opvolging rekenkameronderzoeken onderdeel gemeenteraad

Opvolging rekenkameronderzoeken - acties voor de gemeenteraad 1.

Grip krijgen op Veilig Thuis

Er zijn geen openstaande acties. 2.

De knop om – lessen voor de energietransitie

1x per jaar een expertbijeenkomst organiseren over energietransitie 2019 /2020 – David Smeulders Door corona niets georganiseerd 2024 over netcongestie 2025 expert ARN over warmtelevering warmtenet 3.

Toegang tot de Wmo

Er zijn geen openstaande acties. 4. Brief implementatie Omgevingswet • Enkele workshops over de beleidsmatige uitgangspunten bij het omgevingsplan; Afspraak: er wordt in de loop van 2021 een sessie / workshop met de raad gepland waarin aan de orde komt hoe beleidsmatige uitgangspunten uit de Omgevingsvisie kunnen worden uitgewerkt in het Omgevingsplan, als voorbeeld. Voor een definitief Omgevingsplan is er nog tijd tot 2029. Deze is georganiseerd in 2022 • Een informatieve bijeenkomst over de invulling van de bruidsschat; Afspraak: er wordt in de loop van 2021 een sessie / workshop met de raad gehouden over de bruidsschat en de beleidskeuzes die daarin mogelijk zijn. Deze is georganiseerd in het najaar van 2024 •

Richtinggevende bijeenkomsten mbt de invulling van participatie bij initiatieven en de rol van de raad daarbij, voorafgaand aan definitieve besluitvorming;

Deze hebben plaatsgevonden •

Strategische discussie over keuzes in legesheffing en de arrangementen met uitvoeringsdiensten in het voorjaar van 2021;

Dit is uitgevoerd

5. Brief implementatie WOO Geen punten voor de raad

6. Frapper Toujours

De raad heeft bij bespreking in het seniorenoverleg van 1 december 2021 de volgende actiepunten voor zichzelf benoemd bij de vijf rode draden van de Rekenkamer: 1.

Doelen zijn onvoldoende sturend

1.

Sturing op kwaliteit van (initiatief)raadsvoorstellen

Voorstel is om een checklist op te nemen bij een voorblad met daarin een eenvoudige beoordeling van het raadsvoorstel: • • • • •

zijn er scenario’s in het voorstel opgenomen? Staan er inhoudelijke beslispunten in het raadsvoorstel? (Dus niet: ‘de nota vaststellen’) Is de dekking in het voorstel uitgewerkt? (Berekeningen navolgbaar, toegelicht en onderbouwd, evt. ook een duidelijke stand van zaken van het beschikbare budget) Wordt er in het voorstel informatie gegeven over het voorafgaande proces? Wordt er in het voorstel informatie gegeven over het vervolgproces?

In de werkconferentie met het college is dit punt ook aan de orde geweest en is besproken dat het college aan de slag gaat met het aanpassen van de raadsvoorstellen conform het bovenstaande. Stand van zaken: het voorblad is begin 2022 aangepast. De gewenste inhoud van raadsvoorstellen heeft inmiddels geleid tot aanpassing van de format voor raadsvoorstellen. Ook vinden er trainingen plaats over de inhoud van college- en raadsvoorstellen, waarbij ook de verschillende rollen tussen raad en college aan de orde komen. Zo’n 400 medewerkers worden in het eerste kwartaal van 2025 hierover geschoold, waarbij de nieuwe werkwijze vanaf 1 april 2025 formeel ingaat. 2. Meer doorwerking van de doelenboom - bij alle college- en raadsvoorstellen - bij voorstellen in de begroting cq de P&C producten - bij amendementen Stand van zaken: in de formats van college- en raadsvoorstellen is eind 2021 opgenomen dat er een koppeling met de doelenboom plaatsvindt. Verder is er in overleg met de auditcommissie een verbetertraject voor de doelenboom opgepakt en heeft dit inmiddels geleid tot een kwaliteitsverbetering. Tenslotte is in de productencatalogus (over de producten die het college aan de raad aanbiedt een betere doorwerking van de doelenboom verankerd. 2.

