Nieuwe werkwijze voor het verkennen en begeleiden van initiatieven

Een nieuwe werkwijze voor het verkennen en begeleiden van initiatieven

Gemeente Nijmegen Oktober 2023

Inhoud 1. Inleiding ............................................................................................................................................3 1.1 Aanleiding .................................................................................................................................................................3 1.2 Een nieuw in te richten proces.................................................................................................................................3 2. Hoe organiseren we het nu? ................................................................................................................4 2.1 Stedenbouwkundig vooroverleg: beperkt en uitgebreid .......................................................................................4 2.2 Verkennend stedenbouwkundig vooroverleg.........................................................................................................4 2.3 Het initiatievenoverleg .............................................................................................................................................4 2.4 Kosten........................................................................................................................................................................5 3.

Het VNG-model: intake- en omgevingstafel...........................................................................................5 3. Voorstel .............................................................................................................................................6 3.1 Gemeentelijk omgevingsloket .................................................................................................................................6 3.2 Eén ingang voor alle initiatieven..............................................................................................................................7 3.3 Intaketafel .................................................................................................................................................................7 Prioriteren...................................................................................................................................................................8 3.4 Omgevingstafel.........................................................................................................................................................8 Werkwijze omgevingstafel .........................................................................................................................................9 Een veilig klimaat

.....................................................................................................................................................10 Wel kosten, niet kostendekkend..............................................................................................................................10 Een kwestie van beginnen........................................................................................................................................11 Bijlagen ...............................................................................................................................................11

2

1. Inleiding 1.1 Aanleiding Op 1 januari 2024 treedt de Omgevingswet in werking. Met de inwerkingtreding van de Omgevingswet wijzigt het proces van vergunningverlening. Zo wordt de doorlooptijd in sommige gevallen ingekort, omdat de reguliere procedure van 8 weken het uitgangspunt is. Ook verandert de wijze waarop vergunningaanvragen worden getoetst. De Omgevingswet vraagt om een integrale afweging, met als uitgangspunt: hoe kunnen we dit initiatief mogelijk maken? De houding naar de initiatiefnemer verandert van ‘nee, tenzij’ naar ‘ja, mits’. Bovendien moet de gemeente onder de Omgevingswet in bredere zin adviseren over nieuwe initiatieven, waardoor ook thema’s als toegankelijkheid van de openbare ruimte en gezondheid nadrukkelijk onderdeel worden van de belangenafweging. Om deze nieuwe werkwijze onder de Omgevingswet mogelijk te maken, adviseert de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) om een proces in te richten voor het verkennen en begeleiden van initiatieven. Dit zogenaamde vooroverleg speelt zich af voor de formele vergunningaanvraag wordt ingediend en de afhandeltermijn van 8 weken gaat lopen. Dit procesvoorstel geeft aan hoe we dit in Nijmegen willen vormgeven.

1.2 Een nieuw in te richten proces Voor Nijmegen zijn we begonnen met het in kaart brengen wat wij nu doen aan het verkennen en begeleiden van initiatieven. Daarvoor hebben wij een interne werkgroep opgericht met collega’s van de afdelingen Stadsontwikkeling, Stadsrealisatie en Stadsbeheer en de Omgevingsdienst Regio Nijmegen (ODRN). Aan deze collega’s hebben wij gevraagd om de huidige aanpak te analyseren en na te denken hoe we deze kunnen verbeteren. Ook hebben we naar andere gemeenten gekeken, om daar goede ideeën en voorbeelden op te halen. Zo spraken we met de gemeenten Utrecht, Rotterdam, Eindhoven, Ede, Oss en werkorganisatie de BUCH. Daarnaast hebben wij met ODRN contact gehad over het proces van verkennen en begeleiden van initiatieven van onze buurgemeenten (Berg en Dal, Heumen en Beuningen). De Omgevingswet vraagt om een nieuw soort dienstverlening. Gelet op de kortere procedures, wordt de voorfase

