Rapportage evaluatie geheimhouding

Evaluatie Protocol en werkinstructie geheimhouding Opgehaalde beelden en onze reflecties

Opdrachtgever Opdrachtnemer Onderzoekers Periode Vastgesteld op

Hans Giesing en Sandra Ruta 5.1, lid 2, onder e, Woo

5.1, lid 2, onder e, Woo

April – juli 2024 11 september 2024

Inhoud 1.

Inleiding .................................................................................................................................................................... 2 1.1 Aanleiding ........................................................................................................................................................... 2 1.2 Doel & spelers ..................................................................................................................................................... 3 1.3 Leeswijzer ........................................................................................................................................................... 3

2.

Samenvatting en kernboodschappen ..................................................................................................................... 4

3.

Kernboodschappen .................................................................................................................................................. 5

4.

Algemeen verloop proces geheimhouding.............................................................................................................. 6

5.

Reflecties en aanbevelingen .................................................................................................................................... 7 Rolverdeling en samenspel betrokkenen ................................................................................................................ 7 Onduidelijkheden/problemen in de praktijk ........................................................................................................ 10 Protocol en werkinstructie .................................................................................................................................... 13 Bijvangst ................................................................................................................................................................. 15

Bijlage 1 – lijst van geïnterviewden ............................................................................................................................... 16

1

1. Inleiding 1.1 Aanleiding In 2018 is onbedoeld geheime informatie gepubliceerd die betrekking had op de onderhandeling die gevoerd werd tussen de gemeente en de eigenaren van woonboten. Deze onterechte publicatie en de gevolgen daarvan waren aanleiding tot een onderzoek door Stadscontrol. De aanbevelingen uit dit onderzoek zijn op 7 mei 2019 in een brief aan de raad over de omgang met vertrouwelijke stukken gepresenteerd. 1.

2.

3.

4.

De eerste betrof de borging van een goede voorbereiding en de oproep zoveel mogelijk het reguliere proces van geheimhouding te doorlopen. Dit, met inachtneming van de gedeelde inhoudelijke en procesmatige verantwoordelijkheid van steller en concernmanager. Naar aanleiding hiervan is een protocol geheimhouding ontwikkeld. Het doel van dit protocol is om de organisatie te ondersteunen bij het doorlopen van de processtappen die horen bij bestuurlijke besluitvorming die (op onderdelen) geheim is. Naast het protocol is er ook een werkinstructie geheimhouding (hierna: werkinstructie) opgesteld om stellers te helpen het protocol in de praktijk toe te passen en zo naleving te faciliteren. De tweede aanbeveling had betrekking op het toetsen van stukken die niet het reguliere proces doorlopen. Daar zou altijd een finale eindtoets op moeten plaatsvinden. Mede naar aanleiding hiervan zijn de afspraken rondom de aanlevering van voorstellen ter bestuurlijke besluitvorming dusdanig aangescherpt dat alle voorstellen, ook bij latere aanlevering, getoetst worden. De derde aanbeveling betrof het toepassen van het 4-ogen principe bij collegebesluiten of bijlagen met als status geheim en niet-openbaar.

In reactie hierop is toegezegd dat voorstellen op minimaal drie momenten door drie verschillende medewerkers worden getoetst, waarbij een belangrijke rol is weggelegd voor de concernmanager en de juridisch adviseur. De laatste aanbeveling betrof de alertheid op de totale bestuurlijke agendering en behandeling van stukken. Het juiste gebruik en de technische inrichting van iBabs zijn hierbij van belang. Technische verbeterpunten m.b.t. versiebeheer, logging en de traceerbaarheid van downloads zijn destijds voorgelegd aan de leverancier van iBabs.

Bij de inwerkingtreding van het protocol is afgesproken om het protocol, inclusief de werkinstructie en de werking, te evalueren. De opdracht voor de evaluatie is in 2021 ter hand genomen door het bureau Juridische Zaken van de afdeling VJB. Door COVID is deze evaluatie een langdurig proces geweest. Hoewel het ambtelijk perspectief voldoende aan bod kwam in de evaluatie en het proces, ontbraken twee cruciale elementen: • •

Het perspectief van de raad Het gebruik van systemen die het proces ondersteunen, met name iBabs

Om die reden is door de opdrachtgevers (griffier en concernmanager VJB) besloten om het evaluatieproces op te knippen in twee onderdelen: 1. 2.

