Bijlage 2 ZBB rapportage

Het zijn echter de niet-wettelijke taken die de inzet van deze ondersteuning kunnen voorkomen, dan wel verminderen. Zo kan een jongerenwerker in contact treden met jongeren met problemen thuis en lichte begeleiding bieden, daarmee voorkomend dat op termijn zware jeugdhulp nodig is ter ondersteuning van de jongere of het gezin. Dat geldt evenzeer voor buurtsportcoaches die bijdragen aan een gezonde leefstijl van inwoners, daarmee (deels) voorkomen dat zij bij suikerziekte, obesitas of hartfalen een beroep doen op Wmo voorzieningen. Zo zijn er vele voorbeelden van niet-wettelijke taken die in de vorm van collectieve laagdrempelige activiteiten bijdragen aan de vitaliteit van inwoners. Ze voorkomen of beperken dat inwoners (op termijn) een beroep doen op ondersteuning in het kader van de wettelijke taken van gemeenten. Binnen het sociaal domein is het werken met een dilemma: veel niet-wettelijke taken kunnen stoppen, maar het stoppen met deze taken veroorzaakt een risico op een waterbedeffect met problemen op een later moment. En daarmee ook nieuwe, vaak hogere kosten. Dit betekent dat de mogelijke maatregelen in het sociaal domein integraal bekeken moeten worden, vanwege de samenhang die er is tussen wettelijke en niet-wettelijke taken.

(Financiële) ontwikkelingen in de afgelopen jaren De gemeente Noardeast-Fryslân kent binnen het sociaal domein grote financiële uitdagingen. Vanaf 2019 is ingezet op het aanpassen van de werkwijze om het sociaal domein bereikbaar en betaalbaar te houden. Hieronder geven we een overzicht van de maatregelen en opbrengsten per domein: Jeugd, WMO, Participatie en subsidies. Dit overzicht laat zien dat er al veel besparingen binnen dit domein hebben plaatsgevonden. Eerst geven we hieronder de begroting (2022) van het sociaal domein weer, om onderstaande besparingen in perspectief te plaatsen.

| 56 | Zero Based Budgeting gemeente Noardeast-Fryslân

Resultaten van maatregelen in de afgelopen jaren Jeugd

Eindresultaat 2021

Tarieven inkoop specialistische jeugdhulp

0

Twee offertes aanvragen

185.000

Contractmanagement van/sturen op intensiteiten

80.000

Administratieve processen

0

Aanpassing maximaal informeel tarief PGB jeugd

130.000

Samenwerking huisartsen en GI's

57.000

Efficiëntere inzet Hulpverleners / zit in format J7

35.000

Werkprocessen verbeteren

0

Voorliggende voorzieningen (o.a. scholen / jeugdvoorz.) GGD, bijdrage GR, bestuurlijke samenwerking Fryslân

0 0

Totale besparingen

487.000

Wmo

Eindresultaat 2021

Aanbesteding maatwerkvoorzieningen

380.000

Dure dagbestedingstrajecten

135.000

Woonvoorziening

183.488

Afschaffen meerkostenregeling

72.800

PGB Wmo 2019 aanpassen informeel tarief

40.000

Alg. voorz. (buurthuiskamer, en dagbesteding comb.)

30.000

Verlaging uren Huishoudelijke Hulp van 3 naar 2 Financiële tegemoetkoming Huishoudelijke Hulp

583.750

Totale besparingen

1.425.038

Participatie

Eindresultaat 2021

| 57 | Zero Based Budgeting gemeente Noardeast-Fryslân

Bewindvoering

135.000

Screening ijzeren bestand

535.000

Gezamenlijke intake Ynkommen

330.000

Toezicht / handhaving

165.000

Arbeidsmobiliteitsplan

160.000

Opplussen parttime uren uitkeringsgerechtigden

85.000

50 Banenplan

0

Reiskosten inburgeraars

17.400

Bijzondere bijstand Huishoudelijke Hulp

0

Bijzondere bijstand

37.000

Lauwersregeling aanpassen

0

Incasso (reeds besloten)

0

Van dagbesteding naar sociale activering

0

Inkomensvrijlating

0

Individuele inkomenstoeslag

0

Totale besparingen

1.464.400

Subsidies

Eindresultaat 2021

Cluster mantelzorg

100.000

Cluster inkoop/AV/dagbesteding/activering

6.276

Cluster peuteropvang/VVE

30.000

Cluster preventie/gezondheid (4 deelvoorstellen)

64.000

Cluster welzijnswerk

1.000

Cluster overig

0

Cluster armoede

0

Cluster intake

0

Subsidie gebiedsteam (insourcing reeds besloten)

0

Totale besparingen

201.276

Een aantal van deze besparingen is nog niet gerealiseerd, deels wordt dit veroorzaakt door de omstandigheden als gevolg van de corona-crisis. Een aantal besparingen zal niet, of niet volledig worden gerealiseerd: ● Screening ijzeren bestand (participatie) levert naar verwachting ca. € 265.000 minder op dan begroot; ● Lauwersregeling aanpassen is niet doorgezet; ● De besparing gerelateerd aan incasso is niet doorgezet; ● De individuele inkomenstoeslag is niet doorgezet.

| 58 | Zero Based Budgeting gemeente Noardeast-Fryslân

Verbetering samenwerking en monitoring Het hele proces rondom bovenstaande maatregelen heeft geleid tot een breder bewustzijn voor kostenbeheersing binnen de organisatie en in de samenwerking met de samenwerkingspartners. Naast een versterking van de integrale samenwerking zijn dataverzameling en data-analyses verder ontwikkeld. Ook worden periodiek verschillende rapportages en doorrekeningen beschikbaar gemaakt.

