Collegebesluit d.d. 17 september 2013 Eén uniforme richtlijn veelschrijvers geanonimiseerd

GEMEENTE

ymegen

Collegevoorstel

Niet openbaar

Onderwerp

Eén uniforme richtlljn veelschrijvers

BW-nummer

Programma I Programmanummer

Bestuur & Middelen / 1042 Portefeulllehouder

H.M.F. Bruls

1

±

Samenvatting

;

Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr.

Op dit moment kent de gemeente Nijmegen twee verschillende JZ10, richtlijnen voor burgers die onevenredig veel corresponderen met de Datum ambtelijk voorstel gemeente, de zogenoemde 'veelschrijvers'. Met dit voorstel willen we 09 september 2013 komen tot één uniforme richtlijn, waarbij de huidige richtlijn voor de Registratienummer heer als uitgangspunt is genomen. We informeren de betrokken 13.0010745 burgers over de wijze waarop de gemeente Nijmegen om gaat met hun berichten. Daarnaast verlenen we mandaat aan de individuele portefeuillehouders om de correspondentle in individuele gevallen te beperken. We handhaven de afspraak met betrekking tot straatnaamgeving met de heer

¢

I

j

i

i

., j

f

.

¥ j

j Ter besluitvorming door het college

1. Als richtlijn voor burgers die onevenredig veel corresponderen met de gemeente vaststellen; a. Registratle van de berichten vindt plaats op grond van de normale registratiecriteria uit de werkwijzer berichtenverkeer. b, Indien het bericht registratiewaardig wordt geacht, wordt er een op veelschrijvers toegesneden ontvangstbevestiging verstuurd. Leidinggevende c. De berichten worden - ongeacht de adressering - in beginsel nlet aan de collegeleden of leden van de directieraad voorgelegd, maar direkt naar de verantwoordelijke organisatie Programmamanager eenheid (VOE) gestuurd. E-mallberichten worden om deze reden centraal naar de afdeling Documentaire Informatievoorziening (DIV) doorgeleid. d. Van elk bericht wordt kennisgenomen door een ambtenaar van Programmadirecteur de VOE om het gewicht ervan te kunnen beoordelen. e. Op informele berichten wordt in beginsel niet gereageerd. Dit kan gaan om informatieve mededelingen, vragen, op- en aanmerkingen over gemeentelijke voorstellen of administratieve procedures zoals bekendmakingen etcetera. Indien in de berichten signalen worden afgegeven die van nut zijn voor de organisatie, worden deze signalen wel opgepakt. E] Zie vervolgblad [2 Alleen ter besluitvorming door het College

Paraaf akkoord

Datum

i

,

} 3

ii

pa-

est sawaa. {7 SEP, 20!3

d Conform advies

□ Aanhouden □ Anders, nl.

nummer.

3, 2

Paraaf akkoord

Datum

Bestuursagenda

Gemeentesecretaris

Portefeulllehouder

! t : £' t

i

Collegevoorstel

Vervolg beslispunten

f.

Formele berichten zoals klachten, bezwaarschriften, verzoeken om informatie op grond van da Wob en aanvragen van een beschikking worden wél in behandeling genomen, waarbij in beginsel een informele aanpak gehanteerd wordt, in plaats van een formeel Juridisch correcte afhandellng (met hoorzitting, beschikking etcetera). g. In individuele gevallen kan van deze richtlijn worden afgeweken en wel gereageerd worden met een bericht. 2. De richtlijn zoals genoemd onder beslispunt 1 van toepasslng te verklaren op de heer ,de heer en de (politieke) bewegingingen waar de heer :ljn naam aan verbindt. 3. De brieven aan de heer en de heer vast te stellen. 4. Mandaat te verlenen aan de verantwoordelijke portefeuillehouder om correspondentle te beperken In het geval een burger over één specifieke kwestie onevenredig blijft corresponderen met de gemeente. Ter beslultvormlng door de burgemeester

Overeenkomstig te besluiten als het college ten aanzien van aan hem als burgemeester geadresseerde berichten, met uitzondering van de berlchten die zijn rol als voorzitter van de raad betreffen.