Onder verantwoordelijkheid van bureau Juridische Zaken van de afdeling VJB het protocol te updaten voor wettelijke wijzigingen en leesbaarheid. Dit kan zonder diepgaande evaluatie. Stadscontrol te vragen de evaluatie over de werking van het protocol ter hand te nemen.

Deze hernieuwde evaluatie is nodig omdat, ondanks het bestaan van het protocol en bovenstaande aanbevelingen, er nog steeds situaties zijn waarbij geheime informatie uit bestuurlijke voorstellen gepubliceerd wordt. De laatste casus dateert van september 2023. Er zijn signalen dat het protocol en de werkinstructie niet door iedereen nageleefd wordt. Met de evaluatie willen we inzicht krijgen in de werking van het protocol en wat er nodig is om naleving in de praktijk te bevorderen. De opvolging van bovenstaande aanbevelingen wordt meegenomen in deze evaluatie. Het gewijzigde protocol en de werkinstructie worden definitief gemaakt na het verwerken van aanbevelingen die voortkomen uit deze evaluatie.

2

1.2 Doel & spelers Met de evaluatie willen we inzicht krijgen in de werking van het protocol: werkt het, waarom wel of waarom niet. wordt ervan en wat gebeurt erbelangrijkste dan. Wat is erbetrokkenen nodig om beter in control te komen bij oor deWaarom evaluatie hebben wijafgeweken vertegenwoordigers van de in het proces rondom het voorkomen van het openbaar maken van geheime informatie. eheimhouding gesproken, zijnde: • • • • • • • •

Griffie BBA Ervaren stellers JZ Bestuursadviseur Raadsleden Concernmanagers beleidsafdelingen Gemeentesecretaris

Met de betrokkenen hebben we onder andere stilgestaan bij een vijftal casussen die niet conform afspraken zijn verlopen. Jaar

Dossier

2021

Slachthuis

2023

Leap

2023

APN

2024

Tennisvereniging Lent

2024

Verlenging noodopvang Winkelsteeg

Deze casussen geven inzicht in de kwetsbaarheden binnen het proces.

1.3 Leeswijzer In het volgende deel beschrijven we de uitkomsten van de evaluatie. Dit bestaat uit een samenvatting (§2), de belangrijkste kernboodschappen (§3) het verloop van het proces (§4) en de opgehaalde beelden inclusief reflectie en aanbevelingen (§5). We zoomen hierbij in op de volgende elementen: • Rolverdeling en samenspel • Onduidelijkheden/problemen in de praktijk • Protocol en werkwijze

3

2. Samenvatting en kernboodschappen De afdelingen JZ, Griffie en BBA hebben het protocol voor geheimhouding en de bijbehorende werkinstructie vooruitlopend op deze evaluatie aangescherpt om te blijven voldoen aan wettelijke eisen en een soepel proces te bevorderen. De geactualiseerde werkinstructie hebben zij inmiddels intern gecommuniceerd. Stadscontrol heeft daarnaast een brede evaluatie uitgevoerd met de belangrijkste spelers binnen dit proces om verschillende perspectieven op te halen. Stadscontrol constateert dat een aantal knelpunten in het proces, mede dankzij de grote betrokkenheid van screeners, goed geadresseerd wordt met de recente aanscherpingen in de werkinstructie. Daarnaast is de werkinstructie, als praktische uitwerking van het protocol volgens betrokkenen en naar mening van Stadscontrol een helder, overzichtelijk document. Op papier zien we dan ook een goed doordacht proces met goede beheersmaatregelen, meerdere toetsmomenten en een heldere rolverdeling. Wij hebben een aantal screeners van de afdelingen JZ, BBA, en de griffie, evenals frequente stellers gesproken. De screeners zorgen zowel in de reguliere als de niet-reguliere (spoed)procedure voor een finale toets van de stukken waardoor het 4-ogenprincipe altijd wordt geborgd. Hiermee worden de eerdere aanbevelingen van Stadscontrol m.b.t.

