Brief aan de raad Reactie op rekenkamerbrief uitvoering Wob - vooruitblik uitvoering Woo

Postadres Gemeente Nijmegen VJ50 Postbus 9105

Aan de gemeenteraad van Nijmegen

6500 HG Nijmegen Bezoekadres Korte Nieuwstraat 6 6511 PP Nijmegen T 14 024 nijmegen.nl

Datum Onderwerp

7 februari 2023 reactie op de rekenkamerbrief uitvoering Wob - vooruitblik uitvoering Woo d.d. 27 september 2022

Contactpersoon Victorien Vranken, v.vranken@nijmegen.nl en Suzanne Vloet, S1.vloet@nijmegen.nl

Geachte leden van de raad,

Ons kenmerk

E23.000136 Met belangstelling hebben wij kennis genomen van de brief van de rekenkamer van 27 september 2022 over de uitvoering Wob – vooruitblik uitvoering Woo, alsmede het bijlagenboek. Wij herkennen de uitkomsten die de rekenkamer uit het landelijk onderzoek heeft gehaald voor Nijmegen. De rekenkamer geeft een aantal handvatten mee voor de verdere implementatie van de Wet open overheid (verder Woo). In deze brief willen wij u informeren hoe wij deze aandachtspunten, verwoord in bijlage 2 van het Bijlageboek, meenemen bij de implementatie van de Woo waarmee wij reeds waren gestart. Wij sluiten af met de conclusie op welk ambitieniveau wij uitvoering geven aan de Woo. Een afschrift van deze brief sturen wij ook naar de rekenkamer. Bij brief van 24 mei jl. (kenmerk E22.000914) hebben wij u geïnformeerd over de Woo. Deze brief kunt u beschouwen als een vervolg op onze eerdere brief waarbij wij aan de hand van de handvatten die de rekenkamer ons meegeeft, hieronder ingaan op de (verdere) implementatie voor de Woo in Nijmegen.

Aandachtspunt 1: implementatie Woo De rekenkamer adviseert om de implementatie van de Woo op te pakken aan de hand van een plan van aanpak dat ingaat op de aandachtspunten uit de rekenkamerbrief, op de vraag of beleid nodig is alsmede een concrete planning en onderbouwde prioritering zodat zowel de actieve als passieve openbaarmakingsplicht zo snel mogelijk aan de Woo voldoet. Bij de implementatie van de Woo worden in ieder geval de volgende acties opgepakt; -de actieve openbaarmakingsplicht, -de passieve openbaarmakingsplicht, -de openbaarmakingsparagraaf in de Stadsbegroting en Stadsrekening, -het opleiden en periodiek instrueren van ambtenaren over de Woo, en -het opstellen van beleid (optioneel).

Brieven en huisstijldocumenten / sjab = Brief

Gemeente Nijmegen

Pagina 1 van 7

De aandachtspunten die de rekenkamer meegeeft voor het plan van aanpak, hebben hiermee een plaats binnen de implementatie. In het opstellen van beleid of een beleidsregel zien wij vooralsnog geen meerwaarde. Indien gaandeweg de implementatie blijkt dat beleid of een beleidsregel van toegevoegde waarde kan zijn, dan pakken wij dat uiteraard alsnog op. De implementatie van de Woo is opgepakt volgens de methodiek van opgavegericht werken. Op deze wijze geven wij invulling aan het advies van de rekenkamer om te werken met een plan van aanpak. De aandachtspunten die de rekenkamer inhoudelijk meegeeft voor de implementatie, hebben een plaats binnen deze aanpak. We werken kort cyclisch in periodes van enkele weken. Dit heeft als voordeel dat we gaandeweg kunnen bijsturen en prioriteren. Steeds zijn we alert op de vraag welke vervolgactie moet plaatsvinden. In de werkwijze van opgavegericht werken past niet een klassiek plan van aanpak, zoals gehanteerd binnen projectmatig werken, waarin gedetailleerd alle stappen zijn uitgewerkt die in het proces gezet moeten gaan worden. De onderdelen die het eerstkomend jaar worden opgepakt zijn geprioriteerd en in tijd uitgezet. We volgen hierbij de implementatiestrategie van de Ministerie (zie ook verder in deze brief).

