Raadsbrief Uitgangspunten en stand van zaken anonieme accounts

Postadres Gemeente Nijmegen

Aan de Gemeenteraad van Nijmegen

Postbus 9105 6500 HG Nijmegen Bezoekadres Korte Nieuwstraat 6 6511 PP Nijmegen T 14 024 nijmegen.nl

Datum Onderwerp

21 september 2021 Raadsbrief Uitgangspunten en stand van zaken anonieme accounts

Contactpersoon Lisanne Baltussen l1.baltussen@nijmegen.nl T 06-50051569 Ons kenmerk E21.002313

Geachte leden van de raad, Tijdens de politieke avond van 1 september 2021 is de beantwoording van de schriftelijke vragen ex. art. 39 “Gemeente undercover op de socials?” besproken (bijlage 1). In deze raadsbrief gaan wij verder in op onze uitgangspunten omtrent internetonderzoek en het gebruik van anonieme accounts, de huidige stand van zaken en reeds ondernomen acties. Wij geven hiermee invulling aan de toezeggingen die zijn gedaan tijdens dezelfde politieke avond van 1 september 2021.

Bijlage(n) Bijgevoegd: Ja

Uitgangspunten Wij hanteren “geen gebruik, tenzij” wanneer het gaat om het gebruik van anonieme accounts bij internetonderzoek. In normaal verkeer tussen de gemeente en inwoners wordt van beide kanten volledige transparantie verwacht. Dit is dan ook de basis van waaruit wij handelen, het “geen gebruik”. De gemeente heeft echter ook een controlerende rol om namens alle inwoners een zo rechtmatig mogelijke verstrekking en gebruik van gemeenschapsmiddelen te verzekeren. Op het moment dat de gemeente over gaat tot controle is de transparantie vanuit de kant van de gemeente minder. Dit geldt zowel voor digitale controles als controles in het fysieke domein. Het is belangrijk dat dit weloverwogen en op basis van een wettelijke basis verloopt. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en relevante formele wetten zoals de Participatiewet zijn hierin leidend. Dit is het “tenzij”. De kaders voor controle op het gebied van de Participatiewet zijn vastgelegd in het Nalevingsbeleidsplan 2021-2024. In specifieke situaties zijn controlemiddelen zoals anonieme accounts wel wenselijk. Binnen het “tenzij” zijn verschillende situaties denkbaar waarin het gebruik van anonieme accounts een meerwaarde heeft ten opzichte van andere onderzoeksmethoden. Zo kan dit juist minder impact hebben op de privacy van inwoners.

Hierbij is proportionaliteit (staat belang in verhouding tot het middel?) en subsidiariteit (zijn er geen minder ingrijpende middelen voorhanden?) van belang.

Gemeente Nijmegen

Pagina 1 van 4

Zowel tijdens de politieke avond als in de beantwoording van de schriftelijke vragen hebben wij aangegeven dat wij in uitzonderlijke gevallen anonieme accounts gebruiken wanneer dit noodzakelijk is voor het onderzoek wat wij doen in het kader van openbare orde of fraudebestrijding. Hierin geldt het volgende: • Er is geen sprake van online monitoring en het structureel online volgen van inwoners. • Het onderzoek met anonieme accounts geldt enkel voor het inzien van publieke (openbare) informatie en wordt indien noodzakelijk incidenteel, aanvullend op reeds uitgevoerd onderzoek ingezet. • We volgen niemand, vermijden vriendschap of uitlokking en nemen niet deel aan besloten groepen. • We kiezen voor anonieme accounts om de veiligheid van onze medewerkers te waarborgen. • Wij gebruiken geen anonieme accounts waarbij gebruik wordt gemaakt van een niet bestaande naam, die niet herleidbaar is naar de gemeente Nijmegen en aangekleed is met verzonnen informatie. Denk daarbij aan bijvoorbeeld p.jansen@gmail.com met foto, zogenaamde geboorteplaats en hobby. • Wanneer wij onderzoek doen of hebben gedaan in het kader van de Participatiewet nemen wij contact op met inwoners om hen hierover te informeren, ook wanneer een fraudeonderzoek is afgebroken.

