft aan de hier gepresenteerde kaders. Bijzonder punt van aandacht is de bestuurlijke planning van zowel deelnemers als de 4GR.

De harmonisatie op dit punt kent nog verbetermogelijkheden. Zeker nu als gevolg van de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen enkele termijnen en deadlines aangepast worden.

- 4Herijking beleidsnotitie kaders P&C-documenten 4GR

december 2022

1.2 Voordelen en aandachtspunten Het gezamenlijk herijken van de P&C kaders 4GR heeft als voordeel de herkenbaarheid ten opzichte van de eerdere versie en geeft inzicht in de onderlinge samenhang tussen zowel de 4GR als de afzonderlijke P&C documenten. De systeemachtige aanpak blijft overeind en heeft als doel dat gemeenteraden (en provinciale staten) zich meer kunnen richten op inhoudelijke thema’s. Het gezamenlijk herijken van deze kaders betekent niet dat er geen verschillen kunnen zijn tussen de 4GR of dat een van de gemeenschappelijke regelingen (gemotiveerd) tot een afwijkend kader komt. Er zal immers aandacht moeten blijven voor de eigenheid van iedere 4GR. De herijkte kaders vragen van de gemeenschappelijke regelingen aanpassingen in hun verordeningen en nota’s. De beoogde wijzigingen hierin vinden plaats per 1 januari 2023. Dat vergt uiterlijke besluitvorming in het algemeen bestuur van iedere gemeenschappelijke regeling in december 2022. De afgelopen jaren zijn er stappen in de goede richting gezet voor wat betreft het bestuurlijke planningsproces. Gelijktijdige aanbieding van P&C-documenten aan de deelnemers is een condicio sine qua non. Het is slechts één van de relevante randvoorwaarden in het geheel. Dat betekent dat ook gemeenten en de provincie in hun eigen bestuurlijke planning meer rekening zouden moeten houden met de gemaakte regionale afspraken.

1.3 Besluitvorming en verantwoording in gemeenschappelijke regelingen Het algemeen bestuur van iedere GR is bevoegd tot het nemen van besluiten. In het algemeen bestuur wordt onder andere de begroting van een GR vastgesteld. Afhankelijk van het soort samenwerkingsverband kan de raad meer of minder direct invloed uitoefenen. De ODZOB, de VRBZO en de GGD zijn regelingen tussen het college. De MRE is een regeling tussen raden en colleges; in het algemeen bestuur van MRE zitten zowel college- als raadsleden. In het algemeen bestuur van de overige regelingen zitten alleen collegeleden, bij VRBZO betreft dit enkel en alleen burgemeesters. Het algemeen bestuur van een gemeenschappelijke regeling heeft, als (bestuurs-)orgaan, geen wettelijke verantwoordingsplicht naar enig ander (bestuurs-)orgaan. Voor individuele bestuursleden ligt dat anders. Een individueel lid van het algemeen bestuur kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor de besluitvorming in het algemeen bestuur, maar wél voor de wijze waarop het individuele AB-lid heeft gehandeld binnen het algemeen bestuur. Het individuele AB-lid is hierover verantwoording verschuldigd aan zowel het college als aan de gemeenteraad c.q. provinciale staten (bij een collegeregeling) of alleen aan de gemeenteraad (bij een regeling tussen raden en colleges).

Het college waar het AB-lid onderdeel van uitmaakt is, in het kader van het collegiaal bestuur, collectief verantwoordelijk voor het handelen van het individuele AB-lid.

1.4 Rapporteren en informeren De nieuwe Wet gemeenschappelijke regelingen introduceert een actieve informatieplicht voor het (dagelijks) bestuur van gemeenschappelijke regelingen. Zie hiervoor de toelichting in hoofdstuk 2. Rapportages door een GR worden aangeboden aan de colleges van de deelnemers (in geval van een college-regeling).

- 5Herijking beleidsnotitie kaders P&C-documenten 4GR

december 2022

De colleges bezien vanuit hun eigen verantwoordelijkheid of er aanleiding is tot (het doorleggen van) een rapportage aan de gemeenteraden c.q. provinciale staten. Het individuele AB-lid heeft hierin een belangrijke rol te vervullen en bijdrage aan te leveren. De verantwoordelijkheid (en daarmee het initiatief) voor het informeren van gemeenteraden c.q. provinciale staten lag tot nu toe bij de afzonderlijke colleges. De 4GR hebben de afgelopen jaren handreikingen gedaan voor raads- en/of stateninformatiebrieven die door de colleges gebruikt konden worden om gemeenteraden c.q. provinciale staten te informeren. In beginsel was er (bij de college-regelingen) geen sprake van rechtstreekse communicatie tussen de 4GR en de gemeenteraden c.q. provinciale staten. Hoewel de 4GR altijd al handelden vanuit het besef dat het belangrijk is dat raads- en statenleden op de hoogte zijn van relevante ontwikkelingen bij de 4GR, wordt er vanaf nu wettelijk verwacht dat er invulling gegeven wordt aan de actieve informatieplicht vanuit het (dagelijks) bestuur. Dit heeft grote gevolgen voor zowel het dagelijks bestuur van de 4GR, de leden van het algemeen bestuur, de colleges van onze deelnemers en de betrokken gemeenteraden en provinciale staten.

De wijze waarop invulling gegeven gaat worden aan deze actieve informatieplicht moet zorgvuldig worden uitgewerkt in de aan te passen bepalingen van de statuten van iedere gemeenschappelijke regeling.

1.5 Wijze van indexeren In mei 2021 is in 4GR-verband reeds een geactualiseerd regionaal kader opgesteld over de wijze van indexeren van de begrotingen van de 4GR. In elk algemeen bestuur is dit geactualiseerd kader medio 2021 vastgesteld, zodat dit kon dienen als uitgangspunt voor de kadernota en begroting voor 2023. Recent is duidelijk geworden dat dit geactualiseerde uitgangspunt niet jaarlijks toepasbaar is. Enkel in een jaar waarin er een nieuw kabinet is geformeerd, rekent het CPB de loon- en prijsverwachtingen voor meerdere jaren door. In andere jaren gebeurt dat niet. Ter voorkoming van jaarlijks wisselende uitgangspunten wordt ervoor gekozen om terug te keren naar de uitgangspunten die eerder golden. 1.5.1 Indexering In de in 2018 vastgestelde P&C-kaders voor de 4GR is afgesproken om als methode voor indexering van de begroting van het jaar t gebruik te maken van de percentages die in de Macro Economische Verkenning t-1 (uitgebracht in jaar t-2) zijn opgenomen voor het jaar t-1. Het gaat om de Loonvoet sector overheid voor de index van de lonen en de Prijs netto materiële overheidsconsumptie (imoc) voor de index van de prijzen. Voortschrijdend inzicht leidt er toe dat vanaf 2023 (voor de kadernota en begroting 2024) de eerder vastgestelde kaders opnieuw als uitgangspunt gelden.

Concreet voorbeeld: Voor de kadernota 2024 en de begroting 2024 worden de loon- en prijsindexcijfers voor 2023 uit de Macro Economische Verkenning 2023, uitgebracht in 2022, gehanteerd. Gehanteerd worden de “Loonvoet sector overheid” en de “Prijs netto materiële overheidsconsumptie (imoc)”.

