23.Memo Uitkomsten doelmatigheidsonderzoek belastingtaken, bijlage Rapport

Onderzoek uitvoering belastingtaken

Versie: 04-02-2021

1

Samenvatting .......................................................................................................................................... 3 Inleiding

.......................................................................................................................................... 4

Onderzoek

.......................................................................................................................................... 7

1. 1.1 1.2

Taken en activiteiten ....................................................................................................... 7 Huidige situatie ................................................................................................................ 7 Situatie bij uitbesteding ................................................................................................. 15

2. 2.1 2.2 2.3

Kosten ............................................................................................................................ 18 Intern (Nissewaard) – huidig en toekomstig .................................................................. 18 Extern (SVHW) - Situatie bij uitbesteding ...................................................................... 19 Kosten incidenteel.......................................................................................................... 20

3.

Kwaliteit ......................................................................................................................... 22

4. 4.1

Personeelsbeleid ........................................................................................................... 30 Vergelijking situatie huidig en bij uitbesteding .............................................................. 30

5 5.1 5.2

Sturing ............................................................................................................................ 33 Vergelijking situatie huidig en bij uitbesteding .............................................................. 33 Overig ............................................................................................................................. 37

Analyse

........................................................................................................................................ 38

2

Samenvatting Er wordt regelmatig onderzoek gedaan naar de meest efficiënte en effectieve manier om taken uit te voeren, zo ook naar het uitvoeren van de belastingtaken, waar dit rapport het resultaat van is. Directe aanleiding voor een onderzoek was het aanbod vanuit een regionaal samenwerkingsverband (SVHW) om de belastingtaken uit te voeren voor de gemeente Nissewaard. Aan de hand van de onderzoeksresultaten wordt het mogelijk om daarin een weloverwogen besluit te kunnen nemen. Onderzoek heeft opgeleverd dat bij uitbesteding van de belastingtaken aan SVHW de kosten voor de uitvoering aanzienlijk lager zijn. Rekening houdend met de voorgenomen interne efficiencyslag in de periode 2021-2024 oplopend tot € 300.000 per jaar 1 , kan daarbovenop nog een besparing op de uitvoeringslasten worden gerealiseerd van jaarlijks € 265.000. Toetreding van Nissewaard heeft ook voor de reeds deelnemende gemeenten, waaronder de andere gemeenten op Voorne Putten, een positief effect. Samengevat kunnen we stellen dat het voordeel dat ontstaat bij uitbesteding van taken, te verklaren is door schaalgrootte, vergaande optimalisatie van bulkprocessen en het toepassen van nieuwe technieken en ontwikkelingen, waarbij kosten over meerder partijen kunnen worden verdeeld. Verder kan op basis van de onderzoeksresultaten worden geconcludeerd dat voldoende kwaliteit, ook bij uitbesteding, geborgd is.

Tevens wordt opgemerkt dat het gemeentebestuur de wettelijke bevoegdheid heeft om de tarieven vast te stellen en dat daar bij een eventuele uitbesteding van taken niets aan verandert. Ten aanzien van de kwijtschelding ligt dat anders; het beleid bepaalt de gemeente zelf, maar de norm zal in gemeenschappelijkheid worden vastgesteld (via bestuur SVHW). Een ander punt van aandacht bij uitbesteding is het hogere percentage oninbare vorderingen aan de kant van SVHW, aangezien dit invloed kan hebben op de opbrengsten en het belastingtarief; oninbare vorderingen worden namelijk verwerkt in de belastingtarieven 2 . Daarentegen zullen de totale invorderingskosten dalen vanwege het samenvoegen van de gemeentelijke heffingen en de waterschapslasten op één aanslagbiljet, hetgeen juist een effect zal hebben ten gunste van de belastingbetaler. Ander voordeel van de gecombineerde aanslag, is dat men zich bij vragen naar aanleiding daarvan, denk aan een verzoek tot kwijtschelding of betalingsregeling, kan richten tot één instantie (SVHW). Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat de bovengenoemde besparing op de uitvoeringslasten een structurele besparing betreft. Mocht het komen tot uitbesteding van de belastingtaken, dan zal dit ook gepaard gaan met frictiekosten (zijnde incidentele kosten). Deze kosten maken (vooralsnog) geen onderdeel uit van dit onderzoek.

Leeswijzer Dit rapport is opgebouwd uit de volgende onderdelen: - Inleiding : Dit hoofdstuk biedt inzicht in aanleiding, achtergrond en aanpak van het onderzoek - Onderzoek : Dit onderdeel bevat de feitelijk onderzoeksresultaten - Analyse : Hierin worden de onderzoeksresultaten onder de loep genomen en samengevat 1

Op basis van het toekomstplan belastingen 2018-2019 en de businesscase digitale belastingbalie 2019 Kanttekening hierbij: SVHW legt de Waterschapsaanslagen in het gebied van NSW nu later op dan NSW de gemeentelijke aanslagen oplegt (mei versus februari). Hierdoor eindigt de incassoperiode in het jaar volgend op de aanslagoplegging, en staat er derhalve op 31 december van het jaar procentueel meer open. Op het moment dat er sprake is van een gecombineerde aanslagoplegging bij toetreding, dan vindt aanslagoplegging voor NSW ook plaats in februari. Ander punt waarom het percentage oninbare vorderingen niet één op één vergeleken kan worden is dat beide organisaties de invordering doen voor een andere klant/inwonersgroep. 2

3

Inleiding Het SVHW en de gemeente Nissewaard zijn sinds een enige tijd in gesprek om een mogelijke samenwerking te verkennen. Aanleiding hiervan is de duidelijke overlap in taken en werkzaamheden en de behoefte om te bezien hoe partijen elkaar kunnen versterken. Partijen hebben na een inventarisatie, waarin een eerste vergelijking van belastingsoorten en activiteiten is gemaakt, besloten om een verdiepend onderzoek uit te voeren3, met dit rapport als eerste resultaat. Aanleiding Aanleiding voor het onderzoek is het continue streven om zo doelmatig mogelijk om te gaan met overheidsgeld. Aan de hand van de onderzoeksresultaten wordt het mogelijk om een weloverwogen besluit te nemen over de wijze waarop de gemeente Nissewaard haar belastingtaken in de toekomst wenst uit te (blijven) voeren. Deze rapportage zal dan ook gebruikt worden als bijlage en onderbouwing voor het collegevoorstel. In eerste instantie zal het college gevraagd worden om, op basis van het voorliggende rapport, een principe uitspraak te doen over het vervolg van dit onderzoek.

Oftewel: wenst het college, op basis van de voorliggende onderzoeksresultaten, een vervolg te geven aan het onderzoek (een transitieonderzoek, met het personele aspect als belangrijkste onderdeel)? Achtergrondinformatie SVHW Het Samenwerkingsverband Vastgoedinformatie Heffing en Waardebepaling (SVHW) is een gemeenschappelijke regeling op het gebied van lokale belastingen van waterschap Hollandse Delta en 13 gemeenten, waaronder Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne. Als uitvoeringsorganisatie verzorgt SVHW namens de deelnemers onder andere de heffing en invordering van de waterschapsbelasting (zuiveringsheffing, verontreinigingsheffing, watersysteemheffing en wegenheffing) en van de verschillende gemeentelijke belastingen (zoals onroerendezaakbelasting, forensenbelasting, rioolheffing, hondenbelasting, afvalstoffenheffing). Gemeente Nissewaard De gemeente Nissewaard voert haar belastingtaken, te weten: de heffing en inning van alle gemeentelijke belastingen en de waardebepaling in het kader van de Wet WOZ, zelfstandig uit. Dit in tegenstelling tot de andere drie gemeenten op Voorne Putten die het uitvoeren van deze taken hebben uitbesteed aan het SVHW. De vraag om deze taken al dan niet uit te besteden, is eerder aan de orde geweest.

Tijdens het fusie proces heeft ook een onderzoek plaatsgevonden, echter op dat moment (medio 2014) bleek de voormalige gemeente Spijkenisse deze taak beter en voordeliger uit te voeren4. Onderzoek De vier gemeenten op Voorne Putten zijn continu op zoek naar synergie en het voordeel dat daarmee te behalen is. Drie van deze vier gemeenten (Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne) hebben het uitvoeren van de gemeentelijke belastingen ondergebracht bij het SVHW. Tijdens het onderzoek zal worden nagegaan wat het effect zou kunnen zijn als ook de vierde gemeente (Nissewaard) deze taken laat uitvoeren door het SVHW?

