2021-71 Toezegging financieel fundament BLINK

Financieel fundament Blink Kostenallocatiemodel, tarievenbeleid, inrichting van de P&C cyclus en risicomanagement Uitgangspunten en rekenregels voor toerekening kosten aan door Blink geleverde producten en de vertaling daarvan naar tarieven, de inrichting van de planning en control cyclus en de wijze waarop risicomanagement en risicobeheersing binnen Blink vorm en inhoud krijgt

19 augustus 2020

Status rapportage

Datum

Toegestuurd naar

Werkdocument

27 augustus 2019

Concept

9 september 2019

Concept

24 september 2019

Concept

28 november 2019

Concept

13 december

Concept

25 februari 2020

Concept Definitief Aangevuld

1 april 11 mei 30 juni

Voor besluitvorming

19 augustus 2020

Geannoteerde inhoudsopgave aan de hand waarvan de huidige toerekeningssystematiek is beschreven Eerste uitwerking bespreking in klein comité Blink – IPR Normag Werkgroep Financieel Fundament, ter bespreking op de werkgroep bijeenkomst op 1 oktober 2019. Herziening bespreking in klein comité Blink – IPR Normag Werkgroep Financieel Fundament, ter bespreking op de werkgroep bijeenkomst medio december 2019. Klein comité ter voorbereiding op bespreking in stuurgroep Herziene cijfers o.b.v. begrotingswijziging 2020 Vastgesteld en kleine wijzigingen Document combineert notities kostenallocatiemodel en P&C cyclus. Bespreking in Ambtelijke Overleg op 25 augustus 2020 Bespreking in Stuurgroep Financieel Fundament op 26 augustus 2020

Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopiëren, opnamen, of enig andere manier, zonder voorafgaande Normag. 2020 Financieel fundamentschriftelijke BLINK toestemming van IPR 19 augustus 2/50

Inhoudsopgave 1 Inleiding 1.1 Profiel van Blink in relatie tot kosten en tarieven 1.2 Kostenallocatie en tarievenbeleid

4 4 4

2 Kostenallocatiemodel - Directe kosten 2.1 Uitgangspunten kostenallocatie 2.2 Middelen 2.3 Productgroepen en de producten 2.4 Kosten per opdrachtgever (omzet)

5 5 6 8 10

3 Kostenallocatiemodel – Indirecte kosten 3.1 Indirecte kosten 3.2 Methode indirecte kosten (t/m 2020) 3.3 Nieuwe methode: Gewogen omzet-methode 3.4 Financiële effecten nieuwe toerekening 3.5 Implementatieroute kostenallocatiemodel indirecte kosten

11 11 12 13 15 16

4 Tarievenbeleid

20

5 Risicomanagement 5.1 Theoretisch kader risicomanagement 5.2 Risicomanagement toegepast op Blink 5.3 Prioriteren beheersmaatregelen Blink

22 22 28 39

6 P&C Cyclus 6.1 De drie fasen 6.2 Begrotingsfase (T-1) 6.3 Uitvoeringsfase (T) Verantwoordingsfase (T+1) 6.4

42 42 42 46 47

Bijlagen 1. Figuur P&C model 2. Onderbouwing percentages indirecte kosten (o.b.v. begrotingswijziging 2020) 3. Effecten nieuwe methode indirecte kosten per gemeente (o.b.v. begrotingswijziging 2020)

Financieel fundament BLINK

19 augustus 2020

3/50

1

INLEIDING

1.1

Profiel van Blink in relatie tot kosten en tarieven Blink kan worden getypeerd als een maatschappelijke onderneming: zij opereert bedrijfsmatig als een (verzelfstandigd) overheidsbedrijf, waarbij zij zich volledig richt op het belang en de maatschappelijke doelen van de deelnemende gemeenten. Blink heeft geen winstoogmerk en streeft naar een stabiele en doelmatige exploitatie. Daarbij is het uitgangspunt dat Blink en de deelnemende gemeenten een wederzijds exclusieve relatie zijn aangegaan voor lange termijn. De gemeenten is zowel eigenaar als opdrachtgever voor de dienstverlening. Daarbij is sprake van een exclusief leveringsrecht van Blink voor de in de DVO benoemde taken. Dit profiel van Blink en de verbondenheid met de gemeenten zijn bepalend voor de keuzes met betrekking tot het kostenallocatie- en tarievenbeleid. Conform de Gemeenschappelijke Regeling geldt als (strategisch) uitgangspunt dat Blink alleen producten verricht in opdracht van in Blink deelnemende gemeenten. Het in deze memo toegelichte kostenallocatie- en tarievenbeleid zijn dus uitsluitend (en op gelijke wijze) van toepassing op (alle) in Blink deelnemende gemeenten.

1.2

Kostenallocatie en tarievenbeleid Kostenallocatie omvat het toewijzen van directe en indirecte kosten aan de uiteindelijke producten die door Blink worden geleverd aan de gemeenten. Het is voor Blink en haar deelnemers van belang om te weten voor welke producten welke kosten worden gemaakt. De tariefstructuur ‘vertaalt’ de kostenstructuur naar de tarieven die door de afnemende gemeenten betaald worden voor de afgenomen producten. De tariefstructuur (c.q. het tarievenbeleid) kan op diverse wijzen worden ingericht. Daarbij is met name een keuze of en in welke mate sprake is van een directe relatie met de (werkelijke) kosten. In het kostenallocatiemodel van Blink geldt als uitgangspunt dat de uitgaven en de inkomsten waar mogelijk en zoveel als mogelijk ‘direct’ worden gemaakt en worden toegerekend aan de producten voor de betreffende opdrachtgever. Op deze wijze worden de totale kosten van de dienstverlening per gemeente inzichtelijk gemaakt. De indirecte kosten worden door middel van jaarlijks vastgestelde opslagpercentages op de directe kosten ook doorgerekend aan de gemeenten die de diensten afnemen. In hoofdstuk 2 wordt de kostenallocatie van directe kosten toegelicht. In hoofdstuk 3 het nieuwe model voor de toerekening van indirecte kosten.

De tariefstructuur ‘vertaalt’ de kostenstructuur naar de tarieven die door de afnemende gemeenten betaald moeten worden voor de afgenomen producten. Hoofdstuk 4 geeft nadere toelichting op het tarievenbeleid van Blink. Hoofdstuk 5 beschrijft de planning & control cyclus van Blink en de gemeenten.

Financieel fundament BLINK

19 augustus 2020

4/50

2

KOSTENALLOCATIEMODEL - DIRECTE KOSTEN

2.1

Uitgangspunten kostenallocatie

2.1.1

Inleiding Als uitgangspunt voor het kostenallocatiemodel en de tariefstructuur van Blink gelden de principes van activity based costing. Daarbij bestaat een duidelijke relatie tussen de (zichtbare en traceerbare) bedrijfsprocessen en de uiteindelijke producten (waarmee de inkomsten worden gegenereerd). Gedurende het boekjaar hanteert Blink het gehele jaar dezelfde uniforme tarieven voor personeel en materieel. Dit zijn de voorgecalculeerde tarieven. Aan het einde van het jaar jaar wordt per tarief (personeel / type machine) een werkelijke tarief bepaald en wordt er afgerekend op basis van de formule Prijs (werkelijk) x Q (kwantiteit, werkelijk). De werkelijke (integrale) kostprijzen vormen dus het uitgangspunt voor de tarieven voor de geleverde producten. Voorts gelden voor gelijke/identieke producten gelijke/identieke tarieven. Blink hanteert een kostenallocatiemodel (gebaseerd op een heldere omschrijving van de werking en uitgangspunten) waarbij de werkelijke kostprijzen voor de geleverde producten aan elke deelnemende gemeente is bepaald. Dit kostenallocatiemodel is transparant en controleerbaar.

2.1.2

Middelen In het kostenallocatiemodel worden alle productiemiddelen (en bijbehorende kosten) van Blink verantwoord. Hierbij is een onderscheid te maken naar direct aan de uitvoering gekoppelde middelen (personeel, materieel, overige directe kosten (inkopen en uitbesteding), specifieke huisvesting (zoutloods en opslagcontainers), algemene kosten (indirecte kosten) en verwerkingskosten (kosten voor transport, overslag en verwerking). Inkomsten uit bijvoorbeeld verwerkingsopbrengsten worden apart geadministreerd.

2.1.3

Kostenverdeling en kosten per product De middelen worden op basis van de uren, verbruik (1 op 1) of naar rato van het gebruik naar de betreffende producten binnen de drie productgroepen inzamelen, reinigen en overige producten doorberekend. Hiervoor wordt per middel een eenduidige versleuteling (kostenverdeling) gehanteerd. De afname en omvang van de producten worden in de dienstverle1 ningsovereenkomst (DVO) vooraf per opdrachtgevers vastgesteld. Deze afspraken kunnen per product en per opdrachtgever verschillen.

