Raadsvoorstel Protocol en werkinstructie geheimhouding

Raadsvoorstel

Openbaar

Onderwerp Protocol geheimhouding Opsteller Programma Portefeuillehouder

Suzanne Vloet Bestuur en Organisatie H.M.F. Bruls

Collegebesluit 3 december 2024 Behandeldatum Raad 29 januari 2025 Status Openbaar

Samenvatting Openbaarheid vormt een wezenlijk kenmerk van het gemeentelijk handelen. Hoewel openbaarheid het uitgangspunt is, wegen soms andere belangen (tijdelijk) zwaarder. Dat kan betekenen dat informatie in documenten niet openbaar is of zelfs even geheim moet zijn. In het Protocol geheimhouding leggen we vast hoe gemeenteraad, college, burgemeester en commissies van de gemeente Nijmegen omgaan met geheimhouding. Vanwege wijzigingen in de Gemeentewet en Wet open overheid (verder Woo) actualiseren we het protocol.

Voorstel 1. Het Protocol geheimhouding vast te stellen, waarmee we vastleggen hoe we in Nijmegen omgaan met geheimhouding. 2. Het Protocol geheimhouding d.d. 25 september 2019 in te trekken. Aanleiding Door een wijziging van de Gemeentewet en de inwerkingtreding van de Woo is het juridische kader van het instrument geheimhouding gewijzigd. Het protocol geheimhouding (verder het protocol) passen we hierop aan. Daarnaast heeft Stadscontrol het huidige protocol en de toepassing hiervan, geëvalueerd (zie bijlage PM). Deze evaluatie heeft geleid tot een aanpassing in de Werkinstructie geheimhouding, niet openbaar en embargo (verder werkinstructie, zie bijlage PM bij dit raadsvoorstel). Beoogde impact Het protocol en de werkinstructie dragen bij aan de kwaliteit van de besluiten over geheimhouding. Zodat zo min mogelijk informatie als geheim wordt bestempeld en indien dit toch nodig is, dit met een deugdelijke onderbouwing gebeurt. De werkinstructie behelst voornamelijk een duidelijk procesverloop. Dit voorstel past bij de ambitie ‘we zijn een transparant en slagvaardig stadsbestuur dat in samenspraak met de stad en haar omgeving aan de afgesproken doelstellingen werkt’ binnen het programma Bestuur en organisatie.

Argumenten 1.1 De wijzigingen uit de Gemeentewet en de Woo zijn in het Protocol verwerkt. Zo is het niet langer nodig om een besluit tot geheimhouding te bekrachtigen. Daarnaast kan ook de burgemeester geheimhouding opleggen. De voorzitter van een commissie kan dit niet meer. Omdat ook de burgemeester geheimhouding kan opleggen, wordt het

Overlegggen / sjab = Raadsvoorstel Opgesteld door Suzanne Vloet, s1.vloet@nijmegen.nl

Protocol geheimhouding

Raadsvoorstel

protocol ook vastgesteld door de burgemeester. Tot slot kan geheime informatie niet meer met één raadslid worden gedeeld maar alleen nog met de gehele raad. 1.2 In het protocol zijn regels opgenomen waarmee de gemeenteraad vastlegt wanneer het college geheime informatie mag delen als deze informatie ook aan de gemeenteraad is verstrekt. Wanneer het college, de burgemeester of een commissie geheime informatie aan de gemeenteraad verstrekt, dan mag alleen de gemeenteraad deze informatie nog met anderen delen. Hierover kan de gemeenteraad regels stellen (artikel 88, lid 6 van de Gemeentewet). Van deze mogelijkheid maken we gebruik in het protocol (artikel 3, lid 3 t/m 5 van het protocol). We leggen vast dat het college en de burgemeester geheime informatie, die ook verstrekt is aan de gemeenteraad, mag delen met anderen als dat noodzakelijk is voor het dagelijks bestuur. De gemeenteraad wordt hiervan in kennis gesteld. 1.3 Om naleving van het protocol te borgen, heeft het college een werkinstructie vastgesteld. Het huidige werkproces werd in de praktijk te vrijblijvend geïnterpreteerd. Ten onrechte, want aan het geheim verklaren van informatie en aan het werkproces om hiertoe over te gaan, worden hoge eisen gesteld. Geheimhouding moet te allen tijde een uitzondering zijn en deugdelijk worden gemotiveerd. Ter kennisname is deze werkinstructie bijgevoegd.