het toetsen van stukken in het niet-reguliere proces en het toepassen van het 4-ogen-principe (#2 en #3) nageleefd. BBA controleert conform eerdere aanbeveling #4 de totale bestuurlijke agendering indien daar aanleiding toe is. Overige aanbevelingen m.b.t. het inrichten van versiebeheer, traceerbaarheid van downloads en de logging zijn nog niet geïmplementeerd en zijn een terugkerend gespreksonderwerp met de leverancier van iBabs. Stellers kijken vooral vanuit hun inhoudelijke expertise naar dit proces en zijn zich doorgaans bewust van de belangrijkste uitgangspunten van geheimhouding. Zij voelen een sterke inhoudelijke verantwoordelijkheid voor geheime stukken. Er is soms minder aandacht voor een ordentelijk proces. Zo constateert Stadscontrol dat het protocol en de werkinstructie bij meerdere (ervaren) stellers niet bekend zijn. Meerdere stellers geven daarnaast aan in de praktijk regelmatig dilemma’s of onduidelijkheden te ervaren, welke niet altijd te vatten zijn in een protocol of werkinstructie. Naast de vraag op welke onderdelen het protocol en de werkinstructie verder aangescherpt kunnen worden, roept dit de vraag op hoe betrokkenen in het proces de inhoud ervan praktisch kunnen vertalen en goed onder de aandacht kunnen brengen.

Naast de onbekendheid van stellers met de werkinstructie zien we op dit moment ook een beperkte betrokkenheid van concernmanagers bij dit proces. Er wordt niet of nauwelijks gestuurd op de naleving van het protocol inclusief de werkinstructie. Een belangrijke vraag is dus ook hoe concernmanagers kunnen stimuleren om actief informatie op te halen en procesafspraken na te leven. Hieruit kunnen we concluderen dat de eerdere aanbeveling van Stadscontrol (#1) om aandacht te besteden aan een goede voorbereiding van de bestuurlijke besluitvorming in de praktijk niet altijd voldoende wordt nageleefd. Het is belangrijk dat heldere afspraken gemaakt dan wel vernieuwd worden (conform de werkinstructie), waar concernmanagers en stellers zich aan committeren. Kortom, we zien op papier een goed doordacht proces en een hoge mate van betrokkenheid van screeners, evenals veel inhoudelijke expertise en inhoudelijk eigenaarschap bij de stellers. We constateren dat JZ en BBA veel tijd en energie hebben gestoken in het opstellen van een duidelijke en werkbare werkinstructie, en in de brede communicatie hiervan. Desondanks constateren we dat het proces in de praktijk niet altijd conform protocol en de werkinstructie verloopt. Met name op het gebied van het versterken van de rol en betrokkenheid van concernmanagers en de (sturing op) naleving van het protocol door stellers, zijn verbeteringen nodig.

Daarnaast moeten er afspraken worden gemaakt over het actief onderhouden van actuele kennis door stellers. Op dit moment lijkt dit nog voornamelijk een eenrichtingsverkeer vanuit de screeners, terwijl er weinig aandacht is voor de verantwoordelijkheid van stellers om deze kennis ook actief op te halen. Naast het naleven van het protocol en de werkinstructie is er ook nog ruimte voor verbetering in de inrichting van iBabs. Daarnaast kan de werkinstructie op sommige punten verder verduidelijkt worden. Zo moet o.a. duidelijk zijn wat er gebeurt als er afgeweken wordt van het reguliere proces zodat het afgesproken minimum van één juridische en inhoudelijke finale check door 4 ogen altijd gegarandeerd is.

