Verslag van de gemeentearchivaris van Nijmegen 2021

VERSLAG VAN DE GEMEENTEARCHIVARIS VAN NIJMEGEN 2021

31 januari 2022

1

1. Inleiding Als gemeentearchivaris van Nijmegen doe ik jaarlijks verslag aan het College over het uitgevoerde toezicht op de naleving van de Archiefwet door de gemeente. Ik baseer me daarbij op de onderzoeken die worden uitgevoerd door de archiefinspectie. Over het jaar 2020 verscheen een uitgebreid verslag van de gemeentearchivaris. Dit verslag over 2021 is korter en sluit aan op het vorige verslag. Het afgelopen jaar hebben we ons verder aangepast aan de nieuwe werkelijkheid die is ontstaan door de maatregelen vanwege corona. Vanwege het thuisblijven en thuiswerken zijn faciliteiten voor digitale dienstverlening, digitaal werken en het op afstand kunnen beschikken over betrouwbare informatie nóg belangrijker geworden. Voor bestuurders, inwoners en medewerkers. Er gebeurde nog meer. Naar aanleiding van de kinderopvangtoeslagenaffaire is in 2020 een onderzoek gestart naar de naleving van de Archiefwet bij de directie Toeslagen van de Belastingdienst. Vragen in de Tweede Kamer hadden betrekking op de onvindbaarheid van stukken, de voortijdige vernietiging van beroepsdossiers van Toeslagen en het niet op orde zijn van het informatiebeheer. Dit raakt het vertrouwen in de overheid.

Het rijksprogramma Grip op Informatie voor het op orde brengen van de informatiehuishouding, het actief openbaar maken van overheidsinformatie en het duurzaam toegankelijk houden van overheidsinformatie raakte daarna in een versnelling. Ook de gemeente Nijmegen kende zijn incidenten met een raakvlak met het informatiebeheer. De handhaving op de activiteiten van de omstreden asfaltcentrale en het ongeluk met de tribune in het NEC-stadion maken nog eens duidelijk dat het belangrijk is om op de archieven terug te kunnen vallen en afspraken uit het verleden te kunnen reconstrueren. In Nijmegen maken we beleid, besluiten we, doen we investeringen, geven we beschikkingen en vergunningen af en zien toe op de naleving daarvan. Wat we doen heeft grote invloed op onze inwoners en ondernemers in de stad, zoals op hun inkomen, hun veiligheid, welzijn, gezondheid en leefomgeving, Het is noodzakelijk dat we als gemeente ons handelen kunnen verantwoorden en reconstrueren en inwoners gelijk behandelen. Zodat we kunnen uitleggen aan het bestuur en de inwoners van Nijmegen hoe ons beleid en onze besluiten tot stand komen en soms, waarom we hiervan afwijken. De informatiehuishouding op orde hebben is een kritische succesfactor voor de werking van de overheid en een belangrijke voorwaarde voor openheid en transparantie.

De verschillende informatiewetten (zoals Archiefwet, AVG, WOO, WHO, BIO) bepalen dat overheidsinformatie vindbaar, betrouwbaar, beschikbaar en openbaar toegankelijk moet zijn. Door als overheid open en navolgbaar te zijn en informatie duurzaam beschikbaar te stellen wordt de informatiepositie van de Nijmegenaar versterkt, wordt publiek/private samenwerking gefaciliteerd en neemt het vertrouwen in de overheid toe. De informatiewetten bevorderen de efficiency en de kwaliteit van dienstverlening en bieden kansen voor innovatie en data gedreven werken. Daarmee dragen we bij aan de opgaven van de stad. Een goede informatiehuishouding voorkomt dat informatie verloren gaat en vormt een randvoorwaarde voor duurzame toegankelijkheid, privacybescherming en informatiebeveiliging. mw. W. Koolen Gemeentearchivaris van Nijmegen

