Game over - Analyse informatiehuishouding nazorgonderzoek Wmo

Analyse naar proces onderzoeksdossier nazorgonderzoek Wmo

Stadscontrol, V1.0 29 januari 2024

0

Inhoud 0.

Samenvatting ........................................................................................................................................................... 2

1.

Inleiding .................................................................................................................................................................... 5

2.

Analyse Proces ......................................................................................................................................................... 6

3.

2.1

Werkwijze als hulpmiddel .................................................................................................................................. 6

2.2

Eerdere ervaringen met samenstellen onderzoeksdossier .............................................................................. 9

2.3

Markeringen in het proces samenstellen onderzoeksdossier nazorgonderzoek Wmo ................................. 12

2.4

Conclusies ........................................................................................................................................................ 17

2.5

Aanbevelingen .................................................................................................................................................. 19

Analyse beschikbare informatie ............................................................................................................................ 21 3.1

Analyse ontbrekende stukken in brief Rekenkamer ....................................................................................... 21

3.2

Analyse archivering van stukken ..................................................................................................................... 23

3.3

Afspraken rond archiveren............................................................................................................................... 24

3.4

Conclusies ........................................................................................................................................................ 25

3.4

Aanbevelingen .................................................................................................................................................. 25

1

0. Samenvatting “Game Over”…Ineens was het daar. De rekenkamer heeft (met brief december) wedstrijd afgefloten na verlenging en blessuretijd, terwijl wij dachten nog zuivere speeltijd te hebben en de rode kaart (brief oktober) niet als zodanig geïnterpreteerd hebben. Met deze analyse Stadscontrol naar de verklaringen waarom het is gelopen zoals het is gelopen. Daarbij kijken we naar proces en inhoud.

Proces In het proces ziet Stadscontrol dat de ambtelijke organisatie verrast is door het signaal van de Rekenkamer te stoppen met het onderzoek. Op basis van de invulling van de met de Rekenkamer ontwikkelde “Werkwijze samenwerking Rekenkamer Nijmegen en ambtelijke organisatie” en invulling van rollen dachten de ambtelijke organisatie “in control” te zijn op het proces. En daarmee nog steeds “in gesprek” met de Rekenkamer over het zo volledig mogelijk aanleveren van het onderzoeksdossier. Maar hier zit de crux. Vanuit ambtelijk perspectief leven de volgende vragen; “Wanneer weten wij wanneer wij voor de Rekenkamer volledig zijn? En daar hebben we toch juist de Rekenkamer voor nodig? En is het proportioneel dat wij zoveel tijd steken in het aanleveren van documenten en heeft de Rekenkamer echt die informatie ook nog nodig?” Vragen die spelen aan ambtelijke zijde en waarvoor gedurende het vormen van het onderzoeksdossier het gesprek met de Rekenkamer nodig is. Tegelijkertijd is er het perspectief van een Rekenkamer die de ambtelijke organisatie voortdurend moet wijzen op afspraken die zij zelf heeft gemaakt, maar niet nakomen. Bijvoorbeeld het zelf screenen van documenten die de ambtelijke organisatie aanlevert op verwijzingen naar andere documenten.

En ook een Rekenkamer die al jaar en dag aangeeft richting de gemeente (bestuur en ambtelijke organisatie) werk te maken van een goede informatiehuishouding. Want een organisatie die “in control” is, weet toch over welke informatie ze bezit en waar die te vinden is? En laat de ambtelijke organisatie nu net in verschillende systemen informatie opslaan en archiveren. Soms omdat dit nu eenmaal technisch niet anders kan of een bewuste keuze is geweest. En dat het dan zoveel tijd kost die informatie aan de Rekenkamer te overhandigen, heeft dus ook te maken met die “werkwijze”. Want waar vind je wat? Stadscontrol constateert ook dat er ontzettend veel verschillende invullingen dan wel beelden zijn over wat archiveren is en wanneer iets gearchiveerd is. Daarover later meer. Maar ook de invulling van rollen is een factor. Een daarin heb je elkaar nodig. In het proces hebben de ambtelijke actoren ervaren dat het eigenlijk allemaal wel soepel leek te lopen. Maar dat checkten we niet goed bij elkaar en de Rekenkamer. Totdat het eigenlijk al te laat was. Na de gele kaart van de Rekenkamer in augustus, is de rode kaart van oktober niet als zodanig beschouwd. De ambtelijke organisatie dacht zelfs nog te mogen leveren, althans, dat wilde ze naar aanleiding van een interne ambtelijke reflectie (16 november).

Maar de Rekenkamer had in haar brief van oktober al geschreven: “Mocht uit de beoordeling van de aangeleverde stukken blijken dat het nodige ontbreekt dan beraden wij ons op een andersoortige rapportage aan u.” Opvallend is ook dat de ambtelijke organisatie met de Rekenkamer samen een “werkwijze” opgesteld heeft, maar die zelf niet of op hoofdlijnen leest. Tegelijkertijd leest eenieder de “werkwijze” ook net weer anders. Het leidt – onbedoeld – tot interpretatieverschillen, maar ook nog steeds vragen. Als Stadscontrol constateren we dat de ambtelijke organisatie haar eigen afspraken met de Rekenkamer beter moet kennen. Er is vooral winst te behalen in het beter organiseren van het interne samenspel tussen actoren zoals de concernmanager VJB, schakelpunt rekenkamer, de inhoudelijk verantwoordelijke concernmanager, de ambtelijke contactpersoon, de contactpersoon BDI en de Stadscontroller. Dit vraagt vooral ook om het standaard organiseren van de interne startbijeenkomst voorafgaand aan ieder rekenkameronderzoek. Zodat mét de ambtelijk secretaris van de Rekenkamer de klok gelijkgezet kan worden. Het is ook belangrijk hier het gesprek met de Rekenkamer over te voeren. Juíst ook om verwachtingen voor de toekomst te managen. Dit betekent dat actoren in dit proces elkaar nodig hebben om in het proces te blijven, in samenwerking met de Rekenkamer.

Tegelijkertijd betekent dit een ambtelijk en bestuurlijk investeren in verbeteren van onze informatiehuishouding. Want hoe beter die is ingericht, hoe sneller de relevante informatie op tafel kán liggen.

2

De geleerde lessen uit deze analyse nemen we mee in de (al onderhanden zijnde) evaluatie van de afspraken in de “werkwijze”.

Inhoud Conclusie op basis van de inhoud is duidelijk; we hebben niet alles geleverd wat de Rekenkamer wel signaleerde als voor haar relevante stukken. Véél stukken zijn wel geleverd (428), maar we hebben ook niet geleverd. De Rekenkamer heeft in haar brief 57 voorbeelden van documenten benoemd die essentieel zouden zijn, maar niet geleverd. De Rekenkamer heeft deze documenten kunnen duiden door 1) de gevraagde type stukken af te zetten tegen de ontvangen stukken en 2) door zelf per organisatie enkele basisstukken (beleidsplan, opdracht, beschikking) te scannen op verwijzingen. Tegelijkertijd weten ambtelijke organisatie noch de Rekenkamer of er met die ontbrekende 57 documenten wél een volledig dossier ligt. Het is een uitsnede, geen uitputtende lijst. Wellicht zijn er nog meer stukken relevant voor de Rekenkamer we nog steeds niet of we straks een volledig dossier hebben. Want de ambtelijke organisatie heeft zelf nog geen aanvullende check gedaan op verwijzingen. Dit ook in afwachting van verder verloop. De ambtelijke organisatie heeft 57 documenten gecheckt op bestaan en reden waarom ze niet geleverd zijn, danwel het niet bestaan ervan en wat de reden daarvan is. De Rekenkamer heeft gelijk dat niet alles gearchiveerd is. Archiveren is namelijk méér dan alleen het bewaren van informatie. Archiveren is het duurzaam toegankelijk maken en houden van informatie.

