D37 d.d. 7 december 2023 van de Rekenkamer inzake Informatiehuishouding toegang tot de Wmo

De Rekenkamer neemt een onafhankelijke positie in binnen de gemeente Nijmegen.

Postadres Gemeente Nijmegen BM60 Postbus 9105

Gemeenteraad Nijmegen In afschrift: fracties, college, adviescommissie JMG en seniorenraad

6500 HG Nijmegen Bezoekadres Korte Nieuwstraat 6 6511 PP Nijmegen T 14 024 nijmegen.nl

Datum Betreft

7 december 2023 Informatiehuishouding toegang tot de Wmo

Contactpersoon Jelly Smink j.smink@nijmegen.nl T 024 – 329 23 38

Geachte leden van de gemeenteraad,

Ons kenmerk BM60/12/E23.003706

In 2019 heeft de Rekenkamer onderzoek gedaan naar de toegang tot de Wmo1 vanuit cliëntperspectief2. In zijn besluit naar aanleiding van dit rapport heeft de gemeenteraad alle aanbevelingen van de Rekenkamer overgenomen, en op onderdelen zelfs aangescherpt. In 2020 besloot de Rekenkamer na overleg met de auditcommissie om een aantal malen een nazorgonderzoek te doen naar de toegang tot de Wmo. De resultaten uit het eerste nazorgonderzoek rapporteerden wij in februari 2021. Naar aanleiding daarvan nam de raad twee moties aan: Duidelijke informatie over toegang tot de Wmo en Duidelijkheid in ieders belang3. Het 2e nazorgonderzoek hebben wij gepland voor 2023. Omdat er sinds juli 2020 veel veranderd is in de toegang tot de Wmo, hebben wij besloten het onderzoek in twee fasen uit te voeren. Op 15 juni jongstleden hebben wij u daarover met een brief geïnformeerd. Fase 1: 

een beeld schetsen van de nieuwe structuur van de toegang tot de Wmo;



nagaan wat op basis van de beschikbare informatie in termen van resultaten valt te zeggen over die nieuwe structuur;



onderzoeken hoe de gemeenteraad over de bereikte resultaten is geïnformeerd.

Het was onze bedoeling om op basis van de bevindingen uit fase 1: 

te bepalen hoe we – vanuit cliëntperspectief - invulling zouden geven aan fase 2.



gesprekken te voeren met de nog te vormen klankbordgroep uit de gemeenteraad, de adviescommissies JMG4 en de seniorenraad over de mogelijke invulling van fase 2.

1

Wmo: Wet maatschappelijke ondersteuning.

2

Het rapport bestond uit een hoofdrapport en een bijlagenboek.

3

Van de motie Duidelijkheid in ieders belang is beslispunt 1 aangenomen.

4

Adviescommissie JMG: adviescommissie Jeugd, Maatschappelijke Opvang en Gehandicapten.

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen

Pagina 1 van 5

Voor de uitvoering van fase 1 van het nazorgonderzoek hebben wij stukken nodig. Sinds 2021 is de afspraak met de ambtelijke organisatie dat zij voor een onderzoek van de Rekenkamer een geordende en volledige set stukken bij de Rekenkamer aanlevert5. Op 10 oktober jl. hebben wij u met een brief geïnformeerd dat de verzameling van stukken voor fase 1 zo veel doorlooptijd van de ambtelijke organisatie vroeg, dat ons onderzoek ernstig vertraagd is. In die brief hebben wij ook aangegeven dat wij eind september veel stukken ontvingen. Wij zijn daarop gestart met het bestuderen van de belangrijkste kaderstellende stukken en stukken met voortgangs- en verantwoordingsinformatie. Op basis hiervan komen wij tot de conclusie dat er nog steeds essentiële stukken ontbreken. Het is niet voor het eerst dat wij hier in onderzoek tegenaan lopen. In 2012 was dit regelmatig terugkerende probleem aanleiding om onderzoek te doen naar de oorzaken van het tekortschietende dossierbeheer6. En in 2020 benoemden wij het gebrekkige dossierbeheer in ons rapport Frapper Toujours als één van de rode draden uit 20 jaar rekenkameronderzoek.

