Jaarstukken 2023 Syntrophos, definitief
Tekst van het document
Jaarstukken 2023
Versie: 1.0 20-06-2024
Voorwoord "Samen bereiken we meer!" is het credo van het samenwerkingsverband Syntrophos. Syntrophos is opgericht voor en door de gemeenten Nissewaard en Voorne aan Zee. Het biedt veilige en stabiele ITen GEO-voorzieningen aan deze gemeenten, zonder winstoogmerk. Een professionele beheerorganisatie zorgt dagelijks voor de IT-vitaliteit van de gemeentelijke dienstverlening. Naast de deelnemende gemeenten levert Syntrophos ook services aan andere gelieerde partijen zoals het Streekarchief, Voorne Putten Werkt, Recreatieschap Voorne Putten, de samenwerking Regio Zuid Hollandse Delta en het Waterschap Hollandse Delta. Het jaar 2023 kenmerkte zich door hoge inflaties en ging daardoor gepaard met stevige indexacties op contractuele verplichtingen en salariskosten. Ondanks dit blijft de jaarrekening 2023 van Syntrophos opnieuw binnen de begroting. Deze jaarstukken geven u inzicht in deze prestaties en de financiële resultaten. De landelijke afgesproken CAO-lonenstijging heeft Syntrophos opgevangen door de sturing aan te scherpen op de personeelskosten en expliciete afwegingen te maken bij vervanging bij ziekte en inhuur. Hierdoor heeft Syntrophos de personeelskosten binnen de begroting weten te houden.
Syntrophos versterkte de relaties in de regio door gezamenlijk met de gemeente Hoeksche Waard een succesvolle aanbesteding voor de software en hardware contracten voor de komende jaren. Vanaf het tweede kwartaal 2024 gaat Syntrophos, voor de deelnemers, hier profijt uit halen. In 2023 maakte we met de gemeenten weer een slag in het verder rationaliseren van het applicatielandschap. Uitzetten wat niet meer gebruikt, is nog geen sinecure. Als directeur ben ik trots op de prestaties van het afgelopen jaar en dank ik mijn team van collega s voor hun inzet en betrokkenheid. Ik ben onze deelnemers en partners dankbaar voor het vertrouwen in Syntrophos. We sluiten 2023 positief af en maken ons klaar voor de volgende IT-projecten. Want verandering is de enige constante en de snelheid van verandering neemt toe. Tegelijkertijd wordt de financiële ruimte naar verwachting krapper. Syntrophos ziet slim en efficiënt samenwerken als de oplossing. Dit vraagt om digitaal leiderschap: de juiste dingen doen en ze goed doen. Ik kijk uit naar de samenwerking om deze uitdagingen aan te gaan. Met hartelijke groet,
Allard Mittertreiner, directeur
[2]
Inhoudsopgave Jaarstukken 2023 Syntrophos 1.
Leeswijzer ....................................................................................................................................................................... 5
2.
Samenvatting .................................................................................................................................................................. 6 3. JAARVERSLAG ...............................................................................................................................................................10 Bijdragen en Lasten ..........................................................................................................................................................10 3.0.1 Definitieve begroting en overheveling ..............................................................................................................10 3.0.2
Werkelijkheid versus begroting ..................................................................................................................12
3.1 Programma verantwoording .................................................................................................................................14
4.
3.1.1
ICT .................................................................................................................................................................14
3.1.2
GEO informatie en Data ..............................................................................................................................16
3.2.1
Bedrijfsvoering .............................................................................................................................................17
3.2.3
Weerstandsvermogen .................................................................................................................................19
3.2.4
Treasury .......................................................................................................................................................19
3.2.5
Kasgeldlimiet ................................................................................................................................................20
3.2.6
Renterisiconorm ..........................................................................................................................................20
3.2.7
Vennootschapsbelasting .............................................................................................................................21
3.2.8
Overhead......................................................................................................................................................21
3.2.9
EMU-Saldo ...................................................................................................................................................21
JAARREKENING ............................................................................................................................................................. 24 4.1
Grondslagen voor waardering, resultaatbepaling en rechtmatigheid .....................................................24
4.2
Balans per 31-12-2023 ................................................................................................................................27
4.2.1
Activa ............................................................................................................................................................27
4.2.2
Passiva ..........................................................................................................................................................27
4.3
Overzicht van Baten en Lasten over 2023 ..................................................................................................28
4.4
Toelichting op de Balans per 31-12-2023 ..................................................................................................29
4.4.1
Toelichting op de balans Activa ..................................................................................................................29
4.4.2
Toelichting op de balans Passiva ................................................................................................................31
4.4.3
Financiële kentallen .....................................................................................................................................33
4.4.4
Niet in de balans opgenomen verplichtingen ............................................................................................34
[3]
4.5
Toelichting op de staat van Baten en Lasten .............................................................................................36
4.5.0.1. Diensten naar DVO indeling ........................................................................................................................36 4.5.0.2. Afrekening Nissewaard................................................................................................................................37 4.5.0.3. Afrekening Voorne aan Zee.........................................................................................................................38
5.
4.5.1
Toelichting op programma ICT ...................................................................................................................39
4.5.2
Toelichting op programma GEO-informatie...............................................................................................40
4.5.3
Incidentele baten en lasten ........................................................................................................................41
4.5.4
Taakvelden ...................................................................................................................................................42
4.6
Kredieten 2023 ............................................................................................................................................43
4.7
Rechtmatigheidsverantwoording ...............................................................................................................44
4.8
WNT-verantwoording Syntrophos ..............................................................................................................45
4.8.1
Bezoldiging topfunctionarissen...................................................................................................................45
4.8.2.
Uitkeringen wegens beëindiging dienstverband aan topfunctionarissen ................................................46
4.8.3.
Overige rapportageverplichtingen op grond van de WNT ........................................................................46
OVERIGE GEGEVENS..................................................................................................................................................... 47 5.1
Bijzondere gebeurtenissen na balansdatum ..............................................................................................47
5.2
Controleverklaring van de onafhankelijke accountant ..............................................................................47
BIJLAGEN bij de Jaarrekening 2023 Syntrophos ................................................................................................................. 48 Bijlage A
Verdeelsleutelsleutels voor gezamenlijke ICT- en GEO-diensten .............................................................49
Bijlage B
Specificatie van het krediet 2023 ...............................................................................................................51
Bijlage C
PDC Services afrekening 2023 ....................................................................................................................52
Bijlage D
Begrotingswijzigingen 2023 (Totaal) ..........................................................................................................53
Bijlage D1
Begrotingswijzigingen 2023 (Extra Opdrachten) .......................................................................................54
Bijlage D2
Begrotingswijzigingen 2023 (Overig) ..........................................................................................................55
Bijlage E
Overzicht specifieke en gezamenlijke contracten .....................................................................................56
Bijlage F
Overheveling lopende projecten van 2023 naar 2024 ..............................................................................57
Bijlage G
Rekenmodel financiële kengetallen............................................................................................................58
Bijlage H
Kerncijfers ....................................................................................................................................................59
Controleverklaring accountant ............................................................................................................................................ 60
[4]
1.
Leeswijzer
Met deze jaarstukken legt Syntrophos verantwoording af over de in de begroting opgenomen beleidsvoornemens (Jaarverslag) en de financiële verantwoording (Jaarrekening). Syntrophos is een Gemeenschappelijke Regeling en valt daardoor onder de voorschriften van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (verder BBV). In de jaarstukken komen de volgende hoofdstukken aan de orde: Jaarverslag (beleidsmatige verantwoording) Jaarrekening (financiële verantwoording) Overige gegevens, waaronder de controleverklaring van de accountant Bijlagen Graag merken wij op dat in veel gevallen de tekst de bijzonderheden uit de tabellen beschrijft/toelicht en niet is geschreven om zonder tabel zelfstandig leesbaar te zijn. De verschillenanalyses zijn gericht op het verschil tussen de laatst vastgestelde begroting doorlopende projecten en opdrachten en de realisatie. De begrotingswijzigingen zijn al eerder toegelicht in de Tussenrapportages.