Zodat deze nu en in de toekomst bruikbaar is. Voor iedereen die het recht heeft om de informatie in te zien. Niet alle informatie wordt blijvend bewaard. Dit wordt bepaald op basis van waardering en selectie.1 Stadscontrol constateert dat informatie verschillende vormen kent; het zijn niet alleen bestuurlijke stukken zoals raads- en collegevoorstellen, maar ook subsidiebeschikkingen, memo’s, verslagen van overleggen, verantwoordingsdocumenten van externe organisaties, een omgeving van Tableau, spreadsheet of visual in Prezi, Mural, etc. Stadscontrol constateert dat de ambtelijke organisatie zowel archiveert als tegelijkertijd ook pragmatisch “zaken opslaat”. Archivering vindt plaats via myCorsa. Maar we werken ook met andere systemen waar we informatie in opslaan. Bijvoorbeeld voor subsidies is dat “Key2Subsidies”. Dergelijke systemen communiceren niet zondermeer met het “centrale” archief. Dat zijn soms ook bewuste keuzes. Ten slotte is er ook de realiteit dat archiveren vaak als laatste stap niet wordt genomen. Het is belangrijk, maar “dat komt later wel”. Hiermee is de informatie verstopt in persoonlijke mailboxen of de eigen werkomgeving. Een uniforme afspraak over welke informatie wanneer op welke wijze te archiveren is er niet. En soms kán iets ook nog niet gearchiveerd zijn. Dat heeft redenen die soms samenhangen met het werkproces.

Bijvoorbeeld de vaststellingsbeschikking van een subsidie. Als er nog iets in het proces van verantwoording openstaat, bijvoorbeeld een stuk dat ontbreekt, kan de subsidie niet worden afgesloten. En zodoende bestaat er (nog) geen vaststellingsbeschikking. Die kan dan ook nog niet gearchiveerd zijn. Maar we archiveren in verschillende systemen, bijvoorbeeld het subsidievolgsysteem “Key2Subsidies”. Die niet zondermeer communiceren met het centrale archief. Stadscontrol constateert dat er in de ambtelijke organisatie wel véél informatie beschikbaar is. Het volledig ontsluiten ervan vraagt moeite en de kunst van het zoeken; wat is er überhaupt allemaal beschikbaar en wáár is het te vinden? De relatie tussen “niet archiveren” en de conclusies van de Rekenkamer dat de uitvoering van beleid niet transparant en controleerbaar is en dat we niet goed zouden kunnen (bij)sturen op toegang tot de Wmo, kan daarmee niet één op één gelegd worden. Er is immers méér informatie voor handen dan enkel gearchiveerde informatie. Tegelijkertijd móet de informatie waarmee dan wél gestuurd wordt op de realisatie van beoogde doelen, voor anderen beschikbaar zijn. De ambtelijke organisatie moet lering trekken uit deze les. Er is een “werkwijze” met afspraken.

De ambtelijke organisatie heeft elkaar in het samenspel met de Rekenkamer op te zoeken om de juiste interpretatie aan de tekst van de “werkwijze” te geven. Dus laten we de Rekenkamer en onszelf verrassen door ín samenspraak met de Rekenkamer en goed intern samenspel de volgende keer te komen tot een tijdig aangeleverd geordend en volledig onderzoeksdossier.

1

https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/wat-betekent-archiveren 3

Daarnaast is het van groot belang ambtelijk én bestuurlijk te investeren in onze informatiehuishouding. Informatiehuishouding kan worden gedefinieerd als het geheel aan afspraken, activiteiten en organisatorische en technische voorzieningen voor het zorgvuldig beheren van informatie door overheidsorganisaties. Dat we hierin móeten investeren blijkt wel uit een onderzoek van Nieuwsuur waarbij een raadsinformatiesysteem ook wel wordt beschreven als “de grootste bibliotheek van de gemeente. Maar wel een bibliotheek ná een aardbeving.” Maar ook de rapportage “Groundhog day” waarin zes terugkerende patronen zijn geïdentificeerd bij 35 jaar werken aan een betere digitale informatiehuishouding bij de overheid. Ze tonen nogmaals de relevantie om uit het oude karrenspoor te komen dat de Rekenkamer in 2012 al aantoonde met “Geen metertje op het dashboard” en later met Frapper Toujours. Van ”Game over” naar “Game on”

4

1. Inleiding Op 23 december 2022 stelt de Rekenkamer het onderzoeksplan voor 2023-2024 aan de ambtelijke organisatie beschikbaar. De secretaris van de Rekenkamer informeerde raad, college en sleutelfiguren in de ambtelijke organisatie. Daaruit blijkt welke onderzoeken in welke volgorde de Rekenkamer in die jaren ter hand neemt. Zo was dus ook eind 2022 duidelijk dat de Rekenkamer in 2023 het tweede nazorgonderzoek Wmo zou gaan uitvoeren. Dat dan één jaar later de Rekenkamer “de handdoek in de ring gooit” omdat er onvoldoende informatie beschikbaar zou zijn in het ambtelijk voorbereidde onderzoeksdossier voor de Rekenkamer, kan op zijn zwakst gezegd “de wenkbrauwen doen fronsen”. De grote vraag is wat ertoe geleid heeft dat de gemeente staat waar ze nu staat. De opdracht om dit uit te zoeken heeft Stadscontrol kort voor het Kerstreces ontvangen. Om te duiden wat er is gebeurd en er van te kunnen leren, onderzoeken we twee elementen: proces en inhoud. Ook in die volgorde. Daarin staan twee hoofdvragen centraal: 1. Hoe is het proces verlopen ten aanzien van samenstellen onderzoeksdossier voor Rekenkamer? Stadscontrol analyseert of en waar in het proces steken hebben laten vallen. Deelvragen hierbij: a. Wat zegt de “Werkwijze Rekenkamer Nijmegen en ambtelijke organisatie bij rekenkameronderzoek” (versie 2022) over samenstellen van het onderzoeksdossier? b.

Waar zitten waarborgen in het proces t.a.v. borgen goed proces rekenkameronderzoek? c. Wat zijn eerdere ervaringen van ambtelijke organisatie geweest in het samenstellen van het onderzoeksdossier t.b.v. andere rekenkameronderzoeken? d. Op welke wijze hebben verantwoordelijke actoren t.a.v. nazorgonderzoek Wmo invulling gegeven aan hun rol en afspraken zoals beschreven in de “werkwijze”? e. Hoe is het overleg verlopen tussen Rekenkamer en ambtelijke organisatie? f. Welke conclusies kunnen we trekken op basis van voorgaande? g. Welke adviezen zijn mee te geven? 2.

Analyse op al dan niet beschikbaarheid van door Rekenkamer gevraagde informatie t.b.v. onderzoeksdossier Stadscontrol wil een scherper beeld hebben bij de analyse van de Rekenkamer op beschikbaarheid van stukken en de wijze van archiveren. Deelvragen hierbij: a. Ontbreken de essentiële stukken waar de Rekenkamer in haar brief naar verwijst? b. Waarom ontbreken die stukken? Bestaan die niet of hebben wij ze niet aangeleverd? En waarom? c. Zijn de stukken centraal (archief) of decentraal (groeps- en persoonlijke netwerkschijven en in groeps- en persoonlijke mailboxen) gearchiveerd? Waarom zijn ze zo gearchiveerd? d. Wat zijn de afspraken rond archivering? e. Zijn die afspraken nageleefd? f. Welke conclusies kunnen we trekken op basis van voorgaande? g. Welke adviezen zijn mee te geven?

5

2. Analyse Proces In dit hoofdstuk analyseren we het procesverloop van het samenstellen van het onderzoeksdossier voor rekenkameronderzoek. We gaan in op de Werkwijze Rekenkamer Nijmegen en ambtelijke organisatie (par. 2.1) die ondermeer beschrijft hoe het onderzoeksdossier gevormd moet worden (2.2.1) en welke waarborgen er ingebouwd zijn voor een goed proces (2.2.2). Vervolgens tekenen we ervaringen op rond het samenstellen van onderzoeksdossiers van eerdere rekenkameronderzoek (par. 2.3). Vanuit die bredere blik zoomen we in paragraaf 2.4 in op de markeringen in het proces rond het samenstellen van het onderzoeksdossier nazorgonderzoek Wmo. Juist ook om daar scherp te krijgen waar we in het proces punten hebben laten liggen. Ook bekijken we hoe het overleg tussen ambtelijke organisatie en de rekenkamer is verlopen (par. 2.5). We ronden af met de conclusies en aanbevelingen inzake het proces.

