Leidraad accountantsdiensten versie 17052023
Tekst van het document
Aanbestedingsleidraad Europese Openbare Aanbesteding ‘Accountantsdiensten’ T37893
1
Inhoudsopgave 1.
2.
Algemeen .......................................................................................................................................................................................... 4 1.1.
Inleiding ................................................................................................................................................................................... 4
1.2.
Aanleiding en doel voor de aanbesteding .............................................................................................................................. 4
1.3.
Planning ................................................................................................................................................................................... 4
1.4.
Aanbesteding via Mercell ........................................................................................................................................................ 4
Organisatie........................................................................................................................................................................................ 5 2.1.
3.
4.
5.
6.
Gemeenteraad en auditcommissie ......................................................................................................................................... 5
Opdrachtomschrijving ...................................................................................................................................................................... 5 3.1.
Omschrijving van de opdracht ................................................................................................................................................ 5
3.2.
Programma van eisen ............................................................................................................................................................. 9
3.3.
Marktconsultatie ..................................................................................................................................................................... 9
3.4.
Samenvoeging / één perceel ................................................................................................................................................... 9
3.5.
Looptijd van de opdracht ........................................................................................................................................................ 9
3.6.
Contractvoorwaarden ............................................................................................................................................................. 9
3.7.
Goed werkgeverschap ............................................................................................................................................................. 9
3.8.
Veilig werken ........................................................................................................................................................................... 9
3.9.
Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) ........................................................................................................................ 9
3.10.
Social Return ......................................................................................................................................................................... 10
Uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen ................................................................................................................................... 10 4.1.
Uitsluitingsgronden ............................................................................................................................................................... 10
4.1.1.
Sanctiepakket Rusland ......................................................................................................................................................... 10
4.2.
Geschiktheidseisen ............................................................................................................................................................... 11
4.3.
Technische bekwaamheid (referenties) ............................................................................................................................... 12
4.4.
Aanleveren bewijsstukken .................................................................................................................................................... 13
4.5.
Bewijsstukken indienen bij Inschrijving ............................................................................................................................... 13
4.6.
Bewijsstukken indienen na voornemen tot gunning ........................................................................................................... 13
4.7.
Verificatie bewijsstukken ...................................................................................................................................................... 14
4.8.
Verificatiegesprek (optioneel) ............................................................................................................................................... 14
Beoordeling en gunning ................................................................................................................................................................. 14 5.1.
Gunningsmethodiek: puntenmethode ................................................................................................................................. 14
5.2.
Gunningscriterium kwaliteit ................................................................................................................................................. 15
5.3.
Gunningscriterium Prijs ........................................................................................................................................................ 21
Wijze van inschrijven en vereisten ................................................................................................................................................. 21 Pagina 2 van 30
7.
6.1.
Communicatie ....................................................................................................................................................................... 21
6.2.
(Samenwerkingsverbanden van) inschrijver ........................................................................................................................ 21
6.3.
Vereisten aan de inschrijving ................................................................................................................................................ 22
6.4.
Inlichtingen ............................................................................................................................................................................ 23
6.5.
Klachtafhandeling bij aanbesteding ..................................................................................................................................... 23
6.6.
Voorbehoud / niet gunnen .................................................................................................................................................... 24
Beoordelingsprocedure en rechtsbescherming ............................................................................................................................ 24 7.1.
Beoordelingsprocedure ........................................................................................................................................................ 24
7.2.
Gelijke stand .......................................................................................................................................................................... 25
7.3.
Gunningsbeslissing en rechtsbescherming .......................................................................................................................... 25
8.
Bijlagen ........................................................................................................................................................................................... 27
9.
Begrippenlijst.................................................................................................................................................................................. 29
Pagina 3 van 30
1. Algemeen 1.1.
Inleiding
Dit document is de aanbestedingsleidraad die behoort bij de Europese openbare aanbestedingsprocedure conform aanbestedingswet 2012, 30 juni 2016, Staatsblad 2016. Het doel is om op deze wijze te komen tot een overeenkomst voor Accountantsdiensten. Deze aanbestedingsleidraad bevat alle informatie om een concreet inzicht te krijgen in de opdracht en om zodoende te kunnen besluiten al dan niet een inschrijving in te dienen. De aanbestedingsleidraad beschrijft de wijze waarop een inschrijving kan worden ingediend. Daarbij wordt aangegeven op welke wijze gemeente Nijmegen de ingediende inschrijvingen zal beoordelen. Gemeente Nijmegen is opdrachtgever voor de aanbesteding.
1.2.
1.3.
Aanleiding en doel voor de aanbesteding
De aanleiding van deze aanbesteding is het aflopen van het contract met onze huidige accountant. Het doel van de aanbesteding is het sluiten van een overeenkomst met één opdrachtnemer die zorgt voor het uitvoeren van de accountantscontrole en het geven van een oordeel op grond van dit onderzoek als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet. De intentie is om de overeenkomst per 1 juni 2024 in te laten gaan.
Planning
Hieronder volgt een weergave van de planning van de aanbesteding. De planning is ook opgenomen in Mercell. In het geval onderstaande planning strijdig is met Mercell, prevaleert de planning in Mercell. Houd Mercell daarom goed in de gaten, ook voor eventuele wijzigingen in de planning. Gemeente Nijmegen behoudt zich het recht voor wijzigingen in de planning aan te brengen dan wel van de planning af te wijken. Activiteit
Datum / periode
Publicatie aankondiging opdracht Uiterlijk termijn stellen van vragen* Publicatie antwoorden bij nota van inlichtingen
8 juni 2023 16 augustus 2023, 12:00 uur 30 augustus 2023
Uiterste datum van inschrijving
11 september 2023 , 12:00 uur
Presentaties subgunningscriterium 1D Voornemen tot gunning
11 oktober 2023 31 oktober 2023
Verificatiefase Einde bezwaartermijn Definitieve gunning
31 oktober 2023 t/m 20 november 2023 20 november 2023 December 2023
Ingangsdatum van de overeenkomst
1 juni 2024
* Wij streven ernaar om de vragen die voor 22 juni 2023 12:00 uur worden gesteld uiterlijk 6 juli 2023 te beantwoorden.
1.4.
Aanbesteding via Mercell
De aanbesteding wordt uitsluitend digitaal uitgevoerd via het elektronisch systeem voor aanbestedingen: Mercell (https://platform.negometrix.com). Dit betekent dat inschrijvingen alleen via Mercell kunnen worden ingediend. Voor deelneming aan de aanbestedingsprocedure dient een ondernemer als gebruiker te zijn geregistreerd bij Mercell. Pagina 4 van 30
Van een ondernemer wordt verwacht dat deze alle benodigde kennis heeft om op een correcte wijze een aanbestedingsprocedure te kunnen doorlopen in Mercell. Voor vragen met betrekking tot het Mercell platform kunt u contact opnemen met de servicedesk van Mercell, te bereiken via tel: +31(0)85 20 84 666.
2. Organisatie Gemeente Nijmegen behoort met circa 180.000 inwoners tot de 10 grootste gemeenten in Nederland. Wilt u meer weten over de gemeente Nijmegen? Kijk dan op de website van de gemeente Nijmegen: www.nijmegen.nl.
2.1.
