Bijlage D Concept Jaarstukken ODWH 2022
Tekst van het document
Jaarstukken 2022 20 maart 2023
INHOUDSOPGAVE Voorwoord
5
JAARVERSLAG 2022
6
1. Leeswijzer
7
2. Verantwoording activiteiten 2022 2.1. Programma Milieu 2.2. Programma Bodem 2.3. Programma omgevingsadvies 2.4. Programma Duurzaamheid 2.5. Programma Bouwen 2.6. Programma Randvoorwaardelijke Taken 2.7. Klanttevredenheid
8 8 10 11 12 14 16 17
3. Samenvatting resultaat en resultaatbestemming 3.1. Realisatie per deelnemer 2022 in uren 3.2. Het resultaat 3.3. De algemene reserve 3.4. Resultaatbestemming
18 18 18 21 22
PARAGRAFEN 2022
23
4. PARAGRAFEN 4.1. Lokale heffingen 4.2. Weerstandsvermogen 4.2.1. Vrije ruimte in de algemene reserve 4.2.2. Risico’s 4.2.3. Financiële kengetallen 4.3. Onderhoud kapitaalgoederen 4.4. Financiering 4.5. Bedrijfsvoering 4.5.1 Informatisering en automatisering 4.5.2 Personeel 4.5.3 Planning & Control 4.6. Staat van investeringen 4.7. Verbonden partijen 4.8. Grondbeleid
24 24 24 24 24 27 28 29 31 31 31 32 33 33 33
5. Jaarrekening 2022 5.1. Balans per 31 december 2022 5.2. Toelichting op de balans
34 34 36
Agendapunt 5 DB 3 april 2023: Jaarverslag 2022 (2023031500)
3 / 72
5.3. Niet uit de balans blijkende verplichtingen 5.4. Programmarekening 2022 5.5. Toelichting op de programmarekening 5.6. Wet normering topinkomens
43 44 45 55
Ondertekening
56
Bijlagen
57
Bijlage A: Wet normering topinkomens
58
Bijlage B: SISA-bijlage
60
Bijlage C: toelichting eindafrekening
61
Bijlage D: programmarekening naar taakvelden
63
Bijlage E: rapportage kwaliteitscriteria 2.1
64
Bijlage F: controleverklaring
72
Agendapunt 5 DB 3 april 2023: Jaarverslag 2022 (2023031500)
4 / 72
Voorwoord Wat een bijzonder jaar was 2022… Ook 2022 weer: we dachten na de Coronacrisis weer ‘gewoon’ aan het werk te kunnen maar de samenleving stond opnieuw bol van verandering die in het algemeen niet bepaald als positief te duiden was. De wereldwijde ontwikkelingen, met de oorlog in Oekraïne als dieptepunt, leverden ook voor de dienst effecten op, zoals een bijzonder hoge inflatie. En daarnaast hadden diverse crises in Nederland, zoals bijvoorbeeld de stikstofcrisis en de zoektocht naar woningbouwmogelijkheden, grote invloed op ons werk. 2022 was ook het jaar waarin de aanbevelingen van de Commissie Van Aartsen werden omgezet in een interbestuurlijk programma voor de uitvoering, dat dit jaar verder zijn beslag krijgt. Samen met de goede samenwerking met de andere Zuid-Hollandse omgevingsdiensten maakt dit dat we breder kijken naar onderwerpen, en met een gezamenlijk aanpak betere resultaten bereiken. Onze gezamenlijke profilering op de arbeidsmarkt is een van de positieve ontwikkelingen die daaruit voortvloeit. Ook zien we een kwaliteitsverbetering in de milieu- en bodemtaken en merken we dat we veelvuldig door de deelnemers voor adviestaken worden ingeschakeld. Hoewel de Omgevingswet nog niet van kracht is werken we al in de geest ervan: we denken graag samen met de deelnemers in mogelijkheden, ook voor de lange termijn.
In 2022 heeft na de gemeenteraadsverkiezingen een ingrijpende bestuurswisseling plaatsgevonden: alleen nog collegeleden in het algemeen bestuur, een nieuwe voorzitter en een vernieuwd dagelijks bestuur. Ik heb de nieuwe start als prettig ervaren en zie uit naar het vervolg. Met name de scheidende voorzitter wil ik nog bedanken voor haar langjarige inzet voor de dienst en de goede samenwerking die ik heb ervaren. Ook alle collega’s die zich het afgelopen jaar weer hebben ingezet voor een veilige, gezonde en duurzame leefomgeving wil ik hartelijk danken. Gelukkig is onze dienst flexibel en in staat om steeds te zoeken naar de beste manier om de beste resultaten te behalen. Met het project ‘IM in Control’ bijvoorbeeld. Daarmee hebben we in 2022 planmatig allerlei informatiemanagement-onderwerpen aangepakt: een voorbeeldproject van hoe het van goed naar beter kan gaan. Ook voeren we een interne doorkanteling door, waarmee we sturen op productiviteit en effectiever opereren vanuit de vraag. Onze organisatie krijgt straks weer een eendimensionale sturing met meer ruimte en duidelijkheid voor de medewerkers. Het financieel eindresultaat van 2022 is positiever uitgevallen dan eerder in het jaar werd verwacht. Dat heeft vooral te maken met een behoudende manier van ramen, die ons vaak behoedt voor problemen.
Maar we gaan het wel beter volgen door het jaar, zodat we beter kunnen anticiperen. In dit jaarverslag leest u per programma wat we hebben bereikt in 2022, met een vooruitblik naar 2023. Ik hoop dat we ook in 2023 samen met de gemeenten, de provincie en andere omgevingsdiensten weer ons steentje mogen bijdragen aan de leefbaarheid in onze mooie regio!
Marlies Krul-Seen Directeur Omgevingsdienst West-Holland
Agendapunt 5 DB 3 april 2023: Jaarverslag 2022 (2023031500)
5 / 72
JAARVERSLAG 2022
Agendapunt 5 DB 3 april 2023: Jaarverslag 2022 (2023031500)
6 / 72
1. Leeswijzer In hoofdstuk 2 treft u als eerste het jaarverslag van 2022 aan. Hierin wordt per programma verantwoording afgelegd over 2022, zowel inhoudelijk als financieel. In hoofdstuk 3 behandelen we op hoofdlijnen de resultaten van 2022 en de reserves. Hoofdstuk 4 vervolgt met de paragrafen, met onder andere de actualisatie van de risico-inventarisatie. Vervolgens treft u de jaarrekening van 2022 aan in hoofdstuk 5. In dit hoofdstuk is de balans opgenomen met toelichting, en de overzichten van baten en lasten met de toelichtingen hierop. Daarna treft u diverse bijlagen aan (A t/m E) ter ondersteuning van het inzicht in de jaarrekening. De jaarstukken worden afgesloten met een controleverklaring van de accountant in bijlage F. Het jaarverslag en de jaarrekening van de dienst zijn opgesteld volgens het Besluit Begroting en Verantwoording voor provincies en gemeenten (BBV). Deze voorschriften gelden ook voor omgevingsdiensten.
Agendapunt 5 DB 3 april 2023: Jaarverslag 2022 (2023031500)
7 / 72
2. Verantwoording activiteiten 2022 2.1. PROGRAMMA MILIEU Het programma Milieu controleert bedrijven op milieuwet- en regelgeving. We verlenen vergunningen, toetsen meldingen en controleren bedrijven op het naleven van de regels. In 2022 hebben we 98,5% van de werkplanuren gerealiseerd, met enkele fluctuaties per deelnemer. We zorgen voor transparantie in ons werk door zoveel mogelijk terug te koppelen wat we inhoudelijk allemaal doen. Hierdoor kunnen we echt inspelen op de vraag wat de deelnemers belangrijk vinden en zijn we in staat om nog efficiënter te werken. Vorig jaar waren er nog veel meldingen van nieuwe bedrijven, dit jaar lag onze inzet vooral bij vergunningplichtige bedrijven. Geluidklachten Na het opheffen van de coronabeperkingen nam met name het aantal geluidklachten weer toe. We toetsten of de regels werden nageleefd en adviseerden de gemeenten over de opvolging van de klacht. In een aantal gevallen traden we zelf op. Om de geluidklachten terug te dringen, gaan we in 2023 bij alle evenementen geluidmetingen uitvoeren. Er worden steeds meer warmtepompen geïnstalleerd en dit kan geluidsoverlast veroorzaken. Sommige gemeenten gaan hier proactief mee aan de slag. We zullen in 2023 meerdere geluidmetingen uitvoeren.