2.1

Werkwijze als hulpmiddel

De “Werkwijze samenwerking Rekenkamer Nijmegen en ambtelijke organisatie” (verder “werkwijze”) is ontstaan naar aanleiding van signalen van de Rekenkamer dat het voor de ambtelijke organisatie niet altijd duidelijk was wat wanneer van wie verwacht werd bij Rekenkameronderzoek. En dat de Rekenkamer zelf vaak degene was die dit aan de betrokken actoren moest duiden. Duidelijkheid over de rollen tussen Rekenkamer en ambtelijke organisatie en binnen de ambtelijke organisatie werd nóg relevanter door de aanpassing van de “werkwijze” van de Rekenkamer in de verzameling van informatie. Bij aanbieden van het jaarverslag 2020 heeft de Rekenkamer aangegeven niet zelf meer het onderzoeksdossier samen te stellen, maar deze verantwoordelijkheid te kantelen naar de gemeente. Het tijdig verkrijgen van voldoende en volledige informatie voor het starten van een onderzoek door de Rekenkamer was vaak een moeizaam proces: “Er bleken nauwelijks stukken gearchiveerd en stukken werden gefragmenteerd en deels ongeordend aangeleverd. Dit heeft geleid tot vertraging in het onderzoek.” De aanpak werd als volgt gewijzigd: “In het vervolg kondigen wij een onderzoek aan en geven daarbij aan dat wij graag binnen x maanden (de deadline is de startdatum voor ons onderzoek) een volledig dossier willen ontvangen. Net als we tot nu toe deden zullen wij op hoofdlijnen aangeven welke type stukken wij nodig hebben.

Wij beperken echter onze inzet voor het zelf verzamelen van stukken die bij de gemeente liggen. “ 2 In het proces van het samenstellen van het onderzoeksdossier blijft de Rekenkamer wel betrokken via de ambtelijk secretaris. Dit door mee te denken, op hoofdlijnen aan te geven welke type stukken voor het betreffende onderzoek nodig zijn en is beschikbaar voor het beantwoorden van vragen en geven van verduidelijking. De “werkwijze” is dus mede ontstaan om het vormen van een goed onderzoeksdossier voor de Rekenkamer procesmatig goed neer te zetten. In samenwerking tussen secretaris Rekenkamer, de Stadscontroller en concernmanager VJB is de “werkwijze” tot stand gekomen. De “werkwijze” is (en wordt na iedere update) vastgesteld in het Gemeentelijk Managementteam (GMT) waarin directie en concernmanagers zitting hebben. De “werkwijze” is voor ambtenaren raadpleegbaar via de kennisplek op iNsite. De gepubliceerde versie is de versie van 2021. Er bestaat echter een door het GMT-vastgestelde (16 maart 2023) versie met update van februari 2023. Een nieuwe update is voorzien, mede met lering uit deze analyse. Doel “werkwijze” De “werkwijze” heeft ten doel scherp te maken wie in het rekenkamerproces wat wanneer moet doen.

Want hoewel rekenkameronderzoek een constante is en de rekenkamer zelf exact weet hoe het werkt, maakt een ambtenaar meestal slechts één of misschien twee keer tijdens de loopbaan een rekenkameronderzoek mee. Met een hoge omloopsnelheid van medewerkers in de ambtelijke organisatie, gaat aan ambtelijke zijde de kennis over dit soort bijzondere processen snel verloren. Ook om die reden hebben we dit expliciet vastgelegd. Centraal in de “werkwijze” staat het onderscheid van rollen en daaruit voortvloeiende taken. Het gaat om:

2

Aanbiedingsbrief Jaarverslag 2020 Rekenkamer, p.2 6

De “werkwijze” beschrijft de rollen en de daarbij komende taken en verantwoordelijkheden. In het proces van rekenkameronderzoek speelt de ambtelijke contactpersoon namens de ambtelijke organisatie een belangrijke rol. Zoals beschreven in de “werkwijze” is de rol van de ambtelijke contactpersoon: 1. Aanspreekpunt voor Rekenkamer 2. Spin in het web 3. Verantwoordelijk voor tijdige aanlevering stukken Rekenkamer, procesverloop, bestuurlijke procesgang. Intensiever dan de andere actoren met een rol in het proces, is de ambtelijke contactpersoon van begin tot einde (incl. opvolging raadsbesluiten) betrokken bij het rekenkameronderzoek. Het verzamelen van stukken voor het onderzoeksdossier is expliciet bij de ambtelijke contactpersoon belegd. Reden hiervoor is dat één persoon zicht heeft op het hele proces en zorgt voor een ordentelijk verloop. Dat helpt zowel ambtelijke organisatie als Rekenkamer in overzicht houden van de lijnen en verantwoordelijkheden. Tegelijkertijd ontslaat dit de andere actoren met een rol in het proces niet van hun aandeel. Want die rollen zijn ook bedoeld ter ondersteuning van de ambtelijke contactpersoon en een goed proces. Het samenspel bepaalt de (kwaliteit van de uitkomst) van het proces. Aanscherpen “werkwijze” De “werkwijze” wordt – tot op heden – jaarlijks geëvalueerd op het nakomen van afspraken.

Dit in samenspel tussen secretaris Rekenkamer, Stadscontroller en concernmanager Veiligheid, Juridische Zaken en Bestuursondersteuning (VJB). Ook het Schakelpunt Rekenkameronderzoek (functionaris binnen afd. VJB) is inmiddels actief betrokken bij de evaluatie. Ervaringen van doorlopen rekenkameronderzoeken worden zo meegenomen. Zo werkt de ambtelijke organisatie inmiddels aan de derde versie van de “werkwijze”. In eerdere versies is bijvoorbeeld nadrukkelijke gemaakt welke stukken aangeleverd moesten worden, rollen van actoren nadrukkelijk beschreven moesten worden en de bekendheid van de “werkwijze” aandacht behoefde. Dit vanuit noodzaak om de vastgelegde afspraken na te kunnen komen. De nu voorziene update richt zich met name op verdere specificering van stukken waar de ambtelijke organisatie aan moet denken bij het samenstellen van een onderzoeksdossier voor de Rekenkamer. Juíst om het voor de ambtelijke organisatie duidelijker te maken aan welke informatie – zich uitend in documenten – de Rekenkamer nodig heeft.

7

2.1.1

Samenstellen van het onderzoeksdossier

In de “werkwijze” wordt aandacht besteed aan het samenstellen van het onderzoeksdossier. We kiezen ervoor hier niet de complete tekst te herhalen uit de “werkwijze”. De hoofdlijnen zijn de volgende:  De ambtelijke organisatie is verantwoordelijk voor het samenstellen van het onderzoeksdossier op basis waarvan de rekenkamer aan de slag gaat.  De ambtelijke contactpersoon is belast met het samenstellen van dit dossier.

  

  

In de regel zal er bij benadering een kwartaal de tijd zijn om het dossier samen te stellen. Verzamelen benodigde stukken doet de ambtelijke contactpersoon niet alleen. Hij werkt daarin samen met o.a. de afdeling BDI (voor raadplegen archief) en andere collega’s. De Rekenkamer geeft voor aanvang van het onderzoek op hoofdlijnen aan welke type stukken noodzakelijk zijn voor het onderzoek. De Rekenkamer legt eventuele verzoeken die gaandeweg het onderzoek ontstaan om aanvullende stukken neer bij de ambtelijk contactpersoon. BDI besluit in overleg met de Rekenkamer over een toegankelijke opbouw van het dossier. De ambtelijke contactpersoon levert niet alleen wat expliciet gevraagd wordt, maar ook wat naar eigen inschatting (op basis van navraag in de organisatie) relevant is voor het Rekenkameronderzoek. De Rekenkamer bespreekt de startdatum van het onderzoek met de (ambtelijke contactpersoon van de) verantwoordelijke afdeling en bepaalt daarmee ook de uiterste aanleverdatum van het dossier.