Gemeenteraad en auditcommissie
Deze aanbesteding wordt uitgezet ten behoeve van de gemeenteraad, waarbij de aanbesteding wordt voorbereid door de auditcommissie van de gemeenteraad. Op grond van artikel 213 van de Gemeentewet wijst de gemeenteraad de accountant aan. De raad staat aan het hoofd van de gemeente. De raad wordt rechtstreeks door de inwoners van Nijmegen gekozen en bestaat uit 39 leden. De leden van de raad zijn momenteel verdeeld over tien politieke partijen. De raad heeft drie belangrijke taken, hij: stelt de kader en richting vast voor het beleid van de gemeente; controleert of het college van B&W zijn taken goed uitvoert; treedt op als vertegenwoordiger van de inwoners van Nijmegen. De gemeenteraad heeft in de Verordening Auditcommissie 2017 de auditcommissie van de gemeenteraad de bevoegdheid gegeven de handelingen te verrichten die nodig zijn voor de werving en selectie van de accountant.
3. Opdrachtomschrijving Gemeente Nijmegen overschrijdt bij de inkoop van accountantsdiensten de Europees vastgestelde aanbestedingsgrens. Gemeente Nijmegen heeft gekozen voor het toepassen van een Europese openbare aanbestedingsprocedure conform aanbestedingswet 2012, 30 juni 2016, staatsblad 2016. Tevens wordt het Nijmeegse inkoopbeleid 2019 gehanteerd, zie bijlage 1.
3.1.
Omschrijving van de opdracht De werkzaamheden van een accountant in de accountantscontrole bestaan in grote lijnen onder andere uit het navolgende:
het als onafhankelijk deskundige uitvoeren van de controle van de stadsrekening en het geven van een oordeel op grond van dit onderzoek als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet; het afgeven van een nader te bepalen aantal afzonderlijke accountantsverklaringen, welke Opdrachtnemer aan de rijksoverheid (ministeries) en overige geldgevers ter beschikking dient te stellen; het gevraagd en ongevraagd verstrekken van adviezen, voortvloeiend uit onder andere de natuurlijke adviesfunctie. In het programma van eisen (hoofdstuk 3.2) worden de werkzaamheden verder gespecificeerd.
Pagina 5 van 30
Doelstelling van de opdracht De opdrachtgever wenst een accountant die qua profiel en functievervulling goed bij de gemeente Nijmegen past. Met het in de markt zetten van deze opdracht beoogt gemeente Nijmegen, naast doelstellingen van algemene aard behorende tot de opdracht zoals hierboven beschreven, de volgende doelstellingen te behalen:
Het aangaan van een duurzame en langdurige samenwerking met de contractpartner. Het contracteren van een contractpartner, die voortdurend met Nijmegen meedenkt om verbeterslagen te maken, vooral als het gaat om de kritische bedrijfsvoeringprocessen. Het contracteren van een contractpartner, die samen met Nijmegen wil doorontwikkelen in controlemethodieken, waaronder IT-audits. Het contracteren van een contractpartner die een waardevolle bijdrage levert aan het verder ontwikkelen van de onderzoek/controlefunctie van de raad. Het realiseren van een realistische prijs/kwaliteitverhouding.
De opdracht omvat het volgende: Algemeen De gemeente verwacht van de opdrachtnemer een goede uitvoering van de wettelijk voorgeschreven werkzaamheden. Hieronder worden tevens begrepen de werkzaamheden ten aanzien van Single Information Single audit (SISA). Zie bijlage 5 voor een overzicht van de huidige SISA regelingen. Daarnaast is de verwachting dat er een goede invulling wordt gegeven aan de natuurlijke adviesfunctie. De opdrachtnemer dient signalen te geven omtrent risico’s die de gemeente mogelijk loopt, enerzijds gerelateerd aan de opgemaakte stadsrekening en anderzijds uit hoofde van nieuwe externe ontwikkelingen, die van invloed kunnen zijn op de gemeentelijke exploitatie. Voorts wordt een zodanige betrokkenheid van de opdrachtnemer bij gemeenten in het algemeen en aanbestedende dienst in het bijzonder verwacht, dat de bestuurlijke ondersteuning en advisering van raad en college, een toegevoegde waarde voor de gemeente heeft. De gemeente Nijmegen heeft een actief grondbeleid met grote gebiedsontwikkelingen (Waalsprong, Waalfront, Winkelsteeg, Stationsgebied). Bij de jaarrekeningcontrole zal de waardering van de grondexploitaties een belangrijk aandachtspunt zijn. De voortgangsrapportage grote projecten (VGP) is hierbij een belangrijke informatiebron.
Het VGP is te vinden op: https://pcportal.nijmegen.nl/ Tenslotte zal de controle gebaseerd moeten zijn op wettelijke regelingen, controleprotocollen van diverse ministeries en gemeentelijke verordeningen. Stadsrekening De primaire functie van de opdrachtnemer is het als onafhankelijk deskundige uitvoeren van de accountantscontrole en het geven van een oordeel op grond van dit onderzoek als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet. Ingevolge artikel 213, lid 1 Gemeentewet heeft de raad de Controleverordening gemeente Nijmegen vastgesteld. In overeenstemming met de wettelijke kaders, behelst de controle van de stadsrekening:
het getrouwe beeld van de in de stadsrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; of de rechtmatigheidsverantwoording van het college, over het tot stand komen van de baten en lasten, waarheidsgetrouw is; het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde stadsrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (i.c. het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV)); de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken.
Pagina 6 van 30
Bij de controle worden, vooralsnog als minimum, de toleranties gehanteerd zoals vastgelegd in artikel 2, lid 1 en artikel 5, lid 1 van het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten:
ten aanzien van fouten in de stadsrekening 1% van de totale lasten (in de jaarrekening); ten aanzien van onzekerheden in de stadsrekening 3% van de totale lasten (in de jaarrekening) Voor de rapportagetoleranties kan vooralsnog worden uitgegaan van dezelfde tolerantie als de goedkeuringstolerantie.
De raad behoudt zich het recht om elk jaar deze toleranties (goedkeuring en rapportages) aan te scherpen. De opdrachtnemer stelt elk jaar een auditplan op en voert hierover vooraf en zo nodig tussentijds overleg. In dat kader overlegt de opdrachtnemer met de auditcommissie over eventuele posten van de gemeentelijke stadsrekening, gemeentelijke functies en/ of organisatieonderdelen, waaraan de opdrachtnemer specifiek aandacht moet besteden met daarbij te hanteren rapporteringtoleranties. Verder worden, voorafgaand aan de controlewerkzaamheden, afspraken gemaakt omtrent de door de gemeente aan de opdrachtnemer beschikbaar te stellen informatie. Van veel processen van materieel belang is de interne controle (in de lijn) bij de gemeente Nijmegen op orde. Dit blijkt uit de diverse boardletters van de accountant naar aanleiding van de interim controles van de afgelopen jaren (zie bijlagen 2 en 3, boardletters 2021 en 2022). Gemeente Nijmegen voert geen zelfstandige verbijzonderde interne controles uit, met uitzondering van de processen “grondexploitaties” en “sociaal domein (WMO/Jeugd)” vanwege de financiële materialiteit en de potentiele (financiële) risico’s. Verwacht wordt dat de controleaanpak van de opdrachtnemer leidt tot een continu leereffect, zodanig dat wij in control blijven c.q. verder in control geraken.