[5]
na overheveling van
2. Samenvatting Het is Syntrophos in 2023 gelukt om financieel binnen de begroting te blijven. In de resultaten over 2023 is terug te zien dat Syntrophos een begrotingsoverschot heeft van . Dit is 0,3% van de begroting. Op dit bedrag is nog een oude vennootschapsbelastingschuld , verrekent. Dit maakt dat er een uiteindelijk bedrag van , overblijft voor de vermindering van de deelnemersbijdragen. Onderstaand is een samenvatting opgenomen van de resultaten over 2023.
Toelichting In 2023 lopen een aantal extra opdrachten/projecten over de jaargrens heen. Het resterende budget voor deze projecten is overgeheveld naar 2024. Dit betreft een bedrag van Er zijn een aantal kosten lager uitgevallen dan dat Syntrophos had begroot. Dit betreft de personeelskosten kapitaallasten De volgende kosten vielen hoger uit. De contractkosten zijn
hoger dan begroot. De overige lasten zijn e.a. Ook de huur & dienstverlening vanuit Nissewaard naar Syntrophos is iets duurder uitgevallen dan begroot; 5.278. De lagere opbrengst van niet deelnemers is het gevolg van een creditnota van een leverancier (contractskosten) die verrekend is met de niet-deelnemer.
[6]
Deelnemersbijdrage analyse De gemeenten betalen een bijdrage voor de deelname in de gemeenschappelijke regeling. Deze bijdrage wordt door meerdere factoren bepaald namelijk: Meer of minder gezamenlijke ICT- dan wel GEO-kosten De verdeelsleutel voor gezamenlijk kosten ICT dan wel voor GEO Specifieke kosten per deelnemer
Gezamenlijke kosten De gezamenlijke kosten worden bepaald door alle producten en diensten die Syntrophos als shared service centraal aanbiedt en die de gemeenten dus gezamenlijk afnemen. Deze kosten worden verdeeld met de vastgestelde verdeelsleutels, zie hieronder. programma s ICT en GEO. Het ICTbegroot (voornamelijk hogere kosten voor contracten (indexaties)) terwijl het GEOitviel (zie toelichting paragraaf 4.5.2.). Voor beide programma s geldt dat de centrale overhead lager uitviel dan begroot. Voor het GEO-programma zijn de contractkosten onder de begroting.
Verdeelsleutels (zie tabel wijziging kostenverdeelsleutel) Syntrophos kent voor de verrekening van de gezamenlijke kosten twee verdeelsleutels. De ICT-verdeelsleutel is gebaseerd op het aantal accounts dat in gebruik is. Door een toename van 108 accounts bij Nissewaard en van 17 accounts bij Voorne aan Zee is het aandeel in de gezamenlijke ICT-kosten voor Nissewaard met 0,7% toegenomen ten opzichte van 2022 (en van Voorne aan Zee dus met 0,7% afgenomen), (zie bijlage H). De GEO-verdeelsleutel wordt beïnvloed door het aantal inwoners per gemeente. Het effect van de GEO-verdeelsleutel is gewijzigd, als gevolg van de verschillen in toename van het aantal inwoners per gemeente. Daardoor steeg het aandeel voor Nissewaard met 0,6% en daalde het aandeel voor Voorne aan Zee met hetzelfde percentage, (zie bijlage H).
[7]
Specifieke kosten Specifieke kosten zijn alle aanvullende diensten, producten die niet in de gezamenlijkheid vanuit Syntrophos worden aangeboden (vraag-gestuurd vanuit de deelnemer). Dit zijn bijvoorbeeld specifieke projecten, bedrijfsapplicaties of services per gemeente. De specifieke kosten worden één op één doorberekend aan de deelnemer die de kosten maakt.
In tabelvorm is de analyse naar de verschillen in bijdrage per deelnemer per programma als volgt:
[8]
Jaarverslag 2023
[9]
3. JAARVERSLAG Bijdragen en Lasten 3.0.1 Definitieve begroting en overheveling De begroting 2023 werd in de bestuursvergadering van juli 2022 voor het eerst vastgesteld. Deze (primaire) begroting 2023 is daarna vervolgens vijf keer bijgesteld door middel van tussenrapportages en twee keer als gevolg van een overheveling (2022 en 2023). De primaire begroting is altijd zonder extra opdrachten, deze projecten worden via de tussenrapportages in de begroting gebracht. De overheveling is afhankelijk van de voortgang van lopende projecten. Het verloop is in bijlage D zichtbaar gemaakt. In bijlage D1 en D2 wordt het verloop nader gespecificeerd in begrotingswijzigingen als gevolg van extra opdrachten en als gevolg van overige begrotingswijzigingen. Veranderingen gedurende het jaar In onderstaande samenvattende tabel (3.0.1.1.) zijn de begrotingswijzigingen 2023 (vanaf de primaire begroting overige wijzigingen
De begrotingswijzigingen zijn uitgebreid toegelicht in de tussenrapportages.
De belangrijkste oorzaken van de verige begrotingswijzigingen (kolom c, tabel 3.0.1.1.) waren: Hogere contractkosten als gevolg van de prijsindexaties (hoge inflatie); [10]
Hogere personeelslasten als gevolg van de landelijke CAO-verhoging, die hoger dan begrotingsaanname was. Leeswijzer
Overheveling lopende projecten over de jaargrens Niet alle projecten zijn per 31-12-2023 afgerond. De overheveling van projecten die doorlopen is opgenomen in navolgende tabel en gespecificeerd in bijlage F. (kosten leveranciers)
Realisatie 2023 De realisatie 2023 is in deze Jaarstukken getoetst aan de begroting na overheveling
[11]
.
3.0.2 Werkelijkheid versus begroting Lasten per categorie
De grootste verschillen laten zich als volgt verklaren: Vooral de specifieke contracten Voorne aan Zee gerealiseerd dan begroot; Nissewaard gerealiseerd dan begroot. gerealiseerd dan begroot. Het Microsoft contract en het Vmware-contract zijn aanzienlijk duurder geworden dan begroot. Het meerjarige contract met Microsoft liep in 2023 af en is onder de landelijke door VNG onderhandelde tarieven voor 4 jaar verlengd met een vast prijspeil voor de gehele periode. En hoewel in de begroting rekening was gehouden met vernieuwing van het contract en daarbij te verwachte 10% indexatie verhoging bleek het prijspeil door Microsoft met 30% verhoogd te zijn en daarmee de oorspronkelijke begroting niet toereikend. Een vergelijkbare situatie is de verklaring bij het Vmware- contract. De personeelslasten zijn lager gerealiseerd dan begroot. In de paragraaf Bedrijfsvoering 3.2 is hier nader op ingegaan. De o gerealiseerd dan begroot. De nieuwe accountant heeft conform de overeengekomen betalingscondities een eerste termijn in rekening gebracht (interim-controle). De vorige accountant stuurde achteraf de rekening waardoor in 2023 een hogere last dan begroot voor de accountant (namelijk 100% oude accountant en 1ste termijn nieuwe accountant). In het GEO-domein is het lastig vacatures in te vullen.
Daarom is er om de continuïteit te waarborgen ingezet op inhuur De negatieve post op Bedrijfskosten opgenomen in investeringen heeft betrekking op doorbelasting van uren naar onderhanden werken (investeringen). Er zijn meer uren geschreven op het onderhanden werk dan begroot.