Zoals tot nu toe het geval was, wordt ook in het geactualiseerde kader geen nacalculatie toegepast op de indexering. De loonindex en de prijsindex die de 4GR hanteren zijn aan elkaar gelijk, maar de gewogen index kan verschillen per GR (zie de volgende paragraaf).

- 6Herijking beleidsnotitie kaders P&C-documenten 4GR

december 2022

Het CPB hanteert doorgaans meer behoudende c.q. behoedzame ramingen naar mate de periode waar de indexering betrekking op heeft verder in de toekomst ligt. Indien blijkt dat de 4GR als gevolg van deze methodiek met structureel nadelige effecten worden geconfronteerd, dan kan de GR aan het eigen bestuur een voorstel doen ter compensatie van deze nadelige effecten. Het CPB hanteert doorgaans meer behoudende c.q. behoedzame ramingen naar mate de periode waar de indexering betrekking op heeft verder in de toekomst ligt. De bijzondere omstandigheden waar we in 2022 (en waarschijnlijk ook nog in 2023) mee geconfronteerd worden, zijn hier een evident voorbeeld van. 1.5.2 Indexering deelnemersbijdrage De gewogen index (gemiddelde van de loonindex en de prijsindex) wordt berekend over de totale bijdrage van de collectieve taken voor de deelnemers. Op basis van de verdeelsleutel die per GR is afgesproken wordt de bijdrage per deelnemer bepaald. Er wordt geen autonome groei van budgetten (bijvoorbeeld als gevolg van wijzigingen in de inwonersaantallen) meegenomen. Uitzondering hierop is de GGD en de bijdrage Stimuleringsfonds bij de Metropoolregio Eindhoven. Op deze manier is voor de deelnemers inzichtelijk wat het verband is tussen de index en de gewijzigde bijdrage van de deelnemers.

De bijdrage per inwoner is het resultaat van de totale geïndexeerde bijdrage gedeeld door het totaal aantal inwoners. Dit houdt in dat bij een stijging van het aantal inwoners de bijdrage per inwoner daalt. De lastenkant van de begroting van de GR wordt aangepast aan de reële ramingen. Dit geldt ook voor de lonen, eventuele rentebaten en lasten en raming van benodigde investeringen. Een eventueel verschil dat ontstaat tussen de te ontvangen baten van de deelnemers en de lasten in de begroting van de GR valt binnen de begroting van de GR. Indien hierdoor (op langere termijn) taken voor de deelnemers niet meer of met een lagere kwaliteit worden uitgevoerd dan wordt dit teruggelegd bij de deelnemers. Verschillen per jaar worden zoveel mogelijk geëgaliseerd via de algemene reserve. 1.5.3 Gewogen index De wegingsfactor van de indices wordt bepaald door de verdeling van de totale lasten in de begroting van de GR over prijzen en lonen. Dit wordt door iedere GR afzonderlijk bepaald. Door de wegingsfactor te vermenigvuldigen met de index wordt een gewogen index verkregen. In de tabel hieronder is de wegingsfactor per GR opgenomen, waarbij voor de GGD deze niet geldt voor de ambulancezorg: Onderwerp MRE ODZOB VRBZO GGD

Lonen 90,0% 73,0% 62,5% 75,0%

Prijzen 10,0% 27,0% 37,5% 25,0%

- 7Herijking beleidsnotitie kaders P&C-documenten 4GR

december 2022

1.6 Schets van de bekostiging Ieder van de 4GR heeft eigen een fundament en ontstaansgeschiedenis. Daarnaast bestaan er verschillen in wettelijke bevoegdheden en daarmee ook verschillen in de relatie tot het bevoegd gezag dat vaak bij gemeenten of provincies ligt. Dit heeft uiteraard gevolgen voor de bekostiging van iedere GR. De geldstromen naar iedere regeling zijn anders ingericht. Soms is er sprake van een soort lumpsum financiering (bijvoorbeeld met bekostiging op basis van het inwoneraantal, waarbij totale bijdrage niet toeneemt indien aantal inwoners wel toeneemt) die kan leiden tot een disbalans tussen de inkomsten en uitgaven van een gemeenschappelijke regeling. In andere gevallen kunnen wel alle werkelijke kosten worden doorbelast en bestaat deze potentiele disbalans niet. De positie van de deelnemers ten opzichte van de GR is hierbij van groot belang; is de bekostiging gebaseerd op de (gemeenschappelijke) rol van eigenaar, vloeit deze voort uit de opdrachtgeveropdrachtnemer relatie, of uit een combinatie van beiden? De kosten kunnen bijvoorbeeld worden verdeeld over het aantal inwoners, over het aandeel binnen een bepaald taakveld in het gemeentefonds of aan de hand van opgedragen werkprogramma’s. Waarbij dan ook de grondslag voor financiering van de deelnemers, veelal het gemeentefonds, relevant (en per taakveld verschillend) kan zijn.

Dit leidt logischerwijs tot een verschil in financieringswijze per GR.

Organisatie

Bekostiging

MRE

De kosten worden verdeeld op basis van het aantal inwoners op 1-1 van het jaar t-1. De budgetten voor het RHCe worden zowel verdeeld op basis van het aantal inwoners als op het aantal strekkende meters analoog archief en het aantal terabytes aan digitaal archief dat in beheer is gegeven. De meeste kosten worden aan de hand van opgedragen werkprogramma’s (op basis van een gemiddeld uurtarief) verrekend. Het regionale (collectieve) programma kent een mix van bekostigingsgrondslagen (o.a. aantal inwoners en inrichtingenbestand). De kosten worden verdeeld naar rato van de bijdrage die een gemeente ontvangt van het rijk voor het subcluster Brandweer en rampenbestrijding in het gemeentefonds. Daarnaast dekt de Brede doeluitkering rampen (BDuR) een deel van de kosten af. De kosten worden verdeeld op basis van het aantal inwoners op 1-1 van het jaar t-1. Voor de jeugdgezondheidszorg (0 tot 4 jaar) worden de kosten verdeeld op basis van het aantal kinderen op 1-1 van jaar t.

ODZOB

VRBZO

GGD

- 8Herijking beleidsnotitie kaders P&C-documenten 4GR

december 2022

2. Nieuwe Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) Op 1 juli 2022 is de nieuwe Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) in werking getreden. Deze nieuwe wet, die uiteindelijk dient te leiden tot de wijziging van alle gemeenschappelijke regelingen, kent enkele aspecten die effect hebben op de P&C-cyclus van de gemeenschappelijke regelingen, en daarmee op de deelnemende organisaties. Dit betreft achtereenvolgens: Artikel 341 respectievelijk 58 Wgr Oude tekst: het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam zendt de begroting binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 1 augustus van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan de (financieel) toezichthouder2. Deze termijn verschuift van 1 augustus naar 15 september. Artikel 34b respectievelijk 58b Wgr Oude tekst: het dagelijks bestuur zendt vóór 15 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kaders en de voorlopige jaarrekening aan de raden van de deelnemende gemeenten en aan provinciale staten van de deelnemende provincies. Deze termijn verschuift van 15 april naar 30 april.