Potentiële besparingen De prognose is dat gemeente Noardeast-Fryslân in 2023 en verder tekorten krijgt op de Wmo en de Jeugdhulp. Voor de Wmo geldt dat uit onderzoek blijkt dat de autonome zorggroei jaarlijks stijgt met 3 tot 4%. Dit gegeven, gekoppeld aan de indexering van tarieven, maakt dat de begroting mee zou moet bewegen. In de meerjarenbegroting wordt er echter terughoudend mee omgegaan. Dit maakt de kans op een tekort t.o.v. begroot aanzienlijk, dan wel onvermijdelijk. Hieronder vatten wij de aanbevelingen samen, die voortkomen uit analyses van de uitgaven op gecontracteerde zorg. Het betreft hier aanbevelingen die voor de lange termijn een besparend effect hebben, maar waarvoor (in veel gevallen) op de korte termijn extra uitgaven nodig zijn: 1. Eigen begeleiding vs. inzet vanuit zorgaanbieders In 2020 is het besluit genomen om de ingehuurde werknemers vanuit de zorgorganisatie vast in dienst te nemen. Hiervoor waren destijds verschillende argumenten: ● Het binden van personeel; ● Het goed kunnen aansturen van personeel; ● Het meer inhoud gegeven aan de gemeentelijke verantwoordelijkheid voor de gebiedsteams; ● Meer behandelingen in eigen huis uitvoeren, zodat bespaard kon worden op de externe behandelingen. Met het insourcen werd gestuurd op een vermindering van de begeleidingstrajecten via zorgaanbieders. Deze verwachting lijkt niet waargemaakt.

Hiervoor is nadere onderzoek nodig. Potentiële besparing: Voorstel is daarom om gericht formatieonderzoek te doen naar de inzet vanuit de gebiedsteams op de eigen begeleiding in relatie tot inzet vanuit de zorgaanbieders. 2. Uitvoering toegang De toegang is vormgegeven door het KCC/Aanmeldteam. Daar vindt triage plaats met vier mogelijke vervolgen: 1. De (zorg)vraag wordt niet verder geleid binnen de organisatie; meteen opgelost of doorverwezen buiten onze organisatie, bijvoorbeeld zorgverzekering. 2. De zorgvraag wordt doorgeleid naar Team Wmo. 3. De zorgvraag wordt doorgeleid naar Wmo 18+, product hulpverlening. 4. De zorgvraag wordt doorgeleid naar Wmo 18+, product regie.

| 59 | Zero Based Budgeting gemeente Noardeast-Fryslân

De totale fte bezetting van de gebiedsteams is 72,1 fte. Voor de gemeente Noardeast-Fryslân wordt gerekend met een aandeel hierin van 70%. De inzet vanuit de gebiedsteams is dan 50,5 fte. Deze inzet is 54% van de totale inzet in het Sociaal Domein. Potentiële besparing: In een eerder onderzoek van juli 2020 zijn vanuit observaties van de werkprocessen diverse verbeteringen voorgesteld die kunnen leiden tot een efficiëntere inzet vanuit de gebiedsteams waarbij aanzienlijke besparingen behaald kunnen worden. In een eerste blik gaat het daarbij om besparingen die kunnen oplopen tot ruim € 1 miljoen. (Project Koersvast Sturen) 3. Subsidies In het kader van preventie (welzijn, armoede, Jeugd en Wmo) subsidieert de gemeente (incidenteel, maar veelal structureel) een groot aantal partijen. Dit betreft niet wettelijke taken/beleid. Potentiële besparing: Het stopzetten van al deze subsidies, kan niet binnen een paar maanden. In het kader van behoorlijk bestuur dien je termijnen te hanteren. In twee jaar tijd kun je echter alles afbouwen. Van voedselbanken, buurtkamers, minimaregelingen, mantelzorg, gezondheid tot opvoedhulp. Dat levert potentieel een structurele besparing op van ongeveer € 1,3 miljoen. Kanttekeningen: Eerder is gezegd dat dit het spanningsveld is.

Haal je preventieve structuren weg, dan krijg je (wellicht) de rekening gepresenteerd vanuit het gecontracteerde kader (toename aan indicaties). Dit is een keuze. Het toepassen van verschraling van deze omvang, ofwel sec curatief handelen als lokale overheid, brengt nadelige effecten met zich mee. Zowel maatschappelijk (het raakt inwoners, maar het gevolg is ook afname van het aantal maatschappelijke organisaties), als bestuurlijk politiek (geen preventie ambities en impopulaire besluiten/imago). Het financiële waterbedeffect brengt eveneens een risico met zich mee (de prijs van de consequenties kan mogelijk hoger zijn, dan de investering van nu). 4. Jeugdhulp - meer heftige problematiek structureel of tijdelijk effect Nagaan of sprake is van een corona-effect met meer (heftige) psychische problematiek en of problemen van pubers een structurele tendens zijn of een eenmalige piek veroorzaken. Aandacht hebben voor normaliseren, dan wel constateren dat inwoners van gemeente Noardeast-Fryslân van doen hebben met zeer heftige problematiek en dat uitdragen. Hiervoor is verdiepend onderzoek op casusniveau nodig. Potentiële besparing: Afhankelijk van de bevindingen van aanvullend onderzoek, kan meer structurele controle op kwaliteit (wellicht tijdelijk) van beoordeling aanvragen in de gebiedsteams tot een besparing leiden. 5.

Jeugdhulp - verbeteren samenwerking (met IB’ers) Aandacht voor vroegsignalering bij o.a. jeugdgezondheidszorg en onderwijs. Met name het signalerend vermogen van Intern Begeleiders (IB’ers) op scholen versterken en als

| 60 | Zero Based Budgeting gemeente Noardeast-Fryslân

gebiedsteam beschikbaar zijn voor casusoverleg. Afstemming organiseren tussen aanbod samenwerkingsverbanden en inzet jeugdhulp vanuit gemeente. Extra aandacht voor thuiszitters omdat zij bij onvoldoende aandacht mogelijk gebruik gaan maken van hoogspecialistische jeugdhulp. Potentiële besparing: Door verbetering afstemming aanbod samenwerkingsverbanden en inzet jeugdhulp gemeente is minder (specialistische) zorg nodig. Aandacht voor thuiszitters kan het gebruik van specialistische jeugdhulp verminderen/voorkomen. 6. Wmo - kanteling lichte problematiek Monitoren in hoeverre gebiedsteams uitvoering geven aan kanteling. Met name aandacht voor lichte problematiek, in relatie tot inzet Huishoudelijke Hulp 1 (HH1). Registreren of een beroep wordt gedaan op mantelzorg en voorliggende activiteiten. Daartoe (tijdelijk) uitvoering geven aan kwaliteitscontroles. Potentiële besparing: Door aandacht te geven aan de kanteling kan het gebruik van (met name) huishoudelijke hulp verminderd worden. 7. Wmo - gebruik (passende) voorliggende voorzieningen bevorderen Onderzoeken of het voorliggende aanbod voldoende wordt aangesproken en waar nieuwe voorzieningen de kanteling kunnen versterken.

