Bijlage 2 - Ruimtelijk en Functioneel Programma van Eisen

Het publieksgebied is laagdrempelig en aantrekkelijk. Het is een plek waar medewerkers, inwoners, ondernemers, relaties en bezoekers graag komen om contact met elkaar te hebben, advies te verkrijgen en informatie op te halen en te delen.

De apparatuur die gebruikt wordt bij de werkplekken achter de receptie mag niet toegankelijk zijn buiten openingstijden.

Specials Op enkele zogenaamde functiegebonden plekken, zoals de balie, de receptie, bij de informatievoorziening en bij de bodes staat nog een vaste pc. Er zijn ook circa 10 Autocad werkplekken met grotere en andersoortige beeldschermen. Ook voor communicatie is er een werkplek met speciale ICT-apparatuur.

5.5. Publieke voorzieningen

Referentie: 1644102-0009.0.5.

Pagina 22 van 29

Het publieksgebied is voorzien van een wachtgebied waar bezoekers kunnen wachten op hun afspraak. Toiletvoorzieningen (waaronder een mindervalidentoilet) zijn vanuit het wachtgebied bereikbaar. Naast de circa 20 wachtplekken (in diverse uitvoeringen), zijn de volgende voorzieningen aanwezig in het wachtgebied: • Een speelhoekje voor kinderen. • Aanmeldzuil (voorzien van touchscreen) en circa 2 oproepschermen. • Narrowcasting. • Leestafel ten behoeve van inzien vergunningen e.d. • Koffie-/theecorner; zelfbediening of door medewerkers van de gemeente gefaciliteerd. De 5 (beveiligde) spreekkamers (2 voor 4 personen, 1 voor 6 personen en 2 voor 8 personen) zijn gesitueerd in het publieksgebied. De ruimten kunnen ook gebruikt worden voor het voltrekken van kosteloze huwelijken, het registreren van partnerschappen en naturalisatie. De spreekkamers dienen te voldoen aan de volgende eisen: • De spreekkamers zijn ingericht met een overlegtafel, een bureaustoel en bezoekersstoelen. • De spreekkamers zijn extra beveiligd. Deze kamers zijn voorzien van een aparte vluchtweg naar een beveiligd gebied voor de medewerker. • Door middel van zichtlijnen, het creëren van transparantie en de opstelling van het meubilair moet de sociale veiligheid van werknemers vergroot worden. • De spreekkamers zijn geschikt voor mindervaliden; rolstoeltoegankelijk.

Deuren zijn voorzien van een knop om de deur automatisch te bedienen. • Alle spreekkamers zijn uitgerust met een calamiteitenknop/paniekknop (ten behoeve van intern waarschuwen bij calamiteiten). • De spreekkamers zijn geluidsdicht en gedeeltelijk voorzien van glas in verband met sociale veiligheid. Privacy moet echter wel geborgd blijven. • Spreekkamers zijn reserveerbaar en aan de buitenzijde is middels een scherm zichtbaar of de ruimte al dan niet gereserveerd is.

Publieksbalies Benodigd zijn 2 lijnbalies (zit-zit), grenzend aan de beveiligde werkomgeving van KKS burgerzaken. Een van deze balies moet ook bijgeschakeld kunnen worden voor de uitgifte van waardedocumenten. Daarnaast zijn er 3 eilandbalies (zit-zit), te gebruiken door KKS sociaal domein, vergunningen en burgerzaken. De eilandbalies zijn flexibel: er kunnen diverse diensten verleend / vragen beantwoord worden aan een en dezelfde balie (loket). Met andere woorden, de balies kunnen door diverse ambtenaren gebruikt worden in verschillende werkvormen. Multifunctionaliteit staat voorop. Aan minimaal één balie dienen mindervaliden geholpen te kunnen worden. Aandachtspunt bij de eilandbalies vormt de borging van privacy en beschikbaarheid van benodigde apparatuur, voor bijvoorbeeld de verwerking van paspoortaanvragen. Bij werken in een eilandstructuur, dient de werkwijze hierop afgestemd te worden. De inrichting van de balies voldoet aan de algemene beveiligingseisen in het kader van de verstrekking van waardedocumenten. Extra aandacht is gevraagd voor akoestiek. Bij de verdere inrichting van de balies dient rekening gehouden te worden met de volgende voorzieningen: • Paniekknop (ten behoeve van intern waarschuwen bij calamiteiten). • Ruimte voor randapparatuur. • Eén beeldscherm voor een medewerker.

