Impactanalyse Arena
Tekst van het document
Impactanalyse financiën en organisatie ‘Terughalen Nijmeegse VTH-bouwtaken’
13 mei 2022 - definitief
Achtergrond en opgave Achtergrond
Opgave
•
•
ODRN voert sinds 2013 naast de VTH-milieutaken ook een groot deel van de Nijmeegse VTH-bouwtaken* uit
•
Taakveld en Nijmeegse organisatie heeft te maken met aantal ontwikkelingen
•
College van B&W wenst in april 2022 een voorgenomen besluit te nemen over terughalen VTH-bouwtaken
•
Voor dit besluit zijn twee verdiepingen nodig: 1.
Juridische verdieping: juridische mogelijkheden en
In Position Paper (september 2021) is Nijmeegse visie en
consequenties van terughalen van VTH-bouwtaken,
standpunt geformuleerd met als kernboodschap dat er goede
uitgevoerd door Hekkelman Advocaten
argumenten zijn om VTH-bouwtaken terug te halen •
•
Paper is gebruikt voor interne discussie en externe
2.
Financieel-organisatorische verdieping: de impact (op
gedachtevorming met ODRN en andere deelnemers
hoofdlijnen) voor de gemeente Nijmegen van terughalen
College van B&W heeft besloten om terughalen van VTH-
en invlechten, uitgevoerd door Arena Consulting
bouwtaken te overwegen
= voorliggend onderzoek Parallel hieraan worden (op verzoek van Directie-overleg BRIKS-taken ODRN) regionale scenario’s onderzocht voor de organisatie van de
VTH-bouwtaken. * VTH-bouwtaken = VTH-bouwtaken in brede zin, dus voor alle niet-milieu activiteiten
2
Opzet impactanalyse Uitgangspunten
Vraagstelling
•
1.
•
Terughalen van VTH-bouwtaken draagt bij aan de ambities uit de position paper:
a.
Taken en taakuitvoering
•
Vergroting van uitvoeringskwaliteit
b.
Personeel
•
Vermindering kwetsbaarheid in uitvoering en organisatie
c.
Organisatie
•
Geen hogere structurele uitvoeringskosten
d.
Informatievoorziening
•
Versterking van dienstverlening
e.
Financiën
Terughalen betekent niet uittreden uit GR; uittredingsregels zijn
2.
formeel niet van toepassing maar proces is vergelijkbaar •
•
Wat is de huidige situatie ten aanzien van de volgende aspecten?
Impact richt zich op basisscenario:
Wat is de impact voor de gem. Nijmegen van het terughalen van de bouwtaken op ieder van deze aspecten?
3.
Welke variaties/keuzemogelijkheden heeft Nijmegen binnen ieder
•
Huidige takenpakket, dus excl. Wkb
•
Nijmegen neemt alleen eigen bouwtaken in huis
•
Overgang op één moment, niet gefaseerd
invlechten van VTH-bouwtaken te effectueren, met zo min
•
Overgang met wederzijdse medewerking
mogelijk negatieve effecten?
•
‘Onbelangrijke’ wijziging (Sociaal Statuut) voor Nijmegen
a.
Basisscenario
b.
Doorkijk naar variabelen (wat als ….)
c.
Voornaamste procesrisico’s
Verdieping in variabelen vindt mogelijk later plaats
van de aspecten? 4.
Welke maatregelen / stappen zijn nodig om terughalen en
3
Juridische kaders Gemeenschappelijke Regeling ODRN, 1 januari 2019
Geen (formele) uittreding maar …
•
•
VTH-bouwtaken zijn niet-verplichte taken; hierover wordt een DVO afgesloten
Voor bepalen van financiële gevolgen zijn in beginsel dezelfde uitgangspunten als voor uittreding van toepassing
•
GR behoeft geen aanpassing bij terughalen VTH-bouwtaken
•
Terugnemen van taken brengt verplichtingen met zich mee:
centrale uitgangspunt: “de uittredende partij moet de schade
•
Gemeente kan taken terugnemen als er afspraken over de
vergoeding die rechtstreeks het gevolg is van de uittreding”
financiële gevolgen zijn gemaakt
•
•
•
Op basis van vergelijkbare situaties en jurisprudentie is het
Een nadere regeling / uitwerking hierover ontbreekt
Schade = ongedekte, voor rekening van de GR blijvende, onontkoombare en onvermijdbare vaste niet beïnvloedbare kosten uitgaande van een gelijkblijvende jaarlijkse bijdrage
Terughalen VTH-bouwtaken betekent …
• •
van de overige deelnemers
Wijzigen van DVO voor 1 oktober voorgaand aan kalenderjaar van
•
Resultaat van schadeberekening moet redelijk en billijk zijn
terughalen; vereist overeenstemming tussen Nijmegen en ODRN
•
Normaliter wordt een overbruggingsperiode van 5 jaar
Nemen van intrekkingsbesluit door college B&W en toezenden aan ODRN
•
Intrekken van mandaat (waar relevant) aan de directeur ODRN
•
Maken van afspraken over financiële gevolgen
gehanteerd, gerekend van datum van taakoverheveling •