Ook de mate waarin de opdrachtnemer binnen zijn eigen organisatie kan of moet terugvallen op voor de gemeente relevante deskundigheid, zoals bijvoorbeeld inzake Electronic Data Processing Audits (IT) en grondexploitatie in het kader van de oordeelsvorming met betrekking tot het verstrekken van de accountantsverklaring bij de stadsrekening zijn hierbij van belang. Alle hierbij behorende kosten zitten in de opdracht, inclusief de daaruit voortvloeiende rapportages. Dit laatste geldt overigens ook voor de kosten van eventuele controles/reviews vanuit bijvoorbeeld de Belastingdienst en de Accountantsdienst Rijk. Interimcontrole Jaarlijks wordt één interim controle gehouden. Deze dient plaats te vinden in september/oktober van het betreffende controlejaar. De uitkomsten naar aanleiding van deze interim controle worden gerapporteerd in een boardletter uit te brengen aan het college van Burgemeester en Wethouders. De concept boardletter wordt uiterlijk eind oktober bij de opdrachtgever aangeleverd. De (concept)boardletter wordt besproken met de stadscontroller, concernmanager financiën, de gemeentesecretaris, de portefeuillehouder financiën en gepresenteerd aan het gemeentelijk management team (GMT).
De definitieve versie dient uiterlijk eind november gereed te zijn, zodat uiterlijk halverwege december de behandeling ervan kan plaatsvinden in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders. De definitieve boardletter wordt na behandeling ervan door college van burgemeester en wethouders door de opdrachtnemer toegelicht in de auditcommissievergadering van december. Jaarrekeningcontrole De gemeente stelt een planning op voor de totstandkoming en bestuurlijke behandeling van de Stadsrekening. Met inachtneming van de door de gemeente te bepalen einddatum zal in overleg met de opdrachtnemer uiterlijk 1 oktober de planning voor de controle en de termijn voor het uitbrengen van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden vastgesteld. De termijn voor oplevering van het verslag van bevindingen bij de stadsrekening is uiterlijk in de maand april. De opdrachtnemer brengt zijn definitieve verslag van bevindingen uit aan de raad na bespreking van een concept met de Pagina 7 van 30
stadscontroller, concernmanager financiën, gemeentesecretaris, de portefeuillehouder financiën en de auditcommissie. Het verslag van bevindingen 2022 is toegevoegd als bijlage 5. Het verslag van bevindingen 2021 is toegevoegd als bijlage 4. Indien de opdrachtnemer, tijdens de controle, afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college. De natuurlijke adviesfunctie Opdrachtgever verwacht van de accountant dat hij als kritische ‘sparringpartner’ fungeert. Daarnaast dient de accountant de volgende punten te beheersen: een proactieve en coöperatieve houding, oog voor de organisatie van opdrachtgever en het leveren van ideeën voor verbetering van de dienstlening. De uitvoering van de natuurlijke adviesfunctie dient op eigen initiatief, maar in voorkomende gevallen ook op verzoek plaats te vinden. Deze functie omvat adviezen, ondersteunend aan de certificerende functie. De adviezen liggen in het verlengde van diverse controles die worden uitgevoerd en vastgelegd in accountantsverklaringen, rapporten van bevindingen en managementletters. Alle kosten behorend bij de natuurlijke adviesfunctie zitten in de opdracht, inclusief de daaruit voortvloeiende rapportages.
Lerende Organisatie/Soft Controls Soft controls (bedrijfscultuur, houding en gedrag) bepalen, naast de hard controls (methoden en technieken), in belangrijke mate het succes van een organisatie. Wij zien soft controls daarom ook als basis van interne beheersing. Relevante onderwerpen zijn hierbij onder andere integriteit en ethiek, onafhankelijkheid, kwaliteitsdenken, integrale sturing en verantwoordelijkheden. Dit zijn basiswaarden van de gemeentelijke organisatie die in grote mate relevant zijn om de kwaliteit, in de brede zin van het woord, te garanderen. Opdrachtgever verwacht van de accountant dat de constateringen van de accountant ook leiden tot verbeteringen binnen de interne gemeentelijke organisatie. Ons doel is dat de soft controls van gemeente leiden tot verbeteringen van processen, wat er weer toe leidt dat het gemeentelijk beleid effectiever kan worden uitgevoerd. Optioneel: afgeven van wettelijk vereiste verklaringen (deelverklaringen) Naast de in de bijlage genoemde SISA-verklaringen, die onder het basiscontract vallen, dient de gemeente jaarlijks een aantal bijzondere accountantsverklaringen in te zenden ten behoeve van het rijk (ministeries) en overige geldgevers. De planning van het afgeven van de deelverklaringen wordt beperkt door de eisen van de ministeries en eventuele andere geldgevers.
De controlewerkzaamheden zijn deels planmatig op jaarbasis te bepalen. Voor het overige deel zijn deze van meer incidentele aard en afhankelijk van het verloop van activiteiten gedurende het jaar. Van de opdrachtnemer wordt verwacht dat hij deze verklaringen opstelt binnen de daarvoor van toepassing zijnde termijnen en in overeenstemming met de hiervoor geldende eisen. In overeenstemming met artikel 6 van de controleverordening behoudt de gemeente zich het recht voor om, indien dit in het belang van de gemeente is, de opdracht voor een bijzondere accountantsverklaring te kunnen verlenen aan een andere accountant. Voor de bijzondere accountantsverklaringen zijn de door de opdrachtnemer geoffreerde uurtarieven en (inkoop)voorwaarden van deze aanbesteding van toepassing. Voorafgaand aan het verstrekken van een opdracht in dit kader, dient door de opdrachtnemer een offerte te worden ingediend waarin per betrokken functie de uren en tarieven worden opgenomen. Na goedkeuring door de verantwoordelijke budgethouder wordt de opdracht verstrekt. Buiten de reikwijdte van deze aanbesteding vallen: Specifieke adviesopdrachten die niet onder de natuurlijke adviesfunctie vallen Voor wat betreft de handelingswijze in het kader van meer- of minderwerk wordt verwezen naar het programma van eisen punt 34 (bijlage 6) en de bijgesloten inkoopvoorwaarden (bijlage 7). Pagina 8 van 30
3.2.
Programma van eisen In het programma van eisen, zie bijlage 6 staan de eisen die gesteld worden aan de uitvoering van de opdracht. Voldoet u niet aan alle eisen, dan is uw inschrijving ongeldig en neemt u verder geen deel aan deze aanbesteding. De aangeboden dienstverlening van de winnende inschrijver blijft voldoen aan de gestelde minimale eisen gedurende de looptijd van de overeenkomst.
3.3.
Marktconsultatie Wij hebben in oktober 2022 een marktconsultatie gehouden waarbij de verkregen informatie van de marktpartijen is verwerkt in een verslag. Het verslag van de marktconsultatie is als bijlage 8 toegevoegd.
3.4.
Samenvoeging / één perceel Er is sprake van een logische, onlosmakelijke samenhang van de gevraagde dienstverlening. Voor de opdracht zijn voldoende potentiële partijen beschikbaar om deze zelfstandig uit te kunnen voeren. Het opdelen in percelen is geen logische keuze; opdeling van de opdracht in percelen wordt daarom niet passend geacht.
3.5.
Looptijd van de opdracht De maximale looptijd van de te sluiten overeenkomst bedraagt acht jaar. De initiële looptijd bedraagt drie jaar en kent tweemaal een verlengingsoptie van één keer drie jaar en één keer twee, eenzijdig in te roepen door gemeente Nijmegen. De intentie is om de overeenkomst op 1 juni 2024 in te laten gaan.
3.6.