VTH-nota We hebben dit jaar veel inzet gepleegd om de VTH-nota in twee stappen om te zetten naar de Omgevingswet die op 1 januari 2023 inwerking zou treden. Toen bekend werd dat de Omgevingswet opnieuw een half jaar werd uitgesteld, hebben we de VTH-nota deels teruggezet naar de Wabo. Het algemeen bestuur heeft inmiddels beide versies vastgesteld. De tweede stap, waarbij de beleidslijnen worden uitgezet, zullen we in samenwerking met de deelnemers volgend jaar opstarten. Datagedreven en risicogericht toezicht In 2021 hebben we een start gemaakt met datagedreven onderzoek, waarbij we heel gericht op een bepaald risico kunnen controleren. Deze vorm van toezichthouden pasten we in 2022 steeds vaker toe. Zo controleren we nieuwe bedrijven niet meer op basis van gevelcontrole, maar na hun aanmelding bij de Kamer van Koophandel. Onze focus ligt op milieurelevante thema’s bij diverse branches. In 2023 gaan we de afvalstromen binnen het MKB monitoren. Daarnaast willen we meer controle op glastuinbouw. Ondermijning De regionale samenwerking tussen de gemeenten, politie en andere toezichthoudende instanties werpt zijn vruchten af. Tijdens gemeentelijke sessies zijn verdachte dossiers besproken en dit leidde in sommige gevallen tot integrale ondermijningscontroles.
We hebben door deze samenwerking meer locaties bezocht dan voorheen en verwachten dat er in 2023 nog meer dossiers worden besproken. In het programma van 2023 is er meer tijd voor dit project gereserveerd.
Agendapunt 5 DB 3 april 2023: Jaarverslag 2022 (2023031500)
8 / 72
Wat zeggen de cijfers? Realisatie per programma
Milieu Totaal uren Uren x tarief Materieel budget Totaal bijdrage deelnemer
Actueel Verschil t.o.v. Verschil t.o.v. Werkplan Offertes werkplan Prognose Realisatie Actueel WP Prognose 2022 2022 2022 2022 2022 2022 2022 54.534 54.370 238 54.608 54.608 53.788 -820 -820 5.139.818 € 5.124.325 € 22.432 € 5.146.757 € 5.146.757 € 5.069.490 € (77.267) € (77.267) 237.027 € 220.611 € - € 220.611 € 220.611 € 166.512 € (54.099) € (54.099) 5.376.845 € 5.344.936 € 22.432 € 5.367.368 € 5.367.368 € 5.236.001 € (131.366) € (131.366)
Begroting 2022 € € €
Agendapunt 5 DB 3 april 2023: Jaarverslag 2022 (2023031500)
9 / 72
2.2. PROGRAMMA BODEM Vergunningverlening, toezicht en handhaving zijn de primaire taken van het programma Bodem. Daarnaast informeren en adviseren we gemeenten en provincie vanuit onze expertise over landelijke en regionale vraagstukken. We hebben in 2022 104% van de werkplanuren Bodem gerealiseerd. De vraaggestuurde VTH-taken voor de naleving van de Wet bodembescherming en het Besluit bodemkwaliteit vormen daarvan het grootste gedeelte. Omgevingswet en warme overdracht bodemtaken Daarnaast hebben we opnieuw veel tijd besteed aan de voorbereidingen op de invoering van de Omgevingswet. Door de transitie naar de Omgevingswet worden veel bodemtaken van de provincie naar de gemeenten overgeheveld. Dit wordt geregeld in de warme overdracht. Met het opnieuw uitstellen van de Omgevingswet blijven we langer op twee manieren werken en dat kost extra tijd. In 2023 blijven we ons inzetten om de deelnemers mee te nemen in de transitie. Regionale Bodemkwaliteitskaart en Nota Bodembeheer De bodemkwaliteitskaart verschaft inzicht in de kwaliteit van de grond in de gemeenten. Met behulp van deze kaart wordt er samen met de regiogemeenten (duurzaam) beleid opgesteld voor het toepassen van grond in de regio. Bijna alle deelnemers participeren in dit project. Het was de bedoeling om in 2022 de bodemkwaliteitskaart en bijbehorende nota bodembeheer in gebruik te nemen.
Het bleek echter dat sommige data verouderd was en dat er bodemonderzoeken ontbraken. We verwachten in het eerste kwartaal van 2023 de accurate bodemkwaliteitskaart op te leveren. Kwaliteit van advisering In 2022 hebben we opnieuw ingezet op de verbetering van de kwaliteit van onze advisering. Ons team is professioneel uitgebreid en houdt intensiever toezicht op de ingediende plannen voor de toepassing van grond binnen de regio. De kwaliteit van de informatie die we aangereikt krijgen is hierdoor verbeterd. Daardoor wordt het risico op potentiële bodemverontreiniging een stuk kleiner. Het betekent ook dat we efficiënter kunnen werken. In 2023 zullen wij deze werkwijze continueren. Handhaving In 2022 is bij een enkel dossier stevige inzet gepleegd. We hebben bij sommige locaties via contra-expertise zelf monsters genomen of laten nemen. In een dossier heeft dit geleid tot een groot strafrechtelijk onderzoek.
Wat zeggen de cijfers? Realisatie per programma
Bodem Totaal uren Uren x tarief Materieel budget Totaal bijdrage deelnemer
Actueel Verschil t.o.v. Verschil t.o.v. Werkplan Offertes werkplan Prognose Realisatie Actueel WP Prognose 2022 2022 2022 2022 2022 2022 2022 10.867 14.124 240 14.364 14.864 14.910 546 46 1.024.191 € 1.331.187 € 22.620 € 1.353.807 € 1.400.932 € 1.405.296 € 51.489 € 4.364 - € 10.334 € - € 10.334 € 10.334 € 63.110 € 52.776 € 52.776 1.024.191 € 1.341.521 € 22.620 € 1.364.141 € 1.411.266 € 1.468.406 € 104.265 € 57.140
Begroting 2022 € € €
Agendapunt 5 DB 3 april 2023: Jaarverslag 2022 (2023031500)
10 / 72
2.3. PROGRAMMA OMGEVINGSADVIES Onder Omgevingsadvies vallen alle adviesproducten die betrekking hebben op ruimtelijke ordening, zoals bouwplannen, bestemmingsplannen en gebiedsontwikkeling. Ook Schipholadvisering en programma Omgevingswet horen bij Omgevingsadvies. Het aantal adviezen dat de dienst heeft verstrekt is opnieuw gestegen. Van 1100 adviezen in 2021 tot meer dan 1200 in 2022. Positief voor het programma is dat we na het opheffen van de beperkende coronamaatregelen weer bij de gemeenten op locatie kunnen werken. Hierdoor zijn de lijntjes weer korter en kunnen onze adviseurs in rechtstreeks contact met gemeenteambtenaren proactief meedenken over allerlei vraagstukken rondom ruimtelijke ordening en milieu. Schipholtaken Er is een nieuwe secretaris Bestuurlijk overleg Schiphol cluster Zuidwest, waar bijna alle deelnemers onderdeel van zijn, maar de werkstructuur voor Schipholtaken is gelijk gebleven. We participeren in het BRS, het Interbestuurlijk overleg en het cluster Zuidwest. Een belangrijke taak is het opstellen van reacties voor de bestuurders. Ook leveren we ondersteuning in de regio bij het meten van vliegbewegingen en rapporteren eenmaal per jaar het geluidsniveau bij meetposten. Geoportaal We hebben veel tijd geïnvesteerd in het uitwerken van het Geoportaal, waarvan de oplevering op 1 januari 2023 was gepland.
Daarmee gaat een wens van tien jaar geleden om de advisering te verbeteren in vervulling. Het Geoportaal combineert alle bestaande data over de bodem in één systeem. Alle rapporten en vergunningen, eerdere adviezen en oude kaarten zijn nu door iedereen op te vragen. Er is een koppeling naar het eigen zaaksysteem maar ook naar Google Maps. Met behulp van het Geoportaal kunnen adviezen sneller worden gegeven, zijn ze beter van kwaliteit en visueel aantrekkelijker. Omgevingswet Voor de opnieuw uitgestelde Omgevingswet zijn veel werkzaamheden verricht. We hebben afspraken gemaakt met ketenpartners over adviestermijnen, de aanpak van het datasysteem en het heffen van leges. De voorbereidingen zijn gestart voor het aanpassen van de mandaatregelingen en gemeentelijke regelingen. Er is een werkgroep omgevingsplan en er zijn landelijke en regionale overleggen. Ook worden de systemen getest. We blijven investeren in kennis en kunde.