Hoewel wij weten dat het dossierbeheer een hardnekkig knelpunt is binnen de gemeente, hebben wij er ons toch in toenemende mate over verbaasd dat het verzamelen van stukken op een terrein waarbij het gaat om kwetsbare inwoners en dat een substantieel deel van de gemeentelijke uitgaven betreft, zoveel (door)looptijd van de ambtelijke organisatie vraagt. Daarbij komt dat ons verzoek om stukken betrekking had op een relatief korte én recente periode, namelijk sinds de wijzigingen van de organisatie van de toegang tot de Wmo per 1 juli 2020 en 1 januari 2021. Wanneer wij er in eerdere onderzoeken tegenaan liepen dat de set met benodigde stukken nog niet compleet was, zochten wij zelf verder en/of vroegen wij de ambtelijke organisatie om specifieke stukken. De Rekenkamer heeft nu echter besloten dat niet nogmaals te doen en daarnaast besloten geen uitvoering te geven aan fase 1 van het nazorgonderzoek. In plaats daarvan geven wij u inzicht in het beeld dat wij hebben gekregen van de informatiehuishouding rond de toegang tot de Wmo. Daarnaast hebben wij een tijdlijn opgesteld waarin we laten zien hoe het proces van het verzamelen van stukken in dit nazorgonderzoek is verlopen.

5

Zie paragraaf 3.5 van de werkafspraken tussen de ambtelijke organisatie en de Rekenkamer, zoals

vastgesteld door het Gemeentelijk Managementteam (GMT). 6

Geen metertje op het dashboard, oorzaken van tekortschietend dossierbeheer. Rekenkameronderzoek

2012: hoofdrapport en bijlagenboek.

Gemeente Nijmegen

Pagina 2 van 5

Vanuit onze verbazing over de benodigde (door)looptijd voor de verzameling van stukken door de ambtelijke organisatie, zijn wij vanaf medio september nagegaan – met hulp van de contactpersoon van Bureau Documentaire Informatievoorziening (BDI) 7 - welke stukken8: 1. gearchiveerd zijn; 2. geregistreerd, maar nog niet gearchiveerd zijn; 3. zich nog in de werkvoorraad van BDI bevinden; 4. in het subsidiesysteem zijn opgenomen9. Wij hebben dit gedaan per organisatie die een rol speelt in de toegang tot de Wmo. Concreet gaat het om: 1. Stichting Oidos Deze stichting geeft in opdracht van de gemeente invulling aan de Buurtteams Jeugd en Gezin voor Wmo-nieuw10 waar het gaat om kinderen en volwassenen met thuiswonende kinderen tot 18 jaar. 2. Stichting Incluzio Deze stichting geeft in opdracht van de gemeente invulling aan Buurtteams Volwassenen voor Wmo-nieuw voor inwoners tussen 18 en 65 jaar zonder thuiswonende kinderen én voor inwoners ouder dan 65 jaar met psychische problemen. 3. Stichting Sterker Sociaal Werk Inwoners vanaf 65 jaar zonder psychische problemen en zonder Wmo-klassiek vraag kunnen terecht bij de Ouderenadviseurs van deze stichting. De gemeente verstrekt hiervoor subsidie. 4. Stichting Bindkracht10 Bindkracht10 ontvangt onder andere subsidie van de gemeente voor activiteiten betreffende de toegang tot de Wmo.

Het gaat om de Stips en de Financieel experts in de wijk. Met de Stips wordt invulling gegeven aan de informatie- en adviesfunctie uit de Wmo. De financieel experts in de wijk zijn er voor iedereen met geldvragen, geldzorgen of schulden.