1 Het inrichting van het Opdrachtgever-Opdrachtnemerrelatie is medio 2020 in ontwikkeling. Momenteel

worden eenvoudige ‘productbladen’ gehanteerd. Dit wordt doorontwikkeld naar een dienstverleningsovereenkomst (DVO).

Financieel fundament BLINK

19 augustus 2020

5/50

2.2

Middelen

2.2.1

Personeel Onder ‘personeel’ (arbeid) valt al het direct productief personeel (eigen personeel, uitzendkrachten en SW-medewerkers) en daaraan gekoppelde personeelskosten. Leiding op operationeel niveau en het overige indirect personeel wordt toegerekend via de middelencategorie ‘algemene kosten’. De personeelskosten zijn in de bedrijfsbegroting herleidbaar tot de volgende kostencomponenten:  Lonen en salarissen, pensioenlasten en sociale lasten eigen personeel  Inhuur en uitzendkrachten (inclusief inhuur Suez-medewerkers)  Vaste en gedetacheerd SW-medewerkers  Overige personeelskosten (o.a. werkkleding, arbo-kosten en opleiding) De categorie ‘personeel’ sluit aan bij de begrote personeelskosten voor het betreffende uitvoeringsjaar. Het merendeel van de loonkosten wordt doorbelast vanuit de personeel Blink BV. Sleutel: Direct personeel wordt toegerekend per functiecategorie via een uniform uurtarief. Voor de volgende personeelsfuncties zijn – per functie – uniforme uurtarieven bepaald:  Chauffeur  Belader  Chauffeur-belader  Veger  Straatreiniger 2  SW-medewerker Basis: De uren betreffen de totaal begrote arbeidsuren per functie voor het betreffende uitvoeringsjaar.

2.2.2

Materieel Onder ‘materieel’ (tractie) vallen alle aan de uitvoering van dienstverlening verbonden voertuigen (inclusief opbouw) en daaraan gekoppelde kosten. Deze kosten worden op basis van kostprijzen door Suez doorberekend aan Blink. Het uitgangspunt is om de gemiddelde kapitaallasten (afschrijving en rente) per jaar op een gelijk kostenniveau te houden door het moment van aanschaf en de levensduur/afschrijvingstermijn van de voertuigen zo te kiezen dat er over het geheel sprake is van een evenwichtig jaarlijkse investeringsvolume. Hierdoor kunnen de totale exploitatiekosten (afschrijving en onderhoud) van enkele jaren gelijkmatig zijn. Dit is een zogenaamd ideaalcomplex. Onder materieelkosten vallen alle begrote, aan de materieel toe te rekenen kosten. In de bedrijfsbegroting zijn per materieelcategorie de volgende kostencomponenten herkenbaar:  Leasekosten, kapitaallasten (afschrijving en rente) en huur  Licentie boordcomputer  Verzekering en (indien van toepassing) motorrijtuigenbelasting

2 Momenteel (2020) wordt enkel onderscheid gemaakt tussen een regulier tarief en SW tarief. Het bovenge-

noemde meer fijnmazige model wordt ontwikkeld.

Financieel fundament BLINK

19 augustus 2020

6/50

 Reparatie, schade en onderhoudskosten  Brandstofkosten  Eventueel stallingskosten Sleutel: De materieelkosten zijn gerelateerd aan een uniform uurtarief per voertuigcategorie. In het kostenmodel zijn de volgende voertuigcategorieën gedefinieerd:  Kraakperswagens met achterbelading (huisvuil)  Kraanwagens  Haakarmwagen (vrachtwagen) met of zonder aanhanger  Bakwagens (containermanagement, textielwagen)  Wijkvegenwagens  Grote en middelgrote veegmachines  Onkruidborstelmachines (met rolbezem, weedsteam of heatweed)  Winterdienst voertuigen en schuivers, opzet strooiers en/of aanhangers Basis: De uren betreffen de totaal begrote tractie-uren per materieelcategorie voor het betreffende uitvoeringsjaar. 2.2.3

Overige directe kosten De restcategorie omvat faciliteiten en overige kosten waarvan alle directe middelen en bijbehorende kosten niet reeds zijn toegerekend via ‘personeel’, ‘materieel’ of ‘directe huisvesting’ aan de betreffende producten. Onder overige directe kosten vallen alle begrote kosten die direct kunnen worden toe gerekend aan een opdrachtgever. Dit kan de volgende kostencomponenten bevatten:  Aanschaf inzamelmiddelen (plastic zakken en containers)  Uitbesteding van specifieke dienstverlening (zoals inzamelen Oud papier)  Onderhoud en reparatiekosten milieustraten  Specifieke automatiseringskosten (zoals Jewel, CMS) Deze kosten worden in de bedrijfsbegroting verantwoord onder ‘directe kosten’. Sleutel: In de basis wordt de restcategorie ‘directe overige kosten’ niet versleuteld maar wordt – op basis van het gebruik – direct toegerekend aan het product per opdrachtgever (afnemers). Indien vanwege schaalvoordeel er sprake is van collectieve kosten worden de kosten met de beste passende verdeelsleutel toegerekend. Een voorbeeld hiervan zijn de ICTkosten van de on-line afvalkalender. Basis: De kosten betreffen de totaal begrote kosten voor het betreffende uitvoeringsjaar.

2.2.4

Huisvesting Onder ‘huisvesting’ vallen alle kosten die betrekking hebben op de huisvesting, zoals kapitaallasten gebouw, installaties en inboedel, verzekering en (lokale) belastingen, gas, elektriciteit en water en onderhoud en schoonmaakkosten. Deze kosten worden door Suez bij Blink in rekening gebracht. Daar waar mogelijk zijn de huisvestingskosten direct toegerekend aan een product. De overige huisvestingskosten zijn niet eenduidig direct toe te rekenen aan producten (en de opdrachtgever), en zijn als opslag opgenomen in de algemene kosten.

Financieel fundament BLINK

19 augustus 2020

7/50

Direct toe te rekenen huisvesting Onder ‘directe huisvesting’ valt een deel direct aan producten door te belasten huisvesting en bijbehorende kosten. Sleutel: Deze middelen en kosten zijn niet versleuteld maar – op basis van het gebruik – direct toe te rekenen aan de producten. Het betreft huisvesting ten behoeve van:   

Milieustraat en KCA-depot Terrein (werk) voorraad containers of materiaal openbare ruimte Stalling gladheidbestrijdingsmateriaal en overige voertuigen die op basis van gebruik toe te rekenen zijn



Zoutloods

Basis: Voor deze middelen en kosten is sprake van één op één toerekening vanuit de bedrijfsbegroting of, indien er sprake is collectieve kosten die wel direct aanwijsbaar zijn, kosten naar rato van het gebruik of de beschikbaarheid ervan per betreffende opdrachtgever (afnemer). Een voorbeeld hiervan zijn de opslagkosten voor containers. Te verdelen huisvesting Een deel van de huisvesting is niet direct toe te rekenen aan de te leveren producten en kwalificeren als indirecte kosten (overhead). Bijvoorbeeld het gebruik van het hoofdkantoor. Hiervoor geldt de verdeelsleutel van indirecte kosten. 2.2.5

Verwerkingskosten De ’verwerkingskosten’ betreffen de kosten voor het ver- en bewerken en transporteren van het afval en grondstoffen en specifieke grote inkopen van zout. De verwerkingskosten zijn opgenomen in de bedrijfsbegroting en bevatten de volgende kostencomponenten:  Overslag (Suez) en transportkosten voor afval- en grondstoffen  Verwerkingslasten, overslag en transportkosten van grof afval en grondstoffen (Oud Papier en de B-stromen op de milieustraten)  Aankoop zoutvoorraad Sleutel: De verwerkingskosten zijn gerelateerd aan een uniform verwerkingstarief per afvalstroom en begrote hoeveelheden. De baten en lasten worden gescheiden per product per opdrachtgever (afnemers) begroot. De tarieven voor verwerking, overslag en transport zijn in de basis voor iedere deelnemer gelijk. Basis: De hoeveelheden betreffen de totaal begrote afvalhoeveelheden per afval en grondstoffen voor het betreffende uitvoeringsjaar.

