Brief aan de raad Ombudsfunctie sociaal domein

Postadres Gemeente Nijmegen

Aan de gemeenteraad van Nijmegen

Postbus 9105 6500 HG Nijmegen Bezoekadres Korte Nieuwstraat 6 6511 PP Nijmegen T 14 024 nijmegen.nl

Datum Onderwerp

Contactpersoon Stijn van Cleef s.van.cleef@nijmegen.nl T 024 – 329 27 93

05-10-2021 Ombudsfunctie sociaal domein

Geachte leden van de raad,

Ons kenmerk E21.001444

Op 28 april 2021 heeft uw raad een motie aangenomen waarin het college gevraagd wordt om in scenario’s uiteen te zetten hoe een ombudsfunctie in het sociaal domein vorm zou kunnen krijgen. In deze brief gaan wij daarop in. In lijn met de motie zijn ook de verschillende adviescommissies om input gevraagd. Hun reactie voegen wij als bijlage bij deze brief.

Bijlage(n) Bijgevoegd: Ja

Context Er zijn meerdere manieren waarop een ombudsfunctie vormgegeven kan worden. Daarover ging het gesprek in uw raad naar aanleiding van eerdere brieven van het college over dit onderwerp. In de motie is puntsgewijs aangegeven wat onder de te onderzoeken ombudsfunctie dient te vallen. Het college ziet daarin niet veel ruimte meer voor verschillende scenario’s. Om die reden is het geschetste scenario van de raad verder uitgewerkt en zijn de consequenties weergegeven. Uitwerking van de motie In de motie is opgenomen waar de ombudsfunctie in ieder geval aan moet voldoen. Dat wordt hierna als een uitgangspunt genomen en uitgewerkt. 1.

Onafhankelijk De ombudsfunctie moet onafhankelijk van de gemeentelijke organisatie, maar ook onafhankelijk van de klager, zijn werk kunnen doen. De ombudsfunctie staat daarin tussen partijen in. Dat betekent dat het beleggen van een taak bij het bestaande Sociaal Raadslieden geen optie is. Het opzetten van een nieuw bureau binnen de gemeentelijke organisatie lijkt de aangewezen weg.

2.

Gericht op het sociaal domein De ombudsfunctie moet gaan over werk en inkomen, zorg en welzijn en schuldhulpverlening. Dat is een breed taakveld, met zeer veel (honderden) partners.

Gemeente Nijmegen

Pagina 1 van 5

3.

Eerste functie is verwijzing naar de klachtprocedure van een organisatie en zo nodig ondersteuning bij het indienen van een klacht Wat ons betreft bevat deze taak twee aspecten. De doorverwijzing naar klachtprocedures van andere organisaties is uiteraard geen probleem. De hulp bij het indienen van een klacht zouden wij niet bij deze functionaris(sen) willen beleggen. Het zou naar ons idee beter zijn als er via korte lijnen voor hulp kan worden doorverwijzen naar Sociaal Raadslieden. Reden is dat de gevraagde onafhankelijke positie van de ombudsfunctie het nog mogelijk moet maken in objectiviteit een oordeel te vormen over een zaak (zoals ook in een van de verdere functies in de motie is geformuleerd). Bemoeienis bij het opstellen van een klacht verhoudt zich niet goed met deze onafhankelijke opstelling. Dit is naar ons idee ook geen probleem omdat meerdere instanties hierbij kunnen ondersteunen. Het is cruciaal dat de ombudsfunctie een goede doorverwijzing naar zo’n instantie kan doen.

4.

Tweede functie is bemiddeling bij individuele geschillen tussen cliënt en organisatie en zo nodig dwingende advisering. Het eerste aspect (bemiddeling) is geen probleem. Dwingende advisering is juridisch ingewikkelder en zien we meer als zwaarwegende advisering. Op dit moment hebben we in het sociaal domein te maken met honderden partners die ieder hun eigen klachtprocedure hebben. De meeste overigens ook nu al met een onafhankelijke laatste instantie. Het heeft de nodige juridische consequenties als daar een nieuwe procedure aan wordt toegevoegd met ook nog een zwaarwegende adviesbevoegdheid. Bovendien hebben we te maken met lokale, regionale en bovenregionale contracten waar dan verschillende procedures op 1 aanbieder van toepassing zijn. Dit moet verwerkt worden in de contracten en subsidievoorwaarden die we met deze partners hebben, waarin ook de verhouding moet worden geregeld tussen de ombudsfunctie en de bestaande klachtprocedure. Als de ombudsfunctie beschouwd moet worden als laatste instantie bij een klacht, zijn er meerdere wettelijke regimes op deze organisatie van toepassing. Denk hierbij bijvoorbeeld, maar niet uitsluitend aan de Jeugdwet, Wmo, Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg, de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst.

