Kadernota verbonden partijen 2024

De nu volgende tekst is ontleend aan de notitie ‘Rolverdeling Verbonden Partijen’, gemeente Nijmegen, 29

januari 2008. Deze notitie is begin 2008 ter informatie aan uw raad verstrekt. De geciteerde tekst geeft in zeer algemene bewoordingen de taakverdeling tussen de beleidsafdelingen en de afdeling Financiën weer. De verdeling van taken is uitgewerkt in een uitgebreide checklist.

27

beziet of de financiële continuïteit van de verbonden partij in voldoende mate is gewaarborgd. Voor een toets op de juridische kaders wordt in voorkomende gevallen Bureau Juridische Zaken ingeschakeld. De contactpersoon in de afdeling Financiën ziet erop toe dat aan hem/haar verstrekt informatie wordt opgenomen in de PC-Portal. Ingeval er namens de gemeente een commissaris in functie is aangesteld bij de verbonden partij, vindt periodiek overleg plaats tussen de vertegenwoordiger van de aandeelhouder en dat lid van de raad van commissarissen.9

9 Bron: Bijlage rapport Sturen in de Mist, 1 februari 2008, blz. 10.

28

5. Beëindiging van de deelname aan, opheffing van of vervreemding van een verbonden partij Er kunnen zich feiten en omstandigheden voordoen die nopen tot heroverweging van de relatie met de verbonden partij. Dat kan leiden tot beëindiging van de deelname in, opheffing of vervreemding van de verbonden partij. De belangrijkste omstandigheden die hiertoe aanleiding kunnen geven, zijn: -

Wijziging van de doelstelling van de verbonden partij;

-

Wijziging in het voortbestaan en eigenstandigheid van de verbonden partij als gevolg van fusie of integratie;

-

Negatieve ontwikkelingen en daardoor verhoogd risico ten aanzien van het weerstandsvermogen;

-

Een verbonden partij is niet meer de beste optie voor het uitvoeren van de voorgenomen activiteiten en prestaties;

-

Afwijking van de voorgenomen activiteiten en prestaties;

- Realisatie van de voorgenomen activiteiten en prestaties. Bij heroverweging van de deelneming zullen wij u expliciet betrekken. Bij beëindiging van deelname in, opheffing of vervreemding van een verbonden partij of een of meerdere delen van een verbonden partij, zijn de volgende kaders van belang10. Wij plaatsen hierbij de kanttekening dat onze invloed om deze kaders toe te passen beperkt kan zijn, wanneer andere partijen ook deelnemen in de verbonden partij. Verder geldt de volgende kanttekening: De Wet gemeenschappelijke regelingen verplicht tot het opnemen in de regeling zelf van de voorwaarden en gevolgen van uittreding. Medio 2024 zijn deze opgenomen in de Nijmeegse gemeenschappelijke regelingen. Het college stelt een afwegingskader op, op basis waarvan wordt besloten wel of niet over te gaan tot beëindiging van deelname, opheffing of verkoop. In dat kader wordt tevens aandacht besteed aan het (verkoop)proces. Daarbij dienen afspraken te worden gemaakt over de informatievoorziening naar alle belanghebbenden. Het college maakt een duidelijke afweging van de voor- en nadelen om het (verkoop)proces zelf te doen of over te laten aan een professionele partij. Het college zorgt ervoor dat geen tijdsdruk ontstaat en in geval van bijvoorbeeld verkoop niet onder tijdsdruk wordt onderhandeld met één partij. Wij formuleren daarbij de volgende aandachtspunten:

10 Zie ook: bijlage rapport Sturen in de Mist, 1 februari 2008, blz. 56

29

•

Bij beëindiging van deelname in, opheffing van of verkoop van de verbonden partij plannen we zorgvuldig het moment waarop zo min mogelijk harde deadlines spelen.

•

In de keuze voor een verkoopmodel houden we rekening met het risico dat binnen een veilingmodel uiteindelijk (eventueel onder tijdsdruk) nog maar met één partij onderhandeld kan worden.