2.3

Productgroepen en de producten Blink is overheidsgedomineerd bedrijf en kiest er daarom, ook om te voldoen aan de randvoorwaarden zoals doorde gemeenten gesteld, haar diensten en producten te categoriseren op basis van de BBV. daarmee ontstaat een 1:1 aansluiting tussen de gemeentelijke begrotingen en die van Blink. In de administratie van Blink worden daarom de drie productgroepen en de producten onderscheiden zoals beschreven in deze paragraaf. Als basis gelden de productbegrotingen beho-

Financieel fundament BLINK

19 augustus 2020

8/50

rende bij de Dienstverleningsovereenkomst (DVO) zoals deze worden uitgewerkt door de 3 gemeenten en Blink. 2.3.1

Productgroep: Afvalinzameling De producten hebben betrekking op de afvalinzameling en zijn onderscheiden naar de volgende hoofd- en subcategorieën: Inzamelen en verwerken afval en grondstoffen  Verwerken (transport) rest en GFT BBV 7.3 Afval  Verwerken PMD BBV 7.3 Afval  Huis aan huisinzameling BBV 7.3 Afval (restafval, GFT, PMD, incontinentiemateriaal)  Papierinzameling BBV 7.3 Afval  Glasinzameling BBV 7.3 Afval  KCA-inzameling BBV 7.3 Afval  Kledinginzameling BBV 7.3 Afval  Beheer milieustraat BBV 7.3 Afval Activiteiten: Per product zijn de specifieke activiteiten weergegeven. Per activiteit is sprake van een inzet van personeel en/of tractie en/of faciliteiten en overige directe middelen.

2.3.2

Productgroep: Reiniging De producten hebben betrekking op de straatreiniging en zijn onderscheiden naar de volgende categorieën: Reinigen  Handmatig vegen  Machinaal vegen groot  Machinaal vegen overig  Onkruidbestrijden  Handmatig kolkenreinigen

BBV 2.1 Verkeer en vervoer BBV 7.2 Riolering BBV 2.1 Verkeer en vervoer BBV 2.1 Verkeer en vervoer BBV 7.2 Riolering

Activiteiten: Per product zijn de specifieke activiteiten weergegeven. Per activiteit is sprake van een inzet van personeel en/of tractie en/of faciliteiten en overige directe middelen. 2.3.3

Overige producten Het betreft verschillende inzamel, reiniging en transporttaken zijnde: Overige producten  Verhelpen calamiteit  Containermanagement  Gladheidsbestrijding  Openbaar groen  Transport

BBV 2.1 Verkeer en vervoer BBV 7.3 Afval BBV 2.1 Verkeer en vervoer BBV 5.7 Openbaar groen en (openlucht) recreatie BBV 5.7 Openbaar groen en (openlucht) recreatie

3 Momenteel (2020) werkt Blink nog niet met ondertekende dienstverleningsovereenkomsten. Wel worden

de gemeente middels een eenvoudig productmatrix schriftelijk gevraagd mutaties in de dienstverlening voor het komende begrotingsjaar aan te geven. Het dienstenoverzicht vormt de basis voor de uren- en kostenbegroting van de Service Level Agreement SLA.

Financieel fundament BLINK

19 augustus 2020

9/50

Activiteiten: Per product zijn de specifieke activiteiten weergegeven. Per activiteit is sprake van een inzet van personeel en/of tractie en/of faciliteiten en overige directe middelen.

2.4

Kosten per opdrachtgever (omzet)

2.4.1

Productkosten Het kostenallocatiemodel leidt tot een overzicht van de kosten per product (en productgroep). Het kostenmodel hanteert daarbij gelijke uitgangspunten bij toerekening (zie de versleuteling van middelen), waardoor de onderbouwing van producten uniform en traceerbaar is. Het is hierbij van belang zich te realiseren dat de producten aan de deelnemende gemeenten weliswaar gelijkluidend zijn, maar dat de onderliggende activiteiten kunnen verschillen. Verschillen kunnen worden veroorzaakt door verschillen in de gevraagde kwaliteit, kenmerken van het verzorgingsgebied, et cetera. Het verschil in producten (en bijbehorende inzet van middelen) is de oorzaak voor verschillen in kostenniveau per eenheid product.

2.4.2

Directe kosten per gemeente In het kostenallocatiemodel van Blink geldt als uitgangspunt dat de uitgaven en de inkomsten waar mogelijk en zoveel als mogelijk ‘direct’ worden gemaakt en worden toegerekend aan de producten voor de betreffende opdrachtgever. Op deze wijze worden de totale kosten van de dienstverlening per gemeente inzichtelijk gemaakt.

Financieel fundament BLINK

19 augustus 2020

10/50

3

KOSTENALLOCATIEMODEL – INDIRECTE KOSTEN

3.1

Indirecte kosten De ‘indirecte kosten’ hebben betrekking op alle kosten in de indirecte sfeer. De categorie bestaat uit de volgende kostencomponenten in de bedrijfsbegroting:   

Indirect personeel voor aansturing (intern en extern), Huisvestingslasten voor kantoor Overige indirecte kosten (zoals autokosten, werving en opleiding), ICT en overige kantoorkosten (kantoorbenodigdheden, huisstijl, abonnementen, bankkosten, advies- en accountantskosten etc.) 4

Een aantal van deze overhead of PIOFACH -taken wordt geleverd door de Suez organisatie. De daarmee gemoeide kosten vallen onder de ‘indirecte’ of ‘algemene’ kosten van Blink. In het kostenallocatiemodel van Blink geldt als uitgangspunt dat indirecte kosten waar mogelijk en zoveel als mogelijk ‘direct’ worden gemaakt en worden toegerekend aan de producten voor de betreffende opdrachtgever. Dit is in lijn met de BBV bepalingen; ‘alle bedrijfskosten die direct verbonden zijn aan activiteiCategorie B'20 € 882.520 ten/taken/producten die gericht zijn op de exter- Leiding Personeelsadvies en organisatie € 103.638 ne klant, in betreffende taakvelden moeten worICT-beheer € 187.000 den geregistreerd.’ Als het dus mogelijk is om Financien € 299.468 kosten direct te maken, dient dat te gebeuren. Huisvesting/Facilitair € 185.199 Bedrijfs-/productiebureau

€

279.160

De kosten waar dit niet of zeer beperkt mogelijk Bedrijfscommunicatie € 79.920 is zijn ‘indirecte kosten’ ook wel ‘overhead’ geKlantenservice € 8.892 Wagenparkbeheer (beheer en administratie) € 8.892 noemd. Het gaat om ‘alle kosten die samenhan€ gen met de sturing en ondersteuning van de Totaal € 2.034.688 medewerkers in het primaire proces.' Bij verschillende kostentypen is hier discussie over mogelijk, zo zijn bijvoorbeeld opzichters bezig met algemene taken maar ook met duidelijk aan een product gerelateerde taken. Daarom is een vastgestelde wijze van administreren en toerekening van belang. 5

In de begrotingswijziging van 2020 is € 2,0 miljoen aan indirecte kosten opgenomen, de di6 recte kosten bedragen € 15,1 miljoen. De kosten worden periodiek getoetst aan de werkelijke (algemene) kosten (als vast onderdeel van de jaarlijkse P&C cyclus) en indien nodig worden zij daaraan aangepast. Relatie tot Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) Conform het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) richtlijnen volgen om een inzichtelijke en onderling vergelijkbare manier van ‘overhead’ toerekening te gebruiken in hun begrotingen.

4

PIOFACH: Personeel, Informatievoorziening, Organisatie, Financiën, Automatisering, Communicatie en Huisvesting

5

Exclusief fee Suez, De fee voor de dienstverlening Suez wordt niet behandeld in deze notitie, deze kosten hebben een eigen toerekeningssystematiek. 6 Exclusief projecten

Financieel fundament BLINK

19 augustus 2020

11/50

De BBV is volgens Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) ook van toepassing op gemeenschappelijke regelingen. Art 33 van de Wgr verwijst naar de Gemeentewet (van voor 2002) en verklaart deze in de ruimste zin van toepassing op een gemeenschappelijke regeling. Dat betekent ook dat de aanvullende regels die door de minister zijn gesteld (BBV) op de gemeentewet van toepassing zijn op de gemeenschappelijke regelingen. Gemeenschappelijke Regeling Blink splitst daarom de indirecte kosten, de projectkosten en de verschillende (directe) diensten en producten. Vergelijkbaar met het centraal begroten van de overhead en de op het primaire proces gebaseerde programmabegrotingen. Voor het bepalen van tarieven geldt dat de toerekening van overhead transparant en consistent moet zijn. De methodiek voor overheadtoerekening is niet door de wetgever voorgeschreven maar dient wel in een financiële verordening te worden vastgesteld. Voor de gemeenten is het van belang dat de kosten van Blink per taakveld worden opgegeven. De BBV stelt immer: De bijdrage die Gemeenschappelijke Regeling in rekening brengen worden verantwoord op het taakveld/de taakvelden waar de verbonden partij werkzaam voor zijn.