[12]
De grafiek geeft de verhouding weer van de lastencategorieën in 2023. Het overgrote deel van de lasten werd dus veroorzaakt door de contracten (44%). De personeelslasten volgen op afstand met 28%. De kapitaalslasten zijn met 18% de derde in grootte. 90% van de totale kosten worden dus door deze drie kostencategorieën veroorzaakt.
Bijdragen per afnemer De bijdragen van afnemers van de diensten van Syntrophos worden onderscheiden naar de deelnemers en niet-deelnemers. Omdat Syntrophos op kostprijsbasis voor haar deelnemers werkt, zijn de bijdragen gelijk aan de kosten inclusief Vennootschapsbelasting. De overige opbrengsten worden in mindering gebracht op de gezamenlijke kosten.
De totale bijdragen lager dan begroot. Op de afwijking per deelnemer wordt dieper ingegaan in de toelichting op de Baten en Lasten (hoofdstuk 4.5). Onderstaande grafiek geeft de verhouding weer van de bijdragen in de kosten per afnemer in 2023.
[13]
Wist u dat wij in 2023 ruim 25.600 meldingen, 700 aanvragen en 3500 wijzigingen hebben verwerkt
In november 2023 heeft Syntrophos samen met haar deelnemers een succesvolle technische uitwijktest uitgevoerd. Een belangrijke mijlpaal in het borgen van de continuïteit in de bedrijfsvoering van de gemeenten.
Helpdesk Syntrophos
Dienstverlening helpdesk Gedurende het gehele jaar zijn in totaal 25.603 meldingen behandeld, een stijging van 7% ten opzichte van 2022. Deze stijging is te herleiden naar de forse verhoging van het aantal informatie beveiligingsincidenten (IBI-meldingen) als gevolg van Phishingmail campagnes die door de gemeenten zijn opgestart.
3.1 Programma verantwoording
We zien daarnaast een afname van het aantal service De volgende paragrafen geven weer wat Syntrophos het afgelopen jaar op het programma ICT en GEOinformatie heeft gerealiseerd.
3.1.1 ICT Op 1 januari 2023 was de nieuwe gemeente Voorne aan Zee een feit. Eind februari 2023 is er decharge gegeven en is het project fusie fase 1 succesvol afgerond. Hierop volgend is er in 2023 fase 2 project gestart voor de realisatie van vervolgpunten en verdere applicatieharmonisatie voor gemeente Voorne aan Zee.
requests.
In november 2023 is hiervan in decharge het positieve resultaat gepresenteerd wat leidt tot een eenmalige besparing van - en uiteindelijk structurele besparing op jaarbasis door de opgezegde contracten rekening houdend met de opzegtermijnen.
Van de in totaal 4885 incidenten, zijn er 12 majeure incidenten en daarvan hebben er 4 geleid tot overschrijding van de servicenormen 33% van de majeure incidenten hing samen met storing van extern gehoste SAAS-diensten. Om de situatie ten aanzien van deze majeure-incidenten te verbeteren is er samen met de deelnemende gemeenten een actieplan op gesteld.
In 2022 is Voorne Putten Werkt (VPW) aangesloten bij Syntrophos en 2023 hebben zich geen veiligheidsincidenten voorgedaan. In 2023 is VPW verder voorzien van de standaard services, zoals netwerkvoorzieningen en werkplekken. Hiermee zijn alle 4 locaties van VPW volgens de standaard beheernorm van Syntrophos gefaciliteerd.
[14]
Daarnaast bereid Syntrophos een aantal lifecycle Proof Of Concept keuzes te kunnen maken bij de daadwerkelijke realisaties van lifecylce-vervangingen. De volgende -
Apparaten Er lijkt een minder grote groei op het aantal mobiele apparaten ten opzichte van 2021 (+35%) en 2022 (+17%). In 2023 is de groei nog altijd 15%. Naast de groei is er ook sprake geweest van reguliere vervanging van bestaande apparaten vanwege technische en/of beveiligingsreden vernieuwd (lifecycle).
Werkplekoplossing
In het totaal beheert Syntrophos nu 4511 apparaten
In 2023 is de vernieuwing van de werkplekoplossing niet gerealiseerd. Hierin is Syntrophos afhankelijk van de input en samenwerking met de informatievoorzieningsteams van de gemeenten voor de juiste input en opdracht. Om ook de lifecycle rond de werkplek te kunnen waarborgen is er een versnelling in de realisatie hiervan in 2024-2025 noodzakelijk.
966 627
Cloud infrastructuur Netwerkauthenticatie tools Monitoringtools voor ketenanalyse van (thuis)werkplek, datacenters en cloudoplossingen.
1593 15%
De vaste werkplekken zijn onder te verdelen in de volgende aantallen: 846 thin client 51 fat client 49 CAD-stations 20 losse dockingstations
Lifecycle management
ICT Architectuur In 2023 is projectmatig ondersteuning geboden door de ICT-architect voor applicatierationalisatie en informatie gedreven werken voor het sociaal domein. Het werken onder architectuur is geborgd in het wijzigingsproces en binnen de projectrealisatie van Syntrophos. Hiervoor is de interne samenwerking met de ICT-architect geïntensiveerd tussen het intake- en projectenteam. In opdracht van, en in samenwerking met, de gemeenten zijn de financiële- en ICT-gevolgen in kaart gebracht als de gemeenten ondergebracht worden in afzonderlijke technische omgevingen.
Een belangrijke deel van de beheeractiviteiten van Syntrophos bestaan uit het op orde houden van de lifecycle van de ICT-voorzieningen. In 2023 zijn er zes lifecycle projecten gestart (welke) en hiervan zijn er gedurende 2023 vier afrond.
In 2023 heeft Syntrophos een aanzet gemaakt voor een visie op Cloud as a Service en het APImanagement. [15]
Wist u dat van de 13 miljoen ontvangen emails 73% spam e.d. wordt tegen gehouden!
In 2023 is uitvoerend summier opvolging gegeven aan een aantal in de security roadmap opgenomen technische maatregelen, passend binnen de beschikbare middelen. Security is een rat-race en blijft vragen om continue aandacht en financiële middelen.
SYN in Security & Privacy
3.1.2 GEO informatie en Data
Vanuit de samenwerking met functioneel applicatiebeheerders van de gemeenten is er steeds meer behoefte aan een geïntegreerde beeld en ontwikkelaanpak op het applicatielandschap en de hieraan gerelateerd koppelingen /verbindingen.
GEO-dienstverlening bestaat uit het inwinnen, beheer op GEO-applicaties en databeheer. Het GEOspecialisme is schaars en het is moeilijk om goed personeel te vinden. Vacatures staan daardoor lang open. Ondanks dit is het Syntrophos gelukt om de continuïteit te waarborgen binnen de afdeling. Deels is dit met inhuur opgevangen.
Hierin is applicatie portfolio management (APM) een goed hulpmiddel. De eerste oriënterende gesprekken zijn hiervoor gevoerd en de aanpak wordt in 2024 nader vormgegeven.
Basisregistraties Security & privacy
Syntrophos levert op het gebied van de basisregistraties hoge kwaliteit. Dit vertaalt zich in 2023 terug in een top 6 positie in de gegevenskwaliteitsmonitor BAG/BGT van het kadaster. De gemeenten hebben hierdoor een zeer actuele data omgeving op de basisregistraties adressen en gebouwen en grootschalige topografie. Dit levert in diverse werkprocessen de nodige efficiëntie op.
De zwakste schakel bij het op orde houden van de security en Privacy is de mens . De medewerkers van Syntrophos worden daarom blijvend getraind in security en privacy. Daarnaast is en blijft bewustwording enorm belangrijk. In 2023 is er, net als bij de gemeenten, een Phishing campagne uitgevoerd bij Syntrophos om de awareness van de medewerkers op niveau te houden.