Stand van zaken en ondernomen acties De Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) heeft opdracht gegeven tot het uitvoeren van Data Protection Impact Assessments (DPIA’s) op procesniveau. Met een DPIA worden de privacy risico’s van een gegevensverwerking in kaart gebracht en worden maatregelen voorgesteld om de risico’s te minimaliseren. Voor het gebruik van anonieme accounts geldt dit voor processen binnen de afdelingen Publiekszaken, Veiligheid en Zorg & Inkomen. Op basis van de DPIA’s en de Handreiking Internetonderzoek Participatiewet (bijlage 2) dit passen we onze werkinstructies aan in de vorm van beslisbomen, zodat deze makkelijk en eenduidig in gebruik is. Het “tenzij” kan zo op casusniveau worden verantwoord en worden vastgelegd in het desbetreffende dossier. Naast het uitvoeren van de DPIA’s en het maken van de beslisbomen is het uitvoeren van internetonderzoek opgenomen in het Verwerkingsregister 1. Dit is openbaar en geeft onze inwoners inzicht in het verwerken van persoonsgegevens door de gemeente Nijmegen. Het bewaren van gegevens Twee van de toezeggingen van de politiek avond op 1 september 2021 gingen over het bewaren van gegevens. Per mail bent u reeds geïnformeerd over de wettelijke bewaartermijnen die zijn vastgelegd in de “Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020” 2 . In deze raadsbrief gaan we hier dieper op in.

1 2

Verwerkingsregister gemeente Nijmegen: https://www.nijmegen.nl/diensten/privacy/verwerkingsregister/ De Selectielijst en handreiking gepubliceerd door de VNG: https://vng.nl/nieuws/selectielijst-2020-vastgesteld

Gemeente Nijmegen

Pagina 2 van 4

In de Selectielijst 2020 zijn de bewaartermijnen van gegevens die voortkomen uit verschillende wetten bepaald. De bewaartermijn geeft aan hoe lang informatie moet worden bewaard en vanaf welk moment dit moet worden vernietigd. Zo is de bewaartermijn voor fraudeonderzoeken in het kader van de Participatiewet 10 jaar. Als een fraudeonderzoek wordt afgebroken omdat blijkt dat er geen sprake is van fraude, is de bewaartermijn 1 jaar. Na afronding van een fraudeonderzoek informeren wij de uitkeringsgerechtigde hierover. De bewaartermijnen gaan lopen na de sluiting van het uitkeringsdossier. Na sluiting van het dossier wordt deze overgedragen aan het Archief. Voor de overdracht wordt onderzocht of alle wederzijdse verplichtingen zijn afgerond en wordt het dossier ontdaan van niet relevante en zeer persoonlijke informatie. Dit is informatie die niet van belang is voor het recht op de uitkering. Op dit moment werken wij aan de digitalisering van ons archief. Als reactie op de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de wettelijke bewaartermijnen richten wij dit zo in dat dossiers worden bewaard op zaakniveau, in plaats van op cliëntniveau. Dit maakt dat we aparte zaken (onderdelen in het dossier) kunnen vernietigen wanneer de bewaartermijn is verstreken. Als gemeente hebben wij te maken met een grote hoeveelheid aan processen die moeten worden gedigitaliseerd.

We hebben hier al stappen in gezet, zo is de archivering van schuldhulpverlening volledig gedigitaliseerd op zaakniveau. Wij zijn gestart met dit proces voor de uitkeringsdossiers, om ook hier dossiers op zaakniveau te kunnen vernietigen. Tot slot Inwoners kunnen altijd verzoeken tot inzage in de verwerking van hun gegevens. Zij kunnen ons ook verzoeken om bijvoorbeeld specifieke informatie aan te passen of te verwijderen. Op basis van de wetgeving beoordelen wij dit verzoek. Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd over de stand van zaken rondom anonieme accounts en de uitwerking van de gedane toezeggingen. Hoogachtend, Het college van burgemeester en wethouders van Nijmegen

mr. drs. A.H. van Hout gemeentesecretaris

drs. H.M.F. Bruls burgemeester

Gemeente Nijmegen

Pagina 3 van 4

Bijlagen 1. Beantwoording schriftelijke vragen – Gemeente undercover op de socials? 2. Handreiking Internetonderzoek Participatiewet, VNG Naleving

Gemeente Nijmegen

Pagina 4 van 4