3.2

Methode indirecte kosten (t/m 2020) Methode: De indirecte kosten worden als ‘opslag’ voor de producten doorgerekend aan de gemeenten. Daarvoor worden de indirecte personeelskosten op dit moment verdeeld over 7 functiegroepen die expertmatig toegerekend worden naar de meer dan 100 (directe) pro7 ducten op basis van een inschatting van (historische) managementaandacht. De resterende indirecte kosten worden op basis van vaste percentages per product doorberekend. Het betreft hierdoor ( (7+1) * 105 ) 840 ‘variabelen’. Dit is zeer specifiek en komt de transparantie niet ten goede. Daarnaast heeft dit systeem aantoonbaar geleid tot onjuiste en onredelijke toekenning van indirecte kosten aan diensten en producten. Het is aanleiding om een nieuwe beter geschikte kostentoedeling voor de indirecte kosten te verkennen. Sleutelvariabelen: De expertmatig vastgestelde percentages per dienst Methode vaststellen variabelen: Bij grote wijziging herziening door expert en vaststelling door bestuur Blink. Duidelijke nadelen Naast de veelheid van variabelen en de specifieke kennis van de interne organisatie zorgt de huidige verdeling van de indirecte kosten op onderdelen voor een onwenselijk geachte verhouding ten opzichte van realistische kosten. Dit omdat de toerekening van de indirecte kosten per product per gemeente worden bepaald.

Hierdoor ontstaan bij kleine producten onrealistische verhouding tussen directe en indirecte kosten. Ook biedt de huidige methode van toerekening weinig handvatten bij gebieds- of taakuitbreiding van Blink. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen indirecte kosten die zeer sterk afhankelijk zijn van de omvang en het takenpakket van de organisatie –zoals indirecte perso-

7 Zo zijn bijvoorbeeld in de begroting 2018 de kosten voor de ‘logistiek planner’ voor 1% toegerekend aan ‘restafval Gemert-Bakel’ en 2,5% aan ‘papierinzameling Helmond’.

Financieel fundament BLINK

19 augustus 2020

12/50

neels- en opleidingskosten- en indirecte kosten hier minder direct mee samenhangen (directeur, ICT systemen).

3.3

Nieuwe methode: Gewogen omzet-methode Een methode die beter passend is voor het taakveld van BLINK is de ‘gewogen omzetmethode’ (vast percentage op eigen werkzaamheden, inkoop en verwerking). Het MT van Blink (Directie / staf / Coördinator / Hoofdbedrijfsbureau) zijn naast de aansturing van de operationele organisatie tevens ook bezig met strategische doeleinden op het gebied van Inkoop, Automatisering, Optimalisatie. Het werkgebied is meer en meer op beleidsniveau dan op operationeel niveau. De Opzichters en Planning zijn in hun dagelijkse werkzaamheden bezig met de aansturing van chauffeurs, beladers en reinigingsmensen. Het bedrijfsbureau waarin we Bedrijfs- en financiële administratie kunnen onderscheiden zijn ondersteunend aan de operationele uitvoering. De indirecte kosten zijn dus onder te verdelen in drie categorieën: ondersteuning van het primair proces, aansturing voor ingehuurde diensten en contractmanagement rondom verwerking. De gewogen omzet methode maakt dit onderscheid. Deze methode is door de werkgroep beoordeeld als eerlijk, toekomstbestendig en eenvoudig. Methode: De indirecte kosten worden op basis van drie ‘opslagen’ per kostencomponent, per product doorgerekend aan de gemeenten. Er zijn drie verschillende opslagen: a. eigen productie; b. overige directe kosten en werken door derden en c.

verwerking, De directe kosten worden, conform de huidige begroting, verdeeld in eigen productie bestaande uit eigen uitvoeringskosten door eigen personeel, uitzendkrachten, inhuur Suez en SW-medewerker en de materieelkosten. Dit is de eerste categorie (a). De tweede categorie (b) betreft de overige directe kosten, zoals onderhoud containers en milieustraat en uitbesteed (inzamel)werk door derden. De derde categorie (c) betreft de verwerkingsbaten en – lasten, de overlaadkosten en de transportkosten. Voor de laatste twee categorieën wordt een vast percentage vastgesteld dat qua dekking in verhouding staat tot de gepleegde indirecte werkzaamheden. Opslagpercentages De inzet van het MT voor het regie voeren op overige directe kosten (cat. b) wordt geraamd op ca € 299.000,- per jaar, een bedrag van € 187.000,- wordt geraamd voor de inzet voor beleid en regie op de verwerkingscontracten (cat. c). De opslag op deze kosten moet dus voldoende zijn om dit te dekken. De onderbouwing van deze bedragen vindt u in bijlage 2. De indirecte kosten (categorie a.) zijn de kosten die niet aan categorie b of c worden toegerekend. Deze indirecte kosten, ruim € 1 miljoen kunnen dus worden ‘toegerekend’ aan het aansturen van eigen personeel en materieel. Dit zijn de kosten voor: • • • • •

Bedrijfsvoering van organisatie Blink op strategisch, tactisch en operationeel niveau Operationele aansturing van de Uitvoering (Personeel / Materieel) Operationele ondersteuning van de Uitvoering (Personeel / Materieel) Inrichting van de toekomstbestendigheid Blink Ontwikkeling van de bedrijfsvoering van Blink op gebied van communicatie, AVG, Digitalisering, Juridische zaken

Financieel fundament BLINK

19 augustus 2020

13/50

• Kosten voor primaire en secundaire processen

Op basis van deze bedragen zijn drie percentages bepaald A. Eigen productie B. Overige directe kosten C. Verwerking en transport

20,3% 14,0% 3,5%

Rekenvoorbeeld De opslagpercentages voor categorie b. en c. zijn in onderstaand rekenvoorbeeld 14% voor ‘overige kosten’ en 3,5% voor ‘verwerking en transport’. Beide percentages zijn naar boven afgerond. De resterende dekking (€ 1.549.000 = indirecte kosten minus de reeds gedekte kosten middels categorieën ‘kosten derden’ en ‘verwerking’) wordt gerelateerd aan de ‘eigen productie’ en uitgedrukt in een percentage. Op de directe personeels- en materieelskosten komt op basis van onderstaande berekening een opslag van 20,3% voor de dekking van de algemene kosten. bedragen * € 1.000,-

totale indirecte kosten (excl fee):

€ 2.035

A. Eigen productie (E.P) Directe personeelskosten Directe materieelkosten

Directe kosten € 7.578 € 4.864 € 2.714

Vast % dekking / E.P.

Dekking € 1.549

opslag % voor dekking indirect 20,3%

B. Overige directe kosten Kosten derden

€ 2.180 € 2.180

14,0%

€ 299

14,0%

C. Verwerking en transport

€ 5.411

3,5%

€ 187

3,5%

Totaal

€ 15.169

€ 2.035

Bron: begrotingswijziging Blink 2020

Sleutelvariabelen: Omzet (directe kosten), percentages voor kostentype B en C. Methode vaststellen variabelen: De directe omzet is eenvoudig vast te stellen, wel moet expliciet worden vastgelegd welke bron jaarlijks wordt gebruikt. De percentages moeten door het bestuur worden vastgesteld op basis van een onderbouwing van de geraamde inzet met betrekking tot overige directe kosten en contractmanagement (kosten B en C) door Blink. Deze percentages moeten jaarlijks bij de begroting bepaald worden aan de hand van het rekenmodel (bijlage 2). Deze methode staat niet in de huidige Financiële Verordening (2006) beschreven. Onder andere daarom en als gevolg van andere keuzes die in dit nieuwe financiële fundament worden gemaakt, is actualisatie daarvan nodig.