Aandeel van Algemene Reserve wordt in mindering gebracht op schadebedrag
•
Beide partijen (Nijmegen en ODRN) plegen maximale inspanning om samen te werken en de kosten van ontvlechting zo laag mogelijk te houden
VTH-bouwtaken Situatieschets: wie voert momenteel welke taken uit? Taak
Uitvoering door gemeente
Uitvoering door ODRN
Algemeen
Beleid Bezwaarschriften
ODRN verdedigt besluit
VTH nieuwbouw en verbouw
Specifieke inhoudelijke toetsen, zoals parkeren, flora en fauna, hemelwater, riolering en monumenten
TH bestaande bouw (incl. monumenten) VTH brandveilig gebruik VTH handelsreclame VTH inritten
Inhoudelijke toets Inspectie en handhaving (BOA)
VTH kappen
Inhoudelijke toets flora en fauna Inspectie en handhaving (BOA)
TH slopen
Specifieke inhoudelijke toetsen, zoals monumenten
VTH aanleg
Specifieke inhoudelijke toetsen, zoals archeologie en stedenbouw
VTH afwijking bestemmingsplannen
Ruimtelijke onderbouwing Vergunningverlening bij grotere planologische betekenis, waaronder projectafwijkingsbesluiten (bijv. >10 woningen) TH gebruik in strijd met bestemmingsplan
V niet-Wabo
Bouwplaatsmeldingen: beoordeling en toezicht
Vooroverleg, klantvragen, ontvangst alle aanvragen/meldingen, coördinatie, beoordeling ontvankelijkheid en inhoud, besluitvorming, correspondentie, zienswijzen, bezwaar, beroep, toezicht, handhaving, archiveren Welstandscommissie is apart gefinancierd en wordt bemenst door medewerkers buiten de ODRN.
VTH-bouwtaken Situatieschets: omvang ODRN-werkplan 2022 (concept)
6
Impact op takenpakket Gevolgen voor primaire takenpakket als bouwtaken in huis zijn georganiseerd Terughalen VTH-bouwtaken betekent …
Variaties en keuzes
•
•
Organiseren van 46.000 uren primaire VTH-taken en daarbij behorende ondersteunende processen bij Nijmegen
•
Uitvoering wordt integraler en gebeurt met meer bestuurlijke
Intensiteit VTH-taakuitvoering: minder noodzaak voor regionale uniformering, dus meer lokale beleidsvrijheden
•
affiniteit: procedurebegeleiding, inhoudelijke expertise en
Kwaliteitscriteria: eventueel afspraken over gebruik van elkaars (ODRN/gemeentelijke) specialismen
bestuurlijke ambities komen dichter bij elkaar (minder •
organisatiegrenzen overschrijden) en vereenvoudigen
Benodigde stappen & maatregelen
Beperktere rol extern opdrachtgeverschap bij Nijmegen en
•
opdrachtnemerschap bij ODRN
Beleidskeuzen intensiteit VTH-taakuitvoering evalueren (mogelijk
wijzigende kentallen/benodigde primaire formatieomvang)
•
Toename interne coördinatie/afstemming binnen Nijmegen
•
Aanpassing VTH-beleid
•
Processen bij activiteiten met milieu en bouw gaan juist meer
•
Aanpassing checklisten/protocollen
organisatiegrenzen overschrijden; vereist herinrichting •
Deskundigheden (kwaliteitscriteria) worden geknipt: •
Voor Casemanagement, V bouwen, T bouwen, Juridische V, Juridische H, Geluid, Bouwconstructie en Bouwfysica moeten ODRN en gem.
•
DVO + uitvoeringsprogramma en later jaarverslag bouwen
•
Besluitvormingsmandaat wijzigen (ODRN → Nijmegen)
•
Scherp krijgen takenpakket terugkomende medewerkers voor ondersteunende processen (12,3 fte)
beide voldoen 7
Personeel Situatieschets •
•
17,3 fte vergunningverlener
•
11,3 fte toezicht en handhaving (incl. projecten, excl. asbest)
•
3,4 fte juridisch en overig
•
Verschuiving ondersteunende functies met 12,3 fte
•
Wijziging van dekking PIOFACH-taken (ODRN→ Nijmegen)
•
•
Verschuiving primaire organisatieomvang met 32 fte
het sociaal plan tussen ODRN met lokaal overleg nodig (vakbonden) •
•
•
Gemeente Nijmegen heeft sociaal statuut opgenomen in haar personeelshandboek
Deel van formatie met dienstverband, deels inhuur. ODRN breed
•
Regelt niets ten aanzien van overnemen personeel
•
WOR-bestuurder gemeente Nijmegen moet in overleg met OR om belang van organisatiewijziging te bepalen
•
Procedurele bepalingen zoals opgenomen in het sociaal statuut zijn
Deel van ODRN-formatie nu dedicated Nijmegen, deels
van toepassing, tenzij de OR en de bestuurder overeenkomen dat het
uitvoerend voor meerdere opdrachtgevers
gaat om een onbelangrijke organisatiewijziging
Deel van medewerkers op locatie, deels thuiswerkplek en/of buiten (m.n. toezicht)
•