Gedacht wordt aan maatjesprojecten waarbij lichte begeleiding wordt geboden, burenhulp die voorliggend is op huishoudelijke ondersteuning en dagactiviteiten van de welzijnsstichting die een indicatie dagbesteding voorkomen of beperken. Waar nodig en mogelijk (extra) opdrachten verstrekken aan Welzijnsorganisaties en de voortgang monitoren. Potentiële besparing: Door meer gebruik van voorliggende voorzieningen wordt minder een beroep gedaan op maatwerkvoorzieningen. 8. Wmo - aanscherpen beleid t.b.v. kanteling Waar nodig Wmo-beleidsregels aanscherpen zodat gebiedsteams voldoende juridische aanknopingspunten hebben om uitvoering te geven aan de kanteling van het sociaal domein. Potentiële besparing: Door uitvoering te geven aan te kanteling, wordt de vraag naar (maatwerk)voorzieningen vanuit de gemeente verminderd. Scherpe beleidsregels voorzien ook in weigeringsgronden. 9. Wmo/Jeugdhulp - preventief aanbod koppelen aan kosten en (beter) passend maken Aandacht voor preventief aanbod en actief monitoren wat dit oplevert. Daarbij bestaand aanbod evalueren en goed met partners doornemen wat effectief is en welk aanbod ontbreekt. Preventief aanbod koppelen aan kostenverloop. Potentiële besparing: Door het gebruik van preventief aanbod te monitoren en te koppelen aan het kostenverloop, kan nog meer ingezet worden op preventief aanbod dat echt werkt.

| 61 | Zero Based Budgeting gemeente Noardeast-Fryslân

Middelen voor preventief aanbod dat niet of zeer beperkt gebruikt wordt, of waar geen preventieve werking vanuit gaat, kunnen ingezet worden voor een aanbod dat nog ontbreekt. 10. Inkomensondersteuning - uitstroombevordering Drempels naar (deeltijd) werk te verlagen door bijvoorbeeld in te zetten op o.a.: een activeringspremie, betaalmoment uitkering te wijzigen, wijze inkomensverrekening aanpassen en terugval naar een uitkering vereenvoudigen. Potentiële besparing: Deze maatregelen zijn niet een directe besparing, maar kan de uitstroom bevorderend werken. 11. Inkomensondersteuning - draagkrachtregels aanscherpen Draagkrachtregels bijzondere bijstand aanscherpen, zoals de vermogensgrens verlagen of meer eigen inkomen mee laten tellen als draagkracht. Potentiële besparing: Tijdens een eerdere kostenbeheersingsronde zijn deze regels al aangescherpt. Er is daardoor weinig speelruimte meer over. Kanttekening: Bij verdere aanscherping zal de groep inwoners met een laag inkomen, financieel nog harder getroffen worden. 12. Inkomensondersteuning - verlagen toeslag De hoogte van de individuele inkomenstoeslag verlagen of de referteperiode verlengen. Potentiële besparing: Wanneer de hoogte van het bedrag verlaagd wordt, leidt dit tot lagere uitgaven. Kanttekening: Deze bezuiniging is tijdens een eerdere kostenbeheersingsronde overwogen.

Financiële risico’s voor de groep inwoners met een laag inkomen werden destijds te hoog ingeschat. 13. Armoedebestrijding - afschaffen niet-wettelijke maatregelen Potentiële besparing: Buiten de inkomensondersteunende maatregelen binnen de Participatiewet, heeft de gemeente vrijheid om eigen beleid te maken om armoede te bestrijden. Hierbij gaat het om niet-wettelijke voorzieningen en regelingen. Het beleid voorziet voornamelijk in het voorkomen van armoede- en schuldenproblematiek en het bevorderen van maatschappelijke deelname. Kanttekening: Besparen op armoedebestrijding behoeft een zorgvuldige afweging, omdat dit zowel financieel als op andere leefgebieden invloed heeft. Er bestaat een risico dat door een besparing de kans op schuldenproblematiek wordt vergroot, maar ook invloed heeft op gezondheid, stress, enz.

| 62 | Zero Based Budgeting gemeente Noardeast-Fryslân

14. Schuldhulpverlening - versoberen vroegsignalering Sinds 2012 is de Wgs van kracht. De wet verplicht gemeenten om inwoners te ‘ondersteunen bij het vinden van een adequate oplossing gericht op de aflossing van schulden’. Hierbij gaat het om geven van advies en het daadwerkelijk hulp bieden bij schulden, maar ook de nazorg. De gemeente is vrij om de wijze waarop schuldhulp wordt geboden, naar eigen inzicht in te richten. Sinds 1 januari 2021 zijn gemeenten verplicht om in het kader van vroegsignalering, signalen van betalingsachterstanden een hulpaanbod te doen. Gemeenten zijn vrij om de wijze waarop een hulpaanbod wordt aangeboden in te richten. De gemeente is in 2022 gestart met het intensief inzetten op vroegsignaleren van schulden. Doel hiervan is schuldenproblematiek eerder in beeld te krijgen en de totale hoogte van schulden te verlagen. Hierdoor kunnen schulden eerder en sneller worden opgelost, waardoor een minder intensief en duur schuldentraject nodig is. Op lange termijn levert dit een besparing op. Potentiële besparing: Versobering vroegsignalering. Het is mogelijk om de wijze waarop een hulpaanbod wordt aangeboden te versoberen. Bijvoorbeeld door geen huisbezoeken meer af te leggen. Schrappen initiatieven binnen actieplan armoede- en schuldenbeleid: initiatieven op het gebied van preventie of doelgroepgerichte aanpak (bv jongeren).