een onmisbare fase voorafgaand aan de formele vergunningsprocedure. Hoewel de vergunningsprocedures nu bij ODRN zijn belegd, heeft het college in het coalitieakkoord ‘Ons Nijmegen. Stad van iedereen’ besloten de BRIKStaken (bouwen, reclame, inritten, kappen en slopen) weer bij de gemeente zelf uit te gaan uitvoeren. Het streven is om dit per 1 januari 2025 te realiseren. Omdat we het nieuwe proces voor 1 januari 2024 willen inrichten, dit om een intensievere dienstverlening vraagt en we dit op één plek willen beleggen, kiezen we ervoor om deze nieuwe taak als gemeente zelf uit te voeren. Doel: Ons dienstverleningsniveau richting burgers en bedrijven te verbeteren en daarmee te voldoen aan (de eisen van) de Omgevingswet, door: • te werken vanuit het één-overheid principe; • één ingang te creëren voor alle ruimtelijke initiatieven in Nijmegen; • open te staan voor nieuwe initiatieven; • in de breedte te adviseren over de fysieke leefomgeving; • sneller te komen tot een advies.

3

2. Hoe organiseren we het nu? Op dit moment komen nieuwe initiatieven via verschillende ingangen bij de gemeente binnen. Initiatiefnemers kunnen een zogenoemd vooroverleg aanvragen via het Omgevingsloket Online. Deze initiatieven worden ingeboekt door ODRN en op de achtergrond behandeld door adviseurs van de gemeente. Daarnaast komen nieuwe initiatieven ook via andere ingangen binnen. Denk hierbij aan onze planologen, stedenbouwkundigen, ontwikkelaars, medewerkers van het OndernemersPunt of direct via het bestuur. Dit zorgt regelmatig voor verwarring en onduidelijkheid, zowel voor initiatiefnemers als voor ambtenaren. We hebben niet alleen veel verschillende ingangen voor initiatieven maar ook meerdere vervolgstappen. We maken nu onderscheid in eenvoudige en complexe initiatieven. Eenvoudige initiatieven lopen via het vooroverleg bij ODRN. Daarbinnen bieden we verschillende smaken aan van (verkennend) stedenbouwkundig vooroverleg. Complexere initiatieven, bijvoorbeeld de bouw van meer dan 10 woningen, worden besproken bij het initiatievenoverleg van de gemeente. Ligt de locatie binnen een strategisch project zoals Winkelsteeg en de Stationsomgeving? Dan vindt vooroverleg plaats via het projectteam van het strategische project. In bijlage 1 zijn de huidige vormen van vooroverleg in een schema weergegeven.

In bijlage 2 is een opsomming opgenomen, met goede en minder goede punten van deze aanpak. Tot slot is het vooroverleg zoals we dat nu kennen geen daadwerkelijk overleg, maar vaak een schriftelijke beoordeling van het initiatief. Het directe contact tussen de initiatiefnemer en overheid is daardoor afwezig. In de geest van de Omgevingswet en een moderne overheid is het belangrijk dit directe contact tussen overheid en initiatiefnemer te herstellen.

2.1 Stedenbouwkundig vooroverleg: beperkt en uitgebreid Het stedenbouwkundig vooroverleg is bedoeld voor concrete plannen. De eerste stap is altijd een toets aan het bestemmingsplan. Als het initiatief daarmee in strijd is volgt een stedenbouwkundig vooroverleg. Als een stedenbouwkundige het initiatief zelfstandig kan beoordelen spreken we over een beperkt stedenbouwkundig vooroverleg. Zijn er naast stedenbouw ook andere adviseurs betrokken? Dan is het een uitgebreid stedenbouwkundig vooroverleg. Als het advies negatief is dan is er weinig kans op afwijken of wijzigen van het bestemmingsplan. Bij een positief advies is het verzoek tot afwijken of wijzigen van het bestemmingsplan kansrijk.

2.2 Verkennend stedenbouwkundig vooroverleg Voor professionals hebben we nu het verkennend stedenbouwkundig overleg. Het gaat om initiatieven die nog niet concreet zijn, waarover een professional zoals een architect met de gemeente over van gedachten wil wisselen. Anders dan vooraf was bedacht is het overleg in de praktijk vaak een schriftelijk advies en verschilt het nauwelijks van het stedenbouwkundig vooroverleg. Het belangrijkste verschil is dat er geen bestemmingsplantoets aan vooraf gaat en er nog geen concrete bouwtekeningen nodig zijn.

