07 MRE - Programmajaarverslag 2021

organisaties (4 thema’s) ▪ Inbreng raadsniveau via Raadstafel21, Metropoolconferentie en reactie op concept-Ambitiedocument Concept-Ambitiedocument als tussenstap en overdrachtsdocument naar de nieuwe gemeenteraden en regionale bestuurders Intensiveren en versterken betrokkenheid gemeenteraden / Raadstafel21 Raadstafel21 ▪ Maakt onderdeel uit van de governance en is opgenomen in de Gemeenschappelijke Regeling ▪ Raadstafel21 en Dagelijks Bestuur hebben onderlinge afstemming geïntensiveerd ▪ Periodiek zijn relevante thema’s geagendeerd op de agenda Raadstafel21

29

Kennissessies intensiever gericht op raadsleden ▪ Diverse communicatiekanalen o.a. nieuwsbrieven en webinars (o.a. energietransitie) Gemeenschappelijke Regeling ▪ Vaststelling aangepaste regeling Planning en control cyclus ▪ Informatiebijeenkomsten over ontwerp-begroting samen met GGD, Omgevingsdienst en Veiligheidsregio Landgoed Gulbergen Overdracht stortplaats aan Provincie Noord-Brabant De stortplaats kan pas worden overgedragen als er een door de provincie goedgekeurd Nazorgplan ligt. Het maken van een Nazorgplan kost tijd. Dat betekent dat er, in samenspraak met de provincie voortdurend wordt gewerkt aan het Nazorgplan. Ontwikkeling van gebied Landgoed Gulbergen Eind 2020 heeft de Metropoolregio Eindhoven de totale eigendom verworven van de gronden in Landgoed Gulbergen. Begin 2021 is er gestart, samen met de gemeenten Geldrop-Mierlo en Nuenen c.a. om de kaders en randvoorwaarden voor de ontwikkeling van het gebied in kaart te brengen. Deze kaders en randvoorwaarden zijn met medewerking van een landschapsarchitect vertaald in een aantal ontwikkelrichtingen van het gebied. Deze ontwikkelrichtingen worden begin 2022 voorgelegd aan het Dagelijks Bestuur. Vervolgens wordt er een breed communicatie- en burgerparticipatieproces opgestart, zodat iedereen kan kennisnemen van deze ontwikkelrichtingen en opmerkingen en aanmerkingen kan maken.

Deze kunnen vervolgens worden meegenomen om uiteindelijk tot een scenario te komen voor het gebied. Mensen en middelen

30

REGIONAAL HISTORISCH CENTRUM EINDHOVEN (RHCe) Opgave Gemeenten (en andere openbaar lichamen) dienen te voldoen aan o.a. de Archiefwet 1995. Het gaat om taken die de gemeenten moeten verrichten in het kader van juist informatiebeheer. Het RHCe vervult een deel van die taken voor gemeenten in de regio Zuidoost-Brabant, met uitzondering van de gemeente Gemert-Bakel. Voor een aantal openbaar lichamen op basis van de wet Gemeenschappelijke regelingen in de regio vervult het RHCe vergelijkbare taken. De Archiefwet 1995 stelt eisen aan de zorg, het beheer, de bewaring en het toezicht van nietovergebrachte en overgebrachte archieven. Niet alleen overheidsarchieven, ook particuliere archieven en collecties vallen onder de Archiefwet zodra deze zijn opgenomen in de archiefbewaarplaats. Het doel van de Archiefwet is niet slechts een geordend archief, maar ook borging van de bewaring van regionaal erfgoed en cultuurhistorie. Dit wordt benadrukt door de openbaarheid na overbrenging (behoudens uitzonderingen) en door kosteloze raadpleegmogelijkheden. Daarmee zijn er voorwaarden voor de mogelijkheid de geschiedenis van het werkgebied te reconstrueren en te bestuderen aan de hand van materiaal in de archiefbewaarplaats, ongeacht herkomst en vorm. De missie van het RHCe is: raadpleegbaar stellen van archieven en collecties.

Op basis van de Archiefwet voert het RHCe de volgende taken uit: ▪ ▪ ▪ ▪

Toezicht op de archiefzorg door gemeenten, en op de overbrenging van gemeentelijke te bewaren archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats; Advisering over archiefzorg- en beheer en over informatiebeheer van gemeenten; Beheer en raadpleegbaarstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte analoge en digitale archieven; Beheer van particuliere archieven uit de regio voor zover dat past bij het RHCeacquisitiebeleid. Met particuliere archieven presenteert het RHCe historische gegevens van de regio en zijn er mogelijkheden deze te verbinden met een breed publiek.

Opgave 2021 ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Archiefbeheer volgens wettelijke normen en regelgeving; Raadpleegbaarheid van archiefbescheiden; Collectie-opbouw die correspondeert met de regionale identiteit; Toetsing bij gemeenten of hun documentaire informatiehuishouding voldoet aan wet- en regelgeving; Adviseren van gemeenten; Informatie beschikbaar stellen aan publiek.

Betrokken partijen Deelnemende gemeenten, intergemeentelijke samenwerkingsverbanden, publiek (waaronder geïnteresseerden in erfgoed, cultuurhistorie en erfgoedbeheer).

31

Resultaten 2021 De organisatie is stabiel, de personele bezetting is op orde, er zijn geen bestuurlijke vraagstukken rond het RHCe, behoudens de inmiddels ingezette advisering over de governance (bestuurlijke aansturing). Voornemen is over dit laatste nog in 2022 een besluit te nemen, mede aan de hand van consultatie van de raden van de deelnemende gemeenten. Alle in het verslagjaar in uitvoering genomen wettelijke taken zijn aangevat en afgerond; door gemeenten verzochte diensten zijn alle afgehandeld. Met elk der gemeenten is meermalen overleg gevoerd over talrijke zaken, met RHCe in de toezichthoudende, de adviserende dan wel de uitvoerende rol. De RHCe-activiteiten ten behoeve van publiek en zogeheten erfgoedpartners zijn in een versnelling gekomen, ondanks de pandemie. Gemeenten Van één van de diensten van het RHCe wordt de omvang, frequentie en planning door het RHCe bepaald, in overleg met gemeenten en aan de hand van de toepasselijke regelgeving; het toezicht op het gemeentelijk informatiebeheer. De overige diensten worden verleend op aangeven van een gemeente, zoals overbrenging van informatie, verzoeken om een advies, toetsen vernietigingslijsten, scanverzoeken, lenen archiefbescheiden bij het RHCe, etc. Door gemeenten is in het verslagjaar 53,76 m1 analoge informatie (papier) overgebracht, op een totaal van 6.416 m1 overheidsarchieven per 31/12/2021.

De oorzaak van de geringe omvang is de COVID-pandemie en het uitstel van overbrenging van analoge informatie door gemeenten. De overbrenging van digitale informatie naar het E-depot in het verslagjaar is tamelijk beperkt, en blijft zelfs achter bij voorgaande jaren (in 2021 is 1,295 TB overgebracht, wat het totaal brengt op 16,070 TB). Het is in belang van gemeenten alsook van burgers als gemeenten het E-depot meer gaan benutten, en tevens dat zij de verschillende functionaliteiten van het E-depot meer inzetten. Opmerkelijk is dat de omvang van de digitale overbrenging geen gelijke tred houdt met de inwoneraantallen. Eén van de voornaamste functies van het RCHe is het toezicht op het gemeentelijk informatiebeheer. Conclusie in algemene zin is dat gemeenten steeds meer de noodzaak zien om hun informatiebeheer goed op orde te hebben. Niettemin zijn er nog wel tekortkomingen (van de tien in het verslagjaar geïnspecteerde gemeenten scoorde geen enkele gemeente ‘voldoet’, 7 gemeenten scoorden ‘voldoet deels’ en 3 gemeenten ‘voldoet niet’. Bedacht moet worden dat dit een momentopname is, en ook dat de meeste gemeenten stevig werken aan verbeterplannen. Er gebeurt veel in ‘’informatieland’’, het is dus niet vreemd dat gemeenten soms worstelen met (nieuwe) wet- en regelgeving.

Lastig daarbij is de te wat tekortschietende personele bezetting in desbetreffende functies (aangaande archivistiek en ICT-systemen). Het komt voor dat, ook gelet op de huidige arbeidsmarkt, gemeenten minder goed op taken berekend zijn.