3

College besluit Onderzoek uitvoeren belastingtaken (bestuursopdracht) d.d. 16 juni 2020 Hierbij dient te worden opgemerkt dat de omstandigheden destijds anders waren: het onderzoek richtte zicht op Spijkenisse (Bernisse maakte er nog geen onderdeel van uit), betrof de formatieomvang 7 fte (het huidige team bestaat uit 12 fte) en maakten parkeren en leges (in tegenstelling tot het huidige onderzoek) geen onderdeel uit van het onderzoek. 4

4

Het SVHW en de gemeente Nissewaard hebben besloten om een onderzoek uit te voeren naar de (neven)effecten van het centraal onderbrengen van de belastingtaken van de gemeente Nissewaard bij het SVHW, ten opzichte van het in eigen huis uit blijven voeren van deze taken. Dit onderzoek is uitgevoerd door partijen zelf. Hiertoe is een projectgroep in het leven geroepen met een afvaardiging uit beide organisaties. Tijdens het onderzoek is nagegaan wat het effect zou kunnen zijn als ook de vierde gemeente (Nissewaard) deze taken laat uitvoeren door het SVHW? Welke (financiële) effecten zou dat hebben, zowel voor de vier gemeenten (en daarmee ook de andere tien deelnemende gemeenten) in het algemeen (denk aan eventueel schaalvoordeel), als voor de gemeente Nissewaard in het bijzonder. Onafhankelijk advies Gezien de mogelijke personele impact van het onderzoek, en de onzekerheid die dit kan oproepen bij de betreffende medewerkers van de gemeente Nissewaard, zijn zorgvuldigheid en objectiviteit in dit proces van groot belang. Om die reden is besloten om een onafhankelijke derde te betrekken bij het onderzoek, te weten adviesbureau Van den Bosch & Partners5. Deze partij heeft de opdracht gekregen om de resultaten op drie momenten te beoordelen: tijdens het onderzoek en na afronding van de onderzoeks- en analysefase.

Van den Bosch & Partners heeft hierbij de volgende elementen beoordeeld: - Betrouwbaarheid Is de manier van meten (onderzoekstechniek) juist, worden zaken op de juiste manier vergeleken, is het reproduceerbaar? - Validiteit Wordt daadwerkelijk onderzocht wat vooraf beoogd werd te onderzoeken, is de manier waarop het onderzoek wordt uitgevoerd ook daadwerkelijk de beste manier om de hoofd- en deelvragen te beantwoorden? - Volledigheid Zijn alle relevante elementen betrokken bij het onderzoek, dan wel voldoende belicht? Eindconclusie van den Bosch & Partners6: ‘Wij concluderen dat de projectgroep een zeer uitgebreid en gedegen onderzoek heeft uitgevoerd. Wij hebben steeds tijdig en in goed overleg de (tussen)uitkomsten van het onderzoek gekregen. Onze opmerkingen en aanbevelingen zijn steeds verwerkt. Het eindresultaat geeft blijkt van een betrouwbaar, valide en een volledig onderzoek.’ Onderzoeksvraag Het onderzoek moet leiden tot beantwoording van de volgende centrale vraag: Wat zijn de (neven)effecten van het centraal onderbrengen van de belastingtaken van de gemeente Nissewaard bij het SVHW, ten opzichte van het in eigen huis uit blijven voeren van deze taken?

5 6

5

Collegebesluit Onderzoek uitvoering belastingtaken, opdracht extern adviesbureau d.d. 21 juli 2020 Zie bijlage 13

Doel Het onderzoek is in eerste instantie gericht op het maken van een vergelijking (huidige situatie, afgezet tegen het ‘wegzetten’ van de dienstverlening van Nissewaard bij SVHW), hetgeen een basis moet opleveren van waaruit de keuze gemaakt kan worden: uitbesteden of in eigen hand houden. Is dat laatste het geval, dan kan de opbrengst van het onderzoek mogelijk bijdragen aan het versterken van de service en efficiency. Daarmee dient het onderzoek in feite een tweeledig doel. Kaders Het onderzoek, en de analyse op basis daarvan, richt zich op de volgende vijf elementen: 1. Taken en werkzaamheden 2. Kosten 3. Kwaliteit 4. Personeelsbeleid 5. Sturing Er is een vergelijking gemaakt van de volgende situaties: a. Dienstverlening intern - Uitvoeren belastingtaken door gemeente Nissewaard zelf b. Dienstverlening extern - Uitbesteding belastingtaken aan het SHVW Bij het onderzoek is de huidige situatie het uitgangspunt, een vergelijking van: huidige kosten (conform begroting 2021), de taken zoals deze op dit moment worden uitgevoerd (inhoudelijk en kwalitatief) en het op dit moment geldende beleid. Ten aanzien van de kosten (onderdeel 2) is daar nog een verdieping in aangebracht. Door het team Belastingen is in 2019 een businesscase opgeleverd7 waarin een inschatting is gemaakt van de mogelijke besparingen op de uitvoering van de belastingtaken per 2024.

Om de vergelijking (intern-extern) zuiver te kunnen maken, is daarom aan het onderdeel ‘kosten’ de volgende tweedeling toegevoegd: - Huidige situatie (heden) - Toekomstige situatie (vanaf 2024) Het onderdeel ‘kosten’ biedt dus inzicht in het verschil tussen de structurele uitvoeringslasten bij zelf uitvoeren, nu en vanaf 2024, afgezet tegen de kosten bij uitbesteding. Het betreft hier structurele kosten. Frictiekosten (zijnde incidentele kosten) die kunnen ontstaan wanneer gekozen wordt voor uitbesteding, maken vooralsnog geen onderdeel uit van dit onderzoek.

7

6

Hoe de belasting van het belastingproces kan worden verminderd, april 2019

Onderzoek 1. Taken en activiteiten 1.1 Huidige situatie Taak / activiteit SVHW Algemeen Beheer (Overhead)* Personeelsfunctie HR-beheer/advies en (salaris)administratie Informatie Interne en externe informatie voorziening i.r.t. primaire processen Financiën Financieel management SVHW en financiële administratie belastingopbrengsten Automatisering en Kantoorautomatisering en beheer primaire en ondersteunende applicaties facilitair

Huisvesting Communicatie

Beheer gebouw en terrein, schoonmaak, receptie en kantine Communicatie in relatie tot het primaire proces (opmaak brieven, aanslagbiljet, website etc.) en afstemming met deelnemers over communicatie rondom aanslagoplegging (o.a. persberichten, bijsluiter) Directie Management algemeen directievoering Secretariaat Management assistent directie Vastgoedinformatie/herwaardering PMA - Vraagprijzen woningen/niet-woningen: - Via i-WOZ worden vraagprijzen opgehaald en ingelezen (wekelijks) - Transacties woningen/niet-woningen: - Bestand Kadaster wordt ingelezen (maandelijks) - Inlichtingenformulieren huur niet-woningen: - Analoge brieven worden verzonden naar objecten (leegstand/ verkocht/ huur) waarna kan worden ingelogd op website SVHW om digitaal formulier in te vullen (half jaarlijks). SVHW gebruikt Funda Business en veldcontroles. Bij signalering nieuw verhuurde objecten wordt ook de eigenaar aangeschreven voor informatie - Inlichtingenformulieren koopwoningen: - Analoge brieven worden verzonden naar verkochte objecten waarna er worden ingelogd op website SVHW om digitaal formulier in te vullen (maandelijks). Bij niet terugsturen volgt een herinnering - Bij leegstandcontroles wordt ook gebruik gemaakt van nutsaansluitingen. Dit gebeurt in een ander proces. (Zie kopje Heffingen/ controle leegstand) 7

NSW HR-beheer/advies en (salaris)administratie Interne en externe informatie voorziening i.r.t. primaire processen Financieel management en financiële administratie belastingopbrengsten Kantoorautomatisering en beheer primaire en ondersteunende applicaties uitgevoerd door Syntrophos; afzonderlijke organisatie van meerdere gemeenten met eigen medewerkers. Kantoor automatisering is onderdeel van overhead die NSW betaalt aan Syntrophos. Beheer gebouw en terrein, schoonmaak, receptie en kantine Stemt af met communicatie maar redactie bouwt belastingen zelf op, zit daarmee dus in de capaciteit zoals opgebouwd (later in stuk). Management algemeen directievoering Management assistent eenheidsmanager - Maakt gebruik van i-WOZ - Transacties woningen / niet-woningen: Bestand Kadaster wordt ingelezen (maandelijks) - Inlichtingenformulieren huur niet-woningen: Jaarlijks worden alle eigenaren aangeschreven met verhuur om wijzigingen op te vragen en hun huidige verhuurgegevens digitaal ons toe te zenden. Nieuwe leegstand of nieuwe verhuurde objecten worden gesignaleerd via bijv. Funda business, veldcontroles en mutaties nutsaansluitingen. Bij signalering nieuw verhuurde objecten wordt ook de huurder aangeschreven voor informatie. - Inlichtingenformulieren koopwoningen: Nieuwe woningeigenaren ontvangen maandelijks uitgebreid inlichtingenformulier om in te vullen die digitaal wordt verwerkt.

