Bijlage 2 - Ruimtelijk en Functioneel Programma van Eisen

Ruimtelijk en functioneel Programma van Eisen Gemeentehuis gemeente Noardeast-Fryslân

Opdrachtgever Gemeente Noardeast Fryslân Datum 22 april 2021 Project Uitwerking AGW 'nieuwe stijl' Referentie 1644102-0009.0.5 Auteur(s) mevrouw drs. A.M. Meeuwisse

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

Statenlaan 8

Postbus 70501

T +31 (0)73 6 409 409

www.hevo.nl

ISO 9001-gecertificeerd

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

5223 LA 's-Hertogenbosch

5201 CB 's-Hertogenbosch

info@hevo.nl

www.rpmbyhevo.nl

Inhoudsopgave 1. 1.1. 1.2.

Inleiding Doel Programma van Eisen Leeswijzer

3 3 3

2. 2.1. 2.2.

Vertrekpunt project Visie op werken Scope en aanvullende voorwaarden

4 4 5

3. Huisvestingsvisie en uitgangspunten 3.1. Huisvestingsvisie 3.1.1 Flexibiliteit en gedeeld gebruik 3.1.2 Toekomstbestendig en aanpasbaar 3.1.3 Efficiënt en gezond 3.1.4 Verbinden en ontmoeten 3.2. Zonering 3.2.1 Toegankelijkheid 3.2.2 Veiligheid 3.3. Beleving

6 6 6 6 7 7 8 8 8 11

4. 4.1. 4.2.

13 13 14

Ruimtebehoefte Aantallen en diversiteit aan plekken Samenwerkingsrelaties

5. Uitwerking op voorzieningenniveau 5.1. Primaire werkomgeving 5.1.1 Basiswerkplek (samenwerkplek, besloten werkplek en open werkplek) 5.1.2 Concentratiewerkplek (gesloten) 5.1.3 Projectgroepruimte 5.1.4 Callcenter KKS 5.1.5 Werkdomein/ruimte toezichthouders 5.1.6 Bodekamer (circa 20 m²) 5.1.7 Facilitair servicepunt (Stipepunt) 5.2. Secundaire werkomgeving

Referentie: 1644102-0009.0.5.

15 15 15 16 16 16 16 17 17 17

5.2.1 Aanlandplek 5.2.2 Belplek 5.2.3 Overlegplek (6-8-persoons) 5.2.4 Koffiecorner/informele overlegplek 5.3. Werkomgeving college, directie, griffie en raad 5.3.1 Werkplek college 5.3.2 Werkplek directie 5.3.3 Werkplek bestuurs-/directiesecretariaat 5.3.4 Griffie 5.3.5 B&W-kamer 5.3.6 Raadzaal 5.3.7 Leeskamer 5.3.8 Vergaderruimten fracties en commissies 5.3.9 Trouwzaal en ruimte babs 5.4. Werkomgeving en ICT-voorzieningen 5.5. Publieke voorzieningen 5.5.1 Publieksgebied 5.6. Ondersteunende voorzieningen 5.6.1 Eet-/werkcafé (inclusief keuken, uitgifte en opslag) 5.6.2 Centraal vergadergebied 5.6.3 Post/reprovoorziening (circa 40 m²) 5.6.4 Kolf-/stilteruimte (2 x 12 m²) 5.6.5 Ruimte praktijkondersteuner bedrijfsarts (POB) 5.6.6 EHBO-ruimte (10 m²) 5.6.7 Berging/archief 5.6.8 Sanitair, douches, werkkasten, ruimte schoonmakers 5.6.9 ICT-ruimten

17 18 18 18 19 19 19 19 20 20 20 21 21 21 22 22 22 24 24 24 24 25 25 25 25 25 26

Bijlage: ruimteprogramma

27

Bijlage: opbouw organisatie (conform ontvangen opgave gemeente)

28

Pagina 2 van 29

1. Inleiding

1.1. Doel Programma van Eisen In het voorliggend ruimtelijk en functioneel Programma van Eisen (RF PvE) is de huisvestingsvisie van de gemeente Noardeast-Fryslân vertaald in ruimtelijke en functionele eisen voor de fysieke werkomgeving voor het te vernieuwen gemeentehuis in Dokkum. Huisvesting voor de Gebiedsteams in Kollum, Damwâld en Ferwerd vallen buiten de scope. Hetzelfde geldt voor de huisvesting van een klein deel van de bestuurlijke en ambtelijke organisatie in het gemeentehuis (of een nieuw aan te kopen of huren kantoor) in Damwâld. Dit RF PvE heeft de volgende doelen: • Het is een leidend document voor de ontwerpende partijen, projectmanagers en andere betrokken partijen. • Het is een toetsingsmiddel voor de beoordeling van de output van de ontwerpende partijen en een instrument voor evaluatie.

In 2019 is gestart met het scenario-onderzoek naar de definitieve vestigingslocatie van de ambtelijke organisatie van de gemeente Noardeast-Fryslân. Eind 2019 heeft de gemeenteraad zich uitgesproken voor een scenario waarbij de centrale ambtelijke organisatie van de gemeente zoveel mogelijk wordt gesitueerd in het bestaande gemeentehuis in Dokkum. De diverse gebouwdelen van het gemeentehuis in Dokkum worden vernieuwd en heringericht op basis van de principes van activiteitgerelateerd werken/hybride werken. Voor de Gebiedsteams in Kollum, Damwâld, Dokkum en Ferwerd dienen vier afzonderlijke werk-/ontmoetingsgebieden gerealiseerd te worden. Waarbij het werk-/ ontmoetingsgebied voor het team Dokkum een plek krijgt in het gemeentehuis in Dokkum.

De architect kan aan de hand van dit RF PvE een ontwerp maken voor de nieuwe inrichting van het gemeentehuis in Dokkum.

1.2. Leeswijzer Dit RF PvE bestaat uit vijf hoofdstukken. Na de inleiding wordt in hoofdstuk 2 het vertrekpunt - de visie, scope en aanvullende voorwaarden - van het project beschreven. In hoofdstuk 3 worden de ontwerpprincipes op gebouwniveau beschreven. In hoofdstuk 4 is de ruimtebehoefte beschreven en in hoofdstuk 5 zijn de functionele en esthetische eisen op voorzieningenniveau beschreven. Alle foto’s in dit document zijn illustratief en hebben niet direct een relatie met het te vernieuwen gemeentehuis. Behoudens de beelden die zijn weergegeven in paragraaf 3.3. beleving.

Voor de positie van de raadzaal zijn een aantal mogelijkheden binnen de gebouwdelen B en C beschreven. Ook de mogelijkheid om de raadzaal onder te brengen in de Bonifatiuskerk aan de Bargemerk is beschreven. Een keuze is hier nog niet in gemaakt.

Referentie: 1644102-0009.0.5.

Pagina 3 van 29

2. Vertrekpunt project

Kijkend naar de maatschappij en de huidige ontwikkelingen, weten we dat het niet meer gaat worden zoals het was. Hybride werken (deels thuis en deels op kantoor) is de toekomst. Daarbij dient opgemerkt te worden dat het evenwicht tussen thuiswerken en op kantoor werken voor iedereen anders zal zijn. Sommige medewerkers kunnen vanuit hun functie nu eenmaal niet thuiswerken. Denk daarbij aan de buitendienst, de bodes of medewerkers aan de balie. En voor anderen geldt dat hun thuissituatie het niet toelaat of dat ze het gewoon niet prettig vinden (bijvoorbeeld te veel afleiding). Thuiswerken heeft voor- en nadelen, maar deels vanuit huis werken is een blijvertje en brengt een ander gebruik van het gemeentehuis met zich mee. De ervaringen die zijn opgedaan in de afgelopen (thuiswerk)periode, zijn middels diverse werksessies met een brede vertegenwoordiging (ambassadeurs) uit de organisatie opgehaald en zijn meegenomen in de bepaling van de visie op werken en de huisvesting.