• De apparatuur die gebruikt wordt bij de balies mag niet toegankelijk zijn buiten openingstijden. • Kassasysteem bij de lijnbalies. In de nabijheid van de balies, binnen het werkgebied van KKS burgerzaken, dient een inbraak- en brandwerende kluisruimte te zijn. Deze ruimte moet voldoen aan de

Referentie: 1644102-0009.0.5.

Pagina 23 van 29

daarvoor wettelijk geldende eisen en is aangesloten op het toegangsbeveiligingssysteem. In deze ruimte worden de aktes van de burgerlijke stand opgeborgen en staat een kluis waarin de waardedocumenten opgeborgen worden.

Het eet-/werkcafé is gesitueerd in de nabijheid van de raadzaal, zodat het tevens als lobby kan fungeren bij de raadsvergaderingen en andere bijeenkomsten in de raadzaal.

Daarnaast staan in het werkgebied van KKS burgerzaken werkplekken voor het RAASstation (pc, printer en scanner): • 1 voor paspoorten en identiteitsbewijzen en 1 voor rijbewijzen.

Het eet-/werkcafé voorziet in de volgende faciliteiten: • Koffiefaciliteiten. • Lunch-/ontmoetingsplekken.

5.6. Ondersteunende voorzieningen

Aangrenzend aan het eet-/werkcafé is de keuken, uitgifte en opslag voor levensmiddelen voorzien. Het te hanteren cateringconcept en de bemensing moeten nog nader uitgewerkt worden.

5.6.1 Eet-/werkcafé (inclusief keuken, uitgifte en opslag) In het eet-/werkcafé kunnen medewerkers elkaar op (in)formele wijze ontmoeten, overleg voeren, een goede kop koffie drinken, de lunch gebruiken, maar ook werken. De ruimte heeft circa 125 zitplekken en is te gebruiken door medewerkers en, afhankelijk van de locatie in het gemeentehuis, ook door externen. De ruimte wordt ingericht met diverse zitstijlen zodat tegemoet gekomen wordt aan de diverse vormen van verblijf (ontspannen, werken, overleggen en lunchen). Belangrijk aandachtspunt hierbij is flexibiliteit en multifunctionaliteit. Het gebied moet grotendeels leeggehaald kunnen worden voor het faciliteren van grote events (zoals de nieuwjaarsborrel). De veiligheidseisen bij gebruik door grote groepen zijn een aandachtspunt. Buiten de lunchtijden heerst er een informele sfeer in het eet-/werkcafé door de aanwezigheid van aanlandwerkplekken en informele overlegruimten. Hierbij kunnen de zitplaatsen van het eet-/werkcafé tevens als werkplek dienen in het geval van een piek. Daartoe zijn diverse plekken voorzien van 230V voedingspunten. Het eet-/werkcafé moet vooral huiselijkheid, geborgenheid en gezelligheid uitstralen met goede faciliteiten om zowel te werken, te ontmoeten als te lunchen.

Referentie: 1644102-0009.0.5.

5.6.2 Centraal vergadergebied Dit vergadergebied is bij voorkeur gesitueerd in de nabijheid van de raadzaal, daar het ook gebruikt wordt door de fracties en commissies. Zie paragraaf 5.3.8. Elke vergaderruimte is voorzien van een tv-presentatiescherm waarop een laptop aangesloten kan worden. Ook is er audioapparatuur om hybride overleg te ondersteunen.