Bij niet terugsturen binnen 6 weken volgt herinnering

Herwaardering

Bezwaren

BAG

WOZ-administratie Beheer objectgegevens

8

- Waarderen WOZ-objecten - Analyseren instellingen taxatiemodellen en eventueel bijstellen taxatiemodule GT-WOZ na resultaten laatste herwaarderingsronde aan de hand van bezwaren. Na beoordelen en verwerken van transactiecijfer en huurcijfers in de permanente marktanalyse worden de WOZ-objecten gewaardeerd - Voordat WOZ-waardes definitief worden gemaakt, vinden uitgebreide controles plaats, bijvoorbeeld:  controles op ratio’s vraagprijzen/transacties  controles op bezwaren van voorgaande tijdvakken  afwijkende stijgingen/dalingen t.o.v. vergelijkbare objecten in huidig tijdvak maar ook t.o.v. WOZ-waarde vorige tijdvak - Onderdelen zonder waarde. - Afhandelen alle soorten WOZ bezwaren volgens geldende regels en termijnen. SVHW biedt jaarlijks structureel het Informeel Contact WOZ-Waarde aan. - Hierbij kan men via de website een afspraak maken (binnen de bezwaartermijn) om op een zelf bepaald moment te worden door een Taxateur. Daarnaast kan er het gehele jaar door contact worden opgenomen met onze taxateurs.

-

Verwerken/inmeten bouwvergunningen Objectmutaties Bijhouden BAG-WOZ koppeling BAG en pand geometrie

- Bronhouder WKPB: Is per 31 december 2020 overgedragen aan deelnemers - Controle Kadastrale volledigheid:  Controle objecten zonder eigenaar  Controle objecten zonder perceel  Controle percelen wel bekend bij kadaster maar niet in belastingsysteem  Controle teveel toegekende oppervlakte  Controle te weinig toegekende oppervlakte  Controle objecten op vervallen percelen  Zakelijk recht controle

- Analyseren instellingen taxatiemodellen en eventueel bijstellen taxatiemodule VRIS na resultaten laatste herwaarderingsronde aan hand van bezwaren. Na beoordelen en verwerken transactiecijfer en huurcijfers in permanente marktanalyse worden de WOZ-objecten gewaardeerd - Controles op significante afwijkingen ten opzichte van het gemiddelde van de waardestijgingen

- Afhandelen WOZ bezwaren volgens geldende regels en termijnen. - Gemeente Nissewaard heeft 3 fulltime taxateurs in dienst die goed bereikbaar zijn voor uitleg over de WOZ-waarde. Via website en bijsluiter wordt geadviseerd om bij vragen contact op te nemen met het telefonisch informatiecentrum van de gemeente die de klant doorzet naar één van de drie taxateurs indien het inhoudelijke vragen betreft. In het algemeen wordt een woning bij een waardebezwaar ter plaatse bezocht. NSW voert BAG niet zelf uit, NSW krijgt de informatie uit de BAG via Syntrophos, beoordeelt deze en levert eventuele correcties terug. Dit geldt voor de volgende drie onderdelen: - Verwerken/inmeten bouwvergunningen - Objectmutaties - Bijhouden BAG-WOZ koppeling Het bijhouden van BAG-WOZ koppeling hoort in principe onder de noemer WOZ en niet onder BAG. NSW leest periodiek BAG in, of via een databaseconnectie of via een extract. Mutaties worden via dagelijkse vergelijking tussen dit ingelezen bestand en de WOZ bijgehouden. - Bijhouden BAG-WOZ koppeling (administratief en o.b.v.

geometrie) - Bijhouden WOZ-kaart (geometrie WOZ-objecten) - Controle Kadastrale volledigheid en koppeling:  Check onvolledig toegekend of niet gekoppeld  Aanmaken kaart onvolledig toegekend of niet toegekend  Gat in perceelrelatie  Onjuiste zakelijkrecht-code gebruikt  Controle mutatie eigendom  Vervallen percelen met koppeling object  WOZ-objecten zonder actieve eigendomsrelatie

     

Controle beide object zonder oppervlakte gebouwd Controle geen beide object maar wel oppervlakte gebouwd Per kadastrale gemeente controle totale oppervlakte belastingsysteem Leegstandscontrole Objecten in aanbouw controleren via BAG/DD Objecten in aanbouw controleren op gereed melding (ook via veldcontrole) Voor alle ongebouwde percelen aangeven waarom deze niet worden gewaardeerd voor de WOZ - Verwerken subjectmutaties - verwerken WRA: bepaling belanghebbenden i.r.t. WOZ object - Bijhouden Objectkenmerken: primair en secundair - Veldcontroles: voor verdere aanvulling/controle objectgegevens SVHW voert momenteel grootschalig project uit van omzetten van m3 naar m2 gebruiksoppervlak, i.v.m. waarderen op m2 gebruiksoppervlak m.i.v. 1-1-2022. Hierbij wordt gebruik gemaakt van softwaretools zoals Way2Go. Hierdoor wordt wederom kwaliteitsslag in bestanden gemaakt. Het project is januari 2021 afgerond. Heffingen Verwerken BRK/BRP/ NHR data Controle Leegstand

Terugmeldingen LV-WOZ Terugmeldingen intern op bovenstaande basisregistraties

DIFTAR

9

- Inlezen/verwerken  Verwerking van gegevens  Terugmeldingen op basisregistratie als gegevens incorrect zijn - Controleren/formulieren opvragen gebruikers - Om leegstand te controleren worden, als via 'normale' kanalen geen gebruikers zijn te vinden, formulieren verstuurd naar eigenaar om gebruikers op te vragen. Deze gegevens worden vervolgens verwerkt. Daarnaast toepassing van waterverbruik gegevens. SVHW stemt hierbij ook af met de deelnemers voor nadere inzichten. Veldcontroles bij twijfelgevallen i.c.m. WOZ-werkzaamheden. - Controleren/aanpassen etc. Voor gemeenten waarvoor SVHW bronhouder is van WOZ worden terugmeldingen van afnemers gecontroleerd/aangepast/verwerkt. - Verwerken/beantwoorden gegevens etc. n.a.v. interne meldingen op diverse activiteiten welke bij cluster bestanden worden uitgevoerd - Na controle worden eventuele verschillen gesynchroniseerd - Terugmeldingen intern op bovenstaande basisregistraties - SVHW meldt terug op de diverse basisregistraties (BAG/BRP/BRK/etc.) - Vermoedelijke handhavingsissues worden gemeld aan deelnemers. - Inlezen bestanden afvalinzamelaar volgens afgestemd dataprotocol - Verwerken mutaties  Verwerken alle ledigingen/ stortingen in Key2  Verwerken van ledigingen in een leegstandsperiode

 Eigendom BRK wijkt af van eigendom AKR - Verwerken subjectmutaties - Verwerken WRA: bepaling belanghebbenden i.r.t. WOZ-object - Bijhouden Objectkenmerken: Primair en secundair - Veldcontroles: Voor verdere aanvulling/controle objectgegevens - Nieuwe objecten registreren aan de hand van 3 fasen: bouwgrond, in aanbouw en afgebouwd. Hefmodellen tijdig opvoeren en omzetten met juiste plichten en maatstaven. Eventueel extra check via BAG op gereed melding maar bij WOZ zelf al eerder gecontroleerd omdat nieuwe bewoner zich vaak onmiddellijk inschrijft na oplevering. WRA koppeling verloopt dan goed evenals de aanslagoplegging. - Controles via Cognos op WRA koppeling. Regelmatig vergelijk BRP – Belastingen, jaarlijkse leegstandcontrole leegstaande woningen in bestand, belastingbestand bevat meer gebruikers dan BRP (i.v.m. kamergewijze verhuur en forensen) - Inlezen/verwerken  Verwerking van gegevens  Terugmeldingen basisregistratie als gegevens incorrect zijn - Jaarlijkse controle leegstand extern bureau - Opvragen huurdergegevens bij eigenaar - Controle aansluitingen nutsvoorzieningen, gebruikers worden daar vermeld aan de hand van mutaties - Veldcontrole - Controleren/aanpassen etc.

