Brief aan de raad Reactie verslag van de gemeentearchivaris van Nijmegen 2021

Postadres Gemeente Nijmegen

Aan de gemeenteraad van Nijmegen

Postbus 9105 6500 HG Nijmegen Bezoekadres Korte Nieuwstraat 6 6511 PP Nijmegen T 14 024 nijmegen.nl

Datum Onderwerp

Contactpersoon Hans Cillissen h.cillissen@nijmegen.nl T 024 – 329 27 75

22 maart 2022 reactie verslag van de gemeentearchivaris van Nijmegen 2021

Ons kenmerk D220187239

Geachte leden van de raad, Hierbij bieden wij u onze reactie aan op het verslag van de gemeentearchivaris van Nijmegen 2021. Net als de gemeentearchivaris onderschrijft het college het belang van een informatiehuishouding die op orde is. Informatie is een essentiële grondstof voor de werking van de overheid en vitaal voor verantwoording in onze democratie. We hechten groot belang aan het verbeteren van de informatiepositie van de inwoners van onze stad. Als overheid willen we transparant en betrouwbaar zijn en in dat licht worden er steeds hogere eisen gesteld aan de vindbaarheid, toegankelijkheid, duurzaamheid, herbruikbaarheid, openbaarheid en vertrouwelijkheid van informatie. In wetgeving zoals de Wet open overheid, de Algemene verordening gegevensbescherming en de vernieuwde Archiefwet worden deze eisen verwoord. We zijn blij met de bevinding van de archiefinspecteur dat we op de goede weg zijn om de informatiehuishouding te verbeteren en we realiseren ons ook dat het nog beter kan en in een hoger tempo. We zien daarvan de urgentie maar hebben ook te maken met grenzen aan de (financiële) middelen en het verander- en adaptievermogen van de ambtelijke organisatie. Het archiefverbeterplan waarmee we van start zijn gegaan in juli 2020 krijgt een vervolg waarbij we breder gaan kijken welke acties nodig zijn om de digitale transformatie vorm te geven.

Dit betekent in ieder geval dat we vroegtijdig, bij het generen van informatie ongeacht de vorm, rekening gaan houden met het toekomstig gebruik. Maatregelen voor verbetering van publicatie, hergebruik, archivering, beveiliging en bescherming van informatie staan daarmee niet op zichzelf, maar dienen in samenhang te worden ontworpen en geïntegreerd met bedrijfsprocessen: ‘informatiebeheer-by-design’.

Gemeente Nijmegen

Pagina 1 van 2

We zijn ons bewust van de uitdagingen die dit principe met zich mee brengt en gaan hier structureel aandacht aan geven. Stap voor stap willen we optimaliseren op basis van een realistische planning. Gegeven de aandachtspunten van de archiefinspecteur zien wij als belangrijkste speerpunten voor de komende periode: 1)

het optimaliseren van het informatiebeheer bij de afdelingen waarbij er veel ongestructureerde informatie uitgewisseld wordt, zoals in het fysieke domein en bij beleidsprocessen. De medewerkers beschikken hier niet over een workflowapplicatie en/of standaard processen ter ondersteuning inclusief automatische koppeling met het digitale archiefsysteem Corsa;

2)

het vernietigen van analoge en digitale informatie conform het recht op vergetelheid binnen de AVG in relatie tot de wettelijke bewaartermijnen van de Archiefwet;

3)

gedragsinterventies op het gebied van informatiebewustzijn. Elke medewerker van de gemeente Nijmegen moet weten wat zijn of haar verantwoordelijkheden zijn als het om de informatiehuishouding gaat. In dat kader is er al gestart met een verplichte leerlijn ‘informatiebewustzijn’ voor elke medewerker.

Hoogachtend, Het college van burgemeester en wethouders van Nijmegen

mr. drs. A.H. van Hout gemeentesecretaris

drs. H.M.F. Bruls burgemeester

Gemeente Nijmegen

Pagina 2 van 2