Wat zeggen de cijfers? Realisatie per programma
Omgevingsadvies Totaal uren Uren x tarief Materieel budget Totaal bijdrage deelnemer
€ € €
Actueel Verschil t.o.v. Verschil t.o.v. Begroting Werkplan Offertes werkplan Prognose Realisatie Actueel WP Prognose 2022 2022 2022 2022 2022 2022 2022 2022 30.805 31.418 2.916 34.334 33.504 32.255 -2.079 -1.249 2.903.348 € 2.961.170 € 274.833 € 3.236.003 € 3.157.776 € 3.040.027 € (195.976) € (117.749) 38.500 € 91.500 € 15.000 € 106.500 € 106.500 € 14.211 € (92.289) € (92.289) 2.941.848 € 3.052.670 € 289.833 € 3.342.503 € 3.264.276 € 3.054.238 € (288.265) € (210.038)
Agendapunt 5 DB 3 april 2023: Jaarverslag 2022 (2023031500)
11 / 72
2.4. PROGRAMMA DUURZAAMHEID Het programma Duurzaamheid zorgt voor het uitwerken van de duurzaamheidsvisies van de deelnemers. Daarnaast fungeren we als kennisbank op het gebied van klimaatadaptatie en duurzaamheid. We hebben nog nooit zoveel aanvragen voor subsidies en leningen verwerkt. Toch heeft Duurzaamheid minder uren geschreven dan begroot in de werkplannen. Dat komt onder andere door de administratieve overheveling van een deel van de Regionale Energie Strategie-uren (RES), die voortaan door de RES-regio Holland-Rijnland worden betaald. Het betreffen de uren die we inzetten als trekker van twee werkgroepen ten behoeve van de RES-regio. In de werkplannen van 2023 wordt dit aangepast. Energietoezicht Volgens schatting van de RVO moeten circa 2000 bedrijven voldoen aan de informatie en energiebesparingsplicht. Ruim 1300 bedrijven zijn inmiddels beoordeeld, waarvan 400 in 2022. De meeste bedrijven (circa 750) voldeden aan de wettelijke verplichtingen of zorgden na beoordeling direct voor de verbeteringen. Hercontroles of handhaving waren dus minder nodig. Hierdoor besteedden we minder uren aan energietoezicht dan begroot. We hebben ons voorbereid op nieuwe taken, zoals de controle op energielabel-C voor kantoren dat vanaf 1 januari wettelijk verplicht is.
De campagne rondom label-C was zo succesvol dat we het aantal uren dat we hier projectmatig aan hebben besteed al konden afbouwen. Voor de toekomstige EPBD-inspectie (die de energieprestatie van technische bouwsystemen in gebouwen controleert en documenteert) hebben we een inventarisatie gemaakt van bestaande gebouwen. Met de deelnemers zijn we in gesprek over de vraag waar deze taak voor nieuwe gebouwen komt te liggen. Duurzaamheidsfondsen Door de energiecrisis waren er vier tot vijf keer meer aanvragen voor subsidies en leningen dan vorige jaren. De potjes raken nu voor het eerst leeg. We zijn in gesprek met de deelnemers hoe deze weer gevuld kunnen worden. Ook de energiearmoede neemt toe. We helpen verschillende deelnemers met regelingen bij energiearmoede. Projecten • Bij het project Bijenlandschap hebben zich nieuwe partners aangesloten, waaronder het Rijksvastgoedbedrijf. Dankzij onze succesvolle bemiddeling heeft de Rijksvastgoedbedrijf zijn handtekening gezet op landelijk niveau. Een belangrijke stap in de goede richting voor natuurbeheer. Ook de provincie Zuid-Holland heeft een ambitieuze doelstelling geformuleerd; in 2030 moet ZuidHolland een aaneengesloten bijenlandschap zijn. • Bij alles wat we doen gaat duurzaamheid steeds meer een rol spelen. Daarom bereiden we samen met de provincie en gemeenten een dienstbrede duurzaamheidsvisie voor.
Deze moet in 2023 geïmplementeerd worden.
Agendapunt 5 DB 3 april 2023: Jaarverslag 2022 (2023031500)
12 / 72
Wat zeggen de cijfers? Realisatie per programma
Duurzaamheid Totaal uren Uren x tarief Materieel budget Totaal bijdrage deelnemer
Actueel Verschil t.o.v. Verschil t.o.v. Werkplan Offertes werkplan Prognose Realisatie Actueel WP Prognose 2022 2022 2022 2022 2022 2022 2022 13.108 13.761 261 14.022 13.192 10.523 -3.499 -2.669 1.235.382 € 1.296.951 € 24.599 € 1.321.550 € 1.243.322 € 991.760 € (329.790) € (251.563) 304.141 € 325.986 € 843 € 326.829 € 326.829 € 261.721 € (65.109) € (65.109) 1.539.523 € 1.622.937 € 25.442 € 1.648.379 € 1.570.152 € 1.253.480 € (394.899) € (316.672)
Begroting 2022 € € €
Agendapunt 5 DB 3 april 2023: Jaarverslag 2022 (2023031500)
13 / 72
2.5. PROGRAMMA BOUWEN Het programma Bouwen heeft als kerntaken de behandeling van vergunningen en toezicht en handhaving op bouw- en gebruiksactiviteiten. Ook het project Sanering wegverkeerslawaai en sloopmeldingen (asbest) maken onderdeel uit van het programma. In 2022 hebben we 96% van de begrote uren gerealiseerd. Deze uren zijn besteed aan de kerntaken voor alle deelnemers en de voorbereiding voor de invoering van de Omgevingswet. Daarnaast voeren we bouwtaken uit voor de gemeente Noordwijk en de provincie. Omgevingswet en Wet private kwaliteitsborging (Wkb) De invoering van de Omgevingswet en de bijbehorende Wet private kwaliteitsborging is opnieuw uitgesteld, nu tot 1 januari 2024. We blijven ons onverminderd inzetten met behulp van interne opleidingstrajecten om de overgang naar de nieuwe wet zo soepel mogelijk te laten verlopen. Goede kwaliteit dienstverlening In 2022 hebben twee onafhankelijke adviesbureaus onderzoek gedaan naar de dienstverlening van het programma Bouwen. Beide bureaus concludeerden dat de inhoudelijke kwaliteit van de dienstverlening goed is. Wel zijn er verbeterpunten geconstateerd voor met name de communicatie en rapportage. Er wordt gewerkt aan een nieuwe dienstverleningsovereenkomst (DVO) die in 2023 in werking treedt.
Het voordeel van een apart werkplan is dat er meer ruimte komt voor deelnemer specifieke werkafspraken, rolverdeling en werktools. Stikstof Stikstofproblematiek en de ontwikkeling van Natura-2000 gebieden zorgen voor steeds meer maatwerk in de procedures rondom bouwvergunningen. Dat neemt meer tijd in beslag dan standaardprocedures. Bovendien zorgen (wets)wijzigingen en gerechtelijke uitspraken voor vertraging in de doorlooptijd van de vergunningsprocedure. Sanering wegverkeerslawaai De uitvoering van de gevelsanering ten behoeve van het project Sanering wegverkeerslawaai verloopt grotendeels conform planning. De beschikbaarheid van adviesbureaus en aannemers om het werk uit te voeren blijft helaas de bottleneck in dit project.
Wat zeggen de cijfers? Realisatie per programma
Bouwen Totaal uren Uren x tarief Materieel budget Totaal bijdrage deelnemer
€ € €
Actueel Verschil t.o.v. Verschil t.o.v. Begroting Werkplan Offertes werkplan Prognose Realisatie Actueel WP Prognose 2022 2022 2022 2022 2022 2022 2022 2022 43.897 43.352 300 43.652 44.622 41.754 -1.897 -2.867 4.137.245 € 4.085.902 € 28.275 € 4.114.177 € 4.205.600 € 3.935.340 € (178.837) € (270.260) 63.187 € 40.000 € - € 40.000 € 40.000 € 66.916 € 26.916 € 26.916 4.200.432 € 4.125.902 € 28.275 € 4.154.177 € 4.245.600 € 4.002.257 € (151.921) € (243.343)
Agendapunt 5 DB 3 april 2023: Jaarverslag 2022 (2023031500)
14 / 72
Agendapunt 5 DB 3 april 2023: Jaarverslag 2022 (2023031500)
15 / 72
2.6. PROGRAMMA RANDVOORWAARDELIJKE TAKEN Randvoorwaardelijke taken richt zich op een kwalitatief goede dienstverlening en verantwoording van de Omgevingsdienst. De taken worden uitgevoerd voor alle deelnemers en betreffen voorlichting, relatiebeheer, functioneel applicatiebeheer, bestuurlijk overleg, coördinatie Wet Bibob en algemene juridische advisering. Omgevingswet en Gemeenschappelijke regeling Een groot deel van de beschikbare uren voor kennisontwikkeling is besteed aan de voorbereiding op de Omgevingswet die opnieuw is uitgesteld, ditmaal naar 1 januari 2024. We blijven investeren in het onderhouden van onze opgedane kennis en volgen de wettelijke ontwikkelingen op de voet, vaak in samenwerking met de andere vier omgevingsdiensten in Zuid-Holland. Het gemeentelijk uitvoeringsbeleid is klaar en vastgesteld en zal ingaan op het moment dat de Omgevingswet van kracht wordt. Ook de gemeenschappelijke regeling is gewijzigd en aangepast aan de nieuwe wetgeving. IM in Control We hebben enorm geïnvesteerd in ICT door middel van het project IM in Control! Dit jaar is het zaaksysteem doorontwikkeld, de datakwaliteit op orde gemaakt en het DSO gereed gezet. Een heel belangrijk onderdeel van het project was de ontwikkeling van het Geoportaal.