2.3 Het initiatievenoverleg Als sprake is van meer dan 10 woningen dan wordt het initiatief besproken bij het initiatievenoverleg van de afdeling Stadsontwikkeling. Dit overleg vindt twee keer in de maand plaats. Het initiatievenoverleg bestaat uit een vaste voorzitter, secretaresse, vaste leden en agendaleden. Er sluiten geen externen aan bij het overleg. Er wordt gekeken of een initiatief kansrijk is en zo ja, wat het beste vervolgtraject is. Vaak is dit het opstellen van een ambitiedocument. De verantwoordelijk wethouder wordt altijd geïnformeerd over de initiatieven die zijn besproken. De initiatiefnemer krijgt schriftelijk of mondeling een terugkoppeling van het gesprek.

4

2.4 Kosten De tarieven voor de verschillende vormen van vooroverleg zijn niet kostendekkend. Dit is een bewuste keuze We vinden het belangrijk dat we met burgers en bedrijven op een laagdrempelige manier in gesprek blijven over hun ideeën en wensen in de fysieke leefomgeving. Het initiatievenoverleg is gratis, maar leidt vaak tot een vervolg zoals een ambitiedocument waarvoor wel moet worden betaald.

Tarieven 2023 Bestemmingsplantoets

€ 86,60

Stedenbouwkundig overleg beperkt

€ 327,20

Stedenbouwkundig overleg uitgebreid/Verkennend stedenbouwkundig overleg

€ 654,40

Initiatievenoverleg

Worden geen kosten voor in rekening gebracht.

• •

Blijkt uit de toetsing van de conceptaanvraag dat het initiatief vergunningsvrij is? Dan hoeft de aanvrager geen kosten voor de toets te betalen. Is naar aanleiding van de toetsing van de conceptaanvraag een aanpassing van het plan noodzakelijk? En wilt de aanvrager het aangepaste plan laten toetsen? Dan betaalt de aanvrager opnieuw leges. Hiervoor geldt dan wel een lager tarief

3. Het VNG-model: intake- en omgevingstafel Zoals gezegd, adviseert de VNG om een proces in te richten voor het verkennen en begeleiden van initiatieven. De VNG doet hiervoor een voorzet. Samen met de gemeente Zaanstad, hebben zij een dialoogmodel ontwikkeld voor complexe vergunningaanvragen. In dit dialoogmodel staat de zogenaamde omgevingstafel centraal. Voorafgaand aan de omgevingstafel vindt de intaketafel plaats. Belangrijk is dat aan de omgevingstafel in één of meerdere sessies de initiatiefnemer en alle betrokkenen bij elkaar komen. Verder wordt het initiatief besproken vanuit de gedachte om het mogelijk te maken. Het proces van verkennen en begeleiden van initiatieven levert de initiatiefnemer een integraal advies op, waarmee hij de formele vergunningaanvraag kan opstellen en indienen. Doorloopt de initiatiefnemer het gehele proces? Dan kan de vergunningaanvraag binnen 8 weken worden afgehandeld. In figuur 1 is het proces schematisch weergegeven. Zie bijlage 3 voor een uitgebreide omschrijving van de intake- en omgevingstafel volgens het VNG-model.

5

Figuur 1 De stappen in het Omgevingstafel proces (Bron: Aan de slag met de Omgevingswet en de VNG)

6

3. Voorstel In Nijmegen richten we een nieuw proces in voor het verkennen en begeleiden van initiatieven1. We zijn hierbij uitgegaan van het VNG-model zoals hierboven beschreven. Verder hebben we informatie opgehaald bij andere gemeenten en hebben we ervaringen uit het verleden gebruikt om tot het onderstaande voorstel te komen. We benadrukken dat dit een nieuwe werkwijze is, waarbij we nog moeten ervaren wat wel en niet werkt. Vanaf november 2023 starten we met het proefdraaien van de intake- en omgevingstafel. Deze proefperiode duurt tot 1 april 2024. Het gemeentelijk omgevingsloket dat we willen opzetten moet op 1 januari 2024 operationeel zijn. De ervaringen die we het eerste jaar opdoen, gebruiken we om onze werkwijze steeds te verbeteren.