GEO Data De kennis en kunde binnen de afdeling GEO-informatie is verbeterd en geborgd. De afdeling GEO-informatie maakt in haar bedrijfsvoering steeds meer gebruik van innovatieve tools en technieken, zoals kunstmatige intelligentie, welke via pilots worden verkend. Door de inzet van nieuwe tools en technieken is de kwaliteit van de inwinning steeds beter en efficiënter.
Audit In 2023 is de externe auditor gestopt met de dienstverlening aan Syntrophos. Op basis van het hierna opgestelde ISAE330/D Type 2 Audit framework is vervolgens een nieuwe externe auditor aangetrokken. Deze is in Q4 van 2023 gestart met de audit van de kernprocessen.
[16]
3.2.1 Bedrijfsvoering
Opleidingen
Financiële administratie
Ook In 2023 zijn opnieuw door medewerkers vereiste opleidingen en certificeringen behaald die samenhangen met technologische vernieuwingen.
Eind 2023 is begonnen met de implementatie van de financiële administratie in EXACT software. Naast slimmere procesgangen is een belangrijk doel het verkrijgen van meer stuurinformatie en meer grip op
Ondernemingsraad Met de komst van de collectieve arbeidsovereenkomst voor de Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties (CAO SGO 2023) werd het noodzakelijk dat de toenmalige Personeelsvertegenwoordiging (PVT) werd omgezet naar een Ondernemingsraad (OR). Ook de hoeveelheid personeelsleden van Syntrophos gaf aanleiding om een OR te vormen. In het eerste kwartaal van 2023 werd door de PVT een ORreglement opgesteld en vastgesteld, dat het proces van de verkiezing tot de OR beschreef. Een verkiezingscommissie werd ingesteld en op donderdag 6 juli 2023 werden de verkiezingen gehouden. Vijf kandidaten werden gekozen om de OR Syntrophos te vormen. In het eerste overleg werd als missie voor de
Nieuw Beleid Samen met de gemeenten worden de ICT-en GEOservices die Syntrophos levert ge(her) definieert. Dit zal in 2024 leiden tot een verduidelijking van de afspraken rondom de dienstverlening, prestatieniveaus en governance.
Personeel In 2023 is de normbezetting onveranderd 55FTE. Het ziekteverzuimpercentage in 2023 is 5,7%. Een dalende trend (2022: 8,2%) die positief beïnvloed is door minder langdurige zieken, binnen de organisatie.
Ziekteverzuim 5,7 %
vastgesteld het monitoren van arbeidsomstandigheden, het bieden van carrièrepad en aandacht voor vitaliteit.
de een
Omgevingsfactoren met impact op bedrijfsvoering
-2,5%
Diverse internationale gebeurtenissen leiden tot een verhoogde cyber-dreiging, schaarste aan grondstoffen en een verder oplopende inflatie. Dit heeft ook impact op de deelnemers en Syntrophos. Met name in de vorm van hogere doorbelaste kosten voor energie, langere levertijden door chiptekorten en contractindexaties. Via contractmanagement doet Syntrophos wat het juridisch kan om de soms exorbitante indexaties te beteugelen. Syntrophos blijft actief opletten bij de verwerving van goederen of diensten of dit niet uit Russische, Chinese of andere geboycotte landen komt.
De gemeentelijke CAO-lonen zijn in 2023 aanzienlijk gestegen. Door een verscherpte sturing van het MT van Syntrophos op continuïteit-afwegingen van vervanging bij ziekte en de inhuur van personeel, zijn de personeelslasten beheerst en binnen de begroting gebleven.
Werving & selectie Het werven van ICT-vacatures verliep relatief gunstig vooral door het interne doorgroei- en stagebeleid. GEO-personeel is lastig te werven in de huidige arbeidsmarkt. Syntrophos zet in op een breed palet van sporen, zowel via stages, omscholing, werving & selectie en diverse mediakanalen. Dit vraagt meer aandacht dan ooit tevoren. [17]
Syntrophos in verandering
Rechtmatigheidsverantwoording Het bestuur is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens.
3.2.2 Afdelingskosten In onderstaande tabel zijn de kosten van de afdelingen nader gespecificeerd naar kostengroepen.
[18]
De salariskosten van het eigen gerealiseerd dan begroot. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt door vacatures. In onderstaande tabel is de begrote formatie vergeleken met de feitelijke bezetting.
De feitelijke bezetting ligt dus 10% onder de formatie. Vooral bij de GEO-afdeling is sprake van relatief een groot aantal vacatures (25%). Hier is met name personeel voor ingehuurd en een deel van de werkzaamheden is uitbesteed. is inhuur ziekteverzuim (niet begroot) en inhuur wegens vacatures. ten laste van de -administratie zal deze post in de toekomst nauwkeuriger begroot kunnen worden.
3.2.3 Weerstandsvermogen Het eigen vermogen van Syntrophos is in 2023 is ongewijzigd en bedraagt worden, bij optreden en bij het ontoereikend zijn van de algemene reserve, gedekt door de deelnemers waardoor de behoefte aan Eigen Vermogen bij Syntrophos beperkt is.
3.2.4 Treasury Het treasuryresultaat ontstaat door het verschil tussen de betaalde rente en de doorberekende rente (interne rentevoet 0,5%) en wordt verrekend met de deelnemers op basis van standaard verdeelsleutel voor gezamenlijke ICT-kosten.
[19]
De toename van rentekosten op lang geld is grotendeels gecompenseerd door renteopbrengsten kort geld (schatkistbankieren), sinds 2023 rentedragend.
3.2.5 Kasgeldlimiet
In 2023 is de kasgeldlimiet geen enkel kwartaal overschreden.
3.2.6 Renterisiconorm
[20]
3.2.7 Vennootschapsbelasting Diensten die uitsluitend aan niet deelnemers worden geleverd vallen onder de vennootschapsbelasting, hiervan was in 2023 geen sprake.
3.2.8 Overhead De overhead van Syntrophos bestaat uit de kostenplaatsen: Directie & Algemeen Afdelingsleiding & Algemeen ICT Afdelingsleiding & Algemeen GEO Directie & Algemeen is GEO en ICT. Afdelingsleiding & Algemeen ICT en GEO worden toegerekend aan de gezamenlijke kosten van ICT respectievelijk GEO.
3.2.9 EMU-Saldo [21]
[22]
Jaarrekening 2023
[23]
4. JAARREKENING 4.1
Grondslagen voor waardering, resultaatbepaling en rechtmatigheid
Algemeen
Alle bedragen in de jaarrekening zijn i
Vaste activa De volgende grondslagen ten aanzien van activering en afschrijving zijn ontleend aan de nota Afschrijvingsbeleid van Syntrophos: ; De vaste activa zijn gewaardeerd tegen verkrijging- of vervaardigingsprijs. De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs omvat de aanschafkosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kan voorts een redelijk deel van de indirecte kosten worden opgenomen. De boekwaarde van een overgenomen activum wordt afgeschreven conform de bij de overname bekende of geschatte resterende economische levensduur; Opleidingskosten om met de software te kunnen werken worden niet geactiveerd; Op vaste activa met een beperkte gebruiksduur wordt jaarlijks afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur; De afschrijving van een activum start op de eerste dag van het jaar volgend op het jaar waarin het object bedrijfsvaardig is opgeleverd; Afschrijvingen geschieden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar; De afschrijvingsmethode is lineair.
Vorderingen Eventuele voorzieningen wegens oninbaarheid worden in mindering gebracht op de vorderingen.