Concreet betekent dit dat we in 2023 de volgende onderdelen oppakken: Actieve informatieplicht: raads- en commissie stukken Q1 (reeds conform eisen Woo) Actieve informatieplicht: bereikbaarheid organisatie en info over Q1 (reeds conform Woo-contactpersoon eisen Woo Actualisering website Q1 (reeds conform eisen Woo) Reactie naar aanleiding van rekenkamerbrief Q1 Actieve informatieplicht: Woo verzoeken en besluiten Q1 Actieve informatieplicht: inzicht in de organisatie Q1 Openbaarmakingsparagraaf in de Stadsrekening 2022 Q2 Herijking proces passieve openbaarmakingsplicht en aanschaf Q1-Q3 anonimiseringstool Aansluiting op Plooi Q31 Openbaarmakingsparagraaf in de Stadsbegroting 2024 Q4 Actieve informatieplicht: Convenanten Q3-Q4 Wij hebben er vertrouwen in dat op deze wijze de Woo geïmplementeerd kan worden. In de openbaarmakingsparagraaf in de Stadsbegroting en Stadsrekening zullen wij u op de hoogte houden over de voortgang van de implementatie. Aandachtspunt 2: delegatie De rekenkamer adviseert om afspraken te maken over de wijze waarop de raad wordt geïnformeerd over de afhandeling van de Woo-verzoeken gericht aan de raad.

1 Indien de ontwikkeling van (een variant op) PLOOI (verwijsindex) door het Rijk gereed

is.

Gemeente Nijmegen

Pagina 2 van 7

Aan de raad gerichte Woo-verzoeken worden vaak ontvangen bij de griffie. Het is gebruik om de Woo-verzoeken ten tijde van binnenkomst als ingekomen brief op de agenda van de raad te plaatsen. De griffie zendt het Woo-verzoek naar het college ter afhandeling. Hiervoor heeft de raad een delegatiebesluit2 genomen. Via de griffie worden de stukken, waarop het Woo-verzoek ziet, door het college bij de raad opgevraagd. Het college neemt een besluit op het Woo-verzoek. Conform de suggestie van de rekenkamer zullen wij vanaf nu de raad een afschrift toezenden van besluiten die zijn genomen naar aanleiding van aan de raad gerichte Wooverzoeken. De griffie plaatst deze besluiten in ibabs. Het Woo-verzoek en de documenten die openbaar zijn gemaakt, zullen vervolgens ook terug te vinden zijn op onze website. We verwachten dit in Q1 2023 te kunnen realiseren. Aandachtspunt 3: voortgangs- en verantwoordingsinformatie De Woo verplicht tot een openbaarmakingsparagraaf in de Stadsbegroting en Stadsrekening. De implementatie van de Woo is vooralsnog opgenomen onder de ambitie ‘we hebben een betrouwbare en omgevingsbewuste uitvoeringsorganisatie’ van het programma Bestuur en Organisatie. In de eerstvolgende stadsbegroting zullen wij ingaan op de uitvoering van de Woo. In de eerstvolgende Stadsrekening zullen wij terugblikken op deze voornemens alsmede verslag doen van de uitvoering van de Woo.

Aandachtspunt 4: actieve openbaarmaking van informatie De rekenkamer raadt aan om zicht te krijgen op de reikwijdte en voortgang van de actieve openbaarmakingsplicht. Zij stipt hierbij een aantal onderwerpen aan, waarop wij hieronder puntsgewijs zullen ingaan. Het verkrijgen van inzicht in welke informatie actief openbaar gemaakt moet worden, welke informatie nu (en op termijn) openbaar gemaakt wordt, en welk informatie aanvullend openbaar gemaakt kan worden. In het Bijlageboek gaat de rekenkamer in bijlage 4 uitvoerig in op de informatie die in de toekomst actief openbaar gemaakt moet worden. Zoals de rekenkamer terecht vaststelt, is een deel van de informatie uit de categorie actieve openbaarmakingsplicht reeds openbaar. Op Nijmegen.nl op de webpagina over ‘Wet open overheid’ staat hiervan een overzicht. Deels wordt hierbij verwezen naar informatie die wij op dit moment al aanvullend op de Woo openbaar maken, zoals het digitaal gebouwendossier en open datasets. De actieve informatieplicht wordt gefaseerd ingevoerd. Bij brief van 8 juli 20223 heeft de Minister de Tweede Kamer geïnformeerd over de zogenaamde implementatiestrategie. Wij volgen de implementatiestrategie van de Minister. Volgens deze implementatiestrategie moeten de volgende categorieën als eerste actief openbaar gemaakt worden. Onbekend is nog op welk moment dit verplicht wordt.

2 https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR679710/1.

