Raadsvoorstel Rechtmatigheidsverantwoording college in Stadsrekening

Raadsvoorstel

Openbaar

Onderwerp Rechtmatigheidsverantwoording college in Stadsrekening Opsteller Programma Portefeuillehouder

Ronald Decates Bestuur en Organisatie T.F.A. van Elferen

Collegebesluit 7 februari 2023 Behandeldatum Raad 5 april 2023 Status Openbaar

Samenvatting September jl. is het wetsvoorstel over de rechtmatigheidsverantwoording definitief aangenomen in de eerste kamer. Dit leidt tot een wijziging in het afleggen van verantwoording door het college in de jaarrekening. Deze wijziging geldt per 1 januari 2023. De wetswijziging betekent dat ons college nog steeds een jaarrekening opstelt en hierbij verantwoording aan de gemeenteraad aflegt. Maar in plaats van de accountant die een rechtmatigheidsverklaring bij de jaarrekening afgeeft, voegt ons college een rechtmatigheidsverantwoording toe aan de jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording van ons college wordt onderdeel van de jaarrekening. De accountant blijft controleren of de gehele jaarrekening een getrouw beeld geeft. Dat is dus inclusief de toelichting ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording door ons college. We gaan van een situatie waarin “de accountant vindt dat onze jaarrekening rechtmatig is” naar de situatie waarin “ons college verantwoording aflegt over de rechtmatigheid van de jaarrekeningcijfers”. Om ons college in staat te stellen de wettelijke verplichting uit te voeren, zijn twee kaderstellende raadsbesluiten nodig. Het gaat om het vaststellen van een verantwoordingsgrens voor afwijkingen binnen de toegestane bandbreedte van 0% tot 3%. Ook gaat het om de kaders over de toelichting door ons college in de paragraaf Bedrijfsvoering.

De overgang van de huidige rechtmatigheidsverklaring door de accountant naar een rechtmatigheidsverantwoording door het college is besproken met de auditcommissie en de accountant. Voorstel 1. In de rechtmatigheidsverantwoording de verantwoordingsgrens voor het rapporteren van afwijkingen - van financiële spelregels - op 1% van de totale lasten (in de jaarrekening) vast te stellen. 2. In de paragraaf bedrijfsvoering van de Stadsrekening afwijkingen boven een rapporteringsgrens van 0,1% van de totale lasten (in de jaarrekening) toe te lichten. Aanleiding Met het vaststellen van de jaarrekening leggen we verantwoording af over de besteding van onze middelen. De jaarrekening laten we onafhankelijk controleren door de accountant. De accountant toetst hierbij of de jaarrekening, inclusief toelichtingen, een getrouw beeld geeft. Bij de jaarrekening zit tot en met boekjaar 2022 een verklaring van de accountant op de getrouwheid én de rechtmatigheid. Op 27 september 2022 is het wetsvoorstel over de rechtmatigheidsverantwoording aangenomen. Dit leidt (per 1 januari 2023) tot een wijziging in de rol van ons college in het

B&W, Raad / sjab = Raadsvoorstel Opgesteld door Ronald Decates, 94 74, r.decates@nijmegen.nl

Raadsvoorstel

afleggen van verantwoording hierover. Vanaf 2023 moet elk college verantwoording afleggen over het rechtmatig handelen middels een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Dit betekent dat vanaf 2023: -

De accountant in zijn verklaring géén uitspraak meer doet over het financieel rechtmatig handelen binnen onze gemeente. De accountant verklaart alleen nog of de jaarrekening een getrouw beeld geeft.

-

Ons college verantwoordelijk is voor het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording, die onderdeel wordt van de jaarrekening. Het college legt daarmee verantwoording af over de naleving van de regels die belangrijk zijn voor het financiële reilen en zeilen binnen onze organisatie.

Omdat de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel wordt van de jaarrekening, geeft de accountant wél aan of de rechtmatigheidsverantwoording waarheidsgetrouw is. Hier kan de raad zekerheid aan ontlenen. In bijlage I is de ‘was-wordt’ – situatie gevisualiseerd. We gaan door deze wetswijziging van een situatie waarin “de accountant vindt dat onze jaarrekening rechtmatig is” naar de situatie waarin “ons college verantwoording aflegt over de rechtmatigheid van de jaarrekeningcijfers”. In de praktijk verandert er weinig en de gevolgen zijn beperkt. Door het college zelf verantwoording te laten afleggen over het (financieel) rechtmatig handelen, onderstreept de wetgever de politieke verantwoordelijkheid van het college. Ook streeft de wetgever ernaar om een dialoog op gang te brengen tussen raad en college over rechtmatigheid. Dit gesprek voeren we nu via de accountantsverklaring bij de jaarrekening. Dit voorstel heeft tot doel om ons college kaders mee te geven in de uitvoering van de wettelijk verplichting. Het gaat om twee zaken: 1)

In de rechtmatigheidsverantwoording moeten afwijkingen van financiële spelregels worden opgenomen. Het gaat om afwijkingen boven een bepaalde verantwoordingsgrens. De raad moet bepalen op welk niveau zij geïnformeerd wenst te worden. De verantwoordingsgrens voor afwijkingen mag liggen tussen de 0 en 3% van de totale lasten (in de jaarrekening).