Afsluitend is te constateren dat het belang van adequaat informatiebeheer goed wordt ingezien in de gemeentelijke organisaties; dat geldt doorgaans zowel voor colleges en raden als het ambtelijk apparaat.

32

In het verslagjaar heeft het RHCe regelmatig gesprekken met de desbetreffende managers en medewerkers gevoerd waarin deze onderwerpen steevast terugkwamen. Als kennispartner kan en wil het RHCe gemeenten bij de geschetste problemen terzijde staan. Inleiding Wet- en regelgeving draagt gemeenten de zorg, het beheer en de bewaring van hun archieven op. Een belangrijk deel van de daarmee gemoeide taken hebben de gemeenten in Zuidoost-Brabant (uitgezonderd: Gemert-Bakel) ondergebracht bij het RHCe. Ook kan het RHCe op basis van een dienstverleningsovereenkomst taken verrichten voor andere openbaar lichamen in de regio. Daarmee is het RHCe een uitvoeringsorganisatie die diensten voor gemeenten, openbaar lichamen op basis van gemeenschappelijke regelingen, burgers en instellingen verricht. Conform wetgeving oefent de RHCe-streekarchivaris daarnaast toezicht uit op het informatiebeheer en op nog niet overgebrachte archiefbescheiden van gemeenten. Ook naar het E-depot of naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie en collecties van particuliere aard vallen onder de bepalingen van de Archiefwet, die daarmee borging van de bewaring van regionaal erfgoed en cultuurhistorie beoogt. Op basis daarvan beheert het RHCe talrijke historische gegevens van de Brainport-regio en stelt deze gegevens beschikbaar voor de samenleving.

De vergaande digitalisering van de organisatie maakt het mogelijk actief een breed publiek te bereiken. In mei 2021 heeft de bestuurscommissie van het RHCe het ‘Programma RHCe 2021/2022’ vastgesteld. Dit tweejaarlijkse programma beschrijft welke diensten het RHCe in de betrokken jaren aan gemeenten en openbaar lichamen zal aanbieden en welke diensten het RHCe zal verlenen aan het publiek. In het programma is verder beschreven wat het RHCe betekent voor regionaal erfgoed en cultuurhistorie. De kern van het genoemd programma zijn de per deelnemende gemeente beschreven getallen en bedragen van de realisaties en ramingen van diensten/producten. De ramingen zijn door gemeenten opgegeven en overgenomen in overeenstemming met de bestuurlijk overeengekomen begrotingskaders. Het programma is te raadplegen op de website van RHCe: www.rhc-eindhoven.nl, en met behulp van deze link: https://rhc-eindhoven.nl/images/pdf/RHCe_programma2021-2022.pdf kan het programma ook rechtstreeks worden geraadpleegd, gekopieerd, gedeeld en/of geprint. Het programma geeft uitleg over de achtergrond van de hierna opgesomde gegevens. Eind 2021 heeft het RHCe zijn eerste magazine uitgegeven, genaamd ‘Jaarzine’, aangezien het een mix is tussen jaarverslag en magazine.

Boordevol achtergrondverhalen, nieuwe ontwikkelingen in het vakgebied en projecten op het gebied van informatiebeheer, regionaal erfgoed en cultuurhistorie. Het Jaarzine is te vinden op de website: https://www.rhceindhoven.nl/rhce/nieuws/219-rhce-magazine, het jaarverslag is terug te vinden via de link https://www.rhc-eindhoven.nl/images/pdf/2021_RHCe_jaarverslag-1.pdf

33

Financiële realisatie Het in de inleiding genoemde Programma 2021/2022 is de onderbouwing van de begrotingen 2021 en 2022. In december 2020 heeft het Algemeen Bestuur besluiten genomen over de toekomstige koers en taken van de organisatie. Omdat daarmee duidelijkheid kwam hoe het RHCe de komende jaren verder gaat, zijn in de verslagperiode nagenoeg alle vacatures ingevuld. Daarmee is een eind gekomen aan de vanaf 2018 optredende aanzienlijke onderuitputting van de personeelsbegroting. In het verslagjaar presenteert het RHCe een positief resultaat van ruim € 72.094. Voor talrijke gegevens rond personeel, organisatie en financiën wordt verwezen naar de bestuurlijke rapportages van de concernorganisatie Metropoolregio Eindhoven, waarvan de dienst RHCe en de dienst MRE onderdeel zijn. Overbrenging Overbrenging analoge informatie Nr. 1

2

Dienst / voorziening Overbrenging analoge informatie door overheden

Overbrenging analoge informatie door particulieren

Resultaat 2021 Bouwvergunningen gemeente Asten, 1948-1969 (13029): 16,2 m1 Gemeente Deurne, 1952-1980 (13179) aanvulling: 3,48 m1 Gemeente Best, aanvullingen: 5,04 m1 Samenwerkingsverband Regio Eindhoven, 1991-2015 (11283): 25,68 m1 Burgerlijke Stand-registers, diverse gemeenten: 3,36 m1 Sint Joris College Eindhoven KPJ, kring Helmond Heemkundige Studiekring Eindhoven, aanvulling Fotoalbum bevrijdingsfeesten Helmond Aanvulling collectie Fens Diverse ansichtkaarten, foto’s en documentatie Totaal: 17 m1

Overbrenging digitale informatie gemeenten Het RHCe E-depot bestaat uit een deel overgebracht (A), een deel uitgeplaatst (U) en een deel ontwikkeling (O). In het hele RHCe E-depot (A, U en O) is per 31-12-2021 in totaal 16,070 TB aan digitale informatie opgenomen. In 2021 is 1,27 TB toegevoegd aan het E-depot A, en 1,29 TB aan het E-depot U.

34

Omvang overgebrachte informatie per 31-12-2021 in terabyte (TT) Gemeente

Periode

Datum overbrenging

Omvang TB

Status

Deurne Eindhoven

1981-1995 1937-1946

2021-03-17 2021-05-28

0,2541 0,0490

Afgerond Afgerond

1947-1952

2021-12-01

1968-1996 (Aarle-Rixtel) 1936-1996 (Reusel) 1932-1996 (Hooge en Lage Mierde) 1918-1933 1934-1979 1980-1995

2021-08-23

0,1903

Verklaring van overbrenging (Vvo) dient nog te worden getekend door College van B&W Afgerond

2021-08-25

0,4043

Afgerond

2021-04-01 2021-03-26 2021-04-01

0,3761

Vvo dient nog door College van B&W te worden getekend (3x)

Laarbeek Reusel – De Mierden Son en Breugel

Stand per 01-01-2021 en 31-12-2021 overgebracht in E-depot A , in Tb Gemeente

Stand 01-01-2021

Overgebracht in 2021

Stand per 31-12-2021

Cranendonck Deurne Eindhoven

0,79 0 0

0 0,25 0,05

0,79 0,25 0,05

Helmond

2,18

0

2,18

Laarbeek

0

0,19

0,19

Reusel-De Mierden

0

0,40

0,40

Son en Breugel

0

0,38

0,38

2,97 TB

1,27 TB

4,24 TB

Totaal in E-depot A

Stand per 31-12-2021 uitgeplaatste informatie in E-depot U, in Tb Gemeente Bladel Someren Totaal in E-depot U

Totaal 01-01-2021

Totaal 31-12-2021 0 0 0

E-depot O Het E-depot O is een ‘doorstroom’-locatie. Dit deel van het E-depot bevat voorgenomen over te brengen informatie die door de desbetreffende gemeente nog bewerkt moet worden om te voldoen aan de normen voor plaatsing in het E-depot A. De benutting van dit E-depot fluctueert gedurende het jaar. Totaal in E-depot O per 31-12-2021: 10,48 TB

35

0,40 0,89 1,29 TB

Eenheden van benutting E-depot De omvang van digitale informatie wordt aangeduid in mega-, giga-, of terabyte etc., In dit jaarverslag worden steeds terabytes (Tb) gepresenteerd. Eenvoudigheid halve wordt gerekend in het decimale (tientallig) stelsel; 1 TB = 1.000 GB, etc. Toezicht Eén van de voornaamste functies van het RCHe is het toezicht op het gemeentelijk informatiebeheer. Sinds het derde kwartaal 2021 is de COVID-19 pandemie geluwd, bovendien is sinds de zomer 2021 de personele bezetting op niveau. Dat betekent dat de inspecties op het gemeentelijk informatiebeheer van gemeenten in intensiteit toenemen. Met andere openbaar lichamen worden dienstverleningsovereenkomsten afgesloten en eveneens inspecties voorbereid. In de met gemeenten gevoerde contactgesprekken zijn o.a. planningen voor de inspecties 2022 overeengekomen. Duidelijk is dat gemeenten noodzaak zien om hun informatiebeheer te verbeteren, maar ook dat er nog tekortkomingen zijn. In het verslagjaar zijn tien gemeenten geïnspecteerd, daarvan scoorden er in algemene zin drie onvoldoende en zeven deels onvoldoende/deels voldoende. Inspecties 2021 1. Gemeente Deurne 14-01-2021