- Terugmeldingen BAG bij constatering fouten met aanbevelingen - Terugmeldingen BRP bij constatering verkeerde inschrijvingen en onterechte leegstand (bijv. illegale bewoning, gaat tevens naar andere afdelingen i.v.m. verhuur onzelfstandige woonruimte)

n.v.t.

Afvalstoffenheffing

Reinigingsrechten Rioolheffing

Forensenbelasting

Toeristenbelasting

10

- Verwerken mutaties m.b.t. uitgezette/ingenomen containers - Vullen van lege heffingsmaatstaven; merendeel wordt geautomatiseerd gevuld tijdens de verwerking van de BRP - Verwerken mutaties m.b.t. kosten omwisselen container / vervangen afvalpas - SVHW kan vele heffingsmaatstaven aan waaronder objectcodes - Bij binnenverhuizing volgt geen automatische ontheffing. De omvang van het huishouden per 1/1 is bepalend. - Verwerken mutaties m.b.t. uitgezette containers / afgegeven passen - Ervaring met rioolheffing o.b.v. tariefcode, WOZ waarde, m3, combinatie m3/WOZ waarde, aantal personen, staffels , vast bedrag, etc.

- Verwerken gegevens waterbedrijf: verwerken van de m3 ingenomen water in de maatstafkaart in Key2 - Verwerken aantal personen: merendeel wordt geautomatiseerd gevuld tijdens verwerking BRP - Vullen lege heffingsmaatstaven - Verwerken gebruikersgegevens vakantiewoningen op parken - Aanpassen gebruikers van verkochte vakantiewoningen - Nagaan of woning voor eigen gebruik is of dat de woning verhuurd wordt en in aanmerking komt voor toeristenbelasting (zie bijlage 6) - Controleren of belastingplichtige inwoner is van de gemeente - Bij permanente bewoning vakantiewoning het hefmodel aanpassen zodat Watersysteemheffing gebruik en wegen heffing gebruik betaald gaat worden - SVHW beschikt over de module (onderdeel standaard software applicatie) - Aanpassen aangifte aan verordening - Aanpassen aangifteformulier aan in de verordening gewijzigde artikelen/tarieven - Verzenden aangifteformulieren - Januari opvolgende jaar worden aangiften verzonden. Deze moeten binnen zes weken retour zijn. Niet het geval, dan wordt aanmaning verzonden, nog geen reactie dan wordt telefonisch contact gezocht. - Verwerken aangifteformulieren - Het aantal overnachtingen dat op de aangifte is aangegeven wordt overgenomen. Als de aangifte op werkelijk aantal is gebaseerd moet het nachtregister worden meegezonden. Bij een grote afwijking t.o.v. het voorgaande jaar wordt nadere info opgevraagd.

Als geen aangifte wordt gedaan wordt het aantal overnachtingen geschat (evt. voorgaande jaar + 10%). - Controle op nieuwe belastingplichtigen - Jaarlijks wordt op internet gezocht (AirBnB, Google, VVV site, etc.) naar overnachtingsadressen die nog niet in Key2 voorkomen. Tevens worden overlastmeldingen nagetrokken en verstrekte vergunningen verwerkt. - Veldcontroles

- Heffingsmaatstaf op basis objectcode. - Controles op juiste maatstaf, plichten juist gevuld Geen automatisch ontheffen bij binnenverhuizing en in veel gevallen overlijden (bij achterblijver) i.v.m. fluctuerende incasso. Hierdoor wordt overbodige uitspraak ontheffing en een nieuwe aanslag voor hetzelfde bedrag voorkomen. Aansluitdata zijn van belang bij Key2belastingen voor juiste en volledige aanslagoplegging (signaleren en corrigeren van verkeerde uitschrijvingen). n.v.t. Op basis van WOZ afbakening en tariefdifferentiatie (woning en niet-woning). Afbakening leidend voor de aanslag. Niet afhankelijk van aantal personen of verbruik m3.

Ingerichte module Centric, kijkt zelf naar of belastingplichtige woonachtig is in de gemeente. Indien vakantiewoning of woning niet zelf gebruikt wordt check of toeristenbelasting van toepassing is. Tevens aanslag afvalstoffenheffing.

Toeristenbelasting bevat twee onderdelen: - Hotels, vakantiepark, campings ed. ontvangen na boekjaar aangifteformulier voor aantal overnachtingen van niet ingezetenen van gemeente. Aangiftes worden gecontroleerd op afwijkingen t.o.v. voorgaande jaren, vakantiepark stuurt lijst mee van verhuurde huisnummers, overige huizen kunnen mogelijk in forensenbelasting vallen. Verschillende tarieven voor camping en hotels i.v.m. verschillende opslagpercentages. - Kamergewijze verhuur van woningen met name aan arbeidsmigranten(verhuur onzelfstandige woonruimte). Er vindt geen inschrijving in de BRP plaats. Deze adressen zijn ook van belang voor andere afdelingen i.v.m. eventuele woonoverlast, vergunningaanvraag, illegale bewoning, afvalpas. Opsporing aan de hand van leegstandcontrole, mutatielijst nutsvoorzieningen, herkenning groep eigenaren met meerdere woningen. Wordt forfaitair opgelegd i.v.m. grillige verloop kamerverhuur woningen van zowel aantal personen als tijdsduur verhuur. Ook vindt afwisselend wel inschrijving plaats in BRP waardoor opleggen toeristenbelasting niet mogelijk is.

Precariobelasting

Grafonderhoudsrechten

BIZ

Ondernemersfonds Hondenbelasting

11

Eén keer per 4/5 jaar wordt een belastingplichtige bezocht. De kleine vaak particuliere verhuurders worden door de medewerkers van SVHW bezocht en bij de grote bedrijven wordt een boekencontrole uitgevoerd door Legitiem. Verwerken vergunningen; opvoeren precario-objecten o.b.v. afschrift van de vergunningen die periodiek van gemeente worden ontvangen. De aanslag wordt automatisch o.b.v. tariefcode berekend in Key2 - Verwerken mutaties - Verwerken afkopen, nieuwe plichten, wijziging rechthebbenden etc. n.a.v. wijzigingsformulier dat van gemeente is ontvangen - Aanslagen worden gecombineerd opgelegd met overige gemeentelijke belastingen. - Ondersteuning bij opzet nieuwe BIZ: advies over proces en verordeningen, berekeningen, areaal bepaling. - Verstrekken van gegevens t.b.v. draagvlakmeting, controleren gebruikers / leegstand, afstemming m.b.t. verschillen die tijdens proces naar voor komen.

- Controle op nieuwe objecten - Controleren of binnen BIZ gebied wijzigingen voorgedaan hebben waardoor objecten zijn ontstaan die nog geen BIZ plicht hebben - SVHW verzorgt aanslagoplegging voor 22 verschillende BIZ gebieden met verschillende heffingsmaatstaven (staffels, % WOZ-waarde, % WOZ-waarde met een max bedrag, vast bedrag, vast bedrag per zone etc.) en belastingplichtigen (eigenaar, gebruiker, eigenaar + gebruiker, etc.) - SVHW beschikt nog niet over standaard software voor de BIZ, deze is aangevraagd en wordt momenteel getest. Op dit moment worden de (ruim 30 BIZ’en onderhouden met controle bestanden in Apex) - Verstrekken opbrengsten per trekkingsgebied; aan alle niet-woningen wordt trekkingsgebied gekoppeld zodat opbrengst per gebied kan worden bepaald - Verwerken aan- en afmeldingen; gebeurt grotendeels geautomatiseerd. De uitval wordt handmatig verwerkt - Verstrekken hondenpenningen; bij enkele gemeenten worden hondenpenningen verstrekt bij aangifte nieuwe hond - Aankondigen controle hondenbelasting; enkele weken voor hondencontrole aankondiging controle in huis-aan-huisbladen. Hondenbezitters worden opgeroepen hun hond(en) aan te melden via website SVHW of telefonisch. Net voordat hondencontrole start wordt betreffende gemeente geïnformeerd, zodat deze bericht op website kan plaatsen wanneer de controles gaan plaatsvinden.