Artikel 35 respectievelijk 59 Wgr Oude tekst: het dagelijks bestuur zendt de ontwerpbegroting acht weken voordat zij aan het algemeen bestuur wordt aangeboden, onderscheidenlijk acht weken voordat zij door het bestuur wordt vastgesteld, toe aan de raden van de deelnemende gemeenten en aan provinciale staten van de deelnemende provincies. Deze termijn wordt verruimd van 8 naar 12 weken. Tevens wordt dit artikel als volgt uitgebreid: het dagelijks bestuur stelt de raden van de deelnemende gemeenten en de staten van de deelnemende provincies, voorafgaande aan het vaststellen van de begroting, schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn oordeel over de zienswijze, bedoeld in het derde lid, alsmede de conclusies die het daaraan verbindt. Artikel 17 Wgr Ook de uitbereiding van artikel 17 is van belang voor deze beleidsnotitie. In het nieuwe 2e lid van dit artikel wordt gesteld dat: het (dagelijks) bestuur geeft de raden van de deelnemende gemeenten (en de staten van de deelnemende provincies) alle inlichtingen die de raden (en staten) nodig hebben voor de uitoefening van hun taken. In praktische zin behelst dit een actieve informatieplicht, zoals ook de colleges die hebben naar de gemeenteraad c.q. provinciale staten.

1

Artikelen 34, 34b en 35 Wgr betreffen regelingen van enkel gemeenten, artikelen 58, 58b en 59 betreffen regelingen met gemeenten en provincies. 2 Voor de MRE, VRBZO en GGDBZO is het college van GS provincie Noord-Brabant. Voor de ODZOB is dit de minister van Bzk. - 9Herijking beleidsnotitie kaders P&C-documenten 4GR

december 2022

2.1 Overzicht nieuwe wettelijke termijnen De wijzigingen in de Wgr leiden tot de volgende kaderstellende deadlines. Onderwerp Actie door Aanbieden aan Kadernota Dagelijks bestuur informeert gemeenteraden c.q. provinciale staten. Voorlopige Jaarstukken Dagelijks bestuur informeert gemeenteraden c.q. provinciale staten. Ontwerpbegroting (zienswijzeprocedure van 8 naar 12 weken) Dagelijks bestuur biedt gemeenteraden c.q. provinciale staten mogelijkheid zienswijze in te dienen Jaarstukken3 Algemeen bestuur stelt jaarstukken t-1 vast Begroting Algemeen bestuur stelt begroting t+1 vast Dagelijks bestuur informeert gemeenteraden c.q. provinciale staten over reactienota op ontvangen zienswijzen.

Datum van

Datum tot

GR

Griffies

-

30-apr t-1

GR

Griffies

-

30-apr t+1

GR

Griffies

-

-

GR

Toezichthouder

-

15-juli t

GR GR

Toezichthouder Griffies

-

15-sep t 15-sep t

De vraag ligt nu voor hoe we in de regio Zuidoost-Brabant omgaan met dit bijgestelde wettelijke fundament. Daar wordt hieronder nader op ingegaan.

2.2 Kadernota De enige bepaling uit de Wgr die betrekking heeft op de kadernota betreft de uiterlijke termijn waarop gemeenschappelijke regelingen de gemeenteraden (en eventueel provinciale staten) van hun deelnemers dienen te informeren over de algemene financiële en beleidsmatige kaders. Deze datum is verschoven van 15 naar 30 april voorafgaande aan het jaar waar de begroting betrekking op heeft. Noch in de Wgr, noch in het Bbv (Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten) worden uitspraken gedaan over de status van de kadernota van een gemeenschappelijke regeling. In beginsel hoeft de kadernota van een gemeenschappelijke regeling niet te worden vastgesteld door het algemeen bestuur. Dit is opmerkelijk, omdat de kadernota wordt beschouwd als het fundament waarop de (ontwerp)begroting wordt gebouwd. Tegen die achtergrond is het gewenst om de kadernota vast te laten stellen door het algemeen bestuur. Dit is reeds gemeengoed bij de 4GR. Juist omdat de kadernota het fundament is voor de ontwerpbegroting, heeft de verschoven datum (naar 30 april) waarop de kadernota ter informatie naar de deelnemers dient te worden verstuurd geen enkele praktische meerwaarde.

3

De uiterlijke indieningsdatum bij de financieel toezichthouder voor de vastgestelde jaarstukken is niet veranderd. - 10 -

Herijking beleidsnotitie kaders P&C-documenten 4GR

december 2022

Vandaar dat geadviseerd wordt om de huidige afspraak in 4GR-verband voort te zetten: de 4GR verzenden uiterlijk op 31 december van het voor-voorgaande begrotingsjaar de door het algemeen bestuur vastgestelde kadernota ter informatie aan de gemeenteraden c.q. provinciale staten. De kadernota van de 4GR heeft voor de deelnemers een informatief karakter. Deze nota wordt niet vastgesteld door gemeenteraden c.q. provinciale staten. Van een zienswijzeprocedure is in beginsel geen sprake. Daar waar de kadernota wordt ingezet om inhoudelijke en beleidsmatige lijnen uit te zetten, is het van belang om te peilen welke gevoelens er leven bij de deelnemers over deze thema’s. Dit inzicht kan onder andere verkregen worden door het organiseren van een werkconferentie. Het is echter aan iedere gemeenschappelijke regeling zelf om dit naar eigen inzicht en behoefte in te vullen. Het mag duidelijk zijn dat het vooraf verifiëren welke gevoelens er leven over bepaalde thema’s het aantal zienswijzen op de ontwerpbegroting kan verminderen. Over de aard en positie van de kadernota wordt voorgesteld: • De kadernota is een ‘eigen document’ van de gemeenschappelijke regeling en wordt vastgesteld door het algemeen bestuur. Van een zienswijzeprocedure is in beginsel geen sprake. • De kadernota gaat in op de beleidsmatige én financiële kaders van de gemeenschappelijke regeling.

• De uitgangspunten van de op te stellen (ontwerp)begroting betreffen onder andere de wijze van indexeren. • De door het algemeen bestuur vastgestelde kadernota wordt uiterlijk eind december van het voor-voorgaande begrotingsjaar toegezonden aan de gemeenteraden c.q. provinciale staten. De eerste kadernota die onder de werking van deze herijkte beleidsnotitie valt is de kadernota 2025. Deze wordt uiterlijk 31 december 2023 toegezonden aan de gemeenteraden c.q. provinciale staten.

2.3 Begroting De veranderingen in de Wgr die betrekking hebben op de (ontwerp)begroting hebben een grote impact op de totstandkoming en vaststelling van dit document. Zowel de wettelijke zienswijzetermijn als de uiterlijke vaststellingsdatum worden verruimd. De wettelijke zienswijzetermijn wordt 12 weken (dit was tot nu toe 8 weken). Dit betreft formeel de periode tussen het verzenden van de ontwerp-begroting door (het dagelijks bestuur) naar de deelnemers en het moment van vaststelling van de definitieve begroting (door het algemeen bestuur). In 4GR-verband werd tot nu toe een termijn van 10 weken gehanteerd, te weten van 15 maart tot en met 20 mei. Deze termijn heeft echter enkel betrekking op de periode tussen het verzenden van de ontwerpbegroting (door het dagelijks bestuur) en het indienen van de zienswijzen (bij het dagelijks bestuur).