Weinig initiatief raad mbt kaderstelling

3. Kwaliteitsverbetering Lange termijn agenda De vergaderagenda’s van de raad zijn niet iedere maand even vol. Traditioneel ligt de drukste vergadertijd net voor de zomer en in het najaar, terwijl het rustig is aan het begin van het jaar. De kwaliteit van de besluitvorming is erbij gebaat dat er een gelijkmatige spreiding van raadsvoorstellen over het jaar heen is. Dit bevordert dat raadsleden de stukken goed kunnen voorbereiden en er voldoende vergadertijd voor kan worden gepland. Een tweede voordeel daarvan is dat raadsleden ruim van tevoren op de hoogte zijn van de komst van raadsvoorstellen. Zeker voor grote dossiers is dat belangrijk; er is dan ruim de tijd voor het organiseren van bijeenkomsten of voor het inlopen van kennisachterstanden voorafgaand aan het besluitvormingsproces. De termijnagenda functioneert nog niet naar behoren. Op basis van de huidige stand van de termijnagenda weet de raad onvoldoende wat er op hem afkomt.

Stand van zaken: de termijnagenda functioneert nog steeds niet naar behoren. Pieken en dalen in de besluitvorming zijn geen verleden tijd en de voorspellingswaarde van de termijnagenda laat te wensen over. Het presidium monitort de agenda en de spreiding van stukken actief en geeft daarover met regelmaat signalen af aan het college. 4. Een betere sturing van de raad op grote dossiers Een aanbeveling voor de nieuwe raad is om het werken met kartrekkers / agenda-overleggen over enkele grote onderwerpen voort te zetten, deze goed te laten ondersteunen door de griffie en deze te laten leiden door een vaste voorzitter uit de gemeenteraad. Het presidium stelt deze agenda-overleggen in. Van belang is dat de politieke discussie zich niet verplaatst naar deze overleggen. De insteek van deze groepen is nadrukkelijk procesmatig en technisch van aard en niet beleidsinhoudelijk; het inhoudelijke gesprek vindt plaats tijdens de gespreksrondes en in de besluitronde. Stand van zaken: er is een kartrekkersoverleg Omgevingswet en dit functioneert naar tevredenheid. Verder stuurt de raad via de commissie Grote Binnenstedelijke Projecten en de auditcommissie op de voortgang van de gebiedsontwikkelingen. 3.

Onderbouwing bij financiële bijsturing onvoldoende

5. Twee keer per jaar voortgangsrapportages over grote projecten Bij GREX’en en VGP de raad frequenter per jaar informeren in plaats van jaarlijks. Het betekent meer werk, maar het is deels ook werk dat sowieso al plaatsvindt. Stand van zaken: dit verloopt nog niet naar wens. De voortgangsrapportage Grote Projecten (VGP) is inmiddels vervangen door de MPG. Van de afgesproken twee tussenrapportages naast de MGP is er inmiddels één komen te vervallen. De tussenrapportage die verschijnt biedt veel gegevens en details, maar niet altijd de informatie op voortgangsindicatoren. Het opstellen ervan is nog geen automatisme. De timing van besluitvorming van de MPG is een aandachtspunt geworden ivm het gelijkschakelen van de peildata tussen MPG en jaarrekening. . 6. Bundelen van voortgangsinformatie Het voorstel is dat de griffie in overleg met de ambtelijke organisatie actief op zoek gaat naar manieren om voortgangsinformatie meer te bundelen, zoals dat ook gebeurd is bij arbeidsmarktbeleid. Stand van zaken: op een aantal onderwerpen is dit gebeurd, bijvoorbeeld bij veiligheid en het dashboard sociaal domein. Bij grondbeleid is dit ook opgepakt, maar dat loopt nog stroef (zie onder 5). Deze werkwijze kan nog worden uitgebreid. 7. Versterken positie auditcommissie Zodra de auditcommissie een brief oplevert kunnen de woordvoerders financiën bijeengeroepen worden om dit te bespreken.

Het helpt wanneer de adviezen van deze commissie hardop door de raad gesteund worden. Stand van zaken: dit wordt zo uitgevoerd.

4.

Er wordt te weinig gecontroleerd op het nakomen van afspraken

8. Aandacht voor verbonden partijen: Bekeken wordt op welke manier de informatievoorziening vanuit Verbonden Partijen beter ingericht kan worden en welke rol raadsleden daarbij kunnen vervullen. Stand van zaken: de informatievoorziening in PC portal over verbonden partijen is verbeterd, zij het dat er in de links nog slordigheden, onjuistheden en onvolledigheden zitten.

-

de invoering van de nieuwe WGR is vanuit raden en colleges gezamenlijk opgepakt, waarbij raden een aantal keren geconsulteerd zijn in het voortraject er zijn periodiek regionale bijeenkomsten over GR’s met raden de nota Verbonden Partijen is geactualiseerd

9. Betere borging van rekenkameronderzoeken De griffie kan de opvolging van besluiten als gevolg van rekenkameronderzoeken actief monitoren en aan het presidium agenderingsvoorstellen doen. Stand van zaken: deze rapportage is de eerste actie op dit punt. 5.

