D23 d.d. 18 maart 2024 van de Rekenkamer inzake Jaarverslag 2023 Rekenkamer

De Rekenkamer neemt een onafhankelijke positie in binnen de gemeente Nijmegen.

Gemeenteraad Nijmegen

Postadres Gemeente Nijmegen BM60 Postbus 9105

In afschrift: fracties, college

6500 HG Nijmegen Bezoekadres Korte Nieuwstraat 6 6511 PP Nijmegen T 14 024 nijmegen.nl

Datum Betreft

18 maart 2024 Jaarverslag 2023 Rekenkamer

Contactpersoon Jelly Smink j.smink@nijmegen.nl T 024 – 329 23 38

Geachte leden van de gemeenteraad,

Ons kenmerk BM60/02/E24.001236

Hierbij ontvangt u ter informatie het Jaarverslag 2023 van de Rekenkamer. We hebben dit jaar gekozen voor een compact jaarverslag. We leggen hierin verantwoording af over de door ons uitgevoerde activiteiten in 2023 en de daarvoor ingezette middelen. Zoals gebruikelijk zullen wij het jaarverslag bespreken met de auditcommissie. Wanneer u vragen heeft naar aanleiding van deze brief, dan kunt u contact opnemen met mevrouw J. Smink (secretaris van de Rekenkamer) via j.smink@nijmegen.nl of 024 – 329 23 38. Met vriendelijke groet,

J. van den Broek Voorzitter Rekenkamer Nijmegen

J. Smink Secretaris Rekenkamer Nijmegen

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen

Pagina 1 van 1

Rekenkamer Nijmegen

De Rekenkamer neemt een onafhankelijke positie in binnen de gemeente Nijmegen

Jaarverslag Rekenkamer Nijmegen 2023 Samenstelling Voorzitter:

Gé Backus

Leden:

Berdiny Cornielje (tot 1 februari 2023)

Corine Baarda

Emiel Broere (vanaf 1 februari 2023)

Secretaris/onderzoeker:

Jelly Smink

Onderzoeken In 2023 heeft de Rekenkamer gewerkt aan twee onderzoeken:

Informatievoorziening en dienstverlening aan inwoners,

bestaande uit vier delen: A. V  indbaarheid en begrijpelijkheid van zaken op de website B. R  eactie van de gemeente op vragen C. Klachtenbehandeling door de gemeente D. Kwaliteit van openbare bekendmakingen

Rekenkamer Nijmegen

De Rekenkamer neemt een onafhankelijke positie in binnen de gemeente Nijmegen

Nazorgonderzoek toegang tot de Wmo

NAZORGONDERZOEK 2020: HOOFDRAPPORT

Toegang tot de Wmo Rekenkameronderzoek vanuit cliëntperspectief

Februari 2021

Overige activiteiten Gesprekken gevoerd met:

En verder:

• Klankbordgroep onderzoek informatievoorziening en dienstverlening • Auditcommissie • Fracties • Burgemeester

Samen met auditcommissie:

• Werving nieuwe voorzitter • Actualiseren verordening Rekenkamer

• Brief aan de raad met aanbevelingen uit NVRR Meta-analyse Jeugdhulp •B  rief aan de raad met geactualiseerde Notitie werkwijze • Tussentijdse verzoeken om onderzoek overwogen en besproken met indieners: één van fracties en één van inwoner • Overleg met rekenkamers in de regio en het land • Inzet voor Nederlandse Vereniging voor Rekenkamers en Rekenkamercommissies

Financiën Begroting1 € 97.815 Realisatie € 62.188

1

Exclusief niet beïnvloedbare kosten: salaris secretaris en vergoedingen leden.

Afwijking € 35.627

Vloeit terug naar de algemene middelen

Toelichting Jaarverslag 2023 Rekenkamer Nijmegen

Toelichting onderzoeken In 2023 heeft de Rekenkamer voor het eerst in haar bestaan geen rapport uitgebracht naar aanleiding van de uitgevoerde onderzoeken. De reden hiervoor ligt in de (doorloop)tijd die de organisatie nodig had voor het aanleveren van de benodigde stukken. Voor het onderzoek naar de informatievoorziening en dienstverlening kostte het de organisatie veel moeite om de status van de toegestuurde stukken en de samenhang daartussen te achterhalen: is het stuk vastgesteld, en zo ja door wie? zijn de uitwerkingen die in kaderstellende stukken zijn aangekondigd, opgesteld? gaat het om een concept of de definitieve versie? bij welk stuk hoort de toegestuurde bijlage? Wij konden hierdoor pas kort voor de zomer effectief starten met het onderzoek. Gevolg hiervan was dat de uitvoering parallel ging lopen met het nazorgonderzoek naar de toegang tot de Wmo. Onze secretaris heeft daardoor in 2023 minder tijd kunnen besteden aan het analyseren van de bevindingen uit de deelonderzoeken A (vindbaarheid en begrijpelijkheid van zaken op de website) en B (reactie van de gemeente op vragen van inwoners), en het opstellen van de rapporten daarover. En zij heeft daardoor in 2023 ook geen start kunnen maken met de deelonderzoeken C (klachtenbehandeling) en D (kwaliteit openbare bekendmakingen).