2. Gemeente Laarbeek 20-1-2021

Oordeel: voldoet gedeeltelijk

Oordeel: voldoet gedeeltelijk

3. Gemeente Waalre 22-02-2021:

4. Gemeente Veldhoven 03-03-2021

Oordeel: voldoet gedeeltelijk

Oordeel: voldoet gedeeltelijk

5. Gemeente Cranendonck 09-03-2021

6. Gemeente Someren 22-03-2021

Oordeel: voldoet gedeeltelijk

Oordeel: voldoet niet

7. Gemeente Oirschot 30-03-2021

8. Gemeente Eindhoven 03-12-2021

Oordeel: voldoet niet

Oordeel: voldoet gedeeltelijk

9. GR VRBZO 27-01-2022

10. GR A2 gemeenten 04-02-2022

Oordeel: voldoet gedeeltelijk

Oordeel: voldoet niet

Dienstverlening publiek In onderstaande tabel is de omvang in 2021 van de dienstverlening aan het publiek weergegeven. In totaal zijn er in 2021 2855 dossiers gelicht voor bezoekers. Stijging aantallen publieke dienstverlening 2021 t.o.v. 2020: in 2020 is de bezoekersruimte vanwege lockdowns door Covid-19 drie maanden open geweest. In 2021 was dit zeven maanden. Bezoek is op afspraak via het contactformulier op www.rhc-eindhoven.nl en niet meer via open inloop. Burgers die telefonisch contact opnemen, worden gevraagd om verzoeken/vragen via het contactformulier via www.rhc-eindhoven.nl in te dienen. Dit verklaart mede de stijging van het aantal verzoeken per e-mail. Tevens gold zowel in 2020 als in 2021 een maximum van 6 bezoekers per openingsdag vanwege de Covid-19 maatregelen.

36

Producten en diensten publieke dienstverlening tot en met 31 december 2021

Subonderdeel

Aantallen 2020

Aantallen 2021

Scannen op verzoek Stamboomonderzoek Verzoek inzage documenten in bezoekersruimte Reacties RHCe op inkomende verzoeken

1.100

3.317

1.100

2.970

1

Ingekomen verzoeken per e-mail

• • •

2

Verzonden e-mailberichten Bezoekers in bezoekersruimte

• •

Aantal bezoekers

363 (gemiddeld 3 per openingsdag)

405 (gemiddeld 4 per openingsdag)

Aanvragen via collectiebeheersysteem

•

Gelichte dossiers

823

3.220

3

4

Figuur: procentuele verdeling producten en diensten publieke dienstverlening t/m 31 december 2021

Mensen en middelen

37

OVERHEAD METROPOOLREGIO EINDHOVEN & RHCe Opgave Aangaande de bedrijfsprocessen wordt blijvend gewerkt aan: ▪ ▪ ▪

Efficiënt en effectief regelen van de bedrijfsvoering; Flexibiliteit in de organisatie en de uitvoering; Borgen van kwaliteit van dienstverlening aan gemeenten, burgers en instellingen.

Onder overheadkosten wordt verstaan: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Directe loonkosten van directie en ondersteuning, waaronder control, financiën, P&O, ICT, facilitaire en secretariële / administratieve ondersteuning. Indirecte loonkosten, waaronder opleidingsbudget en kosten salarisadministratie. Kosten gebouwbeheer, waaronder huisvesting en depotvoorzieningen. Kosten automatisering, waaronder beheer en hosting werkplekomgeving en financieel systeem. Algemene kosten, waaronder accountantskosten, verzekeringen en belastingen. Bureaukosten, waaronder telefoonkosten en kantoorbenodigdheden.

Opgave 2021 Om de kosten van overhead inzichtelijk en transparant te hebben worden deze conform de voorschriften uit het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) verantwoord op een afzonderlijk programma. Hierbij dient de Notitie Overhead zoals die is opgesteld door de commissie BBV als uitgangspunt De organisatie Metropoolregio Eindhoven bestaat uit twee diensten, de Metropoolregio Eindhoven en het RHCe. Eerstgenoemde is een kleine netwerkorganisatie met een grote flexibiliteit, het RHCe is een uitvoeringsorganisatie waarbij voortschrijdende automatisering, informatisering en digitalisering een rol speelt. De bedrijfsvoering op beide diensten is efficiënt en in overeenstemming is met de taken en schaal van de dienst. De taken op het gebied van financiën, personeel en organisatie zijn in 2021 voor beide diensten uitgevoerd door de werkorganisatie Metropoolregio Eindhoven, de facilitaire functie en ICT dienstverlening is belegd bij het RHCe. Resultaten 2021 In de paragraaf Bedrijfsvoering wordt nader ingegaan op de bedrijfsactiviteiten 2021 van het concern Metropoolregio Eindhoven.

38

Mensen en middelen

39

PARAGRAFEN METROPOOLREGIO EINDHOVEN

40

Paragrafen Inleiding In dit hoofdstuk wordt een aantal aspecten van de financiële huishouding belicht. Het betreft de paragrafen: - weerstandsvermogen en risicomanagement - financiering - bedrijfsvoering - verbonden partijen - grondbeleid - onderhoud kapitaalgoederen - rechtmatigheid

Weerstandsvermogen en risicomanagement Nota risicomanagement en weerstandsvermogen Metropoolregio Eindhoven Het Algemeen Bestuur heeft op 4 juli 2018 de nota Risicomanagement en weerstandsvermogen Metropoolregio Eindhoven vastgesteld. In deze nota is vastgesteld wat de onder risicomanagement wordt verstaan en welke uitgangspunten hierbij worden gehanteerd. Tevens is bepaald welke risico’s door de Metropoolregio Eindhoven worden gedragen en welke door de deelnemende gemeenten. Als uitwerking van de nota zijn voor de organisatie de risico’s bij deze jaarrekening opnieuw in beeld gebracht, geclassificeerd en financieel inzichtelijk gemaakt. De belangrijkste risico’s die op concernniveau worden onderkend zijn: ▪ ▪ ▪

Ontoereikend doelvermogen voor overdracht eeuwigdurende nazorg naar provincie van de voormalige stortplaats Gulbergen; Risico’s in het kader van subsidieverstrekking (o.a. staatssteun); Uitbreiding van het takenpakket zonder dat hier dekking tegenover staat.

Vermogenspositie De concernorganisatie Metropoolregio Eindhoven (Metropoolregio Eindhoven, Regionaal Historisch Centrum en Gulbergen) realiseert volgens de Begroting 2021 na eerste wijziging een omzet van € 16,2 miljoen. Deze baten zijn volgens de Notitie Algemene Reserve (vastgesteld Algemeen Bestuur 1 november 2017) bepalend voor de berekening van de hoogte van de Algemene Reserve. Metropoolregio Eindhoven De baten die in de Begroting 2021 na eerste wijziging zijn toe te wijzen aan de Metropoolregio Eindhoven bedragen € 12,9 miljoen. Volgens de in de Notitie Algemene Reserve opgenomen staffel betekent dit dat de hoogte van de algemene reserve zich tussen de € 600.000 en € 1.200.000 moet bevinden. De stand per 31-12-2021 bedraagt € 830.620, vanuit de risicoanalyse zijn risico’s benoemd voor een bedrag van € 1 miljoen. Regionaal Historisch Centrum (RHCe) De baten die in de Begroting 2021 na eerste wijziging zijn toe te wijzen aan het RHCe bedragen Bijna € 3,3 miljoen. Volgens de in de Notitie Algemene Reserve opgenomen staffel betekent dit dat de hoogte van de algemene reserve zich tussen de € 150.000 en € 300.000 moet bevinden. De stand per 31-12-2021 bedraagt € 249.949, vanuit de risicoanalyse zijn risico’s benoemd voor een bedrag van € 300.000.

