Samenwerkingsovereenkomst COA en Gemeente inzake TGO Koudenhoek Noord

SAMENWERKINGSOVEREENKOMST TIJDELIJKE GEMEENTELIJKE OPVANG LOCATIE KOUDENHOEK NIJMEGEN De ondergetekenden: 1. Gemeente Nijmegen, gevestigd te Nijmegen (Korte Nieuwstraat 6), namens de gemeenten van de regio Rijk van Nijmegen, rechtsgeldig vertegenwoordigd door drs. H.M.F. Bruls, burgemeester, handelend ter uitvoering van het besluit van het college van B&W d.d. 7 maart 2023. Hierna te noemen: “Gemeente Nijmegen”. 2. Centraal Orgaan Opvang Asielzoekers (COA), statutair gevestigd te Den Haag, rechtsgeldig vertegenwoordigd door M. Schoenmaker, bestuursvoorzitter COA. Hierna ieder voor zich aan te duiden als “partij” en gezamenlijk als “partijen” of “het samenwerkingsverband”, Overwegende dat: 

   

Partijen gaan samenwerken bij de realisatie en exploitatie van de Tijdelijke Gemeentelijke Opvang (TGO) locatie Koudenhoek met kadastrale aanduidingen NMG00 F1105 G0, NMG00 F23 G0, NMG00 F21 G0, NMG00 F20 G0, NMG00 F259 G0, NMG00 F16 G0 en NMG00 F14 G0 te Nijmegen (zie bijgevoegde kaart), hierna te noemen “het project”; Het college van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen hiertoe in haar vergadering van 16 april 2024 heeft besloten; Projectmatig wordt samengewerkt tussen partijen, mede om efficiënt gebruik te maken van beschikbare materialen, middelen en leveranciers; Het project twee fasen kent: realisatie en inrichting locatie (fase 1) en exploitatie en beheer (fase2); Partijen de afspraken over de samenwerking wensen vast te leggen in een overeenkomst;

Verklaren het volgende overeen te zijn gekomen: Artikel 1. Doel en wijze van samenwerking 1. Het doel van deze overeenkomst is het vastleggen van wederzijdse verantwoordelijkheden en verplichtingen en van tot nu toe gemaakte afspraken in het kader het project. 2. Partijen houden zich bij de uitvoering van de taken en bevoegdheden aan de relevante weten regelgeving die van toepassing is. 3. Elke partij zet zich actief in om een goede samenwerking met de andere partij(en) te realiseren en om zijn afspraken en werkzaamheden zorgvuldig en tijdig uit te voeren. Dit is afgestemd op de afspraken en werkzaamheden van de andere partij(en), zodat ook zij hun werk zorgvuldig en tijdig kunnen uitvoeren. Artikel 2.

Wederzijdse verplichtingen

1. Fase 1, realisatie en inrichting locatie a. Looptijd fase 1: van datum ondertekening tot uiterlijk 27 mei 2024 b. Gemeente Nijmegen is eindverantwoordelijk voor de realisatie en inrichting en voor het verkrijgen van daartoe noodzakelijke vergunningen, met name de omgevingsvergunning.

c. Gemeente Nijmegen werkt in deze fase samen met de Veiligheidsregio om het project te realiseren en treedt op als contractpartij en opdrachtgever van leveranciers. d. Partijen maken efficiënt gebruik van reeds bij partijen beschikbare materialen en middelen. e. Partijen werken op een projectmatige manier samen met een productieteam onder leiding van de manager opvanglocatie van de gemeente, die optreedt als opdrachtgever namens partijen. f. Gemeente Nijmegen bepaalt als opdrachtgever welke leveranciers worden ingezet bij de realisatie en inrichting van de locatie. g. Alle benodigde overeenkomsten voor de uitvoering van het project worden gesloten door gemeente Nijmegen. 2. Fase 2, exploitatie en beheer a. Looptijd fase 2: vanaf de komst van de eerste bewoners, gepland op 27 mei 2024 tot uiterlijk 1 juni 2025 b. Gemeente en COA zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor beheer en exploitatie van de crisis noodopvanglocatie, waarbij conform de demarcatielijst in bijlage 1: (1) COA verantwoordelijk is voor het asielproces, de zorg voor vluchtelingen (medisch en psychosociaal) en hun verzekering voor wettelijke aansprakelijkheid. (2) Gemeente Nijmegen verantwoordelijk is voor de dagelijkse gang van zaken in de TGO-opvanglocatie (bed, bad en brood) en zorg draagt voor de inzet van het personeel, vrijwilligers, sport- spel en ontspanning en kinderopvang.