We zien de zwaarwegende advisering vooral voor ons in lijn met de gemeentelijke verantwoordelijkheid, daar waar de verantwoordelijkheid en de zeggenschap van de gemeente zich bevinden. Dat betekent dat de ombudsfunctie zwaarwegende advisering kan doen over: of het proces zorgvuldig doorlopen is; of de organisatie zich houdt aan eisen uit de wet of contract met de gemeente; Of de verstrekte voorziening wel de beste oplossing is voor de situatie van iemand.

Gemeente Nijmegen

Pagina 2 van 5

Dat betekent ook dat de zwaarwegende adviezen niet kunnen gaan over zaken die buiten de gemeentelijke verantwoordelijkheid liggen, bijvoorbeeld: Het persoonlijk functioneren van een individuele zorgverlener; Zorginhoudelijke kwaliteiten van een professional of de behandeling, als dit gaan om andere aspecten dan die uit wet of contract voortvloeien (bijvoorbeeld toegepaste behandelmethodieken). 5.

Derde functie is klachtenregistratie en afhandeling in het sociale domein monitoren en daarover rapporteren aan college en raad Deze taak is in te richten, maar vraagt de nodige inspanning van onze partners. Afhankelijk van de wijze van monitoring moeten zij hun zaken anders gaan registeren dan nu het geval is, wat mogelijk leidt tot extra administratieve lasten en kosten vanwege mogelijke ICT-aanpassingen.

6.

Vierde functie is gevraagde en ongevraagde advisering aan college en raad. Dit is uitvoerbaar. In lijn hiermee verzoekt de adviescommissie Kleurrijk Samenleven ook om de ombudsfunctie de mogelijkheid te geven om uit eigen beweging zaken te onderzoeken. Dit is mogelijk, maar zien we in lijn met de grenzen van de gemeentelijke taak en verantwoordelijkheid zoals ook is uitgewerkt bij de zwaarwegende advisering.

De adviescommissie Kleurrijk Samenleven vraagt daarnaast aandacht voor informatie en voorlichting (in de vorm van lezingen en trainingen) als taak. Dit is een mogelijkheid die verder gaat dan de raadsmotie en die ook tot verdere uitzetting van de capaciteit zal leiden.

De ombudsfunctie sociaal domein Gelet op de kaders die in de motie zijn opgenomen, werkt het college de ombudsfunctie verder uit. 1.

Organisatie Gelet op de vereiste onafhankelijkheid is de eerste mogelijkheid om een onafhankelijk bureau op te zetten binnen de gemeentelijke organisatie, vergelijkbaar met Stadscontrol. Het is moeilijk om een inschatting te maken van de vereiste omvang van de ombudsfunctie. Gelet op de breedte van het takenpakket en gelet op de breedte van het sociaal domein, lijkt ons 1 fte administratieve ondersteuning en 2 fte behandelaars een voorzichtige schatting. Als de ombudsfunctie vervolgens een aanzuigende werking heeft en meerdere mensen bedient, zal dit al snel onvoldoende zijn. Uiteraard is ook positionering buiten de gemeentelijke organisatie een optie. Een dergelijke organisatie moet dan de volledige reikwijdte van het sociaal domein kunnen bedienen en moet het vertrouwen genieten van alle betrokken partijen.

Gemeente Nijmegen

Pagina 3 van 5

Voor het hierna geschetste kostenoverzicht en de formatie maakt interne of externe positionering niet veel uit. Het zou ook een nieuw op te richten partij kunnen zijn. Dat laatste heeft als voordeel dat deze partij uitsluitend voor deze taak kan worden ingericht. Het heeft echter als nadeel dat er extra kosten voor overhead, huisvesting en aanverwante zaken bij zullen komen. 2.

Toegankelijkheid Randvoorwaarde voor de ombudsfunctie is dat deze goed bereikbaar is. Dit betekent dat de ombudsfunctie een eigen zichtbaarheid in de communicatie krijgt, zodat het zich zelfstandig kan profileren. Daarnaast vindt communicatie plaats via de partners. Ook kan de ombudsfunctie fysieke spreekuren houden in wijk- en buurtcentra en bij bepaalde gelegenheden fysiek aanwezig zijn.

