Brief aan de raad Beantwoording motie ‘Een toegankelijke overheid is als een parachute, het werkt niet als het niet open is’

Postadres Gemeente Nijmegen

Aan de gemeenteraad van Nijmegen

Postbus 9105 6500 HG Nijmegen Bezoekadres Korte Nieuwstraat 6 6511 PP Nijmegen T 14 024 nijmegen.nl

Datum Onderwerp

Contactpersoon Rob Haans r1.haans@nijmegen.nl T 024 – 329 93 05

21 december 2021 Beantwoording motie 'als een parachute'

Geachte leden van de raad,

Ons kenmerk E21.003086

Tijdens de openbare vergadering bijeen op 28 oktober 2020 heeft uw raad de motie "Een toegankelijke overheid is als een parachute, het werkt niet als het niet open is" aangenomen. Hierin vraagt uw raad een voorstel te doen op welke wijze bestuurlijke informatie toekomstbestendig, toegankelijk (betere ontsluiting) en openbaar (online) beschikbaar kan worden gesteld en kan worden gearchiveerd. En dit proces af te stemmen met de auditcommissie’. In de recente gezamenlijke werkconferentie in het kader van ‘Frapper Toujours’ hebben we als college en raad al met elkaar de ambitie uitgesproken om met het verbeteren van de informatievoorziening aan de slag te gaan. Aan een concrete uitwerking hiervan wordt momenteel gewerkt. De uitvoering van deze motie zien wij mede als één van de eerste stappen die we in dit kader willen zetten, waarbij we in deze brief willen aangeven op welke wijze wij dat van plan zijn.

Bijlage(n) Bijgevoegd: Ja

Bestuurlijke informatievoorziening is een breed begrip. In dit voorstel maken we onderscheid in het verbeteren van bestuurlijke informatievoorziening in smalle zin (over besluitvorming van het college en raad) en bestuurlijke informatievoorziening in brede zin (over alle informatie die bij de gemeente berust). Voor de korte en middellange termijn focust het voorstel zich op het eerste perspectief en voor de lange termijn op het tweede perspectief. Het probleem van toegankelijkheid van bestuurlijke informatievoorziening is een hardnekkig probleem met een lange voorgeschiedenis. Er is de laatste jaren hard gewerkt aan het verbeteren van de beschikbaarheid en toegankelijkheid ervan. Wel kan de samenhang en toegankelijkheid inderdaad nog steeds verbeterd worden. Naar aanleiding van de motie is onderzocht waar het huidige probleem van bestuurlijke informatievoorziening vooral ligt en is afstemming gezocht met de auditcommissie. Ondertussen is ook de Wet open overheid (Woo) vastgesteld, die een kader biedt voor de uitvoering van de motie en daarom in dit voorstel is meegenomen.

Gemeente Nijmegen

Pagina 1 van 3

Meer samenhang door beleidsdossiers en thema’s Een belangrijk verbeterpunt in de bestuurlijke informatievoorziening is het creëren van meer samenhang. Door dit te verbeteren kan de Nijmegenaar door de bomen het bos weer gaan zien. We stellen voor om dit te doen via thema’s en beleidsdossiers: door informatie (over verschillende websites) beter te ‘labellen’ met herkenbare thema’s en beleidsdossiers ontstaat meer herkenning, samenhang en worden zoekmogelijkheden verbeterd. De belangrijkste mogelijkheid om op korte termijn meer samenhang aan te brengen in de bestuurlijke informatievoorziening (in smalle zin) is door in het raadsinformatiesysteem (iBabs) vergadering overstijgende beleidsdossiers te creëren. Door dossiers of agendapunten te koppelen aan een thema, bijvoorbeeld ‘energietransitie’, kunnen alle agendapunten en besluiten door de tijd rond dit dossier inzichtelijk worden. Dit begint vanuit de ambtelijke voorbereiding, door hier meer regie op te voeren en door technische verbeteringen van het raadsinformatiesysteem zelf. De technische mogelijkheid om agendapunten te relateren aan thema’s of onderwerpen komt binnenkort beschikbaar. Door de regie binnen de ambtelijke voorbereiding op dit aspect te verbeteren en een koppeling te realiseren met het gemeentelijk archiefsysteem, wordt ook de archivering van bestuurlijke informatie verbeterd.