Financieel fundament BLINK

19 augustus 2020

14/50

3.4

Financiële effecten nieuwe toerekening Door deze nieuwe toerekenmethode verandert niet het totaalbedrag aan indirecte kosten, wel verandert de toerekening naar diensten en dus naar gemeenten. De basis is de drie type ‘directe kosten’ voor de verschillende gemeenten. Uiteengezet in onderstaande tabel: Begroting directe kosten conform Begrotingswijziging Blink 2020 Directe kosten (E.P) Versie 2 Personeel Materieel Asten € 172.000 € 152.000 Deurne € 364.000 € 158.000 Gemert-Bakel € 563.000 € 324.000 Heeze-Leende € 174.000 € 97.000 Helmond € 2.443.000 € 1.234.000 Laarbeek € 366.000 € 200.000 Nuenen € 456.000 € 299.000 Someren € 326.000 € 250.000 Totale directe kosten € 4.864.000 € 2.714.000

€ € € € € € € € €

Subtotaal 324.000 522.000 887.000 271.000 3.677.000 566.000 755.000 576.000 7.578.000

Directe kosten (Overige) € 89.000 € 148.000 € 241.000 € 144.000 € 784.000 € 272.000 € 329.000 € 173.000 € 2.180.000

Verwerking & Transport € 110.000 € 415.000 € 846.000 € 110.000 € 2.109.000 € 596.000 € 503.000 € 722.000 € 5.411.000

Totaal € € € € € € € € €

523.000 1.085.000 1.974.000 525.000 6.570.000 1.434.000 1.587.000 1.471.000 15.169.000

Bron: begrotingswijziging Blink 2020

Met behulp van de gewogen omzet methode en de drie opslagpercentages (20,3%, 14,0% en 3,5%) komt hier de volgende toerekening van indirecte kosten per gemeenten uit. Overhead per gemeente Versie 2

Asten Deurne Gemert-Bakel Heeze-Leende Helmond Laarbeek Nuenen Someren Totale overhead

Directe kosten (E.P) € 65.848 € 106.088 € 180.268 € 55.076 € 747.289 € 115.030 € 153.441 € 117.062 € 1.540.103

Directe kosten (Overige) € 12.460 € 20.720 € 33.740 € 20.160 € 109.760 € 38.080 € 46.060 € 24.220 € 305.200

Verwerking & Transport € 3.850 € 14.525 € 29.610 € 3.850 € 73.815 € 20.860 € 17.605 € 25.270 € 189.385

Totaal € € € € € € € € €

82.158 141.333 243.618 79.086 930.864 173.970 217.106 166.552 2.034.688

Voor gemeenten is het onderscheid in kosten in Afval, BOR en overige taken van belang. In onderstaande tabel zijn de verschillen ten opzichte van de huidige methode opgenomen. Door de nieuwe methode worden er meer indirecte kosten aan BOR-activiteiten toegerekend en minder aan afval-activiteiten. De effecten per gemeente zijn opgenomen in bijlage 3 bij dit document. Verschillen indirecte kosten t.o.v. oude allocatiemethode Gemert- HeezeAsten Deurne Bakel Leende Helmond Laarbeek Nuenen Someren Totaal Afval € -86 € -48 € 28 € -59 € 98 € -23 € -46 € -60 € -197 BOR-activiteiten € 13 € - € 18 € - € 138 € 1 € 37 € 22 € 229 Overigen € -2 € 0 € -5 € -10 € -9 € -5 € 8 € -8 € -32 Totaal € -75 € -48 € 41 € -69 € 227 € -27 € -2 € -47 € 0 -/- negatief wil zeggen minder indirecte kosten obv nieuwe methodiek

De totale huidige allocatie van indirecte kosten aan BOR taken is volgens de huidige methode Blink-breed 317.000. Met de nieuwe methode komt dit uit op 545.000. Het management geeft aan dat dat dit hogere bedrag een reëler beeld geeft van de inspanningen van de indirecte organisatie. Zeker ook gezien het feit dat deze dienst nog steeds in veel disciplines (planning / opzichter / bedrijfsbureau / management) arbeidsintensief is en de gegevensverwerking niet in die mate is geautomatiseerd als binnen het domein Afvalbeheer (SAP).

Financieel fundament BLINK

19 augustus 2020

15/50

Voor de gemeente Helmond en Gemert-Bakel betekent de nieuwe methode een hogere toerekening ten opzichte van de huidige methode. Dit wordt veroorzaakt door de zwaardere toerekening op BOR activiteiten en mogelijk een te lage handmatige inschatting van toerekening in het oude model in relatie tot de dienstverlening in die gemeenten.

3.5

Implementatieroute kostenallocatiemodel indirecte kosten Deze paragraaf beschrijft de twee scenario’s. Na bestuurlijke keuze zal het gekozen scenario worden vastgelegd in dit document.

3.5.1

Twee scenario’s Als gevolg van de nieuwe wijze waarop de indirecte kosten worden gealloceerd, is sprake van een financieel verschil per gemeente ten opzichte van de huidige kostenallocatie methodiek. Per gemeente kan sprake zijn van een kostenverhoging of een kostenverlaging. Omdat dit uitsluitend het gevolg is van een andere wijze van alloceren, is het kosteneffect per saldo (over alle gemeenten) nihil. Tabel 1 toont een herallocatie van totaal € 268.000,-. Voor de implementatie van het nieuwe kostenallocatiemodel zijn twee scenario’s uitgewerkt. Met de implementatie wordt beoogd dat met name negatieve kostenverschillen zo goed als mogelijk door de betreffende gemeenten kunnen worden opgevangen. In het eerste scenario wordt de implementatie in één jaar geeffectueerd. In het tweede scenario worden de kostenconsequenties geleidelijk in 4 stappen doorgevoerd. Een ‘zachte landing’ zogezegd. In het vervolg van deze notitie worden beide scenario’s nader toegelicht en uitgewerkt. Scenario 1: directe overgang per 1 januari van het betreffend kalenderjaar In dit eerste scenario wordt het gewijzigde kostenallocatiemodel voor indirecte kosten in 1 keer ingevoerd en van toepassing voor het betreffende kalenderjaar. In dit scenario draagt elke gemeenten vanaf jaar 1 de eigen (aan diensten toegerekende) indirecte kosten. Tabel 1 toont de kostenconsequenties per gemeente.

Bij een negatief bedrag is sprake van kostenverlaging. Dit geldt voor zes gemeenten. Bij twee is sprake van een kostenverhoging ten opzichte van de huidige allocatiemethodiek. Tabel 1. Kostenverschil nieuwe allocatiemethodiek Verschillen indirecte kosten t.o.v. huidige allocatiemethode Heeze€ Asten Deurne Leende Laarbeek Afval € -86.000 € -48.000 € -59.000 € -23.000 BOR-activiteiten € 13.000 € € € 1.000 Overigen € -2.000 € € -10.000 € -5.000 Totaal € -75.000 € -48.000 € -69.000 € -27.000 -/- negatief wil zeggen minder indirecte kosten obv nieuwe methodiek

Nuenen € -46.000 € 37.000 € 8.000 € -1.000

Someren € -60.000 € € 22.000 € € -8.000 € € -46.000

GemertBakel Helmond € 28.000 € 98.000 € 18.000 € 138.000 € -5.000 € -9.000 € 41.000 € 227.000

-€ 268.000

€ 268.000

Vanaf het jaar van implementatie worden de indirecte kosten conform de nieuwe methodiek gealloceerd. Er is dus sprake van een structurele wijziging. In de cijferopstelling is tevens aangegeven op welk ‘product’ de kostenwijziging betrekking heeft: afval, bor of overig. Dit is van belang omdat de dekkingsbron (o.a. Afvalstoffenheffing) van de genoemde productcategorieën verschilt.

Financieel fundament BLINK

19 augustus 2020

16/50

Financieel fundament BLINK

19 augustus 2020

17/50

Scenario 2: gefaseerde overgang in 3 stappen In dit tweede scenario wordt het kostenverschil ten opzichte van de huidige allocatiemethode in 3 stappen geleidelijk bij de gemeenten in rekening gebracht. Vergelijkbaar met scenario 1 worden de indirecte kosten vanaf het eerste jaar conform de nieuwe methodiek gealloceerd. Dit betekent dat in de (jaar)begrotingen die Blink opstelt, voor elke gemeente de indirecte kosten conform de nieuwe methodiek zijn gealloceerd. Echter in scenario 2 worden de gemeenten met een negatief kosteneffect (Helmond en Gemert-Bakel) gedurende drie opeenvolgende jaren gedeeltelijk gecompenseerd. Dit compensatiebedrag wordt gefinancierd door de gemeenten met een positief kosteneffect.

Verschillen indirecte kosten t.o.v. huidige allocatiemethode HeezeGemertEr wordt gekozen voor een eenvoudige aanpak, waarbij het compensatieschema eenmalig € Asten Deurne Leende Laarbeek Nuenen Someren Bakel Helmond wordt de daaropvolgende jaren€wordt het eerste bieden€ 98.000 Afval vastgesteld en€ in -86.000 € -48.000 € -59.000 -23.000toegepast. € -46.000 In € -60.000 € - jaar € 28.000 BOR-activiteiten € € € 1.000 € 37.000 € 22.000 € € 18.000 € 138.000 de 6 gemeenten aan€de13.000 linkerzijde een totale compensatie van € 201.000,- (dit is dus 75% van Overigen € -2.000 € € -10.000 € -5.000 € 8.000 € -8.000 € € -5.000 € -9.000 268.000,-). jaarlijks afgebouwd met€ 25%. jaar 4 is dus€ geen TotaalDe compensatie € -75.000 wordt € -48.000 € -69.000 € -27.000 -1.000Vanaf € -46.000 41.000 € 227.000 -/- negatief wil zeggen minder indirecte kosten obv nieuwe methodiek

sprake van compensatie.