(3) Gemeente Nijmegen kan zonder nadere facilitering vanuit het Rijk niet voorzien in voldoende onderwijs voor leerplichtige kinderen, gedurende de opvangperiode c. Partijen voorzien gezamenlijk in de personele bezetting van de Tijdelijke Gemeentelijke Opvanglocatie door inzet of werving van het daartoe benodigde personeel. Personeel kan in dienst zijn van een van de partijen of worden ingehuurd door een van de partijen. (1) De personele bezetting geschiedt op basis van het functiehuis welke is opgenomen in bijlage 2 van deze overeenkomst. d. Gemeente Nijmegen levert de eindverantwoordelijke locatiemanager voor het project; e. De locatiemanager is eindverantwoordelijk voor de leefbaarheid en veiligheid binnen de TGO-locatie en bevordert de externe (sociale) veiligheid in samenwerking met de politie en het wijkteam. f. Gemeente Nijmegen zal samen met het COA huisregels opstellen. g. Gemeente Nijmegen contracteert eventuele leveranciers en externe dienstverleners, waaronder begrepen catering, beveiliging, schoonmaak en activiteiten ten behoeve van de bewoners van de TGO-locatie. h. Partijen werken in het project samen met de GGD, het Rode Kruis en Vluchtelingenwerk Nederland. Artikel 3. Duur en beëindiging 1. Ingangs- en einddatum Deze samenwerkingsovereenkomst gaat in op de datum dat deze door beide partijen ondertekend is en eindigt op 1 juni 2025 2.

Wijziging en verlenging Tussentijdse wijziging van deze overeenkomst of de bijlage(n) is alleen mogelijk binnen de grenzen van redelijkheid en billijkheid na schriftelijk akkoord van alle partijen. Verlenging van de looptijd van de overeenkomst is mogelijk na instemming van beide partijen.

3. Beëindiging Tussentijdse beëindiging van deze overeenkomst is mogelijk met wederzijdse schriftelijke toestemming van alle partijen. Artikel 4. Bekostiging 1. Alle kosten waaronder begrepen de kosten van inrichting, productie, exploitatie (beheer, beveiliging, catering, schoonmaak) en personeel komen ten laste van COA op basis van declaratie achteraf door de gemeente op projectnummer …………………….., overeenkomstig de declaratievoorwaarden van het COA, die zijn opgenomen in bijlage 3 van deze overeenkomst. 2. Over de wijze van verantwoording van de financiële bijdragen maken partijen nadere afspraken. 3. Op grond van artikel 5a van het Faciliteitenbesluit kan de gemeente aanspraak maken op een uitkering verstrekt door het COA voor huisvesting van het basisonderwijs voor kinderen van de opvanglocatie. Artikel 5. Verzekering 1. Gemeente Nijmegen draagt zorg voor verzekering van alle materialen en voorzieningen gehuurd of aangeschaft voor dit project. Artikel 6. Aansprakelijkheid 1. De partij die toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen, op basis van deze overeenkomst, tegenover de andere partij, kan door de benadeelde partij aansprakelijk worden gesteld voor de geleden dan wel te lijden schade. 2.