2.1. Visie op werken

De wereld om ons heen is continu in beweging. De samenleving ontwikkelt zich sterk; van afwachtend en reactief naar mondig en proactief. Ook de gemeente heeft hier mee te maken en moet hierop anticiperen. Vraagstukken die op de gemeente afkomen zijn complexer en vragen om opgavegerichte samenwerking, zowel intern als met externe partijen. Waarbij de interne opgaven gericht zijn op ontwikkeling van wendbaarheid, samenwerking en kwaliteit, zodat de externe opgaven waargemaakt kunnen worden. De werkomgeving is hierbij een van de ondersteunende factoren. Mits goed ingericht! De COVID-19-crisis heeft organisaties gedwongen om in maart 2020 op grote schaal thuis en dus op afstand te werken en overleggen. Technische mogelijkheden zijn daartoe, indien ze dat nog niet waren, op grote schaal uitgerold (denk daarbij aan MS-Teams). Belangrijker is dat medewerkers en leidinggevenden in korte tijd hebben geleerd dat op afstand werken voor velen prima kan. Tijd- en plaatsonafhankelijk werken, wat al lange tijd bestond, is in sneltreinvaart gemeengoed geworden en verder uitgebreid bij organisaties die al zo werkten.

Referentie: 1644102-0009.0.5.

Om als gemeente makkelijk in te kunnen spelen op veranderende en vaak ook complexere vragen vanuit de samenleving, is een flexibele en wendbare organisatie nodig. De dynamiek in de samenleving en ontwikkelingen waarmee de gemeente te maken heeft vraagt om een flexibele, proactieve en innovatieve manier van werken, gericht op ontwikkeling. Dit vraagt om een open houding van medewerkers, waarbij het draait om slimmer organiseren en anders en beter samenwerken. De gemeente wil voortdurend in contact staan met haar omgeving; medewerkers weten wat er speelt in de samenleving. Er wordt van buiten naar binnen gewerkt. Het werk binnen een gemeente is divers van aard. Er zijn steeds terugkerende en redelijk vaste werkzaamheden die vanuit de lijn worden uitgevoerd. De meer complexe vraagstukken worden als opgaven georganiseerd. Opgaven die door medewerkers in verschillende teamsamenstellingen en werkvormen op flexibele en efficiënte wijze worden opgepakt. Samenwerking en ontmoeting staan centraal bij de manier van werken van de gemeente. Dit vraagt om een gemeentehuis en werkomgeving waar mensen elkaar op natuurlijke wijze makkelijk treffen en tot integrale samenwerking kunnen komen. Denken in schotjes of eilandjes past hier niet bij. Hetzelfde geldt voor de eigen werkkamer of werkplek.

Pagina 4 van 29

De gemeente staat voor een aantal uitdagingen om te groeien naar die flexibele en wendbare organisatie die ze wil zijn. Dit vraagt een nieuwe manier van (samen)werken en een andere houding en gedrag van medewerkers. Van hen wordt gevraagd proactief te zijn, initiatief te tonen en bewust open te staan voor veranderingen, zowel intern als extern. Ze pakken hun verantwoordelijkheid en komen afspraken na. Medewerkers tonen lef, durven los te laten en buiten de kaders van hun vakgebied te denken. Ze zoeken actief de samenwerking met collega’s. Een daartoe stimulerende werkomgeving ondersteunt en faciliteert dit.

2.2. Scope en aanvullende voorwaarden Dit RF PvE bevat de ruimtelijke en functionele eisen en wensen ten aanzien van het te vernieuwen gemeentehuis in Dokkum. De volgende aspecten zijn geen onderdeel van dit RF PvE, maar hebben wel aandacht nodig: • De ICT- en audiovisuele voorzieningen, zoals werkplek- en ruimtegebonden apparatuur en aansluitingen, dienen nog verder uitgewerkt te worden om op een prettige manier hybride te kunnen werken en overleggen in het te vernieuwen gemeentehuis. Er zijn (noodgedwongen door COVID-19) op het gebied van medewerkersgebonden apparatuur al grote stappen gemaakt. Op werkplek- en ruimteniveau moeten binnen de uitwerking van de nieuwe werkomgeving nog aanvullende keuzes worden gemaakt. Waarbij op audiovisueel gebied reeds voor 12 vergaderruimten (verspreid over 3 gemeentehuizen) middelen zijn geïmplementeerd om hybride te vergaderen. • Hybride werken vraagt om andere afspraken. Ter voorbereiding op de ingebruikname van de nieuwe werkomgeving, is het dan ook noodzakelijk om aandacht te hebben voor het thema gedrag en verandering. Parallel aan de voorbereiding en realisatie van de verbouwing, dienen medewerkers meegenomen te worden in wat er van hen verwacht wordt, om op een plezierige manier hybride te kunnen (samen)werken. Dit onderwerp kan (en moet) een plek krijgen binnen de Verbeteragenda.

• In dit RF PvE is een beperkte hoeveelheid bergruimte op de werkvloeren opgenomen, waardoor digitalisering een randvoorwaarde is geworden om in het te vernieuwen gemeentehuis op een prettige manier te kunnen gaan werken.

Referentie: 1644102-0009.0.5.

Pagina 5 van 29

3. Huisvestingsvisie en uitgangspunten

De beantwoording van deze vraag is verwoord aan de hand van onderstaande uitgangspunten: • Flexibiliteit en gedeeld gebruik. • Toekomstbestendig en aanpasbaar. • Efficiënt en gezond. • Verbinden en ontmoeten.

3.1.1 Flexibiliteit en gedeeld gebruik Het ‘meebewegen’ en anticiperen op de veranderende vragen vanuit de samenleving en het werken vanuit opgaven, vraagt om gebiedsgericht werken en (samen)werken over afdelings-/teamgrenzen heen. De vraag wordt zoveel als mogelijk afgehandeld op de plek waar de vraag zich voordoet. Afhankelijk van de opgave, worden vaste dan wel tijdelijke teams samengesteld. De werkomgeving moet de wisselende teamsamenstellingen en de inrichtingsbehoeften vanuit de teams ondersteunen.

3.1. Huisvestingsvisie In het huidige traditionele kantoorconcept voeren medewerkers hun werkzaamheden zoals bureauwerk (administratief, geconcentreerd), overleg, samenwerken, ontmoeten, ontspannen veelal op één (hun eigen) werkplek uit. Er is weinig ruimte - letterlijk en figuurlijk - om elkaar te ontmoeten. Dit past niet bij de gewenste flexibele en efficiënte manier van samenwerken en de veranderende aard van de werkzaamheden. Door het bieden van een inspirerende werkomgeving, met een mix aan werk- en overlegplekken, wordt samenwerken en ontmoeting ondersteund. Naar gelang de werkzaamheden, degene met wie wordt samengewerkt of persoonlijke behoefte, kiest men een werkplek. Men heeft niet meer één werkplek waar men geacht wordt al zijn/haar werkzaamheden uit te voeren. Nee, men kan zelf kiezen welke werk-/overlegplek het beste past. Men werkt op een activiteitgerelateerde manier. Voor sommigen betekent dit, gezien hun werkzaamheden en persoonlijke voorkeur, vaak dezelfde plek. Dat kan en mag en is niet verboden. De vraag die centraal staat bij bepaling van de huisvestingsvisie: wat hebben medewerkers in de fysieke werkomgeving nodig om hun werk goed en plezierig uit te kunnen voeren, nu en in de toekomst?

Referentie: 1644102-0009.0.5.

Vertaald naar de fysieke kantooromgeving betekent dit: • De werkomgeving biedt voorzieningen die zowel individuele bureauwerkzaamheden als werkzaamheden met een samenwerkingskarakter ondersteunen. De werkomgeving voorziet in een variatie aan (samen)werkplekken en biedt daarmee keuzevrijheid. • Werkplekken zijn zoveel als mogelijk gestandaardiseerd - uitgerust met dezelfde ICT-voorzieningen - waardoor iedereen gebruik kan maken van alle verschillende werkplekken die aanwezig zijn. • Naast Arbo-plekken, geschikt voor langdurig gebruik, zijn er ook zogenaamde aanlandplekken, voor kortdurender gebruik (bijvoorbeeld tussen twee overleggen in).

3.1.2 Toekomstbestendig en aanpasbaar Flexibiliteit, als onderdeel van het huisvestingsconcept, maakt het mogelijk om organisatieontwikkelingen op te vangen in de (nabije) toekomst. De moderne kantooromgeving biedt een variatie aan werkplekken, keuzemogelijkheden en voorzieningen voor samenwerking, ontmoeting en gedeeld gebruik waardoor de organisatie niet hoeft te worden ‘vastgeklikt’ in haar huidige vorm maar waardoor de kantooromgeving ruimte biedt om veranderingen (in de toekomst en tijd) op te vangen

Pagina 6 van 29

zonder dat er in de toekomst direct fysieke ingrepen in het gebouw hoeven plaats te vinden. COVID-19 is een voorbeeld van een onverwachtse verandering, die grote impact heeft en blijvend zal hebben op onze manier van werken. Tijd- en plaatsonafhankelijk werken is verdergaand doorgevoerd. Er zal blijvend een andere balans zijn tussen thuis en op kantoor werken. Hybride werken wordt normaal. Dit vertaalt zich door naar de kantooromgeving. Het inbouwen van de mogelijkheid tot flexibiliteit en aanpasbaarheid van het kantoor is onvermijdelijk. Vertaald naar de fysieke werkomgeving betekent dit: • Een werkomgeving met multifunctioneel bruikbare ruimten, middels flexibele wanden en eenvoudig verplaatsbaar meubilair. • Faciliteren van andere vormen van vergaderen (bijvoorbeeld hybride vergaderen, waarbij niet iedereen meer fysiek aanwezig is).

