Raadsinformatiebrief Constatering niet geïnde leges

Postadres Gemeente Nijmegen

Aan de gemeenteraad van Nijmegen

Postbus 9105 6500 HG Nijmegen Bezoekadres Korte Nieuwstraat 6 6511 PP Nijmegen T 14 024 nijmegen.nl

Datum Onderwerp

Contactpersoon Linda Scheuter l.scheuter@nijmegen.nl T 024 – 329 0682470299

3 oktober 2023 Constatering niet geïnde leges

Ons kenmerk

Geachte leden van de raad,

D230881595

In deze brief informeren wij u over een fout bij het innen van leges voor omgevingsvergunningen in de periode 2021-2023. Dit is ontdekt door een signaal over het uitblijven van een verwachte factuur. Bij de controle daarvan bleek er een fout te zitten in het geautomatiseerd uitlezen van de database. Om deze reden zijn er in 327 vergunningszaken geen leges geïnd. In totaal gaat dit over een niet geïnd bedrag van circa 5,5 miljoen euro. Het college heeft direct na deze constatering maatregelen getroffen en informeert u bij deze over de omvang, oorzaak en oplossing van de kwestie. Wat is er gebeurd? Voor de behandeling van omgevingsvergunningen zijn leges verschuldigd. Het gaat om vergunningen voor bijvoorbeeld het bouwen van een woning, het kappen van een boom of het aanleggen van een uitrit. In 327 zaken blijkt de verschuldigde leges niet geïnd. De verschuldigde bedragen verschillen enorm: van heel klein (bijvoorbeeld € 48 voor het wijzigen van een monument) tot heel groot (bijvoorbeeld € 500.000,-- voor een groot bouwproject). Het gaat om een totaalbedrag van € 5.488.342,30. Hoe komt dit? Omgevingsdienst regio Nijmegen (ODRN) behandelt namens ons omgevingsvergunningen met behulp van het programma WRS.

Het berekenen van de leges die verschuldigd zijn voor deze omgevingsvergunningen en het uitlezen en omzetten ervan naar een Excellijst, vindt geautomatiseerd plaats via een ander programma, genaamd Legitiem. Die Excellijst wordt vanuit ODRN verzonden aan gemeente Nijmegen. Wij hebben ook een programma, genaamd Gouw, die vervolgens het Excel-bestand weer uitleest en met die gegevens automatisch aanslagbiljetten maakt. Die aanslagbiljetten worden vervolgens verzonden naar de aanvragers van vergunningen, zodat zij tot betaling over kunnen gaan.

Gemeente Nijmegen

Pagina 1 van 3

Uit onderzoek blijkt er een fout te zitten in de query1 die het programma Legitiem gebruikt om de leges maandelijks uit te kunnen lezen en om te zetten naar een Excellijst. Wie is hiervoor verantwoordelijk? Een query is een opdracht die door mensen wordt geschreven. Het programma Legitiem is in 2021 door ODRN in gebruik genomen. Bij ingebruikname heeft een projectteam bestaande uit medewerkers van Legitiem, Gouw, ODRN en gemeente Nijmegen bekeken wat er uitgelezen moet worden en welke gegevens vervolgens in Excel moeten landen. Hierbij is toen onopgemerkt een fout ontstaan, waardoor niet alles in de Excellijst landt. Hoewel er wel jaarlijks een accountantscontrole plaatsvindt op de leges, is deze fout niet eerder ontdekt. De accountant controleert namelijk alleen of gemeente Nijmegen ook daadwerkelijk de leges int die op de Excellijst staan opgenomen. Hoe kan dit worden opgelost? Inmiddels is de fout in de query hersteld. Voorlopig wordt de correcte werking hiervan handmatig gecontroleerd door maandelijks een vergelijking te maken tussen de Excellijst en de data in WRS. Omdat de fout is ontstaan bij ingebruikname van Legitiem in 2021, weten we dat de fout alleen in de afgelopen drie jaar heeft plaatsgevonden. Alle zaken van de afgelopen drie jaar zijn daarom handmatig onderzocht.

Hierdoor weten we dat er 327 legesbedragen niet zijn geïnd, met een totaalbedrag van € 5.488.342,30. De betrokkenen zijn in hun omgevingsvergunning geïnformeerd geweest over de hoogte van de verschuldigde leges. We innen deze leges alsnog. Bij de factuur ontvangen de betrokkenen wel een extra bericht waarin we hen excuses aanbieden voor de late verzending en informatie geven over het eventueel maken van bezwaar of het afspreken van een betalingsregeling. Als er problemen zijn met de betaling gaan we in overleg. Welke effecten heeft dit? De te innen leges zullen een positief effect hebben op onze inkomsten in 2023. Leges mogen namelijk binnen drie jaar na ingediende vergunningsaanvraag nog worden opgelegd. Na die periode is de vordering verjaard. Bijna alle leges zijn daarom nog inbaar. In 9 zaken is de legesvordering echter al wel verjaard. Dit betreft een totaalbedrag van €548.743,69. Een groot deel van dit bedrag (€542.241,91) was verschuldigd door een ketenpartner: Waterschap Rivierenland. Over het alsnog betalen van dit bedrag gaan we in gesprek. In de overige 8 zaken (€ 6.501,78) beschouwen we de leges als niet inbaar. Wij informeren u op een later moment over het totaal aan geïnde leges. De afgelopen jaren maakten wij steeds melding van een legestekort. Mogelijk was er geen tekort geweest wanneer deze fout niet was ontstaan.

Wij hebben u eerder al aangegeven in 2024 onderzoek uit te voeren naar de kostendekkendheid van de leges. Mede door de tekorten, maar ook vanwege de mogelijke effecten die de Omgevingswet en Wet 1 Een query is een opdracht die aan een database wordt gegeven om een bepaalde actie uit te voeren.

Gemeente Nijmegen

Pagina 2 van 3

kwaliteitsborging voor het bouwen met zich meebrengen. Het feit dat we meer inkomsten uit de leges hebben dan de afgelopen jaren gedacht, wordt uiteraard in het onderzoek meegenomen. Hoogachtend, Het college van burgemeester en wethouders van Nijmegen

H.M.F. Bruls A.P.W. van de Klift gemeentesecretaris

burgemeester

Gemeente Nijmegen

Pagina 3 van 3