5.6.3 Post/reprovoorziening (circa 40 m²) Ten behoeve van het verzenden van de post is er een postruimte. De bodes zijn tezamen met enkele medewerkers van KKS burgerzaken en sociaal domein verantwoordelijk voor de postafhandeling. In deze ruimte staan 3 werkplekken (waarvan 2 met scanapparatuur voor de post), een hoge werktafel, een sorteerrek/postvakkenkast, enveloppenmachine en frankeermachine die gebruikt wordt voor de postafhandeling. Daarnaast staat in een naastgelegen ruimte de benodigde reproapparatuur, zoals 2 multifunctionals, plotter A0 t/m A2, snijmachine groot (A0) en klein, vouwmachine, lamineermachine, bindmachine en scanapparatuur (Kofax). De repro wordt bemenst door een medewerker van de afdeling Facilitair. De ruimte is gesitueerd in de nabijheid van het werkdomein van KKS burgerzaken en sociaal domein.

Pagina 24 van 29

•

5.6.4 Kolf-/stilteruimte (2 x 12 m²) Er dienen een tweetal kolf-/stilteruimten te worden voorzien verspreid over de gebouwdelen. De ruimte dient als kolfruimte, maar kan ook gebruikt worden voor onder andere meditatie, als gebedsruimte en rustruimte.

• • •

In de ruimte staat een gemakkelijke stoel, is een koelkast aanwezig en is een wastafel met koud en warm water. Daarnaast staan er een rustbed, enkele gemakkelijke stoelen en een tafeltje.

•

5.6.5 Ruimte praktijkondersteuner bedrijfsarts (POB)

• • •

De praktijkondersteuner maakt gebruik van een reguliere vergaderruimte in een van de werkgebieden. Deze ruimte ligt in een luwe zone en er is in de nabijheid van deze ruimte een mogelijkheid tot wachten. In verband met privacy, dient de ruimte standaard geblindeerd te zijn of kunnen worden. De ruimte is geluidsdicht (41 dB) en afsluitbaar. Er is voldoende daglichttoetreding (zonder inkijk!). Aan de buitenzijde is zichtbaar of de ruimte in gebruik is. De toegang voldoet aan de richtlijnen van het Handboek voor Toegankelijkheid.

5.6.6 EHBO-ruimte (10 m²) De ruimte is gesitueerd in de nabijheid van het publieksgebied, maar wel in het private domein. De ruimte is ingericht met een tafel met 4 stoelen en een kast ten behoeve van EHBO-artikelen.

•

Berging sanitaire producten en schoonmaakartikelen (in nabijheid ruimte schoonmakers). Berging ICT-producten (staat bij het Stipepunt). Berging kantoorartikelen (papier, enveloppen etc.) Deze ruimte is bij voorkeur gesitueerd in de nabijheid van de post-/reproruimte. Berging benodigdheden koffieautomaten. Deze kan geïntegreerd zijn in de berging bij het eet-/werkcafé. Berging voor gescheiden afvalinzameling (inclusief ruimte voor rolcontainers om afval op te halen binnen het gemeentehuis). Berging voor opslag van communicatie- en promotiematerialen. Berging voor meetinstrumenten, piketten, grondboren etc. (ingenieursbureau). Berging voor PBM’s (veiligheidslaarzen, bouwhelmen, veiligheidsjassen etc.) (ingenieursbureau). Berging bhv-artikelen: verdeeld over kasten in de diverse gebouwdelen.

5.6.8 Sanitair, douches, werkkasten, ruimte schoonmakers Het aantal toiletten voldoet aan het Bouwbesluit. Op de begane grond in het publieksgebied is naast een ‘normale’ toiletvoorziening ook een mindervalidentoilet. Naast de ‘normale’ toiletvoorzieningen zijn er verspreid door het gebouw ook meerdere mindervalidentoiletten. Binnen het gebouw is op elke verdieping een werkkast voor de schoonmaak. In de werkkast staat een kleine stelling met schoonmaakartikelen en een schoonmaakkar en is zo mogelijk een uitstortgootsteen aanwezig.