3.1.3 Efficiënt en gezond Door COVID-19 is duidelijk geworden dat het kantoor naast het bieden van een werkplek een belangrijke rol speelt bij verbinding en ontmoeting. Individuele bureauwerkzaamheden zullen ook in de toekomst, als de werkzaamheden en de thuissituatie het toelaten, deels vanuit thuis blijven plaatsvinden. Daardoor zijn op kantoor minder individuele bureauplekken nodig. Daarentegen is er meer behoefte aan ontmoetingsplekken. Al met al zal de verhouding tussen werk- en overleg-/ ontmoetingsplekken op kantoor veranderen en is minder kantooroppervlak benodigd dan voor COVID-19 in de activiteitgerelateerde werkomgeving het geval zou zijn geweest. In de werkomgeving is daarbij, gezien COVID-19, blijvend meer aandacht voor de gezondheid en het welzijn van medewerkers. Vertaald naar de fysieke kantooromgeving betekent dit: • Het aantal Arbo-werkplekken wordt berekend op basis van een flexfactor van 60%. • Daar waar mogelijk (en dat zal voor het overgrote deel van de medewerkers gelden) maakt men flexibel gebruik van de geboden werkplekken. Dus in principe heeft niemand meer een vaste persoonsgebonden werkplek, uitzonderingen om

Referentie: 1644102-0009.0.5.

• •

functie- of persoonsgebonden (bijvoorbeeld vanwege mindervaliditeit) redenen daargelaten. Denk daarbij aan baliefuncties of het callcenter van het KKS. Een prettig binnenklimaat; lucht, licht, verwarming en akoestiek. Een ‘belevingswereld’ waarin veel ruimte is voor groen en het stimuleren van beweging.

3.1.4 Verbinden en ontmoeten Bij verbinden draait het om het bieden van een gastvrij gemeentehuis. Een plek waar bezoekers (inwoners, ondernemers en relaties), de raadsleden, het College van B&W en de medewerkers zich welkom voelen. Het draait om faciliteren van de verbinding en het contact van mensen binnen en buiten de organisatie. Het gemeentehuis en de inrichting en sfeer bevorderen ontmoeting en samenwerking. Ontmoeten in het gemeentehuis kan op diverse plekken, zowel binnen de werkomgeving van de ambtelijke organisatie als in een specifiek daarvoor ingericht centraal vergader- en ontmoetingsgebied (eet-/werkcafé en publieksgebied). Verbinding en ontmoeting vinden ook spontaan plaats, zoals op de trap en in de fysieke verbindingen tussen werkgebieden. De trappen worden dan ook zo uitgevoerd dat deze uitnodigen om gebruikt te worden en zodanig een functie vervullen op het gebied van interactie. Om samenwerking, interactie en kennisdeling te bevorderen, dienen zichtbaarheid, vindbaarheid en toegankelijkheid van medewerkers optimaal geborgd te worden. De volgende maatregelen worden in de werkomgeving getroffen: • Heldere zichtlijnen om een verbinding tussen verdiepingen en teams te maken, zonder volledige openheid na te streven. Privacy en akoestische rust zijn geborgd. • Een open en transparante omgeving waarin ruimten geen onnodige drempels opwerpen in contact.

Medewerkers weten van elkaar waar ze mee bezig zijn, wat er speelt en waar eventueel bij geholpen kan worden. • Aantrekkelijke, informele overlegplekken binnen de werkgebieden in het gemeentehuis die (spontane) ontmoeting faciliteren. → Uitvoeringen van de ontmoetingsplekken zijn divers; van formeel tot informeel, van gesloten tot open, met keuze uit diverse sferen die passen bij de aard van de ontmoeting/het overleg. • Het publieksgebied (en eet-/werkcafé) is uitnodigend en ondersteunt samenwerking tussen inwoners, medewerkers, ondernemers en relaties.

Pagina 7 van 29

• •

•

•

De bezoeker van het gemeentehuis voelt zich welkom. Hij/zij voelt zich gastvrij ontvangen in een open en laagdrempelige omgeving. Voorzieningen zoals aanlandplekken en koffiefaciliteiten in het eet-/werkcafé kunnen door ondernemers, inwoners en anderen gebruikt worden (voor of na een afspraak). Geen fysieke, harde scheidingen tussen teams/afdelingen. Om vindbaarheid van teams en fysieke samenwerking tussen teams te borgen wordt wel gewerkt met een thuisbasisstructuur voor teams, zogenaamde ‘vlekken’/werkgebieden. Werken met zogenaamde ‘ankerpunten’ binnen teams. Dit zijn een of meerdere functiegebonden werkplekken binnen de werkomgeving van een team bestemd voor collega’s van het secretariaat/managementondersteuning.

3.2. Zonering Bij zonering draait het om veiligheid en toegankelijkheid. Middels het aanbrengen van diverse beveiligingsschillen en het realiseren van een goede logistiek wordt hier invulling aan gegeven.

3.2.1 Toegankelijkheid Toegankelijkheid zorgt ervoor dat mensen met een functiebeperking niet onnodig worden uitgesloten van het gebruik van voorzieningen, producten en diensten. Bovenal is toegankelijkheid een kwaliteitsaspect. Toegankelijkheid van het gebouw voor mindervaliden, slechthorenden en slechtzienden dient in de openbare en private zones georganiseerd te zijn conform het Handboek voor Toegankelijkheid. Het behalen van een ITS-keurmerk (Internationaal Toegankelijkheidssymbool) is van toepassing. Binnen het te vernieuwen gemeentehuis moet gezorgd worden voor een goede logistiek. Het publieksgebied en het eet-/werkcafé vormen het ‘actieve hart’ waar (informeel) ontmoeten centraal staat. De verschillende vlekken/werkdomeinen moeten goed bereikbaar zijn en met elkaar in verbinding staan. De werkomgeving moet ontmoeten stimuleren en communicatie bevorderend werken. Openheid en transparantie zijn daarom vereist. Hierbij gaat het vooral om een meer transparante uitstraling met zichtlijnen, zonder volledige openheid na te streven.

Referentie: 1644102-0009.0.5.

Medewerkers kunnen tijdens de reguliere openingstijden van het gemeentehuis gebruik maken van dezelfde ingang als de bezoekers. Buiten de openingstijden, maar binnen kantooruren, kan de personeelsingang gebruikt worden door de medewerkers. En afhankelijk van de posities van het vergadergebied, de leeskamer, het werkdomein van de griffie en de raadzaal in het gemeentehuis, is er een neveningang tot deze voorzieningen. Goederen- en bevoorradingsaanvoer vindt plaats via de goederen- of expeditie-ingang.

3.2.2 Veiligheid Beveiliging en sociale veiligheid zijn belangrijk binnen het gemeentehuis. De huisvesting moet voldoen aan alle wettelijk vastgelegde veiligheidseisen. De sociale veiligheid, de gezondheid en het welbevinden van de gebruiker moeten gewaarborgd zijn. Veiligheid voor medewerkers door mogelijk agressief gedrag van bezoekers is een belangrijk aandachtspunt. Daarnaast mogen de primaire en secundaire bedrijfsprocessen niet in gevaar komen. Voor fysieke beveiliging en beveiliging van de (werk)omgeving dient de NEN-7510, en dan met name hoofdstuk 11 en een deel van hoofdstuk 9, in acht te worden genomen. Kijkend naar de zonering van het gebouw, is de volgende beveiliging gewenst: • Zone 1: publieksgebied is vrij toegankelijk voor bezoekers. • Zone 2: werkgebied griffie plus vergadergebied (inclusief raadzaal en leeskamer) en het eet-/werkcafé zowel te gebruiken door de medewerkers van de gemeente als door de raad (vooral ’s avonds). • Zone 3: werkgebied van de medewerkers en het college. • Zone 4: ondersteunende ruimten, waarbij de toegang geregeld is met een sleutelplan of elektronische toegangsbeveiliging. Zone 1: openbare zone - publieksgebied De bezoeker van het gemeentehuis zal zich na binnenkomst door de hoofdentree in het publieksgebied begeven.