7

Stukken worden ter archivering door de vakafdelingen aangeboden aan BDI, en BDI zorgt ervoor dat de

stukken daadwerkelijk gearchiveerd worden. 8

Wij hebben hierbij facturen, huurovereenkomsten en andere stukken die geen directe link met de

beleidscyclus hebben buiten beschouwing gelaten. 9

Tussen het subsidiesysteem en het archiefsysteem bestaat op dit moment nog geen koppeling, waardoor

relevante stukken uit het subsidieproces niet gearchiveerd worden. 10

Binnen de gemeente Nijmegen wordt onderscheid gemaakt naar Wmo-nieuw en Wmo-klassiek. Bij Wmo-

nieuw gaat het om ondersteuningsvormen die vanaf 2015 onder de verantwoordelijkheid van de gemeente vallen. Het gaat dan concreet om ondersteuningsvormen die vallen onder Wmo-ondersteuning (bijvoorbeeld begeleiding). Bij Wmo-klassiek gaat het om ondersteuningsvormen die voor de decentralisatie in 2015 al onder de verantwoordelijkheid van de gemeente vielen. Concreet betreft het: hulp bij het huishouden en hulpmiddelen (rolstoelen, vervoersvoorzieningen, woonvoorzieningen, overige hulpmiddelen).

Gemeente Nijmegen

Pagina 3 van 5

Alle stukken die niet via een van hiervoor genoemde bronnen te vinden zijn, moeten door de ambtelijke organisatie gezocht worden op groeps- en persoonlijke netwerkschijven en in groeps- en persoonlijke mailboxen. Om stukken daarop snel te kunnen vinden, zijn heldere afspraken nodig over de plek waar en de wijze waarop stukken worden opgeslagen. Wij hebben in infographics voor de beide Buurtteams-organisaties, Sterker Sociaal Werk en Bindkracht10 weergegeven:  wat het resultaat is van de zoektocht naar de stukken;  welke essentiële stukken wij niet hebben ontvangen. Dit laatste hebben wij ook opgenomen in infographics voor twee onderdelen van de gemeentelijke organisatie: de Wmo-consulenten van de gemeente die invulling geven aan Wmo-klassiek en de afdeling Maatschappelijke ontwikkeling (MO) van de gemeente. Deze afdeling maakt beleid voor het sociaal domein, adviseert het college en de raad en stuurt op de realisatie van doelen. De infographics laten zien dat: 1. er slechts één stuk – gedeeltelijk - gearchiveerd is; 2. er enkele stukken geregistreerd, maar nog niet gearchiveerd zijn en dat van deze stukken slechts een deel bij ons is aangeleverd; 3. zich geen stukken bevinden in de werkvoorraad van BDI; 4. niet alle stukken die in het subsidiesysteem zijn opgenomen bij ons zijn aangeleverd; 5.

wij diverse essentiële stukken niet hebben ontvangen, omdat deze niet gevonden zijn op de netwerkschijven en/of in mailboxen, danwel dat deze niet beschikbaar zijn binnen de gemeente. Wij vinden dit beeld om een aantal redenen zorgelijk. In de eerste plaats omdat de uitvoering van het beleid niet transparant en dus niet controleerbaar is. In de tweede plaats omdat het betekent dat noch de ambtelijke organisatie, noch het college, noch de raad voldoende informatie heeft om te kunnen (bij)sturen op de toegang tot de Wmo. Het betekent ook dat de Rekenkamer niet efficiënt onderzoek kan doen, en dat het instrument rekenkamer voor de raad minder effectief ingezet kan worden. Wij vinden dit tot slot zorgelijk, omdat de diverse expliciete signalen van onder andere de Rekenkamer én verbeteracties van de afgelopen jaren niet hebben geleid tot verbetering in het dossierbeheer, en ook niet in de wijze waarop nog niet gearchiveerde stukken beheerd worden.