Kanttekening: Dit kan impact hebben op het besparingsdoel op langere termijn. Daarnaast is er een risico op meer huisuitzettingen, stijgende schulden, meer (complexere) problematiek, met als gevolg hogere kosten voor de gemeente. 15. Schuldhulpverlening - verbeteren samenwerking met bewindvoerders Vastleggen afspraken met bewindvoerders d.m.v. convenanten en separaat toepassen wettelijk adviesrecht. Potentiële besparing: Door versterken van de samenwerking met bewindvoerders de doorlooptijden verlagen en kwaliteit te verhogen. Waar dat niet mogelijk is, alsnog advies geven na onder bewindstelling door de rechtbank. Bijkomend effect: kosten bijzondere bijstand dalen. 16. Schuldhulpverlening - verbeteren nazorg, voorkomen recidive Voorkomen recidive: Een aanzienlijk deel van de schuldenaren vervalt terug in schuldenproblematiek. Potentiële besparing: Extra inzet op goede nazorg kan terugval voorkomen. Dit behoeft eerst een investering, maar kan op langere termijn kostenbesparend werken.

| 63 | Zero Based Budgeting gemeente Noardeast-Fryslân

2.6

Rode draden Overhead

Een definitie van overhead staat in het Besluit begroting en verantwoording (BBV): het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Overhead kent van nature een personele en bestuurlijke gevoeligheid en vraagt bovendien om management afwegingen met betrekking tot het huidig functioneren van de sturing en beheersing van de organisatie en de gewenste organisatieontwikkeling. Geldende regelgeving voor gemeenten komt uit de BBV. Kenmerkende punten: ● directe kosten zoveel mogelijk direct toerekenen aan de betreffende taakvelden. ● ondersteunende taken zijn niet direct dienstbaar aan de externe klant of het externe product en behoren daarom tot de overhead ● wanneer de ondersteunende taken worden uitbesteed, behoren de uitbestedingskosten tot de overhead (bijvoorbeeld uitbesteding salarisadministratie) ● sturende taken die worden vervuld door hiërarchisch leidinggevenden behoren tot de overhead ● positionering van een functie binnen de organisatie heeft geen invloed op de beoordeling of er sprake is van overhead. De overheadkosten van uw gemeente (bron begroting 2022): Overheadkosten

Totaal

Personeel (Salarislasten) Materieel Deel

Totale lasten

€ 24.392.581

€ 16.245.143

€ 8.147.438

Deel NOF

€ 17.923.668

€ 11.936.931

€ 5.986.737

Deel Dantumadiel

€ 6.468.912

€ 4.308.212

€ 2.160.700

De overheadlasten bedragen € 17.923.668. Dat is € 396 per inwoner en circa 11% van de begroting van Noardeast-Fryslân (voor bestemming). De post salarissen is de grootste kostenfactor en is daarmee in potentie de meest te beïnvloeden post. Doelstelling en uitgangspunten bij de behandeling Net als bij de andere werkgroepen binnen het onderzoek ZBB is een/deze rode draden notitie gemaakt, waarin de eindresultaten van de werkgroep Overhead zijn vastgelegd. De werkgroep heeft voor de overhead gezocht naar mogelijkheden om taken bewezen goedkoper uit te kunnen voeren (op basis van de begroting 2022). De beoogde outcome is om de organisatie verder te verbeteren door effectiever en efficiënter uitvoering aan de taken te geven. Uitgangspunten notitie Bij de start heeft de werkgroep voor het onderzoek de volgende uitgangspunten voor de eind-, cq. rode draden, notitie opgesteld:

| 64 | Zero Based Budgeting gemeente Noardeast-Fryslân

●

●

De eindnotitie geeft duiding aan het bestuur over het onderwerp overhead, geeft perspectief aan de door de werkgroep gepresenteerde informatie en geeft richting voor besluitvorming. De geboden informatie biedt ook antwoord op de reguliere ZBB-vragen als: wat zijn consequenties als iets niet meer of minder wordt gedaan en wat voor realisering van de maatregel moet worden gedaan.

Afwegingskader voor overheadkosten Voor het in beeld brengen van mogelijk maatregelen om taken goedkoper uit te kunnen voeren is het volgende afwegingskader gebruikt. Oriëntatievragen 1. Is toegevoegde waarde van activiteiten zonder meer duidelijk (te maken)? 2. Is de werkdruk hoog? (Ja betekent niet een vrijbrief, want er zijn vele redenen voor hoge werkdruk) 3. Wordt binnen primaire proces gewerkt conform kaders/richtlijnen/afspraken m.b.t. werkverdeling en -aanpak (nee kan betekenen dat binnen de overhead gecompenseerd wordt voor niet nakomen afspraken binnen het primaire proces)? 4. Lijkt het mogelijk doelmatigheidsmaatregelen te nemen? Doelmatigheidsvragen 5. Kunnen activiteiten worden gestopt? 6. Kan het kwaliteitsniveau van de output (van activiteiten) (verder) worden verlaagd? 7. Kunnen processen of activiteiten (verder) worden gedigitaliseerd? 8. Kunnen activiteiten overigens doelmatiger worden georganiseerd (bijvoorbeeld processen opschonen, activiteiten bundelen, activiteiten door primaire medewerkers laten uitvoeren of uitbesteden)? Uitgangspunten onderzoek Samen met de werkgroep is een aantal uitgangspunten geformuleerd. Deze uitgangspunten zijn het perspectief (bril) over hoe naar overhead kan worden gekeken vanuit de gemeente Noardeast-Fryslân: ● alle afwegingen m.b.t. de overhead worden gemaakt uit oogpunt van nut (=nuttigheidscriterium).

Dat betekent bijvoorbeeld dat een extra investering in overhead mogelijk is als deze leidt tot een besparing in de primaire processen, die groter is dan de investering ● de overheadkosten in de organisatie worden bepaald door: ○ de huidige ontwikkelingsfase van de organisatie, die zich kenmerkt door inzet op professionalisering van de primaire organisatie. ○ de organisatievisie om een sociale doelstelling op het gebied van werkgelegenheid in de regio te dienen. De organisatie: ■ voert daarom taken zoveel als mogelijk zelf uit;

| 65 | Zero Based Budgeting gemeente Noardeast-Fryslân

■

■

is daardoor een mix van doorstroom-gemeente (medewerkers leren, doen ervaring op en vertrekken naar volgende uitdaging) en gemeente met beperkte arbeidsmobiliteit; het zijn van een aantrekkelijk werkgever (instroom - doorstroom uitstroom).