SVHW verwerkt eveneens anonieme meldingen en signaleringen van handhaving. SVHW verstuurt hiervoor een aangifteformulier - Veldcontroles; elk jaar wordt 1/3 deel van een gemeente gecontroleerd, zodat na drie jaar de hele gemeente is gecontroleerd.

Vergunningen door vakafdeling aangeleverd. Aanslagbedrag berekend door belastingen, via incidentele vordering opgelegd (61). Deels opgelegd via jaarlijkse plichten (eenvoudig). Grotendeels via aanlevering vakafdeling en vervolgens verwerkt via incidentele vordering (668).

Aanwezigheid van 3 BIZ’en. Deze zijn anders van opzet vanwege andere doelstellingen per BIZ. Opzet is anders om tot positieve uitslag bij draagvlakmeting per BIZ te komen. Belastingen heeft hierbij ook adviserende en ondersteunende rol, daarnaast voorcalculatie gemaakt t.b.v. gewenste opbrengsten bij verschillende modellen. Bij Centric is module aangeschaft om deel van drie BIZ’en eenvoudiger te laten verlopen door verordeningen daarin te verwerken. Naast feit dat nieuwe plichten van nieuwe objecten worden bijgehouden, hebben nieuwe objectafbakeningen van bestaande objecten tot gevolg dat vaak maatwerk nodig is. BIZ Molenwatering bevat een verordening waarbij WOZ waarden van aan elkaar gerelateerde bedrijven de WOZ-waarden moeten worden opgeteld, een bewerkelijk proces bij de vele afbakeningwijzigingen. Vastgesteld steeds voor vijf jaar met eerste WOZ jaar ieder belastingjaar als uitgangspunt. Reden hiervoor is een stabiele opbrengst bij zelfde tarieven en staffels. n.v.t. - Verwerken aan- en afmeldingen; gebeurt grotendeels geautomatiseerd. De uitval wordt handmatig verwerkt - Geen hondenpenningen in NSW - Tweemaal per jaar controle hondenbelasting Telefonische anonieme meldingen worden in de hondencontrole meegenomen. Boa’s signaleren ook regelmatig adressen waar geen hondenbelasting wordt betaald (overlast meldingen). Deze worden ambtshalve opgevoerd.

- Veldcontroles; tot en met 2018 50 % van het totaal aantal woningen per jaar, vanaf 2019 25 %

Reclamebelasting

Parkeerbelasting

Aanslagoplegging

Bezwaarschriften Beroepschriften Bestandcontroles

12

- Verwerken mutaties  Jaarlijks m.b.v. nieuwe streetsmart foto's bekijken of er reclame aanwezig is op betreffende panden  Controleren of er binnen Reclamebelasting gebied wijzigingen hebben voorgedaan waardoor objecten zijn ontstaan die nog geen plicht hebben n.v.t.

- Opstellen conceptverordeningen; concepten worden zo volledig mogelijk aangeleverd. Alleen tarieven en datum van vaststellen moet nog worden aangevuld. Wijzigingen worden vooraf door gemeente voorgelegd om juridische en technische mogelijkheden te toetsen en er is overleg i.h.k.v. wijzigingen. - Verzenden aanslagen - Maken jaarplanning, maandelijkse aanslagoplegging voor zo compleet en tijdig mogelijke aanslagoplegging (maandelijks) - Geautomatiseerd ontheffen en verminderen - Wekelijks worden alle aanslagen waarbij recht is op ontheffing als gevolg van bijv. verhuizing buiten gemeente of overlijden geautomatiseerd verminderd. Belastingschuldige hoeft geen verzoek in te dienen. In de verordeningen is geregeld dat geen ontheffing verleend wordt bij verhuizingen binnen gemeente en wijzigingen van het aantal bewoners. - Ramingen van belastingopbrengsten worden afgegeven door SVHW (hierbij wordt rekening gehouden met waardeontwikkeling en areaaluitbreiding) Afhandelen van bezwaarschriften; opstellen uitspraak op bezwaar en aanpassen bestanden indien nodig Opstellen verweerschrift en procesvertegenwoordiging Controle op volledigheid bestanden: doorlopend worden controles op volledigheid, juistheid etc. uitgevoerd.

n.v.t.

Naheffingsaanslagen inzake parkeerbelasting worden opgelegd door controleurs (team Toezicht), d.m.v. handheld en geregistreerd in CityControl. De controleur laat naheffingsaanslag parkeerbelasting fysiek achter bij voertuig. Naheffingsaanslagen worden door controleurs geregistreerd in CityControl. Iedere week worden naheffingsaanslagen van de voorgaande week door de applicatiebeheerder ingelezen in Key2Belastingen. Vervolgens worden kennisgevingen gedraaid en verzonden naar de kentekenhouders. Verordeningen worden getoetst op kostendekkendheid en doorgesproken met betreffende vakafdelingen op eventuele gewenste wijzigingen. Tariefberekening OZB wordt bepaald aan de hand van ontwikkeling waarde bestaande bouw m.u.v. areaaluitbreiding (en afbouw), gecorrigeerd met sloopobjecten. Bouwgrond en nieuwbouw wordt in eerste half jaar opgelegd. Buitenverhuizingen worden geautomatiseerd verminderd zonder verzoek. Overlijden met achterblijvende echtgenoot/echtgenote laten we doorlopen naar het nieuwe jaar. Reden: Geen ontheffing en nieuwe aanslag vlak na overlijden en verzoek tot aanmelding AIC op nieuw subject met zelfde rekeningnummer als dat het al is. Geen automatische ontheffingen bij wijziging in aantal personen op een adres of bij een binnenverhuizing, tenzij op verzoek bij de laatste.

Afhandelen van bezwaarschriften; opstellen uitspraak op bezwaar en aanpassen bestanden indien nodig Opstellen verweerschrift en procesvertegenwoordiging Bestandscontroles worden uitgevoerd (circa 500 per dag)

Invordering Dwanginvordering

Kwijtschelding

Overig

13

- Aanmaningen: selecteren/aanmaken bestand, verzenden extern printbureau - Dwangbevelen: selecteren/aanmaken bestand, verzenden extern printbureau - Loonbeslagen: individueel en massaal opvragen loongegevens, versturen aankondigingen en loonvorderingen, verwerken ontvangstbevestigingen - Hernieuwde bevelen/Beslagopdrachten: selecteren, aanmaken en aanleveren bestand met hernieuwde bevelen en beslagopdrachten voor Cannock Chase - Administratieve afhandeling na terug levering vanuit Cannock Chase. Teruggekomen hernieuwde bevelen en beslagopdrachten verwerken/ administratieve afhandeling en vervolgstappen na tenuitvoerlegging (beslagen (on)roerende zaken, bankbeslagen) en onderzoeken verhaalsmogelijkheden - Bezwaar tegen invorderingskosten: beoordelen en afhandelen bezwaarschriften tegen invorderingskosten - Bezwaar beslagvrije voet: beoordelen en afhandelen bezwaarschriften tegen de vastgestelde Beslagvrije voet SVHW heeft in samenwerking met Cannock Chase, uitwisseling van Hernieuwde Bevelen, beslagopdrachten, beslagen, plakopdrachten etc. volledig gedigitaliseerd. - SVHW levert bestande Hernieuwde Bevelen en beslagopdrachten digitaal aan - Cannock Chase levert betekeningskosten weer digitaal terug, deze worden geautomatiseerd ingelezen belastingapplicatie - Terugvragen van dossiers i.v.m. adresmutaties of financiële mutaties gebeurt geautomatiseerd.

- Fysieke stukken van betekende Hernieuwde Bevelen en Beslagopdrachten incl. ambtsbericht en gelegde beslagen ontvangt SVHW digitaal terug. Deze worden geautomatiseerd in APEX (interne workflow engine) gezet, vanuit hier verwerkt. - Andere belastingkantoren hebben grote interesse getoond in deze gedigitaliseerde en efficiënte procesinrichting. - Verzoeken om kwijtschelding - Administratief beroep kwijtschelding - Beoordelen, afhandelen en fiatteren van kwijtscheldingsverzoeken - Administratief beroep kwijtschelding Beoordelen en afhandelen van administratieve beroepschriften - Indien iemand niet meer in aanmerking komt voor automatische kwijtschelding verstuurt SVHW een brief met aanvraagformulier.