In de “werkwijze” is expliciet opgenomen dat het van belang is om:  Op tijd te beginnen, juist ook vanuit eerdere ervaringen dat het tijd kost een volledig onderzoeksdossier samen te stellen.  Dat een compleet en juist onderzoeksdossier ook in het belang van het eigen leren door de gemeente is: “De Rekenkamer kan alleen goed onderzoek doen wanneer zij beschikking heeft over álle voor het onderzoek relevante documenten. Het is daarbij de uitdaging voor de ambtelijke organisatie daarin niet op voorhand te selecteren en “voor de Rekenkamer te gaan denken”. Ook voor de ambtelijke organisatie is het van belang om de Rekenkamer toegang te geven tot zoveel mogelijk informatie om op basis daarvan relevante, juiste en volledige conclusies en aanbevelingen te kunnen trekken.”

2.1.2

Waarborgen in “werkwijze” voor goed proces rekenkameronderzoek

De “Werkwijze samenwerking Rekenkamer Nijmegen en ambtelijke organisatie” is op zichzelf een ondersteunende waarborg om een goed procesverloop van rekenkameronderzoek te faciliteren. Zoals gesteld maakt een ambtenaar niet vaak een rekenkameronderzoek mee, dus het vastleggen van “hoe doen we dat in Nijmegen” is stap één. De “werkwijze” beschrijft daarmee het systeem. Er is daarmee een “opzet” en een “bestaan” van een systeem dat een goed onderzoeksproces mogelijk moet maken. Maar het gaat ook om het samenspel tussen de rollen en invulling ervan. Ook als het gaat om het samenstellen van het onderzoeksdossier. Over de werking van dat systeem later meer. Het start al met kennisnemen van onderzoeksplan van Rekenkamer In de “werkwijze” zijn een reeks van stappen, rollen en verantwoordelijkheden benoemd. Maar het start (al) bij het beschikbaar stellen van het onderzoeksplan door de Rekenkamer. Op basis hiervan verkrijgt de ambtelijke organisatie inzicht in welke onderzoeken de Rekenkamer wanneer voornemens is op te pakken. Afspraak is dat dit onderzoeksplan geagendeerd wordt in het GMT, zodat directie en GMT er actief kennis van nemen. Dit agenderen heeft al een signaalfunctie. In 2023 is het Onderzoeksplan 2023 – 2024 geagendeerd en voor kennisgeving aangenomen. Concernmanager afdeling waarop onderzoek betrekking heeft, staat aan de lat.

In de organisatieregeling van de ambtelijke organisatie is vastgelegd dat men uitgaat van “integraal management”. Dit betekent dat de concernmanager integraal verantwoordelijk is voor de inhoud, inzet van personeel en geld, van de afdeling als geheel. Voor de praktijk van het rekenkameronderzoek betekent dit dat met kennisnemen van het onderzoeksplan van de rekenkamer via agendering in het GMT er een vertrouwen moet zijn dat de concernmanager kennis heeft van wat er op zijn afdeling af gaat komen en dat hij daarmee weet heeft dat de afdeling met een rekenkameronderzoek te maken krijgt – en daarmee een ambtelijke contactpersoon moet aanwijzen en tijd moet reserveren.

8

Beschrijving taken en rol ambtelijke contactpersoon Ten behoeve van de keuze van een ambtelijke contactpersoon, kent de “werkwijze” een omschrijving van taken en eisen. Er is daarmee een beschrijving van wat er van deze functionaris verwacht wordt gedurende het onderzoeksproces van de Rekenkamer. Dit betreft o.a.:

-

“Is verantwoordelijk voor interne communicatie over het onderzoek (binnen de afdeling, naar leidinggevende, naar stadscontroller, naar hoofd bestuurskwaliteit, naar directie / gemeentesecretaris, woordvoerder portefeuillehouder, portefeuillehouder, BBA, etc.)” “Heeft tijd voor goede invulling van taak als ambtelijke contactpersoon, waaronder: o één keer per drie weken (afhankelijk van verloop / fase onderzoek vaker of minder vaak overleg met secretaris Rekenkamer) o Verzamelen benodigde stukken (samen met contactpersoon dossierbeheer van afdeling): niet alleen wat expliciet gevraagd wordt, maar ook wat naar eigen inschatting (op basis van navraag in de organisatie) relevant is voor het Rekenkameronderzoek (§3.5)” Er staat meer beschreven maar voert te ver dat hier uitputtend over te nemen. Interne ambtelijke startbijeenkomst voorafgaand aan het rekenkameronderzoek De idee van de interne startbijeenkomst is dat er voor de ambtelijke organisatie een “gezamenlijk startmoment” is met gelijke informatiepositie. Afspraak is dat “in samenwerking met de ambtelijke contactpersoon zal het schakelpunt rekenkameronderzoek een startbijeenkomst organiseren vóór de start van het rekenkameronderzoek.

Dit gebeurt onder de verantwoordelijkheid van de betreffende concernmanager op wiens afdeling het rekenkameronderzoek primair betrekking heeft.” Aanvullende procesrollen en escalatiemogelijkheden In de “werkwijze” zijn er echter ook een aantal procesrollen vormgegeven die er juist ook zijn om de relevante stappen te borgen. Het gaat dan om: 1. de concernmanager VJB die als taak heeft de ambtelijke contactpersoon aan de Rekenkamer door te geven, en waar nodig benut kan worden voor escalatie. 2. het Schakelpunt Rekenkameronderzoek, die als taak heeft om de ambtelijke contactpersoon te adviseren Deze functionaris is sinds 2021 in het leven geroepen, na de eerste ervaring in 2020 dat het samenwerken tussen ambtelijke organisatie en rekenkamer niet routineus verliep. Met deze functionaris zou die routine ingebracht kunnen worden vanuit de zijde van de ambtelijke organisatie . 3. Stadscontroller, die toezicht houdt en waar nodig escaleert. Rekenkameronderzoek onderwerp van gesprek in prestatiedialoog Het bespreken van de voortgang van rekenkameronderzoek als onderdeel van de prestatiedialoog tussen directeur en concernmanager. Deze agendering is bedoeld om procesmatig de vinger aan de pols te houden of het proces van rekenkameronderzoek verloopt zoals beoogd.

2.2

Eerdere ervaringen met samenstellen onderzoeksdossier

Het perspectief van de ambtelijke organisatie is – kort gesteld – dat het samenstellen van het onderzoeksdossier niet eenvoudig is. Dit ondanks de aanwijzingen in de “werkwijze” en geregelde afstemming met de Rekenkamer. We kijken hierbij terug naar drie onderzoeken; huishoudelijk afval, informatieveiligheid en privacybescherming en het nazorgonderzoek Wmo. Uit gesprekken met de ambtelijke contactpersonen, contactpersoon BDI en de ambtelijk secretaris van de Rekenkamer hebben we de volgende ervaringen opgetekend. Het gaat om: 1. Wanneer zijn we volledig? 2. Voor de ordening is een vertaalslag nodig 3. Weten waar je moet zoeken 4. Weten “hoe” en “wat” je moet zoeken 5. Het kost tijd, tijd en nog eens tijd 6. Zoeken naar onderlinge samenwerking Deze lichten we hieronder toe. 1. Wanneer zijn we volledig? Vanuit ambtelijk perspectief geeft men de ervaring terug pas te weten wat de Rekenkamer aan stukken nodig heeft, als men weet wat de Rekenkamer wil onderzoeken. Het gaat om een soort “fingerspitzengefühl”. De ambtelijke organisatie wordt daarin geacht niet voor de Rekenkamer te denken aan welke informatie zij wel of

9

geen behoefte heeft. Tegelijkertijd blijkt het voor de ambtelijke organisatie lastig te zijn een volledig dossier aan te leveren wanneer zij nog niet goed weet welke informatie zij moet aanleveren. Ook is er de ervaring vanuit de ambtelijke organisatie dat waar zij op het ene vlak te weinig aanlevert er aan de andere kant soms te veel geleverd wordt (totstandkoming van het beleid met inbreng van formele adviescommissies). Of de verwijzing naar informatie in Tableau. De ambtelijke organisatie denkt dat toegang tot Tableau door de Rekenkamer voldoende is voor het vinden van een deel van de benodigde (kwantitatieve) informatie. Bijvoorbeeld bij het nazorgonderzoek Wmo de informatie over “verhouding nieuwe hulpvragen en vragen om herindicatie”. En de ambtelijke organisatie meent uit de uitvraag van de Rekenkamer te begrijpen dat de Rekenkamer toegang zou hebben tot Tableau. Maar dan blijkt later dat de Rekenkamer aan de ambtelijke contactpersoon terug te koppelen dat de gevraagde informatie niet geleverd is. Het zijn voorbeelden waarbij ambtelijke contactpersonen zoekend zijn in wat de Rekenkamer nodig heeft of vraagt. En dat terwijl er wel overleg is met de Rekenkamer. Het perspectief van de Rekenkamer is dat zij op voorhand niet weet welke informatie beschikbaar is en vraagt dus breed uit naar type stukken en concretiseert die eventueel.