Gemeente Nijmegen

Pagina 4 van 5

Met de stukken die wij hebben ontvangen, kunnen wij geen antwoord geven op de vragen die centraal staan in fase 1 van dit nazorgonderzoek naar de toegang tot de Wmo. Gegeven onze agenda voor 2024 overwegen wij rond de zomer van 2024 opnieuw of wij ruimte hebben voor een nazorgonderzoek naar de toegang tot de Wmo en wat de vraagstelling zal zijn. Indien u vragen heeft naar aanleiding van deze brief of meer gedetailleerde informatie wilt over de beschikbaarheid van stukken, dan kunt u contact opnemen met mevrouw J. Smink (secretaris van de Rekenkamer) via j.smink@nijmegen.nl of 024 – 329 23 38. Met vriendelijke groet,

G. Backus Voorzitter Rekenkamer Nijmegen

J. Smink Secretaris Rekenkamer Nijmegen

Bijgevoegde infographics: 

Samenvattend overzicht archivering stukken externe organisaties toegang tot de Wmo



Beschikbaarheid stukken Stichting Oidos (Buurtteams Jeugd en Gezin)



Beschikbaarheid stukken Stichting Incluzio (Buurtteams Volwassenen)



Beschikbaarheid stukken Stichting Sterker Sociaal Werk (Ouderenadviseurs)



Beschikbaarheid stukken Stichting Bindkracht10 (Stips en Financieel experts in de wijk)



Beschikbaarheid stukken gemeente Nijmegen (Wmo-klassiek en afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling)



Tijdlijn nazorgonderzoek Rekenkamer toegang tot de Wmo In de Werkafspraken Rekenkamer – ambtelijke organisatie staat een toelichting op de rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende functionarissen die in de tijdlijn genoemd worden.

Gemeente Nijmegen

Pagina 5 van 5

Samenvattend overzicht archivering stukken externe organisaties toegang tot de Wmo De Rekenkamer is nagegaan welke stukken van de externe organisaties die betrokken zijn bij de toegang tot de Wmo gearchiveerd zijn, welke geregistreerd, maar nog niet gearchiveerd zijn en welke zich in de werkvoorraad van Bureau Documentaire Informatievoorziening (BDI) bevinden. Wij hebben hierbij facturen, huurovereenkomsten en andere stukken die geen directe link hebben met de beleidscyclus buiten beschouwing gelaten.

Stichting Oidos

Stichting Incluzio

Buurtteams Jeugd en Gezin

Buurtteams Volwassenen

Stichting Sterker Sociaal Werk Ouderenadviseurs

Stichting Bindkracht10 Stips en Financieel experts in de wijk

Gearchiveerd

Geregistreerd, nog niet gearchiveerd

Werkvoorraad BDI

De overeenkomst tussen de gemeente en Incluzio is gearchiveerd. De vier bijlagen die samen met de overeenkomst de opdracht vormen niet. Vandaar 1/5.

Beschikbaarheid stukken Stichting Oidos

Gearchiveerd

0

Geregistreerd, nog niet gearchiveerd

Werkvoorraad BDI

6

0

Geregistreerd, nog niet gearchiveerd Voorlopig oordeel prestaties 2021 Ontwikkelbudget 2022 Definitief oordeel prestaties 2021

6

Formatieve impuls Buurtteams Jeugd en Gezin per 1 september 2022 Ondertekend addendum (is een overeenkomt over inhoudelijke prestaties ) Definitief oordeel prestaties 2022

Netwerkschijven en mailboxen De Rekenkamer heeft veel van de voor het nazorgonderzoek benodigde stukken ontvangen. Er ontbreken echter ook nog essentiële stukken over of van de Buurtteams Jeugd en Gezin. Deze zijn niet gevonden op netwerkschijven en/of in mailboxen. We noemen hier een aantal van de essentiële ontbrekende stukken: Verbeteracties registratie en monitoring (eis uit addendum 2023) Afgesproken monitoringsrapportages, waaronder: • Tijdigheid van hulp (maandelijks) • Voortgangsrapportages (per kwartaal) • Cliënt- en naastentevredenheid (jaarlijks) Definitief lumpsum en ontwikkelbudget 2021 en 2022 (volgt uit opdracht) Definitieve oordeelsbrieven gemeente 2021 en 2022 Voortgangs- en verantwoordingsinformatie over Buurtteams Jeugd en Gezin aan p ­ ortefeuillehouder, college en gemeenteraad