Indien een partij schade lijdt als gevolg van een toerekenbare tekortkoming van de andere partij in de nakoming is de schadelijdende partij verplicht zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand, na ontdekking van de schade hiervan schriftelijk melding te doen aan de wederpartij. 3. Is de niet-nakoming het gevolg van overmacht in de zin artikel 6:75 van het Burgerlijk Wetboek, dan nemen partijen onverwijld de benodigde maatregelen om de nadelige gevolgen zoveel mogelijk te beperken. 4. De partijen van het samenwerkingsverband vrijwaren elkaar voor iedere wettelijke aansprakelijkheid voor door henzelf of door hun personeel geleden schade, als gevolg van de uitvoering van deze overeenkomst, voor zover die niet te wijten is aan grove nalatigheid of een opzettelijke fout van de andere partij of haar personeel. 5. Indien er sprake is van schadeveroorzakend handelen door ingeschakelde derde partijen is degene die de opdracht aan deze derde heeft verstrekt aansprakelijk voor de geleden schade, tenzij anders overeengekomen met deze derde partij. Artikel 7. Geschilbeslechting 1. Op deze overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing. 2. Indien onvoorziene omstandigheden zich voordoen die buiten de invloedsfeer van partijen liggen, welke ertoe leiden dat partijen of een der partijen de afspraken uit deze overeenkomst niet (meer) kunnen c.q.

kan nakomen, treden partijen terstond met elkaar in overleg met als doel om tot een oplossing te komen die voor beide partijen acceptabel is. 3. Indien partijen van inzicht verschillen over de uitleg of uitvoering van deze overeenkomst, of daarmee samenhangende afspraken, treden zij met elkaar in overleg met als doel om te komen tot een oplossing die voor beide partijen acceptabel is.

4. Indien de onder sub b en c bedoelde situatie niet leidt tot het gewenste resultaat, proberen partijen het geschil op te lossen door de inzet van een mediator te vragen. De kosten van een mediation worden gelijkelijk over partijen verdeeld ongeacht de uitkomst ervan. Artikel 8. Aanvullende bepalingen 1. Geheimhouding Er geldt een geheimhoudingsplicht voor de partijen en hun medewerkers, voor wat betreft alle gegevens en informatie die bij de uitvoering van deze overeenkomst bij hen bekend is geworden. Het voorgaande is niet van toepassing indien: a. Openbaarmaking verplicht is op grond van wet- en regelgeving. b. Eén van de partijen zich voor de rechter moet verdedigen of openbaarmaking berust op een bindende uitspraak va de rechter. c. Eén van de partijen de andere partij heeft ontheven van de geheimhoudingsplicht. d. De betreffende informatie via openbare bronnen is verkregen. 2. Geheimhouding na afloop van de overeenkomst De geheimhoudingsplicht genoemd in het eerste lid van dit artikel blijft ook naar afloop van deze overeenkomst voor beide partijen en hun medewerkers gelden. 3. Inzet onafhankelijke partij Partijen hebben het recht om een onafhankelijke partij in te schakelen om de door een andere partij verstrekte informatie inhoudelijk te laten toetsten op juistheid.

Deze controle is vertrouwelijk en strekt zich niet verder uit dan noodzakelijk voor het verifiëren van de aangeleverde informatie. De gecontroleerde partij is verplicht medewerking te verlenen aan het onderzoek en verleent alle gevraagde gegevens en informatie. De kosten van het onderzoek komen voor rekening van de partij die een derde heeft ingeschakeld. 4. Contactpersonen Ten behoeve van de uitvoering van de door partijen overeengekomen taken hebben partijen een contactpersoon en vervanger. Dit zijn: De gemeente Nijmegen: Diederik Walther, senior projectleider opvang. COA:………………………………….. 5. Bijlagen De bij deze overeenkomst gevoegde bijlagen vormen een integraal onderdeel van deze overeenkomst.

Artikel 9. Slotbepaling 1. Citeertitel Deze overeenkomst wordt aangehaald als “Samenwerkingsovereenkomst TGO Koudenhoek Nijmegen”.

Aldus overeengekomen en ondertekend De gemeente Nijmegen Plaats: Datum: H.M.F. Bruls, burgemeester Centraal Orgaan Opvang Asielzoekers Plaats: Datum: M. Schoenmaker, bestuursvoorzitter COA

bijlage 1: demarcatielijst bijlage 2: functiehuis bijlage 3: declaratievoorwaarden van het COA