Het college ziet er op toe dat bij vervreemding altijd gekozen wordt voor een vendor due diligence, zodat vooraf inzicht bestaat in de waarde van de te verkopen privaatrechtelijke verbonden partij. Het college ziet erop toe dat geen onderscheid wordt gemaakt tussen twee teams waarbij de een onderhandelt en de ander stuurt. Dit vertroebelt de taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en informatievoorziening onderling en richting college. Het college is bevoegd te besluiten tot een eventuele beëindiging van deelname, opheffing of vervreemding. Dit besluit wordt niet genomen voordat het college de raad in de gelegenheid heeft gesteld zijn wensen en bedenkingen kenbaar te maken (artikel 160 lid 2 Gemeentewet). Bij gemeenschappelijke regelingen dient bij een eventuele beëindiging van deelname, opheffing of vervreemding ook een besluit door de raad te worden genomen. Bij de start van een verkoopproces zorgt het college ervoor dat in geval van een management buy out de positie van de directeur/de directie wordt vastgelegd in duidelijke afspraken.

30

6. Archiefwet Archiefparagraaf, archiefverordening, besluit informatiebeheer en kwaliteit (management)systeem. 6.1 Overheidsorganen in de zin van de Archiefwet moeten voldoen aan de bepalingen van de Archiefwet. De op grond van de Wgr opgerichte openbare lichamen en gemeenschappelijke organen zijn overheidsorgaan (een orgaan van een rechtspersoon die krachtens publiekrecht is ingesteld) in de zin van de Archiefwet. Deze moeten dus voldoen aan de bepalingen van de Archiefwet. Specifiek met betrekking tot regelingen waarbij een openbaar lichaam of gemeenschappelijk orgaan is opgericht, is bepaald dat deze een voorziening horen te bevatten omtrent de zorg voor archiefbescheiden. Als daar niet aan wordt voldaan gelden de (archief)-bepalingen van de gemeente waar het ingestelde lichaam of orgaan is gevestigd. Om het belang van archivering nadrukkelijk onder het voetlicht te brengen is het verstandig om bij de oprichting zorg te dragen voor een voorziening omtrent de zorg voor archiefbescheiden. Bij de oprichting van een openbaar lichaam of gemeenschappelijk orgaan wordt in de regeling zelf een voorziening getroffen omtrent de zorg voor archiefbescheiden. 6.2 Privaatrechtelijke verbonden partijen Privaatrechtelijke verbonden partijen zijn geen overheidsorgaan in de zin van de Archiefwet.

Als een privaatrechtelijke partij is belast met openbaar gezag zijn de verplichtingen van de Archiefwet op deze partij van toepassing. De bestaande privaatrechtelijke verbonden partijen van de gemeente Nijmegen zijn niet belast met openbaar gezag. Ten behoeve van het archiefbeheer is in artikel 13 van de Archiefverordening van de gemeente Nijmegen bepaald dat burgemeester en wethouders bij deelname in een privaatrechtelijke verbonden partij bevorderen dat het beheer van archiefbescheiden bij deze rechtspersonen zoveel mogelijk geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet.

31

7. Bijlagen A tot en met E.

Bijlage A: Uitleg begrip ‘Verbonden Partij’ Definitie verbonden partij Het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (verder: Bbv) bepaalt wanneer sprake is van een verbonden partij. Het Bbv definieert een verbonden partij als: ‘een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de gemeente een bestuurlijk én een financieel belang heeft’11. Financieel belang Van een financieel belang is sprake als: •

Een aan de verbonden partij ter beschikking gesteld bedrag niet verhaalbaar is indien de verbonden partij failliet gaat;

•

De gemeente aansprakelijk kan worden gesteld is indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt.

Toelichting ‘financieel belang’. Als de verbonden partij een gemeenschappelijke regeling is dan bestaat het financiële belang uit de bekostiging ten behoeve van de uitoefening van de taken. Als de verbonden partij privaatrechtelijk van aard is dan bestaat het financiële belang bijvoorbeeld uit: de storting op de aandelen (N.V. en B.V.), het aan een stichting ter beschikking gestelde bedrag. Als de gemeente tegen betaling diensten of goederen afneemt of een subsidie verleent is geen sprake van een financieel belang. De bedragen die hiermee voor de gemeente zijn gemoeid kan de gemeentelijk namelijk terugvorderen als de betreffende verbonden partij haar verplichtingen uit de gesloten overeenkomst of de aan een subsidie verbonden voorwaarden niet nakomt. Bestuurlijk belang Van een bestuurlijk belang is sprake als de gemeente zeggenschap heeft, hetzij uit hoofde van vertegenwoordiging in het bestuur hetzij uit hoofde van stemrecht. Toelichting bestuurlijk belang Wanneer is sprake van zeggenschap? •