Het publieksgebied is een ontmoetingsruimte waar verschillende voorzieningen zijn getroffen om de bezoeker gastvrij te ontvangen. De bezoeker meldt zich bij binnenkomst bij de receptie, om vervolgens plaats te nemen in het wachtgebied. Vanuit het wachtgebied worden bezoekers opgehaald door de desbetreffende medewerker waarmee hij/zij een afspraak/overleg heeft of worden

Pagina 8 van 29

bezoekers middels een scherm opgeroepen zich naar de juiste balie of spreekkamer binnen het publieksgebied te begeven. De gehele inrichting van het publieksgebied dient een informele sfeer te hebben, het gevoel van een ‘huiskamer’. Het moet uitnodigend zijn om naar binnen te komen. Zone 2: semiopenbare zone - vergader-/ontmoetingsgebied Het publieksgebied met de balies en formele (beveiligde) en informele overlegplekken is verbonden met de semiopenbare zone. Dit gebied bestaat uit het centraal vergadergebied, het eet-/werkcafé en het werkgebied van de griffie. Dit gebied is niet vrij toegankelijk voor externen. Bezoekers hebben onder begeleiding van een medewerker toegang tot dit gebied. Het eet-/werkcafé vormt het ‘hart’ van het gebouw. Het eet-/ werkcafé dient op een natuurlijke wijze het punt met de meeste beweging te worden waar collega’s elkaar ontmoeten. Door dit gebied geschikt te maken voor eten, ontmoeten, samenwerken, maar ook individueel werken, ontstaat eigenlijk een uitbreiding van de werk-/overleggebieden waarmee piekbenutting goed opgevangen kan worden. De ervaring leert dat een eet-/ werkcafé door het bieden van een diversiteit aan plekken beter gebruikt wordt, ook buiten lunchtijd.

uitzondering van het werkgebied van het bestuur (en directie). De private zone is voorzien van passende toegangsbeveiligingsmaatregelen en enkel met toezicht en/of met de juiste toegangsvoorziening bereikbaar. Over het algemeen zijn alle ruimten toegankelijk voor medewerkers, maar niet voor raadsleden, commissieleden en overige bezoekers. Dit geldt niet voor opslag-, installatie- en serverruimten, de keuken van het eet-/werkcafé en specifieke archieven, die enkel voor daartoe aangewezen medewerkers van de gemeente toegankelijk zijn. Buiten openingstijden en kantooruren dient het gebouw enkel toegankelijk te zijn voor geautoriseerd personeel (zoals crisisteam van Gebiedsteam en medewerkers Toezicht & Handhaving) en voor onder andere de raad, fracties en commissies ten behoeve van de overlegmomenten die in de avonden plaatsvinden. Zone 4: private zone - ondersteunende ruimten Hierbij gaat het om ruimten die slechts voor daartoe geautoriseerde medewerkers toegankelijk zijn. Denk hierbij aan logistieke ruimten, kluis voor waardedocumenten, archieven, server- en netwerkruimte.

Het eet-/werkcafé is op verzoek ook toegankelijk voor zakelijke relaties. Op deze manier wordt hen een ‘kijkje in de keuken’ gegund en ontstaat een levendig gebied. Het centraal vergadergebied, dat tevens gebruikt wordt door de fracties en commissies voor hun (avond)vergaderingen, is separaat van de werkomgeving (de private zone) te gebruiken. Vandaar dat er een beveiligingsschil nodig is tussen de (semi)openbare en private zone. Binnen dit gebied ligt ook het werkdomein van de griffie. Zone 3: private zone - werkomgeving ambtelijke en bestuurlijke organisatie De werkgebieden liggen in de private zone en zijn uitsluitend te gebruiken door geautoriseerde medewerkers. In dit gebied worden geen externen ontvangen, met

Referentie: 1644102-0009.0.5.

Pagina 9 van 29

Referentie: 1644102-0009.0.5.

Pagina 10 van 29

3.3. Beleving Naast functionaliteit is de sfeer in het gemeentehuis een belangrijke factor voor de algehele beleving. Sfeer in de vorm van (huisstijl)kleuren en materiaalgebruik zijn ondersteunend aan de functionele beleving en verdienen dus speciale aandacht. Voor de beleving en ‘look and feel’ van het interieur en het exterieur van het gebouw is input opgehaald in een werksessie met de ambassadeurs. De door de ambassadeurs aangedragen beelden vormen de inspiratie voor het tot stand komen van het kleur- en materialenpalet.

een grote werkruimte (kantoortuin) met veel werkplekken, of juist hokkerige werkplekken, past niet bij de gewenste geborgenheid. De uitdaging is om de balans te vinden tussen transparantie en openheid aan de ene kant, en rust en geborgenheid aan de andere kant. Wat wel!

In zijn algemeenheid spelen in het gemeentehuis beeldbeleving en groen een rol. Beeldbeleving in de vorm van toepassing van beelden typerend voor NoardeastFryslân. Dit zorgt voor herkenbaarheid. Groen is op natuurlijke wijze geïntegreerd in het interieur. De verbinding tussen binnen en buiten is duidelijk zichtbaar. Wat niet! Wat vooral niet past bij het sfeerbeeld van het te vernieuwen gemeentehuis is een koude en steriele uitstraling. Het moet ook niet te schreeuwerig en kleurrijk zijn. Ook

Werkgebieden Werkgebieden zijn eigentijds, open, licht, ruimtelijk en semitransparant. Toepassing van glas benadrukt openheid en transparantie. Het moet echter geen ‘vissenkom’ worden. De werkgebieden zijn strak ‘industrieel’, maar toch ook sfeervol, door toepassing van hout en creatieve vormgeving van overlegsettings. De werkgebieden zijn akoestisch prettig en de materiaalkeuzes ondersteunen dit. De werkgebieden zijn warm en behaaglijk, ze stralen rust uit, zonder dat het saai wordt. Kleuren moeten passen bij het type ruimte en hebben als functie herkenning, inspiratie en plezier. Kleur wordt harmonieus en tijdloos toegepast.

Referentie: 1644102-0009.0.5.

Pagina 11 van 29

Ontmoetingsgebieden In de ontmoetingsgebieden is een variatie in inrichting en uitstraling. Ruimten/gebieden sluiten aan bij formeel en informeel ontmoeten. Licht, openheid en ruimtelijkheid zijn belangrijk. De ontmoetingsgebieden ogen huiselijk en warm en natuurlijke tinten en groen vormen de basis. Decoratie en kleurgebruik zijn tijdloos en harmonieus. Er is ruimte voor ontspanning in de vorm van bijvoorbeeld tafeltennis.

Publieksgebied Als men het gemeentehuis binnenkomt, treedt men binnen in een modern en zakelijk gebied. Het gebied is open, licht en overzichtelijk en het is duidelijk waar men naartoe moet. De routing is helder, men voelt zich niet verloren. Het is een ruimte die uitnodigend is. Warme en heldere kleuren, natuurlijke materialen en aantrekkelijke vormen zorgen voor een aangename sfeer en vormen op een natuurlijke manier een tegenhanger voor de moderne en zakelijke uitstraling.

Referentie: 1644102-0009.0.5.

Pagina 12 van 29

4. Ruimtebehoefte

Voor het bepalen van het aantal benodigde vierkante meters nuttig oppervlak is een kengetal van 12 m² per Arbo-werkplek aangehouden, verdeeld in werkdomeinen van circa 35 werkplekken. De werkdomeinen bestaan uit een mix aan gesloten en open werkplekken en aanvullende voorzieningen. Door deze verschillende werkplekken en voorzieningen slim te positioneren ten opzichte van elkaar, wordt zorg gedragen voor rust en privacy. Werkplekken Om inzicht te krijgen in de diversiteit aan werkzaamheden en aan de hand daarvan een vertaling te maken naar de mix aan benodigde werkplekken, is in de enquête die is uitgezet onder de medewerkers gevraagd welke werkzaamheden men verwacht in de toekomst weer op kantoor uit te voeren als men weer naar kantoor mag. Dit heeft geresulteerd in de volgende mix aan werkplekken voor de totale groep van gebruikers: • 30% concentratieplekken (besloten en gesloten). • 33% samenwerkplekken (2-persoons). • 37% open werkplekken.