3.1 Gemeentelijk omgevingsloket In Nijmegen bestaat de behoefte aan een omgevingsloket. Dit is een plek, waar men telefonisch, per e-mail en op afspraak terecht kan met vragen over bijvoorbeeld bouwen, het doen van aanvragen en/of hulp bij het begrijpen van regelgeving. Sommige buurgemeenten hebben al zo’n loket. ODRN krijgt vanuit die gemeenten veel minder vragen van burgers en ondernemers. Met het omgevingsloket vangen we vragen af die anders misschien in onze organisatie of bij ODRN blijven rondzwerven. Het is een investering die zich terugverdiend in een efficiëntere, meer gestroomlijnde aanpak. Bovendien biedt het de mogelijkheid om echt met de klant mee te denken. Een omgevingsloket verbetert daarmee onze dienstverlening, omdat we daar een initiatiefnemer direct te woord kunnen staan. Met het oog op de grote veranderingen die de Omgevingswet met zich meebrengt en de extra vragen die we verwachten, is een omgevingsloket van meerwaarde. De medewerker bij het omgevingsloket heeft kennis van vergunningverlening, toezicht en handhaving (afgekort: VTH). Hij of zij moet eenvoudige vragen kunnen beantwoorden en initiatieven toetsen aan het omgevingsplan. Na afloop van een bezoek aan het omgevingsloket, ontvangt de klant zo nodig een schriftelijk verslag.

De medewerker bij het omgevingsloket registreert in ieder geval alle vragen, plannen en initiatieven in het VTH- of zaaksysteem. Op die manier kunnen wij de zaak monitoren, doorsturen en/of afhandelen.

1 Zie bijlage 4 voor een schematische weergave van de nieuwe werkwijze voor het verkennen en begeleiden

van initiatieven. 7

3.2 Eén ingang voor alle initiatieven Het is belangrijk om het aantal ingangen te beperken. Dit voorkomt verwarring en discussie aan het begin van het proces. De eerste contacten met de initiatiefnemer zijn namelijk zeer waardevol. Op dit moment komen initiatiefnemers via diverse kanalen en connecties in contact met de gemeente. Een compleet en actueel overzicht van alle ingediende initiatieven ontbreekt daardoor. En een stadsbrede afweging is zonder overzicht eigenlijk niet te maken. We stellen daarom voor de procedure meer te structureren en stroomlijnen. Dat betekent dat we gaan werken volgens het één-ingangsprincipe, waar alle initiatieven binnenkomen en worden geregistreerd. Zoals ook voorgesteld wordt in het VNG-model. De formele vergunningaanvragen komen via het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) binnen bij ODRN, die de aanvraag ook behandelt. Het DSO heeft nog geen functionaliteit voor initiatiefnemers die hun idee eerst met de overheid willen verkennen. Het landelijk programma Aan de slag met de Omgevingswet verwacht dat deze functionaliteit in de tweede helft van 2024 klaar is. Tot die tijd is onze gemeentelijke website de ingang voor het vooroverleg. Het blijft ook mogelijk om dit schriftelijk of mondeling in te dienen. De aanvragen komen binnen bij de backoffice van het omgevingsloket.

Stap 1: Het initiatief komt (digitaal) binnen Bij ontvangst beoordelen we direct of het initiatief past in het omgevingsplan. Is dat het geval? Dan is er sprake van een eenvoudig initiatief. Een medewerker met kennis van VTH onderzoekt of er sprake is van een vergunningplicht en zo ja of voldaan kan worden aan de beoordelingsregels. Zo nodig vraagt de medewerker advies bij bijvoorbeeld een VTH-specialist van ODRN of de Veiligheidregio/brandweer. De medewerker heeft rechtstreeks contact met initiatiefnemer en legt de uitkomst schriftelijk vast. Als het initiatief niet past in het omgevingsplan spreken we van een complexe aanvraag. Dan is het initiatief alleen mogelijk met een omgevingsvergunning (Bopa) om af te wijken of door het omgevingsplan te wijzigen. Deze gevallen worden doorgestuurd naar de intaketafel.