41

Landgoed Gulbergen Het weerstandsvermogen van de Landgoed Gulbergen wordt begrensd door de in de bestemmingsreserve Gulbergen aanwezige middelen. Door de afkoop van de erfpachtovereenkomst met Attero is beheer en exploitatie van het Landgoed Gulbergen geheel voor rekening en risico van de Metropoolregio Eindhoven. De stand van de reserve per 31-12-2021 bedraagt € 10.983.066 Doelvermogen Tot op heden is er met de Provincie Noord Brabant geen overeenstemming over de inhoud van het nazorgplan en de financiële vertaling hiervan naar het doelvermogen. Dit houdt in dat de kosten van pre-nazorg eveneens voor rekening blijven komen van de Metropoolregio Eindhoven. Het uitblijven van bestuurlijke overeenstemming kan op termijn leiden tot uitputting van middelen in relatie tot de ontwikkeling van het landgoed. Fiscale positie Naar aanleiding van een in 2017 uitgevoerde fiscale nulmeting is het afstemmingsoverleg met de Belastingdienst inzake de BTW-positie Landgoed Gulbergen nog niet afgerond. Gevolg hiervan is dat de in 2018 door de Belastingdienst oplegde naheffing over het jaar 2013 nog niet is afgewikkeld. Metropoolregio Eindhoven en de Belastingdienst blijven in overleg, waarbij nu tevens de toekomstige BTW-positie is betrokken als gevolg van de afkoop erfpachtconstructie Attero in december 2020.

Coronavirus COVID-19 COVID-19 maakte ook in 2021 nog steeds deel uit van het dagelijks leven. Versoepeling en aanscherping van de maatregelen wisselden elkaar in 2021 met grote regelmaat af. De laatst aangekondigde maatregelen dateren van 25 januari 2022 jl. Voor de medewerkers zijn werkplekken op kantoor beschikbaar volgens een rooster, als de 1,5 meterregel niet gewaarborgd kan worden, is het dragen van een mondkapje verplicht. Hoe lang deze periode van onzekerheid nog duurt en wat het uiteindelijke effect zal zijn op de organisatie Metropoolregio Eindhoven, kan op dit moment niet worden ingeschat. Bezoekersruimte Fysieke archiefstukken zijn en blijven raadpleegbaar in de bezoekersruimte. De bezoekersruimte is op afspraak open. Er geldt een maximum aantal bezoekers, zodat de 1,5 meter afstand gewaarborgd blijft. Bij het betreden van en verplaatsen binnen de begane grond/bezoekersruimte is het dragen van een mondkapje verplicht. Besluitvorming Alle besluiten welke wettelijk vereist waren (o.a. vaststelling Programmabegroting 2022 en de Jaarrekening 2020) zijn genomen. Er heeft geen vertraging in de besluitvorming plaatsgevonden. Financien Wat financiën betreft wordt de Metropoolregio Eindhoven niet getroffen door het virus aangezien de organisatie middelen ontvangt van de deelnemende gemeenten in de vorm van een inwonerbijdrage.

Hierdoor kan de Metropoolregio Eindhoven gedurende deze crisis normaal aan de financiële verplichtingen blijven voldoen.

42

Claim Attero minderlevering brandbaar restafval 2015-januari 2017 Op 29 juni 2021 heeft het Hof Den Haag het arbitrale eindvonnis inzake de minderlevering brandbaar restafval 2015-januari 2017 nietig verklaard. De uitspraak hield tevens in dat Attero de door de Metropoolregio Eindhoven vooruitbetaalde naheffing moest terugbetalen. Dit is inmiddels gebeurd. Attero is tegen de uitspraak van het Hof in cassatie gegaan, wanneer deze procedure start is nog niet bekend. De looptijd van de procedure wordt ingeschat op 1,5 jaar. Indien de uitspraak negatief uitvalt voor de Brabantse gewesten en gemeenten, kan dit financiële gevolgen hebben voor de in de Metropoolregio Eindhoven deelnemende gemeenten omdat de door Metropoolregio Eindhoven vooruitbetaalde naheffing doorberekend zal worden naar deze gemeenten. Een verdeelsleutel hiervoor zal pas na een eventuele negatieve uitspraak worden bepaald. Voorziening Reorganisatie SRE Alle toekomstige verplichtingen volgend uit de transformatie van het SRE naar de Metropoolregio Eindhoven zijn gedekt binnen de voorziening Reorganisatie SRE. Deze verplichtingen eindigen medio 2022. Financiële kengetallen Conform het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) bevat dit jaarverslag een aantal verplichte financiële kengetallen. De kengetallen zijn afgeleiden van bestaande informatie en genereren geen ‘nieuwe’ informatie.

De kengetallen geven het bestuur inzicht in de financiële positie van de Metropoolregio Eindhoven. Door het BBV is geen norm vastgesteld waarmee de uitkomsten van de onderstaande kengetallen vergeleken moeten worden. De voorgeschreven kengetallen zijn: Netto schuldquote & de netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen De netto schuldquote geeft inzicht in het niveau van de schuldenlast van de Metropoolregio Eindhoven ten opzichte van de eigen middelen. Het geeft zodoende een indicatie in welke mate de rentelasten en aflossingen op de exploitatie drukken. Omdat er bij leningen onzekerheid kan bestaan of ze allemaal worden terugbetaald, wordt bij de berekening van de netto schuldquote onderscheid gemaakt door het kengetal zowel inclusief als exclusief de doorgeleende gelden te berekenen. Op die manier wordt duidelijk wat het aandeel van de verstrekte leningen in de exploitatie is én wat dat betekent voor de schuldenlast. De solvabiliteitsratio De solvabiliteitsratio geeft inzicht in de mate waarin de Metropoolregio Eindhoven in staat is aan zijn financiële verplichtingen te voldoen. Structurele exploitatieruimte De structurele exploitatieruimte is van belang om te kunnen beoordelen welke structurele ruimte de Metropoolregio Eindhoven heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is.

De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves gedeeld door de totale baten en uitgedrukt in een percentage. Tevens zijn in het BBV kengetallen voorgeschreven voor de grondexploitatie en de belastingcapaciteiten. Deze kengetallen zijn met name van belang voor gemeenten. Beide

43

kengetallen zijn niet van toepassing voor de Metropoolregio Eindhoven en zijn derhalve niet uitgewerkt. De kengetallen laten het volgende beeld zien: Financiële kengetallen Kengetallen: Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte Grondexploitatie Belastingcapaciteit

Begroting 2021 Jaarrekening 2021 -32% 9% -26% 15% 16% 50% 0% -14% N.v.t. N.v.t. N.v.t. N.v.t.

Toelichting: De netto schuldquote van de Metropoolregio Eindhoven bedroeg ultimo 2021 9% (begroot negatief 32%). De netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen bedroeg ultimo 2021 15% (begroot negatief 26%). De reden dat de netto schuldquote aanmerkelijk positiever was in 2021 dan begroot, wordt enerzijds veroorzaakt door de grotere toename van de vlottende passiva (kortlopende schulden) met € 1,69 miljoen en anderzijds door de sterkere afname van de financiële vaste activa (1,64 miljoen) en de kortlopende uitzettingen (€ 2,66 miljoen) dan geprognosticeerd. De positieve netto schuldquote in 2021 impliceert dat de schulden de eigen middelen per saldo overtreffen. Vanwege de bovenstaande ontwikkelingen steeg de netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen eveneens naar 15% ten opzichte van negatief 26% geprognosticeerd. De solvabiliteitsratio bedroeg 50% ten opzichte van 16% begroot. De positieve ontwikkeling van de solvabiliteitsratio wordt primair veroorzaakt door het rekeningresultaat 2020 van Landgoed Gulbergen. In de begroting 2021 was nog geen rekening gehouden met het forse resultaat 2020 van Landgoed Gulbergen.

In 2020 is namelijk binnen het programma Landgoed Gulbergen een incidentele baat gerealiseerd van € 11,9 miljoen in verband met de vrijval van de voorzieningen Gulbergen als gevolg van de afkoop erfpachtconstructie Landgoed Gulbergen. Op grond van de solvabiliteitsratio kan worden geconcludeerd dat de Metropoolregio Eindhoven ruimschoots in staat is aan de financiële verplichtingen te voldoen. De structurele exploitatieruimte is volgens de bovenstaande becijferingen negatief. De structurele lasten overtroffen de structurele baten. Dit wil zeggen dat de Metropoolregio Eindhoven niet of nauwelijks in staat is om structurele tegenvallers op te vangen. Op basis van de bovenstaande financiële kengetallen kan worden geconcludeerd dat de financieringsstructuur van de Metropoolregio Eindhoven gezond is, maar dat de exploitatie geen ruimte biedt om structurele tegenvallers op te vangen.

