Document · PDF

Jaarstukken 2023; bijlage 2b

Gemeenteraad 3 juli 2024, gemeente NissewaardBij agendapunt: Zienswijze Ontwerpbegroting Streekarchief 202510.759 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

įîļg

S T E E K A R C H IE F Voorne-Putten

Jaarstukken 2023

INHOUDSOPGAVE Bladzijde

1. JAARVERSLAG 1.1. Programmaverantwoording 1.1.1. Programma Archieven 1.1.2. Algemene dekkingsmiddelen 1.1.3. Onvoorzien

2 4 4

1.2. Paragrafen 1.2.1. Lokale heffingen 1.2.2. Weerstandsvermogen enrisicobeheersing 1.2.3. Financiering 1.2.4. Bedrijfsvoering 1.2.5. Verbonden partijen 1.2.6. Wet Open Overheid (WOO)

5 5 7 8 9 11

2. JAARREKENING

2.1. Balans per 31 december 2023 2.2. Totaal overzicht van baten ík lasten in de jaarrekening 2023 2.3. Toelichtingen 2.3.1. Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling 2.3.2. Toelichting op de balans per 31 december 2023 2.3.3. Toelichting op het overzicht van baten ík lasten over 2023 2.3.4. WNT-verantwoording 2023 Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten 2.3.5. Begrotingsrechtmatigheid 2.3.6. Stand en verloop van de reserves 2.3.7. Stand en verloop van de voorzieningen 2.3.8. Rechtmatigheidsverantwoording 2023 2.3.9. Gebeurtenissen na balansdatum

13 14 15 15 17 20 25 26 27 28 29 30

3. Overige gegevens 3.1. Kerngegevens 3.2. Controleverklaring van de onafhankelijke accountant 3.3. Vaststellingsbesluit

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

31 32 33

1. JAARVERSLAG 1.1. Program ma verantwoording

1.1.1.

Programma Archieven

Wat hebben we bereikt?

De Gemeenschappelijk Regeling Streekarchief Voorne-Putten (hierna Streekarchief) is een overheidsinstelling en heeft als hoofdtaak het beheer van de collectie Voorne-Putten in de meest brede zin. Het taakveld is drieledig: het beheer van de overgedragen archieven, het toezicht op de niet-overgedragen archieven en het aan het publiek beschikbaar stellen van de collectie en daarin opgenomen informatie. De deelnemende gemeenten (participanten) in de de Gemeenschappelijke Regeling zijn: - Gemeente Nissewaard - Gemeente Voorne aan Zee Beheer van de collectie Voorne-Putten Het Streekarchief beheert alle archieven en collecties die voor de geschiedenis van ons gebied van waarde zijn of anderszins bewaard moeten blijven. Daartoe behoren in de eerste plaats de archieven van de deelnemende gemeenten, maar ook de archieven van particulieren zoals verenigingen en instellingen vormen een belangrijk onderdeel van de collectie. Deze maken daar weliswaar slechts een klein percentage van uit maar zijn kwalitatief vaak een belangrijke aanvulling. Het afgelopenjaar konden enkele kleine archieven en documenten worden toegevoegd. Alle archieven die onder het beheer van het Streekarchief vallen zijn openbaar. De archieven zijn toegankelijk middels een inventaris. Helaas is er sprake van een grote achterstand zodat niet alle archieven gebruikt kunnen worden.

Veel werk is gestoken in de series bouwvergunningen die door de deelnemers zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Hiernaar is veel vraag en een snelle toegang is onmisbaar. De bestaande inventarissen zijn in Maisflexis ingevoerd en kunnen via de website worden geraadpleegd. Een groep vrijwilligers heeft gewerkt aan het maken van nadere toegangen en transcripties. Deze maken het doorzoeken en het vinden van relevante gegevens vele malen eenvoudiger.

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

Publiekstaken Een belangrijk deel van de dienstverlening aan de burger verloopt via onze website. Veelgebruikte bronnen als registers van de burgerlijke stand zijn daarop te doorzoeken en te raadplegen. Veel aandacht krijgen ook de beeldcollectie van het streekarchief waar duizenden foto's, dia's en glasnegatieven zijn geplaatst alsmede de collectie kranten. Ten behoeve van het publiek is gedurende vier dagen per week de studiezaal geopend. De studiezaalmedewerker is het aanspreekpunt om de vraag van de bezoekers te vertalen in een onderzoeksvraag naar archiefstukken. Het succes van de website leidt weliswaar tot vermindering vanhet bezoek aan de studiezaal, maar de bezoekers die wél komen hebben veelal verdiepings- of vervolgvragen die de medewerker eerder meer dan minder hoofdbrekens kost dan in het verleden. Na de overbrenging van de bouwvergunningen van de gemeenten is een nieuwe gebruikersgroep ontstaan: burgers die een bouwvergunning willen inzien ten behoeve van een nieuwe aanvraag. Voor deze mensen is het vaak de eerste kennismaking met het Streekarchief. Ook buiten de website en studiezaal is er contact met de burger. De media wordt actief benaderd om het streekarchief onder de aandacht te brengen, Medewerkers hebben lezingen gehouden voor diverse groepen en over uiteenlopende onderwerpen. Tevens zijn diverse artikelen geplaatst in (historische) tijdschriften.

Onder de publiekstaken valt ook de ambtelijke ondersteuning: de medewerkers zijn door zitting in gemeentelijke commissies (straatnamencommissies, archeologische begeleidingsdienst en monumentencommissie) nauw betrokken bij historische of culturele aspecten van de gemeenten. Tevens is veel contact met historische verenigingen, musea en bibliotheken.

Programma archieven Lasten Baten Saldo

Raming 2023 Realisatie 2023 na wijziging C C 827.949 814.326 809.432 786.427 -18.517 -27.899

Raming 2023 voor wijziging C 814.326 786.427 -27.899

Bovenstaand overzicht is exclusief algemene dekkingsmiddelen en onvoorziene uitgaven en zonder mutaties aan reserves (welke buiten Programma Archieven gaan). Voor toelichting op de baten en lasten van het programma archieven wordt verwezen naar 2.3.3 toelichting op het overzicht baten en lasten.

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

1.1.2. Algemene dekkĩngsmiddelen

Algemene dekkinosmiddelen Lokale heffingen waarvan de besteding niet gebonden is Algemene uitkeringen Dividend Saldo van de financieringsfunctie Saldo compensabele BTW en de uitkering uit het BTW compensatiefonds Overige algemene dekkĩngsmiddelen

Realisatie 2023

Raming 2023

na wijziging

voor wijziging

7.551 0 0 0

3.700 0 0 0

50.000 57.551

50.000 53.700

Reservering, beschikking over rpsprvpç

| Totaal

Lokale heffingen waarvan de besteding niet gebonden is De opbrengst lokale heffingen bestaat uit: ş opbrengsten kopieerapp., scans e. 4.886 ş opbrengsten boekjes e.d. 2.605 ş opbrengst onderzoekskosten 60 Totaal

7.551

De tarieven per fotokopie zijn opgenomen in de tarieventabel als bedoeld in artikel 5 van de legesverordening 2021. Deze tarieventabel is van kracht ingaand 7 juli 2021. De opbrengst van de verkoop van koffie bedroeg in 2023 C nihil. Ook voor onderzoek worden kosten in rekening gebracht. Deze zijn gebaseerd op dezelfde legesverordening en tarieventabel zoals die geldt voor fotokopieën. Algemene uitkeringen Er worden geen rechtstreekse baten ontvangen uit het Gemeentefonds door het Streekarchief. De baten van het Streekarchief bestaan grotendeels uit bijdragen van de participerende gemeenten. Dividend Het Streekarchief bezit geen aandelen en ontvangt daarom geen baten in de vorm van dividend. Saldo van de financieringsfunctie Het Streekarchief heeft geen leningen afgesloten of uitstaan. Saldo compensabele BTW en de uitkering uit het BTW comoensatiefonds De bijdragen van de participanten zijn geen vergoedingen die rechtstreeks in verband staan met de geleverde prestatie. De belastingdienst heeft hierdoor geconcludeerd dat het Streekarchief niet is aan te merken als ondernemer in de zin van de Wet op de omzetbelasting 1968. Er worden geen bijdragen ontvangen uit het BTW-compensatiefonds (BCF) door het Streekarchief.