Door een lijst aan beleidsdossiers bij te houden en standaard voor alle gemeentelijke websites te gaan gebruiken, ontstaat herkenbaarheid en daarmee toegankelijkheid over andere gemeentelijke websites heen. De mogelijkheid om deze thema’s te integreren in het raadsinformatiesysteem komt eind van dit jaar beschikbaar. Naast de technische update die hiervoor nodig is, zal ook de ambtelijke voorbereiding van besluiten worden aangepast om de toegankelijkheid en archivering van bestuurlijke informatie te verbeteren. Na de update van het raadsinformatiesysteem wordt het in het voorjaar van 2022 mogelijk beleidsdossiers te presenteren via de thema-systematiek. Wet open overheid: meer bestuurlijke informatie, pro-actief en gestandaardiseerd Uw vraag om een voorstel voor verbetering van bestuurlijke informatievoorziening wordt versterkt door de Wet open overheid (Woo). Deze wet, die in 2022 stapsgewijs in werking treedt, heeft tot doel overheidsinformatie snel, duurzaam, eenduidig, integraal toegankelijk en vindbaar te maken. Deze doelstellingen zijn geheel in lijn met de motie zoals deze door uw raad is vastgesteld. Maatregelen die de gemeente Nijmegen zal gaan nemen om de Woo uit te voeren, zijn daarmee onderdeel van dit voorstel1.

In het kader van de Woo wordt een landelijk informatieportaal gebouwd die als een centrale zoekingang gebruikt gaat worden voor alle bestuurlijke informatie van de overheid: PLOOI2. Dit lost een ander belangrijk toegankelijkheidsprobleem op, van het moeten zoeken op verschillende websites. Door PLOOI hoeven inwoners en bedrijven minder na hoeven te denken via welke website ze moeten zoeken naar bestuurlijke informatie. Dit centrale informatieportaal werkt als toegang en zal dus naast de bestaande gemeentelijke websites komen. Een deel van onze bestuurlijke informatie (bekendmakingen, regelgeving en beleid, open data) zal automatisch ontsloten worden via dit portaal, maar een deel zal actief ontsloten gaan worden door gemeentelijke systemen (zoals het raadsinformatiesysteem) te koppelen aan dit portaal. 1 Meer uitleg over de Wet open overheid is te vinden in een bijlage bij deze brief. 2 PLOOI | Platform Open Overheidsinformatie | Voor overheden | KOOP Kennis- en

exploitatiecentrum officiële overheidspublicaties (koopoverheid.nl)

Gemeente Nijmegen

Pagina 2 van 3

De implementatie van de nieuwe wet gaat veel vragen van de ambtelijke organisatie, op gebied van ICT, beleid, processen, organisatie (kennis en vaardigheden), organisatiecultuur (houding en gedrag). De wetgever geeft vanwege de grote aanpassingen de ruimte om dit in meerdere jaren te bereiken. Gemeenten worden ook deels voor de kosten gecompenseerd. De komende maanden wordt een implementatieonderzoek gedaan om de impact van deze wet te bepalen. We stellen voor uw raad actief te informeren over de uitvoering van de Woo. Conclusie In de motie wordt het college gevraagd aan uw raad een voorstel te doen op welke wijze bestuurlijke informatie toekomstbestendig, toegankelijk (betere ontsluiting) en openbaar (online) beschikbaar kan worden gesteld en gearchiveerd. Zoals hierboven aangegeven stelt het college nu al veel bestuurlijke informatie ter beschikking, maar kunnen een aantal acties genomen worden om in de toekomst voor verbetering te zorgen. De gemeenteraad zal hierin geholpen worden door de komst van de Wet open overheid. Samengevat gaan we op de volgende manier beantwoorden aan de motie: - het proces rond het aanleveren en vastleggen van voorstellen voor besluitvorming wordt verbeterd, gericht op een betere toegankelijkheid van bestuurlijke informatie.

Met name door het creëren van een overzicht aan beleidsdossiers met verantwoordelijken en toezicht in het proces om ieder agendapunt aan een beleidsdossier te koppelen. - het raadsinformatiesysteem iBabs wordt verbeterd met thema’s volgens een standaard lijst aan beleidsdossiers, wat bijdraagt aan meer samenhang tussen dossiers en agendapunten. - bestuurlijke informatie wordt beter gearchiveerd, onder andere door het beleggen van regie op goede archivering bij de bovenstaande verantwoordelijken en het raadsinformatiesysteem en Corsa te gaan koppelen. - de Wet open overheid wordt uitgevoerd, waaronder het aansluiten op het centrale informatieportaal PLOOI, en uw raad zal actief over de voortgang van deze uitvoering de komende jaren geïnformeerd worden. Hoogachtend, Het college van burgemeester en wethouders van Nijmegen

mr. drs. A.H. van Hout gemeentesecretaris

drs. H.M.F. Bruls burgemeester

Gemeente Nijmegen

Pagina 3 van 3