Raadsbrief Rapportage 213a doelmatigheidsonderzoek doorontwikkeling frauderisicoanalyse

Postadres Gemeente Nijmegen

Aan de gemeenteraad van Nijmegen

Postbus 9105 6500 HG Nijmegen Bezoekadres Korte Nieuwstraat 6 6511 PP Nijmegen T 14 024 nijmegen.nl

Datum Onderwerp

Contactpersoon Katja Breckwoldt k.breckwoldt@nijmegen.nl T 024 – 329 0629674062

29 oktober 2024 Rapportage 213a doelmatigheidsonderzoek doorontwikkeling frauderisicoanalyse

Ons kenmerk

E24.003384

Geachte leden van de raad, Inwoners moeten erop kunnen vertrouwen dat de gemeente effectief, efficiënt, transparant en integer met gemeenschapsgeld omgaat. Volgens de Gemeentewet (artikel 213a) zijn gemeenten verplicht zelf onderzoek te doen naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. Dit zelfonderzoek biedt niet alleen inzicht in hoe effectief en efficiënt we onze middelen inzetten, maar draagt ook bij aan het waarborgen van transparantie en vertrouwen richting onze burgers.

Bijlage(n) Bijgevoegd: Ja

In de stadsbegroting van 2023 hebben wij aangekondigd om in 2024 een doelmatigheidsonderzoek uit te voeren naar frauderisicoanalyses. Doelmatigheid gaat over het bereiken van maximale prestaties met minimale middelen, of het verhogen van de kwaliteit zonder extra kosten. Het is daarbij essentieel dat we kwetsbaarheden in werkprocessen, software en personele functies tijdig herkennen en beheersen. Dit vraagt om voortdurende aandacht en scherpte binnen onze organisatie. Tussen 2021 en 2022 voerde Stadscontrol een eerste frauderisicoanalyse uit waarbij 16 werkprocessen, goed voor 80% van de door de VNG als fraudegevoelig aangemerkte processen, zijn doorgelicht. Dit was ingegeven door bevindingen uit fraudegevallen bij andere gemeenten en bevindingen van de accountant. Uit de eerste analyse bleek dat risico’s op fraude niet altijd expliciet werden meegenomen bij de inrichting en herziening van kwetsbare processen. De analyses waren een startpunt om weerbaarder te worden tegen fraude, maar van structurele borging van frauderisicomanagement was op dat moment nog geen sprake. Het doelmatigheidsonderzoek naar frauderisicoanalyses maakt deel uit van een breder traject. In 2024 is Stadscontrol gestart met een programma dat zich richt op het implementeren en borgen van frauderisicomanagement. Dit programma bevat vier sporen: 1. 2. 3.

Het actualiseren en completeren van de frauderisicoanalyses. Monitoring van de opvolging van aanbevelingen (follow-up). Het creëren van bewustzijn op alle lagen.

Gemeente Nijmegen

Pagina 1 van 3

4.

De overdracht aan de uitvoerende en beleidsvormende afdelingen (eerste lijn) en de ondersteunende afdelingen (tweede lijn).

Met de uitvoering van spoor 1 en spoor 2 van het programma hebben wij invulling gegeven aan het 213 a onderzoek. Dit onderzoek is inmiddels afgerond. De rapportage van Stadscontrol ontvangt u als bijlage bij deze brief. Belangrijkste uitkomsten Uit de actualisatiegesprekken blijkt dat de eerder geïnventariseerde risico’s grotendeels nog steeds worden herkend en nagenoeg gelijk blijven. Alle afdelingen hebben expliciet, dan wel impliciet maatregelen genomen om externe en interne fraude te beperken. Er is dus geen enkel proces zonder beheersmaatregelen, waardoor de frauderisico’s binnen de perken worden gehouden. Vijf processen hebben een laag risico. Dit komt door goede beheersmaatregelen en omdat sommige processen van nature minder risicovol zijn. Bijvoorbeeld omdat er geen sprake is van materiële geldbedragen of burgercontact, wat de kans op fraude verlaagt. Zeven processen hebben een gemiddeld risico. Dit betekent niet dat ze slecht beheerst zijn; sommige hebben zelfs goede beheersing. Toch blijft het risico hoger door de aard van het werk. Eén proces heeft een hoog risico, door zwakkere beheersmaatregelen en de aard van de werkzaamheden. In afdelingen waar het risicobewustzijn al hoger was, zijn er extra maatregelen genomen naar aanleiding van eerdere aanbevelingen. Met name afdelingen met direct burgercontact nemen expliciete stappen tegen externe fraude.

Na de eerste frauderisicoanalyse hebben deze afdelingen bovendien aanvullende maatregelen getroffen om de kans op interne fraude te verkleinen. Bij het merendeel van de afdelingen is het bewustzijn over interne frauderisico’s echter nauwelijks gegroeid sinds de eerste frauderisicoanalyses. Eerdere aanbevelingen op dit gebied hebben zelden tot concrete acties geleid. De aandacht voor fraude is vooral gericht op externe fraude. Veel afdelingen vertrouwen op hun bestaande processen en er is veel onderling vertrouwen. Medewerkers voelen zich meestal niet kwetsbaar in hun functie. Hoewel dit vaak terecht is, blijft extra kennis en aandacht voor zowel interne als externe fraude noodzakelijk om de organisatie weerbaarder te maken. Vervolg Deze uitkomsten bieden belangrijke inzichten over het bewustzijn binnen de organisatie, de beheersing van risico’s en de verbeterpunten per afdeling. Daarnaast geven de resultaten een duidelijk beeld van de effectiviteit van de frauderisicoanalyse als hulpmiddel. De frauderisicoanalyse is een belangrijk instrument om risico’s te identificeren en passende maatregelen te treffen. Maar de echte waarde ligt in de juiste toepassing, bespreking van de uitkomsten en de opvolging. In het verleden werd vooral de analyse uitgevoerd, zonder dat frauderisicomanagement als systeem werd geborgd.

Om frauderisicomanagement te versterken, is het belangrijk te investeren in een risicobewuste cultuur, betere communicatie en risicogestuurd werken. Structurele monitoring en verantwoording zijn daarbij essentieel. We willen dit borgen door dit onderwerp expliciet te koppelen aan de toezichthoudende rollen binnen de organisatie en de voortgang actief te monitoren via de prestatiedialoog (verantwoordingsmoment management). In de

Gemeente Nijmegen

Pagina 2 van 3

komende periode zal Stadscontrol samen met staffunctionarissen en het management de verbeterpunten verder uitwerken en implementeren, zodat de organisatie weerbaarder wordt tegen fraude. Het programma zal naar verwachting een looptijd van twee jaar hebben.

Hoogachtend, Het college van burgemeester en wethouders van Nijmegen

A.P.W. van de Klift gemeentesecretaris

H.M.F. Bruls burgemeester

Gemeente Nijmegen

Pagina 3 van 3