ODRN moet inhoud Sociaal Plan met Gemeente Nijmegen afstemmen omdat de (financiële) gevolgen voor de gemeente zijn
is 17% van salariskosten/inhuurkosten nu inhuur •
Geen definitieve besluiten nemen voordat er overeenstemming is over
Sociaal Statuut Gelderse Omgevingsdiensten •
Hoofdstuk 5 publiekrechtelijke taakoverheveling is van toepassing: sociaal plan nodig
•
CAO Gemeenten en CAO SGO zijn van toepassing: •
Inhoudelijk identiek
•
Looptijd CAO’s tot 1 januari 2023. Onderhandelingen vanaf 15 september, waarbij uitgangspunt is dat ze hetzelfde blijven. Onverwachts effect mogelijk als beide CAO’s toch van elkaar gaan
verschillen. 8
Impact op personeel Gevolgen voor personeel als bouwtaken in huis zijn georganiseerd Terughalen VTH-bouwtaken betekent …
•
•
Knip in bepaalde functies/takenpakketten van medewerkers: deel
Omvang van werkplekken: deel van medewerkers op locatie,
deels thuiswerkplek en/of buiten (m.n. toezicht)
naar Nijmegen, deel blijft binnen bij ODRN •
•
Zowel Nijmegen als ODRN dienen (conform Verordening kwaliteit
Benodigde stappen & maatregelen
VTH) beide robuust (kwaliteitscriteria) te blijven; mogelijk hiervoor
•
Bepalen knip in functies/takenpakketten
inhuur/samenwerking nodig op (bouw)specialismen
•
Opstellen sociaal plan dat de overplaatsingsprocedure (incl. de
Sociaal Plan uitwerken en overeenkomen tussen ODRN en
ontslag en aanstellingsprocedure) regelt en bevat de
vakbonden met de volgende garanties:
rechtspositionele bepalingen
•
Netto-netto garantie van het salaris en het salarisperspectief
•
Overleg met OR/WOR-bestuurder over belangrijkheid wijziging
•
Vaste arbeidsovereenkomst ODRN betekent vaste
•
Rechtspositionele vergelijking: andere CAO (CAO SGO & CAO
arbeidsovereenkomst Gemeente Nijmegen zonder proeftijd
•
In het Sociaal Plan kunnen eventueel ook aanvullende afspraken gemaakt worden over tijdelijke medewerkers/aangegane
Gemeenten), zelfde inhoud •
totaalpakket bij Nijmegen minder is dan bij de ODRN worden
detacheringsovereenkomsten
Variaties en keuzes •
Indien ‘belangrijke’ organisatiewijziging voor Nijmegen: dan meer
stappen. •
Omvang van flexibele schil: deel van formatie met dienstverband, deels inhuur
Vergelijking totaalpakket van arbeidsvoorwaarden. Als nadere afspraken gemaakt over afbouw / compensatie
•
Verdieping nodig in volgende fase: •
Verschillen (buiten de CAO om) tussen de (secundaire)
arbeidsvoorwaarden •
Verschillen in functiewaardering(systematiek)
9
Organisatie Situatieschets gastheerschap Nijmegen (1) Dienstverlening gemeente Nijmegen aan ODRN •
•
Een groot deel van PIOFACH-taken c.q. bedrijfsondersteunende
door de IRvN maakt deel uit van contract •
Huidige overeenkomst gaat in op 1 januari 2020 en geldt voor de
taken voor de ODRN worden via een z.g. gastheerconstructie
duur van 4 jaar. Verlenging met telkens twee jaar is mogelijk en
geleverd door de gemeente Nijmegen.
zal door opdrachtgever en dienstverlener voor 1 september in het
Hiervoor is een samenwerkingsovereenkomst met onderliggende
aflopende jaar overeen gekomen worden
overeenkomsten afgesloten op de volgende terreinen:
•
Contractwaarde is € 2,79 mln
•
dienstverlening Informatie & Automatisering
•
57% is materiele kosten
•
dienstverlening Financiën
•
43% is personele kosten
•
dienstverlening Personeel & Organisatie
•
dienstverlening Facilitaire Zaken (incl. huisvesting)
Dienstenpakket Financiën Personele diensten
Afspraken dienstverlening
•
Business Control (0,94 fte)
•
•
Control en Audit (kosten accountant buiten gastheerschap, ODRN voert zelf
Dienstenpakket wordt jaarlijks geëvalueerd, hetgeen kan leiden
werkzaamheden uit)
tot bijstellingen in het nieuwe jaar •
Onderscheid tussen het basisdienstenpakket en het aanvullende dienstenpakket
•
Voor automatisering sluit opdrachtnemer (Nijmegen) een contract bij de IRvN. De ondersteuning aan de opdrachtgever
•
Managementinformatie en Bedrijfsadministratie (1,81 fte en 0,16 fte ondersteuning Coda/Sigitta)
•
Inkoop (kosten o.b.v. realisatie)
Materiele diensten •
Coda, Sagitta & Lias (licenties jaarlijks met structureel feitelijk gebruik)
Organisatie Situatieschets gastheerschap Nijmegen (2) Dienstenpakket Personeel & Organisatie
Dienstenpakket Huisvesting
Diverse onderdelen:
•
1.