- 11 Herijking beleidsnotitie kaders P&C-documenten 4GR

december 2022

Na 20 mei start het proces van het verwerken van de ingekomen zienswijzen. Hoewel er rond deze datum inderdaad een aanvang gemaakt kan worden, leert de praktijk dat lang niet alle deelnemers van de 4GR er in slagen om hun eventuele zienswijzen tijdig aan te leveren. Vandaar dat, ondanks het werken met concept zienswijzen (deze zijn nog niet formeel vastgesteld), de ontvangsttermijn in de praktijk vaak verruimd wordt richting 1 juni. Circa 2/3 van de deelnemers slaagt er in om voor deze datum een besluit te nemen en dit door te zetten naar het dagelijks bestuur van de betreffende GR. De praktijk van de laatste jaren toont dat medio juni alle benodigde besluiten zijn genomen en doorgezonden naar de 4GR. Daarmee beslaat het eerste deel van de totale procedure in de praktijk al ruim 12 weken. Hoewel bij iedere GR het verwerken van de ontvangen zienswijzen net iets anders is ingericht, zijn de processtappen grotendeels identiek: 1. GR: ontvangen zienswijzen deelnemers 2. GR: meningsvorming directie over ontvangen zienswijzen, opstellen reactienota 3. Financiële commissie: opstellen advies over opgestelde reactienota 4. DB: vaststellen reactienota op ontvangen zienswijzen 5. DB: bijstellen ontwerpbegroting wegens ontvangen zienswijzen (eventueel) 6. DB: definitieve begroting verzenden naar leden algemeen bestuur 7.

AB: begroting vaststellen Het is gebruikelijk dat de begrotingen van de 4GR in de laatste week voor het zomerreces worden vastgesteld. De informele richtdatum hiervoor is 5 juli (deze datum valt immers nooit in het zomerreces). De hierboven genoemde processtappen beslaan gemiddeld 5 weken (volgend op de 12 weken voor het indienen van de zienswijzen). De ‘extra’ tijd die de deelnemers gebruiken voor het laten vaststellen van de zienswijzen leidt tot verdringing bij de bovenstaande 7 processtappen. De wijze waarop momenteel in 4GR-verband invulling gegeven wordt aan de zienswijzeprocedure leidt ertoe dat de verruimde wettelijke termijn nauwelijks impact heeft. Anders gezegd; in regio Zuidoost-Brabant wordt al gewerkt in de geest van de gewijzigde bepalingen uit de Wgr betreffende de termijn van de zienswijzeprocedure. Een andere wezenlijke wijziging in de nieuwe Wgr betreft de uiterste datum waarop de vastgestelde begroting van een GR moet worden ingediend bij de financieel toezichthouder. Deze termijn verschuift van 1 augustus naar 15 september van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient. Hierdoor zou de indruk kunnen ontstaan dat de gehele procedure rond de totstandkoming en vaststelling van de begroting van een GR beduidend later in het jaar kan plaatsvinden. Vanuit 4GR-verband kunnen wij niet anders dan deze verwachtingen temperen.

Het zomerreces beslaat in Nederland 8 weken; de laatste drie weken van juli, de gehele maand augustus en de eerste week van september. Dat leidt er toe dat pas in de tweede week van september geen beletsel bestaat om een vergadering van het algemeen bestuur te organiseren, waarin de begroting van de gemeenschappelijke regeling wordt vastgesteld. Er dient enkel rekening mee gehouden te worden dat na de vaststelling de toezichthouder moet worden geïnformeerd.

- 12 Herijking beleidsnotitie kaders P&C-documenten 4GR

december 2022

Waar in de nieuwe Wgr in onvoldoende mate rekening is gehouden, is de rol en positie van het dagelijks bestuur. Het is immers aan het dagelijks bestuur om de reactienota op de ontvangen zienswijzen op te stellen en deze voor te leggen aan het algemeen bestuur. Een gedegen voorbereiding door het dagelijks bestuur op de vergadering van het algemeen bestuur komt onder druk te staan; het is praktisch nauwelijks haalbaar om tussen het zomerreces en de deadline van 15 september zowel een vergadering van het dagelijks als van het algemeen bestuur te organiseren. Gevolg hiervan is dat de vergadering van het dagelijks bestuur, die in het teken staat van de voorbereiding van de AB-vergadering waarin de begroting wordt vastgesteld, niet ná maar vóór het zomerreces gehouden moet worden. Indicatief: rond 5 juli. In de weken hieraan voorafgaand kan de reactienota op de zienswijzen worden voorbereid door de gemeenschappelijke regeling. Indien het in enig jaar past om de gehele procedure voor het zomerreces te doorlopen, dan heeft dit de voorkeur. Vanuit de 4GR wordt geadviseerd om de zienswijzeprocedure op de ontwerpbegroting te laten eindigen op 8 juni van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient. De zienswijzeprocedure start dan, met inachtneming van de termijnen uit de Wgr, op de datum die tot op heden wordt gehanteerd: 15 maart.

Schematisch zien de maximale termijnen er als volgt uit: 20-mei 1-jun

15-mrt huidig

ziensw ijzen (10 w k)

15-jun 2 wk

5-jul 3 wk

DB

15-mrt nieuw

AB

8-jun ziensw ijzen (12 w k)

12-sep 5-sep

5-jul 4 wk

zomerreces (8 w k) DB

AB

Over de totstandkoming van de begroting wordt voorgesteld (met inachtneming dat het hier om maximale termijnen gaat omdat elk van de 4GR andere bestuurlijke procedures hanteert) om:  De zienswijzeprocedure op de (ontwerp)begroting start uiterlijk op 15 maart van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient.  Gemeenteraden c.q. provinciale staten verstrekken uiterlijk op 8 juni van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient de eventuele zienswijzen aan het dagelijks bestuur.  Het dagelijks bestuur stelt uiterlijk in de laatste week voor het zomerreces de reactienota op de ontvangen zienswijzen vast.  Het dagelijks bestuur verstuurt de opgestelde reactienota op de ontvangen zienswijzen ter kennisname naar de gemeenteraden c.q. provinciale staten voorafgaand aan de vaststelling van de begroting door het algemeen bestuur.  Het algemeen bestuur stelt de begroting uiterlijk vast in eerste week na het zomerreces, maar vóór 15 september van het jaar voorafgaande aan het jaar waarvoor de begroting dient. De eerste begroting die onder de werking van deze herijkte beleidsnotitie valt is de begroting 2024. De ontwerpbegroting 2024 wordt uiterlijk op 15 maart 2023 ter zienswijze aangeboden aan de gemeenteraden c.q. provinciale staten. - 13 Herijking beleidsnotitie kaders P&C-documenten 4GR