3.3 Intaketafel De intaketafel vindt één keer in de week plaats. Daar worden de complexe initiatieven besproken, die in strijd zijn met het omgevingsplan. De intaketafel kent drie leden: voorzitter, secretaris en een strategisch planoloog. De voorzitter leidt de vergadering en zorgt dat het soepel verloopt. Hij of zij wordt ondersteund door de secretaris die verantwoordelijk is voor het proces en het contact onderhoudt met initiatiefnemers. De planoloog adviseert vanuit de inhoud. Zij doen samen een eerste toets op wenselijkheid van het initiatief op basis van de kaders uit onze Omgevingsvisie. Daarnaast bepaalt de intaketafel de vervolgroute:

1. 2. 3. 4.

als het initiatief valt binnen een (strategisch) project dan wordt het doorgestuurd naar het betreffende projectteam; als een initiatief nog niet concreet genoeg is om op de omgevingstafel te bespreken, kan een verkennend gesprek plaatsvinden; als op basis van de kaders uit de omgevingsvisie blijkt dat het initiatief onwenselijk is volgt een afwijzing; is er geen sprake van optie 1, 2 of 3? Dan wordt het initiatief doorgestuurd naar de omgevingstafel.

Voordat een initiatief naar de omgevingstafel gaat heeft de secretaris altijd contact met de aanvrager, omdat er kosten aan verbonden zijn.

8

Prioriteren Om onze ambities op het gebied van wonen te bereiken hebben we afgesproken om de plancapaciteit van de woningbouw te vergroten naar 130%. Dit betekent dat we meer plannen maken, dan er nodig is omdat er ook plannen niet door zullen gaan. Onze huidige plancapaciteit voor woningbouw bedraagt al meer dan de afgesproken 130% waardoor we prioriteiten moeten stellen. Dit moeten we ook doen omdat de ambtelijke capaciteit om plannen te maken beperkt is. Daarom is het noodzakelijk dat we bij nieuwe initiatieven vooral kijken in hoeverre ze een bijdrage leveren aan onze doelen. De intaketafel neemt dit mee in haar afweging.

3.4 Omgevingstafel Om snel en integraal advies te kunnen geven introduceren we de omgevingstafel. Die vindt wekelijks plaats op een vast moment, waardoor binnen 2 à 3 weken een integraal advies kan worden gegeven. Snel adviseren in de voorfase is nodig omdat een initiatiefnemer anders al direct de formele vergunningaanvraag indient, waarover in 8 weken moet worden besloten. Het advies van de omgevingstafel is breder dan het toetsingskader ‘goede ruimtelijke ordening’ dat we nu kennen. In lijn met de Omgevingswet krijgen ook onderwerpen als veiligheid, gezondheid, duurzaamheid en toegankelijkheid een plek aan tafel. De verschillende disciplines onderzoeken samen of er met het initiatief sprake is van een evenwichtige toedeling van functies aan locaties (ETFAL). Met andere woorden: wordt met het initiatief een evenwicht bereikt tussen het beschermen en het gebruiken van de fysieke leefomgeving. De Omgevingstafel moet op termijn kunnen leiden tot een concept vergunningaanvraag Het eerste jaar onderzoeken we met (proef)projecten wat nodig is om dat te bereiken. Tot die tijd geven we een compleet advies met aandachtspunten voor de verdere uitwerking.

Voor een Bopa-vergunning geldt straks vaker de reguliere procedure van acht weken. Om binnen de termijn de vergunningaanvraag te kunnen behandelen is de voorfase heel belangrijk. We zullen initiatiefnemers hiertoe proberen te bewegen door bekendheid te geven aan het vooroverleg en snel en integraal te adviseren. Bovendien krijgt de initiatiefnemer (een deel van) de kosten terug, als binnen 6 maanden de formele vergunningaanvraag wordt ingediend, volgens het advies van de omgevingstafel. De omgevingstafel gebruiken we ook om integraal te kunnen adviseren over ideeën of concrete wijzigingen van het omgevingsplan. In dat geval doet de omgevingstafel ook een uitspraak over het vervolg. Bijvoorbeeld het advies om een ambitiedocument op te stellen of een verzoek om wijziging van het omgevingsplan in te dienen. Deze nieuwe werkwijze met een omgevingsloket, de mogelijkheid om ideeën te verkennen en de intake- en omgevingstafel, waarbij burgers en bedrijven direct met de gemeente in contact staan, komt in de plaats van: • • • • • •

9

informatieverzoeken; stedenbouwkundig vooroverleg; uitgebreid stedenbouwkundig vooroverleg; verkennend stedenbouwkundig vooroverleg; initiatievenoverleg van Stadsontwikkeling; het product quickscan.