3 kamerbrief-tk-over-voortgang-implementatie-wet-open-overheid.pdf

Gemeente Nijmegen

Pagina 3 van 7

Het gaat om de categorieën: 1. bereikbaarheidsgegevens van het bestuursorgaan en zijn organisatieonderdelen en de wijze waarop een Woo-verzoek kan worden ingediend; 2. vergaderstukken en verslagen van de gemeenteraad en haar commissies; 3. convenanten4; 4. de inhoud van de Woo-verzoeken, de beslissing daarop en de daarbij verstrekte gegevens. Op dit moment is voor Nijmegen de stand van zaken als volgt: Ad 1: De bereikbaarheidsgegevens zijn reeds openbaar. Informatie is via de volgende links te vinden: algemene bereikbaarheidsgegevens van onze gemeente: via de website van overheid.nl of voor Nijmegen zie hier; de bereikbaarheid van: het college van burgemeester en wethouders; de bereikbaarheid van: de gemeenteraad; de bereikbaarheid van: de gemeentelijke organisatie;. informatie over de wijze waarop een Woo verzoek kan worden ingediend: via de website Nijmegen.nl of zie hier voor de webpagina over de Woo. de Woo contactpersoon: via de website Nijmegen.nl of zie hier voor de webpagina over de Woo. Op onze website hebben we aangegeven dat deze informatiecategorie openbaar is. Zie hiervoor het kopje ‘informatie die al openbaar is’ op de webpagina over de Woo. De verantwoordelijkheid voor het actueel houden van deze pagina’s is belegd. Ad 2: Vergaderstukken en verslagen van de gemeenteraad en haar commissies zijn reeds openbaar.

Vindbaar via de website Nijmegen.nl of via de volgende link https://nijmegen.bestuurlijkeinformatie.nl/. De verantwoordelijkheid voor het plaatsen van nieuwe informatie binnen deze categorie is belegd. Ad 3: Convenanten maken wij nog niet actief openbaar. Het streven is om deze categorie vanaf Q4 2023 actief openbaar te maken. Ad 4: De inhoud van de Woo-verzoeken, de beslissing daarop en de daarbij verstrekte gegevens, maken wij nog niet actief openbaar. Om hieraan te voldoen, met inachtneming van de eis van digi-toegankelijkheid, is er een ambtelijke verkenning met een partij die hiervoor software heeft ontwikkeld. Ook worden ‘best practices’ van andere gemeenten

4 Dat wil zeggen: een schriftelijke en door partijen ondertekende afspraak of een samenstel van

zulke afspraken, hoe ook genoemd, van een bestuursorgaan met één of meer wederpartijen, die betrekking of mede betrekking heeft op de uitoefening van publiekrechtelijke bevoegdheden, of anderszins gericht of mede gericht is op het voorbereiden dan wel realiseren van overheidsbeleid. NB, het gaat hierbij niet om privaatrechtelijke overeenkomsten zoals huur of koop overeenkomsten of om verwerkersovereenkomsten.

Gemeente Nijmegen

Pagina 4 van 7

gevolgd. Wij verwachten dat wij uiterlijk vanaf Q1 2023 Woo-besluiten, Woo-verzoeken alsmede de openbaar gemaakte documenten, actief openbaar te kunnen maken. Wij geven op dit moment prioriteit aan het openbaar maken van de verplicht openbaar te maken categorieën van informatie. Aanvullende informatie kan in de toekomst wellicht eveneens openbaar gemaakt worden indien mogelijk. Het opstellen van werkinstructies. Werkinstructies, voor zover nodig, zullen de komende periode worden opgesteld. Wanneer een proces reeds stevig is ingebed in de dagelijkse praktijk, zoals het actueel houden van de bereikbaarheidsgegevens, dan voegt een werkinstructie niet veel toe. Het in elektronische vorm en op toegankelijke wijze openbaar maken van informatie op de website Nijmegen.nl. De rekenkamer stelt terecht vast in bijlage 4 van het Bijlageboek, dat enkele categorieën informatie reeds openbaar zijn. Op de website is een overzicht geplaatst met welke informatie waar te vinden is. Hierbij wordt kort het onderwerp aangegeven en een link naar de vindplaats van de informatie. Voorbereidingen treffen voor openbaarmaking via PLOOI. De minister heeft bij brief van 23 december 20225 aan de Tweede Kamer laten weten dat de ontwikkeling van PLOOI wordt stopgezet. Dit betekent dat de huidige vorm van PLOOI met centrale opslag, een aanleverloket en de aanlever-API, niet op korte termijn beschikbaar komt.

Wel wordt een eenvoudiger variant ontwikkelt voor de centrale infrastructuur. Deze variant zou moeten bestaan uit een verwijsindex en een zoekfunctie. Een voordeel van deze variant is dat de uitvoeringskosten lager zijn. De Minister is voornemens om de ontwikkeling van de verwijsindex in het tweede kwartaal van 2023 te laten starten. Voor Nijmegen betekent dit dat wij vooralsnog doorgaan met het openbaar maken van document via onze eigen website. Aandachtspunt 5: werkproces passieve openbaarheid Voor een goede passieve openbaarmaking adviseert de rekenkamer om het stroomschema voor de afhandeling van Woo-verzoeken te actualiseren en om werkinstructies voor de behandeling van Woo-verzoeken op te stellen. De huidige werkwijze voor afdoening van verzoeken op grond van voorheen de Wob en nu de Woo, bestaat nu circa 10 jaar. Wij zijn voornemens dit proces in 2023 te herijken. De komst van de Woo is hiervoor mede aanleiding. De aandachtspunten die de rekeningkamer meegeeft, nemen wij hierbij mee.