Voor de ZBB-aanpak is het belangrijk dat verkenning van de oplossingsrichtingen wordt gestuurd door benchmark-informatie. Onderstaande verkenning is gebaseerd op een recent benchmarkonderzoek dat Berenschot heeft uitgevoerd naar de overhead binnen de organisatie van de gemeente Noardeast Fryslan. Het onderzoek gaf aan dat er in potentie heroverwegingmogelijkheden waren voor drie onderwerpen. Er is door de werkgroep voor gekozen om naar deze drie onderwerpen te kijken, dat zijn (1) Personiel en Organisaasje, (2) Fasiliter en (3) Ynformaasjefoarsjenning, Gegevens en applikaasjes aan de hand van bovengenoemd afwegingskader. Hieronder behandelen we per onderwerp de opgehaalde resultaten. Op de genoemde bedragen is de verdeelsleutel tussen de gemeenten Noardeast Fryslan en Dantumadiel toegepast en apart weergegeven. De in kaart gebrachte mogelijkheden om taken goedkoper uit te voeren bestaat uit mogelijkheden die relatief snel en eenvoudig zijn te realiseren, uit mogelijkheden die een beleidswijziging vergen en er zijn mogelijkheden die een investering en/of nader onderzoek nodig hebben voordat zij gekwantificeerd kunnen worden en ook tot uitvoering kunnen worden gebracht. Het is belangrijk om met deze bril naar onderstaande voorstellen te kijken. De bedragen genoemd bij de voorstellen betreffen geraamde bedragen.

Om dit nader en preciezer te kunnen duiden is (vaak) een uitwerking nodig door middel van een onderzoek en een uitvoeringsplan. Personiel en Organisaasje Binnen het onderwerp Personiel en Organisaasje zijn de volgende onderwerpen geïnventariseerd: 1. Inkrimpen flexibele schil (inhuur). De gemeente huurt nu nog relatief veel in. Vanuit de directie is het van belang om daar strakker op te sturen. Hierdoor kan kritischer naar inhuur worden gekeken (per team) en kan ook de mate van inhuur worden gereduceerd. Er is sprake van een inhuurpercentage van ongeveer 9%. Door hier strakker op te sturen is een verlaging van de kosten van ongeveer 10-15% mogelijk. Dit zou ongeveer € 1.000.000 (€ 734.400 NOF / € 265.500 DAN) op jaarbasis kunnen opleveren. Hiervoor is een verscherpte kaderstelling vanuit de directie en het management nodig. De consequentie hiervan is dat de vacatureruimte in de loonsom minder wordt en er minder flexibiliteit voor inhuur is. 2. WKR (inzetten hybride werken/ verminderen vervoersbewegingen). Hierbij kan worden gedacht aan het verder beperken van (dienst-)reizen door in te zetten op andere vormen van mobiliteit (fietsen, elektrische dienstauto’s), e-learning, hybride vergaderen. Hiermee kan worden voorkomen dat er buiten de (belasting-)vrije ruimte wordt gekomen.

| 66 | Zero Based Budgeting gemeente Noardeast-Fryslân

3. Instroom nieuwe medewerkers (lagere salarissen). Vertrekkende medewerkers verdienen over het algemeen meer dan inkomende medewerkers (lagere salarisschaal en periodieken). Meer in- en uitstroom betekent dus lagere salarislasten: a. uitgangspunten: schaal 9, verschil minimum en maximum van schaal is € 1.311, gemiddelde uitstroom is 165 medewerkers per jaar, lagere inschaling 5 á 6 periodieken (= € 655) b. doelmatigheidswinst: 165 x € 655 = € 110.000 (€ 80.784 NOF / € 29.216 DAN). Dit is mogelijk wanneer gewerkt gaat worden met aanloopschalen. De gemeente kan ook kiezen voor meer nadruk op ontwikkeling van medewerkers (doorstroom), waardoor met een lagere salariëring kan worden aangevangen. Risico is een vertrek van kennis en daardoor een aantasting van de kwaliteit. 4. Stagebudget verlagen. Het aantal stageplaatsen kan worden verminderd, dit zal een negatieve consequenties hebben voor nieuwe instroom. Het budget voor 2022 bedraagt € 77.563 (gemiddelde stagevergoeding per maand € 400, voor gemiddeld 6 maanden = 30 stageplekken). In principe kan hier mee gestopt worden. Dat betekent een verlaging van kosten van € 77.563 op jaarbasis (€ 56.962 NOF / € 20.601 DAN). Er is dan wel sprake van een negatief effect op het zijn van een sociaal werkgever. 5. Ziektevervangingsbudget (wordt al afgeraamd). De gemeente is reeds gestart met verlagen van dit budget.

Er liggen mogelijkheden om ziekte op te vangen binnen de huidige formatie. Dit benadrukt het principe van integraal management (de kosten drukken daar waar de directe verantwoordelijkheid ligt). Dit zal een effect kunnen hebben op de werkdruk. Benodigde actie is dat meer wordt ingezet op preventie van verzuim en langdurige ziekten. Het huidige budget bedraagt € 626.476 (2022). Dit bedrag wordt in de jaren daarna verder afgebouwd naar € 476.476 in 2025, dit wordt bijgeraamd bij het opleidingsbudget. Door de lasten ten laste te brengen van de reguliere personeelsbudget wordt de managementverantwoordelijkheid benadrukt en drukken de lasten daar waar gestuurd kan worden. Dit betekent dat het gehele bedrag kan vrijvallen. Verder sturen op verzuim (langdurig verzuim): het huidige verzuimproces is geëvalueerd en bijgesteld. Er zijn mogelijkheden om in te zetten op een Vaststellingsovereenkomst (VSO) bij langdurige ziekte. Dit zorgt voor een snellere uitstroom van zieke medewerkers en daarmee is er sprake van een positief effect op de instroom. 6. Sturen op overuren (in verband met verkoop). Binnen de organisatie is sprake van veel gespaarde overuren. Een mogelijkheid is om een verplichte opname van uren in te voeren gedurende het jaar. Het huidige budget bedraagt € 82.897 structureel per jaar.