-€ 268.000

Tabel 2. Compensatietabel scenario 2: gefaseerde overgang in 4 stappen Optie 2. Gefaseerde implementatie in 3 jaren Jaar 1 75% Afval BOR-activiteiten Overigen Totaal

75%

50%

25%

HeezeAsten Deurne Leende Laarbeek Nuenen Someren € 64.500 € 36.000 € 44.250 € 17.250 € 34.500 € 45.000 € -9.750 € € € -750 € -27.750 € -16.500 € 1.500 € € 7.500 € 3.750 € -6.000 € 6.000 € 56.250 € 36.000 € 51.750 € 20.250 € 750 € 34.500

€ 201.000 Jaar 2 50% Afval BOR-activiteiten Overigen Totaal

Afval BOR-activiteiten Overigen Totaal

GemertBakel € -21.000 € -13.500 € 3.750 € -30.750

Helmond € -73.500 € -103.500 € 6.750 € -170.250

-€ 201.000

HeezeAsten Deurne Leende Laarbeek Nuenen Someren € 43.000 € 24.000 € 29.500 € 11.500 € 23.000 € 30.000 € -6.500 € € € -500 € -18.500 € -11.000 € 1.000 € € 5.000 € 2.500 € -4.000 € 4.000 € 37.500 € 24.000 € 34.500 € 13.500 € 500 € 23.000

€ 134.000 Jaar 3 25%

€ 268.000

GemertBakel € -14.000 € -9.000 € 2.500 € -20.500

Helmond € -49.000 € -69.000 € 4.500 € -113.500

-€ 134.000

HeezeAsten Deurne Leende Laarbeek Nuenen Someren € 21.500 € 12.000 € 14.750 € 5.750 € 11.500 € 15.000 € -3.250 € € € -250 € -9.250 € -5.500 € 500 € € 2.500 € 1.250 € -2.000 € 2.000 € 18.750 € 12.000 € 17.250 € 6.750 € 250 € 11.500

€ 67.000

GemertBakel € -7.000 € -4.500 € 1.250 € -10.250

Helmond € -24.500 € -34.500 € 2.250 € -56.750

-€ 67.000 bijdrage aan...

De te compenseren bedragen worden door Blink opgenomen in de (jaar) begroting per gemeente. Hierbij wordt een detail overzicht bijgeleverd op het niveau van onderliggende producten, ten behoeve van een boekhoudkundig correcte verwerking. 3.5.2

Ambtelijk advies De twee implementatieroutes zijn inmiddels getoetst aan de BBV door enkele financieel adviseurs van de gemeenten. Daarbij is geconcludeerd dat beide routes geen problemen lijken te

Financieel fundament BLINK

19 augustus 2020

18/50

geven met betrekking tot de richtlijnen van het BBV. De scenariokeuze is een bestuurlijke keuze. Uit de bespreking van deze routes met de financieel adviseurs komende volgende invalshoeken:  



De uitwerking van de routes is duidelijk en worden praktisch en technisch uitvoerbaar geacht. Route 1 wordt als best praktisch uitvoerbare beoordeeld. Dit is administratief het minst complex. Route 2 is ook uitvoerbaar, maar vergt een langere periode van afwikkeling gedurende 3 jaar. Men heeft begrip voor het eventueel toepassen van route 2 vanuit de principes van solidariteit. De gemeenten die met een kostenverhoging (ten opzichte van de vigerende methodiek) te maken krijgen kunnen de financiële effecten beter opvangen. Echter dit is een bestuurlijke afweging, en is daarmee aan de bestuurders om te besluiten.

Men realiseert zich dat een unaniem besluit van het bestuur benodigd is voor het gaan toepassen van het verbeterde kostenallocatiemodel en de te kiezen route voor implementatie. Zoals afgesproken in het Algemeen Bestuur worden besluiten over het financieel fundament voorgelegd als totaalpakket voor de versterking van het financieel fundament.

Financieel fundament BLINK

19 augustus 2020

19/50

4

TARIEVENBELEID De tariefstructuur ‘vertaalt’ de kostenstructuur naar de tarieven die door de afnemende gemeenten betaald moeten worden voor de afgenomen producten. Binnen Blink zijn de tarieven welke in rekening worden gebracht bij de deelnemende gemeenten een weerspiegeling van de werkelijke kosten voor het leveren van de diensten. Drie principes staan centraal in het tarievenbeleid:   

De tarieven zijn gebaseerd op de werkelijke directe en indirecte kosten zoals toegerekend via het kostenallocatiemodel Er is een jaarlijkse verrekening van het voorschot met de gecalculeerde ‘daadwerkelijke’ tarieven. Blink kent geen eigen vermogen.

Onderstaand overzicht beschrijft schematisch het bekostigingsmodel van Blink. Dit is uitgewerkt in een separaat hoofdstuk van het financieel fundament.

Geen eigen vermogen Blink De GR Blink beschikt niet over een weerstandsvermogen/eigen vermogen om financiële tegenvallers op te vangen. Op basis van de financiële afrekening (jaar t+1) wordt bepaald of gemeenten extra moeten betalen of een deel van hun voorschot terugkrijgen. Dit verschil komt niet ten bate of laste van het eigen vermogen van Blink. Statutair is bepaald dat risico’s opgevangen worden door de deelnemende gemeenten in de jaarlijkse reguliere exploitatie en niet door de GR Blink zelf. Genormeerde tarieven over een kalenderjaar. De productbegroting gaat uit van een uurtarief op basis van voorcalculatie. Afrekening gebeurt op basis van daadwerkelijke inzet: per jaar worden de interne kosten per kostendrager bepaald. Dit zijn de zogenaamde ‘werkelijke tarieven’. Dit komt tot uiting in de uurtarieven die voor de diensten worden geleverd. Voorheen werden de ‘werkelijke uurtarieven’ maandelijks bepaald. Dit had schommelingen tot gevolg. Een uur ‘vegen’ kon in januari duurder zijn dan in maart vanwege een hoog ziekte-

Financieel fundament BLINK

19 augustus 2020

20/50

verzuim(hogere inhuur) of stilvallend materieel (wel doorlopende kapitaalslasten). Deze dynamiek is er nog steeds, maar dan op een jaarbasis. Uurtarieven zijn niet op langere termijn (meerjarig) genormeerd, elk jaar wordt het verschil van de voorcalculatie en de werkelijke tarieven met de gemeente afgerekend. Het toepassen van meerjarig genormeerde tarieven is nu nog niet mogelijk omdat Blink niet over een eigen vermogen beschikt, maar kan in de toekomst uiteraard worden onderzocht vanuit het oogpunt van meerjarige tariefs-stabiliteit.

Financieel fundament BLINK

19 augustus 2020

21/50

5

RISICOMANAGEMENT

5.1

Theoretisch kader risicomanagement

5.1.1

Inleiding Blink onderkent de toegevoegde waarde van het systematisch managen van haar risico’s, zowel voor haar eigen bedrijfsvoering als voor haar participerende gemeenten. In het BBV is opgenomen dat de begroting en de jaarrekening een verplichte paragraaf “Risicobeheersing en weerstandsvermogen” moeten bevatten. Hierin worden de grootste risico’s weergegeven (risicoscore van € 200.000 of hoger). Om de aandacht voor risico’s gedurende het jaar te behouden zal tevens in de kwartaalrapportages een risicoparagraaf worden opgenomen. In de rapportages wordt minimaal beschreven:    

Risico-omschrijving/-toelichting Kansklasse Gevolgklasse en risicoscore (€, bij structureel risico te vermenigvuldigen met factor 2,5) Status van risico-ontwikkeling en verbeteracties

De in Blink participerende gemeenten zullen de door Blink gerapporteerde risico’s beoordelen en bepalen of zij de risico’s meenemen in hun risicosimulatie / berekening van de gemeentelijk benodigde weerstandscapaciteit. In dit eerste hoofdstuk wordt de opzet van het risicomanagement binnen Blink vormgegeven. In hoofdstuk 2 is vervolgens vanuit deze opzet beschreven hoe het MT van Blink in april 2020 invulling heeft gegeven aan de verschillende stappen in het risicomanagement. De begrippen “risico” en “risicomanagement” Onder een risico verstaan we “de kans op een gebeurtenis met een effect op het behalen van je doelstellingen”. Risicomanagement is “het continu en systematisch doorlopen van de organisatie op risico’s, met als doel de gevolgen van risico’s te verminderen en de kans erop te verkleinen. Hierbij dient een balans gevonden te worden tussen risico’s nemen en risico’s beheersen.” Doelstellingen van risicomanagement De financiële positie van Blink en haar participerende gemeenten bestaat uit de exploitatie en de afval- en algemene reserves van de gemeenten. Het niet geoormerkte vermogen (= weerstandsvermogen; binnen Blink € 0) is van belang om te bepalen of de gemeenten financieel gezond zijn; dit is mede afhankelijk van het risicoprofiel van Blink.