4

4. Algemeen verloop proces geheimhouding Bij de uitvoering van het proces geheimhouding krijgen betrokkenen met een drietal sub-processen te maken, te weten: het reguliere proces, de spoedprocedure en het opheffen van geheimhouding. Regulier proces •

• • •

De steller maakt samen met collega’s de afweging of en wanneer een stuk, of delen daarvan, geheim zijn. Daarmee is hij/zij ook verantwoordelijk voor een goede onderbouwing van de geheimhouding en het arceren van de juiste passages in het geheime document en het zwart lakken van geheime delen in het openbare document. Belangrijk uitgangspunt hierbij is dat geheimhouding iets uitzonderlijks is en om die reden altijd goed onderbouwd dient te worden. Dit doet de steller in overleg met JZ. Voor het opleggen van geheimhouding gelden er vaste beslispunten. Wanneer de steller de geheime stukken uiterlijk op dinsdag via iBabs aanlevert, krijgen JZ, FIN, bestuursadviseurs, BBA en communicatie een melding. Zij kijken als screeners naar de stukken en kunnen indien nodig ingrijpen in het proces. Raadsstukken worden ook door de griffie gescreend. De steller heeft dan tot woensdag 12 uur nog tijd om zaken aan te passen. Voordat het stuk door de steller in iBabs gezet wordt, moet JZ al hierover geadviseerd hebben. Het is niet de bedoeling dat JZ pas een advies uitbrengt nadat het stuk op dinsdag in iBabs is gezet. Bij BBA ligt de verantwoordelijkheid om de juiste stukken naar buiten te brengen. Hiervoor moet de steller heel duidelijk aan BBA doorgeven welke stukken precies naar buiten mogen. BBA en griffie hebben een vaste werkwijze voor het overdragen van stukken.

De griffie hanteert een 4-ogenprincipe bij het doorzetten van de stukken van het college naar de raad. Op het moment dat er stukken ten onrechte in te zien zijn, wordt door BBA gebruik gemaakt van de mogelijkheid in iBabs om te zien waar deze stukken overal geagendeerd staan om ze ook op deze plekken te verwijderen, zoals eerder aanbevolen.

Spoedprocedure •

•

•

De concernmanager kan bij de gemeentesecretaris uitstel aanvragen voor het aanleveren van stukken. Volgens de procedure uit 2018 was de deadline voor het verlaat aanleveren vrijdagochtend 10 uur. Sinds april 2024 moeten stukken, bij toekenning van uitstel, uiterlijk donderdag 15 uur aangeleverd worden. Dit geeft de screeners meer tijd is om het stuk te screenen. Volgens JZ, de griffie en BBA leidt uitstel weleens tot problemen. Zo kan het voorkomen dat de steller vrij is en er geen afstemming meer kan plaatsvinden. In de spoedprocedure gaat het stuk met grote tijdsdruk door de screening heen. Op het allerlaatste moment moeten er soms nog allerlei zaken aangepast worden, wat tot meer fouten kan leiden. Volgens stellers zijn geheime stukken vaak onderdeel van ingewikkelde voorstellen waar op het laatste moment nog veel moet gebeuren. In dat soort complexe processen kan de aandacht naar de inhoud verschuiven en is men minder gericht op geheimhouding of andere “randzaken”.

Opheffen van geheimhouding •

In het verleden werd niet goed vastgelegd wanneer geheimhouding opgeheven moet worden. Sinds 2019 moet een datum of gebeurtenis in het voorstel opgenomen worden. BBA stuurt jaarlijks de lijst met op dat moment geheime stukken naar de stellers met de vraag of geheimhouding opgeheven kan worden. Indien geheimhouding opgeheven kan worden, wordt het betreffende bestuursorgaan1 hierover geïnformeerd. BBA besluit zelf niets, maar biedt slechts het overzicht aan. De steller blijft altijd verantwoordelijk om aan te geven of geheimhouding opgeheven kan worden. Als de steller niet reageert, dan blijft het stuk geheim. Het bestuursorgaan moet besluiten tot opheffing van geheimhouding. Meestal gebeurt dit in de vorm van een hamerstuk. In de praktijk komt het weleens voor dat stellers niet op de uitvraag van BBA reageren.