december 2022

2.4 Jaarstukken De veranderingen in de Wgr hebben nauwelijks gevolgen voor de totstandkoming van de jaarstukken van gemeenschappelijke regelingen. Enkel de termijn waarop de voorlopige jaarstukken ter kennisname dienen te worden aangeboden aan de deelnemers is aangepast. Deze is verschoven van 15 naar 30 april van het jaar volgend op het jaar waar de jaarstukken betrekking op hebben. Onveranderd is, dat deze versie van de jaarstukken in beginsel de versie is, waar de accountant van de gemeenschappelijke regeling reeds een (voorlopig) oordeel over heeft afgegeven. Deze aanpassing in de Wgr leidt niet tot bijstellingen in 4GR-verband. De uiterste indieningsdatum voor de vastgestelde jaarstukken bij de financieel toezichthouder blijft hetzelfde; namelijk 15 juli van het jaar volgende op het jaar waar de jaarstukken betrekking op hebben. Hierdoor ontstaat er een groot verschil met de uiterlijke indieningsdatum van de vastgestelde begroting (zoals aangegeven verschuift deze naar 15 september). Dit leidt er toe dat het niet zondermeer mogelijk blijft om in één en dezelfde AB-vergadering zowel de jaarstukken van het vorige jaar als de begroting van het volgende jaar vast te stellen. Extra vergadermomenten voor het dagelijks en algemeen bestuur zijn niet uit te sluiten.

Over de totstandkoming van de jaarstukken wordt voorgesteld: • De jaarstukken zijn een ‘eigen document’ van de gemeenschappelijke regeling en worden vastgesteld door het algemeen bestuur. Van een zienswijzeprocedure is geen sprake. • De voorlopige jaarstukken worden uiterlijk op 30 april van het jaar volgend op het jaar waar de jaarstukken op betrekking hebben toegezonden aan de gemeenteraden c.q. provinciale staten. • Het algemeen bestuur stelt de jaarstukken vóór 15 juli van het jaar volgend op het jaar waar de jaarstukken betrekking op hebben vast. De eerste jaarstukken die onder de werking van deze herijkte beleidsnotitie vallen zijn de jaarstukken 2022. De voorlopige jaarstukken worden uiterlijk op 30 april 2023 toegezonden aan de gemeenteraden c.q. provinciale staten.

2.5 Harmonisatie bestuurlijke processen In de Wgr was vastgelegd wanneer de begroting en jaarstukken van een gemeenschappelijke regeling uiterlijk naar de financieel toezichthouder moeten worden gestuurd, wanneer ze uiterlijk naar de deelnemers moeten worden gestuurd en wat de termijn is die deelnemers krijgen voor het indienen van zienswijzen op de begroting. Aan deze uitgangspunten is niets veranderd. Er is meer nodig dan enkel wettelijke voorschriften om bestuurlijke vergadercycli op elkaar af te stemmen. De 4GR hebben de bestuurlijke processen waar zij voor verantwoordelijk zijn de afgelopen jaren zoveel als mogelijk gestroomlijnd. Wij constateren echter ook dat er in de stroomlijning van de bestuurlijke besluitvormingsprocessen van onze deelnemers nog veel verbeterpotentieel zit. De 4GR hebben de afgelopen jaren ervaren dat, zeker als het gaat om de zienswijzeprocedure op de begroting, de afgesproken deadline van 20 mei veelal niet wordt gerealiseerd. In de praktijk vindt de besluitvorming in de gemeenteraden c.q. provinciale staten plaats tussen medio mei en medio juni. - 14 Herijking beleidsnotitie kaders P&C-documenten 4GR

december 2022

Hoewel de deelnemers van de 4GR zélf gaan over de vergadercycli van de gemeenteraden c.q. provinciale staten is verdere harmonisatie niet te realiseren door enkel te focussen op de bijdrage van de 4GR in dit geheel. Hiervoor is het nodig dat, meer dan tot op heden het geval is geweest, ook de griffiers nadrukkelijk bij deze afstemming worden betrokken. Naar verwachting worden in het najaar van 2022 de bestuurlijke planningen van gemeenten en provincie voor 2023 vastgesteld. Dat betekent zeer waarschijnlijk dat de geschetste verbeteringen nog niet in 2023 kunnen worden gerealiseerd. Maar mogelijk en hopelijk wél in 2024.

2.6 Informatie voor paragraaf verbonden partijen van deelnemers Zowel de begroting als de jaarstukken van onze deelnemers kennen een paragraaf verbonden partijen waarin de beleidsmatige, bestuurlijke en financiële informatie over de verbonden partijen wordt opgenomen. Ten tijde van het opstellen van de begrotingen van onze deelnemers zijn de begrotingen van de 4GR reeds vastgesteld en is opnemen van de benodigde gegevens geen enkel probleem. De totstandkoming van de jaarstukken bij de 4GR loopt parallel aan die bij onze deelnemers. Dit laat de informatiebehoefte van onze deelnemers onverlet. Vandaar dat de 4GR middels een uitgewerkt format de benodigde gegevens zo snel als mogelijk te verstrekken. Insteek wordt dat dit uiterlijk op 1 maart volgende op het jaar waarop de jaarstukken betrekking hebben plaatsvindt. Hiermee wordt geborgd dat de deelnemers tijdig en eenduidig van de voor de jaarstukken benodigde informatie worden voorzien. Het format is opgenomen in bijlage E.

2.7 Risico-ontwikkelingen 4GR Voor zowel de 4GR als de deelnemers is het wenselijk dat een gemeenschappelijke regeling beschikt over een passend weerstandsvermogen. Een voldoende groot weerstandsvermogen (in de vorm van de algemene reserve) stelt de gemeenschappelijke regeling in staat om snel en adequaat te handelen in geval dat onvoorziene omstandigheden met een significante financiële impact zich voordoen. Bij het opstellen van de eerste gemeenschappelijke financiële kaders in 4GR-verband (2018) zijn afspraken gemaakt over de streefwaarde van de algemene reserve van gemeenschappelijke regelingen. Hierbij is er voor gekozen om de hoogte van de algemene reserve niet te relateren aan de geïnventariseerde risico’s maar aan het totaal van de baten uit de begroting. Gevolg hiervan is dat de 4GR geen streefwaarde over het weerstandsvermogen kunnen vaststellen. Dit is immers enkel mogelijk als de benodigde weerstandscapaciteit kan meebewegen met de beschikbare weerstandscapaciteit. Door de hoogte van de algemene reserve op een andere grondslag (namelijk: het totaal van de baten uit de begroting) te baseren, is er sprake van een begrenzing van de algemene reserve en daarmee van het weerstandsvermogen. Dit betekent ook dat het niet-afgedekte deel van de risico’s van een gemeenschappelijke regeling moeten worden afgedekt (naar rato) door de deelnemers.