De betaalde BTW wordt afzonderlijk geboekt in de kosten, dit is voor het Streekarchief dus kostprijsverhogend. De BTW wordt doorgeschoven aan de deelnemende gemeenten, en zij kunnen deze BTW terugvorderen via het BCF. Overige algemene dekkinosmiddelen Er wordt jaarlijks een bedrag van de gemeente Nissewaard ontvangen, groot C 7.000, t.b.v. automatiseringskosten.

1.1.3. Onvoorzien

Onvoorziene uitgaven Totaal onvoorzien

Realisatie

Raming 2023

2023

na wijziging

voor wijziging

549 549

1.300 1.300

Onvoorzien Het gehele bedrag voor onvoorzien is geraamd op C 1.300 in de primaire begroting 2023. Er heeft geen begrotingswijziging plaatsgevonden in 2023. Er zijn naheffingsaanslagen ontvangen van de Belastingdienst. Deze uitgaven ad. C549 zijn opgenomen als onvoorzien.

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

1.2.

Paragrafen

1.2.1. Paragraaf lokale heffingen Inkomsten In de rekening 2023 is een bedrag van C 4.886 verantwoord (geraamd was C 1.500) als opbrengst voor het kopieer apparaat e.d., als opbrengst onderzoekskosten is een bedrag van C 60 verantwoord (geraamd was C 200) en aan overige opbrengsten (verkoop boeken e.d.) is een bedrag van C 2.579 verantwoord (gereaamd was C 2.000) Beleid ten aanzien van heffingen Door het Streekarchief worden rechten geheven ter zake van het door of vanwege haar verleende diensten. Dit wordt geheven onder de naam leges. Het heffen van leges is vastgelegd in de legesverordening 2021 die is vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van het Streekarchief Voorne-Putten op 7 juli 2021. De leges worden geheven van de aanvrager dan wel van degene te wiens behoeve de dienst wordt aangevraagd. De leges worden geheven naar de tarieven, opgenomen in de bij de legesverordening 2021 behorende tabel. De leges worden geheven door middel van een mondelinge dan wel een gedagtekende schríftelijke kennisgeving, waaronder mede wordt begrepen een stempelafdruk, nota of ander schriftuur. Voor de heffing en invordering is hoofdstuk XV, paragraaf 4 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.

De in de legesverordening 2021 genoemde leges worden niet geheven voor de diensten door of vanwege het Streekarchief verricht ten behoeve van openbare besturen, ambtenaren of instellingen in het openbaar belang aangevraagd. Overzicht op hoofdlijnęn varLde.diverse heffingen Voor de volgende diensten/producten worden leges geheven: - Het doen van nasporingen in de archieven en verzamelingen ongeacht het resultaat. (tarief C 30,00 voor ieder daaraan besteed halfuur); - Leveren van fotokopieën kleur of zwart/wit (tarief per A-4: C 0,45 en per A-3: C 0,60); - Scan op 300 dpi (A4 formaat (enkel) C 0,50). idem (max. 25 mits doorvoer) C 3,00. maximaal A2-formaat C 3,00 maximaal AO-formaat C 8,00 Indien de gevraagde stukken moeten worden toegezonden, worden hiervoor de verschuldigde portokosten, volgens de tarieven van PostNL berekend, vermeerderd met een bedrag voor administratiekosten ad e 2,00 Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het bestuur van het Streekarchief Voorne-Putten op 7 juli 2021. Lokale lastendruk Met deze heffingen is er geen sprake van een lokale lastendruk. Het blijft voor een aanvrager vrij om de dienst of product af te nemen. KwijtscheldįngsbelęĮd Een aanvrager komt niet in aanmerking voor kwijtschelding.

Een uitzondering hierop zijn de diensten door of vanwege het Streekarchief verricht ten behoeve van openbare besturen, ambtenaren of instellingen in het openbaar belang aangevraagd. Van deze aanvragers worden geen leges geheven.

1.2.2. Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing Het weerstandsvermogen van het Streekarchief bestaat uit de relatie tussen: - de weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover het streekarchief beschikt om niet begrote kosten te dekken; - alle risico's waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Inventarisatie van de weerstandscapaciteit - Het Streekarchief beschikt niet direct over middelen om niet begrote kosten te dekken. Echter kunnen niet begrote kosten worden opgevangen door aanvullende bijdragen van deelnemende participanten in het begrotingsjaar waarin zij optreden. De weerstandscapaciteit is het vermogen om vanuit de huidige begroting financiële tegenvallers op te vangen. Deze mogelijkheid is er niet (geen capaciteit) , omdat alle reserves (zoals automatisering en uittredingsvergoeding) bestemd zijn. N.B.: het Streekarchief beschikt momenteel over een aanzienlijk bedrag, zijnde de afkoopsom van Rozenburg en het waterschap. Dít is geoormerkt om te worden benut voor een toekomstbestendig Streekarchief. Inventarisatie van mogelijke risico's met een evaluatie hiervan - Langdurige ziekte van één der vaste medewerkers, waardoor, in verband met de voortgang der werkzaamheden uitzendkrachten of andere externe medewerkers ingeschakeld moeten worden.

langdurig ziekteverzuim, zodat geen extra kosten behoefden te worden gemaakt voor inschakeling van extern personeel. Waarschijnlijkheid: Laag Impact: Middel Kwantificeerbaar: In 2023 is er geen sprake geweest van langdurig ziekteverzuim, zodat geen extra kosten behoefden te te worden gemaakt voor inschakeling van extern personeel. - Het wegvallen van een groot deel van de vrijwilligers. Ook hierdoor zou eventueel sprake kunnen zijn van het inhuren van uitzendkrachten. Dit zal echter alleen het geval zijn voor werkzaamheden die geen uitstel dulden en die niet tijdelijk door één der vaste medewerkers kunnen worden opgevangen of waarvoor geen nieuwe vrijwilligers kunnen worden gevonden. Dit risico heeft zich niet voorgedaan. De vrijwilligersorganisatie heeft tot volle tevredenheid gefunctioneerd. Waarschijnlijkheid: Laag Impact: Middel Kwantificeerbaar: Mogelijke kosten zouden enkele duizenden euro's per jaar bedragen. - Uittreding van één der deelnemers. Hoewel hiervoor in de gemeenschappelijke regeling regels zijn opgenomen zou dit op termijn, in verband met de stijging van de kosten voor de overige deelnemers, kunnen leiden tot uittreding van nog meer deelnemers en in het ongunstigste geval tot opheffing van de G.R. Streekarchief Voorne-Putten. Om lastenverzwaring voor achterblijvende participanten te verminderen wordt een afkoopsom betaald door de uittreders.

Waarschijnlijkheid: Laag Impact: Hoog Kwantificeerbaar: De kosten hiervan zijn lastig in te schatten. De uittreding van een participant heeft op termijn negatieve gevolgen voor zittende participanten. Beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de beheersing van risico's Jaarlijks worden de risico's geïnventariseerd en indien nodig geactualiseerd. Niet begrote kosten worden gedekt door aanvullende bijdragen van de participanten in het betreffende jaar.