Informatievoorziening is onvoldoende

10. Het voorblad geeft meer informatie in één oogopslag Stand van zaken Begin 2022 zijn de volgende aanpassingen in de format van het voorblad gedaan: 1. historie, 2. eerdere toezeggingen, 3. eerdere moties en opvolging daarvan 4. benader het dossier vanuit de historie en het proces dat eraan voorafging. Zit al in de huidige format, maar kan uitvoeriger worden ingevuld; 5. mogelijkheid benoemen tot het (tijdig) stellen van technische vragen. Toegankelijker taalgebruik: 1. 2. 3.

Voor iedereen begrijpelijk Vermijden van jargon Niet kopiëren van passages uit voorstellen, maar eigen woorden en eigen beschouwing

11. Projectmatige aanpak van informatievoorziening Informatievoorziening is een apart project, gezien het aantal keren dat hier opmerkingen over gemaakt zijn. Er zal budget nodig zijn om verbeteringen te realiseren. Dit wordt opgepakt in overleg met deskundigen vanuit de organisatie en vervolgens worden voorstellen aan het seniorenoverleg gedaan. De auditcommissie wordt hierop aangehaakt. Stand van zaken: begin 2024 is een project gestart waarbij de burgemeester bestuurlijk opdrachtgever is. 7. Nazorgonderzoek Toegang tot de Wmo Er zijn geen openstaande acties. 8. Kwaliteit gescheiden ingezameld huishoudelijk afval – Afval of grondstof Opdracht aan de raad gericht: Als raad eens per jaar een (regionale) bijeenkomst te organiseren waarin de raad door externe deskundigen wordt geïnformeerd over relevante actuele zaken op dit dossier. De voortgangsrapportage in een gespreksronde te behandelen op de Politieke Avond en die samen te laten vallen met de (regionale) bijeenkomst. Stand van zaken: er is één keer zo’n bijeenkomst georganiseerd. 9. Informatieveiligheid en privacybescherming: Weten wat je moet weten Voortgang op beslispunten

3. Als raad de aanbevelingen 14 t/m 18* integraal uit te voeren en daarbij de volgende punten in acht te nemen: a. duidelijke kaders mee te geven voor meetbare resultaten bij het beleid over digitalisering, informatieveiligheid en privacybescherming; De raad heeft in samenwerking met het college KPI’s opgesteld om op te sturen. Dit proces heeft in 2023 en 2024 plaatsgevonden. Na vaststelling van het raadsvoorstel hebben college en raad de uitvoering van deze punten opgepakt. Er zijn een aantal middagbijeenkomsten geweest waarin woordvoerders uit de raad met het college en de ambtelijke organisatie met elkaar van gedachten hebben gewisseld over de mogelijke en wenselijke KPI’s en wat dit bijdraagt aan het goed kunnen sturen op de resultaten van het beleid. Dit heeft geleid tot een lijst van KPI’s. b. tussentijdse rapportages vanuit het college te agenderen en bespreken; De brief van maart 2024 is besproken in de auditcommissie in september ’24. Daarin zijn ook de KPI’s opgenomen. Op 19 november heeft het college de raad een tweede voortgangsbrief gestuurd. Deze is nog niet geagendeerd in de raad, auditcommissie of ander gremium. c. bij de nieuwe aanbesteding van accountantsdiensten de IT-audit te handhaven; Tijdens aanbestedingsronde accountantsdiensten in 2023 is dit gerealiseerd, daarbij zijn door de auditcommissie -namens de raad- ook accenten meegegeven. d.

in regionaal verband met de andere raden te bespreken hoe er structureel afstemming plaatsvindt. De bedoeling is dat dit gebeurt in de regionale bijeenkomsten die jaarlijks plaatsvinden over regionale samenwerking • Aanbevelingen onder beslispunt 3: We bevelen de gemeenteraden aan om zelf te zorgen voor de volgende zaken: 14. Stel het beleid voor informatiebeveiliging en privacybescherming vast Is dit inmiddels gebeurd via een collegevoorstel? checken 15. Laat je informeren en ondersteunen – via voortgangsbrieven en KPI’s 16. Richt je controlerende rol beter in – via voortgangsbrieven en KPI’s 17. Overweeg de opdracht aan de accountant voor een IT-audit te continueren – dit is inmiddels gebeurd via de aanbestedingsprocedure accountantsdiensten in 2023 18. Overweeg een regionale aanpak –