Raadsvoorstel Wijziging Nijmeegse Kaderverordening Subsidies 2019 (NKS 2019)

Raadsvoorstel

Openbaar

Onderwerp Wijziging Nijmeegse Kaderverordening Subsidies 2019 (NKS 2019) Opsteller Programma Portefeuillehouder

Pieter van Diemen Financiën T.F.A. van Elferen

Collegebesluit 17 december 2024 Behandeldatum Raad 19 februari 2025 Status Openbaar

Samenvatting De Nijmeegse Kaderverordening Subsidies 2019 (NKS 2019) wordt geactualiseerd middels een wijzigingsbesluit. Er worden een aantal technische wijzigingen doorgevoerd, daarnaast wordt de grondslag aangescherpt en wordt meer aangesloten bij de doelenboom en worden de verschillende wijzen waarop een subsidie vastgesteld kan worden benoemd. Verder wordt geregeld op welke wijze naar het eigen vermogen van een subsidieontvanger/-aanvrager wordt gekeken. Tenslotte wordt het mogelijk gemaakt om verplichtingen over onder meer inclusie, diversiteit en toegankelijkheid op te nemen.

Voorstel Het besluit tot wijzing van de Nijmeegse Kaderverordening Subsidies 2019 (NKS 2019) vast te stellen inhoudende: 1. Wijziging van artikel 1, waarmee de begrippen eigen vermogen, diversiteit en inclusie worden gedefinieerd; 2. Wijziging van artikel 2, waarmee de grondslag wordt aangescherpt en er wordt aangesloten bij de doelenboom; 3. Wijziging van artikel 5, waarmee bij subsidieaanvragen van meer dan € 50.000,- een nadere specificatie van begrotingsposten en (overhead)kosten kan worden gevraagd; 4. Toevoeging van artikel 7a, waarmee 4 verschillende manieren worden genoemd om de subsidievaststelling te berekenen; 5. Wijziging van artikel 8, waarmee wordt aangegeven op welke wijze naar het eigen vermogen van een subsidieontvanger/-aanvrager wordt gekeken; 6. Wijziging van artikel 11, waarmee het mogelijk wordt gemaakt om verplichtingen over onder meer inclusie, diversiteit en toegankelijkheid op te nemen; 7. Tekstuele of technische wijziging van de artikelen 12, 13, 14, 15, 17 en 21. Aanleiding De huidige tekst van de Nijmeegse Kaderverordening Subsidies 2019 (NKS 2019) dateert van medio 2018. Bij de uitvoering van de subsidieverlening zijn een aantal inhoudelijke en financieel-technische knelpunten geconstateerd. Het college komt na een inventarisatie van deze knelpunten nu met concrete voorstellen om deze op te lossen.

Deels gebeurt dat in werkinstructies, deels in het voorliggende voorstel. Hoewel wij in ons opdrachtgeverschap meer ruimte willen geven aan organisaties om te doen wat nodig is en de administratieve lasten voor organisaties zo laag mogelijk te houden, bieden deze aanpassingen van de NKS de mogelijkheid om daar waar dat nodig is, extra bepalingen in de subsidiebeschikking op te nemen.

Overlegggen / sjab = Raadsvoorstel Opgesteld door Pieter van Diemen, 0625020082, p.van.diemen@nijmegen.nl

Wijziging NKS

Raadsvoorstel

Beoogde impact De NKS in die zin actualiseren dat een uniforme werkwijze rondom de verlening en vaststelling van subsidies wordt bereikt met een goede juridische basis die werkbaar is voor zowel de uitvoerende afdelingen als voor de subsidie-aanvragers en -ontvangers. Ook is het van belang om beter aan te sluiten bij het Nijmeegse beleid en de doelenboom. Tenslotte is het belangrijk om voldoende rechtszekerheid en rechtsgelijkheid te krijgen met de wijzigingen in de NKS. Argumenten 1.1 Een aantal begrippen dient (opnieuw) gedefinieerd te worden Het begrip Eigen Vermogen krijgt een nieuwe definitie. Er wordt niet langer gesproken van het begrip egalisatiereserve omdat dit niet aansluit bij de wijze waarop de gesubsidieerde instellingen hun boekhouding inrichten. De begrippen diversiteit en inclusie zijn nieuw en worden geïntroduceerd in de wijziging van artikel 11 van de NKS. Om die reden verdienen ze een definitie. 1.2 De grondslag wordt aangescherpt en er wordt aangesloten bij de doelenboom De bestaande tekst van artikel 2 van de NKS geeft een algemeen grondslag die niet heel specifiek is. Een goede juridische basis is, mede gelet op het rechtszekerheidsbeginsel, van belang. Om die reden wordt nu een breed geformuleerde juridische grondslag gegeven. Ook is het belangrijk om bij de subsidieverlening meer expliciet aan te sluiten bij bestaande beleidsnota’s en de doelenboom.