Advies: arbeidsvoorwaardenregelingen, P&O-instrumenten, en
verhuurder Mariënburg C.V., te Nijmegen. Nijmegen verhuurt
(re)organisatieadvies.
ruimte in onderhuur aan ODRN. Hiervoor
2.
Personeels- en Salarisadministratie
3.
Juridisch, beleids- en organisatieadvies
4.
Trainingen NijmegenSchool: Deelname aan de open aanbod trainingen.
onderhuurovereenkomst.
•
Bedrijfszorgpakket: Bedrijfszorg en RAET systemen 1 op 1 doorbelast.
De huurovereenkomst gaat in op 1 januari 2020 en is aangegaan voor een periode van 5 jaar en loopt tot en met 31 december 2024
Kosten daarvan worden apart in rekening gebracht. 5.
Nijmegen huurt kantoorruimte Mariënburg 75 te Nijmegen van
•
Omstreeks januari 2025 is een herontwikkeling gepland en moet
Het aantal medewerkers wordt jaarlijks in onderling overleg bepaald.
pand vrij van gebruik, geheel leeg en verlaten zijn. Is datum van
2020: 168 medewerkers en 2021: 181 medewerkers
herontwikkeling niet haalbaar dan wordt huurovereenkomst
voortgezet tot moment van herontwikkeling Dienstenpakket ICT en I-diensten
•
Zie verbijzondering vanaf pagina 15.
Dienstenpakket Facilitaire zaken •
Diverse facilitaire producten en diensten zoals centrale repro,
De kosten van het gehuurde bestaat uit huur (2.925 m2) en servicekosten
•
Vanaf 1 september 2021 is huur met 450m2 teruggebracht. Reductie van € 133.000 op dienstverlening door Nijmegen
beveiliging, schoonmaak, bedrijfsafval, kantoorartikelen, etc. •
Huisvesting inclusief servicekosten
11
Organisatie Situatieschets kosten gastheerschap Nijmegen Specificatie PIOFACH gastheer
Normen
Kosten personeel P&O-advisering Business control Managementinformatie en Bedrijfsadministratie I-diensten Facilitaire dienstverlening
Begroting 2022 € 1.200.000
Contract 2021 € 1.202.528 € 106.110 € 113.289 € 160.296 € 625.132 € 197.701
1,00 0,94 1,97
Kosten materieel
€ 1.587.035
€ 1.625.341
Personeels- en Salarisadministratie + systemen 181 mdw Licenties Coda ICT (functioneel beheer en I&A) Facilitaire zaken 9,2% (194 fte vs 2104 fte) Huurkosten 2.925 m2 Servicekosten huisvesting
Subtotaal Reductie (450) m2 huisvesting Totaal
€ 156.927 € 7.651 € 859.260 € 299.369 € 346.780 € 112.281
€ 2.787.035
€ 2.827.869 € 133.000
€ 2.787.035
€ 2.694.869
12
Impact op organisatie – gastheerschap Nijmegen Gevolgen voor gastheerschap als bouwtaken in huis zijn georganiseerd Terughalen VTH-bouwtaken betekent … •
Nijmegen is gastheer voor ODRN en levert PIOFACH-diensten. Dienstverlening kan voorgezet worden met dien verstande dat de overeenkomst naar rato van Nijmeegse VTH-bouwtaken wordt aangepast
Variaties en keuzes •
Medewerkers Nijmeegse VTH-bouwtaken kunnen blijven gehuisvest op huidige locatie of kunnen worden ondergebracht in ander (gemeentelijk) gebouw
Benodigde stappen & maatregelen •
Aanpassen gastheerovereenkomst
•
Verdieping in grondslag budget voor gastheer: welk deel o.b.v. fte/medewerkers, welk deel o.b.v. vaste prijs
•
Omzetten contracten, abonnementen, verzekeringen 13
Impact op organisatie – overig Gevolgen voor organisatie als bouwtaken in huis zijn georganiseerd Interne positionering
•
Afspraken zijn nodig over de huidige Algemene Reserve. Deze is
•
Bouwteam dat overkomt 1-op-1 over, als primaire VTH-taken.