44

Financiering Inleiding In de Wet Fido (Financiering Decentrale Overheden), Ruddo (Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden) en de Wet Schatkistbankieren zijn de kaders gesteld voor een verantwoorde professionele inrichting en uitvoering van de treasuryfunctie van de decentrale overheden. De treasuryfunctie wordt daarbij door de wet als volgt gedefinieerd: ”het sturen en beheersen van-, het verantwoorden over-, het toezicht houden op: de financiële vermogenswaarden, de financiële geldstromen, de financiële positie en de hieraan verbonden risico’s”. In de wet worden voorschriften, richtlijnen en normeringen genoemd. Voorbeelden hiervan zijn de kasgeldlimiet en de renterisiconorm. Zowel bij de begroting als bij de jaarrekening dient de Metropoolregio Eindhoven een paragraaf Financiering op te nemen. In deze paragraaf wordt aangegeven op welke wijze in 2021 uitvoering is gegeven aan de treasuryfunctie. Treasurystatuut Het Treasurystatuut Metropoolregio Eindhoven 2018 is in 2021 geactualiseerd en op 15 december vastgesteld door het Algemeen Bestuur. Het geactualiseerde statuut treedt in werking op 1 januari 2022. Kasgeldlimiet Volgens de Wet Fido is de Metropoolregio Eindhoven verplicht te rapporteren over de kasgeldlimiet.

De kasgeldlimiet, uitgedrukt in een percentage (8,2%) van het totaal van de uitgaven, bepaalt het bedrag wat de Metropoolregio Eindhoven maximaal kort mag lenen. Op basis van de jaarrekening 2021 zou de kasgeldlimiet € 1,4 miljoen bedragen, echter omdat er geen behoefte is geweest om gelden aan te trekken, is hier geen risico gelopen. Renterisico Ook geeft de Wet Fido aan dat er inzicht moet worden gegeven in het renterisico voor de komende 4 jaren. Het renterisico ontstaat bij het aflopen van leningen. Eventueel nieuw af te sluiten leningen kunnen gepaard gaan met hogere rentekosten. De Metropoolregio Eindhoven heeft een annuïteitenlening lopen bij de BNG voor de financiering nieuwbouw Regionaal Historisch Centrum. De looptijd van de lening is afgestemd op de looptijd van het activum. De lening bedroeg oorspronkelijk € 7.079.000 en heeft een looptijd van 40 jaar. Het huidige rentepercentage bedraagt 2,35%. De hoogte van de lening per 31 december 2021 bedraagt € 4,7 miljoen. De renterisiconorm bedraagt 20% van het totaal van de uitgaven. Voor de Metropoolregio Eindhoven is dit ruim € 3,5 miljoen op basis van de jaarrekening 2021. Het renterisico op de vaste schuld is de komende 4 jaar nihil. Treasurybeheer De administratieve organisatie en de uitvoering vinden plaats binnen de kaders van de Wet Fido, Ruddo en de wet Schatkistbankieren.

Het beleid is gericht op een verantwoord beheer van de middelen, waarbij risico’s zoveel mogelijk worden uitgesloten en de kosten zo laag mogelijk worden gehouden. Het schatkistbankieren bepaalt de uitvoering van de Treasury. Tijdelijk overtollige liquide middelen worden verplicht aangehouden bij het Ministerie van Financiën.

45

Binnen de wet Schatkistbankieren kunnen onder bepaalde voorwaarden middelen worden ge- en uitgeleend van of aan andere decentrale overheden (het zogenaamde onderling lenen). Van deze mogelijkheid heeft de Metropoolregio Eindhoven in 2021 geen gebruik gemaakt. Landgoed Gulbergen De middelen in de Voorziening / bestemmingsreserve Landgoed Gulbergen worden aangehouden in de Schatkist. In het kader van de overdracht van de nazorg van de voormalige stortplaats en het hierbij behorende doelvermogen, is aan de provincie Noord Brabant bij vooruitbetaling reeds een bedrag van nominaal € 25,7 miljoen voldaan. Ter gedeeltelijke betaling van de afkoopsom erfpachtovereenkomst Attero is hiervan in 2020 een bedrag van € 10 miljoen teruggeroepen. De huidige waarde van deze portefeuille bij de provincie bedraagt ultimo 2021 € 24 miljoen.

Bedrijfsvoering Algemeen Goed bestuur De Metropoolregio Eindhoven voert periodiek een governance toets uit op basis van de Code goed openbaar bestuur. Deze code is ontwikkeld door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en geeft richtlijnen voor besturen van alle organisaties in het hart van de overheid. Het gaat om codes voor de volgende aspecten: Openheid en integriteit, participatie, behoorlijke contacten met burgers, doelgerichtheid en doelmatigheid, legitimiteit, lerend en zelfreinigend vermogen en verantwoording. Deze toets heeft tot op heden geen aanleiding gegeven tot aanpassingen. Metropoolregio Eindhoven De concernorganisatie Metropoolregio Eindhoven is een organisatie met een grote flexibiliteit met betrekking tot de bedrijfsvoering. Er wordt continu gewerkt aan de verdere optimalisering zodat er overeenstemming is tussen taken en schaal, zowel voor de dienst Metropoolregio Eindhoven als voor het RHCe. In 2021 zijn opgepakt en gerealiseerd: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

▪ ▪ ▪

Realisatie formele deelname Stichting Bizob per 1 januari 2022; Actualisatie Besluit inkoop- en aanbesteding in samenwerking met Bizob; Aanbesteding en start implementatie zaakgericht werken; Actualisatie methodiek indexering inwonerbijdrage gemeenschappelijke regelingen in samenwerking met GGD, ODZOB en Veiligheidsregio; Actualisatie/evaluatie Beleidsnotitie Kaders P&C documenten deel II, waaronder Financiële en controleverordening, Treasurystatuut, Beleidsregels reserves en voorzieningen, notitie Algemene reserve; Vaststellen notitie Rechtmatigheidsverantwoording in samenwerking met huisaccountant (ingang boekjaar 2022); Opstellen aanbestedingsdocument accountantsdiensten 2022-2025 en controleprotocol 2022-2025 ter vaststelling in Algemeen Bestuur februari 2022; Vervanging laptops werkorganisatie.

46

Landgoed Gulbergen Het Algemeen Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven heeft het beheer en de beschikkingsmacht over de gelden in het kader van de verkoop van de aandelen van NV Razob overgedragen aan het Dagelijks Bestuur. Daartoe is de “Adviescommissie Gulbergen” ingesteld. Deze commissie adviseert het Dagelijks Bestuur over de onttrekking aan de beschikbare middelen en de wijze van beheren van deze gelden. Voor de ambtelijke ondersteuning van de Adviescommissie is een procesmanager Landgoed Gulbergen aangewezen.

Verbonden partijen Brainport Development NV Brainport Development NV is een vennootschap met Triple Helix-aandeelhouders, waarbij het overheidsaandeel 50 procent is. Brainport Development is gericht op het structureel verankeren van de Brainport Next Generationstrategie. Gelet op de regionale opgave van Brainport Development wordt de financiering verkregen via een inwonerbijdrage en treedt de Metropoolregio Eindhoven op als enige subsidiënt en vervult zij de rol als regionale betaalautoriteit De vier gemeenten (Eindhoven, Helmond, Best en Veldhoven) die ook in het aandelenkapitaal van Brainport Development NV deelnemen, worden op grond van de gemeenschappelijke regeling een extra bijdrage gevraagd op basis van hun specifiek belang. Er zijn voor de Metropoolregio Eindhoven een aantal instrumenten voor de beïnvloeding van en de sturing op Brainport Development: ▪

▪

Aan de voorkant, als het gaat om het programma en de aard van de activiteiten. Dit gebeurt in het thema Economie door de afgesproken consultatie over het jaarplan. Daarnaast is de Metropoolregio Eindhoven vertegenwoordigd in het bestuur van de Stichting Brainport en heeft een formele rol als aandeelhouder. Bij de financiering, waarbij het gaat om de omvang van de uit te voeren activiteiten in relatie tot het budget. Op 1 juli 2020 heeft het Algemeen Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven ingestemd met een nieuwe financiering voor de periode 2021-2024.