Voorzieningen Voorzieningen worden gevormd voor in omvang onzekere, maar redelijkerwijs in te schatten (risico's op) verplichtingen en (voorzienbare) verliezen op of voor balansdatum of (onder voorwaarden) voor toekomstige uitgaven.
Grondslagen voor resultaatbepaling De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Er wordt wel een grensbedrag voorgaande jaar.
[24]
Onder baten worden verstaan de baten die rechtstreeks aan het jaar zijn toe te rekenen en die in het jaar als gerealiseerd kunnen worden beschouwd. De lasten worden bepaald met inachtneming van de vermelde grondslagen voor waardering en toegerekend aan het verslagjaar waarop zij betrekking hebben. Verliezen worden in aanmerking genomen in het jaar waarin deze voorzienbaar zijn. De gehanteerde afschrijvingstermijnen zijn in jaren: Immateriële vaste activa -station Thin Cliënt Beeldscherm Laptops Tablets Netwerkapparatuur Servers Backup & Storage Overige ICT-hardware Centrale telefonieapparatuur Telefonie vaste toestellen Telefonie mobiele toestellen Software GEO apparatuur Meubilair / verbouwing
10 4 5 5 3 3 5 5 5 5 10 10 3 5 5 5
Wijze van afrekenen met deelnemers Kosten worden toegerekend en doorbelast op basis van de verleende diensten. Binnen de diensten wordt onderscheid gemaakt tussen diensten specifiek voor een deelnemer en gezamenlijke diensten voor meerdere deelnemers. Kosten worden zoveel mogelijk direct toegewezen aan de diensten. Bij de niet direct toewijsbare kosten wordt onderscheid gemaakt tussen kosten bedrijfsvoering en gezamenlijke kosten. De bedrijfsvoeringkosten worden aan de diensten toegerekend op basis van doorbelasting van kosten van kostenplaatsen (afdelingen). Op extra opdrachten wordt tijd geschreven (uren x uurtarief). Alle overige bedrijfskosten worden toegerekend op basis van verdeelsleutels aan de gezamenlijke diensten. Gezamenlijke kosten voor ICT-producten worden standaard in rekening gebracht op basis van een verdeelsleutel gebaseerd op het aantal accounts. Gezamenlijke GEO-diensten worden standaard in rekening gebracht op basis van een verdeelsleutel gebaseerd op het aantal inwoners en de landoppervlakte per gemeente.
[25]
Afrekenen op basis van PDC Services In de huidige Producten Diensten bepaald dat PDC-services zo veel mogelijk via de PxQ- methode verrekend worden. PxQ wil zeggen dat de afgenomen hoeveelheid (Q) tegen de afgesproken prijs (P) bepaalt hoeveel er voor een service betaald moet worden. In de bijlage C: categorieën services: Basis infrastructuur Laptop Devices Mobile Devices en Special Devices Onder de monitoren verrekend.
23
, daarbij is sprake van 4
worden de per gemeente in gebruik zijnde thin- en fatclients en toebehoren, inclusief
Onder de laptop devices worden de standaard laptops verrekend. Onder de mobile devices worden de standaard mobiele telefoons en de standaard tablets verrekend. Onder Special devices worden verstaan: CAD-stations, FatCliënts, Niet-standaard laptops Niet-standaard Mobiele telefoons / smartphones Extra monitoren van 24 inch Extra monitoren van 30 inch Niet-standaard Tablets. In eerste instantie wordt het gebruik doorberekend (opbrengst) op basis van PxQ (zie bijlage C). De kosten zijn verzameld op budgetnummer per categorie services. Het verschil tussen (na calculatorische) kosten en opbrengsten, op basis van voorcalculatie, wordt verrekend op basis van de opbrengsten per deelnemer, zodat uiteindelijk de feitelijke kosten, worden doorberekend aan de gemeenten.
Rechtmatigheidsgrens. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert de directeur aan het Bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van de Regeling, inclusief de dotaties aan de reserves; In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan
[26]
4.2
Balans per 31-12-2023
4.2.1 Activa
4.2.2 Passiva
[27]
4.3
Overzicht van Baten en Lasten over 2023
[28]
4.4
Toelichting op de Balans per 31-12-2023
4.4.1 Toelichting op de balans Activa VASTE ACTIVA Immateriële vaste activa
Materiële vaste activa
De materiële vaste activa hebben uitsluitend betrekking op investeringen met een economisch nut.
Bedrijfsgebouwen Bestaat uit de verbouwingskosten van de MER in Rockanje en de verbouwingen aan de Uitstraat 8 te Spijkenisse.
Machines, apparaten en installaties Betreft investeringen in hardware in de infrastructuur, werkplekapparatuur en mobiele hardware
Overige materiële vaste activa Ook in de overige materiële activa is geïnvesteerd. Dit betreft voornamelijk software dat conform BBV-voorschriften als materieel vast activum gerubriceerd dient te worden. [29]
VLOTTENDE ACTIVA Uitzettingen in Rijks Schatkist Als gevolg van het bankoverschot op 31 december is 7.835.901 uitgezet in Rijks Schatkist, dit hangt samen met de ontvangsten van de voorschotbetalingen voor het eerste kwartaal 2024 door de deelnemers eind 2023.
Vorderingen op openbare lichamen Deze vorderingen hebben betrekking op deelnemers en niet-deelnemers.
Overlopende activa De overlopende activa bestaan voornamelijk uit vooruitbetaalde contracten die betrekking hebben op het volgende boekjaar en uit overige nog te ontvangen bedragen met betrekking tot dit boekjaar, waarvoor in het volgende boekjaar een factuur gestuurd wordt.
Liquide middelen De liquide middelen hebben betrekking op het banksaldo. In onderstaande tabel zijn de dagsaldo gemiddelden in aansluiting op wettelijke voorschriften (drempelbedrag voor weergegeven.
[30]
4.4.2 Toelichting op de balans Passiva VASTE PASSIVA
Eigen vermogen
Algemene reserve In 2023 hebben er geen toevoegingen en/of onttrekkingen aan de algemene reserve plaatsgevonden.
Gerealiseerd resultaat Het gerealiseerd resultaat volgend uit het overzicht van baten en lasten (ter beschikking staand resultaat over 2023) is 0.
Voorzieningen WGA-Voorziening In 2016 is deze voorziening ingesteld. De resterende termijn voor het oudste deel van de betalingsverplichting is 2 jaar en 3 maanden en voor het nieuwe deel vanuit 2022 is deze 8 jaar en 10 maanden waarvoor beide in 2023 een herberekening is gemaakt.
[31]
Vaste schulden met een rente typische looptijd van > 1 jaar In 2023 is er een nieuwe langlopende lening afgesloten met een omvang van 3.000.000.
Onderhandse lening van openbare lichamen Op de bestaande leningen die afgesloten zijn met Nissewaard is conform de leningsovereenkomsten voor een totaal 2,9 miljoen afgelost, 3 miljoen, waarna een saldo 9,6 miljoen.
VLOTTENDE PASSIVA Netto vlottende schulden met een rente typische looptijd korter dan één jaar Kasgeldleningen Op 31 december 2023 waren er geen kasgeldleningen.
Overige schulden Dit betreft nog te betalen bedragen aan leveranciers voor geleverde diensten en de Belastingdienst.
Overlopende passiva Opgebouwde nog te betalen verplichtingen Betreft voornamelijk inkoopfacturen met betrekking tot het boekjaar 2023 met een factuurdatum in 2024.
Vooruit ontvangen Dit betreft de in 2023 van deelnemers ontvangen voorschotbijdrage 1ste kwartaal 2024.