Voor Blink en/of haar participerende gemeenten zijn er meerdere doelstellingen met betrekking tot het risicomanagement binnen Blink: 

Inzicht krijgen in de risico’s;

  

Risico’s optimaal beheersen; Het stellen van prioriteiten; Onderbouwen van beslissingen;

Financieel fundament BLINK

19 augustus 2020

22/50

    

Verbeteren van dienstverlening; Herkennen en benutten van kansen; Stimuleren professionaliteit van de medewerkers; Beschermen vermogenspositie gemeenten; Voldoen aan wet- en regelgeving (zoals de verplichting tot een inventarisatie van risico’s vanuit de BBV).

De risicomanagementcyclus De stappen binnen het risicomanagement kunnen in de vorm van een cyclus worden weergegeven. Het is een proces met een roulerend karakter. In het proces worden de volgende stappen onderscheiden:

5.1.2

Risico-identificatie Het doel van risico-identificatie is om inzichtelijk te maken welke risico’s Blink loopt. Het is een utopie te veronderstellen dat 100% van de risico’s in beeld kunnen worden gebracht, maar een goede identificatiestructuur helpt bij het verkrijgen van een zo volledig mogelijk risicoprofiel: 1.

Maak onderscheid tussen oorzaak, gebeurtenis en gevolg Oorzaak Door het categoriseren van de oorzaken is het mogelijk om de risico’s met dezelfde oorzaak gezamenlijk te beheersen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:  Organisatorisch A. Bedrijfsprocessen B. Menselijk handelen / gedrag C. Organisatiestructuur den, D. Informatie

Financieel fundament BLINK

(AO/IC verouderd, onjuist, onvolledig, onbekend) (onvoldoende interne gedragsregels en handhaving hierop) (onduidelijke taken, verantwoordelijkhebevoegdheden) (niet tijdig, onjuist, onvolledig, onbekend)

19 augustus 2020

23/50

E. Human resource

(uitstroom, kennis, ziekte, slecht aannamebeleid, onvoldoende gekwalificeerd personeel) (besluitvorming in strijd met wet- en reonbehoorlijk bestuur, onbevoegde besluitvorming)

F. (Politiek) bestuurlijk gelgeving,  Omgeving G. (Politiek) maatschappelijk

(nieuwe wetgeving, maatschappelijke ontwikkelingen) (mogelijke aansprakelijkheidstellingen) (beschadiging, verlies) (ontwikkeling van de economie, werkloosheid, rentestanden e.d.) (verontreinigingen, verwachte rol t.a.v. duurzaamheid / circulariteit / VANG

H. Juridisch / wettelijk I. Product / dienst / materieel J. Economie / markt K. Milieu / natuur Gevolg De meest gangbare gevolgcategorieën zijn:

2.

5.1.3



Financieel (aantasting vermogenspositie)



Imago (aantasting van het vertrouwen in de organisatie en de bestuurders)

Omschrijf risico’s zo specifiek en concreet mogelijk door oorzak(en), gebeurtenis en gevolg(en) te benoemen.

Risicoanalyse en -beoordeling Om risico’s te rangschikken van groot naar klein (de risicoscore) worden zowel de kans als het gevolg gecategoriseerd. Risico = kans x gevolg Deze categorisering kan meestal niet eenvoudig feitelijk bepaald worden. Om de subjectiviteit van de inschatting van een risico ter beperken is afstemming binnen de organisatie en het onderbouwen van de inschattingen belangrijk. Medewerkers komen met logisch redeneren echter al een eind bij het inschatten van zowel kans als gevolg. Onderstaande categorieindelingen gelden als hulpmiddel en zullen niet in alle gevallen exact aansluiten op de werkelijkheid. Kans Voor de beoordeling van de kans kunnen 5 klassen met de volgende referentiebeelden worden gebruikt: Klasse

Omschrijving

Kans op optreden

1

Zeer klein

10%

of

Max. 1x per 10 jaar

2

Klein

30%

of

1x per 5-10 jaar

3

Midden

50%

of

1x per 2-5 jaar

4

Groot

70%

of

1x per 1-2 jaar

5

Zeer groot

90%

of

Min. 1x per jaar

Financieel fundament BLINK

Frequentie van optreden

19 augustus 2020

24/50

Gevolg Financiële gevolgen kunnen tot uitdrukking worden gebracht in euro’s; voor gevolgen voor het bedrijfsimago geldt dit niet. 8

De bandbreedten in de financiële klassen zijn gebaseerd op de begroting . Klasse

Financieel gevolg

1

Imago gevolg

referentiebeeld

X

≤ € 10.000

of

Zeer klein

; Individueel

2

€ 10.000 <

X

≤ € 40.000

of

Klein

; Persoonlijke kring

3

€ 40.000 <

X

≤ € 100.000

of

Midden

; Plaatselijke pers

4

€ 100.000 <

X

≤ € 200.000

of

Groot

; Regionale pers

5

€ 200.000 <

X

of

Zeer groot

; Landelijke pers

Financieel gevolg van structurele risico’s Een structureel risico doet zich eenmalig voor, maar heeft een meermalig effect op de organisatie: niet alleen als het risico zich voordoet, maar ook in de jaren erna heeft de organisatie last van het gevolg. Om structurele risico’s vergelijkbaar te maken met incidentele risico’s dient het financieel gevolg met factor 2,5 te worden vermenigvuldigd. (Verondersteld wordt dat na 2,5 jaar het effect van het risico in de begroting is opgenomen.) Risicokaart De risicokaart geeft inzicht in de risicoscores en de spreiding van de risico’s naar kans en gevolg.   

Een risico in het groene gebied vormt geen direct gevaar voor de continuïteit van de organisatie; Een risico in het oranje gebied vraagt om aandacht; Een risico in het rode gebied vereist directe aandacht om te voorkomen dat de continuïteit van de organisatie wordt bedreigd.

Financieel

Imago gevolg

X > € 200.000

Gemiddeld

Hoog

Hoog

Urgent

Urgent

5. Zeer groot

€ 100.000 < X ≤ € 200.000

Laag

Gemiddeld

Hoog

Hoog

Urgent

4. Groot

€ 400.000 < X ≤ € 100.000

Laag

Gemiddeld

Gemiddeld

Hoog

Hoog

3. Midden

€ 10.000 < X ≤ € 40.000

Minimaal

Laag

Gemiddeld

Gemiddeld

Hoog

2. Klein

X ≤ € 10.000

Minimaal

Minimaal

Laag

Laag

Gemiddeld

10%

30%

50%

70%

90%

Kans

8 Klasse 1: ≤0,05% van het begrotingsbedrag; klasse 2: ≤ 0,2%; klasse 3: ≤ 0,5%; klasse 4: ≤ 1,0%; klasse 5: >1%

Financieel fundament BLINK

19 augustus 2020

25/50

1. Zeer klein

In voorjaar 2020 heeft het MT van Blink op bovenstaande wijze de risico’s voor haar organisatie geïnventariseerd, geanalyseerd en beoordeeld. Zie voor de resultaten hiervan paragraaf 5.2.1. 5.1.4

Risicobeheersing: bepaling en implementatie van maatregelen, evaluatie Niet alle risico’s uit het risicoprofiel van een organisatie hoeven beheerst te worden. Ook is het niet mogelijk om alle risico’s die wél beheerst dienen te worden tegelijkertijd aan te pakken. Daarom dient bij het bepalen van de beheersmaatregelen rekening te worden gehouden met: 



De risicobereidheid (“risk appetite”): in een nationaal/regionaal opererend overheidsgedomineerd bedrijf zal de risicobereidheid voor het toepassen van wet- en regelgeving waarschijnlijk nul zijn, terwijl die voor valutarisico hoog zal zijn. Een kosten-/batenanalyse: het kan voorkomen dat de maatregelen qua kosten en inspanningen kostbaarder zijn dan (de gevolgen van) het risico zelf.