Dit systeem combineert interne en externe data tot kaarten die toezichthouders, vergunningverleners en adviseurs kunnen gebruiken om in één oogopslag te zien wat er speelt. Hierdoor kan er sneller en efficiënter gewerkt worden. Het Geoportaal is in december 2022 in gebruik genomen. Investeren in mensen In 2022 hebben we opnieuw nadrukkelijk geïnvesteerd in het opleiden van eigen personeel. Van de twee traineeshipprogramma’s is er dit jaar één succesvol afgerond. Vier van de vijf trainees zijn in dienst gekomen. Daarnaast werken we samen met andere omgevingsdiensten aan onze bekendheid en zichtbaarheid in de regio, bijvoorbeeld door deel te nemen aan carrièrebeurzen. We hopen op de deze manier jonge mensen te enthousiasmeren om bij ons te komen werken. Nieuw bestuur Naar aanleiding van de gemeenteraadsverkiezingen is een nieuw algemeen- en dagelijks bestuur geïnstalleerd. We organiseerden de kennismaking met de dienst en zijn in gesprek over de prioriteiten van de nieuwe colleges die betrekking hebben op ons takenpakket. Dit zorgt voor een tijdelijke toename van het aantal uren van het programma. Het eindresultaat laat zien dat het totaal aantal uren van randvoorwaardelijke taken binnen de begrote uren van de werkplannen in 2022 vallen.
Wat zeggen de cijfers? Realisatie per programma
Randvoorwaardelijke taken Totaal uren Uren x tarief Materieel budget Totaal bijdrage deelnemer
€ € €
Actueel Verschil t.o.v. Verschil t.o.v. Begroting Werkplan Offertes werkplan Prognose Realisatie Actueel WP Prognose 2022 2022 2022 2022 2022 2022 2022 2022 23.385 23.222 160 23.382 23.382 24.166 785 785 2.204.036 € 2.188.630 € 15.080 € 2.203.710 € 2.203.710 € 2.277.664 € 73.954 € 73.954 105.668 € 105.670 € 41.305 € 146.975 € 146.975 € 43.608 € (103.367) € (103.367) 2.309.705 € 2.294.300 € 56.385 € 2.350.685 € 2.350.685 € 2.321.272 € (29.413) € (29.413)
Agendapunt 5 DB 3 april 2023: Jaarverslag 2022 (2023031500)
16 / 72
2.7. KLANTTEVREDENHEID In 2022 heeft de dienst de klanttevredenheid gemeten van afgeronde producten binnen de programma’s. Dit is uitgevoerd met het uitsturen van korte enquêtes. De contactpersoon van een zaak kon op de vragen over het product antwoorden met de mogelijkheden ‘zeer tevreden’, ‘tevreden’ of ‘ontevreden’. De ingestuurde reacties werden door de betrokken portefeuillemanager beoordeeld en bij ontevreden reacties werd actie ondernomen. Resultaten In 2022 zijn in totaal 1.385 enquêtes verstuurd waarbij 15% gereageerd heeft. Dit percentage is ten opzichte van 2021 gestegen met 4%. Uit ervaring weten we dat tevreden contactpersonen vaak niet reageren omdat zij geen bijzonderheden te melden hebben. Van de respondenten in 2022 was 93% tevreden en zeer tevreden. Dit is een stijging van 6% ten opzichte van de resultaten in 2021. 7% gaf aan ontevreden te zijn, dat is ten opzichte van het jaar ervoor een daling van 6%. In de onderstaande tabel is de respons in aantallen en percentage weergegeven voor 2022 en 2021: Tevredenheid Zeer tevreden Tevreden Ontevreden
2022 108 51% 90 42% 15 7%
2021 82 43% 85 44% 26 13%
Agendapunt 5 DB 3 april 2023: Jaarverslag 2022 (2023031500)
17 / 72
3. Samenvatting resultaat en resultaatbestemming 3.1. REALISATIE PER DEELNEMER 2022 IN UREN De tabel hieronder laat per deelnemer de realisatie van de uren zien. Tabel 3.1 – Realisatie uren Werkplan 2022 Werkplan Uren Werkplan
Deelnemers Hillegom Kaag en Braassem Katwijk Leiden Leiderdorp Lisse Nieuwkoop Noordwijk Oegstgeest Provincie Zuid-Holland Teylingen Voorschoten Zoeterwoude Eindtotaal
Actueel Verschil t.o.v. Verschil t.o.v. % Verschil t.o.v. Begroting Werkplan Offertes werkplan Prognose Realisatie Actueel WP Prognose Actueel WP 2022 2022 2022 2022 2022 2022 2022 2022 2022 7.680 7.738 190 7.928 8.168 8.070 142 -98 102% 10.564 10.797 0 10.797 11.097 10.977 180 -120 102% 5.951 6.103 3.690 9.793 9.543 7.657 -2.135 -1.885 78% 32.475 32.475 0 32.475 31.195 31.256 -1.218 62 96% 5.509 5.612 126 5.738 5.738 5.369 -369 -369 94% 7.090 7.068 0 7.068 7.493 7.625 557 132 108% 10.272 11.015 44 11.058 11.008 10.583 -476 -426 96% 49.785 49.060 66 49.126 49.126 46.938 -2.188 -2.188 96% 5.343 5.571 0 5.571 5.571 5.212 -359 -359 94% 23.315 25.632 0 25.632 25.632 23.834 -1.798 -1.798 93% 9.460 9.504 0 9.504 9.679 10.565 1.061 886 111% 3.027 3.153 0 3.153 3.403 3.575 422 172 113% 6.123 6.519 0 6.519 6.519 5.735 -784 -784 88% 176.594 180.246 4.115 184.361 184.171 177.396 -6.965 -6.775 96%
% verschil obv Prognose 2022 99% 99% 80% 100% 94% 102% 96% 96% 94% 93% 109% 105% 88% 96%
In de Vervolg Bestuurlijke Rapportage (op basis van realisatie tot en met augustus) is aangegeven dat we verwachtten de begrote werkzaamheden niet voor 100% te kunnen uitvoeren door de krapte op de arbeidsmarkt . Met vereende krachten is het uiteindelijk gelukt om op 96% uit te komen. Met de opdrachtgevers is in het kader van de periodieke rapportages gesproken over deze onderbesteding en bij een enkeling over een overschrijding van de uren en de daaruit voortvloeiende prognoses. Tijdens de gesprekken werd duidelijk dat de opdrachtgevers deze onderbesteding of overschrijding ook verwachtten en hierop akkoord gaven. Voor inhoudelijke uitleg over de onderschrijding bij de programma’s verwijzen wij naar hoofdstuk 2. De afrekening met de deelnemers vindt plaats conform de afspraken die vastgelegd zijn in de nota Planning en Control van de dienst (zie bijlage 3 Toelichting eindafrekening, frictie en cao-lasten).
3.2. HET RESULTAAT 2022 was een jaar van voorstellen tot verandering. De dienst is in staat gebleken om 2022 af te sluiten met een positief resultaat van € 372.757. Dit positieve resultaat is te verklaren door het strak sturen van de organisatie op de financiële uitgaven, maar zeker ook door diverse incidentele meevallers. Het resultaat van € 372.757 valt uiteen in een negatief verschil ten opzichte van de begroting van € 37.464 op het primaire proces en een positief verschil van € 410.221 op het secundaire proces.
Agendapunt 5 DB 3 april 2023: Jaarverslag 2022 (2023031500)
18 / 72
Tabel 3.2.1 – Programmarekening 2022 primaire proces
De afwijking ten opzichte van de begroting op het primaire proces bedraagt € 37.464 negatief. De vacatures zijn grotendeels ingevuld. Dit leverde een financieel voordeel op, aangezien we een aantal trainees hebben aangenomen die in aanvang goedkoper zijn dan de begrote vacatureruimte. Dit heft het structurele nadeel van een voorziening voor verlofsparen grotendeels op. De andere incidentele voordelen betreffen twee vrijvallen uit de balans: de afkoopsom van de provincie op de salarislasten en het RRE bedrag waarvan de SiSa verantwoording goedgekeurd is. Daarnaast zijn diverse medewerkers vertrokken. Door de krapte op de arbeidsmarkt hebben we vrijgekomen arbeidsplaatsen in moeten vullen met inhuurmedewerkers. Inhuren is duurder dan vast personeel aannemen. Op deze arbeidsmarkt is het verschil nog groter, maar door naast ‘gewone’ inhuur ook trainees in te huren, hebben we dit verschil kunnen beperken. Door hoog ziekteverzuim van 5,52% en de eerder genoemde krapte op de arbeidsmarkt, is het niet gelukt om alle afspraken die gemaakt zijn in de werkplannen waar te maken. Zoals eerder toegelicht in paragraaf 3.1 hebben we een onderbesteding op het oorspronkelijk afgesproken werk van 4%. De oorzaken van deze onderschrijdingen op de uren, en dus op inhuurlasten, zijn op hoofdniveau beschreven in hoofdstuk 2 van deze jaarstukken.
