Notitie Spiegelgroep Participatie Heijendaal

Spiegelgroep Participatie Heijendaal Op Campus Heijendaal en in de directe omgeving staat de komende jaren een hoop te gebeuren. Binnen het samenwerkingsverband Duurzaam Bereikbaar Heijendaal wordt gewerkt aan de duurzame bereikbaarheid van de campus. De Hogeschool van Arnhem en Nijmegen, de Radboud Universiteit, het Radboudumc en de gemeente gaan aan de slag met een visie voor het gebied. Daarnaast hebben de RU en het Radboudumc ook nog hun eigen sloop en nieuwbouwplannen. In 2024 moet Station Heyendaal zijn getransformeerd tot een eigentijds station dat ook in de toekomst de alsmaar groeiende hoeveelheid reizigers kan verwerken. In de directe omgeving van de campus zijn plannen in voorbereiding voor studentenhuisvesting op de oude GGD locatie. Spiegelgroep De verschillende plannen hebben verschillende initiatiefnemers. Ze hebben hun eigen inhoudelijke afwegingen en een eigen traject om de omgeving bij de plannen te betrekken. We willen voorkomen dat de informatievoorziening voor de omgeving onoverzichtelijk wordt, of dat verwarring ontstaat door de verschillende participatietrajecten, maar ook dat de plannen inhoudelijk niet goed op elkaar zijn afgestemd.

Daarom is voor de omgeving van de campus de Spiegelgroep Participatie Heijendaal opgericht, die met een helikopterview het overzicht en de samenhang in de projecten en processen bekijkt, en signaleert waar het mis gaat of dreigt te gaan. Steeds vanuit het perspectief van de bewoners, gebruikers en ondernemers in het gebied. Het is nadrukkelijk niet de bedoeling dat deze groep inhoudelijk meepraat over de verschillende deelprojecten in het gebied. Ze kijken mee en adviseren uitsluitend op het participatieproces van de verschillende trajecten en de samenhang. De spiegelgroep wordt begeleid door een externe procesbegeleider. Op dit moment is de gedachte om deze werkwijze 1 tot 1,5 jaar te proberen. Na een half jaar komt er een evaluatie om te kijken of en hoe lang de Spiegelgroep ween vervolg krijgt. Op basis van de ervaringen kan het instrument van de spiegelgroep ook elders in de stad worden ingezet, op locaties waar ook veel initiatieven zijn van verschillende organisaties. Afspraken spiegelgroep Afgelopen zomer hebben we via verschillende kanalen een oproep gestaan voor deelname aan de Spiegelgroep Participatie Heijendaal. Acht mensen hebben zich aangemeld om zitting te nemen in deze groep. Begin september 2022 heeft een oprichtingsvergadering plaatsgevonden. Tijdens de bijeenkomst zijn de onderstaande afspraken gemaakt over rol en werkwijze.

Positie van de spiegelgroep Wat voegt de spiegelgroep toe?  

Adviseren over afstemming met de omgeving voor de ruimtelijke projecten die in Heijendaal spelen Signaleren en beleggen van mogelijke project overstijgende problemen of kansen rond informatie, communicatie en participatie.

Wat is de spiegelgroep niet?  Een groep die over de inhoudelijke plannen adviseert.  Een escalatieniveau voor de afzonderlijke participatietrajecten.

Waarover wel en niet? Wel  Gevraagd en ongevraagd advies over de projectoverstijgende participatie (informeren, afstemmen, meedenken).  Gevraagd advies over afstemming met de omgeving in een van de afzonderlijke participatietrajecten, bijvoorbeeld participatie voor de gebiedsvisie Campus Heijendaal.  Reflectie op gehele proces, voorbereiden eindevaluatie. Niet  Op eigen initiatief adviseren over participatie in de afzonderlijke projecten / participatietrajecten.  Adviseren over de inhoud van de afzonderlijke projecten.  Overkoepelende beslisbevoegdheid, bijvoorbeeld een knoop doorhakken over wel of niet betrekken bepaalde belanghebbenden. Wat gebeurt er met de inbreng?  Adviezen en signalen zijn gericht aan projectleiders en initiatiefnemers van de afzonderlijke projecten.  Zij pakken op en nemen beslissingen.  Er volgt een terugkoppeling op hoe adviezen en signalen zijn verwerkt.

Deelnemers  Omwonenden, gebruikers, werknemers, studenten  Belanghebbend in het gebied, primair: bewoners, bedrijven  Helikopterview en denken vanuit het gehele gebied  Affiniteit met communicatie en processen van ruimtelijke ordening  Helikopterview belangrijker dan representativiteit  Minimaal 6 leden die voor de (eerste) periode in een vaste samenstelling bijeenkomen  Gemeente als vaste toehoorder, deelname projectleiders aan overleg op relevante momenten  Deelname aan spiegelgroep sluit participatie rond projecten niet uit  Wens spiegelgroep: HAN, Radboudumc en RU structureel laten aanhalen Gevraagde inzet  Overlegfrequentie: ongeveer 4-5 x per jaar  De exacte tijdstippen voegen zich naar de lopende processen  Processen tussentijds volgen, mate waarin zelf te bepalen  Initiële looptijd 1-1,5 jaar, evaluatie na half jaar  Commitment voor die (eerste) periode gewenst Voorzitter  De voorzitter let op: o Positie van de spiegelgroep zoals bedoeld door gemeente o Randvoorwaarden om te kunnen functioneren, denk aan informatievoorziening o Gespreksomgeving waarin iedereen kan bijdragen  Eindverantwoordelijk voor verslag  Indien van toepassing: woordvoerder naar buitenwereld en eventueel de media  Het functioneren van de voorzitter is onderdeel van de evaluatie na een halfjaar