Gegevens deelneming Belang MRE in verbonden partij begin begrotingsjaar Belang MRE in verbonden partij eind begrotingsjaar Financiële gegevens Brainport Development NV Eigen vermogen 1-1-2021 Eigen vermogen 31-12-2021 Vreemd vermogen 1-1-2021 Vreemd vermogen 31-12-2021 Financieel resultaat 2021

47

1.539 aandelen van nominaal € 453,78 1.539 aandelen van nominaal € 453,78 € 3.276.410 € 3.351.400 (o.b.v. concept cijfers 2021) € 2.838.780 € 2.950.447 (o.b.v. concept cijfers 2021) € 74.920 (o.b.v. concept cijfers 2021)

Breedband Regio Eindhoven B.V. Op initiatief van het Regionaal Breedband Consortium Zuidoost-Brabant (RBC), bestaande uit circa 20 maatschappelijke organisaties en enkele bedrijven, is een breedbandring (glasvezelinfrastructuur) in Eindhoven, met uitlopers naar Geldrop-Mierlo, Veldhoven en Helmond gerealiseerd, waarop ook eigen vestigingen zijn aangesloten. Hiertoe zijn opgericht de Stichting Glasrijk en de exploitatiemaatschappij Breedband Regio Eindhoven BV. De Metropoolregio Eindhoven, een van de “Founding Fathers”, heeft een zetel in het Algemeen Bestuur van de Stichting Glasrijk en is aandeelhouder in de Breedband Regio Eindhoven BV tot maximaal 136.000 gewone aandelen van nominaal € 1,–. Op grond van de verslaggevingsvoorschriften (BBV) volgt onderstaand een recap van (financiële) informatie van de deelneming in Breedband Regio Eindhoven B.V. Gegevens deelneming Belang MRE in verbonden partij begin begrotingsjaar 129.200 aandelen van nominaal € 1,00 Belang MRE in verbonden partij eind begrotingsjaar 129.200 aandelen van nominaal € 1,00 Financiële gegevens Breedband Regio Eindhoven B.V. Eigen vermogen 1-1-2021 € 3.892.381 Eigen vermogen 31-12-2021 € 4.041.482 (o.b.v. concept cijfers 2021) Vreemd vermogen 1-1-2021 € 1.016.405 Vreemd vermogen 31-12-2021 € 3.020.092 (o.b.v. concept cijfers 2021) Financieel resultaat 2021 € 149.101 (o.b.v.

concept cijfers 2021) Vereniging van Contractanten De Vereniging van Contractanten (VvC) behartigt de gemeenschappelijke belangen van de Brabantse gewesten (en gemeenten) inzake de inzameling van huishoudelijk afval. De Metropoolregio Eindhoven is namens de 21 gemeenten lid van de VvC. De 21 gemeenten, de Metropoolregio Eindhoven en Attero hebben ieder individueel een overeenkomst gesloten inzake de regionale afvalverwerking op grond waarvan de gemeenten het eigendom van (onder andere) het huishoudelijk restafval overdragen aan Attero. Vervolgens heeft de Metropoolregio Eindhoven samen met de overige Brabantse gewesten Afvalsturing Brabant opgericht, waarmee vervolgens aanbiedings-overeenkomsten zijn gesloten voor de verwerking van huishoudelijk afval. Attero heeft als eigenaar van het afval deze overeenkomsten medeondertekend, waardoor het eigendom van het huishoudelijk afval is overgegaan op Afvalsturing Brabant. Zo lang het geschil over de minderlevering brandbaar restafval over de periode 2015-januari 2017 nog niet definitief is opgelost, wordt de vereniging in stand gehouden.

Grondbeleid Landgoed Gulbergen Om het Landgoed Gulbergen te kunnen realiseren, waren de betreffende gronden in (blote) eigendom van de Metropoolregio Eindhoven. Contractueel werden deze vervolgens in erfpacht gegeven aan Attero. Per 21 december 2020 is deze erfpachtovereenkomst met Attero beëindigd. Hiermee is het volledige eigendom van het gebied Landgoed Gulbergen weer in handen van de Metropoolregio Eindhoven gekomen, inclusief het beheer van het gebied. De Metropoolregio Eindhoven zet de komende periode in op een overdracht van het landgoed aan de markt waardoor ontwikkeling mogelijk zal worden.

48

Onderhoud kapitaalgoederen Gebouw Raiffeisenstraat 18 Eindhoven Groot onderhoud aan pand aan de Raiffeisenstraat 18 te Eindhoven wordt uitgevoerd conform het Meerjaren Onderhouds Planning (MJOP) 2019-2028. Op grond van dit plan wordt jaarlijks € 52.100 gestort in de voorziening groot onderhoud. De kosten voor groot onderhoud worden gedekt uit deze voorziening. Er is geen sprake van achterstallig onderhoud.

Rechtmatigheid De accountant dient in zijn controleverklaring een oordeel te geven over de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid. Ten aanzien van het aspect rechtmatigheid spelen het begrotingscriterium (passen de uitgaven binnen de geautoriseerde begroting?) en het voorwaardencriterium (in hoeverre wordt de externe en interne wet- en regelgeving opgevolgd?) een belangrijke rol. De reikwijdte van de accountantscontrole is vastgelegd in het controleprotocol. Voorwaardencriterium Voor de rechtmatigheidscontrole is de volgende regelgeving in het bijzonder relevant: ▪ Verordening ex artikel 212 van de gemeentewet betreffende de uitgangspunten voor het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeenschappelijke regeling ▪ Verordening ex artikel 213 van de gemeentewet betreffende de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeenschappelijke regeling. ▪ Het treasurystatuut waarin de voorwaarden en bevoegdheden aangaande de financiering zijn vastgelegd. ▪ Het inkoopbeleid van de Metropoolregio Eindhoven. De naleving van de regelgeving wordt gemonitord middels verbijzonderde interne controle. Uit deze controles blijken geen materiële rechtmatigheidsfouten. Begrotingscriterium De spelregels omtrent het begrotingscriterium zijn nader uitgewerkt in het controleprotocol.

Hierin staat vermeld dat wanneer het gerealiseerde programmasaldo hoger is dan de, ook na de laatste begrotingswijziging, geraamde bedragen per definitie sprake is van onrechtmatige uitgaven. Als algemene regel is in het controleprotocol opgenomen dat alle overschrijdingen die per begrotingsonderdeel per saldo 10% van het programmasaldo, met een ondergrens van € 50.000, te boven gaan gemeld worden.

49

Onderstaand is een recapitulatie opgenomen van de begrote versus gerealiseerde programmasaldi (exclusief mutaties in de reserves). Programma Metropoolregio Eindhoven RHCe Algemene dekkingsmiddelen Overhead Heffing vpb Bedrag onvoorzien

Saldo begroot -776.889 819.959 0 -2.073.958 -5.000 -17.072

Saldo gerealiseerd -888.479 842.043 0 -1.916.011 -5.264 80.754

Verschil -111.590 22.084 0 157.947 -264 97.826

Uit de recapitulatie blijkt dat sprake is van een begrotingsoverschrijding op de programma’s Metropoolregio Eindhoven (overschrijding € 111.590) en Heffing vpb (overschrijding € 264). Op grond van het controleprotocol blijft de overschrijving bij het programma Heffing vpb beneden de ondergrens van € 50.000 en hoeft derhalve niet toegelicht te worden. De begrotingsoverschrijding binnen het programma Metropoolregio Eindhoven dient op grond van het controleprotocol wel toegelicht te worden. De belangrijkste reden voor de begrotingsoverschrijding is de administratieve verwerking van het nadelig exploitatieresultaat van Landgoed Gulbergen. In de begroting 2021 na wijziging (vóór mutaties reserves) is een nihil resultaat geraamd voor Landgoed Gulbergen. Uit de realisatie blijkt dat het landgoed een resultaat (vóór mutaties reserves) heeft gerealiseerd van negatief € 792.163. Conform besluitvorming van het bestuur wordt dit resultaat gedekt door een onttrekking uit de bestemmingsreserve Landgoed Gulbergen. Na onttrekking uit de voornoemde bestemmingsreserve resteert een nihil resultaat voor Landgoed Gulbergen. De verwerking van het resultaat Landgoed Gulbergen in de jaarrekening 2021 ligt derhalve volledig in lijn met de besluitvorming door het bestuur.

Rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2022 Tot en met 2021 geven externe accountants een rechtmatigheidsoordeel bij de jaarrekening af. Door een wetswijziging wordt vanaf 2022 het bestuur zelf verantwoordelijk voor het opstellen van een rechtmatigheidsverantwoording. Deze verantwoording wordt gecontroleerd door de externe accountant. Het Dagelijks Bestuur heeft op 6 december 2021 de notitie ‘Invoering rechtmatigheidsverantwoording’ vastgesteld. In deze notitie is uiteengezet welke gevolgen de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft voor MRE. Ook zijn een aantal belangrijke uitgangspunten voor de rechtmatigheidsverantwoording expliciet gemaakt. Deze uitgangspunten zijn onder meer afgeleid van het controleprotocol 2022-2025. Op 6 december 2021 heeft het Dagelijks Bestuur eveneens het geactualiseerde interne controleplan vastgesteld. De actualisatie zorgt er onder meer voor dat de uitgangspunten uit de notitie ‘Invoering rechtmatigheidsverantwoording’ worden vertaald naar een actueel kader voor de verbijzonderde interne controle. Daarnaast is het interne controleplan uitgebreid met een aantal fiscale aspecten om zodoende ook aantoonbaar te maken dat de organisatie fiscaal ‘in control’ is. De notitie ‘Invoering rechtmatigheidsverantwoording’ en het interne controleplan zijn afgestemd met de externe accountant.

Uit deze afstemming is naar voren gekomen dat beide documenten voldoende waarborgen bevatten om te voldoen aan de eisen die worden gesteld om tot een betrouwbare rechtmatigheidsverantwoording te komen.

50

PROGRAMMAJAARREKENING 2021 METROPOOLREGIO EINDHOVEN

51

Overzicht baten en lasten

Toelichting op het overzicht baten en lasten Algemeen In het “Overzicht van baten en lasten” zijn weergegeven de lasten, de baten en het saldo per programma, de algemene dekkingsmiddelen en de mutaties in de algemene en bestemmingsreserves. Dit resulteert in het saldo van de lopende rekening, welke per dienstonderdeel is vermeld. Resultaat Het resultaat over 2021 bedraagt € 598.348 positief en is als volgt opgebouwd: Metropoolregio Eindhoven RHCe Landgoed Gulbergen

€ € €

526.254 72.094 0

52

Verschillen overzicht baten en lasten Programma’s

Verschil t.o.v. begroting 2021 na 2e wijziging Lasten Baten Saldo

Metropoolregio Eindhoven - Economie - Stimuleringsfonds - Bijdrage Brainport Development

-480.307 -14.013 0

0 19.805 -1

-480.307 5.793 -1

- Transitie Landelijk gebied

2.189

-5.000

-2.811

- Energietransitie

35.795

-188.373

-152.578

- Mobiliteit, incl. GGA

-126.603

90.310

-36.293

- Bestuurlijk e samenwerk ing, organisatie, regionale strategie - Landgoed Gulbergen

-14.371 1.149.441

-4 -357.278

-14.375 792.163

910

-22.995

-22.084

0

0

0

-87.053 -71.812

-1.833 2.751

-88.886 -69.061

264

0

264

Bedrag onvoorzien

-17.072

-80.754

-97.826

Gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten

377.367

-543.370

-166.004

Algemene reserve - Metropoolregio Eindhoven - RHCe

0 0

0 0

0

Bestemmingsreserve Fysiek Domein

0

0

0

Bestemmingsreserve Energietransitie

188.373

-108.020

80.353

Bestemmingsreserve Herstelplan Breed Economisch Vestigingsk limaat

192.000

0

192.000

0

-792.163

-792.163

Bestemmingsreserve personele k osten - Metropoolregio Eindhoven - RHCe

77.084 10.381

0 0

77.084 10.381

Gerealiseerd resultaat

845.205

-1.443.553

-598.348

RHCe Algemene dekkingsmiddelen Overhead - Metropoolregio Eindhoven - RHCe Heffing VPB

Mutaties reserves

Bestemmingsreserve Landgoed Gulbergen

53

Toelichting op verschillen overzicht baten en lasten Economie Het thema Economie bestaat uit de volgende onderdelen: ▪ ▪ ▪

Economie Stimuleringsfonds Bijdrage Brainport Development NV

Op Economie wordt een voordeel behaald van ruim € 604.000, onder te verdelen in een voordeel op de programmakosten van € 494.000 en een nadeel op de personele kosten van bijna € 14.000. Op begrotingsbasis was een bedrag van € 1.262.140 beschikbaar, bestaande uit € 50.000 werkkapitaal en € 1.212.140 ten behoeve van de Herstelaanpak Breed Economisch Vestigingsklimaat. Het werkkapitaal is niet besteed in 2021 wat een voordeel oplevert van € 50.000. In het kader van de herstelaanpak zijn ten laste van deze middelen een drietal subsidies toegekend: -

Hybride lesgeven VO in Brainport Omscholingsaanpak Brainportregio Meer mensen digitaal fit

€ 175.000 € 700.000 € 85.000

Van deze bedragen is een voorschot van 80% uitgekeerd, zijnde € 768.000. Dit leidt tot een voordeel van € 444.140 (€ 1.212.140 - € 768.000). Het bij afronding van de projecten nog uit te keren deel van 20% (€ 192.000) wordt toegevoegd aan de bestemmingsreserve (verwerkt op het programma “mutatie reserves). Conform besluitvorming in het poho Economie vallen de niet bestede middelen van € 252.140 (€ 444.140 - € 192.000) vrij ten gunste van de exploitatie. Het nadeel op de personele kosten van bijna € 14.000 wordt voornamelijk veroorzaakt door een hogere ureninzet t.b.v. de herstelaanpak. Het onderdeel Stimuleringsfonds laat per saldo een nadeel zien van bijna € 6.000. Aan personele kosten wordt ten opzichte van de begroting € 61.000 minder toegerekend (voordeel) als gevolg van het vertrek van de programmamanager buiten de organisatie. Hierdoor ontstond een vacature die tijdelijk extern is ingevuld. Dit laatste verklaart de overschrijding op de programmakosten van bijna € 47.000 (nadeel). Lagere kosten van programmamanagement (bepaald op basis van verantwoorde uren door de betrokken medewerkers) leiden aan de batenkant tot een lagere bijdrage uit de voorziening van bijna € 20.000 (nadeel). De in de begroting 2021 vastgestelde inwonerbijdrage Stimuleringsfonds van ruim € 2,8 miljoen is conform in rekening gebracht en leidt niet tot afwijkingen.

In het Stimuleringsfonds is een bedrag van € 800.000 geoormerkt in het kader van de Herstelaanpak Breed Economisch Vestigingsklimaat. Deze middelen zijn volledig beschikt/gereserveerd ten behoeve van de projecten: -

Data-awareness van het brede MKB in de Metropoolregio Digitale Innovatie Slimme Maakregio De Kempen Adviesregeling digitalisering MKB Op weg naar een toekomstbestendige, digitale Peel

54

De regionale inwonerbijdrage en bijdragen van de gemeenten Eindhoven, Helmond, Veldhoven en Best in het kader van individueel aandeelhouderschap ten behoeve van de basisfinanciering van Brainport Development NV zijn conform de in de meerjarenfinanciering 2021-2024 vastgestelde bedragen in rekening gebracht en doorbetaald aan Brainport Development. Transitie Landelijk Gebied Het thema Transitie Landelijk gebied laat een voordeel zien van ruim € 2.800. Dit wordt veroorzaakt door een voordeel op de programmakosten (€ 1.500 niet besteed werkkapitaal), een voordeel aan de batenkant (€ 5.000, niet geraamde bijdrage van de provincie t.b.v. ondersteuning omgevingsagenda en een nadeel op de personele kosten (€ 3.700 en daarmee in lijn met de begroting) Energietransitie Het thema Energietransitie laat in de exploitatie een voordeel zien van ruim € 152.000. Op de personeelskosten wordt een voordeel behaald van € 72.000. De in de begroting geraamde uren zijn elders ingezet. De programmabaten laten ten opzichte van de begroting een voordeel zien van € 188.000. Het betreft de in 2021 extra ontvangen rijksbijdrage. Van deze rijksbijdrage is in 2021 een groot deel besteed. Dit verklaart de overschrijding van aan de kostenkant van ruim € 108.000.