Voor verdere details verwijzen wij naar de eindrapportages van de deelnemers.
Agendapunt 5 DB 3 april 2023: Jaarverslag 2022 (2023031500)
19 / 72
Tabel 3.2.2 – Programmarekening 2022 secundaire proces
Het resultaat op het secundaire proces is € 410.221 positief. Dit resultaat heeft voornamelijk een incidenteel karakter: Incidenteel Door de nasleep van corona is er een onderschrijding van € 94.235 op overige personeelslasten. Een groot deel hiervan is ontstaan door opleidingen die niet doorgingen door ziekte of te weinig aanmeldingen. In de tweede helft van het jaar zien we de ‘normale’ wereld weer verschijnen. Er werd weer een bedrijfsfeestje en interne borrel georganiseerd, maar ook daarin waren dit jaar nog diverse stagnaties. Ook zijn de afschrijvingslasten incidenteel lager uitgevallen door latere en minder aankopen dan verwacht. In de overige huisvestingslasten is de terugbrengverplichting van de Schipholweg begroot. Deze opleveringsverplichting is komen te vervallen. Dit betekent een voordeel van € 50.000. Daarnaast is er nog een onderschrijding op de overige huisvestingslasten van € 18.993 en tenslotte is er nog een onderschrijding op de huur en servicekosten van € 21.338, waarbij vooral de servicekosten te hoog ingeschat zijn. Er is een onderschrijding op de onttrekking aan de reserve van € 304.464 die samenhangt met de onderschrijding op ICT-lasten onder overige goederen en diensten. Dit heeft dan ook geen financieel effect. Door het hybride werken en toch ook nog de nasleep van corona is er ook een onderbesteding van €80.000 op de kantoorkosten.
In 2023 zal blijken of dit een structureel effect is. Tot besluit is de rente in het laatste kwartaal van 2022 aanzienlijk gestegen. Dit is niet begroot en levert een voordeel op van € 38.136. Structureel Er is een structurele onderschrijding op Huren en overige huisvestingslasten van € 35.000. Bij de Schipholweg hadden we regelmatig onderhoudsbedrijven nodig voor reparaties en kleine verbeteringen. Ook moesten we zelf zorgen voor de beveiliging van het pand. Daarnaast zit de WOZ-belasting al in de huurprijs, terwijl we dit bij de Schipholweg apart gefactureerd kregen. Kortom, de Vondellaan is hierin zeer compleet. Waar we vorig jaar nog regelmatig incidentele lasten zagen voor de Schipholweg (het huurcontract is eind vorig jaar beëindigd), zien we deze lasten niet in 2022 voor de Vondellaan. Ook is het hybride werken nu de standaard geworden, waardoor er minder snel zaken kapot gaan en er minder werkplekaanpassingen nodig zijn.
Agendapunt 5 DB 3 april 2023: Jaarverslag 2022 (2023031500)
20 / 72
De structurele onderschrijding op het normale ICT-budget bedraagt € 34.736. Dit is veroorzaakt door het ingaan van het contract met de nieuwe leverancier voor ICT-beheer. De leverancier met een gunstigere prijskwaliteitverhouding is eind oktober gestart. In hoofdstuk 2 zijn de resultaten per programma besproken en inzichtelijk gemaakt. Onderstaande tabel geeft een totaaloverzicht. Tabel 3.2.3 – Het resultaat 2022 verdeeld in taakvelden (bedragen x €1000)
0.1 Bestuur 0.4 Overhead 7.4 Milieubeheer 8.1 Ruimtelijke ordening 8.3 Wonen en bouwen Totaal
Begroot
Baten Realisatie
12.231 3.095 4.223 19.550
101 11.770 3.084 4.052 19.007
Verschil Begroot -101 462 11 171 543
45 4.485 9.707 2.271 3.346 19.853
Lasten Realisatie 45 4.637 8.797 2.210 2.943 18.633
Verschil
-45 -4.485 2.525 825 877 -303
-45 -4.537 2.973 874 1.109 374
0 52 -448 -50 -232 -677
-327 630 303 0
-327 326 -1 373
304 304 -373
Verschil Begroot -0 -152 909 61 403 1.220
Bestemming resultaat Storting in reserves Onttrekking uit reserves Mutatie reserves Saldo na bestemming
Saldo Realisatie
De onttrekking uit de reserves bestaat uit onttrekkingen aan de bestemmingsreserves (zie paragraaf 3.4)
3.3. DE ALGEMENE RESERVE De algemene reserve stijgt in 2022 van € 753.543 naar € 1.453.300. Dit wordt veroorzaakt door een voorziene dotatie aan de algemene reserve van € 327.000 en het positieve exploitatieresultaat (zie paragraaf 3.2). Tabel 3.3.1 – De algemene reserve Eigen vermogen (in euro’s)
31-12-2022
Toevoegingen 2022
Algemene reserve
1.453.300
699.757
31-12-2021 na bestemming 0 753.543
Algemene reserve
Onttrekkingen 2022
31-12-2021
1.383.543
1.080.543
327.000
0
753.543
816.305
Exploitatieresultaat 2021
372.757
372.757
0
0
567.238
ODWH bestemmingsreserves:
304.464
0
325.536
630.000
0
0
0
80.000
80.000
0
304.464
0
195.536
500.000
0
0
0
50.000
50.000
0
1.757.764
699.757
325.536
1.383.543
0
- Reserve organisatieontwikkeling gevolgen cao 2021-2022 - Reserve Informatiemanagement in Control - Reserve Terugbrengverplichting Schipholweg Eindsaldo boekjaar:
Agendapunt 5 DB 3 april 2023: Jaarverslag 2022 (2023031500)
21 / 72
Zoals eerder aangeven, bedraagt het exploitatieresultaat voor 2022 € 372.757 positief. In de nota Planning & Control is bepaald dat het exploitatieresultaat gestort kan worden in de algemene reserve wanneer het maximale weerstandsvermogen nog niet bereikt is (zie ook paragraaf 4.2). Het maximale weerstandvermogen wordt overschreden met € 502.955. Dit is al gemeld aan het bestuur en dient om de gevolgen van de caoontwikkeling in 2023 op te vangen.
3.4. RESULTAATBESTEMMING Het programmaresultaat bedraagt € 372.757 (positief), dit is na verwerking van de volgende mutaties in de reserves: Tabel 3.3.2 – Resultaat bestemming Resultaat bestemming (in euro's) Resultaat voor mutaties in reserves
-374.221
Toevoegingen aan reserves (+)
327.000
Onttrekkingen aan de reserves (-)
-325.536
Vrijval terugbrengverplichting Schiphol
-50.000
Vrijval cao-ontwikkeling
-80.000
Vrijval informatiemanagement (IM) in control
-195.536
Programmaresultaat
-372.757
Agendapunt 5 DB 3 april 2023: Jaarverslag 2022 (2023031500)
22 / 72
PARAGRAFEN 2022
Agendapunt 5 DB 3 april 2023: Jaarverslag 2022 (2023031500)
23 / 72
4. PARAGRAFEN 4.1. LOKALE HEFFINGEN De dienst heeft niet als taak lokale heffingen op te leggen. Deze taak ligt bij de deelnemende gemeenten.
4.2. WEERSTANDSVERMOGEN De algemene reserve (lees weerstandsvermogen) geeft aan in welke mate de dienst in staat is tegenvallers/risico’s op te vangen.
4.2.1. Vrije ruimte in de algemene reserve Zoals eerder besproken en vastgesteld in de nota Planning & Control dient de algemene reserve maximaal 5% van de omzet te bedragen. Voor 2022 betekent dit dat de algemene reserve maximaal € 950.345 mag zijn. Na de onttrekkingen en toevoegingen aan de algemene reserve maar voor bestemming (zie paragraaf 3.4), is deze boven het maximumbedrag. Het voorstel aan het algemeen bestuur is deze overschrijding toe te staan om de cao-ontwikkeling in 2023 te kunnen opvangen binnen de algemene reserve. Met de algemene reserve (voor bestemming) kunnen de geïnventariseerde risico’s van € 613.281 voor 100% gedekt worden Tabel 4.2.1 – Vrije ruimte in de algemene reserve Bepaling omvang weerstandsvermogen (in euro’s)
Bedrag
Omzet 2022
19.006.900
Norm weerstandsvermogen
5%
Maximale omvang algemene reserve
950.345
Bepaling vrije ruimte algemene reserve (in euro’s)
Bedrag
Algemene reserve 31-12-2022
1.453.300
Risico impact
613.281
Vrije ruimte algemene reserve:
840.019
4.2.2. Risico’s In de onderstaande tabellen is de volledige inventarisatie van de risico's nader uitgewerkt. Vervolgens is de verwachte omvang van de risico's ingeschat, rekening houdend met doorgevoerde beheersmaatregelen. Op basis van de spelregels in de nota weerstandsvermogen en risicomanagement is de financiële impact van het risico bepaald. De omvang van de risico-impact geeft uiteindelijk de benodigde omvang van de algemene reserve weer.