Juíst om een breed beeld bij het onderwerp te krijgen zonder op voorhand te smal te focussen. Er is een “werkwijze” mét omschrijving van benodigde stukken waar je aan kunt denken om aan te leveren. De secretaris van de Rekenkamer geeft aan in het proces juist via periodiek overleg met ambtelijke contactpersoon toe te werken naar een zo volledig mogelijk dossier door o.a. te concretiseren welke stukken nog ontbreken en waarom die belangrijk zijn. Zo ook ten aanzien van Tableau. Volgens de Rekenkamer vraagt zij uit naar “Toegang tot Tableau”, omdat zij dit niet (standaard) heeft. Die toegang is ook nog niet verkregen. Los van scherpte in weten we van elkaar wat we bedoelen, constateert Stadscontrol ook de zoektocht van ambtelijke contactpersonen in “hoe ver moet je gaan?“ Ondanks de “werkwijze” blijkt het ambtelijke personen níet direct duidelijk dat van hén werd/wordt verwacht dat zij de documenten die zij aanleverden aan de rekenkamer moe(s)ten checken op verwijzingen naar andere genoemde stukken. In het overleg tussen ambtelijke contactpersoon, schakelpunt rekenkameronderzoek en secretaris van de Rekenkamer is wel gesproken over aangedragen voorbeelden van de ambtelijke contactpersoon waarbij twijfels waren over wel of niet aanleveren. Op basis daarvan werd steeds concreter wat de Rekenkamer nodig had. Afspraak zou ook zijn gemaakt om bij twijfel stukken toch toe te voegen.

Omdat de ervaring van de Rekenkamer is dat het onderzoeksdossier bij aanlevering vaak niet compleet is, heeft de Rekenkamer in het verleden het doorlopen van alle stukken alsnog zelf gedaan. Terwijl zij dit niet als haar taak ziet. Zo wist de Rekenkamer de ambtelijke organisatie te wijzen op concrete stukken die nog niet geleverd waren, maar die – op basis van vermelding in een wel geleverd document – (vermoedelijk) wel zou (moeten) bestaan. In het proces van het checken van het onderzoeksdossier “Nazorgonderzoek Wmo” heeft de Rekenkamer zelf de contactpersoon BDI gevraagd in het archief te zoeken welke relevante stukken daarin opgenomen zijn. De Rekenkamer heeft ook zelf contact gelegd met de kwaliteitsmedewerker subsidies om na te gaan welke stukken in het subsidiesysteem zijn opgenomen. 2. Voor de ordening is een vertaalslag nodig De rekenkamer verwacht op basis van de “werkwijze” van de ambtelijke organisatie een “geordende en volledige set stukken” te ontvangen. De contactpersoon BDI heeft als rol om de ambtelijke contactpersoon te ondersteunen in het samenstellen van het onderzoeksdossier. Daarbij helpt de contactpersoon de Rekenkamer én de ambtelijke contactpersoon in het ordenen van het dossier. De ordening van het aanleveren van de stukken in bepaalde mappen, brengt de Rekenkamer aan.

Deze wordt door de ambtelijke organisatie soms als modelmatig ervaren en zou zodoende niet altijd makkelijk aansluiten op “hoe wij werken” of “hoe wij stukken” maken. De ambtelijke contactpersonen zijn hierin zoekend (geweest). Al dan niet in nauwe samenwerking met de contactpersoon van BDI. Het is volgens hen te zien als een vertaalslag die je samen met de Rekenkamer moet maken; welk stuk plaats je (waarom) in welke map? Tegelijkertijd geeft de Rekenkamer aan dat het noemen van de rubrieken juist weer als hulpmiddel bedoeld is voor het verzamelen en ordenen van de relevante stukken. Het is niet bedoeld als model of indeling waarvan niet afgeweken zou mogen worden.

10

In de overleggen is door de secretaris van de Rekenkamer aangegeven dat stukken in een andere map kunnen worden opgenomen als dat beter aansluit bij de ambtelijke “werkwijze”. De ambtelijke contactpersonen hebben ook van deze ruimte gebruik gemaakt. Tussen verschillende ambtelijke contactpersonen is er ook een verschil in rolinvulling. Een ambtelijke contactpersoon geeft aan ook naast medewerkers te gaan zitten om samen te bekijken of er stukken beschikbaar zijn die voldoen aan zoekcriteria van rekenkamer. 3. Weten waar je moet zoeken Voor de ambtelijke organisatie geldt dat aanvullend op weten “wat” men moet aanleveren, er ook nog de uitdaging is “waar” die informatie te vinden is. Dit vraagt kennis van de gemeentelijke systemen rondom archivering en weten waar informatie “opgeslagen” is. Want iets opslaan, is nog geen archiveren. Archiveren is meer dan alleen het bewaren van informatie. Archiveren is het duurzaam toegankelijk maken en houden van informatie. Zodat deze nu en in de toekomst bruikbaar is. Voor iedereen die het recht heeft om de informatie in te zien. Niet alle informatie wordt blijvend bewaard. Dit wordt bepaald op basis van waardering en selectie.3 Stadscontrol constateert dat de ambtelijke organisatie zowel archiveert als tegelijkertijd ook pragmatisch “zaken opslaat”. Uit de gesprekken blijkt dat de ambtelijke organisatie met o.a.

de volgende systemen werkt als het gaat op archiveren en opslaan: myCorsa (in- en uitgaande correspondentie) o Zoeken doe je op individueel stuk, dossier-, zaak- of projectniveau iBabs (alle vergaderstukken) o Complete vergadersets worden gearchiveerd (in MyCorsa), geen individuele stukken Taak specifieke applicaties, zoals Key2Subsidies o Er is geen koppeling met MyCorsa, en daarmee worden stukken in het systeem zelf opgeslagen. Het wordt ambtelijk weliswaar “archiefwaardig” genoemd, maar is anders dan een koppeling met het “centrale” archief. Opslag van informatie op gemeenschappelijke en persoonlijke netwerkschijven en in persoonlijke mailboxen en straks ook Sharepoint (MS365). In de basis helpt de contactpersoon de ambtelijke contactpersoon door het naspeuren van het archief; wat is ten aanzien van het thema gearchiveerd (vindbaar)? Daarbij zoekt BDI actief in myCorsa. Ook wel in iBabs. Maar de contactpersoon BDI heeft geen toegang tot bijv. TSA’s zoals Key2Subsidies. Dan moet je in die specifieke applicatie op zoek naar stukken en dus weten van het bestaan van zowel de stukken als de specifiek applicatie waarin deze zouden kunnen zijn opgenomen. Het subsidiebureau dat Key2Subsidies gebruikt, was in dit nazorgonderzoek wel een relevante bron. Juist omdat er subsidies worden verleend aan instellingen voor uitvoering van Wmo taken.

Wanneer de ambtelijke contactpersoon inschat dat deze informatie niet voor de rekenkamer relevant is óf niet weet dat er informatie in Key2Subsidies ligt gearchiveerd inzake de Wmo, mis je al een belangrijke bron. 4. Weten “hoe” en “wat” je moet zoeken Daarnaast is het hoe en het wat van het zoeken ook een kunst. In myCorsa gaat de contactpersoon BDI met een zoekfunctie en trefwoorden op zoek naar relevante stukken. Dat kunnen allerlei stukken zijn; college- en raadsvoorstellen, memo’s, ambtelijke notities, etc. De crux is echter: In myCorsa vind je alleen wat centraal gearchiveerd is. Dat wat op netwerkschrijven en in eigen mailboxen staat, vind je niet. Je vindt op basis van je eigen trefwoorden. Metadata bij archiveren is dus relevent. Idem voor keuze van de trefwoorden. Zoeken op “Wmo” is niet altijd genoeg. Misschien is “bestuurlijk overleg Sterker” ook een relevante zoekterm. De contactpersoon BDI geeft aan in dit geval op een breed scala aan trefwoorden en metadatering gezocht te hebben.