1

Als het college geheimhouding oplegt en deze stukken niet naar de raad gaan dan hoeft alleen het college te worden geïnformeerd. Als het betreffende geheime stuk met de raad is gedeeld of de raad zelf geheimhouding heeft opgelegd, dan mag alleen de raad geheimhouding opheffen.

6

•

•

In de nieuwe werkwijze wil BBA in iBabs een register neerzetten, waarin het moment van het opheffen van de geheimhouding (zoals aangegeven in het voorstel) wordt vastgelegd, om op het moment van opheffing navraag te kunnen doen. Soms stopt de geheimhouding met een gebeurtenis (bijv. het einde van een project). Dan heb je geen concrete einddatum. In dit soort gevallen zal het jaarlijks uitzetten van de lijst door BBA noodzakelijk blijven. Bij het opheffen van geheimhouding kunnen weleens onduidelijkheden ontstaan. Daarom is afgesproken dat de steller en JZ samen kijken naar van welke onderdelen (passages of hele document) de geheimhouding opgeheven kan worden.

5. Reflecties en aanbevelingen Kanttekening vooraf De afdelingen JZ, BBA en griffie hebben het protocol geheimhouding n.a.v. wettelijke wijzigingen aangepast. Vooruitlopend op deze evaluatie zijn ook wijzigingen in de werkinstructie doorgevoerd, onder meer om de leesbaarheid en een soepel procesverloop te bevorderen. De aangepaste documenten zijn besproken in het GMT en de nieuwe werkinstructie is in april gedeeld op iNsite. Tijdens de besprekingen in het kader van dit onderzoek was de nieuwe werkinstructie nog niet of slechts kort van kracht. Daarom zijn de opbrengsten en observaties voornamelijk gebaseerd op de oude werkinstructie. We hebben echter de belangrijkste wijzigingen in kaart gebracht, omdat deze mogelijk bepaalde onduidelijkheden of knelpunten in het proces kunnen oplossen. Bij het bespreken van de casussen met de betrokkenen viel op dat de meeste fouten ontstaan door kleine handelingen, zoals:

•

Een taak die eerder door iemand anders werd uitgevoerd, maar waarvan de huidige verantwoordelijke nog niet op de hoogte is.

• • •

Een seintje dat aan iemand gegeven had moeten worden, maar niet is doorgegeven. Een naam die zichtbaar blijft staan op een plek waar dit niet mag (bijv. in de titel van het document). Een veld in iBabs dat aangeklikt had moeten worden, maar niet is gebeurd.

Dit soort handelingen voeren we vaak terloops uit tijdens ons werk. Onder hogere werkdruk neemt de aandacht voor deze handelingen af, waardoor de kans op fouten toeneemt, juist bij deze schijnbaar onbelangrijke stappen. Bij het lezen van onderstaande bevindingen en aanbevelingen is het belangrijk om te beseffen dat menselijke fouten nooit helemaal uitgesloten kunnen worden. Duidelijke afspraken, een hoog bewustzijn, (toezicht op) naleving van het proces en een goed functionerende applicatie kunnen de kans op fouten echter verkleinen.

Rolverdeling en samenspel betrokkenen Steller • De steller is (beleidsinhoudelijk en procesmatig) verantwoordelijk voor het voorstel inclusief het opleggen van geheimhouding, de onderbouwing daarvan en het juist markeren van de geheime tekstpassages. • De steller betrekt hiervoor JZ en indien nodig andere inhoudelijk deskundigen op tijd en zorgt ervoor dat de stukken binnen afgesproken tijdslijnen in iBabs komen te staan. In enkele gevallen belegt de steller het uploaden in iBabs bij derden buiten het proces (bijv. secretaresses). Concernmanager • Bij een lek draagt de concernmanager de verantwoordelijkheid in de organisatie maar ook als leidinggevende naar de medewerkers toe. • Volgens de werkinstructie zijn concernmanagers eindverantwoordelijk voor het voorstel incl. het opleggen van geheimhouding. In de praktijk krijgen concernmanagers echter niet alle geheime stukken te zien alvorens deze naar het PO en het college gaan. Bij één concernmanager leek deze inhoudelijke eindverantwoordelijkheid zoals genoemd in de werkinstructie tevens onvoldoende op het netvlies te staan.