2

2. Over dit verslag Verantwoording afleggen over het informatiebeheer De gemeentelijke Archiefverordening bepaalt dat het College jaarlijks verslag uitbrengt aan de raad over het archief- en informatiebeheer met het verslag dat de gemeentearchivaris heeft uitgebracht. Het verslag van de gemeentearchivaris kan ook gebruikt worden om de Provincie te informeren in het kader van het interbestuurlijk toezicht. Dit verslag heeft betrekking op het voor Nijmegen uitgevoerde toezicht op het informatiebeheer over 2021. Voor een verantwoording over het beheer van de archiefbewaarplaats verwijs ik naar het uitgebreide verslag van de gemeentearchivaris 2020.1 Archief KPI’s In het archieftoezicht is gebruik gemaakt van de door de VNG ontwikkelde Kritische Prestatie Indicatoren archiefbeheer (archief KPI’s). Het raamwerk van archief KPI's is een bestuurlijk verantwoordingsinstrument en geen kwaliteitsinstrument. De archiefinspecteur gaat in haar onderzoeken na of Nijmegen heeft geregeld wat ze volgens de Archiefwet moet regelen, en indien dat zo is, of de inrichting ook functioneert zoals is bedoeld. Dat laatste gebeurt vooral in thematische audits, waarin beter op de inhoud wordt ingegaan en waarvan de rapporten worden aangeboden aan de afdelingsmanagers. In 2021 heeft de archiefinspectie een thema-audit uitgevoerd naar de kwaliteitszorg op het informatiebeheer (archief KPI 4).

De resultaten van deze audit zijn in dit verslag verwerkt. Naar de beoordeling van de gemeentearchivaris scoort Nijmegen van de 8 archief KPI’s 4 keer ja en 4 keer deels. Nijmegen scoort op geen enkele archief KPI onvoldoende wat zou duiden op taakverwaarlozing. Dit oordeel is gelijk aan de score over 2020. Voortgang en effect van de verbetermaatregelen In dit verslag rapporteert de gemeentearchivaris over de voortgang en het effect van de verbetermaatregelen voor zover dat nu toetsbaar is. Nijmegen neemt maatregelen om het archiefbewustzijn bij medewerkers te vergroten en het archiveren te bevorderen. Verbeteringen worden in gang gezet, maar niet altijd met voldoende vaart of impact. De aspecten die eind 2020 op orde waren gaan nog steeds goed. Vanwege de dynamiek en snelheid van technologische ontwikkelingen, nieuwe standaarden en nieuwe wetten zijn in het informatiebeheer aanpassing en verbetering continue processen geworden. De privacywet AVG en de Wet Open Overheid zijn niet goed uit te voeren als het informatiebeheer niet op orde is. Het moet en het kan beter in Nijmegen. Onze archieven zijn ons geheugen. Zolang het gevoel voor urgentie niet van hoog tot laag in de organisatie aanwezig is, is het moeilijk om maatregelen voor verbetering structureel effect te laten hebben.

Speerpunten voor 2022 kunnen zijn: het met voorrang digitaal inrichten van archivering in werkprocessen, het afbouwen van de hybride situatie (papier naast digitaal) en de kwaliteitszorg.

1

Het Verslag over 2020 is te vinden in de B&W besluitenlijst 4.5 van 2 maart 2021 https://ris2.ibabs.eu/Agenda/Details/Nijmegen/850eb67e-d1e2-4028-a579-c34c00068529

3

3. Ontwikkelingen en verbeteringen in het informatiebeheer 2021 Wat gaat nog steeds goed
In het verslag van de gemeentearchivaris over 2020 is genoemd dat de kaders en uitgangspunten voor duurzaam informatiebeheer zijn verwoord in het Nijmeegs informatiebeleid en daarop aansluitende documenten. Nijmegen heeft altijd meer ambities dan de gemeente kan realiseren dus gaat het om de juiste keuzes. De governancestructuur op het gebied van digitale informatie en i-projecten is ingericht. Over de rollen en verantwoordelijkheden wordt gesproken. De komende jaren zal de digitale transformatie zich doorzetten en verder impact hebben op de manier van werken en samenleven. Begin 2021 is een nieuw Beleid Digitale Informatievoorziening 2021-2025 vastgesteld om als gemeente wendbaar met alle veranderingen om te kunnen gaan.
In de werkprocessen waar de archivering digitaal is ingericht in het archiefsysteem MyCorsa NxT of via een koppeling met Corsa is over het algemeen de archivering op orde. Een digitaal ingericht werkproces dwingt archivering beter af en maakt dat archiefdossiers worden beheerd in een gecontroleerde omgeving. Het aantal digitale werkprocessen met archivering in MyCorsa is het afgelopen jaar verder uitgebreid (o.a. publiekszaken en in het fysiek domein).