5.6.7 Berging/archief • •

•

•

(Geklimatiseerde) archiefruimte in gebouwdeel B blijft gehandhaafd. Paternosterkast in gebouwdeel B, 1e verdieping, in gebruik bij informatievoorziening. Afhankelijk van de voortgang in substitutie, kan deze mogelijk vervallen. Berging voor opslag meubilair (zoals de klaptafels voor de trouwzaal). Deze ruimte is gelegen in of in de nabijheid van het centrale vergadergebied, de raadzaal en de trouwzaal, zodat hier bij het moeten leegruimen van een of meerdere vergaderruimten het meubilair eenvoudig opgeborgen kan worden. Berging voor verkiezingsmaterialen. In deze ruimte worden de stemkoffers opgeslagen.

Referentie: 1644102-0009.0.5.

De algemene douche- en kleedruimte (in gebouwdeel C), bestaat uit 1 dames- en 1 herendouche inclusief kleedruimte. In een centrale voorruimte staan kledinglockers. Voor de schoonmakers is er een aparte ontmoetings-/kleedruimte, waarin tevens een wasmachine en een droger staan en een aanrecht met gootsteen is. Daarnaast staat er een vergadertafel met 20 stoelen en zijn er 20 kledinglockers. In de nabijheid van deze ruimte is een pantry met koffievoorziening.

Pagina 25 van 29

5.6.9 ICT-ruimten In verband met het shared service center in Leeuwarden, is er geen serverruimte meer nodig. Er kan volstaan worden met een ruimte voor patchkasten. Deze kan gehandhaafd blijven in gebouwdeel C op de 2e verdieping en zo nodig op de posities in de andere gebouwdelen.

Referentie: 1644102-0009.0.5.

Pagina 26 van 29

Bijlage: ruimteprogramma

Ruimtebehoefte Dokkum Benodigde aantal werkplekken in werkgebied(en) medewerkers (inclusief directie) medewerkers gebiedsteam Griffie (2 kamers) B&W (gecombineerde werk/vergaderkamer) Directie (voorkeursvergaderkamers)

Factor

Aantal

Nuttig Oppervlak (m 2)

m2 totaal

435 30

0,6 0,6

5 2

1 1

261 18 2 5 2

12 12 20 20 15

3132 216 40 100 30

aantal mdw.

Horizontale verkeersruimte (= inclusief)

Totaal werkplekken (exclusief balieplekken klantgesprekken)

286

Ondersteunende functies Raadzaal (29 raadsleden, 5 college +GS, 2 vz+griffie, 5 griffie+ambt.-ond., 43 publiek/pers) Berging raadzaal Trouwzaal Kleedruimte ambtenaar burgerlijke stand Publieksbalies (5) Receptie + entree/ontvangst/wachten Spreekkamers (2 x 8 pers. 1 x 6 pers., 2 x 4 pers.) Centraal vergaderen (6 x 6 pers., 5 x 10 pers. en 3 x 20 pers.) Leeskamer raad extra vergaderruimten werkgebieden ( 2 x 10 pers.) Collegekamer Call centers KKS KKS burgerzaken (werkplekken RAAS) Ruimte toezichthouders Ruimte bodes Stipepunt Ruimte schoonmakers Eet-werkcafé (in twee shifts eten; circa 50% van aantal werkplekken) Keuken, spoelkeuken, uitgifte, opslag Subtotaal ondersteunende functies