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

Beleidsindicatoren De beleidsindicatoren komen uit de 'Basisset Beleidsindicatoren'welke door het BBV verplicht zijn gesteld. Op 'waar staat je gemeente.nľ dienen gemeenten deze verplichte beleidsindicatoren weer te geven. Gemeenschappelijke Regelingen hoeven niet aan deze site aan te leveren. Echter zijn GR-en, vanuit het BBV, wel verplicht beleidsindicatoren aan te leveren. Dit is voor het Streekarchief beperkt, omdat het alleen indicatoren betreft op taakvelden die de GR voor de gemeenten uitvoert. Eenheid

Begroting 2023

Formatie

Fte per 1.000 inwoners

0,0060

Bezetting Overhead

Fte per 1.000 inwoners “/o

Naam indicator

0,0060 lOQo/o*

^Overhead: gedeelte van de kosten die als een gemeente de archíeŕtaak zelf zou doen onder overhead zou vallen. Financiële kengetallen jaarreKening Naam kengetal Begroting 2023 2023 Solvabiliteitsratio 96 “/o 880Zo Netto schuldquote -56,60-yo -850/0 nrntrsrritiTnrļTrBte-------gecorrigeerd voor alle leningen -56, ĉOo/o -850/0 Structurele exploitatieruimte Oo/o Oo/o N.v.t. Grondexploitatie N.v.t. Belastingcapaciteit N.v.t. N.v.t. Netto schuldquote: De netto schuldquote geeft de verhouding aan van de schulden minus de bezittingen in verhouding tot de baten. Een negatieve ratio betekent dat de bezittingen groter zijn dan de schulden. Hoe groter dit getal, hoe groter de baten zijn in verhouding tot het saldo van schulden minus baten. Waarbij -100oZo betekent dat er tweemaal zo veel baten als saldo schulden minus bezittingen zijn. Solvabiliteit: De solvabiliteitsratio geeft de verhouding van het eigen vermogen t.o.v. het totale vermogen. Deze ratio is zeer gezond. Deze gunstige ratio komt door de middelen die beschikbaar zijn voor de transitie van het archief. En zijn ontstaan door de uittredingsvergoedìngen van de deelnemers Rozenburg en waterschap Hollandse Delta. Door de relatief beperkte jaarlijkse begroting van het Streekarchief, zorgen deze middelen voor een gunstige ratio.

Structurele exploitatieruimte: De structurele exploitatieruimte geeft weer welk percentage van de vaste lasten niet wordt gedekt door de vaste (structurele) baten. Er ís bij het streekarchief geen ruimte om extra uitgaven te financieren binnen de huidige begroting (o0Zo vrije ruimte). De bovengenoemde ratio's zijn gunstig door de uittredingsvergoedìngen van de deelnemers Rozenburg en waterschap Hollandse Delta. Deze middelen zijn toebedeeld om de transitie naar een toekomstbestendig Streekarchief mede mogelijk te maken. Omdat er weinig schulden zíjn, is ook de onderlinge verhouding tussen deze ratio's gunstig.

1.2.3. Paragraaf financiering In de vergadering van het algemeen bestuur van het Streekarchief Voorne-Putten van 12 oktober 2023 is vastgesteld. De wet Financiering decentrale overheden (Wet Fido) schrijft voor dat bij begroting en rekening een treasuryparagraaf behoort. Liquíditeitspositie: De liquiditeitspositie is van het Streekarchief is positief. Dit is afgelopen jaar geheel positief geweest. Het Streekarchief maakt geen gebruik van financiële derivaten en heeft geen garanties verleend met betrekking tot de nakoming van uit geldleningen voortvloeiende verplichtingen. Kort geld: Bij het aantrekken van gelden is het zaak om binnen de norm van de zogenaamde kasgeldlimiet te blijven. Bij het goedkeuren van de begroting wordt het algemeen bestuur voorgesteld om het dagelijks bestuur te machtigen tot de maximaal toegestane limiet van kortgeldleningen zoals dat uit de wet blijkt. Lang geld: Er is in 2023 geen langlopende schuld aangegaan of verstrekt door het Streekarchief. Renterisico's De wet Financiering decentrale overheden heeft aan het voorkomen van renterisico's een wettelìjk kader toegevoegd in de vorm van een kasgeldlimiet en een renterisiconorm. De kasgeldlimiet geeft het renterisico op de korte termijn weer. Hieronder vallen alle kortlopende financieringen met rentetypische looptijd korter dan één jaar.

De belangrijkste vormen zijn daggeld- en kasgeldleningen en rekening-courantkrediet. De kasgeldlimiet is voor Gemeentelijke Regelingen wettelìjk vastgesteld op 8,20Zo van het begrotingstotaal. Kasgeldlimiet begroting Grondsla gpercentage Toegestane kasgeldlimiet (8,20zb van grondslag)

2023 840.127 8,20oZo 68.890

(gemiddeld) (gemiddeld) schuld

66.705 671.635 -604.930

Toets kasgeldlimiet Kasgeldlimiet Netto vlottende schuld Ruimte ( + ) 1 Overschrijding ( - )

68.890 -604.930 673.820

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

Renterísico's Gemeenschappelijke regelingen lopen renterísico's als de rente van de vaste schulden wordt aangepast als gevolg van herfinanciering. Het is van belang dat de leningenportefeuille met een zekere meerjarige spreiding van de herfinanciering is opgebouwd. Hierdoor wordt het renterisico beperkt en kunnen grote fluctuaties in de rentelasten worden vermeden. De renterisiconorm biedt het kader om renterísico's binnen de leningenportefeuille te beperken. De norm is een bedrag ter grootte van een percentage (200Zo) van het totaal van de jaarbegroting van de gemeenschappelijke regeling, met een minimum van C 2.500.000. Hieronder is een staat opgenomen, waarin de renteherzieningen en de aflossingen in beeld worden gebracht. De renterisiconorm wordt niet overschreden. _________ _________ _ 2023 2024 2025 2026 Grondslaq: om vang oorspronkelijke beqrotinq 902.627 832.474 830.087 830.087 Renterisiconorm (200Zo van qrondslaq) 180.525 166.495 166.017 166.017 Renteherzieningen Aflossingen Renterisicobedrag Ruimte ( 4- ) 1 Overschrijding ( - )

0 0 0

180.525

166.495

166.017

Overzicht meerjarig EMU-Saldo Meerjaren EMU-Saldo Begroting

Begroting 2023

Lasten Programma archieven

C 878.126

2024 C 825.274

Begroting Begroting 2026 2025 C C 822.887 822.887

Reserveringen

24.502

7.200

Sub-totaal

902.627

832.474

830.087

Baten Programma archieven

902.627

832.474

830.087

Totaal 1.2.4. Paragraaf bedrijfsvoering

Huisvesting Het Streekarchief huurt het pand van Gemeente Voorne aan Zee. Omdat de bestaande huisvesting niet langer voldoet is de afgelopen járen onderzoek gedaan naar herhuisvesting. Op 6 december 2021 heeft het bestuur besloten tot nieuwbouw van het Streekarchief. Gemeente Voorne aan Zee zal als bouwheer optreden. In 2023 is een Programma van Eisen opgesteld en in 2024 is een architect gevonden. De bouw is afhankelijk van een groter bestemmingsplan. De planning is dat het nieuwe archiefgebouw in de zomer van 2026 betrokken kan worden. Personeel Ten behoeve van een optimaal functioneren van de medewerkers dienen deze onder meer middels vakliteratuur en cursussen op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen binnen het vakgebied. Bij hun werkzaamheden worden de medewerkers ondersteund door vrijwilligers. Twee personeelsleden hebben een cursus Archivistiek gevolgd. Informatie en automatisering Medewerkers hebben vakbijeenkomsten betreffende het e-depot bijgewoond. Tevens waren zij aanwezig bij gebruikersoverleggen van De Ree Archiefsystemen en DiVault. Public relations Het Streekarchief is onder meer betrokken geweest bij de herdenking van de Watersnoodramp van 1953, de Tweede Wereldoorlog en het bombardement op Brielle in 1943. Naar aanleiding van de herintroductie van Capirussa heeft het Streekarchief voor scholen een lesbrief over heraldiek gemaakt.