- Beschermingsbewind; alle per post binnengekomen correspondentie verwerken/mutaties vanuit Webis verwerken

Flanderijn Invordering - Aanmaningen worden door NSW verzonden en geïnd - Als betaling uitblijft volgt na een maand dwangbevel, het bestand wordt door belastingen aangemaakt en naar Flanderijn verzonden, Flanderijn vervaardigt dwangbevelen en verzend deze per post. - Als na dwangbevel betaling uitblijft volg hernieuwd bevel (exploot), deze moet aan de deur van belastingschuldige worden betekend. Handelingen, informatie-uitwisseling en vragen worden vastgelegd in digitaal systeem van Flanderijn. Flanderijn verzorgt betalingsregelingen, loonbeslagen, beslagleggingen etc. vanaf moment dat exploten zijn uitgegeven en legt dit vast in het digitale systeem. Verlate aanvragen kwijtschelding en schuldhulpverlening legt NSW vast in dit systeem. Vermoedens verkeerd adres of belastingplichtige door Flanderijn worden doorgegeven via systeem. Deze worden onderzocht door NSW waarna de resultaten worden teruggemeld zodat de invordering doorgezet kan worden of eventueel gestopt.

- Automatische kwijtscheldingen voorgaande jaar opnieuw aan IB verzonden (na toestemming belastingplichtige). Advies en uitval wordt beoordeeld. - Nieuwe aanvragen worden doorgestuurd naar IB. - Na afwijzing, mogelijkheid tot beroep met schriftelijke aanlevering worden die opnieuw beoordeeld - Bij kwijtschelding hoofdbewoner volgend belastingjaar gezocht naar medebewoner die wel vermogend genoeg is. Module kwijtschelding Bakerware reeds aangeschaft: zorgt in toekomst voor digitale verwerking automatische kwijtschelding. Bij afwijzing IB ontvangt men brief waarbij men digitaal via MijnBelastingen via documenten kan aantonen dat afwijzing niet terecht is. Beroepen worden uitgevoerd binnen team belastingen zelf. Gemeente maakt gebruik van postregistratiesysteem DICOS om correspondentie van beschermingsbewind en Wnsp te raadplegen.

Betalen

14

- Minnelijke schuldsanering; alle per post binnengekomen correspondentie verwerken/mutaties vanuit Webis verwerken - Wettelijke schuldsanering en Faillissementen; alle per post binnengekomen correspondentie verwerken - Oninbaar lijden; vorderingen oninbaar lijden (beoordelen en fiatteren) na advies deurwaarder en na eigen verhaalsonderzoek - Verwerken van betalingen; geautomatiseerd en handmatig (uitval) verwerken binnengekomen betalingen. Geautomatiseerd een koppelpercentage van 80% - Automatische incasso; verwerken machtigingen (nieuwe/wijzigingen/intrekking) / aanmaken incassobestand voor bank / versturen van kennisgeving stornering - Betalingsregelingen; treffen, vastleggen en monitoren - Uitbetalen restituties en teruggaven; wekelijks controleren, fiatteren en uitbetalen restituties en teruggaven

De recente aanschaf van de digitale balie van Bakerware (Webis) geeft de mogelijkheid om dit proces in de toekomst volledig te digitaliseren via een klantenportal voor bewindvoerders en schuldhulpverleners. Dit is nog niet aangeschaft.

- Verwerken van betalingen; geautomatiseerd en handmatig (uitval) verwerken van binnengekomen betalingen. Geautomatiseerd een koppelpercentage van 82,5% - Automatische incasso; verwerken machtigingen (nieuwe/wijzigingen/intrekking) / aanmaken incassobestand voor bank / versturen van kennisgeving stornering - Betalingsregelingen; treffen, vastleggen en monitoren - Optie om betalingsregelingen via MijnBelastingen digitaal door belastingplichtigen onder voorwaarden zelf te regelen aangeschaft - Uitbetalen restituties en teruggaven; om de week controleren, fiatteren en uitbetalen restituties en teruggave

1.2

Situatie bij uitbesteding

Bij uitbesteding zijn verschillende scenario’s mogelijk: afname door NSW van het hele pakket of een deel van het pakket. Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat als er gekozen wordt tot één van de varianten leidt dit tot een taak t.a.v. opdrachtgeverschap in de richting van SVHW. Tevens zullen de voorliggende werkzaamheden in het kader van de GEO / WOZ achterblijven bij NSW / Syntrophos.

Onderdeel a. Basis (zonder rechten, leges en parkeerheffingen) Taak / activiteit

SVHW

Algemeen Beheer (overhead) Vastgoedinformatie BAG WOZ-administratie Heffing en Invordering belastingen

Vraagt geen nadere uitwerking / geen discussie over Vraagt geen nadere uitwerking / geen discussie over Vraagt geen nadere uitwerking / geen discussie over Vraagt geen nadere uitwerking / geen discussie over Uit te voeren taken / onderdelen door SVHW: - Heffing van afvalstoffenheffing, rioolheffing, forensenbelasting, toeristenbelasting, BIZ en hondenbelasting kan SVHW geheel uitvoeren zonder input van de gemeente. We stellen het op prijs als bij de gemeente aanwezige informatie uit andere vakgebieden, die ook voor de belastingheffing van belang kan zijn, gedeeld wordt. - Voor heffing van grafonderhoudsrechten is het noodzakelijk dat SVHW maandelijks per mail een mutatie overzicht m.b.t. afkopen, nieuwe plichten, wijziging rechthebbenden etc. ontvangt vanuit de betreffende vakafdeling van de gemeente. Bij onduidelijkheden zal navraag gedaan worden bij de vakafdeling van de gemeente.

BIZ

Met betrekking tot de uitvoering van de vastgestelde verordeningen voorziet SVHW geen problemen.

15

NSW Welke taken blijven achter / ontstaan

Achterblijvende taken / onderdelen (bij NSW) na uitbesteding: Bij keuze voor basis pakket leidt dit tot onderstaande achterblijvende heffingen. Dit heeft als gevolg bestaande capaciteit in te blijven zetten inclusief software toepassingen en invordering. - Parkeernaheffingen - Leges - WRO (bouwvergunningen), kabels en leidingen, marktgelden, havenen kadegelden, kinderopvang, APV, drank en horeca, WKS, WVR en bevolking. - Precario terrassen en standplaatsen - Grafrechten - Parkeervergunningen en gehandicaptenparkeerplaatsen - Forensen- en toeristenbelasting - BIZ Akkerhof; kan volledig met BIZ-module Centric. Klein winkelcentrum. - BIZ Centrum; BIZ in het stadscentrum (groot) voor 5 jaar vastgesteld. Door veranderingen in objectafbakening ontstaat een situatie waarbij er tussen 15 en 20 handmatige aanslagen op maat aangemaakt moeten worden. - BIZ Molenwatering; middelgrote BIZ maar complex van opzet. Deel kan via BIZ-module. Ongeveer 20% (40 aanslagen) moeten handmatig berekend worden. Op grond van wijziging in afbakening, leegstand en gelieerde gebruikers/eigenaren. De verordening is zo gemaakt dat dit niet altijd op basis van een plicht of optelling bij een subject aangeslagen kan worden vanuit een query. De aanslagen worden niet aangeleverd door NSW (daar blijft dan geen werk achter).

De BIZ wordt wel bij de gemeente opgezet met een draagvlakmeting en het maken van een verordening, dit gebeurt tot op heden in nauwe samenwerking met de afdeling belastingen.

Onderdeel b. Leges en rechten Taak / activiteit Leges en rechten

SVHW Uit te voeren taken / onderdelen door SVHW: - De werkwijze bij leges en rechten zal gelijk zijn aan de huidige werkwijze bij de gemeente. Op papier (of ingescand) aangeleverd aan SVHW door vakafdeling. Communicatie tussen SVHW en vakafdeling noodzakelijk bij onduidelijkheden formulier en terugkoppeling bij vragen/bewaar. - Voor de precario terrassen en standplaatsen is het noodzakelijk dat SVHW een afschrift van de afgegeven/ingetrokken vergunning ontvangt. Bij onduidelijkheden zal navraag gedaan worden bij de vakafdeling van de gemeente. NB SVHW is voornemens om de werkwijze van een collega belastingkantoor over te nemen door een invoerportaal te creëren en daarmee de opdracht elektronisch te kunnen verwerken.

