Raadsinformatiebrief Advies adviescommissie digitale ethiek transcriptiecasus

Postadres Gemeente Nijmegen

Aan de gemeenteraad van Nijmegen

Postbus 9105 6500 HG Nijmegen Bezoekadres Korte Nieuwstraat 6 6511 PP Nijmegen T 14 024 nijmegen.nl Contactgegevens nijmegen.nl/contact

Datum Onderwerp

24 maart 2026 Advies externe adviescommissie digitale ethiek casus transcriptie en automatisch notuleren Geachte leden van de raad,

Ons kenmerk E26.000254 Bijlage(n) Bijgevoegd: Ja

Zoals u bekend is, heeft het college van burgemeester en wethouders een externe adviescommissie digitale ethiek. Deze adviescommissie adviseert gevraagd en ongevraagd. Bijgevoegd is het onlangs uitgebrachte advies van de commissie inzake de casus transcriptie en automatisch notuleren. Na de uitvoering van een interne pilot is op verzoek van het college advies gevraagd over: - Hoe om te gaan met gevoelige gesprekken. en onder welke voorwaarde het instrument bij zo’n gesprek is in te zetten. - Hoe vrij het geven van toestemming is bij besprekingen tussen collega’s, maar ook bij bijvoorbeeld WMO-keukentafelgesprekken waarin een afhankelijkheidsrelatie speelt, en HR-gerelateerde gesprekken of gevoelige overleggen met leveranciers in aanbestedingen. - Hoe om te gaan met beïnvloeding van het werkproces door dit instrument. Het college omarmt het advies over transcriptie en automatisch notuleren als uitgangspunt voor verder beleid, in ieder geval te verwerken in de uitvoeringsagenda AI en algoritmes. Het college besluit dat implementatie onder de volgende voorwaarden plaatsvindt: 1.1. dat opnames en transcripties niet openbaar worden gemaakt en direct na vaststelling van de notulen worden vernietigd; 1.2. dat voor gesprekken met Nijmegenaren een afwijkende, meer terughoudende werkwijze wordt gehanteerd met aanvullende waarborgen, nader ambtelijk uit te werken; 1.3.

dat als AVG-grondslag voor verwerking niet "toestemming" wordt gehanteerd, maar dat deze afhankelijk van de toepassing wordt herzien naar een passender grondslag zoals taak van algemeen belang, wettelijke verplichting of gerechtvaardigd belang.

Gemeente Nijmegen

Pagina 1 van 2

1.4. dat opt-out/bezwaar mogelijk is waar dit redelijkerwijs kan, en dat per type gesprek wordt bepaald wanneer dit wel of niet mogelijk is.

In de bijlage treft u het volledige advies van de commissie. Het advies is openbaar, middels deze brief informeren we u actief. Hoogachtend, Het college van burgemeester en wethouders van Nijmegen

A.P.W. van de Klift gemeentesecretaris

H.M.F. Bruls burgemeester

Gemeente Nijmegen

Pagina 2 van 2