Voor scholen is tevens een lesbrief gemaakt over de Tweede Wereldoorlog op Voorne-Putten. Het Streekarchief heeft materiaal uitgeleend voor tentoonstellingen in Brielle, Heenvliet, Hellevoetsluis, Rozenburg en Den Haag. Medewerkers hebben lezingen verzorgd over diverse historische onderwerpen. Medewerkers hebben publicaties verzorgd en informatie verstrekt voor publicaties van derden. Interne en externe contacten Het is belangrijk dat de medewerkers goede contacten onderhouden, zowel onderling als met het bestuur, vakgenoten, betrokkenen en gebruikers. - Er wordt maandelijks werkoverleg gehouden. - De streekarchivaris treedt op als secretaris van het bestuur. - Middels het bijwonen van vergaderingen (van bijvoorbeeld de provinciale en landelijke verenigingen van archivarissen) wordt contact onderhouden met vakgenoten. - Er is overleg met de ambtenaren van de deelnemers. Beleids- en beheersinstrumentarium Ten behoeve van het bestuur ís een aantal instrumenten ontwikkeld om meer en beter inzicht te geven in de ontwikkeling van het beleid en het beheersen van de bedrijfsprocessen. - Jaarlijks wordt aan het bestuur de begroting en rekening voorgelegd. - Jaarlijks wordt een jaarverslag uitgebracht. - Tussentijds wordt een (financiële) managementrapportage (MARAP) voorgelegd aan en besproken in het bestuur.

- Er wordt gestreefd om zesmaal per jaar een bestuursvergadering te houden, in 2023 hebben er 6

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

Rechtmatigheid In overeenstemming met het Controleprotocol Streekarchief Voorne-Putten 2023 en de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV geeft de dírecteur-streekarchivaris in de paragraaf bedrijfsvoering een nadere toelichting op alle gevonden individuele rechtmatigheidsfouten en individuele rechtmatigheidsonduidelijkheden, voor zover deze boven de door het algemeen bestuur op 1 februari 2024 vastgestelde rapportagegrens van C 17.060 (20Zo van de totale werkelijke lasten inclusief toevoegingen aan de reserves) liggen. Daarbij wordt aangegeven welke (beheers)maatregelen zijn of nog worden getroffen om deze rechtmatigheidsafwijkingen op te heffen of in de toekomst te voorkomen. Aspecten die hierbij aan de orde moeten komen zijn de tussentijdse communicatie met het algemeen bestuur - of de reden waarom deze achterwege is gebleven - alsmede de maatregelen die zijn genomen om verbeteringen aan te brengen om het handelen conform wet- en regelgeving afdoende in processen te waarborgen. De toelichting op de onrechtmatigheden bestaat uit een beschrijving van de geconstateerde afwijking, een toelichting op het ontstaan van de afwijking en de vermelding van de actie die wordt ondernomen om rechtmatigheidsafwijkingen in de toekomst te voorkomen.

De gevonden individuele rechtmatigheidsfouten en individuele rechtmatigheidsonduidelijkheden boven de rapportagegrens van C 17.060 betreffen: Begrotingsonrechtmatigheden Begrotingsoverschrijding op de baten: Begrotingsoverschrijding op de lasten: Totale begrotingsonrechtmatigheden

C 23.005 van programma Archieven ________C 13,623 van programma Archieven C 36.628

Begrotingsoverschrijding op de baten: Het algemeen bestuur wordt tijdig geïnformeerd over begrotingsafwíjkingen middels een managementrapportage (MARAP). In de MARAP is een begrotingsoverschrijding op baten van C 3.635 gepresenteerd. De ontvangen rente op liquide middelen is in de jaarrekening onder de rentebaten gepresenteerd waardoor de begrotingsoverschrijding op programma archieven op baten C23.005 is geworden. In de MARAP was de ontvangen rente gepresenteerd onder de bureaukosten. Begrotingsoverschrijding op de lasten: In de MARAP was een begrotingsonderschrijding ingeschat. Echter zijn diverse kostenposten hoger uitgevallen hetgeen heeft geleid tot een begrotingsoverschrijding op de lasten. Daarin speelt ook de bovenstaande toelichting van de begrotingsoverschrijding op baten mee. Doordat de rentebaten in de MARAP onder de bureaukosten waren gepresenteerd, was hier een grotere begrotingsoverschrijding op verwacht. Ook was er geen rekening gehouden met de lasten voor de voorziening verlofsparen. Omdat de begrotingsoverschrijding te maken heeft met het wijzigen van regelgeving, wordt dit gezien als een acceptabele overschrijding op lasten. Daar er in de toekomst rekening mee gehouden zal worden en het geen structureel probleem betreft.

Om deze begrotingsonrechtmatigheden in de toekomst te voorkomen worden de volgende acties ondernomen: - Ontvangen rente wordt in toekomstige verslagjaren boekhoudkundig juist vastgelegd, zodat eventuele afwijkingen tijdig aan het algemeen bestuur kunnen worden gemeld. - In de financiële verordening zal worden opgenomen dat het vaststellen van de jaarrekening het laatste moment zal zijn om het algemeen bestuur in te lichten van begroting onder- en overschrijdingen op baten en begrotíngsonderschrijdingen van lasten. Overschrijdingen van lasten dienen wel nog gemeld te worden aan het algemeen bestuur voor het einde van het boekjaar door middel van M&O-beleid Streekarchief Voorne-Putten heeft geen overkoepelend beleid voor misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O-beleid). Zoals uit de rechtmatigheidsverantwoording 2023 blijkt zijn er in 2023 geen rechtmatigheidsafwijkingen als gevolg van misbruik of oneigenlijk gebruik gevonden.

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

1.2.5. Paragraaf verbonden partijen Visie op de verbonden partijen De gemeenschappelijke regeling is een uiting van de gemeenschappelijke wens om het culturele erfgoed, zoals dat in geschreven, gedrukte en getekende vorm alsmede op diverse beeld- en geluidsdragers is overgegeven, op deskundige wijze te doen beheren, of anders gezegd het op grond van de Archiefwet 1995 veilig en beschikbaar stellen van het culturele erfgoed van Voorne-Putten. Het Streekarchief biedt de mogelijkheid om te functioneren als regionaal historisch informatiecentrum met educatieve en wetenschappelijke taken.

Bestuurlijk belang verbonden partijen Het bestuur bestond uit de volgende personen, aangewezen door de betreffende colleges: - De heer F. van Oosten, gemeente burgemeester van Nissewaard, namens Gemeente Nissewaard, voorzitter; - Mevrouw J. Postma, wethouder van gemeente Voorne aan Zee, namens Voorne aan Zee, vice-voorzitter; Financieel belang verbonden partijen

Verdeling exploitatieresultaat rekening 2023 over de participanten

Gemeente Voorne aan Zee

49,4607o

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

Gemeente Nissewaard

50,5407o

VERDELING EXPLOITATIERESULTAAT REKENING 2023 De werkelijke totale financieringsbehoefte van deelnemers betreft:

C765.445

Een bedrag van C 215.090 wordt als volgt over de deelnemers verdeeld: -gemeente Brielle 500Zo van C 215.090 s C 107.545 hetgeen wordt beperkt tot -resterende gemeenten tezamen

67.385 147.705

Het restant van de financieringsbehoefte is: Dit wordt verdeeld over de deelnemers o.b.v. aantal inwoners.

subtotaal

215.090

totaal

550.355 765.445

Verdeelsleutel gemeenten:

Gemeenten:

Aantal

Aandeel

inwoners

bedrag

restant

per

tot

bedrag

1-1-2023

215.090

550.355

Aandeel

Gemeente Voorne Aan Zee Gemeente Brielle

73.196 17.674

58,230Zo 31,330Zo

45,920Zo ll,090Zo

Gemeente Hellevoetsluis

40.559

19,650Zo

25,440Zo

Gemeente Nissewaard

86.205

41,770Zo

54,080Zo

Totaal

159.401

100,000Zo

100,00oZo

Verdeling participanten:

Aandeel in

Per

bedrag

restant

Totaal

inwoner

tot

exploitatie

bijdrage

rekening

begroting

215.090,00

tekort

2023

0Zo

Gemeente Voorne aan Zee

125.249

252.720

377.968

49,380Zo

5,16

4,93

Gemeente Nissewaard

89.841

297.635

387.476

50,620Zo

4,49

4,25

Totaal

215.090

550.355

765.445

1000Zo

Overzicht af te rekenen bijdragen over 2023

Verdeling participanten:

Totaal

Voorschot

bijdrage

2023

Resultaat 2023

Gemeente Voorne aan Zee

377.968

384.389

6.421

Gemeente Nissewaard

387.476

395.038

7.562

Totaal

765.445

779.427

13.982

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

1.2.6 Paragraaf Wet Open Overheid (WOO) Voor het eerst treft u de 'openbaarheidsparagraaf' aan, voorgeschreven door de Wet open overheid (Woo: artikel 3.5) die op 1 mei 2022 in werking is getreden en de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) vervangt. De Woo regelt het recht van burgers op informatie van de overheid. De wet beoogt overheden transparanter te maken, door overheidsinformatie beter vindbaar en digitaal toegankelijker te maken, en daarmee het vertrouwen van de burgers te winnen. Wat willen we bereiken? We willen meer informatie beschikbaar stellen, sterker, we willen 'alles openbaar tenzij'. Dit beschikbaar stellen kan passief, door op verzoek informatie te verstrekken, en actief, door informatie op een centrale plaats aan te bieden. In artikel 3.3 van de Woo worden informatiecategorieën gespecificeerd die actief openbaar gemaakt moeten worden. Niet alle categorieën zijn van toepassing op de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne-Putten omdat het een bedrijfsvoerings- of uitvoeringsorganisatie betreft. Zo is er geen sprake van wet- en regelgeving, van adviescolleges en beschikkingen. Onderstaand overzicht laat zien wat ingevolge de Woo actief gedeeld moet worden.

In de twee rechterkolommen is aangegeven of de betreffende informatie reeds te vinden is op de website van het Streekarchief Voorne-Putten: www.streekarchiefvp.nl en/of op die van het Register van Overheidsorganisaties (ROO): https://organisaties.overheid.nl

Gebundelde

Art.

informatiecateqorieën

3.3

Organisatiegegevens

l.d

SAVP.nl

ROO

Inzicht organisatie met taken en bevoegdheden

l.e

Bereikbaarheid organisatie en hoe informatie te krijgen

Bestuursstukken

2.c

Vergaderstukken en verslagen

Convenanten

2.f

Convenanten met andere partijen

Jaarplannen en -verslagen

2.g

Jaarplannen en jaarverslagen

2.i

De ínhoud van schríftelijke verzoeken op grond van art. 4.1, van de schríftelijke beslissingen op die verzoeken en de daarbij verstrekte informatie

2-j

Op verzoek van het bestuur ambtelijk of extern opgestelde onderzoeksrapporten die geen onderdeel vormen van de uitvoering van de taak van het bestuur, die voornamelijk uit feitelijk materiaal bestaan en die betrekking hebben oo:

De voorbereiding of evaluatie van beleid, inclusief de uitvoering, naleving en handhaving.

Schríftelijke oordelen in klachtprocedure als bedoeld in art. 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht

Woo-verzoeken

Onderzoeken

Informatiecategorieën conform Woo

De wijze van functioneren van de organisatie;

Klachten

2.I

Wat hebben we gedaan in 2023? Op 6 april 2023 is de directeur-streekarchivaris door het algemeen bestuur aangewezen als de in Woo genoemde contactpersoon. Het is de taak van de contactpersoon om vragen van burgers over de beschikbaarheid van publieke informatie bij de gemeenschappelijke regeling te beantwoorden (zie art. 4.7). Dit kan door te helpen bij het doorzoeken van geopenbaarde informatie op de website of door deze in contact te brengen met de dossierhouder die kennis heeft van informatie die nog niet openbaar is. Op de eigen website wordt informatie actief aangeboden; de gemeenschappelijke regeling, jaarverslagen, begrotingen, jaarrekeningen en nieuwsbrieven. In het kader van de bedrijfsvoering wordt ook de legesverordening met actuele tarieven geplaatst.

Wat gaan we in 2024 doen? In 2024 wordt de website vernieuwd; in de nieuwe website zal speciale aandacht gegeven worden aan de Woo. Onder een eigen toegang zullen naast de eerder genoemde stukken ook de vergaderstukken en verslagen te zien zijn alsmede een verzoekinstructie, de contactgegevens van de Woocontactpersoon en de klachtenprocedure. De nu nog slechts op de eigen website geplaatste informatie wordt ook aangeboden via het landelijke Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI). In de loop van het jaar zullen de verzoekinstructie en de klachtenprocedure aan het bestuur worden voorgelegd.

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

2. JAARREKENING

2.1. BALANS STREEKARCHIEF PER 31 DECEMBER 2023 ACTIVA_____________________________________________________________________ PASSIVA 31-12-2023

31-12-2022

31-12-2023

31-12-2022

Vaste passiva

Materiele Vaste activa - Investeringen met een economisch nut

43.234

56.405 Eiaen Vermoaen Algemene reserve

Totaal vaste activa

43.234

56.405

Bestemmingsreserves Gerealiseerd resultaat

Totaal Eigen Vermogen Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan 1 jaar - Vorderingen op openbare lichamen - Uitzettingen in 's Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan één jaar

40 670.825

Liquide middelen - Kassaldi - Banksaldi

850 0 850

Overlopende activa - overige nog te ontvangen bedragen en de vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen

562.837

72.462

65.262

13.982

21.790

638.374

649.889

18.431

656.805

649.889

3.700

8.134

68.312

53.264

Voorzieninqen

0 670.785

10.285 Voorziening voor verlof sparen 636.789 Totaal vaste passiva

- Overige vorderingen

551.929

13.907

211 647.285 Vlottende Passiva Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één iaar 768 Overige schulden 0 768 Overlopende passiva 6.830 Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen, met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtinqen van verqeliikbaar volume

Totaal vlottende activa

685.582

654.883 Totaal vlottende passiva

72.012

61.399

Totaal

728.817

711.287 Totaal

728.817

711.287

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

2.2. Totaal overzicht van baten 8l lasten in de jaarrekening 2023 De programmarekening bestaat voor het streekarchief uit:

Taakveld overhead

- het programma archieven - bedrag van de werkelijke algemene dekkingsmiddelen - taakveld overhead - gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten - mutaties aan de reserves - gerealiseerde resultaat

Het BBV schrijft voor om ook een overzicht van baten 8c lasten per taakveld te presenteren. Alle baten en lasten vallen in het taakveld "Overhead". Dit overzicht is ook het overzicht van baten en lasten per taakveld. Indien de gemeente zelf de taken van de Gemeenschappelijk Regeling zou uitvoeren, dan zouden alle kosten onder 'overhead' worden gepresenteerd in de begroting. Daarom is het overzicht van baten en lasten ook het overzicht 'overhead'.

Dit overzicht betreft de programmarekening 2023

baten Rekening 2023 C Programma archieven

lasten

Begroting 2023 e

Rekening 2022 C

Rekening 2023 C

Begroting 2023 C

saldo Rekening 2022 C

Rekening 2023 C

Begroting 2023 C

Rekening 2022 e

809.432

786.427

727.215

827.949

814.326

721.648

-18.517

-27,899

5.567

Overzicht alg. dekkingsmiddelen Bedrag voor onvoorzien

7.551

3.700

5.682

0 549

0 1.300

0 0

7.551 -549

3.700 -1.300

5.682 0

Gerealiseerde totaal saldo van

816.982

790.127

732.897

828.498

815.626

721.648

-11.516

-25.499

11.249

Mutaties aan de reserves

50.000

17.541

24.502

7.000

25.498

10.541

Totaal

866.982

840.127

750.438

853.000

840.128

728.648

13.982

21.790

Opmerking: In 2023 is de door het algemeen bestuur vastgestelde (primaire) begroting 2023 niet gewijzigd.

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

2.3. TOELICHTINGEN 2.3.1. Grondslagen voor waardering en resultaatbepalĩng Inleiding De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit begroting en verantwoording (BBV) provincies en gemeenten daarvoor geeft. Rechtmatigheidsverantwoording Het controleprotocol inclusief normenkader voor de rechtmatigheidsverantwoording 2023 is door het algemeen bestuur van Streekarchief Voorne-Putten vastgesteld op 1 februari 2024. Hierbij is de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording 2023 vastgesteld op 20Zo van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is de rapportagegrens voor de paragraaf Bedrijfsvoering eveneens vastgesteld op 20Zo van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves. Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening Deze jaarrekening is opgesteld uitgaande van de continuïteitsveronderstelling van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten. De grondslagen voor waardering van activa, passiva en van de resultaatbepalĩng zijn ongewijzigd ten opzichte van voorgaand jaar. Er hebben geen stelsel- en/of schattingswijzigingen plaatsgevonden. De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarde.