De deelnemers van de 4GR hebben immers een verantwoordelijkheid als financiële achtervang voor de 4GR. - 15 Herijking beleidsnotitie kaders P&C-documenten 4GR

december 2022

De afgelopen jaren is het begrotingsvolume van de 4GR met bijna 40% toegenomen van € 117 mln. per jaar naar € 163 mln. per jaar. Uit onderstaande tabel blijkt dat de 4GR medio 2022 wisselend scoren voor wat betreft het weerstandsvermogen. Daarbij moet worden aangetekend dat de risicoinventarisatie van de VRBZO beperkt van aard is in vergelijking met bijvoorbeeld de GGD en ODZOB. zomer 2022 GGD Algemene reserve PG Algemene reserve AZ MRE Algemene reserve MRE Algemene reserve RHCe VRBZO Algemene reserve ODZOB Algemene reserve TOTAAL

Totaal baten

Minimum AR

Maximum Huidige AR stand AR

Risico inventaris

AR <==> minimum

AR <==> AR <==> maximum risicos

Ratio

38.310.000 29.650.000

1.500.000 1.200.000

2.000.000 1.500.000

1.100.000 1.400.000

2.250.000 2.200.000

-400.000 200.000

-900.000 -1.150.000 -100.000 -800.000

0,49

12.200.000 3.300.000

600.000 150.000

1.200.000 300.000

1.000.000 300.000

1.000.000 300.000

400.000 150.000

-200.000 0

0 0

1,00

54.077.000

2.000.000

2.400.000

1.927.000

2.000.000

-73.000

-473.000

-73.000

0,96

25.600.000 163.137.000

1.200.000 6.650.000

1.500.000 8.900.000

1.005.000 2.700.000 6.732.000 10.450.000

-195.000 -495.000 -1.695.000 82.000 -2.168.000 -3.718.000

0,37

0,64

1,00

Het totaal van de algemene reserves van de 4GR is nét voldoende is om aan het totaal van de minimale ‘eis’ (gebaseerd op de geraamde omzet) te kunnen voldoen. Als streefwaarde voor de hoogte van de algemene reserve blijft onderstaande tabel van toepassing. Hierbij is gekozen voor een minimum reserve van € 150.000 omdat er altijd risico’s zijn die afgedekt moeten worden ongeacht de hoogte van de omzet. Voor de overige categorieën is het minimum gelijk aan het maximum van de vorige categorie. Het voorstelde maximum is voor de eerste drie categorieën 6%, voor de twee categorieën daarna 5% en voor de andere categorieën 4%. Er is gekozen voor een aflopend maximum omdat er van uitgegaan kan worden dat de verhouding tussen de risico’s en de baten afneemt als er meer baten zijn. BEGROTINGSTOTAAL van tot €0 € 5.000.000 € 5.000.000 € 10.000.000 € 10.000.000 € 20.000.000 € 20.000.000 € 30.000.000 € 30.000.000 € 40.000.000 € 40.000.000 € 60.000.000 € 60.000.000 € 80.000.000 € 80.000.000 € 100.000.000

ALGEMENE RESERVE minimum maximum € 150.000 € 300.000 € 300.000 € 600.000 € 600.000 € 1.200.000 € 1.200.000 € 1.500.000 € 1.500.000 € 2.000.000 € 2.000.000 € 2.400.000 € 2.400.000 € 3.200.000 € 3.200.000 € 4.000.000

Om een bestendige gedragslijn te krijgen wordt het jaarresultaat in principe gemuteerd op de algemene reserve indien en voor zover deze zich binnen de marge van bovenstaand minimum en maximum bevindt. We zien dit als een kaderstellende bandbreedte. Het is aan het algemeen bestuur van de GR of de bandbreedte volledig wordt ingevuld. Dit is organisatie-specifiek en wordt bepaald door de aard van de baten en lasten. Indien de algemene reserve lager is dan het minimum en door aanvulling van het jaarresultaat blijft de hoogte van de algemene reserve lager dan het minimum dan kan een aanvullende deelnemersbijdrage gevraagd worden om de algemene reserve op te hogen tot aan het minimum. Het algemeen bestuur besluit over het jaarresultaat en eventuele bijstorting of onttrekking aan de algemene reserve.

- 16 Herijking beleidsnotitie kaders P&C-documenten 4GR

december 2022

2.8 Informatiebijeenkomsten begrotingen 4GR De 4GR hebben de afgelopen jaren, gezamenlijk, informatiebijeenkomsten georganiseerd voor raadsen statenleden. De meest recente bijeenkomsten vonden, als gevolg van de Covid-19 pandemie, niet fysiek plaats. De aanwezigen werden, in afzonderlijke sessies, geïnformeerd over de begrotingen van de 4GR. Tevens was er de mogelijkheid om gerichte vragen te stellen. Dit alles om de raads- en statenleden voldoende in positie te brengen bij het vaststellen van eventuele zienswijzen op de begrotingen van de 4GR. De overall ervaringen met deze informatiebijeenkomsten zijn positief, zeker als het gaat om het leggen van contacten en het inzicht geven in de meerwaarde van elke gemeenschappelijke regeling. Vooralsnog is er geen aanleiding om deze informatiebijeenkomsten niet voort te zetten.

- 17 Herijking beleidsnotitie kaders P&C-documenten 4GR

december 2022

3. Financiële onderwerpen Er zijn diverse verordeningen en (financiële) beleidsnota’s die elke gemeenschappelijke regeling dient te hebben. Dit volgt uit de vastgestelde statuten van iedere GR. In 2017 lag de nadruk vooral op het onderzoeken van mogelijkheden tot harmonisering. Dat is in 2022 het uitgangspunt. Voor zowel de nota weerstandsvermogen en risicomanagement als de nota investeren, waarderen en afschrijven was dit onderzoek nog niet gedaan. In 2017 werd daarentegen wel een notitie algemene reserve, met een beperkte reikwijdte opgesteld. Gebleken is dat er te weinig aangrijpingspunten zijn om tot een gezamenlijke nota investeren, waarderen en afschrijven te komen. Deze zijn er wel zijn voor de nota weerstandsvermogen en risicomanagement. Het streven is om dit in 4GRverband in 2023 verder uit te werken. Achtereenvolgens komen hier aan bod:  Financiële verordening  Controleverordening  Treasurystatuut  Nota reserves en voorzieningen

3.1 Financiële verordening Inleiding In een financiële verordening worden de uitgangspunten voor het financiële beleid, het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vastgelegd. Deze verordening moet waarborgen dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan. Uitkomsten herijking De commissie Bbv adviseert in haar Kadernota rechtmatigheid 2023 om kaderstelling voor de rechtmatigheid niet bij begroting (paragraaf bedrijfsvoering) vorm te geven, maar dit te regelen door middel van de (financiële) verordening of een beleidsnota rechtmatigheid. Deze dient aan het algemeen bestuur ter vaststelling te worden voorgelegd en periodiek te worden herzien. Tevens is invulling gegeven aan de stellige uitspraak van de commissie Bbv dat in de financiële verordening moet worden vastgelegd op welke wijze wordt omgegaan met eventuele begrotingsonrechtmatigheden. Dit is opgenomen in artikel 6 van de verordening. Voorstel Per 1 januari 2023 geldt Bijlage B als uitgangspunt voor de financiële verordening van de 4GR.