Met de wijziging wordt die koppeling gemaakt; het verlenen van een subsidie moet bijdragen aan realisatie van de geformuleerde beleidsdoelstellingen. 1.3 Bij subsidieaanvragen van meer dan € 50.000,- kan een nadere specificatie van begrotingsposten en (overhead)kosten worden gevraagd Het komt nu voor dat in een subsidieaanvraag totaalbedragen of overheadkosten worden genoemd, waarbij niet duidelijk is hoe deze zijn opgebouwd. Om hier meer duidelijkheid in te krijgen, zodat de werkelijk subsidiebehoefte kan worden bepaald, kan om meer specificaties gevraagd worden zoals het inzicht geven in overhead, een vergelijking opnemen met voorgaande jaren en per begrotingspost een afzonderlijke toelichting. 1.4 Er worden 4 verschillende manieren genoemd om de subsidievaststelling te berekenen Op dit moment is er nog geen bepaling opgenomen in de NKS waarin staat op welke wijze de (definitie) vaststelling van de subsidie na afloop van het subsidietijdvak plaatsvindt. Dat geeft onduidelijkheid, zowel voor de uitvoering als voor de subsidieontvanger. Het is belangrijk om in een vroeg stadium; dus al in de beschikking waarmee de subsidie verleend wordt, aan te geven op welke wijze wordt afgerekend. Er zijn vier methodes voor: - 1. een vast bedrag indien activiteiten gerealiseerd zijn; - 2. op basis van het exploitatieresultaat waarbij het overschot terugbetaald moet worden; - 3.

op basis van het exploitatieresultaat waarbij rekening gehouden wordt met het toegestane eigen vermogen; - 4. Op basis van de vastgestelde prijs maal het gerealiseerde aantal (kortweg: prijs x hoeveelheid of P. x Q.). 1.5 Er wordt aangegeven op welke wijze naar het eigen vermogen van een subsidieontvanger/-aanvrager wordt gekeken

Wijziging NKS

Raadsvoorstel

In de huidige NKS staat dat als een instelling over voldoende eigen middelen (of middelen van derden) kan beschikken de subsidie niet of voor een lager bedrag verleend kan worden. In de huidige NKS werd dit echter niet verder geconcretiseerd. Dan kan (rechts)onzekerheid voor zowel uitvoering als instellingen en (rechts)ongelijkheid tot gevolg hebben. Om deze reden wordt dat in het wijzigingsvoorstel op twee manieren geconcretiseerd: -1. Er wordt aangegeven wat onder voldoende eigen middelen wordt verstaan. Dat is een eigen vermogen van meer dan 10% van de totale uitgaven van de instelling, waarbij dat eigen vermogen hoger is dan € 5.000. Er zijn echter ook uitzonderingssituaties denkbaar bijvoorbeeld als een instellingen moet reserveren voor noodzakelijke uitgaven in de toekomst. Andere relevante elementen kunnen zijn: * (financiële) risico’s bij instellingen; * overige inkomsten instelling en de (on) zekerheid daarvan; * gerechtvaardigde investeringsbehoefte bij instellingen (sparen daarvoor); * eigen vermogen dat vast zit in vaste activa (gebouwen). In dergelijke gevallen kan van de hoofdregel worden afgeweken door het college. -2. Er worden geen consequenties aan de hoogte van het eigen vermogen verbonden als de subsidieverlening gebeurt voor een specifiek project of specifieke activiteit of als de subsidie slechts een deel van het (reguliere) werk betreft.

