Brief aan de raad Voortgang aanbesteding bancaire dienstverlening

Postadres Gemeente Nijmegen

Aan de gemeenteraad van Nijmegen

Postbus 9105 6500 HG Nijmegen Bezoekadres Korte Nieuwstraat 6 6511 PP Nijmegen T 14 024 nijmegen.nl

Datum Onderwerp

Contactpersoon Bas Smits b1.smits@nijmegen.nl 06-86552214

9 juli 2024 Voortgang aanbesteding bancaire dienstverlening

Geachte leden van de raad,

Ons kenmerk E24.002334

Hiermee informeren wij u, zoals eerder toegezegd, over de voortgang en de wijze waarop wij u willen betrekken bij de uit te voeren aanbesteding bancaire dienstverlening. Per 1 juni 2025 loopt het contract met onze huidige huisbankier ING af en moet de gemeente Nijmegen haar bancaire dienstverlening opnieuw aanbesteden volgens Europese richtlijnen.

Bijlage(n) Bijgevoegd: Ja

Nijmegen heeft duurzaamheid hoog in het vaandel staan en vindt het belangrijk om zoveel mogelijk recht te doen aan het belang van een duurzame leefwereld. De inspraak van u als raad is hierbij van groot belang. De gemeente Nijmegen heeft in beleid vastgesteld dat er wordt aanbesteed op basis van het gunningscriterium beste prijs-kwaliteit verhouding. Dit geldt ook voor deze aanbesteding bancaire dienstverlening. Op de prijscomponent zijn we afhankelijk van wat marktpartijen aanbieden waarop we geen invloed hebben. De knop waar we wel aan kunnen draaien is die van kwaliteit. Dit doen we op basis van het vaststellen van subgunningscriteria en het toekennen van verschillende wegingsfactoren. Via een wensen en bedenkingenprocedure kunt u hier uw input op leveren, waarna we de aanbestedingsopdracht kunnen gaan publiceren. Met deze brief lichten wij u verder in over de te voeren procedure en het tijdspad. Voorbereiding Marktconsultatie Voorafgaand aan de aanbestedingsprocedure is door afdeling financiën/inkoop gekozen voor een marktconsultatie. Doel hiervan is tweeledig: 1. De gemeente kan hiermee informatie en advies inwinnen van marktdeelnemers die gebruikt kan worden bij de planning en uitvoering van de aanbestedingsprocedure. 2.

Marktpartijen worden op de hoogte gesteld van de aanbestedingsplannen en technische voorwaarden en krijgen hierbij gelegenheid om aanvullende vragen te stellen. Deze marktconsultatie heeft op donderdag 13 juni 2024 plaatsgevonden. De marktconsultatie is gepubliceerd op TenderNed en was voor alle marktpartijen openbaar.

Gemeente Nijmegen

Pagina 1 van 3

Alleen de banken ING, Rabobank en BNG hebben deelgenomen aan de marktconsultatie. De sessies waren informatief van aard en hebben ons een actueel inzicht gegeven in de leveranciersmarkt en comfort gegeven met betrekking tot het tijdspad dat later in deze brief aan bod komt. Procedure Opstellen aanbestedingsdocumentatie en publicatie De Europese openbare aanbestedingsprocedure wordt conform de aanbestedingswet 2012 uitgevoerd. De aanbestedingsdocumentatie bevat onder andere de volgende documenten: De aanbestedingsstrategie (zie bijlage 1 voor een voorbeeld). Aanbestedingsleidraad, waaronder formele uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, programma van eisen (technische specificaties) en subgunningscriteria (prijs en kwaliteit). Prijzenblad. Overeenkomst. Nadat de subgunningscriteria zijn vastgesteld en de overige documentatie door het projectteam is gecompleteerd, wordt de opdracht tot aanbesteden gepubliceerd. Indienen inschrijvingen We verwachten een kleine groep van drie tot vijf marktpartijen die daadwerkelijk zal inschrijven. Gezien de specifieke bancaire diensten die de gemeente Nijmegen afneemt, zoals inkomende betaalproducten, intradaglimiet en schatkistbankieren, is het aannemelijk dat dit de grotere systeembanken zullen zijn. Voor de duidelijkheid: we nemen alleen betaaldiensten af, dus geen producten als leningen aantrekken, en/of beleggen die we aanbesteden.

De marktpartijen die hebben ingeschreven krijgen vervolgens twee momenten waarin vragen gesteld mogen worden, de zogenaamde nota’s van inlichtingen. Uitkomst Na sluitingsdatum worden de verschillende inschrijvingen getoetst aan de hand van de aanbestedingsleidraad waaronder de opgestelde subgunningscriteria. Dit zal een technische exercitie zijn waarbij de partij met de meeste punten de aanbesteding gegund krijgt. Implementatie Nadat de marktpartij is bepaald en de nieuwe overeenkomst is getekend gaat het implementatieteam aan de slag om de (eventuele) bankwissel uit voeren. Dit zal met hoogst mogelijke zorg gebeuren zodat inwoners, bedrijven, instellingen en medewerkers geen hinder ondervinden. Overwegingen Vanuit onze kennis en ervaring willen we u twee dingen meegeven ter overweging. Allereerst de contractduur; wij zijn voornemens om een contract aan te gaan voor zes jaar, met de mogelijkheid voor de gemeente om twee keer met twee jaar te verlengen. De reden voor deze langere periode is gelegen in het feit dat een bankwissel aanzienlijke consequenties heeft. Denk aan het opnieuw koppelen van bankrekeningen aan betaal- en parkeerautomaten, koppelingen met webpagina’s en het ERP-systeem waarin de financiële administratie zit, waaraan salarisbetalingen gekoppeld zitten. Zoals gezegd heeft u een rol bij het bepalen en wegen van de subgunningscriteria.

Wij stellen u op grond van artikel 169 van de Gemeentewet in de gelegenheid hierover uw

Gemeente Nijmegen

Pagina 2 van 3

wensen en bedenkingen kenbaar te maken en komen hiervoor bij u terug met een separate raadsinformatiebrief. Hierin zullen we nader ingaan op de subgunningscriteria die grofweg onderverdeeld kunnen worden in de volgende drie hoofdthema’s. 1. Implementatie en uitvoering dienstverlening 2. Duurzaamheid/MVOI1 3. Prijs In bijlage 2 treft u extra toelichting op de subgunningscriteria. Tijdspad In grove lijnen ziet de tijdsplanning er als volgt uit: -

Dinsdag 27 augustus 2024 ontvangt u een brief met het verzoek om uw wensen en bedenkingen aan te geven. Na de wensen en bedenkingenprocedure dienen we de aanbesteding medio oktober 2024 te publiceren om in december 2024 de uitkomst te kunnen hebben. De overeenkomst dient per 1 juni 2025 in te gaan. Mocht er sprake zijn van een wisseling van bankier, dan hebben we circa vijf maanden voor de implementatie dat voldoende ruim lijkt.

Hoogachtend, Het college van burgemeester en wethouders van Nijmegen

A.P.W. van de Klift gemeentesecretaris

H.M.F. Bruls burgemeester

MVOI staat voor maatschappelijk verantwoord ondernemen en inkopen waaronder ook ‘social return’ valt 1

Gemeente Nijmegen

Pagina 3 van 3