Brief aan de raad reactie op verslag gemeentearchivaris 2022

Postadres Gemeente Nijmegen

Aan de gemeenteraad van Nijmegen

Postbus 9105 6500 HG Nijmegen Bezoekadres Korte Nieuwstraat 6 6511 PP Nijmegen T 14 024 nijmegen.nl

Datum Onderwerp

Contactpersoon Michael Gielen m.gielen@nijmegen.nl 0631020727

27 juni 2023 reactie verslag gemeentearchivaris van Nijmegen 2022

Ons kenmerk E23.002444

Geachte leden van de raad, Hierbij bieden wij u onze reactie aan op het verslag van de gemeentearchivaris van Nijmegen van 2022. Onze reactie is als volgt onderverdeeld: -

onze zienswijze op het verbeteren van het informatiebeheer zoals ook de gemeentearchivaris schetst in haar verslag; de resultaten op de speerpunten zoals wij die aangegeven hebben in de brief aan de Raad van 28 februari 2022 als reactie op het verslag van de gemeentearchivaris van 2021; de aandacht die wij willen geven aan KPI 5 uit het verslag van de gemeentearchivaris welke KPI als “onvoldoende” beoordeeld is.

Zienswijze verbeteren informatiebeheer De digitale ontwikkelingen gaan in een hoog tempo en als gemeente Nijmegen moeten en willen we hierop anticiperen. Technische veranderingen, wetgeving en hogere eisen die de Nijmegenaar stelt aan onze digitale dienstverlening, maken het nodig dat we gericht investeren in maatregelen die de digitale veiligheid en privacy borgen. En als we transparant willen zijn als organisatie, dan is het actief beschikbaar stellen van informatie onontbeerlijk. Basisvoorwaarde is dat het beheer van informatie op orde is. Informatie moet betrouwbaar en toegankelijk zijn voor diegenen die recht hebben om te beschikken over bepaalde informatie. In dat kader zijn er een aantal initiatieven genomen die, op termijn, zeker positieve effecten gaan hebben op het informatiebeheer. De gemeentearchivaris noemt al het onderzoek naar de informatieketen, het project om Corsa AVG- proof in te richten en het opstellen van een visiedocument. Maar ook de implementatie van Office 365, het opstellen van een datastrategie en de tactische en operationele uitrol van de Visie op Document- en Bestandsmanagement gaan bijdragen aan beter informatiebeheer. Resultaten speerpunten 2022 Het afgelopen jaar zijn wij verder gegaan met het optimaliseren van het informatiebeheer bij afdelingen waar veel ongestructureerde informatie uitgewisseld wordt. Steeds meer

Gemeente Nijmegen

Pagina 1 van 3

processen worden gedigitaliseerd. Bij nieuwe projecten, zoals de inrichting van de Stationsomgeving, wordt op voorhand nagedacht over de archivering van belangrijke informatie. Daarnaast heeft Nijmegen zich aangesloten bij de selectielijst e-mailbewaring, wat gaat leiden tot een gestructureerde aanpak van het bewaren van belangrijke informatie uit e-mailboxen. Naast het verder inlopen van de achterstanden op de vernietiging van analoge archieven (met name bij die archieven waar de AVG een rol speelt) zijn er vorderingen gemaakt op de vernietiging van digitale archieven waarbij de privacy van belang is. Weliswaar is de digitale vernietiging zelf nog niet gerealiseerd, maar de voorbereidingen hiervoor zijn in een vergevorderd stadium. De verplichte leerlijn “informatiebewustzijn” is door bijna alle medewerkers gevolgd. We monitoren dat ook de nieuw instromende medewerkers deze leerlijn tijdens hun inwerkprogramma volgen. We onderschrijven dat dit hoort bij het permanente traject van medewerkers bewust maken en houden in het zorgvuldig omgaan met informatie. Aandachtpunt verslag gemeentearchivaris KPI 5 De opslag van informatie in niet-gestructureerde processen (bijvoorbeeld beleids- en projectprocessen) vergt een eigen aanpak, omdat deze niet via een gestructureerde workflow kan plaatsvinden. Hiervoor zoeken we verbeterde mogelijkheden met de introductie van Office 365.

Daarvoor is bij het project Stationsomgeving een leerzame pilot ingericht. Deze pilot werken we uit naar een standaard aanpak voor alle nietgestructureerde processen. De gevolgen van slecht beheer van informatie in niet-gestructureerde processen kunnen groot zijn, met mogelijk besluitvorming gebaseerd op onvolledige informatie en met weinig transparantie naar de Nijmegenaar toe. Als informatie niet goed beheerd wordt, gaat verantwoording gepaard met een tijdrovende zoektocht naar de juiste informatie. Binnen de opgaven Digitale Transformatie, Open Nijmegen en Betrouwbare en Moderne Dienstverlening is er werk aan de winkel als gaat om het op orde brengen en houden van de informatiehuishouding. De aanpak van deze opgaven via Nijmegen van Nu gaat zorgen dat we onze informatie voor de Nijmegenaar meer open en transparant kunnen aanbieden. Reden genoeg om hier de komende jaren intensief aandacht aan te blijven geven en met meer aandacht dan in het verleden daaraan besteed is. Voorwaar geen kleine trajecten en veranderingen die van de ene op de andere dag gerealiseerd kunnen worden. Hier moet structureel aandacht voor zijn en blijven, waarbij we niet uit het oog mogen verliezen dat de medewerkers van de gemeente Nijmegen hierin meegenomen moeten worden. De digitale kinderschoenen moeten uit en plaats maken voor stevige stappers, die het langer dan een 4-daagse volhouden.

Dat vraagt gerichte acties op het gebied van techniek, de procesafspraken en de digivaardigheid van de organisatie. Naast de hierboven genoemde initiatieven gaan we ons de komende jaren richten op:

Gemeente Nijmegen

Pagina 2 van 3

• • •

•

•

investeren in de informatieprofessionals van de organisatie (kwalitatief en kwantitatief); inventarisatie van incomplete dossiers en zaakgegevens; het ontmoedigen van opslag van archiefwaardige stukken in ongestructureerde processen c.q. het stimuleren van het opslaan van archiefwaardige stukken in informatiebeheerwaardige omgevingen; de basis leggen in de eerdergenoemde Visie op Document- en Bestandsmanagement, met de implementatie en inrichting van Office 365 en zoveel als mogelijk zaakgericht werken zoals dat binnen het Corsa AVG-project beoogd wordt; het systematiseren van digitale vernietiging.

Hoogachtend,

Het college van burgemeester en wethouders van Nijmegen

A.P.W. van de Klift gemeentesecretaris

H.M.F. Bruls burgemeester

Gemeente Nijmegen

Pagina 3 van 3