Indien wordt gestuurd op verplichte opname van uren binnen hetzelfde jaar, kan de helft van dit bedrag vrij vallen (€ 41.000). Naast mogelijkheden om doelmatiger te gaan werken zijn er ook investeringen naar voren gekomen ten behoeve van de organisatieontwikkelingen van de gemeente. De investeringen hangen nauw samen met de vraag wat voor arbeidsorganisatie de gemeente wil zijn; doorstroom, gemeente met beperkte arbeidsmobiliteit of een mix van beide? Dit zijn: ● Primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden verbeteren (employer branding). Om een aantrekkelijk werkgever te zijn in een krappe arbeidsmarkt is het noodzakelijk om te

| 67 | Zero Based Budgeting gemeente Noardeast-Fryslân

●

●

●

●

blijven investeren in de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden. Hierdoor blijft er voldoende instroom en wordt de uitstroom beperkt. Opleidingsbudget (omzetten naar persoonlijk ontwikkelbudget). Dit gaat om een investering in verband met achterstanden in opleidingen en ontwikkeling van medewerkers. Tevens zijn deze investeringen noodzakelijk om een aantrekkelijke werkgever te zijn in een krappe arbeidsmarkt. Arbeidsmarktinvesteringen (aanbrengbonus, toelages, huisvesting, leasefiets). Dit gaat om investeringen om een aantrekkelijk werkgever te zijn in een krappe arbeidsmarkt. Sociaal ondernemen (P-wet, BAB, WEP). De gemeente wil graag sociaal ondernemerschap tonen, hier zijn kosten aan verbonden. Deze kosten vertalen zich vooral in extra begeleiding. Afspraken vervroegd uittreden (doorstroom). De gemeente wil graag de doorstroom in de organisatie bevorderen. Dit betekent dat relatief oude en relatief dure medewerkers eerder uittreden en worden vervangen door relatief jonge en relatief goedkopere medewerkers. Op termijn zorgt dit voor een verjonging van de organisatie en daarmee ook voor een relatieve lagere personele last van de organisatie.

Fasiliter In het werkveld van het Facilitair doen zich mooie kansen voor om maatschappelijk verantwoord te werken met mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. De gemeente heeft bijvoorbeeld de schoonmaak (met uitzondering van nog twee vaste eigen krachten) uitbesteed aan de sociale werkvoorziening Dokwurk voor zowel de gemeente NoardeastFryslân als de gemeente Dantumadiel. Dit geldt ook voor de interne postronde tussen alle gebouwen. Binnen het onderwerp Fasiliter is een vijftal lijnen te onderscheiden om efficiënter en effectiever te gaan werken. 1. Digitalisering. Binnen de organisatie kunnen meer processen gedigitaliseerd worden. Denk bijvoorbeeld aan het alleen nog maar digitaal verzenden van post naar eigen medewerkers in plaats van dat fysiek te doen. Dit levert een verlaging op bij het onderdeel Portokosten en kopieer/druk en bindwerk als het gaat om materiaalkosten en ureninzet. Materieel budget bedraagt € 328.871 per jaar. Uitgaande van een vergaande digitalisering is 50% qua kostenvermindering op het budget haalbaar (-/- € 160.000 materieel (€ 117.504 NOF / € 42.496 DAN). 2. Verkoop gemeentehuizen, centrale huisvesting. Voor de gemeente Noardeast-Fryslân wordt centrale huisvesting (vernieuwbouw) gerealiseerd in Dokkum. Dit betekent dat de gemeentehuizen in Ferwert en Kollum worden afgestoten en/of verkocht.

Dit is reeds projectmatig ingericht, waarbij de verbouwing van het gemeentehuis in Dokkum gefaseerd wordt aangepakt. Het afstoten van gebouwen leidt aangaande het onderwerp Fasiliter tot een vermindering van personeel, het verdwijnen van interne postroutes, verlaging van het aantal machines, denk hierbij bijvoorbeeld aan het aantal kopieerapparaten, koffieautomaten etc. Tevens zullen de schoonmaakkosten lager zijn, alsmede de onderhoudsabonnementen. In de begroting gaat dat om ongeveer € 1,2 mln. aan lasten en € 0,6 mln. aan personele lasten. Uitgaande van een vermindering van werkzaamheden (-/- 1/3) kan een lastenvermindering gerealiseerd worden van -/- € 0,6 mln. (€ 440.640 NOF / € 159.630 DAN). Voor de bodedienst kan

| 68 | Zero Based Budgeting gemeente Noardeast-Fryslân

verder maximaal in 1 fte bespaard worden (€ 50.000 - € 36.720 NOF / € 13.280 DAN). 3. Abonnementen en contributies. Abonnementen en contributies zijn centrale budgetten, waar de gehele organisatie gebruik van maakt. Hier liggen doelmatigheidsmogelijkheden, met uitzondering op de abonnementen voor kennisbanken. Veel abonnementen lopen via de intermediair PS Media. Het management dient kritisch de lopende abonnementen af te wegen op nut en noodzaak voor het werk. Jaarlijks budget bedraagt € 131.747. Door kritische beschouwing en heroverweging, kan dit worden teruggebracht met 30% (-/- € 40.000 per jaar (€ 29.376 NOF / € 10.624 DAN). 4. COVID-19 / Flexwerken. Door COVID-19 is men binnen de gemeente Noardeast Fryslan meer gaan thuiswerken, hierdoor zijn de kosten ten aanzien van koffie/thee en kantoorbehoeften flink gedaald. Met de invoering van het hybride werken “Werk doen waar het past” zal deze situatie zo wel blijven, omdat men uitgaat van een flexfactor van 60%. De kostenverlaging is aangewend als dekkingsmiddel bij o.a. het thuiswerkbeleid van de gemeente. 5. Harmoniseren en nieuwe aanbestedingen. Bijna alle onderwerpen binnen facilitair zijn geharmoniseerd en indien nodig opnieuw (Europees) aanbesteed. Dit betekent dat de contracten een lage prijs kennen.

Er zijn nog meer voordelen te behalen als aanbestedingen meer in samenwerking worden opgepakt (realiseren van schaalvoordelen). Een voorbeeld is het gezamenlijk aanbesteden van koffieautomaten met de gemeente Leeuwarden. Ynformaasjefoarsjenning, Gegevens en applikaasjes De gemeente Noardeast-Fryslân voert het functioneel beheer zelf uit. De ‘harde’ ICT is uitbesteed aan de gemeente Leeuwarden. Dit geldt ook voor de informatiemanagementdiensten. Voor onderwerpen als gegevensregie, informatiearchitectuur, informatieadvies heeft de gemeente eigen functionarissen in dienst. Dit geldt ook voor het beleid (informatiebeleidsplan) en BI-tooling. Het ICT-landschap binnen de gemeente is omvangrijk. Er wordt gewerkt met relatief veel applicaties en programma’s. Het primaire proces van de gemeente is hierin leidend. Vanuit Ynformaasjefoarsjenning, Gegevens en applikaasjes wordt gestuurd op meer uniformering, waardoor het aantal applicaties en programma’s, op termijn binnen de normale vervangingscyclus kan worden verminderd. Dit is een grote opgave. Sommige systemen kunnen we opzeggen omdat we daar niks mee doen, denk bijvoorbeeld aan het klokurensysteem. Voor andere systemen geldt dat we deze soms naast andere integrale systemen met dezelfde functionaliteiten gebruiken. Vooral binnen het beheren van de openbare ruimte komt dit voor. Door vervanging gaat het ICT-landschap veranderen.