- 18 Herijking beleidsnotitie kaders P&C-documenten 4GR

december 2022

3.2 Controleverordening Inleiding Het dagelijks bestuur legt verantwoording af aan het algemeen bestuur over het gevoerde bestuur via de jaarstukken, bestaande uit de jaarrekening en het jaarverslag. De accountant controleert deze stukken en rapporteert hierover aan het algemeen bestuur. In een controleverordening wordt opgenomen hoe de opdrachtverlening en informatieverstrekking aan de accountant plaatsvindt. Uitkomsten Vanaf 2023 treedt er een belangrijke wijziging op in de bestuurlijke verantwoording van colleges naar gemeenteraden c.q. provinciale staten en in geval van de 4GR van dagelijks bestuur naar algemeen bestuur. Het dagelijks bestuur van een gemeenschappelijke regeling is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid. Dat blijft zo. Tot nu toe brengt de accountant hierover verslag uit aan het algemeen bestuur. Dat gaat veranderen; het dagelijks bestuur gaat zélf een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarstukken. Zoals aangegeven in de vorige paragraaf wordt hierover een afzonderlijke beleidsnota opgesteld. Voorstel Per 1 januari 2023 geldt Bijlage C als uitgangspunt voor de controleverordening van de 4GR.

3.3 Treasurystatuut Inleiding De essentie van de treasuryfunctie in een organisatie is de beheersing, door besturing en bewaking, van financiële posities en de hieraan verbonden kosten en risico’s. Het treasurystatuut beschrijft hoe omgegaan wordt met het uitzetten en aantrekken van financiële middelen. Er zijn geen wijzigingen die doorgevoerd moeten worden in het treasurystatuut. Voorstel Per 1 januari 2023 geldt Bijlage A als uitgangspunt voor het treasurystatuut van de 4GR.

3.4 Nota reserves en voorzieningen Inleiding Binnen de kaderstellende en controlerende taak van het algemeen bestuur is het van belang dat er een goed zicht bestaat op de financiële positie van de organisatie. Dit zicht moet niet beperkt blijven tot de jaarlijkse baten en lasten in de exploitatiebegroting, maar is tevens van toepassing op de financiële positie, waaronder de reserves en voorzieningen. Er zijn geen wijzigingen die doorgevoerd moeten worden in de nota reserves en voorzieningen. Voorstel Per 1 januari 2023 geldt Bijlage D als uitgangspunt voor de nota reserves en voorzieningen van de 4GR. - 19 Herijking beleidsnotitie kaders P&C-documenten 4GR

december 2022

Bijlagen A. Model Treasurystatuut Inhoudsopgave 1.

Inleiding ......................................................................................................................................... 21

2.

Begrippenkader ............................................................................................................................. 21

3.

Doelstelling en richtlijnen.............................................................................................................. 23

3.1

Doelstelling ................................................................................................................................ 23

3.2

Richtlijnen algemeen ................................................................................................................. 23

3.3

Richtlijnen voor het aantrekken langlopende Financiering ...................................................... 23

3.4

Richtlijnen voor het aantrekken kortlopende financiering ....................................................... 24

3.5

Richtlijnen voor het uitzetten van financiële middelen ............................................................ 24

4.

Administratieve organisatie en interne controle. ......................................................................... 24

4.1

Uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle ............................................ 24

4.2

Verantwoordelijkheden............................................................................................................. 25

4.3

Bevoegdheden........................................................................................................................... 26

4.4

Informatievoorziening ............................................................................................................... 26

5.

Hardheidsclausule ......................................................................................................................... 27

6.

Inwerkingtreding en citeertitel...................................................................................................... 27

- 20 Herijking beleidsnotitie kaders P&C-documenten 4GR

december 2022

1. Inleiding In dit treasurystatuut wordt de treasuryfunctie van de [naam organisatie] beschreven. Ten opzichte van de vorige versie is het statuut nauwelijks veranderd. Dit statuut omvat zowel de korte termijn geldstromen (tot en met één jaar) als de (middel)lange termijn geldstromen (vanaf één jaar). Aandacht wordt besteed aan de volgende onderdelen:  doelstelling en richtlijnen;  verantwoordelijkheden, taken, bevoegdheden en informatievoorziening;  administratieve organisatie en interne controle. Tevens is een begrippenkader toegevoegd. Minimaal elke 4 jaar zal het treasurystatuut ter actualisatie worden beoordeeld en ter vaststelling aan het algemeen bestuur worden aangeboden.

2. Begrippenkader Bbv Deposito

Derivaten

Drempelbedrag

Financiële instelling

Geldstromenbeheer

Kasgeldlimiet

Koersrisico Kredietfaciliteit

Kredietrisico

Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Geldbedrag dat aan een bank wordt toevertrouwd voor een bepaalde periode tegen een bepaalde rentevergoeding. Gedurende de afgesproken periode dat het geld bij de bank staat, kan niet vrij over dat geld worden beschikt. Financiële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een bepaalde onderliggende waarde. De onderliggende waarden kunnen financiële producten, zoals leningen of obligaties zijn. Derivaten worden onder andere gebruikt om renterisico’s te sturen en financieringskosten te minimaliseren. Dit is het bedrag wat maximaal aan het einde van de dag op de rekeningcourant mag staan buiten de schatkist. Het drempelbedrag wordt bepaald op basis van het begrotingstotaal van het openbaar lichaam. Een onderneming die in een lidstaat het bedrijf van kredietinstelling mag uitoefenen, beleggingsdiensten mag verlenen, beleggingsinstellingen mag beheren, rechten van deelneming in een beleggingsmaatschappij mag aanbieden, of het bedrijf van verzekeraar mag uitoefenen. Al die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten te transfereren zowel binnen de organisatie zelf als tussen de organisatie en derden (betalingsverkeer). De kasgeldlimiet begrenst de omvang van de korte financiering (korter dan een jaar) tot een percentage van het begrotingstotaal bij aanvang van het jaar.

Het risico dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen. Een overeenkomst tussen de bank en haar cliënt, waarbij de bank de cliënt toestaat tot een bepaald bedrag gelden op te nemen (‘rood staan’) of andere faciliteiten (zoals garanties) te genieten. De risico’s op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij als gevolg van insolventie of deficit.

- 21 Herijking beleidsnotitie kaders P&C-documenten 4GR

december 2022

Liquiditeitenbeheer Liquiditeitsbehoefte Liquiditeitenplanning Publieke taak

Renterisico Renterisiconorm

Rentetypische looptijd

Ruddo Schatkistbankieren

Rentevisie Treasuryfunctie

Uitzetting

Wet Fido WGR

Het aantrekken en uitzetten van middelen voor een periode tot één jaar. De behoefte aan geldmiddelen. Een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld naar aard en tijdseenheid. Decentrale overheden kunnen uitsluitend leningen aangaan, middelen uitzetten en garanties verlenen voor de uitoefening van de publieke taak. Bankactiviteiten, zoals het aantrekken en uitzetten van middelen met als doel het genereren van inkomen, worden hiertoe niet gerekend en zijn verboden. Het algemeen bestuur bepaalt, binnen de normen van de Wet Fido, wat onder de publieke taak verstaan wordt. Het gevaar van ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten van de organisatie door rentewijzigingen. Een bij de aanvang van enig jaar op basis van de Wet Fido gefixeerd percentage van het totaal van de vaste schuld van de organisatie dat bij de realisatie niet mag worden overschreden. Het tijdsinterval gedurende de looptijd van een geldlening, waarin op basis van de voorwaarden van de geldlening sprake is van een door de verstrekker van de geldlening niet beïnvloedbare, constante rentevergoeding. Uitvoeringsregeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden, in het kader van de Wet Fido.