3

https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/wat-betekent-archiveren 11

5. Het kost tijd, tijd en nog eens tijd Het zoeken van de stukken kost tijd. Méér tijd dan ze voorzien hadden. En ondertussen lopen er ook bij de ambtelijke contactpersoon nog andere werkzaamheden tussendoor. Maar eigenlijk komt het erop neer dat wanneer het verzoek komt om stukken aan te leveren, dat je vanuit het management de ruimte moet hebben om al het andere te mogen laten vallen. Juíst omdat het tijd kost de informatie te verzamelen en beoordelen. Daarbij kost het ook tijd doordat je als ambtelijke contactpersoon vragen uitzet bij anderen. Die op hun beurt ook weer op zoek gaan naar de informatie. 6. Zoeken naar onderlinge samenwerking De ambtelijke contactpersoon wordt geacht relaties te onderhouden met de o.a. contactpersoon BDI, Rekenkamer, andere collega’s, etc. Andersom is die behoefte er ook. Het is dus zoeken naar het samenspel.

2.3

Markeringen in het proces samenstellen onderzoeksdossier nazorgonderzoek Wmo

Op basis van gesprekken met actoren zijn er een aantal punten te markeren in het procesverloop. Het gaat daarbij om: 1. Startsignaal zoeken ambtelijke contactpersoon verschillend geïnterpreteerd 2. Keuze ambtelijke contactpersonen 3. Geen interne ambtelijke startbijeenkomst. 4. Invulling rol ambtelijke contactpersoon 5. Invulling rollen t.a.v. escalatie Deze lichten we hieronder toe. 1. Startsignaal zoeken ambtelijke contactpersoon verschillend geïnterpreteerd Op 23 december 2022 stelde de Rekenkamer Nijmegen de ambtelijke organisatie het onderzoeksplan 2023-2024 beschikbaar. Deze werd door de ambtelijk secretaris van de Rekenkamer per mail toegestuurd aan o.a. de concernmanager VJB. In die mail ook de zinsnede: “Conform de ‘Werkwijze samenwerking Rekenkamer Nijmegen en ambtelijke organisatie’ wijst [concernmanager VJB] per onderzoek een ambtelijke contactpersoon aan en informeert hij (onder meer) mij daarover.” Op 24 april 2023 hebben ambtelijk secretaris en concernmanager VJB overleg gehad. Daarna is door de Rekenkamer (per mail) nogmaals gevraagd een ambtelijke contactpersoon aan te leveren voor het nazorgonderzoek. De Rekenkamer heeft de mail van 23 december 2022 als eerste signaal aan de ambtelijke organisatie beschouwd.

Het gesprek van 24 april is door de Rekenkamer gezien als een tweede verzoek, getuige de zinsnede in haar brief aan de raad (bijlage Tijdlijn): “Rekenkamer doet nogmaals verzoek aan concernmanager VJB om ambtelijk contactpersoon voor nazorgonderzoek Toegang tot de Wmo.” Opvatting van de concernmanager VJB hierover was echter dat dit het contact met de Rekenkamer op 24 april hét (eerste) signaal was om de zoektocht naar de ambtelijke contactpersoon te starten. Direct heeft de concernmanager VJB dat opgepakt. En slechts één dag erna – op 25 april - heeft de concernmanager VJB de Rekenkamer de namen van twee ambtelijke contactpersonen doorgegeven. De les van de huidige uitkomst is dat de ambtelijke organisatie met het ontvangen van het onderzoeksplan al met de voorbereiding kan starten. Zo creëert zij meer tijd om echt startklaar te zijn wanneer de Rekenkamer aangeeft om in maand x het volledige onderzoeksdossier te willen hebben. Voor het samenstellen van het nazorgonderzoek Wmo hebben we van de Rekenkamer na het moment van het startgesprek (alsnog) meer dan (in de “werkwijze” vastgelegde termijn van) een kwartaal de tijd gekregen het onderzoeksdossier samen te stellen. 2. Keuze ambtelijke contactpersonen Twee contactpersonen i.p.v. één. Vanwege het onderwerp “Wmo” was het voor de concernmanager VJB logisch twee afdelingen te benaderen die hiermee aan de slag zijn: MO en IZ&L.

De concernmanagers van beide afdelingen hebben ook rap geschakeld, want binnen één dag waren er twee namen; één van iedere afdeling.

12

Vanuit de afdeling MO is gekozen voor de beleidsadviseur die de Wmo in het werkpakket heeft. Vanuit de afdeling IZ&L werd de op dat moment verantwoordelijke teammanager Wmo genoemd. Vanuit het perspectief van de Rekenkamer en schakelpunt kwam de melding van de concernmanager VJB met twee namen van twee verschillende afdelingen als een verrassing. Want zoals de “werkwijze” stelt: “De concernmanager VJB bekijkt en beoordeelt welke afdeling het meest centraal staat in het geselecteerde onderzoek door de Rekenkamer. De concernmanager VJB treedt in overleg met het betreffende concernmanager(s) voor de keuze van een ambtelijk contactpersoon gedurende het onderzoek van de Rekenkamer.” Later werd in het startgesprek tussen Schakelpunt, Rekenkamer en de twee ambtelijke functionarissen duidelijk dat één van hen logischerwijze de ambtelijke contactpersoon zou zijn; de beleidsadviseur MO. Dat dit de keuze werd, hing mede samen met de taken van de ambtelijke contactpersoon. De teammanager IZ&L viel af; deze was inhuur en de opdracht zou na twee maanden beëindigen. Logische keuzes voor ambtelijke contactpersoon, maar niet per sé een bewuste keuze De ambtelijke contactpersoon is een relevante partner voor de Rekenkamer, de rest van de ambtelijke organisatie en de portefeuillehouder.

Om die reden gaat er in de “werkwijze” redelijk wat aandacht uit naar de keuze voor de juiste functionaris én het takenpakket. In de “werkwijze” is (bewust) niet vastgelegd “wie” of “welk type functionaris” het moet zijn. Er zijn wel eisen aan de ambtelijk contactpersoon opgenomen in de “werkwijze”. De keuze van functionaris is echter vrij. Het is soms logisch de meest inhoudelijk betrokken beleidsadviseur te kiezen. Juist omdat die weet wat er in de breedte rond het onderwerp speelt. Deze keuze is bijv. gemaakt bij Huishoudelijk afval, Informatieveiligheid én nu nazorgonderzoek Wmo. Máár langs een andere redeneerlijn kan het juist logisch zijn een ander type medewerker te kiezen. Bij het onderzoek informatievoorziening en dienstverlening is bewust gekozen voor een medewerker met ervaring in projecten en processen. Juíst omdat de concernmanager VJB inschatte dat die vaardigheden relevant zouden zijn. In dit proces zien we dat er vanuit logica op inhoud is gekozen voor het noemen van de beleidsadviseur vanuit de afdeling MO en de teammanager Wmo vanuit de afdeling IZ&L. De beleidsadviseur was op dat moment relatief nog kort in dienst, maar heeft aangegeven ervaring te hebben met rekenkameronderzoeken in andere gemeenten. De vraag is of de logische keuze ook echt een “bewuste” keuze van het management is geweest deze twee personen door te geven aan de concernmanager VJB.