In het voorjaar van 2024 rapporteert de Rekenkamer de bevindingen over de vindbaarheid en begrijpelijkheid van zaken op de website (deel A) en de reactie van de gemeente op vragen van inwoners (deel B). Het is de planning de bevindingen over de klachtenbehandeling (deel C) en de kwaliteit van openbare bekendmakingen (deel C) te rapporteren net voor of snel na het zomerreces. Daarna volgt dan het overkoepelende rapport met daarin ook conclusies en aanbevelingen.

Beschikbaarheid stukken Stichting Sterker Sociaal Werk - Ouderenadviseurs

Gearchiveerd

0

Geregistreerd, nog niet gearchiveerd

2

Werkvoorraad BDI

0

Geregistreerd, nog niet gearchiveerd Verlenging samenwerkingsovereenkomst Brede Basisteams

2

Samenwerkingsovereenkomst met diverse partijen inzake Wmo 2015

Subsidiesysteem De Rekenkamer heeft stukken ontvangen die gaan over de reguliere subsidie. In totaal blijken er over 2021 en 2022 26 subsidiedossiers te zijn voor Sterker. Ons is niet aangegeven of één of meer van die andere subsidies gaan over de toegang tot de Wmo.

Aangeleverd 2021

Stukken in subsidiesysteem 2022

Reguliere subsidie Aanvraag Voorlopige Beschikking Inhoudelijk verslag (uiterlijk 1 juni jaar x+1) Financieel verslag (uiterlijk 1 juni jaar x+1) Vaststelling subsidie (uiterlijk 31 december jaar x+1)

Netwerkschijven en mailboxen De Rekenkamer heeft veel van de voor het nazorgonderzoek benodigde stukken ontvangen. Er ontbreken echter ook nog essentiële stukken over of van de Ouderenadviseurs. Deze zijn niet gevonden op netwerkschijven en/of in mailboxen. We noemen hier een aantal van de essentiële ontbrekende stukken: Raadsbrieven subsidie Stichting Sterker 2021 en 2022 Werkafspraken Stichting Sterker met Buurtteams Volwassenen en Wmo-consulenten gemeente (eis uit subsidiebeschikking 2022) Voorstel voor: • Pilot Sociaal arrangeren (eis uit subsidiebeschikking 2021 en 2022) • Inzet ouderenadvies in de wijken (eis uit subsidiebeschikking 2022) • Monitoring ouderenadvies met behulp van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) (eis uit subsidiebeschikking 2022) Afgesproken monitoringsrapportages, waaronder: • Activiteiten 1e helft 2021, prognose 2e helft 2021 (eis uit subsidiebeschikking 2021) • KPI’s ouderenadvies (eis uit subsidiebeschikking 2022) Overzicht geleverde prestaties 2021 en 2022 (eis uit subsidiebeschikking 2021 en 2022) Voortgangs- en verantwoordingsinformatie over Ouderenadviseurs aan portefeuillehouder, college en gemeenteraad

Legenda aangeleverd

niet aangeleverd

Voor het nazorgonderzoek naar de toegang tot de Wmo was het probleem voor de organisatie vooral de vindbaarheid van stukken. Omdat er vrijwel geen stukken gearchiveerd zijn, moesten de stukken gezocht worden op groeps- en persoonlijke netwerkschijven en in groeps- en persoonlijke mailboxen. Dit heeft de organisatie veel tijd gekost. Desalniettemin bleek meermaals dat de aangeleverde set stukken niet compleet was en er essentiële stukken ontbraken. Dat in beeld brengen en bespreken met de organisatie, kostte onze secretaris veel tijd. Op de uiteindelijke deadline heeft de Rekenkamer veel stukken ontvangen, maar constateerden wij opnieuw dat er ook nog veel essentiële stukken ontbraken. De Rekenkamer heeft daarop besloten het onderzoek niet uit te voeren. In plaats daarvan hebben wij in een brief aan de raad en het college een beeld geschetst van de informatiehuishouding rond de toegang tot de Wmo. Per toegangspoort hebben wij voorbeelden gegeven van essentiële stukken die wij niet hebben ontvangen.

In die brief hebben wij ook onze zorgen uitgesproken over de informatiehuishouding rond de toegang tot de Wmo: 1) de uitvoering van het beleid is niet transparant en dus niet controleerbaar, 2) de ambtelijke organisatie, het college en de raad hebben onvoldoende informatie om te kunnen (bij) sturen op de toegang tot de Wmo, 3) de rekenkamer kan niet efficiënt onderzoek doen en het instrument rekenkamer kan voor de raad minder effectief ingezet worden en 4) diverse expliciete signalen van onder andere de Rekenkamer én verbeteracties van de afgelopen jaren hebben niet geleid tot verbetering in het dossierbeheer, en ook niet in de wijze waarop nog niet gearchiveerde stukken beheerd worden.

Toelichting financiën Voor de uitvoering van onze taken zijn wij binnen het beschikbare budget gebleven. In mei 2023 waren wij al verplichtingen aangegaan voor bijna € 90.000. Door vertraging in de uitvoering van de onderzoeken zijn door de externe onderzoekers minder uren dan begroot in 2023 besteed. Het uitvoeren van een extra onderzoek met behulp van externe onderzoekers was niet mogelijk, omdat onze secretaris geen ruimte meer had om deze externe onderzoekers aan te sturen, laat staan volgens onze gebruikelijke werkwijze het onderzoek met hen samen uit te voeren. Het resterende budget à € 35.627 vloeit terug naar de algemene middelen.