Bij het vervangen van applicaties en overzetten van data wordt rekening gehouden met de waarde van de aanwezige data en de noodzaak tot veiligstelling of zorgvuldig vernietigen. Voor uitfasering van applicaties en migratie van data is een handreiking voorhanden welke is vastgesteld en wordt toegepast. De archiefinspecteur is in een aantal casussen om advies gevraagd.
Bureau Documentaire Informatie (BDI) en het Regionaal Archief Nijmegen (RAN) treffen voorbereidingen voor overbrenging naar de archiefbewaarplaats van de directiearchieven uit de periode 2000-2011. Daarmee komt opnieuw een flink aantal meters archief beschikbaar voor raadpleging door inwoners, onderzoekers en journalisten.
Het e-depot is klaar voor gebruik, een voorziening voor het digitaal duurzaam bewaren van digitale archieven. Het RAN is bezig met een certificering, waarmee kan worden aangetoond dat het e-depot voldoet aan de wettelijke eisen en standaarden. Permanent te bewaren digitale archieven van Nijmegen en de regio kunnen na overbrenging via de digitale studiezaal online worden geraadpleegd. Informatieketen afdeling PIF Binnen de informatieketen (de 4 bureaus binnen afdeling PIF die zich bezig houden met informatie) wordt onderzoek gedaan naar de veranderingen die nodig zijn om blijvend te kunnen voorzien in de gevraagde ondersteuning.

Deze opgaven komen naar voren in nieuwe projecten en nieuwe taken. Daarnaast blijven er de bestaande, doorlopende werkzaamheden voor beheer en uitvoering van alle processen voor ICT, documentregistratie, informatie- en archiefbeheer en geoen datamanagement. De resultaten van het onderzoek moeten leiden tot een informatieketen binnen afdeling PIF die toekomstproof is ingericht om een bijdrage te leveren aan de maatschappelijke opgaven in de stad. Opgavegericht werken Nijmegen wil opgavegericht werken. De maatschappelijke opgaven bepalen hoe we het werk binnen de gemeentelijke organisatie vormgeven. Het delen en beschikbaar hebben van betrouwbare informatie over onze activiteiten en over de behoeften van onze burgers en ondernemers maken het mogelijk mee te bewegen met ontwikkelingen en veranderingen en multidisciplinair samen te werken. Daarvoor moet het informatiebeheer op orde zijn.

4

4. Stand van zaken 2021 In dit hoofdstuk rapporteert de gemeentearchivaris over de voortgang van verbetermaatregelen, voor zover dat nu toetsbaar is. Sommige verbeteringen hebben immers langer tijd nodig. Verslag 2020: wat gaat niet goed of goed genoeg Stand van zaken 2021 Eigenaarschap van de archiefdossiers als Nijmegen taken uitbesteedt of voor andere gemeenten taken uitvoert De verantwoordelijkheid voor archivering bij bestaande samenwerkingen en uitvoering van taken in mandaat is niet goed geregeld. De gemeente heeft onvoldoende in beeld in welke samenwerkingsvormen informatie wordt uitgewisseld en vastgelegd. Het is niet duidelijk of afspraken zijn gemaakt over het informatiebeheer, waardoor een ontvlechting of het achteraf toetsen van de rechtmatigheid van handelingen bemoeilijkt wordt.

Hier is geen verbeteractie op uitgezet. Signalen over nieuwe vormen van samenwerking en uitvoering of uitbesteding van taken komen binnen bij de functionaris gegevensbescherming, juridisch adviseurs of archiefinspecteur. Daarna worden ad hoc afspraken vastgelegd of een archiefparagraaf opgesteld. Het in beeld brengen en zo nodig repareren van archiefafspraken in bestaande samenwerkingen is nog niet opgepakt.

Archiefinformatie is versnipperd We weten niet welke informatie we als gemeente in huis hebben en wat de waarde daarvan is (kritische informatie, persoonsgegevens, langdurig te bewaren, actief openbaar te maken). Nijmegen heeft geen compleet overzicht van alle archiefinformatie en heeft niet vastgelegd wat de mate van beheer moet zijn. Willen we grip hebben op het totaal of gaan we beter formuleren welke soorten informatie we belangrijk vinden en die vervolgens extra goed beheren.

Hier is geen verbeteractie op uitgezet. Bekend is welke applicaties gebruikt worden en welke samenwerkomgevingen er zijn. Nijmegen heeft overzicht van de archiefgegevens in MyCorsa en in de papieren archieven. We weten niet goed wat de status is van de informatie die elders is opgeslagen. De samenhang en inhoudelijke beoordeling van de waarde van de informatie op de verschillende plekken ontbreekt. De gemeente start een onderzoek naar de mogelijkheden om informatie in bepaalde mailboxen en netwerkschijven veilig te stellen.