4.1. Aantallen en diversiteit aan plekken Door de overgang naar activiteitgerelateerd en flexibel werken is het mogelijk met de nieuwe werkomgeving groei en krimp beter op te vangen. In de berekening van het aantal werkplekken wordt daarom in beginsel niet met extra medewerkers (lees: groei) gerekend; dit zit al voldoende geborgd in het concept zelf.

Daar de aanwezigheid op kantoor om individuele bureauwerkzaamheden uit te voeren lager is dan voor het ‘coronatijdperk’, zijn er per saldo minder Arbo-conforme werkplekken nodig dan voor corona het geval zou zijn geweest. Echter, om pieken op te vangen (bijvoorbeeld rondom ‘standaard’ overlegmomenten/dagen) worden wel extra aanlandplekken gecreëerd, waar enerzijds individueel bureauwerk kan worden verricht, maar die ook gebruikt kunnen worden als ontmoetings-/overlegplek. Op basis van de flexfactor van 60%, zijn voor de 435 medewerkers van de gemeente 260 werkplekken benodigd. Dit is exclusief de receptieplekken, balieplekken en callcenter-plekken voor het KKS vergunningen, sociaal domein en burgerzaken. Voor de medewerkers van toezicht en schoonmaak zijn aparte ruimten voorzien. Dit geldt ook voor de medewerkers facilitair die het Stipepunt bemensen, de bodes en degenen die de repro/post bemensen (medewerkers facilitair, sociaal domein en burgerzaken). Voor het college is rekening gehouden met 5 werkkamers. Voor de directie is rekening gehouden met 2 voorkeursvergaderkamers. Voor de griffie zijn er 2 werk-/overlegkamers. Voor 30 van de 89 medewerkers van de Gebiedsteams is rekening gehouden met een werkplek in Dokkum.

Referentie: 1644102-0009.0.5.

Pagina 13 van 29

De genoemde werkplekken betreffen Arbo-conforme werkplekken. Deze werkplekken worden aangevuld met ondersteunende werkplekken zoals aanlandwerkplekken, belplekken, informele ontmoetingsplekken en 2 overleg-/projectruimten voor 4-8 personen. Daarnaast is er een facilitaire zone, met lockers, de plek voor de printer etc. Voor nadere omschrijving zie hoofdstuk 5.

4 Aanland plekken 35 Arbo werkplekken

2 Overleg/

4 Bel

project

plekken

ruimten

4 Bel plekken

2 Overleg/ project ruimten

Op de werkvloer is daarnaast, in de nabijheid van het werkdomein van het bestuur, ook de B&W-kamer (voor 8 personen) gesitueerd. De overleg-/projectruimten zijn reserveerbaar. De bezetting van de ruimten is eenvoudig zichtbaar. Centraal via Topdesk en bij de ruimte zelf middels een schermpje naast de toegangsdeur. Dit maakt ad hoc gebruik gemakkelijker.

35 Arbo werkplekken

Facilitaire en ontmoetings zone

goed akoestisch uitgevoerd te zijn, zodat er geen spraakoverdracht is naar omliggende ruimten/werkgebieden.

4 Aanland plekken

Overlegplekken De vergader-/overlegruimten komen op diverse plekken terug in het gemeentehuis. De grotere ruimten (die ook te gebruiken zijn voor fractie-/commissievergaderingen) in een centraal vergadergebied en de kleinere ruimten in de werkgebieden, zodat er altijd een overlegplek is in de nabijheid van een werkgebied. De volgende overleg-/vergaderruimten zijn voorzien in het centrale vergadergebied: • 6 vergaderruimten tot maximaal 6 personen. • 5 vergaderruimten tot maximaal 10 personen. • 3 vergaderruimten tot maximaal 20 personen. Het centraal vergadergebied ligt in de nabijheid van de raadzaal, zodat de vergaderruimten in combinatie met de raadzaal gebruikt kunnen worden door fracties en commissies. Zie voor verdere omschrijving paragraaf 5.3.8.

4.2. Samenwerkingsrelaties Multidisciplinair samenwerken is belangrijk. Door afdelingen/teams die face to face samenwerken in elkaars nabijheid hun thuisbasis te bieden, wordt samenwerking beter ondersteund. In de hierna getoonde figuur zijn de samenwerkingsverbanden tussen de afdelingen/teams afgebeeld. Afhankelijk van de omvang en de gebouwmogelijkheden, dienen deze samenwerkingsverbanden terug te komen in het ontwerp van de werkomgeving en de thuisbasisopzet.

Naast de circa 16 overleg-/projectruimten die vallen binnen een ‘standaard’ werkdomein worden op de werkvloeren ook nog 2 extra, wat grotere overleg-/vergaderruimten voorzien, namelijk: • 2 ruimten voor 10 personen. De overlegruimten komen op diverse plekken terug in het gemeentehuis, zodat er altijd een overlegplek is in de nabijheid van een werkgebied. De overlegplekken dienen

Referentie: 1644102-0009.0.5.

Pagina 14 van 29

5. Uitwerking op voorzieningenniveau

Dit kan door middel van kleine wandjes tussen de bureaus of door middel van ‘room dividers’ zoals gordijnen, halfhoge kasten of wanden. Er wordt gestreefd naar open werkplekken in groepen van maximaal 8 werkplekken, zodat er natuurlijke akoestische barrières ontstaan in de plattegrond van de kantoorvloeren. Vanwege de openheid van de werkplekken en de aanloopfunctie is het belangrijk dat de looplijnen naar belplekken, concentratiewerkplekken en overlegplekken kort zijn. De basiswerkplek kan verschillend worden uitgevoerd, waarbij de ene plek net wat meer concentratiemogelijkheden biedt dan de andere.

5.1. Primaire werkomgeving 5.1.1 Basiswerkplek (samenwerkplek, besloten werkplek en open werkplek) De basiswerkplekken zijn bedoeld voor semi-geconcentreerd bureauwerk, routinematige activiteiten en werkzaamheden waarbij sprake is van een aanloopfunctie. Het open karakter van de werkplek en de positie in de kantooromgeving stimuleert directe interactie. In de basis wordt er individueel gewerkt op de basiswerkplekken, waarbij de mogelijkheid bestaat om een-op-een met elkaar af te stemmen. De basiswerkplek wordt in varianten van verschillende aantallen aaneengeschakeld in de werkomgeving gepositioneerd. De werkplek is bedoeld om voor langere tijd aan te werken en dient daarom Arbo-conform te worden uitgevoerd.

In oplopende mate van concentratie zijn de volgende typen werkplekken te onderscheiden binnen de categorie ‘basiswerkplek’: • Standaard basiswerkplek met klein tussenwandje: cluster van 2-4 werkplekken. • Coupé-werkplek: werkplek met aan drie zijden halfhoge akoestische wanden, waarmee dit een besloten werkplek vormt. • Samenwerkplek: werkplek in cluster van 2 in semi-besloten setting in verband met voorkomen van geluidsoverlast. Voor sommige functies is een hogere mate van vertrouwelijkheid vereist. Extra privacy kan dan worden geborgd door bijvoorbeeld de toepassing van speciale schermen waardoor voorbijlopende medewerkers niet direct kunnen meelezen op de beeldschermen. Faciliteiten Alle basiswerkplekken hebben een elektrisch in hoogte verstelbaar bureau (deels tot stahoogte) en een verstelbare bureaustoel. De bureaus hebben een afmeting van 1,60 x 0,80 m.

Situering De werkplekken zijn zodanig gesitueerd dat er een prettige, werkbare ruimte ontstaat waarin geluidsoverlast wordt voorkomen door compartimentering. De werkplekken behoeven een halfhoge beschutte omgeving.

Referentie: 1644102-0009.0.5.

Pagina 15 van 29

5.1.2 Concentratiewerkplek (gesloten) De concentratiewerkplekken zijn afgesloten werkruimten voor aaneengesloten gebruik door één persoon. Deze werkplek is bedoeld voor geconcentreerd bureauwerk, vertrouwelijke telefoongesprekken en MS-Teams-/Zoomgesprekken. De werkplek wordt Arbo-conform uitgevoerd.

In de ruimte zijn voldoende faciliteiten, zoals een groot beeldscherm, beschrijfbare ‘wanden’, ophangmogelijkheden etc. om projectmatig samen te werken en brainstormen te ondersteunen. Faciliteiten De werkplekken in deze ruimte bestaan uit een groepstafel met daaromheen verstelbare bureaustoelen.