Contractvoorwaarden Gemeente Nijmegen heeft een concept overeenkomst als bijlage 9 bijgevoegd. Op de overeenkomst worden de algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten gemeente Nijmegen (augustus 2019) van toepassing verklaard. Deze voorwaarden zijn als bijlage 7 bij de aanbestedingsleidraad gevoegd. Leveringsvoorwaarden, betalingsvoorwaarden of andere algemene voorwaarden van uw kant zijn uitdrukkelijk geen onderdeel van de overeenkomst die wij met u sluiten.
3.7.
Goed werkgeverschap Gemeente Nijmegen hecht veel waarde aan goed werkgeverschap en daarmee aan een passende beloning voor zowel bestuurders als werknemers van bedrijven waarmee zij zaken doet.
3.8.
Veilig werken Bij de uitvoering van de opdracht wordt Arbowet en -regelgeving nageleefd. Opdrachtnemer dient op verzoek een actuele Risico Inventarisatie- en Evaluatie (RI&E) te verstrekken. De wijze waarop toezicht wordt gehouden op de handhaving van veiligheid, gezondheid en welzijn zoals bedoeld in de Arboregelgeving, maakt deel uit van de RI&E.
3.9.
Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) betekent dat in alle fasen van het inkoopproces de effecten op people (mensen), planet (planeet/milieu) en profit/prosperity (winst/welvaart) worden meegenomen, zodat levering van duurzame producten, diensten en werken wordt gerealiseerd.
Pagina 9 van 30
Gemeente Nijmegen vindt MVI belangrijk, omdat zij daarmee duurzaamheid, circulariteit, innovatie, werkgelegenheid, eerlijke werkomstandigheden en bedrijvigheid kan stimuleren. Vandaar dat gemeente Nijmegen dit heeft verwerkt in de offerteaanvraag.
3.10. Social Return Wij stellen als eis dat u minimaal 5% van de opdrachtwaarde inzet ten behoeve van Social Return. Bij voorkeur ingezet door middel van arbeidsparticipatie. Mocht dit niet of nauwelijks mogelijk zijn dan is inzet i.h.k.v. sociale inkoop of maatschappelijke activiteiten mogelijk. Indien gebruik gemaakt wordt van de verlengingsopties wordt de SROI verplichting naar rato opgehoogd. In bijlage 10 vindt u de wijze waarop de Social Return verplichting ingevuld kan worden.
4. Uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen In dit hoofdstuk is opgenomen welke eisen aan inschrijvers worden gesteld om te bepalen of een inschrijver geschikt is om de opdracht uit te voeren. Hierbij worden uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen gehanteerd.
4.1.
Uitsluitingsgronden Uitsluitingsgronden hebben tot doel te waarborgen dat alleen met integere en financieel gezonde bedrijven zaken gedaan wordt. De Aanbestedingswet 2012 kent twee typen uitsluitingsgronden: verplichte en facultatieve. De nader uitgewerkte definitie van het begrip ernstige beroepsfout is in de begrippenlijst opgenomen. In het als bijlage 11 gevoegde Uniform Europees Aanbestedingsdocument (hierna: UEA) is aangegeven welke uitsluitingsgronden van toepassing zijn op deze aanbestedingsprocedure. Om in aanmerking te komen voor gunning van de overeenkomst zijn geen uitsluitingsgronden op u van toepassing. Is dit wel het geval, dan kan dit leiden tot uitsluiting van verdere deelname. Dat geen uitsluitingsgronden van toepassing zijn, verklaart u in eerste instantie door het invullen, rechtsgeldig ondertekenen en indienen van het UEA. Aan de voorlopig winnende inschrijver wordt gevraagd de bewijsstukken te overleggen.
4.1.1. Sanctiepakket Rusland Gemeente Nijmegen handelt conform de door de Europese Raad vastgestelde sanctiepakketten Rusland. Uw inschrijving mag niet in strijd zijn met hetgeen beschreven in de sanctiepakketten. Informatie over de sanctiepakketten en aanbestedingen vindt u op https://www.pianoo.nl/nl Gemeente Nijmegen heeft op elk moment de mogelijkheid om uw inschrijving te onderzoeken en kan inschrijvers verzoeken om op onderdelen een verduidelijking te geven. Als blijkt dat uw inschrijving in strijd is met het sanctiepakket, wordt uw inschrijving ongeldig verklaard.
Pagina 10 van 30
4.2.
Geschiktheidseisen Om in aanmerking te komen voor deze opdracht dient te worden voldaan aan de volgende geschiktheidseisen. Eisen ten aanzien van beroeps- en technische bekwaamheid , financiële en economische draagkracht 1.
U bent ingeschreven in het handels- en beroepsregister Kamer van Koophandel (KvK). Uw inschrijving dient rechtsgeldig en door een bevoegd persoon namens inschrijver te worden ondertekend. Een Inschrijving die niet rechtsgeldig en bevoegd is ondertekend kan leiden tot uitsluiting. De bevoegdheid van de ondertekenaar dient te blijken uit een actueel (max. 6 maanden oud op het moment van inschrijving), uittreksel van de Kamer van Koophandel of gelijkwaardig, waaruit blijkt dat inschrijver volgens de eisen die gelden in het land waar zijn onderneming is gevestigd - is ingeschreven in het nationale beroeps- of handelsregister. Ook volstaat een verklaring of attest onder ede. Als door een (beperkt) gevolmachtigde wordt ondertekend, dient deze bevoegd te zijn. U dient de volmacht direct bij inschrijving toe te voegen. LET OP: Als u in combinatie inschrijft dienen alle partijen een uittreksel Kamer van Koophandel aan te leveren. Indien u als hoofd-onderaannemer inschrijft en de hoofdaannemer een beroep doet op de draagkracht van andere entiteiten (onderaannemers) voor het voldoen aan de geschiktheidseisen, dient de betreffende onderaannemer ook een uittreksel Kamer van Koophandel aan te leveren.
2.
U beschikt over een kwaliteitsmanagementsysteem informatiebeveiliging U dient, na het voornemen tot gunning, te bewijzen of een beschrijving te geven van de maatregelen die getroffen worden om de kwaliteit van informatiebeveiliging te waarborgen. Hiertoe dient u een afschrift van een geldig NEN-ISO 27001:2005 (of recenter) of ISAE 3402 type2 certificaat of gelijkwaardig document te overleggen.
3.
U bent passend verzekerd tegen bedrijfsaansprakelijkheid. U bent passend verzekerd tegen bedrijfsaansprakelijkheid met een minimale dekking van €3.000.000 per gebeurtenis en € 5.000.000 per jaar. Samenhangende gebeurtenissen worden daarbij aangemerkt als één gebeurtenis. De beperking van de aansprakelijkheid als hiervoor bedoeld komt te vervallen: indien sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van de andere partij of diens personeel;
4.
U bent passend verzekerd tegen beroepsaansprakelijkheid. U bent passend verzekerd tegen beroepsaansprakelijkheid met een minimale dekking van € 3.000.000 per gebeurtenis en € 5.000.000 per jaar. Samenhangende gebeurtenissen worden daarbij aangemerkt als één gebeurtenis. Pagina 11 van 30
De beperking van de aansprakelijkheid als hiervoor bedoeld komt te vervallen: indien sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van de andere Partij of diens personeel; 5.
U beschikt over de genoemde kerncompetenties onder hoofdstuk 4.3.
6.
U beschikt over een WTA-vergunning. U dient na het voornemen tot gunning aan te kunnen tonen dat u beschikt over een vergunning voor het verrichten van wettelijke controles (een zogenaamde WTA-vergunning). Daartoe dient uw organisatie ingeschreven te staan in het bijbehorende openbare registers van de AFM: het register Accountantsorganisaties of het register Auditorganisaties derde land.