De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidskostengerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume, worden sommige personele lasten echter toegerekend aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt; daarbij moet worden gedacht aan componenten zoals ziektekostenpremie ten behoeve van gepensioneerden, overlopende vakantiegeld- en verlofaanspraken en ĪKB. Voor arbeidskostengerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt geen voorziening getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen. De referentieperiode is dezelfde als die van de meerjarenraming, te weten vier jaar. Indien er sprake is van (eenmalige) schokeffecten (bijvoorbeeld reorganisaties en gebruik van nieuwe CAO mogelijkheid van verlofsparen) dient wel een verplichting opgenomen te worden.

Materiele Vaste activa Alle materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de oorspronkelijke verkrijgingsprijs (de inkoopprijs en de bijkomende kosten), verminderd met de ontvangen subsidies en bijdragen die direct gerelateerd zijn aan het actief, de jaarlijkse afschriivinaslasten en afwaarderinaen weaens duurzame waardeverminderinaen. Duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen. De gehanteerde afschrijvingstermijnen maken onderdeel uit van de toelichting op de balans bij de jaarrekening. De afschrijvingen worden jaarlijkse berekend volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur (de lineaire methode). Afschrijvingen geschieden daarnaast onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar. Het Streekarchief start met afschrijven op 1 januari in het jaar volgend op het jaar dat de investering in gebruik wordt genomen. Het Streekarchief hanteert een activeríngsgrens/drempel van EUR b.UOO. Investeringen onder dit bedrag worden niet geactiveerd op de balans, maar komen ineens ten laste van de exploitatie van het betreffende boekjaar. Vorderingen en overlopende activa

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

De vorderingen worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Voor verwachte oninbaarheid is een voorziening in mindering gebracht. De voorziening wordt statisch bepaald op basis van de geschatte inningskansen. Liquide middelen en overlopende posten. Deze activa worden tegen de nominale waarde opgenomen. Eigen vermogen ue post eigen vermogen worat onaerscneiaen m: - Reserves, gespecificeerd naar: o algemene reserve; o bestemmingsreserve, - Het gerealiseerde resultaat volgend uit het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening. Reserves In het BBV worden reserves omschreven als vermogensbestanddelen die als eigen vermogen zijn aan te merken en die vanuit bedrijfseconomisch oogpunt vrij te besteden zijn. De vaststelling van de noodzakelijke omvang van reserves is een zaak van het algemeen bestuur van het Streekarchief. Daarom worden reserves ook wel onderverdeeld in algemene en bestemmingsreserves. Zodra het algemeen bestuur aan een reserve een bepaalde bestemming (beklemming) heeft gegeven, is er sprake van een bestemmingsreserve. Heeft een reserve geen bestemming dan wordt het de algemene reserve genoemd. Voorzieningen Voorzieningen worden gewaardeerd op de nominale bedrag van de betrokken verplichting c.q. het voorzienbare verlies. Indien het effect van de tijdswaarde van geld materieel is worden personele voorzieningen gewaardeerd tegen contante waarde.

Voorzieningen worden gevormd indien er sprake is van: - Verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten. - Op de balansdatum bestaande risico's ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten. - Kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren. - Bijdragen (spaarcomponent) aan toekomstige vervangingsinvesteringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing wordt geheven. * Middelen verkregen van derden, die specifiek besteed moeten worden, met uitzondering van de voorschotbedragen verkregen van Europese en Nederlandse overheidslichamen met een specifiek bestedingsdoel, die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren. De vorming van een voorziening, dan wel een dotatie aan een reeds bestaande voorziening, is als een last in het betreffende boekjaar verantwoord. Alle aanwendingen aan voorzieningen zijn rechtstreeks ten laste van de voorziening gebracht en in het verslagjaar niet ten laste van de exploitatie verantwoord. Onder de voorzieningen is de voorziening voor verlofsparen opgenomen.

Deze voorziening is gevormd voor de saldi spaarverlofuren en saldi bovenwettelijke verlofuren met een niet jaarlijks vergelijkbaar volume (geen gelijkmatige opbouw en afbouw, onvoorspelbaar patroon). In de waardering van deze voorziening is rekening gehouden met de werkgeverslasten (opslag0/}) voor sociale lasten, pensioenlasten en IKB. Vlottende passiva De vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Afgeleide financiële instrumenten Het Streekarchief maakt geen gebruik van financiële derivaten en beperkt de risico's (renterisico, kasstroomrisico en kredietrisico) door gebruik te maken van de rekening-courant en schatkistbankieren bij het Ministerie van Financiën.

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

2.3.2. Toelichting op de balans per 31 december 2023 Vaste Activa Materiele Vaste Activa Investering Economisch Nut - Machines Desinvestering Afschrijving Boekwaarde Investering begin 2023 2023 2023 2023 C 13.171 Machines, apparaten en installatie* C 56.405 C C

Totaal

56.405

13.171

Boekwaarde Eind 2023 C 43.234 C

43.234

Afschrijving Klimaatbeheersingssysteem is in 10 jaarlijkse termijnen volgens de lineaire afschrijvingsmethode. Afschrijving scanner is in 3 jaarlijkse termijnen volgens de lineaire afschrijvingsmethode per ingaande jaar 2022. Afschrijving A0 scanner is in 3 jaarlijkse termijnen volgens de lineaire afschrijvingsmethode per ingaande jaar 2023. Afschrijving BowSix kantoorunit is in 10 jaarlijkse termijnen volgens de lineaire afschrijvingsmethode per ingaande jaar 2023. Vlottende Activa 31-12-2023

31-12-2022 C

Uitzettingen met een rentetvoische looptijd korter dan één iaar Vorderingen op openbare lichamen Uiteenzettingen in 's Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige vorderingen

670.785

10.285 636.789

___ 40^

_________ 211

670.825

647.285

Toelichting in verband met het verplichte schatkistbankieren (bedragen x Cl.0001: Verslagjaar per 1-7-2023 250 1.000 Drempelbedrag (1) (2)

(3a) = (1) » (2) (3b) s: (2) > (1)

Kwartaalcijfers op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden Ruimte onder het drempelbedrag Overschrijding van het drempelbedrag

1.000

In 2023 heeft geen overschrijding van het drempelbedrag plaats gevonden.

Liquide middelen Per 31 december is deze post als volgt samengesteld: Kas Rabobank

31-12-2023

31-12-2022

850 ___________0 850

768 ___________0 768

11.500

6.130

229 1.012 1.166 13.907

____________ 0 6.130

De liquide middelen staan ter vrije beschikking van het Streekarchief. Overlopende activa Hieronder zijn de navolgende bedragen opgenomen: Overige nog te ontvangen bedragen, en de vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen Overige overlopende posten: Nettoloon Premie IZA Verkoop voor derden

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

PASSIVA

31-12-2023 e

31-12-2022 e

562.837

469.225

21.790 17.302

109.983

Vaste Passiva: Eigen vermogen Hieronder zijn de volgende posten opgenomen: Algemene reserve Saldo per 1 januari Stortingen: Resultaat voorgaand boekjaar Exploitatie overschot 2023 Onttrekkingen: Investering BOW six Ontrekking volgens begroting 2023 Saldo per 31 december

16.371 50.000 551.929

562.837

53.188 6.242 13.032 72.462

46.188 6.242 12.832 65.262

e 46.188

e 39.189

7.000

53.188

46.189

Bestemminasreserves fzie ook biilaae 2.3.6Ì Deze kunnen als volgt worden gespecificeerd: Reserve automatisering Reserve onderhoud en restauratie Reserve bijzondere aankopen