Dan zou het immers niet proportioneel zijn om rekening te houden met de hoogte van het eigen vermogen. Andersom wordt dus wel naar het eigen vermogen gekeken als de subsidie over vrijwel het totale reguliere werk, of praktisch alle hoofdactiviteiten gaat, of als de subsidie bedoeld is ter ondersteuning of waardering. De crux blijft steeds dat de subsidieverlening noodzakelijk moet zijn en dat is niet het geval als de subsidieaanvrager het zelf kan bekostigen uit zijn eigen vermogen. 1.6 Er kunnen een aantal (nieuwe) verplichtingen worden verbonden aan de subsidieverlening die passen binnen het beleid van de gemeente Nijmegen Er kan gekozen worden om, indien de activiteiten van de te verlenen subsidie zich daarvoor lenen, aanvullende verplichtingen op te leggen. Een aantal van deze zogenaamde niet-doelgebonden verplichtingen zijn al bekend vanuit het inkoop- en aanbestedingsbeleid: duurzaamheid, circulariteit, Social Return on Investment (SROI) en integriteit (wet Bibob). Daar worden nog aan toegevoegd: inclusie, diversiteit, toegankelijkheid, wijkgericht werken, burgerparticipatie, fitte inwoners/gezonde leefomgeving. Op deze manier kan met de subsidieverlening (ook) worden bijgedragen aan de realisatie van andere belangrijke beleidsdoelen. 1.7 Tekstuele of technische wijziging van de artikelen 12, 13, 14, 15, 17 en 21 Artikelen 12 en 15.

Bij meerjarige subsidies kan er voor gekozen worden om de instelling tussentijds te laten verantwoorden en de subsidie al dan niet tussentijds vast te stellen Op dit moment is het bij subsidieontvangers vaak niet duidelijk of een tussentijdse verantwoording bij meerjarige subsidies dient om deze subsidie ook tussentijds vast te stellen of dat de definitieve vaststelling pas op het eind van de periode gebeurt. Bij meerjarige subsidies kan gekozen worden om na afloop van elk jaar de subsidie vast te stellen of om dit op het eind van de totale subsidieperiode te doen. In de beschikking waarmee de subsidie wordt verleend wordt vooraf duidelijkheid gegeven over wanneer de subsidie wordt vastgesteld (tussentijds of achteraf) en of tussentijds verantwoord moet worden of niet.

Wijziging NKS

Raadsvoorstel

-

Artikel 13. Bij de vaststelling van de subsidie wordt aangesloten bij de berekeningswijze die is aangekondigd in de verleningsbeschikking Met deze wijziging wordt aangesloten bij het nieuwe artikel 7a, zie 1.4. Artikelen 14, 15, 17 In plaats van € 4999,- wordt het bedrag nu € 5000,- (of meer) bij de verantwoording en vaststelling van de kleinere subsidies De nu de gebruikte formuleringen (‘tot en met’, ‘boven’ en ‘meer dan’) sluiten beter aan bij de praktijk en geven zowel de uitvoering als de subsidieaanvragers/-ontvangers duidelijkheid. Artikel 17 Aanvulling op accountantsverklaringen Als er een controleverklaring van een accountant is ontvangen waarbij in de jaarrekening zelf de kosten en baten van een specifiek project al zijn verantwoord, en deze controleverklaring inclusief het betreffende project is kan besloten worden bij een aanvullende projectsubsidie niet apart om een controleverklaring te vragen. Artikel 21 Overgangsrecht dat overbodig is geworden wordt geschrapt Bij de inwerkingtreding van de NKS 2019 gold dat er nog een aantal subsidieregelingen niet waren aangepast op de nieuwe tekst van de verordening. Inmiddels is dat niet meer aan de orde. Kanttekeningen Ten aanzien van punt 6 wordt de kanttekening gemaakt dat het hier gaat om zogenoemde niet-doelgebonden verplichtingen.

Het opleggen van deze verplichtingen dient wel proportioneel te zijn in relatie tot het doel waarvoor de subsidie wordt verleend en de hoogte van het subsidiebedrag. De fatale termijn voor de besluitvorming in de raad is 29 januari 2025. Dit omdat de beoogde ingangsdatum van de wijzigingen 1 januari 2025 is en er in het kader van de rechtszekerheid geen (lange) termijn mag zitten tussen besluitvorming en inwerkingtreding. Financiën Het doorvoeren van de wijzigingen heeft geen directe financiële gevolgen. Vervolg Na de vaststelling van het wijzigingsbesluit in de raad worden de ambtelijke organisatie geïnformeerd over deze wijzigingen en wordt dit gepubliceerd op overheid.nl. Verder wordt er voor de ambtelijke organisatie ook een werkinstructie gemaakt. Ook zal er communicatie plaatsvinden met de (potentiële) subsidieontvangers over de wijzigingen. De beoogde ingangsdatum van de wijzigingen is 1 januari 2025. Bijlagen Besluit tot wijziging van de Nijmeegse Kaderverordening Subsidies 2019 (NKS 2019)

Wijziging NKS