7.
De tekenend accountant staat ingeschreven in het Accountantsregister. De tekenend accountant dient ingeschreven te staan in het Accountantsregister. Dit vereist ook dat de accountant voldoet aan de voor hem geldende ethische voorschriften, de verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). U dient na voornemen tot gunning aan te tonen te zijn ingeschreven bij de beroepsverenging van accountants en aan hun voorwaarden te voldoen.
Ten aanzien van de uitsluitingsgronden en de geschiktheidseisen verklaart u door het invullen en indienen van het UEA hieraan te voldoen. Gedurende de looptijd van de Overeenkomst voldoet opdrachtnemer aan de geschiktheidseisen en uitsluitingsgronden. De opdrachtgever is gerechtigd om, indien hij daar aanleiding toe zien, gedurende de looptijd van de overeenkomst bewijsstukken hieromtrent op te vragen. Bij het niet kunnen voldoen aan deze eisen is de opdrachtgever gerechtigd de opdracht te beëindigen zonder dat opdrachtnemer recht op schadevergoeding heeft.
4.3.
Technische bekwaamheid (referenties) De geschiktheidseisen ten aanzien van de technische bekwaamheid worden o.a. getoetst aan de hand van de volgende kerncompetenties, te bewijzen met referentieprojecten. Kerncompetentie 1. Te bewijzen met één referentieproject dat ten minste over de volgende kenmerken beschikt: Ervaring van de partner en manager/controleleider met het verrichtten van een jaarrekeningcontrole van ten minste één jaarrekening bij een 100.000+ gemeente. De vereiste persoonlijke capaciteit, kennis en ervaring van partner en manager/controleleider moet blijken uit één referentieopdracht, die in de afgelopen 3 jaar is uitgevoerd (gerekend vanaf de datum van indienen van de inschrijving). De jaarrekeningcontrole moet afgerond zijn voor datum inschrijving. Kerncompetentie 2. Te bewijzen met één referentieproject dat ten minste over de volgende kenmerken beschikt: Ervaring met het uitvoeren van een controle op complexe, langlopende grondexploitaties. Onder complexe, langlopende grondexploitaties verstaan wij*: Pagina 12 van 30
grondexploitaties met looptijden van meer dan 7 jaar; en grondposities op de balans van meer dan 50 miljoen; en verliesvoorzieningen van meer dan 5 miljoen; en een substantieel aandeel in het risicoprofiel van de gemeente.
* Het referentieproject moet aan alle vier de voorwaarden (bullits) voldoen. Deze kerncompetentie moet opgedaan zijn bij een gemeente die een actief grondbeleid voert. De controle is afgerond vóór datum inschrijving en is maximaal 3 jaar voorafgaande aan datum inschrijving uitgevoerd (gerekend vanaf de datum van indienen van de inschrijving). Bij inschrijving dient een ingevulde referentieverklaring (bijlage 12) te worden ingediend. Per kerncompetentie dient één enkel referentieproject te worden ingediend. Het is toegestaan dat één referentieproject meerdere kerncompetenties aantoont. Iedere kerncompetentie dient door de inschrijver/combinant/onderaannemer zelf te zijn uitgevoerd. Het volstaat niet als de werkzaamheden enkel onder de verantwoordelijkheid van inschrijver door een derde is uitgevoerd. Gemeente Nijmegen behoudt zich het recht voor om zonder tussenkomst en/of toestemming van inschrijver de juistheid van de referentie nader te verifiëren. Alle referenties dienen naar tevredenheid van opdrachtgever te zijn uitgevoerd.
4.4.
Aanleveren bewijsstukken Met behulp van onderstaande bewijsstukken kan worden aangetoond dat op u geen uitsluitingsgronden van toepassing zijn en u aan de geschiktheidseisen voldoet. Indien u niet aan de geschiktheidseisen voldoet kunt u worden uitgesloten van verdere deelname aan de aanbesteding.
4.5.
Bewijsstukken indienen bij Inschrijving Onderstaande bewijstukken dient u in te dienen bij inschrijving:
4.6.
Uittreksel van de Kamer van Koophandel (max. 6 maanden oud op het moment van inschrijving), of gelijkwaardig, waaruit blijkt dat inschrijver is ingeschreven in het nationale beroeps- of handelsregister. De bevoegdheid van de ondertekenaar dient hieruit te blijken; Het ingevulde rechtsgeldige ondertekende UEA (bijlage 11); Het ingevulde referentieformulier (bijlage 12).
Bewijsstukken indienen na voornemen tot gunning Onderstaande bewijstukken worden alleen opgevraagd bij de voorlopig winnende inschrijver en hoeven dus niet bij inschrijving te worden meegezonden.
Gedragsverklaring Aanbesteden, zoals bedoeld in artikel 4.1 van de Aanbestedingswet 2012, die niet ouder is dan twee jaar gerekend vanaf de sluitingsdatum van de inschrijving; Verklaring Belastingdienst (verklaring betalingsgedrag nakoming fiscale verplichtingen) die niet ouder is dan zes maanden gerekend vanaf de sluitingsdatum van de inschrijving; Bewijs gecertificeerd kwaliteitsmanagementsysteem informatiebeveiliging conform NEN ISO 27001, of ISAE 3402 type2, of gelijkwaardig; Bewijs van verzekering voor bedrijfsaansprakelijkheid; Bewijs van verzekering voor beroepsaansprakelijkheid; Pagina 13 van 30
Bewijs inschrijving tekenend accountant in accountantsregister; Bewijs WTA vergunning; Aanmeldformulier social return (bijlage 13); Indien van toepassing: andere bewijsstukken bij facultatieve uitsluitingsgronden die van toepassing zijn verklaard.
Let op: het aanvragen van een gedragsverklaring en een verklaring van de Belastingdienst neemt enige tijd in beslag. Wij adviseren u dan ook deze aanvraag, indien nodig, te doen gedurende de aanbestedingsperiode. Op die manier kunt u wanneer de aanbestedende dienst deze documenten opvraagt, de documenten binnen de termijn aanleveren. Let op: indien u inschrijft als een samenwerkingsverband van ondernemers (combinatie), dan moet elk lid van de combinatie deze bewijsstukken aanleveren. Wanneer een beroep op een derde wordt gedaan om aan geschiktheidseisen te voldoen moet ook de betreffende derde deze bewijsstukken aanleveren.
4.7.
Verificatie bewijsstukken Na het bekend maken van de gunningsbeslissing, worden de gegevens in het UEA, van de voorlopig winnende inschrijver aan de hand van bewijsstukken gecontroleerd. De gunningsbeslissing kan worden gewijzigd of ingetrokken als de gegevens niet kloppen of de bewijsstukken te laat worden ingeleverd. Dit houdt in principe in dat gemeente Nijmegen voornemens is de opdracht te gunnen aan de inschrijver waarvan de inschrijving op de tweede plaats in de ranking is geëindigd. Alle inschrijvers zullen daarvan gelijktijdig op de hoogte worden gesteld.
4.8.
Verificatiegesprek (optioneel) Bij voornemen tot gunning kan er een verificatiegesprek plaatsvinden. Deze is tussen gemeente Nijmegen en de voorlopig winnende inschrijver en is bedoeld om te toetsen of de inschrijver de eisen en invulling van wensen kan waarmaken bij de feitelijke uitvoering van de opdracht. Onderwerpen die tijdens het verificatiegesprek o.a. aan de orde komen zijn:
korte presentatie van het bedrijf; onderlinge samenwerking en rolverdeling; invulling van de opdracht zoals die is aangeboden in de inschrijving.