5.1.4 Callcenter KKS Situering De concentratiewerkplek is bij voorkeur niet gesitueerd in de buurt van drukke functies zoals een koffiecorner. De positie van het bureau in de ruimte moet zodanig zijn dat de persoon die in de ruimte is zich maximaal kan concentreren en manoeuvreren. De scheidingswanden moeten dusdanig transparant zijn dat men in de ruimte geen opgesloten gevoel heeft. Daarbij dient wel voldoende privacy te worden geboden voor geconcentreerd werk. Bij het werkblad dienen de wanden dan ook niet volledig transparant te zijn. De ruimte dient ook geschikt te zijn voor een-op-een persoonlijke gesprekken. Hiertoe is een bijzetstoel nodig in de ruimte. Faciliteiten Alle concentratiewerkplekken hebben een elektrisch in hoogte verstelbaar bureau en een verstelbare bureaustoel. De bureaus hebben een afmeting van 1,60 x 0,80 m.

5.1.3 Projectgroepruimte De projectgroepruimte (van 4 personen) is een ruimte waar medewerkers projectmatig kunnen samenwerken gedurende een aantal aaneengesloten uren. Deze ruimte kan aangekleed worden met kasten waarin verzamelde naslagwerken, boeken en projectmaterialen opgeslagen worden. De werkplekken in deze ruimte zijn niet volledig Arbo-conform uitgevoerd.

Referentie: 1644102-0009.0.5.

De functiegebonden werkruimten van de telefoonteams van het KKS bestaan uit: • 1 ruimte met 5 plekken voor sociaal domein. • 1 ruimte met 10 werkplekken voor burgerzaken. • 1 ruimte met 5 werkplekken voor vergunningverlening. Om de akoestiek in deze ruimten te reguleren en zo min mogelijk overlast van elkaar te ondervinden zijn geluiddempende voorzieningen aangebracht, zowel op gebouwniveau als qua meubilair. De callcenters maken onderdeel uit van het werkdomein van KKS. Dit werkdomein heeft een aparte beveiligingsschil binnen de private zone in verband met privacygevoeligheid van gegevens en gesprekken. Faciliteiten De werkplekken in deze ruimte hebben een elektrisch in hoogte verstelbaar bureau en een verstelbare bureaustoel. De bureaus hebben een afmeting van 1,60 x 0,80 m.

5.1.5 Werkdomein/ruimte toezichthouders Voor de 13 toezichthouders die met name ‘in’ het werkveld aanwezig moeten zijn, is een apart werkdomein benodigd, daar zij ook ’s avonds en in het weekend gebruik maken van dit werkdomein. Hun werkdomein dient in de nabijheid van de personeelsingang op de begane grond te zijn. Dit werkdomein is separaat van andere gebieden in het gemeentehuis te gebruiken en heeft daartoe ook in de directe nabijheid de benodigde faciliterende voorzieningen (toilet, pantry, printer etc.). Hiermee wordt voorkomen dat het hele gemeentehuis verwarmd behoeft te worden bij slechts gedeeltelijk gebruik. In het kader van veiligheid is het niet wenselijk dat medewerkers buiten reguliere openingstijden door het hele gebouw kunnen ‘rondzwerven’.

Pagina 16 van 29

NB: voor het werkdomein waarin het crisisteam van het sociaal domein werkzaam is gelden dezelfde toegankelijkheidseisen. Faciliteiten Der ruimte van de toezichthouders is ingericht met 4 (elektrisch) in hoogte verstelbare bureaus en een verstelbare bureaustoel. De bureaus hebben een afmeting van 1,60 x 0,80 m. Daarnaast staat in het werkdomein een ontmoetings-/vergadertafel voor 10 personen.

Faciliteiten De werkplekken (inclusief de werkplekken achter de balies) hebben een (elektrisch) in hoogte verstelbaar bureau en een verstelbare bureaustoel. De bureaus hebben een afmeting van 1,60 x 0,80 m. Daarnaast staan er diverse kasten in deze ruimte: • Kast voor het opbergen van ICT-apparatuur, toegangspassen, Arbo-hulpmiddelen. • Kast voor sleutelopslag.

5.2. Secundaire werkomgeving 5.2.1 Aanlandplek

5.1.6 Bodekamer (circa 20 m²) De bodekamer is gesitueerd in de nabijheid van het publieksgebied in verband met de beveiligingsfunctie van de bodes. Daar de bodes ook goederen ontvangen, dient hun ruimte ook in de nabijheid te zijn van de goederenontvangst en de expeditieruimte (tussenopslag voor goederen voordat ze verder getransporteerd worden naar andere opslagruimten in het gemeentehuis).

De aanlandplek wordt gebruikt om tijdelijk aan te werken, bijvoorbeeld tussen afspraken door. Gezien de tijdelijke aard van gebruik wordt de werkplek niet Arboconform uitgevoerd.

De bodes hebben nu ook een rol bij de ontvangst van gasten voor het college. Echter, als ze hun werkplek krijgen in gebouwdeel C en het college blijft in gebouwdeel A1, dan zal voor de bodes ook een kleine kamer ingericht moeten worden in gebouwdeel A1, zodat ze (in overleg met het bestuurs- en directiesecretariaat) de ontvangst van bezoekers kunnen organiseren. Faciliteiten De kamer is ingericht met 1 elektrisch in hoogte verstelbaar bureau, een verstelbare bureaustoel en daarnaast een vergadertafel voor 4 personen. Het bureau heeft een afmeting van 1,60 x 0,80 m.

Situering Deze plekken worden in de randen van de werkdomeinen of in de ontmoetingsgebieden gesitueerd om interactie en kennisdeling te stimuleren.

5.1.7 Facilitair servicepunt (Stipepunt) Dit punt bestaat uit 2 uitgiftebalies (inclusief werkplek) en 2 extra werkplekken. Het Stipepunt wordt bemenst door 3 medewerkers facilitair, een medewerker ICT en een administratief medewerker. Het Stipepunt is gesitueerd binnen het werkdomein van de afdeling Facilitair.

Referentie: 1644102-0009.0.5.

Faciliteiten De aanlandwerkplek kent diverse uitvoeringen; tafels met ‘lounge’banken of een werktafel geschikt voor meerdere personen met daaromheen verstelbare bureaustoelen.

Pagina 17 van 29

5.2.2 Belplek De belplek is een kleine gesloten ruimte die gebruikt kan worden op de momenten dat medewerkers in de open werkplekken een individueel langdurig/intensief telefoongesprek moeten voeren. De belplek is geen volwaardige werkplek en is bedoeld voor tijdelijk gebruik. De werkplek wordt daarom niet Arbo-conform uitgevoerd. Het is echter wel van belang dat er voldoende licht in de ruimte valt. De ruimte dient transparant te zijn. Situering De belplekken bevinden zich tussen de basiswerkplekken. De situering van de ruimten kan inpandig zijn vanwege het tijdelijke gebruik. Deze plekken worden voorzien van de benodigde akoestische voorzieningen zodat geen overlast wordt veroorzaakt. Bij situering op het midden van de vloer dient voldoende privacy te worden geboden voor geconcentreerd werk en mag er geen afleiding zijn voor de gebruiker(s) van de belplek. Faciliteiten De belplek kent twee uitvoeringen: één met een hoge kruk en een hoge, smalle tafel en één met een tafel en een bureaustoel. De laatste is geschikt voor bijvoorbeeld langere MS Teams-/Zoom-overleggen. Indien noodzakelijk kunnen de ruimten ook uitgerust worden met een extra beeldscherm.

5.2.3 Overlegplek (6-8-persoons) Naast de centrale vergaderfaciliteiten zijn er ook (deels reserveerbare) overlegvoorzieningen op de werkvloeren. Hiermee ontstaat een mooie mix aan voorzieningen binnen de werkgebieden en zijn alle voorzieningen ‘dichtbij’. De verschillende varianten overlegplekken zijn bestemd voor het voeren van (ad hoc) overleg, groepsgesprekken en vertrouwelijke gesprekken.

Referentie: 1644102-0009.0.5.

In alle overlegruimten dienen voorzieningen aanwezig te zijn om op een hybride manier overleg met elkaar te hebben via videoconferencing. De ruimten hebben verschillende ‘looks’ passend bij de verschillende typen overleg. Denk daarbij aan brainstormen en scrummen. Situering De situering van de ruimten kan deels inpandig zijn vanwege het tijdelijke gebruik. De ruimten mogen niet te transparant zijn in verband met vertrouwelijkheid en afleiding; een redelijke mate van beschutting is daarom vereist (niet geheel voorzien van glazen wanden). De ruimten dienen om dezelfde redenen akoestisch optimaal geïsoleerd te zijn. Van buitenaf dient men te kunnen zien of de ruimte beschikbaar is of niet door de toepassing van deels glazen wanden. Bij het inrichten van de overlegplekken dient te worden gestreefd naar een aangename verhouding tussen het volume van de ruimte en het volume van de inrichtingselementen. Bij de positionering van de overlegplekken moet rekening gehouden worden met de routing, zodat de medewerkers niet ‘gestoord’ worden in hun werkzaamheden.