Werkwijze omgevingstafel De omgevingstafel vindt wekelijks plaats. Aan tafel zitten de leden van de intaketafel. Zij bereiden de tafel gezamenlijk voor en zorgen voor de afhandeling van de adviezen. De voorzitter van de intaketafel zit ook de omgevingstafel voor. Daarnaast bestaat de tafel uit vaste leden en agendaleden (zie bijlage 5). Het zijn (senior) medewerkers die in staat zijn om vanuit een breder kader te adviseren. Vanuit ODRN neemt ook steeds een medewerker deel vanuit zijn of haar VTH-specialisme, om de uitvoerbaarheid te waarborgen en te adviseren over de procedures. Elke lid van de omgevingstafel heeft een vaste vervanger. De initiatiefnemer mag aftrappen met een korte pitch Daarna wordt het initiatief zonder de initiatiefnemer besproken. Doel van de pitch is om het initiatief toe te lichten. We onderzoeken komend jaar of het een meerwaarde heeft om de initiatiefnemer ook tijdens de bespreking aan tafel te hebben. En zo ja, wat daarvoor nodig is.

We werken met standaard formulieren, zodat snel duidelijk is wat het initiatief inhoudt en welke meerwaarde het heeft en wat eventuele knelpunten zijn. Daarnaast werkt de omgevingstafel met preadviezen. Dit betekent dat vanuit de verschillende beleidsdisciplines het advies al is aangeleverd voor dat de omgevingstafel start. De voorzitter gaat daarbij alleen in op negatieve adviezen of botsende belangen, om te verkennen onder welke voorwaarden het initiatief wel door kan gaan.

Meer ruimte voor kansen Waar nu een afwijzing volgt op een initiatief als één van de beleidsdisciplines negatief adviseert, biedt deze nieuwe werkwijze meer ruimte om naar de meerwaarde van het initiatief te kijken. De verschillende beleidsdisciplines gaan namelijk samen in gesprek over de (on)mogelijkheden. Het resultaat is één compleet advies, dat verschillende kanten belicht. Steeds zal gezocht worden naar koppelkansen, om een initiatief rijker te maken. Bovendien biedt deze nieuwe de werkwijze al in een vroeg stadium de mogelijkheid om met een initiatiefnemer in gesprek te gaan over onderwerpen die we belangrijk vinden, zoals natuurinclusief bouwen.

Participatie Als een initiatiefnemer al aan participatie heeft gedaan, betrekken we dat bij ons advies. In andere gevallen geven we informatie over ons participatiebeleid. Participatie is geen voorwaarde om een initiatief te behandelen aan de omgevingstafel. Bij de definitieve aanvraag voor een omgevingsvergunning moet de aanvrager aangeven of participatie heeft plaatsgevonden en zo ja, hoe. Bij een wijziging van het omgevingsplan is een participatieplan vooraf verplicht.

Het resultaat De omgevingstafel levert een advies op met de mogelijkheden en risico’s van het initiatief. Dit advies kan drie richtingen hebben: 1. 2. 3.

Een afwijzing, als na bespreking op de omgevingstafel blijkt dat een initiatief niet wenselijk is; Een advies met afspraken over het vervolg, als een idee verkend is en de omgevingstafel positief adviseert; Een advies met aandachtspunten voor de definitieve vergunningsaanvraag. Zoals gezegd is het onze ambitie om op termijn als resultaat een volledige concept vergunningaanvraag voor de Bopa aan te bieden.

Het advies van de omgevingstafel is een voorbereiding op de vervolgstappen. Het kan dan gaan om het aanvragen van een omgevingsvergunning, het maken van een ambitiedocument of het wijzigen van het omgevingsplan. Die vervolgstappen wijzigen niet.

10

Wekelijks worden de adviezen van de omgevingstafel besproken met de verantwoordelijk wethouder(s). Na deze bespreking krijgt de initiatiefnemer het definitieve ambtelijk advies. Dit is geen besluit waarvoor bezwaar en beroep openstaat. Dat volgt wel als een vergunningaanvraag wordt ingediend en wordt afgewezen. Dat is een besluit waartegen de aanvrager bezwaar kan maken. In het kader van verwachtingenmanagement vinden we het belangrijk dat de initiatiefnemer ons advies goed begrijpt. Daarom bespreken we het advies altijd eerst met de initiatiefnemer en volgt daarna een schriftelijke bevestiging.