7

BBA • Medewerkers van team BBA adviseren de steller bij het opleggen van geheimhouding maar hebben geen leidende rol in het proces. Medewerkers BBA kijken mee of het opleggen van geheimhouding goed verloopt. • BBA voert een globale controle uit op de door de steller gearceerde en zwartgelakte stukken/tekst passages. Het is van groot belang dat het geheime deel goed gearceerd is. Bij BBA ligt dan de verantwoordelijkheid om de juiste stukken, waarvan geheime onderdelen onleesbaar zijn gemaakt, in iBabs vrij te geven. Hiervoor passen ze altijd een 4-ogen-check toe. Een medewerker BBA zet het stuk klaar en een ander kijkt of alles klopt voor de publicatie. Daarnaast heeft BBA een belangrijke procesrol bij het opheffen van geheimhouding zoals eerder beschreven. Juridische zaken • De JZ-adviseur staat naar eigen zeggen naast de steller en adviseert over geheimhouding. Geheimhouding heeft immers een sterk juridisch karakter. Om zijn/haar werk goed te kunnen doen, heeft de adviseur een compleet overzicht van alle stukken nodig. JZ adviseert vervolgens op volgende aspecten: kan de geheimhouding worden opgelegd, zijn de juiste tekstpassages weggelakt/gemarkeerd, is de onderbouwing goed, zijn de beslispunten goed geformuleerd? • Sinds vorig jaar adviseren niet meer alle adviseurs (ongeveer 10) over geheimhouding maar is deze specialistische taak bij twee collega’s belegd.

De kennis is zo beter geborgd. Bovendien wordt er dan meer consistent en consequent geadviseerd omdat alle casussen door dezelfde personen gezien worden. • In het verleden was de praktijk dat een voorstel altijd doorging. Soms leidde een juridisch advies tot een aanpassing. Maar regelmatig werden advies niet of maar deels overgenomen. Niet zelden werd JZ te laat betrokken (om nog zinvol te kunnen bijsturen) of kreeg JZ niet alle informatie (immers geheim). In de nieuwe werkwijze is opgenomen dat JZ kan escaleren naar de gemeentesecretaris. Als uit de screening blijkt dat de aanpak in strijd is met het protocol, wordt de steller hierop gewezen. Indien de steller daarop het voorstel aanpast, volgt een nieuwe screening. Voldoet het voorstel daarna nog steeds niet aan het protocol, kan JZ de gemeentesecretaris adviseren om het voorstel in te trekken. De GS neemt dit besluit en kan indien nodig overleggen met de wethouder en de burgemeester. Uiteindelijk bepaalt het college zelf welke besluiten ze in behandeling nemen. Maar JZ moet wel in staat zijn een duidelijk signaal/advies te geven over de kwaliteit (of beter gezegd het gebrek daaraan) van een voorstel. Het is de inzet van JZ om het zover niet te laten komen. Voordat een conceptvoorstel in het PO wordt besproken, zou dit idealiter al zijn opgesteld met in achtneming van het protocol en de werkinstructie.

Hiervoor is nodig dat steller ruim op tijd in overleg treden met JZ. Griffie • De griffie heeft een adviserende screening rol in het proces. Medewerkers van de griffie kijken onder meer of einddata t.b.v. het opheffen van de geheimhouding zijn opgenomen, controleren de formulering van de beslispunten en toetsen de onderbouwing van de geheimhouding vanuit het perspectief van de raad. Daarnaast beoordelen zij of de titel van het document handig gekozen is en niet te veel informatie weggeeft. Zij controleren nadrukkelijk niet of de juiste tekstpassages weggelakt zijn. Gemeentesecretaris • De gemeentesecretaris (GS) kijkt elke dinsdag op grote lijnen en met een bestuurlijk inhoudelijke bril naar de stukken. Dit houdt onder meer een globale check in of er bijzonderheden of geheime stukken zijn. • De GS ziet zichzelf daarbij als poortwachter en houdt stukken tegen indien nodig. Dit doet de GS n.a.v. signalen van de medewerkers die de screening doen. • Mocht de inhoudelijke toets door JZ door omstandigheden of in het geval van spoed niet mogelijk zijn, wordt de GS meteen meegenomen. De GS moet dan een keuze maken of stuk wel of niet met een minimale toets doorgaat. De GS wordt meegenomen vanaf het moment dat het proces niet conform protocol verloopt (bijv. door tijdsdruk of uitval steller).