Onderdeel Leges WRO Precario Leges Kabels Leidingen Leges markt Leges APV Grafrechten Parkeervergunningen (rechten) Kamerverhuur toerist

16

NSW Welke taken blijven achter / ontstaan Achterblijvende taken (bij NSW) na uitbesteding: Bij keuze voor basis pakket en leges (a en b) leidt dit tot onderstaande achterblijvende heffingen. Dit heeft als gevolg bestaande capaciteit in te blijven zetten inclusief software toepassingen en invordering. - Parkeerheffing NB - Kamerverhuur Toeristenbelasting (opbrengst: € 100.000) traceren d.m.v. combinatie leegstandscontrole en nutsaansluitingen. Uitleveren aan teams Wonen, Vergunningen en Burgerzaken - Leges Op papier (of ingescand) aangeleverd door vakafdeling. Communicatie noodzakelijk bij onduidelijkheden formulier en terugkoppeling bij vragen/bewaar (zie nog in te vullen kolommen) - Grafrechten Dit betreft incidentele vorderingen lijkbezorgingsrechten. De 668 aanslagen zijn incidentele aanslagen die via een opdrachtformulier van de vakafdeling worden opgelegd. Daarnaast wordt er een deel op een vrij eenvoudige manier jaarlijks aangeslagen door een plicht op subjectniveau (zitten niet in de telling van 668)

Aanslagregels

Invordering

Aanslagregels

Zelf berekenen

Bezwaarafhandeling

Invordering

865 61 1402 141 125 668 163 195

Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja

865 61 1402 141 125 668 163 195

Ja Ja Nee Nee Nee Nee Nee Ja

Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja ja

Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja

Onderdeel c. Parkeerheffingen (naheffingsaanslagen) Taak / activiteit

SVHW

Parkeerheffing

Uit te voeren taken /onderdelen door SVHW: Kan op dezelfde wijze als NSW dat nu uitvoert (zie informatie rechterkolom en bijlage 9 voor uitgebreide toelichting), geschetste werkwijze kan in stand blijven: hiervoor is het wel noodzakelijk dat de gegevens aan SVHW worden aangeleverd en dat de SVHW medewerkers toegang krijgen tot de parkeerapplicatie. Input vanuit parkeerbedrijf (op te vragen via parkeermodule Centric), op basis daarvan worden duplicaat naheffingsaanslagen opgelegd. Hoogst waarschijnlijk moet er een module aangeschaft worden om conversie te kunnen realiseren. Achtergrond formatie huidige situatie NSW/uit te voeren taken SVHW bij uit besteding: Activiteit Toelichting Aantal 2019 Parkeerheffing Naheffingsaanslagen worden opgelegd door controleurs 5439 invordering (team Toezicht), d.m.v. handheld en geregistreerd in CityControl. De controleur laat naheffingsaanslag parkeerbelasting fysiek achter bij voertuig. Naheffingsaanslagen worden door controleurs geregistreerd in CityControl. Iedere week worden naheffingsaanslagen van de voorgaande week door de applicatiebeheerder ingelezen in Key2Belastingen. Vervolgens worden kennisgevingen gedraaid en verzonden naar de kentekenhouders. Bezwaar Bezwaarschriften kunnen schriftelijk worden ingediend of via 650 afhandeling Mijn Belastingen. De bezwaarschriften worden afgehandeld door één medewerker van belastingen.

17

NSW Welke taken blijven achter / ontstaan Achterblijvende taken (bij NSW) na uitbesteding: Bij keuze voor basis pakket, leges en parkeerheffing (a, b en c) blijven er geen zuivere belastingtaken achter tenzij onderdeel b achterblijft (hiervoor gelden dan de bovenstaande uitganspunten vermeld onder optie b). NB De afdeling Wmo bepaalt of iemand in aanmerking komt voor een gehandicaptenparkeerkaart, de afdeling Burgerzaken reikt de kaart uit: de beschikkingen worden hiervoor uit Corsa gehaal, de kaart wordt gemaakt via de applicatie Key2burgerzaken. Het onderdeel gehandicapten parkeren valt daarmee buiten het taakveld belastingen.

2. Kosten8 2.1 Intern (Nissewaard) – huidig en toekomstig Kosten Huidig

Toekomstig

Totaal per jaar – tot 2024 (som a, b en c) a. Basis (alles behalve leges en parkeren) b. Leges c. Parkeerheffing Totaal per jaar – na 2024 a. Basis (alles behalve leges en parkeren) b. Leges c. Parkeerheffing

€ 1.417.445 € 1.325.445 € 46.000 € 46.000 € 1.102.019 € 1.010.019 € 46.000 € 46.000

Toelichting Gebaseerd op begroting 2021. Voor toelichting opbouw kosten, zie bijlage 2 Onderdeel van deze begrote lasten is €130.000 vacatureruimte + € 40.000 overhead Is excl. eventuele software (=onderdeel totaal). Capaciteit leges en parkeerbelasting (van oplegging tot invordering (huidige situatie): Inschatting totaal 1 fte Basis gelegd in: toekomstplan belastingen + ICT aanvraag digitale belasting balie

8 De kostenberekening zoals in deze paragraaf weergegeven is in beide gevallen gebaseerd op de begroting 2021 (en dus ook op dat prijsniveau)

18

2.2 Extern (SVHW) - Situatie bij uitbesteding

SVHW

NSW

Totaal 19

Kosten Structureel Deelnemersbijdrage NSW incl. leges, parkeerbelasting a. Basis (alles behalve leges) € b. Leges € c. Parkeerheffing €

Totaal – Achterblijvende kosten NSW structureel Kosten waarderingskamer LV WOZ Invorderingskosten parkeernaheffing Waarderingsapplicatie voorziet in objecten-kaart. E.e.a. wordt meegenomen in reguliere processen. SVHW implementeert nieuw Taxatie-pakket OrtaX. Hiermee wordt WOZ kaart onderdeel van standaardwerkwijze voor alle deelnemers. Dit wordt in hoge mate automatisch uitgevoerd. Er zal sprake zijn van meer inspanning, aan de andere kant worden diverse processen t.o.v. huidige waarderingspakket efficiënter. Hier is rekening mee gehouden in de meerjarenbegroting. De genoemde 18 uur voor NSW vallen hierbinnen (zie ook opmerkingen over omslagstelsel). Regievoerder Overhead (niet beïnvloedbaar – huidig) kosten bij uitbesteding - structureel

€ 744.367 717.054 10.994 19.092

€ 108.100 €

15.000 PM n.v.t.

€ 22.500 € 70.600 € 852.467

Toelichting oordelen / risico’s ontstaan Gebaseerd op begroting 2021 (incl. begrotingswijziging a.g.v. o.a. gewijzigde CAO, toename proceskosten). Toelichting kosten, zie bijlage 3 at/md. Deelnemersbijdrage NSW (€ 744.367) is lager dan optelsom a t/mc (€ 747.140). Verschil te verklaren uit synergie voordeel dat ontstaat. SVHW biedt luchtfoto’s aan (onderdeel pakket), hetgeen nu nog geen voordeel oplevert voor NSW. NSW houdt deze kosten aangezien luchtfoto’s nodig blijven voor andere niet-belasting taken (vraagt bepaalde kwaliteit waar SVHW nu niet aan voldoet), zie bijlage 8. In 2019 en 2020 heeft SVHW luchtfoto’s via gemeentelijke deelnemers betrokken en hiervoor een vergoeding betaald (gelijk aan door SVHW meegenomen kosten in begroting en deelnemersbijdrage. Van oudsher betrok SVHW luchtfoto’s direct. Het betalen van een vergoeding van SVHW vanuit de deelnemersbijdrage aan NSW zou dus een aanvullende besparing van indicatief (7.358 ha land) € 2.800 opleveren. Voor 2021 overweegt SVHW weer zelf het kaartmateriaal via de landelijke aanbesteding te gaan betrekken (met de te leveren kwaliteit die voldoet aan de behoefte van NSW) en deze om niet door te leveren aan de gemeentelijke deelnemers. In dit laatste geval zou er sprake zijn van een extra besparing voor NSW (verschil kosten NSW – € 2.800).