Hierin moeten we strategische keuzes maken en moeten we meer sturend zijn. Vanuit de gevoerde gesprekken zijn de volgende mogelijkheden geïnventariseerd: 1. Telefoonkosten - vanuit de fusie zijn de kosten allemaal bij elkaar gebracht. Hierdoor is het inzicht in de samenstelling klein. Een eerste inventarisatie heeft al meer inzicht gegeven, waardoor kosten ook rechtstreeks naar producten in het primair proces

| 69 | Zero Based Budgeting gemeente Noardeast-Fryslân

kunnen worden toebedeeld. Een mooi voorbeeld zijn de kosten van telemetrie ten behoeve van het beheer van rioleringen. Dit gaat om € 37.000 op jaarbasis (op rekening basis), die toegerekend mogen worden aan de rioolheffing en ook via deze bestemmingsheffing door belast kunnen worden naar de inwoners van de gemeente. Het telefonie budget is zo’n € 220.000, dat is per medewerker € 325. Het gaat hierbij overigens niet alleen om telefoonkosten maar feitelijk alle kosten die moet communicatiemiddelen en verbindingen te maken hebben. Ook hier ligt natuurlijk een relatie met het aantal softwarepakketten dat in bedrijf is. 2. Softwareonderhoud. Deze kostenpost valt uiteen in twee onderdelen, namelijk het onderhoud van software en digitale abonnementen. Ten aanzien van deze laatste component gaat het om hoge kosten. Recentelijk is een inventarisatie gemaakt, waarbij meer inzicht in deze post is gekregen. In principe kunnen veel abonnementen worden afgeschaft, maar het primaire proces is hierin leidend. Ook dit is een opgave voor het management. Budget is € 391.742. Uitgangspunt is dat circa 30% kan worden bezuinigd. Dit betekent een reductie van € 130.581 (€ 95.558 NOF / € 34.682 DAN). De actie die hiervoor uitgevoerd moet worden is om dit kritisch te bespreken met het primaire proces en daarin keuzes te maken. 3. ICT-diensten. Dit betreft een verzamelpost van verschillende kosten.

Hieronder vallen bijvoorbeeld verschillende kosten die te maken hebben met digid-abonnementen en domeinregistraties. Budget voor domeinregistraties is € 84.563. Ten aanzien van deze laatste post kunnen keuzes gemaakt worden om zaken af te schaffen. Voorstel is om uit te gaan van een kostenverlaging van 5%. Reductie is dan € 4.228 (€ 3.105 NOF / € 1.123 DAN) 4. Aankoop overige goederen en diensten. Deze kosten dienen nader onderzocht te worden in hoeverre dit investeringen betreft. Zo ja, dan kan het budget van € 31.711 (€ 23.289 NOF / € 8.422 DAN) voor dat deel vrijvallen. Inkomensoverdracht. Dit is de afname van de diensten van de gemeente Leeuwarden voor de ‘harde ICT’ en de informatiemanagementdiensten. Uit eerdere benchmarks is gebleken dat de kosten welke gemoeid gaan met deze constructie overeenkomen met wat landelijk gemiddeld is. Het accountmanagement richting de gemeente Schiermonnikoog kan beter worden ingericht. Dit betekent op een meer zakelijker manierw erken richting de gemeente Schiermonnikoog. Het lijkt er op dat de aldaar gehanteerde tariefstelling niet meer marktconform is.

| 70 | Zero Based Budgeting gemeente Noardeast-Fryslân

2.7

Rode draden GREX

Voor de onderwerpen Overhead en Grondexploitaties is binnen het traject Zero Based Budgeting (ZBB) gekozen voor een andere aanpak dan bij de andere onderwerpen binnen de gemeentelijke begroting. De reden voor een specifiek voorstel is dat grondbeleid en exploitaties in belangrijke mate een niet jaargebonden activiteitenpakket betreffen, in tegenstelling tot de meeste andere gemeentelijke activiteiten. De gemeente Noardeast Fryslan kent een grondbeleid 2020-2023. Hierin is aangegeven dat de gemeente primair insteekt op een actief grondbeleid. Daarbij de opmerking dat wanneer de situatie iets anders vraagt, het beleid ook ingestoken kan worden vanuit een passief of facilitair grondbeleid. De beschouwing op het grondbeleid van de gemeente Noardeast Fryslan is ingestoken aan de hand van drie vragen: 1. Wat zijn de baten en lasten van actief grondbeleid? 2. Wat is de toekomstige rechtvaardiging voor actief grondbeleid? 3. Is het actief grondbeleid doelmatig georganiseerd? In deze memo behandelen we de antwoorden op deze drie vragen afzonderlijk. Wat zijn de baten en lasten van actief grondbeleid? Baten Zoals aangegeven voert de gemeente Noardeast Fryslan een actief grondbeleid. In de programmabegroting 2022 van de gemeente zijn de verschillende actieve grondexploitaties opgenomen. De gemeente kent op het moment van de programmabegroting 2022 6 actieve grondexploitaties.