Bestuursadviseurs • De bestuursadviseurs hebben een informele rol in het proces en screenen de stukken op dinsdagmiddag vanuit het perspectief van bestuurlijke advisering. Bij twijfel verwijzen de bestuursadviseurs naar JZ. 8

Onduidelijkheden/problemen in de praktijk •

•

•

•

•

•

•

• •

Screeners geven diverse problemen aan die zich voor kunnen doen in dit proces. Zo constateren medewerkers van JZ dat juridisch advies over het algemeen te laat wordt ingewonnen. Bovendien worden er regelmatig alleen deelvragen voorgelegd. Juridisch adviseurs kunnen het geheel dan niet overzien. Een reden hiervoor kan zijn dat stellers onderschatten hoe complex het opleggen van geheimhouding is. Geheimhouding wordt door sommigen gezien als sluitstuk. Ook merken juridisch adviseurs, BBA en de griffie op dat het opstellen van (deels) geheime stukken geen routine is voor stellers. Mede hierdoor ontbreekt bij stellers de kennis over wanneer op welke gronden geheimhouding opgelegd kan worden. Daarnaast staat de onderbouwing en zienswijze van stellers soms op gespannen voet met de ambitie van de raad om maximaal transparant te zijn. Het komt voor dat de onderbouwing volgens screeners te summier of standaard is. Tegelijkertijd valt het screeners op dat ze weinig signalen ontvangen van stellers over onduidelijkheden in het proces of de werkinstructie. Stellers voelen zich over het algemeen comfortabel bij het proces en weten JZ naar eigen zeggen goed te vinden. Dit beeld staat deels haaks op de beleving bij JZ. Eén steller vond de afstand tussen afdeling en JZ echter te groot en raadpleegt de stadsadvocaat of eigen afdelingsjurist voor inhoudelijk advies.

Ook geven stellers terug dat de werkwijze nog weleens verandert zonder dat zij hiervan op de hoogte zijn. De voor hen bekende werkwijze volstaat dan onverwacht niet meer. Dit veroorzaakt verwarring bij hen. Hierbij valt op dat de meeste stellers niet op de hoogte zijn de werkinstructie, laat staan de geactualiseerde versie. Stellers herkennen verder dat het proces rondom geheimhouding voor hen geen routine is en daarom om extra alertheid en aandacht vraagt. Stukken worden soms “op bestelling” geschreven voor een specifieke vergadering. Deze bestellingen kunnen op vrij korte termijn voor de gewenste vergadering gedaan worden. Dit vergroot de druk bij zowel de stellers als de screeners. Wanneer stukken conform spoedprocedure later (op het moment van interviews op vrijdag, conform nieuwe werkwijze op donderdag) worden aangeleverd, gaat het volgens betrokkenen weleens mis. Het stuk moet dan met grote tijdsdruk gescreend worden wat de kans op fouten verhoogt. Het is ook al voorgekomen, dat de steller niet meer beschikbaar was om zaken aan te passen. Op onderdelen in het proces weten stellers soms niet wat er gebeurt. Zo wordt het proces vanaf het moment dat de stukken in iBabs staan, door sommigen ervaren als een blackbox. Zij hebben naar eigen zeggen geen zicht op wie er dan allemaal bij de stukken kan.