opgebouwd met de inbreng vanuit het verleden. Als Nijmegen
•
Aan de hand van de taken bepalen hoeveel management daarvoor
minder inbrengt in de toekomst heeft zij recht op een deel. Dat
nodig is (passend binnen de organisatievisie van Nijmegen)
kan uitgekeerd worden of verrekend te worden met de
Overige formatie (overhead) dat overkomt positioneren bij
optredende frictie. Huidige algemene reserve ODRN: € 458.000
•
‘vakbroeders’, waarvan al een deel via het gastheercontract bij •
•
Stemverhouding in GR o.b.v staffel (voor het stemgewicht in het
Nijmegen zit
AB) naar rato van de inbreng (omzet). Nu heeft Nijmegen 8
Afspraken maken binnen welke organisatieonderdeel (-delen)
stemmen en kan naar rato (20%) afnemen
taken in te bedden
•
Tevens verandert de WGR per 1 juli 2022. Gevolgen daarvan kunnen direct worden meegenomen in deze wijziging
Deelname aan GR ODRN •
Indien de ODRN besluit middelen uit te keren aan de eigenaar gaat
Variaties en keuzes
dat aan de hand van hetgeen de betreffende eigenaar heeft
•
Plaats binnen de organisatie van terugkomende medewerkers
ingebracht. Door het terughalen van taken brengt Nijmegen minder in en dus in de toekomst ook percentueel gezien minder
Benodigde stappen & maatregelen
terugkrijgen
•
Afspraken terugbrengen en uitkeren Algemene Reserve
•
Aanpassen van GR ODRN, incl. stemverhouding en wijziging WGR 14
Informatievoorziening Situatieschets •
ICT- en I-diensten zijn onderdeel van gastheerovereenkomst
•
(samenwerkingsovereenkomst) met Nijmegen. •
(ontwikkeld door en eigendom van gem. Nijmegen). Naast ODRN
Standaard ICT-diensten: o.a. werkplekken en centrale opslag en verwerkingscapaciteit
•
Bedrijfsapplicaties
•
Document- en Postservice via Bureau Documentaire
maakt ook gemeentelijke afdeling Veiligheid gebruik van WRS. •
Advies- en I-projectmanagementservices
•
Geo-werkzaamheden
WRS wordt door ODRN doorontwikkeld (onderdeel Verbeteren interne Bedrijfsvoering’): •
Informatievoorziening (BDI) van gem. Nijmegen •
Zaaksysteem ODRN WRS is een eigen maatwerkoplossing
Nu aanpassen aan Omgevingswet en koppelen aan DSO en Document Management Systeem (DMS)
•
Op (langere) termijn vervangen: samenwerking tussen Nijmegen en ODRN
Voor deel van deze diensten heeft ODRN via gem. Nijmegen
•
In begroting 2022 investering van € 600.000 voor aanpassing
overeenkomst met ICT Rijk van Nijmegen (iRvN).
•
Totaal bedraagt gastheerovereenkomst (2021) voor ICT- en Idiensten € 1.484.400 per jaar.
•
ODRN maakt gebruik van een apart DMS (Corsa) voor de opslag en archivering van de zaakdossiers
•
Deels op basis van aantal fte/medewerkers
•
•
Is onderdeel diensten van gastheer Nijmegen
Deels vast bedrag
•
Archivering vindt daarmee op een gelijkwaardige wijze plaats als bij gem. Nijmegen
15
Impact op informatievoorziening Gevolgen voor informatievoorziening als bouwtaken in huis zijn georganiseerd
Terughalen VTH-bouwtaken betekent …
Variaties en keuzes
•
•
Uitvoering van taken blijft bij Nijmegen en iRvN. Geen verschuiving van werk, wel van dekking
•
•
•
mogelijk specifieke Nijmeegse applicatie/inrichting
Voor producten en diensten die op basis van aantal
fte/medewerkers worden verrekend is impact 0. Wat ODRN minder
Benodigde stappen & maatregelen
van iRvN afneemt, neemt Nijmegen meer af
•
Afbouw van gastheerovereenkomst: niet in samenstelling pakket (producten en diensten), wel in omvang (aantal/euro)
•
WRS (en opvolger) in gescheiden of gezamenlijke omgeving;
Verdieping in grondslag budget voor ICT- en I-diensten: welk deel o.b.v. fte/medewerkers, welk deel o.b.v. vaste prijs
•
Afbouwen van ICT en I-diensten in gastheerovereenkomst tussen
Samen met ODRN WRS OW-proof maken en specifiek inrichten
Nijmegen en ODRN, maar behouden in overeenkomst tussen iRvN
voor Nijmeegse processen/gegevens
en Nijmegen
Voor producten en diensten die op basis van vast bedrag worden afgenomen van iRvN (o.a. bedrijfsapplicaties en projectmanagement), is effect •
bij ODRN structureel negatief (hogere kosten per fte)
•
bij gem. Nijmegen positief (lagere kosten per fte)
16
Financiën Situatieschets: relevante cijfers op een rij ODRN
Nijmegen
•
Uurtarief: € 88
•
PIOFACH-dienstverlening Nijmegen: 21% van begroting ODRN
•
Productiviteitsnorm per fte: 1.350 uren
•
PIOFACH-dienstverlening Nijmegen: 57% materieel en 43%
•
Loonkosten per fte: € 82.790
•
Totale ODRN-formatie: 225 fte (incl. inhuur en personeel
•
Budget VTH-taken Nijmegen: € 8,16 mln (werkplan 2022)
PIOAFACH Nijmegen)
•
Budget VTH-taken Nijmegen (excl. sloop/asbest): € 5,27 mln
•
Formatie in dienst van ODRN: 84% (175,65 fte)
•
Overheadpercentage: 30,1%
•
Overheadverdeling: materieel (16%) en personeel (84%)
•
Inhuur: 17% van totaal loon- en inhuurkosten
•
Kosten personeel: 84% van begroting (16% materiele kosten)
•
Algemene reserve: € 458.000
personeel
(werkplan 2022) •
Aandeel VTH-bouwtaken (excl. sloop/asbest) van alle ODRN-taken: 20%
17
Financiën Bouwstenen impactanalyse A: Ontvlechtingskosten ODRN
•
Kosten die gepaard gaan met de ontvlechting van de Nijmeegse VTHbouw-taken, mensen en middelen uit de ODRN.