1.4 De aanbevelingen uit de evaluatie van Stadscontrol zijn overgenomen in het nieuwe protocol en de werkinstructie en worden meegenomen bij de uitrol van deze documenten. De evaluatie is aangekondigd bij het raadsvoorstel in 2019 over geheimhouding (zie raadsvoorstel d.d. 25 september 2019). Ook destijds heeft Stadscontrol een evaluatie opgesteld. Deze aanbevelingen zijn de afgelopen jaren grotendeels opgevolgd. Dat geldt niet voor de aanbeveling om aandacht te besteden aan een goede voorbereiding van de bestuurlijke besluitvorming. De concernmanagers werden niet altijd/nauwelijks betrokken worden, er werd niet altijd (tijdig) advies aan Juridische Zaken gevraagd en de vastgestelde procedure werd simpelweg niet altijd gevolgd. Stadscontrol stelt vast dat de voorliggende documenten op zichzelf helder en overzichtelijk zijn. Op papier zien we dan ook een goed doordacht proces met goede beheersmaatregelen, meerdere toetsmomenten en een heldere rolverdeling. Maar het is wel belangrijk om opnieuw heldere afspraken te maken dan wel deze opnieuw onder de aandacht te brengen en waar concernmanagers en stellers zich aan committeren. Daarnaast concludeert Stadscontrol: Kortom, we zien op papier een goed doordacht proces en een hoge mate van betrokkenheid van screeners, evenals veel inhoudelijke expertise en inhoudelijk eigenaarschap bij de stellers.

We constateren dat JZ en BBA veel tijd en energie hebben gestoken in het opstellen van een duidelijke en werkbare werkinstructie, en in de brede communicatie hiervan. Desondanks constateren we dat het proces in de praktijk niet altijd conform protocol en de werkinstructie verloopt. Met name op het gebied van het versterken van de rol en betrokkenheid van concernmanagers en de (sturing op) naleving van het protocol door stellers, zijn verbeteringen nodig. Daarnaast moeten er afspraken worden gemaakt over het actief onderhouden van actuele kennis door stellers. Op dit moment lijkt dit nog voornamelijk een eenrichtingsverkeer vanuit de screeners, terwijl er weinig aandacht is voor de verantwoordelijkheid van stellers om deze kennis ook actief op te halen.

Protocol geheimhouding

Raadsvoorstel

Stadscontrol typeert de voorliggende documenten als: een helder, overzichtelijk document. Op papier zien we dan ook een goed doordacht proces met goede beheersmaatregelen, meerdere toetsmomenten en een heldere rolverdeling. Verder heeft Stadscontrol de volgende kernboodschappen geformuleerd. 1. Maak als GMT duidelijke afspraken over de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van concernmanagers conform protocol. 2. Zorg voor bekendheid en zichtbaarheid van zowel de werkinstructie en protocol als de twee juridisch specialisten op het gebied van geheimhouding. 3. Stuur actief op naleving van het nieuwe protocol en werkinstructie door alle betrokkenen, maar met name stellers en concernmanagers. 4. Organiseer (basis) trainingen en/of e-learnings voor (nieuwe) beleidsmedewerkers over geheimhouding en neem waar mogelijk praktijkvoorbeelden en dilemma's hierin mee. 5. Stellers zorgen er tijdens de uitrol van MS365 en de overgang naar Teams voor dat geheime stukken met de juiste toegangsrechten worden opgeslagen. 6. Registreer het opheffen van geheimhouding zodanig dat raadsleden en betrokkenen makkelijk kunnen achterhalen voor welke stukken geheimhouding is opgeheven. 7. Leg vast onder welke condities er afgeweken wordt van het reguliere proces en hoe de minimale controle geborgd wordt. Alle aanbevelingen van Stadscontrol hebben zo veel mogelijk een plek gekregen in de werkinstructie.

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden van betrokkenen zijn benoemd in de werkinstructie. De werkinstructie is besproken en geaccordeerd in het GMT. De overige aanbevelingen worden meegenomen bij de uitrol van de vastgestelde documenten. Tot slot is in het register te raadplegen bij welke stukken geheimhouding inmiddels is opgeheven. 1.5 Er is geen fatale termijn. Kanttekeningen 1.1 Het evaluatierapport is gedeeltelijk niet openbaar op grond van de Woo en de AVG. Het belang om de persoonlijke levenssfeer te beschermen weegt zwaarder dan openbaarmaking. Daarnaast is er geen noodzaak voor verwerking van de persoonsgegevens. Daarom zijn de namen van ambtenaren die niet vanwege hun functie in de openbaarheid treden, niet openbaar. Financiën Dit voorstel heeft geen financiële consequenties. Historie -Raadsbesluit waarbij het Protocol opleggen geheimhouding is vastgesteld, zie besluitronde 25 september 2019, agendapunt 10. Zie hier. -Collegebrief d.d. 7 mei 2019 over de rapportage van Stadscontrol “Omgang vertrouwelijke stukken’, zie besluitronde d.d. 26 juni 2019, agendapunt 21.4.4. Zie hier.

Protocol geheimhouding

Raadsvoorstel

- Raadsvoorstel tot wijziging van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad 2023, zie besluitronde 8 maart 2023, agendapunt 4.14. Zie hier. Vervolg Het protocol wordt bekendgemaakt in het digitale gemeenteblad op overheid.nl. Bijlagen 1. Protocol geheimhouding; 2. Werkinstructie geheimhouding, niet openbaar, embargo; 3. Wijzigingsbesluit 2024 van het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders 2018. Raadsvoorstel 4. Evaluatie Protocol en werkinstructie geheimhouding, d.d. 11 september 2024, openbare versie; 5. Evaluatie Protocol en werkinstructie geheimhouding, d.d. 11 september 2024, niet openbare versie.

Protocol geheimhouding