5.2.4 Koffiecorner/informele overlegplek De koffiecorners bevinden zich op een logische plek op de kantoorvloer zodat mensen elkaar daar kunnen ontmoeten. Deze koffiecorners vormen het centrale punt binnen een werkgebied of op het grensvlak van meerdere werkgebieden, en faciliteren ontmoeting, samenwerking en overleg. De reuring gaat vanaf deze plekken geleidelijk over in rust. Het type werkplekken ondersteunt de overgang van reuring naar rust.

Pagina 18 van 29

De werkplekken in de nabijheid van de koffiecorners bestaan voornamelijk uit aanlandwerkplekken, dit gaat over in de verschillende typen basiswerkplekken. De koffiecorner heeft een multifunctionele opzet en kan ook gebruikt worden voor (informeel) overleg. De ruimte heeft een informele uitstraling. Het definitieve aantal koffiecorners moet worden bepaald op basis van het gebouwontwerp. Een acceptabele loopafstand tot een koffiecorner is hierbij maatgevend. Binnen het gehanteerde kengetal van 12 m² per werkplek is gerekend met één koffiecorner op het scheidsvlak van twee werkdomeinen. Faciliteiten • Koffieautomaat. • Spoelbak met koud en warm water. • Afvalbakken voor gescheiden afvalinzameling. • Informele overlegplekken voor totaal 8 personen. Service-unit In de nabijheid van de koffiecorner is ook een service-unit, waar de printer en een kast met de benodigde kantoorartikelen staan.

5.3. Werkomgeving college, directie, griffie en raad 5.3.1 Werkplek college Net zoals de medewerkers in de ambtelijke organisatie, hebben ook de collegeleden werkzaamheden die divers van aard zijn. Waarbij het zwaartepunt bij hen ligt op het hebben van overleg. Vanwege vindbaarheid en zichtbaarheid heeft het college een vaste thuisbasis/werkdomein, (centraal) binnen het gemeentehuis. Het beoogde gebouwdeel voor het werkdomein van het college is gebouwdeel A1. In de nabijheid van het werkdomein van het college is het werkdomein van de griffie en de directie. Het werkdomein van het college hoeft geen afgesloten zone te zijn, maar moet wel duidelijk (akoestisch) gescheiden zijn van overige voorzieningen in het gemeentehuis. Het werkdomein van het college bestaat uit vijf werk-/overlegkamers. Het college is gehuisvest op het grensvlak van de private zone en de semiopenbare zone, zodat het college goed vindbaar en toegankelijk is voor bezoekers. Aandachtspunt hierbij vormt wel het borgen van veiligheid en privacy van gebruiker en informatie. Faciliteiten De werkkamers zijn ingericht met een in hoogte verstelbare vergadertafel, met daaraan vijf vergaderstoelen en een verstelbare bureaustoel. In de ruimte is een kleine kast voor het opbergen van persoonlijke spullen.

5.3.2 Werkplek directie Garderobe Op elke verdieping nabij de koffiecorner is ruimte om jassen op te hangen. De ruimte staat in open verbinding met de centrale ruimte zodat ventilatie geborgd blijft. Lockers De lockers zijn bedoeld om persoonlijke eigendommen in op te bergen. De lockers worden gesitueerd nabij de koffiecorner zodat overlast naar de werkdomeinen wordt beperkt. Er wordt gerekend met 75% lockers op het aantal medewerkers. Afmeting locker: 40 x 50 x 30 cm (hxdxb).

De directie maakt gebruik van een tweetal flexplekken in het werkdomein van de directie. In dit werkdomein zijn ook twee voorkeursvergaderkamers voor de directie. Faciliteiten De werkplekken hebben een elektrisch in hoogte verstelbaar bureau en een verstelbare bureaustoel. De bureaus hebben een afmeting van 1,60 x 0,80 m. De vergaderkamers zijn ingericht met een vergadertafel voor zes personen.

5.3.3 Werkplek bestuurs-/directiesecretariaat Het werkdomein van het bestuurs-/directiesecretariaat bestaat uit vier flexibel te gebruiken werkplekken. Dit domein staat in verbinding met het werkdomein van het college en de directie, zodat het secretariaat zicht heeft op de werk-/vergaderplekken van het college en de directie.

Referentie: 1644102-0009.0.5.

Pagina 19 van 29

In de nabijheid van het secretariaat is een wachtplek, in de vorm van een leestafel voor bezoekers/collega’s. Ook is er een kleine koffievoorziening.

benodigde audiovisuele middelen om presentaties te kunnen geven en hybride te kunnen overleggen zijn aanwezig.

Faciliteiten De werkplekken hebben een elektrisch in hoogte verstelbaar bureau en een verstelbare bureaustoel. De bureaus hebben een afmeting van 1,60 x 0,80 m.

5.3.6 Raadzaal

5.3.4 Griffie Voor de griffie zijn een tweetal kamers beschikbaar: 1 kamer met 3 werkplekken en 1 kamer (voor de griffier) ingericht met een werkplek en een vergadertafel voor 6 personen. Deze kamers/werkplekken zijn centraal gesitueerd in de nabijheid van het college en de werkomgeving van de ambtelijke organisatie. De griffie is gehuisvest in de semiopenbare zone, dichtbij een ingang tot het gebouw, goed vindbaar en makkelijk toegankelijk voor raadsleden. Faciliteiten De werkplekken hebben een elektrisch in hoogte verstelbaar bureau en een verstelbare bureaustoel (NB: de griffier behoudt zijn huidige bureaustoel, die is namelijk speciaal voor hem ingesteld). De bureaus hebben een afmeting van 1,60 x 0,80 m. In de 3-persoons werkkamer staat 1 hoge kast met 5 legborden. Naast een bureau staat in de werk-/vergaderkamer van de griffier een vergadertafel geschikt voor 6 personen en ook een hoge kast met 5 legborden. De vergaderkamer is voorzien van de benodigde audiovisuele middelen om presentaties te kunnen geven en eventueel hybride te kunnen overleggen.

5.3.5 B&W-kamer Dit is een multifunctionele vergaderruimte voor 8 personen, waar in ieder geval het College van B&W vergadert, maar die ook door anderen gebruikt kan worden. Deze vergaderruimte is bij voorkeur gesitueerd in de nabijheid van het werkdomein van het college, maar wel zodanig dat deze ook makkelijk gebruikt kan worden door de ambtelijke organisatie. Men moet geen drempel ervaren. Let wel, het college heeft voorrang op gebruik van de B&W-kamer. Qua inrichting is de B&W-kamer onderscheidend van de reguliere vergaderruimten en heeft deze een meer representatief karakter. De ruimte is ingericht met een vergadertafel met 8 stoelen. De

Referentie: 1644102-0009.0.5.

De raadzaal als huis van de democratie moet cachet hebben en voor de raad en bezoekers ruimtelijk, open en uitnodigend zijn en als een warm (t)huis voelen. De uitstraling, toegankelijkheid, zichtbaarheid en vindbaarheid van de raadzaal moeten hier op aansluiten. De raadzaal is gesitueerd in de semiopenbare zone en is vrij toegankelijk voor raadsleden. De raadzaal is de ruimte waar primair de raad vergadert. Secundair is gebruik van de raadzaal voor andere doeleinden mogelijk. In de raadzaal is de uitstraling naar bezoekers vooral van belang en er dient voldoende ruimte te zijn voor bezoekers. De zichtrelatie tussen publiek, raadsleden en college is van belang, met behoud van benodigde privacy (lees: publiek moet op zodanige afstand zitten dat niet kan worden meegelezen op de mobiele devices van raadsleden en college en dat gesprekken die raadsleden/college onderling voeren niet verstaanbaar zijn). De raadzaal moet multifunctioneel inzetbaar zijn, bijvoorbeeld voor (grote) bijeenkomsten/ceremonies. Dit vraagt een flexibele inrichting. Speciale aandacht voor de akoestiek en privacy in deze ruimte is benodigd. De ruimte moet geluidsdicht zijn en indien noodzakelijk (bij vertrouwelijk gebruik) ook geblindeerd kunnen worden. De opstelling mag in een dubbele ronde/ovale opstelling, waarbij de tweede rij iets hoger zit.