De kosten moet Nijmegen maken om tot een goede inbedding in de eigen organisatie te realiseren
•
De kosten betreffen eventueel proces- en overdrachtskosten, kosten
•
De kosten kunnen eenmalig en op onderdelen meerjarig zijn
van aanpassingsmaatregelen en aanloopkosten, investeringen en
•
De kosten zou ODRN niet hebben gehad als Nijmegen de taken niet
desintegratiekosten PIOFACH-dienstverlening
zou terughalen (onontkoombare, onvermijdbare kosten) •
De kosten vormen de schadevergoeding, te betalen door Nijmegen
C: Exploitatie VTH-bouwtaken binnen Nijmegen
•
De kosten betreffen eventueel personele frictie, frictie in de
Structurele kosten voor taakuitvoering (organisatie en formatie) in de
materiele overhead en proces- en overdrachtskosten
situatie dat Nijmegen de VTH-bouwtaken zelf uitvoert
B: Transitiekosten Nijmegen
•
Nu betaalt Nijmegen jaarbijdrage o.b.v. exploitatiebegroting ODRN.
•
Bij uitvoering binnen Nijmegen vervalt jaarbijdrage en vormen
Kosten die door Nijmegen gemaakt worden om het overdrachtsproces te verzorgen en de inbedding in de Nijmeegse organisatie te realiseren •
De kosten kunnen eenmalig en op onderdelen meerjarig zijn (bijv. in geval van investeringen)
kosten voor organisatie en formatie onderdeel Nijmeegse begroting •
Bij overdracht van taken wijzigen de exploitatiekosten in beginsel niet, m.u.v. eventueel: •
Synergievoordelen binnen Nijmegen
•
Inpassingsnadelen binnen Nijmegen 18
Financiën Toelichting op soorten kosten en baten Personele frictie (ontvlechtingskosten) •
•
Er sprake van personele frictie als personeel gekoppeld aan de
moet worden begeleid. Dit vraagt capaciteit (intern/extern) •
Kosten betreffen project-/proceskosten, advieskosten maar eventueel
Nijmeegse VTH-bouwtaken niet overgaat naar Nijmegen en de ODRN
ook aanloop (Nijmegen) en uitloop (ODRN) kosten. Bijv.
heeft geen werk/taak voor dit personeel
aanpassen/omzetten van systemen, dossieroverdracht etc.
Kan zich voordoen bij medewerkers die gedeeltelijk voor Nijmegen
•
Alle kosten hebben betrekking op capaciteitskosten
werken
•
Personele frictie kan betrekking op de uitvoerende en overheadtaken.
(Des)integratiekosten en investeringen (transitiekosten Nijmegen)
Alleen voor medewerkers in dienst van ODRN
•
Naast proces- en overdrachtskosten (zie hiervoor) kan eventueel sprake zijn van benodigde investeringen en (des)integratiekosten i.k.v.
Materiele frictie (ontvlechtingskosten) •
gastheerovereenkomst
Er is sprake van materiele frictie als kosten onafhankelijk zijn van de
omvang van de organisatie of een bepaalde periode doorlopen
Kosten a.g.v. inpassingsnadelen (exploitatie Nijmegen)
(abonnementen, verzekeringen)
•
•
Dit leidt tot (extra) kosten voor de ODRN dan wel afwezige dekking
•
Kan zich voordoen bij materiele kosten inzake PIOFACH (binnen ODRN en binnen gastheerovereenkomst met Nijmegen)
en harmonisatie van arbeidsvoorwaarden Baten a.g.v. synergievoordelen (exploitatie Nijmegen)
• Proces- en overdrachtskosten (ontvlechtings- en transitiekosten) •
Taakoverdracht betekent voor zowel ODRN als Nijmegen dat het proces
Overdracht van medewerkers kan gepaard gaan met hogere inschaling
Een belangrijke reden om VTH-bouwtaken in Nijmegen uit te voeren is gelegen in minder schakels in proces, minder afstemming, meer regie
Financiën Uitgangspunten financiële impactanalyse Algemeen
•
Kostenberekening dienen aannemelijk, redelijk en billijk te zijn
•
Een inschatting / beredenering van mogelijke kosten en baten
•
Overige deelnemers aan de ODRN en de ODRN mogen zelf geen schade
•
De feitelijke kosten zijn o.a. het gevolg van te maken afspraken
•
Kosten kunnen beïnvloed worden, dit is afhankelijk van bereidheid om
•
lijden, maar ook geen voordeel hebben
dit te doen
Rekenmodel
Onderstaande uitgangspunten zijn conform basisscenario
•
Taken en uitvoering •
Impact van Wkb op taakomvang en kosten valt buiten analyse
•
Nijmegen hanteert hetzelfde niveau van taakuitvoering
Samenwerking in proces
Inzicht in zowel minst als meest gunstige situatie, beide binnen kaders van basisscenario zoals weergegeven op pagina 3
•
Terugverdienperiode wordt bepaald. Terugverdienperiode = hoe lang het duurt om gemaakte kosten ‘terug te verdienen’ met eventuele voordelen/baten
•
Iedere financiële impact wordt beredeneerd. D.w.z. onderbouwen met
•
Houding en opstelling in taakoverdracht zijn positief en meewerkend
– waar mogelijk – objectieve cijfers en argumentatie waarom sprake is
•
Maximale inspanning om kosten te vermijden. O.a. bereidheid om tot
van impact inclusief omvang
herschikking/overname van personeel te komen, tijdige opzegging van
•
doorlopende kosten Financiële principes •
Uitsluitend negatieve effecten voor ODRN die rechtstreeks gevolg zijn van het besluit tot terughalen en niet vermijdbaar zijn
Kosten kunnen eenmalig en doorlopend zijn. Bij doorlopende kosten (i.g.v. ontvlechtings- en transitiekosten) wordt een afbouwfactor/periode bepaald.