Reserve automatiserina Dit betreft een reserve opgericht voor de toenemende digitalisering van het streekarchief. Deze reserve is als volgt ingesteld: Saldo per 1 januari Stortingen: Onderschrijding op regulier budget + bijdrage Nissewaard Onttrekkingen: Overschrijding regulier budget automatisering Saldo per 31 december

Reserve onderhoud en restauratie Dit betreft een reserve ter dekking van lasten met betrekking tot onderhoud en restauratie Deze reserve is als volgt gemuteerd: 6.242 Saldo per 1 januari Stortingen: 0 Onderschrijding op regulier budget Onttrekkingen : Overschrijding regulier budget 0 Saldo per 31 december 6.242

6.242 0

0 6.242

Reserve bijzonder aankopen Deze reserve is ingesteld bij bestuursbesluit van 24 september 1998. De bestemmingsreserve is bedoeld om archivalia, kaartmateriaal, bijzondere prenten en publicaties aan te schaffen die een aanvulling op de collectie zijn. De reserve wordt gevoed uit inkomsten uit donaties, verkoop van dubbele boeken en dergelijke. Deze reserve is als volgt gemuteerd: Saldo per 1 januari Stortingen: Onderschrijding op regulier budget Onttrekkingen: Overschrijding regulier budget Saldo per 31 december Gerealiseerd resultaat Exploitatieresultaat

12.832

14.002

200

______0 13.032

1.170 12.832

13.982

21.790

Toevoegingen:

18.431

Aan wendingen: Saldo per 31 december

______0^ 18.431

____________ 0 0

Voorzieningen Voorziening voor verlofsparen Deze voorziening is als volgt gemuteerd: Saldo per 1 januari

In deze voorziening is het verlof opgenomen dat geen gelijke omvang kent. Hier is het bovenwettelijk verlof met niet gelijkblijvend karakter in opgenomen.

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

Vlottende Passiva : Netto vlottende schulden met een rentetvoische looptijd korter dan één iaar Overige schulden

3.700

8.134

Genoemde bedragen betreffen crediteuren. Eind maart 2024 is hiervan C 3.700,07 betaald. Overlopende passiva Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen, met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume. Hieronder zijn de navolgende bedragen opgenomen: 6.508 Accountantskosten controle 7.100 10.370 Dienstverlening Syntrophos 2023 10.370 34.708 Loonheffing 33.488 75 Bankverklaring 75 Uitvoeringskosten salarisadministratie gemeente Voorne aan Zee 791 800 0 Verzekeringen 847 0 Automatiseringskosten 1.176 14.642 0 Uitvoeringskosten financiële administratie Gemeente Nissewaard 296 Bankkosten 0 330 Inhuur derden Overig 68.312 53.264

Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen Het Waterschapshuis, waar het Streekarchief is gevestigd, wordt gehuurd van de gemeente Brielle. Het gebruik van het gehuurde geschiedt tegen betaling van een jaarlijkse vergoeding van C 49.915. De huurovereenkomst is aangegaan in 1998 voor een periode van 40 jaar. Naast de huisvesting is het Streekarchief onderstaande langlopende overeenkomsten aangegaan waaruit één of meerdere verplichtingen voortvloeien: - ICT diensten door DVO Syntrophos van circa C 11.000 per jaar en DE REE Archiefsystemen van circa C 17,500 per jaar; - financiële ondersteuning door Gemeente Nissewaard m.b.t. administratie, jaarrekening en planning 8i controlcyclus van circa C 15.000; - Schoonmaakdiensten door Verweel V.o.f. van circa C 7.200 per jaar; - Verwerking salarisadministratie door Gemeente Brielle (vanaf 1-1-2023 Gemeente Voorne aan Zee) van circa C 800 per jaar. Bovengenoemde verbintenissen hebben een contractduur voor onbepaalde looptijd, het totaal van de verplichting is circa C 51.500 per jaar.

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

2.3.3.

Toelichting op het overzicht van baten 8t lasten over 2023

Programma archieven

Baten Lasten Gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten Toevoeging reserves Onttrekking reserves Gerealiseerd resultaat

realisatie 2023 C 816.982 828.498

raming 2023

-11.516 24.502 -50.000

-25.499 24.502 -50.000

C 790.127 815.626

13.982

Gerealiseerd resultaat

13.982

Onvoorzien en de algemene dekkingsmiddelen zijn in bovenstaand overzicht in het programma archieven opgenomen. De verschillen tussen de realisatie en de raming na wijziging zijn: Salarissen Energiekosten BTW op goederen en diensten Duurzame goederen Belastingen Huren (incl. annuïteit) Representatie Voorlichting Reis- en verblijfkst, opleidingen Bureaukosten Advieskosten Controlekosten Foto-archief Onderhouds- en herstelwerkz. Onderhoud Klimaatinstallaties Automatisering c.a. Uitvoeringskosten Telefoonkosten Schoonmaak en sanitair Koffie, thee en dergelijke Afvalcontainers Diversen en onvoorzien Afschrijvingskosten Rente baten Reserveringen storting reserves Dotatie voorziening Opbrengst derden Afwikkelverschillen Beschikking over reserves Gerealiseerde resultaat

-18.707 nadelig -5.362 nadelig -17.105 nadelig 2.000 voordelig -195 nadelig 85 voordelig -151 nadelig 3.010 voordelig 2.409 voordelig 3.769 voordelig 48.477 voordelig -1.172 nadelig 783 voordelig 330 voordelig 871 voordelig -10.808 nadelig -2.369 nadelig 0 1.770 voordelig -886 nadelig -117 nadelig 751 voordelig -1.824 nadelig 22.948 voordelig 0 -18.431 nadelig 3.851 voordelig 55 voordelig 0 13.982 voordelig

De nadere toelichting wordt gegeven in de toelichting baten en lasten.

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

Totaaloverzicht van baten en lasten per categorie

LASTEN

Rekening

Cate

nummer

gorie

4.541.00

Omschrijving

Rekening

Begroting

Rekening

2023

2022

487.757

469.050

450.576

22.862

17.500

17.973

2.000

895

700

651

ARCHIEVEN: 1.1

Salarissen en sociale lasten

2.1

Rente

3.8

Energiekosten

3.2

Duurzame goederen

2.1

Belastingen

3.8

BTW

45.105

28.000

31.032

3.8

Overige goederen en diensten

240.277

287.029

210.069

7.3

Afschrijving

13.171

11.347

7.2

Dotatie voorziening

18.431

828.498

815.626

721.648

24.502

7.000

853.000

840.128

728.648

Totaal 4.980.00

7.1

Reserveringen, storting in de reserves

Totaal lasten

BATEN

Rekening

Cate

nummer

gorie

Begroting

Rekening

2023

2022

ARCHIEVEN:

8.541.00 3.8

8.980.00

Rekening

Opbrengst van derden

14.551

10.700

12.682

779.427 0 0

720.376 -161 0

4.3.2

Bijdrage van participanten

4.3.2

Afwikkelverschillen

5.1

Rente baten

779.427 56 22.948

Totaal

816.982

790.127

732.897

de reserves

50.000

17.541

Totaal baten

866.982

840.127

750.438

13.982

21.790

7.1

Reservering, beschikking over

Saldo baten ä lasten Totaal

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

Toelichting baten en lasten rekening 2023 Exploitatieresultaat. Het exploitatieresultaat bedraagt: Het voordelig resultaat is voorgelegd aan het Algemeen Bestuur.

C 13.982

Lasten 1.1

Salarissen en sociale lasten Zijn C 18.707 hoger uitgevallen dan begroot. Dit heeft mede te maken met een cao-wijziging, waarin loonsverhoging is opgenomen. Wet bezoldiging topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector (WNT). Zie paragraaf 2.3.4. Wet normering bezoldiging topfunctionarissen in de publieke en semi-publieke sector .

3.8

Energiekosten De energiekosten zijn C5.362 hoger dan begroot dit komt door de gestegen energieprijzen in 2023.

3.2

Duurzame goederen Er zijn geen duurzame goederen aangeschaft, derhalve een verschil met de begroting van C2.000.