1 1 1 1 5 1 30 146 8 20 8 20 2 1 1 1 1 125 1

250 40 70 6 12 90 1,5 2,5 2,5 2,5 3 6 4,0 50 20 30 30 1,5 75

250 40 70 6 60 90 45 365 20 50 24 120 8 50 20 30 30 188 75 1541 308 1849

1 8

15

120 12 132

1 2 2 1

40 12 10 10

40 24 20 10 19 113

1

20

Totaal serverruimtes, patchruimtes

20 2 22

Totaal m2 Nuttig Oppervlakte (NO), incl. horizontaal verkeer

5633

Horizontale verkeersruimte

3518

20%

Totaal ondersteunende functies Diverse soorten opslag Statisch archief (buiten scope) handhaven in gebouw B Diverse opslagruimtes Horizontale verkeersruimte

10%

Totaal diverse soorten opslag Facilitaire ruimten Centrale postkamer/repro Kolf/stilteruimte Kleed en doucheruimte EHBO ruimte Horizontale verkeersruimte

20%

Totaal facilitaire ruimten Serverruimtes, patchruimtes Patchkasten Horizontale verkeersruimte

Referentie: 1644102-0009.0.5.

10%

Pagina 27 van 29

Bijlage: opbouw organisatie (conform ontvangen opgave gemeente) Functie/team

Aantal Aantal medewerkers medewerkers gebiedsteam hybride

Bestjoer - Griffie Bestjoer - College Bestjoer - Direksje Direksje - Concerncontrol Direksje - Strategy Concernstaf - Algemeen Concernstaf - NEXT Bedriuwsfiering - Algemeen Bedriuwsfiering - Sekretariaat Bedriuwsfiering - P&O Bedriuwsfiering - Finansjeel Belied Bedriuwsfiering Administraasje en Belestingen Bedriuwsfiering - Ynformaasjefoarsjenning Bedriuwsfiering - Gegevens & Applikaasjes Bedriuwsfiering - Fasilitêr Bedriuwsfiering - Kommunikaasje Bedriuwsfiering - Juridyske Saken Bedriuwsfiering - Feiligens FTH - Hanthavenjen FTH - Fergunningferliening FTH - Tafersjoch D&W - Algemeen D&W - Ekonomy D&W - Mienskip D&W - Romte

0 2 3 7 11 6 3 19 14 14 27 8 30 2 16 8 8 8 18 4 1 8 34 35 1 3

M&S - Algemeen M&S - Gebiedsteam 18+ Regisseur Participatie Regisseur WMO Maatschappelijk werker

5 10 11

M&S - Gebiedsteam Jongerein Regisseur aanmeldteam Regisseur Jeugd Consulent Jeugd Maatschappelijk werker

4 15 6 22

M&S - WMO Consulent WMO

16

7

Referentie: 1644102-0009.0.5.

10

medewerkers streekarchief of Damwâld

17

Stipepunt, bodes, repromedewerker, schoonmaak

13

toezichthouders

2 13

medewerkers Dantumadiel medewerkers team Dantumadiel + de Klyster

1

repromedewerker

1

repromedewerker

12 16

callcenter, receptie, balie callcenter, receptie, balie, repro/post

4 18 19 27

M&S - Administraasje M&S - Belied M&S - Ynkommen Gemeentewurk - Algemeen Gemeentewurk - Yngenieursburo Gemeentewurk - Behear Gemeentewurk - Utfiering Publykssaken - KKS Sosjaal Domein & Fergunnings Publykssaken - KKS Boargersaken

TOTAAL

Aantal medewerkers andere Omschrijving locatie of 'special' 5 6

1 16 20 6 8 19 89

435

Pagina 28 van 29

Colofon Uitgave: Datum: Auteur(s):

HEVO B.V. 22 april 2021 mevrouw drs. A.M. Meeuwisse

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

Contact Statenlaan 8 5223 LA 's-Hertogenbosch

Postbus 70501 5201 CB 's-Hertogenbosch

T +31 (0)73 6 409 409 info@hevo.nl www.hevo.nl

www.rpmbyhevo.nl

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

Niets uit deze uitgave mag zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van HEVO B.V. worden gekopieerd, noch aan derden ter inzage worden gegeven

Referentie: 1644102-0009.0.5.

Pagina 29 van 29