Eerst inrichten, daarna beheren Het inregelen van de archivering in de beheerfase moet beter onderdeel worden van de inrichtingsfase; het gaat om verantwoordelijkheden, capaciteit, beheerafspraken en handelingen.

Binnen bureau Ontwikkeling is de capaciteit voor informatiseringsprojecten versterkt. Informatiebeheerders van BDI worden beter betrokken bij inrichtingstrajecten waar het centraal archiefsysteem Corsa onderdeel is. De capaciteit van BDI voor het informatiebeheer blijft krap. De adviesrol wordt onvoldoende ingevuld. Van veranderingen anders dan voortkomend uit inrichtingstrajecten wordt de impact op archivering in de beheerfase niet altijd gezien. In het primaire proces worden keuzes gemaakt die het beheer bemoeilijken en alleen opgelost kunnen worden met reparatie achteraf.

5

Verslag 2020: wat gaat niet goed of goed genoeg Stand van zaken 2021 Suboptimale archiefoplossingen Eisen voor de bedrijfsvoering worden door de proceseigenaren afgewogen tegen eisen voor archivering. Praktische argumenten maken dat proceseigenaren en projectleiders te archiveren gegevens opslaan buiten Corsa NxT: in applicaties zonder archieffunctie of zelfs op netwerkschijven. En zonder te regelen dat het archiveren dan achteraf gebeurt.

Dit blijft een spanningsveld. Vastlegging van en sturing op algemene principes van informatiebeheer hierin is noodzakelijk. Als we centrale afspraken maken over archiveren dan moeten we daar ook naar handelen. In de intake voor i-projecten is duurzame archivering een aspect waar rekening mee te houden. De verantwoordelijkheid van proceseigenaren voor het informatiebeheer in hun werkprocessen kan door hen worden uitgelegd als een bevoegdheid om eigen oplossingen te kiezen. Het inrichten van werkprocessen zonder aan de voorkant rekening te houden met archivering zou niet toegestaan moeten worden.

Kwaliteitszorg op het informatiebeheer De kwaliteitszorg is ingericht, maar beperkt zich tot het archiefsysteem Corsa NxT en de centraal beheerde papieren en digitale archieven. De informatiebeheerders verzorgen de operationele ondersteuning en inrichting in Corsa NxT. De adviesfunctie moet versterkt worden.

In 2021 heeft de archiefinspectie een thema-audit uitgevoerd naar de kwaliteitszorg op het informatiebeheer. Conclusie was dat Nijmegen de kwaliteit van de archiefdossiers bewaakt en repareert, maar niet in die mate dat sprake is van systematische kwaliteitszorg met geformuleerde kwaliteitseisen. Er is geen informatiebeheerbeleid. Normen en eisen voor digitaal informatiebeheer ontbreken. Wat vindt de gemeente van kwaliteit en wat is goed genoeg? Kwaliteitszorg is ook het anticiperen en adequaat reageren op ontwikkelingen, nieuwe wetgeving of gewijzigde omstandigheden welke van invloed zijn op de digitale inrichting of bijv. bewaartermijnen. In het archiefverbeterplan staat de aanpak van de kwaliteitszorg op de lijst van nog uit te voeren projecten.

Kennis over beheer van papieren archieven Nog tientallen jaren blijven er papieren (analoge) archieven te beheren en dat vereist specifieke vakkennis. Ervaren archiefkrachten gaan met pensioen en zijn moeilijk te vervangen. Het blijft noodzakelijk in het beheer van de papieren archieven te investeren en kennis in huis te houden.

Het rapport van de archiefinspecteur over de analoge archieven in de gemeente Nijmegen (2020) gaat over de vele meters papieren archieven die bewerkt en nog heel lang beheerd moeten worden. Binnen de informatieketen weten de managers dat zij medewerkers met kennis van papieren archieven nodig hebben voor het beheer, de vernietiging en om in de archieven te kunnen zoeken. Actie hierop is nog niet genomen. Deels wordt dit a-structureel opgelost.

Verbetering van de inrichting van het archiefsysteem Corsa Het archiefsysteem Corsa NxT is niet AVG-proof ingericht.

Nijmegen gaat MyCorsa NxT privacyproof maken en heeft daarvoor in het laatste kwartaal van 2021 een project gestart. De basis van Corsa wordt opnieuw ingericht. Persoonsgegevens worden straks beter afgeschermd. Het wordt mogelijk met Corsa zaakgericht te werken en archiveren. Voor het beheer van metadata is een nieuwe tool aangeschaft. Het project heeft een lange doorloop vanwege het grote aantal deelacties. De effecten kunnen nog niet worden beoordeeld.