3.

Juridische borging Voor de borging van de zwaarwegende adviesbevoegdheid is het nodig dat de procedure wordt beschreven in de contracten en subsidiestukken die we met onze partners hebben. Om die reden zouden we ons kunnen voorstellen dat een uitrolmodel de voorkeur heeft: we beginnen met partners met wie we toch al nieuwe contracten moesten afsluiten en waarin dit kan worden meegenomen. De Seniorenraad wijst op de ongelijkheid die dan ontstaat, maar dit weegt wat ons betreft niet op tegen de juridische complexiteit als de regeling per direct voor het gehele sociaal domein moet worden uitgerold. Zeker gelet op het gegeven dat de ongelijkheid tijdelijk zal zijn.

4.

Taken De taken zien er, in lijn met de motie dan als volgt uit: Verwijzing. Omdat de ombudsfunctie goed bereikbaar is, is deze voor veel mensen eerste vindplaats als ze niet weten waar ze terecht moeten. Ook vanuit de ombudsfunctie is het uitgangspunt nog steeds dat partijen er idealiter samen uitkomen, dus wordt de klager precies de weg gewezen naar de klachtprocedure van de bewuste organisatie. Bij de ombudsfunctie wordt een werkproces aangemaakt, zodat de afhandeling van de klacht gevolgd kan worden. Als blijkt dat de klager niet in staat is zelfstandig een klacht op te stellen, verzorgt de ombudsfunctie een warme overdracht naar Bureau Sociaal Raadslieden of een andere geschikte partij. Bemiddeling en zwaarwegende advisering. Als blijkt dat partijen niet samen tot een oplossing kunnen komen, kunnen ze de ombudsfunctie verzoeken om te bemiddelen. De functionaris gaat nog een keer met partijen om de tafel zitten, om de standpunten aan te horen en te bezien of er toch geen minnelijke oplossing mogelijk is. Als dat aan het eind nog steeds niet zo blijkt te zijn, zal de functionaris met een zwaarwegend advies komen. Dit is voor beide partijen het onafhankelijke

Gemeente Nijmegen

Pagina 4 van 5

zwaarwegende advies in de zaak. Zoals eerder vermeld, zal dit een advies zijn op terreinen waar de gemeentelijke verantwoordelijkheid ligt. Monitoring en rapporteren. Naast de klachten die bij de ombudsfunctie zijn geregistreerd rapporteren onze partners in het sociaal domein aan de ombudsfunctie over de behandeling en afhandeling van klachten. Vanuit de ombudsfunctie wordt eenmaal per jaar een jaarverslag opgesteld waarin een overzicht wordt gegeven. Tussentijds worden belangrijke signalen al doorgespeeld aan contractmanagers, beleidsambtenaren of college of raad. Advisering. Vanuit de werkzaamheden van de ombudsfunctie kunnen trends en ontwikkelingen gesignaleerd worden. Hierover wordt gevraagd en ongevraagd advies uitgebracht aan college en raad. 5.

Kosten De kosten van dit scenario, waarin alle aspecten van de motie zijn meegenomen, bedragen schattenderwijs € 235.000 structureel en € 10.000 eenmalig voor implementatie. Hiervoor is nog geen dekking in de begroting. Hierbij is uitgegaan van 1 fte schaal 6, 1 fte schaal 10 (vergelijkbaar met klachtencoördinator bij de gemeente) en 1 fte schaal 11 (vanwege de benodigde coördinerende rol). Deze inschaling is uiteraard indicatief en slechts bedoeld voor het kostenoverzicht. Overige kosten zijn het inrichten en onderhouden van een ICT-systeem en het regelen van ruimten voor de fysieke spreekuren. Bij deze kostenindicatie is ervan uitgegaan dat de organisatie wordt opgetuigd binnen de gemeentelijke of een bestaande externe organisatie (zij het onafhankelijk gepositioneerd). Als er een aparte entiteit voor moet worden opgezet, zullen er kosten bijkomen voor bijvoorbeeld overhead en huisvesting.

Hoogachtend, Het college van burgemeester en wethouders van Nijmegen

mr. drs. A.H. van Hout gemeentesecretaris

drs. H.M.F. Bruls burgemeester

Gemeente Nijmegen

Pagina 5 van 5