[32]
4.4.3 Financiële kentallen Gerapporteerd wordt over de kentallen conform BBV. Vooraf wordt opgemerkt dat Syntrophos een Gemeenschappelijke Regeling is, waarbij het risico bij de deelnemers ligt, Syntrophos een gering eigen vermogen heeft en derhalve vrijwel uitsluitend met vreemd vermogen is gefinancierd. De uitkomsten van de kentallen geven derhalve bijzondere uitkomsten, die niet zonder meer vergeleken kunnen worden met bijvoorbeeld gemeenten. De netto schuldquote bedraagt 30,34%. De solvabiliteitsratio bedraagt 1,09%. De kengetallen grondexploitatie, belastingcapaciteit en structurele exploitatieruimte zijn niet van toepassing op Syntrophos.
[33]
4.4.4 Niet in de balans opgenomen verplichtingen De belangrijkste niet uit de balans blijkende meerjarige contractuele financiële verplichtingen (looptijd en/of opzegtermijn langer dan 1 jaar) voor Syntrophos zijn onderstaand opgesomd, op basis van een selectie in het contractenbestand. Van belang is op te merken dat de feitelijke opzegging van contracten met een (resterende) looptijd korter dan 1 jaar, vaak om bedrijfsvoeringstechnische redenen bij Syntrophos en/of de deelnemers niet binnen een periode van 1 jaar opgezegd kunnen worden. Langlopende meerjarige financiële verplichtingen: Overeenkomsten diensten met Nissewaard: Voor ondersteunende diensten en facilitaire dienstverlening heeft Syntrophos een langlopende Voor huur en servicekosten heeft Syntrophos langlopende overeenkomsten met Nissewaard, in 2023 circa
Overeenkomsten PinkRoccade: Overeenkomst iSamenlevingszaken Tot en met december 2024 loopt een contract met PinkRoccade voor software voor het Sociale domein, jaarlijkse 335.000. Overeenkomst iBurgerzaken Tot en met december 2024 loopt een contract met PinkRoccade voor software voor Burgerzaken, jaarlijkse kosten 220.000. Overeenkomst iConnect Tot en met december 2024 loopt een contract met PinkRoccade voor software voor het Sociale domein, jaarlijkse 340.000 Overeenkomst Financiën & Services Tot en met december 2024 loopt een contract met PinkRoccade voor software voor Financiën & Services, jaarlijkse
Overeenkomsten Centric: Overeenkomst Key2Belastingen : een contract dat om bedrijfsvoeringstechnische redenen bij de deelnemer
Overeenkomst Key2Burgerzaken: een contract dat om bedrijfsvoeringstechnische redenen bij de deelnemer
Overeenkomst Portaal Leefomgeving: een contract dat om bedrijfsvoeringstechnische redenen bij de deelnemers niet binnen een periode van 1 jaar opgezegd kan worden.
[34]
Overig: Verbindingen Eurofiber loopt tot 2026. Grote vooruitbetaalde contracten: VM-Ware : vooruitbetaald periode 7-4-2023 t/m 6-4-2025; Microsoft : vooruitbetaald periode 1-9-2023 t/m 31-8-2024; Trendmicro : vooruitbetaald periode 1-1-2023 t/m 31-12-2025; NTT rubrik : vooruitbetaald periode 1-1-2024 t/m 31-12-2025; NTT Lifecycle : vooruitbetaald periode 1-7-2022 t/m 30-6-2027.
[35]
4.5
Toelichting op de staat van Baten en Lasten
4.5.0.1.
Diensten naar DVO indeling
Tabel 4.5.0.1. toont de door Syntrophos geleverde diensten in 2023, volgens de DVO indeling.
Uit deze tabel blijkt onder meer dat: de gerealiseerde totale bijdragen ( = kosten) 0,3 54.223) onder de begroting zijn gebleven; de basis services ICT de omvangrijkste dienstverlening betreft (48% van het totaal); 85% van de kosten heeft betrekking op geleverde ICT-diensten, die 2% boven de begroting uitkwam en 15% van de kosten heeft betrekking op GEO-diensten, die 10% onder de begroting bleven.
[36]
4.5.0.2.
Afrekening Nissewaard
De bijdrage van Nissewaard bestaat voor 88% uit ICT-diensten. Deze bestaan voor 54% uit Basis services en voor 27% uit Basis plus services. De bijdrage voor GEO-diensten is 12% van het totaal. Per saldo is de bijdrage van Nissewaard 306.358 (3%) hoger dan begroot. Dit wordt veroorzaakt door 445.703 hogere ICT143.965 lagere GEO bijdrage. De voorschotten zijn gebaseerd op de begroting na de tweede Tussenrapportage 2023. De begroting is nadien aangepast met de derde Tussenrapportage 2023 en de overheveling. Met betrekking tot 2023 9.649.463 9.434.375 gefactureerd is en er nog 109.145 gefactureerd zal worden, zodat Nissewaard 109.933 nagefactureerd krijgt over 2023, na vaststelling van de Jaarrekening 2023.
[37]
4.5.0.3.
Afrekening Voorne aan Zee
De bijdrage van Voorne aan Zee bestaat voor 83% uit ICT-diensten. Deze bestaan voor 42% uit basis services en voor 27% uit Basis plus services. De bijdrage voor GEO-diensten is 17% van het totaal.
-bijdrage. De voorschotten zijn gebaseerd op de begroting na de tweede Tussenrapportage 2023. De begroting is nadien aangepast met de derde tussenrapportage 2023 en de overheveling.
vaststelling van de Jaarrekening 2023.
[38]
4.5.1 Toelichting op programma ICT Binnen het programma ICT komt het resultaat als volgt tot stand:
Bijdragen ICT 273.885 hoger dan begroot. De opbrengsten niet deelnemers zijn 25.210 lager (Syntrophos heeft een credit-nota voor een contract ontvangen die verrekend is met (doorgegeven aan) de nietdeelnemer).
Lasten ICT De lasten binnen het programma ICT vallen 248.678 hoger uit dan begroot. De kosten bedrijfsvoering zijn 80.878 lager dan begroot. De onderhouds- en licentiecontracten zijn 202.591 hoger dan begroot. 438.898 hoger dan begroot; terwijl de specifieke contracten lager zijn gerealiseerd dan begroot, (Nissewaard dan begroot) De kapitaalslasten zijn 93.103 hoger dan begroot. De overige lasten zijn 33.862 hoger dan begroot.
Resultaat ICT Alle ICT-kosten zijn doorberekend op kostprijsbasis. Het resultaat (saldo van baten en lasten) is daarom 0.
[39]
4.5.2 Toelichting op programma GEO-informatie De resultaten voor het programma GEO zijn:
Bijdragen GEO 302.899 lager dan begroot: 305.594 lager dan begroot. 2.695 hoger dan begroot.
Lasten GEO De lasten binnen het programma GEO pakken 310.805 lager uit dan begroot. De kosten bedrijfsvoering zijn 153.552 lager dan begroot, als gevolg van onvervulde vacatures, waarvoor deels, om de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen, er extern is ingehuurd. Zie de post overige lasten. De kosten voor onderhouds- en licentiecontracten zijn 116.490 lager dan begroot. Deels veroorzaakt door enkele contracten anders te labelen naar ICT contracten. 29.592 voor gezamenlijke 42.152 voor specifieke GEO-contracten Voorne aan Zee. De kapitaalslasten zijn 127.637 lager dan gebudgetteerd, mede als gevolg van lagere GEO investeringen in de afgelopen jaren. De overige lasten zijn 86.874 hoger dan begroot. Dit betreft hoofdzakelijk externe inhuur om de minimale continuïteit van de dienstverlening te borgen.
Resultaat GEO Alle GEO-kosten zijn doorberekend op kostprijsbasis. Er zijn geen diensten meer voor uitsluitend niet deelnemers. Omdat de Vpb-verplichting in het verleden is ontstaan vanuit de GEO-activiteiten is de Vpb-verplichting hier vandaan doorberekend. zodat het bedrijfsresultaat 0 is.