Beheersmaatregelen kunnen gericht zijn op de oorzaken of op de gevolgen van een gebeurtenis. Oorzaakbeperkende maatregelen zorgen voor de vermindering van de kans dat een gebeurtenis optreedt. De oorzaak van het risico wegnemen is het meest effectief. Dit kan door: 



Risicovermijding. Acties waarmee getracht wordt niet in aanraking te komen met een risico; in veel gevallen is het geheel uit de weg gaan van een risico echter onmogelijk. Risicopreventie. Acties die de waarschijnlijkheid van het optreden van een risico en/of de frequentie er van doen afnemen.

Gevolgbeperkende maatregelen zorgen ervoor dat de gevolgen minder groot zijn als de gebeurtenis zich daadwerkelijk voordoet.

Financieel fundament BLINK

19 augustus 2020

26/50

 

Risicoreductie. Acties om het negatieve gevolg na het optreden van een risico te beperken. Risico overdracht/ - financiering. Risico’s met een kleine kans en een groot gevolg zouden kunnen worden verzekerd; risico’s kunnen wellicht worden gesplitst (segregatie van risico’s; met een contractuele overdracht kan de verantwoordelijkheid voor risico’s en de gevolgen worden overgedragen aan een andere partij).

Risico’s van materiële betekenis, waarvoor (nog) geen adequate beheersmaatregelen zijn ingevoerd, kunnen deels door Blink worden opgenomen in de begroting en dienen deels te worden gedekt door de participerende gemeenten. Post Onvoorzien. Dit is een bedrag voor onvoorziene uitgaven, op te nemen in de begroting van Blink. De post Onvoorzien is een buffer voor externe onvoorziene tegenvallers. Het dekt uitgaven die voldoen aan de “3 O´s”: Onvoorzienbaar, Onvermijdbaar en Onuitstelbaar. Voor het bepalen van de hoogte van dit bedrag laat de BBV de GR en haar participerende gemeenten vrij. Benodigde weerstandscapaciteit. Dit betreft alle risico’s waarvoor geen (afdoende) maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie van Blink en/of haar participerende gemeenten. Deze dienen te worden gedekt door de participerende gemeenten, aangezien de beschikbare weerstandscapaciteit van Blink nul is.

Prioriteren van de beheersmaatregelen Alle initiatieven voor aanvullende beheersmaatregelen kosten tijd en geld, en veel acties hebben een onderlinge relatie. Daarom moeten de gewenste maatregelen worden geprioriteerd, zodat de focus op de juiste acties ligt. Prioriteren kan door de risico's in te schalen voor kans én gevolg: risico's met een hoge kans én hoge impact scoren hoog, risico's met een kleine kans en weinig impact scoren laag. Hiervoor kan de eerder beschreven risicokaart worden gebruikt. De prioritering van de beheersmaatregelen zal beïnvloed worden door de prioriteiten van de risico’s die hiermee worden verkleind. Bij de uiteindelijke ranking kan ook rekening worden gehouden met de volgordelijkheid van de acties en (in de verfijning van de onderlinge prioriteiten) met de inspanning die nodig is om de maatregel te realiseren. Plannen van de te implementeren beheersmaatregelen

Financieel fundament BLINK

19 augustus 2020

27/50

Na de ranking van de gewenste beheersmaatregelen moet worden ingeschat welke capaciteit (mensen, geld) nodig is voor de hoogste prioriteiten, hoeveel van die capaciteit beschikbaar is, en of die capaciteit uitgebreid kan worden (bijv. door inhuur, uitbreiding eigen personeel, taak-/prioriteit-wijzigingen voor eigen personeel). Tot slot kunnen de acties op basis van prioriteit en van beschikbaar te stellen capaciteit worden opgeknipt in fasen/jaarplannen. Het MT (m.b.t. procesverbeteringen in de lijnorganisatie, m.n. AO/IC) en het Hoofd Bedrijfsbureau (in de rol van programmamanager, als coördinator van projecten en projectmatig werken) hebben een belangrijke toezichthoudende rol om de focus van het bedrijf op de afgesproken acties te houden. Periodieke evaluatie Het opstellen van een risicoprofiel is een momentopname. Het is dus noodzaak om regelmatig (minimaal 2 keer per jaar, ten behoeve van de beschrijving van de stand van zaken in de begroting en de jaarrekening) de risico’s opnieuw te beoordelen. Het risicomanagement dient geïntegreerd te worden in de bedrijfsprocessen. De beheersactiviteiten worden verwerkt in de procedures en taakstellingen (met procedurele of in de applicaties ingebouwde functiescheidingen). Als de processen goed zijn ingericht en worden nageleefd, kunnen vele risico’s worden uitgesloten of worden verminderd.

Daartoe dienen de processen regelmatig te worden geactualiseerd, en dient er enig toezicht te zijn dat de processen goed uitgevoerd worden en verlopen zoals deze beschreven zijn. Momenteel beschikt Blink nog niet over actuele beschrijvingen van de bedrijfsprocessen; het vastleggen hiervan is een noodzakelijke stap in het mitigeren van risico’s en bestaande knelpunten die bedrijfsbreed voorkomen.

5.2

Risicomanagement toegepast op Blink

5.2.1

Risico-identificatie, risicoanalyse en risicobeoordeling Blink (april 2020) In voorjaar 2020 is het Management Team van Blink onder begeleiding van een extern consultant uitgedaagd om in een brainstormsessie een zo volledig mogelijk beeld van alle bestaande risico’s te geven. De output hiervan is gezamenlijk besproken, geconcretiseerd, gesorteerd en vervolgens gefilterd naar gebeurtenis, oorzaak en gevolg van het risico. Vervolgens heeft elk MT-lid per risico de kans en het gevolg een gewicht gegeven, en is op basis van het gezamenlijk bespreken van de individuele wegingen tot een eenduidige weging per risico gekomen. De output van deze MT-sessies is weergegeven in onderstaande 20 risicobeschrijvingen. 1)

Afhankelijkheid van sleutelfunctionarissen binnen het primaire proces (opzichters en planners) Oorzaak Uitval van middenkader (opzichters) en planning Gebeurtenis

Afvalinzameling en BOR wordt niet meer volledig uitgevoerd

Gevolg

1. (I/F) Ontevreden burgers en gemeenten; kan leiden tot minder opdrachten en dus minder omzet 2. Niet meer uitvoeren van vitaal proces, bedreiging van volksgezondheid

F(inancieel) / I(mago)

Kansklasse (1 t/m 5)

Financieel fundament BLINK

4

19 augustus 2020

28/50

Gevolgklasse (1 t/m 5; Financieel of Imago) 2)

Afhankelijkheid van sleutelfunctionarissen in bestuurlijke/ondersteunende rol (4 MTleden) Oorzaak Relatief lage personele bezetting voor indirecte en directondersteunende hoogwaardige (HBO+) taken Gebeurtenis

1. Onvoldoende kwaliteit/kwantiteit van verwachte/afgesproken dienstverlening; (Huidige mening van gemeenten: tevreden met kwaliteit van rapportages en met flexibiliteit van dienstverlening; uitbreiding BB in fte wordt wel noodzakelijk geacht) 2. Hoge werkdruk

Gevolg

1. (I/F) Ontevreden burgers en gemeenten; kan leiden tot minder opdrachten en dus minder omzet 2. (I/F) Stress en uitval van sleutelfunctionarissen, en daardoor verder kwaliteitsverlies en hogere kosten

F(inancieel) / I(mago)

3)

Kansklasse (1 t/m 5)

3

Gevolgklasse (1 t/m 5; Financieel of Imago)

4

Inzetbaarheid van personeel (gezien de krapte op de arbeidsmarkt) Oorzaak Krapte op de arbeidsmarkt Gebeurtenis

Geplande werkzaamheden kunnen niet, niet conform vereiste kwaliteit, of alleen met veel overwerk, worden uitgevoerd

Gevolg

1. (I/F) Ontevreden burgers en gemeenten; kan leiden tot minder opdrachten en dus minder omzet 2. (I/F) Overbelasting / uitval van (m.n. directe) medewerkers, en daardoor strijdig met Arbowetgeving en/of verder kwaliteitsverlies en/of hogere kosten en ontevredenheid over bedrijf veel verloop 3. Non-compliance (bijv. inkoop/aanbestedingswetgeving)

F(inancieel) / I(mago)

4)

2

Kansklasse (1 t/m 5)

4

Gevolgklasse (1 t/m 5; Financieel of Imago)

4

Participatie/social return (SROI) Oorzaak Beperkte beschikking over social returners Gebeurtenis

Noodzaak om werkzaamheden op te vangen met andere (doelgroep) medewerkers