2)

In de paragraaf bedrijfsvoering van de Stadsrekening moet worden toegelicht wat de oorzaak is en welke verbetermaatregelen getroffen worden om deze in de toekomst te voorkomen. De raad moet bepalen welke afwijkingen hierin worden meegenomen.

Beoogde impact We voeren de wettelijke verplichting uit door ons college verantwoording af te laten leggen over rechtmatigheid in de jaarrekening via de rechtmatigheidsverantwoording. We verwachten een soepele overgang door zoveel mogelijk aan te sluiten op de huidige controleprocessen. Dit voorstel draagt bij aan de doelenboom in de stadsbegroting. Programma Bestuur & Organisatie: - Het college stuurt als dagelijks bestuur van de stad integraal op de belangrijke opgaven - De raad controleert de uitvoering van het beleid - We zijn een moderne en betrouwbare overheidsorganisatie.

Raadsvoorstel

Argumenten Ad 1) Een verantwoordingsgrens van 1% sluit aan bij de huidige accountantscontrole De wet1 geeft de gemeenteraad de (kaderstellende) bevoegdheid om vast te stellen boven welke grens het college moet aangeven dat de besteding van de middelen afwijkt van de regels. Het gaat hierbij om een (wettelijke) bandbreedte tussen 0% en 3% van de totale lasten in de jaarrekening. Dit wordt ook wel de verantwoordingsgrens genoemd. Afwijkingen boven die verantwoordingsgrens dienen door ons college in de rechtmatigheidsverantwoording te worden opgenomen. Het voorstel is om dezelfde verantwoordingsgrens aan te houden zoals de accountant die hanteerde tot 2022, namelijk 1% van de totale lasten in de jaarrekening. Daarmee wijken we niet af van de oude norm. Voor Nijmegen staat die 1% van totale lasten voor ongeveer +/- € 9 mln. In de praktijk betekent dit dus dat wanneer opgeteld de grens van € 9 mln. aan niet rechtmatig onderbouwde bestedingen gepasseerd is, afwijkingen opgenomen moeten worden in de rechtmatigheidsverantwoording. Doordat de accountant blijft toetsen of de jaarrekening een juist en getrouw beeld geeft, kan de gemeenteraad er nog steeds zekerheid aan ontlenen dat de jaarrekening waarheidsgetrouw is. Ter informatie is in de bijlage de modeltekst van de rechtmatigheidsverantwoording weergeven in bijlage 2.

Ad 2) In de paragraaf bedrijfsvoering lichten we afwijkingen boven de rapporteringsgrens toe. De paragraaf bedrijfsvoering2 is een natuurlijke plek om een nadere toelichting te geven over de kwaliteit van onze interne beheersing en de leer- en verbeterpunten. Ook als de rechtmatigheidsfouten lager zijn dan de verantwoordingsgrens. Het uitgangspunt is om de raad op hoofdlijnen te informeren. Daarom stellen we voor om een rapporteringsgrens vast te stellen. Een grens waarboven afwijkingen worden gerapporteerd in de paragraaf Bedrijfsvoering, waarbij wordt ingegaan op de oorzaken en verbetermaatregelen. Het voorstel is om een rapporteringsgrens te hanteren van 10% van de verantwoordingsgrens. Oftewel, een rapporteringsgrens van 0,1% van de totale lasten (Nijmegen: +- 900.000). Dit betekent dat we in de paragraaf Bedrijfsvoering breder in kunnen gaan op de kwaliteit van de interne beheersing. Kanttekeningen Ad 1) We willen zo nauwkeurig en goed mogelijk verantwoording afleggen over de besteding van onze middelen. De verantwoordingsgrens moet tussen de 0% en 3% liggen. Hoe hoger de verantwoordingsgrens (max. wettelijk: 3%, voorstel: 1%) hoe minder snel informatie moet worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Bij een lagere grens geldt het omgekeerde.

Financiën De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording met een verantwoordingsgrens van 1% heeft geen financiële gevolgen. De bestaande controleopdracht en het budget voor de accountantscontrole hoeft niet te worden aangepast. Uitgangspunt voor de jaarrekeningcontrole blijft dat de primaire processen zodanig zijn ingericht dat rechtmatig handelen wordt afgedwongen. Het college heeft de afgelopen jaren een interne beheersing vormgegeven die het college in staat stelt verantwoording af te leggen middels de rechtmatigheidsverantwoording. 1 De wet versterking decentrale rekenkamers, waar de rechtmatigheidsverantwoording een onderdeel van vormt. 2 De paragraaf bedrijfsvoering is geen onderdeel van de jaarrekening en biedt een goede basis voor de beoogde dialoog

tussen raad en college over rechtmatigheid.

Raadsvoorstel

Vervolg • In het voorjaar van 2024 in de Stadsrekening 2023 opnemen van een rechtmatigheidsverantwoording, met een toelichting in de paragraaf bedrijfsvoering. •

Accountant in kennis stellen over de besluitvorming.

•

Aanpassen financiële verordening (art. 212 Gemeentewet) en controleverordening (art. 213 Gemeentewet)

Bijlagen I. Was-wordt-situatie II. Modeltekst rechtmatigheidsverantwoording