[40]
4.5.3 Incidentele baten en lasten
Het kenmerk van extra opdrachten is dat deze baten en lasten niet primair begroot worden en derhalve niet opgenomen zijn in de (meerjaren-)begrotingen. De (meerjaren-)begrotingen bevatten alleen de baten en lasten van de standaard dienstverlening en omdat de kosten (zonder opslag) doorberekend worden aan de deelnemers is sprake van structureel evenwicht. Er zijn incidentele opdrachten en incidenten die niet op tijd voorzien kunnen zijn van een budget, maar die om diverse redenen geen uitstel van uitvoering konden hebben.
[41]
4.5.4 Taakvelden
Toelichting aansluiting taakvelden: 0.4 - Overhead Intern, sluit aan op overzicht 3.2.8 met betrekking tot overhead. 0.4 - Overhead ICT, betreft alle kosten van het programma ICT, exclusief overhead. 0.5 - Treasury, sluit aan op de externe baten en lasten uit tabel 3.2.4. 0.9 - Vennootschapsbelasting, zie tabel 4.3 het overzicht van baten en lasten. 0.11 - Resultaat, zie tabel 4.3 het overzicht van baten en lasten. 8.1 - Ruimtelijke Ordening, betreft alle kosten van het programma GEO, exclusief overhead.
[42]
4.6
Kredieten 2023
Het bestuur van Syntrophos heeft voor het jaar 2023 2.523.926 investeringskrediet beschikbaar gesteld. 2.066.323 uitgegeven. Dit jaar hevelt Syntrophos geen investeringsbudget over. Doorlopende en nieuwe investeringen worden uit het beschikbare investeringsbudget voor 2024 gefinancierd. De lagere investeringen brengen de komende jaren lagere kapitaallasten met zich mee. In de eerste tussenrapportage 2024 wordt, gebaseerd op de ervaringen uit 2023, een voorstel tot verlaging van het investeringsbudget gedaan gekoppeld aan een verhoging van het exploitatiebudget. Dit verloopt voor de deelnemers kostenneutraal. geïnvesteerd in hardware voor de deelnemers die via prijs x hoeveelheid aan de deelnemers verhuurd worden. In bijlage B is de investeringen in deze hardware zichtbaar in de investeringsnummers: 750400 Laptops 2023: 750401 Mobiele telefoons 2023: 750402 Tablets 2023: ; 750408 Hybride vergaderschermen: In bijlage B is op detailniveau een specificatie van het totaalkrediet en bovenstaande en de andere uitgaven opgenomen.
[43]
4.7
Rechtmatigheidsverantwoording
Begrotingsrechtmatigheid: De begroting is vastgesteld door het Bestuur. De begroting is volledig opgedeeld in budgetten. Om deze budgetten te bewaken zijn in de financiële administratie de budgetten opgenomen. Alle gerealiseerde lasten worden geboekt op deze budgetten. Aan de budgetten zijn budgethouders gekoppeld. Periodiek vind controle op de uitputting van de budgetten plaats door de afdeling Finance & Control. Deze afdeling bespreekt de substantiële afwijkingen tussen budget en realisatie in het MT van Syntrophos bij het opstellen van de Tussenrapportages. De budgetten worden op grond hiervan indien daar aanleiding toe bestaat bijgesteld middels begrotingswijzigingen. In de P&C cyclus zijn er meerdere momenten waarop deze begrotingswijzigingen aan het Bestuur van Syntrophos worden voorgelegd ter vaststelling (zie bijlage D). Hierbij wordt onderscheid gemaakt naar begrotingswijzigingen op basis van extra opdrachten (bijlage D1) en overige begrotingswijzigingen (bijlage D2). De jaarrekening vormt het slotstuk van een P&C-cyclus van enig begrotingsjaar. In de jaarrekening is de realisatie lasten getoetst aan de beschikbaar gestelde Begroting na wijzigingen. Bij de realisatie wordt uitgegaan van volledige doorberekening van de lasten op kostprijsbasis. De jaarrekening is daarom de finale afrekening van de dienstverlening met de deelnemers in het betreffende boekjaar.
Met de vaststelling van de definitieve deelnemersbijdrage wordt de laatste afwijkingen van de begroting ten opzichte van de realisatie, goedgekeurd door het bestuur. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door het bestuur bepaald en bedraagt 3 % van de totale lasten inclusief mutaties in de reserves en is daa Voorwaarden criterium: Het inkoopproces is vastgelegd het administratiesysteem. Er is functiescheiding in het bestellen en prestatieverklaren enerzijds en het goedkeuren van inkoopopdrachten anderzijds. Goedkeuring vindt plaats door de budgethouders die geïnformeerd zijn over de inkoopregels bij Syntrophos. In de mandaatregeling zijn maximale bedragen gedefinieerd. Budgethouders zijn hierover geïnformeerd, controle vindt plaats bij de afdeling Finance & Control. Inkopen worden door de afdeling Finance & Control periodiek getoetst aan de normen vanuit de Europese regelgeving middels een spendanalyse. M&O criterium: Syntrophos ontvangt geen subsidies of overheidsuitkeringen waardoor misbruik dan wel oneigenlijk gebruik hiervan niet aan de orde kan zijn. Toelichting op verschillen: In de Bedijfsvoeringsparagraaf is de verantwoording toegelicht .De (rechtmatige) verschillen tussen de begroting en de realisatie zijn toegelicht in 3.0.2 Wekelijkheid versus Begroting.
In hoofdstuk 4.6 is de toelichting op het investeringskrediet verwoord.
[44]
4.8
WNT-verantwoording Syntrophos
De WNT is van toepassing op Syntrophos. Het voor Syntrophos toepasselijke bezoldigingsmaximum is in 2023 223.000,00 (dit is het algemeen bezoldigingsmaximum).
4.8.1 Bezoldiging topfunctionarissen Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de functievervulling. Gegevens 2023 A.R. Mittertreiner Functiegegevens5 Aanvang6 en einde functievervulling in 2023
Directeur 01/01 31/12
Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)7
1,0
Dienstbetrekking?8
ja
Bezoldiging9 Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
126.504,53
Beloningen betaalbaar op termijn
20.436,36
Subtotaal
146.940,89
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum10
-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag11 Bezoldiging
223.000,00
N.v.t. 146.940,89
Het bedrag van de overschrijding en de reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan12
N.v.t.
Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling13
N.v.t.
[45]
Gegevens 2022 bedragen
A.R. Mittertreiner
Functiegegevens
Directeur
Aanvang en einde functievervulling in 2021
01/01 31/12
Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)
1,0
Dienstbetrekking?
Ja
Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
120.116,90
Beloningen betaalbaar op termijn
21.328,56
Subtotaal
141.445,46
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum
216.000,00
Bezoldiging
141.445,45
Topfunctionarissen met een
900 of minder
Topfunctionarissen inclusief degenen die op grond van hun voormalige functie nog 4 jaar als topfunctionaris worden 900 of minder. Gegevens 2023 NAAM TOPFUNCTIONARIS
FUNCTIE
Dhr. C.A. Hottentot
Voorzitter (Gemeente Nissewaard)
Dhr. R.M. van der Kooi
Bestuurder (Gemeente Voorne aan Zee)
4.8.2. Uitkeringen wegens beëindiging dienstverband aan topfunctionarissen Niet van toepassing.
4.8.3. Overige rapportageverplichtingen op grond van de WNT Naast de hierboven genoemde topfunctionarissen zijn er geen overige functionarissen met een dienstbetrekking die in 2023 een bezoldiging boven het individueel toepasselijke drempelbedrag hebben ontvangen.