Legenda aangeleverd

niet aangeleverd

Beschikbaarheid stukken Stichting Incluzio

Gearchiveerd

Geregistreerd, nog niet gearchiveerd

0 Werkvoorraad BDI

0

Netwerkschijven en mailboxen De Rekenkamer heeft veel van de voor het nazorgonderzoek benodigde stukken ontvangen. Er ontbreken echter ook nog essentiële stukken over of van de Buurteams Volwassenen. Deze zijn niet gevonden op netwerkschijven en/of in mailboxen. We noemen hier een aantal van de essentiële ontbrekende stukken: Opdracht De opdracht bestaat uit een overeenkomst en vier bijlagen. Aangeleverd zijn twee bijlagen (de offerte-aanvraag en de nota van inlichtingen). De bijlagen met de offerte van de opdrachtnemer en die met de algemene voorwaarden zijn niet aangeleverd. Ook de overeenkomst ontvingen wij niet.

Afgesproken monitoringsrapportages, waaronder: • Cijfers over caseload (tweemaandelijks) • Voortgangsrapportages (per kwartaal) • Halfjaarrapportage juli tot en met december 2022 Definitief start- en ontwikkelbudget 2021 Definitief lumpsum en ontwikkelbudget 2022 Voortgangs- en verantwoordingsinformatie over Buurtteams Volwassenen aan portefeuillehouder, college en gemeenteraad

Legenda aangeleverd

niet aangeleverd

Beschikbaarheid stukken Stichting Sterker Sociaal Werk - Ouderenadviseurs

Gearchiveerd

0

Geregistreerd, nog niet gearchiveerd

2

Werkvoorraad BDI

0

Geregistreerd, nog niet gearchiveerd Verlenging samenwerkingsovereenkomst Brede Basisteams

2

Samenwerkingsovereenkomst met diverse partijen inzake Wmo 2015

Subsidiesysteem De Rekenkamer heeft stukken ontvangen die gaan over de reguliere subsidie. In totaal blijken er over 2021 en 2022 26 subsidiedossiers te zijn voor Sterker. Ons is niet aangegeven of één of meer van die andere subsidies gaan over de toegang tot de Wmo.

Aangeleverd 2021

Stukken in subsidiesysteem 2022

Reguliere subsidie Aanvraag Voorlopige Beschikking Inhoudelijk verslag (uiterlijk 1 juni jaar x+1) Financieel verslag (uiterlijk 1 juni jaar x+1) Vaststelling subsidie (uiterlijk 31 december jaar x+1)

Netwerkschijven en mailboxen De Rekenkamer heeft veel van de voor het nazorgonderzoek benodigde stukken ontvangen. Er ontbreken echter ook nog essentiële stukken over of van de Ouderenadviseurs. Deze zijn niet gevonden op netwerkschijven en/of in mailboxen. We noemen hier een aantal van de essentiële ontbrekende stukken: Raadsbrieven subsidie Stichting Sterker 2021 en 2022 Werkafspraken Stichting Sterker met Buurtteams Volwassenen en Wmo-consulenten gemeente (eis uit subsidiebeschikking 2022) Voorstel voor: • Pilot Sociaal arrangeren (eis uit subsidiebeschikking 2021 en 2022) • Inzet ouderenadvies in de wijken (eis uit subsidiebeschikking 2022) • Monitoring ouderenadvies met behulp van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) (eis uit subsidiebeschikking 2022) Afgesproken monitoringsrapportages, waaronder: • Activiteiten 1e helft 2021, prognose 2e helft 2021 (eis uit subsidiebeschikking 2021) • KPI’s ouderenadvies (eis uit subsidiebeschikking 2022) Overzicht geleverde prestaties 2021 en 2022 (eis uit subsidiebeschikking 2021 en 2022) Voortgangs- en verantwoordingsinformatie over Ouderenadviseurs aan portefeuillehouder, college en gemeenteraad