Want er zat één dag tussen. Juíst omdat de rol van ambtelijke contactpersoon zo’n relevante is ten aanzien van het gehele proces in rekenkameronderzoek is het ook voor het management van belang te weten waar de betreffende medewerker op ingezet wordt, wat dat aan tijd gaat kosten, ten koste van welke andere werkzaamheden gaat het en wat de ambtelijke contactpersoon te wachten staat? De concernmanager VJB heeft de afdeling MO wel een signaal meegegeven bij de keuze van de ambtelijke contactpersoon: ”Let op: hier komt behoorlijk veel werk uit voort.” Aanvullend blijkt dat door het ontbreken van de interne startbijeenkomst, de verwachtingen en omvang van de opdracht minder scherp in beeld zijn gekomen bij betrokken ambtelijke actoren. 3. Wel startgesprek, maar geen interne ambtelijke startbijeenkomst. Uit het proces blijkt dat er geen interne ambtelijke startbijeenkomst heeft plaatsgevonden zoals beschreven in de “werkwijze”. Wél heeft er op 6 juni een startgesprek plaatsgevonden tussen Schakelpunt, ambtelijk secretaris Rekenkamer en de twee medewerkers van de afdeling IZ&L en MO. Bij de uitnodiging voor het startgesprek (15 mei 2023) zijn de (toen nog) twee ambtelijke contactpersonen al via de mail geïnformeerd door het schakelpunt over het type benodigde stukken en zijn zij uitgenodigd al te beginnen met het verzamelen van stukken.

In het gesprek werd voor de medewerker van de afdeling MO duidelijk dat deze de stukken zou verzamelen – en daarmee – de ambtelijk contactpersoon zou worden. Er waren verschillende redenen voor het níet organiseren van de startbijeenkomst: 1. Het vertrouwen dat het Schakelpunt Rekenkamer en ambtelijk secretaris van de Rekenkamer uit het gesprek met de betreffende medewerker kregen, dat het met het weten van hoe het werkt, wel goed zou komen. De

13

2.

3.

betreffende medewerker had ervaring met rekenkameronderzoek elders en leek qua positie in de afdeling goed in het onderwerp te zitten. Als aanvullende reden is genoemd dat het 2e nazorgonderzoek naar de toegang tot de Wmo in tweeën was geknipt. Vanwege het feit dat er sinds 2019 veel is veranderd in de toegang tot de Wmo wilde de Rekenkamer zich in fase 1 (waar we het nu steeds over hebben) een beeld vormen op basis van stukken en op basis van de resultaten (antwoord op 3 onderzoeksvragen) zou de Rekenkamer een de opzet voor fase 2 bepalen. Een startbijeenkomst (voorafgaand aan) de start van fase 2 lag (inhoudelijk) meer voor de hand. Ten slotte was er het vertrouwen doordat de ambtelijk contactpersoon, nadat een toelichting was gegeven op fase 1 van het onderzoek en de benodigde type stukken, aangaf dat hij die vrij snel (begin juli) kon leveren.

Door het ontbreken van de interne ambtelijke startbijeenkomst is er geen ‘formeel’ startmoment van het proces met aanwezigheid van de concernmanager MO, ambtelijke contactpersoon, Stadscontroller en andere voor het rekenkameronderzoek relevante actoren. Vanuit perspectief Schakelpunt Rekenkamer en concernmanager MO is dit terugkijkend ervaren als een gemiste kans. Vanuit het Schakelpunt bezien een gemiste kans om betrokken ambtelijke actoren aan de voorkant nog meer te committeren aan wat er gevraagd wordt van de ambtelijke organisatie en wat het aan werk kost. Vanuit perspectief concernmanager MO is het gezien als een gemist moment in het duiden van de opdracht en opdrachtgeverschap neer te zetten. 4. Rolinvulling ambtelijke contactpersoon Dit proces leert dat rolinvulling en het bijkomende samenspel tussen alle actoren een belangrijke factor is in de uitkomst van het proces. Wie tikt wie wanneer aan? Wie staat wie bij in het proces? Alle rollen zijn hierin belangrijk. Maar de meest intensieve rol is hierin weggelegd voor de ambtelijke contactpersoon. Het is vanuit de “werkwijze” bezien feitelijk dé centrale speler in de ambtelijke organisatie gedurende het rekenkameronderzoek. Het is ook een cruciale partner voor de Rekenkamer. Stadscontrol heeft de keuze gemaakt hierin perspectief van ambtelijke contactpersoon en Rekenkamer op te tekenen.

Perspectief ambtelijke contactpersoon Vanuit perspectief ambtelijke contactpersoon is er zoveel als mogelijk gedaan om een “geordend en volledig onderzoeksdossier” voor de Rekenkamer samen te stellen. Vanuit eerdere ervaringen met rekenkamonderzoek elders, was er ook het eigen vertrouwen dat dat goed zou komen. Tijdens het startgesprek met de ambtelijk secretaris en schakelpunt heeft hij de “werkwijze” ontvangen. Deze heeft hij op hoofdlijnen doorgenomen. Het Schakelpunt geeft aan dat er actief geadviseerd is contact op te nemen met de ambtelijke contactpersoon van het rekenkameronderzoek “informatievoorziening en dienstverlening” om de opgedane ervaring van het samenstellen van het onderzoeksdossier te delen. Daarvan heeft de ambtelijke contactpersoon geen gebruik gemaakt. Dit vanuit het vertrouwen dat er voldoende kennis aan boord was. Ook is geadviseerd te schakelen met de contactpersoon BDI. Dat is gebeurd. De contactpersoon BDI heeft een lijstje met linkjes naar belangrijke documenten gemaild. Deze zijn nagelopen en de stukken zijn aan het dossier toegevoegd. Daarna is er geen contact meer geweest. We konden zelf bij de stukken die gevraagd werden. De ambtelijke contactpersoon heeft andere beleidsinhoudelijke collega’s gevraagd relevante stukken te zoeken. Ondertussen gingen andere werkzaamheden door. Ook bij de andere medewerkers.

Het was dus een arbeidsintensieve klus, die er naast kwam. In de tussentijd is er periodiek contact geweest tussen ambtelijke contactpersoon en de ambtelijk secretaris van de Rekenkamer. Dit was vanuit perspectief ambtelijke contactpersoon ook nodig. Juíst om scherp te krijgen wat de onderzoeksvraag was en welke stukken daar dan bij nodig waren voor de Rekenkamer. Voor de ambtelijke contactpersoon was deze context uiterst relevant om te kunnen bepalen “wat” aan te leveren. Vanuit perspectief ambtelijke contactpersoon was de oorzaak gelegen in dat de onderzoeksvraag voor fase 1 van het rekenkameronderzoek breed en algemeen geformuleerd is. De vraag was daardoor tot op welk detailniveau informatie dan wel documenten aan te leveren om die vraag te beantwoorden? En hoe komen ambtelijke organisatie en rekenkamer tot een geldende afspraak over hoe en wat? Achteraf bezien kan dit geleid hebben tot de situatie dat er in een aantal gevallen wel “gedacht is” namens de ambtelijke organisatie welke documenten de Rekenkamer wel of niet nodig gehad zou hebben. Voor de ambtelijke contactpersoon leverden de gesprekken met de Rekenkamer en het schakelpunt zo voortdurend nieuwe inzichten op over nog aan te leveren stukken. En die konden desgevraagd geleverd worden. Daarbij is vervolgens ook een tweede collega betrokken om gevraagde stukken op te zoeken. Deze collega heeft

14

ook alle PO-stukken doorlopen op mogelijke relevantie. Vanwege de wijze van archiveren via iBabs was dit een arbeidsintensieve klus. Daarmee had de ambtelijke contactpersoon het gevoel nog steeds “in control” te zijn en te voldoen aan de vraag. Tot en met het laatste overleg met de Rekenkamer en schakelpunt op 10 augustus en de afspraak om uiterlijk 1 oktober de geordende en volledige set stukken bij de Rekenkamer te hebben aan toe. Perspectief Rekenkamer Ondertussen speelt er het perspectief van de Rekenkamer. Een perspectief dat al langer getekend werd door eerdere ervaringen waarin de ambtelijke organisatie niet in staat was tijdig een geordend en volledig onderzoeksdossier aan te leveren. Tegelijkertijd geeft de Rekenkamer aan de gemeente bij elk nieuw onderzoek onbevangen te benaderen. Juíst vanuit die ervaring deelde de Rekenkamer het algemene overzicht met type benodigde stukken heeft aangeleverd (1 februari en 11 mei) en dat het schakelpunt dat overzicht op 15 mei heeft toegestuurd aan de ambtelijke contactpersonen. Daarbij heeft zij hen ook aangeraden al te beginnen met het verzamelen van stukken. Óók deelde de Rekenkamer een extra document waarin beschreven was welke informatie de Rekenkamer voor het onderzoeksdossier zoal nodig zou kunnen hebben.