Aftopping pensioenopbouw Er zijn geen afspraken inzake compensatie aftopping pensioenopbouw gemaakt.
[46]
5. OVERIGE GEGEVENS 5.1
Bijzondere gebeurtenissen na balansdatum
Niet van toepassing.
5.2
Controleverklaring van de onafhankelijke accountant
Controleverklaring van de onafhankelijke accountant is na de bijlagen opgenomen.
[47]
BIJLAGEN bij de Jaarrekening 2023 Syntrophos
[48]
Bijlage A
Verdeelsleutelsleutels voor gezamenlijke ICT- en GEO-diensten
Basisgegevens. In artikel 6 van de bijdrageverordening Syntrophos is onder meer bepaald hoe de standaardverdeelsleutels voor de kosten van gezamenlijke diensten bepaald dienen te worden. In de toetredingsovereenkomst Hellevoetsluis is onder punt 5 is bepaald dat de verdeelsleutel op basis 50% van het aantal inwoners en 50% van het gecorrigeerd aantal accounts gehanteerd zou blijven tot en met 2020. Vanaf 2021 zal de verdeelsleutel bepaald worden op basis van 50% van het aantal accounts in het verantwoordingsjaar en voor 50% op het aantal van het jaar daarvoor. De hiervoor benodigde basisgegevens zijn in onderstaande tabel opgenomen.
De gegevens over de oppervlakte land zijn ontleend aan het internet. Ook de verhouding water/land is in enige mate dynamisch (bijvoorbeeld door de aanleg van een waterpartij), maar wijzigingen kunnen ook het gevolg zijn van nieuwe (technisch betere) inmetingen. Het aantal inwoners is gebaseerd op CBS-gegevens. De aantallen actieve accounts en e-mailaccounts zijn gebaseerd op tellingen die Syntrophos periodiek beschikbaar stelt aan de deelnemers met een BI-tool. Accounts van gelieerde partijen worden buiten deze telling gehouden. Deze worden conform afspraken separaat gefactureerd aan deze niet deelnemers. De gegevens over vorig jaar zijn ontleend aan de jaarstukken. Deze basisgegevens zijn bepalend voor de verdere uitwerking van de standaardverdeelsleutels voor de kosten van de gezamenlijke ICT en GEO-diensten. Naast standaard verdeelsleutels zijn er, voor een beperkt aantal opdrachten, speciale verdeelsleutels overeengekomen.
[49]
Verdeelsleutels gezamenlijke ICT kosten Standaard verdeelsleutel ICT: De standaard verdeelsleutel ICT is gebaseerd op het gecorrigeerd aantal accounts. Hiertoe worden de actieve accounts (bruto) gecorrigeerd voor de e-mailaccounts. De sleutel is voor 50% gebaseerd op de uitkomst van dit jaar en voor de andere 50% van vorig jaar.
P*Q In bijlage C is de berekening van de opbrengsten opgenomen van de diensten waarvoor een prijs vastgesteld is in de PDC. De kosten worden per deelnemer verzameld. Het verschil tussen opbrengsten (P*Q) en de Kosten, wordt per deelnemer verrekend op basis van de verhouding gefactureerde P*Q. In 2024 zal bij de introductie van het nieuwe bedrijfsvoeringssysteem een separate productgroep verhuur (lease) worden ingevoerd. De kosten en doorberekeningen zullen dan per artikelgroep worden geadministreerd en verrekend. Het verschil tussen kosten en doorberekeningen (P*Q) zal bij de jaarafsluiting worden verrekend middels
Verdeelsleutel gezamenlijke GEO kosten Standaard verdeelsleutel GEO: De standaard verdeelsleutel GEO is voor 2/3 gebaseerd op het landoppervlakte en voor 1/3 op het aantal inwoners per deelnemende gemeente.
[50]
Bijlage B
Specificatie van het krediet 2023
Investeringsnummer
Syntrophos / gezamenlijk 750359 750386 750393 750395 750396 750397 750398 750399 750400 750401 750402 750403 750405 750407 750408 750409
Nissewaard 750332 750372 750373 750376 750378 750406
Voorne aan Zee 750393 750404
Omschrijving
PGR
NSX-T upgrade en vernieuwen LC Firewall intern/extern Werkplek apparatuur 2022/2023 Aanv.monitoring XDR systeem LC inrichting werkplek LC vernieuwing netwerk accesslaag LC vernieuwing WiFi LC Database omgeving Laptops 2023 Mob.telef.2023 Tablets 2023 LC Netwerkauthenticatietool Landmeetapparaat TS16 2 stuks Real.redundante internetverb. Hybride vergaderschermen Nw Boekhoudsysteem Syntrophos Totaal Syntrophos / gezamenlijk
I I I I I I I I I I I I I I I I
Portaal Leefomgeving NSW Portaal Burgerzaken NSW Docudistri NSW Key2Belastingen SaaS Migratie Voorne Putten Werkt NSW CompasCloud VPW Totaal Nissewaard
I I I I I I
Voorne aan Zee
- Nader te bepalen ICT investeringsbudget
750501
- Nader te bepalen GEO investeringsbudget
750999
Devices deelnemers Totaal Nader te bepalen
Administratieve wijzigingen (B)
16.275
I G I
TOTAAL 2023
34.200 80.821
0
55.113
-1.909 18.266
0
55.113
16.357
0
42.927
-34.540
8.387
590.313 633.240
-610.035 -644.575
-19.722 -11.335
0
0
0 2.523.926 2.066.323
0
50.000
26.950
50.000 293.237 182.055 79.054 100.000 26.950
55.689 7.590 644.575
55.689 7.590 2.399.327
293.237 182.055 79.054 100.000
19.621
19.621
27.000
27.000
34.200 80.821
55.113 0 55.113
0
0
2.523.926
[51]
Overheveling 2023
1.100 5.650 5.400 0 21.985 30.160 64.295
-350.000
66.275 300.000 178.477 250.000 300.000 510.000
Realisatie 2023 (C)
0
178.477 250.000 650.000 510.000
50.000 300.000
Begroting 2023 (A+B)
14.000 299.379 178.516 87.431 134.414 461.160 28.037 0 293.237 182.055 79.054 70.876 42.656 51.578 55.689 7.590 1.985.671
1.754.752
Werkplek apparatuur 2022/2023 I Omgevingswet VAZ (voorheen Portaal Leefomgeving) G
Nader te bepalen investeringsbudget 750501
Begroting 2023 3TR23 (A)
Bijlage C
PDC Services afrekening 2023
Jaarkosten 2023 bedrag services per deelnemer Service
Product of dienst
Basis Infrastructuur Services
Standaard werkplek Monitoren
96.733 179.332 276.065
81.392 124.545 205.937
178.125 303.877 482.002
Laptop (standaard)
180.783
179.990
360.773
180.783
179.990
360.773
144.050 26.313 170.363
101.595 8.066 109.661
245.645 34.379 280.024
16.200 3.667 192.165
9.170 1.919 126
25.370 5.586 192.291
5.648 54 32.635 250.369
0 0 41.700 52.915
5.648 54 74.335 303.284
Nissewaard Voorne aan Zee
Totaal
Nissewaard Voorne aan Zee 57,27% 42,73% 63,71% 36,29% 61,54% 38,46%
Totaal 33,80% 66,20% 100,00%
Nissewaard Voorne aan Zee 282.212 210.765 16.200 9.170 581.594 331.477 -214.567 -48.750 367.027 282.727 665.439 502.662
Totaal 487.642 25.370 913.071 -263.317 649.754 1.162.766
Totaal Basis Infrastructuur Services Laptop Device Services Totaal Laptop Device Services Mobiele telefoon / smartphone (standaard) Tablet (standaard)