Voor sommige betrokkenen is het lastig om te bepalen wanneer je geheimhouding verbreekt en met wie je wel en niet informatie mag delen. Soms is het nodig voor het werk om informatie intern of met externe partijen te delen. Er wordt volgens betrokkenen op verschillende momenten in het proces ook buiten iBabs gecommuniceerd via mails. De onzekerheid over wat deelbaar is, leidt soms tot ongemak bij betrokkenen. Voorbeeld: Officieel mag je niet over een geheime raadsvergadering praten maar als je in een PO zit waar ook andere collega’s bij zitten, werkt dat in de praktijk niet altijd. Stellers constateren dat andere collega’s soms toegang hebben tot de mailbox waar een geheim document in hangt. Het is mede daardoor onduidelijk hoeveel mensen bij geheime stukken kunnen. Er staan mogelijk ook geheime stukken op de gedeelde schijven/mappen. De gedeelde mappenstructuur is niet geschikt voor het bewaren van geheime stukken omdat toegang lastig te beheren is. Een beveiligde map moet apart aangevraagd worden. Het is voor betrokkenen niet helemaal duidelijk wie allemaal bij de agenda en verslagen van collegevergaderingen kunnen. Het verslag gaat naar een beperkte groep maar de agenda is toegankelijk voor een veel grotere groep. Dat geldt ook voor de vertrouwelijke stukken. Het is onzeker of die groep in iBabs nu goed is afgebakend.

Hierdoor kunnen in iBabs mogelijk medewerkers geheime stukken lezen waar zij niet mee te maken hebben. Voor BBA is het proces in iBabs soms moeilijk te controleren doordat er bij wijzigingen niet altijd duidelijk is waarom deze zijn aangebracht en door wie. Voor sommige stellers is onduidelijk wanneer de geheimhouding van een stuk eraf gaat. Zo is het bijvoorbeeld de vraag wat er gebeurt wanneer geheimhouding vast zit aan een gebeurtenis zoals “een aankoop” en die aankoop vindt niet plaats. Kan geheimhouding dan opgeheven worden? Het opheffen vast maken aan een datum heeft nadelen als zaken uitlopen. 10

Bijvangst Naast de punten die uit de analyse naar voren komen werden er door medewerkers een aantal goede observaties gedaan die wij te waardevol vonden om niet te noemen. Daarom zetten wij ze bij deze op een rijtje als bijvangst van de analyse. Het is aan de opdrachtgevers om het belang en mogelijk vervolg van deze punten te wegen: •

• •

De nieuwe WOO-regelgeving leidt tot onduidelijkheden bij betrokkenen. Deze vraagt immers om een andere aanpak en bewustwording bij medewerkers over welke stukken wel en niet openbaar gemaakt mogen worden. Medewerkers hebben bijvoorbeeld vragen over hoe om te gaan met een WOO-verzoek. Deze onzekerheid leidt ertoe dat sommige medewerkers proberen zo min mogelijk op papier/mail te zetten. Een andere vraag die naar boven kwam was of niet openbare stukken zoals rondvraagmemo’s actief gepubliceerd moeten worden. Een voorkomend fenomeen is dat collega’s niet de meest recente formats in Xential gebruiken. Terwijl met gebruik daarvan volgens BBA veel fouten kunnen worden voorkomen. In de praktijk kunnen ambtenaren een spanningsveld ervaren tussen de verantwoordelijkheid van het college om verantwoord met informatie om te gaan en het informatierecht van de raad. Een voorbeeld hoe dit ervaren wordt: Nu wordt de informatie compleet op voorhand gedeeld en de raad heeft dan de mogelijkheid om de geheimhouding op te heffen. Dan heb je de informatie wel gedeeld terwijl het de verantwoordelijkheid is van het college om verantwoord met informatie om te gaan. Risico hiervan is volgens betrokkenen dat het college op voorhand minder informatie deelt.

15

Bijlage 1 – lijst van geïnterviewden 5.1, lid 2, onder e, Woo

Astrid van de Klift 5.1, lid 2, onder e, Woo

Sandra Ruta - Clarisse 5.1, lid 2, onder e, Woo

Rosalie Thomassen Charlotte Brand

16