De uitwerking van concreet benodigde type stukken per toegangspoort is gemaakt op advies van de ambtelijke contactpersoon onderzoek “informatievoorziening en dienstverlening”. Deze gaf aan dat de Rekenkamer ‘anders niet zal krijgen wat de Rekenkamer nodig hebt’. Dit document vormde een nadere specificatie van stukken waar de ambtelijke contactpersoon aan zou moeten denken bij samenstellen onderzoeksdossier. Juíst om nog beter en sneller een “geordende en volledige set stukken” aan de Rekenkamer beschikbaar te kunnen stellen. Helaas werd de Rekenkamer teleurgesteld. Bij aanlevering van de eerste set stukken bleek dat deze niet compleet waren. De Rekenkamer vermoedde ook dat de organisatie niet zelf de stukken gescreend had op verwijzingen naar andere stukken. Doordat de Rekenkamer die screening later zelf uitvoerde, kwam ze erachter dat er meer moest zijn dan aangeleverd. Hier moest de Rekenkamer de ambtelijke contactpersoon weer op wijzen. Het schakelpunt had dit begin augustus ook gedaan in haar mail met het overzicht van wel en niet aangeleverde stukken. De Rekenkamer gaf de ambtelijke organisatie nog een mogelijkheid stukken aan te vullen. Tot driemaal toe; tweemaal in juli en eenmaal in augustus (tot 1 oktober). 5. Invulling rollen t.a.v. escalatie De “werkwijze” kent waarborgen in goed procesverloop, die tegelijkertijd als escalatielijn dienen.

Het start bij de ambtelijke contactpersoon, die via de eigen concernmanager kan opschalen. Een Schakelpunt die naast de ambtelijke contactpersoon kan staan en deze kan adviseren en vrijheid heeft ook door te schakelen naar concernmanager VJB, Stadscontroller en secretaris van de Rekenkamer. Een concernmanager VJB en Stadscontroller die op hun beurt ook kunnen interveniëren. Ook zouden we in de prestatiedialoog de vinger ambtelijk aan de pols houden. Maar hoe komen we van een situatie waarin we dachten in gesprek te zijn met Rekenkamer naar situatie waarin Rekenkamer heeft “afgefloten”? Werkte de escalatie dan niet? Want waar zit de escalatie en wat heeft wel/niet gewerkt? Tussen start en augustus Er is meermaals overleg geweest tussen de ambtelijk secretaris van de Rekenkamer en ambtelijke organisatie. Ten behoeve van samenstellen onderzoeksdossier is met name in periode juni, juli en augustus meermaals gesproken tussen Rekenkamer en ambtelijke contactpersoon. Het schakelpunt heeft (eerste keer na een signaal van de secretaris van de Rekenkamer) aan twee van die extra gesprekken deelgenomen: 12 juli en 10 augustus. Vanuit perspectief Rekenkamer en het schakelpunt was er het beeld na ieder gesprek het aanleveren van een volledig onderzoeksdossier nu echt goed zou komen.

Vanuit perspectief ambtelijke contactpersoon leverden de gesprekken steeds meer scherpte op wat nodig was, ook al was er de idee dat het (te) veel informatie was voor deze fase van het onderzoek. Vanuit perspectief Rekenkamer zijn er dan ook diverse momenten geweest waarop de Rekenkamer de ambtelijke organisatie méér tijd heeft gegeven het onderzoeksdossier te completeren. Daardoor heeft de Rekenkamer vertraging opgelopen. Eind juli (de (2e)deadline voor het aanleveren van de stukken) bleek volgens de Rekenkamer dat nog steeds veel stukken ontbraken.

15

Signaal Schakelpunt aan MO 3 augustus Op 3 augustus heeft het Schakelpunt n.a.v. overleg met de Rekenkamer aan de ambtelijke contactpersoon (met concernmanager MO in cc) gemaild dat “(…) er bij de analyse van de eerste stukken bleek dat er zeer veel ontbreekt. Zoveel dat de Rekenkamer aan het onderzoeksbureau heeft aangegeven nu niet verder te gaan met de analyse van de. In ons laatste gesprek is duidelijk gemaakt dat ook de stukken waarnaar verwezen wordt bij geleverd moeten worden om de context te begrijpen. (…) In de lijst in de bijlage hebben de onderzoekers aangegeven wat wel en niet is aangeleverd. Bijgaande lijst heeft veel groen maar ook nog schrikbarend veel rood. (…). En verder: wanneer in stukken die jullie nu gaan aanleveren wordt verwezen naar andere stukken, verzoek ik jullie die ook meteen mee te leveren.” Dit moment kwam voor ambtelijk contactpersoon als verrassing. Het was niet verwacht. Er is gelijk contact opgenomen met het schakelpunt om te bekijken wat er moest gebeuren. Waarschuwing Rekenkamer aan Stadscontrol 10 augustus Die mail van het Schakelpunt aan de afd. MO heeft de Rekenkamer doorgestuurd naar Stadscontrol. Met daarbij ook de toevoeging dat: “Vandaag hebben we nog een keer met de heren gesproken: het lijkt nu duidelijk te zijn wat we nodig hebben (maar dat leek het de vorige keren ook).

“ (…) hebben we de organisatie nu tot 1 oktober de tijd gegeven stukken aan te leveren. “Ik heb ook aangegeven dat we het met die stukken dan gaan doen. Mocht bij de analyse van de stukken blijken dat er toch nog bepaalde stukken ontbreken, dan constateren wij dat. We gaan niet nog een keer de gelegenheid geven om aanvullende stukken aan te leveren. Al met al: het onderzoek is dus ernstig vertraagd. Snel naar 1 oktober zullen wij de raad daar ook over gaan informeren, en ook over wat dit bekent voor de aanpak en rapportage. In onze bila na mijn vakantie (18 september) hebben we het er verder over.” Bij deze mail zat ook het overzicht van de Rekenkamer waarin zij de ontvangen stukken welke stukken wel en niet ontvangen zijn. Stadscontrol heeft het er daarna met de Rekenkamer in het reguliere afstemmingsoverleg over gehad. Maar – vanwege de verscherpte aandacht bij Schakelpunt en aangegeven belofte van MO eind september nieuwe stukken aan te leveren – heeft Stadscontrol het daarbij gelaten. Bestuurlijk signaal Rekenkamer 10 oktober Het eerste bestuurlijke signaal van de Rekenkamer dat het vanuit perspectief Rekenkamer niet lekker liep – en de ambtelijke organisatie zich dus niet aan afspraken hield – kwam met de brief van 10 oktober.

De Rekenkamer liep vertraging op omdat het onderzoeksdossier (nog steeds) niet compleet was, maar eind september zouden nieuwe stukken aangeleverd worden. In dat vertrouwen ging de Rekenkamer door. Wél met het signaal dat als zou blijken dat na de levering van september het dossier nog niet compleet zou zijn, de Rekenkamer zich zou beraden op een andersoortige rapportage aan de raad. De brief bracht ambtelijk wel wat teweeg; vanuit de afdeling MO was er het gevoel dat niet gezien werd hoeveel werk het kost om informatie boven tafel te krijgen. Was het wel proportioneel wat er inhoudelijk aangeleverd moest worden ten opzichte van het onderzoek? Er zou inmiddels 150 manuren in zitten. Het werd besproken in de directievergadering. Besluit was om de Rekenkamer te nodigen. Het zou een gesprek worden tussen de concernmanager MO, de directeur bedrijfsvoering én de voorzitter van de Rekenkamer. Er werd een afspraak in de agenda van de voorzitter van de Rekenkamer geschoten (gebeurde op 12 oktober 2023): eerst mogelijke datum voor gesprek was 16 november. Voorzitter heeft uitnodiging aangenomen. Het Schakelpunt werd hiervan op de hoogte gesteld door de Rekenkamer en heeft hierop geschakeld met de concernmanager VJB. De concernmanager VJB heeft vervolgens geschakeld met de Stadscontroller.