Legenda aangeleverd

niet aangeleverd

Beschikbaarheid stukken Stichting Bindkracht10

Gearchiveerd

0

Geregistreerd, nog niet gearchiveerd

2

Werkvoorraad BDI

0

Geregistreerd, nog niet gearchiveerd Convenant samenwerking financieel experts

2

Verlenging samenwerkingsovereenkomst Brede Basisteams

Subsidiesysteem De Rekenkamer heeft stukken ontvangen die gaan over de reguliere subsidie. In totaal blijken er over 2021 en 2022 44 subsidiedossiers te zijn voor Bindkracht10. Ons is niet aangegeven of één of meer van die andere subsidies gaan over de toegang tot de Wmo.

Aangeleverd 2021

Stukken in subsidiesysteem 2022

Reguliere subsidie Aanvraag Voorlopige Beschikking Inhoudelijk verslag (uiterlijk 1 juni jaar x+1) Financieel verslag (uiterlijk 1 juni jaar x+1) Vaststelling subsidie (uiterlijk 31 december jaar x+1)

nvt

Herziening subsidie 2021

nvt

Terugvordering deel subsidie 2021

Netwerkschijven en mailboxen De Rekenkamer heeft veel van de voor het nazorgonderzoek benodigde stukken ontvangen. Er ontbreken echter ook nog essentiële stukken over of van de Stips en de Financieel experts in de wijk. Deze zijn niet gevonden op netwerkschijven en/of in mailboxen. We noemen hier een aantal van de essentiële ontbrekende stukken: Activiteitenoverzicht voor een sterkere samenwerking tussen Stips, opbouwwerk en Buurtteams (eis uit subsidiebeschikking 2022) Cijfers Stips zoals opgenomen in Bijlage 6 van het Rekenkamerrapport toegang tot de Wmo 2019 (volgt uit raadsbesluit 4 maart 2020 naar aanleiding van het Rekenkamerrapport Toegang tot de Wmo) Overzicht geleverde prestaties 2021 en 2022 (eis uit subsidiebeschikking 2021 en 2022) Voortgangs- en verantwoordingsinformatie over Stips aan portefeuillehouder, college en gemeenteraad Voortgangs- en verantwoordingsinformatie over Financieel experts in de wijk in de wijk aan portefeuillehouder, college en gemeenteraad

Legenda aangeleverd

niet aangeleverd

Beschikbaarheid stukken Wmo-klassiek en afd. Maatschappelijke Ontwikkeling Gemeenten zijn verantwoordelijk voor de organisatie van de toegang tot de Wmo. Binnen de ambtelijke organisatie van de gemeente Nijmegen is dit belegd bij de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling. Deze afdeling maakt beleid voor het sociaal domein, adviseert het college en de raad en stuurt op de realisatie van doelen. Met de aanpassing van de toegang tot de Wmo voert de gemeente zelf ook weer een deel van de Wmo uit, namelijk Wmo-klassiek. Hierbij gaat het om ondersteuningsvormen die vóór de decentralisatie in 2015 al onder de verantwoordelijkheid van de gemeente vielen: huishoudelijke hulp en hulpmiddelen. De Rekenkamer heeft veel stukken ontvangen over de organisatie van de toegang tot de Wmo en de uitvoering van Wmo-klassiek. Er ontbreken echter nog essentiële stukken. Wij noemen hierna een aantal. Ook (de toegang tot) gevraagde data zijn niet aangeleverd.