Ook voor wat betreft het gebruik van cyclorama’s foto’s en obliek luchtfoto’s treedt een zekere besparing op, aangezien NSW kosteloos medegebruik heeft van fotomateriaal dat SVHW verwerft. De kosten die SVHW maakt voor uitbreiding van cyclorama’s en obliek luchtfoto’s zijn inbegrepen in gecalculeerde deelnemersbijdrage NSW. Kosten zijnde onderdeel huidige kostenplaatje, welke zeker achterblijven bij uitbesteding Deze kosten blijven voor rekening van gemeente: € 15.000 Afhankelijk keuze bij uitbesteding (huidige kosten NSW € 41.000) T.a.v. bijhouden WOZ-kaart loopt NSW landelijk gezien voor. Wordt binnen bestaande kosten bijgehouden, zal op termijn landelijke verplichting worden. Voor zover bekend houdt SVHW nog geen volledige WOZ-kaart (incl. ingetekende objecten) op historisch consistente wijze bij en moeten deze kosten nog gemaakt worden. Inschatting gevraagde inzet capaciteit: geoefend tekenaar kan ca. 50 objecten per dag goed (zonder overlap etc.), intekenen. Betreft - zonder software zoals NSW gebruikt - alle N:1 objecten. Dat wil zeggen, objecten waarbij één of meer percelen aan de woning zijn gekoppeld die niet volledig zijn toegekend aan het object. 1:1 en 1:N-objecten kunnen vanuit de kadastrale administratie worden gegenereerd met basissoftware. Je moet dan dus meten hoeveel van dit soort situaties ontstaan.

Het betreft niet alleen nieuwe objecten, maar ook situaties die ontstaan n.a.v. de koppeling kadaster. Dan ontstaan nieuwe percelen en schuiven grenzen op. Inschatting gevraagde capaciteit: 2 x 9 = 18 uur per maand incl. kwaliteitscontroles op de bestaande kaart en het controleren van bestaande aangrenzende ingetekende objecten bij mutatie (NSW doet dit wat efficiënter). Benodigde fte wordt geraamd op 0,25 fte Zie bijlage 4 voor berekening overhead (vanaf 2024 € 55.100) Deelnemersbijdrage € 744.367 + achterblijvende kosten (huidige situatie) € 108.100

Toelichting De begroting van SVHW is gebaseerd op een omslagstelsel. Dat wil zeggen dat alle kosten van SVHW worden gerelateerd aan kosten per object en kosten per aanslagregel, die daarmee als kostendrager fungeren. De aanslagregels kennen wel wegingsfactoren van 1, 2 en 3. Dit heeft te maken met het verschil in bewerkelijkheid. De kosten vanuit Algemeen Beheer (overhead) worden op basis van gerealiseerde uren doorbelast naar de programma’s: vastgoedinformatie (kostendrager: #objecten), BAG (kostendrager: #objecten), WOZ en Heffen/Innen (kostendrager #aanslagregels). De kosten per object en aanslagregel worden berekend door alle kosten in een programma (inclusief de doorbelasting vanuit Algemeen Beheer) te delen door het totale volume aan objecten resp. gewogen aanslagregels. De deelnemersbijdrage van een individuele deelnemer kan dan gemakkelijk worden bepaald door per programma het aantal objecten resp. het aantal gewogen aanslagregels te vermenigvuldigen met het tarief. Alleen in het geval van specifieke dienstverlening per deelnemer worden deze kosten aan de deelnemer doorbelast. Dit is echter tot op heden niet het geval geweest. Het voorafgaande geldt voor alle deelnemers, waarbij er geen onderscheid wordt gemaakt. Kostenverschillen tussen deelnemers ontstaan door het verschil in het aantal objecten en het verschil in het aantal en soort aanslagregels.

De effecten van het omslagstelsel treden ook op bij de eventuele toetreding van Nissewaard. SVHW verwacht € 607.000 euro aan extra kosten, terwijl Nissewaard € 744.367 aan deelnemersbijdrage zou moeten betalen (bedragen ex. Compensabele BTW). Dit betekent dat € 137.367 als positief effect (toegenomen schaalvoordeel) wordt ingeboekt bij de andere deelnemers, die daardoor een lagere deelnemersbijdrage gaan betalen.

2.3 Kosten incidenteel Kosten Incidenteel

Toelichting

SVHW

Frictiekosten

PM

NSW

Frictiekosten

PM

20

2.4 Kostenvergelijking huidig en toekomstig (na 2024) – structureel

Kosten NSW Kosten NSW bij volledige uitbesteding aan SVHW Verschil - totale besparing bij uitbesteding

Structureel Huidig Na 2024 € 1.417.445 € 1.102.019 € 744.367 € 744.667 € 108.100 € 92.600 € 564.978 € 265.052 Incidenteel

Kosten NSW Kosten SVHW

21

PM PM

Kosten

Deelnemersbijdrage SVHW Achterblijvende kosten

NB Beide kostenberekeningen zijn exclusief indexering en reservering voor exogene factoren na boekjaar 2021 (denk aan verplichte aanpassingen als gevolg van nieuwe wetgeving). Daarnaast zijn in de kosten van NSW de kapitaallasten voor vervangingsinvesteringen niet opgenomen, dit is bij SVHW wel het geval.

3. Kwaliteit Kwaliteit Beoordeling Oordeel waarderingskamer Ervaren dienstverlening

SVHW

NSW

4 sterren (voor het 2de jaar) SVHW vindt het als professionele dienstverlener van belang periodiek (zonder specifieke aanleiding) de waardering van dienstverlening te onderzoeken bij zowel particulieren/ ondernemers als deelnemers. - Klanttevredenheidsonderzoek: SVHW scoort voor dienstverlening beter dan landelijke gemiddelde. Landelijke metingen over kwaliteit overheidsdienstverlening tonen aan dat individuele organisaties en ketendienstverlening tussen 2008 en 2015 worden gewaardeerd tussen 6,6 en 7,1. Onderstaande tabel geeft de resultaten: Proces aanslagoplegging Betalen via MijnSVHW: iDEAL AIC instellen via Mijn SVHW Betalen via QR code op aanslagbiljet Betalen via iDEAL link via Mijn Overheid Betalen via vooraf ingesteld AIC Betalen via eigen overboeking Proces bezwaar maken Gelijk gekregen (gegrond) Gedeeltelijk gelijk gekregen (gedeeltelijk gegrond) Geen gelijk gekregen (ongegrond) Kwaliteit uitspraakbrief Proces Automatische Ontheffing en verminderen Totaal proces Kwaliteit AOV-brief

Referentieonderzoek

22

score 7,4 7,6 6,9 8,3 8 7,3 score 8 6,5 6,1 7,2 score 8 8,1

- Onderzoek naar beleefde klantwaarde deelnemers: Hieruit bleek dat bij deelnemers tevredenheid en vertrouwen in SVHW overheerst. Men herkent duidelijk diverse de verbeteringen over de afgelopen jaren. Samengevat wordt gesteld: “ga zo door”. Er hebben referentieonderzoeken plaatsgevonden onder een viertal gemeenten, waarvan twee deelnemers van SVHW en twee gemeente die zijn uitgetreden. Daarbij is gevraagd naar de ervaringen, nu en in het verleden. De rode draad uit deze gesprekken is dat het SVHW een duidelijke ontwikkeling heeft doorgemaakt. Sinds 2012 heeft het SVHW fors ingezet op verbeteringen,

Waarderingskamer beoordeelt werk NSW al sinds jaren met hoogst haalbare waardering (5 sterren). Geen aanleiding om dit uit te voeren, bezwaarpercentages zijn landelijk laag en er wordt landelijk ook zeer goed gescoord met snelheid uitspraken. Respons op telefonische, schriftelijk of digitale vragen is snel. Ook is in de media nooit negatieve berichtgeving geweest over de uitvoering van belastingen. Laatste klanttevredenheidsonderzoek dateert uit 2016 (belastingen was toen nog onderdeel van de Stadwinkel). Onderzocht is de tevredenheid over de dienstverlening aan de frontoffice of via een telefonisch klantcontact.

Waardering dienstverlening stadswinkel (incl. belastingen) Realisatie Streefwaarde Streefwaarde 2016 2016 lange termijn 8,3 > 7,5 8 Bron: Klanttevredenheidsonderzoek Stadswinkel, Inwonersenquête

n.v.t.

Klachtbehandeling

hetgeen duidelijke merkbaar is in de dienstverlening en informatievoorziening die SVHW levert. Deze ontwikkeling ligt in lijn met de beoordeling van de waarderingskamer. Voor verdere toelichting, zie bijlage 11. Zie overzicht (totaal voor geheel SVHW) 2019 2018 2017 Aantal ontvangen klachten 6 11 16 Aantal (gedeeltelijk) gegronde klachten 1 8 10