Van zeggenschap is sprake als een bestuurder (raadslid, wethouder, burgemeester) of een ambtenaar namens de gemeente zitting neemt in het bestuur van een externe organisatie (bestuur, raad van bestuur, dagelijks bestuur). Een recht van het

11 Artikel 1, eerste lid, sub b Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

32

gemeentebestuur om iemand te benoemen of voor te dragen voor benoeming in het bestuur van een externe organisatie valt hier niet onder. Het door een ambtenaar of bestuurder van de gemeente op persoonlijke titel zitting nemen in het bestuur van een externe organisatie valt hier ook niet onder. •

Van zeggenschap is ook sprake als het gemeentebestuur invloed kan uitoefenen in een organisatie door middel van een aan de gemeente toekomend stemrecht in de algemene vergadering van aandeelhouders of in het bestuur van deze organisatie. Dit houdt zowel in het zelf meebeslissen als het goedkeuren van beslissingen.

Gevolgen van de status ‘Verbonden Partij’ In het programmaplan dient per programma te worden aangegeven hoe verbonden partijen bijdragen aan de doelstelling van het programmaplan (in het bijzonder de beoogde maatschappelijke effecten). De begroting moet een paragraaf ‘verbonden partijen’ bevatten die: -de visie en de beleidsvoornemens omtrent verbonden partijen bevat -een lijst met verbonden partijen bevat, onderverdeeld in soorten verbonden partijen -een lijst met verbonden partijen waarin per verbonden partij informatie wordt opgenomen over: -de wijze waarop de gemeente een belang heeft in de verbonden partij en het Daarmee gediende openbare belang -het belang aan het begin en de verwachte omvang aan het eind van het begrotingsjaar -de verwachte omvang van het eigen vermogen en vreemd vermogen van de verbonden partij aan het begin en aan het einde van het begrotingsjaar -de verwachte omvang van het financiële resultaat van de verbonden partij in het begrotingsjaar -de eventuele risico’s van de verbonden partij voor de financiële positie van de gemeente.

33

Bijlage B: Toelichting op de onderdelen van het besliskader Stap 1: Publiek belang Uitgangspunt is dat wij alleen deelnemen in een verbonden partij indien daarmee een publiek belang is gediend. De vraag wat er onder publiek belang wordt verstaan, is niet in het algemeen te beantwoorden. Er is geen eenduidige definitie van het begrip ‘publiek belang’. Het begrip is bovendien voortdurend aan veranderende inzichten over rol en taak van de overheid onderhevig. In het rapport ‘Het borgen van publiek belang’ geeft de Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid (WRR) aan dat het antwoord op deze vraag primair van politiek/ideologische aard is en daarom door de gemeente zelf moet worden gegeven. Het rapport van de WRR uit 2000 is nog steeds actueel en richtinggevend. De WRR onderscheidt maatschappelijke en publieke belangen. Belangen zijn maatschappelijke belangen als de behartiging daarvan voor de samenleving als geheel gewenst is. De behartiging van maatschappelijke belangen kan zowel door de gemeente als door een private rechtspersoon plaatsvinden. Niet altijd is de betrokkenheid van de overheid een vereiste. De markt kan ook een maatschappelijk belang behartigen, zoals openbaar vervoer. Wanneer de betrokkenheid van de overheid vereist is, is er volgens de WRR sprake van een publiek belang.

Stap 2: Gemeentelijke betrokkenheid Voor volledige gemeentelijke betrokkenheid kunnen verschillende redenen zijn. Wij noemen een aantal voorbeelden: -

Een wettelijke verplichting om een taak binnen de gemeentelijke organisatie uit te voeren;

-

Het uitvoeren van een bepaalde taak is van strategisch belang voor de gemeente;

-

De uit te voeren taak is dusdanig gevoelig dat je de uitvoering niet aan een andere (externe) organisatie over wil laten.