Essentiële ontbrekende stukken Wmo-klassiek Uitvoeringsprogramma’s Wmo-klassiek 2021 en 2022 Data Wmo-klassiek, bijvoorbeeld: • Verloop aantal aanmeldingen • Verhouding nieuwe hulpvragen en vragen om herindicatie • Wachttijden tussen datum aanmelding en datum eerste keukentafelgesprek • Redenen voor lange wachttijd op keukentafelgesprek • Wijzen van onderzoek • Resultaat na herindicatie • Redenen voor beëindiging van een indicatie • Wachttijden levering zorg • Redenen voor lange wachttijden leveren zorg Analyses data Wmo-klassiek Agenda’s, stukken en/of verslagen van ambtelijke besprekingen van de uitvoering van Wmo-klassiek Voortgangs- en verantwoordingsinformatie over Wmo-klassiek aan portefeuillehouder, college en gemeenteraad

Essentiële ontbrekenden stukken afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling Implementatieplan bij beleidsplan Samen werken, samen sterk (aangekondigd in beleidsplan) Data toegang tot de Wmo, bijvoorbeeld: • Meldingen per soort (Wmo-klassiek, Wmo-nieuw, Wmo-klassiek + Wmo-nieuw) • Verloop aantal meldingen per soort • Aard van de hulpvragen • Wachttijden tussen aanmelding en datum eerste gesprek (per soort) • Gebruik van cliëntondersteuner • Toekenningen en afwijzingen van hulpvragen (naar type) • Verhouding verstrekte maatwerk- en algemene voorvoorzieningen (naar type) • Ondersteuning door de Buurtteams • De wijze van overgang van jeugd naar volwassenen (18-23 jaar) Analyses data toegang tot de Wmo Rapporten naar aanleiding van cliëntervaringsonderzoeken onder inwoners die: • naar een algemene voorziening zijn verwezen • geen voorziening hebben ontvangen (volgt uit raadsbesluit 4 maart 2020 naar aanleiding van het Rekenkamerrapport Toegang tot de Wmo) Rapporten naar aanleiding van onderzoek naar de toegang tot de Wmo, anders dan de cliëntervaringsonderzoeken Agenda’s, stukken en/of verslagen over ambtelijke besprekingen over de toegang tot de Wmo Voortgangs- en verantwoordingsinformatie over de toegang tot de Wmo aan portefeuillehouder, college en gemeenteraad

Legenda aangeleverd

niet aangeleverd

Tijdlijn - Nazorgonderzoek Rekenkamer toegang tot de Wmo 2022 Dec.

23 dec.

 ekenkamer stuurt Onderzoeksplan 2023 – 2024 onder andere aan gemeentesecretaris, R ­concernmanagers afdelingen Veiligheid, Juridische zaken en Bestuursondersteuning (VJB) en ­Maatschappelijke Ontwikkeling (MO) en secretaris Gemeentelijk Management Team (GMT). Rekenkamer verzoekt concernmanager VJB ambtelijk contactpersonen aan te wijzen voor de rekenkameronderzoeken 2023.

2023 Jan.

25 jan.

GMT neemt Onderzoeksplan 2023 – 2024 voor kennisgeving aan.

1 feb.

Rekenkamer stuurt overzicht van stukken die zij nodig heeft voor onderzoek aan concern­manager VJB, schakelpunt en opstellers Werkwijze stukkenverzameling voor rekenkameronderzoek van Bureau Documentaire Informatievoorziening (BDI).

16 mrt.

GMT stelt aangescherpte Werkwijze samenwerking Rekenkamer en ambtelijke organisatie vast.

24 apr.

Rekenkamer doet nogmaals verzoek aan concernmanager VJB om ambtelijk contactpersoon voor nazorgonderzoek Toegang tot de Wmo aan te wijzen.

25 apr.

Rekenkamer ontvangt van concernmanager VJB twee namen van ambtelijk contactpersonen voor nazorgonderzoek Toegang tot de Wmo.

11 mei

Rekenkamer stuurt, ter voorbereiding op het startgesprek, het overzicht van stukken die zij nodig heeft voor het nazorgonderzoek opnieuw naar het schakelpunt.

15 mei

Schakelpunt nodigt ambtelijk contactpersonen en secretaris Rekenkamer uit voor het startgesprek.