Agendapunt 5 DB 3 april 2023: Jaarverslag 2022 (2023031500)
24 / 72
Tabel 4.2.2 – Identificeren en classificeren Naam risico Omschrijving risico Programma Risicocategorie Ongedekte prijsloonontwikkelingen Voor de dienst wordt door de commissie Financiele Kaderstelling Gemeenschappelijke Regelingen jaarlijks de Alle Financieel niet in de indexering indexatie vastgesteld op basis van de trend en daardoor is dit risico nagenoeg nihil. Het risico kan zich alleen voordoen op het moment dat indexatie in het bewuste jaar in grote mate afwijkt van de trend. Op dit moment (februari 2023) is er nog geen CAO 2023-2024 vastgesteld. Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen Rechtsgedingen Robuustheid organisatie/medewerkers Invoering Omgevingswet
Privatisering bouwtaken
Uren stuwmeer
informatisering kosten Bouwtaken Noordwijk
Verlofsparen
Speelt vanaf 2021
Deze wet heeft tot gevolg dat als de Omgevingsdienst niet binnen de wettelijke (of redelijke) termijn beslist op een vergunningaanvraag, de aanvrager het bevoegd gezag in kwestie een brief (een soort ingebrekestelling) kan sturen met een aanvraag voor een dwangsom. Risico’s die voortvloeien uit rechtsgedingen als gevolg van handelen van de Omgevingsdienst (reguliere taakuitvoering). Heeft de organisatie voldoende kritische massa om haar (wettelijke) taken te kunnen uitvoeren. Op dit moment is het hernieuwde aandacht voor de robuustheid van de omgevingsdiensten. Het vervullen van de openstaande vacatures op een kwalitatieve manier is moeilijk. Op dit moment is nog niet zeker wanneer de Omgevingswet wordt ingevoerd. Vooralsnog is 1/1/2024 uitgangspunt. Er bestaat een risico dat de getroffen voorbereidingen niet voldoende zullen zijn. zowel voor de dienst als voor de deelnemende gemeenten. Tevens leidt de invoering van de Omgevingswet mogelijk tot een verschuiving van werkzaamheden tussen de deelnemers en de dienst.
Alle
Juridisch
2015
Alle
Juridisch
2019
Alle
Politiek / bestuurlijk
2016
Alle
Financieel
2020
Kern voor het Wetsvoorstel Kwaliteitsborging voor het bouwen is dat in de toekomst bouwpartners zelf hun kwaliteitsborging moeten regelen. De invoering van de wet kan gevolgen hebben voor de benodigde capaciteit binnen de ODWH mede afhankelijk van keuzes die gemeenten moeten maken. De afgelopen jaren het stuwmeer aan verlofuren afgebouwd, echter door de coronacrisis in 2020 is er weer een stijgende lijn in het aantal niet opgenomen verlofuren. Dit kan leiden tot productieverlies en hogere kosten voor inhuur Verkoop of vervanging kost geld wat niet voorzien is. Ondanks de steeds toenemende automatiseringsgraad, ook in het kader van de Omgevingswet is het de vraag of de dienst in staat is om dit te realiseren. In de gemeente Noordwijk is op basis van een motie een onderzoek gestart naar het functioneren van de dienst en het eventueel terughalen van de bouwtaken richting de gemeente Noordwijk. Hierover is nog geen definitief besluit genomen. Het terughalen van de taken betekent een risico voor de dienst op meerdere vlakken.
Regulieren
Politiek / bestuurlijk
2021
Alle
Financieel
2020
Alle
Financieel
2021
Alle
Organisatorisch
2022
Voor medewerkers is het mogelijk om een deel van je verlof te sparen voor later. Deze verlof-spaarpot kan Alle bijvoorbeeld gebruikt worden om eerder te stoppen met werken of een periode minder uren te gaan werken (met behoud van loon en pensioenopbouw). Maar kan ook tussendoor opgenomen worden voor bijvoorbeeld een sabbatical. De kosten worden gerekend tegen de tarieven nu, maar opgenomen tegen het tarief in de toekomst. DIt betekent dat hier mogelijk een risico voor de dienst in zit.
Organisatorisch
2022
In tabel 4.2.5 is de financiële impact van de risico’s berekend op basis van de verwachte omvang van het risico. Daarin is rekening gehouden met de kans waarmee het risico zich voordoet en met de zekerheidsfactor. Bij de berekening van de impact is gebruikt gemaakt van de risicomatrix zoals beschreven in de nota weerstandsvermogen. Daarbij zijn de volgende grenzen in omvang en waarschijnlijkheid vastgesteld: Risicoscore omvang (of verwachtingswaarde) gebaseerd op de netto verwachte omvang van het risico. Tabel 4.2.3 – Verwachtingswaarde Score
Verwachtingswaarde van het risico
1
< € 50.000
2
≥ € 50.000 en < € 100.000
3
≥ € 100.000 en < € 250.000
4
≥ € 250.000 en < € 500.000
5
≥ € 500.000
Agendapunt 5 DB 3 april 2023: Jaarverslag 2022 (2023031500)
25 / 72
Risicoscore waarschijnlijkheid (de kans dat een risico zich daadwerkelijk voordoet). Tabel 4.2.4 – Risicoscore
Tabel 4.2.5 – Risico-impact en bepaling hoogte weerstandsvermogen Naam risico
Minimale omvang
Verwachte omvang
Ongedekte prijsloonontwikkelingen € 60.000 € niet in de indexering Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen Rechtsgedingen Robuustheid organisatie/medewerkers Invoering Omgevingswet Privatisering bouwtaken Uren stuwmeer informatisering kosten Bouwtaken Noordwijk Verlofsparen Totaal omvang en impact risico's
Maximale omvang
Str./ Bruto Incid. verwachte omvang
Structureel Netto effect maat- verwachte regelen omvang -80.000 €
-
RisicoKans Impact score waarschijnlijkheid 6 90% € -
pm
€
-
1
pm pm
€ €
- 1 200.000 2
pm pm pm € -500.000 pm pm € -580.000
€ 150.000 3 € - 1 € 174.375 5 € 500.000 3 € - 5 € 400.000 5 € 1.424.375
80.000 €
90.000 I
€
80.000 €
€
-
€
-
S
€
-
€ - € € 50.000 €
100.000
€ €
150.000
S S
€ €
200.000
€ 250.000 € € 348.750 € 750.000 € € 550.000 € 2.138.750
I I I S I i
€ 150.000 € € 174.375 € 1.000.000 € € 400.000 € 2.004.375
€
-
€ 50.000 € € 116.250 € 400.000 € € 25.000 € 701.250
€ 150.000 € € 174.375 € 500.000 € € 400.000 € 1.404.375
5%
€
5% € 10% € 20.000 25% 5% 75% 25% 75% 75%
€ 37.500 € € 130.781 € 125.000 € € 300.000 € 613.281
Bruto omvang = verwachte omvang * 1 (bij incidenteel) of *2 (bij structureel). Netto verwachte omvang = bruto verwachte omvang – structureel effectmaatregelen.
Beheersmaatregelen met structureel effect Om de financiële impact van de risico's te bepalen, moet rekening worden gehouden met de structurele effecten van beheersmaatregelen die zijn getroffen om het risico te verminderen, over te dragen of te vermijden. In onderstaande tabel staat per geïdentificeerd risico aangegeven welke aanpak is gekozen en welk (structureel) effect de aanpak heeft. De genoemde bedragen maken deel uit van de risicoimpactberekening uit de vorige paragraaf.
Agendapunt 5 DB 3 april 2023: Jaarverslag 2022 (2023031500)
-
26 / 72
Tabel 4.2.6 – Aanpak en effect per geïdentificeerd risico Naam risico
Gekozen aanpak
Ongedekte prijsloonontwikkelingen Accepteren niet in de indexering
Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen Rechtsgedingen
Robuustheid organisatie/medewerkers
Invoering Omgevingswet
Privatisering bouwtaken
Uren stuwmeer
informatisering kosten
Bouwtaken Noordwijk
Verlofsparen
Toelichting gekozen aanpak
Bij het vasstellen wordt gebruik gemaakt van het indexcijfer afgegeven door de commissie Financiele Kaderstelling Gemeenschappelijke Regelingen. Deze wordt door het Algemeen Bestuur in de kadernota definitief vastgesteld. Het verleden laat zien dat deze indexatie meestal voldoende is op de werkelijke indexatie op te vangen. Indien dit niet het geval is heeft de dienst de opgave om dit zo veel mogelijk binnen de exploitatie op te lossen.