Indien blijkt dat niet aan één of meer eisen wordt voldaan of de invulling van wensen niet aansluit bij de aangeboden offerte, kan dit leiden tot het alsnog afwijzen van de inschrijving. In dat geval wordt de beoogde winnende inschrijving alsnog terzijde gelegd. Dit houdt in principe in dat de Aanbestedende dienst voornemens is de Opdracht te gunnen aan de Inschrijver waarvan de Inschrijving op de tweede plaats in de ranking is geëindigd. Alle Inschrijvers zullen daarvan gelijktijdig op de hoogte worden gesteld.
5. Beoordeling en gunning Deze opdracht wordt gegund aan de inschrijver die voldoet aan alle gestelde eisen en de inschrijving heeft ingediend met de beste prijs–kwaliteitverhouding. Dit houdt in dat zowel de kwaliteit als de prijs beoordeeld worden. Dit wordt verder uitgewerkt in de volgende paragrafen over de gunningsmethodiek.
5.1.
Gunningsmethodiek: puntenmethode In de tabel hieronder wordt per subgunningscriterium aangegeven wat het maximaal aantal te behalen punten is. De scores worden per subgunningscriterium gegeven op basis van de tabellen en hetgeen beschreven in paragraaf 5.2. In Pagina 14 van 30
paragraaf 5.3 wordt uitgewerkt op welke wijze de score op prijs wordt berekend. In paragraaf 7.1. wordt aangegeven op welke wijze de eindscore wordt berekend.
Maximaal aantal punten
5.2.
1) Kwaliteit
75
A) Natuurlijke adviesfunctie
25
B) Casus grondexploitaties
20
C) Lerende Organisatie
20
D) Presentatie grondexploitaties
10
2) Prijs
25
Totaal Punten
100
Gunningscriterium kwaliteit Elk subgunningscriterium zal door meerdere beoordelaars worden beoordeeld teneinde de objectiviteit te waarborgen. De beoordelaars beoordelen in eerste instantie individueel en kunnen een score toekennen zoals opgenomen in de tabel hierboven. Na de individuele beoordelingsronde wordt een gezamenlijke beoordelingssessie gehouden waarbij op basis van consensus de definitieve beoordeling en bijbehorende motivatie worden vastgesteld. Dit houdt in dat er vanuit het gezamenlijke beoordelingsteam één score per subgunningscriterium wordt toegekend. Per subgunningscriterium zijn aandachtspunten benoemd die ten minste dienen te worden meegenomen. Deze zijn niet aan te merken als nadere (sub)gunningscriteria. Ieder subgunningscriterium wordt integraal beoordeeld, zonder een onderlinge weging van genoemde aandachtspunten. De invulling van de gunningcriteria wordt onderdeel van de overeenkomst. Het niet waarmaken of niet voldoen aan de inschrijving tijdens de uitvoering van de opdracht geldt daarom als een toerekenbare tekortkoming aan de zijde van de opdrachtnemer. Alles wat in de offerte van inschrijver wordt beschreven dient meetbaar en toetsbaar te zijn. Het is bindend bij de uitvoering van deze overeenkomst en dient minimaal te voldoen aan de eisen genoemd in de aanbestedingsdocumenten.
Pagina 15 van 30
1A) Natuurlijke adviesfunctie - maximaal 25 punten Context: Met dit subgunningcriterium wordt de kwaliteit van het adviespotentieel voor de natuurlijke adviesfunctie richting de gemeenteraad beoordeeld. Opdrachtgever verwacht van de accountant dat hij als kritische ‘sparringpartner’ fungeert. Daarnaast dient de accountant de volgende punten te beheersen: een proactieve en coöperatieve houding, oog voor het bestuur en de organisatie van opdrachtgever en het leveren van ideeën voor verbetering van de dienstverlening. De uitvoering van de natuurlijke adviesfunctie dient op eigen initiatief, maar in voorkomende gevallen ook op verzoek plaats te vinden. Deze functie omvat adviezen, ondersteunend aan de certificerende functie. De adviezen liggen in het verlengde van diverse controles die worden uitgevoerd en vastgelegde accountantsverklaringen, rapporten van bevindingen en boardletters. Beoordeeld wordt: Omschrijf in een plan van aanpak hoe uw organisatie invulling geeft aan de natuurlijke adviesfunctie en daarmee bijdraagt aan de navolgende punten:
de ontwikkeling van de deskundigheid van de leden van de gemeenteraad met betrekking tot sturings- en beheersingsvraagstukken; faciliteren van de inhoudelijke kwaliteit van het debat in raadscommissies en plenaire raadsvergaderingen; het – primair ten behoeve van de gemeenteraad - signaleren en prioriteren van kansen voor het verhogen van effectiviteit van gemeentelijk beleid; de wijze waarop u uw ervaringen bij andere gemeentes inzet ten behoeve van de natuurlijke adviesfunctie; de wijze waarop u de raad ondersteunt in de uitvoering van de controlerende rol, en de wijze en de momenten waarop u de raad ondersteunt in de uitvoering; de bezinning op de natuurlijke adviesfunctie als zodanig.
Beoordelingscriteria: Van de inschrijvers wordt gevraagd concrete maatregelen en activiteiten te beschrijven die onderdeel zijn van de natuurlijke adviesfunctie die wordt aangeboden. De aldus aangeboden inhoud van de natuurlijke adviesfunctie wordt beoordeeld op de mate waarin deze bijdraagt aan de bovengenoemde punten gelet op:
de mate waarin het plan van aanpak concreet is; de kwaliteit van het plan van aanpak die wordt gemeten door: de mate waarin het plan van aanpak laat zien dat Inschrijver bijdraagt aan de bovengenoemde punten en die vertaalt naar advies; de mate waarop de natuurlijke adviesfunctie als zodanig zo efficiënt en effectief mogelijk ten goede kan komen aan de gemeenteraad; de mate waarin rekening gehouden wordt met het kennisniveau van de gemeenteraad; De kwaliteit van de borging van het plan van aanpak
Randvoorwaarden uitwerking: De inschrijver levert een duidelijk en schriftelijk plan van aanpak aan. Opdrachtgever verwacht van inschrijver hierin een proactieve houding als het gaat over het verzamelen van openbare beschikbare informatie om te komen tot hoe de natuurlijke adviesfunctie het beste voor opdrachtgever kan worden ingevuld. Voor dit subgunningscriterium geldt een maximum van 2 enkelzijdige pagina’s A4, lettertype Arial 10. Het (extra) toevoegen van bijlagen is niet toegestaan. Alle pagina’s boven het maximum worden niet meegenomen in de beoordeling. Verwijzingen naar andere antwoorden worden niet beoordeeld.
