Brief aan de raad Digitale Ontwikkelingen Omgevingsdienst Regio Nijmegen (ODRN)

Postadres Gemeente Nijmegen

Aan de gemeenteraad van Nijmegen

Postbus 9105 6500 HG Nijmegen Bezoekadres Korte Nieuwstraat 6 6511 PP Nijmegen T 14 024 nijmegen.nl

Datum Onderwerp

Contactpersoon Sander Ambrosius s.ambrosius@nijmegen.nl T 0655490218

13 juli 2021 Digitale ontwikkelingen ODRN

Ons kenmerk D210980096

Geachte leden van de raad, De ODRN doorloopt een intensief traject om verder te professionaliseren. In deze Ontwikkelagenda ODRN 2020-2021 is een aantal thema’s benoemd waaronder diverse projecten zijn gehangen. Uw raad is hierover op verschillende momenten bijgepraat. Als onderdeel van het thema ‘Verbeteren interne Bedrijfsvoering’ heeft de ODRN het plan zijn zaaksysteem te vervangen. In deze raadsbrief leggen we uit welke overwegingen hieraan ten grondslag liggen, hoe dit traject wordt voorgesteld en wat de huidige stand van zaken is. Huidige situatie De ODRN heeft als zaaksysteem een eigen maatwerkoplossing dat door gemeente Nijmegen is ontwikkeld (WRS) en welke nu door de ODRN wordt doorontwikkeld. Na een extern onderzoek door Quarant, is gebleken dat het raadzaam is om deze op (langere) termijn te vervangen. Het zaaksysteem is nu dus nog aangepast aan de Omgevingswet en voorziet dan ook in de koppeling met het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO), wat de huidige koppeling met het OLO gaat vervangen. Dat geeft de ODRN ruimte om te ervaren hoe marktpartijen zich hebben aangepast aan de Omgevingswet en dat mee te wegen in de keuze voor een nieuw systeem. Vervanging zaaksysteem WRS De ODRN heeft voor de vervanging van het zaaksysteem een plan van aanpak opgesteld. Er is een helder beeld welke huidige functionaliteiten behouden moeten blijven en welke nieuwe gewenst zijn.

Daarnaast wordt er gekeken naar leveranciers van zaaksystemen en welke pakketten zij kunnen leveren zodat er een afgewogen keuze kan worden gemaakt of het zaaksysteem als geheel vervangen dient te worden of dat een zaaksysteem met aanvullende (bedrijfsvoerings)applicaties volstaat. Dit vanwege de huidige integratie van bedrijfsvoering en het zaaksysteem (maatwerk).

Gemeente Nijmegen

Pagina 1 van 2

Verder worden de benodigde middelen scherp in beeld gebracht, zodat deze tijdig in de begrotingscyclus kunnen worden opgenomen. Deels zijn hier al middelen voor beschikbaar vanuit het programma “Doorontwikkeling ODRN”, maar zekerheid of dit volstaat is er nog niet. De inzet van eigen personeel in relatie tot de “productie” verdient hierbij specifieke aandacht. Archivering en opslag zaakdossiers ODRN Los van het zaaksysteem maakt de ODRN gebruik van een apart Document Management Systeem (DMS) voor de opslag en archivering van de zaakdossiers, te weten Corsa. De ODRN maakt hiervoor gebruik van de diensten van de gemeente Nijmegen (gastheerschap). Archivering vindt daarmee op een gelijkwaardige wijze plaats. Vervanging van het DMS is een ingewikkeld en langlopend traject en er is daarom voor gekozen dat de ODRN dit niet zelfstandig gaat doen maar hiervoor aansluiting zoekt bij de gemeente Nijmegen. Het proces rondom archivering staat los van de vervanging van het zaaksysteem. Wel moet het nieuwe zaaksysteem straks een koppeling hebben met Corsa.

Hoogachtend, Het college van burgemeester en wethouders van Nijmegen

mr. drs. A.H. van Hout gemeentesecretaris

drs. H.M.F. Bruls burgemeester

Gemeente Nijmegen

Pagina 2 van 2