Accepteren
Effect maat- Structureel regelen effect maatregelen -€ 80.000 -€ 80.000
Termijnen om te beslissen worden nauwlettend bewaakt. Het in 2014 ingerichte ServiceburO vervult daarbij een belangrijke rol. Overdragen Hiervoor is een verzekering voor rechtsbijstand en aansprakelijkheid afgesloten met een daarbij gebruikelijke dekking. Gezien de inschatting zijn er geen extra maatregelen genomen. Verminderen De dienst heeft er voor gekozen om de arbeidsmarkt actiever te benaderen. Dit vindt plaats via "Werken in het Westen" en andere digitale kanalen. Tevens wordt er actief gesproken met onze ingehuurde mensen met als doel deze in vaste dienst te laten komen. Voor het programma Bouwen is in samenspraak met een externe partner een trainneeprogramma opgezet om zodoende personeel zelf op te leiden. Accepteren Ondanks de onduidelijkheid over de invoering van de Omgevingswet heeft de dienst als streven om op 1/1/2022 gesteld te staan voor de uitvoering van de Omgevingswet. Dit gebeurd in samenspraak met onze deelnemers welke hiervoor uren beschikbaar hebben gesteld. Accepteren Uit een impact analyse van de vereniging BWT die de ODWH heeft uitgevoerd blijkt vooralsnog dat eventuele aanpassingen van de capaciteit (flexibele schil) kunnen worden opgevangen binnen de huidige formatie.
pm
€0
pm
€0
pm
€0
pm
€0
pm
€0
Verminderen De afgelopen jaren is er sterk gestuurd op het verminderen van de stuwmeren. Dit heeft geleidt tot een aanzienlijke vermindering van het aantal uren. In 2020 was er sprake van het coronavirus, waardoor het aantal uren weer is toegekomen. De komende tijd zal er verder gestuurd worden op het verminderen van het aantal uren. Verminderen In 2020 is er een start gemaakt met doorontwikkeling van het zaaksysteem, mede in kader van de Omgevingswet. Tevens zal er worden gekeken naar het ontsluiten van de informatie. Beide trajecten zullen leiden tot een herijking van de visie over Informatisering. Tevens zal er gestuurd blijven worden op de budgetten. Overdragen De nota Planning & Control voorziet in de situatie dat een deelnemer zijn takenpakket wilt terugnemen. Zij zullen dan frictiekosten dienen te betalen aan de dienst van 5x het aantal uren * geldend uurtarief. Verminderen Op basis van een memo van de commissie BBV zal de dienst een voorziening trefften voor deze kosten. Deze zal het grootste deel van het risico opvangen. Tevens zal er 2023 beleid worden gemaakt om jaarlijks te komen tot herijking van de voorziening. Totaal
pm
€0
-€ 500.000
-€ 500.000
pm
€0
pm
€0
€ -580.000
4.2.3. Financiële kengetallen Artikel 11 van het BBV bepaalt dat de vijf financiële kengetallen opgenomen moeten worden. Dit zijn kengetallen voor de netto schuldquote, solvabiliteitsratio, structurele exploitatieruimte, grondexploitatie en belastingcapaciteit. De laatste twee zijn voor de dienst niet van toepassing.
Agendapunt 5 DB 3 april 2023: Jaarverslag 2022 (2023031500)
27 / 72
Tabel 4.2.7 – Financiële kengetallen Verloop kental Netto schuldquote Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte
Realisatie 2021 -4% 11% 9%
Begroting 2021 -1% 15% 0%
Realisatie 2022 -7% 13% 4%
Netto schuldquote De netto schuldquote geeft de verhouding weer van de schuldenlast van de dienst ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. De realisatie laat een ander beeld zien dan begroot. De eigen middelen zijn door het toevoegen van het exploitatieresultaat (voor bestemming) hoger dan begroot. Solvabiliteitsratio De solvabiliteitsratio geeft de verhouding weer van het eigen vermogen ten opzichte van de totale passiva. Bovendien geeft het aan in welke mate de dienst het eigen vermogen kan inzetten voor de dekking van de schulden, oftewel in hoeverre de dienst in staat is aan zijn financiële verplichtingen te voldoen. Onder het eigen vermogen verstaan we de algemene reserve en de overige bestemmingsreserves. Het eigen vermogen (voor bestemming) van de dienst is mede door het positieve exploitatieresultaat hoger dan begroot. Dit betekent dat de dienst meer middelen beschikbaar heeft om de eventuele schulden te voldoen. Structurele exploitatieruimte De structurele exploitatieruimte geeft antwoord op de vraag of de dienst voldoende structurele baten heeft om de structurele lasten te dekken. Dit kengetal geeft aan hoe groot de structurele exploitatieruimte is, doordat wordt gekeken naar de structurele baten en structurele lasten en deze worden vergeleken met de totale baten.
Door incidentele meevallers heeft de dienst dit jaar een onderbesteding op de structurele lasten, met name op het gebied van overige personeelslasten en overige huisvestingslasten. De structurele baten zijn nagenoeg gelijk gebleven, waardoor er voor dit jaar exploitatieruimte is. Dit heeft grotendeels een incidenteel karakter en voor een klein deel een structureel karakter (zie paragraaf 3.2).
4.3. ONDERHOUD KAPITAALGOEDEREN De paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen bevat op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) in elk geval de volgende kapitaalgoederen: wegen, riolering, water, groen en gebouwen. Voor de dienst is geen van deze onderdelen van toepassing.
Agendapunt 5 DB 3 april 2023: Jaarverslag 2022 (2023031500)
28 / 72
4.4. FINANCIERING Algemeen De dienst is als uitvoeringsinstantie van een Gemeenschappelijke Regeling, volgens de Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet FIDO), verplicht een financieringsparagraaf op te nemen. Hierin beschrijven we de ontwikkelingen rond de kasgeldlimiet, de ontwikkelingen wat betreft de rente- en risiconorm, de verwachte toe- en/of afname van geldleningen of uitzettingen en het beleid en de uitvoering van de treasury. Alle deelnemers ontvangen voorschotnota’s op basis van de volgende verdeling: • Eerste kwartaal: 25% • Tweede kwartaal: 30% • Derde kwartaal: 25% • Vierde kwartaal: 20% Een aantal deelnemers heeft in de loop van het jaar opdracht verstrekt voor aanvullende taken. De dienst heeft de voorschotten hier niet op aangepast. Mede hierdoor wijken het resultaat en het bedrag nog te betalen/ontvangen van die deelnemers af van de betaalde voorschotten. Rentevisie De dienst heeft geen leningen lopen. Koersrisico Koersrisico is de kans dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen. De dienst bezit geen derivaten en van koersrisico is daarom geen sprake. Valutarisico Valutarisico is bij de dienst uitgesloten omdat de dienst niet beschikt over, of aanspraken heeft in vreemde valuta. Rente- en risiconorm De dienst heeft geen schulden. Er is geen sprake van een mogelijk renterisico.
Liquiditeitenplanning Omdat de dienst met voorschotnota’s werkt, waarbij rekening is gehouden met ons uitgavenpatroon, is het minder noodzakelijk een liquiditeitenplanning op te stellen. De dienst werkt aan een liquiditeitsdashboard. Deze zal in de eerste helft van 2023 in gebruik genomen worden. Financieringsrisico’s Omdat de deelnemende gemeenten gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor het financiële beleid van de dienst en zich verplicht hebben de tekorten in zijn geheel gezamenlijk te dragen, zijn er geen financieringsrisico’s.
