2022.03.31 Rekenkamerfunctie, onderzoeksrapport Externe inhuur

33

Die som ontstaat door de resultaten uit tabel 1 (begroting, realisatie en resultaat van de posten externe inhuur en salariskosten personeel) van salariskosten voor personeel en externe inhuur tegen elkaar af te zetten.

29

Naast het feit dat het belangrijk is om inzicht te hebben in de cijfers voor externe inhuur, is het ook belangrijk om het proces van externe inhuur in beeld te brengen. Om op een gestructureerde manier uitvoering te geven aan het proces van inhuur en om risico’s te mitigeren, werkt de gemeente met een uitzendbureau. In 2019 heeft de gemeente een offerteaanvraag uitgezet om een inhuurdesk te contracteren. Aan de hand van deze offerteaanvraag heeft de gemeente er in 2019 voor gekozen om een raamovereenkomst te sluiten met het uitzendbureau Unique.34 Unique is vanaf 1 september 2019 de vaste HR-partner van de gemeente voor alle externe inhuur en tijdelijk personeel.35 Om een aanvraag te doen voor het inhuren van extern personeel werkt de gemeente met de software Planon. Hierin kunnen leidinggevenden binnen de gemeente via een aanvraagformulier aangeven extern personeel in te willen huren. Aan de hand van verschillende keuzes in opleidingsniveau, ervaring, eisen met betrekking tot de functie, de begin en einddatum van de inhuur en het aantal uren, kan de gemeente bij Unique een aanvraag indienen, zodat er invulling gegeven kan worden aan een vacature binnen de gemeente. Hierin geeft de gemeente in de registratie aan op welke categorie inhuur de aanvraag betrekking heeft: inhuur vacature, inhuur ziekte of inhuur overig/specifieke middelen.

34 35

Interviews. Tweede tussenrapportage 2019.

30

In dit hoofdstuk is de informatievoorziening van de raad en de verantwoording voor het gevoerde beleid in beeld gebracht. Speciale aandacht is er daarbij voor de mogelijkheid van de raad om invulling te geven aan zijn sturende, controlerende en kaderstellende rollen. Daarmee geeft dit hoofdstuk antwoord op de volgende onderzoeksvragen:

Voor de interne aansturing binnen de gemeente opereert de gemeente volgens de principes van het integraal management. Daardoor zijn leidinggevenden niet alleen verantwoordelijk voor de resultaten van hun organisatieonderdeel, maar ook voor de inzet van middelen en mensen. De verantwoordelijkheid voor externe inhuur, zo bleek uit de gevoerde gesprekken, ligt daardoor bij de manager van de afdeling die tot inhuur over wil gaan. Slechts wanneer het om grotere projecten gaat is de directie ook betrokken bij het inhuurproces.

In de met Unique gesloten raamovereenkomst is afgesproken dat Unique ieder kwartaal de voortgang en ontwikkelingen rapporteert aan het management van de gemeente. Het management bespreekt en toetst deze kwartaalrapportages vervolgens. Unique geeft de gemeente via de managementrapportages informatie over de omzet in dat kwartaal, de key performance indicators, de vacatureaanvragen en de mogelijkheden tot verbetering. Op basis van die informatie is het management in staat om de ontwikkelingen op het gebied van externe inhuur te volgen en de prestaties van uitzendbureau Unique te beoordelen.36

Een goede informatievoorziening is belangrijk voor de raad om zijn sturende, controlerende en kaderstellende rollen te kunnen vervullen. De belangrijkste bron van informatie voor de raad voor wat betreft de ontwikkeling van externe inhuur is de P&C-cyclus van de gemeente. In de gevoerde gesprekken kwam naar voren dat de gemeente veel belang hecht aan een goede P&C-cyclus en deze verantwoordingscyclus gebruikt als de hoofdstructuur voor de verantwoording. Via de jaarlijkse cyclus van de jaarrekening, begroting en tussenrapportages legt het college verantwoording af aan de raad en heeft de raad mogelijkheden om sturing en controle uit te oefenen. De kosten voor personeel en de verdeling daarin tussen het budget voor externe inhuur en het budget voor de vaste formatie, zijn onderdeel van de begroting. De raad stelt ieder jaar aan het begin van het 36

Gemeente Nissewaard – Kwartaalrapportage Q4 2020.

31

jaar de begroting vast en daarmee heeft het college een budget voor de salariskosten personeel en voor externe inhuur. Buiten de P&C-cyclus zijn er geen structurele momenten waarop het college verantwoording aflegt of informatie verstrekt aan de raad over de kosten of ontwikkeling van externe inhuur.

In de gevoerde gesprekken komt naar voren dat er een duidelijke rolverdeling is tussen de raad en het college. De raad stelt via de P&C-documenten de kaders en gaat daarmee over de grenzen van wat het college kan doen en welk budget het daarvoor ter beschikking krijgt. Het college en de ambtelijke organisatie respecteren deze kaders en streven ernaar om binnen de beschikbaar gestelde budgetten te blijven. Het college gaat vervolgens over de uitvoering van de geformuleerde ambities en plannen. Het is de taak van het college en de ambtelijke organisatie om binnen de gestelde kaders keuzes te maken over de manier van uitvoering. Als het gaat om externe inhuur ligt de rol van de raad in het beschikbaar stellen van een budget. Het college en het managementteam gaan vervolgens samen in discussie over de uitvoering en de keuzes die daarin gemaakt moeten worden. In de gesprekken werd daarbij aangegeven dat het totale budget voor personeelskosten het uitgangspunt vormt. Het college beoordeelt de inhuur en de personele lasten als ware het één budget en wisselt daarmee budgetten uit. Deze werkwijze ligt niet vast in de financiële verordening en is daarmee dus niet expliciet vastgelegd.