Pagina 16 van 30
1B) Casus Grondexploitaties - maximaal 20 punten Context: Grondexploitaties is voor gemeente Nijmegen een belangrijk thema. Daarom willen wij een accountant contracteren die ons van gedegen advies, kennis en expertise voorziet op dit onderwerp. Bijlage 14 bevat een casus over het thema grondexploitaties. Beoordeeld wordt: Omschrijf welke adviezen u m.b.t. deze casus (bijlage 14) zou meegeven. In uw uitwerking komen de volgende punten aan bod:
welke risico’s er in deze casus zijn en welke maatregelen u adviseert om risico’s te dempen; hoe maakt u helder welk effect de risico’s hebben op de financiële positie van de gemeente; welke adviezen geeft u over de tussentijdse bewaking van de voortgang zowel financieel als beleidsinhoudelijk (tussentijdse bijsturingsmogelijkheden); welke adviezen geeft u ten aanzien van de inhoudelijke plannen t.o.v. de financiële effecten; hoe vult u hierbij uw natuurlijke adviesfunctie in voor de gemeenteraad / auditcommissie.
Beoordelingscriteria: De aldus aangeboden uitwerking van de casus wordt beoordeeld op de mate waarin deze invulling geeft aan de bovengenoemde punten, gelet op:
de mate waarin de uitwerking van de casus concreet is; de mate de uitwerking van de casus volledig is; de mate waarin risico’s, de aangeboden maatregelen om risico’s te dempen en adviezen kwalitatief uitgewerkt zijn; de mate waarin de uitwerking van de casus laat zien dat inschrijver zich kan verplaatsen in de gemeenteraad en diens ambities en doelen; de mate waarin rekening gehouden wordt met de verschillende doelgroepen (denk hierbij aan maar niet limitatief de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de stadscontroller); de begrijpelijkheid van de uitwerking van de casus en aansluiting hiervan op de verschillende doelgroepen (bestuurlijk, ambtelijk, financieel, niet financieel).
Randvoorwaarden plan van aanpak: De inschrijver levert een duidelijke schriftelijke uitwerking aan. Voor dit subgunningscriterium geldt een maximum van 3 enkelzijdige pagina’s A4, lettertype Arial 10. Het (extra) toevoegen van bijlagen is niet toegestaan. Alle pagina’s boven het maximum worden niet meegenomen in de beoordeling. Verwijzingen naar andere antwoorden worden niet beoordeeld.
Pagina 17 van 30
1C) Lerende organisatie/Soft controls - maximaal 20 punten Context: Soft controls (bedrijfscultuur, houding en gedrag) bepalen, naast de hard controls (methoden en technieken), in belangrijke mate het succes van een organisatie. Wij zien soft controls daarom ook als basis van interne beheersing. Relevante onderwerpen zijn hierbij onder andere integriteit en ethiek, onafhankelijkheid, kwaliteitsdenken, integrale sturing en verantwoordelijkheden. Dit zijn basiswaarden van de gemeentelijke organisatie die in grote mate relevant zijn om de kwaliteit, in de brede zin van het woord, te garanderen. Het gaat er om dat behouden wordt wat goed gaat, en dat wordt veranderd wat niet goed gaat. Opdrachtgever verwacht van de accountant dat de constateringen van de accountant ook leiden tot verbeteringen binnen de interne gemeentelijke organisatie. Ons doel is dat de soft controls van gemeente leiden tot verbeteringen van processen, wat er weer toe leidt dat het gemeentelijk beleid effectiever kan worden uitgevoerd. Op welke wijze levert de accountant een bijdrage aan de voortdurende aandacht en implementatie van soft controls? Beschrijf dit in een plan van aanpak. Beoordeeld wordt: Van de inschrijvers wordt gevraagd concrete maatregelen en activiteiten te beschrijven die bijdragen aan de ontwikkeling van soft controls binnen de gemeentelijke organisatie.
U dient in uw plan van aanpak aan te geven hoe u een bijdrage levert aan de volgende punten:
de mate van navolging van gemeentelijke procedures binnen de gemeentelijke organisatie; de verbeteringen in geconstateerde zwakheden in processen die worden veroorzaakt door menselijk handelen of nalaten (geconstateerd in de boardletters van de afgelopen jaren, zie bijlagen 2 en 3); hoe u in de dagelijkse werkzaamheden binnen de gemeentelijke organisatie hier aandacht voor vraagt; het - primair ten behoeve van de ambtelijke leiding en het college - signaleren en prioriteren van kansen voor het verhogen van efficiency binnen de gemeentelijke organisatie.
Beoordelingscriteria: Het plan van aanpak wordt beoordeeld op de mate waarin deze invulling geeft aan de bovengenoemde punten, gelet op: de mate waarin het plan van aanpak concreet is; de mate waarin het plan van aanpak voor één uitleg vatbaar is; de mate waarin het plan van aanpak toepasbaar en realistisch is in de praktijk; de mate waarin het plan van aanpak bijdraagt aan de interne kwaliteitsborging. Randvoorwaarden uitwerking: De inschrijver levert een duidelijk en schriftelijk plan van aanpak aan. Opdrachtgever verwacht van inschrijver hierin een proactieve houding als het gaat over het verzamelen van openbare beschikbare informatie om te komen tot hoe de bijdrage aan soft controls het beste voor opdrachtgever kan worden ingevuld. Voor dit subgunningscriterium geldt een maximum van 2 enkelzijdige pagina’s A4, lettertype Arial 10. Het (extra) toevoegen van bijlagen is niet toegestaan. Alle pagina’s boven het maximum worden niet meegenomen in de beoordeling. Verwijzingen naar andere antwoorden worden niet beoordeeld.
Pagina 18 van 30
1D) Mondelinge presentatie casus grondexploitaties – maximaal 10 punten Na het beoordelen van alle schriftelijke kwalitatieve gunningcriteria vinden de presentaties plaats. De presentaties zullen plaatsvinden op 11 oktober 2023. De exacte locatie en het tijdstip van de presentatie zal nader bekend worden gemaakt via de berichtenmodule van Mercell. Randvoorwaarden: De gelegenheid tot het stellen van vragen door de beoordelingscommissie volgt aan het einde van de presentatie. Voor deze presentatie heeft de Inschrijver maximaal 45 minuten de tijd, inclusief beantwoording van de vragen van de beoordelingscommissie. Presentaties vinden plaats zonder aanwezigheid van andere inschrijvers. U deelt de sheets van de presentatie na afloop. Vraagstelling: Aan iedere inschrijver wordt gevraagd een presentatie te geven door het team dat de daadwerkelijke dienstverlening gaat verrichten bij opdrachtgever, rekening houdend met de verschillende doelgroepen. Opdrachtgever verwacht dat in elk geval bij de presentatie aanwezig zijn: de controleleider, senior manager en partner. Het is van belang dat iedereen tijdens deze presentatie aan bod komt. Dit is de verantwoordelijkheid van inschrijver, zij moet ervoor zorgen dat ieder zich vanuit zijn rol profileert. De opbouw van de presentatie dient te bestaan uit de volgende onderdelen: 1. 2.
3.
Kennismaking en presentatie accountantsbureau en rollen – maximaal 5 minuten Presentatie uitwerking casus grondexploitaties (bijlage 14 gunningscriterium 1b) – maximaal 25 minuten In dit onderdeel dient ten minste aan bod te komen: Proces (max 5 minuten): Aanvliegroute en het doorlopen proces vanuit welke perspectieven de casus opgepakt en beoordeeld is Advies (max 15 minuten): Hoe u uw voorstellen ten aanzien van de casus voor het voetlicht brengt. Wij verwachten van u praktische adviezen die wij kunnen toepassen in onze sturing en in onze bedrijfsvoering. En hoe u hierbij uw wettelijke taak en natuurlijke adviesfunctie invult. Begeleiding in uitwerking en implementatie van de oplossingen en adviezen daarbij (max 5 min) Beantwoording vragen vanuit het aanbestedingsteam (maximaal 15 minuten)
Beoordelingscriteria: De advies- en presentatie(vaardigheden) worden beoordeeld op de mate waarin:
behoeften, wensen en belangen van de opdrachtgever worden herkend; Standpunten, bevindingen, adviezen en/of meningen worden duidelijk, beknopt en in begrijpelijke taal verteld; complexe vraagstukken worden helder en eenduidig geformuleerd en binnen de presentatie wordt structuur aangebracht en vastgehouden; de presentatie van de casus oplossingsgericht is en alternatieven biedt; de accountant luistert en adequaat ingaat op de vragen van opdrachtgever; de presentatie de ingediende aanpak van de casus ondersteunt dan wel ontkracht.