Agendapunt 5 DB 3 april 2023: Jaarverslag 2022 (2023031500)
29 / 72
Kasgeldlimiet Jaarlijks geeft het ministerie aan welk bedrag een gemeente mag financieren met kortlopende geldleningen: de kasgeldlimiet. Het betreft een percentage (8,2%) van het totaal van de begroting. Voor 2022 komt de toegestane kasgeldlimiet op € 1.603.100 Deze limiet mag de dienst gedurende het begrotingsjaar niet overschrijden. Als de kasgeldlimiet structureel wordt overschreden, moet de kortlopende schuld worden omgezet in een langlopende schuld. Tabel 4.4 – Kasgeldlimiet Overzicht Kasgeldlimiet
Bedragen in euro’s 1 e kwartaal
2e kwartaal 3 e kwartaal
4 e kwartaal
19.550.000
19.550.000
19.550.000
19.550.000
8,20%
8,20%
8,20%
8,20%
1.603.100
1.603.100
1.603.100
1.603.100
Opgenomen gelden < 1 jaar
10.372.729
6.993.228
8.894.511
13.343.245
Schuld in rekening courant
0
0
0
0
Gestorte gelden door derden < 1 jaar-
0
0
0
0
Overige geldleningen niet zijnde vaste schuld
0
0
0
0
10.372.729
6.993.228
8.894.511
13.343.245
Toegestane kasgeldlimiet Omvang begroting In procenten van de grondslag In bedrag Omvang vlottende korte schuld
Vlottende middelen Contante gelden in kas Tegoeden in rekening courant Overige uitstaande gelden < 1 jaar
-
-
-
-
8.097.020
8.134.836
6.062.115
11.966.968
3.727.846
2.220.008
6.513.488
2.679.057
11.824.866
10.354.844
12.575.603
14.646.025
Toets kasgeldlimiet Toegestane kasgeldlimiet
1.603.100
1.603.100
1.603.100
1.603.100
Totaal netto vlottende middelen
-1.452.136
-3.361.616
-3.681.093
-1.302.781
Ruimte(+) / Overschrijding (-)
3.055.236
4.964.716
5.284.193
2.905.881
Agendapunt 5 DB 3 april 2023: Jaarverslag 2022 (2023031500)
30 / 72
4.5. BEDRIJFSVOERING Deze paragraaf geeft op basis van artikel 14 BBV inzicht in de stand van zaken van een aantal onderwerpen die onder de bedrijfsvoering vallen.
4.5.1 Informatisering en automatisering Algemeen Een van onze ambities voor 2022 was om de informatievoorziening op peil te brengen. Hiervoor ontwikkelden we het projectplan IM in control, met verschillende projecten die ervoor zorgden dat de kwaliteit en de effectiviteit van de eigen bedrijfsvoering en de dienstverlening aan onze deelnemers aanzienlijk verbeterde. Dit is te danken aan technische verbeteringen, maar vooral ook door de bewustwording binnen de dienst dat Informatie Management niet een op zichzelf staande afdeling is. We zij samen In control! Want iedereen maakt gebruik van de systemen en dus moet iedereen ook goede data en input leveren. Inmiddels zorgen 26 key-users (of ambassadeurs) er binnen elke afdeling voor dat dit gebeurt. Belangrijkste projecten 1. De digitale werkplek: Alle medewerkers maken gebruik van één informatieportaal, maar krijgen een gepersonaliseerd startscherm die toegang geeft tot de informatie die zij die dag nodig hebben. 2. Veiligheid: Er is een uitvoeringsprogramma opgesteld dat beschermt tegen de gevaren van cybercriminaliteit en dat zorgdraagt voor de privacybescherming. Onderdeel daarvan is een bewustwordingsprogramma binnen de eigen organisatie. De vitale risico’s zijn grotendeels gedicht bij de implementatie van de digitale werkplek. Hierin is onder andere het risico bij het inlogproces verkleind door een nieuwe manier van inloggen.
3. Centraal informatieportaal: Dit portaal maakt het mogelijk om veel meer informatie op te zoeken door het koppelen van verschillende systemen. 4. Datakwaliteit: De toegankelijkheid van de data in de systemen is verbeterd, met name voor het zaaksysteem PowerBrowser. Iedereen in de organisatie maakt hier gebruik van voor het vastleggen en raadplegen van informatie. PowerBrowser heeft een nieuwe structuur gekregen. Er is bovendien een team samengesteld, dat het doorvoeren van wijzigingen in de toekomst op een gestructureerde manier zal begeleiden. Het effect hiervan is dat iedereen efficiënter en beter kan werken. Accurate data zorgen bovendien voor een hogere kwaliteit van beslissingen rondom vergunningen en toezicht.
4.5.2 Personeel HR op orde We hebben geïnventariseerd wat er nodig is om HR op orde te maken. Onderdeel hiervan is het vastleggen en digitaliseren van de HR-werkprocessen en -beleid. Door ons beleid te harmoniseren zorgen we ervoor dat we mensen beter bij de dienst kunnen binnenhalen en - heel belangrijk - ze te boeien en binden. Verloop en verjonging Aan de instroom-, doorstroom- en uitstroomcijfers is te zien dat het totale aantal medewerkers 148 (133,2 FTE) is.
Agendapunt 5 DB 3 april 2023: Jaarverslag 2022 (2023031500)
31 / 72
Doorkanteling We hebben een start gemaakt met de doorkanteling van onze matrixorganisatie naar een organisatie in afdelingen. Op deze manier kunnen we nog beter zorgdragen voor de medewerkers en zal er meer aandacht komen voor de inhoud. In 2022 is een tweetal kwartiermakers aangesteld die de afdelingen gaat opzetten. Arbeidsmarktcommunicatie De vijf omgevingsdiensten in Zuid-Holland werken samen aan arbeidsmarktcommunicatie. Met behulp van diverse trajecten zorgen we voor een betere profilering van de Omgevingsdienst en stralen we uit dat we een aantrekkelijke werkgever zijn. Op landelijk niveau hebben we meegedaan aan de Nationale Carrièrebeurs. Dit leverde direct resultaat op in de vorm van een nieuwe collega. OR Er zijn tussentijdse digitale verkiezingen geweest voor de OR. Die is nu weer voltallig, met zelfs een paar reservekandidaten. Hybride werken Vanaf maart zijn de coronaregels versoepeld en kon er weer op kantoor gewerkt worden. De meeste collega’s werken in overleg met de leidinggevende hybride. In 2022 heeft iedereen een maandelijkse vergoeding ontvangen op basis van een forfaitaire regeling, waarbij uitgegaan werd van het aantal werkdagen en de reiskosten- en thuiswerkvergoeding.
4.5.3 Planning & Control Rechtmatigheid De rechtmatigheidsverantwoording is uitgesteld. Vanaf begrotingsjaar 2023 (in plaats van 2022) moet het bestuur een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. De afdeling Planning & Control is bezig vorm te geven aan het normenkader, de controlematrix, het controleprotocol en de norm- / grensbedragen waarbij de verantwoordingsgrens op geconstateerde onrechtmatigheid ligt. In 2022 heeft Planning & Control geïnvesteerd in het aanpassen van processen en onderliggende documenten. Tevens is er een start gemaakt met het opstellen van een controleplan, het aanpassen van de controleverordening en onderliggende beleidsregels. Deze zullen in het begin van 2023 ter besluitvorming worden voorgelegd aan het bestuur. Inkoop en Aanbesteding De vijf Zuid-Hollandse diensten hebben ervoor gekozen om samen te werken op het gebied van inkoop- en aanbesteding en waar mogelijk gezamenlijk de markt te benaderen. Er is gestart met het afstemmen van de aanbestedingskalenders en het analyseren van de aanbestedingen. In 2022 is nog geen gezamenlijke aanbesteding gedaan, maar de verwachting is dat de samenwerking in de toekomst voordelen zal hebben. Processen Vanwege de komst van de wetswijziging op rechtmatigheidsverantwoording en het project IM in Control, hebben we in 2022 ook de focus op de primaire processen gelegd.
Dit heeft geleid tot aanpassing van diversen procesbeschrijvingen van de zaaktypen en de werkinstructies voor de producten. Door het uitstel van de Omgevingswet zijn nog niet alle processen en werkinstructies af. Dit wordt in 2023 verder opgepakt.
Agendapunt 5 DB 3 april 2023: Jaarverslag 2022 (2023031500)
32 / 72
Duurzame bedrijfsvoering Een van de speerpunten van onze dienst is duurzaamheid. We willen niet alleen duurzaam zijn voor onze deelnemers, maar ook in onze bedrijfsvoering. De eerste stappen zijn gezet met het vernieuwen van het wagenpark en het vervangen van de verlichting. In 2022 zijn de koffiemachines vervangen door refurbished koffiemachines. Deze zijn duurzamer en passen beter in een circulaire economie. Een bijkomend voordeel is dat we er minder huur voor hoeven te betalen. Ook de koffiebonen die we nu gebruiken hebben het keurmerk duurzaam en fairtrade. Dashboard 2022 was ook het jaar van het doorontwikkelen van onze interne rapportagetools. Het team Informatiemanagement heeft met behulp van het programma Power BI aan een rapportagetool gewerkt die de organisatie steeds beter voorziet van real-time sturingsinformatie. In 2023 zullen we ook de informatievoorziening naar onze deelnemers herijken.
4.6. STAAT VAN INVESTERINGEN Tabel 4.6 – Staat van investeringen (in euro’s)
Boekwaarde Bij: Af: Af: Boekwaarde begin investeringen desinvestering Afschrijvingen einde boekjaar boekjaar 2022 boekjaar 2022 boekjaar 2022 boekjaar 2022 2022