De boekwaarde ultimo 20220 bedraagt -/- € 3.623.320. Op deze complexen is reeds € 2.664.703 aan winst genomen. Op de lopende exploitaties wordt een totaal eindresultaat verwacht van € 3.687.332. De gemeente kent één verlieslatende grondexploitatie, namelijk Lou Sanen fase 2 Oosternijkerk (verwacht eindresultaat -/- € 99.604). Voor deze grondexploitatie is een verliesvoorziening opgenomen. De gemeente beschikt over ongeveer € 2.000.000 aan strategische gronden (‘warme gronden’). Bovenstaande laat zien dat de grondexploitaties van de gemeente Noardeast Fryslan in financiële zin een positieve bijdrage leveren aan de vermogenspositie van de gemeente. Lasten Voor € 714.725 wordt aan personele lasten vanuit de organisatie van de gemeente Noardeast Fryslan toegerekend aan de grondexploitaties. Is het actief grondbeleid doelmatig georganiseerd? Vanuit de analyse rondom de grondexploitaties van de gemeente, komt een aantal zaken naar voren: ● De woningbouwontwikkeling in de gemeente Noardeast Fryslan wordt via ‘de lijn’ in de organisatie uitgevoerd. De gemeenteraad stelt het Woonbeleid vast, waarna vragen

| 71 | Zero Based Budgeting gemeente Noardeast-Fryslân

●

●

●

als ‘wat, waar, hoeveel en wanneer’ gesteld en beantwoord moeten worden. De lijn loopt via de diverse (vak-)afdelingen. De afdeling Vastgoed en Grondzaken is één van deze afdelingen. Deze afdelingen hebben een ‘facilitaire’ taak. Op papier heeft de gemeente Noardeast Fryslan gekozen voor een vooral actief grondbeleid. Uiteenlopende prioriteiten, onvoldoende inzicht in de woningbouwprogrammering en de werkzaamheden voor de lopende trajecten hebben ertoe geleid dat binnen de gemeente Noardeast Fryslan de woningbouwontwikkeling is vastgelopen en daarmee ook het actieve grondbeleid. De beschikbare capaciteit is vooral gericht op de gemeente Dantumadiel. Er is nu voor de gemeente Noardeast Fryslan een noodzaak ontstaan meer richting en duiding aan te geven aan de woningbouwprogrammering en daarmee aan meer actief grondbeleid. Andere constatering is dat het beleid, de kaders en verdere uitwerking daarvan, onvoldoende richting geven en ondersteunend werken om een actief grondbeleid te voeren. Zo zit er spanning tussen het grondbeleid en de financiële verordening. Het gevolg is dat de uitvoering van het grondbeleid vooral te karakteriseren is als ad-hoc. De gemeente is voornemens om meer projectmatig te gaan werken ten aanzien van het grondbeleid8. Dit heeft als consequentie dat de kaders van de woonvisie en de woningprogrammering meer leidend moeten zijn voor het grondbeleid.

Dit betekent meer integraal en gestructureerd werken. Hiervoor is de notitie ‘ inrichting programmabureau gebiedsontwikkeling (wonen en bedrijventerreinen)’ opgesteld. Deze notitie moet dienen om de woningbouwontwikkeling weer vlot te trekken. Uit een berekening (Notitie inrichting programmabureau gebiedsontwikkeling -wonen en bedrijventerreinen-) van de organisatie blijkt dat dit vraagt om gemiddeld 5 fte per jaar aan extra capaciteit, ten aanzien van het Uitvoeringsteam van het Programmabureau. Het doel is om de uitvoeringskracht te versterken, zodat beter uitvoering kan worden gegeven aan de woonvisie en het bijbehorende uitvoeringsprogramma (fase 1 en fase 2).

Met andere woorden, op dit moment is de organisatie voor de invulling van de woningbouwprogrammering voor verbetering vatbaar. De organisatie heeft ontdekt dat het meer kwantitatief, kwalitatief en daarmee effectiever moet, ten aanzien van het realiseren van de doelen in de woonvisie en de uitvoering van het bijbehorende uitvoeringsprogramma. De organisatie heeft hier reeds op geanticipeerd door middel van de Notitie inrichting programmabureau gebiedsontwikkeling. In deze notitie wordt een voorstel gedaan om de aanpak meer integraal en gestructureerd te organiseren. Wat is de toekomstige rechtvaardiging voor actief grondbeleid? De gemeente Noardeast Fryslan heeft op dit moment een renderend grondbeleid. Een aantal grondexploitaties loopt af en dat betekent dat in de resterende looptijd nog enige winst kan worden ingeboekt. Over het oorspronkelijke doel van het actieve grondbeleid, de maatschappelijke opbrengsten, is hierboven gezegd dat deze achterblijven. Het huidige tijdsgewricht wordt bepaald door een 8

Gemeente Noardeast Fryslan, 2022, Notitie inrichting programmabureau gebiedsontwikkeling (wonen en bedrijventerreinen), p. 1-9.

| 72 | Zero Based Budgeting gemeente Noardeast-Fryslân

tekort aan betaalbare woningen. Dat rechtvaardigt de voorgestane opwaardering van het huidige beleid. De gemeente heeft ervaring met het voeren van actief grondbeleid. Door actief grondbeleid kan de gemeente meer zelf grip en sturing nemen op de realisatie van de doelstellingen in de woonvisie, hetgeen bij een passief en faciliterend grondbeleid veel minder is. Tevens is de gemeente beter in staat om te sturen op andere doelen binnen de gemeentelijke begroting. Denk bijvoorbeeld aan het versterken aan de leefbaarheid in kleine kernen. Maatregelen Zoals aangegeven in deze memo worden de randvoorwaarden om een actief grondbeleid te voeren nu nog niet ingevuld. Een stevig en duidelijk instrumentarium/kader wordt door de uitvoerders nog niet ervaren. Tegelijk staan de aandacht voor, de regie op en de uitvoeringskracht en -kwaliteit van de organisatie ten aanzien van de woningbouwprogrammering onder druk. De gemeente heeft begin dit jaar een notitie opgeleverd om de organisatie rondom het woningbouwprogrammering te versterken (projectmatiger en meer integraal). Het realiseren van dit plan is noodzakelijk om de randvoorwaarden voor een actief grondbeleid te creëren.

Daarvoor dienen prioriteiten gesteld te worden in taken van deelnemende ambtenaren, dient bestuurlijke en ambtelijke aandacht te worden opgebracht voor grondbeleid en de daaraan verbonden kansen en risico’s en dienen financiële afwegingen ten voordele van het grondbeleid te worden gemaakt.

| 73 | Zero Based Budgeting gemeente Noardeast-Fryslân

BMC Databankweg 26D 3821 AL Amersfoort Postbus 490 3800 AL Amersfoort (033) 496 52 00 info@bmc.nl www.bmc.nl KvK BMC Advies 32078667 IBAN NL91ABNA0504035754 BTW NL80.86.63.598 B.01

Colofon Juni 2022 Classificatie

:

Vertrouwelijk

Naam adviseurs

:

● ● ●

Projectnummer

:

PO023241

drs. M.W. Werkhoven W.J. Pijffers MA H. Uffen MSc CMC

| 74 | Zero Based Budgeting gemeente Noardeast-Fryslân