•
Doorlopende kosten worden getotaliseerd opgenomen 20
Financiën Financiële impactanalyse (1)
Financiën Financiële impactanalyse (2)
22
Impact op financiën Gevolgen voor financiën als bouwtaken in huis zijn georganiseerd Meest gunstige situatie
Samenvatting financiele impact
Minst gunstige situatie
A. Onvlechtingskosten ODRN
€ 199.393
€ 1.055.143
B. Transitiekosten Nijmegen
€ 100.000
€ 225.000
Minus eenmalige baten (aandeel Algemene Reserve)
-€ 90.289
-€ 90.289
Eenmalige kosten
€ 209.104
€ 1.189.854
3,7%
21,2%
-€ 367.358
-€ 72.748
Binnen 1 jaar
Binnen 17 jaar
Percentage eenmalige kosten van exploitatie
C. Mutatie structurele exploitatiekosten Nijmegen Terugverdienperiode ontvlechtings- en tranisitiekosten
Analyse binnen uitgangspunten van basisscenario (zie pagina 3). Verschillen tussen meest en minst gunstige situatie
Terughalen VTH-bouwtaken
•
Lagere structurele
betekent …
exploitatiekosten als gevolg van
•
synergievoordeel
Eenmalige kosten als gevolg van
komen vooral door andere aannames voor personele frictie. Bandbreedte kan komende maanden worden verkleind door verdieping en verificatie van aannames.
te betalen ontvlechtingskosten ODRN (schadevergoeding) en transitiekosten binnen Nijmegen 23
Variabelen op basisscenario Wat zijn de gevolgen voor de impact als Wkb vóór of gelijk met terugname taken wordt ingevoerd? Impact op takenpakket • • •
•
(Bouw)technische taken nemen (gefaseerd) af, administratieve
zowel Nijmegen als ODRN om robuust (kwaliteitscriteria) te
taken blijven over en nemen toe
blijven.
Verschuiving van vergunningverlening (beoordeling vóór bouw)
naar handhaving (sanctioneren na bouw).
Impact op financiën
Voor totale pakket: afname van benodigde capaciteit. Omvang
•
Eventueel frictie a.g.v. boventallig personeel
van afname is (mede) afhankelijk van gemeentelijke
•
Jaarlijks € 175.000,- lagere exploitatielasten (onderzoek ANG,
beleidskeuzen. Na terughalen taken kan gemeente zelf de regie voeren op deze keuzen (minder afhankelijk van regio).
•
Mogelijk meer inhuur/samenwerking nodig op specialismen voor
waarschijnlijk nog excl. afname ondersteunende functies). •
Dekkingsissue: minder inzet uit leges te dekken, meer uit
Analyse ANG in opdracht van ODRN (juni 2021): afname voor
algemene middelen. Leges nemen naar verwachting jaarlijks met
Nijmegen jaarlijks tussen 2.750 en 3.100 uren primaire formatie.
€ 400.000,- af (onderzoek ANG).
Impact op formatie
Overige impact
•
•
Mogelijk met natuurlijke uitstroom / huidige vacatureruimte / flexibele schil op te vangen: •
Per saldo 2 tot 2,3 fte primaire formatie minder nodig en naar
Verwachting is meer handhaving. Met taakuitvoering in eigen huis kan mogelijk beter oog- en oorfunctie van andere ‘buitendiensten’/BOA’s benut worden.
verwachting 0,7 tot 0,9 fte ondersteunende formatie. •
Verschuiving van taken: minder vergunningverleners nodig, meer administratieve en juridische capaciteit.