Wanneer het zo is dat het college meer geld dan is toegezegd door de raad nodig heeft om taken uit te voeren, dan gaat het college naar de raad om extra middelen te vragen. Een in de gesprekken terugkomend voorbeeld daarvan zijn de extra middelen die het college heeft gevraagd om de wachtlijsten in de jeugdzorg terug te dringen. Om uitvoering te geven aan de ambitie van de raad om te zorgen voor korte wachtlijsten, was het nodig om voor 90.000 euro aan extra capaciteit in te huren. Het is dan aan de raad om te beslissen of het college de extra middelen krijgt. De keuze voor de raad was daarbij om de wachtlijsten op te laten lopen of om extra middelen aan te wenden.

De P&C-cyclus vormt de belangrijkste bron van informatie voor de raad en de belangrijkste weg voor de verantwoording van het college. De raad geeft vooral via de mogelijkheid om budgetten vast te stellen sturing op het gebied van externe inhuur. Wanneer het college extra middelen nodig heeft, dan gaat het college naar de raad om die extra middelen te vragen. De keuze ligt dan vervolgens bij de raad.

32

Lijst met geïnterviewde personen Achternaam

Functie

Datum

De heer F. Van Oosten

Burgemeester

09-09-2021

De heer M. Weerts

Gemeentesecretaris

09-09-2021

Manager afdeling Control en

08-10-2021

De heer M. Schippers

De heer M. Van Gurp Mevrouw M. Stolk

Informatie Manager afdeling Werk, Inkomen en 08-10-2021 Identiteit Manager dienstverlening

09-09-2021

33

FTE aan externe inhuur naar jaar 2018 externe inhuur personeel naar afdeling FTE: Afdeling: 0,7 Financiën 0,8 Advies en Control 1 Advies en Control 0,7 Boekhouding en Informatie 0,4 Juridisch Bestuurlijk Advies en Control 0,9 Rechtsbescherming 0,9 Zorg en Samenleving 0,7 Samenleving 1 Zorg 1 0,2 Ontwikkeling en Advies 2,9 Jeugd 2,9 Klantcontact Team 2 1 Werkgeversdienstverlening 2,2 Arbeids- en Mensontwikkeling 1 1 Arbeids- en Mensontwikkeling 2 1 Beschut 5 Inkomen 1 1 Inkomen 2 (Jongeren en Complex) 1,9 CAI en Schuldbemiddeling 2,4 FB-poort 2 Regie & Beheer 0,7 Buitenruimte 0,6 Frontoffice en Administratie 1,7 Vastgoed 1,3 Facilitaire Dienstverlening 0,8 Parkeerbeheer 0,4 Strategie 0,9 Stadsontwikkeling 0,4 Grondzaken en Stedenbouw 0,6 Projectleiding 1,7 Projectorganisatie De Elementen 0,3 De Stoep

1,4 Totaal: 41,2

Centrum voor de Kunsten

2019 externe inhuur personeel naar afdeling FTE: Afdeling: 1 Directie Concernstaf 0,7 Financiën 0,2 Belastingen 0,4 Juridisch Bestuurlijk Advies en Control 0,9 Rechtsbescherming 0,9 Collegesecretariaat 0,9 Directie Bewonerszaken 0,4 Samenleving 3 Jeugd 4,6 Klantcontact Team 2 1,2 Klantcontact Team 1 3 Arbeids- en Mensontwikkeling 1 0,9 Arbeids- en Mensontwikkeling 2 5,4 Inkomen 1 5,4 CAI en Schuldbemiddeling 3,4 FB-poort 2,8 Regie & Beheer 1,7 Buitenruimte 0,9 Openbare Orde, Handhaving en Veiligheid 0,9 Vergunningen 1,6 Frontoffice en Administratie 0,6 Facilitaire Dienstverlening 0,7 Strategie 2,4 Stadsontwikkeling 1,8 Maatschappelijke Ontwikkeling 2 Regie 1 Grondzaken en Stedenbouw 1,9 Projectleiding 1,7 Projectorganisatie De Elementen 0,8 Centrum voor de Kunsten 1,4 Horeca en Verhuur Totaal: 54,5

34

2020 externe inhuur personeel naar afdeling FTE: Afdeling: 1,4 Communicatie en Representatie 1 Boekhouding 0,7 Belastingen 1,6 Juridische en Bestuurlijke Zaken 1,4 Informatievoorziening 0,4 Directie Bewonerszaken 2,6 Samenleving 4,7 Zorg 1,9 Jeugd 1,3 Klantcontact Team 2 3 Klantcontact Team 1 2 Ontwikkeling en Advies 0,03 Bedrijfsvoering 3,5 Arbeids- en Mensontwikkeling 1 Inkomen 4 Inkomen 1 1 Inkomen 2 (Jongeren en Complex) 1,6 CAI en Schuldbemiddeling 4,3 FB-poort 4,6 Regie & Beheer 2,4 Buitenruimte 3,1 Vergunningen 1 Accommodaties 0,7 Frontoffice en Administratie 1,1 Vastgoed 1,9 Facilitaire Dienstverlening 0,9 Stadsontwikkeling 3,4 Maatschappelijke Ontwikkeling 0,4 Regie 0,4 Grondzaken en Stedenbouw 1,3 Projectleiding 2,8 Projectorganisatie De Elementen 0,3 Centrum voor de Kunsten 1,4 Horeca en Verhuur Totaal: 63,1 35