Een veilig klimaat Om de omgevingstafel goed te laten functioneren is het belangrijk dat er een veilig klimaat is, waar adviseurs hun reactie kunnen geven op initiatieven en daarover met elkaar in discussie kunnen gaan. Uitgangspunt is dat alles wordt besproken tijdens het overleg, en niet achteraf. De voorzitter heeft een belangrijke rol om te zorgen voor deze randvoorwaarde. Daarnaast is het belangrijk dat er vaste gezichten aan tafel zitten en de collega’s als een team samenwerken en elkaar aanvullen. In de proefperiode tot 1 april 2024 schuift bij de omgevingstafel een coach aan, die zich richt op de samenwerking en de nieuwe manier van samen adviseren.

Wel kosten, niet kostendekkend. Zoals eerder aangegeven zijn de huidige vormen van vooroverleg niet kostendekkend. In dit voorstel zijn we uitgegaan van hetzelfde principe: ‘wel kosten, niet kostendekkend’. Op deze manier verleiden we inwoners en bedrijven gebruik te maken van het vooroverleg en bieden we op een integrale, efficiënte en transparante wijze informatie aan over de haalbaarheid van initiatieven uit de stad. Bovendien zorgen de lage kosten ervoor dat initiatiefnemers zich goed laten informeren, voordat ze gaan bouwen. Hierdoor verminderen we het aantal handhavingszaken, die vaak veel tijd en geld kosten. De kosten staan straks in de Legesverordening 2024, die in december ter vaststelling aan de raad wordt aangeboden. Het voorstel is om aan te sluiten bij de tarieven die we nu vragen voor een toets aan het bestemmingsplan en een stedenbouwkundig vooroverleg. We houden het bovendien overzichtelijk door minder producten aan te bieden.

Voorstel tarieven 2024 Indienen conceptverzoek • •

Toets aan het omgevingsplan, en Is er sprake van een vergunningsplicht? Is het initiatief vergunningsvrij? Dan betaalt de aanvrager geen kosten.

Omgevingstafel • •

•

•

11

€ 100,00

€ 750,00

Bij afwijzing betaalt de initiatiefnemer de helft van de kosten; Als binnen 6 maanden een formele vergunningaanvraag wordt ingediend zoals het advies van de omgevingstafel, wordt het bedrag in mindering op de leges voor de vergunningaanvraag gebracht. Tot 1 april 2024 rekenen we geen leges voor de omgevingstafel. We rekenen geen kosten voor de intaketafel en een verkennend gesprek.

Een kwestie van beginnen Vanaf november starten we met proefprojecten. Er zijn meerdere initiatiefnemers die samen met ons deze nieuwe werkwijze willen oefenen. De proefperiode duurt tot 1 april 2024. In de proefperiode brengen we geen kosten in rekening voor het bespreken van een initiatief aan de omgevingstafel. Die periode staat in het teken van leren en ervaren. We zullen bijvoorbeeld de leden van de intake- en omgevingstafel vragen om hun uren bij te houden, om te kijken of de vooraf ingeschatte tijdsbesteding realistisch is. We evalueren de samenwerking tussen collega’s en met onze ketenpartners. Bovendien vragen we de initiatiefnemer om feedback. Als het nodig is, passen we onze werkwijze aan.

4. Vervolg Vanaf november starten we met proefprojecten. We zullen dan ook op verschillende manieren in de organisatie aandacht vragen voor deze nieuwe werkwijze. Bekendheid en draagvlak zijn belangrijke voorwaarden, om medewerkers te bewegen om anders te gaan werken. Daarnaast passen we per 1 januari 2024 onze webpagina aan, zodat initiatiefnemers daar meer informatie kunnen vinden over deze nieuwe werkwijze en ook een aanvraag kunnen indienen. Na 1 april 2024, als de proefperiode is afgerond, zullen we ook naar buiten toe campagne voeren. Ons streven is namelijk dat zoveel mogelijk initiatieven in de voorfase met ons worden besproken.

Bijlagen Bijlage 1: Werkwijze huidig vooroverleg Bijlage 2: Het huidig vooroverleg: wat gaat goed en wat kan beter? Bijlage 3: VNG-model voor intake- en omgevingstafel Bijlage 4: Nieuwe werkwijze voor het verkennen en begeleiden van initiatieven Bijlage 5: (Agenda)leden omgevingstafel

12