-

Door de hoge risico’s en onzekerheden met betrekking tot de uit te voeren taak is het uitbesteden van de taak niet mogelijk of alleen tegen hoge kosten.

Stap 3: De gemeente als opdracht-, subsidie- of regelgever, aangaan van een PPSovereenkomst. Uitgangspunt is dat de publieke taak bij voorkeur door onszelf in onze hoedanigheid van publiekrechtelijke rechtspersoon behartigd wordt. Dat hoeft niet te betekenen dat alles intern wordt uitgevoerd. Daarbij bestaan drie opties: -

Uitvoering in te kopen bij externe uitvoerders op basis van privaatrechtelijke overeenkomsten. Bijvoorbeeld: goederen, bouwprojecten of diensten. In deze gevallen fungeert de gemeente als opdrachtgever;

-

Uitvoering door derden met subsidies op basis van gemeentelijke subsidievoorwaarden. Bijvoorbeeld: bijdragen aan sport, kunst en cultuur;

34

-

De inzet van de publiekrechtelijke bevoegdheid van de gemeente als regelgever door middel van voorschriften betreffende de uitvoering van een publieke taak en de handhaving van deze voorschriften door middel van toezicht (bijvoorbeeld: kinderopvang).

-

-Langdurige samenwerking op grond van het sluiten van een PPS-overeenkomst. Zie voor de totstandkoming van een dergelijke constructie bijlage C.

35

Bijlage C: Totstandkoming PPS (bij Grondbedrijven) Publiek private samenwerking definitie12 PPS duidt op een samenwerkingsrelatie tussen publieke partijen, overheden enerzijds en private ondernemingen, zoals bouwbedrijven en banken anderzijds ten behoeve van de reaisatie van publieke voorzieningen zoals gebouwen of de aanleg van wegen, viaducten etc. . De samenwerking kan verschillende vormen aannemen. De samenwerking kan plaatsvinden op basis van een tussen de gemeente en de private partij te sluiten overeenkomst (zie stap 3 van het besliskader) Als samenwerking door middel van een overeenkomst onvoldoende is voor het daarmee te dienen belang van de gemeente kan samenwerking in een daartoe met een andere partij op te richten privaatrechtelijke rechtspersoon aangewezen zijn (nr. 5 van het besliskader). Wat gaat vooraf aan het aangaan van een PPS-constructie? Voorafgaand aan dergelijke samenwerkingsverbanden moet eerst helder zijn wat de inhoud van het gemeentelijk project is en welk risico ontstaat bij de uitvoering ervan door de gemeente zelf. Elementen die daarbij in de planexploitatie aan de orde komen zijn o.a.: •

Het investeringsvolume: daarbij moet men denken aan de kosten van verwervingen en het bouw- en woonrijpmaken;

•

Het te realiseren programma wonen en werken en infrastructuur, de doorlooptijd van de planexploitatie;

•

De aangetroffen eigendomssituatie, de bodemgesteldheid en de archeologische situatie;

•

De omvang van het afzetvolume van de te bouwen opstallen, maatschappelijke risico's en de planologische risico´s;

Aan de hand van deze gegevens wordt het risicoprofiel voor het plan vastgesteld en wordt gekeken of de gemeente het plan autonoom verder kan ontwikkelen. Uitgaande van een actief grondbeleid, dat het vastgestelde gemeentelijke uitgangspunt is in de Kadernota Grondbeleid, is het autonoom ontwikkelen van het plan de eerste optie. Vervolgens wordt beoordeeld of en hoe een samenwerking met marktpartijen het risico kan verlagen door een grotere slagvaardigheid, efficiëntie en effectiviteit en of samenwerking de realisatie van het plan op een commerciële vastgoedmarkt beter uitvoerbaar maakt. Soms kan het feit dat private belangen in een gebied erg versnipperd zijn - waardoor ieder voor zich de problematiek van een gebied niet zelf kan aanpakken - de aanleiding vormen om een samenwerking te initiëren. Herstructurering van winkels en andere economische functies kunnen ook een dergelijke aanleiding zijn. Het opzetten van een gezamenlijke ontwikkelingsmaatschappij voor een dergelijk project kan daarbij wellicht helpen.