De raadzaal grenst aan of ligt in de nabijheid van het centrale eet-/werkcafé, zodat het eet-/werkcafé dienst kan doen als lobby voor de ontvangst van bezoekers en de nazit van de raad. De raadzaal grenst aan een ruimte die door middel van een vouwwand o.i.d. bij de zaal kan worden getrokken in geval er bijvoorbeeld veel publiek aanwezig is, of bij andere grotere bijeenkomsten.

Pagina 20 van 29

Faciliteiten Inrichting: 29 plekken voor de raadsleden, 2 voor de voorzitter en de griffier en 5 voor collegeleden en de secretaris (NB: er dient rekening gehouden te worden met de mogelijkheid tot uitbreiding van het aantal plekken). Daarnaast zijn er 3 plekken nodig voor de griffieondersteuning/bode (dichtbij de griffier) en 2 plekken voor ambtelijke ondersteuning. Ook zijn er 3 plekken nodig voor de pers (voorzien van een schrijfplateau). Deze kunnen gesitueerd zijn op de publieke ’tribune’. Voor publiek zijn er circa 40 plekken nodig. Daarnaast zijn er 4 in hoogte verstelbare spreekgestoeltes met interruptiemicrofoon (1 voor het college en 3 voor de raadsleden). De voorzitter is de enige die een microfoon op de vergaderplek heeft. De raadzaal moet uitgerust zijn met hedendaagse technologische middelen: streaming van beeld en geluid (middels 2 camera’s), audiovisuele mogelijkheden (videowall en eventueel aanvullende kleinere schermen) voor presentaties, filmpjes en het tonen van deelnemers die via MS Teams deelnemen. Op de desk van de griffieondersteuner/ bode staat een laptop waarmee de techniek bediend wordt. Elektravoorzieningen behoeven niet geïntegreerd te zijn in het meubilair. Indien noodzakelijk, wordt er gewerkt met powerbanks.

Afhankelijk van de gebouwmogelijkheden en de situering van de voorzieningen waar de raad gebruik van maakt, is het realiseren van een separate ‘avond’ ingang naar het vergadergebied en de raadzaal denkbaar. Representativiteit is hierbij van belang. Aantal en omvang vergaderruimten: • 6 vergaderruimten tot maximaal 6 personen. • 5 vergaderruimten tot maximaal 10 personen. • 3 vergaderruimten tot maximaal 20 personen. In het centrale vergadergebied is ook een printvoorziening, een pantry met koffie en theevoorziening en een lees-/ontmoetingsplek. Twee van de vergaderruimten worden ook gebruikt als crisisruimte. In deze ruimte staat een crisiskoffer met benodigde kantoorartikelen en is een aansluiting op het noodnet, met noodtelefoon (en fax). Een van de ruimten dient ook geschikt te zijn als opnamestudio voor het team Communicatie. In deze vergaderruimte staat ook een kast waarin de benodigde opnameapparatuur kan worden opgeborgen. Enkele vergaderruimten dienen ook geschikt te zijn voor het geven van trainingen.

5.3.7 Leeskamer Voor de raadsleden is er een leeskamer, met een vergadertafel voor 8 personen. Deze ruimte is separaat van alle andere voorzieningen in het gemeentehuis te gebruiken en valt buiten de alarmzone. In de ruimte is een kleine pantry met koffiemachine. In de nabijheid is ook een toilet, die dus ook binnen de apart te gebruiken zone valt. In de leeskamer bevinden zich de postvakjes voor de raadsleden.

5.3.8 Vergaderruimten fracties en commissies De vergaderruimten zijn gesitueerd in het centrale vergadergebied in de semiopenbare zone, en bij voorkeur in de nabijheid van de raadzaal. De raadsleden maken voornamelijk ’s avonds gebruik van deze kamers, vandaar dat ze goed te combineren zijn met de vergaderruimten van de ambtelijke organisatie. In verband met de 24/7 beschikbaarheid van deze ruimten, is extra aandacht nodig voor toegang, beveiliging en positie ten opzichte van ondersteunende voorzieningen (koffie, ontmoetingsplek, printer). De vergaderruimten, de raadzaal en het eet-/werkcafé dienen bij avondgebruik afgesloten te zijn van de rest van de voorzieningen binnen het gemeentehuis.

Referentie: 1644102-0009.0.5.

Faciliteiten De vergaderruimten kennen een diversiteit aan inrichtingsvormen en ‘looks’. De inrichting van de kamers is flexibel en makkelijk aanpasbaar. De ruimten zijn voorzien van de benodigde audiovisuele middelen om presentaties te kunnen geven en apparatuur voor hybride overleg. Ook zijn er beschrijfbare panelen/wanden en ophangmogelijkheden. In verband met presenteren en het voorkomen van inkijk van buitenaf is enige mate van blindering van de ramen noodzakelijk.

5.3.9 Trouwzaal en ruimte babs De trouwzaal biedt ruimte aan circa 40 personen. De trouwzaal is nu gesitueerd in gebouwdeel A. Indien de trouwzaal op deze plek gehandhaafd blijft, behoeft deze niet aangepast te worden. Indien de trouwzaal ‘verhuist’ naar gebouwdeel C, dan dient deze multifunctioneel inzetbaar te zijn. Dus ook te gebruiken als algemene vergaderruimte. Het is een ruimte die is ingericht met losse stoelen in een

Pagina 21 van 29

theateropstelling, een zitje/bankje voor het bruidspaar en een spreekgestoelte voor de babs. De ruimte is sfeervol en passend bij een trouwsetting. Indien de ruimte niet gebruikt wordt voor een trouwerij is deze via de afdeling Facilitair eventueel ook te boeken voor een intern overleg. Daartoe zijn er klaptafels beschikbaar die dan in deze ruimte gebruikt kunnen worden. In de nabijheid van de trouwzaal is een kleedruimte voor de babs (6 m²). In deze ruimte is een wastafel met warm en koud water, een spiegel, een garderobe en een kast voor toga’s.

5.4. Werkomgeving en ICT-voorzieningen Om de werkplekken zo flexibel mogelijk te kunnen gebruiken, zijn ze eenduidig uitgerust. Elke werkplek is ingericht met twee beeldschermen en een USB C-connector voor het aankoppelen van mobiele devices. Muis en toetsenbord zijn vanuit hygiëneoogpunt persoonsgebonden. Dat wil zeggen, iedereen heeft zijn eigen toetsenbord en muis en neemt deze mee in de laptoptas of bergt deze op in een locker of kast. Circa 80% van de medewerkers heeft een laptop en mobiele telefoon. Streven is om een nog grotere groep met laptops en mobiele telefoons toe te rusten, dat maakt hybride werken namelijk optimaal mogelijk. Op (korte) termijn wordt de switch gemaakt naar telefonie via een applicatie op de laptop. Daarmee komen de vaste telefoontoestellen die nu nog op sommige plekken aanwezig zijn te vervallen.

Bezoekers krijgen een warme en persoonlijke ontvangst. Zij komen binnen op een plek die overzichtelijk is en waar men zich goed kan oriënteren. Bezoekers worden persoonlijk in de hal opgehaald door hun gesprekspartner, om vervolgens in een van de spreekkamers in het publieksgebied, het eet-/werkcafé, in een van de vergaderruimten in het centraal vergadergebied of elders in het gemeentehuis, overleg te voeren. Waarbij het laatste een uitzondering moet zijn, aangezien de vergaderruimten in de werkgebieden bij uitstek bedoeld zijn voor intern overleg. Binnen het eet-/werkcafé zijn plekken waar redelijkerwijs privacy is geborgd en men rustig kan praten. Faciliteiten • 1 centrale ontvangst/receptie. • 5 balies voor burgerzaken, sociaal domein en vergunningen. • Wachtgebied (circa 20 zitplekken; leestafel, wachtbanken/stoelen etc.). Let op afstand tot balies en het borgen van privacy. • 5 (beveiligde) spreekkamers.

5.5.1 Publieksgebied

De centrale ontvangst/receptie is in het zicht van de hoofdentree gesitueerd. De receptie bestaat uit twee werkplekken; één daarvan is de zogenaamde snelbalie voor het afhalen van paspoorten en rijbewijzen. De medewerkers achter de receptie zitten op ooghoogte van de bezoeker. De receptieplekken voldoen aan de algemene beveiligingseisen in het kader van de verstrekking van waardedocumenten en bevatten de volgende voorzieningen: • Paniekknop (ten behoeve van intern waarschuwen bij calamiteiten). • Ruimte voor randapparatuur. • Afgesloten kast voor gevonden voorwerpen.