2.1

3.8

Belastingen De werkelijke kosten voor belastingen (SVH OZB-rioolheffing) bedragen C 895 en is C 195 hoger dan begroot. BTW De btw is 07.106 hoger dan begroot. De stijging ten opzicht van 2022 is realistisch, omdat de werkelijke lasten ook zijn toegenomen ten opzichte van 2022.

3.8

Overige goederen en diensten Omschrijving

Huren (incl. annuïteit) Representatie Voorlichting Reis- en verblijfkosten en opleidingen Bureaukosten Controlekosten Advieskosten Fotoarchief Onderhouds- en herstelwerkz.heden Onderhoud Klimaatinstallaties Automatisering c.a. Uitvoeringskosten Telefoonkosten Schoonmaak en sanitair Koffie, thee en dergelijke Afvalcontainers Diversen en onvoorzien Totaal

Deze post wordt als volgt gespecificeerd: Rekening Begroting Rekening 2023 2023 2022 C C C 49.915 50.000 49.915 2.251 2.100 2.072 7.390 10.400 7.479 2.027 4.591 7.000 16.566 20.335 14.848 8.172 7.000 6.576 1.523 50.000 2.000 117 47 900 1.070 1.400 1.283 1.829 2.700 0 110.477 88.492 99.669 25.794 23.425 25.812 0 0 0 7.230 9.000 7.338 2.486 1.861 1.600 317 200 320 549 1.300 0 240.277 287.029 210.069

Toelichting: Huren Het streekarchief is gehuisvest in het 'Waterschapshuis'. Op basis van de toenmalig gemeente Brielle (huidig gemeente Voorne aan Zee) gesloten huurovereenkomst is hiervoor een vast bedrag verschuldigd van C49.915. Voorlichting Er is C 7.390 aan kosten gemaakt hiervoor was er begroot C 10.400 met als doel het streekarchief levendiger, flexiber en moderner te maken.

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

Bureaukosten De bureaukosten zijn als volgt te specificeren: Omschrijving

1. Contributies/lidmaatschappen 2. Bibliotheek/aankoop veilingen 3. Druk- en bindwerk, bureaubehoeften 4. Portokosten 5. Ad verten tie kosten 6. Bankkosten 7. Verzekeringen Totaal

Rekening Begroting 2023 2023 C C 2.190 2.465 7.492 2.870 5.686 8.549 244 764 0 0 3.928 879 981 853 20.334 16.566

Rekening 2022 C 2.341 3.394 7.011 558 0 595 950 14.848

De totale bureaukosten zijn C 3.768 minder dan begroot. Dit komt doordat er minder behoefte was aan druk- en bindwerk en er minder aankopen zijn gedaan op veilingen.

Controlekosten De controle van de jaarrekening van het Streekarchief wordt vanaf 2016 verricht door Verstegen accountants . De controlekosten zijn C 1.170 hoger dan begroot. Advieskosten In de begroting is een bedrag geraamd van C50.000 aan advieskosten met name om advies te verkrijgen voor de toetreding van een nieuwe deelnemer aan de gemeenschappelijke regeling. De toetreding vindt eventueel plaats op langere termijn. Daarom is er een onderschrijding van C48.447.

Fotoarchief Een onderschrijding van C 783, er zijn minder aankopen voor het fotoarchief gedaan.

Automatiserinas c.a. Er is een overschrijding van CIO.808. Deze wordt veroorzaakt door de uitgaven aan het e-depot.

Exact online kosten onderhoud website/wzh projecten E-depot digitale bestanden beheren werkzaamheden/projecten structurele kosten users/database hosting archieftitels en inventarissen broncode overeenkomst conversie/werkopdrachten vervanging hardware vaste kosten dsl verbinding scannen (deel) prentencollectie Onderhoud scanner Totaal

werkelijk Begroot C C 1.650 1.795 3.192 5.000 62.384 55.000 1.000 7.015 7.000 0 12.500 0 500 23.549 6.000 0 35 3.350 0 12.021 6.460 486 1.209 110.477 99.669

Saldo C -145 1.808 -7.384 1.000 -15 12.500 500 -17.549 -35 3.350 -5.561 723 -10.808

Uitvoeringskosten Dit betreft een vergoeding aan de gemeente Nissewaard voor het verzorgen van de financiële administratie, opstellen van de begroting en jaarstukken. En een vergoeding aan Syntrophos voor de ICT.

Nissewaard Brielle Syntrophos

financiële ondersteuning

14.642

Salarisverwerking 800 ICT______________________ 10.370 25.812

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

Schoonmaak en sanitair. Op deze post zijn verantwoord de kosten van aanschaf van schoonmaak- en toiletartikelen en de kosten voor het schoonmaken van de kantoren en bezoekersruimte. Koffie, thee en deraeliike. Er is een overschrijding van C 886, dit wordt mede veroorzaakt door de hogere prijzen op levensmiddelen. Diversen en onvoorziene kosten Er zijn naheffingsaanslagen van de belastingdienst ontvangen, welke als onvoorzien zijn opgenomen.

7,3 Afschrijving De afschrijvingskosten zijn Cl.823,94 hoger dan begroot. Dit heeft te maken met een activum geactiveerd in 2023, waar bij de begroting van 2023 nog geen rekening mee was gehouden. 7.2

Dotatie voorziening De dotatie aan de voorziening is C18.431 hoger dan begroot. Door wijziging van BBV regelgeving dient per 2022 een voorziening verlofsparen opgenomen te worden voor het spaarverlof en bovenwettelijk verlof met een niet gelijkblijvend karakter. Bij het opstellen van begroting 2023 is nog geen rekening gehouden met de wijziging in deze regelgeving. Doordat de voorziening in 2022 nog niet was opgenomen, diende het gehele saldo in 2023 gedoteerd te worden.

Baten 3.8

Opbrengst van derden (gedeeltelijk verantwoord in het overzicht algemene dekkingsmiddelen).

De opbrengst van derden kan als volgt worden gespecificeerd: 1. Opbrengsten kopieerapparaat/scannen e.d. (legesverordening) 2. Diverse opbrengsten 3. Opbrengst verkoop koffie 4. Opbrengst onderzoekskosten c.a. 5. Gemeente Nissewaard; bijdrage in de automatiseringskosten Totaal

Werkelijk Begroot 'C 2023 2023 4.886 1.500 2.605 2.000 0 0 60 200 7.000 7.000 14.551 10.700

Voor kopieën e.d. worden kosten in rekening gebracht conform de legesverordening. Overige opbrengsten bestaat voornamelijk uit verkoopopbrengst van boeken. Voor onderzoek worden kosten in rekening gebracht conform de legesverordening. De opbrengst van de onderzoekskosten wordt via de post reserveringen ten gunste van de reserve bijzondere aankopen gebracht.

Bijdragen van participanten (inkomensoverdrachten). Hieronder zijn verantwoord de bijdragen van de participanten conform de begroting. De bijdrage per participant is gespecificeerd in de begroting.

5.1

7.1

Rentebaten Hierin is de ontvangen rente over het schatkistbankieren 2023 opgenomen.

Reserveringen, beschikkingen over reserves. Conform het BBV worden alle mutaties in de bestemmingsreserves via de rekening van baten en lasten verantwoord. De volgende onttrekkingen en toevoegingen hebben plaatsgevonden: reserve automatisering: - onttrekking/ toevoeging a.g.v. overschrijding budget automatisering reserve bijzondere aankopen: - onttrekking/toevoeging a.g.v. overschrijding budget bibi./aankoop veilingen algemene reserve: - onttrekking - toevoeging exploitatie ruimte totaal

Begroot 779.427

Werkelijk 779.427

Begroot

Werkelijk

22.948

-7.000

-200

50.000 -17.302 25.498

Incidentele baten 8c. lasten In 2023 zijn de volgende incidentele baten 8i lasten opgenomen: C50.000 Ontrekking van de algemene reserves. Deze middelen zijn ter beschikking gesteld uit de algemene reserve voor het inschakelen van externe expertise rondom de plannen van de nieuwe huisvesting. C17.302 Dotatie aan de algemene reserve voor het restbedrag indexatie.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/14212038/2