De programmakosten zijn meerjarig gedekt door het reguliere werkkapitaal beschikbaar in de begroting en de via de gemeente Cranendonck (nog te) ontvangen Rijksmiddelen. De rijksmiddelen staan gereserveerd in de bestemmingsreserve Energietransitie. De onttrekking uit de reserve ter egalisatie van de op het thema verantwoorde kosten is conform BBV verantwoord op het onderdeel “mutatie reserves”. Mobiliteit, incl. GGA Het thema Mobiliteit, waaronder ook de taak Gebiedsgerichte aanpak Mobiliteit (GGA) wordt verantwoord, laat een voordeel zien van ruim € 36.000. Dit wordt veroorzaakt door een voordeel op de personele kosten van € 50.000 en nadeel op de programmakosten van € 14.000. Het voordeel op de personele kosten wordt verklaart doordat in de begroting geraamde uren elders zijn ingezet of extern zijn ingevuld. Het nadeel op de programmakosten betreft een overschrijding van het werkkapitaal doordat er meer projecten zijn gerealiseerd dan waren begroot. De overschrijding wordt gecompenseerd door het niet volledig bestede werkkapitaal op het thema Economie. Voor wat betreft GGA zijn in 2021 geen gemeentelijke bijdragen in rekening gebracht. Het budget uit voorgaande jaren was voldoende de in 2021 begrote werkzaamheden te realiseren. Het voordeel wat dit oplevert op de programmakosten van € 90.000, wordt gecompenseerd door een even groot nadeel aan de batenkant.

Bestuurlijke samenwerking, organisatie, regionale strategie en Gulbergen Het deelprogramma Bestuurlijke samenwerking, organisatie, regionale strategie laat per saldo een voordeel zien van ruim € 14.000. Dit voordeel wordt veroorzaakt door een nadeel op de personele kosten van bijna € 52.000 en een voordeel op de programmakosten van € 66.000. Het nadeel op de personele kosten wordt grotendeels veroorzaakt doordat procesondersteunende werkzaamheden in het kader de Omgevingswet en Omgevingsagenda op het deelprogramma zijn verantwoord, deze waren niet geraamd in de begroting. De programmakosten laten een voordeel zien van € 66.000. Ter dekking van de activiteiten rondom Koningsdag is een bedrag van € 50.000 onttrokken aan de algemene reserve omdat werd ingeschat dat hier binnen het bestaande budget niet genoeg ruimte voor was. Dit was achteraf gezien niet nodig geweest en zorgt nu grotendeels voor het getoonde voordeel.

55

De baten lopen in lijn met de begroting, de inwonerbijdrage regionale opgaven van ruim € 3 miljoen is bij de deelnemende gemeenten in rekening gebracht en volledig ontvangen. Landgoed Gulbergen laat in 2021 een nadeel zien van ruim € 792.000. Eind 2020 is de erfpachtconstructie met Attero afgekocht en heeft de Metropoolregio Eindhoven weer het volledige eigendom verworven. De financiële voorschriften schrijven voor dat lasten en baten in dit geval niet meer zoals voorheen via een voorziening (balans) maar via de exploitatie moeten lopen. Het getoonde nadeel betreft het saldo tussen de lasten en baten. Dit saldo wordt onttrokken uit de in 2021 gevormde bestemmingsreserve Gulbergen en is conform BBV verantwoord op het onderdeel “mutatie reserves”. RHCe Ten opzichte van de begroting 2021 wordt een voordeel behaald van ruim € 22.000. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt door niet geraamde inkomsten van de gemeente Helmond inzake het project van de fotograaf Jozef van den Broek. Het voordeel op de personele kosten van € 341.000 wordt gecompenseerd door een nagenoeg even groot nadeel op de programmakosten. Ter overbrugging op de feitelijke invulling van vacatures is een beroep gedaan op externe inhuur, nieuwe medewerkers starten op payroll basis. Algemene dekkingsmiddelen Er zijn in 2021 geen lasten of baten verantwoord op het programma algemene dekkingsmiddelen.

Overhead Metropoolregio Eindhoven De Metropoolregio Eindhoven laat op het programma Overhead een voordeel zien van bijna € 89.000. De personele kosten zijn ruim € 6.000 hoger dan geraamd en liggen daarmee in lijn met wat hiervoor in de begroting is opgenomen. Het voordeel op de programmakosten van € 93.000 is voornamelijk toe te schrijven aan minder uitgaven op bureau- en algemene kosten en het niet volledig besteden van het opleidingsbudget door COVID-19. Aan de batenkant wordt een klein voordeel behaald van bijna € 2.000. Het betreft hier voornamelijk de verkoop van oude laptops aan het personeel en een ontvangen vergoeding voor het geven van een gastles door een medewerker aan de opleiding Duurzame Gebiedsontwikkeling. RHCe De overheadkosten laten per saldo een voordeel zien van ruim € 69.000 ten opzichte van de raming. Op personele kosten wordt een voordeel behaald van € 190.000. De reden is, evenals op het programma RHCe, dat ter overbrugging op de feitelijke invulling van vacatures een beroep is gedaan op externe inhuur. Deze externe inhuur wordt verantwoord onder de programmakosten, welke daarom met € 110.000 worden overschreden. De programmabaten laten een nadeel zien van ruim € 2.700. Het contract voor de verhuur van een werkplek is gedurende het jaar aangepast aan het werkelijk gebruik. Heffing VPB Het programma heffing VPB laat een klein nadeel van € 264.

In de begroting was een raming opgenomen van € 5.000, in 2021 heeft de Belastingdienst per saldo een bedrag van € 5.264 aan vennootschapsbelasting in rekening gebracht. Het betreft hier de voorlopige aanslagen 2018 en 2021 en een verrekening over 2019.

56

Onvoorzien De post onvoorzien laat een voordeel zien van bijna € 98.000 wat wordt veroorzaakt door: - Vrijval uit de Reorganisatievoorziening SRE van € 81.000. Dit als gevolg van het in overeenstemming brengen van het saldo van de voorziening met de nog lopende verplichtingen. - Er is in 2021 zowel door de Metropoolregio Eindhoven als het RHCe geen aanspraak gedaan op de posten onvoorzien. Dit leidt tot een voordeel in de exploitatie van € 17.000. Mutatie reserves De mutatie in de algemene reserve Metropoolregio Eindhoven (onttrekking € 50.000 ter dekking kosten Koningsdag) heeft plaatsgevonden zoals geraamd na de 1e begrotingswijziging 2021. De mutatie in de algemene reserve RHCe (onttrekking € 50.000 ter dekking incidentele kosten werving en selectie) heeft plaatsgevonden zoals geraamd na de 1e begrotingswijziging 2021. Aan de bestemmingsreserve Energietransitie is een bedrag van € 188.373 toegevoegd, zijnde de extra ontvangen rijksmiddelen. Aan de reserve is ruim € 108.000 meer onttrokken dan geraamd. Dit ter egalisatie van de in 2021 op het thema Energietransitie verantwoorde kosten. Aan de bestemmingsreserve Herstelaanpak Breed Economisch vestgingsklimaat is een bedrag van € 192.000 toegevoegd. Het betreft hier de resterende 20% van de nog uit te betalen subsidies bij afronding van de projecten zoals die zijn beschikt in het kader van de herstelaanpak.

Aan de bestemmingsreserve Gulbergen is een bedrag van ruim € 792.000 onttrokken ter egalisatie van de in 2021 op het deelprogramma Landgoed Gulbergen verantwoorde lasten en baten. De mutatie in de conservering archieven (onttrekking € 50.000 ter dekking kosten digitalisering welke niet in de begroting zijn opgenomen) heeft plaatsgevonden zoals geraamd na de 1e begrotingswijziging 2021. Om de saldi van de reserves personele kosten Metropoolregio Eindhoven en RHCe in overeenstemming te brengen met de onderliggende financiële verlofverplichtingen, is aan de reserve van de dienst Metropoolregio Eindhoven een bedrag toegevoegd van ruim € 77.000, aan de reserve van de dienst RHCe is een bedrag toegevoegd van ruim € 10.000. Ter verduidelijking zijn in onderstaand overzicht de mutaties per reserve weergegeven welke in 2021 hebben plaatsgevonden.

57

Incidentele baten

Het programma Onvoorzien laat een incidentele baat zien van € 80.754. Het betreft hier een vrijval van de Reorganisatievoorziening SRE.

Inwonerbijdrage In 2021 is de inwonerbijdrage ten opzichte van 2020 met 2,68% geïndexeerd. Een en ander leidt tot het volgende vergelijkend overzicht van de gemeentelijke bijdragen per inwoner.