2e helft mei

Rekenkamer specificeert het overzicht van benodigde stukken naar aanleiding van haar ­ervaringen met het aanleveren van stukken in het rekenkameronderzoek Informatievoorziening en ­dienstverlening aan inwoners.

6 juni

Schakelpunt, ambtelijk contactpersonen en secretaris Rekenkamer voeren startgesprek. Eén ­persoon wordt als ambtelijk contactpersoon aangewezen. Afspraak: uiterlijk begin juli beschikt de Rekenkamer over een geordende en volledige set stukken.

7 juni

Rekenkamer stuurt het gespecificeerde overzicht van benodigde stukken aan ambtelijk ­contactpersoon en in afschrift aan schakelpunt.

8 juni

BDI stelt medewerker beschikbaar om hulp te bieden bij het verzamelen van stukken door ambtelijk contactpersoon.

Febr.

Mrt.

Apr.

Mei

Juni

Tijdlijn - Nazorgonderzoek Rekenkamer toegang tot de Wmo Juli

5 juli

Ambtelijk contactpersoon en secretaris Rekenkamer hebben gesprek over de aanlevering van ­stukken: er ontbreekt nog veel. Afspraak: stukken worden zo spoedig mogelijk aangevuld.

12 juli

Ambtelijk contactpersoon, schakelpunt en secretaris Rekenkamer hebben opnieuw gesprek over de aanlevering van stukken. Afspraak: 19 juli geordende en volledige set stukken bij Rekenkamer.

20 juli

Rekenkamer ontvangt bericht van ambtelijk contactpersoon: door ziekte is meer tijd nodig voor de aanlevering van de stukken.

24 juli

Rekenkamer ontvangt stukken.

27 juli

Rekenkamer en externe onderzoekers constateren dat veel ontbreekt in aangeleverde stukken. Rekenkamer geeft externe onderzoekers opdracht een overzicht te maken van wel en niet ­aangeleverde stukken en (nog) niet te starten met de analyse van de stukken.

Aug.

27 juli – 3 aug.

Rekenkamer en externe onderzoekers stellen overzicht op van wel en niet aangeleverde stukken.

3 aug.

Rekenkamer deelt overzicht met wel en niet aangeleverde stukken met schakelpunt. Schakelpunt stuurt overzicht met wel en niet aangeleverde stukken door naar ambtelijk contact­ persoon en concernmanager MO.

10 aug.

Ambtelijk contactpersoon, schakelpunt, externe onderzoeker en secretaris Rekenkamer hebben opnieuw gesprek over de aanlevering van stukken. Afspraak: 1 oktober geordende en volledige set stukken bij Rekenkamer. Kennismakingsgesprek voorzitter en secretaris Rekenkamer met nieuwe directeur: problematiek aanlevering van stukken in het algemeen en specifiek voor nazorgonderzoek Wmo besproken. Rekenkamer stuurt, na kennismakingsgesprek, overzicht met wel en niet aangeleverde stukken ter informatie aan nieuwe directeur.

Sept. 2e helft sept.

Secretaris Rekenkamer gaat met contactpersoon BDI na welke stukken gearchiveerd zijn.

27 sept.

Schakelpunt stuurt herinneringsmail aan ambtelijk contactpersoon en concernmanager MO omdat nog steeds geen stukken zijn aangeleverd.

29 en 30 sept.

Rekenkamer ontvangt stukken.

Vanaf 2 okt.

Rekenkamer en externe onderzoekers beoordelen aangeleverde stukken. Eerste beeld: er ontbreken nog steeds essentiële stukken.

10 okt.

Rekenkamer stuurt brief aan gemeenteraad over ernstige vertraging nazorgonderzoek Toegang tot de Wmo.

1 nov.

Rekenkamer besluit de uitvoering van de oorspronkelijke opzet van het nazorgonderzoek stop te zetten en een brief aan de raad te sturen over de informatiehuishouding rond de toegang tot de Wmo.

Okt.

Nov.