Het, door decentrale overheden, aanhouden van overtollige middelen in de schatkist bij het ministerie van financiën (wijziging van de Wet financiering decentrale overheden in door de invoering van verplicht schatkistbankieren). Toekomstverwachting over de renteontwikkeling;. De treasuryfunctie omvat alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. De treasuryfunctie bestaat uit vier deelfuncties: risicobeheer, bedrijfsfinanciering, kasbeheer en debiteuren- en crediteurenbeheer. Het tijdelijk toevertrouwen van liquiditeiten aan derden tegen vooraf overeengekomen condities en bedingen. Kortlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode tot één jaar en langlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode van één jaar of langer. De Wet financiering decentrale overheden. Wet gemeenschappelijke regelingen

- 22 Herijking beleidsnotitie kaders P&C-documenten 4GR

december 2022

3. Doelstelling en richtlijnen 3.1 Doelstelling

De doelstelling van de treasuryfunctie: 1. Door het verzekeren van duurzame toegang tot de geld- en kapitaalmarkt, er voor zorgen dat er voldoende liquide middelen beschikbaar zijn om de taken uit te oefenen; 2. Het beperken van financiële risico’s, door het beheersen van renterisico’s, koersrisico’s, kredietrisico’s en liquiditeitsrisico’s; 3. Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities; 4. Het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de Wet Fido respectievelijk de limieten en richtlijnen van het treasurystatuut. 5. Het genereren van informatie ter ondersteuning van het te voeren treasurybeleid. 3.2 Richtlijnen algemeen

1. Wettelijke bepalingen zoals opgenomen in de Wet Fido, Ruddo, Wgr, Bbv en eventueel andere, ook nog vast te stellen, relevante regelgeving worden altijd in acht genomen. 2. Aantrekken van financiële middelen geschiedt in principe alleen ten behoeve van de uitoefening van de publieke taak; uitzonderingen daarop zijn alleen mogelijk na goedkeuring door het algemeen bestuur 3. Financiering met externe financieringsmiddelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne financieringsmiddelen te gebruiken teneinde de renterisico’s en het renteresultaat te optimaliseren; 4. Aantrekken en uitzetten van financiële middelen buiten schatkistbankieren geschiedt in principe alleen bij de huisbankier en in euro’s. 5. Van de bepaling onder 4. kan worden afgeweken als marktomstandigheden aanleiding geven tot het aantrekken of uitzetten bij een andere financiële instelling, maar dan uitsluitend met instemming van het [dagelijks bestuur]. 6. Het [algemeen bestuur] wijst de huisbankier aan. 7. De directeur rapporteert per kwartaal aan het dagelijks bestuur over de uitvoering van het treasurybeleid. 3.3 Richtlijnen voor het aantrekken langlopende Financiering

Bij het aantrekken van financieringen voor een periode van een jaar en langer, gelden aanvullend op artikel 3.2 de volgende richtlijnen:  De omvang, de rente typische looptijd en het renteniveau van nieuwe leningen worden afgestemd op de bestaande financiële positie, de meerjarige-liquiditeitenplanning en de actuele rentevisie;  Renterisico’s op de vaste schuld bedragen maximaal de renterisiconorm, conform Wet Fido.

- 23 Herijking beleidsnotitie kaders P&C-documenten 4GR

december 2022

3.4 Richtlijnen voor het aantrekken kortlopende financiering

Voor het aantrekken van kortlopende financieringen met een looptijd tot één jaar gelden aanvullend op artikel 3.2 de volgende richtlijnen: a. De omvang, de rente typische looptijd en het renteniveau van nieuwe leningen worden afgestemd op de bestaande financiële positie, de meerjarige-liquiditeitenplanning en de actuele rentevisie; b. Toegestane instrumenten bij het aantrekken van kortlopende middelen zijn daggeld, kasgeldleningen en rekening-courant krediet. c. Bij het aantrekken van kortlopende middelen wordt de kasgeldlimiet conform de Wet Fido niet overschreden; 3.5 Richtlijnen voor het uitzetten van financiële middelen

Voor het uitzetten van financiële middelen, gelden de volgende richtlijnen: a. Overtollige financiële middelen worden aangehouden in ’s rijksschatkist, conform de Wet Fido. b. Uitgezonderd van de verplichting om overtollige middelen in ’s Rijks schatkist aan te houden zijn de middelen tot het drempelbedrag, conform de Wet Fido. c. De organisatie verstrekt in principe geen leningen of garanties aan derden. Uitzonderingen daarop alleen na goedkeuring van het algemeen bestuur; d. Het gebruik van derivaten is niet toegestaan.

4. Administratieve organisatie en interne controle. 4.1 Uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle

De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de treasuryactiviteiten zijn op eenduidige wijze vastgelegd in dit treasurystatuut. Ten aanzien van de bevoegdheden geldt bovendien dat functiescheiding wordt toegepast met als nadere voorwaarden: 1. Iedere transactie wordt minimaal door twee functionarissen geautoriseerd; 2. De uitvoering, registratie en controle geschieden door afzonderlijke functionarissen; 3. Verdere delegatie en mandaat worden schriftelijk en geautoriseerd vastgelegd.

- 24 Herijking beleidsnotitie kaders P&C-documenten 4GR

december 2022

4.2 Verantwoordelijkheden

De verantwoordelijkheden met betrekking tot de treasuryfunctie van de organisatie staan in onderstaande tabel weergegeven: Functie Algemeen Bestuur

Dagelijks Bestuur Directeur

Controller

Sectormanagers

Sectormanager Bedrijfsondersteuning

Externe accountant

Verantwoordelijkheden Het vaststellen het treasurybeleid en -richtlijnen, middels vaststelling van het treasurystatuut. Het vaststellen van de treasury-paragraaf in de begroting en de jaarrekening. Het evalueren en als gevolg daarvan (eventueel) bijstellen van het treasurystatuut. Het uitvoeren van niet overgedragen treasuryactiviteiten. Het uitvoeren van het treasurybeleid (formele verantwoordelijkheid). Het rapporteren aan het algemeen bestuur over de uitvoering van het treasurybeleid, middels de begroting en jaarrekening. Verantwoordelijk voor de organisatorische uitvoering van het treasurybeleid. Het per kwartaal rapporteren en verantwoording afleggen aan het dagelijks bestuur. Het uitvoeren van de aan hem opgedragen en gemandateerde treasuryactiviteiten. Het adviseren van de directeur over de uitvoering van en de verantwoordingen met betrekking tot de treasuryfunctie. Het uitvoeren van de aan hem opgedragen en gemandateerde treasuryactiviteiten. Het zorgdragen voor een goede kwaliteit van de informatie over toekomstige uitgaven en ontvangsten van de eigen sector; Het fiatteren van uitgaven en inkomsten, ten laste c.q. ten gunste van de budgetten waarvan zij als budgethouder zijn aangewezen. Het uitvoeren van de aan hem opgedragen en gemandateerde activiteiten met betrekking tot de treasuryfunctie, m.n.:  Het doen van beleidsvoorstellen op treasury gebied.