5 Brief van de Minister d.d. 23 december 2022.

Gemeente Nijmegen

Pagina 5 van 7

Aandachtspunt 6: website De rekenkamer somt een groot aantal verbeterpunten op voor onze website Nijmegen.nl. Wij kunnen ons vinden in deze verbeterpunten. De meeste verbeterpunten zijn inmiddels doorgevoerd op de website, zoals een toelichting op de Woo contactfunctionaris en het Woo-proces en een overzicht van informatie die al openbaar is. De analyse van de sturingsen monitoringsinformatie zal worden opgenomen in de Stadsrekening. Hier zullen we ook vooruit kijken naar de categorieën van informatie die wij in de toekomst openbaar moeten maken. En voor wat betreft het de Woo-verzoeken zullen we in ieder geval de toekomstig te nemen besluiten op Woo verzoeken, openbaar maken. Aandachtspunt 7: sturings- en monitoringsinformatie De rekenkamer adviseert om een registratie op te zetten van een aantal genoemde indicatoren. Alleen op basis van gegevens kan worden vastgesteld of zaken goed lopen en waar in het proces zich knelpunten voordoen. Met dat inzicht kan worden bijgestuurd en kan de kwaliteit van de uitvoering steeds verder verhoogd worden. Wij onderschrijven dit aandachtspunt. In de openbaarmakingsparagraaf van de Stadsbegroting en de Stadsrekening zullen de indicatoren worden opgenomen. Zie ook aandachtspunt 3. Ambitieniveau De rekenkamer geeft een aantal handvatten mee voor de verdere implementatie van de Wet open overheid (verder Woo).

Zoals u hierboven kunt lezen zijn wij hiermee volop aan de slag gegaan. Enkele onderwerpen moeten we nog oppakken om ook aan de wettelijke eisen van de Woo te voldoen. Bijvoorbeeld de openbaarmakingsparagraaf. Dit heeft onze aandacht. Er worden vier ambitieniveaus onderscheiden op grond waarvan de Woo uitgevoerd kan worden. 1. ambitieniveau beneden-basis: het streven om te voldoen aan de minimale eisen van de Woo; 2. ambitieniveau basis: het volgen van de wettelijke fasering van de Woo m.b.t. de actieve openbaarmakingsplicht. 3. ambitieniveau medium: het basis niveau wordt behaald én daarnaast zijn stukken openbaar uit de categorieën waarvan openbaarmaking nog niet wettelijke verplicht is. 4. ambitieniveau plus: het basis niveau wordt behaald én daarnaast zijn alle stukken openbaar uit de categorieën waarvan openbaarmaking nog niet wettelijke verplicht is. En ook maakt de gemeente informatie openbaar waarvoor geen wettelijke verplichting tot openbaarmaking geldt. Op dit moment is de actieve informatieplicht nog niet in werking getreden. Wel is bekend welke vier categorieën als eerste in werking zullen gaan treden. Er is voorbereidingstijd nodig om deze vier categorieën ook daadwerkelijk openbaar te maken. Dat geldt eigenlijk met name voor de categorie ‘convenanten’. Daarentegen is op dit moment wel al

Gemeente Nijmegen

Pagina 6 van 7

informatie openbaar die in een andere categorie is ingedeeld. Voorbeelden zijn: de algemeen verbindende voorschriften (verordeningen), overige besluiten van algemene strekking (beleidsregels, nadere regels, aanwijzingsbesluiten), inzicht in de organisatie, ter behandeling ingekomen stukken bij de gemeenteraad en de besluitenlijsten van het college. Zie hiervoor ook bijlage 4 van het Bijlageboek. Wij bevinden ons op dit moment binnen het ambitieniveau 3, medium. Met dien verstande dat voor een enkel onderdeel het basisniveau nog behaald moet worden. Dat geldt bijvoorbeeld voor de openbaarmakingsparagraaf. Wij streven er naar steeds meer verplichte categorieën van informatie openbaar te maken. Wanneer we hierin zijn geslaagd, maken we de balans op en zal de vraag voor liggen of er meer informatie openbaar kan worden gemaakt. Tot slot Wij zullen u actief informeren over de voortgang van de uitvoering van de implementatie Woo door middel van de openbaarmakingsparagraaf in de Stadsbegroting en Stadsrekening. Hoogachtend, het college van burgemeester en wethouders van Nijmegen

A.P.W. van de Klift gemeentesecretaris

H.M.F. Bruls burgemeester

Afschrift: de rekenkamer

Gemeente Nijmegen

Pagina 7 van 7