Pagina 19 van 30
Het beoordelingskader dat wordt toegepast bij de beoordeling van de subgunningscriteria 1A, 1B en 1C is als volgt: Betekenis
Punten per subgunningscriterium
Onvoldoende: De uitwerking van het subgunningscriterium beantwoord slechts een gering deel van het gevraagde en/of is inhoudelijk, gelet op de toepasselijke criteria, van een zeer laag niveau.
0% van het per subgunningscriterium maximaal aantal te behalen punten.
Matig: De uitwerking van het subgunningscriterium beantwoord een beperkt deel van het gevraagde en/of is inhoudelijk, gelet op de toepasselijke criteria, van een laag niveau.
20% van het per subgunningscriterium maximaal aantal te behalen punten.
Voldoende: De uitwerking van het subgunningscriterium beantwoord een behoorlijk deel van het gevraagde en is inhoudelijk, gelet op de toepasselijke criteria, van een redelijk niveau.
50% van het per subgunningscriterium maximaal aantal te behalen punten.
Goed: De uitwerking van het subgunningscriterium beantwoord het merendeel van het gevraagde en is inhoudelijk, gelet op de toepasselijke criteria, van een hoog niveau.
75% van het per subgunningscriterium maximaal aantal te behalen punten.
Uitstekend: De uitwerking van het subgunningscriterium beantwoord het gevraagde volledig of nagenoeg volledig en is inhoudelijk, gelet op de toepasselijke criteria, van een zeer hoog niveau.
100% van het per subgunningscriterium maximaal aantal te behalen punten.
De beoordelingstabel die wordt toegepast bij de beoordeling van de subgunningscriteria 1D is als volgt:
Betekenis Onvoldoende De presentatie bevat een gering deel van het gevraagde en/of is inhoudelijk, gelet op de toepasselijke criteria, van een laag niveau.
Punten per subgunningscriterium 0% van het per subgunningscriterium maximaal aantal te behalen punten.
Voldoende De presentatie bevat een behoorlijk deel van het gevraagde en is gelet op de toepasselijke criteria, van een redelijk niveau.
50% van het per subgunningscriterium maximaal aantal te behalen punten.
Goed De presentatie bevat het merendeel van het gevraagde en is gelet op de toepasselijke criteria, van een hoog niveau.
75% van het per subgunningscriterium maximaal aantal te behalen punten.
Pagina 20 van 30
Uitstekend De presentatie is gelet op het gevraagde volledig of nagenoeg volledig en is gelet op de toepasselijke criteria, van een zeer hoog niveau.
5.3.
100% van het per subgunningscriterium maximaal aantal te behalen punten.
Gunningscriterium Prijs De inschrijving met de laagste prijs (totaal inschrijfprijs) ontvangt het maximale aantal punten. De overige inschrijvers met hogere prijzen ontvangen naar rato minder punten. De scores worden afgerond op twee decimalen. Op onderstaande wijze wordt het gunningscriterium prijs beoordeeld: Aantal punten = 25 * (laagste prijs/beoordelingsprijs). Inschrijver levert bij inschrijving een ingevuld prijzenblad (bijlage 15) in. Uw totaal inschrijfprijs voldoet aan al het gestelde in dit document gedurende de looptijd van de overeenkomst. Uw prijsopgave dient realistisch te zijn. Het is niet toegestaan om een strategische en/of manipulatieve inschrijving in te dienen. Dergelijke inschrijvingen zullen worden uitgesloten. Wanneer u een inschrijving indient die naar ons oordeel abnormaal lage prijzen of kosten bevat, zullen wij u verzoeken om een toelichting te geven. Daarna beoordelen wij of uw inschrijving al dan niet als abnormaal laag moet worden aangemerkt en om die reden van de aanbesteding moet worden uitgesloten.
6. Wijze van inschrijven en vereisten De voor deze aanbesteding in acht te nemen voorschriften staan in dit hoofdstuk vermeld. Inschrijver dient zich aan deze voorschriften te houden. Afwijkingen van hetgeen is voorgeschreven in deze aanbestedingsleidraad worden niet geaccepteerd en kan leiden tot ongeldigheid en/of het niet (verder) in behandeling nemen van de inschrijving.
6.1.
Communicatie Alle communicatie over deze aanbesteding dient u te laten verlopen via het aanbestedingsplatform Mercell. Het is niet toegestaan medewerk(st)ers van de gemeente Nijmegen tijdens de procedure rechtstreeks te benaderen over deze aanbesteding.
6.2.
(Samenwerkingsverbanden van) inschrijver
Een inschrijver kan inschrijven als zelfstandig natuurlijk en/of rechtspersoon of een combinatie van natuurlijke en/of rechtspersonen. Daarnaast is het toegestaan om in te schrijven met onderaannemers en kan er beroep worden gedaan op de technische bekwaamheid of financiële- en economische draagkracht van deze onderaannemer(s). In het UEA dient inschrijver aan te geven op welke wijze hij inschrijft. U mag maar op één manier inschrijven. U mag dus bijvoorbeeld niet zelfstandig of in combinatie inschrijven én voor dezelfde aanbesteding inschrijven als onderaannemer van een andere inschrijver. Indien gelieerde ondernemingen een aanbieding uitbrengen, dienen zij op verzoek van de aanbestedende dienst te kunnen aantonen dat hun verzoek tot deelname onafhankelijk van elkaar tot stand zijn gekomen.
Pagina 21 van 30
Zelfstandig Een inschrijver kan zelfstandig inschrijven. In dit geval gelden er naast de beschreven algemene eisen geen andere bepalingen. Samenwerkingsverband van ondernemers(combinatie) Als u inschrijft als combinatie gelden de volgende regels:
Elk lid van de combinatie levert een eigen ingevuld en ondertekend UEA in. Let ook op dat u ‘ja’ aanvinkt bij de vraag “Neemt de ondernemer samen met anderen deel aan de aanbestedingsprocedure?”. Deze vraag vindt u in Deel II, onderdeel A. Geef per lid van de combinatie aan wat zijn rol is. U moet één lid van de combinatie aanmerken als penvoerder. Dit is de inschrijver die namens de combinatie met gemeente Nijmegen communiceert over de aanbesteding. De penvoerder moet hiervoor genoeg bevoegdheid hebben. Het wijzigen van de samenstelling van een combinatie is alleen mogelijk met schriftelijke goedkeuring van gemeente Nijmegen en als wet- en regelgeving zich daartegen niet verzetten. Door een inschrijving in te dienen verklaren de leden van de combinatie dat de penvoerder namens elke lid van de combinatie bevoegd contactpersoon is en dat zij samen, volledig en hoofdelijk aansprakelijk zijn voor de juiste en tijdige nakoming van alle plichten die voortkomen uit en samenhangen met de overeenkomst.