6

Verslag 2020: wat gaat niet goed of goed genoeg Stand van zaken 2021 Onvolledige dossiers en archieven Archivering gebeurt vanwege de bedrijfsvoering en de verantwoording en minder voor reconstructie van het handelen achteraf. Onderzoek naar complexe dossiers wordt bemoeilijkt omdat de archiefdossiers niet compleet zijn.

Ook in 2021 heeft BDI bij afdelingen inrichtings-, verbeter- en reparatietrajecten uitgevoerd. Managers worden geacht te sturen op archivering door medewerkers, maar kunnen dat alleen als ze zijn voorzien van managementinformatie over de kwaliteit van dossiers en het juiste gebruik van Corsa. BDI biedt extra ondersteuning op de archivering van belangrijke dossiers, zoals van verbonden partijen. De Rekenkamer wordt ondersteund bij het verzamelen van informatie voor hun onderzoeken.

MyCorsa blijft het centraal archiefsysteem Het werken met Corsa NxT vraagt bepaalde vaardigheden en het is een applicatie waarmee je moet leren werken. Corsa wordt als moeilijk ervaren door de medewerkers die minder vaak met het archiefsysteem werken.

BDI geeft gerichte voorlichting, training en instructie. Op het intranet staan handleidingen en filmpjes en een e-learning over het belang van archiveren. Medewerkers krijgen begeleiding voor het gebruiken van Corsa aangeboden, maar moeten het vervolgens zelf doen. Raadplegen zou elke medewerker kunnen leren. Bureaus kunnen ervoor kiezen de registratie en dossiervorming in Corsa via eigen ondersteuners en keyusers te organiseren.

Achterstanden in de papieren archieven Er zijn structurele achterstanden in de sanering en vernietiging van de papieren archieven.

Als onderdeel van het archiefverbeterplan is een senior-medewerker voor een aantal uren per week vrijgemaakt om aan de papieren archieven te werken. In de bewerking en vernietiging heeft een inhaalslag plaatsgevonden. Inhuurbudget werd in 2021 gebruikt voor de ordening en overbrenging van de hinderweten milieuvergunningen.

Digitaal vernietigen Het vernietigen van digitale dossiers en gegevens gebeurt nog maar incidenteel.

Bij vernietiging van papieren archieven wordt sinds 2021 nagegaan wat moet gebeuren met de digitale tegenhangers in Corsa en procesapplicaties. De procedure voor digitaal vernietigen uit Corsa is vastgesteld maar nog niet toegepast. Het maken en uitvoeren van selecties in Corsa en de daaraan gekoppelde applicaties blijkt complex. In enkele werkprocessen is begonnen met het vernietigen van procesgegevens en documenten uit procesapplicaties.

7

5. Beoordeling archief KPI’s De archief-KPI's bestaan uit 8 hoofdvragen die zijn afgeleid van artikelen in de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit en de Archiefregeling. 2 De kleuren verbeelden een bepaalde bandbreedte. De kleur groen betekent dat de KPI (grotendeels) voldoet. Oranje betekent dat de KPI deels voldoet, Nijmegen er mee bezig is of alleen aan bepaalde aspecten voldoet. Rood geeft aan dat (nauwelijks) is voldaan aan de in deze archief KPI onderliggende eisen. Ten opzichte van 2020 heeft de gemeente Nijmegen in 2021 voortgang geboekt, maar niet voldoende om ‘van kleur te veranderen’. Voor een meer uitgebreide beschrijving per archief KPI wordt verwezen naar het Verslag van de gemeentearchivaris van Nijmegen 2020.

Archief KPI

2

2021

1. Lokale regelingen

Voldoen de regelingen aan de wettelijke eisen?

ja

2. Middelen en mensen

Kan Nijmegen beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?

deels

3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot

Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?

ja

4. Interne kwaliteitszorg en toezicht

Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van de informatiehuishouding?

deels

5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archieven

Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid?

deels

6. Vervanging, conversie en migratie. Vernietiging en vervreemding van archieven

Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van archieven niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?

deels

7. Overbrenging van archieven naar de archiefbewaarplaats

Brengt de gemeente het principe van de archiefwet ‘archieven na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk?

ja

8. Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven

Voldoet de gemeente in de praktijk aan de eisen openbaarheid volgens de Archiefwet?

ja

Archief KPI’s https://vng.nl/sites/default/files/2020-05/horizontale-verantwoording_20200430.pdf

8