12 Voorgaande komt uit een onderzoek naar PPS.

36

Bijlage D: P&C-momenten risico’s en ontwikkelingen in de begroting en jaarrekening Nadere toelichting bij actuele risico’s en ontwikkelingen: Bij het weergeven van actuele risico’s en ontwikkelingen per verbonden partij wordt rekening gehouden met de volgende onderwerpen Risico’s Begrotingsjaar Toelichting moet antwoord geven op de volgende vragen (indien van toepassing): • Voert de verbonden partij de gemeentelijke taken uit conform de door uw raad gestelde kaders? • Bereikt zij (gaat zij) de gemeentelijke doelen (bereiken)? • Wat zijn de wijzigingen/afwijkingen, en wat zijn de oorzaken daarvan? • Wat zijn de (mogelijke) gevolgen daarvan voor het realiseren van de doelen in de begrotingsprogramma’s en in het collegeprogramma? • Wat zijn de (mogelijke) financiële gevolgen voor de gemeente? • Wat stelt ons college voor eraan te gaan doen, welke interventies richting verbonden partij zijn wij voornemens te doen? • Koppeling met paragraaf weerstandsvermogen aangeven.

Ontwikkelingen Hier dient antwoord te worden gegeven op de volgende vragen (indien van toepassing): • Zijn er andere zaken die de aandacht van uw raad vragen? • Zijn er ontwikkelingen die de mate waarin verbonden partij bijdraagt aan de gemeentelijke doelen negatief kunnen beïnvloeden? • Dreigen er kostenoverschrijdingen plaats te vinden? • Zijn er ontwikkelingen die gevolgen hebben voor de risico’s die de gemeente loopt met de deelname? Bijvoorbeeld: nieuwe wet- en regelgeving, veranderde marktomstandigheden? • Zijn er andere punten die de aandacht behoeven, zoals nieuw rijksbeleid, ontwikkelingen die het behalen van de gemeentelijke doelen negatief beïnvloeden, kostenoverschrijdingen, exploitatietekorten, verslechtering/verbetering financiële positie? Agenda Hier dient antwoord te worden gegeven op de volgende vragen (indien van toepassing): • Wat is de stand van zaken ten aanzien van eerdere actiepunten die ons college voor de verbonden partij in eerdere begrotingen en jaarverslagen heeft geformuleerd? • Zijn er punten (zo ja: noemen) waarop ons college naar aanleiding van het jaarverslag volgend jaar actie wil ondernemen? • Is van deze verbonden partij het afgelopen begrotingsjaar geen juiste, tijdige, volledige, betrouwbare informatie beschikbaar geweest en welke acties neemt het college in deze? Beslispunten Toelichting moet antwoord geven op de volgende vragen (indien

van toepassing): • Op welke punten vragen wij uw raad met deze begroting bij te sturen ten opzichte van eerdere door de raad vastgestelde kaders? • Op welke punten vragen wij uw raad met deze begroting beslissingen te nemen over doelstellingen van de gemeente die de verbonden partij moet behalen die afwijken van beslissingen die de raad eerder heeft genomen? • Waar vragen wij uw raad in te stemmen met kosten en/of risico’s die afwijken van eerder door uw raad vastgestelde kaders?

37

Bijlage E: Meerjaren prognose grote projecten: MPG De in deze rapportage opgenomen informatie moet het voor uw raad eenvoudiger maken om de voortgang van de, ook voor de gemeente van groot belang zijnde, projecten te blijven volgen. De risico’s en de afdekking daarvan betreffende verbonden partijen waarover gerapporteerd wordt, worden ook opgenomen in de paragraaf verbonden partijen van de Stadsbegroting en -rekening. Wij stellen één keer per jaar een rapportage op voor uw raad. In de rapportage worden, voor zover deze er zijn, afwijkingen, ontwikkelingen en risico’s gemeld. De centrale vraag die hierbij beantwoord dient te worden, is of er nieuwe ontwikkelingen ten opzichte van de lopende begroting en actuele bestuurlijke besluitvorming zijn, die college en raad behoren te weten: •

Zijn er bijzonderheden te melden over het financiële belang, in het bijzonder financiële risico's en beleidsvoornemens?

•

Zijn er bijzonderheden te melden over het onderdeel ontwikkelingen en vervolgactie?

•

zijn er overige ontwikkelingen op het gebied van de verbonden partij die van belang zijn om te melden?

38