24
Variabelen op basisscenario Wat zijn de gevolgen voor de impact als Nijmegen ook VTH-bouwtaken voor andere gemeenten gaat uitvoeren? Impact op takenpakket •
•
Taken van andere gemeenten zijn identiek aan die in Nijmegen
Voor organisatie Nijmegen per definitie ‘belangrijke wijziging’: leidt tot meer formele processen die langer en complexer worden
(geen nieuwe taken); toename van omvang •
• •
Afspraken over uitvoeringsniveau nodig; voor efficiency sterke
Impact op financiën
wens om zoveel mogelijk uniform te laten. Daarmee beperktere
•
Afname van frictiekosten van primaire formatie
mogelijkheden voor maatwerk
•
Uitplaatsen uit ODRN van alle bouwtaken leidt tot algehele
Afspraken over bouwtaken voor BRZO in overig Gelderland en
heroriëntatie van ODRN (fundamentele organisatiewijziging),
Overijssel. Coördinatie blijft bij ODRN als BRZO-OD
waardoor ontvlechtingskosten positiever of negatiever kunnen
Eenvoudiger om robuust (kwaliteitscriteria) te blijven, minder
uitvallen dan bij basisscenario
afspraken nodig voor inhuur/samenwerking specialismen
•
•
Voor Nijmegen meer rol als opdrachtnemer in regio: afstemming
Grotere exploitatiebegroting leidt tot groter (financieel) risico,
maar ook meerdere partijen die risico mee kunnen opvangen
opdracht (programma), verantwoording en accountgesprekken Overige impact Impact op formatie •
Toename van primaire en ondersteunende formatie, mogelijk tot
•
Proces duurt langer door afhankelijkheid / afstemming in regio met overige BRIKS-opdrachtgevers
90 fte (i.p.v. 44 fte basisscenario) o.b.v. huidige formatie ODRN •
Beperktere tot geen knip nodig in primaire formatie
Scenario wordt nader uitgewerkt in regioverband
25
Voornaamste procesrisico’s 1. Beperkte medewerking van ODRN / regio • •
• •
•
Hogere projectkosten: intensiever onderzoek organisatiewijziging,
Getouwtrek tussen organisaties heeft effect op werkvreugde van
adviesfase, kennisgeving en uitvoering besluit, vaststellen
medewerkers en juridische / proces- en overdrachtskosten
plaatsingscriterium, vaststellen personeelsplan
Afspraken over terughalen worden sterk geformaliseerd, formele processen worden langer en complexer
3. Lange transitiefase
Taakuitvoering VTH komt onder druk door strijd. evt. met gevolgen
•
Mogelijk door procesrisico’s 1, 2 of andere redenen
voor andere taken binnen Nijmegen en ODRN
•
Voor medewerkers lang onzekerheid over toekomstige
Bestuurlijke verhoudingen op scherp t.a.v. rol van Nijmegen in
werksituatie; voor Nijmegen duurt ‘t langer om
regio als geheel
synergievoordelen te halen •
Risico t.a.v. toekomstig verschil in CAO’s (vanaf 1-1-2023) en
2. OR Nijmegen labelt transitie als belangrijke organisatiewijziging
daarmee arbeidsvoorwaarden. In ieder geval tot 1-1-2023 geen
•
Draagvlak mogelijk groter
verschillen
•
Afspraken over terughalen sterk geformaliseerd, formele processen worden langer en complexer
•
Langer gebonden aan regionale beleidskeuzen (uitvoeringsbeleid), o.a. ten aanzien van nieuwe wetgeving (met name Wkb); minder snel eigen beleid te voeren
26
Advies t.a.v. vervolgproces Transitietijd
Vervolgstappen om te komen tot een definitief besluit
•
Inwerkingtreding Wkb is natuurlijk moment voor overdracht.
•
Uitwerking van (regionale) scenario’s en impact hiervan
Nieuwe organisatie kan dan ingericht worden conform Wkb
•
Bepalen van de randvoorwaarden die bij definitieve
•
Transitietijd van 6 maanden na definitieve besluit is in theorie mogelijk als alle omstandigheden meezitten. Gezien o.a. belangen
besluitvorming meegenomen moeten worden •
en standpunten in regio en nog beperkte betrokkenheid van OR, verwachten we transitietijd van minimaal 12 maanden •
Verdieping met OR en WOR-bestuurder in mate van
‘belangrijkheid’ organisatiewijziging Nijmegen •
Vooruitlopend kan gefaseerd transitie worden ingezet
Bandbreedte van financiële impact tussen meest en minst gunstige situatie kan worden verkleind door meer inzicht in situatie t.a.v. o.a. ODRN-formatie voor primaire en secundaire
Door transitie gefaseerd te doorlopen kunnen mogelijke synergievoordelen naar
taken, vacatureruimte, arbeidsvoorwaarden, toekomstige
voren worden gehaald en kunnen partijen zich langer voorbereiden. Dit is
investeringslasten
bijvoorbeeld mogelijk door, vooruitlopend op indiensttreding bij Nijmegen, ODRN-medewerkers te detacheren naar Nijmegen en mandaten van ODRN in te
trekken. Daardoor krijgt Nijmegen eerder de taakinhoudelijke regie, maar blijven arbeidsvoorwaarden vanuit ODRN gelden. Bijkomend voordeel is dat personele
•
Voorbereiding van toekomstige beleidskeuzen (uitvoeringsbeleid VTH) gewenst. Deze kunnen leiden tot taakomvang die afwijkt van huidige situatie: meer of minder benodigde capaciteit
frictie wordt geminimaliseerd in transitieperiode.
27